CD-ROM прилагаетсяCD-ROM прилагаетсяВ. Богданов

CD-ROM прилагается

CD-ROM прилагается

Управление проектами

в Microsoft

Project 2002

СЕРИЯ

[^ПИТЕР

В. Богданов

Управление проектами

СОЛИТЕР

Москва • Санкт-Петербург • Нижний Новгород • ВоронежРостов-на-Дону • Екатеринбург • Самара

Киев • Харьков • Минск

2003

ББК 32.973.23-018я7

УДК 681.3.066(075)

Б73

Б73 Управление проектами в Microsoft Project 2002: Учебный курс (+ CD) /

В. В. Богданов. — СПб.: Питер, 2003. — 640ил.

ISBN 5-318-00539-Х

Книга предназначена для обучения принципам работы с MS Project 2002 — программой для управления проектами, впервые вышедшей в локализованном для России варианте и выросшей из настольного приложения для менеджера в серверную программу для автоматизированного управления деятельностью целой команды проектировщиков.

Информация о теоретических основах управления проектами органично сочетается в книге с описанием принципов работы с MS Project и примерами из жизни, иллюстрирующими возможности использования программы на практике. Кроме того, выделены нововведения, появившиеся в этой версии программы, и описаны другие программы, которые можно использовать как дополнительные инструменты при работе с MS Project 2002.

На прилагаемом компакт-диске содержатся: пробная версия MS Project 2002, файлы к примерам из книги и пробные версии дополнительных программ.

ББК

УДК 681.3.066(075)

Информация, содержащаяся в данной книге,из источников, рассматриваемых издательством как надежные. Тем не

менее, имея в виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не может гарантировать абсолютную точность и полноту приводимыхи не несет ответственности заошибки, связанные с использованием

книги.

ISBNISBNИздательский дом «Питер», 2003

ISBN

ISBN

Краткое содержание

Благодарности17

Урок 1. Введение в MS Project19

Часть I. Знакомство с MS Project

Урок 2. Установка, запуск и настройка26

Урок 3.Таблицы43

Урок 4. Сортировка, группировка и фильтрация данных в таблицах62

Урок 5. Диаграмма Ганта91

Урок 6. Сетевые графики114

Урок 7. Календарь и график ресурсов132

Урок 8. Диаграммы использования задач и ресурсов154

Урок 9. Представления и формы169

Часть П. Планирование

Урок 10. Основы планирования и подготовка к составлению плана190

Урок 11. Планирование работ209

Урок 12. Планирование ресурсов и создание назначений239

Урок 13. Дополнительная информация о задачах и ресурсах262

Урок 14. Планирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов . . 293

Урок 15. Анализ и оптимизация плана работ и стоимости проекта. . . 325

Урок 16. Анализ рисков346

Урок 17. Согласование плана проекта: экспорт данных375

Урок 18. Согласование плана проекта: распечатка и внесение изменений397

Часть III. Отслеживание

Урок 19. Отслеживание проекта422

Урок 20. Совместная работа458

Урок 21. Анализ хода работ498

Урок гг; Подготовка отчетов521

Часть IV. Дополнительные возможности

Урок 23. Возможности стандартной редакции548

Урок 24. Установка и конфигурирование сервера MS Project Server569

Урок 25. Возможности профессиональной редакции593

Алфавитный указатель629

Содержание

Благодарности17

От издательства18

Урок 1. Введение в MS Project19

Что вы будете изучать19

Отличия стандартной редакции от профессиональной20

Как выбрать редакцию и что нужно будет устанавливать20

Что нового в версии200221

Как вы будете изучать MS Project 200221

Файлы примеров22

Задания22

Индексный файл22

Основные термины. 23

Часть I. Знакомство с MS Project

Урок 2. Установка, запуск и настройка26

Установка27

Первый запуск28

Краткое знакомство с интерфейсом31

Настройка программы32

Общие настройки программы33

Настройки редактирования34

Настройки параметров сохранения35

Настройки просмотра37

Настройки панелей инструментов38

Основные элементы интерфейса40

Рабочая область MS Project41

Представления42

Что нового вы узнали?42

УрокЗ. Таблицы43

Типы таблиц MS Project44

Просмотр данных с помощью таблиц47

Добавление, удаление и форматирование колонок50

Создание новой таблицы52

Создание таблицы на основе существующей53

Редактирование таблиц54

I Пример создания собственной таблицы54

Редактирование данных в таблицах57

Форматирование данных в таблицах58

Что нового вы узнали?61

Урок 4. Сортировка, группировка и фильтрация

данных в таблицах62

Сортировка63

Фильтрация65

Структурная фильтрация65

Автофильтр67

Фильтры71

Создание фильтра73

Пример создания собственного фильтра76

Создание фильтра на основе существующего78

Создание фильтра на основе автофильтра79

Группировка79

Настройка параметров группировки80

Создание и редактирование групп86

Сочетание методов сортировки, группировки и фильтрации87

Что нового вы узнали?90

Урок 5. Диаграмма Ганта91

Диаграммы92

Диаграмма Ганта92

Форматирование диаграммы Ганта94

Редактирование проектных данных на диаграмме Ганта111

Что нового вы узнали?113

Урок 6. Сетевые графики114

Виды сетевых графиков в MS Project115

Сетевой график115

Форматирование сетевого графика116

Редактирование проектных данных на сетевом графике129

Панель инструментов сетевого графика129

Схемаданных130

Что нового вы узнали?131

Урок 7. Календарь и график ресурсов132

Календарь133

Форматирование календаря134

Редактирование проектных данных на календаре142

График ресурсов143

Форматирование ресурсного графика145

Редактирование проектных данных на ресурсном графике152

Что нового вы узнали?152

Урок 8. Диаграммы использования задач и ресурсов154

Диаграмма использования задач155

Выбор типа отображаемой на графике информации и ее форматирование 156

Шкала времени, сетка и стили текста160

Редактирование проектных данных на диаграмме использования задач162

Диаграмма использования ресурсов163

Форматирование диаграммы использования ресурсов и редактирование

данных на ней163

Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах . . . 164

Фильтрация данных на диаграммах без таблиц166

Сортировка данных на диаграммах без таблиц,166

Группировка данных на диаграммах без таблиц167

Что нового вы узнали?168

Урок 9. Представления и формы169

Принципы работы с представлениями170

IПросмотр информации с помощью представлений170

Использование окон173

Создание нового представления175

Создание представления на основе существующего177

Настройка существующего представления177

Формы178

Настройка отображаемой на форме информации179

Удаление и перемещение представлений и их составляющих182

Пример использования Организатора183

Сохранениенастроек диаграмм и представлений184

Что нового вы узнали?185

Контрольные вопросы и задания по части I185

Общие185

Таблицы185

Фильтрация, сортировка, группировкавтаблицах186

Диаграмма Ганта186

Сетевой график187

Календарь187

График ресурсов188

Диаграммы использования задачиресурсов188

Представления и формы188

Часть П. Планирование

Урок 10. Основы планирования и подготовка

к составлению плана190

Планирование проектов191

Что такое проект?191

Составляющие проектного плана192

Проектный треугольник196

Планирование проекта в MS Project198

Определение проекта198

Параметры календарного плана206

Помощь в планировании208

Что нового вы узнали?208

Урок 11. Планирование работ209

Определение состава работ210

Скелетный план работ210

Определение длительностей задач216

Определение связей между задачами216

Типы связей задач217

Влияние связей между задачами на план работ218

Использование задержек и опережений220

Способы редактирования связей222

Дата начала проекта226

Ограничения227

Как ограничения влияют на расписание228

Ввод ограничений229

Крайние сроки231

Что выбрать — ограничения или крайние сроки232

Когда вводить ограничения в план проекта233

Пример использования ограничений и крайних сроков233

Повторяющиеся задачи235

Суммарная задача проекта237

Что нового вы узнали?238

Урок 12. Планирование ресурсов и создание назначений239

Составление списка людей и оборудования240

Определение рабочего времени ресурсов240

Определение времени участия в проекте и максимальной загрузки241

Персональное время работы243

Определение назначений244

Настройка параметров244

Создание назначений245

Типы задач248

Фиксированный объем работ250

Календарь задачи251

Свойства назначения253

Удаление назначений259

Определение состава ресурсов во время создания назначений :260

Что нового вы узнали?261

Урок 13. Дополнительная информация о задачах и ресурсах . . . 262

Внесение в план проекта дополнительной информации263

Код структуры задач263

Приоритет задач и группы ресурсов266

Заметки и документы268

Гиперссылки272

Настраиваемые поля274

Создание настраиваемых полей275

Заполнение данными276

Просмотр содержимого наплане277

Создание настраиваемых полей со списком значений278

Использование формул280

Настраиваемые поля и суммарные задачи282

Использование индикаторов284

Настраиваемые коды структуры287

Создание настраиваемых кодов структуры287

Ввод значений настраиваемого кода структуры и его использование290

Что нового вы узнали?291

Урок 14. Планирование стоимости проекта, анализ

и оптимизация загрузки ресурсов293

Методы планирования стоимости проекта294

Планирование стоимости вMS Project295

Стоимость ресурсов295

Стоимость назначений297

Стоимость задач298

Методы начисления затрат299

Анализ и оптимизация плана проекта301

Анализ и выравнивание загрузки ресурсов301

Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов303

Ручное выравнивание ресурсов307

Что нового вы узнали?324

Урок 15. Анализ и оптимизация плана работ

и стоимости проекта325

Анализ и оптимизация плана работ326

Уточнение длительности задач с использованием параметров326

Уточнение длительности задач по методу PERT328

Оптимизация плана работ проекта331

Анализ критического пути проекта332

Анализ и оптимизация стоимости проекта335

Анализ стоимости проекта336

Оптимизация стоимости проекта343

Что нового вы узнали?345

Урок 16. Анализ рисков346

Анализ рисков347

Определение рисков347

Риски в расписании348

Ресурсные риски356

Бюджетные риски361

Разработка стратегии смягчения рисков365

План сдерживания рисков366

План реакции на риски366

Формирование временного буфера367

Анализ распределения трудозатрат370

Что нового вы узнали?374

Урок 17. Согласование плана проекта: экспорт данных375

Распространение плана проекта376

Рассылка плана по электронной почте376

Распространение плана в составе других документов379

Экспорт плана в файлы других форматов381

Что нового вы узнали?396

Урок 18. Согласование плана проекта: распечатка

и внесение изменений397

Распечатка398

Вставка разрывов страниц398

Настройки параметров печати399

Предварительный просмотр перед печатью400

Настройка параметров страницы401

Внесение изменений в план407

Файлы, подготовленные мастером экспорта408

Файлы MS Project411

Что нового вы узнали?416

Контрольные вопросы и задания части II416

Общие416

Определение проекта416

Планирование работ416

Планирование ресурсов и создание назначений417

Дополнительная информация о задачах и ресурсах418

Планирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов . . 418

Анализ и оптимизация плана работ и стоимости проекта418

Анализ рисков419

Согласование плана проекта419

Часть III. Отслеживание

Урок 19. Отслеживание проекта422

Работа с базовыми и промежуточными планами423

Сохранение планов424

Удаление и изменение планов425

Работа с базовым планом426

Принципы отслеживания429

Методы отслеживания430

Поля для ввода данных431

Использование полей431

Использование методов отслеживания434

Ввод повременных данных435

Ввод фактических или оставшихся трудозатрат437

Дата отчета и ввод фактических данных438

Ввод процента завершения442

Подготовка к вводу данных отслеживания444

Настройка параметров расчетов444

Подготовка таблиц и представлений449

Панель инструментов Tracking (Отслеживание)451

Диалоговое окно обновления проекта455

Процесс отслеживания проекта456

Что нового вы узнали?457

Урок 20. Совместная работа458

Настройки совместной работы459

Совместная работа с помощью электронной почты461

Согласование назначений461

Учет фактических трудозатрат466

Совместная работа с помощью сервера MS Project Server470

Преимущества MS Project Server470

Настройка MS Project для работы с сервером471

Первое подключение к серверу473

Определение способа отчетности ресурсов о ходе работ474

Согласование задач475

Учет фактических трудозатрат482

Делегирование задач486

Отчеты о состоянии488

Панель инструментов для совместной работы495

Диспетчер очереди496

Что нового вы узнали?497

Урок 21. Анализ хода работ498

Метод освоенного объема499

Пример анализа методом освоенного объема500

Индикаторы504

Пример проведения анализа проекта508

Использование нескольких базовых планов510

Линии хода выполнения513

Настройка линии хода выполнения514

Форматирование линий хода выполнения516

Анализ хода работ на сервере MS Project Server518

Что нового вы узнали?520

Урок 22. Подготовка отчетов521

Статистика проекта522

Стандартные отчеты523

Обзорные отчеты524

Отчеты о текущей деятельности526

Отчеты о затратах527

Отчеты о назначениях528

Отчеты по загрузке528

Создание новых отчетов528

Отчет о задачах529

Отчет о ресурсах534

Отчет по месячному календарю535

Перекрестный отчет538

Редактирование и настройка отчетов542

Что нового вы узнали?543

Контрольные вопросы и задания части III543

Общие543

Отслеживание проекта544

Анализ хода работ544

Подготовка отчетов545

Совместная работа545

Часть IV. Дополнительные возможности

Урок 23. Возможности стандартной редакции548

Совместное использование ресурсов549

Настройка пула ресурсов549

Планирование с использованием пула551

Использование пула553

Работа с несколькими планами проектов555

Вставка проекта в проект555

Просмотр данных нескольких проектов557

Сохранение настроек проектов558

Работа с базами данных проектов558

Настройка Консультанта MS Project 2002561

Как настраивать Консультанта562

Управление надстройками СОМ563

Работа с шаблонами565

Глобальный файл565

Создание шаблона файлов566

Создание файла на основе шаблона567

Что нового вы узнали?568

Урок 24. Установка и конфигурирование сервера MS Project Server569

Установка сервера MS Project Server570

Установка MS Project Server со стандартными возможностями572

Установка MS Project Server с профессиональными возможностями572

Установка сервера SharePointTeam Services579

Конфигурирование сервера MS Project Server583

Безопасность583

Организация585

Подключение сервера SharePoint586

Корпоративные функции589

Аналитические функции590

Что нового вы узнали?592

Урок 25. Возможности профессиональной редакции593

Начало работы594

Создание учетных записей594

Определение параметров подключения595

Принципы подключения к серверу596

Подготовка подключения к серверу598

Работа с планами проектов599

Создание и сохранение плана проекта599

Открытие проектов и совместная работа над проектами600

Работа с проектом без подключения к серверу602

I Работа с шаблонами файлов602

Удаление с сервера проектов и шаблонов файлов603

Работа с корпоративным пулом ресурсов604

Создание ресурсов605

Создание ролевых ресурсов605

Редактирование ресурсов607

Удаление ресурсов608

Добавление ресурсов в проект608

Назначение ресурса на задачу610

Замена и подбор ресурсов проектной команды612

Принципы замены ресурсов612

Настройка корпоративных кодов структуры612

Организационный код структуры614

Определение кодов для ресурсов615

Подбор ресурсов в проектную команду616

Аналитические возможности сервера623

Моделирование портфеля624

Анализ портфеля626

Что нового вы узнали?628

Алфавитный указатель629

Благодарности

Для меня завершение этой книги было материализацией мечты, и я хотел бы поблагодарить всех, кто принимал участие в этом проекте и без кого его успешное завершение было бы невозможным.

Своему выходу в свет книга обязана Екатерине Строгановой, Гам иду Костоеву и Сергею Алпатову. Екатерина согласилась издать книгу о MS Project в «Питере», и с ней мы составляли первый план книги. Гамид и Сергей поддержали меня, предоставив всю необходимую информацию о выходящей программе. Благодаря им я знал почти все о новой версии MS Project еще до того, как появилась ее первая бета-версия.

Книга была бы своей бледной тенью, если бы не участие Дмитрия Тамеева, Андрея Васильева и Елены Бочкаревой. Я очень благодарен Дмитрию за внимание, которое он мне уделял, несмотря на свою занятость. Благодаря оперативности Дмитрия я всегда был в курсе последних изменений в русской версии программы и мог работать с новыми сборками MS Project.

Отдельное спасибо хотелось бы сказать Андрею Васильеву за его терпение при ответах на мои, наверняка казавшиеся ему глупыми, вопросы. Благодаря участию и советам Андрея я смог легко войти в мир больших публикаций, а книга приобрела удобную структуру.

Когда объем написанного текста составляет около одного миллиона печатных символов, автору становится довольно сложно следить за его качеством. Не менее сложно приходится и редактору, но не такому, как Елена. Благодаря ей текст книги был улучшен даже в тех местах, которые автору казались безнадежно неудачными.

Любой, кто когда-то был занят в большом проекте, длившемся хотя бы год (а эта книга создавалась немногим дольше), знает, как важна поддержка семьи. Когда на работе обстановка приближается к стрессовой, проект начинает пробуксовывать, а рабочий день длится больше 14 часов, завершить работу без поддержки семьи невозможно. Поэтому в заключение я хотел бы поблагодарить всех членов

моей семьи, и в первую очередь мою жену. В конечном счете, только благодаря ее помощи и советам мне удалось завершить книгу, которую вы держите в руках. Я надеюсь, что вы получите удовольствие от чтения книги и знакомства с MS Project и узнаете так же много, как узнал я во время ее подготовки.

Вадим Богданов vadim@yandex.ru

От издательства

Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной почты comp@piter.com (издательство «Питер», компьютерная редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение!

Подробную информацию о наших книгах вы найдете на web-сайте издательства http://www.piter.com.

Введение в MS ProjectВведение в MS Project

Введение в MS Project

Введение в MS Project

На первый взгляд Microsoft Project кажется еще одним приложением семейства Microsoft Office ,c панелью инструментов, как в Word, таблицами и графиками, как в Excel. Но чем глубже вы будете осваивать Microsoft Project, тем больше отличий вы заметите.

Одно из ключевых отличий состоит в узкой области применения программы. Если другие приложения семейства Microsoft Office ориентированы на широкую область применения и содержат самые разные функции, то программа MS Project предназначена исключительно для управления проектами.

Другое важное отличие заключается в том, что с MS Project невозможно работать, не обладая теоретическими знаниями в области управления проектами и не зная особенностей этой программы. Любой пользователь может открыть Word и подготовить документ, не читая предварительно книгу размером с ту, что находится в ваших руках. Конечно, этот пользователь не будет применять команды стилевого оформления, возможно, он не сумеет вставить в документ номера страниц и т. п., но документ будет готов к распечатке и им можно будет воспользоваться. Если же вы откроете MS Project и попробуете создать план проекта, то без специальных знаний вы не сможете получить план, пригодный для реализации проекта.

Таким образом, если вы хотите управлять проектами с помощью MS Project, то без изучения теории управления проектами и функциональных возможностей программы вам не обойтись. И книга, которую вы держите в руках, должна помочь вам в этом.

Что вы будете изучать

Книга познакомит вас с MS Project версии 2002 года. При выпуске этой версии в семейство MS Project были внесены глубокие изменения. Если предыдущая версия состояла только из настольного приложения MS Project 2000 и дополнялась серверным пакетом MS Project Central, то теперь семейство MS Project включает

три приложения: настольные приложения MS Project Standard и MS Project Professional и сервер MS Project Server. Кроме того, MS Project Standard и MS Project Server версии 2002 переведены на русский язык.

Стандартная и профессиональная редакции MS Project предназначены для создания плана проекта, который затем можно опубликовать на сервере MS Project Server для организации совместной работы над проектом. С помощью сервера MS Project Server члены проектной команды получают от руководителя задачи, сообщают о ходе их выполнения, перепоручают их друг другу. Руководитель проекта в соответствии с данными, поступающими от сотрудников, отслеживает ход выполнения работ, а руководство организации анализирует загрузку сотрудников и состояние всех проектов, выполняемых в организации.

В качестве СУБД, используемой MS Project Central, предшественником MS Project Server, могли выступать и Oralce, и MS SQL Server. MS Project Server может использовать в качестве СУБД только MS SQL Server версий 7 и выше.

Для совместной работы над проектными документами предназначен пакет SharePoint Team Services, входящий в дистрибутив MS Project Server. Этот пакет использует в качестве СУБД MS SQL Server, и его возможности доступны и в стандартной, и в профессиональной редакции MS Project.

Отличия стандартной редакции от профессиональной

Если в вашей организации не используется сервер MS Project Server, то отличия между стандартной и профессиональной редакцией не будут заметны, поскольку они связаны с возможностями использования сервера MS Project Server.

Комбинация MS Project 2002 стандартной редакции и сервера MS Project Server предназначена для совместной работы небольших групп над проектами. Комбинация же профессиональной редакции MS Project 2002 и сервера предназначена для работы над проектами в крупной организации. Поэтому при использовании профессиональной редакции сервер позволяет осуществлять операции, необходимые на крупном предприятии, такие как централизованное хранение шаблонов проектов и списка сотрудников предприятия. Кроме того, в профессиональной версии доступны средства автоматизированного подбора сотрудников в проект на основе их навыков, а также возможно прогнозирование загрузки предприятия с учетом определенных сценариев развития событий.

Сервер MS Project Server выпускается в одной редакции и может использоваться и со стандартной, и с профессиональной редакцией MS Project 2002, и даже с MS Project 2000. Выполнение профессиональных операций на сервере возможно только при использовании MS Project 2002 Professional.

Как выбрать редакцию и что нужно будет устанавливать

Если вы планируете работать с MS Project без использования средств совместной работы, то вам нужно установить программу в стандартной редакции.

Если вы планируете совместную работу над проектами в рамках небольшой группы, то вам подойдет стандартная редакция настольного приложения в соче-

тании с сервером MS Project Server. При этом вам не потребуется устанавливать СУБД MS SQL Server, так как в поставку MS Project Server входит его сокращенная версия, предназначенная для использования со стандартной редакцией.

И наконец, если вам нужно использовать корпоративные возможности пакета, то устанавливайте профессиональную редакцию настольного приложения и сервер MS Project Server. При этом вам потребуется установить MS SQL Server версии 7 или выше. Для аналитических операций, используемых в профессиональной редакции, СУБД должна поддерживать OLAP, то есть на сервере MS SQL Server должен быть установлен пакет Analysis Services.

Что нового в версии 2002

В первую очередь, изменениям подверглась серверная часть продукта, которая была существенно переработана. Но не обошлось без изменений и в настольных приложениях, хотя они большей частью коснулись интерфейса программы. Самые важные среди них — это появление панели Project Guide (Консультант) и возможность просматривать страницы сервера MS Project Server непосредственно в окне MS Project. Средства планирования были расширены возможностью сохранять несколько базовых планов проекта и анализировать освоенный объем на основании альтернативных данных о проценте завершения задачи. Список новых возможностей и ссылки на страницы, где описывается работа с измененными элементами программы, приведены в алфавитном указателе в конце книги.

Как вы будете изучать MS Project 2002

Этот курс разделен на четыре части. В первой части вы познакомитесь с интерфейсом программы, чтобы узнать возможности инструмента, с которым вам в дальнейшем придется работать. При этом не требуется теоретических знаний в области управления проектами: вы будете осваивать принципы работы с таблицами и диаграммами, учиться вводить, редактировать, сортировать, группировать и фильтровать данные.

Во второй части мы перейдем к созданию проектного плана. В уроках этой части вы будете создавать собственный план проекта и одновременно с практикой планирования будете изучать теорию управления проектами. Вы узнаете о том, как определять состав работ, как распределять ресурсы, планировать затраты и риски, как распространять файл на утверждение и сравнивать версии проектов.

В третьей части вы научитесь отслеживать проект, то есть контролировать выполнение плана проекта и вносить в план необходимые изменения по ходу работ. В этой части книги вы научитесь работать с сервером MS Project Server и организовывать с его помощью совместную работу. Как и в предыдущей части, практическим материалам будут предшествовать теоретические. Вы узнаете, как сохранить исходный план проекта, раздать задачи сотрудникам, организовать сбор данных о ходе работ, проанализировать собранные данные и подготовить отчеты. Четвертая часть рассказывает о дополнительных возможностях MS Project 2002. Вы узнаете, как работать с важными, но не так часто применяемыми средствами

стандартной редакции MS Project и как использовать наиболее ценные возможности профессиональной редакции и сервера MS Project Server.

Файлы примеров

Каждый урок сопровождается файлами примеров, ссылки на которые приводятся в тексте. Файлы находятся на прилагаемом к книге компакт-диске в папке \Bogdanov, которую нужно полностью скопировать на диск С:\.

Сами примеры находятся в подпапке Samples, и после копирования папки \Bog- danov на диск путь к ней будет выглядеть как C:\Bogdanov\Samples. Примеры размещены в подпапках с номерами уроков, например файлы урока 2 находятся в папке C:\Bogdanov\Samples\CH02.

В тексте уроков ссылки даются только на имена файлов без указания пути. Например, если в уроке 10 дается ссылка на пример l.mpp, значит, этот файл находится в папке C:\Bogdanov\Samples\CH10. В тех случаях, когда автор ссылается на файл примера, относящийся к другому уроку, к имени файла добавляется имя папки. При подготовке примеров использовался пошаговый принцип, то есть изменения вносятся в проект последовательно от файла к файлу. Кроме того, файлы создавались так, чтобы при их открытии внешний вид проекта соответствовал иллюстрациям в книге. Мы стремились создавать такие примеры, которые можно было бы использовать на практике. Созданные нами таблицы, фильтры, отчеты, группы, настраиваемые поля и представления вы можете скопировать в свой проект и использовать для решения практических задач.

Файлы примеров были подготовлены в англоязычной версии Microsoft Project 2002 Standard и протестированы в локализованной версии. Поэтому при открытии этих примеров в русскоязычной версии MS Project 2002, находящейся на прилагаемом к книге компакт-диске, в меню будут отображаться дублирующие названия некоторых представлений и таблиц.

Если у вас нет проблем с английским, то вы можете работать с локализованной версией так, как если бы она была англоязычной. Для этого после установки программы закройте ее и найдите на вашем диске файл Global.mpt. Одна копия будет находиться в папке, куда вы установите MS Project 2002, а вторую найденную копию замените на файл Global.mpt, расположенный в папке \Bogdanov\5amples\TEMPLATE.

Задания

В конце каждой части книги приводится список контрольных вопросов и заданий. Они сгруппированы по темам уроков, и ответы на них можно найти в тексте уроков. Файлы заданий расположены в папкахC:\Bogdanov\Samples\TEST с добавлением номера части, например файлы с заданиями ко второй части книги находятся в папке C:\Bogdanov\Samples\TEST2.

Индексный файл

Для вашего удобства мы создали индексный файл, с помощью которого можно быстро загружать необходимые файлы с примерами. Этот файл называется

index.mpp и расположен в папке C:\Bogdanov. При открытии этого файла загружается панель Project Guide (Консультант), на которой есть ссылка для просмотра списка примеров к любому из уроков курса. Выбрав урок, вы увидите список примеров с описаниями. При щелчке на названии примера файл с примером откроется в MS Project (рис. 1.1).

бидите ^'ntp ytxM»:бидите ^'ntp ytxM»:>и »'Xr*W,iV hr*. • в X>и »'Xr*W,iV hr*. • в Xв) EM L* У** Iwrt ^ym* t«b Own C^Uboro jyMyw a*в) EM L* У** Iwrt ^ym* t«b Own C^Uboro jyMyw a*j#yy saj#yy saX »BOX »BOa <- ea <- eMet wnrwpoee*Met wnrwpoee*-"^r^j®.>»д 5tepi end Rdeted ActMbn-"^r^j®.>»д 5tepi end Rdeted ActMbn^Л«?=^Л«?=4ЛЙ4:4ЛЙ4:it»»;it»»;Чтобы просмотреть список файлов примеров к определенному уроку, нажмите кнопку и затем в открывшемся окне введите номер урока.Чтобы просмотреть список файлов примеров к определенному уроку, нажмите кнопку и затем в открывшемся окне введите номер урока.cwoi Icwoi IСписок есем примгрое *Список есем примгрое *..,3.: Представление "Список ресурсов".' 3; Таблица использования задач в диаграмме Гантта,3 Таблица использования без столбца Duration (Длительность)3Создание таблицы3 Применениетекстовых стилей для выделения критических задач полужирным курсивом...,3.: Представление "Список ресурсов".' 3; Таблица использования задач в диаграмме Гантта,3 Таблица использования без столбца Duration (Длительность)3Создание таблицы3 Применениетекстовых стилей для выделения критических задач полужирным курсивом.Рис. 1.1. После щелчка по кнопке Посмотреть открывается диалог для ввода номера урока, а после ввода номера урока в таблице рядом с панелью Консультант отображаются ссылки на файлы примеров к уроку с комментариямиРис. 1.1. После щелчка по кнопке Посмотреть открывается диалог для ввода номера урока, а после ввода номера урока в таблице рядом с панелью Консультант отображаются ссылки на файлы примеров к уроку с комментариями

бидите ^'ntp ytxM»:

бидите ^'ntp ytxM»:

>и »'Xr*W,iV hr*. • в X

>и »'Xr*W,iV hr*. • в X

в) EM L* У** Iwrt ^ym* t«b Own C^Uboro jyMyw a*

в) EM L* У** Iwrt ^ym* t«b Own C^Uboro jyMyw a*

j#yy sa

j#yy sa

X »BO

X »BO

a <- e

a <- e

Met wnrwpoee*

Met wnrwpoee*

-"^r^j®.>»д 5tepi end Rdeted ActMbn

-"^r^j®.>»д 5tepi end Rdeted ActMbn

^Л«?=

^Л«?=

4ЛЙ4:

4ЛЙ4:

it»»;

it»»;

Чтобы просмотреть список файлов примеров к определенному уроку, нажмите кнопку и затем в открывшемся окне введите номер урока.

Чтобы просмотреть список файлов примеров к определенному уроку, нажмите кнопку и затем в открывшемся окне введите номер урока.

cwoi I

cwoi I

Список есем примгрое *

Список есем примгрое *

..,3.: Представление "Список ресурсов".

' 3; Таблица использования задач в диаграмме Гантта,

3 Таблица использования без столбца Duration (Длительность)

3Создание таблицы

3 Применениетекстовых стилей для выделения критических задач полужирным курсивом.

..,3.: Представление "Список ресурсов".

' 3; Таблица использования задач в диаграмме Гантта,

3 Таблица использования без столбца Duration (Длительность)

3Создание таблицы

3 Применениетекстовых стилей для выделения критических задач полужирным курсивом.

Рис. 1.1. После щелчка по кнопке Посмотреть открывается диалог для ввода номера урока, а после ввода номера урока в таблице рядом с панелью Консультант отображаются ссылки на файлы примеров к уроку с комментариями

Рис. 1.1. После щелчка по кнопке Посмотреть открывается диалог для ввода номера урока, а после ввода номера урока в таблице рядом с панелью Консультант отображаются ссылки на файлы примеров к уроку с комментариями

Кроме того, с помощью панели Project Guide (Консультант) можно просмотреть таблицы со ссылками на наиболее важные страницы справочной системы MS Project и на файлы дополнительного программного обеспечения, которое можно установить вместе с MS Project (рис. 1.2).

)сновные термины

В уроках первой части книги вы можете столкнуться с некоторыми терминами. Мы подробно остановимся на них в начале второй части, когда вы будете учиться планировать проект, но Для того чтобы у вас не возникало вопросов при чтении первой части, перечислим основные термины и дадим их определения.

Проект состоит из задач, то есть активностей, направленных на достижение определенного результата. Чтобы задача могла быть выполнена, на нее выделяются ресурсы — материальные (оборудование) и рабочие (сотрудники). Выделение ресурса на задачу называется назначением, и у задачи может быть неограниченное число назначений.

n c^g^ • say » Вео •n c^g^ • say » Вео •— УЧх* • ** wi— УЧх* • ** wi* 8* 8(Интерактивный сгоаасчии* | №1 I Next III aHd Related Activities *(Интерактивный сгоаасчии* | №1 I Next III aHd Related Activities *в z ив z и?• Все о представлениях?• Все о представлениях❖ * Лолrtb£S:;;:X."'спрее*и мв FroiectВ таблице открылся список: наиболее полезныхi страничек в файле помощи| MSProject.❖ * Лолrtb£S:;;:X."'спрее*и мв FroiectВ таблице открылся список: наиболее полезныхi страничек в файле помощи| MSProject.i |i |-тахдаеяг-тп^^ Irxf wT-mT « L <-тахдаеяг-тп^^ Irxf wT-mT « L <«МИ ^«МИ ^Доступные таблицаДоступные таблицавернутьсявернутьсяпри—ужеийпри—ужеийПии.ммеюм1хетFlCiftfl С пере* <ИС Л№В№МПм»с.т»уумт«е*Пог.» НМДХВЧ-C-JfПии.ммеюм1хетFlCiftfl С пере* <ИС Л№В№МПм»с.т»уумт«е*Пог.» НМДХВЧ-C-JfД«ПГ»«..ФКПк?ИЯ fleLDia*MtJR»nt! Ябвамнммв ^спимеешыалйл* По«я да г ГЬлй^1игельн-х-Тй rbKIA.QSSitonD.'P.PS.titM.IД«ПГ»«..ФКПк?ИЯ fleLDia*MtJR»nt! Ябвамнммв ^спимеешыалйл* По«я да г ГЬлй^1игельн-х-Тй rbKIA.QSSitonD.'P.PS.titM.I(toMja^jtBto^^Поп ж пименто», и чн^ясвьр полиПоля адплигч_Пй.метод y.PEST(toMja^jtBto^^Поп ж пименто», и чн^ясвьр полиПоля адплигч_Пй.метод y.PEST,i6lxip«*,i6lxip«*

n c^g^ • say » Вео •

n c^g^ • say » Вео •

— УЧх* • ** wi

— УЧх* • ** wi

* 8

* 8

(Интерактивный сгоаасчии* | №1 I Next III aHd Related Activities *

(Интерактивный сгоаасчии* | №1 I Next III aHd Related Activities *

в z и

в z и

?• Все о представлениях

?• Все о представлениях

❖ * Лолrtb£S:;;:X."

'спрее*и мв Froiect

В таблице открылся список

: наиболее полезных

i страничек в файле помощи

| MSProject.

❖ * Лолrtb£S:;;:X."

'спрее*и мв Froiect

В таблице открылся список

: наиболее полезных

i страничек в файле помощи

| MSProject.

i |

i |

-тахдаеяг-тп^^ Irxf wT-mT « L <

-тахдаеяг-тп^^ Irxf wT-mT « L <

«МИ ^

«МИ ^

Доступные таблица

Доступные таблица

вернуться

вернуться

при—ужеий

при—ужеий

Пии.ммеюм1хет

FlCiftfl С пере* <ИС Л№В№М

Пм»с.т»уумт«е*

Пог.» НМДХВЧ-C-Jf

Пии.ммеюм1хет

FlCiftfl С пере* <ИС Л№В№М

Пм»с.т»уумт«е*

Пог.» НМДХВЧ-C-Jf

Д«ПГ»«..ФКПк?ИЯ fleLDia*MtJR»nt! Ябвамнммв ^спимеешыалйл* По«я да г ГЬлй^1игельн-х-Тй rbKIA.QSSitonD.'P.PS.titM.I

Д«ПГ»«..ФКПк?ИЯ fleLDia*MtJR»nt! Ябвамнммв ^спимеешыалйл* По«я да г ГЬлй^1игельн-х-Тй rbKIA.QSSitonD.'P.PS.titM.I

(toMja^jtBto^^

Поп ж пименто», и чн^ясвьр поли

Поля адплигч_Пй.метод y.PEST

(toMja^jtBto^^

Поп ж пименто», и чн^ясвьр поли

Поля адплигч_Пй.метод y.PEST

,i6lxip«*

,i6lxip«*

Рис. 1.2. В таблице отображаются ссылки на важные разделы справочной системы MS Project,а после щелчка по названию раздела запускается браузер, в которомотображается содержимое раздела

Задачи могут объединяться в группы (или фазы), и задача, объединяющая другие, называется суммарной. Завершающие задачи, то есть задачи, выполнение которых приводит к достижению важного проектного результата или завершает фазу, называются вехами.

Задача имеет длительность, то есть время, необходимое на ее выполнение. Кроме того, задача характеризуется объемом трудозатрат (объемом работ) и затратами (или стоимостью), необходимыми для ее выполнения.

В плане проекта задачи связаны с помощью зависимостей, определяющих порядок выполнения задач относительно друг друга. Длительность проекта складывается из промежутков времени от начала самой ранней задачи до окончания наиболее поздней с учетом зависимостей между задачами. Если при увеличении длительности задачи увеличивается длительность всего проекта, задача называется критической.

Если вы встретите в процессе чтения первой части другие термины, вы можете найти их объяснения с помощью алфавитного указателя, приведенного в конце книги.

-„ .„-.Знакомство

с MS 'Project

УРОКУРОКУстановка, запуски настройка

УРОК

УРОК

Установка и активация MS Project 2002

Интерфейс программы

Настройка интерфейса

Представления MS Project

В этом уроке вы начнете работать с MS Project. Сначала вы научитесь устанавливать программу и активировать ее. Затем вы познакомитесь с интерфейсом MS Project и узнаете, с помощью каких параметров программы он настраивается. Наконец, вы узнаете, что такое представление MS Project и из чего оно состоит.

Установка

Для установки MS Project 2002 нужно вставить компакт-диск в дисковод, после чего автоматически запустится программа установки. После того как вы введете серийный номер, программа начнет искать на диске установленные предыдущие версии MS Project, и по завершении поиска появится диалоговое окно, предназначенное для определения параметров установки (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Диалоговое окно с параметрами установки MS Project

Если у вас установлена предыдущая версия MS Project, то это диалоговое окно будет содержать переключательUpgradeNow(Обновить), выбрав который, можно обновить программу. При этом предыдущая версия будет удалена. Для того чтобы установить новую версию, сохранив предыдущую, нужно выбрать переключатель, соответствующий одному из типов установки: Typical (Обычная), Complete (Полная) или Custom (Выборочная). Папка, в которой должны быть размещены файлы MS Project 2002, выбирается в поле Install to (Установить в).

Если вы выбрали тип установки Custom (Выборочная), то после нажатия кнопки Next (Далее) откроется диалоговое окно, позволяющее выбрать компоненты MS Project, которые должны быть установлены на диск (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Определение компонентов MS Project, которые будут установлены на диск

Для установки следует выбрать все компоненты в составе групп Microsoft Project for Windows (Microsoft Project для Windows) и Office Tools (Средства Office). Некоторые из компонентов, входящих в группу Office Shared Features (Общие средства Office), такие как модуль проверки правописания на испанском языке, можно удалить из списка. Таким образом, комплект установки будет содержать все компоненты, за исключением заведомо ненужных.

После того как вы определите состав устанавливаемых компонентов, программа установки еще раз предложит избавиться от предыдущих версий MS Project, если таковые были обнаружены на вашем диске (рис. 2.3).

В этом случае предлагается несколько вариантов действий: Remove all previous versions (Удалить все предыдущие версии), Keep all previous versions (Сохранить все предыдущие версии) или Remove only the following applications (Удалить только выбранные программы). При выборе последнего переключателя нужно отметить программы для удаления (например, на рис. 2.3 список удаляемых программ состоит только из одной программы — MS Project).

После задания параметров установки программа установки осуществит инсталляцию MS Project 2002 на диск вашего компьютера. Теперь программу MS Project 2002 можно запустить.

Первый запуск

При первом запуске MS Project 2002 выясняется, что на самом деле установка программы еще не закончилась. Программу требуется активировать, и пока этого не произойдет, она будет работать в режиме полной функциональности толь-

^^h^M »C^S^?^^°* ^^p,6|etl: **'*'<• yourMy choose iokeep ««иЖ*₽Гв*'Ои‘“• Remove <4 previous versens.17 мйййй%»»«п3r Remove only the fotowinoeppfcabons:^^h^M »C^S^?^^°* ^^p,6|etl: **'*'<• yourMy choose iokeep ««иЖ*₽Гв*'Ои‘“• Remove <4 previous versens.17 мйййй%»»«п3r Remove only the fotowinoeppfcabons:P „ ис. 2.3. Диалоговое окно с предложением удалить предыдущиеMSP „ ис. 2.3. Диалоговое окно с предложением удалить предыдущиеMSMicrosoft Project Standard

^^h^M »C^S^?^^°* ^^p,6|etl: **'*'<• yourMy choose iokeep ««иЖ*₽Гв*'Ои‘“

• Remove <4 previous versens.

17 мйййй%»»«п3

r Remove only the fotowinoeppfcabons:

^^h^M »C^S^?^^°* ^^p,6|etl: **'*'<• yourMy choose iokeep ««иЖ*₽Гв*'Ои‘“

• Remove <4 previous versens.

17 мйййй%»»«п3

r Remove only the fotowinoeppfcabons:

P „

ис. 2.3. Диалоговое окно с предложением удалить предыдущиеMS

P „

ис. 2.3. Диалоговое окно с предложением удалить предыдущиеMS

Remove previous versions ofapplications

Дляпредназначен специальныйкоторый (если

запуске

переключатель, соответствующий способу актшп-

u inatK^ЬУ USin9 the Internet> ил» "о телефону (Activate by

g е telephone). Активация через Интернет проходит автоматически и

льно быстро, поэтому если у вас есть подключение к Сети, то лучше исполг зо вать этот вариант. При активации по телефону нужно булет nr™o«uT.. „ „"J:.,.

ипредоставят

вамкод,вы

способа активации нужно нажать кнопку Next (Далее)

отказаактивации ив

предназначенаActivate

тедующее окно2.5),обязател

^7е^гГЛЖТС^ —« -РОграммы. 0™w= „^

На последнем шаге(рис. 2.6)подписатьс

информации обMSана

ламных предложений MicrosoftnnH ее паптнепов ГеРассылку рек

ЭТ М

установи гь хотя бы от пт флажок, то станет доступно поле для вво^.

троннойадРеса

Рис. 2.4. Диалоговое окно активации MS Project

Рис. 2.5. Анкета пользователя в диалоговом окне активации MS Project

Рис. 2.6. Последний шаг работы мастера активации MS Project

Установив требуемые настройки, нужно нажать кнопкуSubmit (Завершить), после чего мастер соединится через Интернет с сервером Microsoft и активирует вашу программу. Когда активация завершена, можно переходить к работе с MS Project и начинать настраивать программу.

Краткое знакомство с интерфейсом

При первом запуске MS Project окно программы выглядит так, как показано на рис. 2.7. Сверху расположена строка меню, под ней панели инструментов, а ниже - рабочая область программы.

Среди панелей инструментов есть особая панель, появившаяся только в нынешней версии MS— Project Guide (Консультант). На рисунке она расположе

на прямо над рабочей областью программы. Названия кнопок этой панели соответствуют основным объектам, с которыми можно работать в MS Project: Tasks (Задачи), Resources (Ресурсы), Track (Отслеживание) и Report (Отчет). При нажатии на любую из этих кнопок на панели в левой части рабочей области отображается список возможных действий с выбранным объектом.

Панель в левой части рабочей области, Task Pane (Областьзадач), также является нововведением. Она отображается после запуска MS Project и служит как для отображения инструкций Консультанта, так и для осуществления некото- других операций (создания новых файлов, их поиска и т. п.).

Рис. 2.7. Окно MS Project открывающееся после первого запускаРис. 2.7. Окно MS Project открывающееся после первого запуска

Рис. 2.7. Окно MS Project открывающееся после первого запуска

Рис. 2.7. Окно MS Project открывающееся после первого запуска

Подробнее мы поговорим об этих панелях в уроках, посвященных планированию, а на этапе ознакомления с MS Project они нам не понадобятся. Чтобы они не занимали место на экране, нужно отключить их отображение при загрузке программы. Но перед этим в режиме настройки программы мы определим некоторые важные параметры работы MS Project.

Настройка программы

Для перехода к настройке MS Project нужно выбрать команду меню Tools Options (Сервис Параметры). На экране появится диалоговое окно настроек, состоящее из нескольких вкладок, на которых сгруппированы определяющие работу программы параметры.

Почти на каждой вкладке естькнопка SetasDefault(Поумолчанию), позволяющая сохранить сделанные настройки, с тем чтобы они автоматически применялись во всех последующих проектах. Мы рекомендуем нажимать эту кнопку после определения параметров на каждой из вкладок.

Поскольку в уроках этой части книги мы будем осваивать интерфейс и принципы отображения данных из проектного файла в окне программы, то мы настроим только вкладки и параметры, влияющие на эти принципы. Начнем со вкладки с общими настройками — General (Общие).

Общие настройки программы

Вкладка General (Общие) (рис. 2.8) состоит из трех разделов. В первом, General options for Microsoft Project (Общие параметры для Microsoft Project), расположены общие параметры программы, а в третьем, General options for'Project! (Общие параметры для 'Проект!'), — общие настройки открытого проекта. В разделе между ними, Planning Wizard (Мастер планирования), определяется, каким образом MS Project будет отображать подсказки при составлении плана проекта.

Флажок Show startup Task Pane (Отображать область задач при запуске) определяет, будет ли при загрузке программы отображаться область задач, а флажок Open last file on startup (Открывать последний файл при запуске) — будет ли загружаться файл, с которым шла работа перед закрытием программы. Мы рекомендуем сбросить оба этих флажка, поскольку в процессе выполнения уроков они не потребуются.

Рис. 2.8. Вид вкладки общих настроек MS Project после установки нужных параметров \

Прежде чем начать составлять план проекта, нужно ввести в специальном диалоговом окне начальные данные о проекте. Флажок Prompt for project info for new projects (Запрос на ввод сведений о проекте для новых проектов) обеспечивает автоматический вывод на экран этого диалогового окна при создании нового проекта. Это удобно, поскольку не нужно открывать диалоговое окно через меню, и, кроме того, это избавляет от возможных ошибок, которые могут возникнуть, если начальная информация не будет введена. Поэтому этот флажок необходимо установить.

В MS Project имеется особый режим просмотра таблиц —Автофильтр (AutoFilter), при котором в заголовке каждой таблицы отображается кнопка для ее сортировки (аналогичная возможность существует и в Microsoft Excel). Этот режим удобно

включается с помощью представленной ниже кнопки панели инструментов Formatting (Форматирование) и далеко не всегда нужен. Поэтому флажок Set on for new projects (Включать автофильтр для новых проектов) лучше сбросить.

последних параметра — счетчик Recently used file list (Помнить список из файлов) и флажок User name (Имя пользователя) — стандартны для программ семейства Microsoft Office. Первый из них определяет, сколько файлов из числа недавно использованных будут перечислены в меню File (Файл). Мы рекомендуем установить максимально возможное число — 9. Второй параметр определяет, как MS Project будет именовать автора файлов проектов в файловых свойствах, различных отчетах и пр. В поле ввода нужно указать свое имя.

Настройки редактирования

Параметры редактирования в MS Project размещены на вкладке Edit (Правка) и сгруппированы в двуходин из которых содержит настройки, относящиеся

к программе в целом, а второй — к открытому в данный момент проекту (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Настройки параметров редактирования в MS Project

Общие настройки редактирования

Раздел с настройками для MS Project называется Edit options for Microsoft Project (Параметры правки для Microsoft Project) и располагается вверху диалогового окна. Параметры этого раздела определяют, будет ли возможно перетаскивать ячейки таблиц с помощью мыши (флажок Allow cell drag and drop), а также будет ли перемещаться курсор в следующую ячейку, после того как при редактировании текущей ячейки вы нажали клавишу Enter (флажок Move selection after enter).

Флажок Edit directly into cell (Правка прямо в ячейке) определяет, можно ли редактировать данные непосредственно в таблице. Если вы сбросите его, то для редактирования данных таблицы необходимо будет выделять ячейку и затем вводить ее значение в строке ввода.

Кроме того, в этом разделе имеется параметр, управляющий способом обновления объектов из других файлов, внедренных в файл проекта (OLE-объекты). Обновление может происходить при открытии файла автоматически или по запросу. Для автоматического обновления объектов нужно сбросить флажок Ask to update automatic links (Запрашивать об обновлении автоматических связей).

Рекомендуем оставить установленным последний флажок этого раздела, а относительно первых трех от комментариев воздержимся — настройте режим редактирования так, как вам удобнее. Если вы часто работаете в Microsoft Excel или другом табличном редакторе, стоит установить используемые в нем настройки и для работы с таблицами в MS Project.

Настройки отображения временных единиц

Во втором разделе вкладки Edit (Правка) диалогового окна Options (Параметры) вы можете выбрать аббревиатуры, которые MS Project будет использовать для обозначения временных единиц в плане проекта, диаграммах, отчетах и т. д. Для каждой из единиц (минута, час, день, неделя, месяц, год) дается три варианта. Эти настройки относятся к текущему файлу.

( ^ПРИМЕЧАНИЕВыбранные на этой вкладке обозначения временных единиц будут использо

ваться для отображения введенных в файл значений. Однако в процессе ввода вы можете использовать любые предлагаемые здесь варианты обозначения.

От состояния флажка Add space before label (Добавлять пробел перед надписями) зависит, будет ли вставляться пробел между количеством единиц и их обозначением. По умолчанию он установлен, и менять его состояние не стоит.

Настройки отображения гиперссылок

Параметрами последнего раздела вкладки Edit (Правка) задаются цвета, которыми при просмотре проекта будут выделяться обычные гиперссылки (список Hyperlink color) и гиперссылки, посещенные ранее (список Visited hyperlink color). Эти настройки, как и настройки единиц времени, относятся к текущему файлу.

Флажок Underline hyperlinks (Подчеркивать гиперссылки) определяет, будут ли ссылки выделяться подчеркиванием. Рекомендуем оставить его установленным, поскольку иначе при редактировании файла можно случайно щелкнуть по ссылке, приняв ее за обычный текст, и потерять время на загрузку файла из локальной сети или из Интернета.

Настройки параметров сохранения

Настройки параметров сохранения присутствуют во всех программах семейства Microsoft Office и определяют форматы, в которых сохраняются файлы по умолчанию, расположение сохраняемых файлов и параметры автоматического сохра-

нения файлов. Параметры сохранения настраиваются на вкладке Save (Сохранение) диалогового окна Options (Параметры) (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Параметры сохранения файлов MS Project

Эта вкладка состоит из раздела общих настроек и раздела настроек, относящихся к открытому файлу проекта. Как обычно, сначала идут параметры, определяющие работу MS Project в целом.

Первый параметр на этой вкладке — раскрывающийся список Save Microsoft Project files as (Сохранять файлы Microsoft Project как). В нем вы выбираете формат, который будет предлагаться по умолчанию при попытке сохранить файл. Мы рекомендуем использовать формат MS Project (*.mpp).

В области File Locations (Расположение) отображаются имена папок, в которых располагаются файлы проектов (строка Projects (Проекты)), пользовательские шаблоны (строка User templates (Шаблоны пользователя)), шаблоны рабочей группы (строка Workgroup templates (Общие шаблоны)) и базы данных ODBC (строка ODBC Database (База данных ODBC)). Выбрав нужную строку и нажав кнопку Modify (Изменить), вы можете установить значения, соответствующие вашим потребностям. Например, в качестве адреса папки с проектами можно указать папку, в которой вы разместили файлы с примерами к этой книге.

В разделе Auto Save (Автосохранение) сгруппированы параметры автоматического сохранения открытых для редактирования файлов. Флажок со счетчиком Save every... minutes (Автосохранение каждые ... минут) определяет, будет ли осуществляться автоматическое сохранение и с какой периодичностью. Мы рекомендуем установить этот флажок и задать периодичность сохранения в интервале от 2 до 5 минут.

Используя два следующих далее переключателя — Save Active Project Only (Сохранять только активный проект) и Save all open project files (Сохранять все открытые проекты), — вы можете указать, будет ли сохраняться автоматически только тот проект, окно которого в данный момент активно, или же все открытые в MS Project проекты. Мы рекомендуем сохранять все открытые проекты.

С помощью флажка Prompt Before Saving (Запрос перед сохранением) вы выбираете, выводить или нет запросы на разрешение автоматического сохранения. Поскольку нажимать клавишу о К каждые 2 минуты не очень удобно, рекомендуем сбросить этот флажок.

Последний раздел, Database save options for 'Projectl (Параметры сохранения в базе данных для 'Проект!'), содержит параметр, определяющий принцип сохранения открытого в данный момент проекта в формате базы данных. Находящийся в этом разделе флажок Expand timephased data in the database (Развертывать повременные данные в базе данных) определяет, как будет представлена временная информация о проекте при сохранении плана проекта в базе данных (например, при экспорте в MS SQL Server). При установленном флажке повременная информация сохраняется, а при сброшенном — нет, что существенно ускоряет работу с базой данных.

Настройки просмотра

Настройки просмотра проектной информации находятся на вкладке View (Вид) (рис. 2.11). Здесь определяются параметры, общие для программы и применяемые для открытого файла.

Рис. 2.11. Параметры просмотра проектной информации

В списке Default view (Представление по умолчанию) следует указать, какое представление будет открываться при создании нового проекта или при запуске про- граммы. С помощью списка Date format (Формат даты) можно установить формат представления дат в интерфейсе MS Project.

В разделеShow(Показывать) расположены флажки, управляющие отображением стандартных элементов интерфейса программы: Status bar (Строка состояния), Scroll bars (Полосы прокрутки), Entry bar (Строка ввода).

В этом же разделе перечислены и нестандартные элементы интерфейса. Флажок Windows in Taskbar (Окна на панели задач) определяет, будет ли каждый открытый проект отображаться отдельной кнопкой на панели задач Windows. Если выключить этот режим, то переключаться между открытыми проектами можно будет только с помощью меню Window (Окно), хотя при этом место на панели задач будет сэкономлено. Мы рекомендуем установить этот флажок.

Часто для экономии места на экране информация отображается частично. Например, если длина слова, размещенного в ячейке таблицы, превышает ее ширину, то на экране отображается только часть этого слова. Если установить флажок Project screentips (Всплывающие подсказки), то в таких ситуациях при наведении мыши на ячейку будет появляться всплывающая подсказка, отображающая ее содержимое. Кроме того, подсказки будут отображаться при наведении мыши на элементы интерфейса программы, поэтому мы рекомендуем установить этот флажок.

С помощью параметров раздела Currency options (Параметры валюты) вы можете задать формат представления денежных единиц, в которых учитывается стоимость работ проекта. В списке Symbol (Символ валюты) следует выбрать символ обозначения денежной единицы. Поскольку в примерах мы будем использовать в качестве валюты доллар, вам следует выбрать в списке обозначение доллара. Список Placement (Положение символа валюты) содержит несколько вариантов размещения символа денежной единицы рядом с цифрами. И наконец, счетчик Decimal digits (Цифр после запятой) определяет, сколько десятичных знаков будет использоваться при отображении стоимости работ.

Настройки панелей инструментов

Чтобы освободить место в рабочей области программы на время изучения первой части курса, необходимо скрыть ненужные панели — Task Pane (Область задач) и Project Guide (Консультант). Кроме того, нужно отключить их автоматическое отображение при загрузке.

Отключение отображения области задач при загрузке программы осуществляется сбросом флажка Show at startup (Показывать при запуске), расположенного внизу панели (см. рис. 2.7). Закрыть панель можно с помощью креста в ее верхнем правом углу.

Отключить отображение Консультанта можно только в диалоговом окне настройки интерфейса MS Project. Откроем его с помощью команды меню Tools■ ►

Options (Сервис Параметры) и перейдем на вкладку Interface (Интерфейс). Здесь нужно сбросить флажок Display Project Guide (Открывать консультант) (рис. 2.12).

Рис. 2.12. Параметры настройки интерфейса MS Project

После того как эти настройки сделаны, панели не будут отображаться. Если вам потребуется воспользоваться ими, то панель Project Guide (Консультант) можно вывести на экран с помощью указанного выше флажка (см. рис. 2.12). Для включения области задач нужно воспользоваться стандартным для Microsoft Office способом отображения панели инструментов. Панель инструментов можно отобразить, щелкнув по ее названию в списке в меню View Toolbars (Вид Панели инструментов) или в контекстном меню любой из панелей инстру- ментов1.

Убрав с экрана ненужные пока панели, следует отобразить одну полезную панель, которая называется View Bar (Панель представлений). Для этого нужно воспользоваться командой меню View View Bar (Вид Панель представлений). Теперь настройка MS Project завершена, и окно программы должно принять такой вид, как показано на рис. 2.13.

Именно с таким интерфейсом мы будем работать в последующих уроках этой части книги. В следующем разделе мы рассмотрим его более подробно.

Контекстным меню элемента здесь и далее мыменю, отобра

жаемое при щелчке правой кнопкой мыши на элементе. Например, контекстное меню панели инструментов — это меню, которое отобразится,навестина панель

и щелкнутькнопкой.

Рис. 2.13. Окно MS Project после завершения настроек

Основные элементы интерфейса

Окно MS Project содержит следующие элементы:

О меню;

О панели инструментов;

О строку ввода;

О рабочую область;

О строку состояния.

Меню, панели инструментов и строка состояния являются стандартными элементами программ Windows, и проблем с их освоением не должно возникнуть, поскольку при работе с ними можно использовать привычные приемы.

Настройка меню и панелей инструментов осуществляется щелчком правой кнопки мыши на панели инструментов или меню и последующим выбором в появившемся контекстном меню пункта(Настройка). Убрать или отобразить строку

состояния можно в диалоговом окне Options (Параметры). Откройте это окно, выбрав команду меню Tools Options (Сервис Параметры), перейдите на вкладку View (Вид) и установите или сбросьте флажок Status bar (Строка состояния).

Строка ввода служит для ввода и редактирования значений в ячейках таблиц и на диаграммах, аналогично знакомой вам строке формул в Excel. Хотя в

стве случаев выполнять эти действия можно непосредственно в диаграммах или таблицах, часто бывает удобнее пользоваться строкой ввода. Кроме того, в некоторых случаях строка ввода является единственным способом добавления или изменения данных, например, если вы сняли флажок Edit directly into cell (Правка прямо в ячейке) при настройке параметров редактирования (см. рис. 2.9). Убрать или отобразить строку ввода данных можно, используя то же диалоговое окно, что и для строки состояния.

Рабочая область MS Project

Рабочая область программы требует подробного рассмотрения, поскольку методы работы с ней специфичны для MS Project. Рабочая область MS Project состоит из панели представлений (View Bar) и собственно представлений проектных данных. Чтобы понять, где кончается панель представлений и начинается представление проекта, нужно немного уменьшить окно открытого проекта (рис. 2.14, файл l.mpp).

Рис. 2.14. Слева по вертикали располагается панель представлений, в центре — окно с выбранным представлением Gantt Chart (Диаграмма Ганта)

Панель представлений содержит значки с названиями представлений, щелкая на которых можно быстро переключаться между различными представлениями. Например, на рис. 2.15 видно, что после щелчка на значке представления Calendar (Календарь) в окне отображается другое представление.

Рис. 2.15. После щелчка на значке Calendar (Календарь) в рабочей области отображается новое представление

Представления

Представление, иногда называемое также видом, — это способ отображения проектных данных для просмотра и редактирования, который может сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы. Дело в том, что файл проекта содержит огромное количество данных, и просматривать их одновременноВ представ

лении на экране отображается ограниченный набор нужной информации о проекте, что облегчает ее просмотр и редактирование.

Представление имеет гибкую структуру и может состоять как из отдельной таблицы, диаграммы или формы, так и из их комбинации.

Что нового вы узнали?

О Как осуществляется установка MS Project.

О Как настраивается MS Project и какие параметры определяют отображение данных в его интерфейсе.

О Как сохранять настройки для использования по умолчанию.

О Как отображать и прятать панели Task Pane (Область задач), Project Guide (Консультант) и View Bar (Панель представлений), а также для чего они предназначены.

О Из каких основных элементов состоит интерфейс MS Project.

О Что такое представление.

I УРОК Таблицы

О Типы таблиц MS Project

Распределение данных проекта между таблицами разного типа

Переключение между таблицами внутри представления

Способы изменения существующих таблиц

Создание новых таблиц как «с нуля», так и на основе существующих

Приемы форматирования данных, отображаемых в таблице

Таблицы — это один из основных способов представления проектных данных. В этом уроке вы узнаете, какие типы таблиц есть в MS Project и каким образом данные распределяются между таблицами разного типа. Вы научитесь переключаться между таблицами внутри представления, изменять существующие таблицы и создавать новые как «с нуля», так и на основе существующих таблиц. Кроме того, вы освоите приемы форматирования данных, отображаемых в таблице.

Типы таблиц MS Project

В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых содержит информацию о задачах, а вторая — о ресурсах проекта, то есть задействованных в выполнении задач людях и материальных ценностях. Эти две «внутренние» таблицы состоят из множества полей, большинство из которых созданы «про запас» и обычно не используются. Некоторые из них могут быть задействованы при программировании, в тонких настройках, функциях анализа проекта и т. д., но не нужны при стандартном использовании MS Project.

Во время работы с проектом, как правило, требуются вполне определенные срезы информации. Например, данные о стоимости проекта, загруженности тех или иных ресурсов, сроках окончания работ по текущим задачам и т. п. Поэтому в каждый момент времени требуется иметь перед глазами только необходимую информацию. Это позволяет сконцентрироваться на ней и более эффективно работать.

На рис. 3.1 представлена схема организации данных в MS Project. Файл состоит из двух больших «внутренних» таблиц с множеством столбцов, из которых только некоторые отображаются в таблицах, включенных в представления. Работая в MS Project, мы имеем дело только с маленькими «внешними» таблицами. В MS Project заложен набор предопределенных таблиц, предназначенных для работы с небольшим объемом проектной информации (табл. 3.1 и 3.2). Каждая из этих таблиц содержит лишь несколько полей одной из «внутренних» таблиц проектного файла. Соответственно, «внешние» таблицы (как и «внутренние») содержат информацию либо о задачах, либо о ресурсах*.

Таблица 3.1. Предопределенные таблицы с информацией о задачах

ТаблицаСодержание

Baseline (Исходный план)Данные из базового плана проекта

Constraint Dates (Даты ограничений) Ограничения задач (даты ограничений и типы)

Cost (Затраты)Стоимость задач и проекта

Delay (Задержка)Информация для уравнивания загрузки ресурсов

В этом разделе и в дальнейшем под таблицей мы будем подразумевать именно эти, «внешние» таблицы, поскольку именно с ними мы будем работать в интерфейсе MS Project. Таблицы, составляющие основу файла проекта, когда речь будет заходить о них, мы будем называть «внутренними» таблицами.

Таблица

Содержание

Earned Value (Освоенный объем)

Общая таблица для сравнения запланированного и фактического объема работ, запланированной и фактической стоимости

1 Earned Value Schedule Indicators (Индикаторы календарного плана освоенного объема)

Сравнение запланированного и фактического графика выполнения проекта

Earned Value Cost Indicators (Показатели затрат для освоенного объема)

Сравнение запланированного и фактического расходования проектного бюджета

Entry (Ввод)

Таблица для ввода общей информации о задаче

Export (Экспорт)

Информация для экспорта данных о задачах во внешний файл, более 80 столбцов

Hyperlink (Гиперссылка)

Связанные с задачей ссылки, ведущие на внешние сайты и файлы в интранете

PA_Expected Case (Ожидаемый сценарий)

Таблицы для анализа плана проекта с помощью методики PERT

Идентичны по структуре и содержат данные об ожидаемом (Expected), оптимистичном (Optimistic) и пессимистичном (Pessimistic) планах проекта

PA_OptimisticCase

(Оптимистичный сценарий)

PA_PessimisticCase

(Пессимистичный сценарий)

PA_PERT Entry Sheet

(Ввод для анализа PERT)

Таблица для ввода данных, используемых при проведении анализа плана по методике PERT

1 Rollup Table (Сводные задачи)

Служит для оптимизации отображения сводных задач

Schedule (Календарный план)

Расписание начала и окончания выполнения задач, интервалы между задачами

Summary (Суммарные)

Общая информация о задачах проекта

Tracking (Отслеживание)

Актуальная проектная информация

Usage (Использование)

Задачи проекта, объем работ, длительность, даты начала и окончания

Variance (Расхождение)

Данные об отклонении от плана при исполнении работ

Work (Трудозатраты)

Информация об объеме работы по проекту

Таблица 3.2. Предопределенные таблицы с информацией о ресурсах

Таблица

Содержание

Cost (Затраты)

Earned Value (Приобретенная стоимость)

Стоимость ресурсов проекта

Сравнение запланированной и фактической стоимости ресурса в проекте

Entry (Ввод)

Таблица для ввода общей информации о ресурсе

Продолжение ^

Таблица 3.2 (продолжение)

Таблица

Содержание

Entry — Material Resources (Ввод материального ресурса)

Таблица для ввода общей информации о материальном ресурсе

Entry — Work Resources (Ввод нематериального ресурса)

Таблица для ввода общей информации о нематериальном ресурсе

Export (Экспорт)

Информация для экспорта данных о ресурсах во внешний файл

Hyperlink (Гиперссылка)

Связанные с ресурсом ссылки, ведущие на внешние сайты и файлы в интранете

Summary (Сводная)

Общая информация о ресурсах проекта

Usage(Использование)

Информация о работе, на которую выделены ресурсы

Work (Работа)

Информация об объеме работы, на которую выделены ресурсы

Как мы уже знаем, «внутри» MS Project есть таблица ресурсов и таблица задач, а «снаружи», в интерфейсе, есть ряд таблиц, являющихся набором нолей либо из одной, либо из другой «внутренней» таблицы.

Рис. 3.1. Схематическое представление организации данных в MS Project

Просмотр данных с помощью таблиц

Как мы уже знаем, «внутри» MS Project есть таблица ресурсов и таблица задач, а «снаружи», в интерфейсе, есть ряд таблиц, являющихся набором полей либо из одной, либо из другой «внутренней» таблицы.

Таблицы отображаются в представлениях, причем есть представления, в которых таблицы совмещены с диаграммой (например, Gantt Chart (Диаграмма Ганта), см. рис. 2.15), а есть и состоящие из одной таблицы (например, Resource Sheet (Лист ресурсов) на рис. 3.2, файл l.mpp).

Рис. З.2. Представление, состоящее из одной таблицы, — Resource Sheet (Лист ресурсов)

В настройках представления определено, какая таблица открывается по умолчанию при его загрузке. При этом в любой момент можно вывести на экран другую таблицу такого же типа. Например, в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) при открытии отображается таблица Entry (Ввод данных), а в представлении Task Usage (Использование задач) — таблица Usage (Использование). Но при желании можно отобразить таблицу Entry (Ввод данных) в представлении Task Usage (Использование задач) или таблицу Task Usage (Использование задач) в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта).

Таким образом, в представлении заложено ограничение на тип отображаемых таблиц (таблицы с данными о задачах или ресурсах), но просматривать в нем

можно любые таблицы этого типа. Переключение между таблицами осуществляется с помощью команды меню View Table (Вид Таблица). Например, для того чтобы отобразить в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) таблицу Task Usage (Использованиезадач),перейдитекэтомупредставлению,щелкнувнасоответст- вующем значке панели представлений, а затем выберите команду меню View Table (Вид Таблица) и в появившемся списке таблиц выберите Usage (Использование) (рис. 3.3, файл

a a. ** а оa a. ** а о44 if Al Tasks44 if Al TasksrkrkГГго*го*^ry^ry01 0228701 02287rjyper**rjyper**W He.Mo«HMXi;rie.lMH.|5SS):C.«op<wlM>^f ^W He.Mo«HMXi;rie.lMH.|5SS):C.«op<wlM>^f ^jcred*jcred*Bore ТеЫ*...Bore ТеЫ*...- Падгогоавобе- Падгогоавобе37,33 deye Tue 29.81.02 Thu 21.03.02 037,33 deye Tue 29.81.02 Thu 21.03.02 0iKTwr дне «iKTwr дне «5days; Tue 29.01.02 Mon 04.02 025days; Tue 29.01.02 Mon 04.02 02Хиломодель no контрактХиломодель no контракт;.;._;ct xfs X/_;ct xfs X/CCQЩ t* t®CCQЩ t* t®01.02.01.02.66• faw^ai I Ие»нов[30%);Пвтров(36%1:• faw^ai I Ие»нов[30%);Пвтров(36%1:и е*<ое(44%1, Петр.И ванов[5О%1Петр(и е*<ое(44%1, Петр.И ванов[5О%1Петр(И ванов(5О%),Петр( Галкина(150%1И е*«эв|ЗС1Ь1Пегр,И ванов(5О%),Петр( Галкина(150%1И е*«эв|ЗС1Ь1Пегр,есме~|»М;»»«»~|1ГЧT^fcCiMUKwIZTSkf е*е«н^ЮЧ1;Уверое{ет%|Пегрг*(Л%кСчеорое|ЗГМoe|se%fcn*rpoe|M4t.tKeopoe|3«'itf аякика|5№1-.У|есме~|»М;»»«»~|1ГЧT^fcCiMUKwIZTSkf е*е«н^ЮЧ1;Уверое{ет%|Пегрг*(Л%кСчеорое|ЗГМoe|se%fcn*rpoe|M4t.tKeopoe|3«'itf аякика|5№1-.У|ИвемоеГ2ОХ1ПетрИе»<ое|2(ЙНПе?р1Ие»®»|50И.1Пегр.ИвемоеГ2ОХ1ПетрИе»<ое|2(ЙНПе?р1Ие»®»|50И.1Пегр.Редеет «лек ywwiceРедеет «лек ywwice’I^ 1’I^ 1Подютоеае row: "— Вере tee журнеее .Подютоеае row: "— Вере tee журнеее .■W^ Atwaiowy» ЙЙсмсаНиаи < L” _о*'*,ы.IL***1? . “I..■W^ Atwaiowy» ЙЙсмсаНиаи < L” _о*'*,ы.IL***1? . “I..01 02 Thu 31 0! 02 О 02 02 Men 04 02 02 1002 02 fn 08 0202 1101 02 Thu 31 0! 02 О 02 02 Men 04 02 02 1002 02 fn 08 0202 1102 02 Fri08.02.02:1202.02. Fri 22.02.02 jdays02.02 Thu02 02 Fri08.02.02:1202.02. Fri 22.02.02 jdays02.02 Thu;;03 02 Mon 18 03 02 16fll.02 Mon03 02 Mon 18 03 02 16fll.02 MonРис. 3.3. Выбираем новую таблицу для отображения в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)Рис. 3.3. Выбираем новую таблицу для отображения в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)TrackjnqGaQttTrackjnqGaQttGraphGraphResource SheetResource Sheetource Usageource UsageMore VWwt..More VWwt..N16 Reports.N16 Reports.;;ff• ',- ! к• ',- ! к3 v Й3 v Йдля обложкидля обложкиThuWed :Thu 10.01.02 Mon5 days' Thu 10.01 0202ThuWed :Thu 10.01.02 Mon5 days' Thu 10.01 0202u 17.01 02 Mon 21.01.02 • 3u 17.01 02 Mon 21.01.02 • 3

a a. ** а о

a a. ** а о

44 if Al Tasks

44 if Al Tasks

rk

rk

Г

Г

го*

го*

^ry

^ry

01 02287

01 02287

rjyper**

rjyper**

W He.Mo«HMXi;rie.lMH.|5SS):C.«op<wlM>^f ^

W He.Mo«HMXi;rie.lMH.|5SS):C.«op<wlM>^f ^

jcred*

jcred*

Bore ТеЫ*...

Bore ТеЫ*...

- Падгогоавобе

- Падгогоавобе

37,33 deye Tue 29.81.02 Thu 21.03.02 0

37,33 deye Tue 29.81.02 Thu 21.03.02 0

iKTwr дне «

iKTwr дне «

5days; Tue 29.01.02 Mon 04.02 02

5days; Tue 29.01.02 Mon 04.02 02

Хиломодель no контракт

Хиломодель no контракт

;.

;.

_;ct xf

s X/

_;ct xf

s X/

CCQ

Щ t* t®

CCQ

Щ t* t®

01.02.

01.02.

6

6

• faw^ai I Ие»нов[30%);Пвтров(36%1:

• faw^ai I Ие»нов[30%);Пвтров(36%1:

и е*<ое(44%1, Петр.

И ванов[5О%1Петр(

и е*<ое(44%1, Петр.

И ванов[5О%1Петр(

И ванов(5О%),Петр( Галкина(150%1

И е*«эв|ЗС1Ь1Пегр,

И ванов(5О%),Петр( Галкина(150%1

И е*«эв|ЗС1Ь1Пегр,

есме~|»М;»»«»~|1ГЧ

T^fcCiMUKwIZTSkf е*е«н^ЮЧ1;Уверое{ет%|

Пегрг*(Л%кСчеорое|ЗГМ

oe|se%fcn*rpoe|M4t.tKeopoe|3«'itf аякика|5№1-.У|

есме~|»М;»»«»~|1ГЧ

T^fcCiMUKwIZTSkf е*е«н^ЮЧ1;Уверое{ет%|

Пегрг*(Л%кСчеорое|ЗГМ

oe|se%fcn*rpoe|M4t.tKeopoe|3«'itf аякика|5№1-.У|

ИвемоеГ2ОХ1Петр

Ие»<ое|2(ЙНПе?р1

Ие»®»|50И.1Пегр.

ИвемоеГ2ОХ1Петр

Ие»<ое|2(ЙНПе?р1

Ие»®»|50И.1Пегр.

Редеет «лек ywwice

Редеет «лек ywwice

’I

^ 1

’I

^ 1

Подютоеае row: "— Вере tee журнеее .

Подютоеае row: "— Вере tee журнеее .

■W^ Atwaiowy» ЙЙсмсаНиаи < L” _о*'*,ы.IL***1? . “I

..

■W^ Atwaiowy» ЙЙсмсаНиаи < L” _о*'*,ы.IL***1? . “I

..

01 02 Thu 31 0! 02 О 02 02 Men 04 02 02 10

02 02 fn 08 0202 11

01 02 Thu 31 0! 02 О 02 02 Men 04 02 02 10

02 02 fn 08 0202 11

02 02 Fri08.02.02:12

02.02. Fri 22.02.02 jdays

02.02 Thu

02 02 Fri08.02.02:12

02.02. Fri 22.02.02 jdays

02.02 Thu

;

;

03 02 Mon 18 03 02 16

fll.02 Mon

03 02 Mon 18 03 02 16

fll.02 Mon

Рис. 3.3. Выбираем новую таблицу для отображения в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)

Рис. 3.3. Выбираем новую таблицу для отображения в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)

TrackjnqGaQtt

TrackjnqGaQtt

Graph

Graph

Resource Sheet

Resource Sheet

ource Usage

ource Usage

More VWwt..

More VWwt..

N16 Reports.

N16 Reports.

;

;

f

f

• ',- ! к

• ',- ! к

3 v Й

3 v Й

для обложки

для обложки

ThuWed :

Thu 10.01.02 Mon

5 days' Thu 10.01 0202

ThuWed :

Thu 10.01.02 Mon

5 days' Thu 10.01 0202

u 17.01 02 Mon 21.01.02 • 3

u 17.01 02 Mon 21.01.02 • 3

В результате поля в таблице обновляются (рис. 3.4, файл появляется поле Work (Трудозатраты), пропадают поля Predecessors (Предшественники) и Resource Names (Названия ресурсов).

В списке, появляющемся при выборе команды View Table (Вид Таблица), перечислены наиболее часто используемые таблицы для текущего

Если же этот список не содержит нужной то ее можно щелкнув на расположенном внизу списка пункте More Tables (Другие таблицы) (см. рис. 3.3). После щелчка откроется диалоговое окно со списком всех таблиц, доступных для отображения в представлениях MS Project (рис. 3.5). Таблицы разделены на две группы: Task (Задачи) и Resource (Ресурсы), согласно типу отображаемой в них информации. Выбор группы таблиц осуществляется с помощью переключателей в верхней части диалогового окна.

По умолчанию в этом диалоговом окне загружается список таблиц того типа, который возможно отобразить в текущем представлении, и среди выделяется открытая в данный момент таблица. Например, диалоговое окно, отображенное на рис. 3.5, вызвано из представления Gantt Chart (Диаграмма Ганта) (представление типа Tasks с открытой таблицей Usage (Использование).

Рис. З.4. Теперь рядом с диаграммой отображается таблица Usage (Использование)Рис. З.4. Теперь рядом с диаграммой отображается таблица Usage (Использование)

Рис. З.4. Теперь рядом с диаграммой отображается таблица Usage (Использование)

Рис. З.4. Теперь рядом с диаграммой отображается таблица Usage (Использование)

Для того чтобы нужная вам таблица отобразилась в представлении, достаточно выбрать ее из списка и нажать (Применить). Чтобы вернуться в представление, не выбирая таблицу, нужно нажать кнопку Cancel(Отмена) или просто закрыть окно.

C gwcuceC gwcuceСору—Сору—Qrganteer...Qrganteer...ValueValueРис. 3.5. Диалоговое окно выбора таблицы из полного списка для отображения в текущем представленииРис. 3.5. Диалоговое окно выбора таблицы из полного списка для отображения в текущем представленииEntryExportHyperlink TableScheduleSummary TrackingEntryExportHyperlink TableScheduleSummary TrackingI"- IEdt... |I"- IEdt... |

C gwcuce

C gwcuce

Сору—

Сору—

Qrganteer...

Qrganteer...

Value

Value

Рис. 3.5. Диалоговое окно выбора таблицы из полного списка для отображения в текущем представлении

Рис. 3.5. Диалоговое окно выбора таблицы из полного списка для отображения в текущем представлении

Entry

Export

Hyperlink Table

Schedule

Summary Tracking

Entry

Export

Hyperlink Table

Schedule

Summary Tracking

I"- I

Edt... |

I"- I

Edt... |

Хотя разделение по типам отображаемой информации является ключевым для представлений, совсем не обязательно запоминать, к какому типу относится то

или иное представление или таблица. В процессе работы MS Project просто не позволит отобразить в представлении не соответствующую по типу таблицу.

Например, если вы захотите отобразить в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) (которое содержит информацию о задачах) таблицу с данными о ресурсах, переключившись в соответствующий список выбора таблиц, то не сможете этого сделать, поскольку кнопка Apply (Применить) будет заблокирована (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Программа не позволяетотобразить не соответствующую представлению таблицу

удаление и форматирование колонок

Таблицы, входящие в комплект поставки MS Project, являются удобным средством для быстрого получения нужной информации. Тем не менее, набор столбцов, по умолчанию включенных в таблицы, не всегда может подходить к вашим задачам. В таком случае его можно изменить.

Добавить столбец в таблицу можно двумя путями: с помощью команды Insert Column (Вставка Столбец) основного меню или команды Insert Column (Вставить столбец) контекстного меню. Чтобы эта команда появилась в контекстном меню, необходимо предварительно выделить одну из колонок таблицы, щелкнув по ее заголовку. После этого открывается диалоговое окно определения свойств колонки (рис. 3.7).

Рис. З.7. Диалоговое окно определения свойств добавляемой в таблицу колонки

Поле Field name (Имя поля) представляет собой раскрывающийся список полей, которые можно добавить в таблицу (поля из «внутренней» таблицы того же типа, что и настраиваемая). Название поля отображается в заголовке колонки,

и если вы хотите, чтобы там было указано другое название, то его нужно ввести в поле Title (Текст заголовка).

В раскрывающихся списках Align title (Выравнивание заголовка) и Align data (Выравнивание данных) определяется ориентация текста в заголовках столбцов: Right (По правому краю), Center (По центру) или Left (Полевомукраю). Счетчик Width (Ширина) задает ширину столбца в символах.

Если в заголовке столбца используется несколько слов и все они не умещаются в заголовке из-за его небольшой ширины, поможет флажок Header Text Wrapping (Перенос заголовка по словам). Если его установить, то неумещающиеся слова будут автоматически переноситься на следующую строку.

Когда вы установили требуемые значения параметров колонки, для добавления колонки в таблицу щелкните на кнопке OK или же на кнопке Best Fit (Автоширина), которая автоматически подберет добавляемой колонке оптимальную ширину (в таком случае значение поля Width будет игнорироваться).

Для редактирования свойств добавленной в таблицу колонки нужно выполнить двойной щелчок на ее заголовке. После этого отобразится уже знакомое диалоговое окно (см. рис. 3.7), в котором можно внести необходимые изменения. Для автоматического подбора оптимальной ширины колонки нужно навести курсор на правую границу заголовка колонки (курсор в этот момент примет вид креста с направленными вправо и влево стрелками) и сделать двойной щелчок.

5*i_5*i_34,334,3Insert £окхпп..,Insert £окхпп..,А Font...Text Styles...illCustomize Fields..,54 Sort by...А Font...Text Styles...illCustomize Fields..,54 Sort by...■ j{, cut смИ % Copy см■ № Е«*■ ■Paste Special..■ j{, cut смИ % Copy см■ № Е«*■ ■Paste Special..Чтобы убрать ненужную колонку, следует выделить ее, щелкнув на ее заголовке, а затем в контекстном меню колонки (рис. 3.8) выбрать команду Hide Column (Скрыть столбец). После этого колонка будет убрана из таблицы.

5*i_

5*i_

34,3

34,3

Insert £окхпп..,

Insert £окхпп..,

А Font...

Text Styles...

illCustomize Fields..,

54 Sort by...

А Font...

Text Styles...

illCustomize Fields..,

54 Sort by...

■ j{, cut см

И % Copy см

■ № Е«*

■ ■Paste Special..

■ j{, cut см

И % Copy см

■ № Е«*

■ ■Paste Special..

60

У

• м

в.О 6 О

8.0

п О

14.0 м

О daysО daysFri08.02.02i Fri08.(Fri08.02.02i Fri08.(

О days

О days

Fri08.02.02i Fri08.(

Fri08.02.02i Fri08.(

Рис. З.8. Чтобы убрать колонку из таблицы, выделите ее и в контекстномменю выберите команду Hide Column (Скрыть столбец)

При удалении и добавлении колонок в таблицы изменение структуры автоматически сохраняется, и в дальнейшем щелчок на названии таблицы в меню будет отображать ее с новой структурой. Если же вы хотите изменять таблицы, сохраняя при этом их начальные варианты, вам необходимо освоить принципы создания и редактирования таблиц.

Создание новой таблицы

Для осуществления операций по созданию и удалению таблиц необходимо открыть диалоговое окно со списком всех таблиц, доступных в открытом проекте. Уже знакомое нам диалоговое окно (см. рис. 3.5) открывается с помощью команды меню View Table More Tables (Вид Таблица Другие таблицы).

Чтобы создать таблицу, нужно щелкнуть на кнопке New (Создать). При этом появится диалоговое окно определения свойств таблицы (рис. 3.9). Здесь задается название таблицы, состав ее полей и их формат, а также дополнительные параметры отображения таблицы в интерфейсе MS Project.

Нужно иметь в виду, что тип создаваемой таблицы (и, соответственно, набор доступных столбцов) зависит от того, какого типа таблицы просматривались в списке таблиц в момент нажатия кнопки New (Создать).

Рис. 3.9. Диалоговое окно определения свойств создаваемой таблицы

Название таблицы указывается в поле Name (Имя). Флажок in menu (Показывать в меню) определяет, будет ли новая таблица отображаться в списке таблиц, открывающемся в подменю View Table (Вид Таблица).

Флажок Lock first column (Зафиксировать первый столбец) влияет на отображение первой колонки: будет ли она выглядеть, как обычная колонка, или же будет защищена от ввода и выделена серым цветом. В настройках таблицы, показанной на рис. 3.4, этот флажок установлен, поэтому первая колонка с номерами задач выделена серым цветом и ее нельзя редактировать.

Формат представления дат в ячейках таблицы выбирается в списке Date format (Формат даты). Вариант Default (По умолчанию) соответствует формату, определенному для всего проекта на вкладке View (Вид) диалогового окна Options (Параметры) (открываемого командой меню Tools Options (Сервис

В счетчике Row height (Высота строк) задается высота строк в новой таблице. Единица означает стандартную высоту, а другие цифры соответствуют кратности увеличения высоты относительно стандартной.

Установка флажка Auto-adjust header row heights (Автонастройка высоты строки заголовков) обеспечивает подбор высоты заголовка колонок так, чтобы в нем уместились все слова из его названия. Этот флажок имеет смысл устанавливать, если название состоит из нескольких слов, так как в таком случае слова, перенесенные из-за ширины заголовка на вторую или третью строки, могут оказаться скрытыми за границей заголовка.

В центре рассматриваемого диалогового окна располагается раздел Table (Таблица), в котором формируется структура новой таблицы. Этот раздел состоит из ряда кнопок, строки ввода и таблицы, каждая строка которой соответствует колонке в новой таблице, а столбцы — свойствам этой колонки.

Для добавления колонки в новую таблицу нужно щелкнуть мышью в ячейке столбца Field Name (Имя поля) и в появившемся раскрывающемся списке выбрать название колонки. После этого в этой строке будут автоматически заполнены другие поля, определяющие свойства новой колонки. Эти поля уже знакомы нам по диалоговому окну определения свойств таблицы (см. рис. 3.7); для их редактирования можно использовать строку ввода.

Кнопки Cut Row (Вырезать строку) и Copy Row (Копировать строку) позволяют поместить строку в буфер обмена, удалив (в первом случае) или же сохранив ее в таблице. Вставить скопированную или вырезанную строку можно с помощью кнопки Paste Row (Вставитьстроку).

Чтобы вставить строку в таблице между существующими строками, нужно установить курсор на ту строку, над которой нужно вставить новую, и нажать кнопку Insert Row (Добавить строку). Удаление строк осуществляется с помощью кнопки Delete Row (Удалить строку), причем MS Project не выводит дополнительное предупреждение перед удалением.

После ввода всех параметров новой таблицы для их сохранения нужно нажать кнопку ОК.

Создание таблицы на основе существующей

Во многих случаях таблица создается не «с нуля», а на основе существующей таблицы. Удобнее всего при этом скопировать существующую таблицу и, сохранив ее с новым названием, внести в нее необходимые изменения.

Для копирования таблицы следует открыть диалоговое окно More Tables (Другие таблицы), выделить в раскрывающемся списке нужную таблицу и нажать кнопку Сору (Копировать). После этого откроется уже знакомое диалоговое окно определения свойств таблицы, поля которого будут заполнены в соответствии со свойствами и структурой этой таблицы (рис. 3.10). При этом название исходной таблицы будет изменено на Copy of (Копия) <название исходной таблицы> и будет сброшен флажок Show in menu (Показывать в меню).

Новую таблицу можно отредактировать с помощью уже известных приемов и сохранить, нажав кнопкуОК.

Рис. 3.10. Копируем таблицу Entry (Ввод), используемую в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)Рис. 3.10. Копируем таблицу Entry (Ввод), используемую в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)

Рис. 3.10. Копируем таблицу Entry (Ввод), используемую в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)

Рис. 3.10. Копируем таблицу Entry (Ввод), используемую в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)

Редактирование таблиц

СОВЕТСОВЕТПосле того как новая таблица создана, может потребоваться внести в нее изменения. Структуру таблицы и свойства колонок можно редактировать непосредственно в представлении, но некоторые ее свойства (например, формат дат) можно изменить только в окне определения свойств таблицы (см. рис. 3.10).

СОВЕТ

СОВЕТ

Для быстрого изменения высоты всех строк таблицы во время ее просмотра нужно выделить всю таблицу (щелкнув на заголовке первой колонки, если она зафиксирована), а затем изменить высоту любой из ее строк, перетащив мышью одну из ее границ. Все строки таблицы автоматически примут же размер, что и изменяемая строка.

Для того чтобы открыть это окно для редактирования свойств существующей таблицы, нужно сначала открыть диалоговое окно со списком таблиц, используя команду меню View Table More Tables (Вид Таблица Другие таблицы), а затем выбрать в списке необходимую таблицу и щелкнуть на кнопке Edit (Изменить).

Теперь, когда вы обладаете всеми необходимыми знаниями для создания собственной таблицы, пора попробовать свои силы на практике.

Пример создания собственной таблицы

Часто проект имеет ограниченный бюджет, и в таких случаях, создавая проектный план в таблице Entry (Ввод) представления Gantt Chart (Диаграмма Ганта), удобно всегда иметь перед глазами информацию о цене проекта, не переключаясь в таблицу Cost (Затраты). Самый простой путь для этого — добавление колонки Cost (Затраты) в таблицу Entry (Ввод). В таком случае в таблице будет отображать-

ся информация о суммарной стоимости работ по проекту и стоимости каждой из его задач. При этом следует сохранить копию исходной таблицы на тот случай, если она нам понадобится в дальнейшем.

Итак, переключимся в представление Chart (Диаграмма Ганта) и выберем команду меню View Table More Tables (Вид Таблица Другие таблицы). В открывшемся диалоговом окне таблица Entry (Ввод) уже будет выделена, поэтому нам останется только нажать кнопку Сору (Копировать). После этого появится диалоговое окно, в котором необходимо установить флажок Show menu (Показывать в меню), чтобы новую таблицу можно было открывать через меню MS Project, и выбрать название для новой таблицы, например Ввод с контролем стоимости. Далее нажмем К, чтобы сохранить новую таблицу и вернуться в диалоговое окно со списком таблиц. Новая таблица в этом списке будет выделена. Для возвращения к представлению Gantt Chart (Диаграмма Ганта) нажмем кнопку Apply (Применить). Рядом с диаграммой теперь находится таблица, которую мы только что создали. Чтобы убедиться в этом, откроем меню View (Вид): название открытой таблицы указано в нем напротив команды Table (Таблица) (рис. 3.11, файл

Рис. 3.11. Проверяем, какая таблица отображается в представлении: ее название приведено в меню View (Вид) напротив команды Table (Таблица)

Теперь добавим в таблицу колонку с информацией о стоимости. Оптимальное место для нее — слева от столбца с названием задачи, поскольку в таком случае информация о стоимости всегда будет на виду.

Для добавления колонки выделим столбец с названием задачи, щелкнув по его заголовку, а затем щелкнем по выделенному столбцу правой кнопкой мыши

и в контекстном меню выберем команду Insert Column (Вставить столбец). В открывшемся диалоговом окне определения свойств добавляемой в таблицу колонки (см. рис. 3.7) выберем название столбца — Cost (Затраты) — и нажмем кнопку ОК. Новая колонка появится в таблице (рис. 3.12, файл 4.трр).

Рис. 3.12. Колонка Cost (Затраты) добавлена в таблицу

С добавлением новой колонки таблица стала больше и столбец с датой начала работ по который раньше был виден (см. рис. пропал из видимой области. С другой стороны, колонка ID с которой начинается таблица, не представляет особой ценности и от нее можно избавиться, чтобы сэкономить место на экране.

Поскольку столбец ID (Ид.) заблокирован, удалить его можно только через диалоговое окно определения свойств таблицы. Чтобы попасть в с помощью команды меню View Table More Tables (Вид Таблица Другие таблицы) откроем диалоговое окно со списком таблиц (где наша таблица будет выделена) и щелкнем на кнопке Edit (Изменить).

В открывшемся окне установим курсор на строку ID (Ид.) в таблице, ся внутри раздела Table (Таблица), и нажмем кнопку Delete Row (Удалить строку).

Используемое в локализованной версии названиеявляется сокращением слова

«Идентификатор».

Затем сбросим флажок Lock first (Зафиксировать первый столбец), поскольку иначе колонка цены будет заблокирована и ее нельзя будет редактировать. Теперь нажмем кнопку и далее в диалоговом окне со списком таблиц, куда мы автоматически вернемся, — кнопку Apply (Применить). Таблица в представлении преобразится согласно нашим настройкам (рис. 3.13, файл 4а.трр).

Рис. 3.13. Из таблицы пропал столбец ID (Ид.) и первой стала колонка Cost (Затраты)

Редактирование данных в таблицах

Теперь, когда вам знакомы приемы работы со структурой таблиц, рассмотрим основные приемы редактирования данных внутри них. Редактирование таблиц в MS Project осуществляется почти так же, как в Excel, и не должно вызвать затруднений. Удобно, что во многих полях можно выбирать значения из списка или пользоваться стрелками для увеличения и уменьшения значений, кроме того, данные можно вводить с помощью строки ввода.

Помимо стандартных средств ввода и редактирования данных MS Project содержит ряд расширенных возможностей.

С помощью команды Fill (Заполнить) можно быстро заполнять данными из одной ячейки несколько других ячеек таблицы. Для этого нужно выделить ячейку таблицы с исходными данными (установив в нее курсор и щелкнув мышью), а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкнуть по тем ячейкам, в которые нужно поместить данные из исходной ячейки. При этом все ячейки должны быть в одном столбце. Затем нужно выбрать команду меню Edit Fill (Правка Заполнить) и в появившемся списке — пункт, соответствующий направлению

заполнения: Вниз если ячейка с исходными данными находится выше других выделенных, или Вверх (Up), если ниже.

Если ячейки, в которые нужно поместить значения, находятся прямо под исходной или над ней, то можно воспользоваться «ручным заполнением». Для этого нужно щелкнуть по исходной ячейке и навести курсор на квадратик в ее правом нижнем углу. Затем квадратик нужно потянуть по направлению к ячейкам, в которые нужно поместить данные, так чтобы они попали в зону выделения. После того как вы отпустите кнопку мыши, выделенные ячейки примут значения исходной.

Для удаления данных из таблицы служит клавиша Delete. Если выделить всю строку и нажать эту клавишу, то строка будет удалена. Если же нажать эту клавишу, когда курсор находится в одной из ячеек таблицы, то ячейка будет очищена, а рядом с ней появится меню (рис. 3.14).

Статьи поступили в редакциюСтатьи поступили в редакциюclear the contents of Task Name (clear the contents of Task Name (ВобложкиВобложки154]380,8 hr* ;0 hrs;619,2 I99,2154]380,8 hr* ;0 hrs;619,2 I99,2Рис. 3.14. Удаление в таблицеРис. 3.14. Удаление в таблице0 hrs0 hrs

Статьи поступили в редакцию

Статьи поступили в редакцию

clear the contents of Task Name (

clear the contents of Task Name (

Вобложки

Вобложки

154]

380,8 hr* ;

0 hrs;

619,2 I

99,2

154]

380,8 hr* ;

0 hrs;

619,2 I

99,2

Рис. 3.14. Удаление в таблице

Рис. 3.14. Удаление в таблице

0 hrs

0 hrs

Это состоит из двух пунктов: Only clear contents of ... Cell (Очистить содержимое поля ..., где многоточие заменяется названием столбца) и Delete the entire task (Удалить всю задачу) или Delete the entire resource (Удалить весь ресурс). Оно впервые появилось в MS Project 2002 и сделало работу с программой более удобной, поскольку в предыдущих версиях клавиша Delete удаляла всю строку, что часто приводило к ошибочному удалению данных.

Форматирование данных в таблицах

Возможности форматирования содержимого таблиц в MS Project довольно развиты. Во-первых, есть возможность изменять шрифт и цвет данных в ячейках и столбцах. Для этого нужно выделить ячейку (установив в нее курсор и щелкнув мышью) или столбец (щелкнув по его заголовку), а затем вызвать диалоговое окно определения свойств шрифта (рис. 3.15) через меню Format Font (Формат Шрифт). Это диалоговое окно можно вызвать и выбором команды Font (Шрифт) в контекстном меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши по выделенной ячейке или столбцу.

Диалоговое окно определения свойств шрифта содержит несколько полей, с помощью которых можно задать тип шрифта (поле Font), его начертание (поле Font style), размер (счетчик и цвет (список Color), а также добавить эффект подчеркивания (флажок Underline В области Sample (Образец) отображается пример применения выбранных настроек шрифта.

СОВЕТДля быстрого изменения параметров шрифта можно воспользоваться пане

лью инструментов Formatting (Форматирование) (рис. 3.16). На ней расположены элементы для быстрого изменения любого параметра оформления данных в ячейке, кроме цвета шрифта. Кроме того, некоторые параметры оформления можно менять с помощью стандартных для программ Microsoft сочетаний клавиш:выделяет данные полужирным шрифтом,—

курсивом и— подчеркиванием.

Рис. 3.15. Диалоговое окно определения свойств шрифта

Рис. 3.16. Панель форматирования данных в ячейке

Во-вторых, MS Project позволяет одновременно форматировать строки таблицы, относящиеся к задачам или ресурсам определенного типа. Для этого нужно выбрать команду меню Format Text Styles (Формат Стили текста) или воспользоваться командой Text Styles (Стили текста) контестного меню, которое отображается при щелчке правой кнопки мыши по выделенной колонке таблицы.

Диалоговое окно изменения текстовых стилей (рис. 3.17) является аналогом диалогового окна определения свойств шрифта (см. рис. 3.15). Единственное отличие — это присутствие списка Item to Change (Изменяемый). Выбрав нужный элемент из этого списка, можно затем изменять его шрифт, стиль, размер и использовать дополнительные эффекты.

Список приведенных в списке элементов зависит от типа таблицы, открытой в текущем представлении. Например, диалоговое окно на рис. вызвано щелчком по таблице в представлении Chart (Диаграмма Ганта), поэтому в списке элементов приведены различные типы задач.

В списке элементов, доступных для форматирования, всегда есть пункт Row & Column Titles (Заголовки строк и столбцов), выбрав который, можно изменить шрифтовое оформление заголовков колонок и данных в первой колонке (если она заблокирована).

Рис. 3.17. Диалоговое окно определения свойствтекстовых стилейРис. 3.17. Диалоговое окно определения свойствтекстовых стилей

Рис. 3.17. Диалоговое окно определения свойствтекстовых стилей

Рис. 3.17. Диалоговое окно определения свойствтекстовых стилей

В качестве примера отформатируем курсивом все задачи, являющиеся критическими для проекта. Для этого выберем в списке Item to Change (Изменяемый) пункт Critical Tasks (Критические задачи) и изменим начертание шрифта на полужирный курсив в списке Font style (Начертание). В результате все строки таблицы, относящиеся к критическим задачам, автоматически будут выделены (рис. файл

•а•аXXЛЛ’«M6.’«M6.sasa"»»"»»^^^^■MMBM Shew •■MMBM Shew •«4МЧкСадо(мм{ХЧ11ое|2*Ч|Ле1роНМЧ|;Сад11рое|?«Х|;Геерое(1>Н|»еиое(4»*|/1е|рое(1Г\|.<адоро*|?УХуе*е1Не<«еЧ|;Уоерое|е)%| «MwoeiWXLneipeNllSfcCnnopoHMSI«4МЧкСадо(мм{ХЧ11ое|2*Ч|Ле1роНМЧ|;Сад11рое|?«Х|;Геерое(1>Н|»еиое(4»*|/1е|рое(1Г\|.<адоро*|?УХуе*е1Не<«еЧ|;Уоерое|е)%| «MwoeiWXLneipeNllSfcCnnopoHMSIккПодготовка текстов завереена > Версгка журналаПодготовка текстов завереена > Версгка журналаРис. 3.18. Пример форматирования групп записей в таблице: критическиезадачивыделены курсивомРис. 3.18. Пример форматирования групп записей в таблице: критическиезадачивыделены курсивом. Щ t# t« e— he г>м 1ма Ьжи <»M»» вгл» »• □ soy an? x^e^- <-»«»Q.e. Щ t# t« e— he г>м 1ма Ьжи <»M»» вгл» »• □ soy an? x^e^- <-»«»Q.e78»,®78»,®орот акторорот акторннРедколлегияРедколлегияттУтверждениеСтатьи в работе уСтатьи поступили вУтверждениеСтатьи в работе уСтатьи поступили вПлан номераПлан номераК Подготовка обножкиК Подготовка обножкиФотос ье»ма моделимакетаФотос ье»ма моделимакетаПредварительная редколлегияпланов с учетомПредварительная редколлегияпланов с учетомтекстовПобеотовхе редеммиоипых ибемемтекстовПобеотовхе редеммиоипых ибемемфотомоделифотомодели1:1:HeaMO«(4t4pieipoe(4l'i|XH*op<>e|$aS|.l e*WHep3S|HeaMO«(4t4pieipoe(4l'i|XH*op<>e|$aS|.l e*WHep3S|йене- ■•***( ** wwuoh xs ix m орон ms kйене- ■•***( ** wwuoh xs ix m орон ms kno «DMiponyf ХЧ|;Жу*ое| . 4реадНа*ЬЖ**»е42»и)no «DMiponyf ХЧ|;Жу*ое| . 4реадНа*ЬЖ**»е42»и)PWm« la^PWm« la^aтaтПодготовка аняео t материалов номераОбложка готОбребожхе *е*е*.х * <**aici*#»*#jВычиткаоНомерПодготовка аняео t материалов номераОбложка готОбребожхе *е*е*.х * <**aici*#»*#jВычиткаоНомер

•а

•а

X

X

Л

Л

’«M6.

’«M6.

sa

sa

"»»

"»»

^^

^^

■MMBM Shew •

■MMBM Shew •

«4МЧкСадо(мм{ХЧ1

1ое|2*Ч|Ле1роНМЧ|;Сад11рое|?«Х|;Геерое(1>Н|

»еиое(4»*|/1е|рое(1Г\|.<адоро*|?УХуе*е1Не<«еЧ|;Уоерое|е)%| «MwoeiWXLneipeNllSfcCnnopoHMSI

«4МЧкСадо(мм{ХЧ1

1ое|2*Ч|Ле1роНМЧ|;Сад11рое|?«Х|;Геерое(1>Н|

»еиое(4»*|/1е|рое(1Г\|.<адоро*|?УХуе*е1Не<«еЧ|;Уоерое|е)%| «MwoeiWXLneipeNllSfcCnnopoHMSI

к

к

Подготовка текстов завереена > Версгка журнала

Подготовка текстов завереена > Версгка журнала

Рис. 3.18. Пример форматирования групп записей в таблице: критическиезадачивыделены курсивом

Рис. 3.18. Пример форматирования групп записей в таблице: критическиезадачивыделены курсивом

. Щ t# t« e— he г>м 1ма Ьжи <»M»» вгл» »• □ soy an? x^e^- <-»«»Q.e

. Щ t# t« e— he г>м 1ма Ьжи <»M»» вгл» »• □ soy an? x^e^- <-»«»Q.e

78»,®

78»,®

орот актор

орот актор

н

н

Редколлегия

Редколлегия

т

т

Утверждение

Статьи в работе у

Статьи поступили в

Утверждение

Статьи в работе у

Статьи поступили в

План номера

План номера

К Подготовка обножки

К Подготовка обножки

Фотос ье»ма модели

макета

Фотос ье»ма модели

макета

Предварительная редколлегия

планов с учетом

Предварительная редколлегия

планов с учетом

текстов

Побеотовхе редеммиоипых ибемем

текстов

Побеотовхе редеммиоипых ибемем

фотомодели

фотомодели

1

:

1

:

HeaMO«(4t4pieipoe(4l'i|XH*op<>e|$aS|.l e*WHep3S|

HeaMO«(4t4pieipoe(4l'i|XH*op<>e|$aS|.l e*WHep3S|

йене- ■•***( ** wwuoh xs ix m орон ms k

йене- ■•***( ** wwuoh xs ix m орон ms k

no «DMiponyf ХЧ|;Жу*ое| . 4реадНа*ЬЖ**»е42»и)

no «DMiponyf ХЧ|;Жу*ое| . 4реадНа*ЬЖ**»е42»и)

PWm« la^

PWm« la^

a

т

a

т

Подготовка аняео t материалов номера

Обложка гот

Обребожхе *е*е*.х * <**aici*#»*#j

Вычитка

о

Номер

Подготовка аняео t материалов номера

Обложка гот

Обребожхе *е*е*.х * <**aici*#»*#j

Вычитка

о

Номер

Возможность форматирования стилей текста полезна, когда нужно выделить в таблице группу строк на основании типа размещенных в них данных. Это пригодится при формировании разнообразных распечаток и при работе с представлениями, не содержащими диаграмм.

В некоторых случаях для вычленения нужной информации из множества строк в таблице более удобны другие средства, имеющиеся в MS Project: сортировка, фильтрация и группировка данных. О них пойдет речь в следующем уроке.

Что нового вы узнали?

О Что такое таблица.

О Как хранятся и отображаются данные в MS Project (что такое «внутренняя» и «внешняя» таблица).

О Какие стандартные таблицы входят в состав MS Project.

О Как работать со структурой таблицы (добавлять, удалять и форматировать столбцы) и изменять ее свойства.

О Как создавать таблицы на основе существующих таблиц и «с нуля».

О Как просматривать, редактировать, форматировать и удалять данные в таблицах.

О Как форматировать отдельные строки и "группы строк таблицы.

Сортировка, группировка

УРОК и фильтрация данныхв таблицах

Сортировка данных в таблице

Фильтрация данных для отображения в таблице

Быстрая фильтрация (режим

автофильтра)

О Структурная фильтрация

о Группировка данных в таблице

Совместное применение сортировки, фильтрации и группировки

для отбора данных

Несмотря на то что проектные данные распределены по представлениям, каждое представление может содержать слишком большой объем информации. Поэтому очень важно уметь отбирать из данных, отображаемых в представлениях, только нужные.

В этом уроке вы узнаете, как использовать сортировку данных для того, чтобы расположить строки в таблице в удобном порядке. Затем вы освоите средства фильтрации, позволяющие отбирать для отображения в таблице только нужные данные. При этом вы научитесь работать в режиме быстрой фильтрации (режим автофильтра), который в дальнейшем придется активно применять, и использовать структурную фильтрацию, позволяющую отображать в таблице задачи, расположенные на определенном уровне в плане проекта. Наконец, вы узнаете, как группировать данные в таблице и совмещать при отборе данных приемы их сортировки, фильтрации и группировки.

Сортировка

Сортировка позволяет изменять порядок записей в таблице по возрастанию или убыванию значений в одном или нескольких ее полях. Например, можно отсортировать задачи по трудозатратам и в отсортированной таблице увидеть, какие задачи требуют наименьших трудозатрат, а какие — наибольших.

Таблицы, отображаемые в представлениях, являются уменьшенными вариантами «внутренних» таблиц. Поэтому сортировать записи во «внешних» таблицах вы сможете по любому из столбцов «внутренней» таблицы, а не только по тем столбцам, которые включены в структуру «внешней» таблицы.

) ВНИМАНИЕПри сортировке изменяется порядок только видимых в таблице в момент сор-

тировкизаписей. Записи, неотображенные в результате фильтрации или находящиеся внутри свернутой суммарной задачи, не сортируются.

Чтобы применить сортировку, следует воспользоваться подменю Project ► Sort (Проект ► Сортировка). В этом подменю (рис. 4.1, файл l.mpp) содержится набор стандартных вариантов сортировки для текущего типа таблицы.

Если в таблице отображается информация о задачах, то в меню будут представлены следующие варианты сортировки: by Start Date (по дате начала), by Finish Date (по дате окончания), by Priority (по приоритету), by Cost (по затратам) и by ID (по идентификатору). Если же в таблице содержатся данные о ресурсах, то в меню будут представлены варианты сортировки by Cost (по затратам), by Name (по названию) и by ID (по идентификатору).

Последний пункт в списке, Sort by (Сортировать по), вызывает окно сортировки, в котором можно настроить параметры сортировки самостоятельно. Этот пункт присутствует в списке независимо от текущего типа таблицы.

Для быстрого вызова окна сортировки можно выделить любую из колонок таблицы, затем щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в раскрывшемся контекстном меню выбрать команду Sortby(Сортироватьпо).

Project I (oliborete window yet)

byDatebyDate

byDate

byDate

by Finish Dateby Finish Dateby Priorityby PrioritybybyIIby IDby IDFilteredAll

by Finish Date

by Finish Date

by Priority

by Priority

by

by

I

I

by ID

by ID

by: No Group

Outline

WBS

TaskShift+F2

Task Footes...

Project

Рис. 4.1. Меню сортировки данных в MS Project

Диалоговое окно сортировки (рис. 4.2, файл позволяет выбрать до трех полей, по которым будет осуществляться сортировка записей таблицы. Сортировка выполняется сначала по первому полю, потом по второму и затем — по третьему (счет идет сверху вниз). При этом для каждого выбранного поля можно указать порядок сортировки — по возрастанию (переключатель Ascending (По когда в начале таблицы отображаются записи с наименьшими значениями в этом поле, или по убыванию (переключатель Descending (По когда в начале таблицы отображаются записи с наибольшими значениями. В соответствии с параметрами, выбранными на рис. 4.2, данные в таблице будут отсортированы сначала в порядке убывания значений в столбце трудозатрат (Work), затем в порядке возрастания значений в столбце приоритета (Priority) и затем по возрастанию в столбце затрат (Cost).

Рис. 4.2. Окно сортировки MS ProjectРис. 4.2. Окно сортировки MS Project

Рис. 4.2. Окно сортировки MS Project

Рис. 4.2. Окно сортировки MS Project

Флажки, расположенные внизу диалогового окна сортировки, определяют дополнительные параметры сортировки. Установленный флажок renumber tasks (Перенумеровать задачи) при сортировке меняет идентификаторы задач (ID) в соответствии с их новым расположением в таблице соответствует первой записи, 2 — второй и т. д.). Если диалоговое окно сортировки будет открыто из таблицы с информацией о ресурсах, то этот флажок будет называться Permanently renumber resources (Перенумеровать ресурсы).

Флажок Keep outline structure (Сохранить структуру) определяет, будут ли сортироваться все задачи проекта вместе, или же будут сортироваться суммарные задачи и внутри них отдельные. Второй вариант сортировки обеспечивается установкой этого флажка. При вызове диалогового окна сортировки из таблицы с информацией о ресурсах этот флажок будет называться Sort resources by project (Сортировать ресурсы по проекту) и определять, будут ли ресурсы сортироваться вместе или только внутри проектов, в которых они

После нажатия кнопки Sort (Сортировать) данные в таблице сортируются в соответствии с заданными параметрами. Для восстановления исходного порядка строк в таблице нужно выбрать команду меню Project Sort by ID (Проект Сортировка по идентификатору), поскольку значение в столбце с идентификатором соответствует порядковому номеру строки. Правда, сортировка по идентификатору вернет задачи в исходное представление только в том случае, если ранее при сортировке не был установлен флажок Permanently renumber tasks (Перенумеровать задачи), поскольку в противном случае строки перенумеровываются в порядке, соответствующем их положению после сортировки.

Фильтрация

При работе с проектными планами, содержащими большое число задач и ресурсов, часто требуется отображать в таблицах не все доступные данные, а только некоторую их часть. Для отбора строк, отображаемых в таблицах, служат средства фильтрации: структурная фильтрация, автофильтр и фильтры.

Структурная фильтрация

Проектный план имеет структуру, или уровни вложенности. Есть задачи, находящиеся на верхнем уровне проекта, а также задачи, расположенные «внутри» фаз, их подфаз и т. д.

Фильтрация на основе расположения задач в структуре плана проекта — самый простой способ сократить число отображаемых строк в таблицах. Для ее осуществления необходимо указать, задачи с каким максимальным уровнем вложенности вы хотите видеть в плане.

Структурная фильтрация осуществляется с помощью команды меню Project Outline Show (Проект Структура Показать), При этом открывается список уровней вложенности задач (Outline Level— от 1 до 9 (рис. 4.3, файл

В таблице рядом с элементами, содержащими элементы нижнего уровня, расположены значки, позволяющие отображать и скрывать их. Подменю Project Outline (Проект Структура) содержит команду Hide Outline Symbols (Скрыть символы структуры), с помощью которой эти значки могут быть убраны. Для отображения этих значков можно воспользоваться этой же командой — она поменяет название на Show Outline Symbols (Показать символы структуры).

Этот флажок пригодится, если в проекте объединены несколько (см. урок 23) — тогда ресурсы в таблицах можно разделить на группы, соответствующие проектам, в которых они задействованы.

Выбрав первый уровень, вы увидите в таблице только задачи и фазы самого высокого уровня, выбрав второй — фазы и задачи верхнего уровня и их подзадачи. Выбор любого следующего уровня сохраняет видимыми задачи и фазы предыдущего уровня и отображает новые. Для отображения всех фаз и задач плана проекта служит команда меню (Все подзадачи).

firoject | SoUborete Window tf*firoject | SoUborete Window tf*SortSortFitered for: All TasksFitered for: All Tasks^5^5• • Sroup by: No Group• • Sroup by: No GroupQ Task Information... 5hift+F2 О Task dotes...Q Task Information... 5hift+F2 О Task dotes...flfl’ Project Information...’ Project Information...innanoinnanoляляpayiBiickcioepayiBiickcioeа редан; заданий зад;!а редан; заданий зад;!3 days: Wed 23.01.021 day! MonOdays! Mondays i Tue 29.01.02TueFri3,33 days! fue3 days: Wed 23.01.021 day! MonOdays! Mondays i Tue 29.01.02TueFri3,33 days! fueступит:ступит:Odays: Fri08.02.02:Odays!Odays: Fri08.02.02:Odays!г!Friг!Friоеа текст!оеа текст!II.Odays: Mon 18.03.02.Odays: Mon 18.03.02J TasksJ Tasks♦♦IndentIndent❖❖QutdentQutdentShow Sub^asksShow Sub^askstide Subtaskstide SubtasksOutline Level £Outline Level £Outline Level £Outline Level £Outline Level 2Outline Level 2Outline Level £Outline Level £Outline Level 2Outline Level 2, Ивемов{50%);Пефов|51%ЬСид, Ивемов{50%);Пефов|51%ЬСидИЧУГб :Иванов(3 ■фЬшЛ2 :ИЧУГб :Иванов(3 ■фЬшЛ2 :eh *02eh *02’ ■ ?i । No Group’ ■ ?i । No Group[5Hide Outline Symbols[5Hide Outline SymbolsOutline Level 1Outline Level 1Outline Level 2Outline Level 2Outline Level 3Outline Level 3

firoject | SoUborete Window tf*

firoject | SoUborete Window tf*

Sort

Sort

Fitered for: All Tasks

Fitered for: All Tasks

^5

^5

• • Sroup by: No Group

• • Sroup by: No Group

Q Task Information... 5hift+F2 О Task dotes...

Q Task Information... 5hift+F2 О Task dotes...

fl

fl

’ Project Information...

’ Project Information...

innano

innano

ля

ля

payiBiickcioe

payiBiickcioe

а редан; заданий зад;

!

а редан; заданий зад;

!

3 days: Wed 23.01.02

1 day! Mon

Odays! Mon

days i Tue 29.01.02

Tue

Fri

3,33 days! fue

3 days: Wed 23.01.02

1 day! Mon

Odays! Mon

days i Tue 29.01.02

Tue

Fri

3,33 days! fue

ступит:

ступит:

Odays: Fri08.02.02:

Odays!

Odays: Fri08.02.02:

Odays!

г!Fri

г!Fri

ое

а текст!

ое

а текст!

I

I

.Odays: Mon 18.03.02

.Odays: Mon 18.03.02

J Tasks

J Tasks

♦

♦

Indent

Indent

❖

❖

Qutdent

Qutdent

Show Sub^asks

Show Sub^asks

tide Subtasks

tide Subtasks

Outline Level £

Outline Level £

Outline Level £

Outline Level £

Outline Level 2

Outline Level 2

Outline Level £

Outline Level £

Outline Level 2

Outline Level 2

, Ивемов{50%);Пефов|51%ЬСид

, Ивемов{50%);Пефов|51%ЬСид

ИЧУГб :Иванов(3 ■

фЬшЛ2 :

ИЧУГб :Иванов(3 ■

фЬшЛ2 :

eh *02

eh *02

’ ■ ?i । No Group

’ ■ ?i । No Group

[5Hide Outline Symbols

[5Hide Outline Symbols

Outline Level 1

Outline Level 1

Outline Level 2

Outline Level 2

Outline Level 3

Outline Level 3

Рис. 4.З. Меню для структурной фильтрации списка задач проекта

Для быстрого обращения к меню вложенности задач можно использовать кнопку Show (Показать) на панели инструментов (Форматирование). Нажатие на нее (рис. 4.4, файл сразу отображает это меню.

Рис. 4.4. Обращение к меню структурной фильтрации с помощью панели инструментов Formatting (Форматирование)Рис. 4.4. Обращение к меню структурной фильтрации с помощью панели инструментов Formatting (Форматирование)

Рис. 4.4. Обращение к меню структурной фильтрации с помощью панели инструментов Formatting (Форматирование)

Рис. 4.4. Обращение к меню структурной фильтрации с помощью панели инструментов Formatting (Форматирование)

Для того чтобы лучше представить, как MS Project определяет уровни задач, можно вставить в таблицу столбец Outline Level(Уровень структуры). Число, которое будет отображаться в этом столбце напротив каждой задачи и фазы (рис. 4.5, файл и будет номером ее уровня, на основании которого осуществляется сортировка.

Автофильтр

Автофильтр — это широко применяемая в продуктах Microsoft методика фильтрации данных в таблицах. После включения режима автофильтра в заголовке каждой из колонок появляются кнопки, с помощью которых осуществляется фильтрация строк в таблице. Нажатием кнопки вызывается раскрывающееся меню, позволяющее определить значение или список значений, которые должна содержать колонка. После выбора такого значения в таблице отображаются только те строки, в которых колонка содержит определенное значение.

Включение автофильтра осуществляется с помощью кнопки AutoFilter (Автофильтр) на панели инструментов Formatting (Форматирование) или с помощью команды меню Project Filtered for AutoFilter (Проект Фильтр Автофильтр). Сразу после выбора команды меню или нажатия кнопки панели инструментов в заголовках столбцов отображаются кнопки для фильтрации (см. рис. 4.5, файл l.mpp).

Рис. 4.5. После включения автофильтра в заголовках столбцов таблицы появились кнопки для фильтрации

Для выбора значений, которые должна содержать колонка, нужно щелкнуть на кнопке в ее заголовке, после чего откроется список для определения критерия фильтрации (рис. 4.6, файл l.mpp).

Рис. 4.6. После щелчка на кнопке в заголовке колонки отображается список критериев фильтрации

ПРИМЕЧАНИЕПРИМЕЧАНИЕРаскрывающийся список критериев фильтрации имеет определенную структуру: первая строка всегда содержит вариант (All) — (Все), во второй строке предлагается (Custom) — (Условие), а последующие строки списка содержат значения, встречающиеся в столбце.

ПРИМЕЧАНИЕ

ПРИМЕЧАНИЕ

Раскрывающийся список автофильтра может содержать дополнительные строки в случае, если он применяется в колонке, содержащей даты. Тогда между строкой (Custom) — (Условие) и строками со значениями дат вставляются дополнительные предопределенные параметры фильтрации.

Например, задачи в плане работ в проекте l.mpp имеют только три уровня вложенности. Поэтому в столбце Outline Level (Уровень структуры), к которому на рис. 4.6 применяется автофильтр, содержатся значения от 1 до 4.

После выбора нужного пункта в списке (например, выберем 2) осуществляется фильтрация и содержимое таблицы обновляется. При этом заголовок колонки, значения которой являются критерием фильтрации, выделяется синим цветом (рис. 4.7, файл 2.mpp).

11 days ■ Thu 18.<34,33 days Tub 29.44.94 days Tub 21. j17,9 days: Mon 25 J11 days ■ Thu 18.<34,33 days Tub 29.44.94 days Tub 21. j17,9 days: Mon 25 JIM)^IM)^д'еёеу^д'еёеу^•Щ O W И» 1м» ^FMi l«e e^w c*b»«e. i>v» a*' П «'q 14 SB У ' * № B<7 т*• т т«nii1 (*'1,* - g-o* • ami1 » • *S"^••Щ O W И» 1м» ^FMi l«e e^w c*b»«e. i>v» a*' П «'q 14 SB У ' * № B<7 т*• т т«nii1 (*'1,* - g-o* • ami1 » • *S"^•3 Планирование номере3 Планирование номере22 .22 .9 Подготовка текстов9 Верстка журнала9 Подготовка текстов9 Верстка журналаЯ Предпечатная подготовкаЯ Предпечатная подготовкаМи.-»ошоп Piuti'Lt 2 шррМи.-»ошоп Piuti'Lt 2 шррРис. 4.7. Таблица отфильтрована по столбцу Outline Level (Уровень структуры), критерием фильтрацииявляетсязначение 2Рис. 4.7. Таблица отфильтрована по столбцу Outline Level (Уровень структуры), критерием фильтрацииявляетсязначение 2

11 days ■ Thu 18.<

34,33 days Tub 29.

44.94 days Tub 21. j

17,9 days: Mon 25 J

11 days ■ Thu 18.<

34,33 days Tub 29.

44.94 days Tub 21. j

17,9 days: Mon 25 J

IM)^

IM)^

д'еёеу^

д'еёеу^

•Щ O W И» 1м» ^FMi l«e e^w c*b»«e. i>v» a*

' П «'q 14 SB У ' * № B<7 т*• т т«nii1 (*'1

,* - g-o* • ami1 » • *S"^•

•Щ O W И» 1м» ^FMi l«e e^w c*b»«e. i>v» a*

' П «'q 14 SB У ' * № B<7 т*• т т«nii1 (*'1

,* - g-o* • ami1 » • *S"^•

3 Планирование номере

3 Планирование номере

2

2 .

2

2 .

9 Подготовка текстов

9 Верстка журнала

9 Подготовка текстов

9 Верстка журнала

Я Предпечатная подготовка

Я Предпечатная подготовка

Ми.-»ошоп Piuti'Lt 2 шрр

Ми.-»ошоп Piuti'Lt 2 шрр

Рис. 4.7. Таблица отфильтрована по столбцу Outline Level (Уровень структуры), критерием фильтрацииявляетсязначение 2

Рис. 4.7. Таблица отфильтрована по столбцу Outline Level (Уровень структуры), критерием фильтрацииявляетсязначение 2

Во многих случаях в качестве критерия должно служить не одно значение, а несколько, или же определенное условие на значение, например «не более 3», «меньше или равно 3» и т. д. Для ввода таких расширенных критериев фильтрации служит диалоговое окно настройки автофильтра, вызываемое с помощью пункта (Custom) — (Условие) в раскрывающемся списке автофильтра (рис. 4.8, файл 2.трр).

Рис. 4.8. Диалоговое окно настройки автофильтраРис. 4.8. Диалоговое окно настройки автофильтра

Рис. 4.8. Диалоговое окно настройки автофильтра

Рис. 4.8. Диалоговое окно настройки автофильтра

В названии единственного раздела этого диалогового окна указано название столбца, по значениям которого осуществляется фильтрация. В нашем случае это поле Outline Level (Уровень структуры). При загрузке в диалоговом окне отображается текущий критерий автофильтра. Критерий состоит из условия (например, «равно»), отображаемого в левом раскрывающемся списке, и значения (например, 2), причем набор условий, предлагаемых для отбора строк, зависит от типа поля (табл. 4.1).

Таблица 4.1. Виды условий, которые можно использовать для фильтрации

Название

Перевод

Тип поля

Текст

Число

Equals

равно

+

+

does not equal

неравно

+

+

is greater than

больше

+

+

is greater than or equal to

больше или равно

+

+

is less than

меньше

+

+

is less than or equal to

меньше или равно

+

+

is within

в пределах

+

+

is not within

вне

+

+

Contains

содержит

+

does not contain

не содержит

+

contains exactly

содержит точно

+

В диалоговом окне можно указать два условия и определить, должны ли они оба выполняться при фильтрации или достаточно любого из них. Для того чтобы обязательным являлось выполнение обоих условий, нужно выбрать переключатель And (И), а требование выполнения хотя бы одного условия устанавливается переключателем Or (Или).

СОВЕТВ качестве значения условия автофильтра можно задавать не только число,

но и значения в других столбцах. Например, если вы хотите отобрать те строки, где фактическая стоимость больше запланированной, то в диалоговом окне настройки автофильтра для поля Actual Cost (Фактические затраты)

нужноуказать условие «больше», а в качестве значения в квадратных скобках название поля Cost (Затраты): [Cost] ([Затраты]).

Например, отберем те строки, у которых значение в столбце Outline Level (Уровень структуры) больше или равно 3. Для этого в поле условия выберем соответствую-

щее условие проверки и в поле значения выберем значение 3, оставшееся от предыдущего условия фильтрации. Для проведения фильтрации нажмем кнопку ОК. Таблица (рис. 4.9, файл З.трр) стала содержать больше строк, чем ранее (см. рис. 4.7, файл поскольку нынешнее условие более мягкое, чем предыдущее (при предыдущем условии отбирались строки с Level, равным 2, а при нынешнем будут отбираться строки с Outline Level, равным 3_и менее).

Рис. 4.9. После проведения сортировки с более мягкими условиями в таблице отображается больше строк

Часто требуется отфильтровать таблицу не по одному столбцу, а по нескольким. В таких случаях нужно сначала отфильтровать таблицу по одному столбцу, указав соответствующий критерий, а затем — по другому. Например, можно выбрать из уже отфильтрованного по столбцу Outline Level (Уровень структуры) списка задач те, у которых длительность меньше одной недели. Для этого щелкнем на значке автофильтра в заголовке поля Duration (Длительность) и в раскрывшемся меню выберем пункт <= 1 week (<= 1 недели). Теперь заголовки уже двух колонок выделены синим, а число записей в строке уменьшилось (рис. 4.10, файл

Для отмены фильтрации по одному из столбцов нужно войти в меню автофильтра, щелкнув на заголовке столбца, и выбрать в нем пункт — (Все). Для отмены фильтрации по нескольким столбцам сразу нужно выключить автофильтр. Выключение происходит тем же способом, что и включение.

Рис. 4.10. После фильтрации по второму столбцу число отображенных в таблице записей уменьшилось

Фильтры

Применение автофильтра ограничивается тем, что его можно использовать только для фильтрации таблиц на основании данных в столбцах, причем не более чем по двум условиям. Фильтры же лишены этих ограничений и могут использоваться для полноценного отбора данных.

Фильтр — это сохраненный набор условий и значений фильтрации, согласно которому происходит отбор информации для отображения в представлении MS Project. Фильтры содержат условия на значения в столбцах, и поэтому (так же, как и таблицы) делятся на два типа: относящиеся к ресурсам и задачам. Соответственно, применить фильтр можно только к таблице одного типа с ним. MS Project содержит набор предопределенных фильтров, которые позволяют быстро отбирать из таблиц наиболее необходимые данные. Список этих фильтров с описанием каждого из них можно просмотреть с помощью ссылки Доступные фильтры на странице Полезные страницы справки MS Project 2002 в индексном файле.

Работа с фильтрами осуществляется через подменю Project Filtered for: (Проект Фильтр). В пунктеfor: (Фильтр) (рис. 4.11, файлуказано название

выбранного в данный момент фильтра, а при наведении на него курсора открывается подменю со списком фильтров, которые можно использовать для текущей

таблицы. В подменю отображается неполный список фильтров. Полный список фильтров можно получить, щелкнув на пункте More Filters (Другие фильтры).

we-: эззл^г :ГЬввее,Иееновро%we-: эззл^г :ГЬввее,Иееновро%Рис. 4.11. Работа с фильтрами осуществляется через подменю Project Filtered for: (Проект Фильтр)Рис. 4.11. Работа с фильтрами осуществляется через подменю Project Filtered for: (Проект Фильтр)

we-: эззл^г :ГЬввее,Иееновро%

we-: эззл^г :ГЬввее,Иееновро%

Рис. 4.11. Работа с фильтрами осуществляется через подменю Project Filtered for: (Проект Фильтр)

Рис. 4.11. Работа с фильтрами осуществляется через подменю Project Filtered for: (Проект Фильтр)

Помимо меню для быстрого доступа к полному списку фильтров можно воспользоваться панелью форматирования (рис. 4.12, файлКак вы можете

заметить, первым пунктом в списке (и на панели, и в меню) идет фильтр All (Все задачи), при использовании которого отображаются все записи таблицы. Этот фильтр включен по умолчанию.

Microsoft-Microsoft-• 8• 8' Подготовка плана номера' Подготовка плана номераВномера журнала кВномера журнала кПланирование номераПланирование номераСбор предложений отСбор предложений отПредварительная редколлегияПредварительная редколлегияДоработка планов с учетом замечанийДоработка планов с учетом замечанийiM TasksliM TaskslПодготовка плана номераПодготовка плана номераЩ 9» Е<к Й»" Insert Fernet lock Project ^oflaborete aWow tjetp i d g#:h у а в у , x qe> e <* i 1 <*■ # <* □ v eЩ 9» Е<к Й»" Insert Fernet lock Project ^oflaborete aWow tjetp i d g#:h у а в у , x qe> e <* i 1 <*■ # <* □ v eAt TasksCompleted TasksConfirmedCost GreaterAt TasksCompleted TasksConfirmedCost GreaterCost OverbudgetCreatedкиенееCost OverbudgetCreatedкиенееDateIn Progress TasksIncomplete TasksLate/Overbudget Tasks AssignedLinked FieldsDateIn Progress TasksIncomplete TasksLate/Overbudget Tasks AssignedLinked FieldsРис. 4.12. Панель форматирования позволяет получить быстрый доступ к фильтрамРис. 4.12. Панель форматирования позволяет получить быстрый доступ к фильтрам4 18 |4 18 |No GroupNo Group<<S^58*84<<<*-<v.xvzav:v;<-"'xv-- »»w<<S^58*84<<<*-<v.xvzav:v;<-"'xv-- »»w*1*1

Microsoft-

Microsoft-

• 8

• 8

' Подготовка плана номера

' Подготовка плана номера

Вномера журнала к

Вномера журнала к

Планирование номера

Планирование номера

Сбор предложений от

Сбор предложений от

Предварительная редколлегия

Предварительная редколлегия

Доработка планов с учетом замечаний

Доработка планов с учетом замечаний

iM Tasksl

iM Tasksl

Подготовка плана номера

Подготовка плана номера

Щ 9» Е<к Й»" Insert Fernet lock Project ^oflaborete aWow tjetp i d g#:h у а в у , x qe> e <* i 1 <*■ # <* □ v e

Щ 9» Е<к Й»" Insert Fernet lock Project ^oflaborete aWow tjetp i d g#:h у а в у , x qe> e <* i 1 <*■ # <* □ v e

At Tasks

Completed Tasks

Confirmed

Cost Greater

At Tasks

Completed Tasks

Confirmed

Cost Greater

Cost Overbudget

Created

киенее

Cost Overbudget

Created

киенее

Date

In Progress Tasks

Incomplete Tasks

Late/Overbudget Tasks Assigned

Linked Fields

Date

In Progress Tasks

Incomplete Tasks

Late/Overbudget Tasks Assigned

Linked Fields

Рис. 4.12. Панель форматирования позволяет получить быстрый доступ к фильтрам

Рис. 4.12. Панель форматирования позволяет получить быстрый доступ к фильтрам

4 1

8 |

4 1

8 |

No Group

No Group

<<S^58*84<<<*-<v.xvzav:v;<-"'xv-- »»w

<<S^58*84<<<*-<v.xvzav:v;<-"'xv-- »»w

*1

*1

При выборе любого другого фильтра данные в таблице отбираются в соответствии с условиями фильтрации. Например, если включить фильтр, отбирающий

При открытой таблице с информацией о ресурсах фильтр будет называться All Resources (Все ресурсы).

только критические задачи (пункт Critical (Критические задачи)), то число строк в таблице сразу уменьшится (рис. 4.13, файл

Рис. 4.13. После включения фильтра, отбирающего критические задачи (этот фильтр выбран на панели форматирования), число строк, отображаемых в таблице, заметно уменьшилось

Фильтрация может выполняться и в другом режиме, когда строки таблицы, удовлетворяющие критериям, выделяются цветом, а остальные продолжают отображаться. Для того чтобы выделить цветом соответствующие условиям фильтра строки, нужно выбрать команду меню Project for More Filters (Проект Фильтр Другие фильтры), а затем в открывшемся диалоговом окне со списком всех фильтров (рис. 4.14) выбрать нужный фильтр и нажать кнопку Highlight (Выделить). Переключатели вверху диалогового окна позволяют переключаться между списками фильтров разных типов.

Выбранный в списке фильтр можно отредактировать, а также скопировать и создать на его основе новый фильтр, нажав соответствующую кнопку диалогового окна. Нельзя изменить лишь три фильтра: All Tasks/All Resources (Все задачи/Все ресурсы) и Using Resource (Использование ресурса).

Создание фильтра

Для создания собственного фильтра следует в диалоговом окне More Filters (Другие фильтры) (см. рис. 4.14) выбрать тип фильтра и нажать кнопку New (Создать).

После этого откроется диалоговое окно определения свойств фильтра (рис. 4.15, файл 7.mpp).

Рис. 4.14. Диалоговое окно со списком всех фильтров напоминает аналогичное окно со списком таблиц

Рис. 4.15. Диалоговое окно редактирования свойств фильтра аналогично диалоговым окнам определения свойств таблиц и настройки автофильтра

Диалоговое окно содержит уже знакомые элементы. В поле Name (Имя) вводится название фильтра. Флажок Show in menu (Показывать в меню) определяет, будет ли название фильтра включено в список, отображаемый в подменю Project ► Filtered for: (Проект ► Фильтр).

В центре диалогового окна находится раздел Filter (Фильтр), в котором определяется критерий отбора данных. Поскольку критерий может состоять из нескольких условий, для их ввода предназначена таблица, состоящая из нескольких столбцов. Каждая строка таблицы соответствует условию.

Первый столбец, And/Or (И/Или), определяет связь условий внутри критерия: должны ли строки, отбираемые фильтром, соответствовать всем условиям (И) или же достаточно соответствия только некоторым (Или). При наличии в таблице единственного условия заполнять это поле не нужно.

9 J ВНИМАНИЕ9 J ВНИМАНИЕГруппы условий, объединенных с помощью логических операторов, можно объединять логическими операторами с другими группами или условиями, то есть как бы заключать в скобки. Например, на рис. 4.15 первые два условия объединены оператором Or (Или) друг с другом и оператором And (И) с третьим условием. Чтобы создать условие, объединяющее группу, нужно создать новую строку и поместить на нее только условие.

9 J ВНИМАНИЕ

9 J ВНИМАНИЕ

Во втором столбце, Field Name (Имя поля), определяется, на основании какого поля будет осуществляться фильтрация. Название поля выбирается из списка, в котором представлены все названия полей из «внутренней» таблицы соответствующего типа.

Третий столбец, Test (Проверка), содержит логическое условие, например «равно». Условие выбирается из списка, причем этот список может содержать разный набор условий в зависимости от типа данных в поле Field Name (Имя поля) (см. табл. 4.1).

И последний столбец, Value(s) (Значения), определяет, с каким значением при проверке условия сравниваются данные из столбца Field Name (Имя поля). В качестве значений могут выступать как произвольные величины, вводимые вручную, так и значения других столбцов таблицы. Например, на рис. 4.15 первое условие фильтра требует, чтобы отбирались задачи, стоимость работ по которым составляет более $1000. А на рис. 4.16 (файл б.трр) фильтр для отбора задач, стоимость которых превысила бюджет, отсеивает их, сравнивая реальный объем работ с изначально запланированным.

СОВЕТСОВЕТВ MS Project есть возможность создавать фильтры, запрашивающие значение для сравнения при каждом запуске (например, минимальную стоимость ра- ботпозадаче).Длятогочтобысоздатьтакойинтерактивныйфильтр,нужнов поле Value(s)(Значения)указатьвкавычкахтекст, которыйфильтрбудетвы- водить в качестве вопроса, и знак вопроса, например так: «Минимальная стоимостьзадачи:»?.

СОВЕТ

СОВЕТ

Примером такого фильтра является стандартный фильтр Data Range (Диапазон дат). На его примере видно, что запросы значений можно создать для каждого из условий фильтра. Если перечислить такие условия через точку с запятой, то фильтр отобразит поочередно несколько запросов, в зависимости от того, сколькоусловий будет перечислено. Например, можнозадатьусло- вие проверки is within (внутри) и затем в поле значения ввести текст: «Минимум:»?; «Максимум:»?. В этом случае программа отобразит запрос на ввод минимального и максимального значений для фильтрации.

Кнопки, расположенные над таблицей условий, используются для выполнения операций над ее строками. Кнопки Cut Row (Вырезать строку) и Copy Row (Копировать строку) позволяют поместить строку в буфер обмена (в первом случае — с удалением из таблицы). Вставить скопированную или вырезанную строку можно с помощью кнопки Paste Row (Вставить строку).

Чтобы вставить строку в таблице между существующими строками, нужно установить курсор на ту строку, над которой необходимо вставить новую, и нажать

кнопку Insert Row (Добавить строку). Удаление строк осуществляется с помощью кнопки Delete Row (Удалить строку), причем перед удалением предупреждение не будет отображаться.

Рис. 4.16. Фильтр, выбирающий задачи с превышением бюджета, сравнивает реальный объем работ по задачам с изначально запланированным

Флажок Show related summary rows (Показывать связанные суммарные строки) определяет, будут ли при фильтрации отображаться только задачи, соответствующие условиям (в таком случае не прослеживается структура плана проекта), или же вместе с задачами будут отображаться и названия фаз, в которые эти задачи включены.

Пример создания собственного фильтра

Предположим, что нам нужно создать фильтр, отбирающий задачи стоимостью больше $1000 или длительностью не менее недели. В созданный фильтр (назовем его Фильтр 1) поместим два условия: Cost is greater than $1000 (Стоимость больше $1000) и Duration is greater than or equal to lw (Длительность больше или равна 1н.). Второе условие должно быть связано с первым с помощью оператора Or (Или). Установим флажки Show related summary rows (Показать относящиеся к задачам фазы) и Show in menu (Показывать в меню). Настройки этого фильтра представлены на рис. 4.16 (файл б.трр). Теперь применим фильтр, выбрав его в меню Project ► Filtered for: (Проект ► Фильтр), и взглянем на таблицу (рис. 4.17, файл б.трр).

Как мы видим, задачи в таблице отображаются внутри структуры плана проекта. Не во всех случаях это удобно, поэтому отредактируем наш фильтр так, чтобы он не отображал названия фаз в результате фильтрации.

Выберем команду меню Project ► Filtered for ► More Filters (Проект ► Фильтр ► Другие фильтры), где уже выделен курсором Фильтр 1, и нажмем кнопку Edit (Изменить). В открывшемся диалоговом окне сбросим флажок Show related summary rows (Показывать связанные суммарные строки) и нажмем ОК. Теперь в диалоговом окне со списком фильтров, в которое мы автоматически вернулись, нажмем кнопку

Apply (Применить). Однако результат действия модифицированного фильтра остался тем же.

Рис. 4.17. После применения созданного нами Фильтра 1 в таблице отображаются только задачи длительностью более недели и стоимостью более $1000

Проблема в том, что в MS Project фазы считаются видом задач (суммарной задачей). Следовательно, фазы, содержащие задачи, отвечающие условиям фильтрации, в нашем случае тоже удовлетворяют условиям фильтрации (так как стоимость или длительность фазы всегда больше или равна цене или длительности задачи).

Для того чтобы устранить фазы из результатов фильтрации, нужно добавить в фильтр дополнительное условие. Это условие будет использовать поле Summary (Суммарная задача), которое у фаз имеет значение Yes (Да), а у задач — No (Нет).

В диалоговом окне определения свойств Фильтра 1 добавим условие Summary equals No (Суммарная задача равна Нет). Поскольку это условие должно выполняться одновременно с первым и вторым условием, а они соединены оператором Or (Или), то для связи нового условия с предыдущими стоит воспользоваться групповой связью условий.

Групповая связь условий — это возможность соединить с помощью логической связи (И или Или) не одно условие с другим, а группу условий с другой группой. Группа условий — это несколько условий, объединенных различными типами связи.

Для реализации такой связи в строке, следующей после группы условий, вставляется только оператор логической связи, а в строке, следующей за этой, продолжается размещение условий. В таком случае фильтр осуществляет сортировку сначала по одной группе условий, а затем по другой (если того требует связь между группами).

Для того чтобы связать наше новое условие с группой из двух предыдущих условий, вставим между ним и вторым условием из группы строку и в ней в поле And/Or (И/Или) выберем подходящее нам условие (И). Такой фильтр настроен на рис. 4.15, а результаты его действия видны на рис. 4.18 (файл

Рис. 4.18. Модифицированный Фильтр 1 отбирает толькоигнорируя фазы проекта

Создание фильтра на основе существующего

Фильтр, как и таблицу, можно создать на основе существующего фильтра. Для этого нужно выбрать команду меню Project Filtered for More(Проект

Фильтр Другие фильтры) и выделить в списке исходный фильтр, а затем нажать кнопку Сору (Копировать). Откроется диалоговое окно определения свойств фильтра, поля которого будут заполнены в соответствии со свойствами и критерием исходного фильтра (рис. 4.19, файлНазвание исходного фильтра

будет изменено на Copy of (Копия) <название исходного фильтра>.

Новый фильтр можно отредактировать с помощью уже известных приемов и со- хранить,нажавкнопкуОК.

Рис. 4.19. Копируем фильтр Completed Tasks (Выполненные задачи)Рис. 4.19. Копируем фильтр Completed Tasks (Выполненные задачи)

Рис. 4.19. Копируем фильтр Completed Tasks (Выполненные задачи)

Рис. 4.19. Копируем фильтр Completed Tasks (Выполненные задачи)

Создание фильтра на основе автофильтра

Часто условия автофильтра бывают настолько удачными, что хочется их сохранить в виде фильтра, для того чтобы постоянно использовать в дальнейшем. Для этого в диалоговом окне настройки автофильтра (см. рис. 4.8) нужно нажать кнопку Save (Сохранить). Это приведет к открытию диалогового окна определения свойств фильтра, поля которого будут заполнены в соответствии с критерием автофильтра. В качестве названия фильтра будет предложено 1 (Фильтр 1).

Группировка

Задачи при составлении плана проекта группируются внутри фаз, к которым они относятся, ресурсы же не сгруппированы никак и представлены просто в виде списка. Очень часто в процессе работы требуется сгруппировать задачи или ресурсы иным способом. Для этого и предназначены команды группировки.

Набор настроек параметров группировки называется группой. MS Project содержит набор предопределенных групп для задач и ресурсов (описание этих групп можно просмотреть с помощью ссылки Доступные группы на странице Полезные страницы справки MS Project 2002 в индексном файле). Кроме того, в программе существуют средства для настройки предопределенных групп и создания новых.

ПРИМЕЧАНИЕПРИМЕЧАНИЕРабота с командами группировки осуществляется через подменю Project Group by: (Проект Группировка). В нем (рис. 4.20, файл приводится список групп, доступных для открытой в представлении таблицы, и содержатся дополнительные команды для работы с полным списком групп MS Project.

ПРИМЕЧАНИЕ

ПРИМЕЧАНИЕ

Помимо меню список доступных групп расположен в раскрывающемся списке на панели инструментов Standard (Стандартная). В списке на панели приведены названия всех групп, а в меню — только те, в параметрах установлен соответствующий флажок.

SortSortfor: All Tasksfor: All TasksQijUneQijUneW6SW6S0 Task0 Task■ждем■ждемзаданиизаданииавторамавторамGroupGroupProject ifeBitowwProject ifeBitowwРис. 4.20. Меню для работы с командами группировкиРис. 4.20. Меню для работы с командами группировкис учетом замечаниис учетом замечании■ 'Д , No Group■ 'Д , No GroupTasksTasksNo GroupNo GroupjlSJjSLjlSJjSLComplete and Incomplete TasksComplete and Incomplete TasksConstraint TypeConstraint TypeCriticalCriticalDurationDurationthen Prioritythen PriorityMilestonesMilestonesPriorityPriorityPriority Keeping Outline StructurePriority Keeping Outline StructurePendingPending

Sort

Sort

for: All Tasks

for: All Tasks

QijUne

QijUne

W6S

W6S

0 Task

0 Task

■ждем

■ждем

задании

задании

авторам

авторам

Group

Group

Project ifeBitoww

Project ifeBitoww

Рис. 4.20. Меню для работы с командами группировки

Рис. 4.20. Меню для работы с командами группировки

с учетом замечании

с учетом замечании

■ 'Д , No Group

■ 'Д , No Group

Tasks

Tasks

No Group

No Group

jlSJjSL

jlSJjSL

Complete and Incomplete Tasks

Complete and Incomplete Tasks

Constraint Type

Constraint Type

Critical

Critical

Duration

Duration

then Priority

then Priority

Milestones

Milestones

Priority

Priority

Priority Keeping Outline Structure

Priority Keeping Outline Structure

Pending

Pending

Чтобы понять, как работают команды группировки, выберем одну из групп и посмотрим, что произойдет с данными в таблице. Например, выберем группу Critical (Критическиещелкнув на пункте в подменю Project Group by: (Проект

Группировка). Поскольку задачи могут быть либо критическими, либо нет, данные в таблице будут разделены только на две группы (рис. 4.21, файл

Как мы видим, алгоритм группировки работает довольно просто. Сначала отбираются все возможные значения в столбце, по которому осуществляется группировка. В нашем случае это столбец Critical (Критическая задача), содержащий одно из двух значений — Yes (Да) или No (Нет). Затем на основании того, какое значение строка имеет в этом столбце, она присоединяется к той или иной группе. Группы отделяются друг от друга строками, выделенными цветом, и в этих строках указывается значение выбранного столбца для данной группы, в нашем случае это Yes (Да) или No (Нет).

После включения группировки название выбранной группы отображается в подменю Project Group by: (Проект Группировка). Например, в нашем случае пункт Group by: (Группировка) примет вид Group by: Critical (Группировка: Критические задачи). Для отключения группировки в подменю Project Group by: (Проект Группировка) нужно выбрать пункт No Group (Нет группы).

Настройка параметров группировки

Группировать данные можно как с помощью предопределенных групп, так и «на лету», самостоятельно выбирая параметры группировки. Для этого существует диалоговое окно Customize Group By (Настройка группировки), вызываемое с помощью соответствующего пункта (см. рис. 4.20) в подменю Project Group by: (Проект Группировка). Это диалоговое окно (рис. 4.22, файл позволяет задать собственные параметры группировки (если в момент вызова диалогового окна был выбран пункт No Group (Нет либо отредактировать параметры группы, выбранной в момент его вызова.

Рис. 4.21. Все задачи проекта сгруппированы по признаку критичности: в верхнем разделе расположены задачи, лежащие вне критического пути, а в нижнем — составляющие его

Рис. 4.22. Диалоговое окно настройки параметров группировки

Основной элемент этого диалогового окна — таблица в верхней части, определяющая поля, по которым будет проводиться группировка. В столбце Field Name поля) указывается имя поля, по которому будет осуществляться группировка, а в столбце Order (Порядок) — как будут расположены группы: по возрастанию значений (Ascending) или по убыванию

Поле Field Type (Тип поля) заполняется автоматически и его значение несет информацию о том, к ресурсу (Resource) или задаче (Task) относится поле. Это сделано для того, чтобы различать поля с одинаковыми именами из разных «внутренних» таблиц.

В MS Project возможно осуществлять вложенную группировку, когда внутри одной группы может быть несколько других. В этом случае при задании полей группировки поля, расположенные в таблице выше, будут соответствовать группам верхнего уровня, содержащим группы, созданные на основе расположенных ниже в таблице полей.

Участвуют фазы проекта в группировке задач или нет, зависит от состояния флажка Show summary tasks (Показывать фазы). Поскольку в нашем случае фазы будут только мешать, не будем устанавливать этот флажок (по умолчанию он сброшен).

В некоторых представлениях, которые мы рассмотрим позднее, в таблице вместе с задачами отображаются назначения, то есть указываются назначенные на исполнение задачи сотрудники. В таких таблицах данные по умолчанию группируются по задачам, но можно группировать и по назначениям. Для этого нужно установить флажок Group assignments, not tasks (Группироватьа не задачи).

Например, сгруппируем данные в таблице по длительности. Для этого укажем в столбце Field Name (Имя поля) поле Duration (Длительность) и нажмем кнопку (рис. 4.23, файл

Как мы видим, таблица содержит очень много групп, поскольку у задач много различных длительностей. Поскольку при группировке был выбран порядок по возрастанию значений, первой идет группа с задачами наименьшей длительности (0 дней). Число групп можно сократить, если выбирать не все значения длительности, а только некоторые интервалы, например от 1 дня до 5, от 5 до 10 и т. д.

Для группировки с использованием интервалов вернемся в диалоговое окно настройки параметров группировки через подменю Project Group by: Customize Group By (Проект Группировка Настройка группировки). Поля диалогового окна будут заполнены в соответствии с текущими параметрами группировки (см. рис. 4.22). Нажмем кнопку Define Group Intervals (Определить интервалы группировки), после чего откроется диалоговое окно определения интервала группировки (рис. 4.24).

В первой строке диалогового окна указывается имя поля, для которого определяется интервал. Это сделано потому, что для разных групп (в том числе вложенных) может быть задан разный интервал.

С помощью раскрывающегося списка Group on (Группировать по) можно выбрать, будут ли использованы для группировки все значения из столбца группировки

или они будут объединены в интервалы. По умолчанию выбран пункт Each (Покаждомузначению), что соответствует группировке без интервалов. Для включения группировки с интервалами нужно выбрать в этом списке любой другой пункт.

Рис. 4.23. Задачи в таблице сгруппированы по длительностиРис. 4.23. Задачи в таблице сгруппированы по длительности:.щ:.щРис. 4.24. Диалоговое окно определения интервала группировкиРис. 4.24. Диалоговое окно определения интервала группировки

Рис. 4.23. Задачи в таблице сгруппированы по длительности

Рис. 4.23. Задачи в таблице сгруппированы по длительности

:.щ

:.щ

Рис. 4.24. Диалоговое окно определения интервала группировки

Рис. 4.24. Диалоговое окно определения интервала группировки

Другие пункты этого списка служат для выбора единицы измерения интервала. Поскольку длительность определяется временем, то единицами измерения могут служить минуты, часы, дни, недели и месяцы. Мы выберем в качестве единицы измерения дни.

^)пРИМЕЧАНИЕ В числовых полях выбор единицы измерения невозможен, и поэтому при настройке интервалов группировки для них раскрывающийся список Group on (Группировать по) будет состоять только из двух пунктов — Each Value (По каждому значению) и(По интервалу). В случаестекстом в качестве интервалов могут выступать начальныепоэтому этот список

будет содержать пункты Each(По каждому значению) и Prefix Characters

(Знакам префикса).

Счетчик Start at (Начиная с) определяет, с какого значения начинается отсчет интервалов. Поскольку задачи с длительностью в 0 дней являются вехами (Milestones), то их стоит собрать в отдельной группе. Соответственно, мы начнем отсчет интервалов с 1 дня.

В счетчике Group interval (Интервал группировки) указывается значение интервала. Укажем здесь 5, как мы и планировали. Нажмем кнопку ОК и, вернувшись в диалоговое окно определения параметров группировки, снова нажмем кнопку ОК. Теперь таблица сгруппирована по-новому (рис. 4.25, файл Верхнюю группу с задачами длительностью менее 1 дня на рис. 4.25 мы свернули, используя значок рядом с ее названием, чтобы она не отвлекала наше внимание от групп с более продолжительными задачами.

Теперь рассмотрим создание вложенных групп, например внутри групп задач с разными длительностями создадим группы задач с разными стоимостями.

Рис. 4.25. Теперь строки таблицы разбиты на 4 группы

Для этого вернемся в диалоговое окно настройки параметров группировки через подменю Project Group by: Customize Group By (Проект Группировка Настройка группировки). В таблицу с полями сортировки добавим поле Cost (Затраты) и сразу определим интервал для этих групп, например, в $100 (рис. 4.26, файл Обратите внимание, что для числового поля в списке Group on (Группировать по) не надо выбирать единицу измерения.

Рис. 4.26. Создаем поле Cost (Затраты) и определяем для него интервал

Группы должны быть выделены на экране цветом, причем цвет заголовка вложенной группы должен отличаться от цвета заголовка группы верхнего уровня. MS Project автоматически подбирает цвета при создании новой группы, и они отображаются при выделении столбца группировки в таблице. Когда курсор стоит на соответствующей строке, поля настройки шрифта, цвета и узора для группы приобретают соответствующие значения.

Например, на рис. 4.22 выделено поле группировки Duration (Длительность), и поля Font (Шрифт), Cell background (Цвет фона ячеек) и Pattern (Узор) соответствуют оформлению заголовка этой группы в таблице (см. рис. 4.25). А на рис. 4.26 выделено поле группировки Cost (Затраты), и его фон ячейки и узор отличаются от аналогичных параметров для поля группировки верхнего уровня.

Если стандартные параметры оформления вам не подходят, их можно отредактировать. Для изменения шрифта заголовка группы служит кнопка Font (Шрифт), цвет фона и узор определяются параметрами в раскрывающихся списках. После завершения настройки параметров нажмем кнопку и вернемся в таблицу (рис. 4.27, файл ll.mpp).

Теперь группы задач с определенной длительностью разбиты на подгруппы с определенным диапазоном стоимости. Например, в группе задач длительно-

стью от 1 до 6 дней выделены подгруппы со стоимостью до и от $500 до $600. Поскольку в проекте нет задач длительностью 6 дней и стоимостью от $100 до $200, от $200 до $300 и от $300 до $400, то группы для них созданы не были.

Рис. 4.27. Строки таблицы теперь распределены по двум вложенным друг в друга группам

Создание и редактирование групп

Самый простой путь создать собственную группу для последующего использования — сохранить параметры группировки, настроенные описанным в предыдущем разделе способом.

Для сохранения группы на основе настроенных параметров нужно открыть диалоговое окно настройки параметров группировки с помощью команды меню Project Group by: Customize Group By (Проект Группировка Настройка группировки), а затем нажать в нем кнопку Save (Сохранить). В открывшемся окне (рис. 4.28) нужно указать название новой группы и определить, будет ли оно отображаться в подменю Project Group by: (Проект Группировка), установив или сбросив флажок in (Показывать в меню).

После того как вы нажмете кнопку К, группа будет сохранена и данные в таблице можно будет группировать в соответствии с настройками ее параметров.

Рис. 4.28. Диалоговое окно сохранения новой группы

Для создания группы на основе существующей нужно выбрать команду меню Project Group by: (Проект Группировка), затем перейти в режим настройки параметров группировки с помощью команды меню Project Group by: Customize Group By (Проект Группировка Настройка группировки) и далее сохранить изменения.

Для редактирования группы нужно открыть диалоговое окно со списком всех групп (рис. 4.29) командой Project Group by: More Groups (Проект Группировка Другие группы), выбрать нужную группу и нажать кнопку Edit (Изменить). После этого откроется диалоговое окно определения параметров группы (рис. 4.30, файл представляющее собой расширенную версию окна определения параметров группировки (см. рис. 4.22, файл

Рис. 4.29. Диалоговое окно со списком групп устроено по аналогии со списками таблиц и фильтров

Диалоговое окно редактирования свойств группы отличается наличием поля для редактирования названия группы (Name) и флажка Show in menu (Показывать в меню), определяющего, будет ли группа отображаться в подменю Project Group by: (Проект Группировка).

Сочетание методов группировки и фильтрации

Все рассмотренные методы отбора и упорядочивания данных в таблицах MS Project можно сочетать друг с другом. Например, можно одновременно применить фильтр и группировку — в таком случае в группы будут включены только данные, соответствующие фильтру.

Protect - 12е<рр -

I t*w Iriwt FgnMl lock e<O)Kt Col»o<«t« ®ndow ti*I t*w Iriwt FgnMl lock e<O)Kt Col»o<«t« ®ndow ti*No GroupCustom GroupComplete and Incomplete TasksConstraint Type Critical DurationNo GroupCustom GroupComplete and Incomplete TasksConstraint Type Critical DurationGroup 1Group 1&»«*: <7 1,4k Г p^fource&»«*: <7 1,4k Г p^fourceI Оигсбог,I Оигсбог,"3 _ "'^ew..."3 _ "'^ew...7, --Х7, --ХPriorityPriorityIIIIII(Priority Keeping Outline(Priority Keeping Outline33II55ЩЩJLЩЩJL"ti-uvuwwei□ Duration: 1 day - <( В Coat Nr <100$ сбор Подготов Предвари;■ • Доработк г| Редколле rПодготовРассылка"ti-uvuwwei□ Duration: 1 day - <( В Coat Nr <100$ сбор Подготов Предвари;■ • Доработк г| Редколле rПодготовРассылка11 Fab tQ11 Fab tQ22VV56,83 days56,83 days56,83 days56,83 daysФотос ьемке Подготовка ПодготовкаФотос ьемке Подготовка Подготовка

I t*w Iriwt FgnMl lock e<O)Kt Col»o<«t« ®ndow ti*

I t*w Iriwt FgnMl lock e<O)Kt Col»o<«t« ®ndow ti*

No Group

Custom Group

Complete and Incomplete Tasks

Constraint Type Critical Duration

No Group

Custom Group

Complete and Incomplete Tasks

Constraint Type Critical Duration

Group 1

Group 1

&»«*: <7 1,4k Г p^fource

&»«*: <7 1,4k Г p^fource

I Оигсбог,

I Оигсбог,

"3 _ "'^ew...

"3 _ "'^ew...

7, --Х

7, --Х

Priority

Priority

III

III

(

Priority Keeping Outline

(

Priority Keeping Outline

3

3

I

I

5

5

Щ

Щ

JL

Щ

Щ

JL

"ti-uvuwwei

□ Duration: 1 day - <( В Coat Nr <100$ сбор Подготов Предвари

;■ • Доработк г

| Редколле r

ПодготовРассылка

"ti-uvuwwei

□ Duration: 1 day - <( В Coat Nr <100$ сбор Подготов Предвари

;■ • Доработк г

| Редколле r

ПодготовРассылка

11 Fab tQ

11 Fab tQ

2

2

V

V

56,83 days

56,83 days

56,83 days

56,83 days

Фотос ьемке Подготовка Подготовка

Фотос ьемке Подготовка Подготовка

Рис. 4.30. Диалоговое окно определения параметров группы аналогично диалоговомуокну настройки параметров группировки

Предположим, что после группировки задач с созданной нами группой Group 1 мы хотим отобрать в таблице только те задачи, в которых принимают участие редакторы разделов журнала. Для этого после применения группировки Group 1 выберем в списке фильтров на панели инструментов Formatting (Форматирование) фильтр Resource Group (Группа ресурсов). Фильтр отобразит окно с запросом названия группы ресурсов, и мы введем Редактор раздела. Число строк в группе автоматически уменьшится (рис. 4.31, файл

Применение сортировки вместе с группировкой возможно, но сортировка может изменить только порядок строк внутри групп (порядок сортировки групп определяется в параметрах группировки). Например, в нашей таблице в группе задач с длинами от 1 до 6 дней и ценами от 0 до $100 задачи не отсортированы по стоимости. Для того чтобы отсортировать их, добавим в таблицу колонку Cost (Затраты) и, щелкнув правой кнопкой мыши на ее заголовке, выберем в контекстном меню команду Sort by (Сортировать по). В открывшемся окне параметров сортировки выберем порядок сортировкиAscending(Повозрастанию) и нажмем ОК. Данные в таблице автоматически перестроились (рис. 4.32, файл

При открытии файла программа осуществляет фильтрацию ресурсов, поэтому вы увидите окно фильтра с требованием ввести критерий фильтрации.

тт<а* в 3<а* в 3Tart NawTart NawйЖ$*е В;йЖ$*е В;^ПСЧТОВ^ПСЧТОВBl»fc'-'.>>^^Bl»fc'-'.>>^^-§B-§B.©■SU „ sew SKIM ea№* to* • sw "S*S№•:№>:* ^Wisi •'35 г ; Resource Group . •.©■SU „ sew SKIM ea№* to* • sw "S*S№•:№>:* ^Wisi •'35 г ; Resource Group . •□ C«rt:M.<1lM, ■РедактированиередактированиеСверка□ C«rt:M.<1lM, ■РедактированиередактированиеСверкаРис. 4.31. Так стала выглядеть таблица после применения фильтра Resource Group (Группаресурсов): теперьотображаютсятолькотезадачи, ввыполнении которых участвуют редакторы разделовРис. 4.31. Так стала выглядеть таблица после применения фильтра Resource Group (Группаресурсов): теперьотображаютсятолькотезадачи, ввыполнении которых участвуют редакторы разделов»:*«$<»:*«$<r^r^В1-с»;** намВ1-с»;** намСбор предложений от авторовПодготовка плана номераПредварительная редколлегияДоработкасзамечанийРедколлегияПодготовка редакционных заданийСбор предложений от авторовПодготовка плана номераПредварительная редколлегияДоработкасзамечанийРедколлегияПодготовка редакционных заданийУтверждениеУтверждениеПодготовка анонсов материаловПодготовка оглавленияВ11Подготовка анонсов материаловПодготовка оглавленияВ11..52,3,3 t?,Hdey*5313 days1 day33,33 days:226,63 d|ye52,3,3 t?,Hdey*5313 days1 day33,33 days:226,63 d|ye। 14,63 daysi। 14,63 daysi:W И ' F I 8 H u:W И ' F I 8 H u•••но*|4аЧ|ЛегроерШ£С«иар<1ерГЪкГие*не|4е%|,Уе) Яве»* >еЦ4-Г%ии ipoo( J IS), Сидоров WS|Тg *е**,е|51Ну1е1рие|5еч),Сцдороерг*У a**wN»g *.*«е|)еХкПегрое1*Ч|;С.моровре%);Ур** g С. адороН ?»X I■ C*Aupoe|ie\|•••но*|4аЧ|ЛегроерШ£С«иар<1ерГЪкГие*не|4е%|,Уе) Яве»* >еЦ4-Г%ии ipoo( J IS), Сидоров WS|Тg *е**,е|51Ну1е1рие|5еч),Сцдороерг*У a**wN»g *.*«е|)еХкПегрое1*Ч|;С.моровре%);Ур** g С. адороН ?»X I■ C*Aupoe|ie\|мсин;Ко) лоо;1еякина['мсин;Ко) лоо;1еякина['

т

т

<а* в 3

<а* в 3

Tart Naw

Tart Naw

йЖ$*е В;

йЖ$*е В;

^ПСЧТОВ

^ПСЧТОВ

Bl

»fc'-'.>>

^^

Bl

»fc'-'.>>

^^

-§B

-§B

.©■SU „ sew SKIM ea№* to* • sw "S*S№•:№>:* ^Wisi •

'

35 г ; Resource Group . •

.©■SU „ sew SKIM ea№* to* • sw "S*S№•:№>:* ^Wisi •

'

35 г ; Resource Group . •

□ C«rt:M.<1lM, ■

Редактирование

редактирование

Сверка

□ C«rt:M.<1lM, ■

Редактирование

редактирование

Сверка

Рис. 4.31. Так стала выглядеть таблица после применения фильтра Resource Group (Группаресурсов): теперьотображаютсятолькотезадачи, ввыполнении которых участвуют редакторы разделов

Рис. 4.31. Так стала выглядеть таблица после применения фильтра Resource Group (Группаресурсов): теперьотображаютсятолькотезадачи, ввыполнении которых участвуют редакторы разделов

»:*«$<

»:*«$<

r^

r^

В1-

с»;** нам

В1-

с»;** нам

Сбор предложений от авторов

Подготовка плана номера

Предварительная редколлегия

Доработкасзамечаний

Редколлегия

Подготовка редакционных заданий

Сбор предложений от авторов

Подготовка плана номера

Предварительная редколлегия

Доработкасзамечаний

Редколлегия

Подготовка редакционных заданий

Утверждение

Утверждение

Подготовка анонсов материалов

Подготовка оглавления

В11

Подготовка анонсов материалов

Подготовка оглавления

В11

.

.

52,3,3 t?,Hdey*

5

3

1

3 days

1 day

3

3,33 days:

2

26,63 d|ye

52,3,3 t?,Hdey*

5

3

1

3 days

1 day

3

3,33 days:

2

26,63 d|ye

। 14,63 days

i

। 14,63 days

i

:

W И ' F I 8 H u

:

W И ' F I 8 H u

•••но*|4аЧ|ЛегроерШ£С«иар<1ерГЪкГие*не|4е%|,Уе

) Яве»* >еЦ4-Г%ии ipoo( J IS), Сидоров WS|

Т

g *е**,е|51Ну1е1рие|5еч),Сцдороерг*У a**wN»

g *.*«е|)еХкПегрое1*Ч|;С.моровре%);Ур** g С. адороН ?»X I

■ C*Aupoe|ie\|

•••но*|4аЧ|ЛегроерШ£С«иар<1ерГЪкГие*не|4е%|,Уе

) Яве»* >еЦ4-Г%ии ipoo( J IS), Сидоров WS|

Т

g *е**,е|51Ну1е1рие|5еч),Сцдороерг*У a**wN»

g *.*«е|)еХкПегрое1*Ч|;С.моровре%);Ур** g С. адороН ?»X I

■ C*Aupoe|ie\|

мсин;Ко) лоо;1еякина['

мсин;Ко) лоо;1еякина['

Project -

tew.tot.ertЮр

। <а а а ^ а 9?, ® <f ^ ^.» о в v. е а ^

IЗЕ -5 : Resource Grou

|Редколлегия hretitNane■ 'Соя ■

i В1 day - <6 days

0Cotf:Oi <180$:''6?t

Подготовка оглавленияЩ

Подготовка анонсов материалов номера для обложки'

Предварительная плана номера

Редколлегия L■-—1 заданий

Доработкас учетом замечаний

редакционных заданий

Сбор предложений от авторов

Рис. 4.32. После применения сортировки данные в группе расположены в другом порядке

Команды сортировки, группировки и фильтрации составляют мощный механизм, позволяющий отбирать наиболее нужную информацию и представлять ее в удобном виде.

Что нового вы узнали?

О Принципы сортировки, группировки и фильтрации данных в таблицах.

О Как пользоваться структурной фильтрацией и автофильтром.

О Как создавать фильтры на основе существующих фильтров и автофильтра.

О Как создавать интерактивные фильтры.

О Как настраивать параметры группировки данных и группировки с интервалами.

О Как создавать и редактировать группы.

О Как одновременно использовать сортировку, группировку и фильтрацию.

I УРОКI УРОКДиаграмма ГантаДиаграмма Ганта

I УРОК

I УРОК

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта

О Основные элементы диаграммы Ганта

Изменение формата отображаемых

на диаграмме отрезков

Отбор данных для отображения

на диаграмме

Использование мастера для форматирования диаграмм

Форматирование шкалы времени

и вспомогательных линий диаграммы

Общие настройки диаграммы

Редактирование проектных данных

помощью диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта — это один из наиболее популярных способов графического представления плана проекта, применяемый во многих программах управления проектами.

В этом уроке вы узнаете, из каких основных элементов состоит эта диаграмма. Затем вы научитесь изменять формат отображаемых на диаграмме отрезков и определять, какая информация должна отображаться с их помощью. Причем эти операции вы сможете осуществлять как вручную, так и пользуясь специальным мастером. Наконец, вы узнаете, как форматировать шкалу времени и вспомогательные линии диаграммы, изменять ее общие настройки и редактировать с ее помощью проектные данные.

Диаграммы

Диаграммы являются графическим средством отображения содержащейся в проектном файле информации. Из диаграмм можно получить визуальное представление о последовательности задач, их относительной длительности и длительности проекта в целом. Не случайно первые диаграммы для представления хода работ по проекту появились уже в XIX веке и с тех пор остаются популярным средством для представления проектных данных.

В MS Project диаграммы являются не только средством просмотра проектной информации. С помощью диаграмм можно вводить новые данные и редактировать существующие.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта названа в честь Генри Ганта (1861-1919), соратника «отца научного менеджмента» Фредерика Тейлора (1856-1915). Гант изучал менеджмент на примере постройки кораблей во время Первой мировой войны и предложил свою диаграмму, состоящую из отрезков (задач) и точек (завершающих задач, или вех), как средство для представления длительности и последовательности задач в проекте. Диаграмма Ганта оказалась таким мощным аналитическим инструментом, что в течение почти ста лет не претерпевала изменений. И лишь в начале 1990-х для более подробного описания взаимосвязей в нее были добавлены линии связи между задачами.

)ПРИМЕЧАНИЕВсе элементы диаграммы Ганта в MS Project являются настраиваемыми от-

резками, каждый из которых может состоять из трех элементов: точки начала, точки окончания и промежуточной части (при этом любой из элементов может отсутствовать). При стандартной настройке отрезки, обозначающие фазы, содержат все три элемента (рис. 5.1). Отрезки, обозначающие задачи, состоят только из промежуточной части, а завершающие задачи — только из начальной точки. Далее в этом уроке мы рассмотрим, какэти настройки можно изменить.

ФазаФазаЗадачаЗавершающая задача (веха)ЗадачаЗавершающая задача (веха)Рис. 5.1. Основные элементы диаграммыЗадача и завершающая задачасоединены связью, обозначающей, что задача 3 следует после задачи 2Рис. 5.1. Основные элементы диаграммыЗадача и завершающая задачасоединены связью, обозначающей, что задача 3 следует после задачи 2В MS Project диаграмма Ганта (Gantt Chart) является основным средством визуализации плана проекта. Эта диаграмма представляет собой график, на котором по горизонтали размещена шкала времени, а по вертикали расположен список задач (рис. 5.2, файл При этом длина отрезков, обозначающих задачи, пропорциональна длительности задач. При наведении мыши на любой элемент диаграммы отображается всплывающая подсказка.

Фаза

Фаза

ЗадачаЗавершающая задача (веха)

ЗадачаЗавершающая задача (веха)

Рис. 5.1. Основные элементы диаграммыЗадача и завершающая задача

соединены связью, обозначающей, что задача 3 следует после задачи 2

Рис. 5.1. Основные элементы диаграммыЗадача и завершающая задача

соединены связью, обозначающей, что задача 3 следует после задачи 2

Finish: WedFinish: Wed£^^^^;Ивапрв(20%];Пвгров[20%ЬСц*оров(20%]

Finish: Wed

Finish: Wed

j ^^^1ванов[20%|;Петров(20%1;Ск1 opoB[?aMiYMptH*|lB*|

^Ивйнов[46%1;Пвгров[2 7%|;Сцдоров[2 7%|;Галкмна(46%];Уваров|46%]

^g, И**н<*| )еЧкГкщюе|ЗеХ|;€.цдо(>ое|МХ]

§.Иеаиое|4б%ЬПв1рое|27ХкСидоро^27Ч^е#н*ме(46Х);Уверое|46Ч|

. Иванрв[50%1;Петров[50%];Седоров[50%];Галкина(30%]. Иванрв[50%1;Петров[50%];Седоров[50%];Галкина(30%],Ko«Htw()rS|J)eip<*4)rthC**opoe(ia4|,Ko«Htw()rS|J)eip<*4)rthC**opoe(ia4|попо^.r- i ? Сидоров! 7»Ч)^.r- i ? Сидоров! 7»Ч)n ПимоноербХ|£ур*пе(МН);Семемое(2!n ПимоноербХ|£ур*пе(МН);Семемое(2!111111Иванов[бе%кПвфов[60%1;Сццоров[66%1Васнн;Ко <лов;Галкина150Ч];Иванов[30%];Петров[30%];Сцц>Иванов[бе%кПвфов[60%1;Сццоров[66%1Васнн;Ко <лов;Галкина150Ч];Иванов[30%];Петров[30%];Сцц>SummaryTask:текстовМол33dSummaryTask:текстовМол33dРис. 5.2. Так выглядит диаграмма Ганта в MS ProjectРис. 5.2. Так выглядит диаграмма Ганта в MS Project, Сергеева;УлеиАСвваБаранов[68%1;Ураганов[50%] ; ..»вр!$^ЯЙйее5й$88^ Баранов[М%];Ураганов|50%];Иванов[30%);П|, Сергеева;УлеиАСвваБаранов[68%1;Ураганов[50%] ; ..»вр!$^ЯЙйее5й$88^ Баранов[М%];Ураганов|50%];Иванов[30%);П|На диаграмме Ганта рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация (например, на рис. 5.2 рядом с задачами отображаются названия

. Иванрв[50%1;Петров[50%];Седоров[50%];Галкина(30%]

. Иванрв[50%1;Петров[50%];Седоров[50%];Галкина(30%]

,Ko«Htw()rS|J)eip<*4)rthC**opoe(ia4|

,Ko«Htw()rS|J)eip<*4)rthC**opoe(ia4|

по

по

^.r- i ? Сидоров! 7»Ч)

^.r- i ? Сидоров! 7»Ч)

n ПимоноербХ|£ур*пе(МН);Семемое(2!

n ПимоноербХ|£ур*пе(МН);Семемое(2!

111

111

Иванов[бе%кПвфов[60%1;Сццоров[66%1

Васнн;Ко <лов;Галкина150Ч];Иванов[30%];Петров[30%];Сцц>

Иванов[бе%кПвфов[60%1;Сццоров[66%1

Васнн;Ко <лов;Галкина150Ч];Иванов[30%];Петров[30%];Сцц>

Summary

Task:текстов

Мол33d

Summary

Task:текстов

Мол33d

Рис. 5.2. Так выглядит диаграмма Ганта в MS Project

Рис. 5.2. Так выглядит диаграмма Ганта в MS Project

, Сергеева;УлеиАСвва

Баранов[68%1;Ураганов[50%] ; ..

»вр!$^ЯЙйее5й$88^ Баранов[М%];Ураганов|50%];Иванов[30%);П|

, Сергеева;УлеиАСвва

Баранов[68%1;Ураганов[50%] ; ..

»вр!$^ЯЙйее5й$88^ Баранов[М%];Ураганов|50%];Иванов[30%);П|

задействованных в них ресурсов и их загрузка при выполнении задачи). Ее состав определяется настройками диаграммы, и в MS Project входят несколько заранее настроенных версий диаграммы Ганта, на которых рядом с отрезками отображается различная информация (табл. 5.1).

Таблица 5.1. Диаграммы MS Project, производные от диаграммы Ганта

Название диаграммы

Описание

Detail Gantt (Подробная диаграмма Ганта)

Диаграмма используется при оптимизации плана проекта, когда требуется равномерно распределять нагрузку между ресурсами

На диаграмме отображаются возможные периоды времени, на которые выполнение задачи можно отложить без изменения срока окончания проекта

Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с выравниванием)

Диаграмма используется для выравнивания нагрузки ресурсов (resource leveling). На ней отображаются все изменения, осуществленные в процессе выравнивания

Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием)

Диаграмма используется для сравнения запланированных сроков выполнения проекта и реальных в процессе выполнения проектных работ.

Для каждой задачи и фазы на диаграмме отображается запланированный срок выполнения и реальный

Multiple Baselines Gantt (Диаграмма Ганта с несколькими планами)

Диаграмма используется для сравнения первых трех базовых планов проекта

PA_Expected Gantt (Диаграмма

Ганта с ожидаемым планом проекта)

Диаграммы предназначены для анализа плана работ с помощью метода PERT (PERT Analysis, или сокращенно РА).

Поскольку метод заключается в построении трех планов (реалистичного, пессимистичного и оптимистичного) и их дальнейшем анализе, то для работы с ним используются три диаграммы

PA_Optimistic Gantt (Диаграмма Ганта с оптимистичным планом проекта)

PA_Pessimistic Gantt (Диаграмма Ганта с пессимистичным планом проекта)

Может получиться так, что вам понадобится изменить стандартную диаграмму Ганта или ее версию. В этом случае нужно воспользоваться возможностями форматирования диаграммы.

Форматирование диаграммы Ганта

В MS Project содержится большой набор средств для форматирования диаграммы Ганта. Они позволяют:

О изменять форму и цвет составляющих диаграмму фигур;

О определять, какая проектная информация отображается на диаграмме рядом с фигурами;

О отображать дополнительную графическую информацию (отклонение от базового плана и пр.);

О форматировать шкалу времени (тем самым уменьшая или увеличивая масштаб отображения плана проекта).

Настройка формы и цвета отрезков

Настройка формы и цвета элементов диаграммы определяется в диалоговом окне форматирования отрезков. Открывается оно после двойного щелчка на элементе диаграммы, который требуется отформатировать (рис. 5.3).

Рис. 5.З. Диалоговое окно форматирования отрезка

Диалоговое окно форматирования отрезка состоит из двух вкладок. Форма и цвет фигуры определяются на первой из них — BarShape (Форма отрезка). Здесь можно настроить отдельные параметры оформления начальной и конечной точек отрезка и его средней части.

Вкладка разбита на три раздела — Start (Начало), Middle (Середина) и End (Окончание), в которых определяются форма, заливка и цвет соответствующих частей редактируемой фигуры.

Форма частей отрезка выбирается в раскрывающемся списке Shape (Форма). Здесь определяется форма начала, середины и конца отрезка. Вид значка начала или окончания отрезка определяется в раскрывающемся списке Туре (Тип), содержащем три варианта: Solid (Заливка), Dashed (Пунктир) и Framed (Контур). При выборе первого варианта весь значок заполняется цветом, при выборе второго — заполняется точками с интервалами, а при выборе последнего — ограничивается цветной рамкой и не закрашивается внутри. Заливка средней части отрезка определяется в раскрывающемся списке Pattern (Узор), а в списке Color (Цвет) устанавливается цвет фрагментов фигуры.

В разделе Sample (Образец) можно увидеть, как внесенные изменения повлияют на внешний вид выбранной фигуры. Чтобы отрезок на диаграмме принял такой же вид, нужно нажать кнопку ОК. Чтобы сбросить сделанные изменения и вернуться к исходному виду отрезка, следует нажать кнопку Reset (Сброс).

Настройка текстовой информации, отображаемой рядом с отрезком

Рядом с отрезком можно отображать разнообразную текстовую информацию. Чтобы определить, какая текстовая информация будет выведена рядом с той или иной фигурой диаграммы, нужно щелкнуть на ней два раза и в открывшемся (уже знакомом нам) диалоговом окне форматирования элемента диаграммы перейти на вкладку Bar Text (Текст отрезка).

Текстовая информация, выводимая рядом с отрезком, является значением одного из столбцов «внутренней» таблицы. Поэтому для определения отображаемой рядом с отрезком информации нужно выбрать названия соответствующих столбцов.

Значения столбцов могут отображаться в разных позициях относительно отрезка: слева (Left) или справа (Right) от него, сверху (Тор), снизу (Bottom) или внутри (Inside) него. В каждой из позиций можно выбрать для отображения любой столбец.

Для того чтобы определить, в какой позиции будет отображено значение столбца, нужно установить курсор в строку с названием позиции и в раскрывающемся списке выбрать название столбца. Например, на рис. 5.4 поле Resource Names (Названия ресурсов) выбрано в строке с названием Right (Справа), следовательно, значения из этого поля будут отображаться справа от отрезка.

Рис. 5.4. На вкладке Bar Text (Текст отрезка) можно определить, какая текстовая информация будет отображаться рядом с отрезком

Просмотреть, как сделанные изменения повлияют на внешний вид отрезка, можно в разделе Sample (Образец). Кнопка ОК приведет к отображению сделанных изменений на диаграмме, a Reset (Сброс) — к сбросу изменений и возврату к исходному формату.

Часто приходится форматировать внешний вид сразу всех задач плана или задач определенного типа (например, завершающих). В таком случае стоит воспользоваться приемами группового форматирования отрезков.

Групповое форматирование элементов диаграммы

Групповое форматирование элементов диаграммы позволяет полностью настраивать вид диаграммы, определяя, какая именно информация из проектного файла и каким образом отображается на диаграмме. Для этого в диалоговом окне определяются типы (или стили) отрезков. Каждый стиль соотносится с определенным типом задач и имеет свои параметры представления на диаграмме.

Рис. 5.5. Диалоговое окно группового форматирования отрезков со стандартными настройками диаграммы Ганта

Диалоговое окно группового форматирования (рис. 5.5, файл вызывается с помощью команды меню Format Bar Styles (Формат Стили отрезков). Оно состоит из двух основных разделов. Верхний раздел содержит таблицу, в которой определяются отображаемые на диаграмме типы отрезков. Нижний раздел содержит две вкладки с параметрами, определяющими внешний вид типов отрезков, указанных в верхнем разделе.

В столбцах таблицы задаются основные свойства типов отрезков диаграмм. В первом столбце, Name (Название), определяется название типа отрезка — оно будет отображаться во всплывающей подсказке при наведении мыши на отрезок (например, на рис. 5.2 подсказка всплывает при наведении мыши на задачу типа Summary (Суммарная

Поле Appearance (Вид) отражает внешний вид элемента диаграммы в соответствии с настройками в нижнем разделе таблицы. Для того чтобы это поле изменилось, нужно установить курсор на строку с нужным типом отрезков и затем настроить параметры отображения, расположенные на вкладках нижней части окна. Поле Show Tasks (Отображать для задач) определяет, какие задачи отбирать для отображения данным стилем. Отбор происходит на основании полей типа Flag (Флаг), которые могут содержать значения только Yes (Да) или No (Нет).

Чтобы определить тип задач, нужно выбрать одно или несколько таких полей из раскрывающегося списка. Например, у фаз (суммарных задач) значение поля Summary(Суммарная) равно Yes (Да), и для отбора таких задач нужно выбрать в списке это поле. Кроме того, для «отсеивания» задач можно использовать префикс Not (He). Например, чтобы отделить обычные задачи от фаз (суммарных задач), в числе других критериев можно указать Not Summary (He суммарная), как у некоторых задач в таблице на рис. 5.5. В таком случае MS Project отберет для отображения те задачи, у которых значение этого поля равно No (Нет).

Для одного и того же типа задач на диаграмме может отображаться несколько отрезков, например на рис. 5.5 первые две строки, Task (Задача) и Progress (Ход выполнения), относятся к типу задач Normal (Обычная). В таких случаях они наслаиваются друг на друга, и поэтому отрезок хода выполнения работ (Progress) на диаграмме отображается поверх отрезка задачи (Task). При этом порядок «наслоения» определяется порядком следования стилей в таблице сверху вниз, поэтому если отрезок хода выполнения работ расположить до стиля отрезка задачи, то он не будет виден, поскольку более широкий отрезок задачи закроет его.

В тех случаях, когда вы хотите вывести на диаграмме несколько фигур для одного типа задач, но не хотите, чтобы они наслоились друг на друга, стоит воспользоваться столбцом Row (Строка). В таком случае разные отрезки для одной и той же задачи будут отображаться ДРУГ под другом, увеличивая таким образом высоту строки, отведенную каждой задаче на диаграмме. Номером в столбце Row (Строка) определяется порядок отображения фигур (сверху вниз): первым отображается отрезок с номером 1, вторым — 2 и т. д. Другой метод решения этой проблемы — выбрать для отображения задач тонкие отрезки.

Например, в представлении Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием) на диаграмме Ганта отрезок задачи состоит из двух тонких отрезков, один из которых соответствует задаче в базовом плане, а второй — ее реальному состоянию (рис. 5.6, файл Z.mpp).

Чтобы такой режим отображения задач был возможен, в стилях отрезков этой диаграммы для исходного плана задачи (Baseline) выбран отрезок высотой в половину стандартного отрезка и приподнятый (рис. 5.7). Для отображения актуального плана задачи (Task) выбран отрезок высотой в половину стандартного и расположенный внизу. Таким образом, совмещаясь на диаграмме, два отрезка умещаются в отведенной на задачу высоте (см. рис. 5.6, файл 2.mpp).

В полях From (С) и То (По) определяются начальные и конечные точки отрезка на диаграмме. Поскольку эти точки соотносятся с датами на временной оси вверху диаграммы, то для заполнения полей нужно выбрать одну из дат, связанных с задачей. Эти даты хранятся в определенных столбцах «внутренней» таблицы, и названия этих столбцов приводятся в раскрывающемся списке для ввода даты.

Например, на рис. 5.7 отрезок с названием Task отображается во временном интервале от запланированной даты начала задачи (она хранится в столбце Start (Начало) «внутренней» таблицы) до запланированной даты ее окончания (столбец Finish (Окончание)). Отрезок с названием Progress (Ход выполнения задачи), отражающий ход выполнения работ, отображается уже в диапазоне от реальной даты начала задачи (столбец Actual Start (Фактическое начало)) до текущего момента выполнения задачи (столбец CompleteThrough (Завершено по)).

Рис. 5.6. В представление Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием) включена диаграмма Ганта из двух отрезков, информирующих о базовом плане задачи и ее реальном состоянии

Рис. 5.7. Чтобы отобразить для одной задачи два отрезка вместо одного, ширина отрезков Task (Задача) и Baseline (Исходный план) установлена в половину стандартной, причем Task расположен в нижней половине отрезка, a Baseline — в верхней

Форматирование текстовых стилей

В диалоговом окне группового форматирования отрезков можно определить, какая именно текстовая информация отображается рядом с отрезками, но нельзя отформатировать ее (указать шрифт, цвет и пр.). Определить параметры отображения текста на диаграмме можно в диалоговом окне настройки текстовых стилей. Диалоговое окно настройки текстовых стилей (рис. 5.8, файл Z.mpp) вызывается командой меню Format ► Text Styles (Формат ► Стили текста) и повторяет аналогичное диалоговое окно форматирования таблиц, описанное в разделе «Форматирование данных в таблицах» урока 3, отличаясь лишь набором настраиваемых стилей.

Рис. 5.8. Диалоговое окно настройки текстовых стилей, используемых в диаграмме Ганта

В списке настраиваемых стилей содержатся стили, относящиеся как к сопровождающей диаграмму таблице, так и к самой диаграмме. Так, стили Top timescale tier (Верхний уровень временной шкалы), Middle timescale tier (Средний уровень временной шкалы) и Bottom timescale tier (Нижний уровень временной шкалы) определяют формат подписей, используемых на временной шкале.

Формат надписей рядом с отрезками диаграммы определяется стилями Bar Text — Left (Текст отрезка — слева), BarText — Right (Текст отрезка — справа), BarText — Top (Текст отрезка — сверху), BarText — Bottom (Текст отрезка — снизу) и BarText — Inside (Текст отрезка — внутри). Остальные стили относятся к строкам таблицы.

Форматирование шкалы времени

Отрезки на диаграмме имеют размер равный числу минимальных единиц измерения шкалы, содержащихся в длительности задачи. Например, если минимальная единица длительности составляет 1 день, то задача продолжительностью неделю на диаграмме будет представлена отрезком длиной в 7 единиц. Если же в качестве минимальной единицы выбрана неделя, то задача будет представлена отрезком длиной только в 1 единицу.

Чтобы задачи отображались на диаграмме в удобном масштабе, в диалоговом окне форматирования временной шкалы нужно изменить используемые едини-

измерения. Это диалоговое окно вызывается из подменю Format Timescale (Формат Шкала времени) или через контекстное меню временной шкалы с помощью команды Timescale (Шкала времени). Оно состоит из четырех вкладок (рис. 5.9, файл — Top Tier (Верхний уровень), Middle Tier (Средний уровень), Bottom Tier (Нижний уровень) и Non-working Time (Нерабочее время).

Шкала времени в диаграмме Ганта состоит из трех уровней — верхнего, среднего и нижнего, из которых обязателен только средний. Название уровня указывает на порядок отображения на временной шкале: нижний уровень отображается под средним, а средний — под верхним.

Каждый из уровней содержит единицы измерения, при этом единицы уровня, расположенного ниже, должны быть не больше единиц более высокого уровня. Например, если средний уровень разделен на месяцы, то нижний должен быть разделен на месяцы, недели, дни, часы или минуты, но не года. На рис. 5.9, например, в нижней части диалогового окна представлен образец временной шкалы, на которой единицей измерения верхней шкалы является день, а нижней — 2 часа.

Рис. 5.9. На вкладке Timescale (Шкала времени) осуществляется настройка единиц измерения, используемых временной шкалой; настраиваемая шкала видна в разделе Preview (Образец)

Задать число уровней шкалы можно с помощью раскрывающегося списка Show (Отобразить), расположенного на каждой из первых трех вкладок. После этого на вкладках, соответствующих отображаемым уровням, активизируются параметры для настройки уровней. Все вкладки для настройки уровней шкалы содержат одинаковые параметры.

Параметр Units (Единицы) содержит в раскрывающемся списке возможные единицы измерения шкалы: Years (Года), Half Years (Полугодия), Quarters (Кварталы), Months (Месяцы), Thirds of Months (Декады), Weeks (Недели), Days (Дни), Hours (Часы) и Minutes (Минуты).

В счетчике Count (Интервал) определяется число единиц в одном делении уровня. Например, на рис. 5.9 в среднем уровне число единиц равно 1, и поэтому одно

деление соответствует одному дню. В нижнем уровне число единиц в делении равно 2, поэтому каждое деление соответствует 2 часам.

Параметр Label(Надписи) определяет, в каком формате на уровне будут отображаться значения выбранных единиц измерения (например, «Пон. 31 2001» или «Понедельник, 31 января» и т. д.). Формат выбирается из раскрывающегося списка.

Деление (особенно на верхнем и среднем уровне, см. рис. 5.9) может быть довольно длинным, что дает простор для размещения его подписи. Расположение подписи в пространстве, отведенном для деления, определяется параметром Align (Выравнивание),враскрывающемсяспискекоторогоможновыбратьподходящий вариант: Left (По левому краю), Center (По центру) или Right (По правому краю).

В некоторых случаях при планировании проекта нужно относить затраты к финансовому, а не к календарному году. Если установить флажок Use Fiscal Year (Использовать финансовый год), то в шкале будет отображаться не календарный, а финансовый номер года1. Например, если финансовый год начинается в марте, то март 2001 календарного года будет считаться мартом 2002 финансового года, и соответствующая информация будет отображаться на диаграмме (рис. 5.10, файл З.трр).

Рис. 5.10. Фрагмент временной шкалы плана проекта с начинающимся в марте финансовым годом: февраль шкалы относится к 2001 году, а март — к 2002

Бывают и обратные ситуации, когда информацию о финансовом годе не требуется отображать на временной шкале. В таком случае флажок Use Fiscal Year нужно сбросить.

Сброс флажка Tick lines (Линии делений) уберет с временной шкалы разделительные линии между ее делениями. Для того чтобы спрятать разделительную линию между основной и дополнительной шкалой, нужно сбросить флажок Scale separator (Разделитель шкалы). Этот флажок, так же, как и счетчик Size (Размер), с помощью которого можно указать размер шкалы в количестве процентов от ее стандартного размера, относится не к выбранному уровню, а к шкале в целом.

На вкладке Non-working Time (Нерабочее время) диалогового окна форматирования временной шкалы (рис. 5.11, файл З.трр) определяются параметры отображения времени, не занятого работой.

Параметр Draw (Показывать) определяет, каким образом будут изображены нерабочие промежутки на диаграмме: под отрезками задач, над ними или же вовсе не будут отображаться. В первом случае нужно выбрать переключатель Behind task bars (За отрезками задач), и тогда отрезки не будут прерываться в нерабочие периоды. Во втором случае выбирается переключатель In front of task bars (Перед

О том, как настроить параметры финансового года для проекта, вы узнаете в уроке 10.

отрезками задач), и отрезки задач прерываются в нерабочее время. Вариант Do not draw (Нет) используется в последнем случае.

Рис. 5.11. Вкладка Non-working Time (Нерабочее время) диалогового окна форматирования временной шкалы

Стандартной настройкой диаграммы является отображение нерабочего времени под отрезками задач (см. рис. 5.6). Но иногда удобнее просматривать план работ, когда задачи прерываются на выходные, то есть нерабочее время отображается поверх отрезков. Пример такого форматирования диаграммы Ганта приведен на рис. 5.12 (файл

Рис. 5.12. На диаграмме нерабочее время отображается поверх отрезков, поэтому они прерываются на время выходных

Параметры Color (Цвет) и Pattern (Узор) определяют, каким цветом и с какой интенсивностью будут закрашены на диаграмме нерабочие периоды. Наконец, параметр Calendar (Календарь) задает проектный календарь, по которому отображается выходное

Для форматирования временной шкалы предназначено диалоговое окно Zoom (Масштаб), в котором можно изменить единицы измерения диаграммы в зависи-

В проекте может быть заведено несколько календарей с разными настройками рабочего и нерабочего времени. Речь об этом пойдет далее, в уроке 10.

мости от того, сколько дней из плана проекта должны разместиться в окне MS Project. Диалоговое окно Zoom (Масштаб) вызывается с помощью одноименной команды в контекстном меню временной шкалы.

В диалоговом окне масштабирования (рис. 5.13) нужно выбрать оптимальный период времени из плана проекта, который должен поместиться в видимой области диаграммы (то есть в области между таблицей и границей окна), и нажать кнопку ОК. Чтобы увидеть весь план проекта в одном окне, нужно выбрать переключатель Entire project (Весь проект), а кнопка Reset (Сброс) позволит вернуться к исходному форматированию шкалы.

Рис. 5.13. Диалоговое окно масштабирования временной шкалы в зависимости от числа дней из плана проекта, которые должны отобразиться в окне MS ProjectРис. 5.13. Диалоговое окно масштабирования временной шкалы в зависимости от числа дней из плана проекта, которые должны отобразиться в окне MS Project

Рис. 5.13. Диалоговое окно масштабирования временной шкалы в зависимости от числа дней из плана проекта, которые должны отобразиться в окне MS Project

Рис. 5.13. Диалоговое окно масштабирования временной шкалы в зависимости от числа дней из плана проекта, которые должны отобразиться в окне MS Project

СОВЕТ Для быстрого изменения формата временной шкалы (без вызова окна Zoom стоит воспользоваться кнопками Zoom In (Увеличить) и Zoom Out (Уменьшить), расположенными на панели инструментов Standard (Стандартная). Первая кнопка, представленная лупой со значкомзаменяет

единицы измерения более мелкими (например, недели на дни), увеличивая детализацию. Вторая, представленная кнопкой со значкомуменьшает

детализацию, заменяя единицы измерения на более крупные (например, дни на недели).

Вспомогательные линии

Большие диаграммы сложно просматривать без вспомогательных линий. Вертикальные вспомогательные линии позволяют быстро соотнести отрезок с временной а горизонтальные линии — с задачей в списке.

По умолчанию на диаграмме отображаются только вертикальные линии, отделяющие недели друг от друга (см. рис. 5.9), но зачастую для удобства просмотра диаграммы требуется отобразить и другие линии.

Для настройки параметров отображения вспомогательных линий нужно открыть диалоговое окно (Сетка), выбрав команду меню Format

(Формат Сетка) или команду Gridlines (Сетка) контекстного меню диаграммы. Диалоговое окно форматирования сетки (рис. состоит из списка возможных линий (табл. 5.2) и списка настраиваемых для каждой из них параметров. Нужно выбрать линию из списка и затем настроить параметры ее отображения.

Рис. 5.14. Диалоговое окно форматирования сетки диаграммы

Таблица 5.2. Линии, которые могут отображаться на диаграмме Ганта

Название линии

Описание

Gantt Rows (Строки диаграммы Ганта)

Горизонтальные линии на диаграмме, соответствующие линиям между названиями задач в сопутствующей диаграмме таблице

Ваг Rows (Строки отрезков)

Горизонтальные линии на диаграмме, отображающиеся между несколькими отрезками для одной задачи (если такой режим был выбран при настройке стилей отрезков)

Major Columns (Линия раздела среднего уровня)

Вертикальные линии, соответствующие границам между единицами измерения на среднем уровне временной шкалы

Minor Columns (Линия раздела нижнего уровня)

Вертикальные линии, соответствующие границам между единицами измерения на нижнем уровне временной шкалы

Current Date (Текущая дата)

Вертикальная линия, соответствующая текущей дате

Sheet Rows (Строки листа)

Линии, разделяющие строки сопутствующей диаграмме таблицы

Sheet Columns (Столбцы листа)

Линии, разделяющие колонки сопутствующей диаграмме таблицы

TitleVertical(Вертикальные в заголовке)

Вертикальные линии, разделяющие единицы временной шкалы

Title Horizontal (Горизонтальные в заголовке)

Горизонтальные линии, разделяющие единицы временной шкалы

Page Breaks (Разрывы страниц)

Линии, соответствующие разрыву страниц при печати

Project Start (Начало проекта)

Вертикальная линия, соответствующая дате начала проекта

Project Finish (Окончание проекта)

Вертикальная линия, соответствующая дате завершения проекта

Status Date (Дата отчета о состоянии)

Вертикальная линия, соответствующая дате отчета о состоянии проекта

Top Tier (Линия раздела верхнего уровня)

Вертикальные линии, соответствующие границам между единицами измерения на верхнем уровне временной шкалы

Форматирование линий заключается в определении двух свойств: Туре (Тип) и Color (Цвет). Тип определяет, какой вид будет иметь линия (сплошная, пунктирная и т. п.). Кроме того, в списке вариантов типов содержится пункт без линии (как на рис. 5.14). Его выбор уберет линию с диаграммы.

Некоторые линии могут выводиться с определенным интервалом, и при их редактировании становится активным раздел настроек Atinterval (Синтервалом). В нем можно определить интервал, с которым будет отображаться линия, а также ее цвет и тип.

Пример форматирования диаграммы

Для представления больших проектов часто требуется продемонстрировать только фазы плана, не детализируя его до уровня задач. Отформатируем диаграмму таким образом, чтобы на ней отображались только фазы проекта, причем рядом справа и слева от отрезков фаз отображались даты начала и окончания фазы.

Поскольку при стандартных настройках рядом с отрезками фаз информация не отображается, придется отредактировать стили этих отрезков. Для этого откроем диалоговое окно Bar Styles (Стили отрезков) и отредактируем стиль Summary (Суммарная задача). Выберем этот стиль из списка (рис. 5.15, файл и перейдем на вкладку Text (Текст). Выберем столбец Start (Начало) для отображения слева от отрезка, а для отображения справа — столбец Finish (Окончание).

Рис. 5.15. Редактирование стиля Summary (Суммарная задача). Для удобства мы удалили все ненужные стили, и на диаграмме будут отображаться только отрезки этих типов

После этого нажмем кнопку и вернемся к диаграмме. Чтобы оставить на ней только фазы, воспользуемся командой меню Project Outline Show Outline Level 2 (Проект Структура Показать Уровень 2). Теперь на диаграмме отображены только фазы, но все они не умещаются на одном экране. Чтобы поместить весь про-

ект на одном экране программы, воспользуемся командой Zoom (Масштаб) контекстного меню временной шкалы диаграммы. В открывшемся окне выберем переключатель Entire project (Весь проект), и формат диаграммы изменится нужным образом (рис. 5.16, файл

Рис. 5.16. Так выглядит отформатированная диаграмма Ганта: рядом с отрезками фаз отображаются даты их начала и окончания

Предположим, что для печати этой диаграммы нам не нужны пересекающие ее вертикальные линии. Для того чтобы убрать их с диаграммы, откроем диалоговое окно Gridlines (Сетка), выберем линию Major Columns (Линия раздела среднего уровня) и в раскрывающемся списке Туре (Тип) выберем пункт, не содержащий линию. Нажмем и на диаграмме линии пропадут (рис. 5.17, файл

Рис. 5.17. Сдиаграммы убраны вертикальные линии

Теперь попробуем изменить шрифт, используемый на диаграмме для подписей рядом с отрезками. Откроем диалоговое окно настройки текстовых стилей (см. рис. 5.8) и в поле Item to change (Изменяемый) выберем стиль Right (Текст отрезка — справа), после изменим стиль начертания на полужирный курсив и установим размер шрифта равный пунктам. На диаграмме

увеличится размер шрифта, используемого для обозначения даты окончания работ (рис. 5.18, файл 9.mpp).

Рис. 5.18. С помощью форматирования текстовых стилей можно изменить формат отображаемой рядом сотрезкамиинформации

Настройка дополнительных параметров диаграммы

Настройка параметров диаграммы не ограничивается определением параметров отображения отрезков на ней. Диалоговое окно Layout (Макет) позволяет определить некоторые ее дополнительные свойства, общие для всех размещенных на ней отрезков.

Данное диалоговое окно (рис. 5.19) вызывается командой меню Format ► Layout (Формат ► Макет) или командой Layout (Макет) контекстного меню диаграммы Ганта.

Рис. 5.19. Диалоговое окно определения общих параметров диаграммы Ганта

В разделе Links (Связи) диалогового окна определяется, как на диаграмме отображаются связи между задачами. Левый переключатель отменяет отображение связей, а средний и правый позволяют выбрать один из двух вариантов отображения.

Элементы, размещенные в разделе Bars (Отрезки), служат для настройки параметров отображения отрезков. В раскрывающемся списке Date format (Формат дат) задается формат отображения дат на диаграмме. Значение параметра Bar height (Высота отрезков) соответствует высоте отрезков на диаграмме. Высота определяется в пунктах (как высота шрифта), например на рис. 5.23 высота отрезков больше стандартной и составляет 16 пунктов.

В MS Project есть возможность отображать сводную информацию о задачах, включенных в фазу, на отрезке самой фазы. В этом режиме все отрезки задач совмещаются в единый отрезок, который отображается на диаграмме в качестве отрезка, обозначающего фазу. Включение этого режима осуществляется с помощью флажка Always roll up Gantt bars (Всегда выполнять сведение отрезков диаграммы Ганта).

Просматривать сводную информацию обо всех задачах фазы удобно, когда на диаграмме отображаются только отрезки фаз, а отрезки задач скрыты (рис. 5.20, файл 7.mpp). Когда же на диаграмме видны задачи, составляющие фазу, то потребность в сводной информации отпадает. Для того чтобы убирать сводную информацию из отрезка фазы, когда отображаются входящие в нее задачи, служит флажок Hide rollup bars when summary expanded (Скрывать сведенные отрезки при развертывании суммарных задач).

Рис. 5.20. Так выглядит диаграмма Ганта, на которой на отрезках фаз отображается сводная информация

Флажок Round bars to whole days (Округлять отрезки до целых дней) определяет, как будут отображаться отрезки с некруглой длиной (например, полтора дня): удлиняться до ближайшего целого или отображаться без изменений. При этом реальная длительность задачи не меняется, удлиняется только отрезок на диаграмме.

Округление отрезков стоит использовать только при небольших единицах измерения на временной шкале, потому что при просмотре графика с единицей измерения в неделю отрезки будут округляться до целой недели (под «днем» в названии флажка понимается единица измерения временной шкалы, выбранная для просмотра диаграммы).

Флажок Show bar splits (Показывать прерывания отрезков) определяет, будут ли на диаграмме особым образом отображаться задачи с прерыванием. И последний флажок, Show drawings (Показывать рисунки), управляет отображением на диаграмме рисунков, вставленных или созданных средствами MS Project.

Мастер диаграмм

Для быстрой настройки многочисленных параметров диаграммы в MS Project входит специальный компонент — Мастер диаграммМас

тер вызывается командой меню Format GanttChartWizard (Формат Мастер диаграмм Ганта) или с помощью команды GanttChartWizard (Мастер диаграмм Ганта) в контекстном меню диаграммы Ганта. Кроме того, для вызова мастера служит крайняя правая кнопка на панели инструментов Formatting (Форматирование).

Работа мастера состоит из нескольких шагов, на которых нужно последовательно определять основные параметры настраиваемой диаграммы. Для перемещения между шагами используются кнопки Back (Назад) и Next (Вперед). На любом из шагов (начиная со второго) мастера можно прервать и завершить настройку диаграммы, нажав кнопку Finish (Завершить).

Первый шаг содержит приветствие и его можно пропустить. На втором (рис.нужно определить, какая информация будет отображаться на диаграм

ме. Мастер предлагает три основных варианта: Standart (Стандартная) соответствует обычному формату диаграммы, используемому при создании нового проекта;Path (Критический путь) отображает обычную диаграмму, на которой

критические задачи выделены цветом; Baseline (Исходный план) отобразит диаграмму с совмещением отрезков, соответствующих исходному плану, и отрезков, отображающих фактический ход работ.

Рис. 5.21. Второйнастройки диаграммы Ганта с помощью мастера:

выбираемотображаемуюинформацию

В раскрывающемся списке Other (Другие) содержатся дополнительные версии первых трех вариантов настройки диаграммы. Отличаются они графическими элементами, использованными для оформления отрезков. В окне

ного просмотра будут отображаться основные элементы диаграммы, что дает возможность получить представление о том, как она будет выглядеть. Например, на рис. 5.21 в окне предварительного просмотра можно увидеть, как будет выглядеть диаграмма Ганта при применении варианта Status 1 (Состояние: стиль 1).

Наконец, переключатель Custom Gantt Chart (Настроить диаграмму Ганта) служит для перехода в режим детальной настройки параметров диаграммы. В этом режиме вы должны будете самостоятельно определить тип отображаемой на диаграмме информации, форму и цвет отрезков и формат отображаемой текстовой информации.

Параметры, настраиваемые на дальнейших шагах мастера, не должны вызывать затруднений, поскольку повторяют параметры, присутствующие в трех диалоговых окнах форматирования диаграммы, рассмотренных выше.

Удобство работы с мастером заключается в том, что для отображения на диаграмме нового типа информации (например, о базовом плане) вам достаточно выбрать соответствующий параметр, например Standard (Стандартная), и нажать кнопку Finish (Завершить). Отображение такой информации с помощью средств группового форматирования элементов занимает существенно больше времени. С другой стороны, диалоговые окна группового форматирования и настройки дополнительных параметров позволяют настраивать свойства диаграммы, недоступные при работе с мастером.

Редактирование проектных данных

на диаграмме Ганта

Диаграмма Ганта дает возможность не только просматривать проектную информацию в удобном формате, но и редактировать ее, причем особенно удобны возможности редактирования с помощью мыши.

Для изменения даты начала и окончания задач нужно навести мышь на середину отрезка, чтобы курсор принял форму креста с четырьмя стрелками, и перетащить ее вправо или влево*. Чтобы увеличить или уменьшить длительность задачи, нужно подвести курсор к правому краю отрезка, чтобы он принял вид полосы со стрелкой вправо, и перетащить край отрезка вправо или влево. А если подвести курсор к левому краю задачи, то он примет вид полосы со знаком процента, и перетаскивая его можно определить процент выполнения задачи.

Для связи задач друг с другом достаточно навести курсор на середину отрезка исходной задачи и, когда он примет вид креста со стрелками, потащить курсор к другой задаче. По мере продвижения курсора за ним будет тянуться линия («связь») — ее нужно «бросить» на отрезок задачи, с которой связывается исходная. Редактировать связь можно с помощью диалогового окна, открывающегося после двойного щелчка на связи (рис. 5.22). В раскрывающемся списке Туре (Тип) можно выбрать тип связи, а в счетчике Lag (Запаздывание) — временной интервал между связанными задачами. Кнопка Delete (Удалить) удаляет связь.

Программа не дает перемещать выполненные задачи.

Рис. 5.22. Диалоговое окно редактирования связи на диаграмме Ганта

Наконец, на диаграмме Ганта можно прервать задачу (когда работа требует перерыва, например, если исполнитель задачи заболел), причем это единственный способ осуществления операции прерывания. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на отрезке задачи и в контекстном меню выбрать команду Split Task (Прервать задачу). После этого нужно установить курсор в точку отрезка, с которой начнется перерыв, и тащить его вправо. Задача разделится на две составляющие, соединенные точками (рис. 5.23, файл Для отмены разделения нужно перетащить одну из частей задачи вплотную к другой, и отрезки снова станут единым целым.

Рис. 5.23. В центре рисунка расположена прерванная задача, перерыв отмечен точками

С помощью контекстного меню, появляющегося при щелчке правой кнопкой на отрезке задачи, можно попасть в диалоговое окно определения свойств задачи, Task Information (Сведения о задаче). В этом окне можно редактировать все свойства задачи. Подробнее оно будет описано в уроках 11 и 12.

Что нового вы узнали?

О Что такое диаграмма Ганта и из каких элементов она состоит.

О Какие подвиды диаграммы Ганта включены в MS Project и для чего они предназначены.

О Как определять форму и цвет отрезков диаграммы и отображаемую рядом с ними информацию для отдельного отрезка и их группы.

О Как форматировать шкалу времени «вручную» и с помощью средств автоматизированного масштабирования.

О Как использовать вспомогательные линии.

О Как настраивать дополнительные параметры диаграммы: способ отображения зависимостей между задачами, округление длительности задач и пр.

О Как использовать мастер диаграммы Ганта для автоматизированного форматирования диаграммы.

О Как редактировать проектные данные на диаграмме Ганта.

(р) I УРОК(р) I УРОКСетевые графикиСетевые графики

(р) I УРОК

(р) I УРОК

Сетевые графики

Сетевые графики

Форматирование отдельного блока сетевого графика

Форматирование группы блоков

Параметры размещения блоков

на графике

о Работа со схемой данных MS Project

Сетевой график, или блок-схема, — не менее популярное средство визуализации плана проекта, чем диаграмма Ганта. Не случайно в MS Project имеется три вида сетевых графиков.

В этом уроке вы научитесь определять формат блоков сетевых графиков и тем самым отображать на них нужную вам информацию. Вы освоите форматирование как отдельного блока графика, так и группы блоков. Кроме того, вы узнаете, как определять параметры размещения блоков на графике, и научитесь работать со схемой данных MS Project.

Виды сетевых графиков в MS Project

На сетевом графике задачи представлены в виде блоков (Box, что переводится в MS Project как Рамка), соединенных стрелками в блок-схему в соответствии с взаимосвязями задач в плане проекта.

Такой принцип организации сетевого графика делает его удобным инструментом для анализа последовательности работ в рамках проекта. Кроме того, с его помощью удобно планировать проекты с большим числом связей между задачами. В MS Project есть три графика, которые можно отнести к сетевым: это собственно Network Diagram (Сетевой график), Descriptive Network Diagram (Сетевой график с описанием) и Relationship Diagram (Схема данных).

Отличие сетевого графика с описанием от стандартного сетевого графика заключается только в повышенной информативности блоков: по умолчанию на них отображается больше информации. Поэтому все приемы, описанные в следующем разделе, относятся в полной мере и к сетевому графику с описанием. Нет приемов для работы с графиком с описанием, которые бы не могли быть применены к стандартному сетевому графику.

Принцип построения и внешний вид схемы данных отличается от первых двух графиков. Разница состоит в том, что на первых двух графиках можно сразу просматривать информацию обо всем плане проекта, а на схеме данных — только об одной задаче из этого плана. Поэтому данной диаграмме, в отличие от сетевого графика с описанием, мы посвятили целый раздел этого урока.

Сетевой график

Блоки графика могут различаться цветом и формой в зависимости от типа задачи (обычная задача, завершающая задача или фаза) и ее состояния (выполняется, не выполняется, завершена). На блоке может быть указана любая дополнительная информация, например на рис. 6.1 это название задачи, даты начала и окончания, длительность и задействованные ресурсы. На этом сетевом графике параллелепипедами обозначены фазы, прямоугольниками — задачи, а многоуголь-

никами — завершающие задачи. Начатые задачи перечеркнуты одной линией, а завершенные — двумя. Стрелки соответствуют связям между задачами. Рядом. со связями указывается их тип.

И.И.Подготовка редакционным

И.

И.

Start ।,

Я^х^Йеагое] 50%]/ Г%т^]$а%

/ Подготовка обложки

Start: 29^Т»2.'"18у П*Ь:21ДЗД2>?,33 day?

Рис. 6.1. Фрагмент плана проекта на сетевом графике

Рис. 6.2. Фрагмент плана проекта на сетевом графике с описанием. Блоки обозначают те же задачи, что и блоки на рис. 6.1, но информации в них представлено большеРис. 6.2. Фрагмент плана проекта на сетевом графике с описанием. Блоки обозначают те же задачи, что и блоки на рис. 6.1, но информации в них представлено большеНа рис. 6.2 представлены блоки сетевого графика с описанием, и в них указано больше информации, чем в блоках стандартного сетевого графика: добавлены данные о типе задачи и степени выполнения.

Рис. 6.2. Фрагмент плана проекта на сетевом графике с описанием. Блоки обозначают те же задачи, что и блоки на рис. 6.1, но информации в них представлено больше

Рис. 6.2. Фрагмент плана проекта на сетевом графике с описанием. Блоки обозначают те же задачи, что и блоки на рис. 6.1, но информации в них представлено больше

Блоки графика могут быть сориентированы относительно друг друга в зависимости от даты начала работ. В таком случае график делится на колонки, соответствующие единице измерения (день, неделя, месяц), и тогда задачи, начинающиеся в один и тот же момент (день, неделю, месяц), будут находиться в одной колонке. Размер блоков с длительностью задач при этом не соотносится.

Форматирование сетевого графика

В MS Project включен большой набор средств по форматированию сетевого графика, и эти средства позволяют изменять как оформление его блоков, так и состав отображаемой в них информации.

Принципы форматирования сетевого графика не отличаются от принципов форматирования диаграммыможно отформатировать отдельный элемент гра-

группу элементов и настроить дополнительные параметры группы.

Форматирование блока

Чтобы отформатировать блок, нужно щелкнуть на нем, а затем открыть диалоговое окно форматирования (рис. 6.3), выбрав команду меню Format Box (Формат Рамка) или команду Format Box (Формат рамки) в контекстном меню блока.

Рис. 6.3. Диалоговое окно форматирования блока сетевого графика позволяет определять внешний видблока и отображаемую в нем информациюРис. 6.3. Диалоговое окно форматирования блока сетевого графика позволяет определять внешний видблока и отображаемую в нем информацию

Рис. 6.3. Диалоговое окно форматирования блока сетевого графика позволяет определять внешний видблока и отображаемую в нем информацию

Рис. 6.3. Диалоговое окно форматирования блока сетевого графика позволяет определять внешний видблока и отображаемую в нем информацию

В верхней части диалогового окна располагается область Preview (Образец), отображающая вид блока с установленными настройками. За ней следует раздел Data template (Шаблон данных), в котором определяется, какая информация отображается внутри блока.

ПРИМЕЧАНИЕПРИМЕЧАНИЕДля настройки отображаемой внутри блока информации нужно выбрать шаблон из раскрывающегося списка (на рис. 6.3 в нем активен пункт Standard (Стан- Шаблон определяет табличную структуру блока (сколько ячеек для вывода данных отображается внутри блока) и имена столбцов «внутренней» таблицы, значения которых отображаются в этих ячейках. При выборе нового шаблона образец в области предварительного просмотра автоматически обновится.

ПРИМЕЧАНИЕ

ПРИМЕЧАНИЕ

Отличие сетевого графика (Network Diagram) от сетевого графика с описанием (Descriptive Network Diagram) заключается только в более информативных шаблонах, используемых во втором графике.

В шаблоне блока не хранится его графическое оформление, и для определения его внешнего вида предназначены дополнительные параметры. В раскрывающемся списке Shape (Форма) выбирается форма блока, в списке Color (Цвет) — цвет его рамки, а в списке Width (Ширина) — ее толщина. Флажки Show horizontal gridlines (Горизонтальные линии сетки) и Show vertical gridlines (Вертикальные линии сетки) определяют, будут ли ячейки в таблице внутри блока разделяться линиями.

В разделе Background (Фон) задаются параметры фона блока. Цвет выбирается из списка Color (Цвет), а заливка из списка Pattern (Узор). С помощью кнопки Reset (Сброс) можно вернуться к стандартным значениям параметров блока, а с помощью кнопки о К — сохранить сделанные изменения и вернуться к графику.

Работа с шаблонами блоков

Если ни один из стандартных шаблонов не соответствует потребностям, то можно создать новый шаблон или отредактировать наиболее подходящий существующий. Это можно проделать с помощью диалогового окна с полным списком шаблонов данных, которое открывается щелчком на кнопке More Templates (Другие шаблоны) в диалоговом окне форматирования блока (см. рис. 6.3). Кроме того, открыв это диалоговое окно, можно понять, как устроены шаблоны данных в сетевом графике.

Верхний раздел этого диалогового окна (рис. 6.4) по структуре аналогичен подобным разделам в окнах со списками таблиц, фильтров и пр. В нем находится список шаблонов и кнопки для доступа к их редактированию. Ниже располагается область предварительного просмотра, в которой отображается соответствующая выбранному в списке шаблону структура блока графика. Над ней расположено поле Show data from task ID (Показать данные задачи с идентификатором), в котором можно выбрать номер задачи из плана проекта, после чего в области предварительного просмотра шаблон заполнится данными этой задачи.

Рис. 6.4. Диалоговое окно со списком всех шаблонов данных

Создание шаблона блокаДля создания нового шаблона служит диалоговое окно определения его свойств, в которое можно попасть, нажав кнопку New (Создать). В этом диалоговом окне (рис. 6.5) осуществляется настройка структуры блока графика, состава и формата отображаемой в них информации.Создание шаблона блокаДля создания нового шаблона служит диалоговое окно определения его свойств, в которое можно попасть, нажав кнопку New (Создать). В этом диалоговом окне (рис. 6.5) осуществляется настройка структуры блока графика, состава и формата отображаемой в них информации.Data T emplate Definition/:Data T emplate Definition/:?j xj?j xjtemplate цате: : j Шаблон 1template цате: : j Шаблон 1Format ceSsFormat ceSsShow data from task ID: |2 ejShow data from task ID: |2 ejCel Layout.Cel Layout.Стоимость: 193$Стоимость: 193$I Дата:I Дата:]Т| U 10.01.02]Т| U 10.01.02

Создание шаблона блока

Для создания нового шаблона служит диалоговое окно определения его свойств, в которое можно попасть, нажав кнопку New (Создать). В этом диалоговом окне (рис. 6.5) осуществляется настройка структуры блока графика, состава и формата отображаемой в них информации.

Создание шаблона блока

Для создания нового шаблона служит диалоговое окно определения его свойств, в которое можно попасть, нажав кнопку New (Создать). В этом диалоговом окне (рис. 6.5) осуществляется настройка структуры блока графика, состава и формата отображаемой в них информации.

Data T emplate Definition/:

Data T emplate Definition/:

?j xj

?j xj

template цате: : j Шаблон 1

template цате: : j Шаблон 1

Format ceSs

Format ceSs

Show data from task ID: |2 ej

Show data from task ID: |2 ej

Cel Layout.

Cel Layout.

Стоимость: 193$

Стоимость: 193$

I Дата:

I Дата:

]Т| U 10.01.02

]Т| U 10.01.02

Работа: 26 hrsi

fl-rawe . 5®W'fl-rawe . 5®W'StartStartWorkWorkKostKostРис. 6.5. Диалоговое окно определения свойств шаблонаРис. 6.5. Диалоговое окно определения свойств шаблона

fl-rawe . 5®W'

fl-rawe . 5®W'

Start

Start

Work

Work

Kost

Kost

Рис. 6.5. Диалоговое окно определения свойств шаблона

Рис. 6.5. Диалоговое окно определения свойств шаблона

В поле Template name (Имя шаблона) указывается название шаблона, под которым он будет фигурировать в списке шаблонов в дальнейшем.

Шаблон является таблицей, ячейки которой могут содержать как текстовую информацию, введенную вручную (одинаковую для всех задач — блоков графика), так и данные, извлекаемые из определенного столбца «внутренней» таблицы MS Project (изменяющиеся в зависимости от задачи). Кроме того, в ячейках может сочетаться текстовая информация и извлекаемые данные.

Число ячеек, составляющих шаблон, определяется после нажатия кнопки Cell Layout (Макет ячеек). В открывшемся одноименном диалоговом окне (рис. 6.6) число ячеек шаблона определяется счетчиками Number of rows (Число строк) и Number of Columns (Число столбцов).

Размер ячеек определяется в процентах от стандартного размера в счетчике % (of standard size) (% (от обычного размера)). Кроме того, здесь можно задать принцип отображения пустых ячеек: они могут либо сливаться с заполненными данными ячейками, либо не сливаться. Для выбора первого варианта нужно выбрать переключатель Merge blank cells with cell to left (Объединять пустые ячейки с ячейкой слева), а для второго — переключатель Do not merge blank cells (He объединять пустые ячейки).

Рис. 6.6. Диалоговое окно определения расположения ячеек

После того как число ячеек и принципы их отображения определены, нужно нажать кнопку о К и вернуться к диалоговому окну определения свойств шаблона. Автоматически в области предварительного просмотра будет отображена таблица, соответствующая указанным в окне Cell Layout (Макет ячеек) параметрам, и станут доступными ячейки для ввода в области Choose cell(s) (Выбор ячеек). На рис. 6.5 видно, что шаблон состоит из 6 ячеек (3 ряда по 2 ячейки) и, соответственно, в диалоговом окне определения свойств шаблона вводить данные можно именно в 6 ячеек из 16 возможных.

Для того чтобы определить, какие данные будут отображаться в ячейке шаблона, в нее нужно установить курсор. В углу ячейки появляется значок раскрывающегося списка. Щелкнув на нем, можно выбрать поле из «внутренней» таблицы, данные из которого будут отображаться в выбранной ячейке. На рис. 6.5, например, выбрано поле Cost (Затраты).

Рядом с данными из поля в ячейке может отображаться произвольный текст, указанный пользователем. Для этого нужно установить флажок Show label in cell (Надпись в ячейке) и ввести текст в поле ввода рядом с ним. Введенный текст отображается слева от данных из поля «внутренней таблицы». Например, на рис. 6.5 рядом со стоимостью задачи отображается текст Стоимость.

Можно отобразить в ячейке шаблона только текст, без данных из «внутренней» таблицы. В таком случае не нужно выбирать поле для отображения в ячейке таблицы, а достаточно только установить флажок Show label in cell (Надпись в ячейке) и ввести текст. На рис. 6.5 так оформлена первая ячейка во втором ряду: поле с данными для отображения не выбрано, но введен текст Дата:. Сама же дата отображается в соседней ячейке.

Чтобы определить, каким шрифтом будут отображаться данные в ячейке, нужно выделить ее и нажать кнопку Font (Шрифт). Отобразится стандартное для MS Project диалоговое окно определения свойств шрифта, в котором можно осуществить нужные настройки. Выбранные настройки отображаются рядом с кнопкой (например, на рис. 6.5 выбран шрифт Tahoma размером 8 пунктов полужирного начертания).

Высота ячейки выбирается из списка Limit cell text to (Текст в ячейке ограничен) — здесь она измеряется числом строк. Высота строки таблицы равна высоте самой высокой ячейки. Например, на рис. 6.5 высота первой строки таблицы составляет 2 строки, второй — 1 строку, а третьей — 3 строки.

Для определения расположения текста и данных внутри ячейки служат раскрывающиеся списки Horizontal alignment (Горизонтальное выравнивание) и Vertical alignment (Вертикальное выравнивание). Например, данные во всех ячейках на рис. 6.5 выровнены по центру вертикали. Горизонтальное выравнивание во всех ячейках установлено по левому краю, кроме нижней, где установлено выравнивание по правому краю.

Если в ячейке выбрано для отображения поле «внутренней» таблицы, содержащее дату, то становится активным раскрывающийся список Date format (Формат даты). С его помощью можно установить оптимальный формат для отображения дат в любой ячейке шаблона.

По мере настройки шаблона полезно представлять, какой вид примет блок на графике, когда в нем будут отображены реальные данные. Для того чтобы просмотреть их в блоке, нужно ввести в поле Show data from task ID (Показать данные задачи с идентификатором) номер задачи из плана проекта, и блок в поле Sample (Образец) заполнится ими. Например, на рис. 6.5 в блоке отображаются данные из задачи с номером 2. Эта возможность нужна для проверки соответствия шаблона проектным данным. Например, в проекте могут использоваться длинные названия задач, и название не будет помещаться в отведенной ячейке шаблона. Поэтому после того, как шаблон создан, стоит просмотреть в нем данные нескольких задач.

После нажатия кнопки OK шаблон блока сохраняется и появляется в списке доступных шаблонов. Теперь его можно применять для форматирования блоков. Например, на рис. 6.7 в верхнем блоке используется шаблон Standard (Стандартный), а в нижнем — созданный нами Шаблон 1.

Рис. 6.7. Блоки отформатированы с помощью разных шаблонов. Верхний блок использует стандартный шаблон, а нижний — созданный нами Шаблон 1

Операции над шаблонами блоков

Редактирование шаблона осуществляется путем выбора шаблона из списка и нажатием кнопки Edit (Изменить). После этого открывается диалоговое окно определения свойств, в котором можно изменять текущие настройки выбранного шаблона. Для удаления шаблона нужно выбрать его и нажать кнопку Delete (Удалить). MS Project запрещает редактирование и удаление шаблонаStandard(Стандартный).

Для копирования шаблона нужно установить на нем курсор в диалоговом окне со списком шаблонов (см. рис. 6.4) и нажать кнопку Сору (Копировать). После этого откроется диалоговое окно определения свойств шаблона, в котором будут

отображены все свойства выбранного шаблона, а в поле названия к исходному названию будет добавлено Copy of (Копия). После нажатия в этом диалоговом окне шаблон будет сохранен под новым именем.

В MS Project есть возможность импортирования шаблона из другого вида сетевого графика (то есть можно импортировать шаблон из Descriptive Network Diagram (Сетевой график с описанием) в Network Diagram (Сетевой график) и наоборот), расположенного в том же файле, и сетевого графика любого вида, расположенного во внешнем файле. Для осуществления операции импорта нужно нажать кнопку Import (Импорт), после чего откроется окно импортирования шаблона (рис. 6.8).

Рис. 6.8. Диалоговое окно импортирования шаблона блока графика

Диалоговое окно содержит три раскрывающихся списка. В списке Project (Проект) перечислены открытые в MS Project файлы проектов. Список View (Представление) содержит диаграммы, из которых можно импортировать шаблоны блоков — это сетевой график и сетевой график с описанием. Сами шаблоны, которые можно импортировать, перечислены в списке Template (Шаблон). После нажатия кнопки К шаблон добавляется в список доступных в текущем графике шаблонов.

Форматирование групп блоков

Возможности форматирования групп блоков сетевого графика зависят от того, какие типы задач эти блоки символизируют на графике. Групповое форматирование блоков осуществляется в диалоговом окне, определяющем свойства групп блоков. Перейти в это диалоговое окно (рис. 6.9) можно, выбрав команду Format Box Styles (Формат Стили рамок) либо команду Box Styles (Стили рамок) в контекстном меню сетевого графика.

Диалоговое окно форматирования групп блоков очень похоже на диалоговое окно форматирования блока (см. рис. 6.3). Отличие заключается в присутствии списка типов задач (табл. 6.1), которые блоки могут символизировать. Для того чтобы отредактировать параметры отображения того или иного типа блоков, нужно выделить их в списке и затем настроить параметры. Чтобы отредактировать параметры нескольких типов, нужно установить на них курсор при нажатой клавише Ctrl или Shift.

Установленные параметры оформления групп становятся параметрами по умолчанию для всех блоков, относящихся к группе. Кнопка Reset (Сброс) в диалоговом окне определения свойств блока (см. рис. возвращает настройки именно к этим параметрам.

Рис. 6.9. Диалоговое окно форматирования групп блоков

ТаблицаТипы задач, которые могут отображаться блоками сетевого

Тип задачи

Описание

Critical (Критическая)

Задачи, лежащие на критическом пути проекта

(Некритическая)

Задачи, которые MS Project не относит к критическому пути проекта

Milestone (Критическая/

Некритическая веха)

Завершающие задачи

Critical/Noncritical Summary

(Критическая/Некритическая суммарная)

Фазы проекта

Inserted Project (Критическая/ Некритическая (вставленный

Внедренный из внешнего файла проект

Critical/Noncritical Marked (Критическая/ Некритическая помеченная)

Задачи, у которых в столбце Marked (Отмечена) установлено значение Yes (Да)

Critical/Noncritical External (Критическая/ Некритическая внешняя)

Задачи из внешних проектов, являющиеся предшественниками или последователями задач открытогопроекта

Project Summary (Суммарная задача проекта)

Сводная задача, объединяющая все задачи и фазы проекта и имеющая код структуры О

представленные в таблице, имеют подвиды Critical (Критические) и Noncritical (Некритические), например тип Milestone (Завершающая задача) имеет подвиды Critical Milestone (Критическая завершающая задача) и Noncritical Milestone (Некритическая завершающая задача). В зависимости от того, лежит задача данного типа на критическом пути или нет, будет применяться блок соответствующего подтипа.

К сетевому графику может быть применен фильтр в режиме при этом отобранные фильтром задачи выделяются определенным цветом. Поскольку стандартные настройки выделения могут не подходить, в диалоговом окне заложена возможность настройки цвета и формы блоков, символизирующих выделенные фильтром задачи.

Для настройки внешнего вида подсвеченных фильтром блоков нужно установить флажок Set highlight filter style (Настройка стиля фильтра). Все раскрывающиеся списки диалогового окна изменят внешний вид (рис. 6.10): первым пунктом в них станет No Change (He изменять).

Рис. 6.10. Диалоговое окно определения свойств групп блоков в режиме настройки вида блоков, подсвеченныхфильтром

Для того чтобы какой-либо из параметров оформления блока изменялся при подсвечивании фильтром, нужно сменить в соответствующем списке пункт No Change (Не изменять) на другое значение. Например, на рис. 6.10 в списке Color (Цвет) раздела Background (Фон) установлено значение Yellow (Желтый). Это значит, что у задач, попадающих под условие фильтрации, цвет фона будет меняться на желтый. Аналогично и с параметром Pattern (Узор) — у подсвеченных задач заливка будет меняться на установленную в диалоговом окне.

Чтобы включить фильтр в режимеследует выбрать название фильтра в рас

крывающемся списке диалогового окна Project Filtered for: More filters (Проект Фильтр Другие фильтры) и щелкнуть на кнопке Highlight (Выделить). Подробнее о фильтрации на диаграммах см. в разделе «Фильтрация данных на диаграммах без таблиц» урока 8.

Сброс флажка Set highlight filter style (Настройка стиля фильтра) возвращает диалоговое окно к настройке формата блоков при их отображении в нормальном режиме. Для завершения редактирования и сохранения параметров нужно нажать кнопкуОК.

Настройка дополнительных параметров

Сетевой график фактически представляет собой таблицу, в ячейках которой расположены блоки (при этом границы ячеек таблицы не отображаются). Параметры отображения блоков внутри этой таблицы и связи их друг с другом определяются в диалоговом окне Layout (Макет) (рис. 6.11), вызываемом командой меню Format Layout (Формат Макет) или при помощи команды Layout (Макет) в контекстном меню графика.

Рис. 6.11. Диалоговое окно с параметрами оформления сетевого графика

Это диалоговое окно содержит намного больше элементов, чем аналогичное окно для диаграммы Ганта. Первая группа параметров, Layout Mode (Режим расположения рамок), определяет, будут ли блоки располагаться на графике только автоматически или MS Project будет позволять перемещать их «вручную». Для первого режима работы нужно выбрать переключатель Automatically position all boxes (Располагать все рамки а для второго — Allow manual box positioning (Разрешить располагать рамки вручную).

Вторая группа параметров, Box Layout (Расположение рамок), определяет, как будут размещены блоки на графике. В раскрывающемся спискеArrangement (Расположение) выбирается вариант ориентации блок-схемы на графике.

При выборе пункта списка Top Down From Left (Сверху вниз слева) первая задача будет расположена в верхнем левом углу и станет началом блок-схемы. В этом случае расположение блоков относительно друг друга определяется логической последовательностью задач. Это стандартный принцип построения сетевого графика (рис. 6.12).

Рис. 6.12. Так выглядит план проекта на сетевом графике, скомпонованном сверху вниз из верхнего левого углаРис. 6.12. Так выглядит план проекта на сетевом графике, скомпонованном сверху вниз из верхнего левого угла

Рис. 6.12. Так выглядит план проекта на сетевом графике, скомпонованном сверху вниз из верхнего левого угла

Рис. 6.12. Так выглядит план проекта на сетевом графике, скомпонованном сверху вниз из верхнего левого угла

При выборе следующих пунктов — Top Down By Day (Сверху вниз по дням), Top Down By Week (Сверху вниз по неделям), Top Down By Month (Сверху вниз по месяцам) — блоки располагаются аналогично предыдущему случаю, но с учетом момента начала выполнения задач. Задачи, начинающиеся в один и тот же период (день, неделю или месяц — в зависимости от графика), отображаются в одной колонке друг под другом.

Пункт Top Down Critical First (Сверху вниз, сначала критические) строит блок-схему таким образом, что блоки, обозначающие критические задачи, располагаются ближе к началу схемы, чем в стандартном, первом варианте.

Пункт Centered From Left (По центру слева) размещает первую задачу в крайней левой колонке так, чтобы она находилась на центральной линии блок-схемы, блоки которой располагаются вправо от первой задачи, вверх и вниз (рис. 6.13).

Рис. 6.13. Так выглядит сетевой график при компоновке его от центра левой стороныРис. 6.13. Так выглядит сетевой график при компоновке его от центра левой стороны

Рис. 6.13. Так выглядит сетевой график при компоновке его от центра левой стороны

Рис. 6.13. Так выглядит сетевой график при компоновке его от центра левой стороны

Пункт Centered From Top (По центру сверху) отображает первую задачу в центре верхнего ряда диаграммы, а блок-схема располагается вниз от первой задачи, вправо и влево (рис. 6.14).

В строках Row (Строки) и Column (Столбцы) собраны параметры, определяющие, как блоки располагаются внутри невидимых рядов и колонок сетевого графика. В раскрывающемся списке Alignment (Выравнивание) можно выбрать ориентацию блока внутри ряда или колонки: Center (По центру), Тор (По верхнему краю), Bottom (По нижнему краю), Left (По левому краю), Right (По правому краю). Параметр Spacing (Интервал) определяет интервал между рядами и колонками. Наконец, в раскрывающихся списках Height (Высота) и Width (Ширина) определяется, будут ли на графике все колонки или ряды фиксированной ширины и высоты или высота и ширина будут подбираться с учетом данных, размещенных на графике. Для включения первого режима используется значение списка Fixed (Фиксированная), а для второго — Best Fit (Автоподбор).

Рис. 6.14. Вид сетевого графика при компоновке его сверху вниз от центраРис. 6.14. Вид сетевого графика при компоновке его сверху вниз от центра

Рис. 6.14. Вид сетевого графика при компоновке его сверху вниз от центра

Рис. 6.14. Вид сетевого графика при компоновке его сверху вниз от центра

Флажок Show summary tasks (Показывать суммарные задачи) определяет, будут ли на графике отображаться блоки, соответствующие фазам плана проекта. Флажок Keep tasks with their summaries (He отрывать задачи от их суммарных задач) управляет группировкой задач по фазам. Например, в режиме отображения Top Down From Left (Сверху вниз слева) при установленном флажке задачи будут находиться в одной строке таблицы с фазой, а если этот флажок сброшен, то там, где следует по логике проекта. Флажок Adjust for page breaks (Учитывать разрывы страниц) определяет, будут ли блоки автоматически переноситься так, чтобы не попадать на разрывы страниц. Вид связей между блоками определяется в разделе Link style (Стиль линий связи). С помощью переключателей Rectilinear (Прямоугольные) и Straight (Прямые) можно выбрать прямоугольные или прямые линии связи. Состоянием флажка Show arrows (Показывать стрелки) задается наличие стрелок в конце линий связи между блоками, а флажок Show link labels (Показывать надписи для связей) позволяет отобразить над связями значки с указанием типа связи.

На рис. 6.15 представлен сетевой график, на котором использованы некоторые из описанных настроек. График скомпонован сверху вниз от центра, установлен флажок отображения информации о связях, из-за чего над ними появились прямоугольники с текстовой информацией. Флажок Keep tasks with their summaries (Heотрыватьзадачи отихсуммарныхзадач) сброшен. Именно поэтому задачи, относящиеся ко второй фазе проекта, отображаются в колонке под первой фазой, а не под второй, как на рис. 6.14.

В разделе Link color (Цвет линий связи) определяется, какой цвет будут иметь связи между блоками. Если выбрать переключатель Match predecessor box border (В соответствии с цветом рамки предшественника), то цвет связи всегда будет повторять цвет блока задачи, от которой эта связь отходит. Если же выбрать другой переключатель, то связи всегда будут иметь те цвета, которые выбраны в раскрывающихся списках Critical links (Критические связи) и Noncritical links (Некритические связи).

Рис. 6.15. Сетевой график с компоновкой сверху вниз от центра с дополнительными настройками

В разделе Diagram Options (Параметры диаграммы) расположены параметры отображения графика в целом. Раскрывающиеся списки Background color (Цвет фона) и Background pattern (Фоновый узор) определяют цвет и заливку фона графика. Флажок Show page breaks (Показывать разрывы страниц) управляет отображением границ страниц на графике. Флажок Mark in-progress and completed (Помечать завершенные и находящиеся в процессе выполнения задачи) включает выделение задач, находящихся в процессе выполнения или завершенных. Наконец, флажок Hide all fields except ID (Скрыть все поля, кроме идентификатора) позволяет убрать из блоков все поля, кроме их номера, что делает блоки очень маленькими и позволяет увидеть на графике сразу весь проект.

Для быстрого изменения масштаба графика можно воспользоваться кнопками Zoom In (Увеличить) и Zoom Out (Уменьшить), расположенными на панели инструментов Standard (Стандартная). Первая кнопка, представленная лупой со значком «+», увеличивает размер блоков, вторая, представленная лупой со значком «-», уменьшает их.

Если в процессе ручной настройки графика блоки расположились неудачно и хочется снова расположить их так, как они были расположены в автоматическом режиме размещения блоков, можно воспользоваться командой меню Format ► Layout Now (Формат ► Применить макет). Можно также выбрать команду Layout Now (Применить макет) в контекстном меню графика, в котором содержатся еще две команды для применения автоматического форматирования при включенном режиме ручного размещения блоков.

Команда Layout Selection Now (Применить макет к выделенному фрагменту) предназначена для того, чтобы расположить в автоматическом режиме только выделенные блоки. А с помощью команды Layout Related Tasks Now (Применить макет к связанным

задачам), отображаемой в контекстном меню блока графика (когда выделен только один блок), можно применить автоматическое расположение ко всем связанным с ним блокам.

Редактированиепроектныхданных на сетевом графике

Сетевой график, как и диаграмма Ганта, позволяет редактировать план проекта. Двойной щелчок на блоке открывает окно редактирования свойств задачи. Для редактирования отдельного свойства задачи, отображенного на блоке, нужно установить курсор на него и затем отредактировать его с помощью строки ввода данных.

Для создания задачи нужно щелкнуть в свободном месте графика и растянуть на нем прямоугольник, а затем отпустить мышь. Создание задачи на графике не очень удобно, потому что не всегда можно точно предсказать, к какой фазе проекта будет отнесена новая задача и после какой задачи она будет добавлена. При этом изменять уровень вложенности задачи можно с помощью стандартного сочетания клавиш Shift+Alt+<- и Shift+ALt+->.

Удалить задачу можно нажатием клавиши Delete. Связи между задачами создаются перетаскиванием мыши с одной задачи на другую, как и в диаграмме Ганта. Двойной щелчок на связи открывает уже знакомое нам по диаграмме Ганта диалоговое окно редактирования свойств, в котором можно и удалить связь.

Панель инструментов сетевого графика

Сетевой график удобно настраивать с помощью специальной одноименной панели инструментов1, содержащей кнопки для быстрого осуществления некоторых операций по настройке графика (рис. 6.16). Нажатие кнопки производит действие, а повторное нажатие (в большинстве случаев) отменяет его.

Скрыть поля Применить макет

Связи прямыми линиями/ Связи ломаными линиямиСвязи прямыми линиями/ Связи ломаными линиямиПоказать/Скрыть надписи связейПоказать/Скрыть надписи связейВыровнятьВыровнятьПоказать/Скрытьсуммарные задачиПоказать/Скрытьсуммарные задачиПрименить макет к выделенному фрагменту

Связи прямыми линиями/ Связи ломаными линиями

Связи прямыми линиями/ Связи ломаными линиями

Показать/Скрыть надписи связей

Показать/Скрыть надписи связей

Выровнять

Выровнять

Показать/Скрытьсуммарные задачи

Показать/Скрытьсуммарные задачи

Показать/Скрыть разрывы страниц

Показать/Скрыть метки выполнения

Рис. 6.16. Панель инструментов Network Diagram (Сетевой график)для быстрой настройки графика

1 О том, как отображать панели инструментов, мы уже говорили в разделе «Настройки панелей инструментов» урока 2.

5 Зак. 875

Кнопка Show/Hide Summary Tasks (Показать/Скрыть суммарные задачи) предназначена для того, чтобы скрывать и отображать на графике блоки, обозначающие фазы проекта. С помощью кнопки Show/Hide Progress Marks (Показать/Скрыть метки выполнения) можно включить или выключить режим выделения задач, находящихся в процессе выполнения и завершенных.

Для того чтобы увидеть, как блоки сетевого графика будут расположены на странице при печати, можно включить режим отображения на графике границ между страницами. Для этого предназначена кнопка Show/Hide Page Breaks (Показать/ Скрыть разрывы страниц). С ее же помощью можно отключить этот режим.

Кнопка Show/Hide Link Labels (Показать/Скрыть надписи связей) управляет отображением меток с указанием типа связи между блоками. Кнопка Straight/Rectilinear Links (Связи прямыми линиями/Связи ломаными линиями) используется для переключения стилей связей с прямоугольного на прямой и обратно. С помощью кнопки Show/Hide Fields (Скрыть/Показать поля) можно уменьшить размер блоков, убрав все поля, кроме ID (Ид.), в результате чего на экране будет видно больше блоков. Чтобы восстановить размер блоков, нужно снова воспользоваться этой кнопкой.

Раскрывающийся список Align (Выровнять) вместе с двумя последними кнопками становятся активны только при включенном режиме ручного размещения блоков (см. раздел «Настройка дополнительных параметров» урока 6). Список Align (Выровнять) позволяет выровнять выделенные на графике блоки по правой (Rights), левой (Lefts), верхней (Tops) или нижней (Bottoms) границе, а также по центру в горизонтальном (Middles) или вертикальном (Centers) направлении.

Часто в процессе ручной настройки графика блоки располагаются не так, как нужно, и хочется снова расположить их так, как они были расположены в автоматическом режиме размещения блоков. Для этого предназначена кнопка Layout Now (Применить макет). Для того чтобы расположить в автоматическом режиме только выделенные блоки, предназначена последняя кнопка панели — Layout Selection Now (Применить макет к выделенному фрагменту).

Схема данных

Схема данных (Relationship Diagram) — это особый вид сетевого графика, предназначенный только для анализа связей между задачами проекта.

Диаграмма разделена на страницы, которые можно пролистывать с помощью полосы прокрутки. На одной странице можно просматривать информацию только об одной задаче, и страницы с задачами расположены по возрастанию порядкового номера задачи.

Блок с информацией о задаче расположен в центре страницы (рис. 6.17, файл l.mpp) и выделен цветом. Слева от него расположены блоки предшествующих задач, а справа — последующих. Щелкнув на любом из этих блоков, можно сразу перейти на страницу диаграммы с информацией о соответствующей задаче.

Рис. 6.17. Схема данных MS Project: в центре расположена текущая задача, выделенная цветом, слева — предшествующая задача, а справа — последующие

Диаграмма не содержит элементов, предназначенных для форматирования блоков или настройки диаграммы в целом. Кроме того, с помощью диаграммы нельзя редактировать проектные данные — их можно только просматривать.

Использовать эту диаграмму удобно для анализа плана проекта с множеством зависимостей, поскольку с ее помощью можно сфокусироваться на задачах, связанных с выбранной. При этом ее использование наиболее эффективно в сочетании с другими диаграммами или таблицами внутри

Что нового вы узнали?

О Что такое сетевой график.

О Какие виды сетевых графиков включены в MS Project, для чего они предназначены и чем отличаются друг от друга.

О Как изменять формат отдельного блока сетевого графика и их группы.

О Что такое шаблон блока, как его создать и отформатировать.

О Как устанавливать параметры расположения блоков на графике.

О Как после ручного позиционирования блоков вернуться к их размещению, характерному для режима автоматического позиционирования.

О Как масштабировать график.

О Как быстро настраивать график с помощью панели инструментов Network Diagram (Сетевой график).

О Как редактировать проектные данные на сетевом графике.

О сочетании диаграмм друг с другом и таблицами внутри вида речь пойдет дальше, в уроке 9.

[ _УРОК[ _УРОККалендарь и график ресурсов

[ _УРОК

[ _УРОК

Настройка отображения задач проекта на календаре

О Форматирование календаря

GИспользование календаря для

редактирования проектных данных

О Отбор информации, отображаемой на графике ресурсов

О Определение внешнего вида графика ресурсов

Редактирование данных с помощью графика ресурсов

Календарь — одна из основных диаграмм, которыми вы будете пользоваться при работе в MS Project, потому что с его помощью можно представить план работ в привычном для большинства сотрудников виде. В этом уроке вы узнаете, как настраивать отображение задач плана проекта на этой диаграмме.

График ресурсов предназначен для анализа загрузки ресурсов. Вы узнаете, какую информацию можно получать с помощью этого представления и как его настраивать. Когда вы освоите тонкости работы с этим представлением, вы сможете получать все необходимые вам отчеты по ресурсам в рамках проекта.

Календарь

Диаграмма Календарь отображает информацию о плане проекта в виде таблицы с семью или пятью колонками, соответствующими дням недели, и множеством рядов, соответствующих неделям. Задачи на календаре обозначены отрезками, которые начинаются в день начала работ над задачей и заканчиваются в день их окончания (рис. 7.1, файл

Рис. 7.1. Диаграмма напоминает обычный календарь, на котором задачи отмечены отрезками, колонки соответствуют дням недели, а строки — неделям

Диаграмма удобна тем, что представляет план проекта и задачи внутри него в традиционном календарном виде. MS Project содержит набор средств, позволяющих отформатировать календарь удобным способом, например чтобы его можно было распечатать и повесить на стену. Кроме того, на диаграмме можно редактировать план проекта.

Форматирование календаря

Принципы настройки календаря совпадают с принципами настройки диаграммы Ганта: можно отформатировать стили отрезков, шкалу времени, вспомогательные линии и общие параметры диаграммы.

В отличие от диаграммы Ганта или сетевой диаграммы, на которых можно форматировать как отдельный отрезок, так и их группы (стили отрезков), на календаре можно форматировать только стили отрезков, а изменить параметры отображения одного отрезка для конкретной задачи нельзя.

Форматирование стилей отрезков

Для изменения параметров отображения отрезков на диаграмме предназначено диалоговое окно форматирования стилей отрезков (рис. 7.2, файл 2.mpp). Открыть его можно посредством команды меню Format Bar Styles (Формат Стили отрезков) либо с помощью команды Bar Styles (Стили отрезков) контекстного меню диаграммы.

Рис. 7.2. Диалоговое окно форматирования стилей отрезков

В левой части диалогового окна расположен список типов отрезков. После того как на один из пунктов в списке будет установлен курсор, в остальных разделах диалогового окна можно задавать параметры выбранного типа отрезков. В разде-

ле Sample (Образец), расположенном внизу диалогового окна, можно увидеть, как будут выглядеть отрезки выбранного типа на диаграмме.

Параметры, расположенные в разделе Bar shape (Форма отрезка), определяют форму и цвет отрезка на диаграмме. В списке type (Тип отрезка) выбирается подходящая форма отрезка: (Прямоугольник), Line (Линия) или None (Нет). Первый вариант — стандартная форма отрезка, как в диаграмме Ганта, при выборе второго варианта отрезок будет обозначен тонкой линией, а в третьем случае отрезок вообще не будетна календаре.

В списках Pattern (Узор) и Color (Цвет) определяются цвет фигуры и способ ее окраски. Список Split pattern (Прерывание) содержит варианты отображения перерывов во время выполнения задач. Наконец, флажок Shadow (Тень) определяет, будут ли отрезки на диаграмме иметь тень.

В разделе Text (Текст) осуществляется настройка отображаемой на отрезке текстовой информации. В списке Field(s) (Поля) можно выбрать один или несколько столбцов «внутренней» таблицы, данные из которых будут отображаться на отрезке. Для того чтобы выбрать несколько столбцов, нужно после выбора первого ввести точку с запятой, а затем ввести имя другого поля либо выбрать его из списка.

В раскрывающемся списке Align (Выравнивание) определяется, где внутри отрезка будет размещена текстовая информация: справа (Right (по правомуслева (Left (По левомуили в центре (Center (ПоПри установке флаж

ка Wrap text in bars (Перенос текста отрезков) текстовая информация, если она вся не помещается внутри отрезка, будет переноситься на следующую строку, увеличивая высоту отрезка, а если этот флажок сброшен, то на отрезке будет отображаться только умещающаяся часть текста.

Как и на диаграмме Ганта, на календаре можно округлять длительность задач до целых дней. Для включения режима округления служит флажок Barrounding (Округление отрезков до целых дней).

В диалоговом окне форматирования стилей отрезков нельзя задать шрифт отображаемой текстовой информации. Это делается в диалоговом окне, предназначенном для форматирования стилей текстовой информации (рис. 7.3, файл Открыть его можно командой меню Format Text Styles (Формат Стили текста) либо с помощью команды Text Styles (Стили текста) контекстного меню диаграммы.

Для настройки шрифта, используемого при отображении на отрезке текстовой информации, в списке Item to Change (Изменяемый) нужно выбрать название стиля, совпадающее с названием стиля отрезков. Например, для того чтобы определить шрифт, которым будут отображаться данные на отрезках, обозначающих вехи (Milestone), в списке настраиваемых элементов нужно выбрать пункт Milestone Tasks (Задачи-вехи) и затем определить параметры шрифта.

На рис. 7.4 (файлизображен календарь, отрезки которого были отформа

тированы с использованием описанных приемов. Например, фазы обозначаются отрезками типа Line (Линия), критические задачи выделены цветом и особым узором. Кроме того, эти отрезки имеют тень и на них отображается информация о стоимости. Наконец, у завершающих задач включен режим переноса по

вам. Отформатированный календарь можно сравнить с рис. 7.1, где представлена его стандартная версия.

Рис. 7.3. Настройка используемых на отрезках шрифтовРис. 7.3. Настройка используемых на отрезках шрифтовSMurtaJ"SMurtaJ"-34.33-34.33i*»f i bidii*»f i bidii^S^wiii^S^wiiИИ-■"•IH*.*.-■"•IH*.*.Nau>i*«t>wi ■er«^a*oi, MM4»y«: 1 И6>Nau>i*«t>wi ■er«^a*oi, MM4»y«: 1 И6>Tueydev Г".v-7' ’ ' ^ ,Tueydev Г".v-7' ’ ' ^ ,Помюювка номера/дои вл» к №даяиу;610»у» — Верстка—Помюювка номера/дои вл» к №даяиу;610»у» — Верстка—Т>>^г1Т>>^г1or;кor;кW»dne*da«W»dne*da«Пол огсы » ~'*«р» <^рм»л> е Hi»»ew>. U dey* — 8»р<»•» х«мл». 41 S3 d»y« ■ -Пол огсы » ~'*«р» <^рм»л> е Hi»»ew>. U dey* — 8»р<»•» х«мл». 41 S3 d»y« ■ -1.1.— версткаday*days— версткаday*daysи л-v:-"- xxv? -t-- . ■№,и л-v:-"- xxv? -t-- . ■№,м»54м7Г6й1м»54м7Г6й1dЙерсгк»журнал»; 41.33 dayi -■—34.33—dЙерсгк»журнал»; 41.33 dayi -■—34.33—

Рис. 7.3. Настройка используемых на отрезках шрифтов

Рис. 7.3. Настройка используемых на отрезках шрифтов

SMurtaJ"

SMurtaJ"

-34.33

-34.33

i*»f i bidi

i*»f i bidi

i^S^wii

i^S^wii

И

И

-■"•IH*.*.

-■"•IH*.*.

Nau>i*«t>wi ■er«^a*oi, MM4»y«: 1 И6>

Nau>i*«t>wi ■er«^a*oi, MM4»y«: 1 И6>

Tueydev Г"

.v-7' ’ ' ^ ,

Tueydev Г"

.v-7' ’ ' ^ ,

Помюювка номера/дои вл» к №даяиу;610»у» — Верстка—

Помюювка номера/дои вл» к №даяиу;610»у» — Верстка—

Т>>^г1

Т>>^г1

or;

к

or;

к

W»dne*da«

W»dne*da«

Пол огсы » ~'*«р» <^рм»л> е Hi»»ew>. U dey* — 8»р<»•» х«мл». 41 S3 d»y« ■ -

Пол огсы » ~'*«р» <^рм»л> е Hi»»ew>. U dey* — 8»р<»•» х«мл». 41 S3 d»y« ■ -

1.

1.

— версткаday*

days

— версткаday*

days

и л-v:-"- xxv? -t-- . ■№,

и л-v:-"- xxv? -t-- . ■№,

м»54м7Г6й1

м»54м7Г6й1

d

Йерсгк»журнал»; 41.33 dayi -■—

34.33—

d

Йерсгк»журнал»; 41.33 dayi -■—

34.33—

Форматирование шкалы времени

Параметры отображения на календаре заголовков, дней и выделение дней цветом определяются в диалоговом окне форматирования временной Оно открывается с помощью команды меню Format Timescale (Формат Шкала времени) либо с помощью команды Timescale (Шкала времени) контекстного меню диаграммы.

Рис. 7.5. Диалоговое окно форматирования временной шкалы календаря, вкладка Week Headings (Заголовки)

Диалоговое окно форматирования временной шкалы состоит из трех вкладок: Week Headings (Заголовки недель), Date Boxes (Поля дат) и Date Shading (Заливка полей дат). На первой вкладке (рис. 7.5) определяется, как на календаре будут отображаться заголовки.

В раскрывающихся списках Monthly(Названия месяцев), Daily titles (Назва

ния дней) и Weekly titles (Названия можно выбрать подходящий формат обозначения месяцев, дней и недель. Если в списке выбрать пункт None (Нет), то соответствующее обозначение отображаться не будет. Например, при приведенных рис. 7.5 (файлнастройках на календаре не будут обозначать

ся недели.

Параметр Show week with (Длина недели) определяет число дней недели, отображаемых в календаре: если выбран переключатель 7 days (7 дней), то календарь отображается полностью, а если 5 days (5 дней), то исключаются суббота и воскресенье. Если установить флажок Previous/Next month calendar (Предыдущий и следующий месяцы), то на диаграмме рядом с названием месяца будут календари на предыдущий и следующий месяц.

В примере на рис. 7.6 (файл З.трр) отображены эти календари для случая пятидневной недели. Кроме того, сокращены названия дней (на рис. 7.4 использовались полные названия) и в крайней левой колонке добавлены заголовки недель.

На второй вкладке диалогового окна (рис. 7.7, файлнастраивается вид

дней на календаре. Каждый день представлен квадратом, в верхнем и нижнем ряду которого может быть размещена информация о дне. Если верхний или

нижний ряд квадрата используется для отображения такой информации, то он выделяется цветом. Например, на рис. 7.7 в верхнем ряду квадрата размещена дата, и ряд выделен серым цветом.

Рис. 7.6. Над календарем отображаются уменьшенные календари на следующий и предыдущий месяцы, слева от дней выводятся заголовки недель

Рис. 7.7. Вкладка Date Boxes (Поля дат) диалогового окна форматирования временной шкалы календаря

Для настройки внешнего вида дня предназначены разделы Top row (Верхний ряд) и Bottom row (Нижний ряд), содержащие одинаковый набор параметров. В раскрывающихся списках Left (Слева) и Right (Справа) определяется, какая информация будет отображаться в ряду слева и справа. Например, на рис. 7.7 в списке Left для верхнего ряда выбран пункт None (Нет), а в списке Right пункт с номерами дней. Соответственно, в разделе Sample (Образец) видно, что в верхнем ряду дня слева не отображается никакая информация, а справа выводится число.

Помимо информации о дате в ряду можно отобразить так называемый индикатор переполнения (Overflow Indicator), который будет появляться в случае, если вся информация не помещается в ячейке. На рис. 7.7 этот индикатор отображается слева в нижнем ряду квадрата.

В списках Pattern (Узор) и Color (Цвет) задается цвет ряда и способ его заливки. Например, на рис. 7.7 верхний ряд закрашен серым цветом со сплошной заливкой, а нижний заштрихован черными линиями.

На третьей вкладке диалогового окна (рис. 7.8, файл 4.mpp) определяется, как дни на календаре будут выделяться цветом, то есть каким цветом они будут закрашиваться. Возможность выделять дни цветом очень удобна: например, по умолчанию выходные дни закрашиваются серым, что позволяет легко определить их визуально.

Рис. 7.8. Вкладка диалогового окна форматирования временной шкалы, содержащая параметры заливки полей дат

В списке Show working time for (Рабочее время для) приведен список всех календарей проекта. Все настройки, осуществляемые в этом диалоговом окне, влияют именно на отображение дней выбранного календаря. Например, на рис. 7.8 выбран персональный календарь Иванова. В соответствии с выбранным календарем на диаграмме отображается рабочее и нерабочее время. Например, выбранным нами на рисунке способом будут заштриховываться нестандартные рабочие дни для Иванова, а не других ресурсов.

После того как календарь выбран, в списке Exception type (Категория дат) нужно выбрать тип дней календаря, которые требуется настроить. В списке есть три типа: Working Days (Рабочие дни),Days (Нерабочие дни) и Nondefault

Working Days (Нестандартные рабочие дни). При этом каждый из типов дней может относиться либо к базовому календарю (Base Calendar), либо к календарю ресурса (Resource Calendar).

Выбрав календарь и тип дней, можно отредактировать параметры их цветового выделения, задав цвет в списке Color (Цвет) и метод заливки в списке Pattern (Узор). Выполненные настройки будут автоматически отображаться в разделе Sample (Образец). Например, на рис. 7.8 календарь настроен так, что нестандартные рабочие дни основного календаря будут заштриховываться синим, а дартные рабочие дни личных календарей будут отмечаться вертикальными полосами (этой настройки на рис. 7.8 не видно).

На рис. 7.9 (файлвидно, как повлияли сделанные настройки на внешний

вид календаря: неурочный рабочий день 5 января заштрихован, потому что он относится к базовому календарю, и в этот день работают все сотрудники, вовлеченные в проект. А в неурочный рабочий день 12 января работает только сотрудник Иванов (то есть это неурочный рабочий день его личного календаря), и поэтому день выделен вертикальными линиями.

Рис. 7.9. Календарь после изменения настроек выделения дней цветом

Сетка

Вспомогательные линии играют очень важную роль в календаре, поскольку с их помощью дни и недели отделяются друг от друга. Параметры их отображения на диаграмме можно определить в диалоговом окне форматирования сетки (рис. 7.10), которое вызывается командой меню Format ► Gridlines (Формат ► Сетка).

Рис. 7.10. Диалоговое окно форматирования вспомогательных линий

Это диалоговое окно повторяет аналогичное окно для форматирования вспомогательных линий на диаграмме Ганта. Щелкнув в списке, расположенном в левой части окна, на категории линии, которую вы собираетесь настроить, можно выбрать ее стиль из списка Туре (Тип) и цвет из списка Color (Цвет).

Линии типа Days (Дни) пересекают диаграмму по вертикали, разделяя дни. Линии типа Weeks (Недели) проходят по горизонтали, разделяя недели. Линии типа Title Vertical (Вертикальные в заголовках) и Title Horizontal (Горизонтальные в заголовках) разделяют заголовки дней и недель и видны только в режиме просмотра перед печатью Print Preview (Предварительный просмотр). И наконец, линии типа Data Box — Тор (Поле даты — сверху) и Data Box — Bottom (Поле даты — снизу) располагаются сверху и снизу дня, отделяя размещенные на нем данные от верхнего или нижнего ряда со вспомогательной информацией.

Например, на рис. 7.11 линии типа Days (Дни) обозначены пунктиром, a Weeks (Недели) — точками. Кроме того, для обозначения линии Data Box — Bottom (Поле даты — снизу) выбран серый цвет, и она отделяет нижний ряд в ячейке дня от основного пространства ячейки, отведенного для отображения отрезков.

Рис. 7.11. Фрагмент календаря с нестандартным форматом вспомогательных линий

Настройка дополнительных параметров календаря

Дополнительные параметры календаря можно редактировать в диалоговом окне Layout (Макет), которое вызывается командой меню Format Layout (Формат Макет) или при помощи команды Layout (Макет) в контекстном меню диаграммы.

Рис. 7.12. Диалоговое окно настройки дополнительных параметров календаря

В разделе Method (Способразмещениязадач) определяется, каким образом сортируются задачи на календаре (рис. 7.12): используется ли метод сортировки, выбранный в подменю Project Sort (Проект Сортировка), или MS пытается разместить на диаграмме без пересечений (при которых часть одной задачи может закрывать другую) как можно больше задач. Первый режим устанавливается переключателем Use current sort order (Использовать текущий порядок сортировки), а второй — to as many tasks as possible (Уместить максимальное число задач).

^^^ПРИМЕЧАНИЕ Если все задачи не умещаются на календаре, то с помощью мыши можно легко увеличить его размер. Для этого нужно навести мышь на границу между днями или неделями и потащить ее влево (для увеличения ширины ячеек календаря) или вниз (для увеличения высоты ячеек). Двойной щелчок по гра- ницемеждуднями или неделями приведеткавтоматическомуподборуопти- мальной высоты или ширины ячеек. Кроме того, положение отрезка задачи можно изменить, перетаскивая его с нажатой клавишей Ctrl.

При установленном флажке Show bar splits (Показывать прерывания отрезков) на диаграмме отображаются, если они есть, разрывы во время выполнения задач. А установленный флажок Automatic layout (Автоматическое размещение) обеспечит автоматическое оптимальное размещение вновь добавляемых задач.

Редактирование проектных данных на календаре

На календаре удобно редактировать план проекта, применяя те же приемы, что и на диаграмме Ганта. Перетаскивая отрезок целиком, можно изменить дату начала и окончания задачи, оставив при этом ее длительность без изменений. Перетаскивая только правую границу отрезка, можно изменять длительность задачи, а перетаскивая мышь с одной задачи на другую, можно создавать связи между ними. Двойным щелчком на отрезке открывается диалоговое окно редактирования всех свойств задачи.

Для создания новой задачи нужно щелкнуть в любом свободном месте календаря и растянуть появившийся отрезок до нужного размера. Чтобы удалить отрезок, нужно выделить его и нажать клавишу Delete.

В MS Project имеется две команды, делающие работу с проектными данными в представлении календаря более удобной. Эти команды вызываются из контекстного меню любого дня. Команда Task list (Список задач) отображает окно с информацией обо всех задачах, выполняемых в выбранный день (рис. 7.13). В окне со списком задач двойной щелчок на названии любой из них откроет диалоговое окно редактирования всех ее свойств.

askson:j™.askson:j™.। * 11 ™S1। * 11 ™S1NameNamelilMHlilMHПодготовка номераiтекстов _34?^..ПодготовкаВерстка журнала44,96dj.'обложкиiSd;Подготовка номераiтекстов _34?^..ПодготовкаВерстка журнала44,96dj.'обложкиiSd;startThu W.0L021Тие2?.01.02!.Tue^OLOzl.ju®2^0L02L..Tue 29^01.021.Tue 29.01.02^startThu W.0L021Тие2?.01.02!.Tue^OLOzl.ju®2^0L02L..Tue 29^01.021.Tue 29.01.02^17.01.02Mori 18.03.02Thu...Mon 01.04.02Thuоз. 02Mon04"02"0217.01.02Mori 18.03.02Thu...Mon 01.04.02Thuоз. 02Mon04"02"02ii;' MSeHiKR а 6аЖИ see test iMtiVi;' MSeHiKR а 6аЖИ see test iMtiViII

askson:j™.

askson:j™.

। * 11 ™S1

। * 11 ™S1

Name

Name

lilMH

lilMH

Подготовка номераi

текстов _34?^..

Подготовка

Верстка журнала44,96dj.

'обложкиi

Sd;

Подготовка номераi

текстов _34?^..

Подготовка

Верстка журнала44,96dj.

'обложкиi

Sd;

start

Thu W.0L021

Тие2?.01.02!.Tue^OLOzl.ju®2^0L02L..Tue 29^01.021.Tue 29.01.02^

start

Thu W.0L021

Тие2?.01.02!.Tue^OLOzl.ju®2^0L02L..Tue 29^01.021.Tue 29.01.02^

17.01.02

Mori 18.03.02

Thu

...Mon 01.04.02

Thuоз. 02

Mon04"02"02

17.01.02

Mori 18.03.02

Thu

...Mon 01.04.02

Thuоз. 02

Mon04"02"02

i

i

;' MSeHiKR а 6аЖИ see test iMtiVi

;' MSeHiKR а 6аЖИ see test iMtiVi

I

I

РИС. 7.13. Список задач, работы над которыми выполняются 30 января 2002 годав соответствии с планом проекта. Флажками помечены выполненные работы

Поскольку на одном экране отображаются только четыре недели календаря, переход к задаче или дате, расположенной на несколько месяцев позже, может занять длительное время. Для быстрого перехода к нужной дате или задаче предназначена команда Go To (Перейти), вызываемая также из контекстного меню любого дня календаря.

Диалоговое окно быстрого перехода к задаче или дате календаря (рис. 7.14) состоит из поля ID (Ид.) и списка Date (Дата). После нажатия кнопки календарь перестраивается таким образом, что на экране становится видна задача с указанным номером или выбранная дата.

Рис. 7.14. Диалоговое окно быстрого перехода к задаче или дате календаряРис. 7.14. Диалоговое окно быстрого перехода к задаче или дате календаря

Рис. 7.14. Диалоговое окно быстрого перехода к задаче или дате календаря

Рис. 7.14. Диалоговое окно быстрого перехода к задаче или дате календаря

График ресурсов

На диаграмме Resource Graph (График ресурсов) отображается информация о различных аспектах участия ресурсов в проекте: выполняемой ими работе, их процентной загрузке, возможности выполнять задачи помимо тех, на которые они

уже выделены, и стоимости. Удобство этой диаграммы заключается в том, что с ее помощью можно сравнивать участие в проекте нескольких ресурсов или ресурса и группыресурсов(рис.7.15,файлиэтоделаетеемощным

ским инструментом.

Группа ресурсов отбирается на основе фильтра, и по умолчанию в качестве группы выступают все ресурсы проекта. Изменив условие фильтрации, можно изменить и состав группы. Данные можно просматривать как для группы в целом, так и для любого отдельного ресурса внутри группы. При этом данные о группе и отдельном ресурсе можно отображать одновременно, как на рис. 7.15.

Ин .1И1>»Ин .1И1>»Filtered resourcesFiltered resourcesЛМff xЛМff xП255П23ЖЕ!!ЯЯЯИЯНИ1ЯЯ8ЯММЯЯЯЯ1KJ S* fc® set. insert Ffirmac Lock Reject Sjflaberate" &ww 3*П255П23ЖЕ!!ЯЯЯИЯНИ1ЯЯ8ЯММЯЯЯЯ1KJ S* fc® set. insert Ffirmac Lock Reject Sjflaberate" &ww 3*Рис. 7.15. На ресурсном графике отображена загрузка в процентах всех вовлеченных в проект редакторов разделов и одного из них — ИвановаРис. 7.15. На ресурсном графике отображена загрузка в процентах всех вовлеченных в проект редакторов разделов и одного из них — Иванова

Ин .1И1>»

Ин .1И1>»

Filtered resources

Filtered resources

ЛМ

ff x

ЛМ

ff x

П255П23ЖЕ!!ЯЯЯИЯНИ1ЯЯ8ЯММЯЯЯЯ1

KJ S* fc® set. insert Ffirmac Lock Reject Sjflaberate" &ww 3*

П255П23ЖЕ!!ЯЯЯИЯНИ1ЯЯ8ЯММЯЯЯЯ1

KJ S* fc® set. insert Ffirmac Lock Reject Sjflaberate" &ww 3*

Рис. 7.15. На ресурсном графике отображена загрузка в процентах всех вовлеченных в проект редакторов разделов и одного из них — Иванова

Рис. 7.15. На ресурсном графике отображена загрузка в процентах всех вовлеченных в проект редакторов разделов и одного из них — Иванова

Диаграмма разделена на две части. В левой части расположена легенда, в которой выводится название ресурса и группы, информация о которых отображается в правой части. Чтобы в правой части отобразилась информация об определенном ресурсе, его нужно выбрать в левой части. Выбор ресурсов осуществляется с помощью полосы прокрутки внизу левой части диаграммы (под легендой) или клавиш t и

В правой части диаграммы находится сам ресурсный график. По горизонтали на нем расположена стандартная временная шкала, а по вертикали — единицы из-

зависящие от типа отображаемой Например, загрузка ресурса измеряется процентами (как на рис. 7.15), работа — часами, а стоимость - денежнымиединицами.

Рассмотрим приемы форматирования диаграммы, которые позволят нам эффективно ее и строить графики, аналогичные представленному на PTIC. 7.15.

Форматирование ресурсного графика

отображаемой на графике информации и параметры ее отображения определяются с помощью средств форматирования диаграммы. Кроме того, с помощью этих средств настраиваются вспомогательные линии диаграммы и временная шкала.

Выбор типа отображаемой на графике информации

^17 gridlines...^17 gridlines...Percent AllocationRemaining AvailabilityCostPercent AllocationRemaining AvailabilityCostВыбор типа отображаемой на графике информации осуществляется с помощью списка в подменю Format Details (Формат Подробности) или в контекстном меню диаграммы (рис. 7.16). После того как тип информации (табл. выбран, график сразу перестраивается.

^17 gridlines...

^17 gridlines...

Percent Allocation

Remaining Availability

Cost

Percent Allocation

Remaining Availability

Cost

Cost

Work Availability

Unit Availability

Рис. 7.16. Список возможных типов отображаемых на ресурсном графике данных

На ресурсном графике всегда можно просмотреть информацию как для группы ресурсов, так и для отдельного ресурса (внутри группы), причем MS Project определяет состав группы ресурсов на основании текущей настройки фильтрации. Поскольку режимом фильтрации по умолчанию является отображение всех ресурсов (см. раздел «Фильтры» урока 4), то по умолчанию на диаграмме отображается информация для группы, состоящей из всех ресурсов, участвующих в проекте. В примере на рис. 7.15 включен фильтр, отбирающий в состав группы только ответственных редакторов (которых в проекте три), и поэтому на графике загрузка одного ресурса сравнивается с загрузкой не всех членов проекта, а только всех ответственных редакторов.

Таблица 7.1. Описание отображаемых на ресурсном графике типов данных

Тип данных

Описание

Peak Units (Пиковые единицы)

Максимальная нагрузка ресурса в процентах за период. Например, при периоде в неделю и загрузке в понедельник на 100% (8 часов работы) и во вторник на 50% (4 часа работы) пиковая нагрузка за неделю будет 100%. При периоде в один день пиковая нагрузка за понедельник составит 100%, а за вторник — 50%

Work (Трудозатраты)

Работа ресурса в числе часов за период

Cumulative Work (Совокупные трудозатраты)

Накопленная к текущему моменту работа ресурса в количестве часов. Например, при работе в понедельник 4 часа, во вторник 5 и в среду б часов накопленная работа в понедельник будет 4 часа, во вторник 9, а в среду 15 часов

Overallocation (Превышение доступности)

Превышение ресурсом доступного рабочего времени за период. Например, при рабочем дне в 8 часов ресурс работает в понедельник 10 часов и во вторник 2 часа. В таком случае перегрузка за понедельник будет равняться двум часам, но перегрузки за неделю не будет, так как из возможных 40 часов ресурс отрабатывает только 12

Percent Allocation (Процент загрузки)

Соотношение работы ресурса и доступного рабочего времени за период. Например, если ресурс работает 10 часов в понедельник и2 часа во вторник, то относительная нагрузка в понедельник будет 125%, а во вторник — 25%. При этом относительная нагрузка за неделю составит 30%

Remaining Availability (Оставшаяся доступность)

Число не занятых работой часов за период. Например, при работе в понедельник в течение 10 часов доступная нагрузка за понедельник равна нулю. При этом за неделю доступная нагрузка будет равна 30 часам

Cost(Затраты)

Стоимость работы ресурса за период (определяется путем умножения числа часов, затраченных на работу, на почасовую ставку)

Cumulative Cost (Совокупные затраты)

Накопленная к текущему моменту стоимость работы ресурса. Рассчитывается аналогично накопленной работе (являясь производным от нее параметром)

Work Availability (Доступность по трудоемкости)

Число часов, на которые ресурс может быть загружен работой за период. При стандартных настройках это 8 часов в день и 40 часов в неделю

Unit Availability (Доступность в единицах)

Число процентов, на которые ресурс может быть нагружен за период. Например, ресурс не может работать в понедельник и может во все остальные дни. В таком случае возможная нагрузка для понедельника будет 0%, а для остальных дней — 100%. За неделю возможная нагрузка составит 80%

По умолчанию на графике отображается информация об одном ресурсе группы, общая же информация обо всех членах группы не выводится. Для того чтобы определить, каким образом должны отображаться данные о ресурсах, и вывести на график информацию о группе ресурсов, предназначено диалоговое окно форматирования диаграммы.

Настройка параметров отображения данных на диаграмме

Диалоговое окно форматирования ресурсного графика открывается с помощью команды меню Format Bar Styles (Формат Стили отрезков) или команды Bar Styles (Стили отрезков) в контекстном меню диаграммы. С помощью этого диалогового окна (рис. 7.17, файл настраивается вид графика только для текущего типа данных, и для определенных типов некоторые из параметров недоступны.

Рис. 7.17. Диалоговое окно форматирования ресурсного графика

Диалоговое окно состоит из двух частей с одинаковыми разделами настроек. В левой части настраивается отображение данных для группы ресурсов, а в правой — для отдельного ресурса. Внизу диалогового окна расположены параметры, относящиеся к диалоговому окну в целом.

Части диалогового окна, относящиеся к отдельному ресурсу и к группе, в свою очередь, состоят из двух одинаковых разделов настроек, верхний из которых содержит параметры, управляющие отображением на графике информации о перегрузке ресурса или группы ресурсов, а нижний содержит аналогичные параметры, касающиеся нагрузки. Таким образом, диалоговое окно содержит четыре однотипных раздела.

Список Show as (Показывать как) содержит варианты отображения информации на диаграмме. При выбранном значении Don't Show (He показывать) информация не выводится. Если выбрать значение (Отрезок), данные отобразятся в виде отрезка, идущего снизу вверх (темные отрезки на рис. 7.15). Аналогично действует значение Step (Шаг) — в этом варианте между отрезками нет промежутков, из-за чего они сливаются, образуя ступени. А при выборе значения Step Line (Линия шага) отображаются только контуры отрезков, без заливки их цветом (например, на рис. 7.15 в таком режиме отображается информация о группе ресурсов).

ВНИМАНИЕВНИМАНИЕЧтобы данные для группы ресурсов или отдельного ресурса отображались на диаграмме, нужно выбрать способ отображения этих данных. Если же оставить значение Don't Show (He показывать), то данные на диаграмме не появятся.

ВНИМАНИЕ

ВНИМАНИЕ

В случае выбора значения Line (Линия) информация отображается в виде линии, соединяющей значения друг с другом. А в режиме, соответствующем значению Area (Область), значения также соединяются линиями, но при этом область между нижней осью диаграммы и линией закрашивается (рис. 7.18, файл 5a.mpp).

Рис. 7.18. На диаграмме отображены те же данные, что и на рис. 7.15. Информация о ресурсе отображается с помощью области, а для группы ресурсов — с помощью линииРис. 7.18. На диаграмме отображены те же данные, что и на рис. 7.15. Информация о ресурсе отображается с помощью области, а для группы ресурсов — с помощью линии

Рис. 7.18. На диаграмме отображены те же данные, что и на рис. 7.15. Информация о ресурсе отображается с помощью области, а для группы ресурсов — с помощью линии

Рис. 7.18. На диаграмме отображены те же данные, что и на рис. 7.15. Информация о ресурсе отображается с помощью области, а для группы ресурсов — с помощью линии

Для того чтобы на нижней оси выводились численные обозначения, нужно установить флажок Show values (Показывать значения). Если при этом на диаграмме одновременно отображается несколько видов информации, то число на горизонтальной оси соответствует максимальному значению. Например, на рис. 7.18 отображены данные о нагрузке и перегрузке Иванова и общей нагрузке всей группы редакторов разделов. Соответственно, поскольку максимальные значения принадлежат графику нагрузки группы ресурсов, значения на оси соответствуют им.

Чтобы соотнести данные для одного ресурса с их потенциальным максимальным значением, используется флажок Show availability line (Показывать линию доступности). После его установки на диаграмме отображается линия, соответствующая такому значению для выбранного типа данных и выбранного ресурса.

Например, на рис. 7.19 (файл б.трр) показана информация о пиковой нагрузке Иванова. Максимально допустимая нагрузка для этого ресурса составляет 100%, поэтому линия проходит на этой отметке. В те дни, когда ресурс перегружен, значения нагрузки превышают эту линию (и согласно настройкам графика данные о превышении нагрузки отображаются другим цветом).

Рис. 7.19. На графике выводится информация о нагрузке и перегрузке для одного ресурса и линия, соответствующая уровню максимально возможной нагрузки для выбранного ресурса

Если, например, в настройках для Иванова указать, что 11 марта он недоступен для проектных работ (но работы с его участием по-прежнему будут запланированы), то график перестроится (рис. 7.20, файл 7.трр). При этом линия доступности 11 марта проходит через точку 0%, и вся работа, назначенная ресурсу на этот день, считается перегрузкой.

При использовании отрезков иногда хочется уменьшить занимаемое ими место на диаграмме. В таком случае можно воспользоваться параметром Bar overlap (Перекрытие отрезков), с помощью которого определяется, разделяются ли соседние отрезки интервалом (как на рис. 7.20) или они перекрывают друг друга. Если в качестве значения этого параметра указать число, отличное от нуля, то включится режим перекрытия.

Рис. 7.20. Так выглядит график после объявления Иванова недоступным для работ на 11 марта 2002 года

Шкала времени, сетка и стили текста

Диалоговое окно настройки шкалы времени открывается с помощью команды меню Format Timescale (Формат Шкала времени) либо с помощью команды Timescale (Шкала времени) контекстного меню диаграммы. Это диалоговое окно полностью повторяет аналогичное окно, рассмотренное в разделе «Форматирование шкалы времени» урока 5, посвященного диаграмме (см. рис. 5.9).

Диалоговое окно настройки сетки также повторяет аналогичное окно, используемое для диаграммы Ганта, отличаясь лишь набором типов линий (рис.

Настройки сетки едины для всех типов данных и не будут изменяться при переключении между ними. Отрывается диалоговое окно форматирования сетки с помощью команды меню Format (Формат Сетка).

Линии Major Vertical (Линия раздела среднего уровня) и Minor Vertical (Линия раздела нижнегоуровня) пересекают диаграмму вертикально и соответствуют основным и дополнительным единицам временной шкалы, а линия Horizontal (Горизонтальные) пересекает диаграмму горизонтально в соответствии с единицами измерения. Линии Current Date (Текущая дата), Status Date (Дата отчета о состоянии), Project Start (Начало проекта) и Project Finish (Окончание проекта) пересекают диаграмму вертикально в зависимости от расположения соответствующей даты на временной шкале. Линии Title Vertical (Вертикальная в заголовках) и Title Horizontal (Горизонтальная

в заголовках) используются для разделения основной и дополнительной временной шкалы по горизонтали и единиц измерения каждой из них по вертикали.

Рис. 7.21. Диалоговое окно настройки вспомогательных линий, уже знакомое нам по другим диаграммам

Для форматирования текста (подписей осей, названий ресурсов и т. п.) используется стандартное диалоговое окно настройки текстовых стилей (рис. 7.22, файл 8.mpp), которое можно вызвать через меню Format I Text Styles (Формат ► Текстовые стили).

Рис. 7.22. Диалоговое окно форматирования текстовых стилей

Стили Allocated Resources (Выделенные ресурсы) и Overallocated Resources (Ресурсы с превышением доступности) используются для отображения названий соответствующих типов ресурсов в информационном блоке в левой части диаграммы. Для обозначения единиц измерения временной шкалы применяются стили Тор timescale tier (Верхний уровень шкалы времени), Middle timescale tier (Средний уровень шкалы времени) и Bottom timescale tier (Нижний уровень шкалы времени). Стиль Tick Labels (Надписи шкалы) определяет параметры подписей осей диаграммы, a Legend Labels (Надписи легенды) — формат текста, отображаемого в информационном блоке под названием ресурса или группы ресурсов.

На рис. 7.23 (файл S.mpp) представлен пример форматирования диаграммы с использованием текстовых стилей. Для выделенных ресурсов используется курсивное начертание, для перегруженных — увеличенный шрифт красного цвета, а легенда выделена полужирным. Подписи данных подчеркнуты и для обозначения единиц на временных шкалах используются нестандартные шрифты.

Рис. 7.23. Пример форматирования диаграммы с использованием текстовых стилей

Редактирование проектных данных

на ресурсном графике

На ресурсном графике можно редактировать лишь свойства ресурса, щелкнув на его названии в информационном блоке, размещенном в левой части диаграммы.

Что нового вы узнали?

О Что такое календарь и ресурсный график, для чего предназначены эти диаграммы и как с их помощью получать данные о проекте.

О Как определять, какие отрезки будут отображаться на календаре, какая информация будет на них отображаться и как настраивать их внешний вид.

О Как определять формат календаря, использовать фон ячеек, настраивать режим отображения дней.

О Как сортировать и оптимально размещать отрезки на календаре, использовать вспомогательные линии.

О Как редактировать с помощью календаря проектные данные и использовать встроенные в диаграмму сервисные функции.

О Как определять отображаемый на ресурсном графике тип данных, форму его представления и группы ресурсов, данные о которых отображаются.

О Как использовать временную шкалу, вспомогательные линии и настраивать используемые на ресурсном графике шрифты.

О Как редактировать данные с помощью ресурсного графика.

V :I УРОКV :I УРОКДиаграммы использования задач и ресурсов

V :I УРОК

V :I УРОК

О Отображение необходимых данных на диаграммах использования задач и ресурсов

О Анализ диаграмм использования задач и ресурсов

[ЛРедактирование проектных данных,

представленных на диаграммах использования задач и ресурсов

о Форматирование данныхна диаграммах

□ Фильтрация, сортировка

и группировка данных на всех диаграммах MS Project

Диаграммы использования задач и ресурсов в большей степени, чем остальные, применяются для ввода повременных данных в файл проекта. Знать возможности этих диаграмм и уметь работать с ними очень важно, поскольку без их помощи невозможно ввести в план проекта повременные данные, например указать, что в первый день работы над задачей сотрудник работает 1 час, а во второй день — 2 часа.

В этом уроке вы узнаете, как отображать на диаграммах использования задач и ресурсов нужные данные, как их анализировать и редактировать. Кроме того, вы научитесь форматировать данные, которые отображаются на этих диаграммах.

Поскольку эти две диаграммы завершают знакомство с диаграммами MS Project, то в этом же уроке вы узнаете, как фильтровать, сортировать и группировать данные на всех диаграммах программы.

Диаграмма использования задач

Диаграмма Task Usage (Использование задач) предназначена для анализа участия ресурсов в проектных работах. В размещенной рядом с диаграммой, отображается план проекта, в котором под каждой из задач приведен список задействованных в ней ресурсов (рис. 8.1, файл

Рис. 8.1. Диаграмма использования задач

Сама диаграмма представляет собой таблицу, в строках которой размещена формация о фазах, задачах и ресурсах. Внутри строки данные размещены в ячейках в соответствии с датами, к которым они относятся.

Таким образом, диаграмма позволяет получать разнообразные данные о работе (объем работы, стоимость, загрузка ресурсов и пр.) за произвольный временной период для проекта в целом, любой из его фаз, задач или задействованного в выполнении задачи ресурса. Например, на рис. 8.1 видно, что 14 января общий ем работ по проекту составляет 4,93 часа и складывается из объема работ трех ресурсов: Иванова (1,33 часа), Петрова (2 часа) и Сидорова (1,6 часа).

.

§ У ВНИМАНИЕ До сих пор в таблицах, с которыми мы работали, отображались данные обычных полей «внутренних» таблиц MS Project. Данные этих полей относятся к задаче вообще, например значение поля Work (Трудозатраты) содержит общие трудозатраты по всей задаче за все время ее выполнения. Поэтому эти полячастоназываютсясводнымиполями.

Помимо этихполей есть еще и повременные поля, то есть поля, относящиеся к определенному промежутку во время выполнения задачи или назначения. Например, если задача выполняется втечение то MS Projectхранитдан- ные отом, какиетрудозатраты планируются втечение первого часа, второго часа и т. д. В этом случае речь идет о повременном поле Work (Трудозатраты).

Сводные поля всегда соотносятся с повременными. Если изменить значение сводных трудозатрат по задаче, то программа автоматически пересчитает повременные поля, аеслиизменитьповременныетрудозатраты—изменят- сясводные.

Диаграмма хороша и тем, что с ее помощью можно не только получать детальную информацию о проекте, но и редактировать ее.

Тип содержащихся на диаграмме данных и формат их отображения определяется с таких средств форматирования, как цветовое выделение данных, выбор шрифта, настройка временной шкалы и вспомогательных линий.

Выбор типа отображаемой на графике информации и ее форматирование

Выбор типа отображаемой на графике информации осуществляется с помощью списка в подменю Format Details (Формат Подробности) или в контекстном меню диаграммы. Для выбора типа информации нужно щелкнуть на соответствующем пункте списка (названия пунктов соответствуют названиям полей таблицы). Таким же образом отменяется отображение типа данных.

Можно выбрать сразу несколько типов данных, и в таком случае каждой строке таблицы с названиями задач и ресурсов будут соответствовать несколько строк на диаграмме. Например, на рис. 8.2 диаграмма (файл 1_1.трр) содержит данные об объеме работ и их стоимости.

набор доступных типов информации не исчерпывается списком в подменю Format (Формат Подробности). Для выбора дополнительных типов служит диалоговое окно настройки отображаемых данных, вызываемое командой меню Format Detail Styles (Формат Стили подробных данных) или

ной командой контекстного меню диаграммы. В этом же диалоговом окне осуществляется и форматирование диаграммы.

Рис. 8.2. С помощью списка определяется, какая информация будет отображена на диаграмме

Первая вкладка диалогового окна, Usage Details (Подробности содержит два списка с названиями полей (полей из «внутренней» таблицы с информацией о задачах). В списке Available fields (Доступные поля) приведены поля, информацию из которых можно вывести на диаграмме. В списке Show these fields (Показывать эти поля) содержатся названия отображенных на диаграмме полей.

Для перемещения названий полей между списками служат кнопки Show» (Показать») и «Hide («Скрыть). Кнопки Move (Порядок) со стрелками вверх и вниз, расположенные справа от списка отображаемых полей, используются для определения порядка отображения полей на диаграмме. Например, на рис. 8.3 сначала идет поле Work (Трудозатраты), а затем Cost (Затраты). Соответственно этим настройкам на рис. 8.2 рядом с каждой задачей или ресурсом выше находится строка с информацией об объеме и ниже — с данными о стоимости этих работ.

Выделив название любого из полей и установив значения параметров Font (Шрифт), Cell background (Фон ячейки) и Pattern (Узор), можно определить, каким шрифтом будут отображаться данные из этого поля на диаграмме и какого цвета будут ячейки с этими данными. Например, на рис. 8.2 видно, что данные о стоимости отображаются на более темном фоне, чем другие. Это произошло из-за того, что в диалоговом окне для этого поля был определен более темный фон ячеек.

Рис. 8.3. На первой вкладке диалогового окна определяется, какие данные отображаются на диаграмме

Для быстрого вызова необходимых полей удобно использовать флажок Show in menu (Показывать в меню). Названия полей, при настройке которых этот флажок был установлен, всегда отображаются в списке Format Details (Формат Подробности). По умолчанию у некоторых полей этот флажок установлен, и именно они отображаются в меню на рис. 8.2.

'Таким образом, в левом списке вкладки показаны поля, уже отображаемые

на диаграмме. В правом списке показаны те поля, которые могут появиться на диаграмме, причем их можно отобразить в контекстном меню диаграммы или в подменю Format(Формат Подробности), установив флажок

Show in menu (Показывать в меню).

Помимо полей, существующих во «внутренней» таблице, в списках фигурируют названия Task Rows (Все строки задач) и All Assignment Rows (Все строки назначений). Эти псевдополя предназначены для быстрого форматирования всех данных, отображающихся на диаграмме в строках, относящихся к задачам или к назначенным на задачи ресурсам.

Параметры псевдополя применяются, если оно помещено в список для отображения. Например, на рис. 8.3 в этом списке числится Assignment Rows (Все строки назначений), и поэтому настройки форматирования этого псевдополя (белый фон) применены ко всем данным, относящимся к назначенным ресурсам (см. рис. 8.2). Именно поэтому данные, относящиеся к задачам, имеют желтый и синий фон, а данные, относящиеся к ресурсам, — белый.

На второй вкладке диалогового окна, Usage Properties (Свойства использования) (рис. 8.4), настраиваются общие параметры отображения данных. В списке Align details data (Выравнивание подробных данных) определяется ориентация данных

P Repeat delate header on alP Duplay ^xxt detail header namesP Repeat delate header on alP Duplay ^xxt detail header namesвнутри ячеек: Right (по правому краю), Left (По левому краю) или Center (По центру). Параметр Display details header column (Показывать столбец с заголовками подробных данных) определяет, будет ли отображаться столбец с названиями полей, данные из которых выводятся на диаграмме (на рис. 8.2 это первый столбец на диаграмме). Если используется оформление разных рядов данных разными цветами, то колонку можно убрать, установив значение No (Нет) для этого параметра. При выборе варианта Automatic (Авто) заголовки будут исчезать, если выводится информация только из одного поля (в таком случае заголовок не нужен), и появляться при добавлении второго поля.

P Repeat delate header on al

P Duplay ^xxt detail header names

P Repeat delate header on al

P Duplay ^xxt detail header names

y<jn details data:

Gispioy detafs header column:

Рис. 8.4. Вкладка настройки общих свойств диаграммы

Флажок Repeat details header on all assignment rows (Повтор заголовков подробных данных для всех строк назначений) определяет, будут ли в строках с данными для ресурсов отображаться заголовки. На рис. 8.2, например, этот режим включен, и названия полей, из которых выводятся данные, отображаются на диаграмме в строках, соответствующих данным о ресурсах.

Некоторые поля имеют длинные названия, и при включенном отображении заголовков данных колонка с заголовками может из-за этого увеличиться. Чтобы она не отнимала место у данных, можно использовать в ней сокращенные названия полей, для чего нужно установить флажок Display short detail header names (Сокращенные заголовки подробных данных).

На рис. 8.5 (файл 1_2.трр) представлена диаграмма, при форматировании которой было отключено повторение заголовков для назначений (и в результате в строках с данными для ресурсов не отображаются названия полей). Кроме того, из списка отображаемых полей было удалено псевдополеAllAssignment Rows (Все строкиназначений), врезультатечего относящиеся кресурсамстрокиотформати- рованы так же, как и строки, относящиеся к задачам (в отличие от диаграммы на рис. 8.2, где это псевдополе использовалось).

Рис. 8.5. Диаграмма использования задач после форматирования

Шкала времени, сетка и стили текста

Для настройки шкалы времени используется стандартное диалоговое окно, описанное в разделе «Форматирование шкалы времени» урока 5, посвященного диаграмме Ганта, и открываемое командой меню Format ► Timescale (Формат ► Шкала времени) либо с помощью команды Timescale (Шкала времени) контекстного меню диаграммы.

Форматируя временную шкалу, можно отбирать данные за различные промежутки времени. Например, для того чтобы просмотреть стоимость проектных работ по месяцам, а не по дням, нужно всего лишь выбрать в качестве минимальной единицы шкалы месяц (рис. 8.6, файл 1_3.трр).

Диалоговое окно настройки сетки также аналогично окну, используемому в диаграмме Ганта (см. раздел «Вспомогательные линии» урока 5), и отличается лишь списком вспомогательных линий (рис. 8.7).

Линии Sheet Rows (Строки листа) и Sheet Columns (Столбцы листа) пересекают по горизонтали и по вертикали сопровождающую диаграмму таблицу, отделяя друг от друга ряды и столбцы. Линии Usage Rows (Строки использования) и Usage Columns (Столбцы использования) аналогичным образом пересекают диаграмму, разделяя строки с данными и столбцы временных периодов.

Рис. 8.6. После форматирования временной шкалы данные об объеме работ и их стоимости сгруппированы по месяцам

Рис. 8.7. Диалоговое окно настройки вспомогательных линий

Линии Title Vertical (Вертикальные в заголовках) и Title Horizontal (Горизонтальные в заголовках) используются для разделения основной и дополнительной времен - ной шкалы по горизонтали и единиц измерения каждой из них по вертикали, а линии Page Breaks (Разрывы страниц) — для обозначения разрывов страниц при печати диаграммы.

Для форматирования текстовых данных на диаграмме (подписей осей, названий ресурсов и т. п.) используется стандартное диалоговое окно настройки тексто-

6 Зак. 875

стилей (рис. 8.8), которое можно вызвать командой меню Format Text Styles (Формат Стили текста).

Рис. 8.8. Диалоговое окно форматирования стилей текста

Стили, которые можно форматировать в этом диалоговом окне, совпадают с описанными в уроке, посвященном диаграмме (см. раздел «Форматирование текстовых стилей» урока 5), и лишь один стиль используется только на диаграммах использования — Assignment Row (Строка назначения). В соответствии с этим стилем форматируется текст с названиями ресурсов, выполняющих задачу.

Редактирование проектных данных на диаграмме использования задач

Диаграмма очень удобна для редактирования проектных данных, поскольку для того, чтобы изменить информацию, достаточно установить курсор в ячейку и изменить ее значение. При этом обновляются связанные данные. Например, если изменить объем работы ресурса в рамках задачи, то соответственно изменится общий объем работ по задаче, фазе и проекту. И если изменить объем работ по задаче, то пропорционально изменится нагрузка каждого ресурса.

Некоторые данные, отображаемые на диаграмме, являются производными (например, стоимость задачи является производной от объема работ) и не могут быть отредактированы, так как изменяются автоматически при изменении определяющих их данных. Например, при изменении объема работ стоимость обновится, тогда как изменить стоимость вручную нельзя.

Чтобы определить, являются данные редактируемыми или нет, нужно установить курсор в ячейку диаграммы и посмотреть, каким цветом отображается значение диаграммы в строке ввода. Если значение отображается серым цветом, то редактировать его нельзя (в таком случае не удастся и поместить курсор в строку ввода).

Диаграмма использования ресурсов

Диаграмма Resource Usage (Использование ресурсов) предназначена для анализа нагрузки ресурсов в проектных работах. Диаграмма позволяет оценить общую нагрузку ресурса за любой период времени и проанализировать, из участия в каких задачах она складывается.

Рис. 8.9. Диаграмма использования ресурсов

В таблице, располагающейся слева от диаграммы (рис. 8.9, файл 2.mpp), приведен список ресурсов, и под каждым из ресурсов приведен список задач, использующих этот ресурс. На диаграмме расположены ряды данных, в которых отображаются данные как о суммарной работе ресурса, так и о работе в рамках выполнения отдельных задач.

Форматирование диаграммы использования ресурсов и редактирование данных на ней

При форматировании диаграммы использования ресурсов применяются те же приемы, что и при форматировании диаграммы использования задач. Существующие отличия в возможностях форматирования касаются только некоторых деталей.

В диалоговом окне настройки отображаемых на диаграмме данных (вызываемом командой меню Format ► Detail Styles (Формат ► Стили подробныхданных)) использу-

ется псевдополеResource Rows (Все строки ресурсов), с помощью которого можноформат строк, содержащих сводные данные о ресурсе.

В диалоговом окне форматирования текстовых стилей Format Text Styles (Формат Стили текста) стиль Assignment Row (Строка назначения) соответствует строкам с названиями задач (а не названиям ресурсов, как на диаграмме использования задач).

Редактирование данных на диаграмме использования ресурсов осуществляется так же, как и на диаграмме использования задач. Для изменения информации нужно выделить соответствующую ячейку и ввести данные, после чего все связанные данные автоматически обновятся.

Использованиегруппировки

и сортировки данных на диаграммах

При работе с диаграммами можно применять фильтрацию, группировку и сортировку данных, как и при работе с таблицами (см. урок 4). В отличие от таблиц, состоящих из строк и столбцов, диаграммы имеют разную структуру, поэтому к разным диаграммам приемы отбора и организации данных могут применяться по-разному, а к некоторым не применяются совсем.

Все приемы группировки, сортировки и фильтрации данных, описанные в уроке 4, полностью могут применяться и к диаграммам, которые всегда отображаются вместе с таблицей (диаграммы использования задач и ресурсов, диаграмма Ганта и ее виды). В таком случае фильтрация, группировка и сортировка применяются к данным в таблице, и в соответствии с ней перестраивается диаграмма. Например, на рис. 8.10 (файл 2_1.трр) к диаграмме использования ресурсов применена фильтрация, чтобы отобрать только перегруженные ресурсы (Overallocated resources (Превышение доступностиПосле применения фильтра в таб

лице отображаются только эти ресурсы, и на диаграмме отображаются соответствующие им данные.

пример представлен на рис.(файл 2_2.трр). К данным, разме

щенным на диаграмме Ганта, была применена группировка задач по длительности. В сопровождающей диаграмму таблице задачи разделились на группы, и сама диаграмма соответственно перестроилась.

Структурная фильтрация (см. раздел «Структурная фильтрация» урока 4) может быть применена ко всем диаграммам, отображающимся как вместе с таблицами, так и без них. При этом одна ее возможность специально предназначена для фильтрации данных в диаграммах использования задач и ресурсов. С помощью команды меню Project Outline Show Assignments (Проект Структура Показать назначения) можно отобразить все выделенные на задачу ресурсы или все задачи, связанные с ресурсом (ресурс или задача должны быть выделены курсором). И наоборот, с помощью команды Project Outline Hide Assignments (Проект Структура Скрыть назначения) можно скрыть отображенные на диаграмме данные, связанные с выбранным ресурсом или задачей.

С ЦП

A w»aegv f. .4 * vtxe

n*e

0 days

gg^tWopo*HIX|

«Ы

■е.сцдороммгм

ВМ*н(3»%|

■ewoelirxpwipoeiztXLCHaopoelrw bl

Рис. 8.11. Такой вид принимает план на диаграмме Ганта

Ш^Ш^УЯЕШШШЯЯШШШЯШШШШ

■&1 1*^ ^к й»» insert Руг.* :»» -vw fi* *гь*»и^ •;?*<»*** №-ki- ^

189'

i

: Сидоров

о я«дме»м**

I Г *

A

I»**

Сбор

Подготовка плана номера

Предварительная

с

Редколлегия

Подготовкаредакциониых мданий Утверж дение заданий Редактирование материалов Техническоередактирование

от

Подготовка плана номера Предварительная редколлегия

с

ЯгО»йЛлем*

Подготовкаредакционных заданий Утверждение заданий

Редактирование материалов

Техническое редактирование

Сверка

.“:**• :1 У**.

t4l4 Лев i vhtwN fMJ#'lv*

?.5 Нгь .: ^ш

М^* : Аул

33.« V» {wtrt

L 3«h

Рис. 8.10. На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсы

□ cs a •; «S3

^6

0

|

Статьиу а.

Статьи поступили в

Подготовка теки пи

Номер сверстан к

EDuration: 1 day

Предвари-

Редколлелля

В2

Рассылка задании а в

Подготовка

3

Подготовив ппм нс»

Диоаботка планов с

Под алое •■ оедендю

Подюговеамеетао: Подготовка «ахов

В

Утверждение мае*!

□ Duration: 4 day»

модели

El Duration: i

Кастинг для вьбора,

В Duration:

Сбор предложении о

В

Цветоделение

•авиа Iиху*' ю^2ГЧк<»иор^ггЧ|;Уавров<Ьа,*МMH‘^

*woe<4» btneip<*4M%|r tw^eNЗГЧ*««Р**1 «*•!

11>ое|?1Чк<.пл<чи. >|.*e^l.l iw^' 34|

y)«TpoN31*fcau ax*4MS|

4»4yhipoe|M lbtCM*opoe(M4tV>«P«*|

иакное(10*»1.ПД11>о«| W\kCnaopoe(W%|

после группировки задач проекта по длительности

Диаграммы, отображаемые без таблиц, представляют собой особые случаи, которые необходимо рассмотреть отдельно.

Фильтрация данных на диаграммах без таблиц

Фильтрация может быть применена на всех диаграммах в одном из двух режимов: собственно фильтрации или выделения. В режиме фильтрации на диаграмме будут отображаться только данные, соответствующие условиям фильтра (аналогично примеру на рис. 8.10). В режиме выделения на диаграмме отображаются все данные, а соответствующие условиям фильтра подсвечиваются (см. раздел «Фильтры» урока 4). Например, на рис. 8.12 (файл 2_3.трр) на календаре выделены задачи стоимостью больше $200, для чего мы применили стандартный фильтр Cost Greater Then (Затраты превышают).

Рис. 8.12. Фильтрация календаря в режиме выделения: подсвечены задачи стоимостью более $200

Фильтрация в режиме выделения не работает на ресурсном графике и схеме данных.

Сортировка данных на диаграммах без таблиц

Сортировка, то есть упорядочивание данных в соответствии со значениями их свойств, может быть применена на всех диаграммах, кроме сетевого графика.

На календаре порядок сортировки (при соответствующих настройках) определяет порядок размещения задач: задачи с большим значением в поле, по которому осуществляется сортировка, размещаются выше других. В ресурсном графике порядок сортировки определяет очередность отображения информации о ресурсах, а на схеме данных — информации о задачах.

Группировка данных на диаграммах без таблиц

Группировать данные можно только на сетевом графике. При большом числе задач группировку удобно осуществлять, включив режим Hide (Скрыть поля) в контекстном меню графика. В таком случае большинство задач умещается на одном экране.

Рис. 8.13. Сетевая диаграмма с включенным режимом группировки по стоимости задачи

Например, на рис. 8.13 (файл З.трр) задачи сгруппированы по затратам с интервалом в $100 (о сортировке с интервалом см. раздел «Настройка параметров группировки» урока 4). Для группировки использована ранее созданная группа Cost (Затраты), а для того чтобы на экране помещалось больше блоков, у них скрыты поля. В верхнем блоке расположены задачи стоимостью от 0 до в следующем — от $100 до $200 и т. д. Кстати, группировка данных на сетевом графике — новая возможность, появившаяся именно в MS Project 2002.

Что нового вы узнали?

О Как устроены диаграммы использования задач и ресурсов.

О Как форматировать временную шкалу, вспомогательные линии и текстовые стили этих диаграмм.

О Как редактировать информацию о проекте с помощью этих диаграмм.

О Как фильтровать, сортировать и группировать данные на диаграммах MS Project.

Гр УРОКГр УРОКПредставления и формыПредставления и формы

Гр УРОК

Гр УРОК

Представления и формы

Представления и формы

Одиночные и комбинированные представления

ОПросмотр информации с помощью

одиночных и комбинированных

I представлений

Создание представлений

Настройка представлений

Создание новых представлений

на основе существующих

О Работа с формами

Использование форм

в комбинированных представлениях

Перемещение представлений и их элементов между проектными файлами

В предыдущих уроках вы познакомились с двумя составляющими представления — таблицами и диаграммами. В этом уроке вы научитесь работать с последним, третьим элементом представления — формами. Во многих случаях формы являются самым удобным способом редактирования проектных данных, и в этом уроке вы узнаете, как можно эффективно использовать формы при планировании.

В предыдущих уроках вы работали с элементами представлений, но для вас очень важно научиться работать и с представлением в целом: создавать и удалять представления, изменять их свойства. В этом уроке вы освоите принципы работы с представлениями и научитесь перемещать представления и их составляющие между проектными файлами.

Принципы работы с представлениями

Представление (View) — это основное средство отображения проектных данных для просмотра и редактирования, которое может сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы (см. раздел «Рабочая область MS Project» урока 2). Представление имеет гибкую структуру, что позволяет настраивать его в зависимости от потребностей пользователя.

Просмотр информации спомощью представлений

При создании файла проекта для просмотра данных открывается представление по умолчанию, а при открытии файла — представление, в котором просматривали проектную информацию перед закрытием файла.

Переключаться между представлениями можно с помощью панели представлений (View Bar) или меню View (Вид). На панели представлений и в меню перечислены только те представления, в настройках которых установлен соответствующий флажок, а полный список представлений вызывается с помощью команды меню View ► More Views (Вид ► Другие представления) (рис. 9.1, файл l.mpp).

Рис. 9.1. Диалоговое окно со списком всех представлений

При загрузке этого диалогового окна курсором выделено открытое в данный момент представление. Чтобы открыть другое представление, нужно установить на него курсор и нажать кнопку (Применить).

По умолчанию список состоит только из одиночных представлений (Single view), то есть содержащих одну диаграмму или таблицу. Но часто бывает удобно просматривать информацию о ресурсах или задачах на двух диаграммах одновременно (то есть в комбинированном представлении (Combination Например, на рис. 9.2 открыты одновременно и диаграмма для анализа плана проекта, и диаграмма использования задач для анализа участия ресурсов в выполнении выбранной задачи (файл

Рис. 9.2. Комбинированное представление сочетает два одиночных: диаграммуи диаграмму использования задач

Комбинированное представление создается с помощью команды меню Window Split (Окно Разделить), разделяющей окно с текущим видом на два окна. После этого, установив курсор в нужную часть окна, можно выбрать соответствующие представления с помощью панели представлений. Для возвращения к одиночному виду нужно воспользоваться командой меню Window Remove Split (Окно Снять разделение).

Одиночное представление, открытое в нижней части комбинированного, связано с представлением, открытым в верхней части. Так, если оба представления содержат временную шкалу, то она синхронизируется, и прокрутка вдоль времен-

ной шкалы одной части окна приводит к автоматической прокрутке другой. Например, на рис. 9.2 благодаря этой особенности комбинированных представлений данные о работе ресурсов отображаются на диаграмме использования задач точно под отрезком, обозначающим эту задачу на диаграмме Ганта.

Данные, отображаемые в нижнем представлении, также связаны с данными верхнего представления. Например, на рис. 9.2 в нижнем представлении отображается информация только о задаче, выбранной в верхнем а не все данные, которые обычно отображаются на использования задач. И если выделить две задачи на диаграмме Ганта, то представлении появится информация о двух задачах, а не об одной.

Благодаря такой связи составляющих комбинированного преставления с его помощью можно просматривать данные в разнообразных срезах. Например, на рис. 9.3 в комбинированном представлении диаграмма Ганта совмещена с ресурсным графиком (файл На ресурсном графике можно просматривать информацию о работе любого из ресурсов, задействованных в выделенных на диаграмме Ганта задачах, причем работа над выделенными задачами отображается особым цветом.

Рис. 9.3. Комбинированное представление с диаграммой Ганта и ресурсным графиком

На рис. 9.3 (файлсветлые столбцы обозначают работу ресурса над вы

деленной задачей, а темные — работу над всеми остальными. При этом столбцы

ресурсного графика распложены под соответствующими отрезками диаграммы Ганта.

В файле З.трр представлена настройка комбинированного представления, в котором сочетаются Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и Relationship Diagram (Схема данных). Выбрав задачу в диаграмме Ганта, можно просмотреть все связанные с ней задачи на схеме данных.

Для того чтобы сохранить удачно подобранные настройки, стоит создать новое представление и сконфигурировать его в соответствии с ними. Это гарантирует, что настройки можно будет использовать в дальнейшем при просмотре информации как из текущего проекта, так и из других.

Использование окон

MS Project 2002 позволяет открывать несколько окон с разными представлениями одного проектного файла. Таким образом, вы можете открыть новое окно и просматривать в нем другое представление уже открытого файла. Переключение между открытыми в разных окнах представлениями происходит либо с помощью меню Window (Окно), либо с помощью панели задач, если вы включили режим отображения окон на этой панели (см. раздел «Настройки просмотра» урока 2).

Переключение между представлениями с помощью панели представлений не очень удобно при редактировании данных, поскольку при переходе в новое представление курсор остается на той же строке таблицы, где он был в предыдущем. Поэтому каждый раз для редактирования данных в новом представлении нужно перемещать курсор на нужную строку. Если же представления открыты в разных окнах, то при переключении между ними сохраняется положение курсора в таблице, выделения и пр.

Кроме того, как уже отмечалось, в нижней части комбинированного представления отображаются только связанные с верхним представлением данные. Но часто нужно просматривать в нижней части комбинированного представления все проектные данные в формате другого представления. И в этом случае поможет работа с представлениями с помощью окон: открыв два или больше представлений в разных окнах, можно совместить их в одном окне MS Project и работать с ними. Кроме того, в каждом из окон может быть отображено комбинированное представление.

Чтобы открыть новое окно с данными текущего проекта, нужно выбрать команду меню Window ► New Window (Окно ► Новое окно). В открывшемся диалоговом окне (рис. 9.4) нужно выбрать название проекта в списке Projects (Проекты) и название представления в раскрывающемся списке View (Представление). После нажатия кнопки OK MS Project откроет новое окно с указанным проектом. Первое окно с открытым проектом будет переименовано: к его заголовку будет добавлен номер 1. Например, если до открытия нового окна оно имело заголовок Projectl (Проект!), то теперь его заголовок будет переименован в Project!:! (Проект!:!). Новое же окно будет иметь заголовок Projectl:2 (Проект!:?).

Совместить окна с открытыми представлениями можно с помощью команды упорядочивания окон Window ► Arrange All (Окно ► Упорядочить все). Например,

на рис. 9.5 совмещены два окна, в одном из которых открыто представление Calendar (Календарь), а во втором — комбинированное представление из файла 2.mpp'.

Рис. 9.4. Открываем новое окно с представлением

Рис. 9.5. Совмещение двух окон с представлениями одного файла

Окна упорядочиваются по горизонтали или по вертикали, и принцип упорядочивания определяет программа. Поэтому не всегда при упорядочивании окон результат будет таким же, как в приведенном примере.

СОВЕТ Очень удобно контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши назаголовкеокна. Спомощью егокомандможносохранить файл, проверить орфографию, перейти кмакросов и пр.

Если окон становится слишком много, их можно убрать с экрана, не закрывая открытый файл проекта. Для этого предназначена команда Window Hide (Окно Скрыть). Для отображения любого из скрытых окон предназначена команда Window Unhide (Окно Отобразить). При выборе этой команды появляется окно со списком всех скрытых окон, в котором следует выделить нужное и нажать кнопку ОК.

Создание нового представления

Чтобы создать новое представление, в диалоговом окне со списком представлений (см. рис. 9.1) нужно щелкнуть на кнопке New (Создать). В открывшемся окне (рис. 9.6) определяется тип создаваемого представления: Single view (Одиночное представление) или Combination view (Комбинированное представление).

Рис. 9.6. Определение типа создаваемого представления

После задания типа нового представления открывается диалоговое окно определения его свойств. В зависимости от того, какое представление создается, будет открыто диалоговое окно определения свойств или одиночного, или комбинированного представления.

В диалоговом окне определения свойств одиночного представления (рис. 9.7, файл З.трр) поле Name (Имя) задает название нового представления. Это название отображается в списке всех представлений и в меню. Для того чтобы название представления отображалось в меню, нужно установить флажок Show in menu (Показывать в меню).

Рис. 9.7. Диалоговое окно определения свойств одиночного представления

Параметр Screen (Экран) определяет, какая диаграмма или форма ляжет в основу представления. При этом список возможных вариантов ограничивается рассмотренными диаграммами (формы, которые можно использовать для создания представлений, мы рассмотрим в этом уроке позже).

От значения параметра Screen (Экран) зависит, какие параметры можно будет настроить для создаваемого представления. Параметр Table (Таблица) можно использовать только в случае, если выбранный экран содержит таблицу. В этом списке можно выбрать таблицу, которая будет отображаться при загрузке представления.

Параметр Group (Группа) также можно определить только в случае, если на диаграмме возможна группировка данных. Тогда можно выбрать из списка группу, которая будет использоваться при группировке.

Условия фильтрации данных можно определить для любой диаграммы с помощью параметра Filter (Фильтр), определяющего, какой из существующих фильтров будет применен для отбора отображаемых в представлении данных. Для того чтобы использовать фильтрацию в режиме подсветки, предназначен флажок Highlight filter (Выделять результаты фильтра).

Диалоговое окно определения свойств комбинированного представления (рис. 9.8, файл З.трр) устроено проще аналогичного окна для одиночного представления. В поле Name (Имя) следует ввести название нового представления, а для того, чтобы оно отображалось в меню и на панели представлений, нужно установить флажок Show in menu (Показывать в меню).

Рис. 9.8. Диалоговое окно определения свойств комбинированного представления

В раскрывающихся списках Тор (Вверху) и Bottom (Внизу) определяются представления, которые будут отображаться в верхней и нижней части нового пред- ставлепия. При этом список доступных представлений состоит не только из стандартных диаграмм (как в диалоговом окне создания одиночного представления), а из всего набора существующих одиночных представлений, в том числе и настроенных пользователем.

После того как создание представления завершено, оно появляется В списке доступных представлений и его можно вызывать либо из списка, либо (если установлены соответствующие настройки) из меню или панели представлений. Представления, созданные в результате настроек, показанных на рис. 9.7 и 9.8, вы можете найти в файле З.трр.

Создание представления на основе существующего

Часто бывает удобнее создавать новое представление не «с нуля», а на базе уже существующего. Для этого предназначена команда копирования представления, вызываемая кнопкой Сору (Копировать) в диалоговом окне со списком представлений (см. рис. 9.1).

После нажатия кнопки открывается диалоговое окно, аналогичное окну создания представления, в котором к названию исходного представления добавлено Copy of (Копия) (рис. 9.9, файл З.трр) и нельзя изменить параметр Screen (Экран), то есть изменить диаграмму или форму, являющуюся базовой для создаваемого представления. После нажатия кнопки OK представление с новым названием сохраняется.

Рис. 9.9. Создание представления на основе существующего

Настройка существующего представления

Настройка одиночного представления может осуществляться прямо во время его просмотра. Например, если в представлении изменить отображаемую таблицу, то она автоматически станет отображаемой по умолчанию для данного представления. То же касается параметров группировки и фильтрации.

Некоторые параметры одиночного представления (название, отображение в меню) нельзя изменить в процессе его просмотра. Кроме того, при просмотре нельзя изменять параметры комбинированного представления. Полностью настроить представление можно с помощью соответствующего диалогового окна, вызываемого нажатием кнопки Edit (Изменить) в диалоговом окне со списком представлений (см. рис. 9.1).

Диалоговые окна редактирования полностью аналогичны диалоговым окнам создания представлений (см. рис. 9.6, 9.7), за исключением того, что у одиночного представления в процессе редактирования нельзя изменить параметр Screen (Экран), то есть изменить диаграмму или форму, на основании которой создано представление.

Формы

Форма — это средство отображения и редактирования проектных данных в MS Project, которое может быть включено в состав представления. С помощью форм можно просматривать информацию только об одном объекте (ресурсе или задаче), но при этом можно редактировать почти все его свойства (рис. 9.10, файл 4.mpp).

Рис. 9.10. Форма редактирования свойств ресурса

Формы вызываются с помощью окна списка представлений (см. рис. 9.1), в котором представлены все доступные формы. Отличить их можно по названию - оно всегда содержит слово Form (Форма), например форма на рис. 9.10 называется Resource Form (Форма ресурсов).

Из-за удобства редактирования и неудобства просмотра общей проектной информации формы обычно используются в нижней части комбинированного представления. В таком случае в верхнем представлении можно анализировать план проекта и выбирать нужную задачу, а в нижней части представления редактировать ее свойства в форме (рис. 9.11, файл 5.mpp).

Удобство использования форм в комбинированном представлении подтверждает и тот факт, что при разбиении окна командой меню Window ► Split (Окно ► Разделить) именно форма загружается в нижнюю часть представления.

Формы179

Рис. 9.11. В комбинированном представлении сочетаются диаграмма Ганта и форма редактирования свойств задачи

Настройка отображаемой на форме информации

В MS Project входят пять форм. С помощью первых двух можно просматривать и редактировать информацию о ресурсах, а трех последующих — о задачах:

О Resource Form (Форма ресурсов)

О Resource Name Form (Форма названий ресурсов)

О Task Form (Форма задач)

О Task Name Form (Форма названий задач)

О TaskForm (Форма сведений о задачах)

Все формы имеют одинаковую структуру: в верхней части располагается заголовок, а под ним отображается информационный блок. Заголовок содержит поля для редактирования свойств задачи или ресурса. Число полей зависит от типа формы, например, на рис. 9.12 (файлв заголовке формы названий ресур

сов присутствует только поле Name (Название).

Рядом с этими полями располагаются кнопки Previous

иNext(Следующий/Следующая),которыеслужатдляперемещенияпоспискузадач или ресурсов. Если данные в форме были отредактированы, эти кнопки меняют названия на ОК и Cancel (Отмена) для принятия или отмены сделанных изменений.

В зависимости от того, к задаче или к ресурсу относится форма.

HIHIII1 I1 IIIOd;Od;Od!Od!2727Od Od Od Od Od Od Od Od Od OdOd Od Od Od Od Od Od Od Od OdOdOd OdOdOd Od10.01.0217.01.0222.01.0223.01.0210.01.0217.01.0222.01.0223.01.0229.01.0205.02.0222.02.0226.02.0211.03.0229.01.0205.02.0222.02.0226.02.0211.03.02о ah Подготовкао ah Подготовкапланов Редколлегия Подготовка Утверждение мданпланов Редколлегия Подготовка Утверждение мданe«<iw |и*e«<iw |и*id » eid » eС<^отС<^отp^tMf'p^tMf'Рис. 9.12. В комбинированном представлении соединены форма названий ресурсов (Resource Name Form) и форма ресурсов (Resource Form). В заголовке формы названий можно редактировать лишь название ресурсаРис. 9.12. В комбинированном представлении соединены форма названий ресурсов (Resource Name Form) и форма ресурсов (Resource Form). В заголовке формы названий можно редактировать лишь название ресурса

HI

HI

I

I

1 I

1 I

I

I

Od;

Od;

Od!

Od!

27

27

Od Od Od Od Od Od Od Od Od Od

Od Od Od Od Od Od Od Od Od Od

Od

Od Od

Od

Od Od

10.01.02

17.01.02

22.01.02

23.01.02

10.01.02

17.01.02

22.01.02

23.01.02

29.01.02

05.02.02

22.02.02

26.02.02

11.03.02

29.01.02

05.02.02

22.02.02

26.02.02

11.03.02

о ah Подготовка

о ah Подготовка

планов Редколлегия Подготовка Утверждение мдан

планов Редколлегия Подготовка Утверждение мдан

e«<iw |и*

e«<iw |и*

id » e

id » e

С<^от

С<^от

p^tMf'

p^tMf'

Рис. 9.12. В комбинированном представлении соединены форма названий ресурсов (Resource Name Form) и форма ресурсов (Resource Form). В заголовке формы названий можно редактировать лишь название ресурса

Рис. 9.12. В комбинированном представлении соединены форма названий ресурсов (Resource Name Form) и форма ресурсов (Resource Form). В заголовке формы названий можно редактировать лишь название ресурса

В информационном блоке отображается дополнительная информация о ресурсе или задаче, например список задействованных ресурсов, стоимость работ каждого из них, связанные объекты, заметки и пр. Например, представленная на рис. форма содержит список задействованных в задаче ресурсов и список предшествующих задач.

Для выбора типа отображаемой информации можно воспользоваться контекстным меню формы или подменю Format(Формат Подробности). Состав меню

для форм с информацией о ресурсах и форм с информацией о задачах различается, но в обоих случаях в меню есть команды Notes (Заметки) и Objects (Объекты) для просмотра и редактирования связанных с задачей или ресурсом объектов (например, файлов) и заметок. Именно информация о заметках просматривается в форме описания ресурса в верхней части комбинированного представления на рис. 9.12. На ресурсной форме можно просматривать и редактировать данные о календарном планезатратах (Cost) и трудозатратах (Work) ресурса. При выборе любой

из этих команд в информационном блоке отобразится таблица со списком задач, этот ресурс, и данные, соответствующие выбранной команде меню: даты участия в задаче и ее длительность, стоимость участия ресурса в работах или объем работы, который ресурс должен выполнить в рамках выполнения задач. Например, в форме названий ресурсов на рис. 9.12 в нижней части комбинированного представления просматриваются данные о календарном плане ресурса.

Используя команды подменю Format Details (Формат Подробности), для формы с информацией о задаче можно просматривать и редактировать информацию как о задействованных в задаче ресурсах, так и о связях задачи с другими задачами проекта.

При выборе команды Resources & Predecessors (Ресурсы и предшественники) (см. рис. будут отображены две таблицы, в одной из которых содержится информация о задействованных в задаче ресурсах, а в другой перечислены задачи - предшественники выбранной. Команда Resources & Successors (Ресурсы и последователи) действует аналогично, отображая во второй таблице информацию не о предшествующих, а о последующих задачах. А команда Predecessors & Succesors (Предшественники и последователи) совместит таблицы с данными о предшествующих и последующих задачах в информационном блоке формы. На рис. 9.13 (файл в форме описания задачи в верхней части комбинированного представления отображаются данные о ресурсах и предшествующих задачах.

Рис. 9.13. Комбинированное представление, сочетающее форму задачи (Task Form) и форму сведений о задачах (Task Details Form). Форма сведений о задачах содержит больше полей в заголовке, чем форма задач

На форме описания задачи можно также просматривать данные об участии ресурсов в выбранной задаче, основываясь на календарном плане ресурсов (Resource Shedule), затратах на ресурсы (Resource Cost) и трудозатратах ресурса (Resource Work). При выборе любой из этих команд в информационном блоке отобразится таблица со списком участвующих в задаче ресурсов, а также данные, соответствующие

выбранной команде меню. Например, в нижнем блоке комбинированного представления на рис. 9.13 в расширенной форме отображается таблица с данными о стоимости участия ресурсов.

СОВЕТ Если диаграммы предназначены в первую очередь для просмотра данных, то формы — для их ввода и редактирования. Поэтому формы и диаграммы очень удобно применять вместе. Если подвести мышь к нижней стрелке правой полосы прокрутки и потащить полоску, расположенную под ней, то на экране появится форма, сочетающаяся с открытой диаграммой.

Удаление и перемещение представлений и их составляющих

Рассматривая представления и их составляющие, мы ни разу не остановились на том, как осуществляется их удаление. Дело в том, что для этого предназначен специальный Организатор, который можно вызвать одноименной кнопкой из диалогового окна со списком представлений, таблиц, фильтров и групп или с помощью команды меню Tools ► Organizer (Сервис ► Организатор).

Рис. 9.14. Диалоговое окно Организатора

Диалоговое окно Организатора состоит из вкладок, соответствующих типам объектов в MS Project, например на рис. 9.14 активна вкладка Views (Представления). На вкладке осуществляются операции над объектами определенного типа в соответствии с ее названием. Например, на вкладке Views (Представления) вы можете копировать, удалять и переименовывать представления, а на вкладке Forms (Формы) — осуществлять аналогичные действия с формами. Все вкладки имеют одинаковую структуру, поэтому на примере одной из них можно понять, как ра-

ботают все остальные. Рассмотрим работу с представлениями и их составляющими на примере вкладки Views (Представления).

Вкладка состоит из двух списков, в которых отображаются названия объектов соответствующего типа, размещенные в файлах, открытых в данный момент в MS Project. Имя файла можно выбрать в раскрывающемся списке, расположенном под списком файлов.

2> Примечание В начале работы MS Project всегда загружает глобальный шаблон, на основе которого создаются новые проекты, —Если в MS Project открыт

только один файл, то с помощью Организатора можно обмениваться объектами с глобальным шаблоном (см. рис. 9.14).

С помощью находящейся между списками кнопки Сору (Копировать) можно копировать элементы из одного списка в другой. Кнопка Rename (Переименовать) позволяет изменить название элемента (кроме некоторых стандартных, например нельзя переименовать диаграмму Ганта). Кнопка Delete (Удалить) удаляет объект, а кнопка Close (Закрыть) закрывает диалоговое окно.

Если в процессе работы было создано удобное представление (таблица и т. д.), то для того, чтобы воспользоваться им в дальнейшем, его нужно скопировать в файл Global.MPT. После этого оно будет доступно во вновь создаваемых проектах. Чтобы перенести представление или другой элемент интерфейса MS Project в существующий файл, нужно открыть его одновременно с тем файлом, где хранится копируемый объект, и

Пример использования Организатора

Попробуем скопировать созданные ранее представления Новый вид и Комбинированный вид 1 из файлав новый файл. Для этого откроем файли затем

создадим новый файл проекта с помощью сочетания клавишПоскольку

мы установили соответствующий флажок, при создании файла откроется окно, предлагающее ввести проектную информацию. В этом окне нужно нажать кнопку Cancel (Отмена).

Теперь с помощью команды меню Tools Organizer (Сервис Организатор) диалоговое окно для выполнения операций с элементами проектных файлов. По умолчанию активной будет вкладка Views (Представления) для осуществления операций с представлениями. В раскрывающихся списках, расположенных в ее нижней части, нужно выбрать имена файлов, с которыми мы будем работать: и имя нового файла (рис. 9.15).

Теперь выделим нужные представления при нажатой клавише Ctrl и нажмем кнопку Сору (Копировать). Теперь они помещены в новый файл, и их можно вызывать через меню View More Views (Вид Другие представления).

С помощью Организатора можно работать не только с представлениями и их составляющими, но и с другими объектами MS Project, которые мы еще не рассматривали, например с макросами. Но принципы работы в Организаторе не зависят от объекта, поэтому, работать с Организатором сейчас, вы сможете применять свои знания в дальнейшем для работы с макросами или другими объектами.

Рис. 9.15. Копируем созданные ранее представления в новый файл

Сохранение настроек диаграмм и представлений

Как вы могли заметить во время работы с примерами к книге, MS Project по-разному сохраняет данные о настройке разных объектов интерфейса. Диаграммы существуют «внутри» представления, и их настройки сохраняются «внутри» него. Например, если диаграмма Ганта включена в два представления и в каждом настроена по-разному, то при открытии каждого из представлений вы увидите ее с разными настройками. Настройки диаграмм переносятся в другой файл вместе с представлениями.

Настройки таблиц относятся к конкретным таблицам, а не к использующим их представлениям. Например, если в таблицу Entry (Ввод) добавить столбец, то он будет отображаться во всех представлениях, использующих эту таблицу. Настройки таблиц не переносятся вместе с представлениями в другие файлы, и таблицы нужно копировать отдельно.

MS Project автоматически сохраняет настройки представлений, запоминая, какая таблица открыта в представлении, какой фильтр и группировка применены. Эти сохраненные параметры переносятся вместе с представлением в другой файл при копировании, причем это касается как одиночного представления, так и части комбинированного представления.

При разделении окна во время работы с одиночным представлением MS Project не сохраняет настройки созданного комбинированного представления. Это связано с тем, что программа умеет автоматически сохранять настройки существующих объектов, но не может создавать новые объекты. А поскольку в подобных случаях вы создаете новое комбинированное представление, то оно не сохраняется.

Что нового вы узнали?

О Что такое одиночные и комбинированные представления.

О Как просматривать информацию с помощью одиночных и комбинированных представлений.

О Как создавать и настраивать представления.

О Как использовать существующие представления при создании новых.

О Что такое формы и как их использовать.

О Как использовать формы в комбинированных представлениях.

О Как перемещать представления и их элементы между проектными файлами.

Контрольные вопросы и задания по первой части

Общие

Как хранятся данные «внутри» файла проекта MS Project (как группируется проектная информация)?

Каким образом (с помощью какого элемента интерфейса) проектная информация отображается в программе?

Из каких основных элементов состоит интерфейс MS Project?

Настройте MS Project таким образом, чтобы при загрузке отображались панели Task Pane (Область задач) и Project Guide (Консультант), а панель View Bar (Па- нельпредставлений) была скрыта. Сохраните эти настройки так, чтобы они использовались для всех вновь создаваемых файлов.

Таблицы

В тестовом файле l.mpp определите, как называется активная таблица. Найдите в таблице колонку Cost (Затраты). (Помните, что текст в заголовке колонки может не соответствовать названию.) Переименуйте колонку и удалите из таблицы все остальные колонки. Модифицированную таблицу сохраните под новым названием.

Перенесите в файл l.mpp из шаблона оригинальную таблицу, которую вы изначально модифицировали. В результате в файле l.mpp должна находиться исходная таблица и ее модифицированная копия с одной колонкой Cost (Затраты).

Определите, какие задачи в таблице файла l.mpp являются вехами (Milestones), с помощью форматирования соответствующих стилей текста.

Определите, какие задачи в таблице файла l.mpp являются вехами (Milestones), добавив в таблицу соответствующую колонку.

Создайте таблицу, содержащую произвольные ПОЛЯ, в том числе и текстовые. Сохраните ее так, чтобы название новой таблицы отображалось в меню.

В текстовое поле введите произвольный текст, состоящий из нескольких слов. Отформатируйте столбец, содержащий текст, так, чтобы все введенные слова были видны (переход в режим форматирования осуществляется двойным щелчком мыши).

Измените название заголовка одного из столбцов таблицы так, чтобы в нем содержалось несколько слов. Сначала отформатируйте заголовок колонки так, чтобы все слова были видны в заголовке.

Фильтрация, сортировка, группировка в таблицах

В файле З.трр создайте интерактивный фильтр. При его вызове должно отображаться сообщение: Введите строку, которая должна содержаться в названии задачи:. После того как вы ее укажете, фильтр должен будет выбирать задачи, в названии которых эта строка содержится.

Измените предыдущий фильтр так, чтобы вместе с задачами отбирались суммарные задачи, к которым задачи относятся. Сохраните фильтр с названием Учебный фильтр 1.

Примените созданный фильтр в режиме выделения. '

Включите режим автофильтра и с его помощью отберите задачи, затраты на которые находятся в диапазоне от $50 до $150.

Сохраните настройки автофильтра в новом фильтре.

В таблице выберите задачи с уровнем структуры 1, 2 и 3.

Сгруппируйте задачи по объему работы с интервалом в 10 часов. Сохраните созданную группу в списке групп.

Теперь примените группировку только к критическим задачам, отобрав их с помощью фильтра.

Измените ранее созданную группу таким образом, чтобы в нее включались и суммарные задачи. Сохраните новую группу под новым именем и примените группировку.

Отмените группировку и отсортируйте данные в таблице по объему работы по убыванию, сохранив структуру. Затем отсортируйте задачи без сохранения структуры. Верните данные в таблице к исходному виду.

Диаграмма Ганта

Найдите диаграмму в представлении Gantt Chat (Диаграмма Ганта) в файле 2.трр.

Отформатируйте стандартную диаграмму Ганта таким образом, чтобы вехи (Milestones) отображались в виде отрезков (как обычные задачи).

Отформатируйте диаграмму Ганта в файле l.mpp таким образом, чтобы длина отрезка, обозначающего процент выполнения задачи, у всех задач (даже не завершенных) равнялась длине отрезка, обозначающего задачу. Таким образом, в результате выполнения задания все задачи будут выглядеть как завершенные.

Отформатируйте шкалу времени так, чтобы единицей измерения на верхнем уровне были кварталы, на среднем — 3 недели, и на нижнем — 3 дня.

Примените автоматическое масштабирование, чтобы отобразить в одном окне весь план проекта из файла l.mpp.

Отформатируйте диаграмму так, чтобы рядом с отрезками отображались затраты на выполнение работ, а над ними — трудозатраты.

Скройте связи между задачами.

С помощью Мастера диаграмм Ганта (GanttChartWizard) верните формат диаграммы к стандартному варианту.

Создайте новую задачу с помощью мыши. Удалите созданную задачу.

Сетевой график

С помощью панели инструментов для работы с сетевым графиком примените к графику, отформатированному вручную, параметры автоматического форматирования (график находится в файле l.mpp).

Расположите график по центру сверху.

С помощью контекстного меню верните графику стандартный размер.

Измените формат графика таким образом, чтобы некритические задачи отображались в овале.

Перейдите в представление Network Diagram (Сетевой график) и примените фильтр Учебный фильтр 1 в режиме выделения.

Отформатируйте график так, чтобы при применении фильтра в режиме выделения подсвеченные блоки изменяли не только цвет, но и форму.

Создайте новый шаблон для блоков. В этом шаблоне обязательно должен содержаться текст Блок выделен фильтром, информация о длительности задачи (Duration), трудозатратах (Work) и ее затратах (Cost).

Отформатируйте график так, чтобы при применении фильтра в режиме выделения у подсвеченных блоков шаблон изменялся на тот, что был создан в предыдущем задании.

Откройте представление Descriptive Network Diagram (Сетевой график с описанием) и отформатируйте его аналогичным образом, используя ранее созданный шаблон блока.

Добавьте новую задачу с помощью мыши. Удалите созданную задачу.

Календарь

Перейдите к задаче с идентификатором 3.

В файле З.трр 19 января 2002 (суббота) является нестандартным рабочим днем для всех участников проекта. Отформатируйте календарь так, чтобы этот день (и другие нестандартные рабочие дни) были выделены цветом.

Отформатируйте блок календаря таким образом, чтобы в углу каждого квадрата рядом с числом отображалось краткое название месяца.

Отформатируйте календарь так, чтобы вехи (Milestones) отображались линиями.

Настройте календарь так, чтобы на отрезках, обозначающих некритические задачи, отображалась информация о трудозатратах.

Настройте календарь так, чтобы при фильтрации в режиме выделения задачи, отобранные фильтром, выделялись красным цветом.

Выделите текст на всех критических задачах проекта курсивным начертанием.

Отобразите в левой колонке названия недель.

Отделите дни друг от друга красными вертикальными линиями, недели — синими горизонтальными.

Добавьте новую задачу с помощью мыши. Удалите созданную задачу.

График ресурсов

В ресурсном графике в файле З.трр отобразите линию доступности ресурса.

Включите режим отображения единиц измерения на горизонтальной шкале под отрезками.

Выведите на диаграмме данные об объеме работ всех ресурсов и сравните их с данными для одного из них. При этом отобразите данные в представлении заполненных цветом областей.

Измените представление с областей на отрезки.

Настройте режим, при котором отрезки с трудозатратами ресурса и группы ресурсов будут частично пересекаться (например, на 10%).

Измените оформление надписей шкалы диаграммы, легенды и временной шкалы.

Диаграммы использования задач и ресурсов

На диаграмме Task Usage (Использование задач) отобразите строку суммарной задачи проекта.

Отобразите на временной шкале информацию о неделях и днях, причем на шкале с днями должно отображаться число.

Определите трудозатраты за интервал с 10 по 15 января.

Установите квартал как минимальную единицу шкалы времени и определите трудозатраты в каждом из кварталов, в которых выполняется проект.

Определите трудозатраты на фазе Подготовка текстов.

По диаграмме Resource Usage (Использование ресурсов) определите, трудозатраты какого ресурса стоят больше всего в первом квартале.

Скройте столбец с названием отображаемых типов данных.

Выделите один из ресурсов и с помощью одной из команд меню Outline (Структура) скройте все задачи, выполняемые этим ресурсом, а потом отобразите их.

Представления и формы

Создайте одиночное представление, взяв за основу диаграмму Ганта и созданные ранее таблицу, фильтр и группу. Добавьте новое представление в меню и откройте его.

Создайте новое комбинированное представление, в котором будут сочетаться диаграмма Ганта и форма сведений о задаче.

Создайте новый файл и переместите в него представления.

О

Участь Планирование

Основы планирования и подготовка

к составлению плана

Основная терминология управления проектами

Принципы планирования

Специфика составления планапроекта в MS Project

Определение проекта в MS Project

Настройка параметров планирования

Пример описания проекта

Целью этого урока является теоретическая подготовка к составлению проектов в MS Project. После ознакомления с уроком вы освоите основную терминологию управления проектами, получите представление о принципах планирования и специфике составления плана проекта в MS Project. Кроме того, вы узнаете, как определять проект в этой программе и настраивать параметры планирования.

Приемы работы в MS Project будут применены на практике, и в завершение урока мы опишем собственный проект, план которого мы будем составлять в последующих уроках.

Планирование проектов

Управление проектами заключается в составлении плана и отслеживании выполнения работ по нему. Соответственно, чем лучше план проекта, чем более аккуратно он составлен, тем легче потом выполнять проектные работы и удачно завершить проект.

Чтобы хорошо планировать, нужно, в первую очередь, хорошо представлять себе, что такое проект и из каких элементов состоит его план.

Что такое проект?

Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и проектов. И те и другие имеют много общего, например выполняются людьми и на их выполнение выделяются ограниченные ресурсы.

^> )ПРИМЕЧАНИЕ^> )ПРИМЕЧАНИЕГлавное отличие операций от проектов заключается в том, что операции идут постоянно и повторяются, тогда как проекты временны и уникальны. Исходя из этого, проект определяется как временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги. «Временное» означает, что каждый проект имеет точно определенные даты начала и окончания. Говоря об уникальности продукта или услуги, мы подразумеваем, что они имеют заметные отличия от всех аналогичных продуктов или услуг.

^> )ПРИМЕЧАНИЕ

^> )ПРИМЕЧАНИЕ

Уникальность каждого проекта создает сложности при его планировании, поскольку зачастую сложно предположить, как в действительности будут достигаться проектные результаты. Поэтому результатом проектной деятельности является не только продукт или услуга, но и извлеченные уроки, то есть опыт, который будет использоваться в дальнейшем при планировании и выполнении следующих проектов.

Проекты предпринимаются на любых уровнях организации, и в них могут быть вовлечены как несколько человек, так и несколько тысяч. Проекты могут быть разной длительности: некоторые продолжаются менее ста часов, другие — более миллиона. Проект может вовлекать один отдел организации, а может и выходить за ее пределы, как в случаях совместных предприятий и партнерства.

Проекты могут осуществляться в любой области деятельности. Так, проектами могут быть и проектирование транспортного средства, и разработка информаци-

онной системы, и проведение предвыборной кампании, и постройка здания, и подготовка номера журнала.

Проект как временное явление

У каждого проекта есть четко определенные начало и конец. Конец проекта наступает вместе с достижением всех его целей или когда становится ясно, что эти цели не будут или не могут быть достигнуты и проект обрывается. Временность не означает краткосрочность проекта — многие проекты могут продолжаться несколько лет. В любом случае, проект конечен и не может состоять из постоянно продолжающихся действий.

Очень многие предприятия временны в том смысле, что в какой-то момент работа на них остановится. Например, понятно, что конвейер по производству определенной модели автомобилей когда-то остановится, так как машина будет снята с производства. Однако такой род временности не делает конвейер проектом, поскольку работа по сборке машин является типичной рутинной операционной деятельностью. Фундаментальное отличие проекта заключается в том, что проект кончается, когда поставленные цели достигнуты, тогда как при непроектной деятельности перед исполнителями ставятся новые цели и работа продолжается.

Временная природа проектов сказывается и на других аспектах проектной деятельности. Например, проекты обычно имеют очень ограниченные временные рамки для создания продукта или услуги, поскольку благоприятная для них ситуация на рынке складывается на ограниченное время. Кроме того, проектная • команда, как правило, по его окончании распадается, а ее члены переходят в другие проекты.

В отличие от конвейера по сборке автомобилей, хорошим примером проекта может быть разработка нового автомобиля. Разработка осуществляется в ограниченные временные сроки и для достижения определенного результата — прототипа нового автомобиля. Когда результат достигнут, автомобиль отправляется в производство, а проектная команда — конструкторы, дизайнеры, инженеры и пр. - могут быть вовлечены в новый проект, хотя и не обязательно в том же составе.

Проект очень часто путают с программой, то есть координированным управлением группой проектов внутри одной организации. Управление сразу несколькими проектами скоординировано для того, чтобы получить выгоду, которую нельзя получить от отдельного управления каждым из них. Программы обычно сочетают элементы проектов и операций. Например, разработка веб-сайта является проектом, тогда как поддержка его в течение длительного времени — это операционная деятельность.

Программы могут также включать повторяющиеся или циклические работы, например издание журнала: периодическое издание само по себе является непрерывным процессом, тогда как подготовка отдельного номера — это проект.

Составляющие проектного плана

Проект предпринимается для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта,

какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи (Task), ресурсы (Resource) и назначения (Assignment). Рассмотрим подробнее каждый из них.

Задачи

Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Например, в проекте издания номера журнала задачей будет Проведениередколлегии. Поскольку обычно проект содержит много задач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в группы, или фазы. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом.

Фазы

Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Таким образом, результаты, достигнутые благодаря выполнению каждой из задач, входящих в фазу, формируют ее результат.

Если для достижения результатов задачи нужно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. И в этом заключается отличие фазы от задачи: ее результат суммирует результаты других задач. Именно поэтому в MS Project фазы называются Summary task (Суммарная задача). Например, результатом фазы Подготовкаматериалов будут материалы номеражур- нала, которые можно передать на предпечатную подготовку. Поскольку номер состоит из обложки и статей, то для получения результата фазы нужно осуществить как минимум две задачи: Подготовкаобложки, результатом которой будет обложка журнала с фотографией фотомодели и заголовками статей, и Подготовка статей, результатом которой будут все тексты статей журнала.

При планировании работ нужно помнить, что чем детальнее будет план проекта, тем точнее (а значит, лучше) он будет. Поэтому в тех случаях, где это возможно, стоит разбивать большие задачи на подзадачи (то есть превра- щатьзадачи в фазы). Формальными критериями, показывающими, чтозадачу можно разбить на подзадачи, являются длительность (задачи редко бывают дольше 2-3 дней) и большое число задействованных исполнителей (как правило, если над решением задачи трудятся больше 2-3 человек, то каждый решает свою собственную задачу, которую можно отдельно учесть в плане проекта).

Фазы могут состоять как из задач, так и из других фаз. Например, Подготовка обложки тоже является фазой, поскольку может быть разделена на три задачи: Отбор модели, результатом которой будет фамилия модели для фотосъемки, Фотосъемка модели, заканчивающаяся получением фотографии отобранной модели, и Верстка обложки. По завершении последней задачи сделанная фотография будет размещена на обложке и обложка будет подготовлена к публикации.

Проект разбивается на фазы и для удобства контролирования хода работы. По завершении проектной фазы обычно осуществляется анализ как полученных результатов, чтобы с минимальными затратами определить и исправить ошибки,

7 Зак. 875

так и общего хода проекта, чтобы определить, стоит ли переходить к исполнению следующей фазы проекта.

)ПРИМЕЧАНИЕ В большинстве жизненных циклов фазы выполняются последовательно. При

этом часто следующая фаза начинается лишь после того, как будут одобрены результаты выполнения предыдущей. Однако в некоторых жизненных циклах последующая фаза начинается раньше одобрения результатов предыдущей фазы, если такой риск считается приемлемым. Использование пересечения фаз при планировании называется быстрым путем (fast tracking).

Разбиение проекта на фазы позволяет представить его в виде списка основных результатов и дат, к которым они должны быть получены. Руководитель проекта осуществляет непосредственный контроль исполнения каждой задачи внутри проекта, сообщая вышестоящему менеджеру только о достижении фазовых результатов. Этому менеджеру, в свою очередь, для контроля исполнения проекта вполне достаточно таких данных.

Завершающие задачи

Каждый проект предпринимается для достижения определенной цели, и обычно достичь ее нельзя, не достигнув нескольких промежуточных целей. Например, нельзя построить дом, не заложив фундамент. Закладка фундамента будет являться промежуточной целью при постройке дома.

Задачи, в результате исполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами. В MS Project они называются вехами (Milestone). Обычно результатом фазы является достижение промежуточной цели, поэтому вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в результате которой достигается ее результат.

Иногда, если такой задачи нет, а фазовый результат достигается, например одновременным завершением нескольких задач, то создается фиктивная завершающая задача. Длительность такой задачи устанавливается в 0 дней, и на нее не выделяются исполнители. Она присутствует в плане исключительно для обозначения момента завершения фазы, что облегчает отслеживание плана проекта.

Длительность и трудозатраты

Длительность задачи — это период рабочего времени, который необходим для того, чтобы выполнить ее. Например, задача Сбор предложений от авторов в проекте издания журнала занимает неделю (см. рис. 11.12).

ВНИМАНИЕПри подсчете длительности задачи MS Project не учитывает нерабочее время,

например выходные дни, и перерывы в ее выполнении.

Длительность может не соответствовать трудозатратам занимающегося задачей сотрудника. Например, для выполнения задачи Сбор предложений от авторов сотруднику (ответственному секретарю журнала) нужно потратить полчаса на рассылку типового электронного письма авторам и полчаса на обработку поступивших в течение недели ответов. Значит, его трудозатраты на выполнение задачи составят один час. Таким образом, длительность соответствует времени, через

которое будет получен результат задачи, а трудозатраты — времени, затраченному сотрудниками на получение результата. В MS Project длительность обозначается термином Duration, а трудозатраты — термином Work.

Зависимости и связи

Задачи в плане проекта взаимосвязаны, например, часто одна задача не может начаться, пока не закончена другая (возведение стен не может начаться раньше закладки фундамента). В MS Project зависимости называются термином Dependencies.

На плане проекта зависимости обозначаются с помощью связей (Link), и оба эти термина — зависимость и связь — используются с одним и тем же смыслом, обозначая логику, определяющую последовательность работ в плане проекта.

Роли и ресурсы

Под ресурсами в MS Project понимаются сотрудники и оборудование, необходимые для выполнения проектных задач. Например, для выполнения задачи Сбор предложений от авторов в проекте должен быть задействован ответственный секретарь журнала.

Каждый сотрудник, участвующий в проекте, получает определеннуюроль в соответствии со своей квалификацией, требованиями проекта и регламентами, действующими в организации. Например, в одном проекте сотрудник может выступать в роли архитектора приложений, а в другом, где остро требуется программист, тот же сотрудник может быть задействован в роли программиста.

При составлении списка ресурсов часто используется ролевое планирование. Например, сначала определяется, что для исполнения работ требуются три программиста и один менеджер, а затем, когда план проекта утвержден, выбираются конкретные сотрудники для участия в этих ролях.

Стоимость ресурсов

Важное свойство ресурсов — стоимость (Cost (Затраты)) их использования в проекте. В MS Project есть два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. Повременная ставка (Rate) выражается в стоимости использования ресурса в единицу времени, например 100 рублей в час или 1000 рублей в день. В таком случае стоимость участия ресурса в проекте составит время, в течение которого он работает в проекте, умноженное на почасовую ставку. Обычно почасовая ставка используется для учета стоимости нематериальных ресурсов.

)ПРИМЕЧАНИЕ Термин «стоимость» (cost) в MS Project переведен как «затраты», потому что в управлении проектами используются обарусскоязычныхтермина. В книге также на равных правах используются оба термина.

Величина Cost Per Use (Затраты на использование) обозначает стоимость использования оборудования или сотрудника в задаче, которая не зависит от того, сколько времени задействован в задаче сотрудник или материальный ресурс. Общие затраты на использование ресурса определяются путем умножения стоимости использования на число задач, в которых он задействован.

У ресурса может быть указана стоимость как одного из двух типов, так и обоих. При определении общих затрат на использование ресурса в проекте MS Project определяет повременные затраты и затраты на использование и суммирует их.

Назначения

Назначение — это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. При этом на одну задачу могут быть назначены несколько ресурсов, как материальных, так и нематериальных.

Назначения объединяют в плане ресурсы и задачи, делая план целостным. Благодаря назначениям решается целый ряд задач планирования. Во-первых, определяются ответственные за исполнение задач. Во-вторых, когда определены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий объем времени, затрачиваемый им на проект, а значит, его стоимость для проекта. В-третьих, определив стоимость участия всех ресурсов в проекте, можно подсчитать его общую стоимость. Наконец, назначая ресурсы на задачи, можно сокращать срок выполнения работ, выделяя на них больше ресурсов и тем самым сокращая общую длительность проекта.

Проектный треугольник

Как мы уже знаем, большинство проектов имеют определенную дату окончания, бюджет и объем работ. Это трио времени, денег и объема часто называют проектным треугольником (рис. 10.1), потому что при внесении изменений в один из этих элементов меняются оба других. И хотя для проекта в равной степени важны все три элемента, как правило, только один из них в зависимости от приоритетов имеет наибольшее влияние на другие.

Например, если вы решите изменить план проекта, укоротив расписание, то возрастет стоимость проекта (если вы решите привлечь дополнительных работников) или уменьшится объем работ. Если же изменить план проекта с целью уменьшения его бюджета, то может возрасти длительность проекта и уменьшиться объем работ. Наконец, если вы увеличите объем работ, то проект будет длиться дольше и стоить дороже.

То, как изменения в плане влияют на другие стороны треугольника, зависит от обстоятельств и специфики проекта. В некоторых случаях уменьшение расписания увеличивает стоимость, а в других — уменьшает.

При создании плана вы можете столкнуться с тем, что план не удовлетворяет ожиданиям, например проект заканчивается слишком поздно или его стоимость превышает допустимые пределы. В таком случае план нужно оптимизировать, чтобы привести его в соответствие ожиданиям.

Когда вы начинаете оптимизировать план, постоянно помните обо всех элементах треугольника и о том, что когда вы изменяете одну из сторон, это затрагивает две другие — позитивно или негативно, в зависимости от вашего проекта. И проверяйте два других элемента треугольника, чтобы быть уверенными, что изменения не делают план невыполнимым. Например, если вы изменили свой план с целью уменьшить расходы, проверьте, что дата окончания проекта все еще находится в допустимых пределах.

Объем работ

Рис. 10.1. Проектный треугольник — популярное графическоепредставление специфики управления проектами

Качество, четвертый элемент проектного треугольника, находится в его центре, и изменения, вносимые в любую из сторон треугольника, практически всегда влияют на качество (рис. 10.2). Качество не является стороной треугольника - это результат того, что вы делаете со временем, деньгами и объемом работ.

Рис. 10.2. Качество находится в центре проектного треугольника. Изменения любой из составляющих проекта так или иначе влияют на его качество

Например, если вы нашли лишнее время в расписании, то можете увеличить объем работ, добавив задачи и увеличив длительность проекта. С этими дополнительными задачами и временем вы сможете добиться более высокого уровня качества в проекте и произведенном продукте или услуге.

Если же вы хотите понизить расходы, чтобы уложиться в бюджет, возможно, вам понадобится уменьшить объем работ, убрав некоторые из задач или уменьшив их длительность. С уменьшенным объемом работ у проекта будет меньше шансов выйти на требуемый уровень качества, поэтому снижение расходов может привести к ухудшению качества

Планирование проекта в MS Project

Составление плана проекта в общем виде заключается в описании задач проекта, доступных ресурсов и определении взаимосвязей между ними с помощью назначений. Но при составлении плана проекта в MS Project количество операций несколько увеличивается.

Планирование начинается с определения проекта, то есть описания его ключевых характеристик. Затем составляется список фаз и задач и список необходимых для их выполнения ресурсов. После этого в план вносится дополнительная информация о задачах и ресурсах, которая будет использоваться при определении назначений и в дальнейшем при проведении работ по плану (отслеживании плана). Наконец, осуществляются назначения, после чего проект оптимизируется, если длительность или бюджет оказываются больше ожидаемых.

Определение проекта

Составление плана работ невозможно без определения проекта, то есть задания его ключевых характеристик, таких как общая длительность, рабочее время и методика планирования. Поэтому, прежде чем переходить к составлению плана работ, мы научимся определять проект с помощью MS Project.

Чтобы начать составлять план работ, нужно создать файл нового проекта. Это можно сделать, щелкнув на кнопке New (Создать) панели инструментов Standard (Стандартная). При создании нового проектаоткроется диалого

вое окно Project Information (Сведения о проекте), в котором можно определить большинство его характеристик (рис. 10.3). Чтобы изменять параметры проекта в дальнейшем, это диалоговое окно можно вызвать командой меню Project Project Information (ПроектСведения о проекте).

Если вам хочется больше узнать о теории управления проектами, то рекомендуем воспользоваться источниками в Интернете, например сайтом «Профессионал управления проектами» (http://www.pmprofy.ru).

В соответствии с флажком Prompt for project info for new projects (Запрос на ввод сведений о проекте для новых проектов), описанным в разделе «Общие настройки программы» урока 2.

Способ планирования и основные даты

Проект можно планировать двумя способами: от даты начала проекта или от даты окончания. Если у проекта нет.жесткой даты окончания, то при планировании применяется первый способ: фиксируется дата, когда нужно начать проект, и во время составления плана определяется, когда проект может быть завершен.

Если же проект должен быть обязательно завершен к определенному дню, то используется противоположный способ: фиксируется дата окончания и во время составления плана определяется, когда проект должен быть начат, чтобы все работы были закончены в срок.

Способ планирования определяется раскрывающимся списком Schedule from (Планирование с), содержащим два возможных значения (рис. 10.3): Project Start Date (Дата начала проекта) и Project Finish Date (Дата окончания проекта).

Рис. 10.3. Диалоговое окно ввода информации о проекте

Даты начала и окончания проекта определяются параметрами Start date (Дата начала) и Finish date (Дата окончания). Можно зафиксировать только одну из дат в соответствии с выбранным способом

Рабочее время

Чтобы определить рабочее время, в рамках которого будут происходить работы, нужно определить значение в раскрывающемся списке Calendar (Календарь). В этом списке перечислены доступные

Календарем в MS Project называется набор настроек, определяющих и список рабочих и нерабочих дней, и рабочее время для каждого из них. В стандартной поставке MS Project в этом списке есть только три варианта: Standard (Стандартный), 24 Hours (Круглосуточный) и Night Shift (Ночной). Первый календарь соответствует стандартному расписанию с 8-часовым рабочим днем, второй - круглосуточному рабочему дню, а третий предполагает круглосуточный режим с перерывами.

Помимо даты начала или окончания в диалоговом окне определяются текущая (Current date) и статусная (Status date) даты. Мы рассмотрим использование в следующих уроках.

То есть календари, включенные в шаблон, на основе которого создается план проекта. Подробнее о шаблонах и работе с ними вы можете узнать в уроке 23.

Очень часто настройки стандартных календарей не подходят для проекта. Например, в календаре Standard (Стандартный) рабочим временем считается интервал с 8:00 до 17:00 с перерывом на обед с 12:00 до 13:00, а во многих организациях рабочее время зафиксировано в интервале с 9:00 до 18:00 или с 9:30 до 18:30. Кроме того, в стандартный календарь не включены особые выходные или укороченные дни, например день рождения вашей организации. Если стандартные настройки вам нето нужно изменить их в существующем календаре

либо создать новый календарь.

Когда все сотрудники работают в одном временном режиме, то проекту нужен один общий календарь и вам понадобится лишь отредактировать настройки стандартного календаря. Но бывает, что в проекте задействованы несколько подразделений с разным режимом работы. Например, при издании журнала редакторы работают в стандартном режиме, а операторы типографских машин — круглосуточно. В таком случае нужно решить, какая группа больше, и отредактировать стандартный календарь в соответствии с ее режимом работы. Для других групп будет создать собственные календари.

ВНИМАНИЕВНИМАНИЕВ MS Project есть возможность создавать и групповые (базовые), и личные календари. Последние отражают персональное расписание сотрудников и содержат персональные выходные дни, например больничные. Поэтому при создании базового календаря в него следует вносить только настройки, общие для всех участников проекта или группы, к которой относится календарь. Специфические настройки заносятся в личный календарь каждо-

ВНИМАНИЕ

ВНИМАНИЕ

го сотрудника.

Работа с календарями осуществляется в диалоговом окне Change Working Time (Изменить рабочее время) (рис. 10.4). Открывается оно одноименной командой, находящейся в меню Tools (Сервис).

Рис. 10.4. Диалоговое окно настройки рабочего времени проектаРис. 10.4. Диалоговое окно настройки рабочего времени проекта

Рис. 10.4. Диалоговое окно настройки рабочего времени проекта

Рис. 10.4. Диалоговое окно настройки рабочего времени проекта

В верхней части диалогового окна расположен список календарей. Рядом с названием календаря, выбранного в диалоговом окне информации о проекте, в скобках указано, что он является проектным календарем (Project Calendar (Календарь проекта)). Все настраиваемые в диалоговом окне параметры относятся к календарю, выбранному в списке.

В центре диалогового окна находится традиционный календарь, для каждого дня в котором можно задать определенную настройку. Дни календаря выделены цветом в соответствии с легендой: рабочие дни обозначены белым, нерабочие — серым, а дни с нестандартным рабочим временем заштрихованы.

Для переключения между месяцами нужно использовать полосу прокрутки, а чтобы выбрать нужный день — щелкнуть на нем мышью. Для того чтобы выделить сразу несколько дней, нужно щелкать на них при нажатой клавише Ctrl, а чтобы выделить все одинаковые дни календаря (например, все субботы), нужно щелкнуть на названии дня в верхней строке календаря.

Настройка параметров выбранных дней осуществляется в правой части диалогового окна. Переключатель Use default (Стандартное время) применяет стандартные настройки, если ранее параметры дня были изменены. Переключатель Nonworking time (Нерабочее время) пометит выбранный рабочий день как выходной, a Nondefault working time (Нестандартное рабочее время) — как рабочий.

Под переключателями расположены две колонки полей, содержащих временные интервалы, в которых осуществляется работа в течение дня. В поля левой колонки, From: (С:), вводится время начала интервала, а в поля правой, То: (По:) — время окончания. Например, на рис. 10.4 введены два интервала: с 8 до 12 и с 13 до 17. Время начала следующего интервала должно быть больше времени окончания предыдущего интервала.

Для создания нового календаря предназначена кнопка New (Создать). После нажатия на нее открывается диалоговое окно (рис. 10.5), в котором нужно указать название нового календаря и определить, как будет создан новый календарь — на основе существующего или «с нуля». В первом случае нужно выбрать переключатель Make a copy of (Создать копию) и выбрать соответствующий календарь из списка. Во втором случае нужно выбрать переключатель Create new base calendar (Создать новый базовый календарь).

Рис. 10.5. Диалоговое окно создания нового календаря

При создании копии существующего календаря все его настройки переносятся в новый. Это удобно, например, если вы хотите создать календарь для группы

сотрудников с особым режимом работы, но с теми же нерабочими днями, что и у всех остальных. В таком случае можно создать копию основного календаря и затем изменить настройки режима работы, сохранив нерабочие

Кнопка Options (Параметры) отображает диалоговое окно с общими настройками календаря. Это диалоговое окно (рис. 10.6) можно вызвать и через меню Tools Options (Сервис Параметры).

Рис. 10.6. Диалоговое окно настройки расчетов времени в MS Project

Параметры, настраиваемые в этом диалоговом окне, не влияют на проектный календарь или календари ресурсов и предназначены для других целей.

Общие настройки календаря

Во многих отчетах и диаграммах MS Project отображается временная шкала, на которую нанесены дни недели. Параметр Week starts on (День начала недели) определяет, какой день недели будет отображаться первым на этих шкалах. Кроме того, именно в соответствии с этой настройкой отображается календарь в диалоговом окне настройки календаря (см. рис. 10.4).

Помимо дней недели на временной шкале отображается информация о годе, и программа позволяет отображать на шкале как календарный, так и финансовый год. В некоторых организациях финансовый год может начинаться не в январе, и в таком случае на шкале номер календарного года заменяется номером финансового года. Чтобы замена осуществлялась, необходимо в поле Fiscal year

Чтобы проверить сделанные настройки календарей, можно воспользоваться отчетом Working Days (Рабочие дни), который описан в разделе «Рабочие дни» урока 22.

starts in (Месяц начала финансового года) указать месяц, с которого начинается финансовый год.

Например, на рис. 10.7 (файл 2.mpp) приведен пример проекта, в котором финансовый год начинается в марте. На шкале времени видно, что февраль относится к 2002 году, а март — уже к 2003. При этом в таблице рядом с задачей указываются реальные календарные даты ее начала и окончания.

:Task Meme:Task Memeдаg-|0UtM№ |В 1даg-|0UtM№ |В 1FinishFinish5 days 28 02 02^5 days 28 02 02^06.03 0206.03 02|l |25feb92 _ ,_|gy*r№^ '^Y-1 *f №!• iH'sIsrMlT^wrnns""^|l |25feb92 _ ,_|gy*r№^ '^Y-1 *f №!• iH'sIsrMlT^wrnns""^

:Task Meme

:Task Meme

даg-|0UtM№ |В 1

даg-|0UtM№ |В 1

Finish

Finish

5 days 28 02 02^

5 days 28 02 02^

06.03 02

06.03 02

|l |25feb92 _ ,_|gy*r№^ '^Y

-1 *f №!• iH'sIsrMlT^wrnns""^

|l |25feb92 _ ,_|gy*r№^ '^Y

-1 *f №!• iH'sIsrMlT^wrnns""^

Рис. 10.7. Включен финансовый ГОД начинающийся в марте

Номером финансового года, отображаемым в календаре проекта, может быть как номер календарного года, в котором финансовый год начинается, так и номер календарного года, в котором финансовый год заканчивается. Например, март 2002 года в проекте может быть отнесен либо к 2002, либо к 2003 финансовому году.

Обычно в качестве номера финансового года используется номер календарного года, в котором финансовый год заканчивается. Но если в организации принята другая практика, то можно использовать во временной шкале номер начального календарного года. Для этого нужно установить флажок Use starting year for FY numbering (Использовать год начала для нумерации ФГ). Этот флажок становится доступен в случае, если месяцем начала отсчета финансового года является не январь.

На рис. 10.8 (файл 3-mpp) представлен пример проекта, в котором установлен этот флажок. Если раньше, на рис. 10.7, март 2002 года относился к финансовому 2003 году, поскольку этот финансовый год заканчивался бы в 2003 календарном году, то теперь март 2002 года стал относиться к 2002 финансовому году.

. ;P.] i1

A•5 days I 28.02.02,06.03.02^1^^ф^№ ' '

Рис. 10.8. Включен финансовый ГОД начинающийся в марте, и выбран режимиспользования номера начального года

По названиям следующих параметров диалогового окна можно подумать, что они связаны с настройками, определяемыми в проектном календаре. Но это не так — эти настройки влияют только на то, каким образом MS Project конвертирует длительность задач из одной временной единицы в другую.

Например, если установить значение параметра Hours per day (Часов в день) равным 8, то после того, как вы укажете длительность задачи, равную двум дням (2d или 2д), на диаграмме Ганта рядом с отрезком длительность будет отображена как 16 часов. Если же вы измените значение параметра на 5 и затем введете длительность задачи как 2d (2д), то она будет конвертирована в 10 часов. Анало-

гично на конвертацию временных величин влияют значения параметров Hours week (Часов в неделю) и Days per month (Дней в месяц).

ВНИМАНИЕДлительность задач хранится «внутри» проектного файла в минутах. При

вводе данные о длительности задачи или объеме работы переводятся в минуты и затем помещаются в файл. При неверных общих календарных настройках все данные будут сохраняться некорректно, и их придется вводить заново.

Таким образом, описанные параметры не влияют на настройки проектного календаря, но влияют на учет длительностей задач в проекте. Поэтому настройки проектном календаре должны соответствовать общим настройкам календаря, и за этим нужно следить самостоятельно.

Параметры Default start time (Время начала по умолчанию) и Default end time (Время окончания по умолчанию) также не связаны с соответствующими параметрами в календаре проекта. В соответствии со значениями этих параметров MS Project определяет время начала и завершения задач, если оно не указано пользователем. Например, если значение параметра Default start time (Время начала по умолчанию) равно 8:00 и вы добавите в план задачу, начинающуюся 1 марта 2002 (не указывая время ее начала), то полностью дата ее начала будет выглядеть как 1.03.2002

Пример настройки календаря

Изменим типовые настройки календаря MS Project, с тем чтобы в дальнейшем планировать проекты с их использованием. Установим рабочее время с 9 до 18 с перерывом на обед с 12 до 13. В пятницу рабочее время будет заканчиваться в 17 часов. Кроме того, учтем в календаре нерабочие дни: понедельник 25 февраля и пятницу 8 марта.

Чтобы реализовать эти настройки, нужно открыть диалоговое окно редактирования календаря с помощью команды меню Tools Change Working Time (Сервис Изменить рабочее время). Затем выделим все рабочие дни, кроме пятницы (рис. 10.9), и отредактируем параметры рабочего времени. Редактировать свойства пятниц не нужно, поскольку настройки по умолчанию совпадают с необходимыми нам.

Теперь нужно отметить неурочные выходные дни: 25 февраля и 8 марта. Для этого нужно выделить каждый из этих дней и в его настройках установить переключательtime (Нерабочее время) (рис. 10.10, файл

После редактирования исправленные элементы выделились подчеркиванием. В тех случаях, когда редактировался отдельный день, подчеркнуто число в календаре. Когда же редактировались все определенные дни календаря, подчеркнуты их названия в заголовке таблицы.

Дата начала задачи находится в поле Start (Начало). Чтобы даты в этом поле отображались вместе со временем, нужно соответствующим образом настроить формат отображения дат MS Project (см. раздел «Настройки просмотра» урока 2).

Рис. 10.9. Выделяем все понедельники, вторники, среды и четверги календаря и редактируем их рабочее время

Рис. 10.10. Помечаем 8 марта как выходной день

Поскольку режим работы и праздники являются общими для всех проектов, то созданный календарь стоит сохранить в глобальном шаблоне, для того чтобы он автоматически включался во все вновь создаваемые проекты. Для этого нужно воспользоваться командой меню Tools Organizer (Сервис Организатор) и в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Calendars (Календари). Затем нужно скопировать календарь Standard (Стандартный) из файла, где он был создан, в файл Global.mpt (рис. 10.11).

Рис. 10.11. Нажатие кнопки Сору (Копировать) поместит созданный календарь в глобальный шаблон

Используя приемы из этого примера, вы можете создавать собственные календари, настраивать их в соответствии со своими потребностями и затем использовать в рамках организации.

Параметры календарного плана

Во время планирования объема работ нам придется размещать задачи на календарном плане проекта, определяя, в какой день начнется и закончится та или иная задача. В MS Project есть несколько настроек, определяющих поведение программы при работе пользователя с календарным планом. Эти параметры можно изменить на вкладке Schedule (Планирование) в диалоговом окне Options (Параметры). Открыть его можно с помощью команды меню Tools Options (Сервис Параметры). Вкладка Schedule (Планирование) (рис. 10.12) содержит довольно многоно из них на данном этапе нам понадобятся только некото

рые, а к остальным мы еще вернемся в дальнейшем.

Флажок Show scheduling messages (Показывать сообщения о планировании) определяет, будет ли MS Project сообщать вам о несоответствиях в плане проекта (и давать полезные подсказки по ходу составления плана). Этот флажок стоит установить, поскольку с помощью подобных сообщений можно избежать многих случайных ошибок.

Параметры, определяющие настройки для отдельного файла проекта, более многочисленны. Первый из них, New tasks (Новые задачи), определяет, какая дата начала будет по умолчанию приписываться новой задаче — дата начала проекта (пункт списка Start On Project Start Date (Начинаются в день начала или дата создания задачи (пункт списка Start On Current Date (Начинаются в текущий день)).

Рис. 10.12. Настройки календарного плана

Ввод данных в файл проекта можно существенно ускорить, если указать, в каких единицах будут вводиться значения длительности задач и объема работ. В таком случае при заполнении в таблицах полей Duration (Длительность) и Work (Трудозатраты) (а также их вариантов) вам нужно будет указывать только число единиц, а обозначение единиц будет подставлено автоматически.

Обычно длительность задач указывается в днях (Days), и именно этот вариант стоит выбрать в списке Duration is entered in (Длительность вводится в). Количество работы, как правило, учитывается в часах, поэтому в списке Work is entered in (Трудозатраты вводятся в) стоит выбрать Hours (Часы).

При редактировании проектного расписания часто приходится перемещать задачи или группы задач. Флажок Autolink inserted or moved tasks (Автоматическое связывание добавленных или перемещенных задач) определяет, будут ли перемещенные или вставленные между другими задачи автоматически связываться с предыдущими или последующими. Этот флажок стоит оставить установленным, поскольку он существенно упрощает редактирование планов проектов даже с небольшим количеством связей.

При составлении предварительного плана проекта указываются предварительные длительности многих задач, которые в процессе согласования плана утверждаются и затем становятся окончательными. Предварительные длительности могут помечаться в плане вопросительным знаком, что делает работу с графиком очень удобной: можно легко увидеть задачи с не установленной окончательно длительностью. Для того чтобы вопросительные знаки отображались, необходи-

мо оставить установленным флажок Show that tasks have estimated durations (Показывать, что у задачи есть предварительная оценка длительности).

И последний флажок — New tasks have estimated durations (Новые задачи имеют предварительную оценку длительности) — определяет, будет ли длительность новых задач помечаться как предварительная. Мы рекомендуем установить этот флажок.

После установки значений воспользуйтесь кнопкой Set as Default (По умолчанию) для использования их в последующих проектах.

Помощь в планировании

Чтобы при планировании MS Project подсказывал вам о возможных ошибках и способах ускорить ввод данных, стоит включить режим подсказки. Для этого в диалоговом окне настройки параметров программы нужно перейти на вкладку General (Общие). На ней в разделе Planning wizard (Мастер планирования) нужно установить все флажки. Флажок Advice from Planning Wizard (Помощь мастера планирования) управляет режимом подсказки, и если его сбросить, то остальные три флажка будут недоступны. При установке флажка Advice about using Microsoft Project (Помощь в использовании Microsoft Project) программа отображает подсказки о возможностях ускорения работы, если замечает, что вы вводите или редактируете данные не оптимальным способом. Флажок Advice about scheduling (Помощь в планировании) управляет режимом, в котором программа уточняет, что вы имели в виду при внесениях изменений в календарный план проекта. И наконец, флажок Advice about errors (Помощь в устранении ошибок) позволяет включить или отключить вывод сообщений об ошибках.

Что нового вы узнали?

О Что такое проект.

О Из каких основных элементов состоит план проекта и какими основными свойствами они обладают.

О Что такое проектный треугольник.

О Как планировать проекты с помощью MS Project.

О Как определять проект в MS Project.

О Какие основные параметры настраиваются при определении проекта и как они влияют на логику работы программы.

О Как настраивать параметры расчета календарного плана и включать режим отображения подсказок при планировании.

УРОКУРОКПланирование работПланирование работ

УРОК

УРОК

Планирование работ

Планирование работ

О Формирование списка задач проекта □Составление скелетного плана работ

Добавление в проект задач, фаз и завершающих задач

Определение длительности задач

зависимостей между ними

Использование задержек

и опережений

Ввод в проект информации об ограничениях по срокам исполнения задач

О Повторяющиеся задачи

О Отображение суммарной

задачи проекта

Целью урока является обучение принципам составления плана проектных работ в MS Project. Вы узнаете, как с помощью MS Project формировать список задач проекта, определять их длительности и зависимости между ними, как вводить в проект информацию об ограничениях по срокам исполнения задач.

Все описанные принципы будут проиллюстрированы практическими примерами, и во время урока мы определим состав работ собственного проекта.

Определение состава работ

Для создания уникального продукта или услуги (результата проекта) нужно осуществить некоторую последовательность работ. Задача планирования проекта заключается в том, чтобы достаточно точно оценить сроки исполнения и стоимость этих работ. Чем точнее дана оценка, тем выше качество плана проекта.

Чтобы дать точную оценку, нужно хорошо представлять состав работ проекта, то есть знать, какие именно работы нужно выполнить для получения его результата. Только после того, как составлен список проектных работ, оценивается длительность каждой из них и выделяются ресурсы, необходимые для их выполнения. И лишь затем можно оценить стоимость и сроки исполнения каждой задачи и, в результате сложения, общую стоимость и срок проекта. Вот почему определение состава работ является первым шагом при планировании проекта.

Определение состава проектных работ начинается с определения этапов (или фаз) проекта. Например, в проекте Издание номера журнала могут быть выделены фазы Планирование номера, Подготовка материалов, Верстка и Предпечатная подготовка.

После того как состав фаз и их результаты определены, нужно определить последовательность этих фаз относительно друг друга и крайние сроки их исполнения. Затем нужно определить, из каких работ состоят фазы, в какой последовательности исполняются эти работы и в какие крайние сроки нужно уложиться при их исполнении. То есть принципы планирования задач внутри фаз повторяют принципы планирования фаз внутри проекта.

Определять состав работ удобно в несколько шагов. Сначала создается скелет плана работ, состоящий из фаз, их результатов и нескольких основных задач. Потом в план добавляются остальные задачи, определяются их длительности и связи. Затем определяются ключевые даты проекта, устанавливающие крайние сроки достижения результатов проекта и другие ограничения по времени. Наконец, в план добавляется дополнительная информация о задачах.

Скелетный план работ

Создадим новый файл проекта и будем следовать методике планирования от даты начала. Используем стандартный календарь и в качестве даты начала проекта примем предлагаемую по умолчанию.

План работ лучше всего составлять в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта). Для добавления задачи в план проекта нужно установить курсор в таблицу слева от диаграммы и ввести название задачи в поле Task Name (Название задачи).

После этого символизирующий задачу отрезок появится на диаграмме. На рис. 11.1 (файл 2.mpp) видно, как выглядит план проекта Издание журнала после того, как в него были добавлены четыре основных фазы.

Рис. 11.1. Начинаем составлять план проекта Издание журналаРис. 11.1. Начинаем составлять план проекта Издание журнала

Рис. 11.1. Начинаем составлять план проекта Издание журнала

Рис. 11.1. Начинаем составлять план проекта Издание журнала

Добавление в план фазы не отличается от добавления задачи — любая задача автоматически становится фазой, как только у нее появляется вложенная задача, то есть задача, находящаяся на следующем уровне структуры плана (о структуре записей в таблицах см. раздел «Структурная фильтрация» урока 4). До тех пор пока у задачи нет вложенных задач, она не является фазой.

5>)ПРИМЕЧАНИЕ5>)ПРИМЕЧАНИЕЧтобы поместить задачу на следующий (более низкий) уровень структуры, нужно установить курсор на строку с задачей и нажать на панели инструментов Formatting (Форматирование) кнопку со стрелкой вправо (или сочетание клавиш Alt+Shift+—>). Для перемещения задачи на предыдущий (более верхний) уровень структуры нужно нажать кнопку со стрелкой влево (или Alt+Shift+<- на клавиатуре).

5>)ПРИМЕЧАНИЕ

5>)ПРИМЕЧАНИЕ

Номера уровней структуры возрастают с увеличением степени вложенности задач. Например, основные фазы проекта и задачи верхнего уровня находятся на первом уровне структуры плана проекта. Фазы и задачи, составляющие фазы верхнего уровня, находятся на втором уровне структуры плана проекта и т. д.

Например, добавим в фазу Планирование номера задачу Редколлегия. Для этого добавим строку между фазами (установим курсор на фазу Подготовка материалов и нажмем на панели инструментов Formatting (Форматирование) кнопку Insert после чего в поле Name (Название) укажем название Редколлегия. Затем перенесем задачу на следующий уровень, для чего нажмем сочетание клавиш Теперь MS Project «понял», что Планирование номера является фазой, а Редколлегия — задачей внутри нее (рис. 11.2, файло чем свидетель

ствует то, что строка Планирование номера выделена жирным шрифтом и что рядом с названием фазы появилсядля отображения и скрытия вложенных

задач фазы. Как мы видим, задачи становятся фазами только тогда, когда мы сообщаем об этом MS Project, создав вложенную задачу.

>Ati. Г »Q>Ati. Г »QВ 1В 1venvenПоагетопе метеорноеПоагетопе метеорное•адУ,-J•адУ,-JgjwgjwЕыЗЕыЗitos»eje«wcaa Track *eo»t pri] ч« уем and «utated actwtwitos»eje«wcaa Track *eo»t pri] ч« уем and «utated actwtwrradr>§rradr>§Define theDefine theDefineDefinethethethetheSchedule tasksSchedule tasksLink to informationLink to informationAdd columns of custom informationAdd columns of custom informationPesos «Pesos «: Task Usog»: Task Usog»• Реагопмсиа• Реагопмсиа♦ ♦ Teaks♦ ♦ Teaks22100122.10.01 j22100122.10.01 jРис. 11.2. В плане работ «Планирование номера» теперь являетсяпоскольку имеетвложенную задачу — «Редколлегия»Рис. 11.2. В плане работ «Планирование номера» теперь являетсяпоскольку имеетвложенную задачу — «Редколлегия»gm t« ». iw r«~* i«* sw ;«»«»«• «xx» o*О <S H ti O 'AV 1 Ha e -» •' * * и <» Э^ CE <>. «=&«« * * ♦ "* Show- ; Лги!gm t« ». iw r«~* i«* sw ;«»«»«• «xx» o*О <S H ti O 'AV 1 Ha e -» •' * * и <» Э^ CE <>. «=&«« * * ♦ "* Show- ; Лги!Cjfafrd»Cjfafrd»Planschedule youproject's tasks by clickin itemClicking an itemdisplays tools and instructions completing thatPlanschedule youproject's tasks by clickin itemClicking an itemdisplays tools and instructions completing thatOrganize tasks mto phasesOrganize tasks mto phasesSet deadlines and constrainAdd document» to me proJettPublish project information toSet deadlines and constrainAdd document» to me proJettPublish project information toAfter planning your tasks, you can go to the ₽esources area to build your project's team and assign people to tasksAfter planning your tasks, you can go to the ₽esources area to build your project's team and assign people to tasksО TWtUweО TWtUwe

>Ati. Г »Q

>Ati. Г »Q

В 1

В 1

ven

ven

Поагетопе метеорное

Поагетопе метеорное

•адУ,-J

•адУ,-J

gjw

gjw

ЕыЗ

ЕыЗ

itos»eje«wcaa Track *eo»t pri] ч« уем and «utated actwtw

itos»eje«wcaa Track *eo»t pri] ч« уем and «utated actwtw

rradr>§

rradr>§

Define the

Define the

Define

Define

thethe

thethe

Schedule tasks

Schedule tasks

Link to information

Link to information

Add columns of custom information

Add columns of custom information

Pesos «

Pesos «

: Task Usog»

: Task Usog»

• Реагопмсиа

• Реагопмсиа

♦ ♦ Teaks

♦ ♦ Teaks

221001

22.10.01 j

221001

22.10.01 j

Рис. 11.2. В плане работ «Планирование номера» теперь являетсяпоскольку имеет

вложенную задачу — «Редколлегия»

Рис. 11.2. В плане работ «Планирование номера» теперь являетсяпоскольку имеет

вложенную задачу — «Редколлегия»

gm t« ». iw r«~* i«* sw ;«»«»«• «xx» o*

О <S H ti O 'AV 1 Ha e -» •' * * и <» Э^ CE <>. «=&«« * * ♦ "* Show- ; Лги!

gm t« ». iw r«~* i«* sw ;«»«»«• «xx» o*

О <S H ti O 'AV 1 Ha e -» •' * * и <» Э^ CE <>. «=&«« * * ♦ "* Show- ; Лги!

Cjfafrd»

Cjfafrd»

Planschedule you

project's tasks by clickin itemClicking an item

displays tools and instructions completing that

Planschedule you

project's tasks by clickin itemClicking an item

displays tools and instructions completing that

Organize tasks mto phases

Organize tasks mto phases

Set deadlines and constrain

Add document» to me proJett

Publish project information to

Set deadlines and constrain

Add document» to me proJett

Publish project information to

After planning your tasks, you can go to the ₽esources area to build your project's team and assign people to tasks

After planning your tasks, you can go to the ₽esources area to build your project's team and assign people to tasks

О TWtUwe

О TWtUwe

После того как список фаз составлен (пусть MS Project еще и не знает, что все они, кроме первой, являются будущими введем в план результаты основных фаз проекта.

Значок может и не появляться, если сброшен флажок Show outline symbols (Показывать символ структуры) на вкладке View (Вид) в диалоговом окне Options (Параметры), которое вызывается командой меню Tools Options (Сервис Параметры), Кроме того, фазы могут не отображаться в списке задач, если в том же диалоговом окне сброшен флажок Show summary tasks (Показывать задачи).

Результаты фаз вводятся в виде завершающих задач, и эти задачи могут не обозначать реальной деятельности. Например, результатом фазы Планирование номера является утвержденный план номера, и мы обозначим достижение этого результата завершающей задачей План номера утвержден, которую добавим в фазу так же, как и задачу Редколлегия. Для того чтобы MS Project «понял», что введенная задача является завершающей, установим ее длительность в 0 дней, указав в колонкеDuration(Длительность) соответствующеечисло (рис. файл4.трр).

Рис. 11.3. В фазу «Планирование номера» добавлена завершающая задача

Добавим результаты и к остальным фазам проекта: у фазы Подготовка материалов результатом будетзавершающая задачаПодготовкаматериаловзавершена, у фазы Верстка журнала — Номер сверстан, а у фазы Предпечатная подготовка — Номер готов к передаче в типографию (рис. файл

После того как мы добавили в фазы завершающие задачи, фазы, состоящие только из них, приняли на диаграмме вид завершающих задач. Это произошло потому, что длительность фазы соответствует времени, требуемому для выполнения всех включенных в нее задач. Соответственно, длительность фаз, состоящих только из завершающих равна 0 дней, и они тоже считаются завершающими (MS Project считает задачу завершающей, если ее длительность равна 0 дней).

Если все эти завершающие задачи выполняются в один день.

Рис. 11.4. Фазы, состоящие только из завершающих задач, выглядят на диаграмме как завершающие задачи

Для того чтобы фазы стали выглядеть так, как им положено, добавим в них обычные задачи. При этом следует учитывать, что порядок задач в таблице (сверху вниз) обычно соответствует их временной последовательности. Задачи, расположенные выше в таблице, обычно исполняются раньше задач, расположенных ниже. Например, на рис. 11.5 (файл б.трр) в фазе Верстка журнала задача Верстка предшествует вехе Номер сверстан и поэтому размещена выше.

Размещать в таблице предшествующие задачи выше последующих не обязательно. Это принято делать исключительно для удобства восприятия, поскольку обычно список задач читается сверху вниз и логично, если задачи, расположенные далее по списку, следуют за теми, что расположены выше. Последова-

тельность задач в календарном плане проекта определяется датами начала задач и связями междуНИМИ, а не расположением в таблице выше или ниже.

Теперь, когда скелетный план готов и вы знаете, как работать со всеми тремя типами задач MS Project, можно переходить к добавлению в план остальных задач и подфаз. На рис. 11.6(файл 7.трр) видно, как стал выглядеть наш план издания журнала после того, как в него были добавлены все проектные работы. Увеличилось число не только обычных задач, но и завершающих, поскольку в некоторые фазы были добавлены подфазы, каждая из которых имеет отражающую свой результат завершающую задачу.

10 01

ИИ

«жюж

l«W iSV ■

<*«5м:

^‘ej

Lu

i

Рис. 11.5. После добавления задач фазы в плане проекта выглядят так, как им положено

scvuye

о '.«*•«»

Радио iwrwa

номера

номера

1

■я

СТ ■

МГв

IW

бекмее"

3

Подготовка

Подготовка текстов

Подготовка материалов завершена

Н: Верстка журнала

Номер с верстан

। S Предпечатнм подготовка номера формат

Номер готов * передаче в Типографию

1 day? 221001

х тодт

Т«МкГ*И^

И

Я

В

я я

№1

рнала

Обработка

.В)». С« и- mw «ew 1» uw c~«« s~- w IQ v C

b^wfa 1 »м

И

Пяанирование номера от

Подготов ка плана номера

Предварительная редколлегия с учетом

Редколлегия

План номера утвержден

Подготовка материалов !?) Подготовка обложки

Отбор модели

Фотос вемка модели

материалов номера

Обложка готова

Подготовка текстов

Подготовка редакционных

Рассылкаавторам

Утверждение заданий

Статьи в работе у

Статьив

Техническое редактирование

Тексты готовы

т day?

22 10 01

201001

221001:

хюот

X 1001

ХЮОт

XI001

ХЮОт

Рис.Так выглядит план проекта после добавления ввсех задач

Когда мы определили состав работ, пора переходить к определению длительностей задач и связей между ними.

Определение длительностей задач

Длительность задач определяется значением, введенным в колонке Duration (Длительность). Как вы помните, вводить ее можно в часах, днях или неделях (см. раздел «Настройки отображения временных единиц» урока 2). Длительность фаз вводить нельзя — она рассчитывается автоматически.

При создании задач MS Project автоматически задает им длительность в 1 день, добавляя после ее обозначения вопросительный знак (см. рис. 11.6). Вопросительный знак обозначает, что указанная длительность — Приблизительная (Estimated) и требует дальнейшего уточнения. После того как вы отредактируете значение, вопросительный знак пропадет. Если вы хотите пометить для себя, что указанную длительность задачи стоит уточнить, то можете сами добавить вопросительный знак. Например, если вы не уверены в длительности задачи в 1 день, то ее можно указать как Id? (1д?).

^ПРИМЕЧАНИЕ Для быстрого отбора задач с предварительной оценкой длительности можно

воспользоваться фильтром Tasks With Estimated Durations (Задачи с оценкой длительности).

После ввода длительности задачи MS Project пересчитывает дату ее окончания, прибавляя к дате начала задачи длительность и выходные дни (в соответствии с календарем проекта). Однако некоторые задачи выполняются круглосуточно и без выходных, после того как выполнение начато, например засыхание цементного раствора или выполнение расчетов компьютерной программой. В таком случае для обозначения длительности задачи используется символ е (п), соответствующий термину Elapsed days (Прошедшие дни). Например, для обозначения длительности в 14 дней в поле Duration (Длительность) нужно ввести 14ed (14пд). При вводе длительности таких задач можно применять и вопросительный знак. Например, если вы не уверены, что цементный раствор высыхает за 16 часов, и хотите уточнить это в дальнейшем, длительность можно указать как 16eh? (16пч?).

Определение связей между задачами

Связь между двумя задачами определяет, каким образом время начала или завершения одной задачи влияет на время начала или завершения другой. Например, Окончательная сборка номера журнала может начаться только тогда, когда выполнена задача Обложка готова.

Задача, влияющая надругую, называетсяPredecessor(Предшественник), а задача, зависящая от другой, называется Successor (Последователь). Например, Обложка готова является предшествующей задачей, а Окончательная сборка — последующей.

Одна связь может объединять только две задачи, и при этом у одной задачи может быть несколько связей сдругими задачами. Например, Окончательнаясборка

может начаться только после выполнения задач Обложка готова и Подготовка оглавления. Задача может иметь неограниченное число предшествующих и последующих задач.

Связи могут объединять и фазы, и все принципы организации связей между задачами применимы и к фазам. При этом связи могут объединять между собой и задачи, и фазы, например фаза может начинаться по завершении задачи.

Типы связей задач

В MS Project есть четыре типа связей между задачами. Связь типа Finish-to-start (Окончание-начало), или сокращенно FS (ОН), — наиболее распространенный тип зависимости между задачами, при которой задача В не может начаться, пока не завершена задача А:

Связь типа Start-to-start (Начало-начало), или сокращенно SS (НН), обозначает зависимость, при которой задача В не может начаться до тех пор, пока не началась задача А. Например, Техническое редактирование не может начаться раньше, чем Редактирование материалов, но и для того, чтобы начать Техническое редактирование, не обязательно дожидаться окончания Редактирования материалов. С помощью такой связи обычно объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно.

гГ^1

1<в ~~ ~|

Связь типа Finish-to-Finish (Окончание-окончание), или сокращенно FF (00), обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончилась задача А. Обычно такой связью объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно, но при этом одна не может закончиться, пока не завершена другая. Например, сдача-приемка программы идет одновременно с исправлением ошибок (найденных в процессе сдачи-приемки), и пока исправление ошибок не завершено, сдача-приемка тоже не может завершиться.

Связь типаStart-to-Finish(Начало-окончание), или сокращенно SF (НО), обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не началась задача А. Обычно такая связь используется в том случае, когда А является задачей с фиксированной датой начала, которую нельзя изменить. В таком случае дата начала последующей задачи не изменяется при увеличении длительности предшествующей.

,i* I

Е=_Р

Связь создается перетаскиванием мыши с одного отрезка диаграммы Ганта на другой (см. раздел «Редактирование проектных данных на диаграмме Ганта» урока 5), при этом по умолчанию тип связи определяется как FS. Предшествующей задачей считается та, с которой началось перетаскивание, а последующей - та, на которой перетаскивание закончилось (на последующую задачу указывает стрелка в конце связи). Для удаления связи или изменения ее типа нужно дважды щелкнуть на диаграмме и произвести соответствующие операции в открывшемся диалоговом окне.

Влияние связей между задачами на план работ

Связи между задачами напрямую влияют на план работ. Например, если вы создадите две задачи и затем перетащите мышью связь с одной на другую (по умолчанию создастся связь типа FS (ОН)), то последующая задача на календарном плане займет место после первой задачи (строки 5-6 на рис. 11.7). Если теперь увеличить длительность предшественницы, то дата ее окончания будет перенесена на более поздний срок и автоматически на более поздний срок будет передвигаться и дата начала последующей задачи (строки 8-9).

Tett NameTett Name125,125,"if!"if!26 02 0226 02 0226 02 0226 02 02$ 1$ 126.02 0226.02 022 days i2 days i28 02 0228 02 022days;2days;26.02.0226.02.024daysi4daysi2 days2 days04.03.0204.03.02BO'BO'2 days2 days;2 days2 days;; 04 Мы’"32 4iMTi^iTTFir; 04 Мы’"32 4iMTi^iTTFirРис. 11.7. При установке связи типа FS (ОН) увеличение длительности предшествующей задачи приводит к переносу даты начала последующей на более поздний срокРис. 11.7. При установке связи типа FS (ОН) увеличение длительности предшествующей задачи приводит к переносу даты начала последующей на более поздний срок2 days2 days2266

Tett Name

Tett Name

125,

125,

"if!

"if!

26 02 02

26 02 02

26 02 02

26 02 02

$ 1

$ 1

26.02 02

26.02 02

2 days i

2 days i

28 02 02

28 02 02

2days;

2days;

26.02.02

26.02.02

4daysi

4daysi

2 days

2 days

04.03.02

04.03.02

BO'

BO'

2 days

2 days;

2 days

2 days;

; 04 Мы’"32 4iMTi^iTTFir

; 04 Мы’"32 4iMTi^iTTFir

Рис. 11.7. При установке связи типа FS (ОН) увеличение длительности предшествующей задачи приводит к переносу даты начала последующей на более поздний срок

Рис. 11.7. При установке связи типа FS (ОН) увеличение длительности предшествующей задачи приводит к переносу даты начала последующей на более поздний срок

2 days

2 days

2

2

6

6

Если же изменить тип связи между задачами на SF (НО) и направить связь в обратную сторону, то при увеличении длительности хронологически предшествующей задачи ее дата начала будет переноситься на более ранний срок, и при этом дата начала последующей задачи не изменится. Именно поэтому такой тип связи используется в тех случаях, когда в качестве последующей задачи выступает та, срок начала которой не должен измениться.

Например, после того как задачи В и А были соединены связью SF (рис. 11.8), дата начала последующей задачи (А) изменилась таким образом, чтобы дата ее окончания совпала с датой начала предшественницы (строки 5-6). А когда мы увеличили длительность задачи А (строки 8-9), программа перенесла ее дату начала на более ранний срок, с тем чтобы дата ее окончания по-прежнему совпадала с датой начала предшественницы.

Если задачи соединены связью типа SS (НН), то изменение длительности любой из них приводит к изменению даты окончания только редактируемой задачи.

То есть наличие такой связи между задачами не влияет на алгоритм расчета длительности и сроков исполнения (рис. 11.9).

\\2 days2 days||АА4 days4 days2 days2 daysдд00д вд вВВ:r>02 :::. "-.25FebO2Mery? ;:r>02 :::. "-.25FebO2Mery? ;2 days2 daysjj2 days2 days2 days2 days2 daysi2 daysi2 day* ।2 day* ।28.0202 3040302328.0202 3040302326 02.02 _ 040302:126 02.02 _ 040302:12 daysfi.2 days^2 daysfi.2 days^4 days 126.02.02^4 days 126.02.02^2daysj 04030212daysj 0403021Рис. 11.8. При наличии связи типа SF (НО) изменение длительности хронологически предшествующей задачи не влияет на дату начала последующей задачиРис. 11.8. При наличии связи типа SF (НО) изменение длительности хронологически предшествующей задачи не влияет на дату начала последующей задачиDwriionDwriion25 Feb25 Feb2 days2 daysAA2lays2lays26.02.0226.02.02ВВ2 days2 days2 days2 days2 days2 daysВВ26.02.0226.02.024iays4iaysAA26.02.0226.02.022 days2 daysВВ10 .10 .AA4 days4 daysВВ2daysi 26.02.024 days |26.02.022daysi 26.02.024 days |26.02.02Рис. 11.9. При наличии связи типа SS (НН) изменение длительности одной задачи не влияет на сроки исполнения другойРис. 11.9. При наличии связи типа SS (НН) изменение длительности одной задачи не влияет на сроки исполнения другой260202 J|260202 J|26.02.02l26.02.02l26.02.02 if26.02.02 if2 days2 days2 days2 days4 days4 days

\

\

2 days

2 days

|

|

А

А

4 days

4 days

2 days

2 days

д

д

0

0

д в

д в

В

В

:r>02 :::. "-.25FebO2Mery? ;

:r>02 :::. "-.25FebO2Mery? ;

2 days

2 days

j

j

2 days

2 days

2 days

2 days

2 daysi

2 daysi

2 day* ।

2 day* ।

28.0202 3

0403023

28.0202 3

0403023

26 02.02 _ 040302:1

26 02.02 _ 040302:1

2 daysfi

.2 days^

2 daysfi

.2 days^

4 days 126.02.02^

4 days 126.02.02^

2daysj 0403021

2daysj 0403021

Рис. 11.8. При наличии связи типа SF (НО) изменение длительности хронологически предшествующей задачи не влияет на дату начала последующей задачи

Рис. 11.8. При наличии связи типа SF (НО) изменение длительности хронологически предшествующей задачи не влияет на дату начала последующей задачи

Dwriion

Dwriion

25 Feb

25 Feb

2 days

2 days

A

A

2lays

2lays

26.02.02

26.02.02

В

В

2 days

2 days

2 days

2 days

2 days

2 days

В

В

26.02.02

26.02.02

4iays

4iays

A

A

26.02.02

26.02.02

2 days

2 days

В

В

10 .

10 .

A

A

4 days

4 days

В

В

2daysi 26.02.02

4 days |26.02.02

2daysi 26.02.02

4 days |26.02.02

Рис. 11.9. При наличии связи типа SS (НН) изменение длительности одной задачи не влияет на сроки исполнения другой

Рис. 11.9. При наличии связи типа SS (НН) изменение длительности одной задачи не влияет на сроки исполнения другой

260202 J|

260202 J|

26.02.02l

26.02.02l

26.02.02 if

26.02.02 if

2 days

2 days

2 days

2 days

4 days

4 days

Если между задачами имеется связь типа FF (00), MS Project старается синхронизировать даты окончания связанных задач. Если увеличивается длительность предшествующей задачи, то автоматически переносятся даты начала и окончания последующей задачи (чтобы дата окончания последующей задачи соответствовала дате окончания предшествующей). Например, на рис. 11.10в строках 8-9 видно, что после увеличения длительности предшествующей задачи (А) дата окончания последующей задачи (В) была изменена. При этом длительность задачи В не изменилась.

Если же изменяется дата окончания последующей задачи (как в строках 11-12 на рис. 11.10), то дата окончания предшествующей задачи не изменяется, и задачи завершаются в разные дни. То есть при изменении длительности последующей задачи переносится только дата ее окончания.

Но если длительность предшествующей задачи больше длительности последующей, то изменение длительности последней происходит не за счет переноса даты ее окончания на более поздний срок, а за счет переноса даты ее начала на более ранний. Например, на рис. 11.10 в строках 8-9 длительность задачи А больше, чем В. Поэтому при увеличении длительности задачи В (строки 14-15) на один день дата начала этой задачи переносится на одни день назад, с 28.02.02 на 27.02.02.

26.02.02!26.02.02!2d«ys2d«ys27.02.02:27.02.02:6601.03.0201.03.0228.02.02?28.02.02?01.03.0201.03.0226.02.02:26.02.02:2 days2 days4days" 26.02.02!4days" 26.02.02!4 days4 days01.03.02 501.03.02 526.02.02126.02.021151527 02 0227 02 0201.03.0201.03.023 days]3 days]2<2<27.02.02;01 03 0227.02.02;01 03 0226.02.02j26.02.02j||26 02^02?26 02^02?121312138_8_Ю11Ю112 days j 2days?2 days j 2days?27.02.02; 2 da27.02.02; 2 daРис. 11.10. Принцип расчета длительностей MS Project для типа связи FF (00)Рис. 11.10. Принцип расчета длительностей MS Project для типа связи FF (00)4days i.2 daysi4days i.2 daysi2 day.4 day*2 day.4 day*4 day*3 day*4 day*3 day*

26.02.02!

26.02.02!

2d«ys

2d«ys

27.02.02:

27.02.02:

6

6

01.03.02

01.03.02

28.02.02?

28.02.02?

01.03.02

01.03.02

26.02.02:

26.02.02:

2 days

2 days

4days" 26.02.02!

4days" 26.02.02!

4 days

4 days

01.03.02 5

01.03.02 5

26.02.021

26.02.021

15

15

27 02 02

27 02 02

01.03.02

01.03.02

3 days]

3 days]

2<

2<

27.02.02;

01 03 02

27.02.02;

01 03 02

26.02.02j

26.02.02j

|

|

26 02^02?

26 02^02?

12

13

12

13

8_

8_

Ю

11

Ю

11

2 days j 2days?

2 days j 2days?

27.02.02; 2 da

27.02.02; 2 da

Рис. 11.10. Принцип расчета длительностей MS Project для типа связи FF (00)

Рис. 11.10. Принцип расчета длительностей MS Project для типа связи FF (00)

4days i.

2 daysi

4days i.

2 daysi

2 day.

4 day*

2 day.

4 day*

4 day*

3 day*

4 day*

3 day*

Использованиезадержекиопережений

Часто в жизни зависимости между задачами бывают немного более сложными, чем Finish-to-start(Окончание-начало). Например, между задачей «Покраска стен» и «Развешивание картин» должен пройти день, чтобы краска успела высохнуть. Для того чтобы описать такую зависимость между задачами, в MS Project используется параметрЗапаздывание (Lag). Например, в случае с покраской стен запаздывание между задачами должно составить 1 день.

Запаздывание является свойством связи и может быть указано в диалоговом окне определения свойств связи (см. раздел «Редактирование проектных данных на диаграмме Ганта» урока 5). Запаздывание можно вводить как длительность (например, 1 день) или как процент от длительности предшествующей задачи. Например, если предшествующая задача продолжается 4 дня, то запаздывание в 25% будет равняться 1 дню.

Иногда для начала выполнения следующей задачи не нужно дожидаться полного окончания предыдущей. Например, можно начинать клеить обои, когда штукатурка положена хотя бы на некоторых стенах в доме. В таком случае следует использовать Опережение (Lead). Опережение вводится так же, как и запаздывание, но с отрицательным знаком, например опережение в 1 день указывается как -Id (-1Д), а опережение в 50% (то есть следующая задача начинается, когда предыдущая выполнена наполовину) — как -50%.

| OveHI SW| OveHI SWA2 days:22.02.02-26.02.02ie2 days i22 02 0226 0 2 02 'A2 days;22.02.02:26 02.02 j' В2days:27 02 0228 02 02 j: A2 days!22.02.02!26 02 02 1В2days.28 02 0201 0302 j2 days;22.02.02:26 02.02^В2 days;01.03.02:04 03 02 jA3 days•22.0202:27 02 02 /B2 days;05.03.02:06 03 022 days:2202.02;26.02.02l1 в2 days;26.02.02;27 02 02A2 days:22.0202;26 02 02в2 days:26.02.02:27 02.02;A4 days22.02.02:28 02 02В2 days•.27.02.02:28 02 02I-ISA2 days:22.02.02-26.02.02ie2 days i22 02 0226 0 2 02 'A2 days;22.02.02:26 02.02 j' В2days:27 02 0228 02 02 j: A2 days!22.02.02!26 02 02 1В2days.28 02 0201 0302 j2 days;22.02.02:26 02.02^В2 days;01.03.02:04 03 02 jA3 days•22.0202:27 02 02 /B2 days;05.03.02:06 03 022 days:2202.02;26.02.02l1 в2 days;26.02.02;27 02 02A2 days:22.0202;26 02 02в2 days:26.02.02:27 02.02;A4 days22.02.02:28 02 02В2 days•.27.02.02:28 02 02I-IS: r*i» .!: r*i» .!1 Um1 Umins«ioesins«ioes17FS-1 dey17FS-1 dey2 MS 58S2 MS 58SРис. 11.11. Использование задержек и опережений при связи типа FS (ОН)Рис. 11.11. Использование задержек и опережений при связи типа FS (ОН)i<№S*iee%i<№S*iee%

| OveHI SW

| OveHI SW

A

2 days:

22.02.02-

26.02.02i

e

2 days i

22 02 02

26 0 2 02 '

A

2 days;

22.02.02:

26 02.02 j

' В

2days:

27 02 02

28 02 02 j

: A

2 days!

22.02.02!

26 02 02 1

В

2days.

28 02 02

01 0302 j

2 days;

22.02.02:

26 02.02^

В

2 days;

01.03.02:

04 03 02 j

A

3 days•

22.0202:

27 02 02 /

B

2 days;

05.03.02:

06 03 02

2 days:

2202.02;

26.02.02l

1 в

2 days;

26.02.02;

27 02 02

A

2 days:

22.0202;

26 02 02

в

2 days:

26.02.02:

27 02.02;

A

4 days

22.02.02:

28 02 02

В

2 days•.

27.02.02:

28 02 02

I-IS

A

2 days:

22.02.02-

26.02.02i

e

2 days i

22 02 02

26 0 2 02 '

A

2 days;

22.02.02:

26 02.02 j

' В

2days:

27 02 02

28 02 02 j

: A

2 days!

22.02.02!

26 02 02 1

В

2days.

28 02 02

01 0302 j

2 days;

22.02.02:

26 02.02^

В

2 days;

01.03.02:

04 03 02 j

A

3 days•

22.0202:

27 02 02 /

B

2 days;

05.03.02:

06 03 02

2 days:

2202.02;

26.02.02l

1 в

2 days;

26.02.02;

27 02 02

A

2 days:

22.0202;

26 02 02

в

2 days:

26.02.02:

27 02.02;

A

4 days

22.02.02:

28 02 02

В

2 days•.

27.02.02:

28 02 02

I-IS

: r*i» .!

: r*i» .!

1 Um

1 Um

ins«ioes

ins«ioes

17FS-1 dey

17FS-1 dey

2 MS 58S

2 MS 58S

Рис. 11.11. Использование задержек и опережений при связи типа FS (ОН)

Рис. 11.11. Использование задержек и опережений при связи типа FS (ОН)

i<№S*iee%

i<№S*iee%

На рис. 11.11 представлен пример использования задержек и опережений вместе со связью типа FS (ОН). Задачи в строках 5-6 соединены обычной связью без задержки. В строках 8-9 было добавлено запаздывание в 1 день, и дата начала задачи В автоматически была перенесена на 1 день позже, с 27.02.02 на 28.02.02.

В строках 11-12 запаздывание было изменено на 100%, то есть на длительность предшествующей задачи (А). Поскольку длительность А равняется 2 дням, то дата начала В была перенесена с 27.02.02 (строки 5-6) на 01.03.02 (в феврале 2002 г. 28 дней). В строках 14-15 при сохранении параметров задержки мы увеличили длительность задачи А на 1 день (до 3 дней), и дата начала В была перенесена еще позже, на 05.03.02 (на 1 день позже теперь заканчивается А, плюс запаздывание в 3 дня, плюс два выходных дня).

В строках 17-18 используется опережение в 1 день. В результате начало задачи В, которое в строках 5-6 значилось как 27.02.02, теперь перенесено на 26.02.02. В строках 20-21 используется опережение в процентах (50%). Поскольку 50% от длительности А составляет 1 день, то дата начала В в строке 21 такая же, как и в строке 18. Но при увеличении длительности А в строке 23 до 4 дней длительность опережения автоматически увеличилась до 2 дней, и дата начала В автоматически изменилась на 27.02.02 (28.02.02 заканчивается А, и если бы не использовалось запаздывание, то В началась бы лишь 01.03.02; но так как запаздывание есть и равняется 50% длительности А, то есть 2 дням, то дата начала переносится на 27.02.02).

Как видно из примеров, особенно удобно указывать запаздывания и опережения в процентах от длительности предшествующей задачи, так как при ее изменении MS Project автоматически перенесет дату начала последующей задачи на соответствующий день.

Способы редактирования связей

Мы уже знаем способы создания и редактирования связей с помощью мыши. Однако это не единственная возможность, предоставляемая MS Project для работы со связями. Их можно редактировать прямо в таблице, куда вводятся данные, в особой форме или в диалоговом окне определения свойств задачи.

Кроме того, создавать связи можно с помощью кнопки Link Tasks (Связать задачи) стандартной панели инструментов (см. представленный ниже рисунок). Для этого нужно выделить две или задач и нажать эту кнопку. Задачи будут соединены последовательно связью типа (Окончание-начало). Например, если выделены задачи 1, 2 и 3, то после нажатия кнопки задача 2 будет следовать за задачей 1, а задача 3 — за задачей 2. Выделив все связанные задачи и нажав кнопку Unlink Tasks (Разорвать связи задач), можно быстро удалить все связи между ними.

Связать задачиРазорвать связи задач

Редактирование связей втаблице

Чтобы в процессе ввода задач быстро указать задачи, используется колонка Predecessors (Предшественники), по умолчанию включенная в таблицу Entry (Ввод). Например, на рис. представлен фрагмент этой таблицы из файла проекта Издание номера журнала, где уже введена информация о связях между задачами (файл

О |T^kNane

Oi«eon 1

Sun

'•

^.-tx-. j—4Uiix. .x^-....:....x>

' 1 i

d Планирование номера

13 days

22.10 01.

07 1101

2 ;

Сбор предложений от авторов

5 days!

221001!

26.1001

з I

Подготовка плана номера

.3 days;.

... 29 1001;

31.10.01;2

4

Предварительная редколлегия

1

01.11.01;

01.11.01i3

ill

02.11.01;...

Доработка планов с учетом замечаний

3 days;

. 06 11 01 4

■ 6

Редколлегия

1

07 11 011

.....1.07.11.01 i 5

7 - '

План номера утвержден

0 days;

07.11.01;

07.11

в

Подготовка материалов

37

08.11.01i

28.12.01

|

Подготовка обложки

|37

08.11.01;

28.12.01;

10

Отбор модели

5 days!

оз и 01;

14 11.01!

11

Фотосъемка модели

4 days

15 11 01

20 11 01 10

12

Подготовкаматериалов номера для

3 days

21 12 01

'

13 м ._

Верстка обложки

Обложка готова

Подготовка текстов

3 days!

0 days

36 days

26 12 01

28 12.01!

08.11.01

28 12.01 '. 1

28 12 0’ 13

26.12.01

26.12.01;...

24 i

Подготовка материалов завершена

0 days;

. 26 12 0i 22

2S !

Верстка журнала

18 days

12.12.01i

04.01.02

я

Обработка текста и иллюстраций

.14 days-..

.... 12 12 01

....31 12.0l:22SS43days

37-1

.

Вычитка

Сверка

14 days! days;

17.12.01:

20 12.01;

03.01

days

j

Подготовка оглавления

2 days;

01 01.02!

26

'

;Окончательная сборка

2 days!

02!

04 01 02123.14

i

Номер сверстан

0 days;

04.01 02;

04.01.02i30

32 ’ "33.1

Пред печатная подготовка

номера в формат Mac i

15

5 days!

07.01.02j

07.01.02;

25.01.02

02;

Рис. 11.12. Фрагмент таблицы из плана проекта с введенными связями между задачами

Как вы помните, связью по умолчанию является Finish-to-start (Окончание-нача- ло),поэтомуесливполеPredecessors(Предшественники)простоуказатьномерза- это будет означать, чтозадача является предшественницей теку

щей. Например, предшественницей задачи Предварительная редколлегия является задача с номером 3, то есть Подготовка плана номера. Соответственно, Предварительная редколлегия начинается 01.11.01, то есть после того, как 31.10.01 завершена Подготовка плана номера.

В тех случаях, когда связь отличается от стандартной, в поле нужно указать номер предшествующей задачи и аббревиатуру, соответствующую типу связи (например, как в строках 26, 27 и 28). Если у связи есть запаздывание или опережение, то его нужно указать рядом с типом связи, используя знаки + или -. Если запаздывание или опережение используется со стандартной связью FS (ОН), то ее аббревиатуру тоже нужно указать (как в строке 12). А если у задачи есть несколько предшественниц, то связи с ними нужно указать через точку с запятой (как, например, в строке 30).

Колонка Predecessors (Предшественники) по умолчанию включена только в таблицу Entry (Ввод). Если вам покажется удобным редактировать данные о связях с ее помощью, то вы можете добавить ее в любую таблицу с информацией о задачах.

)ПРИМЕЧАНИЕ Для просмотра номеров последующих задачесть задач, длятеку

щая задача является предшественницей) можно отобразить в таблице колонку Successors (Последователи).

Редактирование связей в форме

Работать с колонкой таблицы удобно, когда используется только связь по умолчанию, поскольку в этом случае достаточно вводить в нее номера соответствующих задач. Правда, это удобно делать, если предшественницы находятся по соседству и для их поиска не нужно прокручивать несколько экранов.

Если же вы используете в проекте разнообразные типы связей, то удобнее будет воспользоваться специальными диалоговыми окнами для работы с ними. Наиболее удобным является диалоговое окно Task Form (Форма описания задачи). Эта форма (см. раздел «Настройка отображаемой на форме информации» урока 9) отображается, если, находясь в диаграмме Ганта, выбрать команду меню Window Split (Окно Разделить). Ее также можно вызвать из диалогового окна View More Views (Вид Все виды).

По умолчанию отображается форма для редактирования задействованных в задаче ресурсов и связей с предшественницами, но с помощью контекстного меню формы можно вызвать диалоговое окно Predecessors & Successors (Предшественники и последователи), в котором можно редактировать связи выбранной задачи как с предшествующими, так и с последующими задачами (рис. 11.13, файл

Форма разделена на две таблицы с одинаковой структурой, содержащие колонки с номером задачи, ее названием, типом связи и величиной задержки. Левая таблица содержит информацию о предшественницах, а правая — о последующих задачах.

Номер задачи берется из первой колонки, выделенной на рисунке серым фоном.

Рис. 11.13. Редактирование связей спомощьюформы описания задачи

Чтобы удалить связи из таблицы, нужно установить курсор на строку с информацией о связи и нажать клавишу Delete. Для добавления связи нужно установить курсор на свободную строку в таблице и в раскрывающемся списке выбрать название задачи, с которой нужно связать текущую. Тип связи тоже выбирается из раскрывающегося списка.

Редактирование связей с помощью формы описания задачи удобно тем, что вся работа со связями осуществляется в одном окне с информацией о задачах и с диаграммой. Редактируя связи между задачами, можно прокрутить диаграмму или просмотреть последовательность задач, что очень удобно. Этих достоинств лишен третий способ редактирования связей, о котором пойдет речь далее.

Редактирование связей в диалоговом окне сведений о задаче

В диалоговом окне информации о задаче (оно открывается с помощью двойного щелчка на названии задачи в таблице) содержится вкладка Predecessors (Предшественники), на которой можно редактировать связи с предшествующими задачами (рис. 11.14, файл 8.mpp).

Вкладка содержит таблицу, аналогичную той, что размещена на форме описания задачи, и для работы с ней нужно применять те же приемы. Диалоговое окно сведений о задаче удобно использовать, когда нужно отредактировать связи одной или двух задач. При работе со связями большего числа задач удобнее использовать форму.

Рис. 11.14. Вкладка Predecessors (Предшественники) в диалоговом окне сведений о задаче

Рис. 11.15. Такой вид принял план проекта после указания длительностей задач и связей между задачами

После того как мы указали длительности задач и определили связи между ними, план проекта Издание номера журнала принял вид, представленный на рис. 11.15

8 Зак. 875

(файл 9.mpp). Теперь нужно переходить к определению основных дат и крайних сроков проекта.

Дата начала проекта

Определять ключевые даты проекта начнем с определения даты начала проекта. Внимательный читатель заметил, что мы не сделали этого при определении проекта, и поступили мы так с целью продемонстрировать один из алгоритмов, используемый в MS Project для построения расписания.

Дата, предложенная MS Project по умолчанию, — 20.10.01. Мы ее оставили, и в результате все новые добавленные в план задачи начинаются с 22.10.01 (первый рабочий день после субботы 20.10.01). То есть если не указать задаче определенную дату начала и не связать ее с другой задачей, то MS Project приравнивает ее к дате начала проекта. Так, в нашем плане (см. рис. 11.15) только задача Сбор предложений от авторов начинается 22.10.01, а все последующие задачи связаны с ней и поэтому начинаются позже, хотя первоначально, пока связи не были расставлены, все задачи (см. рис. 11.6) начинались 22.10.01.

Пусть наш проект будет начинаться после новогодних праздников 10.01.2002. Откроем диалоговое окно определения проекта с помощью команды меню Project ► Project Information (Проект ► Сведения о проекте) и изменим значение параметра Start date (Дата начала) на 10.01.2002. После этого план проекта автоматически перестроится (рис. 11.16, файл 9_1.трр).

Этот пример демонстрирует нам, как MS Project работает с расписанием проекта. Дата начала новой задачи, если не указать ее самостоятельно, приравнивается к дате начала проекта или ближайшему к ней рабочему дню. Если новая задача принадлежит фазе, то дата ее начала приравнивается к дате начала фазы. После того как задача соединена связью с другой задачей, ее дата начала переносится в соответствии с типом связи. Даты окончания задач рассчитываются путем прибавления к дате начала длительности задачи и нерабочих дней проектного календаря.

Зачем мы привели этот пример? Дело в том, что типичной ошибкой при работе с MS Project является определение даты начала или окончания задач «вручную» путем выбора нужной даты в поле Start (Начало) или Finish (Окончание) в таблице. Если так сделать, то введенная дата будет жестко привязана к задаче, и изменение даты начала или окончания проекта, фазы или связанных задач не приведет к автоматическому перемещению задачи.

Например, если вы установите дату начала первой задачи на 11.01.02 и затем измените дату начала проекта на 12.01.02, то первая задача все равно будет начинаться 11.01.02, то есть останется за временными рамками проекта. Еще хуже, если случайно будет зафиксирована дата начала или окончания задачи в середине плана. В таком случае изменение длительности задач в начале плана может не привести к автоматическому изменению связанных задач, находящихся в плане после задачи с зафиксированной датой. Поэтому при планировании в MS Project стоит довериться программе и управлять положением задач на временной оси с помощью связей.

Рис. 11.16. После изменения даты начала проекта внешний вид плана остался прежним, изменились лишь даты начала и окончания задач

Ограничения

Теперь, когда вы предупреждены о том, что вводить даты начала или окончания задач вручную без особой надобности рассмотрим, как можно использовать привязывание задач к определенным датам при составлении плана.

Привязывание задачи к определенной дате в MS Project осуществляется при по- мощиэлементаConstraint(Ограничение).Используя можно, например, указать, что задача должна начаться в определенный день или закончиться не позднее определенной даты.

Определяя длительности задач и связи между ними, вы даете программе гибкость при перерасчете плана проекта в случае изменения расписания. Введение ограничений понижает эту гибкость, и в MS Project выделяется несколько типов ограничений (табл. в зависимости от того, насколько они влияют на гибкость расчетов.

Два наиболее негибких ограничения в MS Project, привязывающие задачу к определенной дате, — это Must Start On (Фиксированное начало) и Must Finish On (Фик- сированноеокончание). Использовать негибкие ограничения нужно тогда, когда задача обязательно должна начаться или закончиться в определенный день,

например, если срок исполнения задачи обусловлен договором и не может быть нарушен.

Применение ограничения к задаче, которая зависит от другой (то есть имеет задачу-предшественницу), может привести к нежелательным результатам. Например, задача «Закладка фундамента» должна начаться, когда закончится «Рытье котлована». Предположим, что «Рытье котлована» будет закончено 10-го числа. Если вы введете негибкое ограничение, указывающее, что «Закладка фундамента» должна начаться 10-го, а потом «Рытье котлована» закончится ранее, то MS Project не сможет за счет быстрого исполнения предыдущей задачи передвинуть «Закладку фундамента» на более ранний срок и помочь спланировать скорейшее завершение проекта.

Как ограничения влияют на расписание

Когда требуется контролировать дату начала или конца задачи, вы можете добавить ограничение. Гибкие ограничения учитывают связи между задачами, чтобы перенести задачу как можно раньше или как можно позже, насколько позволяет связь. Например, задача с ограничением As Soon As Possible (Как можно раньше) и связью FS (ОН) будет начинаться сразу по завершении предшественницы.

Ограничения со средней гибкостью запрещают задаче начаться или окончиться до или после выбранной даты. Например, задача с ограничением Start No Later Than (Начало не позднее) на 17 марта и связью типа FS (ОН) с другой задачей может начаться в любое время, если ее предшественница закончится, например, до 15 июня, но не может быть начата после 17 марта.

Негибкие ограничения не подвергаются влиянию связей и «привязывают» задачу к выбранной вами дате. Например, задача с ограничением Must Start On (Фиксированное начало) на 10 апреля и связью типа FS (ОН) с другой задачей всегда будет находиться в расписании на 10 апреля вне зависимости от того, закончится ее предшественница раньше или позже.

Таблица 11.1. Типы ограничений в MS Project

Тип ограничения

Влияние на расписание

Описание

As Soon As Possible (ASAP), Как можно раньше (КМР)

Гибкое

С этим ограничением MS Project размещает задачу в расписании как можно раньше с учетом других параметровплана. Никакихдополнительных ограничений на задачу не распространяется. Это ограничениепоумолчаниюнакладываетсянавсе задачи, если проект планируется от даты начала

As Late As Possible (ALAP), Как можно позже (КМП)

Гибкое

С этим ограничением MS Project размещает задачу в расписании как можно позднее с учетом других параметров плана. Никаких дополнительных ограниченийназадачунераспространяется.

Этоограничениепоумолчаниюнакладываетсянавсе задачи, если проект планируется отдаты окончания

Тип ограничения

Влияние

на расписание

Описание

Finish No Later Than (FNLT), Окончание не позднее (ОНП)

Среднее

Это ограничение обозначает наиболее позднюю дату, когда задача должна быть завершена. При этом задача может быть завершена как в этот день, так и раньше него. Предшествующая задача не сможет «вытолкнуть» задачу с ограничением типа FNLT (ОНП) за дату ограничения.

Для проектов, планирующихся от даты окончания, это ограничение применяется, когда вы вводите дату окончания задачи

Start No Later Than (SNLT), Начало не позднее (ННП)

Среднее

Это ограничение обозначает наиболее позднюю дату, когда задача может начаться. Задача может начинаться раньше или в этот день, но не позже. Предшественницы не смогут «вытолкнуть» задачу с ограничением SNLT (ННП) за дату ограничения.

Для проектов, планирующихся от даты окончания, это ограничение применяется, когда вы вводите дату начала задачи

Finish No Earlier Than (FNET), Окончание не ранее (ОНР)

Среднее

Это ограничение обозначает наиболее раннюю дату, когда возможно завершить задачу. Задача не может быть помещена в расписании так, чтобы заканчиваться ранее обозначенной даты.

Для проектов, которые планируются от даты начала, это ограничение применяется, когда вы вводите дату окончания задачи

Start No Earlier Than (SNET), Начало не ранее (ННР)

Среднее

Это ограничение обозначает наиболее раннюю дату, когда задача может начаться. Задача не может быть помещена в расписании ранее указанной даты.

Для проектов, которые планируются от даты начала, это ограничение применяется, когда вы вводите дату начала для задачи

Must Start On (MSO), Фиксированное начало (ФН)

Негибкое

Это ограничение обозначает точную дату, на которую дата начала задачи должна быть помещена в расписании. Другие факторы (связи между задачами, задержки или опережения и пр.) не могут повлиять на положение задачи в расписании

Must Finish On (MFO), Фиксированное окончание (ФО)

Негибкое

Это ограничение обозначает точную дату, на которую в расписании должна быть помещена дата окончания задачи. Никакие другие факторы не могут повлиять на эту дату

Ввод ограничений

В проектах, планируемых от даты начала, по умолчанию все задачи имеют ограничение As Soon As Possible (Как можно раньше), а в проектах, планируемых от даты окончания, — As Late As Possible (Как можно позже).

Изменять ограничения по умолчанию можно, вводя дату начала или окончания задачи в колонках Start (Начало) и Finish (Окончание) в таблице Entry (Ввод) или любой другой таблице, содержащей эти колонки. После ввода даты MS Project установит ограничение в соответствии с табл. 11.1.

Например, на рис. 11.17 (файл lO.mpp) мы изменили дату начала задачи. Сразу после этого в поле Indicators (Индикаторы) появился значок, указывающий на наличие у задачи ограничения (вторая строка сверху, второй столбец). Кроме того, уголок измененной ячейки выделен и рядом с ячейкой отображается кнопка раскрывающегося списка.

io зio зVsVs>510>510Подготовка магериапов• В Подготовка обложкиОтбор моделиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложкиПередаче рекламных анонсов в предыдущий номерВерстка обложкиПодготовка магериапов• В Подготовка обложкиОтбор моделиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложкиПередаче рекламных анонсов в предыдущий номерВерстка обложки20.03.0210.03.02 И^^——fc.^1 0202 *1 05 02 02 ^ Н^’ Entamga<urt d^ е <*М Ue bril wev to schod* t>* U* Do vw **t to1Choose differerit options to schadute this task.... I20.03.0210.03.02 И^^——fc.^1 0202 *1 05 02 02 ^ Н^’ Entamga<urt d^ е <*М Ue bril wev to schod* t>* U* Do vw **t to1Choose differerit options to schadute this task.... ITMOdeysTMOdeysОбложка готоваОбложка готоваUndo the constraint on the start date and alow Microsoft Project to schedule the taskUndo the constraint on the start date and alow Microsoft Project to schedule the task--. Псцгаияа iomcios--. Псцгаияа iomciosПодготовка редакционных заданийПодготовка редакционных заданий35 days 20.11.02‘"i'diiyoT ' 29 01.0235 days 20.11.02‘"i'diiyoT ' 29 01.0231 01 0231 01 02

io з

io з

Vs

Vs

>5

10

>5

10

Подготовка магериапов

• В Подготовка обложки

Отбор модели

Фотосъемка модели

Подготовка анонсов материалов номера для обложки

Передаче рекламных анонсов в предыдущий номер

Верстка обложки

Подготовка магериапов

• В Подготовка обложки

Отбор модели

Фотосъемка модели

Подготовка анонсов материалов номера для обложки

Передаче рекламных анонсов в предыдущий номер

Верстка обложки

20.03.02

10.03.02 И^^——

fc.^1 0202 *1 05 02 02 ^ Н^

’ Entamga<urt d^ е <*М Ue bril wev to schod* t>* U* Do vw **t to1

Choose differerit options to schadute this task.... I

20.03.02

10.03.02 И^^——

fc.^1 0202 *1 05 02 02 ^ Н^

’ Entamga<urt d^ е <*М Ue bril wev to schod* t>* U* Do vw **t to1

Choose differerit options to schadute this task.... I

TMOdeys

TMOdeys

Обложка готова

Обложка готова

Undo the constraint on the start date and alow Microsoft Project to schedule the task

Undo the constraint on the start date and alow Microsoft Project to schedule the task

--. Псцгаияа iomcios

--. Псцгаияа iomcios

Подготовка редакционных заданий

Подготовка редакционных заданий

35 days 20.11.02

‘"i'diiyoT ' 29 01.02

35 days 20.11.02

‘"i'diiyoT ' 29 01.02

31 01 02

31 01 02

СОВЕТСОВЕТРис. 11.17. Установка ограничения путем изменения даты начала задачи втаблице

СОВЕТ

СОВЕТ

Получить информацию о типе созданного ограничения можно, наведя мышь на соответствующий ему значок в поле Indicators (Индикаторы).

В файле constraint.mpp приведены настройки диаграммы Ганта, в которой задачи с ограничениями выделены особым стилем отрезков. Используя эти настройки, вы можете создать фильтр для отбора задач с ограничениями. Это может пригодиться в проектах с большим количеством задач.

Значок и раскрывающийся список отображаются для предупреждения пользователей, желающих изменить дату «вручную», не зная о том, как это повлияет на параметры расчета проекта. Именно поэтому в верхней строке раскрывающегося списка выводится предупреждение о возможных негативных последствиях и далее предлагаются три варианта действий.

Пункт списка Choose different options to schedule the task (Выбрать другие параметры планирования задачи) откроет диалоговое окно для изменения параметров ограничения задачи. Пункт Keep the task constrained to (Оставить ограничение на) <описание текущего ограничения задачи> сохранит текущее ограничение и скроет его значок и список. А вариант Undo the constraint on (Отменить ограничение на) <описание текущего ограничения> and allow MS Project to reschedule the task (и разрешить MS Project перепланировать задачу) отменит изменения.

Вводя данные в таблицу, нельзя установить негибкие типы ограничений. Для этого, а также для редактирования установленных ограничений предназначена вкладкаAdvanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче (рис. 11.18, файл Ю.трр). Чтобы вызвать это диалоговое окно, нужно сделать двойной щелчок в таблице на строке задачи.

Тип ограничения выбирается в раскрывающемся списке Constraint type (Тип ограничения), а дата, которой ограничивается начало или окончание задачи, указывается в поле Constraint date (Дата ограничения).

Рис. 11.18. Настройка ограничений в диалоговом окне сведений о задаче

Иногда для отмены ограничения нужно удалить введенную дату в поле Constraint date (Дата ограничения). Но MS Project не дает оставить это поле пустым, и поэтому для удаления даты из поля нужно заменить ее на текст NA (НД).

Изменять ограничения задачи можно в любой из ее таблиц. Для этого в таблицу нужно добавить столбцы Constraint Date (Дата ограничения) и Constraint Type (Тип ограничения). Использовать эти столбцы удобно в фильтрах и при настройке стилей отрезков. Например, в файле constraint.mpp приведен пример форматирования диаграммы Ганта, при котором отрезки задач со средними и негибкими ограничениями выделены особым цветом.

Крайние сроки

Deadline (Крайний срок) — дата, обозначающая крайний срок исполнения задачи. Отличие использования крайнего срока от ограничений заключается в том, что наличие этой даты не влияет на расчет графика проекта. Если для задачи указан крайний срок, то на диаграмме Ганта отображается соответствующая отметка, и если выполнение задачи не укладывается в этот срок, то в колонке Indicators (Индикаторы) появляется особый значок.

Пример использования крайнего срока представлен на рис. 11.19. В строке 2 дата окончания задачи находится раньше крайнего срока. В строке 4 мы перенесли дату начала задачи с помощью ограничения (о чем свидетельствует значок в поле Indicators (Индикаторы)), и дата окончания задачи превысила крайний срок. Сразу же в поле Indicators(Индикаторы) рядом со значком ограничения появился крас-

значок, свидетельствующий о том, что задача не укладывается в крайний срок. Сообщение, отображаемое при наведении мыши на этот значок (см. строку 6 — копию строки 4), довольно информативно, и сообщает о дате крайнего срока и дате окончания задачи.

22 02 0222 02 0226 02 0226 02 022226.02.02;26.02.02;28 02 02'28 02 02'26.Q2.Q2L26.Q2.Q2L2 i2 i28 02 0228 02 02Finish ^ $Finish ^ $has aNo Earlierhas aNo Earlierconstraint onThis task finishes onwhich islater than its Deadline on 27.02.02constraint onThis task finishes onwhich islater than its Deadline on 27.02.0223 v23 v^M-A^M-A....>11 Feb-0219f»bV225Febt«2..>11 Feb-0219f»bV225Febt«2..»**• gggJ2S3 ^»**• gggJ2S3 ^

22 02 02

22 02 02

26 02 02

26 02 02

2

2

26.02.02;

26.02.02;

28 02 02'

28 02 02'

26.Q2.Q2L

26.Q2.Q2L

2 i

2 i

28 02 02

28 02 02

Finish ^ $

Finish ^ $

has aNo Earlier

has aNo Earlier

constraint on

This task finishes onwhich is

later than its Deadline on 27.02.02

constraint on

This task finishes onwhich is

later than its Deadline on 27.02.02

23 v

23 v

^M-A

^M-A

..

..

>11 Feb-0219f»bV225Febt«2

..

>11 Feb-0219f»bV225Febt«2

..

»**• gggJ2S3 ^

»**• gggJ2S3 ^

Рис. 11.19. Индикатор отображается, когда задача не укладывается в крайние сроки

Для ввода крайнего срока задачи нужно воспользоваться вкладкой Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 11.18). Крайний срок исполнения задачи определяется в одноименном поле, расположенном над полем выбора типа ограничения. Дату крайнего срока можно или выбрать в календаре, а для удаления этой даты нужно ввести в поле NA (НД), как на рис. 11.18.

Что выбрать — ограничения или крайние сроки

Плюсы использования крайних сроков для обозначения сроков задач очевидны. Если в результате изменения плана проекта дата окончания задачи выходит за крайний срок, то MS Project отобразит соответствующее предупреждение. При этом принципы размещения задач в не изменяются, и не надо ломать голову, догадываясь, почему при увеличении длительности задачи перемещается ее дата начала, а не окончания и т. п.

Кроме того, сохранение принципов размещения задач позволяет использовать MS Project как аналитический инструмент. Например, если вы установите ограничение типа (ФО) или FNLT на дату окончания завершающей задачи проекта, то какие бы изменения не происходили внутри проектного плана, дата окончания всегда уложится в срок, хотя реально (исходя из работ внутри плана) уложиться в сроки не получится. Если же использовать крайний срок для определения даты окончания этой задачи, то при изменениях внутри плана вы увидите, когда реально завершится проект, и сможете рассмотреть несколько вариантов корректирующих действий и выбрать наиболее подходящее.

С другой стороны, использование индикатора для информирования о несоответствиях в плане не всегда удобно, так как это поле не включено в некоторые таблицы. Поэтому после существенных изменений в плане проекта придется проверять, не нарушен ли где-то крайний срок. Если же на задачу наложено ограничение, то при изменении плана, нарушающем ограничение, MS Project

отобразит сообщение, которое проинформирует вас о сути несоответствия сразу после того, как вы совершите вызвавшее несоответствие действие.

Поскольку крайний срок ограничивает дату окончания задачи, его удобно использовать в сочетании с ограничением на начало задачи, таким образом как бы ограничивая задачу с двух сторон. Например, если задача должна начаться 10-го числа и закончиться не позднее 15-го, то вы можете установить ограничение SNLT (ННП) на 10-е и крайний срок на 15-е число.

Когда вводить ограничения в план проекта

Ограничения должны быть в плане перед тем, как вы перейдете от планирования состава работ к планированию задействованных в проекте ресурсов. Это обусловлено тем, что срок исполнения работ обычно зависит от числа выделенных исполнителей, и наличие крайних сроков будет подсказывать, когда нужно выделить больше сотрудников на выполнение задачи, чтобы уложиться в сроки, а когда — меньше, если сроки не поджимают.

Основные ограничения по срокам исполнения основных фаз можно вводить уже после составления скелетного плана проекта. После того как в план добавлены все работы, нужно ограничить наиболее важные из них, и лишь затем переходить к определению связей и длительностей. Обычно уже на этом этапе можно выяснить, укладываются ли работы в сроки, и скорректировать длительность некоторых задач.

Пример использования ограничений и крайних сроков

Поскольку в нашем примере мы не определяли ограничения и крайние сроки на этапе составления скелетного плана работ, то начнем определять крайние сроки и ограничения в нынешнем плане работ (файл lO.mpp). В проекте Издание номера журнала мы будем использовать оба типа ограничений MS Project: и собственно ограничения, и крайние сроки, чтобы вы могли сравнить удобство их применения. Предположим, что один номер журнала готовится к изданию в среднем 3 месяца. Значит, начиная подготовку номера в январе, мы должны завершить ее в конце апреля, например не позже 20-го числа, поскольку номер должны успеть напечатать до начала следующего месяца. Поскольку обычно эта дата указана в договоре с типографией, в которую передается журнал для печати, ограничение это очень жесткое. Соответственно, для завершающей задачи Номер готов к передаче в типографию нужно установить ограничение Finish No LaterThan (Окончание не позднее) на дату 20.04.02.

При установке ограничения MS Project проверяет, нет ли у задачи связей, и если они есть, анализирует, может ли устанавливаемое ограничение привести к конфликтам. Если, по мнению программы, это возможно, то отображается под- сказка (рис. 11.20), с помощью которой можно отменить установку ограничения

(первый переключатель), продолжить, используя другое (оптимальное, с точки зрения MS Project) ограничение (второй переключатель), или продолжить, используя выбранное ограничение (третий переключатель).

Рис. 11.20. Подсказка, предлагающая использовать другой тип связи

В нашем случае у задачи, на которую накладывается ограничение Finish No Later Than (Окончание не позднее), есть предшественница, и если она будет заканчиваться позже даты ограничения, то это вызовет конфликт. MS Project считает оптимальным в нашей ситуации использовать ограничение Finish No Earlier Than (Окончание не ранее), но оно нам совершенно не подходит.

поскольку окончательные названия статей и их содержимое определяются к этому моменту. Поэтому мы свяжем новую задачу зависимостью FS (ОН) с задачей Редактирование материалов (строка 22) и установим запаздывание (Lag) -50%. После этого мы увидим, что датой начала задачи является именно Поскольку эта дата совпадает с крайним сроком, то максимальная длительность задачи, которую мы можем себе позволить, это 1 день. Установим ее для задачи.

Новая задача является, по сути, завершающей, поскольку после ее завершения достигается один из проекта, который передается проектной командой «наружу». До сих пор для обозначения завершающих задач мы использовали нулевую длительность, однако во многих случаях, как и в этом, длительность завершающих задач может быть не нулевой. Чтобы пометить задачу с не нулевой длительностью как завершающую, нужно воспользоваться вкладкой Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. На вкладке нужно установить флажок Mark task as milestone (Пометить задачу как веху).

Повторяющиеся задачи

Часто в проекте некоторые задачи проходят регулярно, например подготовка отчетов для заказчика проекта или встреча проектной команды. Для того чтобы описывать такие задачи в плане проекта, предназначены повторяющиеся задачи. Добавить их в проект можно с помощью команды меню Insert Recurring task (Вставка Повторяющаяся задача), открывающей диалоговое окно сведений о повторяющейся задаче (рис. файл

Рис. 11.21. Диалоговое окно сведений о повторяющейся задаче

В полях Task Name (Название задачи) и Duration (Длительность) указываются название и длительность новой задачи. Например, Редакционное собрание, которое мы хотим добавить в проект Издание номера журнала, длится 1 час.

В разделе Recurrence pattern (Повторять) определяется интервал повторения задачи: Daily (Ежедневно), Weekly (Еженедельно), Monthly (Ежемесячно) или Yearly (Ежегодно).

В раскрывающемся списке выбирается, будет ли повторение происходить каждый раз по прошествии интервала (every (каждый)), или каждый второй (every other (каждый второй)), или каждый третий (every 3rd (каждый третий)) и т. д., например каждую неделю или каждый второй день. И наконец, рядом с раскрывающимся списком определяются дополнительные параметры: возможность повторять задачу в выходные дни (если повторение ежедневно), день недели (при еженедельном повторении), число или день и номер недели (при ежемесячном повторении) и дата или день, неделю и месяц при ежегодном. В нашем примере на рис. 11.21 мы создаем задачу с еженедельным повторением в пятницу.

В разделе Range of recurrence (Пределы повторения) выбирается дата начала повторяющейся задачи (Start (Начало)) и определяется, когда она будет завершена. Если вы хотите завершить задачу после определенного числа повторений, то нужно выбрать переключатель End after (Окончание после) и ввести число повторений. Если же задача должна закончиться к определенной дате, то нужно выбрать переключатель End by(Окончание) и ввести эту дату.

По умолчанию в поле End by (Окончание) отображается дата окончания последней задачи проекта (в нашем случае 19.04.02), и поэтому удобно заносить повторяющиеся задачи, которые должны повторяться до конца проекта, после того, как введены все остальные.

В разделе Calendar for scheduling this task (Календарь для планирования этой задачи) определяется, на основании какого календаря задача будет помещена в календарный план. По умолчанию, когда в раскрывающемся списке Calendar (Календарь) выбрано значение None (Нет), задача размещается на основании настроек проектного календаря и календаря задействованных ресурсов. Если же вы хотите использовать для расписания задачи особый календарь, то можно выбрать его в раскрывающемся списке. В таком случае становится доступен флажок Scheduling ignores resource calendars (He учитывать календари ресурсов при планиро- вании).

После того как сделаны все настройки, нужно нажать кнопку О К, и программа создаст в проекте повторяющуюся задачу. При этом могут возникнуть непредвиденные проблемы, если, например, повторение задачи приходится на выходной. В нашем примере одна из пятниц, по которым должно было проходить редакционное собрание, выпадает на дату 8 марта, помеченную в проектном календаре как нерабочий день. Соответственно, при создании повторяющейся задачи MS Project обнаружил это и отобразил сообщение с возможными вариантами разрешения проблемы (рис. 11.22).

В диалоговом окне предлагается три варианта решения проблемы: перенести повторение задачи на ближайший рабочий день, нажав кнопку Yes (Да), не создавать повторения в нерабочие дни, нажав кнопку No (Нет), или отказаться от создания повторяющейся задачи, нажав Cancel (Отмена). Мы выбрали первый вариант, поскольку в таком случае в дальнейшем можно самостоятельно перенести повторение, которое пришлось на выходной, на более удобное время.

Рис. 11.22. Сообщение об ошибкеРис. 11.22. Сообщение об ошибке

Рис. 11.22. Сообщение об ошибке

Рис. 11.22. Сообщение об ошибке

На рис. представлена задача после того, как она была помещена в проект (файл Сама задача в плане выглядит как фаза, а ее повторения — как ее вложенные задачи. При этом задача и повторения помечены специальными значками в поле Indicators (Индикаторы).

^собрание^собрание3%3%ч [3%ч [3%31% 3% 3% 343% 3% 3% 3%31% 3% 3% 343% 3% 3% 3%О TwiMwf#О TwiMwf#* Подготовка материалов* Подготовка материалов£20.01£20.01План номера ут вержденПлан номера ут вержден1 hf:S1 hf:S:0 days ;^.; 53,13 da/е ':0 days ;^.; 53,13 da/е 'собрание 7Редакционное собрание 6 Редакционное собрание 9Редакционное собрание 10 Редакционноесобраниесобрание 7Редакционное собрание 6 Редакционное собрание 9Редакционное собрание 10 Редакционноесобраниесобрание 1Редакционное собрание 2собрание 3Редакционное собрание 4Редакционное собрание 5 собрание бсобрание 1Редакционное собрание 2собрание 3Редакционное собрание 4Редакционное собрание 5 собрание б-ч .^*^Ж/I -я» 1 мад 1-ч .^*^Ж/I -я» 1 мад 1Рис. 11.23. Так выглядит добавленное повторяющееся задание в плане проектаРис. 11.23. Так выглядит добавленное повторяющееся задание в плане проекта

^собрание

^собрание

3%

3%

ч [3%

ч [3%

31% 3% 3% 34

3% 3% 3% 3%

31% 3% 3% 34

3% 3% 3% 3%

О TwiMwf#

О TwiMwf#

* Подготовка материалов

* Подготовка материалов

£20.01

£20.01

План номера ут вержден

План номера ут вержден

1 hf:S

1 hf:S

:0 days ;^

.; 53,13 da/е '

:0 days ;^

.; 53,13 da/е '

собрание 7

Редакционное собрание 6 Редакционное собрание 9

Редакционное собрание 10 Редакционное

собрание

собрание 7

Редакционное собрание 6 Редакционное собрание 9

Редакционное собрание 10 Редакционное

собрание

собрание 1

Редакционное собрание 2

собрание 3

Редакционное собрание 4

Редакционное собрание 5 собрание б

собрание 1

Редакционное собрание 2

собрание 3

Редакционное собрание 4

Редакционное собрание 5 собрание б

-ч .^*^Ж/

I -я» 1 мад 1

-ч .^*^Ж/

I -я» 1 мад 1

Рис. 11.23. Так выглядит добавленное повторяющееся задание в плане проекта

Рис. 11.23. Так выглядит добавленное повторяющееся задание в плане проекта

Для редактирования повторяющейся задачи нужно дважды щелкнуть на ее названии. При этом откроется знакомое нам диалоговое окно сведений о повторяющейся задаче (см. рис. 11.21). Для редактирования свойств ее повторений нужно воспользоваться теми же приемами, что и при редактировании обычных задач.

Суммарная задача проекта

Когда состав работ определен, наш план представляет собой четыре фазы, объединяющие все задачи проекта. Для каждой из них известна длительность, но у нас нет общей информации о длительности всего проекта. Получить ее сложением длительностей фаз нельзя, поскольку они частично выполняются одновременно, а значит, общая длительность проекта не равняется длительности его фаз. Чтобы собрать фазы в единое целое, можно создать еще одну фазу Издание номера журнала и включить в нее все уже существующие фазы. Но правильнее отобразить Суммарную задачу проекта (Project summary task) - особую задачу,

специально предназначенную для объединения всех проектных активностей. Она отображается на диаграмме Ганта особым цветом, и MS Project особым образом работает с ней.

Чтобы отобразить суммарную задачу в общих настройках проекта (см. рис. на вкладке View (Вид) нужно установить флажок Show project summary task (Показывать суммарную задачу проекта). Суммарная задача отобразится с названием, взятым из поля Title (Название) в свойствах файла, которые можно редактировать в диалоговом окне, открываемом командой меню File Properties (Файл Свойства).

журналажурналаВерстка журналаВерстка журналаподготовкаподготовкаПланирование номера ПодготовкаПланирование номера Подготовка61,25 day*35 deyi11 days15 days61,25 day*35 deyi11 days15 daysРис. 11.24. Суммарная задача отображается на диаграмме ГантаРис. 11.24. Суммарная задача отображается на диаграмме Ганта

журнала

журнала

Верстка журнала

Верстка журнала

подготовка

подготовка

Планирование номера Подготовка

Планирование номера Подготовка

61,25 day*

35 deyi

11 days

15 days

61,25 day*

35 deyi

11 days

15 days

Рис. 11.24. Суммарная задача отображается на диаграмме Ганта

Рис. 11.24. Суммарная задача отображается на диаграмме Ганта

Если в этом диалоговом окне заполнено поле Comments (Заметки), то его значение станет комментарием к суммарной задаче. При изменении названия суммарной задачи или комментария (Notes) к ней автоматически изменятся значения соответствующего поля в свойствах файла.

На рис. 11.24 отображается суммарная задача файла Видно, что номер суммарной задачи проекта равен нулю, и нулю же всегда равен ее уровень в структуре проекта.

Что нового вы узнали

О Как составлять скелетный план работ.

О Как добавлять в проект задачи, фазы и завершающие задачи.

О Как определять зависимости между задачами.

О Какие типы зависимостей между задачами существуют и как они влияют на расчет календарного плана проекта программой.

О Как использовать запаздывания и опережения при формировании зависимостей.

О Что такое ограничения и как их использовать.

О Что такое крайние сроки исполнения задач и как их использовать.

О Что такое повторяющиеся задачи, как их добавлять в проект.

О Как отображать суммарную задачу проекта.

Im УРОКIm УРОКПланирование ресурсов и создание назначений

Im УРОК

Im УРОК

Составление списка ресурсов проекта

Определение степени возможного участия ресурсов в проекте

Определение параметров назначений

О Особенности планирования назначений для сотрудников и материальных ресурсов

Принципы распределения загрузки ресурса во время выполнения задачи

и Взаимосвязь назначений с различными типами задач

После того как определен состав задач, нужно определить, кто эти задачи будет исполнять и какое оборудование будет использоваться. Для этого нужно ввести в план проекта список ресурсов и информацию о них, а затем распределить эти ресурсы между задачами.

В этом уроке вы узнаете, как добавлять ресурсы в проект и определять степень их возможного участия в проекте. Вы научитесь назначать ресурсы на задачи и определять параметры назначений. Вы узнаете об особенностях планирования назначений для сотрудников и материальных ресурсов и принципах распределения загрузки ресурса во время исполнения задачи.

Составление списка людей и оборудования

Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, то есть составления списка людей и оборудования, необходимого для выполнения проектных работ. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), и наиболее удобной для ввода данных является таблица Entry (Ввод).

Для добавления нового ресурса в список нужно установить курсор в поле Resource Name (Название ресурса) и ввести его название. Затем в поле Туре (Тип) нужно выбрать один из двух пунктов раскрывающегося списка: Work (Трудовой) или Material (Материальный). Первый вариантнужно выбрать, если ресурс — сотрудник, а второй — если оборудование. До тех пор пока не установлено значение этого поля, другие поля таблицы редактировать не удастся, а после того как значение выбрано, многие поля заполняются стандартными значениями.

М® un»s ;SM Rat» |: Ovt. Rate100%10$Мк6$/hr0$М® un»s ;SM Rat» |: Ovt. Rate100%10$Мк6$/hr0$Рис. 12.1. После выбора типа ресурса поля заполняются значениями по умолчаниюРис. 12.1. После выбора типа ресурса поля заполняются значениями по умолчаниюНапример, на рис. 12.1 (файл l.mpp) мы добавили в наш проект сотрудника по фамилии Иванов и выбрали тип Work (Трудовой). После этого автоматически были заполнены почти все поля в строке, а мы заполнили только поле Initials (Краткое название).

М® un»s ;SM Rat» |: Ovt. Rate

100%10$Мк6$/hr

0$

М® un»s ;SM Rat» |: Ovt. Rate

100%10$Мк6$/hr

0$

Рис. 12.1. После выбора типа ресурса поля заполняются значениями по умолчанию

Рис. 12.1. После выбора типа ресурса поля заполняются значениями по умолчанию

.

Ai Calendar

0$ Prorated Standard

0$ Prorated

Поле Material Label (Единицы измерения материалов) можно редактировать только для материальных ресурсов. В него вводятся единицы измерения ресурса, например Коробка для ресурса Бумага для типографии или Бочонок для ресурса Краска для вывода пленок.

Определение рабочего времени ресурсов

После того как ресурсы добавлены в проект, нужно определить, в какое время они могут работать. Например, некоторые из сотрудников работают по совместительству и могут участвовать в проекте только в некоторые дни недели или по

полдня. Кроме того, некоторые сотрудники могут находиться в отпуске в течение некоторого периода осуществления проекта. Всю информацию о режиме работы сотрудников нужно ввести в MS Project, с тем чтобы программа помогла вам правильно распределить ресурсы и не дала запланировать использование сотрудника в то время, когда это будет невозможно.

Определение времени участия в проекте и максимальной загрузки

По умолчанию все сотрудники, которых вы добавляете в проект, считаются доступными для участия в работах в течение всего проекта. Но часто случается, что есть сотрудники, занятые в других проектах, и они могут быть включены в ваш проект только тогда, когда закончат эту работу, а не прямо с момента начала вашего проекта.

Кроме того, по умолчанию все сотрудники, которых вы добавляете для участия в проекте, считаются доступными на 100%, то есть при планировании MS Project будет считать, что они могут работать над выполнением проектных задач полный рабочий день. Однако в жизни все бывает сложнее, и часто сотрудник одновременно задействован в нескольких проектах. В таком случае нужно определить степень его максимальной загрузки в вашем проекте. Например, если сотрудник может работать в вашем проекте не больше половины рабочего дня, то его максимальная загрузка равняется 50%.

Если среди включенных в проект сотрудников есть те, кто не может участвовать в проекте на всем его протяжении, или те, кто не может тратить весь свой рабочий день на выполнение работ по проекту, то для них нужно определить время участия в проекте и процент максимальной загрузки. Это можно сделать в диалоговом окне Resource Information (Сведения о ресурсе), на вкладке General (Общие) (рис. 12.2, файл l.mpp).

На этой вкладке редактируются общие сведения о ресурсе, и среди них информация о его доступности в проекте. Для ввода этих данных предназначена таблица Resource Availability (Доступность ресурса) в левом нижнем углу диалогового окна. Таблица состоит из трех колонок: Available From (Доступно с), где указывается дата ввода ресурса в проект, Available To (Доступно до), где указывается дата вывода из проекта, и Units (Единицы), где указывается максимальный процент загрузки ресурса за период между введенными в предыдущие поля датами.

ПРИМЕЧАНИЕДоступность можно определять только для нематериальных ресурсов.

По умолчанию значениями первой и второй колонок являются NA (НД), а процент загрузки равен 100%. Для того чтобы указать сроки участия в проекте, в первую колонку нужно ввести дату ввода ресурса в проект, а во вторую — дату вывода из проекта. При этом если одна из дат не определена, то вместо нее нужно ввести NA (НД). Например, если ресурс участвует в проекте с самого начала, но должен прекратить свое участие 10 сентября, то в поле Available From (Доступно с) нужно ввести NA (НД), а в поле Available To (Доступно до) — 10 сентября. И наоборот, если ресурс может быть введен в ваш проект в определенный день, а после этого доступен

для участия в проекте неограниченное время, то в Available From (Доступно с) нужно указать дату ввода ресурса в проект, а в поле Available То (Доступно до) — NA (НД).

Рис.12.2. Настройкадоступности ресурса

Бывает так, что ресурс может участвовать в проекте в разное время с разной загрузкой. Например, в определенные дни он будет недоступен или должен отдавать часть своего времени в другом проекте. В таком случае доступность ресурса для работ можно указывать в виде периодов: в первой строке таблицы описать первый период со своим процентом максимальной загрузки, во второй — следующий период и т. д.

На рис. 12.2 представлен пример определения доступности одного из ресурсов нашего проекта. Известно, что 11.03.2002 он отбывает в командировку, где пробудет до 15.03.2002, и не сможет работать в проекте. Все остальное время он будет доступен для нашего проекта. Чтобы занести информацию об этой ситуации в программу, мы создали три интервала доступности: с NA (НД) по 10.03.2002, с 11.03.2002 по 15.03.2002 и с 16.03.2002 по NA (НД). Доступность ресурса в первый и третий период будет 100%, а во второй — 0%.

При заполнении информации о доступности дата окончания предыдущего интервала должна быть раньше даты начала следующего интервала. При этом дата начала и окончания интервала может совпадать, если его длительность равна одному дню.

Просматривать информацию о доступности и максимальной загрузке можно и в таблице, добавив в нее поля Available From (Доступен с), Available To (Доступен до) и Max Units (Максимальная нагрузка). При этом отображаемые данные будут соответствовать данным из первой строки в таблице Resource Availability (Доступность

ресурса). Даты в таблице редактировать нельзя, а информацию о максимальной нагрузке можно. Использовать таблицу для просмотра и редактирования удобно tолько в том случае, если ресурсы имеют по одному интервалу доступности. Например, ресурс Сергеева выделен в наш проект только наполовину, поэтому его доступность можно определить прямо в таблице.

Персональное время работы

По умолчанию в MS Project считается, что все сотрудники работают по основному календарю проекта (выбранному при определении проекта, см. раздел «Рабочее время» урока 10). Но часто отдельные сотрудники или даже целые отделы имеют собственный календарь.

Например, в издательстве отдел предпечатной подготовки работает круглосуточно, поскольку машины, готовящие типографские пленки, работают очень долго и подготовка пленок для номера журнала займет слишком много времени, если будет осуществляться в стандартное рабочее время. Поэтому в нашем проекте (файл 2.mpp) мы создали отдельный календарь с именем Отдел предпечатной подготовки, и все ресурсы, работающие в этом отделе, будут работать по этому календарю.

Для определения рабочего времени, по которому работает ресурс, а также его личных рабочих и выходных дней предназначена вкладка Working Time (Рабочее время) в диалоговом окне сведений о ресурсе (рис. 12.3). Выбор календаря осуществляется с помощью раскрывающегося списка Base calendar (Базовый календарь). Кроме того, на вкладке расположен календарь, в котором можно настроить особый режим работы для выбранного ресурса аналогично тому, как мы настраивали особый режим работы в проектном календаре (см. раздел «Рабочее время» урока 10).

Рис. 12.3. Определение рабочего времени ресурса

Например, на рис. 12.3 мы устанавливаем рабочее время для сотрудника отдела предпечатной подготовки Борисова. Соответственно, в качестве базового выбран календарьОтделпредпечатнойподготовки.Еслипослеэтоговыбратьодинизрабо- чих дней календаря, то справа от него можно просмотреть рабочее время: с 8 до 12, с 13 до 17 и с 18 до 23.

Так же, как и при настройке общего календаря, можно выбрать любой из дней и сделать его внеурочным выходным или рабочим, причем эти настройки будут распространяться только на выбранный ресурс. Кроме того, можно установить для выбранного ресурса особый временной режим работы в течение дня, например, если сотруднику в один из дней нужно уйти с работы раньше обычного.

( 5> ^ПРИМЕЧАНИЕ Выбрать базовый календарь ресурса можно и в таблице Entry (Ввод), в раскрывающемся списке Base Calendar (Базовый календарь). Особенно удобно использовать таблицу, если вам нужно назначить особый календарь нескольким сотрудникам: выбрав его в одной ячейке таблицы, вы можете быстро перенести его в другие с помощью копирования.

Как вы могли заметить, возможности личного календаря пересекаются с возможностями настройки доступности ресурса. Например, недоступность сотрудника можно ввести в программу с помощью таблицы с информацией о доступности, а можно создать ему внеурочный выходной день в личном календаре. И в том и в другом случае MS Project сообщит вам об ошибке планирования, если вы захотите выделить этого сотрудника на выполнение работ в этот день.

После того как информация о личных календарях введена в план проекта (файл 2.mpp), можно переходить к следующему этапу — назначению ресурсов на задачи, то есть определять, какие задачи выполняет тот или иной ресурс или какие ресурсы выделены на выполнение той или иной задачи.

СОВЕТ Удобный способ быстро обнаружить дни, в которые ресурсы работают по нестандартному расписанию, предлагает диаграмма Calendar (Календарь). Для этого в настройках временной шкалы календаря нужно выбрать календарь нужного ресурса и определить, каким цветом на календаре должны выделяться нестандартные дни (подробнее см. в разделе «Форматирование шкалы времени» урока 7).

Определение назначений

Определение назначений заключается в создании назначений и их настройке в соответствии с потребностями проекта. Но прежде чем переходить к созданию назначений, нужно определить некоторые параметры, влияющие на логику работы MS Project с назначениями.

Настройка параметров

При выборе ресурса для назначения можно указать название нового ресурса, который будет создан вместе с назначением. Однако такой режим может повлечь и

нежелательные последствия: если вы допустите опечатку, программа создаст в проекте новый ресурс, а это может быть не нужно.

Для того чтобы программа предупреждала вас перед добавлением нового ресурса в проект, следует в диалоговом окне Options (Параметры) (чтобы открыть это диалоговое окно, выберите команду меню Tools ► Options (Сервис ► Параметры)) на вкладке General (Общие) сбросить флажок Automatically add new resources and tasks (Автоматически добавлять новые ресурсы и задачи).

При формировании назначения его единицы (Assignment Units) могут отображаться как десятичное число или как процент. Единицы назначения выбираются в рас крывающемся списке Show assignment units as (Показывать единицы назначений как) на вкладке Schedule (Календарный план) диалогового окна Options (Параметры). В этом списке содержится два значения: Percentage (Проценты) и Decimal (Десятичные).

На этой же вкладке в раскрывающемся списке Default task type (Тип задач по умолчанию) определяется, какие типы будут автоматически присваиваться задачам при создании (типы задач мы рассмотрим далее в этом уроке). Кроме того, с помощью флажка New tasks are effort driven (Новые задачи имеют фиксированный объем работ) можно включить режим, при котором добавляемые задачи будут помечаться как имеющие фиксированный объем работ. Стоит оставить этот флажок установленным, а в качестве типа задач по умолчанию выбрать Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов).

MS Project умеет равномерно распределять нагрузку ресурсов. При включенном режиме автоматического выравнивания загрузки программа не допустит того, чтобы трудозатраты сотрудников превышали их рабочее время. (Это может случиться, если назначить сотрудника на две задачи, выполняемые одновременно или пересекающиеся в некоторые дни.) Но это может и вызвать некоторые проблемы, поскольку если вы попытаетесь назначить сотрудника на задачу, идущую одновременно с той, где он уже задействован, MS Project автоматически перенесет ее исполнение на более поздний срок. Поэтому режим автоматического выравнивания загрузки стоит отключить, с тем чтобы воспользоваться этой возможностью после того, как все назначения будут определены.

Дпалоговое окно, предназначенное для настройки выравнивания загрузки ресурсов (рис. 12.4, файл Z.mpp). открывается командой меню Tools ► Level Resources (Сервис ► Выравнивание ресурсов). В открывшемся окне Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов) в верхнем разделе Leveling calculations (Вычисления для выравнивания) нужно выбрать переключатель Manual (Выполнять вручную) и нажать кнопку ОК. Теперь можно переходить к работе с назначениями.

Создание назначений

Для выбора ресурсов, обеспечивающих выполнение задач, удобнее всего воспользоваться представлением Task Usage (Использование задач), принципы работы с которым мы рассматривали в разделе «Диаграмма использования задач» урока 8. Для создания назначения нужно дважды щелкнуть на задаче в списке и в открывшемся диалоговом окне сведений о задаче выбрать вкладку Resources (Ресурсы)'.

: В MS Project есть и дополнительные средства создания назначений, которые мы рассмотрим позднее.

Рис. 12.4. Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов

Вкладка содержит таблицу, состоящую из двух колонок (рис. 12.5, файл З.трр), в одной из которых, Resource Name (Название ресурса), указывается название задействованных ресурсов, а во второй, Units (Единицы), — сколько ресурсов выделяется на задачу.

Рис. 12.5. Назначение ресурсов на выполнение задачи

Нематериальные ресурсы измеряются в процентах или десятичных числах, где под 100%, или 1, понимается полная задействованность ресурса в выполнении задачи (сотрудник будет заниматься ею полный рабочий день). Например, на

СОВЕТСОВЕТрис. 12.5 на задачу выделены ресурсы в объеме от 25% до 30%. Это значит, что каждый день на протяжении длительности задачи (7 дней) сотрудники будут тратить на нее от 2 до 2,6 часа.

СОВЕТ

СОВЕТ

Назначать ресурсы можно с помощью таблицы, выбирая ресурсы в поле Resource Names (Названия ресурсов). Если потянуть мышью за квадрат в углу ячейки, то можно скопировать ее значения в соседние. Благодаря этому можно быстро назначить ресурс на исполнение нескольких задач. Эта возможность полезна при назначении ресурсов на повторяющуюся задачу.

Если же назначается материальный ресурс, то в поле Units (Единицы) вводится число, соответствующее единицам измерения данного ресурса. Например, на рис. 12.5 для выполнения задачи Вывод пленок нужна Краска для вывода пленок. Ее количество измеряется в бочонках, как мы указали в поле Material Label (Единицы измерения материалов) для этого ресурса, и поэтому в назначении мы определим число бочонков.

После того как назначения созданы, программа определяет материальные затраты и трудозатраты каждого из ресурсов для выполнения задачи и планирует распределение этих затрат в каждый из дней на протяжении всей ее длительности. Подробное распределение затрат по дням отражается в представлении на рис. 12.6.

Рис. 12.6. Распределение затрат после назначения ресурсов на задачуРис. 12.6. Распределение затрат после назначения ресурсов на задачу

Рис. 12.6. Распределение затрат после назначения ресурсов на задачу

Рис. 12.6. Распределение затрат после назначения ресурсов на задачу

Планируя при создании назначения нагрузку сотрудников и расходы материалов, MS Project ориентируется на определенные свойства задач и назначений, которые мы еще не рассматривали. Чтобы понять, какие факторы влияют на логику работы MS Project при определении назначений, рассмотрим эти свойства.

Типы задач

Задачи в плане проекта могут быть трех типов: Fixed Duration (Фиксированная длительность), Fixed Work (Фиксированные трудозатраты) или Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов). Тип задачи выбирается на вкладке Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче (рис. 12.7, файл З.трр) и определяет, как редактирование одного из свойств задачи — длительности, трудозатрат или назначений — будет влиять на два других свойства.

Рис. 12.7. Тип задачи определяется в диалоговом окне сведений о задаче

От того, какой тип задачи выбран, зависит, значение какого из трех свойств фиксируется. Например, если вы определите тип задачи Fixed Duration (Фиксированная длительность), то изменение трудозатрат или числа назначенных на исполнение задачи сотрудников не изменит ее длительность.

Например, длительность задачи Сбор предложений от авторов в нашем проекте (файл 4.трр) не зависит от того, сколько сотрудников издательства общаются с авторами, а зависит от скорости поступления информации от авторов.

Если вы создадите задачу с фиксированной длительностью и определите ее длительность в 5 дней, а затем назначите на исполнение сотрудника, то трудозатраты автоматически будут установлены в 40 часов. После того как вы добавите на задачу еще одного сотрудника, трудозатраты станут составлять 80 часов (то есть 2 человеко-недели), а длительность по-прежнему будет равняться 5 дням, или 40 часам. Если же увеличить длительность задачи до 6 дней, то трудозатраты

каждого из задействованных в ней сотрудников возрастут, и суммарно составят уже 96 часов (рис. 12.8, файл

M*« j Смлоп

vw* i Twer»^«n«wl**!L.. !«i»tfWH»M« WK

1A5 days

FMdMwЙ6ЙЙ|

5

4

т

40 hrs Fixed Duration =Corptю«£йй<?е*Э0«йд Corp!

Fixed

Рис. 12.8. Длительность задач не зависит от трудозатрат и числа назначенных ресурсов

Тип Fixed Work (Фиксированные трудозатраты) используется в плане проекта для обозначения задач, для выполнения которых нужны определенные трудозатраты. Длительность исполнения таких задач напрямую зависит от числа выделенных на исполнение сотрудников. Чем больше сотрудников, тем меньший объем работы приходится на каждого из них и тем быстрее задача будет выполнена.

Например, если добавить в план задачу с длительностью в 5 дней и установить ее тип Fixed Work (Фиксированные трудозатраты), то MS Project зафиксирует объем трудозатрат в 40 часов. Если затем назначить на выполнение задачи сотрудника, то он будет загружен на 100%. Если теперь назначить на задачу еще одного сотрудника, то программа разделит зафиксированные трудозатраты в 40 часов между двумя из них, и, соответственно, время, за которое они вдвоем выполнят задачу (то есть ее длительность), уменьшится до 2,5 дня (рис. 12.9, файл Types\FWork.mpp).

Рис. 12.9. Трудозатраты задачи зафиксированы, и чем больше ресурсов назначено, тем быстрее задача будет выполнена

Если же у задачи с фиксированными трудозатратами увеличить длительность, то есть дать назначенным ресурсам больше времени на выполнение работы, то программа уменьшит их среднюю ежедневную нагрузку. В предыдущем примере два сотрудника выполняли задачу за 2,5 дня, работая в первые два дня по 8 часов и по 4 в последний. Если же мы увеличим длительность этой задачи до 5 дней, то MS Project понизит загрузку сотрудников до 50%, и теперь они будут работать по 4 часа в день, но в течение недели (рис. 12.10).

Тип Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов) используется в плане проекта для обозначения задач, длительность и объем работ которых полностью зависят от выделенных на них ресурсов. Например, если добавить в план задачу длительностью в 5 дней и выделить на нее сотрудника, то трудозатраты будут определены в 40 часов. Если теперь назначить на задачу еще одного сотрудника, то трудозатраты возрастут до 80 часов, теперь над выполнением задачи трудятся

два человека. Если теперь изменить длительность задачи, например, до 6 дней, то трудозатраты вырастут до 96 часов. А если теперь изменить объем трудозатрат на 80 часов, то длительность автоматически уменьшится до 5 дней (рис. файл Types\FUnits.mpp).

Рис. 12.10. После увеличения длительности задач сфиксированной длительностью падает нагрузка сотрудников

.40 hrs.40 hrsСотр1;Сотр2Сотр1;Сотр2Сотр1,Сотр2;Сотр1,Сотр2;Fixed UnitsFixed UnitsСотр1 ;Сотр2Сотр1 ;Сотр25 days5 daysFixed UnitsFixed UnitsСотр1Сотр10 hrs.0 hrs.[96 hrs i 80 hrs i[96 hrs i 80 hrs iFixed UnitsFixed Units.Fixed Units.Fixed Units556 days I6 days IFixed UnitsFixed Units55days]days]Рис. 12.11. Длительностьзадач сфиксированным объемом ресурсов равняется трудозатратам, деленным на число назначенных ресурсовРис. 12.11. Длительностьзадач сфиксированным объемом ресурсов равняется трудозатратам, деленным на число назначенных ресурсов

.40 hrs

.40 hrs

Сотр1;Сотр2

Сотр1;Сотр2

Сотр1,Сотр2;

Сотр1,Сотр2;

Fixed Units

Fixed Units

Сотр1 ;Сотр2

Сотр1 ;Сотр2

5 days

5 days

Fixed Units

Fixed Units

Сотр1

Сотр1

0 hrs.

0 hrs.

[

96 hrs i

80 hrs i

[

96 hrs i

80 hrs i

Fixed Units

Fixed Units

.Fixed Units

.Fixed Units

5

5

6 days I

6 days I

Fixed Units

Fixed Units

5

5

days]

days]

Рис. 12.11. Длительностьзадач сфиксированным объемом ресурсов равняется трудозатратам, деленным на число назначенных ресурсов

Рис. 12.11. Длительностьзадач сфиксированным объемом ресурсов равняется трудозатратам, деленным на число назначенных ресурсов

В табл. 12.1 показано, как изменение одного из свойств задачи влияет на другие свойства в зависимости от ее типа.

Таблица 12.1. Взаимосвязь свойств для задач разных типов

Тип задачи

Изменение объема ресурсов

Изменение длительности

приводит к пересчету

Изменение работы

Фиксированный объем ресурсов

длительности

трудозатрат

длительности

Фиксированные трудозатраты

длительности

объема ресурсов

длительности

Фиксированная длительность

трудозатрат

трудозатрат

объема ресурсов

Фиксированный объем работ

В дополнение к указанию типа задачи можно использовать признак фиксированного объема работ. Этот признак можно добавить, установив флажок Effort driven (Фиксированный объем работ) рядом со списком типов задач (см. рис. 12.7), если задача не относится к типу Fixed Work (Фиксированные трудозатраты).

Если этот признак включен, то назначение ресурсов или удаление назначений приводит к изменению длительности или процента загрузки ресурсов, но не трудозатрат, необходимых для выполнения задачи. Таким образом, использование

этого признака позволяет частично зафиксировать трудозатраты одновременно с одним из двух других свойств задачи: длительностью или объемом ресурсов.

Фиксация объема работ не учитывается при первом назначении ресурсов на задачу и влияет на логику работы MS Project только после первого назначения. Кроме того, признак фиксации объема работ не учитывается, когда вы изменяете длительность, трудозатраты или единицы уже назначенных ресурсов.

Например, когда на задачу фиксированной длительности 5 дней назначался второй сотрудник, трудозатраты увеличивались с 40 часов до 80. Если же задача будет фиксированной длительности и фиксированного объема работ, то добавление второго сотрудника не повлияет на трудозатраты, а приведет к понижению загрузки первого сотрудника до 50%, и второй сотрудник будет также задействован на 50% (рис. 12.12, файл Types\FDurationE.mpp).

Й^^^® Сшр1[50%];Сотр2[5В%1Й^^^® Сшр1[50%];Сотр2[5В%10 hrs Fixed Duration0 hrs Fixed Duration5 days5 daysСотр1Сотр15 clays'5 clays'40 hrs I Fixed Duration i40 hrs I Fixed Duration i5 days;40 hrs \ Fixed Duration [ Сотр1 [50%l;Corp2[50%]i:5 days;40 hrs \ Fixed Duration [ Сотр1 [50%l;Corp2[50%]i:Рис. 12.12. При назначении дополнительных ресурсов на задачу уменьшается процент их загрузкиРис. 12.12. При назначении дополнительных ресурсов на задачу уменьшается процент их загрузки

Й^^^® Сшр1[50%];Сотр2[5В%1

Й^^^® Сшр1[50%];Сотр2[5В%1

0 hrs Fixed Duration

0 hrs Fixed Duration

5 days

5 days

Сотр1

Сотр1

5 clays'

5 clays'

40 hrs I Fixed Duration i

40 hrs I Fixed Duration i

5 days;40 hrs \ Fixed Duration [ Сотр1 [50%l;Corp2[50%]i:

5 days;40 hrs \ Fixed Duration [ Сотр1 [50%l;Corp2[50%]i:

Рис. 12.12. При назначении дополнительных ресурсов на задачу уменьшается процент их загрузки

Рис. 12.12. При назначении дополнительных ресурсов на задачу уменьшается процент их загрузки

Если же добавить второй ресурс к задаче с фиксированными ресурсами, то трудозатраты вырастают с 40 до 80 часов. Если в аналогичной ситуации задача будет помечена как задача с фиксированным объемом работ, то при добавлении ресурса трудозатраты сохранятся, а длительность задачи уменьшится, поскольку участие второго ресурса уменьшает время, необходимое на выполнение объема работ (рис. 12.13, файл Types\FUnitsE.mpp).

Рис. 12.13. При выделении дополнительных ресурсов сокращается длительность задачи

Календарь задачи

У задачи, как у ресурсов и проекта в целом, может быть свой календарь, по которому она выполняется. Например, если задача может выполняться на особом оборудовании, то режим выполнения задачи будет совпадать с режимом работы оборудования. Календарь задачи определяется в диалоговом окне сведений о задаче (рис. 12.14) в списке Calendar (Календарь). Если календарь задачи не определен

(в списке выбран пункт None (Нет)), то календарем задачи считается базовый календарь проекта.

Рис. 12.14. Выбор календаря задачи в диалоговом окне сведений о задаче

Календарь задачи определяет, как трудозатраты на ее выполнение будут распределены в календаре проекта. Например, если у задачи выбран стандартный календарь (или календарь не выбран и календарем проекта является стандартный), то при назначении ресурса (выделенного на 100%) трудозатраты будут распределяться из расчета 8 часов в день со дня начала задачи. Например, на рис. 12.15 (строка 1) мы выделили ресурс на 40-часовую задачу, длящуюся в течение 5 дней. Автоматически его загрузка была определена как 8 часов ежедневно в течение 5 дней.

При распределении загрузки ресурса внутри периода, отведенного на исполнение задачи, учитывается не только календарь задачи, но и календарь ресурса. То есть чтобы определить, сколько часов ресурс должен тратить на выполнение задачи в определенный день, MS Project умножает число часов, которые ресурс может отработать в этот день, на число единиц, на которые ресурс был выделен для этой задачи. Например, если ресурс работает по стандартному календарю с 8-часовым рабочим днем, то при выделении на 100% он будет работать над задачей по 8 часов в день, а если календарь ресурса настроен на 24-часовой рабочий день, то при выделении на 100% он будет работать над задачей 24 часа. Поэтому при выделении на задачу ресурса с 24-часовым календарем (рис. 12.15, строка 3) задача с трудозатратами в 40 часов будет выполнена за 2 дня: в один день сотрудник отработает 24 часа, а в другой — 16.

При распределении трудозатрат по рабочим дням программе приходится об ь - единять календари задачи и ресурса. Если календарь ресурса позволяет ему работать больше, чем по календарю задачи, то ресурс работает больше. (Это иллюстрирует предыдущий пример, где на задачу со стандартным календарем был выделен ресурс с 24-часовым календарем.) Если же календарь задачи требует от ресурса работать больше, чем тому полагается по персональному календарю, то

ресурс работает меньше. Этот принцип иллюстрирует строка 5 на рис. 12.15: на задачу с 24-часовым календарем был выделен ресурс со стандартным календарем, и программа по-прежнему распределила нагрузку по 8 часов в день. То есть календарь ресурса имеет приоритет перед календарем задачи.

О ir^tWi '.q wb<k itXnatioH 1Task Catandar ignofe ■■Remove»СлегкигО ir^tWi '.q wb<k itXnatioH 1Task Catandar ignofe ■■Remove»СлегкигNone;None;24 Hours:24 Hours:.24 Hours:.24 Hours:Standard:Standard:HZHZ40 hrs: 5 days:40 hrs: 5 days:24Hrs i 40 hrs i24Hrs i 40 hrs i; 40hrs■ 5days:..; 40hrs■ 5days:..Norm 1 40Norm 1 40Norm : 40Norm : 4040hrs; 5 days;24 Hrs : 40 hrs40hrs; 5 days;24 Hrs : 40 hrsРис. 12.15. Примеры использования календарей задач и их сочетание с календарями ресурсовРис. 12.15. Примеры использования календарей задач и их сочетание с календарями ресурсовj 40 hrs i 5 daysNorm i 40 hrs;j 40 hrs i 5 daysNorm i 40 hrs;%r3A%r3A1"1"NoNooh:oh:8h8h8h8h8h:8h:8h8hWorkWork8h|8h|8h8h81V81VNoNo24h24hWorkWorkiiNoNo8hi8hi8hi8hi81V81V8hi8hi8hi8hi8Ы8Ы8h8h8h|8h|WorkWork81V81V16h16h24h.24h.||24h I24h I16h16hWorkWorkWorkWorkYesYes8h:8h:ohohShiShi8h;8h;8h:8h:8h8h8hi8hienen8hj8h|8hj8h|[?MI Det*[?MI Det*work^ workwork^ work^i: work iWbfk^i: work iWbfkWorkWork.8hj..8hj.

О ir^tWi '.q wb<k itXnatioH 1Task Catandar ignofe ■■

Remove»

Слегкиг

О ir^tWi '.q wb<k itXnatioH 1Task Catandar ignofe ■■

Remove»

Слегкиг

None;

None;

24 Hours:

24 Hours:

.24 Hours:

.24 Hours:

Standard:

Standard:

HZ

HZ

40 hrs: 5 days:

40 hrs: 5 days:

24Hrs i 40 hrs i

24Hrs i 40 hrs i

; 40hrs■ 5days:..

; 40hrs■ 5days:..

Norm 1 40

Norm 1 40

Norm : 40

Norm : 40

40hrs; 5 days;

24 Hrs : 40 hrs

40hrs; 5 days;

24 Hrs : 40 hrs

Рис. 12.15. Примеры использования календарей задач и их сочетание с календарями ресурсов

Рис. 12.15. Примеры использования календарей задач и их сочетание с календарями ресурсов

j 40 hrs i 5 days

Norm i 40 hrs;

j 40 hrs i 5 days

Norm i 40 hrs;

%r3A

%r3A

1"

1"

No

No

oh:

oh:

8h

8h

8h

8h

8h:

8h:

8h

8h

Work

Work

8h|

8h|

8h

8h

81V

81V

No

No

24h

24h

Work

Work

i

i

No

No

8hi

8hi

8hi

8hi

81V

81V

8hi

8hi

8hi

8hi

8Ы

8Ы

8h

8h

8h|

8h|

Work

Work

81V

81V

16h

16h

24h.

24h.

|

|

24h I

24h I

16h

16h

Work

Work

Work

Work

Yes

Yes

8h:

8h:

oh

oh

Shi

Shi

8h;

8h;

8h:

8h:

8h

8h

8hi

8hi

en

en

8hj

8h|

8hj

8h|

[?M

I Det*

[?M

I Det*

work

^ work

work

^ work

^i: work iWbfk

^i: work iWbfk

Work

Work

.8hj.

.8hj.

Для того чтобы календарь задач при расчете расписания имел больший приоритет, чем календарь ресурсов (например, у тех задач, которые действительно необходимо выполнять в определенное время независимо от желания сотрудников), нужно установить флажок Scheduling ignores resource calendars (He учитывать календари ресурсов при планировании) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 12.14).

Например, на рис. 12.15 этот режим включен у задач в строках 7 и 9. У первой выбран 24-часовой календарь и назначен ресурс со стандартным календарем, а у второй, наоборот, выбран стандартный календарь и назначен ресурс с 24-часовым календарем. В обоих случаях нагрузка на ресурсы распределена в соответствии с календарем задачи.

Свойства назначения

Каждое из связанных с задачей назначений имеет набор свойств, с помощью которых его можно настроить так, чтобы оно в большей степени соответствовало требованиям вашего проекта. Настройка свойств назначения осуществляется в диалоговом окне Assignment Information (Сведения о назначении), открывающемся по двойному щелчку на назначении в таблице представления Task Usage (Использование задач).

Диалоговое окно содержит три вкладки, из которых на этапе составления плана проекта нам понадобится лишь первая, General (Общая). На ней (рис. 12.16) можно изменить задействованный в назначении ресурс, указав новое название в поле Resource (Ресурс), процент участия, выбрав нужную величину в счетчике Units (Единицы), или трудозатраты, указав их в счетчике Work (Трудозатраты). Но самое важное в данном диалоговом окне не это, а возможность определить точные даты участия ресурса в задаче и профиль загрузки.

Рис. 12.16. Диалоговое окно сведений о назначении

Профиль загрузки

По умолчанию при создании назначения трудозатраты распределяются по всей его длительности, используя максимум рабочего времени ресурса. То есть если трудозатраты не округляются до целых дней, например до 20 часов (8+8+4), то объем работы в 4 часа будет оставлен на последний день задачи, а первые два дня ресурсы будут задействованы полностью. Например, именно так распределена работа на рис. 12.15*.

Распределение по описанному принципу соответствует плоскому профилю загрузки, по умолчанию используемому для новых назначений. Однако не всегда это удобно, поскольку часто выполнение задачи требует приложить разные трудозатраты на разных этапах ее выполнения.

Изменить профиль загрузки назначения можно с помощью раскрывающегося списка Work contour (Профиль загрузки) в диалоговом окне сведений о назначении (см. рис. 12.16, файл Calendars\l.mpp). По умолчанию выбран пункт Flat (Плоский). На рис. 12.17 представлены примеры применения остальных профилей, предлагаемых этим списком. Значки, появляющиеся в колонке Indicators (Индикаторы) при применении профилей к назначению, отражают принцип распределения загрузки назначения каждого из них.

Профиль Back Loaded (Загрузка в конце) распределяет трудозатраты так, что основная нагрузка приходится на последние дни, отведенные на выполнение задачи. Противоположность ему представляет профиль Front Loaded (Загрузка в начале), отводящий на основные трудозатраты первые дни выполнения задачи.

Если эти два профиля распределяют загрузку по нарастанию или по убыванию, то следующие профили содержат пики загрузки в разные моменты выполнения задачи. Профиль Double Peak (Двойной пик) содержит два пика в середине задачи, Early Peak (Ранний пик) планирует пиковую загрузку ближе к началу задачи, a Late Peak (Поздний пик) — ближе к ее окончанию.

В задачах в строках 3 и 7 исполнение начинается в 8:00, поэтому загрузка в первый день равняется 16 часам, а не 24.

Рис. 12.17. Примеры использования профилей загрузкиРис. 12.17. Примеры использования профилей загрузки

Рис. 12.17. Примеры использования профилей загрузки

Рис. 12.17. Примеры использования профилей загрузки

ВНИМАНИЕВНИМАНИЕЕсли применить к назначению профиль Bell (Колокол), то пик работ придется на середину выполнения задачи. А профиль Turtle (Черепаха) планирует основную загрузку ресурса на середину выполнения задачи, а в начале и окончании задачи трудозатраты уменьшаются.

ВНИМАНИЕ

ВНИМАНИЕ

Использование профилей приводит к изменению трудозатрат ресурсов в определенные дни. Если нагрузка ресурсов до применения профиля составляла по 8 часов в день, то его применение приведет к ее понижению в определенные дни и, как следствие, к увеличению числа дней, которые ресурс должен работать. Поэтому применять профили стоит осторожно, так как они

могут изменить длительность задач.

Использование профилей загрузки позволяет в автоматическом режиме перераспределить загрузку ресурсов в течение времени исполнения задачи. В случае, если нагрузка распределена не так, как вам хотелось бы, ее можно отредактировать вручную. Профили удобно использовать для распределения загрузки на длительных задачах, поскольку при ручном распределении трудозатрат в них легко ошибиться.

Даты начала и окончания назначения

Иногда ресурс подключается для выполнения задачи не на все время со дня ее начала и до окончания, а лишь на некоторые дни. Например, в задаче Подготовка плана номера нашего проекта (файл 4.трр), которая длится с 17.01.2002 до 21.01.2002, главный редактор Уваров задействован только один день — 18.01. В таких случаях для ограничения длительности назначения нужно указать в его свойствах даты его начала и окончания.

Даты начала и окончания назначения вводятся в диалоговом окне сведений о назначении (см. рис. 12.16) в полях Start (Начало) и Finish (Окончание). При соз-

дании назначения эти поля заполняются датами начала и окончания задачи. Кроме того, их можно редактировать в таблице представления Task Usage (Использование задач), если добавить в нее столбцы Start (Начало) и Finish (Окончание). На рис. 12.18 (файл Assignments\2.mpp) мы используем эти столбцы, чтобы продемонстрировать, как влияет изменение длительности назначения на свойства задачи. Кроме того, если ввести 0 в ячейках таблицы, соответствующих дням, в которые ресурс не работает над выполнением задачи, то длительность назиа- чения также будет автоматически уменьшена.

JeykNen-^JeykNen-^GompGomp2GompGomp2a Aa Aj" Comp Comp2 ij" Comp Comp2 iАА-.: A(Comp iComp2 i-.: A(Comp iComp2 iiAssighrWb Ww Dww Type . B»n : f^^ LiAssighrWb Ww Dww Type . B»n : f^^ LComp :Gomp2 iComp :Gomp2 ii50% ii50% i| •40 hrs 5 days; Fixed Duration 25 03.02 29 03 02;| •40 hrs 5 days; Fixed Duration 25 03.02 29 03 02;2 0 hr s2 0 hr sComp \Comp2 •Comp \Comp2 •50% 20 hrs ’ 50% 16 hrs ,50% 20 hrs ’ 50% 16 hrs ,36 hrs: 5 days Fmed Duration 25 0 3 02 "Я 03 02 i36 hrs: 5 days Fmed Duration 25 0 3 02 "Я 03 02 iiiCompCompГГ50%50%50%50%40 hrs 5 daysFixedWork 26C3 02 29.03.02j40 hrs 5 daysFixedWork 26C3 02 29.03.02j20 hrs20 hrs20 hrs20 hrsГГ2503.02 29 03 0225 03 02' 29 03 022503.02 29 03 0225 03 02' 29 03 02"id hrs 5 days; 50% - 20 hrs i 63% Г 20 hrs"id hrs 5 days; 50% - 20 hrs i 63% Г 20 hrsFixed Work" ' "^ 03 02 29 03 02HFixed Work" ' "^ 03 02 29 03 02Hii50%50%Comp2 50%Comp2 50%50% .50%50% .50%40 hrs 5 days Fixed Units 25 03 02 29.03.02;40 hrs 5 days Fixed Units 25 03 02 29.03.02;20 hrs20 hrs ■20 hrs20 hrs ■36 hrs; 5 • days': Fixed Units: 2503.02 29 03 02;36 hrs; 5 • days': Fixed Units: 2503.02 29 03 02;20 hrs :20 hrs :< Defeat< DefeatWorkWorkShi 5h:Shi 5h:26.0302 29 03 02[ 2503.02" 28 03 021 [26.0302 29 03 02[ 2503.02" 28 03 021 [25 03.02 29 03 0225 03 02 29 030225 03.02 29 03 0225 03 02 29 0302.. 25.03 02 29.03 02, i29 03 02".. 25.03 02 29.03 02, i29 03 02"250302 29 03 0225 03 02 28 03 02250302 29 03 0225 03 02 28 03 02WorkWorkWwkWwkWork WorkWork WorkWwk Wwk WorkWwk Wwk Work25 03 02 29.03.0225 03.02 28 03 0225 03 02 29.03.0225 03.02 28 03 02

JeykNen-^

JeykNen-^

Gomp

Gomp2

Gomp

Gomp2

a A

a A

j" Comp Comp2 i

j" Comp Comp2 i

А

А

-.: A(

Comp i

Comp2 i

-.: A(

Comp i

Comp2 i

iAssighrWb Ww Dww Type . B»n : f^^ L

iAssighrWb Ww Dww Type . B»n : f^^ L

Comp :

Gomp2 i

Comp :

Gomp2 i

i

50% i

i

50% i

| •40 hrs 5 days; Fixed Duration 25 03.02 29 03 02;

| •40 hrs 5 days; Fixed Duration 25 03.02 29 03 02;

2 0 hr s

2 0 hr s

Comp \

Comp2 •

Comp \

Comp2 •

50% 20 hrs ’ 50% 16 hrs ,

50% 20 hrs ’ 50% 16 hrs ,

36 hrs: 5 days Fmed Duration 25 0 3 02 "Я 03 02 i

36 hrs: 5 days Fmed Duration 25 0 3 02 "Я 03 02 i

i

i

Comp

Comp

Г

Г

50%

50%

50%

50%

40 hrs 5 daysFixedWork 26C3 02 29.03.02j

40 hrs 5 daysFixedWork 26C3 02 29.03.02j

20 hrs

20 hrs

20 hrs

20 hrs

Г

Г

2503.02 29 03 02

25 03 02' 29 03 02

2503.02 29 03 02

25 03 02' 29 03 02

"id hrs 5 days; 50% - 20 hrs i 63% Г 20 hrs

"id hrs 5 days; 50% - 20 hrs i 63% Г 20 hrs

Fixed Work" ' "^ 03 02 29 03 02H

Fixed Work" ' "^ 03 02 29 03 02H

i

i

50%

50%

Comp2 50%

Comp2 50%

50% .50%

50% .50%

40 hrs 5 days Fixed Units 25 03 02 29.03.02;

40 hrs 5 days Fixed Units 25 03 02 29.03.02;

20 hrs

20 hrs ■

20 hrs

20 hrs ■

36 hrs; 5 • days': Fixed Units: 2503.02 29 03 02;

36 hrs; 5 • days': Fixed Units: 2503.02 29 03 02;

20 hrs :

20 hrs :

< Defeat

< Defeat

Work

Work

Shi 5h:

Shi 5h:

26.0302 29 03 02

[ 2503.02" 28 03 021 [

26.0302 29 03 02

[ 2503.02" 28 03 021 [

25 03.02 29 03 02

25 03 02 29 0302

25 03.02 29 03 02

25 03 02 29 0302

.. 25.03 02 29.03 02, i29 03 02"

.. 25.03 02 29.03 02, i29 03 02"

250302 29 03 02

25 03 02 28 03 02

250302 29 03 02

25 03 02 28 03 02

Work

Work

Wwk

Wwk

Work Work

Work Work

Wwk Wwk Work

Wwk Wwk Work

25 03 02 29.03.02

25 03.02 28 03 02

25 03 02 29.03.02

25 03.02 28 03 02

Рис. 12.18. Пример использования дат начала и окончания назначения

Мы создали три задачи разного типа длительностью 5 дней с трудозатратами 40 часов (строки 1, 5, 10). Эти трудозатраты распределены между двумя ресурсами, каждый из которых задействован на 50%. Затем у второго ресурса мы переносим дату окончания назначения с 29.03.02 на 28.03.02.

У задач с фиксированной длительностью (строки 1, 3) и фиксированным объемом ресурсов (строки 10, 12) это приводит к уменьшению трудозатрат при сохранении длительности. При этом перерасчет трудозатрат ресурса происходит по формуле трудозатраты = длительность назначения х процент загррзки. Поэтому если вы хотите, чтобы при уменьшении длительности назначения трудозатраты ресурса сохранились, нужно увеличить процент его загрузки. Это можно сделать либо в диалоговом окне сведений о назначении (см. рис. 12.16), либо на вкладке Resources (Ресурсы) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 12.5).

У задачи с фиксированными трудозатратами после уменьшения длительности назначения загрузка ресурса увеличивается, с тем чтобы его трудозатраты не изменились. Так, в нашем примере (строки 5, 7) трудозатраты ресурса выросли с 50% до 63%.

Перерывы в выполнении работы

Довольно часто задачи имеют перерывы, например, когда ресурс, исполняющий работу, должен временно переключиться на другую задачу. В таком случае нужно воспользоваться командой прерывания задачи.

Для прерывания задачи нужно открыть диаграмму Ганта и выбрать команду меню Task (Правка Прервать задачу). После этого нужно навести курсор на отрезок нужной задачи. Курсор преобразится в вертикальную полосу, от которой вправо отходит стрелка, и потянув задачу с помощью такого курсора, вы прервете ее. Прерванная задача представлена на рис. 12.19 (файл Assignments^.mpp).

Рис. 12.19. Перерыв в выполнении работ в представлениях Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и Task Usage (Использование задач)

Но что происходит с назначениями, когда на диаграмме Ганта вы прерываете задачу? На самом деле в дни перерыва программа обнуляет трудозатраты назначенных ресурсов (см. нижнюю часть совмещенного представления на рис. 12.19). Поэтому, если вам потребуется освободить ресурсы от выполнения работ над задачей, вы можете воспользоваться как средствами диаграммы Ганта, так и представлением Task Usage (Использование задач).

Назначение материальных ресурсов

При назначении материальных ресурсов можно указать как фиксированный объем выделяемых на задачу ресурсов (например, 3 бочонка, как на рис. 12.5), так и переменный объем (например, 1 бочонок в день). Для ввода переменного объема расходования материалов нужно в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 12.5) в поле Units (Единицы) ввести данные в формате: число обозначение длительности. Например, З/d (3/д) для обозначения расходования трех единиц материала в день.

В первом случае на решение задачи выделяется ограниченное количество материалов, и оно распределяется по времени исполнения задачи в соответствии с примененным к назначению профилем. Во втором случае программа планирует расходовать материальный ресурс в соответствии с единицами назначения, и общий объем расходуемого на задачу материала зависит от длительности задачи. Кроме изменение объемов выделяемых материалов может повлиять на свойства задачи.

Например, на рис. 12.20 (файл Assignments\5.mpp) представлена задача с фиксированными трудозатратами длительностью в 3 дня, на которую выделены 6 коробок бумаги при скорости расходования 2 коробки в день (строка 1). При увеличении длительности задачи (строка 3) автоматически уменьшается скорость расходования материалов, поскольку программа предполагает, что объем материалов зафиксирован.

Рис. 12.20. Переменный объем расходования материалов и задачи с фиксированными трудозатратами

При увеличении объема материалов (строка 5) увеличивается длительность задачи, поскольку скорость расходования остается прежней. А при уменьшении скорости расходования материалов до 1 коробки в день (строка длительность задачи также увеличивается.

На рис. 12.21 (строка 11) представлен пример задачи с теми же параметрами, что и на рис. 12.20 (строка 1), но с фиксированной длительностью. При увеличении длительности таких задач (строка увеличивается общий объем требуемых задаче материальных ресурсов. При увеличении общего объема выделенных на задачу материалов (строка 15) длительность задачи сохраняется, но увеличивается скорость расходования материалов. А при уменьшении скорости расходования материалов (строка 17) уменьшается общий объем материалов, требующийся для выполнения задачи.

Если же материальный ресурс с переменным объемом расходования задействован в задаче с фиксированным объемом ресурсов (рис. 12.22, строка 20), то при увеличении длительности задачи (строка 22) требуемый задаче объем ресурсов возрастает, а при уменьшении скорости расходования (строка 26) — уменьшается. Если же увеличивается общее число выделенных на задачу материалов, то увеличивается длительность задачи.

Рис. 12.21. Переменный объем расходования материалов и задачи с фиксированной длительностью

Рис. 12.22. Переменный объем расходования материалов и задачи сфиксированным объемом ресурсов

Удаление назначений

Удалить назначения можно в представлении Task Usage (Использование задач), выделив строку таблицы с назначением и нажав клавишу Delete или удалив ресурс из списка ресурсов в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 12.5).

Удаление нематериального ресурса может привести к изменениям длительности или трудозатрат задачи и к изменению загрузки других задействованных в задаче ресурсов. Как повлияет удаление назначения на свойства задачи и ее назначений, зависит от типа задачи.

Удаление назначения из задачи с фиксированной длительностью повлечет уменьшение трудозатрат на ее исполнение (рис. 12.23, строки 1, 4). Но если задача была с фиксированным объемом работ (Effort Driven), то трудозатраты с удалением ресурса не уменьшатся, и соответственно росту трудозатрат увеличится процентная загрузка других назначений. Так, на рис. 12.23 видно, что при удалении одного из ресурсов загрузка второго выросла со 100% до 200% (строки 7, 10).

Удаление ресурсов из задач с фиксированными ресурсами приводит к изменениям в свойствах задачи и других назначений, только если у задачи зафиксирован объем работ (рис. 12.24, строки 19, 22). В этом случае трудозатраты удаленного ресурса переносятся на оставшиеся назначения, что приводит к увеличению длительности задачи.

faavs tours: Fixed Duration:faavs tours: Fixed Duration:5 days 40 hrs Fixed Duration5 days 40 hrs Fixed Duration5days 80hrs: FixedDuration5days 80hrs: FixedDuration5day$: 8Ohrt5day$: 8Ohrt.^^.^^; t-t*.; t-t*.NoNoFixed Duration:Fixed Duration:Рис. 12.23. Удаление назначения из задачи с фиксированной длительностьюРис. 12.23. Удаление назначения из задачи с фиксированной длительностьюРис. 12.24. Удаление назначения из задачи с фиксированными ресурсамиРис. 12.24. Удаление назначения из задачи с фиксированными ресурсами

faavs tours: Fixed Duration:

faavs tours: Fixed Duration:

5 days 40 hrs Fixed Duration

5 days 40 hrs Fixed Duration

5days 80hrs: FixedDuration

5days 80hrs: FixedDuration

5day$: 8Ohrt

5day$: 8Ohrt

.^^

.^^

; t-t*.

; t-t*.

No

No

Fixed Duration:

Fixed Duration:

Рис. 12.23. Удаление назначения из задачи с фиксированной длительностью

Рис. 12.23. Удаление назначения из задачи с фиксированной длительностью

Рис. 12.24. Удаление назначения из задачи с фиксированными ресурсами

Рис. 12.24. Удаление назначения из задачи с фиксированными ресурсами

Удаление назначения из задачи с фиксированными трудозатратами приводит к тем же последствиям, что и в предыдущем случае: объем работ, который должен был выполнить удаленный ресурс, распределяется между оставшимися назначениями. Соответственно увеличивается и длительность задачи (рис. 12.25, файл Assignments\4.mpp).

Рис. 12.25. Удаление назначения из задачи с фиксированными трудозатратамиРис. 12.25. Удаление назначения из задачи с фиксированными трудозатратами

Рис. 12.25. Удаление назначения из задачи с фиксированными трудозатратами

Рис. 12.25. Удаление назначения из задачи с фиксированными трудозатратами

Определение состава ресурсов во время создания назначений

Создавать назначения удобно, если список ресурсов уже заполнен. Но обычно необходимые проекту ресурсы известны заранее, только если в организации накоплен большой опыт выполнения аналогичных проектов. Если же такого опыта нет, то определить ресурсы можно в процессе создания назначений.

Сначала нужно установить флажок, разрешающий автоматическое добавление новых ресурсов (см. раздел «Настройка параметров» урока 12). После этого в диалоговом окне определения ресурсов задачи можно будет вводить названия новых ресурсов, а не только выбирать из списка. В качестве названий ресурсов стоит указывать не фамилии, а профессиональные квалификации, например «редактор» или «программист». Если требуется несколько ресурсов одной квалификации, можно ввести названия «программист!», «программист2» и т. д.

После того как назначения определены и на каждую задачу назначены исполнители и выделены материалы, перейдя в представление Resource Sheet (Лист ресурсов), вы увидите список всех требуемых проекту сотрудников и оборудования. Теперь можно заменить профессиональные квалификации конкретными фамилиями.

Что нового вы узнали?

О Как составлять список ресурсов проекта.

О Как определять время участия ресурса в проекте и персональный график работы сотрудников.

О Как создавать, редактировать и удалять назначения.

О Какие типы задач существуют и как они взаимосвязаны с назначениями.

О Как распределять загрузку ресурсов в рамках назначения с помощью профилей.

О Как определять даты начала и окончания назначения.

О Как вводить данные о перерывах в исполнении задач.

О Как выделять на задачу материальные ресурсы.

О Как определять состав ресурсов во время создания назначений.

УРОКУРОКДополнительная информация о задачах и ресурсах

УРОК

УРОК

Внесение дополнительной информации о задачах и ресурсах в план проекта

Использование стандартных полей «внутренних» таблиц

ОНестандартные (настраиваемые)

поля «внутренних» таблиц

Использование настраиваемых полей и кодов структуры для создания планов, соответствующих стандартам организации

Описание задач, ресурсов

и назначений с помощью заметок

Создание гиперссылок для задач, ресурсов и назначений

Из этого урока вы узнаете, как вносить в план проекта дополнительную информацию о задачах и ресурсах. Для этого мы будем использовать как стандартные поля «внутренних» таблиц, так и нестандартные (настраиваемые).

Настраиваемые поля и коды структуры, использованию которых посвящена большая часть этой главы, являются одним из наиболее удобных средств, заложенных в MS Project. Именно благодаря наличию в программе гибких возможностей настройки с ее помощью можно создавать планы, соответствующие стандартам и потребностям самых разных организаций.

Изученные в этом уроке принципы работы с настраиваемыми полями и кодами структуры очень пригодятся в будущей работе с MS Project. Кроме того, мы будем активно их использовать в последующих уроках.

Внесение в план проекта дополнительной информации

Часто после того, как определен состав задач, ресурсов проекта и назначения, в план требуется внести дополнительную информацию. Например, добавить комментарии по поводу того, как должна быть выполнена та или иная задача. Иногда требуется прокомментировать отдельное назначение, чтобы описать, как ресурс должен участвовать в работе над определенной задачей.

Кроме того, если задачи в плане структурированы с помощью фаз, то ресурсам вообще соответствует в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) один список. Для того чтобы структурировать задачи или ресурсы другим способом, можно использовать коды структуры. Например, можно присвоить всем ресурсам код, определяющий, к какому отделу они относятся, и затем сгруппировать их по этому коду. Так можно, например, определить объем трудозатрат каждого из отделов организации в выполнении проекта и лучше спланировать их загрузку.

Дополнительная информация может вноситься как в стандартные, так и в настраиваемые поля таблиц. К стандартным относятся поля кода структуры задач и поля приоритета, а также имена групп ресурсов, заметок и гиперссылок для задач, ресурсов и назначений. Настраиваемые поля могут относиться или к задачам, или к ресурсам и бывают двух типов: собственно настраиваемые поля и настраиваемые коды структуры. Рассмотрим, как вносить дополнительную информацию во все эти поля и как затем отображать ее в таблицах и на диаграммах.

Код структуры задач

Коды используются для идентификации задач, учета их исполнения, анализа трудозатрат и пр. Например, сотрудник может сообщить менеджеру, что выполнил задачу с определенным кодом, и менеджер сможет легко найти ее в плане работ и внести соответствующую отметку. Если для подготовки номера журнала используется типовой проект, то, собрав данные о подготовке нескольких журналов, можно по кодам сравнить одинаковые задачи из разных проектов и оценить производительность разных проектных команд.

Определение кодов задач осуществляется в диалоговом окнеCode Definition

(Определение кодов СДР), попасть в которое можно, выбрав команду меню Project WBS Define Code (Проект СДР Определить код).

^> ^ПРИМЕЧАНИЕНазвание WBS (СДР) расшифровывается как Work Breakdown Structure (Струк

турная декомпозиция работ) и обозначает один из способов представления плана проекта. В этом представлении коды работ играют важную роль, поскольку именно с их помощью идентифицируются задачи.

Для каждой задачи формируется уникальный код. Он может предваряться префиксным кодом то есть строкой, с которой начинается код каждой задачи в плане проекта. В диалоговом окне определения кодов (рис. 13.1) для ввода префикса предназначено поле Project Code Prefix (Префикс кода проекта). Например, на рис. 13.1 (файл в качестве префикса выступает строка поскольку работы относятся к майскому номеру журнала.

Рис. 13.1. Определение кодов задач проекта

Уникальный код задачи строится из нескольких последовательностей символов, отделенных друг от друга разделителями. При этом каждая из последовательностей соответствует определенному уровню структуры Например, на рис. 13.1 для нумерации задач верхнего уровня используются цифры, для задач второго уровня используются заглавные а для задач третьего уровня - строчные.

Для добавления уровня нужно просто установить курсор в следующую строку таблицы и выбрать тип последовательности. Для удаления уровня нужно установить курсор на строку уровня и нажать клавишу Delete.

Для определения типа последовательности и связывания ее с уровнем задачи в структуре используется таблица, расположенная в середине диалогового окна.

Подробнее о структуре плана проекта см. в разделе «Структурная фильтрация» урока 4.

Цифры в первой колонке таблицы, Level (Уровень), не редактируются и соответствуют уровню задач в структуре. В колонке Sequence (Последовательность) из раскрывающегося списка выбирается тип символов, которые будут использоваться для нумерации задач текущего уровня.

На рис. 13.1 представлены все возможные типы символов: Numbers (ordered) (Цифры (поUppercase Letters (ordered) (Прописные буквы (латиница, по

Lowercase(Строчные буквы (латиница, пои

Characters (unordered) (Знаки (без

Длина последовательностив колонке Length (Длина). Этот пара

метр определяет максимальную длину последовательности, и от него зависит, сколько элементов на данном уровне может быть пронумеровано с помощью кодов. Например, если выбран цифровой тип символов длиной 1, то пронумеровать можно будет только 9 задач. Если выбраны текстовые символы, то число задач, которые могут быть пронумерованы, увеличивается до числа букв алфавита. Если при добавлении задач вам не будет хватать выбранной длины для корректной нумерации, MS Project отобразит соответствующее предупреждение.

Если в поле Length (Длина) указать длину последовательности больше 1, то при генерации кодов для задач в них будут включаться нули перед значимыми цифрами. Например, если длина цифровой последовательности равна 2, то номера элементов меньше десяти будут начинаться с нуля: 01, 02, 03 и т. д. Для текстовых последовательностей код будет начинаться с А: АА, АВ, АС и т. д., до тех пор пока число пронумерованных задач не превысит число букв в алфавите. Поэтому если вы хотите предусмотреть возможность длинных кодов задач, но не хотите видеть в них нулевые значения, то в поле Length (Длина) нужно установить значение Any (Любая).

Наконец, в поле Separator (Разделитель) из раскрывающегося списка можно выбрать символ, который будет отделять символьные последовательности, идентифицирующие задачи данного уровня и следующего.

Образец кода отображается в поле Code preview (Код). Дополнительные элементы диалогового окна определяют параметры работы MS Project с кодами. Если установить флажок Generate WBS code for new task (Создавать коды СДР для новых задач), тоновой задаче автоматически будет присваиваться код. А установ

ка флажка Verify uniqueness of new WBS codes (Проверять уникальность новых кодов СДР) обеспечит проверку уникальности кодов, отредактированных вручную.

Послекак все настройки осуществлены, присвоить новые коды задачам

можно с помощью команды меню ProjectRenumber (Проект СДР Изменить

нумерацию). Для того чтобы просмотреть коды для каждой задачи, нужно добавить в таблицу столбец WBS (СДР).

На рис. 13.2 приведен фрагмент плана проекта (ll.mpp), в котором коды задач расставлены в соответствии с настройками на рис. Как мы видим, коды всех задач имеют префикс МАИ//. Задачи и фазы верхнего уровня нумеруются (например, строки с идентификаторами 1, 8, 26, 33). Коды задач второго уровня

В русской версии MS Project есть два дополнительных типа последовательностей: Прописные буквы (кириллица, по алфавиту) и Строчные буквы (кириллица, по алфавиту).

включают префикс, номер фазы верхнего уровня и заглавную букву, идентифицирующую задачу внутри фазы. Например, первая задача в фазе с номером МАЙ//2 будет иметь номер МАЙ//2.А,а первая задача, вложенная в эту фазу, — МАЙ//2.А-а.

2 _2J45' 6 ‘2 _2J45' 6 ‘ЭЭ11МАИ/ЛПланирование номераМАИ/ЛПланирование номераМАЙ/Л. BiМАЙ/Л. BiПодготовка плана номераПодготовка плана номераМАИ//1.СМАИ//1.СПредварительная редколлегияПредварительная редколлегияМАИ/ЛА^ Сбор предложений от авторовМАИ/ЛА^ Сбор предложений от авторовмаи//1.о;Доработка планов с учетом замечаний

2 _2J

4

5

' 6 ‘

2 _2J

4

5

' 6 ‘

Э

Э

1

1

МАИ/ЛПланирование номера

МАИ/ЛПланирование номера

МАЙ/Л. Bi

МАЙ/Л. Bi

Подготовка плана номера

Подготовка плана номера

МАИ//1.С

МАИ//1.С

Предварительная редколлегия

Предварительная редколлегия

МАИ/ЛА^ Сбор предложений от авторов

МАИ/ЛА^ Сбор предложений от авторов

МАИ//1.Е^Редколлегия

МАЙ/Л. F:План номера утвержден

ioи 1ioи 1||МДИ//2АМАЙ/ЛАа^МАИ/ЙАб] МАЙ/72 АсМДИ//2АМАЙ/ЛАа^МАИ/ЙАб] МАЙ/72 АсВВПодготовка обложкиОтбор моделиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложкиПодготовка обложкиОтбор моделиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложки13и: 1525 .26. i13и: 1525 .26. i| МАЙ/QAd^ jМАЙ//2Ае[ МАЙ//2А1МАЙ//2.ВМАЙ//2^С1| МАЙ/QAd^ jМАЙ//2Ае[ МАЙ//2А1МАЙ//2.ВМАЙ//2^С1Передача рекламных анонсов в предыдущий номерПередача рекламных анонсов в предыдущий номерВерстка обложкиОбложка готова* Подготовка текстовПодготовка материалов завершенаВерстка обложкиОбложка готова* Подготовка текстовПодготовка материалов завершенаМАИ/a i(ti Верстка журналаМАИ/a i(ti Верстка журнала343436373637МАИ//4МАЙ//4.АМАЙ//4 ВМАЙ//4с1МАИ//4МАЙ//4.АМАЙ//4 ВМАЙ//4с1а Предпечатная подготовкаКонвертция сверстанного номера в формат Мас Цветоделениеа Предпечатная подготовкаКонвертция сверстанного номера в формат Мас ЦветоделениеS3S3МАЙ//4.0МАИ//4.ЕМАЙ//4.0МАИ//4.ЕКоррекцияВывод пленокНомер готов к передаче в типографиюКоррекцияВывод пленокНомер готов к передаче в типографиюМАИ//2:НПодготовкаматериалов

io

и 1

io

и 1

|

|

МДИ//2А

МАЙ/ЛАа^

МАИ/ЙАб] МАЙ/72 Ас

МДИ//2А

МАЙ/ЛАа^

МАИ/ЙАб] МАЙ/72 Ас

В

В

Подготовка обложки

Отбор модели

Фотосъемка модели

Подготовка анонсов материалов номера для обложки

Подготовка обложки

Отбор модели

Фотосъемка модели

Подготовка анонсов материалов номера для обложки

13и

: 15

25 .

26. i

13и

: 15

25 .

26. i

| МАЙ/QAd^ jМАЙ//2Ае[ МАЙ//2А1

МАЙ//2.В

МАЙ//2^С1

| МАЙ/QAd^ jМАЙ//2Ае[ МАЙ//2А1

МАЙ//2.В

МАЙ//2^С1

Передача рекламных анонсов в предыдущий номер

Передача рекламных анонсов в предыдущий номер

Верстка обложки

Обложка готова

* Подготовка текстов

Подготовка материалов завершена

Верстка обложки

Обложка готова

* Подготовка текстов

Подготовка материалов завершена

МАИ/a i(ti Верстка журнала

МАИ/a i(ti Верстка журнала

34

34

36

37

36

37

МАИ//4

МАЙ//4.А

МАЙ//4 В

МАЙ//4с1

МАИ//4

МАЙ//4.А

МАЙ//4 В

МАЙ//4с1

а Предпечатная подготовка

Конвертция сверстанного номера в формат Мас Цветоделение

а Предпечатная подготовка

Конвертция сверстанного номера в формат Мас Цветоделение

S3

S3

МАЙ//4.0

МАИ//4.Е

МАЙ//4.0

МАИ//4.Е

Коррекция

Вывод пленок

Номер готов к передаче в типографию

Коррекция

Вывод пленок

Номер готов к передаче в типографию

Рис. 13.2. Фрагмент таблицы, в которой отображается настроенный код

Просмотреть и отредактировать номер любой задачи можно в диалоговом окне сведений о задаче на вкладке Advanced (Дополнительно). В поле WBS Code (Код СДР) можно указать новое значение кода (рис. 13.3, файл ll.mpp), которое будет проверено на соответствие формату.

Приоритет задач и группы ресурсов

Priority (Приоритет) — это свойство задачи, отражающее важность ее исполнения для проекта, варьирующееся в диапазоне от 1 до 1000. Его можно изменить с помощью одноименного столбца в таблице или на вкладке General (Общие) в диалоговом окне сведений о задаче (рис. 13.4, файл ll.mpp). Приоритет задач по умолчанию определяется в диалоговом окне сведений о проекте и обычно равен 500. Использовать это свойство имеет смысл тогда, когда проект содержит много дополнительных задач, исполнением которых можно пренебречь. Эти задачи можно выделить, присвоив им низкий приоритет, и в дальнейшем использовать эту информацию при планировании.

Рис. 13.3. Редактирование кода в диалоговом окне сведений о задаче

Рис. 13.4. Информация о приоритете задачи вводится вдиалоговом окне сведений озадаче

Как правило, ресурсы проекта можно объединить в группы, например по роли в проекте (редакторы, корректоры и т. д.), по названию внешней организации, предоставившей ресурс, или по иному признаку.

Информация о группе, к которой относится ресурс, вводится на вкладке General (Общие) диалогового окна сведений о ресурсе в поле Group (Группа) или в одноименном столбце таблицы Entry (Ввод) в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов). На рис. 13.5 представлено диалоговое окно сведений о ресурсе для одного из участников нашего проекта. В качестве названия группы используется роль участника.

Рис. 13.5. Ввод группы ресурса в диалоговом окне сведений о ресурсе

Данные о группе, к которой относится ресурс, можно использовать при фильтрации (например, чтобы отобрать всех редакторов) и при группировке.

Заметки и документы

Часто задачу, ресурс или назначение требуется сопроводить заметкой, каким- то комментарием. Чтобы добавить заметки к любому из этих основных элементов плана проекта в MS Project, нужно воспользоваться вкладкой Notes (Заметки) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 13.4), ресурсе (см. рис. 12.2) или (см. рис. 12.16). Эти вкладки для разных элементов проекта выглядят одинаково, и мы рассмотрим работу с ними на примере добавления заметки к задаче.

В центре вкладки (рис. 13.6, файл расположен редактор заметок, в котором можно вводить текст и вставлять файлы. Для форматирования текста предназначены кнопки, расположенные над диалоговым окном: первая открывает диалоговое окно форматирования шрифта, следующие три форматируют расположение абзаца, а четвертая расставляет маркеры перед выделенными абзацами. С помощью последней кнопки вызывается диалоговое окно для вставки объекта (файла) в заметку.

Задачи, содержащие заметки, имеют соответствующий значок в колонке Indi- cators(Индикаторы). При наведениимышиназначокотображаетсятекстзаметки, как, например, на рис. 13.7 (файл Но если бы мы добавили в поле заметки файл, то при наведении мыши на значок информация о нем не отображалась бы.

SSРис. 13.6. Добавляем заметку к задаче «Редколлегия»Рис. 13.6. Добавляем заметку к задаче «Редколлегия»Доработка планов с учетом замечанийДоработка планов с учетом замечаний3 days3 days23.01.02:23.01.02:Ц" 8' Э.■^ГJ1 -Т2~Ц" 8' Э.■^ГJ1 -Т2~6—Notes: Задания на зтот номердолжнытемы:~летний отдых;фотокамеры;видеокамеры.’Отбор моделиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложки6—Notes: Задания на зтот номердолжнытемы:~летний отдых;фотокамеры;видеокамеры.’Отбор моделиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложки1128.01.02 i28.01.02 i29.01.0201.02.0229.01.0201.02.02\>\>||Передачаанонсов вномерПередачаанонсов вномер201.02.024 days~j3j111.03.02!201.02.024 days~j3j111.03.02!0 days I0 days I14.03.02:18.03.02!14.03.02:18.03.02!jj0035■ ’" 29,00 days j35■ ’" 29,00 days jВерстка обложкиВерстка обложкиОбложкаОбложка

S

S

Рис. 13.6. Добавляем заметку к задаче «Редколлегия»

Рис. 13.6. Добавляем заметку к задаче «Редколлегия»

Доработка планов с учетом замечаний

Доработка планов с учетом замечаний

3 days

3 days

23.01.02:

23.01.02:

Ц

" 8

' Э.

■^Г

J1 -

Т2~

Ц

" 8

' Э.

■^Г

J1 -

Т2~

6—

Notes: Задания на зтот номер

должнытемы:

~летний отдых;

фотокамеры;

видеокамеры.’

Отбор модели

Фотосъемка модели

Подготовка анонсов материалов номера для обложки

6—

Notes: Задания на зтот номер

должнытемы:

~летний отдых;

фотокамеры;

видеокамеры.’

Отбор модели

Фотосъемка модели

Подготовка анонсов материалов номера для обложки

1

1

28.01.02 i

28.01.02 i

29.01.02

01.02.02

29.01.02

01.02.02

\>

\>

|

|

Передачаанонсов вномер

Передачаанонсов вномер

2

01.02.02

4 days

~

j3

j

1

11.03.02!

2

01.02.02

4 days

~

j3

j

1

11.03.02!

0 days I

0 days I

14.03.02:

18.03.02!

14.03.02:

18.03.02!

j

j

0

0

35

■ ’" 29,00 days j

35

■ ’" 29,00 days j

Верстка обложки

Верстка обложки

Обложка

Обложка

Рис. 13.7. При наведении мыши на значок заметки отображается ее текст

Для редактирования заметки можно использовать также поле таблицы Notes (Заметки), если добавить его в таблицу. Правда, при этом нельзя пользоваться расширенными возможностями форматирования, доступными в редакторе заметок.

Чтобы связанные с задачей файлы были видны при просмотре диаграммы, их можно вставлять прямо в диаграмму Ганта, для чего нужно воспользоваться командой меню Insert Object (Вставка Объект). Диалоговое окно вставки объекта идентично тому, что открывается для вставки файла в заметку.

Это диалоговое окно (рис. 13.8, файлпозволяет вставить объект из су

ществующего файла или создать новый. Для выбора режима нужно отметить соответствующий переключатель: либо Create New (Создать новый), либо Create from (Создать из файла). По умолчанию выбран первый переключатель.

Для создания нового объекта нужно выбрать его тип из списка и затем нажать кнопку ОК. Автоматически запустится соответствующее приложение, в котором можно создать нужный файл.

Рис. 13.8. Диалоговое окно вставки объекта в режиме создания нового объекта

Если же вы выберете второй переключатель, то диалоговое окно преобразится: в нем появится поле для ввода адреса файла на диске (рис. 13.9, файл 12.mpp). Нажав кнопку Browse (Просмотр), можно выбрать файл с диска. Если установить флажок Link (Связь с файлом), то содержимое файла, отображенное на диаграмме после вставки, будет обновляться, если вы отредактируете файл. Если этот флажок будет сброшен, то в проект будут вставлены текущие данные из выбранного файла.

Рис. 13.9. Диалоговое окно вставки объекта на основе существующего файла

Если вы не хотите, чтобы на диаграмме или в поле заметки отображались данные из выбранного файла, а вам нужна лишь ссылка на него в виде значка, нужно установить флажок Display as Icon (В виде значка).

На рис. 13.10 изображен проектный файл (12.mpp) после того, как мы добавили в него сопровождающие документы. Так, в заметку задачи Передача рекламных анонсов в предыдущий номер был вставлен шаблон для передачи этих анонсов, а на диаграмму был вставлен документ в формате Microsoft Visio.

Документ, добавленный в заметку задачи, относится к задаче, но как определить, к чему относится документ, добавленный на диаграмму? Для этого предназначе-

но диалоговое окно форматирования этого объекта (рис.файлвы

зываемое с помощью команды Properties (Свойства) в его контекстном меню.

номера утвержденномера утвержденЫ Верене журмее»Ы Верене журмее»ПередачаПередачаПодютоае;Подютоае;Вере па atОбложхе n-Вере па atОбложхе n-ТеомчесхТеомчесхТеестм ЮТ : Подютоакеш 'Теестм ЮТ : Подютоакеш '3 Пееммрое ewe номере3 Пееммрое ewe номереПодготовка материаловПодготовка материалов-W———————-W———————ШаблонпередачиШаблонпередачиunmjyfunmjyf1 day:1 day:13 dm5 Г13 dm5 Гпредложений отплана Предварительнаяпредложений отплана ПредварительнаяДоработкас учетомРедколлегияДоработкас учетомРедколлегияПодготовке обложки218» Оку* (^ь:№=5ш*"*»*«*^подгоювк .&«*<| п«*онрг I BeeeuU* | w-wdПодготовке обложки218» Оку* (^ь:№=5ш*"*»*«*^подгоювк .&«*<| п«*онрг I BeeeuU* | w-wdii■vrwvr■vrwvr10 01 0217.010222.01 022328 01 0228 01 0229.01.8201.62.1210 01 0217.010222.01 022328 01 0228 01 0229.01.8201.62.1211

номера утвержден

номера утвержден

Ы Верене журмее»

Ы Верене журмее»

Передача

Передача

Подютоае;

Подютоае;

Вере па at

Обложхе n-

Вере па at

Обложхе n-

Теомчесх

Теомчесх

Теестм ЮТ : Подютоакеш '

Теестм ЮТ : Подютоакеш '

3 Пееммрое ewe номере

3 Пееммрое ewe номере

Подготовка материалов

Подготовка материалов

-W———————

-W———————

Шаблонпередачи

Шаблонпередачи

unmjyf

unmjyf

1 day:

1 day:

13 dm

5 Г

13 dm

5 Г

предложений от

плана Предварительная

предложений от

плана Предварительная

Доработкас учетом

Редколлегия

Доработкас учетом

Редколлегия

Подготовке обложки218» Оку* (

^ь:№=5ш*"*»*«*^

подгоювк .&«*<| п«*онрг I BeeeuU* | w-wd

Подготовке обложки218» Оку* (

^ь:№=5ш*"*»*«*^

подгоювк .&«*<| п«*онрг I BeeeuU* | w-wd

i

i

■vrwvr

■vrwvr

10 01 02

17.0102

22.01 02

23

28 01 02

28 01 02

29.01.82

01.62.12

10 01 02

17.0102

22.01 02

23

28 01 02

28 01 02

29.01.82

01.62.12

1

1

Рис. 13.10. Вставка сопровождающих документов в план проекта

Рис. 13.11. Определение расположения внедренного объекта на диаграммеРис. 13.11. Определение расположения внедренного объекта на диаграмме

Рис. 13.11. Определение расположения внедренного объекта на диаграмме

Рис. 13.11. Определение расположения внедренного объекта на диаграмме

Диалоговое окно форматирования объекта состоит из двух вкладок. Расположение объекта на диаграмме определяется на вкладке Size & Position (Размер и положение). Расположение можно определить относительно временной шкалы, выбрав переключатель Attach to timescale (Связать со шкалой времени), или относительно задачи с помощью переключателя Attach to task (Связать с задачей).

Если вы установили связь объекта с временной шкалой, то с помощью параметра Vertical (По вертикали) определяется расстояние между ней и объектом, а с помощью параметра Date (Дата) — дата, под которой должен быть расположен документ. Если же установлена связь с задачей, то параметры Vertical (Повертикали) и Horizontal (По горизонтали) определяют расстояние между отрезком задачи и объектом. А параметр Attachment point (Точка привязки) позволяет определить, с какой стороны от отрезка будет расположен объект. Номер задачи, к которой будет «привязан» объект, выбирается в поле ID (Ид.).

Параметры Height (Высота) и Width (Ширина) позволяют определить размер объекта на диаграмме, а на вкладке Line & Fill (Линии и заливка) (рис. 13.12, файл 12.mpp) можно указать, будет ли на диаграмме особым образом ограничиваться и закрашиваться отведенное под объект место.

Рис. 13.12. Настройка линий и заливки объекта

В разделе Line (Линия) определяется, будет ли ограничиваться отведенное объекту место, и если да, то с помощью какой линии. Для отображения линии нужно выбрать переключатель Custom (С указанными параметрами) и затем определить цвет и тип линии. Аналогично осуществляется работа в разделе Fill (Заливка). Для отмены отображения линии или заливки нужно выбрать в соответствующем разделе переключатель None (Нет).

Например, на рис. 13.12 мы настроили наш объект таким образом, чтобы он обрамлялся толстой рамкой черного цвета и область внутри нее заштриховывалась по диагонали линиями голубого цвета.

Гиперссылки

Гиперссылки можно указывать для задач, ресурсов или назначений. Использовать гиперссылки удобно тогда, когда документ слишком объемен, чтобы хранить его в плане проекта. В таком случае его можно разместить на локальном компьютере и в план поместить ссылку на него.

Для связи гиперссылки с задачей, ресурсом или назначением нужно задачу, ресурс или назначение в таблице и воспользоваться командой меню Insert(Вставка Гиперссылка) или командой Hyperlink (Гиперссылка)

в контекстном меню. После этого откроется диалоговое окно, в котором можно определить параметры будущей ссылки.

Edit HyperlinkEdit HyperlinkLrktoiLrktoitext to display: [Сайт"Профессионал управления проектамиtext to display: [Сайт"Профессионал управления проектамиScretnTiQ... IScretnTiQ... I

Edit Hyperlink

Edit Hyperlink

Lrktoi

Lrktoi

text to display: [Сайт"Профессионал управления проектами

text to display: [Сайт"Профессионал управления проектами

ScretnTiQ... I

ScretnTiQ... I

NewDocument;NewDocument;inDocumentinDocument№ient . Fie,№ient . Fie,Existing He or Web PageExisting He or Web PageAddress:Address:Cirent FolderCirent Folder53Е-гцЫ Address53Е-гцЫ AddressHe:///C:/Pro^s/B<x^/p*ernext^J Bookmark . jmk,.’@M5IT5tore:‘C: \M5Pro)ect20025tandard\Ofhcl0\ 1033\p)mJ ——*ject20025tandard\OFfHe:///C:/Pro^s/B<x^/p*ernext^J Bookmark . jmk,.’@M5IT5tore:‘C: \M5Pro)ect20025tandard\Ofhcl0\ 1033\p)mJ ——*ject20025tandard\OFfРис. 13.13.гиперссылкиРис. 13.13.гиперссылкит

New

Document;

New

Document;

in

Document

in

Document

№ient . Fie,

№ient . Fie,

Existing He or Web Page

Existing He or Web Page

Address:

Address:

Cirent Folder

Cirent Folder

53

Е-гцЫ Address

53

Е-гцЫ Address

He:///C:/Pro^s/B<x^/p*ernext^J Bookmark . j

mk,.’@M5IT5tore:‘C: \M5Pro)ect20025tandard\Ofhcl0\ 1033\p)mJ ——*

ject20025tandard\OFf

He:///C:/Pro^s/B<x^/p*ernext^J Bookmark . j

mk,.’@M5IT5tore:‘C: \M5Pro)ect20025tandard\Ofhcl0\ 1033\p)mJ ——*

ject20025tandard\OFf

Рис. 13.13.гиперссылки

Рис. 13.13.гиперссылки

Goal;schedule problems

mk: @M5IT5tore: C:\M5Project20025tandard\Off ice 1 0\1033\pjm i

Microsoft Project Help

mk: @M5IT5tore: C: \M5Project20025tandard\Of fice 10\ 1033\p jm

mk: @MSIT5tore: C: \M5Pro ject20025tandard\0f fice 10\ 1033\pjm jm

Microsoft Project Help f

В левой колонке диалогового окна нужно выбрать, какой тип ссылки вы хотите создать: ссылку на файл или страницу в Интернете (Existing File or Web Page), на задачу, ресурс или представление в текущем плане проекта (Place in This Document), на новый документ (Create New Document), или же вы хотите создать адрес электронной почты (E-mailAddress). После выбора значка в левой колонке обновляется содержимое центрального раздела диалогового окна.

При создании ссылки на файл или страницу Интернета в центре диалогового окна можно выбрать файл из текущей папки, щелкнув на значке Current Folder (Текущая папка), или из списка недавно открытых файлов, щелкнув на значке Recent Files (Последние файлы). Если же выбрать значок Browsed Pages (Просмотренные страницы), то отобразится список просмотренных в Интернете страниц.

Если выбрать адрес файла или страницы из списка, то автоматически заполнится поле Address (Адрес) с адресом ссылки. Его можно заполнить и вручную, как на рис. 13.13 (файл hyperlink.mpp). В поле Text to display (Текст) указывается текст, который будет отображаться как ссылка, и при щелчке на нем будет осуществляться переходпоуказанному адресу. Нажав кнопкуScreenTip(Подсказка), можно ввести текст, который будет «всплывать» при наведении мыши на ссылку.

Интересна возможность создания ссылки на место в текущем документе. При щелчке на значке Place in This Document (Место в документе) в центральной диалогового окна отображается список представлений. В этом списке нужно выбрать то представление, на которое создается ссылка. При этом в поле над списком можно указать идентификатор задачи или ресурса,курсором при от

крытии представления. Например, на рис. 13.14 в это поле введено число 10.

Рис. 13.14. Создание ссылки на представление в открытом плане проекта

После того как ссылка создана, рядом с задачей, ресурсом или назначением в поле Indicators (Индикаторы) отображается значок, символизирующий наличие гиперссылки. При наведении на него мыши отображается всплывающая подсказка с адресом ссылки и названием объекта перехода. Для перехода по ссылке достаточно щелкнуть на этом значке (рис. 13.15, файл

Рис. 13.15. После добавления ссылки в поле индикаторов появляется значок

После добавления гиперссылки у задачи, ресурса или назначения изменяются возможности команды контекстного меню Hyperlink (Гиперссылка). Теперь с ее помощью можно изменить или удалить ссылку, перейти по ней, открыть ее в новом окне и добавить в избранное.

Для работы со ссылками предназначена таблица Hyperlink (Гиперссылка), содержащая три специальных столбца: Hyperlink (Гиперссылка), Address (Адрес) и SubAddress (Субадрес). В первом отображается текст гиперссылки, во втором ее адрес, а в третьем — дополнение к адресу, если оно используется. Например, при создании ссылки на текущий документ с номером задачи таким дополнением будет название представления и номер задачи (а адресом — текущий документ).

Настраиваемые поля

Настраиваемые поля предназначены для хранения такой информации о задачах или ресурсах, которая не может быть помещена в поле для заметок. С помощью настраиваемых текстовых полей удобно хранить небольшие фрагменты информации, не требующие форматирования, например результат выполнения задачи.

Казалось бы, в каких случаях заметки могут не подойти? Главное преимущество заметок заключается в возможности прикреплять к задачам внешние файлы или использовать команды форматирования текста. Поскольку эти расширенные возможности не нужны для того, чтобы просто указать результат работ в текстовом виде без форматирования, то их следует оставить для целевого использования.

Преимущество полей заключается в том, что они позволяют легко структурировать информацию о задачах или ресурсах. Например, заказчик проекта хочет понимать, какая конкретная работа делается во исполнения задач и какие результаты достигаются после завершения каждой задачи. Использовать заметки для хранения двух типов информации неудобно, поскольку нельзя просмотреть описание работ отдельно от результатов. Но если создать два настраиваемых поля, в одно из которых будет помещено описание работ, а в другое — их результат, можно структурировать данные и использовать их в дальнейшем раздельно. Заметки при этом будут зарезервированы для хранения файлов и прочей дополнительной сопроводительной информации.

Создание настраиваемых полей

Во «внутренние» таблицы MS Project включен набор полей, которые пользователь может настроить по своему усмотрению и размещать в них свои данные. Эти поля могут относиться либо к ресурсам, либо к задачам и различаются по типам данных, которые в них можно хранить. Работа с настраиваемыми полями осуществляется в диалоговом окне Fields (Настройка полей), вызываемом либо из контекстного меню заголовка таблицы, либо с помощью команды меню Tools Customize Fields (Сервис Настройка Поля).

Диалоговое окно настройки полей состоит из двух вкладок. На первой вкладке, Custom Fields (Настраиваемые поля), и осуществляется работа с настраиваемыми полями (рис. 13.16, файл

Прежде чем настраивать поле, нужно решить, к задачам или к ресурсам относится его содержимое, и, соответственно, выбрать переключатель Task (Задач) или Resource (Ресурсов). Затем в раскрывающемся списке Туре (Тип) нужно определить тип данных (табл. 13.1) этого поля.

Таблица 13.1. Типы настраиваемых полей в MS Project

Тип

Число настраиваемых полей

В полях этого типа могут храниться

Cost (Затраты)

10

данные о стоимости задач или ресурсов

Date (Дата)

10

даты

Duration (Длительность)

10

длительность или трудозатраты

Finish (Окончание)

10

даты окончания или любые другие даты

Flag

20

значения Yes (Да) или No (Нет)

Number (Число)

20

числа

Start (Начало)

10

даты окончания или любые другие даты

Text (Текст)

30

текстовые

Рис. 13.16. Диалоговое окно настройки полей

Выбрав нужный тип данных (в нашем примере 13.mpp это текст), необходимо выбрать поле, а затем настроить его и задать для него название, чтобы потом не забыть, что в поле, например, Textl, хранятся такие-то данные. Для этого предна- значенакнопкаRename(Переименовать), после нажатия накоторую открывается диалоговое окно ввода названия поля. Предположим, что мы хотим указывать в настраиваемом поле результат задачи. Назовем поле Результат, и его название появится в списке полей рядом с названием поля Textl.

Для создания простого настраиваемого поля этой операции достаточно. Остальные параметры этого диалогового окна мы рассмотрим в дальнейшем, когда будем настраивать другие поля в нашем плане. Теперь можно нажать кнопку ОК, чтобы выйти из диалогового окна и попробовать почувствовать удобство использования настраиваемых полей.

Заполнение данными

Заполнять настраиваемые поля можно двумя способами. Первый, традиционный для предыдущих версий MS Project, — добавить поле в таблицу и редактировать данные в нем так же, как и в остальных полях. Второй способ, которым можно редактировать значения настраиваемых полей, появившийся только в MS Project 2002, — использовать вкладку Custom Fields (Настраиваемые поля) в диалоговом окне сведений о задаче или ресурсе.

На этой вкладке представлены все существующие в проекте настраиваемые поля, относящиеся к задачам (а на аналогичной вкладке в диалоговом окне

сведений о ресурсе будут расположены поля, относящиеся к ресурсам). Таблица в центре диалогового окна состоит из двух колонок. В левой колонке, Custom Field Name (Название настраиваемого поля), указано название поля, а в правой, Value (Значение), — значение для текущей задачи. Например, на рис. 13.17 (файл 13.mpp) мы редактируем значение поля Результат для задачи Сбор предложений от авторов. Результатом выполнения задачи будет Файл предложений в редакционном формате.

Рис. 13.17. Заполнение значения настраиваемого поля для задачиРис. 13.17. Заполнение значения настраиваемого поля для задачи

Рис. 13.17. Заполнение значения настраиваемого поля для задачи

Рис. 13.17. Заполнение значения настраиваемого поля для задачи

Для того чтобы MS Project «понял», что вы хотите использовать настраиваемое поле, и отобразил его в диалоговом окне, нужно предварительно переименовать это поле.

Как вы могли заметить на рис.поле WBS (СДР) тоже находится в списке на

страиваемых. Это произошло потому, что мы изменили его настройки. Если же не настраивать структуру кодов задач, то это поле не будет числиться в списке настраиваемых.

Просмотр содержимого на плане

Отображать содержимое полей можно в таблице, добавив в нее соответствующее поле, или прямо на диаграмме Ганта, рядом с задачами. Для этого в диалоговом настройки стилей отрезков нужно отредактировать соответствующие типы отрезков, добавив к числу отображаемых данных нужное поле (о том, как выбирать поля для отображения рядом с отрезками, см. раздел «Настройка текстовой информации, отображаемой рядом с отрезком» урока 5). Кроме того, для выделения значений этих полей особым шрифтом можно воспользоваться средствами форматирования текстовых стилей (см. раздел «Форматирование текстовых стилей» урока 5).

Например, на диаграмме на рис. 13.18 (файл 13.mpp) мы отредактировали тип отрезков Task (Задача) и в настройках отображаемого рядом с отрезком текста добавили поле Результат, так чтобы оно отображалось под отрезком. Затем в диалоговом окне форматирования текстовых стилей мы изменили шрифт текста, отображаемого на диаграмме под отрезками, добавив подчеркивание.

Рис. 13.18. Результаты задач отображены на диаграмме рядом с задачами

Создание настраиваемых полей со списком значений

Часто дополнительная информация в настраиваемых полях не является уникальной для каждой задачи (как в случае с полем Результат), а повторяется. Например, если в настраиваемом поле будет содержаться информация о важности достижения результата для выполнения проекта, то значением поля может быть «Высокая важность», «Средняя» и «Низкая».

Если настраиваемое поле может иметь ограниченный набор значений, то нет смысла заполнять поле для каждой задачи вручную. Намного удобнее создать список возможных значений и затем, редактируя настраиваемое поле для задачи, выбирать значение из списка.

Для того чтобы определить список значений для поля, в диалоговом окне настройки полей (см. рис. 13.16) после выбора настраиваемого поля из списка нужно выбрать в разделе Custom attributes (Настраиваемые атрибуты) переключатель, расположенный рядом с кнопкой Value List (Список значений). При этом

MS Project предупредит, что при настройке списка значений для поля все ранее введенные данные могут быть утеряны, и если вы уверены, что хотите продолжать, то в окне предупреждения нужно нажать кнопку ОК.

Список значений поля задается в диалоговом окне Value List (Список значений), открывающемся после нажатия на одноименную кнопку в диалоговом окне настройки полей. На рис. 13.19 в этом диалоговом окне мы настраиваем текстовое полеВажностьрезультата (файл 14.трр). -

Рис. 13.19. Ввод списка значений для настраиваемого поля

В центре диалогового окна расположена таблица, состоящая из двух колонок: Value (Значение) и Description (Описание). В первую вводятся возможные значения настраиваемого поля, а во вторую — описания. Описания будут отображаться при выборе значения из списка в момент заполнения поля.

Иногда бывает удобно, чтобы при создании новой задачи (или ресурса, если настраиваемое поле относится к ресурсам) одно значение из списка подставлялось в поле автоматически. Например, если большинство задач проекта имеют среднюю важность, то можно подставлять значение Средняя по умолчанию, а другие значения выбирать из списка при необходимости.

Для того чтобы сделать одно из значений значением по умолчанию, нужно установить флажок Use a value from the list as a default entry for the field (Использовать значение из списка в качестве значения поля по умолчанию). После этого станет доступна кнопка Set Default (По умолчанию), нажатие на которую превращает выделенное в таблице значение в значение по умолчанию. После того как мы назначили Средняя значением по умолчанию, содержащая это значение строка в таблице стала выделяться цветом.

ПРИМЕЧАНИЕ Значение по умолчанию будет установлено в настраиваемом поле только для новых задач или ресурсов. Если ресурсы были добавлены до того, как было настроено поле, то для них значение поля будет не определено (останется пустым).

В разделе Data entry options (Параметры ввода данных) определяется порядок заполнения настраиваемого поля. Если выбрать переключатель Restrict fields to items in the value list (В поле допускаются только элементы списка значений), то при заполнении поля выбор будет ограничен существующим списком и нельзя будет ввести произвольные значения. Если же выбрать переключатель Allow additional items to be entered into the field (В поле допускаются и другие элементы), то при заполнении этого поля можно будет как выбирать элементы из списка, так и вводить произвольные значения.

Если вы хотите, чтобы введенные в поле произвольные значения автоматически добавлялись в список значений поля, то нужно установить флажок Append new entries to the value list (Добавлять новые элементы в список значений). А для того, чтобы перед тем, как добавить значение в список, программа запрашивала подтверждение, нужно установить флажок Prompt before adding new values (Запрос перед добавлением новых элементов).

Режим ввода данных, при котором установлены два последних флажка (как на рис. 13.19), довольно удобен, поскольку дает возможность добавить новый элемент в список значений, не заходя в диалоговое окно настройки полей. С другой стороны, предупреждения помогут избежать случайного добавления значения.

Порядок отображения элементов списка при выборе определяется переключателями в нижнем разделе диалогового окна, Display order for dropdown list (Порядок отображения элементов раскрывающегося списка). Значения могут сортироваться по номеру строки в таблице, если выбрать переключатель By row number (По номеру строки), или же по алфавиту, если выбрать переключатель Sort ascending (По возрастанию) или Sort descending (По убыванию). Наиболее удобен первый вариант, поскольку он позволяет настроить самостоятельно порядок записей в таблице и расположить значения согласно ожидаемой частоте их использования.

Использование формул

Иногда значения настраиваемых полей можно заполнять автоматически, с помощью формул. Например, если известно, сколько времени в среднем занимает редактирование 1 страницы текста, то, указав число страниц в статье, можно с помощью формулы рассчитать общую длительность задачи по редактированию статьи.

Для того чтобы ввести в настраиваемое поле формулу, в диалоговом окне настройки полей (см. рис. 13.16) нужно выбрать из списка настраиваемое поле, а затем в разделе Custom attributes (Настраиваемые атрибуты) выбрать переключатель рядом с кнопкой Formula (Формула). MS Project предупредит вас, что при настройке формулы для поля все ранее введенные данные могут быть утеряны, и если вы уверены, что хотите продолжать, то в окне предупреждения нажмите кнопку ОК.

Чтобы редактировать формулу, нужно нажать кнопку (Формула), после чего будет загружен редактор формул MS Project (рис. 13.20, файл

Рис.13.20. РедакторформулMSProjectРис.13.20. РедакторформулMSProjectРедактор состоит из области редактирования формулы и набора кнопок, нажатием на которые можно вводить фрагменты формулы. Формулу можно полностью напечатать вручную, а можно ввести, нажимая на кнопки.

Рис.13.20. РедакторформулMSProject

Рис.13.20. РедакторформулMSProject

1

В формуле можно использовать операции над другими полями MS Project. Например, для того, чтобы определить общее время редактирования статьи, нужно умножить число страниц в статье на время редактирования одной страницы. В нашем проекте мы переименовали настраиваемое поле

в Время редактирования страницы, а поле Numberl в Число страниц в статье. Значит, для определения значения поля Duration2 (Длительность2), или Общее время редактирования статьи, нужно умножить значение поля Durationl

на Numberl В формуле, как мы видим на рисунке, названия полей (как в фильтрах) нужно заключать в квадратные скобки.

Для того чтобы подставить название поля в формулу, можно воспользоваться кнопкой Field (Поле), а чтобы вставить одну из нескольких десятков доступных функций, — кнопкой Function (Функция). Кроме того, с помощью кнопки Import Formula (Импортировать формулу) можно вставить в поле формулу из другого поля любого из открытых проектов.

На рис. 13.21 (файл видно, как действуют сделанные нами настройки. После заполнения полей Число страниц в статье и Время редактирования страницы поле Общее время редактирования статьи пересчитывается.

I ИИ .|

|

' !

Сй5«£* ьреш j Чм^по' j ре^Пчж шей , 1 Отра^ц if. !

статьи1статье

Время1

редвкщроевмия . странниц'

О

В

j60

0 days

0

1

20 hrs i

2 days j

4

4 hrs

ЙЭ

2

20

i day!

4

hrs

4

Статья 3

hrsi

i

j

1

Рис. 13.21. Расчет с помощью формул работает

Однако у текущего режима подсчета есть один недостаток: длительность, рассчитанная для каждой задачи, не суммируется для фазы. А значит, мы не можем автоматически определить ее длительность. Чтобы в настраиваемом поле значения автоматически пересчитывались и для суммарных задач, нужно настроить его особым образом.

Настраиваемые поля и суммарные задачи

Определить, как данные настраиваемого поля будут отображаться для суммарных задач, можно в диалоговом окне настройки полей, в разделе Calculation fortask and group summary rows (Расчет для суммарных строк задач и групп), выбрав необходимое поле в списке (рис. 13.22, файл 16.mpp).

Рис. 13.22. Настройка расчетов для суммарных задач. Содержимое раскрывающегося списка зависит от типа выбранного поля

Раздел содержит три переключателя: None (Нет), Rollup (Сведение) и Use formula (Использовать формулу). Если выбрать первый, то данные настраиваемого поля будут рассчитываться только для обычных задач, а не для суммарных. Второй переключатель позволяет рассчитывать значение настраиваемого поля для суммарных задач, используя одну из операций, представленных в раскрывающемся списке. Состав этого списка меняется в зависимости от типов полей (табл. 13.2), кроме того, нельзя сводить данные для текстовых полей.

Таблица 13.2. Операции для сведения данных в суммарных задачах

Название операции

Типы настраиваемых полей

Описание

And (И)

Flag (Флаг)

Логическое И. Если все вложенные строки в этом поле имеют значение Да, то результат операции — тоже Да.

Если хотя бы одна из строк в этом поле содержитзначение Нет, тои результатом логической операции будет Нет

OR (ИЛИ)

Flag (Флаг)

Логическое ИЛИ. Если хотя бы один из рядов содержит значение Да в этом поле, то операция сведения тоже даст Да

Average (Среднее)

Cost (Затраты), Duration (Длительность), Number (Число)

Сведение будет средним по всем значениям вложенных несуммарных рядов

Average First Sublevel (Среднее первого подуровня)

Cost (Затраты), Duration (Длительность), Number (Число)

Сведение будет средним по всем значениям вложенных несуммарных рядов и по всем значениям вложенных суммарных рядов первогоуровня

Count All (Сложить все)

Number (Число)

Присведении будутскладываться все суммарные и несуммарные ряды

Count First Sublevel (Сложить первый подуровень)

Number (Число)

При сведении будут складываться суммарные ряды первого уровня и все вложенные несуммарные ряды

Count Nonsummaries

(Сложить несуммарные)

Number (Число)

При сведении будут сложены всенесуммарныезадачи

Maximum (Максимум)

Cost (Затраты), Duration (Длительность), Number (Число), Start (Начало), Finish (Окончание)

Результатом сведения будет максимальное значение среди всех значений ниже

Minimum (Минимум)

Cost (Затраты), Duration (Длительность), Number (Число), Start (Начало), Finish (Окончание)

Результатомсведениябудет минимальное значение среди всех значений ниже

Sum (Сумма)

Cost (Затраты), Duration (Длительность), Number (Число)

Результатом сведения будет сумма всех значений ниже

Если для расчета настраиваемого поля используется формула, то становится доступен третий переключатель — Use formula (Использовать формулу). Если выбрать его, то для расчета значений настраиваемого поля для суммарных задач будет использоваться та же формула, что и для обычных задач.

В нашем случае (файл 16.mpp) удобнее использовать операцию сложения значений настраиваемого поля для задач, чем формулу. Ведь наша формула использует при расчете значения других полей, а значит, для них тоже нужно настроить параметры определения значения для суммарных задач. Если же этого не еде-

лать, то значения этих полей для суммарных задач всегда будут нулевыми и результат нашей формулы тоже будет нулем.

На рис, 13.23 представлена таблица из файла 16.mpp с расчетами общей длительности редактирования статей после того, как мы настроили суммирование значений для фаз у поля Общее время редактирования статьи. Теперь значения в нем суммируются, а в остальных настраиваемых полях — no-прежнему нет.

Task NamewxkOf иле гремяредактированияЧисло страницебремя: редитилолания.статьи ..статье ■Щ стрекниfc.'?l:'Task NamewxkOf иле гремяредактированияЧисло страницебремя: редитилолания.статьи ..статье ■Щ стрекниfc.'?l:'60hrs60hrs4,5 day4,5 dayООО daysО days22Статья 1Статья 120hrs!20hrs!2 days2 days4'4'4 fir's"4 fir's".20 hrs.20 hrs442 hrs2 hrsСтатья 2Статья 2В Редактирование статей jВ Редактирование статей jСтатья 3Статья 320'hrs!20'hrs!1 day1,5 days1 day1,5 days12;12;1 hr1 hr

Task NamewxkOf иле гремя

редактирования

Число странице

бремя

: редитилолания

.статьи ..

статье ■

Щ стрекниfc.'?l:'

Task NamewxkOf иле гремя

редактирования

Число странице

бремя

: редитилолания

.статьи ..

статье ■

Щ стрекниfc.'?l:'

60hrs

60hrs

4,5 day

4,5 day

О

О

О days

О days

2

2

Статья 1

Статья 1

20hrs!

20hrs!

2 days

2 days

4'

4'

4 fir's"

4 fir's"

.20 hrs

.20 hrs

4

4

2 hrs

2 hrs

Статья 2

Статья 2

В Редактирование статей j

В Редактирование статей j

Статья 3

Статья 3

20'hrs!

20'hrs!

1 day

1,5 days

1 day

1,5 days

12;

12;

1 hr

1 hr

Рис. 13.23. Теперь общее время редактирования статей суммируется

Подсчитанная нами длительность фактически является трудозатратами на выполнение работы по редактированию. Однако эти данные нельзя автоматически внести в план проекта, то есть в полеWork (Трудозатраты) соответствующих задач, поскольку это поле не является настраиваемым и в него нельзя вводить формулы. Поэтому поместить полученные нами данные в это поле можно только вручную.

Модель, при которой данные рассчитываются в одном поле автоматически при изменении других полей, а потом должны быть вручную перенесены в план проекта, таит в себе одну опасность: можно случайно забыть ввести данные о трудозатратах в план проекта. В таком случае плановые трудозатраты задачи будут неверными, а значит, и план проекта в целом будет неточным. Чтобы трудозатраты задачи всегда соответствовали данным в настраиваемом поле Общее время редак- тированиястатьи, воспользуемся индикаторами.

Использование индикаторов

MS Project содержит возможность отображать в настраиваемом поле не данные, а цветовые индикаторы. Цвет индикатора зависит от выполнения или невыполнения логического условия. Например, в нашем случае (файл 17.mpp) можно создать поле Обновлена и настроить его так, что если данные в поле Общее время редактирования статьи равны данным в поле Work (Трудозатраты), то в нем отображается зеленый индикатор, а если не равны — то красный.

В принципе, такой индикатор можно отображать и в самом поле Общее время редактирования статьи, но мы создадим поле Обновлена типа Flag (Флаг), чтобы продемонстрировать, как работать с полями такого типа.

В диалоговом окне определения полей переименуем поле Flagl (Флаг1) в Обновлена, а затем откроем для него диалоговое окно настройки формулы. Введем формулу [Duration2] = [Work] ([Длительности] = Поля-флаги могут содержать только значение Yes (Да) или No (Нет), и если условие формулы выполняется (то есть Общее время редактирования статьи равно трудозатратам), то поле будет содержать Yes (Да), а если условие не выполняется — No (Нет).

Теперь нужно настроить отображение индикаторов. Для этого в разделе Values to display (Отображаемые значения) диалогового окна настройки поля (см. рис. 13.16) нужно выбрать переключатель, расположенный рядом с кнопкой Graphical Indicators (Графические индикаторы). Затем для настройки индикаторов нужно нажать эту кнопку. В открывшемся окне (рис. 13.24, файл 17.mpp) необходимо настроить критерии отображения индикаторов для разных задач.

Рис. 13.24. Диалоговое окно настройки отображения индикаторов

В верхней части диалогового окна нужно выбрать переключатель, соответствующий типу задач, для которых настраиваются критерии отображения индикаторов: Nonsummary rows (Несуммарных строк), Summary rows (Суммарных строк) или Project summary (Суммарной задачи проекта). При этом для каждого типа можно настроить свои критерии отображения индикатора.

Чтобы для суммарных задач индикаторы отображались по тем же критериям, что и для обычных, нужно установить флажок Summary rows inherit criteria from nonsummary rows (Суммарные строки наследуютусловия отнесуммарных строк). А для того чтобы суммарная задача проекта использовала те же критерии, что и суммарные задачи, нужно установить флажок Project summary inherits criteria from summary rows (Суммарная задача проекта наследует условия от суммарных строк). Если оба флажка установлены, то настраивая параметры для обычных задач, вы тем самым определяете параметры отображения для всех остальных задач проекта.

Настройка параметров отображения индикаторов производится в таблице в центре диалогового окна. Таблица содержит три столбца: Test for (Проверка поля), Values (Значения) и Image (Рисунок). В первом столбце из списка выбирается условие, которому должно соответствовать значение во втором столбце. Список условий совпадает с тем, который мы использовали при создании фильтров в уроке 4 «Сортировка, группировка и фильтрация данных в таблицах» (см. табл. 4.1).

Можно использовать конкретные значения, например Yes (Да) или No (Нет), как в нашем случае, а можно выбрать и значение любого из полей. В последнем поле из списка выбирается рисунок, используемый в качестве индикатора, если условие, описанное в первых двух полях, выполняется. Так, в нашем случае, если значение поля равно Yes (Да), должен отображаться зеленый индикатор, а если равно No (Нет) — красный.

Проверки значения поля выполняются по очереди сверху вниз, и при первом совпадении с условием выбирается индикатор, который будет отображаться. Для того чтобы перемещать условия по списку вверх и вниз, служат кнопки со стрелками, расположенные сбоку от списка.

Иногда хочется просматривать значения поля, скрытые «под» индикатором. Если установить флажок Show data values in ToolTips (Показывать значения данных во всплывающих подсказках), то данные будут отображаться при наведении мыши на индикатор.

Результат настройки индикаторов для поля Обновлена отображен на рис. 13.25 (файл 17.mpp). Как мы видим, в том случае, если данные в поле Общее время редактирования статьи не равны трудозатратам задачи, поле содержит красный индикатор, а если равны — зеленый.

TetkNart#•

Wn

С<ноепене

Общ* ерем* рвд*тирое*«* статьи ' •

Число | сгр»»<х в статьей

Ж»-,':ЙЗМ

ю«ш«я

ии#>|

1

i - Редактирование статей ■

48 hrs jо

3 days

oi

0 days

Статья1i

20 hrs

0,5 days

1

4 hrs

3

;Статья 2

8 hrs

1 day

4!

2 hrs

4

Статья3j

20 hrs

1.5days!

12;

1 hrj

Рис. 13.25. Результат настройки индикаторов

Однако на рисунке видно и несоответствие — трудозатраты в суммарной задаче равны 40 часам (5 дням), а рассчитанное с помощью формулы общее время редактирования статей — трем. Тем не менее в поле отображается зеленый индикатор. В чем же дело?

Если мы установим курсор на ячейку с индикатором в строке обычной задачи, то увидим, что поле нельзя редактировать (так как его значение вычисляется по формуле), а если установим курсор на строку суммарной задачи, то увидим, что ячейку редактировать можно. То есть при настройке формулы для поля Обновлена мы забыли определить формулу расчета значения для суммарных задач.

Перейдем в диалоговое окно настройки полей и выберем операцию суммирования данных для поля Обновлена (аналогично рис. 13.22). Поскольку это поле типа Flag (Флаг), то набор операций (в соответствии с табл. 13.2) будет не такой, как для поля типаDuration(Длительность). Среди них нам подходит операцияAnd (И): если все обычные задачи внутри суммарной имеют значение Yes (Да), то значение суммарной будет таким же. А если среди обычных задач есть хотя бы одно поле со значением No (Нет), то значение в поле суммарной задачи тоже будет No. Это именно то, что нам нужно: если трудозатраты хотя бы одной из обычных задач не обновлены и не соответствуют расчетам по формуле, то трудозатраты

суммарной задачи тоже не верны. Теперь индикатор суммарной задачи будет зеленым только тогда, когда индикаторы всех вложенных в нее задач тоже зеленые. На рис. 13.26 представлены результаты этих настроек Мы скопировали суммарную задачу и вложенные в нее задачи, чтобы продемонстрировать, как работает объединение для поля типа Flag (Флаг). В первом случае, когда среди вложенных задач фазы есть одна с индикатором красного цвета, индикатор фазы тоже красный. Во втором случае, когда все индикаторы вложенных задач зеленые, индикатор для фазы тоже зеленый.

Wx* ;06иа«ле.и 'Хеде тремя

‘**УХ);

■ страниц» : СПйТИв ;

Вром» реяакТ^оььния • страниц

- $£■*! ^j•„/. етыъм^Ж

1 1 J: *3 Редактирование статей

26 hrs |

3 days

0)

0 days

Статья 1

4 hrS:

0,5

1

hire

Статья2

10 hrs

1day

4

hrs

Статья 3

I

ж

12

1 hr

Встатей 2

i

days

0

0 days

Статья 1

4 hrs;

0.5 days

I1;hrs

Статья 2

8 hrs;

1

4;

2 hrs

Статья 3

12hrs|

I

12

1

Рис.Настройка индикаторов с объединением значений для суммарных задач

Настраиваемые коды структуры

Когда мы разбиваем проект на фазы и вложенные в них задачи, то тем самым формируем иерархическую структуру задач. Кроме того, задачи можно упорядочить с помощью кодов WBS (СДР), если не использовать автоматическую нумерацию. Но иногда этих средств структурирования не хватает, и тогда можно создать собственные коды структуры. Особенно это может пригодиться, если вы хотите упорядочить задействованные в проекте ресурсы более сложным способом, чем с помощью поля Group (Группа), например иерархически. Так, с помощью настраиваемых кодов структуры можно сгруппировать ресурсы по отделам организации и по занимаемой в отделе должности. Кроме того, эту информацию можно в дальнейшем использовать при подготовке отчетов. Например, можно будет легко определить, сколько времени задействованы в проекте сотрудники того или иного отдела или той или иной должности.

Создание настраиваемых кодов структуры

Создание настраиваемых кодов структуры происходит в диалоговом окне настройки полей на вкладке Custom Outline Codes (Настраиваемые коды структуры). Настраиваемые коды могут относиться как к задачам, так и к ресурсам — тип поля выбирается в верхней части вкладки (рис. 13.27, файл с помощью переключателей Task (Задача) и Resource (Ресурс). Поскольку мы хотим использовать настраиваемый код структуры, чтобы проиллюстрировать возможности упорядочивания ресурсов, задействованных в проекте, то выберем второй вариант.

Рис. 13.27. Диалоговое окно настройки кодов структуры

Затем в списке в центре диалогового окна нужно выбрать один из кодов и переименовать его с помощью кнопки Rename (Переименовать), так же как и при создании настраиваемого поля. Поскольку с помощью кода мы хотим упорядочить ресурсы, разделив их по отделам, то назовем новый код Код отдела.

Затем нужно определить формат кода, для чего с помощью кнопки Define Code Mask (Определить маску кода) необходимо перейти в диалоговое окно определения маски кода (рис. 13.28, файл 19.mpp).

Рис. 13.28. Диалоговоеокноопределения маскикода

Диалоговое окно определения маски кода напоминает окно определения кодов WBS (СДР), и работа с ним осуществляется по тем же принципам. В таблице в центре диалогового окна определяется число уровней, которыми будет обладать код, и формат данных, используемых для идентификации на каждом из уровней. Первый уровень кода структуры будет соответствовать названию отдела, а второй — занимаемой сотрудником должности. Соответственно, на рис. 13.28 мы настроили код так, чтобы и на первом, и на втором уровне использовались символьные строки с неограниченным числом символов.

Флажок Only allow codes listed in the lookup table (Допускаются только коды из таблицы подстановки) определяет, можно ли при вводе кода для ресурса использовать коды, не перечисленные в таблице подстановки. Если этот флажок установлен, то при вводе для ресурса или задачи значения кода, отсутствующего в таблице подстановки, программа выдаст сообщение об ошибке. Поскольку мы планируем перечислить все возможные отделы и должности в таблице подстановки, то установим этот флажок.

Второй флажок в этом диалоговом окне, Only allow new codes with values in all levels ofmask (Допускаются только новые коды созначениями во всехуровнях маски), разрешает ввод кодов только со значениями на всех уровнях маски. Например, если описать маску кода из трех уровней, а потом ввести для ресурса или задачи значение кода, состоящее только из двух уровней, то при установленном флажке программа выдаст сообщение об ошибке и попросит ввести полный код.

Завершив настройку маски кода, перейдем в диалоговое окно редактирования таблицы подстановки для настраиваемого кода. Это можно сделать, нажав кнопку Edit lookup table (Изменить таблицу подстановки) в диалоговом окне настройки маски кода (см. рис. 13.28) или выбрав нужный код и нажав кнопку с тем же названием в диалоговом окне настройки кодов структуры (см. рис. 13.27).

Диалоговое окно, предназначенное для редактирования таблицы подстановки настраиваемого кода (рис. 13.29, файл 19.mpp), состоит из нескольких управляющих кнопок и таблицы. Таблица состоит из двух редактируемых колонок: Outline code (Код структуры) и Description (Описание). В первую из них вводятся значения для подстановки, отображаемые в списке при заполнении поля, а во вторую могут вводиться расшифровки кодов, которые потом будут использоваться программой для группировки. Например, на рис. 13.29 (файл 19.mpp) кодом верхнего уровня является ВЕР, обозначающий Отдел верстки. Поскольку мы ввели в таблицу соответствующее описание в поле Description (Описание), то программа при сортировке по коду будет использовать его, а не сам код. Кроме того, именно описание кода будет отображаться при группировке данных.

Вводя значения подстановки для кода, можно определить, на каком уровне кода это значение будет использоваться. Номер уровня отображается в первой, серой колонке под названием Level (Уровень). По умолчанию все новые значения добавляются в первый уровень. Для того чтобы перемещать значения на следующий или предыдущий уровень структуры, предназначены кнопки со стрелками вправо и влево, хотя можно воспользоваться и сочетаниями клавиш, используемыми в диаграмме Ганта (Alt+Shift+-> или ALt+Shift+<-). При этом для передвижения на следующий уровень нужно, чтобы над значением находилось значение, относящееся к тому же уровню. Например, если вы хотите передвинуть значение

с первого уровня на второй, то выше этого значения должно быть другое значение, тоже относящееся к первому уровню кода.

Рис. 13.29. Настройкатаблицы подстановкидля настраиваемого кода структуры. Значок с восклицательным знаком сигнализирует о том, что текущее значение кода не соответствует маске

Если у значения кода появляются вложенные значения, то рядом с ним появляется значок для сворачивания и разворачивания, а вложенные значения выделяются большим отступом от края таблицы. Этот режим можно сняв флажок Display indenting in Lookup table (Показывать уровни в таблице подстановки). Если его отключить, то определить, к какому уровню кода относится значение, можно только по номеру уровня в первой колонке таблицы.

Для сворачивания и разворачивания значений кода, содержащих вложенные значения, предназначены кнопки со значками и а для разворачивания всех значений, содержащих вложенные, кнопка с двумя значками

Ввод значений настраиваемого кода структуры и его использование

После того как настраиваемый код создан, его название появляется в списке настраиваемых полей на вкладке Custom Fields (Настраиваемые поля), и для каждого ресурса можно определить его значение путем выбора из раскрывающегося списка (рис. 13.30, файл

Чтобы воспользоваться кодом структуры, находясь в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), сгруппируем ресурсы по этому полю. Для этого откроем диалоговое окно настройки группировки с помощью команды меню Project Group by

nnn^J Gr°UP By (Пр°ект * Группировка ► Настройка группировки) и в качестве Лече ГрУПЛировкн вы^еР<?м поле Код отдела (подробнее о группировке см в раз- УРОКа 4)> На РИС 13 31 видно- как пь^лядит дадма после применения группировки (файл 19.трр).'

Рис. 13.30. Выбираем значениенастраиваемогокода из раскрывающегося спискаРис. 13.30. Выбираем значениенастраиваемогокода из раскрывающегося спискаN^ceto^J'"’, [э Редакция " v: ГСД.Гмвнмиредомго■ УваровВ РедакторыИвановПетровN^ceto^J'"’, [э Редакция " v: ГСД.Гмвнмиредомго■ УваровВ РедакторыИвановПетровс^омрс^омрWxkWorkWxkWork2004■100%100%:2004■100%100%:“” ^ Я» R*o ' CM S«t» J СМ<Й« !toes 100»:lOSAvt“” ^ Я» R*o ' CM S«t» J СМ<Й« !toes 100»:lOSAvt10$AM( tOSAwt10$AM( tOSAwtОМ*ОМ*0$*v0$*v0$*v0$*v0$ 0$ Of0$ Of Of"0$ 0$ Of0$ Of Of"

Рис. 13.30. Выбираем значениенастраиваемогокода из раскрывающегося списка

Рис. 13.30. Выбираем значениенастраиваемогокода из раскрывающегося списка

N^ceto^J'"’, [э Редакция " v

: ГСД.Гмвнмиредомго

■ Уваров

В Редакторы

Иванов

Петров

N^ceto^J'"’, [э Редакция " v

: ГСД.Гмвнмиредомго

■ Уваров

В Редакторы

Иванов

Петров

с^омр

с^омр

Wxk

Work

Wxk

Work

2004■

100%

100%:

2004■

100%

100%:

“” ^ Я» R*o ' CM S«t» J СМ<Й« !

toes 100»:lOSAvt

“” ^ Я» R*o ' CM S«t» J СМ<Й« !

toes 100»:lOSAvt

10$AM( tOSAwt

10$AM( tOSAwt

ОМ*

ОМ*

0$*v

0$*v

0$*v

0$*v

0$ 0$ Of

0$ Of Of"

0$ 0$ Of

0$ Of Of"

Рис. 13.31. Вид диаграммы после применения группировки по созданному коду структуры

На диаграмме код для главного редактора отображается как РЕД.Главный редактор то есть как код структуры, а код для редакторов - как Редакторы. Это случи- Descri ntiо nnJ. _П°ДСтановки мы Зснюлнил поле

(Описание) напротивкодаРЕД.Редактор, иименнозначение этогополя отображается при группировке.

Что нового вы узнали?

О Как вносить в план дополнительную информацию о задачах, pecvocax и назначениях.' ’ р

О Как настраивать и просматривать коды структуры задач (коды WBS (СДР)).

О Как указывать приоритет задачи и группу, к которой относится ресурс.

О Как описывать задачи, ресурсы и назначения с помощью заметок, сохраняя документы в плане проекта.

О Как вводить гиперссылки для задач, ресурсов и назначений.

О Как создавать настраиваемые поля, вводить в них значения и отображать эти значения на диаграмме Ганта и в таблицах.

О Как создавать настраиваемые поля с выбором значений из списка.

О Как использовать формулы в настраиваемых полях, отображать сводные результаты и индикаторы.

О Как создавать настраиваемые коды структуры, вводить их значения и использовать при группировке данных.

I УРОКI УРОКПланирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов

I УРОК

I УРОК

Определение стоимости ресурсов, назначений и задач

Методики планирования стоимости проекта

Анализ загрузки ресурсов

О Оптимизация загрузки ресурсов с целью равномерного распределения работы между ресурсами

GВыравнивание загрузки ресурсов

с использованием автоматизированных средств MS Project и вручную

В этом уроке вы познакомитесь с тем, как определять стоимость проекта с помощью нескольких наиболее распространенных методик. Затем вы начнете учиться анализировать план проекта, и первым, что вы освоите, будет анализ загрузки ресурсов.

Анализ и оптимизация загрузки ресурсов, то есть равномерное распределение работы между ресурсами, — одна из наиболее сложных операций, осуществляемых при составлении проекта в MS Project. В этом уроке вы научитесь использовать возможности автоматизации MS Project для распределения загрузки ресурсов и распределять ее вручную в тех случаях, когда автоматизированные средства не справляются с задачей.

Методы планирования стоимости проекта

Есть несколько методик планирования стоимости проекта: по аналогии, «сверху вниз», по параметрам и «снизу вверх». Определение стоимости проекта по аналогии (analogous estimating) можно применять, когда планируемый проект аналогичен ряду других, выполнявшихся в организации ранее. В таком случае общая стоимость проекта определяется исходя из накопленного опыта, а затем общая стоимость распределяется между задачами.

Этот метод наименее точен, но его применение занимает меньше всего времени. Как правило, стоимость проекта оценивается таким образом только на начальном этапе планирования, когда объем работ еще окончательно не определен и нельзя использовать более точные методики. Чтобы использовать этот метод в MS Project, достаточно вручную заполнить в таблице соответствующие поля (о них пойдет речь в этом уроке).

Определение стоимости проекта по параметрам (parametric modeling) является довольно популярной методикой. Типичным примером является оценка стоимости строящегося дома по площади или определение стоимости мебели по погонным метрам.

Точность этого метода и, соответственно, трудозатраты на его использование зависят от числа оцениваемых параметров. Применять примитивные методики, как те, что были приведены в примере, можно в небольших проектах, особенно если накоплен большой опыт их выполнения. Для масштабных проектов могут применяться методики, использующие большое число параметров. Точность таких методик значительно выше, но и времени их применение отнимает больше. Чтобы применить параметрическую методику в MS Project, нужно воспользоваться настраиваемыми полями и функциями (о них шла речь в разделе «Настраиваемые поля» предыдущего урока).

Методика определения стоимости проекта «снизу вверх» (bottom-up estimating) заключается в расчете стоимости отдельных задач проекта и формировании общей стоимости проекта из суммарной стоимости всех работ.

Именно эта методика является наиболее точной, и именно на ее использование ориентирована программа MS Project. Правда, для ее применения требуется больше всего времени, поскольку ее точность во многом зависит от степени детализа-

ции состава работ и ресурсов. Рассмотрим, как планировать стоимость проекта, используя эту методику.

ПРИМЕЧАНИЕПРИМЕЧАНИЕПрямо противоположна ей методика определения затрат «сверху вниз», при которой рассчитываются общие затраты на проект или фазу, и исходя из этого определяются возможные затраты на составляющие проекта или фазы. Обычно эта методика используется при ограничении проекта по бюджету либо в сочетании с методом оценки по аналогии.

ПРИМЕЧАНИЕ

ПРИМЕЧАНИЕ

Описанные методы определения стоимости можно применять как для проекта в целом, так и для отдельных его задач. При планировании стоимости «снизу вверх» для отдельных задач могут применяться иные методики. Например, параметрическую модель можно применить для расчета стоимости задачи «Статьи поступили в редакцию», поскольку она зависит от двух параметров: стоимости статьи и числа поступающих в редакцию статей. Если известно, что затраты на тестирование программы составляют 25% от затрат на проект разработки программного обеспечения, то можно оценить стоимость всех работ по проекту с помощью методики «снизу вверх» и исходя из этого определить общую стоимость фазы тестирования, и уже затем спланировать затраты на задачи этой фазы.

Планирование стоимости в MS Project

Общая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач и стоимости назначений, которая, в свою очередь, определяется ставками ресурса, трудозатратами и стоимостью использования ресурса. Как мы уже знаем, для каждого ресурса проекта можно определить его стоимость использования в проекте: почасовую ставку или стоимость за использование (см. раздел «Стоимость ресурсов» урока 10). Стоимость назначения определяется стоимостью ресурса, умноженной на длительность назначения (при почасовой ставке), либо фиксированной стоимостью ресурса. При создании назначения программа определяет его стоимость и стоимость задачи, складывая стоимость всех ее назначений и добавляя к ним фиксированную стоимость задачи, если она указана. Суммарная стоимость задач определяет стоимость проекта в целом.

Стоимость ресурсов

Стоимость использования ресурса определяется на вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе. На этой вкладке в разделе Cost rate table (Таблицы норм затрат) расположены пять таблиц норм затрат с одинаковой структурой, переключаться между которыми можно с помощью вкладок А, В, С, D и Е (рис. 14.1, файл \Cost\l.mpp).

В таблице можно определить стандартную ставку ресурса, ставку за сверхурочную работу и стоимость его использования. Первая указывается в колонке Standard Rate (Стандартная ставка), вторая — в колонке Overtime Rate (Ставка сверхурочных), а третья — в колонке Per Use Cost (Затраты на использование). Ставки вводятся в формате число/единица времени, например 1000$/то (1000$/мес), что соответст-

вует оплате $1000 за месяц трудозатрат (о том, как обозначаются единицы времени, см. раздел «Настройки отображения временных единиц» урока 2).

Рис. 14.1. Определение стоимости ресурса. Редактируем таблицу норм затрат А

Иногда ставка ресурса (например, зарплата или плата за аренду материального ресурса) изменяется во время исполнения проекта. Чтобы предусмотреть изменения оплаты ресурса в плане проекта, таблица содержит колонку Effective Date (Дата действия). В ней можно указать дату, начиная с которой действительны параметры оплаты выбранного ресурса, указанные в одном ряду с ней. Ставки, указанные в первом ряду таблицы, действуют со дня начала проекта, поэтому поле Effective Date (Дата действия) в нем заполнить нельзя.

Например, на рис. 14.1 мы ввели ставку использования ресурса Иванов, равную 1000$/то (1000$/мес) с начала проекта и 1100$/то (1100$/мес) с 01.03.2002. Это значит, что при расчете стоимости назначения Иванова начиная с 01.03.2002, программа будет использовать новые ставки. Результат этой настройки виден на рис. 14.2 (файл \Cost\l.mpp). Задача В с теми же трудозатратами (5 дней), что и А, стоит дороже потому, что начинается после 1 марта 2002 года и расчет стоимости ресурса происходит по новым ставкам.

Рис. 14.2. Начиная с 1 марта ставки оплаты ресурса вырастают

Во втором и далее рядах таблицы можно указывать ставки как в числовом виде, так и в процентном отношении от ставок в ряду выше. Например, для увеличения ставки на 10% от предыдущей суммы нужно ввести +10%, а для уменьшения 10%.

Ставки использования материальных ресурсов вводятся без единиц измерения, например 10$, и программа считает, что введенная цифра является стоимостью одной единицы материального ресурса. Например, если единицей измерения материального ресурса является коробка, то программа будет считать $10 стоимостью 1 коробки.

Ставки определяют стоимость использования ресурса в зависимости от затраченного им времени. Затраты же на использование не зависят от времени, затраченного ресурсом на исполнение задачи. Например, ресурс Фотомодель по контракту работает по фиксированной цене и получает гонорар независимо от того, сколько длилась съемка, поэтому в настройках стоимости этого ресурса нужно заполнить только последнюю колонку таблицы.

Стоимость назначений

При создании назначения его стоимость определяется автоматически путем умножения ставки ресурса на трудозатраты и прибавлением к результату умножения затрат на использование ресурса. При этом данные о ставке ресурса берутся из таблицы норм затрат по умолчанию (таблица А).

Изменить стоимость назначения можно, лишь указав другую таблицу норм затрат для нужного ресурса. Например, если ресурс работает на выезде, то у него могут быть особые командировочные ставки. В таком случае их нужно поместить в одну из таблиц норм затрат и выбирать эту таблицу при назначениях ресурса на задачи, связанные с командировками.

Таблица норм затрат указывается в диалоговом окне сведений о назначении, вызываемом щелчком на названии назначения в представлении Task Usage (Использование задач). Для выбора таблицы предназначен раскрывающийся список Cost rate table (Таблица норм затрат), в котором на рис. 14.3 (файл \Cost\2.mpp) мы выбрали таблицу В.

Рис. 14.3. Определение таблицы норм затрат для назначения

Пример использования разных таблиц норм затрат представлен на рис. 14.4 (файл \Cost\2.mpp). После того как мы в таблице норм затрат В для Иванова ввели ставку вдвое меньшую, чем в таблице А, а затем выбрали эту таблицу для назначения, стоимость задачи снизилась вдвое.

••125$;125$;£1 AИвэе£1 AИвэе;: Tat*40 hrs;40 hrs |;: Tat*40 hrs;40 hrs |CoitCoit250$250$250$250$WorkWorkWorkWork125$125$WMWbrkWMWbrkWQ2 18Г*У2 ,g@l64 Mar‘92 iИ M*’02: 1.02 i 18022502 ] ' 04ПЗ } И COI6h:24hiI iI 7hj32h[1PHTh |32h|1h[1WQ2 18Г*У2 ,g@l64 Mar‘92 iИ M*’02: 1.02 i 18022502 ] ' 04ПЗ } И COI6h:24hiI iI 7hj32h[1PHTh |32h|1h[140 hrs40 hrs40 hrs40 hrsРис. 14.4. Расчет стоимости задач с одинаковыми трудозатратами, но с разными таблицами норм затратРис. 14.4. Расчет стоимости задач с одинаковыми трудозатратами, но с разными таблицами норм затрат

•

•

125$;

125$;

£1 A

Ивэе

£1 A

Ивэе

;

: Tat*

40 hrs;

40 hrs |

;

: Tat*

40 hrs;

40 hrs |

Coit

Coit

250$

250$

250$

250$

Work

Work

Work

Work

125$

125$

WM

Wbrk

WM

Wbrk

WQ2 18Г*У2 ,g@l64 Mar‘92 iИ M*’02: 1.02 i 18022502 ] ' 04ПЗ } И CO

I6h:24hiI i

I 7hj32h[1PH

Th |32h|1h[1

WQ2 18Г*У2 ,g@l64 Mar‘92 iИ M*’02: 1.02 i 18022502 ] ' 04ПЗ } И CO

I6h:24hiI i

I 7hj32h[1PH

Th |32h|1h[1

40 hrs

40 hrs

40 hrs

40 hrs

Рис. 14.4. Расчет стоимости задач с одинаковыми трудозатратами, но с разными таблицами норм затрат

Рис. 14.4. Расчет стоимости задач с одинаковыми трудозатратами, но с разными таблицами норм затрат

При активном использовании таблиц норм затрат при планировании удобно иметь перед глазами колонку, в которой рядом с назначениями указано название выбранной таблицы. Для этого нужно добавить в таблицу колонку Cost Rate Table (Таблица норм затрат), как это сделано на рис. 14.4.

Стоимость задач

Стоимость задачи складывается из суммарной стоимости назначений и ее фиксированных затрат. Фиксированные затраты (Fixed Cost) на задачу — это затраты, не связанные с использованием проектных ресурсов. Например, для задачи «Подготовка проекта дома» фиксированными затратами будут $10 на подготовку брошюры с чертежами, предоставляемыми заказчику.

В нашем проекте задачей с фиксированными затратами является Статьи поступили в редакцию, поскольку ее стоимость не зависит от трудозатрат авторов на подготовку статей, а равняется лишь средствам, которые редакция может потратить на покупку статей у авторов.

Для ввода фиксированных затрат используется поле Fixed Cost (Фиксированные затраты) в таблице Cost (Затраты) в любом из представлений для работы с задачами. Например, на рис. 14.5 (файл \Cost\3.mpp) мы указали фиксированные затраты у задач из предыдущего примера, и они сразу добавились к общей стоимости.

Рис. 14.5. Стоимость задачи складывается из стоимости назначений и фиксированных затрат

Иногда задачи имеют фиксированную стоимость независимо от числа задействованных в них ресурсов и их ставок. В таком случае нужно указать фиксированные затраты у задачи, а при создании назначений выбирать у ресурсов те таблицы норм затрат, где в качестве ставок указаны нулевые значения.

Методы начисления затрат

Планируя стоимость проекта, необходимо предусмотреть не только его бюджет (то есть посчитать общую стоимость), но и определить, как этот бюджет будет расходоваться на протяжении проекта. Расходование бюджета зависит от порядка оплаты работ. Оплачивать работу можно по-разному: может использоваться предоплата, оплата по факту завершения, а иногда и оплата по мере выполнения работ, причем обычно в проекте сочетается несколько способов оплаты.

ПРИМЕЧАНИЕПРИМЕЧАНИЕСпособ оплаты можно указать и для ресурсов, и для фиксированных затрат на задачу. На вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе (см. рис. 14.1) он выбирается в раскрывающемся списке Cost Accrual (Начисление затрат), содержащем три значения: Start (В начале), End (По окончании) и Prorated (Пропорциональное). Определить порядок оплаты фиксированных затрат на задачу можно в колонке Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат), отображаемой в таблице Cost (Затраты) любого представления для работы с задачами, например диаграммы Ганта.

ПРИМЕЧАНИЕ

ПРИМЕЧАНИЕ

По умолчанию метод начисления фиксированных затрат устанавливается в соответствии со значением, выбранным в списке Defaultfixed costs accrual (Начисление фиксированных затрат по умолчанию) на вкладке Calculation (Расчет) в общих настройках MS Project.

Выбор методики начисления затрат зависит от конкретной задачи и проекта. Как правило, используется метод пропорционального начисления, но иногда исполнители работ требуют предоплаты. Если с исполнителем работы расплачиваются по ее завершении и цена работы зафиксирована, но неизвестно, сколько именно времени займет выполнение работы, стоит выбрать метод начисления в начале. В таком случае деньги на оплату работы будут готовы еще в начале ее выполнения, и независимо от того, как быстро ресурс завершит работу, с ним можно будет расплатиться.

В нашем проекте таким ресурсом является Фотомодель по контракту. Поскольку мы не знаем, как долго продлится съемка (день или два), а цена использования этого ресурса не зависит от трудозатрат, мы начислим деньги для оплаты работы уже в начале задачи, чтобы быть готовыми расплатиться в любой момент (рис. 14.6, файл l.mpp).

Для материальных ресурсов метод начисления затрат стоит выбирать исходя из плана приобретения материалов для задачи. Если вы планируете приобрести сразу все необходимые для выполнения задачи материалы, то нужно использовать метод начисления в начале, а если материалы приобретаются по мере надобности, то затраты тоже должны начисляться пропорционально. Например, в нашем проекте Фотопленка приобретается сразу, до начала задачи, а дорогостоящая Краска для вывода пленок — по мере надобности.

Метод начисления фиксированных затрат определяется в зависимости от того, когда вы собираетесь их осуществить. Например, в задаче «Подготовка проекта дома» брошюра с чертежами будет готовиться в конце, значит, и затраты должны быть начислены по завершении работы.

Рис. 14.6. Деньги на оплату работы будут резервироваться в начале ее выполнения

Метод начисления затрат может определяться как для ресурса, так и для фиксированных затрат задачи. Метод начисления фиксированных затрат задачи определяется в столбце Fixed Cost Accrual (Начисление затрат) для каждой задачи.

Использование методов начисления для фиксированных затрат и ресурсов иллюстрирует пример на рис. 14.7 (файл \Cost\4.mpp). В двух первых задачах, А и В, задействованы ресурсы с разными настройками начисления: для Иванова установлено начисление в начале задачи, а для Петрова в конце. Каждая из задач длится по два дня, и, в соответствии с настройками ресурсов, затраты задачи А начисляются в первый день ее выполнения, а затраты задачи В — во второй.

Рис. 14.7. Использование различных методов начисления затрат

В задачах С и D добавлены фиксированные затраты, по $100 на каждую задачу, и у задачи С выбрано начисление фиксированных затрат в начале задачи, а у задачи D — по окончании. Соответственно, у задачи С затраты в первый день суммируются из затрат на использование ресурса и фиксированных затрат. А у задачи D в первый день исполнения начисляются затраты за использование ресурса, а во второй начисляются фиксированные затраты.

Анализ и оптимизация плана проекта

После того как стоимость всех ресурсов определена, мы завершили формирование проектного треугольника. Однако создание рабочего проекта на этом не закончилось: прежде чем начинать исполнение работ по плану, нужно проверить, что все стороны треугольника сбалансированы и соответствуют нашим ожиданиям.

План нужно проанализировать в нескольких аспектах. Во-первых, необходимо убедиться в соответствии расписания потребностям: ведь в процессе определения назначений длительности задач могли измениться. Во-вторых, необходимо проверить соответствие загрузки ресурсов: в процессе выделения ресурсов мы могли перегрузить некоторых из них. В-третьих, нужно проверить соответствие общей стоимости проекта, определившейся после создания назначений, нашим ожиданиям: в процессе назначения ресурсов мы могли назначить на задачи слишком много дорогостоящих ресурсов и тем самым превысить ожидаемую стоимость. И наконец, нужно оценить риски выполнения проекта: насколько велика вероятность не уложиться в не выполнить все поставленные задачи и не уложиться в бюджет. Если в процессе анализа обнаруживаются проблемы, необходимо избавляться от них, оптимизируя план соответствующим образом.

СОВЕТ В процессе анализа часто приходится работать с повременными данными. Длятогочтобы быстронаходить наповременныхдиаграммахданные(отрез- кинадиаграммеГантаилиячейки вдиаграммахиспользования),относящие- ся к выбранному назначению или задаче, нужно воспользоваться представленной ниже кнопкой Go To Selected Task (Перейти к выделенной задаче) стандартной панели инструментов. Выбрав нужную задачу или назначение, нажмите эту кнопку, и диаграммаавтоматически прокрутится так, что данные, относящиеся квыбранной задаче или назначению, станут видны на экране.

Анализ не обязательно проводить в той последовательности, в которой его аспекты были перечислены. Обычно анализ начинается с аспекта, наиболее актуального для проекта. Мы рекомендуем начинать его с проверки загрузки ресурсов, поскольку риск срыва работ по плану, в котором изначально заложена работа сотрудников сверх нормы, очень высок.

Анализ и выравнивание загрузки

Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, нужно открыть уже знакомое нам представление Resource Sheet (Лист ресурсов). В нем все ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, выделены красным цветом, а в колонке Indicators (Индикаторы) рядом с их названиями отображается специальный значок (рис. 14.8, файл

Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть. Существует несколько причин, способных привести к этому. Самой распространенной среди них является назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно. Другим вариантом может быть увеличение объема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса. Наконец, назначение ресурса из-за изменений в плане может приходиться на дни, когда ресурс недоступен.

0$: Prorated0$: Prorated100%;100%;Т50|*ЮП:Т50|*ЮП:ТарарухинТарарухинjj100%100%овов..Material' Кассета ФMaterial' Кассета ФУ |> 6* w- irw, w ?3»Qy ев? *^:i 'J v ♦ — 5?vw • *41У |> 6* w- irw, w ?3»Qy ев? *^:i 'J v ♦ — 5?vw • *41j Оператор печатного аппаратаЛОператор печатного аппарата: Фотомодельj Оператор печатного аппаратаЛОператор печатного аппарата: Фотомодель’ <л*Ч>«'УР Мм Grreywiop Мм Оператор Мас: Оператор почетно го аппарата’ <л*Ч>«'УР Мм Grreywiop Мм Оператор Мас: Оператор почетно го аппаратаФотомодель no:Бумегадля типографии . Material . Коробка Краскадля вывода плен Material i БочонокФотомодель no:Бумегадля типографии . Material . Коробка Краскадля вывода плен Material i Бочонок|ifc *1 а| Высмей|ifc *1 а| Высмейj Главныйредакторj ГлавныйредакторкоэноеУремноекоэноеУремноеfrxv^Hn) гечггее Ргамсгло рацинмfrxv^Hn) гечггее Ргамсгло рацинм8;КорректорИКсррекгооД= ДизайнерМ:ии>1огр«ф8;КорректорИКсррекгооД= ДизайнерМ:ии>1огр«ф:Pfi*«eiop p»we*e0>пм>аг««мые ter:Pfi*«eiop p»we*e0>пм>аг««мые ter^Технический редактор ; Технический редактор^Технический редактор ; Технический редактор1 ^»1ч>юп. 1 MetToun1 ^»1ч>юп. 1 MetToun100%:100%:0$: Prorated :S1OS:Prorated ist0$: Prorated :S1OS:Prorated ist2 00B4*THxr. 2 000$*non^2 00B4*THxr. 2 000$*non^Рис. 14.8. Названия ресурсов с превышением загрузки выделены цветомРис. 14.8. Названия ресурсов с превышением загрузки выделены цветом

0$: Prorated

0$: Prorated

100%;

100%;

Т50|*ЮП:

Т50|*ЮП:

Тарарухин

Тарарухин

j

j

100%

100%

ов

ов

.

.

Material' Кассета Ф

Material' Кассета Ф

У |> 6* w- irw, w ?3»Qy ев? *^:

i 'J v ♦ — 5?vw • *41

У |> 6* w- irw, w ?3»Qy ев? *^:

i 'J v ♦ — 5?vw • *41

j Оператор печатного аппарата

ЛОператор печатного аппарата

: Фотомодель

j Оператор печатного аппарата

ЛОператор печатного аппарата

: Фотомодель

’ <л*Ч>«'УР Мм Grreywiop Мм Оператор Мас

: Оператор почетно го аппарата

’ <л*Ч>«'УР Мм Grreywiop Мм Оператор Мас

: Оператор почетно го аппарата

Фотомодель no:

Бумегадля типографии . Material . Коробка Краскадля вывода плен Material i Бочонок

Фотомодель no:

Бумегадля типографии . Material . Коробка Краскадля вывода плен Material i Бочонок

|ifc *1 а| Высмей

|ifc *1 а| Высмей

j Главныйредактор

j Главныйредактор

коэное

Уремное

коэное

Уремное

frxv^Hn) гечггее Ргамсгло рацинм

frxv^Hn) гечггее Ргамсгло рацинм

8;Корректор

ИКсррекгоо

Д= Дизайнер

М:ии>1огр«ф

8;Корректор

ИКсррекгоо

Д= Дизайнер

М:ии>1огр«ф

:Pfi*«eiop p»we*e

0>пм>аг««мые ter

:Pfi*«eiop p»we*e

0>пм>аг««мые ter

^Технический редактор ; Технический редактор

^Технический редактор ; Технический редактор

1 ^»1ч>юп. 1 MetToun

1 ^»1ч>юп. 1 MetToun

100%:

100%:

0$: Prorated :S1

OS:Prorated ist

0$: Prorated :S1

OS:Prorated ist

2 00B4*THxr. 2 000$*non^

2 00B4*THxr. 2 000$*non^

Рис. 14.8. Названия ресурсов с превышением загрузки выделены цветом

Рис. 14.8. Названия ресурсов с превышением загрузки выделены цветом

Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими способами. Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи или назначив других сотрудников на их выполнение. Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или назначениях либо изменив даты их начала и окончания. Наконец, учтя работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как сверхурочную.

Для выравнивания загрузки ресурсов в Microsoft Project можно воспользоваться автоматизированными средствами, а можно перераспределить загрузку вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку команда автоматизированного выравнивания использует только второй из перечисленных методов выравнивания и поэтому обычно не может выровнять загрузку всех ресурсов.

Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов

Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов открывается с помощью команды меню Tools Resources (Сервис Выравнивание загрузки ресурсов). В разделе Leveling calculations (Вычисления для выравнивания) определяются общие параметры выравнивания загрузки (рис. 14.9, файл Переключатели Automatic (Выполнять автоматически) и Manual (Выполнять вручную) определяют, как будет осуществляться выравнивание: непосредственно при создании назначений (первый вариант) или при нажатии кнопки Level Now (Выровнять) в этом диалоговом окне (второй).

Рис. 14.9. Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов

Раскрывающийся список Look for overallocations (Поиск превышений доступности) определяет величину временного блока, в рамках которого программа будет искать превышение доступности. Например, если сотрудник назначен на две 4-часовые задачи, начинающиеся в 8 утра, то при поиске превышения доступности по часам (пункт списка Hour by Hour (По одна из задач будет отложена на 4 часа, чтобы ни в одном из часов дня не было превышения доступности. Если же в списке выбран пункт Day by Day (По дням), то расписание не изменится, поскольку в пределах дня объем работы не превышает нормы.

Выбор значения в этом списке зависит от потребностей проекта. Например, в нашем случае (файл при наведении мыши на значок рядом с перегруженным ресурсом всплывает подсказка о том, что ресурс должен выравниваться по минутам (рис. 14.8). Поэтому для выравнивания проекта мы используем именно такую настройку.

При установленном флажке Clear leveling values before leveling (Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием) перед новым выравниванием

удаляются все изменения в расписании, сделанные при предыдущем выравнивании. Этот флажок стоит установить.

Следующий раздел диалогового окна, Leveling range for (Диапазон выравнивания для проекта), содержит параметры, определяющие временной интервал в расписании текущего проекта, в котором будет осуществляться выравнивание. Если выбрать переключатель Level entire project (Выравнивание во всем проекте), выравнивание запустится для всего проекта, а если выбрать Level(Выравнивание вдиа- пазоне), то выравнивание будет происходить только для задач, расположенных в расписании проекта между датами, определенными в полях From (С) и То (По). Наконец, в разделе Resolving Overallocations (Устранение превышений доступности) определяется, каким образом программа будет устранять найденные перегрузки ресурсов. При выравнивании программа сначала определяет список задач с перегрузками, а затем отбирает среди них те, расположение которых в расписании нужно изменить. Порядок, в котором MS Project будет откладывать исполнение задач или прерывать задачи, перегружающие ресурсы, определяется в раскрывающемся списке Leveling order (Порядок выравнивания).

При выбранном варианте ID Only (Только по идентификаторам) в первую очередь будут изменяться параметры задач с наибольшим идентификатором, то есть расположенных ниже в списке задач.

Если выбрать пункт Standard (Стандартный), то при выравнивании программа проанализирует взаимосвязи задачи с другими задачами, общий временной резерв (первыми откладываются задачи с большим временным резервом), даты (задача с более поздней датой начала откладывается первой), . приоритеты и ограничения. Этот порядок выравнивания стоит использовать в большинстве случаев.

ВНИМАНИЕВНИМАНИЕПри выборе варианта Priority, Standard (По приоритетам, стандартный) MS Project сначала сортирует задачи по приоритету и уже затем анализирует их стандартным способом. Этот вариант подходит, если при составлении плана вы определяли у задач свойство Priority (Приоритет).

ВНИМАНИЕ

ВНИМАНИЕ

В результате автоматического выравнивания не может быть прервано или отложено исполнение задач с приоритетом, равным 1000, с ограничениями типа Must Start On (Фиксированное начало) и Must Finish On (Фиксированное окончание). Крометого,выравниваниеневлияетназадачи сограничениями As Late As Possible (Как можно позже), если проект планируется от даты начала, и As Soon As Possible (Как можно раньше), если проект планируется от даты окончания.

Флажок Level only within available slack (Выравнивание только в пределах имеющегося резерва) определяет, может ли MS Project при переносе задач изменять дату окончания проекта. Если установить этот флажок, то в результате выравнивания дата окончания проекта не будет изменена, но некоторые ресурсы по-прежнему будут перегружены и их нагрузку придется выравнивать вручную. Если же флажок сбросить, то в результате выравнивания может увеличиться длительность проекта. Часто случается так, что из нескольких выделенных на задачу сотрудников перегружен только один. В таком случае при выравнивании требуется отклады-

вать исполнение не всей задачи, а только одного из назначений. Чтобы при выравнивании MS Project в подобных ситуациях изменял свойства назначений, а не задач, нужно установить флажок Leveling can adjust individual assignments on a task (При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи). Если же этот флажок снять, то в подобных случаях будут изменяться свойства задачи.

Чтобы разрешить программе при выравнивании прерывать задачи, нужно установить флажок Leveling can create splits in remaining work (При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат). Действие этого флажка распространяется на все задачи плана, и если вы хотите разрешить или запретить прерывание отдельных задач, то нужно добавить полеLeveling Can Split (Допускаетсяпрерыва- мнепривыравнивании) в таблицу со списком задач и выбрать для каждой задачи в этом поле значение Yes (Да) или No (Нет).

Нажатие кнопки О К сохранит настройки, сделанные в этом диалоговом окне. Чтобы начать выравнивание, нужно нажать кнопку Level Now (Выровнять). Если вы начали выравнивание, находясь в представлении со списком ресурсов, то программа уточнит, какие ресурсы выровнять: все или только выделенные на листе. Если же перед запуском выравнивания вы находились в представлении со списком задач, то MS Project уточнит, все задачи проекта нужно выравнивать или только выделенные в представлении.

Если в процессе выравнивания возникнут ситуации, когда выровнять загрузку ресурсов автоматически будет невозможно, программа отобразит диалоговое окно с сообщением. Это диалоговое окно всегда содержит три кнопки: Skip (Пропустить), Skip All (Пропустить все) и Stop (Остановить). Нажав первую или вторую кнопку, вы продолжите работу при включенном (первая кнопка) или выключенном (вторая кнопка) режиме отображения сообщений об ошибках. Нажатие третьей кнопки остановит процесс выравнивания.

После того как автоматическое выравнивание завершилась, результаты отражаются как в списке ресурсов, так и в календарном плане проекта. В списке ресурсов может уменьшиться число перегруженных ресурсов, а в календарном плане может измениться время исполнения задач. Например, после автоматического выравнивания ресурсов в нашем проекте (файл 2.mpp) все перегруженные ресурсы остались таковыми, поскольку оказалось возможным перенести только несколько задач плана из-за того, что был установлен флажок Level only within available slack(Выравнивание только в пределахимеющегося резерва).

Чтобы понять, как выравнивание повлияло на календарный план проекта, предназначено представление Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с выравниванием). На этой разновидности диаграммы Ганта отображаются два набора отрезков. Первый из них, в традиционных сине-черных цветах, отображает текущий план проекта, а второй, в зеленых, — состояние плана до выравнивания. Кроме того, помимо отрезков, знакомых нам по обычной диаграмме Ганта, отображаются новые, тонкие, обозначающие задержку задачи в результате выравнивания (Delay (Задержка)) и временной резерв (Slack (Временной резерв)), то есть время, на которое задача может быть отложена. Первые отрезки обозначаются зеленым цветом, вторые —коричневым.

на рис. 14.10 отображено это представление после выравнивания плана проекта в файле Видно, что завершающая задача Обложка готова отложена и у нее после выравнивания сохранился временной резерв, то есть ее можно отложить на еще более поздний срок. Ниже по плану видно, что изменение сроков исполнения некоторых задач вверху повлекло незначительный перенос других задач — например, перенесена Окончательная сборка.

Рис. 14.10. На диаграмме Ганта с выравниванием видны результаты выравнивания

В представлении рядом с диаграммой отображается таблица Delay (Задержка), содержащая столбец Leveling Delay (Задержка выравнивания). В этом столбце отображается время, на которое была отложена задача в результате выравнивания. Это время измеряется в единицах с приставкой е, что означает Elapsed days (п, Прошед- шиедни),например5ed(5пд).

Столбцы Start (Начало) и Finish (Окончание), отображаемые в таблице, обозначают начало и окончание задач после выравнивания. Чтобы просмотреть даты начала и окончания задач до выравнивания, нужно добавить в таблицу столбцы Preleveled Start (Начало до выравнивания) и Preleveled Finish (Окончание до выравнивания). Кроме того, информация о датах начала и окончания задач до выравнивания отображается во всплывающих подсказках при наведении мыши на отрезки диаграммы.

Если в настройках выравнивания вы разрешаете программе работать с отдельными назначениями, то просмотре диаграммы Ганта с выравниванием вы можете не заметить, как изменились отдельные назначения. Для этого нужно разделить окно и в нижней его части открыть представление Task Usage (Использование задач).

Тогда, выделяя задачу в верхнем представлении, в нижнем вы сможете просматривать загрузку ресурсов за каждый день на всем ее протяжении.

Отменить результаты автоматического выравнивания полностью или частично можно с помощью кнопки Clear Leveling (Очистить выравнивание) в диалоговом окне выравнивания загрузки ресурсов (см. рис. 14.9). Чтобы отменить выравнивание только для некоторых задач, нужно выделить их с нажатой клавишей Ctrl перед тем, как открыть диалоговое окно. После нажатия кнопки Clear Leveling (Очистить выравнивание) программа отобразит одноименное диалоговое окно (рис. 14.11), в котором следует выбрать область действия отмены: Entire project (Для всего проекта) или Selected tasks (Для выбранных задач).

Рис. 14.11. Выбор варианта отмены выравнивания

ВНИМАНИЕ Отменить выравнивание можно только для последней операции. Если же после выравнивания провести еще одно, то результаты первого выравнивания сохранятся и отменить их будет невозможно.

Ручное выравнивание ресурсов

Ручное выравнивание ресурсов осуществляется в два этапа. Сначала нужно найти те задачи, назначение на которые перегружает ресурсы. Затем нужно определить, как избавиться от перегрузки, поскольку вариантов довольно много. Можно перенести задачу, прервать ее или изменить ее длительность. Можно уменьшить объем работы для ресурса или удалить назначение, причем как выделив на задачу другого сотрудника взамен перегруженного, так и не сделав этого. В таком случае трудозатраты задачи уменьшатся. Наконец, можно сохранить перегрузку, перенеся избыточные трудозатраты ресурса в сверхурочные.

Поиск перегружающих задач

Для поиска задач, участие в которых перегружает ресурсы, стоит воспользоваться представлением Resource Usage (Использование ресурсов), с которым вы уже знакомы (см. раздел «Диаграмма использования ресурсов» урока 8). В представле- ниинужноприменитьфильтрOverallocatedResources(Превышениедоступности ресурсов), чтобы отобрать только перегруженные ресурсы (рис. 14.12, З.трр).

На диаграмме в строке напротив названия ресурса указывается его суммарная загрузка за минимальный отрезок на шкале времени. Данные за те дни, когда суммарная загрузка превышает допустимую, выделены красным. Поэтому, пролистывая диаграмму, можно быстро найти дни, когда ресурс перегружен. В столбце, относящемся к этому дню, отображается распределение загрузки между задачами, и данные задачи, перегружающей (по мнению MS Project) ресурс, тоже выделены красным.

Рис. 14.12. На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсыРис. 14.12. На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсыДля быстрого перехода к дате, когда ресурс перегружен, нужно установить курсор на строку таблицы, содержащую его название, и щелкнуть на кнопке . Go To NextOverallocation (Перейти к следующему превышению доступности), расположенной на панели инструментов Resource Management (Управление ресурсами).

Рис. 14.12. На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсы

Рис. 14.12. На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсы

Например, на рис. 14.12 видно, что несколько ресурсов перегружены 25 января. У Иванова, Петрова и Сидорова загрузка равняется 8,75 часа, а у Галкиной — 4 часа. Попробуем выровнять их загрузку.

Пример выравнивания загрузки

Для того чтобы легко можно было определить, насколько превышена доступность ресурса, с помощью диалогового окна настройки стилей подробных данных (см. раздел «Выбор типа отображаемой на графике информации и ее форматирование» урока 8) в диаграмму следует добавить строку Overallocation(Превышение доступности), в которой указывается время перегрузки ресурса в часах. Эта информация нужна потому, что в некоторые дни продолжительность рабочего времени или доступность ресурса меньше 8 часов. В таких случаях общая загрузка в 8,75 часа может соответствовать перегрузке не в 0,75 часа, а, например, в 2,75 или 3,75 часа.

Например, на рис. 14.13 (файл 3_1.трр) мы нашли один из дней (25 января), когда Иванов перегружен. Перегрузка составляет 0,75 часа (первая строкадиаграм-

мы) и происходит она из-за участия в трех задачах: Доработка планов с учетом замечаний (0,75 часа), Редколлегия (2 часа) и Подготовка редакционных заданий (6 часов). Следовательно, одно из этих трех назначений нужно сократить на 0,75 часа, чтобы загрузка ресурса соответствовала его доступности.

Resource NameResource NameСбор предложений от авторов;Сбор предложений от авторов;Подготовка плана номераПодготовка плана номераПредварительная редколлегияПредварительная редколлегияДоработка планов с учетом за!Доработка планов с учетом за!РедколлегияРедколлегияПодготовка редакционных зад<Подготовка редакционных зад<Редактирование материаловРедактирование материалов3 Иванов3 Иванов№№1№№1156.4 Ims j Over allociWork5 teg OverallocI Work156.4 Ims j Over allociWork5 teg OverallocI Work6 teg Overalloc.I Work3 hrsi Overalloc.| Work6 Areg Overalloc.if Work6 teg Overalloc.I Work3 hrsi Overalloc.| Work6 Areg Overalloc.if Work2 teg Overalloc.' Work 2 teg Overalloc.' Work 18hrs:l Overalloc. if Work.64 tos| Overalloc.18hrs:l Overalloc. if Work.64 tos| Overalloc.Wo*Wo*2h 075h2h 075hj3Jan62j3Jan62^ ь?^^ ь?^1. . Ц1. . Цii-~-Ч-~-Ч

Resource Name

Resource Name

Сбор предложений от авторов;

Сбор предложений от авторов;

Подготовка плана номера

Подготовка плана номера

Предварительная редколлегия

Предварительная редколлегия

Доработка планов с учетом за!

Доработка планов с учетом за!

Редколлегия

Редколлегия

Подготовка редакционных зад<

Подготовка редакционных зад<

Редактирование материалов

Редактирование материалов

3 Иванов

3 Иванов

№№1

№№1

156.4 Ims j Over allociWork

5 teg OverallocI Work

156.4 Ims j Over allociWork

5 teg OverallocI Work

6 teg Overalloc.I Work

3 hrsi Overalloc.

| Work

6 Areg Overalloc.if Work

6 teg Overalloc.I Work

3 hrsi Overalloc.

| Work

6 Areg Overalloc.if Work

2 teg Overalloc.

' Work

2 teg Overalloc.

' Work

18hrs:l Overalloc. if Work.

64 tos| Overalloc.

18hrs:l Overalloc. if Work.

64 tos| Overalloc.

Wo*

Wo*

2h 075h

2h 075h

j3Jan62

j3Jan62

^ ь?^

^ ь?^

1. . Ц

1. . Ц

i

i

-~-Ч

-~-Ч

Рис. 14.13. Определяем задачу, перегружающую ресурс, и время перегрузки

Какое из назначений выбрать? Задачу Редколлегия ни перенести, ни сократить нельзя, поскольку ее необходимо провести для продолжения работ по проекту. Доработка плана с учетом замечаний тоже должна быть произведена, поскольку план готовится для редколлегии. Соответственно, на 0,75 часа должно быть сокращено участие Иванова в задаче Подготовка редакционных заданий.

)ПРИМЕЧАНИЕ)ПРИМЕЧАНИЕТеперь нужно определить, каким образом сократить участие ресурса в работе. Задача длится 4 дня, и из них первые два ресурс работает по 6 часов, а следующие — по 3 часа. При этом во все дни, кроме первого, других задач у ресурса нет. Значит, мы можем перенести 1 час работы с первого дня на любой другой, например на третий. При этом общие трудозатраты не изменятся, и такое перераспределение не повлияет на другие назначения ресурса.

)ПРИМЕЧАНИЕ

)ПРИМЕЧАНИЕ

Быстро перераспределить нагрузку ресурса по исполнению работы в рамках задачи можно с помощью профиля загрузки (см. раздел «Профиль загрузки» урока 12).

После того как мы сократили длительность назначения 25 января и перенесли 1 час работы на 29 января, перегрузка ресурса в этот день все равно осталась: красным выделен общий объем трудозатрат, хотя суммарные трудозатраты уже равны 7,75 часа, что меньше нормы (рис. 14.14, файл 4.mpp). В чем же дело теперь?

Чтобы разобраться в ситуации, посмотрим, как задачи распределены по часам внутри дня — возможно, что некоторые задачи пересекаются внутри часа, что создает перегрузку. Для этого отформатируем шкалу времени так, чтобы на ее нижнем уровне отображались часы.

ОО• ф• фwyT^2jFn35iSa уумуТ^^Дту]wyT^2jFn35iSa уумуТ^^Дту]E Ивано»E Ивано»Сбор предложений от автораСбор предложений от автораПодготовка плана номераПодготовка плана номераПредварительная редколлегийПредварительная редколлегийДоработка планов с учетомДоработка планов с учетомWorkWorkРедколлегияРедколлегияПодготовка редакционных зарПодготовка редакционных зарOveralloc.WorkOveralloc.WorkOveralloc.WorkOveralloc.WorkРис. 14.14. Суммарная загрузка меньше 8 часов, но ресурс по-прежнему перегруженРис. 14.14. Суммарная загрузка меньше 8 часов, но ресурс по-прежнему перегружен.4.42h2h2h'o.75h2h'o.75hHilHilСОВЕТДля быстрого перемещения к нужной дате или часу внутри дня удобно ис

О

О

• ф

• ф

wyT^2jFn35iSa уумуТ^^Дту]

wyT^2jFn35iSa уумуТ^^Дту]

E Ивано»

E Ивано»

Сбор предложений от автора

Сбор предложений от автора

Подготовка плана номера

Подготовка плана номера

Предварительная редколлегий

Предварительная редколлегий

Доработка планов с учетом

Доработка планов с учетом

Work

Work

Редколлегия

Редколлегия

Подготовка редакционных зар

Подготовка редакционных зар

Overalloc.

Work

Overalloc.

Work

Overalloc.

Work

Overalloc.

Work

Рис. 14.14. Суммарная загрузка меньше 8 часов, но ресурс по-прежнему перегружен

Рис. 14.14. Суммарная загрузка меньше 8 часов, но ресурс по-прежнему перегружен

.4

.4

2h

2h

2h'o.75h

2h'o.75h

Hil

Hil

пользовать полосу прокрутки внизу диаграммы использования задач или ресурсов. При прокручивании над ползунком отображается всплывающая подсказка, на которой отображаются дата и время, соответствующие выбранному положению ползунка.

Ий4ноеИй4ноеСбор предложений от авторовСбор предложений от авторовПодготовка плана номераПодготовка плана номераПредварительная редколлегияПредварительная редколлегияРедколлегияРедколлегияR«sowc« Urn»R«sowc« Urn»• OHrts• OHrtsOver aloeOver aloeii Overallocii Overalloc| Overalloc, Work| Overalloc, WorkOveraiioc.I Woiik “Overaiioc.I Woiik “Доработка планов с учетом замечаний ^ Overalloc. $ WorkДоработка планов с учетом замечаний ^ Overalloc. $ WorkOveraiioc.Overaiioc.. 'Work Подготовка редакционных заданийOveraiioc,(Work. 'Work Подготовка редакционных заданийOveraiioc,(Work0 25h u,25h0 25h u,25h..025h025h0,25hi 0.25h0,25hi 0.25hПри просмотре почасового плана за 25 января (рис. 14.15, файл 5.mpp) видно, что на трудозатраты в 5 часов на Подготовку редакционных заданий в плане отведено только 3 часа, что создает перегрузку: ресурс будет вынужден за час делать работу, на которую обычно отводится 1,67 часа. В то же время Доработка планов с учетом замечаний, трудозатраты на выполнение которой составляют 0,75 часа, растянута на 3 часа, и в каждый из этих трех часов ресурс будет работать по 0,25 часа.

Ий4ное

Ий4ное

Сбор предложений от авторов

Сбор предложений от авторов

Подготовка плана номера

Подготовка плана номера

Предварительная редколлегия

Предварительная редколлегия

Редколлегия

Редколлегия

R«sowc« Urn»

R«sowc« Urn»

• OHrts

• OHrts

Over aloe

Over aloe

ii Overalloc

ii Overalloc

| Overalloc, Work

| Overalloc, Work

Overaiioc.

I Woiik “

Overaiioc.

I Woiik “

Доработка планов с учетом замечаний ^ Overalloc. $ Work

Доработка планов с учетом замечаний ^ Overalloc. $ Work

Overaiioc.

Overaiioc.

. 'Work Подготовка редакционных заданийOveraiioc,

(Work

. 'Work Подготовка редакционных заданийOveraiioc,

(Work

0 25h u,25h

0 25h u,25h

.

.

025h

025h

0,25hi 0.25h

0,25hi 0.25h

Рис. 14.15. Анализпочасового плана25января

В чем причина такой неравномерной загрузки? Дело в том, что на задачу Доработка планов с учетом замечаний ресурс выделен только на 25%, и MS Project загружает ресурс на 25% часа на протяжении всей длительности назначения. Поскольку 25 января такой вариант выделения создает проблемы, мы сократим длительность назначения до 1 часа, а трудозатраты установим в 0,75 часа. Это позволит

нам перенести назначения на Редколлегию на 2 часа назад и равномерно распределить трудозатраты по Подготовке редакционных заданий.

В процессе изменения времени назначений MS Project будет отображать предупреждения при переносе назначений на более ранний срок. Дело в том, что назначение существует внутри временных рамок задачи и не может выходить за их пределы. Перенос начала назначения приводит к переносу начала задачи, что может привести к конфликту, если задача связана с другой.

В нашем случае Редколлегия следует после Доработки планов с учетом замечаний, заканчивающейся только в 10 утра (поскольку у нее есть несколько назначений, еще не сокращенных нами). Соответственно, Редколлегия должна начаться в 11,но перенос назначения Иванова на два часа раньше перенесет и ее начало, что противоречит связи Finish-to-Start (Окончание-начало) между задачами. При переносе назначения MS Project выведет диалоговое окно с сообщением о конфликте и предложением отменить действие (Cancel) либо продолжать (Continue). Поскольку мы знаем, что сократим назначения на Доработку планов с учетом замечаний и у остальных ее участников, тем самым сократив ее дли- тельностьиизбежавпротиворечийврасписании,товыберемвариантПродолжить (Continue).

На рис. 14.16 (файл б.гпрр) представлен план после внесения в него изменений. Теперь загрузка ресурса на этот день выровнена. Если же теперь открыть новое окно с помощью команды меню Window ► New Window (Окно ► Новое окно), то мы увидим, как изменилась диаграмма Ганта для этих задач (рис. 14.17, файл б.трр).

О Rewu'caNameО Rewu'caNameS ИвановS ИвановСбор предложений от авторовСбор предложений от авторовПодготовка плена номераПодготовка плена номераПредварительная редколлегияПредварительная редколлегияДоработка планов с учетом замечанийДоработка планов с учетом замечанийРедколлегияРедколлегияПодготовка редакционных заданийПодготовка редакционных заданий.id..id.О**О**WWOveralloc.Overalloc.WorkWorkOveralloc.Overalloc.WorkWorkOverallocOveralloc'• Work'• Workjji v'/огк".7jji v'/огк".7l.Overalloc.Workl.Overalloc.WorkOver allocWortOver allocWortOveralloc.WorkOveralloc.Work;,3 | К * 15 I >6.?;,3 | К * 15 I >6.?Рис. 14.16. Изменяем почасовой план работ 25 январяРис. 14.16. Изменяем почасовой план работ 25 января

О Rewu'caName

О Rewu'caName

S Иванов

S Иванов

Сбор предложений от авторов

Сбор предложений от авторов

Подготовка плена номера

Подготовка плена номера

Предварительная редколлегия

Предварительная редколлегия

Доработка планов с учетом замечаний

Доработка планов с учетом замечаний

Редколлегия

Редколлегия

Подготовка редакционных заданий

Подготовка редакционных заданий

.id.

.id.

О**

О**

W

W

Overalloc.

Overalloc.

Work

Work

Overalloc.

Overalloc.

Work

Work

Overalloc

Overalloc

'• Work

'• Work

jj

i v'/огк".7

jj

i v'/огк".7

l.Overalloc.

Work

l.Overalloc.

Work

Over alloc

Wort

Over alloc

Wort

Overalloc.

Work

Overalloc.

Work

;,3 | К * 15 I >6.?

;,3 | К * 15 I >6.?

Рис. 14.16. Изменяем почасовой план работ 25 января

Рис. 14.16. Изменяем почасовой план работ 25 января

В задаче Редколлегия появился обозначенный точками на диаграмме перерыв, поскольку одно из назначений не исполняется в течение всей задачи. Кроме того, эта задача теперь начинается не после задачи Доработки планов с учетом замечаний, а немного раньше.

Чтобы удалить появившиеся в плане несоответствия, нужно изменить другие назначения задач Доработка планов с учетом замечаний, Редколлегия и Подготовка редакционных заданий аналогично тому, как мы изменили их для назначений Иванова. Для этого подходит диаграмма Task Usage (Использование задач).

О

TaskNeiw^’^''""^^''^Ж^^'-'-

st»n §Щ

FH25Jan

°. 8

| 12 : 16 1 20 ;

, 0

В Икание номере журнала

10.01.02 0:00

1

i

Вномера

10.01.02 9:00

гСбор предложений отавторов

10.01.02 9:00Г‘

2

1

плана номера

17.01.02 9.00

■ 4

Предварительная редколлегия

22.01.029:00.

: 5

Доработка планов с учетом замечаний

i

^А^^

j Иванов! 75%);Пе1

I6

ИФ

Редколлегия

9:00

^Ио»иов;Пегр

План номера утвержден

25.01.0214:00:

ф-|25.01

S

25.01.0211:00 j

9

Ш

01.02.02 9:00 .

16

Втекстов

25.01.02 11:00

1

17

Й.

Подготовка редакционных заданий

i

Рис. 14.17. После изменения назначений Иванова план проекта изменился

На рис. 14.18 (файл мы просматриваем на этой диаграмме назначения только нужных нам задач. У Петрова и Сидорова загрузка точно такая же, как была у Иванова до Следовательно, мы можем распределить их трудозатраты аналогично: сократимдлительностьназначения вДоработкепланов с учетом замечаний до 1 часа, трудозатраты в который составят 0,75 часа, и сократим трудозатраты по Подготовке редакционных заданий. Трудозатраты на последнюю задачу составляют 7,5 часа, хотя 25 января у этих ресурсов есть только 5 свободных часов на нее. Соответственно, перенесем 2,5 часа загрузки на 29 января, а 5 часов трудозатрат равномерно распределим по 5 календарным дням.

РедколлегияРедколлегия& Подготовка редакционных заданийИвэнов Петров& Подготовка редакционных заданийИвэнов ПетровИзданиежурналаноиераИзданиежурналаноиераИвановПетровИвановПетровLZnZDJZL^JLimnJTLZnZDJZL^JLimnJT15_ L 1615_ L 162.№i 2,6» ,2.№i 2,6» ,СидоровСидоровLL2.63h,2.63h,5.3»5.3»2,63*12,63*11,5(1thl1,5(1thl_il.3&k|J'.‘<&k|_il.3&k|J'.‘<&k|А5^[ ..Л Л*-. ^Л^'.... ^3h:А5^[ ..Л Л*-. ^Л^'.... ^3h:5.33b. 5,33h5.33b. 5,33h. 2hf 2h| OJShj _ 0.75h!2hj 2h; 0,75hj 0.75hj0.33b- 0,33b' o,13h0 13h. 2hf 2h| OJShj _ 0.75h!2hj 2h; 0,75hj 0.75hj0.33b- 0,33b' o,13h0 13hи м ttj.и м ttj.OJjhl3.25b0,25h- 0.25hOJjhl3.25b0,25h- 0.25hСбор предложений от авторов£ Подготовка плана номераПредварительнаяСбор предложений от авторов£ Подготовка плана номераПредварительнаяДоработка планов с учетом замечанийДоработка планов с учетом замечанийИванов Петров Сидоров ГалкинаУваров.ПланутвержденВ Подготовка иатериапов Подготовка обложки ПодготовкаИванов Петров Сидоров ГалкинаУваров.ПланутвержденВ Подготовка иатериапов Подготовка обложки ПодготовкаСидоровГалкинаСидоровГалкинаTask Mame■Task Mame■Рис. 14.18. Распределение загрузки других ресурсов, задействованных в редактируемых задачахРис. 14.18. Распределение загрузки других ресурсов, задействованных в редактируемых задачах1,25h1,25hD,5hD,5h3,2»055h,S»{ M>13,2»055h,S»{ M>15.3>5.3>

Редколлегия

Редколлегия

& Подготовка редакционных заданий

Ивэнов Петров

& Подготовка редакционных заданий

Ивэнов Петров

Изданиежурнала

ноиера

Изданиежурнала

ноиера

Иванов

Петров

Иванов

Петров

LZnZDJZL^JLimnJT

LZnZDJZL^JLimnJT

15_ L 16

15_ L 16

2.№i 2,6» ,

2.№i 2,6» ,

Сидоров

Сидоров

L

L

2.63h,

2.63h,

5.3»

5.3»

2,63*1

2,63*1

1,5(1

thl

1,5(1

thl

_

il.3&k|J'.‘<&k|

_

il.3&k|J'.‘<&k|

А5^[ ..Л Л*-. ^Л^'.... ^3h:

А5^[ ..Л Л*-. ^Л^'.... ^3h:

5.33b. 5,33h

5.33b. 5,33h

. 2hf 2h| OJShj _ 0.75h!

2hj 2h; 0,75hj 0.75hj

0.33b- 0,33b' o,13h0 13h

. 2hf 2h| OJShj _ 0.75h!

2hj 2h; 0,75hj 0.75hj

0.33b- 0,33b' o,13h0 13h

и м ttj.

и м ttj.

OJjhl

3.25b0,25h- 0.25h

OJjhl

3.25b0,25h- 0.25h

Сбор предложений от авторов

£ Подготовка плана номера

Предварительная

Сбор предложений от авторов

£ Подготовка плана номера

Предварительная

Доработка планов с учетом замечаний

Доработка планов с учетом замечаний

Иванов Петров Сидоров Галкина

Уваров.

Планутвержден

В Подготовка иатериапов Подготовка обложки Подготовка

Иванов Петров Сидоров Галкина

Уваров.

Планутвержден

В Подготовка иатериапов Подготовка обложки Подготовка

Сидоров

Галкина

Сидоров

Галкина

Task Mame■

Task Mame■

Рис. 14.18. Распределение загрузки других ресурсов, задействованных в редактируемых задачах

Рис. 14.18. Распределение загрузки других ресурсов, задействованных в редактируемых задачах

1,25h

1,25h

D,5h

D,5h

3,2»055h,

S»{ M>1

3,2»055h,

S»{ M>1

5.3>

5.3>

На рис. 14.19 (файл видны результаты выравнивания ресурсов. Теперь 25 января перегружена только Галкина, поскольку ее трудозатраты в задаче Редколлегия равны 3 человеко-часам, а длительность задачи — только 2 часам. Это видно в верхней части комбинированного представления, где загружено представление Task Usage (Использование задач). А в нижней части комбинированного представления,гдеотображаетсяпредставлениеResourceUsage(Использованиере- сурсов), видна перегрузка Галкиной, по полчаса в каждый из двух дней, когда запланировано ее участие в Редколлегии.

Рис. 14.19. После перераспределения нагрузки 25 января только один ресурс остался перегруженным

Галкина как ответственный секретарь журнала после редколлегии должна готовить отчет с планом номера, и когда его подписывает главный редактор, задача План номера утвержден считается выполненной. Известно, что трудозатраты на подготовку отчета составляют 1 человеко-час, и именно поэтому загрузка Галкиной на час больше, чем у других участников задачи. Следовательно, для того чтобы выровнять ее загрузку, нужно удлинить ее назначение на 1 час.

ВсоответствииснашимпланомПодготовкаредакционныхзаданийможетначаться только после утверждения плана номера. Если мы удлиним назначение Галкиной на 1 час, то передвинем срок окончания Редколлегии на час, и Подготовка редакционных заданий начнется тоже на час позже. В то же время, в жизни план утверждается на редколлегии, а подписание отчета — формальность. Следовательно, чтобы не откладывать на час начало задачи Подготовка редакционных заданий,

нужно изменить зависимость между задачами Редколлегия и План номера утвержден, добавив опережение в 1 час.

На рис. 14.20 (файл 9.mpp) видно, как изменился план проекта после внесения изменений. Поскольку мы перенесли 1 человеко-час трудозатрат Галкиной на 11 часов, то в назначении ее на Подготовку редакционных заданий этот час пришлось освободить, перераспределив его трудозатраты (0,33 часа) на оставшееся время в течение дня. В нижней части комбинированного вида видно, что теперь у Галкиной загрузка полностью выровнена.

Рис. 14.20. После изменения загрузки Галкиной превышение ее доступности равно нулю (см. нижнее представление)

Чтобы убедиться в том, что 25 января перегрузок не осталось, снова откроем представление Resource Usage (Использование ресурсов) и с помощью фильтра выберем ресурсы с превышением нагрузки. Как видно, 25 января перегрузок больше нет, хотя в другие дни они пока сохранились (рис. 14.21, файл lO.mpp).

Равномерное распределение трудозатрат в течение рабочего дня полезно не только тем, что ресурсы перестают быть перегруженными в плане проекта. Как мы видим, в процессе распределения работ формируется их расписание, вплоть до момента начала и окончания определенной задачи в определенный день. Имея настолько детальный план работ, выполнять проект будет легче, поскольку в процессе выполнения проекта не придется думать о последовательности выполнения задач в течение дня, чтобы уложиться в срок и избежать простоя ресурсов.

Рис. 14.21. 25 января загрузка всех ресурсов не превышает нормы

Замена ресурсов

Пример, рассмотренный в предыдущем разделе, продемонстрировал нам, как выравнивать загрузку ресурса путем перераспределения трудозатрат во время исполнения задачи, сохраняя суммарные трудозатраты. Но часто бывает так, что трудозатраты нельзя перераспределить, и тогда приходится выделять на исполнение задачи другого сотрудника.

Например, в интервале между 11 и 15 марта Иванов недоступен, так как уезжает в командировку (см. раздел «Определение времени участия в проекте и максимальной загрузки» урока 12). Поскольку во время составления плана мы забыли об этом и назначили его на несколько задач в указанном интервале, возникло превышение доступности. Чтобы избавиться от перегрузки, мы можем только назначить другого сотрудника исполнять задачу.

Для замены ресурсов мы воспользуемся специальным диалоговым окном Assign Resources(Назначениересурсов),открываемымиздиаграммыГанта.Чтобымымог- ли просматривать назначения, превышающие загрузку ресурса, и одновременно выделять другие ресурсы на задачу, создадим комбинированное представление, в верхней части которого открыта диаграмма использования ресурсов, а в нижней — диаграмма Ганта.

На рис. 14.22 (файл ll.mpp) создано такое представление и в его верхней части отображена загрузка Иванова за период с 11 по 15 марта. Как мы видим, превышение загрузки каждый день равняется трудозатратам, то есть ресурс перегружен на 100%. При выделении назначений, перегружающих ресурс, соответствующие задачи отображаются на диаграмме Ганта в нижней части представления.

Для замены ресурсов в этих задачах нужно перейти в нижнее представление, установить курсор на нужную задачу и посредством команды меню Tools ► Assign Resources (Сервис ► Назначить ресурсы), кнопки Assign Resources (Назначить ресурсы) на панели инструментов Standard (Стандартная) или сочетания клавиш Alt+FlO открыть диалоговое окно Assign Resources (Назначение ресурсов) (рис. 14.23, файл ll.mpp).

В верхней части диалогового окна назначения ресурсов указано название задачи. Прямо под ним располагается раздел Resource list options (Параметры списка ресурсов), с помощью которого можно определить, какие ресурсы будут отображаться в таблице в середине диалогового окна. В нашем примере в этой таблице отображаются все ресурсы проекта, причем назначенные на задачу ресурсы расположены в начале списка и отмечены флажками.

11ЛЬЛЬРед* ••«oearwe метео*»'»»Ред* ••«oearwe метео*»'»»Меное(Я*1УЫаое1ИЧ).<.*Аи4*«Ц**^1 **емов(1Г*М1еМеное(Я*1УЫаое1ИЧ).<.*Аи4*«Ц**^1 **емов(1Г*М1еРИС. 14.22. Удобное представлениедля замены ресурсовРИС. 14.22. Удобное представлениедля замены ресурсовСбор предложении от ввторо*Сбор предложении от ввторо*1Й?kt>«*i1Й?kt>«*iПодготовка плана номераПодготовка плана номераПредварительная редколлегияПредварительная редколлегияipveralfoc^i.OyerallocWork.S.OyerallocWorkipveralfoc^i.OyerallocWork.S.OyerallocWorkДоработка планов с учетом замечаний | .OyerallocWorkДоработка планов с учетом замечаний | .OyerallocWorkРедколлегияРедколлегияПодготовка редакционных заданийПодготовка редакционных заданийРедактирование материаловРедактирование материаловТехнике кое реОг^тироеа1*^*Технике кое реОг^тироеа1*^*О г*и**имО г*и**им^Oyeralloc. i Work 7 ..^Oyeralloc ^Work‘""L^Oyeralloc. i Work 7 ..^Oyeralloc ^Work‘""LOveralloc j Work | Overalloc, iWorkOveralloc j Work | Overalloc, iWorkААOveralloOverallo1С<^раг'^& ЭД И" <ЛП Z«h ?,<h '™1С<^раг'^& ЭД И" <ЛП Z«h ?,<h '™Рис. 14.23. Диалоговое окно назначения ресурсовРис. 14.23. Диалоговое окно назначения ресурсов

1

1

ЛЬ

ЛЬ

Ред* ••«oearwe метео*»'»»

Ред* ••«oearwe метео*»'»»

Меное(Я*1УЫаое1ИЧ).<.*Аи4*«Ц**^1 **емов(1Г*М1е

Меное(Я*1УЫаое1ИЧ).<.*Аи4*«Ц**^1 **емов(1Г*М1е

РИС. 14.22. Удобное представлениедля замены ресурсов

РИС. 14.22. Удобное представлениедля замены ресурсов

Сбор предложении от ввторо*

Сбор предложении от ввторо*

1Й

?kt>«*i

1Й

?kt>«*i

Подготовка плана номера

Подготовка плана номера

Предварительная редколлегия

Предварительная редколлегия

ipveralfoc

^i.Oyeralloc

Work

.S.Oyeralloc

Work

ipveralfoc

^i.Oyeralloc

Work

.S.Oyeralloc

Work

Доработка планов с учетом замечаний | .Oyeralloc

Work

Доработка планов с учетом замечаний | .Oyeralloc

Work

Редколлегия

Редколлегия

Подготовка редакционных заданий

Подготовка редакционных заданий

Редактирование материалов

Редактирование материалов

Технике кое реОг^тироеа1*^*

Технике кое реОг^тироеа1*^*

О г*и**им

О г*и**им

^Oyeralloc. i Work 7 ..^Oyeralloc ^Work‘""L

^Oyeralloc. i Work 7 ..^Oyeralloc ^Work‘""L

Overalloc j Work | Overalloc, iWork

Overalloc j Work | Overalloc, iWork

А

А

Overallo

Overallo

1С<^раг'^& ЭД И

" <ЛП Z«h ?,<h '™

1С<^раг'^& ЭД И

" <ЛП Z«h ?,<h '™

Рис. 14.23. Диалоговое окно назначения ресурсов

Рис. 14.23. Диалоговое окно назначения ресурсов

Для выделения ресурса на задачу предназначена кнопка Assign (Назначить), с помощью кнопки Remove (Удалить) назначение можно удалить, а для замены одного назначенного ресурса другим предназначена кнопка Replace (Заменить). Диалоговое окно удобно тем, что для каждого ресурса, который вы хотите назначить на задачу, можно просмотреть его график доступности, нажав кнопку Graphs (Графики).

Использование этого диалогового окна рассмотрим на примере — попробуем заменить Иванова на время его недоступности другим ресурсом. Для начала с помощью фильтрации оставим в списке ресурсов только нужные, то есть те, которые можно назначить на задачу. Чтобы изменять параметры списка ресурсов, щелкнем на кнопке со значком «+». Раздел Resource list options (Параметры списка ресурсов) откроется (рис. 14.24, файл ll.mpp), и с его помощью мы сможем настроить список ресурсов.

Рис. 14.24. Настраиваем список ресурсов с помощью параметров

Отобрать ресурсы для отображения в таблице можно с помощью любого из стандартных фильтров. Для этого нужно установить флажок рядом с раскрывающимся списком фильтров и затем выбрать нужный фильтр из списка. Если же вы захотите создать новый фильтр, то нужно нажать кнопку More Filters (Другие фильтры). После этого откроется диалоговое окно со списком фильтров (см. рис. 4.14), из которого можно перейти к созданию собственного фильтра.

Диалоговое окно содержит и другой полезный параметр для отбора ресурсов - Available to work (Доступные не менее), позволяющий выбрать ресурсы, доступные для работы в течение указанного числа часов или дней. Правда, при фильтрации ресурсов по доступности MS Project учитывает их общее свободное время в рамках проекта, а не задачи. То есть ресурсы, отобранные с помощью этого параметра, могут быть заняты во время исполнения задачи, на которую вы хотите их назначить.

В нашем примере для подбора ресурсов мы использовали фильтр Group (Группа), с помощью которого отобрали только ресурсы из группы Редактор раздела, потому что задача связана с редактированием и ее должен выполнять редактор. Кроме того, мы применили фильтр по доступности в 14 часов, потому что трудозатраты Иванова в выбранной задаче равняются 14 часам. Как мы видим, заменить

Иванова в нужные нам дни может только какой-нибудь из других уже задействованных в этой задачеЧтобы понять, кто бы это мог быть, выделим оба

ресурса (Петров и Сидоров), щелкнув на них при нажатой клавише Ctrl, и нажмем кнопку Graphs (Графики).

В диалоговом окне Graphs (Графики) представлена краткая информация о трудозатратах и доступности ресурсов. В раскрывающемся списке можно выбрать тип графика: Work (Трудозатраты), Remaining Availability (Оставшаяся доступность) или Assignment Work (Трудозатраты назначения). Если выбрать первый пункт, график будет содержать линию, соответствующую загрузке ресурса, который должен отработать в тот или иной день. Второй пункт отобразит график с количеством человеко-часов, на которые ресурс может быть загружен в определенный день. И наконец, последний пункт отобразит график с линией, соответствующей доступности ресурса, и столбцы, обозначающие трудозатраты ресурса на выбранную задачу и на остальные задачи в каждый из дней проекта.

Над графиком расположена шкала времени, а под ним — таблица, где для соответствующих дней приведены числовые значения данных, выбранных для отображения. Для перемещения по временной шкале предназначена полоса прокрутки, а кнопки с лупой и значкамиипозволяют уменьшить или увеличить

единицы шкалы времени.

Нам нужно определить, какой из ресурсов может заменить Иванова с 11 по 15 марта, поэтому выберем для отображения график Remaining Availability (Оставшаяся доступность) и найдем нужные нам даты. Как видно на рис. 14.25, каждый из ресурсов может быть загружен на этой неделе примерно на 12 часов, то есть на нужное нам время.

Рис. 14.25. График доступности ресурсов

Кого же из них выбрать? На продолжении графика видно, что на следующей неделе Петров загружен меньше Сидорова (свободные часы первого в первые два дня следующей недели составляют 8,8 часа против 0,4 часа второго). Значит, чтобы загрузка ресурсов в течение проекта была близка к равномерной, перенесем трудозатраты Иванова по выполнению задачи Редактирование материалов на Петрова.

Это можно сделать в представлении Task Usage (Использование задач), открыв нужную задачу и добавив трудозатраты Иванова с 11 по 15 марта в строку с трудозатратами Петрова за эти же дни. После этого трудозатраты Иванова нужно нулить.

После переноса загрузки части трудозатрат Иванова на Петрова у первого осталось только одно назначение в интервале между и 15 марта, создающее перегрузку (рис. 14.26, файлЭто назначение на задачу Техническое редактиро

вание. При этом объем трудозатрат, который нужно передать на исполнение другому ресурсу, составляет 12 часов.

Рис. 14.26. Загрузка Иванова выровнена (ср. с рис. 14.22), но не окончательно

Чтобы заменить ресурс для этого назначения, снова откроем диалоговое окно назначения ресурсов. Поскольку эта задача тоже связана с редактированием, мы будем переносить затраты снова либо на Петрова, либо наСидорова. Чтобы определить, возможно ли это, вновь откроем график Availability (Оставшаяся доступность).

На рис. 14.27 (файл видно, что оставшаяся доступность у Петрова существенно снизилась после того, как мы перенесли на него трудозатраты Иванова. Тем не менее суммарная доступность двух ресурсов за выбранную неделю больше 12 часов, что позволит нам перераспределить трудозатраты Ивановамеждуними.

Рис. 14.27. После переноса части трудозатрат Иванова на Петрова оставшаяся доступность последнего понизилась (ср. с рис. 14.25)

Для того чтобы перераспределять трудозатраты между ресурсами, откроем представление Resource Usage (Использование ресурсов). Работать в нем мы будем для того, чтобы при изменении трудозатрат ресурсов видеть строку

(Оставшаяся доступность), добавленную на диаграмму через диалоговое окно настройки стилей подробных данных (см. раздел «Выбор типа отображаемой на графике информации и ее форматирование» урока 8).

Однако работать в стандартном представлении будет не очень удобно, поскольку оставшаяся доступность отображается в строке сводной информации о ресурсе, а редактировать трудозатраты мы будем в строке назначения, расположенной намного ниже строки со сводной информацией. Поэтому для удобства, чтобы не приходилось постоянно прокручивать экран вверх и вниз, оставим в таблице рядом с диаграммой только суммарные строки нужных нам ресурсов и строки с информацией о назначении на задачу Техническое редактирование.

Чтобы отобрать строки таким образом, добавим в таблицу столбец (Флаг1). По умолчанию в каждой его строке проставлено значение No (Нет). Теперь поменяем это значение на Yes (Да) у тех строк, которые мы хотим оставить на экране, и включим автофильтр (см. раздел «Автофильтр» урока 4). Затем с помощью автофильтра для столбца Flagl выберем только те строки, в которых значе-

ние поля равняется Yes (Да). В созданном представлении (рис. 14.28, файл 13.mpp) вся нужная нам информация находится рядом, и можно редактировать трудозатраты ресурса без риска случайно превысить его доступность, поскольку данные об оставшейся доступности отображаются на строку выше той, где мы будем осуществлять редактирование.

О Нимяс» N»m«О Нимяс» N»m«;ф и;ф иi'3 Ивановi'3 ИвановТехническое редактированиеТехническое редактированиеYesYesYesYesDtieHsDtieHs142.4 hut]142.4 hut]33,6/vs33,6/vsRem. Avail.Rem. Avail.ho 03ho 03И Met 0241 03 I2CU >эсз: ,14 CT3 1.15 03—У»} .дм Z 53 5ZEZИ Met 0241 03 I2CU >эсз: ,14 CT3 1.15 03—У»} .дм Z 53 5ZEZ13 Петров13 ПетровiBСидоровiBСидоров.WorkRem. Avail..WorkRem. Avail.YesiYesi166,65 hr^166,65 hr^WorkWorkShi 8j8*LShi 8j8*LOK!OK!Техническое редактированиеТехническое редактированиеТехническое редактированиеТехническое редактированиеYes;Yes;YesYes33.6 hrst33.6 hrst177,45 hE^i177,45 hE^i33.6 h.s33.6 h.sWorkRem. Avail. IWorkRem Ava<Work |jWorkRem. Avail. IWorkRem Ava<Work |j2ЛЫ 2.4h! 2.4h:2ЛЫ 2.4h! 2.4h:1.2h2,4h1.2h2,4h5,2h|5,2h|2,4h2,4h.j.^h 2 4h ^4hj_ 24Ы _2Д.j.^h 2 4h ^4hj_ 24Ы _2Д

О Нимяс» N»m«

О Нимяс» N»m«

;ф и

;ф и

i'3 Иванов

i'3 Иванов

Техническое редактирование

Техническое редактирование

Yes

Yes

Yes

Yes

DtieHs

DtieHs

142.4 hut]

142.4 hut]

33,6/vs

33,6/vs

Rem. Avail.

Rem. Avail.

ho 03

ho 03

И Met 02

41 03 I2CU >эсз: ,14 CT3 1.15 03

—У»} .дм Z 53 5ZEZ

И Met 02

41 03 I2CU >эсз: ,14 CT3 1.15 03

—У»} .дм Z 53 5ZEZ

13 Петров

13 Петров

iBСидоров

iBСидоров

.Work

Rem. Avail.

.Work

Rem. Avail.

Yesi

Yesi

166,65 hr^

166,65 hr^

Work

Work

Shi 8j8*L

Shi 8j8*L

OK!

OK!

Техническое редактирование

Техническое редактирование

Техническое редактирование

Техническое редактирование

Yes;

Yes;

Yes

Yes

33.6 hrst

33.6 hrst

177,45 hE^i

177,45 hE^i

33.6 h.s

33.6 h.s

Work

Rem. Avail. I

Work

Rem Ava<

Work |

j

Work

Rem. Avail. I

Work

Rem Ava<

Work |

j

2ЛЫ 2.4h! 2.4h:

2ЛЫ 2.4h! 2.4h:

1.2h

2,4h

1.2h

2,4h

5,2h|

5,2h|

2,4h

2,4h

.

j.

^h 2 4h ^4hj_ 24Ы _2Д

.

j.

^h 2 4h ^4hj_ 24Ы _2Д

Рис. 14.28. Применив настраиваемое поле и автофильтр, мы создали удобное представлениедля изменения данных о трудозатратах

После распределения трудозатратИванова его загрузка изагрузкаПетрова полностью выровняются (рис. 14.29, файл 14.mpp). Загрузка Сидорова хотя в целом и превышает доступность, но уже выровнена в интервале с 11 по 15 марта.

ооa Ивановa ИвановYesiYesiТехническое редактированиеТехническое редактированиеYesYesWorkWorkRem. Avail.Rem. Avail.Yes:Yes:ПетровПетровYesYesТехническое редактированиеТехническое редактированиеYesYes8h8h^Сидоров^СидоровIIT ехническоередактированиеT ехническоередактированиеYesYes||■8hi 6Ы 7,6hi 4,4h■8hi 6Ы 7,6hi 4,4hWorkRem. Avail.WorkRem. Avail.WorkRem. Avail.WorkRem. Avail.8hOhj2^h'8hOhj2^h'OhOhjOhjOh! OhOh!OhOhOh!..„.„„OhOh? ’ Ohi0h(" 6ьГ "6кOhOhjOhjOh! OhOh!OhOhOh!..„.„„OhOh? ’ Ohi0h(" 6ьГ "6к' ,8h8ty6.8h5.2h....Ohj _ Ohi1,2h!2,8h2,4h? 2,4M 2,4h! 2,4h' ,8h8ty6.8h5.2h....Ohj _ Ohi1,2h!2,8h2,4h? 2,4M 2,4h! 2,4hWork,Rem. AvailWork,Rem. AvailWorkRem. Avail.,'WorkRem. Avail.WorkRem. Avail.,'WorkRem. Avail.Ohj Oh;2H;u,4h;3,6h4hj _*4h * _4h I,^h_^tOhj Oh;2H;u,4h;3,6h4hj _*4h * _4h I,^h_^tРис. 14.29. Загрузка ресурсов с 11 по 15 марта выровненаРис. 14.29. Загрузка ресурсов с 11 по 15 марта выровнена

о

о

a Иванов

a Иванов

Yesi

Yesi

Техническое редактирование

Техническое редактирование

Yes

Yes

Work

Work

Rem. Avail.

Rem. Avail.

Yes:

Yes:

Петров

Петров

Yes

Yes

Техническое редактирование

Техническое редактирование

Yes

Yes

8h

8h

^Сидоров

^Сидоров

I

I

T ехническоередактирование

T ехническоередактирование

Yes

Yes

|

|

■8hi 6Ы 7,6hi 4,4h

■8hi 6Ы 7,6hi 4,4h

Work

Rem. Avail.

Work

Rem. Avail.

Work

Rem. Avail.

Work

Rem. Avail.

8h

Ohj

2^h'

8h

Ohj

2^h'

OhOhjOhjOh! Oh

Oh!OhOhOh!..„.„„Oh

Oh? ’ Ohi0h(" 6ьГ "6к

OhOhjOhjOh! Oh

Oh!OhOhOh!..„.„„Oh

Oh? ’ Ohi0h(" 6ьГ "6к

' ,8h8ty6.8h5.2h

....Ohj _ Ohi1,2h!2,8h

2,4h? 2,4M 2,4h! 2,4h

' ,8h8ty6.8h5.2h

....Ohj _ Ohi1,2h!2,8h

2,4h? 2,4M 2,4h! 2,4h

Work,

Rem. Avail

Work,

Rem. Avail

Work

Rem. Avail.,'

Work

Rem. Avail.

Work

Rem. Avail.,'

Work

Rem. Avail.

Ohj Oh;2H;u,4h;3,6h

4hj _*4h * _4h I,^h_^t

Ohj Oh;2H;u,4h;3,6h

4hj _*4h * _4h I,^h_^t

Рис. 14.29. Загрузка ресурсов с 11 по 15 марта выровнена

Рис. 14.29. Загрузка ресурсов с 11 по 15 марта выровнена

Замена ресурсов может быть еще более простым процессом, если вы хотите не частично перенести трудозатраты с одного ресурса на другой, а полностью заменить одно назначение на задачу другим. Например, в нашем проекте задействован ресурс Сергеева с общей доступностью 50%. Естественно, что назначение ее на задачу Обработкатекста ииллюстраций сзагрузкой в 100% привело кпревышениюзагруз- ки. Поскольку уменьшение загрузки ресурса приведет к увеличению длительности этой задачи (так как это задача типа Fixed Work (Фиксированные трудозатраты)), то для выравнивания загрузки Сергеевой ее нужно заменить другим ресурсом.

Для этого откроем диалоговое окно назначения ресурсов для задачи Обработка текста и иллюстраций и с помощью фильтрации по группе Верстальщик отберем ресурсы, способные заменить Сергееву. Кроме того, поскольку трудозатраты на задачу составляют НО часов, добавим фильтрацию и по доступности ресурса.

11 Зак. 875

В результате (рис. 14.30, файл 16.mpp) в список ресурсов попадает только ресурс Тарасова, которым мы и заменим Сергееву. Для этого выделим курсором ячейку Сергеева и нажмем кнопку Replace (Заменить). В открывшемся диалоговом окне ReplaceResource(Заменаресурса) нужно выбрать ресурс, назначаемый на место заменяемого, и указать, на сколько единиц он выделяется (рис. 14.31). После нажатия кнопки OK будет выполнена замена ресурса.

Рис. 14.30. Подбираем возможную замену ресурсу Сергеева

Рис. 14.31. Заменяем один ресурс другим, указывая процент выделения

С помощью диалогового окна назначения ресурсов можно заменять, удалять или изменять объем назначения ресурса сразу для нескольких задач. Для этого в диаграмме Ганта нужно выбрать несколько задач при нажатой клавише Ctrl или Shift и затем открыть диалоговое окно. Это удобно, когда вы хотите, например, заменить один ресурс другим сразу в нескольких задачах или назначить ресурс на несколько задач.

)ПРИМЕЧАНИЕ Таким образом, автоматизированный перенос загрузки с ресурса на ресурс возможен, только если один ресурс исключается из задачи и его заменяет другой. Если же нужно частично перенести трудозатраты с одного ресурса на другой, то это нужно делать вручную с помощью диаграммы Task Usage (Использование задач) или Resource Usage (Использование ресурсов). При этом можно пользоваться стандартными сочетаниями клавиш для копирования и вставки данных.

Перенос трудозатрат в сверхурочные

Иногда перегружающие трудозатраты нельзя передать другому ресурсу, удалить или перераспределить в рамках назначения. В таком случае единственным способом выровнять загрузку ресурса остается перенести трудозатраты сверх нормы в сверхурочные.

Например, назначение Буркова на рис. 14.32 (файл 16.mpp) превышает доступность на 1,2 часа. Попробуем перенести эти трудозатраты в сверхурочные. Для этого добавим в таблицу столбец Overtime Work (Сверхурочные трудозатраты) и в строке назначения укажем 1,2 часа. Затем сократим длительность задачи на те же 1,2 часа. На рис. 14.33 (файл 17.mpp) видно, что теперь перегрузка ресурса удалена.

Resource NemaResource NemaВ БуркаоВ БуркаоКонвертция сверстанного номера в формат MacКонвертция сверстанного номера в формат MacOvertimeOvertime96,?3 hrs0 Mi96,?3 hrs0 Mi45,95 hrs 0 bts45,95 hrs 0 btsWork Overalloc. CM WorkWork Overalloc.Work Overalloc. CM WorkWork Overalloc.DetsrlbDetsrlbP. | : M1 . £§h| 11^P. | : M1 . £§h| 11^j4.5h Uh-j4.5h Uh-J Oyt WorkJ Oyt Work

Resource Nema

Resource Nema

В Буркао

В Буркао

Конвертция сверстанного номера в формат Mac

Конвертция сверстанного номера в формат Mac

Overtime

Overtime

96,?3 hrs0 Mi

96,?3 hrs0 Mi

45,95 hrs 0 bts

45,95 hrs 0 bts

Work Overalloc. CM Work

Work Overalloc.

Work Overalloc. CM Work

Work Overalloc.

Detsrlb

Detsrlb

P. | : M1 . £§h| 11^

P. | : M1 . £§h| 11^

j

4.5h Uh-

j

4.5h Uh-

J Oyt Work

J Oyt Work

РИМЕЧАНИЕРИМЕЧАНИЕsource Namesource Name1.2 hrs1.2 hrs44, 75 hrs44, 75 hrsКоноертция сверстанного номера в формат MacКоноертция сверстанного номера в формат MacWoA Overtime.. Work95 № hrs ■1 ?. ht^WoA Overtime.. Work95 № hrs ■1 ?. ht^Work f' ,92h1 1 ,22hOveralloc.'Ovt.Work _ ‘O,33h;0,3hWork . 33 и 3Overalloc.CM ^ ilSM °.3hiWork f' ,92h1 1 ,22hOveralloc.'Ovt.Work _ ‘O,33h;0,3hWork . 33 и 3Overalloc.CM ^ ilSM °.3hiРис. 14.33. ПерегрузкаустраненаперенесениемтрудозатратвсверхурочныеРис. 14.33. Перегрузкаустраненаперенесениемтрудозатратвсверхурочные16|E Гэуркпп16|E Гэуркпп

РИМЕЧАНИЕ

РИМЕЧАНИЕ

source Name

source Name

1.2 hrs

1.2 hrs

44, 75 hrs

44, 75 hrs

Коноертция сверстанного номера в формат Mac

Коноертция сверстанного номера в формат Mac

WoA Overtime

.. Work

95 № hrs ■1 ?. ht^

WoA Overtime

.. Work

95 № hrs ■1 ?. ht^

Work f' ,92h1 1 ,22h

Overalloc.'

Ovt.Work _ ‘O,33h;0,3h

Work . 33 и 3

Overalloc.

CM ^ ilSM °.3hi

Work f' ,92h1 1 ,22h

Overalloc.'

Ovt.Work _ ‘O,33h;0,3h

Work . 33 и 3

Overalloc.

CM ^ ilSM °.3hi

Рис. 14.33. Перегрузкаустраненаперенесениемтрудозатратвсверхурочные

Рис. 14.33. Перегрузкаустраненаперенесениемтрудозатратвсверхурочные

16|E Гэуркпп

16|E Гэуркпп

Рис. 14.32. Назначение превышает доступность ресурса на 1,2 часа

При добавлении в задачу сверхурочной работы ее трудозатраты разделяются по всем дням на ее протяжении. На диаграмме, в отличие от обычных трудозатрат, их нельзя редактировать.

Сверхурочные трудозатраты стоит использовать в первую очередь для того, чтобы учитывать затраты на сверхурочную работу ресурса по особым ставкам. Если же вы используете одинаковые ставки при оплате нормальной и сверхурочной работы, то вместо переноса трудозатрат для выравнивания загрузки можно просто увеличить рабочее время нужного дня в личном календаре ресурса.

Что нового вы узнали?

О Какие методики применяются для планирования стоимости проекта.

О Как определять стоимость ресурсов, назначений и задач.

О Как настраивать методы начисления затрат.

О Как определять ресурсы с превышением доступности.

О Как использовать автоматизированное выравнивание загрузки ресурсов.

О Как выравнивать загрузку ресурсов вручную.

Анализ и оптимизация плана работ и стоимости проекта

Классические методики анализа плана проекта: PERT и метод критического пути (СРМ)

Использование настраиваемых полей, формул и группировки для анализа стоимости проекта

Создание формул с условиями

Анализ распределения затрат по фазам проекта, типам работ, типам трудозатрат и типам ресурсов

Выявление ошибок плана проекта

в процессе проведения анализа

Методы сокращения плана работ

Методы увеличения и уменьшения стоимости проекта

Из этого урока вы узнаете, как анализировать план проектных работ и стоимость проекта и оптимизировать их. Для анализа плана работ проекта будут использованы две классические методики: PERT и метод критического пути (СРМ). А для анализа стоимости проекта мы будем активно использовать настраиваемые поля, формулы и группировки, и вы узнаете, как создавать формулы с условиями. Кроме того, наш пример покажет, как анализ плана в различных аспектах помогает выявить ошибки, допущенные при его составлении.

В разделе, посвященном оптимизации плана работ, мы рассмотрим существующие методы сокращения плана работ, в том числе основанные на методе критического пути. Рассматривая оптимизацию стоимости плана, мы покажем, как можно увеличить или уменьшить стоимость проекта и на какие аспекты проектного треугольника могут повлиять подобные изменения.

Анализ и оптимизация плана работ

В ходе анализа плана проекта нужно оценить, насколько установленные длительности задач реалистичны и, соответственно, можно ли уложиться в срок, выполняя работы. После того как длительность задач будет скорректирована, мы проанализируем план с обновленными длительностями задач (обновленными как после корректировки, так и после выравнивания ресурсов) и определим, возможно ли выполнить работу по проекту в отведенный срок.

До сих пор, оценивая длительность задач, мы использовали экспертный метод, то есть опирались на свой опыт. Однако в некоторых случаях можно использовать параметрический метод. Например, длительность всех задач, связанных с редактированием статей и их версткой, зависит от числа статей. Если мы будем рассчитывать длительность этих задач исходя из формулы, где число статей будет выступать в качестве параметра, то сможем получить более точную оценку.

Уточнение длительности задач с использованием параметров

Поля для параметрического расчета длительности задач мы уже создавали в уроке 13, когда учились работать с формулами (см. раздел «Использование формул» урока 13). Поэтому, чтобы не делать повторно ту же работу, перенесем готовые поля из файла СН13\17.трр в наш файл CH15\l.mpp.

Для этого откроем в MS Project оба файла, затем с помощью команды меню Tools ► Organizer (Сервис ► Организатор) откроем диалоговое окно Организатора и перейдем в нем на вкладку Fields (Поля). Выберем переключатель Task (Задача), так как созданные нами поля относились к задачам, и выберем в раскрывающемся списке в левой части диалогового окна файл l.mpp, а в правой — 17,mpp. Теперь, выделив нужные поля и нажав кнопку «Сору («Копировать), добавим поля в наш файл (рис. 15.1).

В файле СН13\17.трр мы рассчитывали длительность редактирования отдельных статей на основании числа страниц. На этом этапе составления плана мы знаем

только общее число статей номера, но нам не известно число страниц в каждой из них. Поэтому в качестве параметров для расчета длительностей задач будем использовать Число статей (переименовав поле Число страниц в статье) и Время редактирования статьи (переименовав поле Время редактирования страницы).

РИС. 15.1. Ранее созданные поля перенесены в новый файл проекта

Для расчета длительностей с учетом параметров создадим копию таблицы Entry (Ввод) с названием Параметры и отобразим в ней импортированные поля (файл Поскольку в таблице есть много задач с длительностью, не зависящей от числа статей, добавим в таблицу столбец Flag2 (Флаг2) с названием Обработка статей и установим в нем значения Yes (Да) только для тех задач, длительность которых мы можем рассчитывать по параметрической модели. Затем с помощью автофильтра оставим на экране только те задачи, у которых значение поля Обработка статей равно Yes (Да).

Теперь в каждой строке нужно ввести в поле Время редактирования статьи длительность операции в расчете на статью. Например, Редактирование материалов требует 1 день на статью, а Техническое редактирование — только 4 часа (рис. 15.2, файлПосле того как длительность по параметрам рассчитана, нужно об

новить данные о трудозатратах в поле Work (Трудозатраты).

Уточнив применение параметров длительности некоторых задач, проанализируем все задачи нашего плана по методу PERT (Program, Evaluation and Review Technique). Суть этого метода заключается в использовании трех сценариев: пессимистичного (с максимально возможными длительностями задач), оптимистичного (с минимальными длительностями) и ожидаемого сценария, наиболее реального. В соответствии с удельным весом каждого из вариантов программа рассчитывает средневзвешенную длительность каждой задачи.

Чая Name

| смеоп

ООроМ-ка овновлеиа

C<^

**cno :

Воам»

:.,:

статгл

арсмй

стетвй : пея:мсгмраевиия

"^ J-J

jia«iTO2j ;

статьи vj

i!

"Sii’-TS V ST

журнала

63

1

Ho;1days

0

0 days

G

41,32

hrs

No^

30

0

Odays

В Подготовка текстов

34,52

318,5hrs

Ho@

30

0;

0 days

Редактирование материалов

I

hrs

Yes;

20

20;

1 day

Техническое

3,99

80 hrs

Yes;О 10days

20;

0,5 days

В Верстка журнала

; 24,53 days

490

Ho^

60

0 days

Обработка текста и

10days

hrs

Yes

20

20;

1 day

"Ж:3Вычитка

!20

hrs

Yes;1

20days|

20;

1 day

23 |Сверка

j

hrs

Yes(J

20

20;

1 day

Рис. 15.2. Рассчитываем длительность задач по параметрической модели

Уточнение длительности задач по методу PERT

Для анализа проекта по методу PERT необходимо вывести на экран панель инструментов с кнопками для запуска всех необходимых средств. Для этого воспользуемся командой меню View Toolbars PERT Analysis (Вид Панели инструментов Анализ по методу PERT).

Для перехода в таблицу ввода данных для анализа PERT предназначена правая кнопка панели (рис. 15.3), PERT Entry Sheet (Лист ввода PERT). Щелчок на этой кнопке откроет одноименную таблицу, в колонки которой вводятся данные с вариантами длительности задач.

ФормаPERTIФормаPERTIВычисления по методу PERTВычисления по методу PERTЗадание весовых коэффициентовЗадание весовых коэффициентовметода PERTметода PERTЛист ввода PERTЛист ввода PERTДиаграмма Ганта — оптимистическая оценкаДиаграмма Ганта — оптимистическая оценкаДиаграмма Диаграмма Ганта — Ганта —Диаграмма Диаграмма Ганта — Ганта —

ФормаPERT

I

ФормаPERT

I

Вычисления по методу PERT

Вычисления по методу PERT

Задание весовых коэффициентов

Задание весовых коэффициентов

метода PERT

метода PERT

Лист ввода PERT

Лист ввода PERT

Диаграмма Ганта — оптимистическая оценка

Диаграмма Ганта — оптимистическая оценка

Диаграмма Диаграмма Ганта — Ганта —

Диаграмма Диаграмма Ганта — Ганта —

ожидаемая пессимистическая

оценка оценка

Рис. 15.3. Панель инструментов для анализа по методу PERT

На рис. 15.4 представлен фрагмент этой таблицы, заполненной нами в файле

В первой колонке, Duration (Длительность), размещаются данные о длительности задач, получившиеся после ввода проектных данных. Колонка Optimistic (Оптимистическая длительность) предназначена для ввода оптимистичных данных, то есть длительности задач при наиболее благоприятном стечении обстоятельств. В колонке Expected Dur. (Ожидаемая длительность) указывается длительность при нормальном развитии событий (в большинстве случаев мы приравнивали ее к значению в поле DurationКолонка Pessimistic Dur. (Пессимистическая

длительность) предназначена для ввода длительности задач при наихудшем развитии событий.

Длительность во всех трех полях не обязательно должна быть разной. В тех случаях, когда длительность задач зафиксирована и не может варьироваться, напри-

мер у завершающих задач или задач, срок исполнения которых определяется договором и т. п., во всех трех колонках нужно указать одинаковые значения длительности. Кроме того, часто ожидаемая длительность совпадает с пессимистичной или оптимистичной оценкой.

.^^

'] 0U* ВЦrfiralsteCuf E^dsdDur | Peresmstic Dui

0 |Еi Издание номера журнала

63 days102 days 129,93 days 155,63 days

Ц В Планирование номера

: 11,63 days

8,5days;

11,88 days

15,25 days

Ц2 :Сбор предложений от авторов

j5 days:

4 days

5 daysi

6 days

; 3 IПодготовка плана номера

3days:

2 days

3 days

4 days

Предварительная редколлегия

3hrs-

2 hrs

3hrs

5 hrs

;: 5 :Доработка планов с учетом замечаний

3 days j

2 days

3 days

4 days

Редколлегия

4hrs;

2 hrs

4 hrs

5 hrs

7 iПлан номера утвержден

0 days i

0 days

0 days

0 days

Рис. 15.4. Вводим данные для PERT-анализа

В тех случаях, когда вы хотите применить методику PERT только для некоторых задач, можно воспользоваться специальной формой PERT Entry Form (Форма ввода PERT), вызываемой щелчком на кнопке PERT Entry Form ( Форма ввода PERT) панели анализа по методу PERT (см. рис. 15.3). Если вы пользуетесь этой формой, то вводить данные для анализа PERT можно в любом представлении MS Project - достаточно установить курсор на нужную задачу и нажать кнопку вызова формы.

На рис. 15.5 представлена форма ввода данных для анализа PERT для задачи Верстка обложки. В верхней части формы указано название задачи и текущая длительность, а в середине окна расположены поля для ввода вариантов длительности: Optimistic (Оптимистическая), Expected (Ожидаемая) и Pessimistic (Пессимистическая).

Рис. 15.5. Форма ввода данных для анализа PERTРис. 15.5. Форма ввода данных для анализа PERT

Рис. 15.5. Форма ввода данных для анализа PERT

Рис. 15.5. Форма ввода данных для анализа PERT

Когда данные для анализа введены для всех задач, можно произвести перерасчет их длительности с помощью методики PERT. Длительность рассчитывается по формуле:

(Оптимистическая длительность х Оптимистический весовой коэффициент + Ожидаемая длительность х Ожидаемый весовой коэффициент + Пессимистическая длительность х Пессимистический весовой коэффициент) / 6.

Как следует из этой формулы, весовые коэффициенты играют при расчете довольно важную роль: чем больше весовой коэффициент у определенного типа длительности, тем ближе к ней будет длительность, определенная в результате анализа. Поэтому, прежде чем начать анализ, определим весовые коэффициенты. Для этого воспользуемся диалоговым окном задания весовых коэффициентов, вызываемым кнопкой Set PERT Weights (Задание весовых коэффициентов метода PERT), расположенной на панели анализа по методу PERT (см. рис. 15.3).

Форма (рис. 15.6) содержит три поля для ввода весовых коэффициентов. В поле Optimistic (Оптимистический) вводится весовой коэффициент оптимистической длительности, в поле Expected (Ожидаемый) — весовой коэффициент ожидаемой длительности, а в поле Pessimistic (Пессимистический) — пессимистической.

Рис. 15.6. Диалоговое окно задания весовых коэффициентов метода PERT

Сумма весовых коэффициентов должна равняться 6, и обычно ожидаемая длительность имеет коэффициент 4, а две остальные — по 1. В тех случаях. когда вы больше ожидаете развития событий по оптимистическому или пессимистическому сценарию, их весовые коэффициенты можно увеличить.

После того как коэффициенты определены, переходим к расчету длительности задач. Поскольку длительности задач, определенные в результате предварительного планирования, будут заменены рассчитанными в процессе анализа, файл стоит предварительно сохранить с другим именем, чтобы к старым значениям можно было вернуться (или сохранить длительности в отдельной колонке).

Чтобы начать анализ, нужно нажать кнопку Calculate PERT (Вычисления по методу PERT), расположенную в середине панели анализа по методу PERT (см. рис. 15.3). После этого MS Project отобразит предупреждение о том, что все значения поля Duration (Длительность) и настраиваемых полей Start (Начало) и Finish (Окончание) с 1 по 3 будут заменены новыми значениями. После того как вы, нажав кнопку Yes (Да), подтвердите желание осуществить анализ, он начнется.

После проведения анализа данные о длительности задач обновились. На рис. 15.7 (файл 4.mpp) видно, что длительность задач, определенная в результате анализа методом PERT, отличается от той, что была установлена методом экспертной оценки (см. рис. 15.4). Кроме того, после проведения анализа определяются не только длительности задач, но и даты начала и окончания задач для трех возможных сценариев плана работ.

^VSOgWSr teskNere-- ; ,^Т::Л"Я

Cure «ion

Oamatrc Ourrj e^otod Cur. ■ j ГвадгоЯк &r.:

Издание номера журнала

Ез Планирование номера

-—— -1

64,76 days

11,6 days

57 days;

8,5 days

62,83 days

11,63days

71 days

14,63days

2 1

Сбор предложений от авторов

5days:

4 days

5 days

6 days

Подготовка плана номера

3 days I

2 days

3 days;

4 days

1

Предварительная редколлегия

!3.17 hrs i

2hrs;

3 hrs i

5 hrs

,5!

Доработка планов с учетом замечаний

3 daysi

2days;

3 days 1

4 days

6

Редколлегия

i3,83 hrs:

2 hrs

4 hrs"

5 hr Si

■

План номера утвержден

0 days

0days;

0 days >

0 days

Рис. 15.7. Результат выполнения анализа по методике PERT

Чтобы просмотреть диаграмму Ганта для разных версий плана проекта, нужно воспользоваться тремя кнопками на панели анализа по методу PERT (см. рис. 15.3). Первой слева расположена кнопка Optimistic Gantt (Диаграмма Ганта — оптимистическая оценка), затем Expected Gantt (Диаграмма Ганта — ожидаемая оценка) и третьей — Pessimistic Gantt (Диаграмма Ганта — пессимистическая оценка).

1 ^> ПРИМЕЧАНИЕЕсли вы еще в начале планирования проекта знаете, что будете пользоваться

анализом PERTдля расчета длительностей задач, то стоит применитьегоуже на этапе составления плана работ.

На рис. 15.8 (файл 5.mpp) мы воспользовались этими кнопками и открыли два окна, в верхнее из которых загрузили представление с оптимистичным планом проекта, а в нижнее — с пессимистичным. В таком режиме удобно просматривать различия между вариантами плана проекта. Как видно в нижнем окне, при неблагоприятном развитии событий проект может не уложиться в сроки.

ВНИМАНИЕКрайние сроки или ограничения задач не учитываются в планах, созданных в

результате анализа PERT. Следует иметь это в виду при анализе оптимистического и пессимистического плана.

Уточнив длительности задач, вернемся к диаграмме Ганта и посмотрим, успеваем ли мы выполнить весь объем работы в установленные сроки. Если окажется, что в результате уточнения длительностей задач длительность проекта стала больше, нужно будет сократить задачи, не позволяющие уложиться в срок.

Оптимизация плана работ проекта

Оценить, укладывается проект в нужные сроки или нет, можно с помощью индикаторов крайних сроков, которые мы ввели, когда создавали план работ (см. раздел «Крайние сроки» урока 11). На рис. 15.9 (файл 5.mpp) видно, что задача Вывод пленок заканчивается позже крайнего срока, а значит, проект не укладывается в расписание. В тех проектах, где не используются крайние сроки или завершающие задачи, оценить длительность проекта можно по значению столбца Duration (Длительность) в строке суммарной задачи проекта (см. раздел «Суммарная задача проекта» урока 11).

Если план не укладывается в срок, длительность проекта нужно уменьшить. Для этого нужно сократить длительность его задач или удалить некоторые из них.

Но длительность каких именно задач нужно сокращать? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно определить, от каких задач зависит длительность проекта. А для этого можно воспользоваться анализом плана проекта методом критического пути (СРМ).

Рис. 15.8. Сравнение оптимистичного и пессимистичного сценариевРис. 15.8. Сравнение оптимистичного и пессимистичного сценариево Tw*Na»eо Tw*Na»eЯ. ж чутЯ. ж чутВерсткаОбработкаиВычиткаВерсткаОбработкаиВычитка**мм*» о*» оСверкаПод гото в к а о гла в пени я Окончательная сборкаНомерПредпечатмая подготовкаСверкаПод гото в к а о гла в пени я Окончательная сборкаНомерПредпечатмая подготовкасверстанного номера в форматЦветоделениеКоррекцияВывод пленоксверстанного номера в форматЦветоделениеКоррекцияВывод пленокThisfinishes12.04.02which is later thanDeadline on08.04.02 18:00Thisfinishes12.04.02which is later thanDeadline on08.04.02 18:00типографиютипографию19,17 deye I6.25 days |6.83 days6.82 days10.76 days19,17 deye I6.25 days |6.83 days6.82 days10.76 daysИвамоа| 395ч ЬПе i poИвамоа| 395ч ЬПе i poЛимоное( 77Ч|;Бур*О1 ^g| Ьурмэе|20%кСек Е^Я nHMOHonpSSliby «@Е*Д, Лимонов! 35Kф 12.94Лимоное( 77Ч|;Бур*О1 ^g| Ьурмэе|20%кСек Е^Я nHMOHonpSSliby «@Е*Д, Лимонов! 35Kф 12.9424,41 day»10,17 days 20,17 days i14,35 days ;1.83 days ';24,41 day»10,17 days 20,17 days i14,35 days ;1.83 days ';

Рис. 15.8. Сравнение оптимистичного и пессимистичного сценариев

Рис. 15.8. Сравнение оптимистичного и пессимистичного сценариев

о Tw*Na»e

о Tw*Na»e

Я. ж чу

т

Я. ж чу

т

Верстка

Обработкаи

Вычитка

Верстка

Обработкаи

Вычитка

*

*

м

м

*

» о

*

» о

Сверка

Под гото в к а о гла в пени я Окончательная сборка

Номер

Предпечатмая подготовка

Сверка

Под гото в к а о гла в пени я Окончательная сборка

Номер

Предпечатмая подготовка

сверстанного номера в формат

Цветоделение

Коррекция

Вывод пленок

сверстанного номера в формат

Цветоделение

Коррекция

Вывод пленок

Thisfinishes12.04.02

which is later thanDeadline on

08.04.02 18:00

Thisfinishes12.04.02

which is later thanDeadline on

08.04.02 18:00

типографию

типографию

19,17 deye I

6.25 days |

6.83 days

6.82 days

10.76 days

19,17 deye I

6.25 days |

6.83 days

6.82 days

10.76 days

Ивамоа| 395ч ЬПе i po

Ивамоа| 395ч ЬПе i po

Лимоное( 77Ч|;Бур*О1 ^g| Ьурмэе|20%кСек Е^Я nHMOHonpSSliby «@Е*Д, Лимонов! 35K

ф 12.94

Лимоное( 77Ч|;Бур*О1 ^g| Ьурмэе|20%кСек Е^Я nHMOHonpSSliby «@Е*Д, Лимонов! 35K

ф 12.94

24,41 day»

10,17 days 20,17 days i

14,35 days ;

1.83 days ';

24,41 day»

10,17 days 20,17 days i

14,35 days ;

1.83 days ';

Рис. 15.9. После изменения длительностей задач нарушаются крайние сроки проекта

Анализ критического пути проекта

Critical Path (Критический путь) — это задача или последовательность задач, определяющая дату окончания проекта. Если увеличить длительность задачи, лежа-

на критическом пути, то длительность проекта тоже увеличится, а если уменьшить ее длительность, то длительность проекта тоже уменьшится.

ПРИМЕЧАНИЕ MS Project «умеет» определять время, на которое можно задержать исполнение задачи без увеличения длительности проекта. Эта длительность хранится в полеSlack (Общий временной резерв), и если она меньше или равна

нулю дней, то задача считается критической. Но в некоторых проектах критическими могут считаться задачи, резерв которых больше, например, если он равен 1 дню. Чтобы определить для проекта размер временного резерва критических задач, нужно с помощью команды меню Tools Options (Сервис Параметры) открытьдиалоговоеокно настройки параметров MS Project, перейти на вкладку Calculation (Расчеты) и указать нужное значение параметра Tasks are critical is slack is less or equal to ... days (Считать критическими задачи, имеющие резерв не более ... дней).

MS Project также относит к критическим задачи, и,меющие ограничения типа Must Start On (Фиксированное начало), Must Finish On (Фиксированное окончание), As Late As Possible (Как можно позже) в планируемых от даты начала проектах и As Soon As Possible (Как можно раньше) в планируемых от даты окончания. Кроме того, критическими считаются задачи, дата окончания которых превышает дату крайнего срока или совпадает с ней.

Для отображения критического пути проекта на диаграмме Ганта нужно воспользоваться мастером Gantt Chart Wizard (Мастер диаграмм Ганта), вызываемым одноименной командой в меню Format (Формат) или контекстном меню диаграммы Ганта. На втором шаге мастера (рис. 15.10) нужно выбрать переключатель Critical Path (Критический путь) и нажать кнопку Finish (Готово).

Рис. 15.10. Отображаем критический путь надиаграмме Ганта

После этого диаграмма Ганта перестроится, а задачи, лежащие на критическом пути (критические задачи), и связи между ними будут выделены красным цветом (рис. файл Теперь можно переходить к уменьшению длительностей задач, причем начать стоит с тех, что лежат на критическом пути. При этом следует помнить, что сокращение длительности задач может не только убрать их с критического пути, но и сделать критическими другие задачи.

СОВЕТЧтобы оставить на диаграмме Ганта только критические задачи, нужно воспользоваться фильтром Critical(Критические).СОВЕТЧтобы оставить на диаграмме Ганта только критические задачи, нужно воспользоваться фильтром Critical(Критические).Рис.Таквыглядитнашпланпослеформатированиядиаграммыспомощьюмастераи применения фильтра для отбора только критическихзадачРис.Таквыглядитнашпланпослеформатированиядиаграммыспомощьюмастераи применения фильтра для отбора только критическихзадач

СОВЕТЧтобы оставить на диаграмме Ганта только критические задачи, нужно вос

пользоваться фильтром Critical(Критические).

СОВЕТЧтобы оставить на диаграмме Ганта только критические задачи, нужно вос

пользоваться фильтром Critical(Критические).

Рис.Таквыглядитнашпланпослеформатированиядиаграммыспомощьюмастера

и применения фильтра для отбора только критическихзадач

Рис.Таквыглядитнашпланпослеформатированиядиаграммыспомощьюмастера

и применения фильтра для отбора только критическихзадач

Для сокращения длительности задачи можно применить несколько методов: во- первых, можно сократить объем работы, требуемый для ее выполнения. Во-вторых, можно добавить ресурсы для ускорения выполнения работы при сохранении ее объема. Наконец, можно разбить задачу на подзадачи, выполняемые одновременно разными сотрудниками.

В нашем случаемысократилидлительностьдвухзадач: Подготовкаредакционных заданий иУтверждениезаданийавторами. Длительность первой задачи мы сократили незначительно, а второй — в два раза (с 4 до 2 дней), поскольку на скорость ее выполнения можно повлиять административными мерами.

Но сокращение длительности этих задач не помогло уложиться в крайние сроки. И тогда мы разбили задачу Редактирование материалов на 3 подзадачи: Редактирование раздела 1, 2 и 3 и спланировали их одновременное исполнение. Это возможно потому, что журнал состоит из трех разделов, и каждый из редакторов разделов отвечает за свой раздел и осуществляет редактирование материалов в нем независимо от других. Длительность каждой задачи была установлена равной 10 дням, а загрузка ресурсов определена в 70% с ранним пиком в профиле загрузки. В результате бывшая задача и нынешняя фазаРедактированиематериа- лов перестала быть критической (рис. 15.12, файл

адувятт.|iTMtNhMадувятт.|iTMtNhMi:*rxtiri:*rxtirИйИй^^g£$ Иеаное|ИХ1Летрое(21ХЬСмдорое(24Х|*J М«но*р4ХкП*.рое1МЧкСцеорое|Х*>:У*«р«*<1ЭМg£$ Иеаное|ИХ1Летрое(21ХЬСмдорое(24Х|*J М«но*р4ХкП*.рое1МЧкСцеорое|Х*>:У*«р«*<1ЭМСбор предложений отСбор предложений отномераномераПЩПЕД^50НЕЗИЯ8ЯЯШ8ЯЯ8ЯМ8ВМ8ЯИММ1го*iC ^ЙЯйЯаУ XfiS5<’ ® ■«■■!''■:» 'Г ■ C j, '“О"»ПЩПЕД^50НЕЗИЯ8ЯЯШ8ЯЯ8ЯМ8ВМ8ЯИММ1го*iC ^ЙЯйЯаУ XfiS5<’ ® ■«■■!''■:» 'Г ■ C j, '“О"»IMw*>e(2BSyieipoe<MXl.<>uiopoe|HX|IMw*>e(2BSyieipoe<MXl.<>uiopoe|HX|ввматеришовматеришовlltltrtlltltrt3^3^ititПодготовка редакционныхПодготовка редакционныхВерсткаВерстка33S Пред печатная подготовкеS Пред печатная подготовкевод пленоквод пленокГйт®гг ГйЖ1Ж®к ;;^Гйт®гг ГйЖ1Ж®к ;;^*^*У*^*У^Js^Jstiti«И ,я«И ,яПредварительная редколлегияДоработка планов с учетом РедколлегияПлан номера утвержденПредварительная редколлегияДоработка планов с учетом РедколлегияПлан номера утвержденN,etdai*N,etdai*Подготовке обложки модели: Подготовке текстовПодготовке обложки модели: Подготовке текстовРис. 15.12. Критический путь проекта после редактированияРис. 15.12. Критический путь проекта после редактированияКонвертция сверстанноговЦветоделениеКоррекцияКонвертция сверстанноговЦветоделениеКоррекцияНомер готов кв типографиюНомер готов кв типографию10,9? <*yi10,9? <*yi^ 1ре*Ц«Х|^ 1ре*Ц«Х|H*wio«.<k,rp<>*^ пдороеД iiwowmH*wio«.<k,rp<>*^ пдороеД iiwowm|| bypwel^kCeMeHO^MHtbopi^ 1имогюе<МХЦ>ур*пе|МХкС» ' .Qgg r-woHoelMXfcbMNeieptXI|| bypwel^kCeMeHO^MHtbopi^ 1имогюе<МХЦ>ур*пе|МХкС» ' .Qgg r-woHoelMXfcbMNeieptXI

адувятт.

|iTMtNhM

адувятт.

|iTMtNhM

i:*rxtir

i:*rxtir

Ий

Ий

^

^

g£$ Иеаное|ИХ1Летрое(21ХЬСмдорое(24Х|

*J М«но*р4ХкП*.рое1МЧкСцеорое|Х*>:У*«р«*<1ЭМ

g£$ Иеаное|ИХ1Летрое(21ХЬСмдорое(24Х|

*J М«но*р4ХкП*.рое1МЧкСцеорое|Х*>:У*«р«*<1ЭМ

Сбор предложений от

Сбор предложений от

номера

номера

ПЩПЕД^50НЕЗИЯ8ЯЯШ8ЯЯ8ЯМ8ВМ8ЯИММ1

го*

iC ^ЙЯйЯаУ XfiS5<’ ® ■«■■!''■:» 'Г ■ C j, '“О"»

ПЩПЕД^50НЕЗИЯ8ЯЯШ8ЯЯ8ЯМ8ВМ8ЯИММ1

го*

iC ^ЙЯйЯаУ XfiS5<’ ® ■«■■!''■:» 'Г ■ C j, '“О"»

IMw*>e(2BSyieipoe<MXl.<>uiopoe|HX|

IMw*>e(2BSyieipoe<MXl.<>uiopoe|HX|

в

в

материшов

материшов

lltltrt

lltltrt

3^

3^

it

it

Подготовка редакционных

Подготовка редакционных

Верстка

Верстка

3

3

S Пред печатная подготовке

S Пред печатная подготовке

вод пленок

вод пленок

Гйт®гг ГйЖ1Ж®к ;;^

Гйт®гг ГйЖ1Ж®к ;;^

*^*У

*^*У

^Js

^Js

ti

ti

«И ,я

«И ,я

Предварительная редколлегия

Доработка планов с учетом Редколлегия

План номера утвержден

Предварительная редколлегия

Доработка планов с учетом Редколлегия

План номера утвержден

N,etdai*

N,etdai*

Подготовке обложки модели

: Подготовке текстов

Подготовке обложки модели

: Подготовке текстов

Рис. 15.12. Критический путь проекта после редактирования

Рис. 15.12. Критический путь проекта после редактирования

Конвертция сверстанногов

Цветоделение

Коррекция

Конвертция сверстанногов

Цветоделение

Коррекция

Номер готов кв типографию

Номер готов кв типографию

10,9? <*yi

10,9? <*yi

^ 1ре*Ц«Х|

^ 1ре*Ц«Х|

H*wio«.<k,rp<>*^ пдороеД iiwowm

H*wio«.<k,rp<>*^ пдороеД iiwowm

|| bypwel^kCeMeHO^MHtbopi

^ 1имогюе<МХЦ>ур*пе|МХкС» ' .Qgg r-woHoelMXfcbMNeieptXI

|| bypwel^kCeMeHO^MHtbopi

^ 1имогюе<МХЦ>ур*пе|МХкС» ' .Qgg r-woHoelMXfcbMNeieptXI

Теперь план проекта укладывается в сроки, причем с небольшим опережением. Но прежде чем переходить к анализу и оптимизации стоимости проекта, нужно проверить, не возникло ли перегрузок ресурсов после изменений в плане. Это возможно, например, у задач с фиксированным объемом работ, поскольку уменьшение длительности таких задач приводит к увеличению объема работы, которую задействованные в них ресурсы должны выполнять в течение дня.

В нашем случае превышение доступности снова возникло у Иванова, Петрова, Сидорова и Галкиной — наиболее активно задействованных в проекте ресурсах. От него нужно избавиться, чтобы при анализе стоимости корректно учитывать трудозатраты и сверхурочную работу. Приемы выравнивания ресурсов вам уже известны, а в нашем случае мы использовали только перераспределение загрузки (файл Теперь, когда план работ и загрузка ресурсов нас устраивают, можно переходить к анализу и оптимизации стоимости проекта.

Анализ и оптимизация стоимости проекта

При анализе стоимости проекта обычно оценивается его бюджет (суммарные затраты на проект) и соотношение составляющих бюджета. Если общая стоимость проекта превышает ожидания или затраты на какую-то из составляющих проекта существенно больше, чем предполагается (то есть бюджет не сбалансирован), то стоимость оптимизируется.

Анализ стоимости проекта

Чтобы оценить общую стоимость проекта, достаточно перейти в таблицу Cost (Затраты) в любом из представлений со списком задач и просмотреть данные в столбце Total Cost (Общие затраты) у суммарной задачи проекта. На рис. 15.13 отображен фрагмент этой таблицы из нашего проекта (файл 9.mpp), и его общая стоимость равняется $1543.

о

TaskName

| Fixed Cost 'VM

1 Cost Actual 1 Total Cost |

В Падание номера журнала

0$

Prorated i

1 543$

1

| Ш Планирование номера

0$

Prorated Г

151$

ЕПодгоговкаматериалов

0$

Prorated

428$;

II

Ш Версткажурнала

01

Prorated

155$

3S :

Ей Предпечатная подготовка

0*1

Prorated

809$

Рис. 15.13. Определение общей стоимости проекта

Помимо выяснения общей стоимости часто требуется проанализировать пропорциональное соотношение затрат внутри бюджета. Как правило, в каждой организации есть свои стандарты или представления о том, как должны быть распределены затраты. Например, может существовать требование, чтобы стоимость сверхурочной работы не превышала 5% от общей стоимости проекта или чтобы затраты на тестирование программного продукта не превышали 10% от общей стоимости проекта и т. д.

В общем случае при анализе структуры затрат рассматриваются:

О распределение затрат по фазам проекта (например, проектирование, разработка, тестирование);

О распределение затрат по типам работ (например, соотношение затрат на управление с общей стоимостью проекта);

О соотношение между затратами на сверхурочные трудозатраты и обычные;

О распределение затрат на ресурсы разных типов (например, какая часть бюджета проекта уйдет в один отдел организации, а какая — в другой).

При анализе стоимости могут учитываться как все соотношения, так и лишь некоторые из них. Рассмотрим, как анализировать эти соотношения в бюджете проекта с помощью MS Project.

Распределение затрат по фазам проекта

Для определения соотношения затрат между фазами проекта воспользуемся настраиваемыми полями и формулами. Нам понадобится два поля, первое из которых, Cost2 (Затраты2), мы переименуем в Общая стоимость, а второе, Numberl (Число1), переименуем в % от общей стоимости. Во все строки первого поля скопируем общую стоимость проекта из строки суммарной задачи1, а во второе помес-

Чтобы быстро заполнить весь столбец данными, нужно вставить стоимость проекта в первую ячейку и затем потянуть вниз за квадрат в углу ячейки (аналогично тому, как это делается в Excel).

тим формулу [Cost]/[Cost2] причем в настройках поля укажем, что для расчета строк суммарных задач и групп нужно ту же формулу. После добавления созданных столбцов в таблицу она выглядеть, как показано на рис. 15.14 (файл

■ О

^ТккМт' v:

। FkedCoei

fixed Coat Accrual

Total Coat

% от I O6**< | общ» I СТОИМОСТЬ

стоимости

0

^ В Издание номера журнала

0$

Prorated

1 543$

;

PVT

Планирование номера

0$

Prorated

151$

1 543$ i

Подготовка материалов

oi

Prorated

428$

:1 543$i

25 ■

Верстка журнала

0$

Prorated

155$

1

х |

Ж Предпечатная подготовка

0$

Prorated

809$

0,521 543$ ;

Рис. 15.14. Анализируем распределение затрат по фазам проекта

На рис. 15.14 видно, как распределены затраты на подготовку номера: на планирование и верстку уходит по 10% бюджета, на подготовку материалов 28% и на подготовку 52%.

Распределение затрат по типам работ

Очень часто в рамках одной фазы выполняются задачи разных типов. Например, в нашем проекте на фазе Верстка журнала некоторые задачи относятся к корректированию текстов, а не к верстке. Такие ситуации довольно часты, и поэтому анализ распределения затрат по фазам обычно дополняют анализом распределения затрат по типам работ.

Чтобы провести такой анализ, нужно создать поле, в которое будет заноситься информация о типе работы, и определить его значение для каждой из задач проекта. В нашем случае (файлмы переименовали настраиваемый код

структуры Outline(Кодв Код работ и создали таблицу подста

новки к нему (о том, как работать с настраиваемыми кодами структур, см. раздел «Настраиваемые коды структуры» урока 13). Мы использовали настраиваемый код структуры, а не настраиваемое поле, чтобы иметь возможность в дальнейшем более детально описать типы работ.

Мы добавили это поле в таблицу Cost (Затраты) и заполнилидля

всех задач, кроме завершающих (рис. 15.15), поскольку их стоимость равна нулю (файл Ю.трр). Теперь перейдем к настройкам поляи в разделе

настроек расчетов для суммарных задач и групп выберем переключатель Rollup (Сведение), а в раскрывающемся списке выберем значение Sum (Сумма). Теперь сгруппируем данные (о группировке см. раздел «Группировка» урока 4) по полю

Codel (Коди уберем ненужные столбцы (рис. 15.16, файл

Первыми идут задачи, у которых не определен код, и их стоимость равна $0 (кодом не отмечены завершающие задачи). Затем в списке представлены другие типы задач и затраты на них, причем в таком виде структура затрат представлена более детально, чем в предыдущем примере с фазами.

Как вы видите, стоимость задач типа Написание статей авторами равна нулю, хотя затраты на это должны быть учтены в плане проекта. Очевидно, при составлении плана стоимость задач не была внесена в план. Поэтому обновим план: откроем новое окно и в нем введем информацию о стоимости соответствующих задач и

обновим настраиваемое поле Cost2Когда мы вернемся к нашему отче

ту, то увидим, что он изменился (рис. 15.17, файл

Рис. 15.15. Заполняем настраиваемый код структуры для задач проекта

Рис. 15.16. Затраты на выполнение задач разных типов

Рис. 15.17. После ввода информации о стоимости некоторых задач соотношение затрат изменилось

Как видно из этого примера, анализ плана проекта нужен еще и для поиска возможных ошибок и несоответствий. Поскольку анализ является рассмотрением различных срезов плана проекта, то чем больше срезов будет рассмотрено, тем выше вероятность выявить ошибку.

Затраты на обычные и сверхурочные трудозатраты

Для определения стоимости сверхурочных работ добавим в таблицу колонку Overtime Cost (Затраты на сверхурочные) и просмотрим ее значения в строке суммарной задачи проекта. В файле 13.mpp это значение будет равно нулю, хотя мы вводили в план данные о сверхурочных трудозатратах (см. раздел «Перенос трудозатрат в сверхурочные» урока 14). Чтобы проверить, что сверхурочные трудозатраты присутствуют в плане, добавим в таблицу колонку Overtime Work (Сверхурочные трудозатраты). Как видно на рис. 15.18 (файл 13.mpp), сверхурочные трудозатраты в плане проекта присутствуют, но их стоимость при этом равна нулю.

Возможная причина нулевой стоимости сверхурочных трудозатрат может быть в том, что у ресурса не определена ставка за сверхурочные трудозатраты. И действительно, у Буркова эта ставка не определена. Но мало того, в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) обнаруживается, что у значительной части ресурсов в процессе составления плана проекта была утрачена информация о стоимости! Как видите, от анализа план проекта существенно выигрывает, ведь благодаря ему мы нашли уже несколько серьезных ошибок.

Восстановим информацию о стоимости, скопировав данные одного из предыдущих файлов в уроке 14, и снова проанализируем суммарные затраты проекта и их структуру (рис. 15.19, файл 14.mpp).

Та* leHKggggglMWT

^R Cost ^Overtime

Overtime i

VW ’

Вжурнала

2543$10$

1,2hrs

•Планирование номера

151$\0$

0 hrs :

материалов

1 428$i0$

0 hrs i

•Ш Верстка журнала

155$;0$

Ohrs;

В

809$:0$

1,2 hrs

■Конвертная сверстанного номера в формат Мас

0$:

1.2 hrs}

ЦТ |Цветоделение

36$:0$

Ohrs

$Т^ЩКоррекция

0$:0$

Ohrs

- ТЖВывод пленок

773$;0$

Ohrs

Номер готов кв типографию

6$

Ohrs

Рис. 15.18. Сверхурочные трудозатраты есть, но их стоимость не учтена

TaekName

Cost ‘

Overtime

■% ОТ обнови СТОИМОСТИ

0

Вномера журнала

186 024$

4$;

100

Ш Планирование

18

0$

9,93

3

Подготовка материалов

i 40 221$

0$

21,62

29

Ш Верстка журнала

i638$ i

"Ш

67,54

Ш Предпечатная подготовка

1 690$|

4$i

0,91

Рис. 15.19. Структура затрат на проект после обновления данных о стоимости ресурсов

После ввода информации о стоимости ресурсов стоимость проекта существенно возросла. Кроме того, изменилось соотношение по стоимости между фазами (для удобства восприятия мы добавили в формулу умножение результата на 100, чтобы в столбце отображалось число процентов).

Теперь определены и затраты на сверхурочную работу, отображаемые в строке суммарной информации о проекте. В нашем случае они составляют незначительную часть от общих затрат на проект, поскольку в качестве ставок мы указываем зарплату ресурсов. Однако часто затраты на сверхурочную работу составляют весомую часть бюджета проекта, и в таких случаях требуется определить точно, какой процент от бюджета они составляют.

Для этого нужно отредактировать формулу в полепричем эта

формула должна рассчитывать значение ячейки только тогда, когда значение поля Cost (Затраты) не равно нулю, поскольку деление на 0 приведет к ошибке. Поэтому в формуле нужно использовать оператор обеспечивающий выполнение операций по условию.

Формат этого оператора таков:

(условие; если истина; если ложь)

В скобках сначала указывается условие, затем через точку с запятой указываются операции, которые программа должна осуществить в случае выполнения условия и если условие не выполняется.

Наша формула представлена на рис. 15.20. Условием оператора является

причем условие взято в скобки. Если это соблюдено и стоимость задачи не нулевая, то программа заполнит поле, разделив затраты на сверхуроч-

ные на стоимость задачи и умножив полученный результат на 100. Это действие выражено формулой ([Overtime Cost]/[Cost])*100 (([Затраты на сверхурочные]/[3атра- ты])*100). Если же стоимость задачи нулевая, то в поле будет помещен 0. Для того чтобы поместить в ячейку 0 или любое другое число, достаточно просто указать его в формуле в кавычках, как в нашем случае.

Рис. 15.20. Редактируем формулу, чтобы определить, сколько процентов составляют сверхурочные затраты от общих затрат

Обновив формулу, посмотрим на данные в таблице. На рис. 15.21 (файл 15.трр) видно, что доля сверхурочных трудозатрат составляет 2,08% от затрат на задачу, где требуются сверхурочные, и 0,22% от затрат на фазу, включающую эту задачу. В общем же бюджете проекта доля этих затрат настолько мала, что значение поля % от общей стоимости в строке суммарной задачи равно нулю.

Там Name

etit

Overtime Сой

% от " обед* стоимости

1

В Итдание номера журнала

188 024$

4$

0

Ш Планирование номера

18 476$

0$

0

Ш Подготовка материалов

40 221$

....0$

0

•т

Ш Верстка журнала

125 638$

0$

0

Я Предпечатная подготовка

1 690$

:4$

0,22

КомвертциА сверстанного номера В формат Мас

180*1

"

2,08

Цветоделение

149$

:0$

о"

Коррекция

177$

;0$

.0

Вывод пленок

1 183$

0$

0

Номер готов к передаче в типографию

0$

0$

о]

Рис. 15.21. Анализ распределения затрат между обычными работами и сверхурочными

Распределение затрат на ресурсы разных типов

Для анализа распределения затрат по ресурсам разных типов воспользуемся теми же приемами, что и при анализе распределения ресурсов по типам задач. Для группировки ресурсов нам понадобится настраиваемый ресурсный код структуры Код отдела, уже созданный ранее в файле СН13\19.трр (см. раздел «Ввод

значений настраиваемого кода структуры и его использование» урока 13). С помощью Организатора перенесем его в наш файл добавим его в список отображаемых в таблице и заполним данными (рис.

o'j^’soureeSewSlypeo'j^’soureeSewSlypeИвановИвановПетровПетров5_J95_J9Сидоров ГалкинаУваровСидоров ГалкинаУваровВасинКозловБарановВасинКозловБаранов1010УрагановУрагановЕреминЕреминWork;WorkWorkWork;WorkWorkiiРЕД.РедакторРЕД.РедакторРЕразделаРЕразделаРЕД.Редактор разделаРЕД.Редактор разделаии121121Жуков Сергеева УлендееваЖуков Сергеева УлендееваТарасоваТарасоваiWork iWork iWork JWork iWork iWork iWorkiWork iWork iWork JWork iWork iWork iWorkiWork iWork iWork iWorkiWork iWork iWork iWorkРЕсекретарьРЕсекретарь||Старший[ПРЕПСтарший[ПРЕПНачальникНачальникjОператор MACОператор № РЕДjjОператор MACОператор № РЕДj[Гпавный ред-з» тор[Гпавный ред-з» торНО Ответственный секРедактор РедакторНО Ответственный секРедактор Редактор|Еi;И ;i|Еi;И ;i[А Jo:е 'в;ИJLмIE[А Jo:е 'в;ИJLмIEiiiА =iА =

o'j^’soureeSewSlype

o'j^’soureeSewSlype

Иванов

Иванов

Петров

Петров

5

_J

9

5

_J

9

Сидоров Галкина

Уваров

Сидоров Галкина

Уваров

Васин

Козлов

Баранов

Васин

Козлов

Баранов

10

10

Ураганов

Ураганов

Еремин

Еремин

Work;Work

Work

Work;Work

Work

i

i

РЕД.Редактор

РЕД.Редактор

РЕраздела

РЕраздела

РЕД.Редактор раздела

РЕД.Редактор раздела

и

и

12

1

12

1

Жуков Сергеева Улендеева

Жуков Сергеева Улендеева

Тарасова

Тарасова

iWork iWork iWork JWork iWork iWork iWork

iWork iWork iWork JWork iWork iWork iWork

iWork iWork iWork iWork

iWork iWork iWork iWork

РЕсекретарь

РЕсекретарь

|

|

Старший[

ПРЕП

Старший[

ПРЕП

Начальник

Начальник

jОператор MAC

Оператор № РЕДj

jОператор MAC

Оператор № РЕДj

[Гпавный ред-з» тор

[Гпавный ред-з» тор

НО Ответственный сек

Редактор Редактор

НО Ответственный сек

Редактор Редактор

|Еi

;И ;

i

|Еi

;И ;

i

[А Jo

:е 'в

;И

JLмIE

[А Jo

:е 'в

;И

JLмIE

i

i

i

А =

i

А =

Рис. 15.22. Заполняем данными настраиваемыйдля ресурсов

Когда коды отделов у ресурсов расставлены, нужно создать поле для хранения информации об общей стоимости проекта и для расчета процента стоимости ресурса от общей стоимости. Все эти настройки аналогичны тем, что мы делали для расчета соотношения затрат на различные фазы проекта (см. раздел «Распределение затрат по фазам проекта» урока 14), но теперь мы будем использовать настраиваемые поля ресурсов, а не задач.

После того как поля созданы, настроены и добавлены в таблицу, сгруппируем данные по полю Код отдела. Теперь (рис. 15.23, файл напротив названия каждой из групп ресурсов указаны суммарные затраты на ресурсы этой группы (в колонке Cost и доля этих затрат от общей стоимости проекта (в колонке % от общей стоимости). В группе No Value (Нет значения) перечислены ресурсы, у которых нет значения в колонке Код отдела — материальные ресурсы.

——

Ho Value

.: m^, ooiv»

сго^т,

— .....—■ —.——— ......— ——— ;. ...jj^,

No Value

J >0T. V 06^

GTQWMC

,..:

0,06

Cost

"^117$ i

Ш Отдел верстки

ВЕР

0,51 i

953$ i

сотрудники

ВНШТ

0,11

200$ i

i В ВНШТ.Фоюмодель

ВНШТ.Фоюмодель

0,11 ■

200$ i

Фотомодель по

ВНШТ

185 448$

0,11 i

200$;

0 Корректорская

КОР

66,2

122272$:

Отделподготовки

ПРЕП

0,49

907$'

Ш Редакция

РЕД

32,08!

59 499$i

Рис. 15.23. Анализ затрат по типам ресурсов

При работе с полями Организаторе не забудьте о переключении между настраиваемыми полями ресурсов и задач. В этом примере нам нужно настраиваемое поле для ресурсов.

Но анализ показывает, что затраты на внештатных сотрудников включают затраты на фотомодель, но не учитывают затраты на авторов (на написание статей). Это произошло потому, что на задачу Статьи поступили в редакцию, обозначающую поступление в редакцию статей, не были назначены ресурсы, а стоимость статей была занесена в план как фиксированная стоимость этой задачи. Соответственно, эти затраты не отнесены ни к одному из ресурсов проекта.

Чтобы исправить эту ситуацию, добавим ресурс Авторы и в поле Cost Per Use (Затраты на использование) укажем $1000, то есть стоимость всех статей номера. Затем удалим фиксированную стоимость у задачи Статьипоступили вредакцию и выделим на нее созданный ресурс. Стоимость назначения будет определена в $1000, и соответственно, стоимость задачи снова будет такой же, как и при использовании фиксированной стоимости. Теперь определим для ресурса Авторы значение поля Код отдела, введем стоимость проекта в поле Общая стоимость и посмотрим, как изменились данные в нашей таблице (рис. 15.24, файл 18.mpp). В список внештатных сотрудников добавились Авторы и затраты на них, а общие затраты на внештатных сотрудников возросли с 0,11% до 0,65%, то есть почти в 5 раз.

в ВНШТ.Авторв ВНШТ.АвторАвторыАвторыВ ВНШТ.ФотомодельВ ВНШТ.ФотомодельФотомодель по контрактуФотомодель по контрактуВНШТ Фотомодель; 186 448 $ВНШТ Фотомодель; 186 448 $РЕД.Главный редакторРЕД.Главный редакторРЕД.Технический редакторРЕД.Технический редакторРЕД.Ответственный секретарь;РЕД. Редактор раздела |РЕД.Ответственный секретарь;РЕД. Редактор раздела |Чот ' . Cost, обедй сгхиостмЧот ' . Cost, обедй сгхиостм18 000$. 126$2 127$39 247$18 000$. 126$2 127$39 247$В РЕД.Главный редакторjВ РЕД.Ответственный секретарьiВ РЕД.Редактор разделаВ РЕД. Технический редакторВ РЕД.Главный редакторjВ РЕД.Ответственный секретарьiВ РЕД.Редактор разделаВ РЕД. Технический редактор0,07!-1,15i21,16 :0,07!-1,15i21,16 :ВНШТ.Автор 5ВНШТ.Автор: 185 448$:ВНШТ.Фотомодель •ВНШТ.Автор 5ВНШТ.Автор: 185 448$:ВНШТ.Фотомодель •КОР ПРЕЛРЕДКОР ПРЕЛРЕДi0 Корректорская■0 Отделi5 0Редакцияi0 Корректорская■0 Отделi5 0Редакция0.060,51!0,65 Г0,54.0,54:0.060,51!0,65 Г0,54.0,54:, 66.2 122 772$0,49907$32,0869 499$, 66.2 122 772$0,49907$32,0869 499$0 No Value0 Отдел верстки; В Внештатные сотрудники0 No Value0 Отдел верстки; В Внештатные сотрудники117?953$1 200$1 000$1 000$200$200$117?953$1 200$1 000$1 000$200$200$1Но Value:ВЕР!ВНШТ;1Но Value:ВЕР!ВНШТ;Рис. 15.24. Анализ затрат проекта с учетом затрат на авторовРис. 15.24. Анализ затрат проекта с учетом затрат на авторов

в ВНШТ.Автор

в ВНШТ.Автор

Авторы

Авторы

В ВНШТ.Фотомодель

В ВНШТ.Фотомодель

Фотомодель по контракту

Фотомодель по контракту

ВНШТ Фотомодель; 186 448 $

ВНШТ Фотомодель; 186 448 $

РЕД.Главный редактор

РЕД.Главный редактор

РЕД.Технический редактор

РЕД.Технический редактор

РЕД.Ответственный секретарь;

РЕД. Редактор раздела |

РЕД.Ответственный секретарь;

РЕД. Редактор раздела |

Чот ' . Cost

, обедй сгхиостм

Чот ' . Cost

, обедй сгхиостм

18 000$

. 126$

2 127$

39 247$

18 000$

. 126$

2 127$

39 247$

В РЕД.Главный редактор

jВ РЕД.Ответственный секретарь

iВ РЕД.Редактор раздела

В РЕД. Технический редактор

В РЕД.Главный редактор

jВ РЕД.Ответственный секретарь

iВ РЕД.Редактор раздела

В РЕД. Технический редактор

0,07!

-1,15i

21,16 :

0,07!

-1,15i

21,16 :

ВНШТ.Автор 5

ВНШТ.Автор: 185 448$:

ВНШТ.Фотомодель •

ВНШТ.Автор 5

ВНШТ.Автор: 185 448$:

ВНШТ.Фотомодель •

КОР ПРЕЛ

РЕД

КОР ПРЕЛ

РЕД

i0 Корректорская

■0 Отделi

5 0Редакция

i0 Корректорская

■0 Отделi

5 0Редакция

0.06

0,51!

0,65 Г

0,54

.0,54:

0.06

0,51!

0,65 Г

0,54

.0,54:

, 66.2 122 772$

0,49907$

32,0869 499$

, 66.2 122 772$

0,49907$

32,0869 499$

0 No Value

0 Отдел верстки

; В Внештатные сотрудники

0 No Value

0 Отдел верстки

; В Внештатные сотрудники

117?

953$

1 200$

1 000$

1 000$

200$

200$

117?

953$

1 200$

1 000$

1 000$

200$

200$

1

Но Value:

ВЕР!

ВНШТ;

1

Но Value:

ВЕР!

ВНШТ;

Рис. 15.24. Анализ затрат проекта с учетом затрат на авторов

Рис. 15.24. Анализ затрат проекта с учетом затрат на авторов

Кроме того, на рис. 15.24 видно, что группировка позволяет просматривать данные по затратам не только для отделов, но и для должностей внутри отделов. Это дает возможности для более точного анализа и корректной оптимизации стоимости.

Мы рассмотрели несколько способов анализа стоимости проекта. Возможно, В вашей организации приняты другие способы анализа, но главное, что теперь вы знаете общие принципы определения соотношения затрат между задачами или ресурсами, сгруппированными по тем или иным признакам.

Оптимизация стоимости проекта

Обычно после того, как проведен анализ, принимается решение относительно оптимизации плана. Если общая стоимость проекта и распределение затрат соот-

ветствуют ожиданиям, то оптимизация может не потребоваться, но так случается нечасто. Как правило, приходится оптимизировать план: сокращать или увеличивать затраты на задачи или ресурсы определенного типа. Иногда приходится выполнять одновременно обе операции, например, сохраняя общую стоимость проекта, уменьшить затраты на программирование и увеличить затраты на тестирование. Рассмотрим приемы уменьшения и увеличения затрат на проект или его составляющие.

Уменьшение затрат

Затраты определяются ставками ресурсов, трудозатратами и фиксированными затратами на задачи. Поэтому уменьшить затраты можно, уменьшив один или несколько определяющих факторов.

Для выполнения работ, которые необходимо удешевить, можно привлечь более дешевые ресурсы или использовать таблицы норм затрат с более низкими ставками у назначенных ресурсов. Первый вариант опасен снижением качества проекта, поскольку более дешевые ресурсы часто имеют более низкую квалификацию. Кроме того, это может привести к увеличению сроков исполнения задач. Второй вариант подходит в большей степени, но возможность его использования зависит от условий предоставления ресурсов для проектных работ.

Также можно попробовать отказаться от использования некоторых ресурсов для исполнения определенных работ. Но в таком случае возрастает нагрузка на других участников проекта, что может привести к изменению длительности задач или снижению качества.

При сокращении трудозатрат нужно определить, какие работы имеют наиболее низкий приоритет и менее важны для достижения проектных результатов. Эти работы и нужно удалить из плана проекта. Как правило, сокращение трудозатрат приводит к снижению качества проекта, но, если сокращаемые задачи лежат на критическом пути, может привести и к сокращению сроков выполнения проекта. В проектах обычно не так много задач с фиксированными затратами. Если же они есть, то можно попробовать найти способы сокращения этих затрат, хотя, так как эти затраты относятся к внепроектной деятельности, это не всегда получается. Сокращение этих затрат в некоторых ситуациях может повлиять на качество проекта.

Увеличение затрат

Если у проекта или его части оказывается дополнительный бюджет, который можно использовать, то увеличить затраты можно за счет увеличения объема работ, увеличения числа используемых ресурсов или их стоимости.

Добавив работы, можно улучшить качество проектных результатов, например, осуществив их дополнительный контроль. Использовав дополнительные ресурсы, можно быстрее завершить проект или сделать больший объем работы. Наконец, если привлечь к исполнению работ специалистов более высокого уровня с более высокими ставками, можно улучшить качество и уменьшить длительность выполнения работы.

Что нового вы узнали?

О Как уточнять длительность задач с использованием параметрического метода.

О Как уточнять длительность задач с использованием метода PERT.

О Как оптимизировать план работ проекта.

О Как использовать метод критического пути при анализе плана работ.

О Как анализировать распределение затрат по фазам проекта, типам работ, типам трудозатрат и типам ресурсов.

О Как уменьшать или увеличивать затраты на проект.

ж УРОКж УРОКАнализ рисковАнализ рисков

ж УРОК

ж УРОК

Анализ рисков

Анализ рисков

Принципы определения рисков проекта

О Внесение информации о рисках в план проекта

Обнаружение возможных рисков при анализерасписания, ресурсов и бюджета проекта

Разработка стратегии смягчения рисков

О План реакции на риски и его внесение в план проекта

Формирование бюджетного буфера проекта

Определение и увеличение временного буфера проекта

Анализ распределения трудозатрат по проекту и загрузки ресурсов в Microsoft Excel

Анализ опасностей, которые могут возникнуть при выполнении составленного плана, — один из самых интересных и сложных этапов планирования проекта. От того, как проведен анализ, зависит, будет ли проект успешно завершен.

В этом уроке вы научитесь определять риски с помощью MS Project, описывать их и разрабатывать стратегии их смягчения. Для проведения анализа мы задействуем все имеющиеся в нашем арсенале средства: настраиваемые поля, формулы, стандартные и настраиваемые фильтры, сортировки. Но и это не все — в конце урока мы освоим средства анализа проектных данных в Microsoft Excel и с их помощью проведем исследование нашего проекта.

Анализ рисков

План составлен, проект укладывается в сроки, бюджет соответствует ожиданиям и загрузка ресурсов не превышает их доступность. Самое время задуматься: а удастся ли выполнить этот план, если, например, заболеет сотрудник с уникальными навыками, которого никто не может заменить, или авторы не сдадут статьи в срок, или в типографию вовремя не привезут краску, или произойдет еще что- нибудь непредвиденное? Ответы на эти вопросы можно получить, анализируя риски проекта.

Анализ рисков состоит из нескольких этапов. Сначала нужно определить возможные риски. Затем для каждого из них нужно определить стратегию смягчения влияния риска на проект, то есть действия, предпринимаемые для предотвращения риска или в случае осуществления риска для того, чтобы проект был успешно завершен.

Определение рисков

Часто в процессе определения рисков невозможно детально проанализировать весь план проекта в разумное время (например, если план состоит из нескольких сотен задач). В таких случаях в первую очередь нужно анализировать риски у задач, которые находятся на критическом пути проекта или могут стать критическими. Чтобы определить, какие задачи могут стать критическими, можно воспользоваться оптимистической и пессимистической диаграммами Ганта, полученными в результате анализа методом PERT.

При определении рисков информацию нужно заносить в план проекта. Для этого нужно подготовить настраиваемые поля (файл l.mpp). Мы переименовали поле для задач Text2 (Текст2) в Описание риска, а поле для задач Text3 (ТекстЗ) — в Вероятность осуществления риска, причем для последнего мы создали список значений: Высокая, Средняя и Низкая, что позволит быстро заполнять это поле. Кроме того, на основании таблицы Entry (Ввод) для задач мы создали таблицу Ввод информации о рисках и оставили в ней лишь необходимый набор полей. И наконец, на базе таблицы мы создали два представления: Риски, в котором эта таблица находится рядом с диаграммой Ганта, и комбинированное представление Риски2, в верхней

части которого находится представление Риски, а в нижней — Task Form (Форма за- дач). Теперь можно переходить к определению рисков.

Риски определяются для трех аспектов проекта: расписания, ресурсов и бюджета. Так выявляются события, осуществление которых может помешать завершить проект в срок или создать нехватку ресурсов или денег в определенный момент его выполнения. Если при определении риска становится ясно, как уменьшить его, то нужно сразу же вносить соответствующие изменения в план проекта.

Риски в расписании

Задача, стоящая перед руководителем проекта при анализе рисков расписания, заключается в том, чтобы уменьшить вероятность срыва сроков работ. Срыв сроков работ может произойти в том случае, если длительности задач в плане не будут соответствовать тому времени, которое потребуется ресурсам на их выполнение.

Несоответствие запланированных длительностей работ фактическим может произойти в двух случаях: если неточно составлен план проекта и если неожиданно окажется, что та или иная работа требует больше времени, чем ожидалось. Поскольку каждый проект уникален, то обязательно случится так, что какая-то из задач будет длиться дольше запланированного времени, но чем точнее и детальнее план, тем меньше будет таких задач. Ведь при неточном плане несоответствия возникают даже тогда, когда их могло бы и не быть.

Поэтому уменьшение рисков в расписании начинается с детализации плана работ. Затем нужно обнаружить задачи, у которых вероятность срыва наиболее велика. Эти задачи можно обнаружить по некоторым формальным критериям, рассматриваемым ниже.

Задачи с предварительными длительностями

Один из наибольших рисков представляют задачи, в выполнении которых у сотрудников нет опыта. Например, если бы в нашем проекте при предпечатной подготовке журнала использовалась новая для сотрудников технология, например печать серебром, или новое оборудование, то задача, подразумевающая использование нового оборудования или новых технологий, считалась бы рискованной. Главная проблема в планировании таких задач заключается в том, что их длительность не известна заранее, поскольку нет опыта в их выполнении. Поэтому обычно при планировании длительность этих задач остается предварительной (estimated). Такие задачи можно обнаружить в плане проекта с помощью стандартного фильтра Tasks With Estimated Durations (Задачи с оценкой длительности).

В нашем плане таких задач нет, но если бы они обнаружились, то пришлось бы изменить план проекта таким образом, чтобы неожиданное увеличение их дли-

тельности не сказалось на сроках окончания проекта или на сроках исполнения важных задач (например, тех, у которых сроки исполнения регламентируются договором). Желательно увеличить планируемую длительность исполнения этих задач до пессимистичной и рассчитывать план с учетом этой длительности задач. Кроме того, можно добавить в план отдельную задачу по освоению нового оборудования или технологии раньше того, как начнется выполнение задачи, где это оборудование или технология будет использоваться.

Слишком короткие задачи

Часто при планировании проекта длительность задач определяется на основании оценки будущих исполнителей. Например, руководитель проекта просит сотрудника оценить, сколько времени ему потребуется на исполнение определенной задачи, а затем оценка сотрудника заносится в план. Сотрудники же часто дают слишком оптимистичные сроки, что приводит к тому, что запланированные работы не удается выполнить в срок или сотруднику приходится работать сверхурочно.

Другой источник задач со слишком короткими сроками — сами менеджеры, выделяющие на задачу столько, сколько считают нужным (исходя из ограничений по срокам проекта), не советуясь при этом с потенциальными исполнителями.

Чтобы избежать таких случаев, нужно проанализировать все задачи плана проекта длительностью меньше одного дня (кроме вех) и все задачи, у которых при анализе PERT ожидаемая длительность совпадала с оптимистичной. Для этого создадим новый фильтр и настроим его (рис. 16.1, файл l.mpp). (О том, как создавать и настраивать фильтры см. раздел «Создание фильтра» урока 4.)

Рис. 16.1. Настраиваем фильтр для отбора коротких задач

Фильтр отбирает задачи, у которых длительность меньше либо равна одному дню или значение настраиваемого поля Durationl (Длительность!) равно значению настраиваемого поля Duration2 (Длительность2). (Эти настраиваемые поля используются при анализе по методу PERT для хранения информации об опти-

мистической и ожидаемой длительности.) Среди задач, отобранных по одному из этих критериев, фильтр отбирает те задачи, у которых значение поля Milestone (Веха) равно No (Нет), то есть задачи, не являющиеся вехами.

Результат применения фильтра в нашем проекте представлен на рис. 16.2 (файл Коротких задач оказалось только три, из них две Редколлегии, на которые отведено по 3 часа, и Окончательная сборка журнала, на которую отведено 2 дня. Кроме того, оптимистическая и ожидаемая длительности совпали у фазы Редактирование

Рис. 16.2. Просматриваем короткие задачи с помощью фильтра

После того как короткие задачи отобраны, определим реалистичность отведенного на них времени. В нашем случае 3 часа на редколлегию — это вполне нормально. Два дня на сборку журнала — срок оптимистичный, но учитывая, что работать будут двое, справиться вполне можно. К тому же, они задействованы на 25% (то есть за 2 дня отработают всего 6 часов), значит, если они не будут укладываться в срок, то будет возможность увеличить загрузку и успеть завершить задачу вовремя.

Если мы обнаруживаем в плане задачи, имеющие неоправданно короткие сроки, то длительность таких задач нужно дополнительно обсудить с будущими исполнителями. При этом желательно запросить у них все три возможных срока исполнения задачи, чтобы внести их в таблицу для анализа PERT и рассчитать длительность задачи.

Слишком длинные задачи и задачи с большим числом ресурсов

Мы уже говорили о том, что при составлении плана стоит избегать слишком длинных задач. Как правило, без детализации работ очень сложно точно оценить трудозатраты для таких задач и возможную загрузку ресурсов, поэтому, включая их в план, вы повышаете вероятность того, что он окажется неточным.

Обнаружить в плане задачи с большой длительностью очень просто. Достаточно воспользоваться автофильтром и отфильтровать задачи по столбцу Duration (Длительность), отобравзадачисдлительностью, например,5или 10 дней (об использовании автофильтра см. раздел «Автофильтр» урока 4).

Оптимистическая длительность можетс ожидаемой не точно, а с

ным допущением, например различаться на 1 или 2 часа. Чтобы такие задачи тоже но было обнаружить, в этом же файле мы создали фильтр Слишком короткие задачи — 2 в котором можно ввести это допущение.

А вот автоматически отобрать задачи с большим числом ресурсов нельзя, поскольку в MS Project нет специального столбца «внутренней» таблицы, в котором было бы указано число ресурсов, назначенных на задачу. Поэтому нам, как обычно, придется воспользоваться настраиваемым полем (файлПереименуем поле задач(Число2) в Число ресурсов и поместим вформулу

(Len(рис. 16.3).

Рис. 16.3. Настраиваем формулу для определения числа ресурсов

Функция Len определяет длину текстовой строки, переданной ей в качестве параметра. В нашем случае этой строкой является значение поля Resource Names (Названия ресурсов). Чем больше ресурсов назначено на тем длиннее строка и тем больше будет значение поля Число

После завершения настройки поля отсортируем задачи по этому полю. Для этого с помощью команды меню Project Sort Sort by (Проект Сортировка Сортировать по) откроем диалоговое окно сортировки и выберем созданное поле в качестве критерия. Сортировать задачи будем по убыванию, чтобы задачи с наибольшим числом ресурсов оказались в верхней части списка, и сбросим флажок Keep outline structure (Сохранить структуру), чтобы сортировка осуществлялась в рамках всего проекта, а не в рамках отдельных фаз (рис. 16.4, файл

На рис. 16.5 (файл задачи в верхней части представления отсортированы по числу ресурсов. В задачах в начале списка задействовано по 4-5 сотрудников, в задачах чуть ниже — по 2-3 человека. В нижней части представления отображена Форма задач (Task Details Form), в которой можно просмотреть детальную информацию о задаче, выбранной в верхней части представления.

Определив задачи с большими длительностями или большим числом назначенных ресурсов, нужно их на серию более коротких задач или превратить в фазы, поскольку, как правило, в рамках длинной задачи решается несколько коротких. Еще одно подтверждение тому — много назначений на задачу: как прави-

Этот метод сравнения задач довольно груб, поскольку не гарантирует точного сравнения числа ресурсов. Точно определить число назначенных на задачу ресурсов можно лишь с помощью макроса (функции этого на позволяют).

ЛО, над решением одной задачи работает не больше двух человек, а если их назначено больше, то это значит, что задача может быть разделена на несколько составляющих.

Рис. 16.4. Сортируем задачи по созданному полю

-Ж»,

JES3

I Б*1>мм(2>%кСвмвн<м4МЧЬЬор*ков(М*»1Л•**РУВМм(МЧ(Тв»«аоНМЧ№УМ*« А

В) у» 6» в» ;-=»■ f»«« too еям «МКМ*» ь*и»ме угхх в» Г J#H»J .» i

1 -:■ ♦ - уо-- I ©ззяизи

. ,*?»№.;.. fjwt змз Wt.^^S---■H«1,2DW[**■?, ЗОН »W1 ЭТЛ xCT

, 0|м;пГа;н«> Mid J <Ь ojNiD jifiM A U:и

-J Т»*!.»» |T^7wti 3 "j **₽»t*M рммооГо

Ц|егодеп»««е

Tцw«c«t>e р»*а«гчюв« i Ивенов[30%];Пе1ров[30%);Свдоров(30% 1;Гелкмне[50%];В»син;Ко1 лов

ЦМЧ)Лв*Р<иЦМЧ|ХНАороНМЧ|;Ув«(М>^1УЧ1

Подготоме row* ««мере

6»«» |м iJ Р №<«!.,

t^e. (ча"

Ф ifcfWCBWn»

<ОСО<< JH»

| FN>ec«>eNWS|;V»em»ee«(MW| Сцдорое|МЧМ1мим(2<Х| | tp*M*>4ltSt.*v*De(?»Sl

' V wi

- y«rf (29 оз «ио:

r^- |оз м« » 61

Рис. 16.5. План проекта после сортировки задач по числу ресурсов

: ft<MOMo«^ZF>|.t>ypwe|e»S);CeMei«oNFFS| iwigpwweI ; п*моно^мч|Лу»<ш»мм’‘1;Свм#ноннч|

Ck® ncxi.4>»»MMi or encoci ihoeU-44Uleipoe<MS|;Cnxop<>*<M‘*l «ое Ле ipoe.Симоров J eewwie-Veepoe мовЛв1ров^вморов1 евевнцУвмров По<гогое«е редемыногг*» )«мо^Пе1ров;Смео<>ов J iw»h

#1м» пяявяя

•3 "3

® PwiMtwwNw* л^.Л, .ИГ-.Ш

.&;А? „Г ^ ,/i i - J

Например, в задаче Техническое редактирование задействовано 5 сотрудников, и очевидно, что ее можно разбить на подзадачи. Каждый из редакторов разделов (Иванов, Петров, Сидоров) работает над техническим редактированием своего раздела, а Галкина, Васин и Козлов задействованы в работе над всеми разделами. Поэтому можно создать три подзадачи по редактированию отдельных разделов и назначить на них редакторов а ресурсы, задействованные во всех подзадачах, оставить назначенными на задачу Техническое редактирование, которая стала фазой (рис. 16.6, файл

ЭД

Та» Nene

В Техническое

1

раздела 2

раздела 3

Тексты

Гме to

11 i 1ёТЙ ГЙ’ДД18 "i ff ЗЕ 08

hr алкмна[БО%]^асин;Ко)лов

Ибанов[50 'Al :

Петров[50|А] ;

Сидоров^! 0%] ► 04.03

Рис. 16.6. Детализируем задачу Техническое редактирование

Детализация работ у задач с большой длительностью или с большим числом назначенных ресурсов облегчает контроль выполнения работ и дает возможность оптимально распределить загрузку ресурсов. Это, в свою очередь, снижает риск несоответствия плана проекта реальному ходу выполнения работ.

Задачи с большим числом зависимостей

Чем больше у задачи зависимостей, тем выше риск, что ее исполнение будет задержано из-за того, что одна из задач-предшественниц не уложится в срок. Особенно опасно, если несколько предшественниц имеет задача, расположенная на критическом пути, поскольку в случае ее задержки увеличится длительность проекта. В MS Project нет поля, содержащего информацию о том, сколько у задачи предшественниц. Поэтому для определения задач с несколькими предшественницами нам придется создать новый фильтр (рис. 16.7, файл

Definition т•

$2"", , 7 Д 2S1

Р Show in щепи

Eater г

3-ЭД.Т4М с несколькими гчпедшргтвенммцдмр!

Р Show related summary rows

Рис. 16.7. Создаем фильтр для определения задач с несколькими предшественницами

Список всех предшественниц задачи приведен в поле Predecessors (Предшественники), причем номера задач-предшественниц разделены точками с запятой (см. раздел «Редактирование связей в таблице» урока И если в этом поле встречается хотя бы одна точка с запятой, значит, у задачи есть как минимум две предшественницы. Поэтому наш фильтр будет отбирать те задачи, у которых в поле Predecessors (Предшественники) содержится точка с запятой.

В результате работы фильтра важно не только обнаружить задачи с несколькими предшественницами, но и понять, как эта задача связана с другими задачами в плане проекта. Поэтому созданный фильтр удобнее всего применять в режиме подсветки, чтобы задачи с несколькими зависимостями лишь подсвечивались среди всех остальных (о фильтрации в режиме подсветки см. в разделе «Фильтры» урока 4). Например, на рис. 16.8 (файлмы применили новый фильтр в представлениях Gantt Chart (Диаграммаи Network Diagram (Сетевой график) и совмести

ли окна с этими представлениями в одном окне. В верхнем окне в таблице строки с задачами, подсвеченными фильтром, выделены голубым шрифтом (14, 42, 43), а в нижнем цветом выделены блоки, обозначающие задачи (на рисунке виден только блок 14).

Рис. 16.8. Новый фильтр применен в двух разных представлениях

После того как задачи с несколькими зависимостями обнаружены, нужно определить, как можно уменьшить риск их задержки. Уменьшить риск можно, увели-

чив длительности одной или нескольких задач-предшественниц за счет более раннего их начала (если это возможно). Кроме того, можно увеличить запланированную длительность задачи, если ограничения по длительности проекта позволяют это сделать.

Иногда одна из двух задач начинается намного позже другой, и тогда она создает временной резерв другим. Например, на рис. 16.9 (файл 5.mpp) у задачи Верстка обложки две предшественницы, одна из которых, Фотосъемка модели, завершается за неделю до планируемого начала верстки обложки. В этой ситуации риск задержки верстки из-за фотосъемки минимален, потому что у последней есть очень большой временной резерв.

:Tw*Nw<:Tw*Nw<В Изданиеомера журналаЯ Планирование номераВ Подготовка материаловEI Подготовка обложкиВ Изданиеомера журналаЯ Планирование номераВ Подготовка материаловEI Подготовка обложкиОтбор моделиОтбор моделиПередача рекламных анонсов в предыдущей номерПередача рекламных анонсов в предыдущей номерВерстка обложкиВерстка обложкиОбложка готоваОбложка готоваЕремин[70%];Жуш)в[20%19.03Еремин[70%];Жуш)в[20%19.03^уремин[50%]^ Жук»#гФв*®мвд»л*5Ф^эпленка(1 Кассета] ,Сщоров(4Э%1^уремин[50%]^ Жук»#гФв*®мвд»л*5Ф^эпленка(1 Кассета] ,Сщоров(4Э%1Рис. 16.9. Анализ зависимостей у задачи Верстка обложкиРис. 16.9. Анализ зависимостей у задачи Верстка обложкиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложи

:Tw*Nw<

:Tw*Nw<

В Изданиеомера журнала

Я Планирование номера

В Подготовка материалов

EI Подготовка обложки

В Изданиеомера журнала

Я Планирование номера

В Подготовка материалов

EI Подготовка обложки

Отбор модели

Отбор модели

Передача рекламных анонсов в предыдущей номер

Передача рекламных анонсов в предыдущей номер

Верстка обложки

Верстка обложки

Обложка готова

Обложка готова

Еремин[70%];Жуш)в[20%

19.03

Еремин[70%];Жуш)в[20%

19.03

^уремин[50%]

^ Жук»#гФв*®мвд»л*5Ф^эпленка(1 Кассета] ,Сщоров(4Э%1

^уремин[50%]

^ Жук»#гФв*®мвд»л*5Ф^эпленка(1 Кассета] ,Сщоров(4Э%1

Рис. 16.9. Анализ зависимостей у задачи Верстка обложки

Рис. 16.9. Анализ зависимостей у задачи Верстка обложки

Фотосъемка модели

Подготовка анонсов материалов номера для обложи

Фотосъемка модели

Подготовка анонсов материалов номера для обложи

Создавать такие резервы можно, когда дата начала одной из задач-предшественниц связана с другой задачей или имеет ограничение, а у другой задачи такого ограничения нет. Если перенести задачу, дату начала которой ничто не ограничивает, на более ранний срок, то это создаст ей временной резерв.

Задачи с внешними зависимостями

Иногда задачи зависят от внешних по отношению к проекту событий, не задействующих проектные ресурсы и не поддающихся планированию. Например, если организация выполняет два взаимосвязанных проекта, то в качестве предшественника задачи может выступать задача из другого проекта.

Определить такие задачи с помощью фильтра можно лишь в том случае, если в качестве предшественников выступают задачи, хранящиеся в других файлах проектов. В таком случае для обнаружения этих задач нужно настроить фильтр, созданный нами для определения задач с несколькими предшественницами (см. рис. 16.7), заменив символ «;» на «\».

Бывает и так, что у задачи нет предшественниц в других файлах проектов, но, тем не менее, внешние зависимости у нее есть. Обычно такие задачи может определить лишь менеджер при анализе плана вручную. В нашем проекте такой задачей является Статьи поступили в редакцию, поскольку срок ее выполнения зави-

сит от скорости работы авторов, что является внешней (то есть непроектной) зависимостью.

Риск того, что авторы сдадут статьи позже срока, довольно велик. Поскольку сразу уменьшить этот риск мы не можем, просто зафиксируем его (рис. 16.10, файл заполнив соответствующие поля чтобы вернуться к нему чуть позже, когда будем разрабатывать стратегию смягчения влияния рисков на проект.

ЯЯСтатьи в работе у авторовСтатьи поступили вСтатьи в работе у авторовСтатьи поступили вВысокаяВысокая|0О days iстатьи позже|0О days iстатьи позже

Я

Я

Статьи в работе у авторов

Статьи поступили в

Статьи в работе у авторов

Статьи поступили в

Высокая

Высокая

|0

О days iстатьи позже

|0

О days iстатьи позже

Рис. 16.10. Заносим информацию о риске в план проекта

Ресурсные риски

Цель анализа ресурсных рисков заключается в том, чтобы определить ресурсы и назначения, увеличивающие вероятность срыва проекта. Например, рискованно привлечение недавно принятого на работу сотрудника, поскольку у нас нет опыта работы с ним и мы не знаем, сможет ли он справиться с поставленными задачами. Другой риск — использование одного сотрудника в слишком многих задачах, поскольку проект становится зависимым от одного сотрудника, и если он станет недоступным, то проект может провалиться.

Использование неопытных сотрудников

Часто случается так, что для проектных работ привлекаются сотрудники, недавно вступившие в организацию. Поскольку еще нет опыта использования этих сотрудников в проектах, это представляет определенный риск. Нужно определить задачи, где задействованы эти и описать риск их использования. При разработке стратегии смягчения рисков эти риски нужно будет проанализировать и определить, как их уменьшить.

Чтобы выделить сотрудников без опыта работы, настроим столбец Flag2 (Флаг2), назвав его Опыт есть, и определим отображение красного индикатора для тех случаев, когда значением поля является No (Нет), и зеленого — когда значением является Yes (Да). Добавим настроенное поле в представление Resource Sheet (Лист ресурсов) и установим в нем значение No (Нет) для тех ресурсов, у которых нет опыта работы. В нашем случае в проекте задействованы только два ресурса без опыта: Тарасова и Жуков (рис. 16.11).

Теперь разделим окно, отобразим в нижней части представление Task Usage (Использование задач) и откроем таблицу Ввод информации о рисках. Для того чтобы в ней отобразились только те задачи, в которых задействованы неопытные сотрудники, выделим этих сотрудников в списке в верхнем представлении, щелкнув на их фамилиях при нажатой клавише Ctrl (рис. 16.12).

На рис. видно, что в двух задачах из трех неопытные сотрудники работают вместе с более опытными, поэтому вероятность осуществления риска в этих случаях мы определили как среднюю. И лишь у той задачи, где задействован один Жуков, риск был оценен как высокий.

Рис. 16.11. Ресурсы без опыта отмечены красными индикаторами

Рис.Вводим информацию о рисках длягде задейавованы сотрудники без опыта раб

Ресурсы с большим объемом работы

Иногда загрузка между участниками проекта распределяется неравномерно, и некоторые из членов команды делают больший объем работы, чем другие. Если не проконтролировать распределение работы, то может оказаться, что некоторые сотрудники отвечают за исполнение слишком большого числа задач. Слишком высокая ответственность отдельных сотрудников опасна тем, что в случае болезни такого «ключевого» сотрудника или недоступности его по другой причине выполнить все задачи в срок будет невозможно.

Определить ресурсы с большим числом назначений можно с помощью представления Resource Usage (Использование ресурсов). Откроем в этом представлении таблицу Work (Трудозатраты) и отберем для отображения только человеческие ресурсы, воспользовавшись фильтром Resources — Work (Ресурсы — трудовые). Затем отсортируем ресурсы по убыванию по колонке Work (Трудозатраты). Теперь участники проекта с наибольшей загрузкой отображаются в начале списка.

Для того чтобы просмотреть, какое место в плане проекта занимают назначения наиболее занятых сотрудников, разделим окно и в нижнем представлении отобразим диаграмму Ганта. Теперь при выборе ресурса в верхнем представлении в нижнем отображаются все его назначения, как в таблице, так и на диаграмме (рис. 16.13, файл 7.mpp, Представление 1).

Рис. 16.13. Просматриваем задачи, в которых задействованы наиболее загруженные ресурсы

Критические задачи выделены красным, и чем в большем числе критических задач задействован ресурс, тем выше опасность срыва сроков проекта, если этот

ресурс вдруг перестанет быть доступным. Поскольку в этом случае риск, связанный с задействованностью ресурса, распространяется на все задачи, в которых он участвует, то нет смысла заполнять поля с описанием риска для задач — удобнее создать аналогичные настраиваемые поля для ресурсов и вводить информацию в них.

Чтобы внести в план информацию о ресурсных рисках и использовать ее в дальнейшем при разработке стратегии смягчения рисков, изменим настраиваемые поля для ресурсов Text2 (Текст2) и Text3 (ТекстЗ). Переименуем их в Описание риска и Вероятность осуществления риска. Поскольку во втором поле можно использовать список значений, уже составленный нами в аналогичном поле для задач, импортируем его с помощью кнопки Import Custom Field (Импорт настраиваемого поля).

В поле Text2 (Текст2) могут вводиться одинаковые риски для разных ресурсов, поэтому настроим список значений таким образом, чтобы при вводе можно было указывать значения, не входящие в список, и они автоматически добавлялись бы в него для дальнейшего использования (о настройке списка значений поля см. раздел «Создание настраиваемых полей со списком значений» урока 13).

Создадим новую таблицу на базе ресурсной таблицы Entry (Ввод), назовем ее Ввод информации о рисках ресурсов и добавим в нее настроенные поля. Теперь откроем ее в верхнем представлении и заполним ее данными для ресурсов, выполняющих большой объем работы (рис. 16.14, файл 7.mpp, Представление 2).

Рис. 16.14. Вводим информацию о ресурсных рисках

Наиболее «рискованными» ресурсами проекта являются Иванов, Петров и Сидоров, задействованные в самом большом числе задач, большинство из которых лежит на критическом пути. Соответственно, в поле Описание риска введем Срыв работ

из-за недоступности а в поле Вероятность осуществления выберем значение Высокая.

Ресурсы со сверхурочной работой

Сотрудники, загруженные сверхурочной работой, из-за усталости могут начать работать медленнее, чем обычно. Поэтому при планировании стоит избегать использования сверхурочной загрузки. Если же при составлении плана вам пришлось запланировать сверхурочную работу, то при анализе рисков стоит предусмотреть ее возможные последствия.

Для анализа мы будем использовать то же представление, что и в предыдущем примере, но на диаграмме использования ресурсов отобразим детальные данные о превышении нагрузки и сверхурочных (об отображении подробных данных на диаграмме см. в разделе «Выбор типа отображаемой на графике информации и ее урока 8). Пролистывая эту диаграмму, можно быстро обнаружить ресурсы со сверхурочной нагрузкой (рис. 16.15, файл

Рис. 16.15. Обнаруживаем в проекте ресурсы со сверхурочной загрузкой. На диаграмме в верхней правой части экранаданные о сверхурочной работеWork)

и превышении доступности ресурсов

В нашем примере сверхурочная загрузка есть у Буркова, и поэтому укажем в описании риска Срыв работ из-за усталости ресурса. Но поскольку объем сверхурочной работы небольшой, то вероятность осуществления риска оценим как среднюю.

Сотрудники с уникальными навыками и материалы с единственными поставщиками

Проект может оказаться под угрозой срыва, если неожиданно станет недоступен сотрудник, обладающий особыми знаниями или навыками, поскольку только он

может выполнить определенные задачи проекта. Кроме того, риск провала проекта из-за несвоевременной поставки материалов повышается, если материалы могут быть получены только от одного поставщика, поскольку в этом случае выполнение проекта становится зависимым от качества его работы.

Чтобы определить такие ресурсы и внести в план информацию о рисках, связанных с их использованием, откроем представление Resource Sheet (Лист ресурсов) и отобразим в нем таблицу Вводинформации о рисках ресурсов. Затем нужно определить риски с уникальными знаниями и ввести в таблицу описание рисков и вероятность их осуществления.

На рис. 16.16 видно, как мы заполнили эту таблицу в файле 9.mpp. Поскольку Краска для вывода пленок и Бумага для типографии поставляются нам единственной компанией, то использование этих ресурсов мы считаем рискованным. Но так как с компанией-поставщиком мы работаем уже давно и срывов в поставках никогда не было, вероятность осуществления риска оценим как низкую.

ФотопленкаФотопленкаСрыв работ из-за недоступности ресурса iСрыв работ из-за недоступности ресурса iСидоровСидоровСрыв работ из-за усталости ресурсаСрыв работ из-за усталости ресурсаБурковБурковУландееваУландееваТарасоваТарасоваЛимонов ; Срыв работ из-за уникальных знаний ресурса.Лимонов ; Срыв работ из-за уникальных знаний ресурса.Семенов iСеменов iИ вановПетров IИ вановПетров IСрыв работ из-за недоступности ресурса Срыв работ из-за недоступности ресурсаСрыв работ из-за недоступности ресурса Срыв работ из-за недоступности ресурсаБумага для типографии i Срыв работ из-за несвоевременной поставки.Бумага для типографии i Срыв работ из-за несвоевременной поставки.Краска для вывода пленок i Срыв работ из-за несвоевременной поставки. {Краска для вывода пленок i Срыв работ из-за несвоевременной поставки. {НизкаяНизкаяНизкаяВысокаяВысокаяВысокаяНизкаяВысокаяВысокаяВысокаяСредняяСредняяСредняяСредняя

Фотопленка

Фотопленка

Срыв работ из-за недоступности ресурса i

Срыв работ из-за недоступности ресурса i

Сидоров

Сидоров

Срыв работ из-за усталости ресурса

Срыв работ из-за усталости ресурса

Бурков

Бурков

Уландеева

Уландеева

Тарасова

Тарасова

Лимонов ; Срыв работ из-за уникальных знаний ресурса.

Лимонов ; Срыв работ из-за уникальных знаний ресурса.

Семенов i

Семенов i

И ванов

Петров I

И ванов

Петров I

Срыв работ из-за недоступности ресурса Срыв работ из-за недоступности ресурса

Срыв работ из-за недоступности ресурса Срыв работ из-за недоступности ресурса

Бумага для типографии i Срыв работ из-за несвоевременной поставки.

Бумага для типографии i Срыв работ из-за несвоевременной поставки.

Краска для вывода пленок i Срыв работ из-за несвоевременной поставки. {

Краска для вывода пленок i Срыв работ из-за несвоевременной поставки. {

Низкая

Низкая

Низкая

Высокая

Высокая

Высокая

Низкая

Высокая

Высокая

Высокая

Средняя

Средняя

Средняя

Средняя

Рис. 16.16. Вводим в план проекта описание рисков для сотрудников с уникальнымизнаниями и материалов сединственным поставщиком

Среди сотрудников только Лимонов обладает уникальными знаниями, и его отсутствие может сказаться на сроках исполнения работ. Поэтому и для него мы укажем соответствующий риск, оценив степень вероятности его осуществления как среднюю.

В нашем проекте задействовано не так много ресурсов, и поэтому просмотреть весь список и внести информацию о рисках можно довольно быстро. Если же проект, в котором вы оцениваете ресурсные риски, содержит большое число ресурсов, то при их анализе стоит воспользоваться стандартными фильтрами Resources — Material (Ресурсы — материальные) и Resources — Work (Ресурсы — трудовые), с помощью которых можно отобрать для анализа только сотрудников или только материалы.

Бюджетные риски

В результате осуществления рисков возможно увеличение объема работы по проекту, что приведет к росту затрат на него. Риск увеличения бюджета проекта стоит рассматривать тогда, когда проект имеет ограниченные бюджетные рамки.

Например, в нашем проекте задействованы в основном штатные сотрудники организации, регулярно получающие зарплату, и бюджет проекта не имеет большого значения. Бывают и другие случаи: например, проект может выполняться на заказ, и заказчик может выделять на выполнение работ определенную сумму, которую нельзя превысить.

В тех случаях, когда затраты на проект ограничены, важно предусмотреть риск увеличения бюджета в результате тех или иных обстоятельств. Для оценки возможного увеличения бюджета можно применять различные методики. Мы продемонстрируем здесь оценку возможного изменения стоимости проекта на основании данных, полученных в ходе анализа PERT.