Книга
← К списку книгЗагрузка разделов…
активнаАктивные записи участвуют в каталоге и синках. Неактивная книга скрыта, но не удалена из базы.
Книга
Глава 1. Начинаем работу с Microsoft Office 200323
Создание нового файла Office 200323
Создание пустого файла23
Создание файла на основе шаблона25
Открытие существующего документа28
Открытие файла Office с помощью программы Проводник28
Открытие файла Office при запущенной программе29
Работа сярлыками29
Размещение ярлыка на рабочем столе30
Добавление ярлыка программы в меню Пуск31
Сохранение файла31
Закрытие файла32
Глава 2. Стандартные команды Office 200335
Использование меню35
Перемещение строки меню36
Настройка строки меню36
Использование панелей инструментов38
Размещение панелей инструментов Стандартная и Форматирование
на отдельных строках39
Сокрытие и отображение панелей инструментов41
Перемещение панели инструментов41
Изменение размеров панели инструментов43
Отображение или сокрытие кнопок на панели инструментов43
Работа с областью задач45
Использование области задач46
Сокрытие и отображение области задач46
Перемещение по области задач46
Работа с несколькими окнами48
Переключение междуокнами48
Упорядочение нескольких окон48
Сохранение информации и закрытие нескольких окон48
Копирование и вставка с помощью буфера обмена Office49
Копирование объектов в буфер обмена Office49
Вставка объектов из буфера обмена Office50
Очистка буфера обмена Office51
Глава 3. Как получить справку от Microsoft Office53
Получение справки от Office 200353
Текстовое поле Справка54
Использование текстового поля Поиск в области задач Справка.55
Использование помощника по Office55
Работа с оглавлением56
Получение справки из Internet57
Восстановление Office 2003 после сбоев58
Восстановление Microsoft Office 200358
Защита файлов от сбоев59
Глава 4. Совместная работа с данными65
Сохранение данных в различных форматах65
Преобразование формата файла66
Открытие файла, сохраненного в другом формате68
Совместное использование данных в Office 2003 с помощью смарт-тегов68
Активизация и отключение смарт-тегов68
Использование смарт-тегов69
Связывание и внедрение данных70
Связываниеданных70
Внедрение данных72
Часть II. Работа с Word75
Глава 5. Работа с документами Word77
Редактирование документа77
Удаление текста77
Добавление текста78
Упорядочение текста78
Вырезание и вставка текста с помощью средства Копилка80
Исправлениеошибок
Перемещение по документу Word82
Использование мыши для перемещения по документу82
Использование клавиатуры для перехода между страницами документа83
Использование команды Перейти83
Поиск и замена текста84
Поиск текста84
Замена текста85
Проверка грамматики и орфографии86
Проверка орфографии и грамматики в готовом документе86
Проверка орфографии и грамматики по ходу написания документа87
Автоматическое исправление ошибок правописания89
Подсчет слов90
Сохранение документа90
Как сохранить документ90
Автоматическое создание резервных копий файлов90
Глава 6. Как украсить документ93
Форматирование текста вручную93
Выбор шрифта и его размера93
Выбор начертания95
Фейерверк цветов95
Использование инструмента Копировать формат97
Простой способ отформатировать документ98
Выбор темы98
Выбор шаблона99
Форматирование абзацев с помощью стилей100
Выравнивание текста101
Выравнивание текста по левому и правому краю101
Добавление отступов к тексту103
Определение полей с помощьюлинейки103
Маркеры отступов на линейке104
Создание списков106
Быстрый способ создания списков106
Изменение внешнего вида списка107
Оформление текста в виде таблицы108
Создание таблицы108
Преобразование текста в таблицуш
Ввод и редактирование данных таблицы111
Удаление таблицы
Добавление или удаление строк, столбцов и ячеек112
Изменение размеров строк и столбцов таблицы113
Преобразование таблицы в текст114
Глава 7. Создание привлекательных страниц117
Верхние и нижние колонтитулы117
Добавление верхних и нижних колонтитулов118
Изменение нумерации страниц119
Как создать документ из нескольких колонок120
Быстрый способ создания колонок120
Создание колонок произвольной ширины121
Добавление рисунков в документ121
Как поместить рисунок вдокумент123
Добавление в документ существующих графических файлов123
Использование в документе средства Word Art124
Редактированиеизображения125
Обтекание рисунка текстом126
Перемещение рисунков в документе127
Изменение размеров рисунка в документе.127
Удаление рисунка из документа127
Добавление границ к тексту127
Предварительный просмотр и печать документа129
Как работать в режиме предварительного просмотра129
Задание параметров страницы130
Печать документа131
Часть III. Работа с числами в Excel133
Глава 8. Основы электронных таблиц: числа, текст и форматирование135
Самое общее представление об электронных таблицах135
Ввод данных в рабочий лист137
Ввод информации в ячейки137
Ввод чисел в ячейку138
Ввод текста в ячейку139
Удаление и редактирование содержимого ячеек141
Перемещение по рабочему листу142
Использование мыши для перемещения по рабочему листу142
Использование клавиатуры для перемещения по рабочему листу142
Использование команды Перейти143
Присвоение имен ячейкам и диапазонам143
Поработайте над внешним видом рабочего листа144
Использование средства Автоформат145
Форматирование ячеек вручную146
Удаление форматирования146
Задание ширины столбца147
Задание высоты строки147
Печать рабочих листов148
Предварительный просмотр рабочего листа148
Печать рабочих листов148
Печать части рабочего листа149
Глава 9. Формулы и функции151
Создание формул151
Что такое ссылки153
Магические скобки155
Ссылки на несколько ячеек156
Копирование формул158
Редактирование формул159
Просмотр формул159
Удаление формулы160
Изменение формул161
Выбор встроенных функций161
Проверка функций на правильность164
Откуда формула получает данные164
Определение формул, на которые влияют ячейки164
Глава 10. Представление чисел в виде диаграмм
Составные части диаграммы
Создание диаграмм с помощью мастера
Редактирование диаграмм
Перенос, изменение размера и удаление диаграмм
Редактирование частей диаграмм
Использование панели инструментовДиаграммы
167
167
169
172
172
173
174
Часть IV. Создание презентаций с помощью PowerPoint
177
Глава 11. Создание презентации PowerPoint
Создание презентации
Представление о мастере автосодержания
Заполнение бланков PowerPoint
Создание презентации на основе существующей
Создание новой презентации
Внесение изменений в презентацию
Просмотр слайда
Добавление слайда
Удаление слайда
Изменение порядка следования слайдов
Редактирование текста на слайде
Редактирование текста
Перемещение и изменение размеров текстового блока.
Добавление текстового блока
Добавление заметок к слайдам
Сохранение презентаций
Сохранение презентации
Упаковка презентаций PowerPoint
Печать презентации
179
179
181
182
183
183
184
185
188
189
189
190
190
190
191
192
192
192
192
193
Глава 12. Добавление цвета и картинок в презентации
Изменение цветов на слайдах
Изменение цвета текста
Изменение цвета фона
Использование цветовой схемы
Выбор фонового узора
Выбор дизайна слайда
Добавление рисунков к слайдам
Добавление диаграммы
Добавление рисунков
Перемещение или изменение размеров изображения на слайде
Улучшение внешнего вида рисунка
Удаление рисунка
195
195
195
196
198
199
200
201
201
202
202
202
203
Глава 13. Демонстрация презентации PowerPoint
Разработка плавных переходов
Разработка эффектов при смене слайдов
Анимация текста на слайде
205
205
205
207
Содержание
11
Удаление переходов209
Подготовка презентации к публичной демонстрации210
Добавлениекнопок210
Решите, как вы хотите представить вашу презентацию212
Репетиция демонстрации слайдов214
Часть V. Outlook организует нас215
Глава 14. Организация вашей электронной почты217
Настройка Outlook для работы с электронной почтой217
Добавление учетной записи электронной почты в Outlook217
Удаление учетной записи электронной почты из Outlook219
Сохранение электронных адресов в Outlook221
Создание сообщения электронной почты224
Вложение файлов в сообщение электронной почты225
Использование папкиИсходящие225
Получение и чтение сообщений227
Получениесообщений227
Чтение сообщений227
Отправка ответа на сообщение228
Пересылка сообщения228
Удаление старых сообщений228
Удаление сообщения229
Восстановление удаленных сообщений229
Удаление сообщения навсегда230
Глава 15. Планирование задач и сохранение адресов231
Организация списка адресов231
Сохранение адресов231
Просмотр информации с разных точек зрения233
Поиск записей233
Распределение адресов по категориям234
Управление задачами237
Создание списка текущих задач238
Редактирование задач238
Перемещение задачи240
Организация задач240
Завершение задачи241
Удаление задачи241
Глава 16. Организуйте свое рабочее время243
Планирование встречи243
Как добавить в план новую встречу243
Редактирование встреч244
Общая картина встреч246
Изменение плана встреч248
Удаление встреч249
Определение повторяющихся встреч249
Вывод плана встреч на печать252
Предварительный просмотр плана встреч252
Печать плана встреч252
Часть VI. Использование Access
Глава 17. Использование базы данных
База данных 101
Создание нового файла базы данных
Просмотр составляющих вашей базы данных
Использование базы данных
Ввод данных в базу данных с помощью окна Главная кнопочная форма
Ввод данных в базу данных с помощью таблиц или форм
Удаление данных
Изменение структуры базы данных
Добавление таблицы
Удаление таблицы
Изменение таблицы
Добавление формы
Удаление формы
Изменение формы
Сохранение базы данных
Сохранение базы данных в виде файла Access
Сохранение базы данных в другом формате файла
Глава 18. Поиск, сортировка и создание запросов
Поиск в базе данных
Поиск отдельной записи
Поиск одной или нескольких записей с использованием фильтра
Сортировка данных
Использование запросов в базе данных
Как задавать вопросы с помощью запросов
Какая разница между запросом и командой Найти
Создание запроса
Использование запросов
Удаление запроса
Глава 19. Отчеты
Создание отчетов
Использование отчетов
Удаление отчета
Профессиональное оформление отчета в Access
Часть VII. Великолепные десятки
Глава 20. Десять советов об использовании Microsoft Office 2003
Настройка интерфейса пользователя Office 2003
Работа с панелями инструментов
Не перенапрягайте зрение — пользуйтесь масштабированием
Как увеличить размер кнопок
Щелчок правой кнопкой мыши
Как облегчить себе жизнь с помощью макросов
Защита файлов Microsoft Office 2003
255257257258262264264265266267267269269 27227327427827827928128128128428728828828828929029129329329629729729930130J 301 303 303 304304307308255257257258262264264265266267267269269 27227327427827827928128128128428728828828828929029129329329629729729930130J 301 303 303 304304307308Осторожно: макровирусы!
255
257
257
258
262
264
264
265
266
267
267
269
269 272
273
274
278
278
279
281
281
281
284
287
288
288
288
289
290
291
293
293
296
297
297
299
301
30J 301 303 303 304
304
307
308
255
257
257
258
262
264
264
265
266
267
267
269
269 272
273
274
278
278
279
281
281
281
284
287
288
288
288
289
290
291
293
293
296
297
297
299
301
30J 301 303 303 304
304
307
308
Шифрование файлов
"Измельчение" файлов
Как получить резервные копии своих файлов
Борьба с нежелательной почтой
Настройка фильтра нежелательной почты в Outlook
Создание списка надежных отправителей
Использование Pocket Office
309
311
311
312
312
313
315
Глава 21. Комбинации клавиш, облегчающие работу в Microsoft Office 2003
Создание нового файла (<Ctrl+N>)
Открытие существующего файла (<Ctrl+O>)
Как сохранить свою работу (<Ctrl+S>)
Как распечатать свою работу (<Ctrl+P>)
Вырезание (<Ctrl+X>), копирование (<Ctrl+C>) и вставка (<Ctrl+V>)
Поиск слова или фразы (<Ctrl+F>)
Поиск и замена слова или фразы (<Ctrl+H>)
Проверка орфографии (<F7>)
Команды Отменить (Ctrl+Z) и Вернуть (CtrkY)
317
317
318
319
320
320
320
321
321
322
Предметный указатель
323
Об авторе
Уоллес Вонг (Wallace Wang) — обозреватель журнала Boardwatch, а также автор очень многих чрезвычайно популярных книг, в том числе Основы программирования для ,(чайников" и Steal This Computer Book 2.
Введение
В состав Microsoft Office 2003 входят текстовый процессор (Word), программа электронных таблиц (Excel), программа для подготовки презентаций (PowerPoint), программа для работы с электронной почтой и управления информацией (Outlook), а также программа для управления базами данных. В состав приобретенной вами версии Microsoft Office 2003 также может входить и программа для создания Web-страниц (FrontPage). В книге Microsoft Office 2003 для "чайников" вы найдете необходимые сведения о каждой программе, входящей в данный пакет.
-Эхя кого предназначена з嫁《 s心々
Эту книгу стоит приобрести хотя бы потому, что она хорошо написана. И ее обязательно нужно приобрести, если у вас есть одна из следующих версий Microsoft Office.
Стандартный выпуск (Standard Edition). Содержит Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook и Microsoft PowerPoint.
Выпуск для малого бизнеса (Small Business Edition) . Содержит Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Publisher и Microsoft Outlook.
Профессиональный выпуск (Proffessional Edition). Содержит Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Publisher, Microsoft Access и Microsoft Outlook.
C^^c^/ta ^сниги
Чтобы облегчить поиск нужной информации, материал книги разделен на семь частей. Каждая часть посвящена определенной теме, связанной с использованием Microsoft Office 2003. Как только вам понадобится помощь, найдите в книге нужный раздел, посвященный интересующей вас теме, прочтите его и приступайте к работе.
Часть I. Знакомство с Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003 кажется набором непохожих программ, собранных Microsoft воедино. И действительно, в пакете Office 2003 объединены разные программы, которые, однако, годами использовались совместно. Все программы Microsoft Office 2003 позволяют использовать сходные меню, пиктограммы и горячие клавиши, благодаря чему вы, разобравшись с одной программой, легко освоите приемы работы со всеми остальными программами, входящими в данный пакет.
Часть II. Работа с Word
Microsoft Word на глазах завоевывает всемирную популярность. Конечно, можно использовать Word только для написания писем, предложений и извинений, но вы сможете также создать отчет, брошюру или газету, в которую можно поместить иллюстрации, а текст разместить в несколько колонок. Если вы не умеете печатать, не любите писать или провалили экзамен по грамматике еще на втором курсе, вы наверняка обрадуетесь возможности превратить ваш 2000-долларовый компьютер в своего личного секретаря. С помощью таких средств Woid, как проверка орфографии и грамматики и словарь синонимов, вы сможете выразить свои мысли в виде убедительных слов и предложений, которые поймет даже ваш босс.
Часть III. Игры с числами в Excel
В этой части вы узнаете, как создать собственную рабочую таблицу с помощью Microsoft Excel. Вы узнаете, что такое электронная таблица, как оперировать в ней числами, как создавать свои формулы, заставляющие Excel выдавать новые результаты автоматически, и как оформить все полученные результаты, чтобы они радовали глаз. После того как вы ознакомитесь с основами создания рабочих таблиц, следующим шагом будет преобразование "голых" данных в изящные графики, диаграммы и другие цветные изображения, которые привлекут внимание и могущественных нефтяных магнатов, и детишек из детского сада.
Часть IV. Создание презентаций с помощью PowerPoint
Как только вам понадобится подготовить презентацию, положитесь на PowerPoint, чтобы создать с ее помощью наглядные материалы (35-миллиметровые слайды, плакаты или экранные изображения), заметки (они помогут вам освежить в памяти основные пункты презентации) и тезисы (их стоит раздать аудитории, чтобы они разглядывали тезисы, а не вас).
Часть V. Outlook нас организует
Microsoft Office 2003 содержит программу Microsoft Outlook, которая поможет вам справиться с нелегкой задачей эффективного использования своего времени, одновременно размещая на экране план встреч, календарь и список текущих дел. Помимо организации ваших встреч и планов, Microsoft Outlook также управляет потоком вашей ежедневной электронной почты. Используя Microsoft Outlook, вы сможете писать, отвечать, отсылать и получать электронные сообщения от своих друзей, независимо от того, находятся они в соседней комнате или на другом континенте.
Часть VI. Использование Access
Access — это реляционная база данных, которая позволяет хранить и редактировать данные, оформлять отчеты и создавать новые программы для обработки и анализа данных. Access 2002 очень удобна для хранения имен, адресов, телефонных номеров, а также более сложной и специальной информации, например кодов товаров, адресов Internet, номеров кредитных карточек.
Часть VII. Великолепные десятки
Вы хотите узнать о горячих клавишах, ознакомиться с ухищрениями, которые позволят работать с Microsoft Office XP гораздо эффективнее (а освободившееся от работы время использовать в свое удовольствие)? Именно для вас в этой части описываются общепринятые комбинации горячих клавиш для всех программ Microsoft, приводятся другие советы, которые помогут вам в работе с Microsoft Office 2003, чего нет ни в одной нудной и непо- нятнойдокументации.
Rate 株 альзеСа泣best книгой
Можно использовать эту книгу как справочное руководство, средство обучения и даже как оружие (в зависимости от того, с какой силой вы запустите ее в голову своего противника). В отличие от любовного романа, эта книга не предназначена для того, чтобы ее читали от корки до корки (хотя при желании вы можете сделать это). Вместо этого я советую вам обращаться только к интересующим вас разделам и игнорировать остальные.
Если вы поставили себе цель использовать Microsoft Office 2003 на все 100%, то будет очень полезным прочесть часть I, чтобы ознакомиться с наиболее важными инструментами пакета. Все остальные части предназначены для того, чтобы помочь вам в работе и доставить удовольствие. В данный момент вы, возможно, и не собираетесь заниматься созданием презентаций с помощью PowerPoint, однако в один прекрасный день вы захотите поэкспериментировать с этой программой. И к великому удивлению обнаружите, что те программы, о которых вы думали как о совершенно бесполезных, окажутся для вас просто незаменимыми.
Давайте договоримся
Чтобы в этой книге для вас все было понятным, запомните следующее.
I / Курсор мыши может выглядеть либо как стрелка, либо как I-образный указатель (в зависимости от программы, которую вы используете в данный момент). Если вы внезапно потеряли след курсора мыши, начните перемещать мышь — вы должны увидеть, как что-то начнет перемещаться по экрану. Будем надеяться, что это будет именно курсор мыши.
I / Щелкнуть означает один раз нажать и быстро отпустить левую кнопку мыши. С помощью щелчка вы активизируете кнопки на панели инструментов.
I 5 Двойной щелчок означает быстрое двойное нажатие левой кнопки мыши. Двойной щелчок, как правило, приводит к выполнению определенной команды.
Перетаскивание I-образного курсора выделяет элементы, которые вы собираетесь перемещать, удалять или форматировать. Для перетаскивания разместите I-образный курсор слева от элемента, который необходимо выделить, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещайте мышь в нужном направлении. Когда вы отпустите кнопку мыши, Windows выделит элемент. Элемент выделен (или выбран), если он отображен белым на черном фоне.
V Щелчок правой кнопкой означает щелчок той кнопкой мыши, которая является самой правой. (На некоторых мышах расположены три кнопки, поэтому среднюю кнопку вам придется пока игнорировать.) После щелчка правой кнопкой на экране обычно отображается контекстное меню.
Примечание. Если вы левша и изменили установки мыши так, что все операции с ней выполняете левой рукой, просто щелчок будет означать для вас нажатие правой кнопки мыши, а щелчок правой кнопкой —нажатиелевой кнопки.
Пиктограммы, которые используются в этой книге
Пиктограммы предназначены для того, чтобы выделить определенную информацию, например советы, нечто важное для запоминания или что-либо очень техническое, на чтение которого вы не захотите тратить время.
Обращает ваше внимание на то, что будет очень полезным (пока вы держите это в — памяти, конечно).
Выделяет определенные действия или процедуры, которые заметно облегчат вашу 漏I жизнь при работе с Microsoft Office 2003.
Внимание! Здесь рассказывается, как избежать неприятностей до того, как они начнутся.
Выделяет информацию, которая не является необходимой для работы с Microsoft Office 2003, но может произвести должное впечатление на ваших товарищей.
В nifltib!
Сейчас вы, наверное, сгораете от нетерпения приступить к освоению Microsoft Office 2003. Включите компьютер и приготовьтесь к длительному путешествию в компании с Windows и группой самых могущественных программ в мире, объединенных в Microsoft Office 2003.
Часть I
Знакомство с Microsoft Office
'Kb! X£《厶SHO obp厶旳厶AC咬 К 4Kp厶ЗОИНОЙ OYOMtM/l
Мкдсмер кбм。k^uuAiA ,%намь， UMO ©мрасАось".
Microsoft Office 2003 подобенкоторый
мегабайты пространства на жестком диске и предоставляет столько что может привести в изумление видавшего виды компьютерного ветерана. Только; этот пакет и получив первый опытс ним, вы сможете оценить
элегантность, скрывающуюся за огромными размерами Microsoft Office 2003,
Но несмотря на то, что Microsoft Office 2003 содержит такое количество команд, что ни один простой смертный их запомнитьне впобедить
егоможно.провести вас черезмногочисленных
Microsoft Office 2003несколько способов получения справки.
Вчасти вы найдете также информацию об использовании
клавиш и команд меню, общих длявходящих состав
softOffice2003. Именновы, освоив
работу с
программой, всегдалегко разобраться и со всеми другими.
■*-..■
;
,
Глава 1
Начинаем работу с Microsoft Office 2003
& 3疝痴弘壮…
/ Создание нового файла Office 2003
/ Открытие существующего файла Office 2003
/ Создание ярлыка для программы или файла
/ Сохранение файла
/ Закрытие файла
состав Microsoft Office входит несколько программ, предназначенных для создания 〃 документов различных типов и управления ими, в том числе текстовый процессор
(Microsoft Word), программа электронных таблиц (Microsoft Excel), программа для создания презентаций (Microsoft PowerPoint), организатор вашего рабочего времени (Microsoft Outlook), а также программа ведения баз данных (Microsoft Access). Хотя все эти программы отличаются друг от друга, для создания и открытия документов в любой из них необходимо выполнить очень похожие действия.
Итак, изучив материал настоящей главы, вы научитесь создавать, сохранять, открывать и выводить на печать любой файл Office 2003, независимо от того, с помощью какого именно приложения Office он был создан. Научившись создавать документы Office 2003 различных типов, вы сможете выполнять действительно полезную работу, а не рвать волосы на голове от отчаяния из-за того, что не можете разобраться с тем, как отправить файл на печать из одной из программ.
Создание нового файла Office 2003
Если необходимо создать новый файл Office 2003, можно воспользоваться одним из двух способов:
создать пустой файл;
создать файл (например, резюме или счета-фактуры) на основе шаблона, который автоматически обеспечивает все необходимое форматирование, а вам остается только ввести конкретные данные.
Создание пустого файла
Пустой файл может оказаться полезным в том случае, если вам необходимо задать все параметры форматирования самостоятельно; следует отметить, что для этого может потребоваться достаточно много времени. При создании файла на основе шаблона вы получаете возможность отформатировать данные должным образом намного быстрее, однако полученные результаты могут не всегда полностью соответствовать вашим ожиданиям. Работая с Office 2003, вы убедитесь в том, что вам придется создавать как пустые файлы, так и файлы на основе шаблона.
Запуск программы для создания пустого файла
При каждом запуске Word, Excel или PowerPoint программа автоматически создает пустой файл. Для запуска любой из этих программ с целью создания пустого файла выполните следующие действия.
Щелкните на кнопке Start (Пуск) панели задач.
Появится меню.
Выберите команду All Programs (Все программы).
Появится меню.
Выберите программу, в которой вы собираетесь работать, например Microsoft Word или Microsoft PowerPoint
Появится выбранная программа, готовая к тому, чтобы вы создали новый файл или открыли уже существующий.
Создание пустого файла в рамках программы
Если вы уже запустили Word, Excel или PowerPoint и решили создать новый пустой файл, воспользуйтесь одним из следующих методов:
I
/ щелкните на кнопке New (Создать) стандартной панели инструментов;
/ нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+N>.
Результат любого из этих действий представлен на рис. 1.1.
Кнопка Создать
Рис. /.丄Щелчок на кнопке New (Создать) стандартной панели инструментов позволяет легко создать новый файл
После того как вы воспользуетесь одним из этих методов, программа Office 2003 создаст пустой файл, полностью готовый к использованию.
После выбора команды File^>New (Файл ^Создать) в любой из программ Office 2003 на экране отобразится область задач, которая позволяет создать пустой файл или файл на основе шаблона (подробности — в следующем разделе).
Создание файла на основе шаблона
После запуска Word, Excel или PowerPoint вам также предоставляется возможность создать новый файл на основе шаблона. Шаблон — это документ-заготовка, в который вам остается только добавить необходимые данные. Шаблон обеспечит их автоматическое форматирование, которое используется в документах стандартных типов, таких как резюме, деловые письма, отчеты и бизнес-планы; вам остается только ввести необходимый текст и отправить полученный файл на печать.
Шаблоны можно найти не только на жестком диске вашего компьютера, но и на Web-узле компании Microsoft.
Использование локального шаблона
При установке Office 2003 на жесткий диск автоматически копируется целый ряд шаблонов. Проблема может быть связана только с повторным нахождением нужного шаблона.
Если вы уже запустили одну из программ Office 2003, например Access или PowerPoint, для загрузки шаблона выполните следующие действия.
Выберите команду Files New (ФайлОСоздать).
В правой части окна программы отобразится область задач New Document (Создание документа), как показано на рис. 1.2.
Щелкните на ссылке On ray cou^uter (На моем компьютере) в группе Templates (Шаблоны).
На экране отобразится диалоговое окно Templates (Шаблоны), представленное на рис. 1.3.
Выберите необходимый шаблон и щелкните на кнопке ОК.
Office 2003 загрузит выбранный шаблон. Теперь вам остается только добавить данные для получения профессионально оформленного документа.
Загрузка шаблона из Internet
@@В том случае, если вам не удается найти подходящий вариант среди ограниченного количества шаблонов, установленного на вашем компьютере, воспользуйтесь такой замечательной возможностью, как загрузка шаблонов из Internet.
@
@
Для загрузки шаблонов с Web-узла компании Microsoft вам обязательно потребуется подключение к Internet.
Шабмм>1Шабмм>1，табм»« и» c・ ofttu Orirw 也 Hi моам омьютерв... Qi Намоаввб-fvw...，табм»« и» c・ ofttu Orirw 也 Hi моам омьютерв... Qi Намоаввб-fvw...
Шабмм>1
Шабмм>1
，табм»« и» c・ ofttu Orirw 也 Hi моам омьютерв... Qi Намоаввб-fvw...
，табм»« и» c・ ofttu Orirw 也 Hi моам омьютерв... Qi Намоаввб-fvw...
戶"c. ▲2 Для выбора шаблона можно воспользоваться областью задач Создание документа
Рис. 1.3. В диалоговом окне Шаблоны представлены все шаблоны, которые хранятся на жестком диске вашего компьютераРис. 1.3. В диалоговом окне Шаблоны представлены все шаблоны, которые хранятся на жестком диске вашего компьютера
Рис. 1.3. В диалоговом окне Шаблоны представлены все шаблоны, которые хранятся на жестком диске вашего компьютера
Рис. 1.3. В диалоговом окне Шаблоны представлены все шаблоны, которые хранятся на жестком диске вашего компьютера
Чтобы загрузить шаблон, выполните следующие действия.
Выберите команду FileONew (Файл•=>Создать).
В правой части окна программы отобразится область задач New Document (Создание документа) (см. рис. 1.2).
Щелкните на ссылке Templates on Office Online (Шаблоны на узле Office Online) в группе Templates (Шаблоны).
На экране появится Web-страница Microsoft Office Templates (Шаблоны Microsoft Office), представленная на рис. 1.4. Все представленные здесь шаблоны разделены на несколько категорий, таких как Calendars and planners (Календари и планировщики) или Meetings and Projects (Собрания и проекты).
P〃c. 1.4. На Web-странице Шаблоны MicrosoftOffice представлены все доступные для загрузки шаблоны документов Office, разделенные на несколько категорий
Выберите необходимую категорию, например Calendars and planners (Календари и планировщики).
В результате загрузится Web-страница, на которой будут перечислены все шаблоны, которые относятся к выбранной вами категории.
Выберите шаблон, который решили использовать.
В результате загрузится Web-страница, на которой будет представлен пример использования выбранного вами шаблона, благодаря чему вы сможете сразу оценить, как именно будут отформатированы данные в документе (рис. 1.5).
Щелкните на кнопке Download Now (Загрузить).
Office 2003 загрузит выбранный шаблон и отобразит с помощью соответствующей программы, например Word или Excel. Теперь вам остается только добавить данные, чтобы получить профессионально оформленный документ.
Рис. 1.5. После выбора шаблона наотобразится пример его использования
0京tcfiMjdue cifi^ec/neifKfi^ezo c/OKifMentna
Работая свы гораздо больше времени тратите на редактирование
вующих документов Office, чем на создание новых. В Microsoft Office 2003 имеется несколько способов открытьфайл. Наиболее распространенный способ состоит в запуске необходимой программыExcel или Access) и последующем открытии необ
ходимого файла. Второй способ состоит в открытии необходимого файла (при этом соответствующая программа запустится автоматически).
Практическикоторые выходят в состав Office 2003 (за исключением
Outlook и Access), позволяют одновременно открыть несколько документов. Поэтому, если вы запустите Microsoft Word, то сможетеписьмо, отчет и любов
ное послание одновременно. Хотя будет намного лучше, если вы будете открывать только те файлы, с которыми вам необходимо поработать в настоящий момент, и закрывать все файлы, которые вам больше не нужны. Это связано с тем, что чем больше файлов будет открыто, меньший объем оперативной памяти будет оставаться доступным компьютеру при работе спрограммами, которые вы также могли запустить.
Открытие файла Office с помощью программы Проводник
Если вам необходимо открыть определенный файл Office, то прежде всего следует найти его, а затем дваждына его значке, чтобы открыть этот файл, а также запустить со
ответствующую программу, с помощью которой он был создан. Для этого выполните следующие действия.
Щелкните на кнопке Start (Пуск) панели задач.
Выберите команду All Programs^ Accessories1^ Windows Explorer (Все
программыФСтандартныеФПроводник).
Появится окно программы Windows Explorer (Проводник).
Дваждьк щелкните на значке необходимого вам документа.
Если необходимый вам файл находится в другой папке или на другом жестком диске, вам придется немного "попутешествовать" по дереву папок на жестких дисках компьютера. Для получения подробных сведений о работе с программой Windows Explorer (Проводник) приобретите книгу Windows XP для "чайников" Энди Ратбона, выпушенную издательством "Диалектика".
©©Как только Office загрузит файл и запустит соответствующую программу, такую как Excel или PowerPoint, можете приступать к редактированию документа.
©
©
Чтобы как можно быстрее найти файл, щелкните на кнопке Search (Поиск) панели инструментов окна программы Windows Explorer (Проводник).
Открытие файла Office при запущенной программе
Если вы уже запустили определенную программу Office, такую как Word или Excel, для открытия существующего файла выполните следующие действия.
Выполните одну из следующий операций.
Выберите командуFile^Open (Файл^Открыть).
Нажмите комбинацию клавиш<Ctrl+O>.
Щелкните на кнопке Open (Открыть) стандартной панели инструментов.
Щелкните на значке файла, который решили открыть.
Если необходимый вам файл находится в другой папке или на другом жестком диске, щелкните в раскрывающемся списке Look In (Папка) и выберите другие диск или папку, например Local Disk (С：) (Локальный диск (С:)) или My Documents (Мои документы).
Щелкните на кнопке Open (Открыть).
Office откроет файл с помощью текущей запущенной программы.
Office позволяет открыть несколько файлов одновременно, благодаря чему вы сможете быстро переключаться между файлами, как только в этом возникнет необходимость.
Ра&иИа с AfiAbticaaut,
Вместо того чтобы манипулировать с неуклюжей панелью задач Windows, лучше создать ярлык для вашей любимой программы Microsoft Office 2003. Тогда достаточно дважды щелкнуть на этом ярлыке, и программа будет запущена.
Ф
Ярлык — обычный значок на рабочем столе, представляющий конкретный файл. Этот файл может быть программой (такой как Microsoft Word) или документом, созданным с помощью какой-то программы (например, резюме, составленное в Word). Ярлыки создаются на рабочем столе для облегчения доступа к файлам.
Размещение ярлыка на рабочем столе
Чтобы разместить ярлык вашей любимой программы на рабочем столе Windows, выполните следующие действия.
©©Закройте или сверните все запушенные программы.
©
©
Для того чтобы быстро отобразить рабочий стол Windows, щелкните правой кнопкой мыши на панели задач и из появившегося контекстного меню выберите команду Show Desktop (Показать рабочий стол).
Щелкните правой кнопкой мыши на рабочем столе Windows.
На экране отобразится контекстное меню.
Выберите команду New^Shortcut (СоздатьФЯрлык)<
Рис. 16Диалоговое окно СозданиеярлыкаРис. 16Диалоговое окно СозданиеярлыкаНа экране отобразится диалоговое окно Create Shortcut (Создание ярлыка) (ряс. 1.6).
Рис. 16Диалоговое окно Созданиеярлыка
Рис. 16Диалоговое окно Созданиеярлыка
Имя файла Msaccess Excel OutlookPowerpnt WinwordИмя файла Msaccess Excel OutlookPowerpnt Winword
Имя файла Msaccess Excel Outlook
Powerpnt Winword
Имя файла Msaccess Excel Outlook
Powerpnt Winword
Щелкните на кнопке Browse (Обзор).
На экране отобразится диалоговое окно Browse for Folder (Обзор папок).
Найдите программу Office или файл, ярлык для которых решили разместить на рабочем столе Windows.
Предположим, что вы решили разместить на рабочем столе ярлык для программы Excel. Для этого вам необходимо найти основной файл этой программы. По умолчанию Microsoft Office сохраняет эти файлы в папке C:\Program Files\ Microsoft Office\Officell.
Для того чтобы помочь вам разобраться с именами файлов, которые Microsoft присваивает программам, я предлагаю вам ознакомиться со следующей таблицей.
Программа
Access
Excel
Outlook PowerPoint
Word
Щелкните на значке файла, например Mspub или Powerpnt, после чего щелкните на кнопке Open (Открыть).
На экране снова отобразится диалоговое окно Create Shortcut (Создание ярлыка).
Щелкните на кнопке Next (Далее).
В диалоговом окне Create Shortcut (Создание ярлыка) вам будет предложено указать описательное название для значка. Если вы не укажете никакого названия, Windows будет использовать стандартное название, такое как Msaccess или Winword.
Введите описательное название, например Microsoft Word или Рекомендательное письмо, после чего щелкннте на кнопке Finish (Готово).
Новый ярлык немедленно появится на рабочем столе Windows. Ярлыки очень легко отличить от обычных значков по небольшой стрелке в их нижнем левом углу.
9.9.Дважды щелкните на ярлыке, чтобы запустить программу или загрузить файл.
9.
9.
Если необходимо удалить ярлык с рабочего стола, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите из появившегося контекстного меню команду Delete (Удалить).
Добавление ярлыка программы в меню Пуск
В меню Start (Пуск) содержатся ярлыки для всех наиболее часто используемых вами программ, чтобы упростить их запуск. Однако у вас может возникнуть необходимость добавить в меню Start (Пуск) и ярлыки нескольких других программ. Для этого выполните следующие действия.
Щелкните на кнопке Start (Пуск) панели задач.
Выберите команду Ail Programs (Все программы).
На экране отобразится меню.
Щелкните на значке Microsoft Office.
На экране отобразится еще одно меню, в котором будут представлены все доступные программы из состава Microsoft Office.
Щелкните правой кнопкой мыши на значке программы^ ярлык которой решили добавить в меню Start (Пуск).
На экране отобразится контекстное меню, представленное на рис. 1.7.
Выберите команду Pin to Start menu (Закрепить в меню "Пуск").
Ярлык выбранной вами программы немедленно появится в меню Start (Пуск).
Чтобы удалить ярлык из меню Start (Пуск), щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите из появившегося контекстного меню команду Remove from This List (Удалить из этого списка).
Сохранение смайла
Если вы не хотите повторно вводить данные при каждом запуске программы, обязательно сохраняйте файлы. Если вы создали новый файл и решили его сохранить, укажите для него имя и месторасположение на жестком диске, например в папке My .Documents (Мои документы). При редактировании существующего файла Office 2003 сохраняет данные в текущем файле. Чтобы сохранить файл, воспользуйтесь одним из следующих методов:
i / нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+S>;
I / щелкните на кнопке Save (Сохранить) стандартной панели инструментов (кнопка с изображением гибкого диска) (рис. 1.8);
B / выберите командуЕПес>8а7е(Файлс^Сохранить).
i— y，i— y，令 Wnctows Update 拿 Активация Windows © Выбор профама поумолча-ио9 Каталог WindowsI. к Открыть документ Oflke 図 Создать документ Office ❽ NvtdlaDemos ffi iCQ Lite令 Wnctows Update 拿 Активация Windows © Выбор профама поумолча-ио9 Каталог WindowsI. к Открыть документ Oflke 図 Создать документ Office ❽ NvtdlaDemos ffi iCQ LiteAdobeAdobeA<Mf^3ASJ5A<Mf^3ASJ5Wrtdowt MeliWrtdowt MeliWindows XP CTeatMty Fun PacksWindows XP CTeatMty Fun PacksЭлектронная почтаL>-ttx+ ЕТХ65ЕЭлектронная почтаL>-ttx+ ЕТХ65Е^^ MicrosoftWord 95^^ MicrosoftWord 95Adobe Photoshop csAdobe Photoshop cs屮]QuarkXPress Passport(屮]QuarkXPress Passport((U/ьку rwrop(U/ьку rwrop(q|. F oxe Ему B 8 DVD Creator 6(q|. F oxe Ему B 8 DVD Creator 6Рис. 1.7. Контекстное менюРис. 1.7. Контекстное менюGSC Game WorldGSC Game WorldМ^бСгюасотМ^бСгюасототправитьотправитьМопонмМопонмNEC*MtsutehNEC*MtsutehMortDTi AnCWusMortDTi AnCWusNorton Ghost 2003Norton Ghost 2003Norton Personal円rewafNorton Personal円rewafMerest ofteeMerest ofteeвырезатьКопфоватьвырезатьКопфоватьNet Vampte Pro MMaPCSUteSNet Vampte Pro MMaPCSUteS己Creative目 Logtedi飴pflniMe叫 Открыть己Creative目 Logtedi飴pflniMe叫 ОткрытьICQUteJkc SoftwareICQUteJkc SoftwareСоздать ярлыкУдалить ПереимвноеатьСоздать ярлыкУдалить ПереимвноеатьСортировать по |*»ениСвойстваСортировать по |*»ениСвойства可| ROXloEas^g |*нп>яягпу^105祠…rto-os(j■而映倒 Mfcrosc[(回也F- 團м<£可| ROXloEas^g |*нп>яягпу^105祠…rto-os(j■而映倒 Mfcrosc[(回也F- 團м<£& Outlook Express® ПрагрьеатетъWindows Me&修 Удаленный пемощник已 WTftAR沥 McrosoftWorC95必 ABBmjrsMiW>4k：& Outlook Express® ПрагрьеатетъWindows Me&修 Удаленный пемощник已 WTftAR沥 McrosoftWorC95必 ABBmjrsMiW>4k：@ ASUS UttCTЙ —Й 8X 色 EA&heS й Bectxonc “BFutuemark@ ASUS UttCTЙ —Й 8X 色 EA&heS й Bectxonc “BFutuemarkNVIDIA CorporaBonPowerQueit Рлпяогмлде 8QQ Qjah< XPress PassportBoJckEe® WvJTlrier⑥ Wara«ftONVIDIA CorporaBonPowerQueit Рлпяогмлде 8QQ Qjah< XPress PassportBoJckEe® WvJTlrier⑥ Wara«ftO己 Програм№1 SEoftw^e (WH32 x€ 咬 ABBYY Lingvo ftOKMnguai .* Adobe GoLkeCS^B4G)fff Adobe lustr^tor 10便 Adobe ImageAe«Jy CS己 Програм№1 SEoftw^e (WH32 x€ 咬 ABBYY Lingvo ftOKMnguai .* Adobe GoLkeCS^B4G)fff Adobe lustr^tor 10便 Adobe ImageAe«Jy CS：，Adobe H>^nCS 』Adobe PhotMbop CS3 4 Moser^erG 备 v^TdortMovteMAer：，Adobe H>^nCS 』Adobe PhotMbop CS3 4 Moser^erG 备 v^TdortMovteMAer
i— y，
i— y，
令 Wnctows Update 拿 Активация Windows © Выбор профама поумолча-ио
9 Каталог Windows
I. к Открыть документ Oflke 図 Создать документ Office ❽ NvtdlaDemos ffi iCQ Lite
令 Wnctows Update 拿 Активация Windows © Выбор профама поумолча-ио
9 Каталог Windows
I. к Открыть документ Oflke 図 Создать документ Office ❽ NvtdlaDemos ffi iCQ Lite
Adobe
Adobe
A<Mf^3
ASJ5
A<Mf^3
ASJ5
Wrtdowt Meli
Wrtdowt Meli
Windows XP CTeatMty Fun Packs
Windows XP CTeatMty Fun Packs
Электронная почта
L>-ttx+ ЕТХ65Е
Электронная почта
L>-ttx+ ЕТХ65Е
^^ MicrosoftWord 95
^^ MicrosoftWord 95
Adobe Photoshop cs
Adobe Photoshop cs
屮]QuarkXPress Passport(
屮]QuarkXPress Passport(
(U/ьку rwrop
(U/ьку rwrop
(q|. F oxe Ему B 8 DVD Creator 6
(q|. F oxe Ему B 8 DVD Creator 6
Рис. 1.7. Контекстное меню
Рис. 1.7. Контекстное меню
GSC Game World
GSC Game World
М^бСгюасот
М^бСгюасот
отправить
отправить
Мопонм
Мопонм
NEC*Mtsuteh
NEC*Mtsuteh
MortDTi AnCWus
MortDTi AnCWus
Norton Ghost 2003
Norton Ghost 2003
Norton Personal円rewaf
Norton Personal円rewaf
Merest oftee
Merest oftee
вырезать
Копфовать
вырезать
Копфовать
Net Vampte Pro MMaPCSUteS
Net Vampte Pro MMaPCSUteS
己Creative
目 Logtedi
飴pflniMe叫 Открыть
己Creative
目 Logtedi
飴pflniMe叫 Открыть
ICQUte
Jkc Software
ICQUte
Jkc Software
Создать ярлык
Удалить Переимвноеать
Создать ярлык
Удалить Переимвноеать
Сортировать по |*»ени
Свойства
Сортировать по |*»ени
Свойства
可| ROXloEas^g |*нп>яягпу^1
05祠…
rto-os(j
■而映
倒 Mfcrosc[(
回也F- 團м<£
可| ROXloEas^g |*нп>яягпу^1
05祠…
rto-os(j
■而映
倒 Mfcrosc[(
回也F- 團м<£
& Outlook Express
® ПрагрьеатетъWindows Me&
修 Удаленный пемощник
已 WTftAR
沥 McrosoftWorC95
必 ABBmjrsMiW>4k：
& Outlook Express
® ПрагрьеатетъWindows Me&
修 Удаленный пемощник
已 WTftAR
沥 McrosoftWorC95
必 ABBmjrsMiW>4k：
@ ASUS UttCT
Й —
Й 8X 色 EA&heS й Bectxonc “B
Futuemark
@ ASUS UttCT
Й —
Й 8X 色 EA&heS й Bectxonc “B
Futuemark
NVIDIA CorporaBon
PowerQueit Рлпяогмлде 8Q
Q Qjah< XPress Passport
BoJckEe
® WvJTlrier
⑥ Wara«ftO
NVIDIA CorporaBon
PowerQueit Рлпяогмлде 8Q
Q Qjah< XPress Passport
BoJckEe
® WvJTlrier
⑥ Wara«ftO
己 Програм№1 SEoftw^e (WH32 x€ 咬 ABBYY Lingvo ftOKMnguai .* Adobe GoLkeCS^B4G)
fff Adobe lustr^tor 10
便 Adobe ImageAe«Jy CS
己 Програм№1 SEoftw^e (WH32 x€ 咬 ABBYY Lingvo ftOKMnguai .* Adobe GoLkeCS^B4G)
fff Adobe lustr^tor 10
便 Adobe ImageAe«Jy CS
：，Adobe H>^nCS 』Adobe PhotMbop CS
3 4 Moser^erG 备 v^TdortMovteMAer
：，Adobe H>^nCS 』Adobe PhotMbop CS
3 4 Moser^erG 备 v^TdortMovteMAer
C©C©⑥⑥
C
©
C
©
⑥
⑥
Работая над документами, старайтесь сохранять их как можно чаще, например каждые десять минут, а также перед каждым перерывом. Благодаря этому даже в случае перебоев с обеспечением электроэнергии, сбоя в работе жесткого диска, а также других непредсказуемых ситуаций вы потеряете только те данные, которые
ввели после последнего сохранения.
Для обеспечения дополнительного уровня безопасности сохраните копию файла на съемном носителе, например на дискете или записываемом компакт-диске, который также сохраняйте в надежном месте. Это позволит вам не потерять данные в случае непредвиденных обстоятельств.
Satcfibtinue срайла
После открытия файла с целью редактирования или добавления новых данных вам наверняка потребуется закрыть его, прежде чем приступать к выполнению других задач. Существуют два основных способа закрытия файлов.
Кнопка Сохранить
Рис . 上& Кнопка Сохранить стандартной панели инструментов
|/ Если необходимо закрыть текущий документ, ко остаться в программе Office 2003, выберите команду FileoSave (Файл^Сохранить).
Если вы открыли несколько файлов в одной программе, например несколько документов Word, их можно закрыть все сразу, нажав клавишу <Shift>, после чего выбрав команду FileQCIose All (Файл ^Закрыть все). Команда Close All (Закрыть все) доступна в меню File (Файл) только при нажатой клавише <Shift>.
/ Выберите команду File^Exi (Файл1^Выход).
Чтобы закрыть файл как можно быстрее, щелкните на кнопке закрытия окна программы. (Кнопка закрытия — это символ X, расположенный в верхнем правом углу окна программы.)
Если вы внесли какие-либо изменения в документе с момента последнего сохранения и пытаетесь выйти из программы» Microsoft Office 2003 выдаст запрос, хотите ли вы сохранить изменения, и предложит следующие варианты ответа: Yes (Да), No (Нет) или Cancel (Отмена).
/ Щелкните на кнопке Yes (Да), чтобы сохранить документ.
/ Щелкните на кнопке No (Нет), если вы не хотите сохранять последние изменения.
J Щелкните на кнопке Cancel (Отмена) (или нажмите клавишу <Е$с>), если вы внезапно передумали завершать работу.
Глава 2
Стандартные команды Office 2003
6з麻* главе,..
/ Использование меню
J Отображение панелей инструментов
/ Работа с областью задач
/ Работа с несколькими окнами
"' Использование буфера обмена Office
соответствии со стремлениями компании Microsoft сделать Office 2003 еще проше в X использовании практически во всех программах, входящих в состав этого пакета, используются очень похожие комбинации клавиш, благодаря чему, по крайней мере теоретически, у вас появляется возможность легко переключаться между программами без возникновения каких-либо осложнений.
Конечно же, пока вы не научитесь отдавать команды одной из программ Office 2003, вы не сможете работать и с другими программами. Поэтому вам необходимо изучить материал настоящей главы, которая посвящена тому, как управлять программами Office 2003, используя только мышь и комбинации клавиш.
использование м^ню
Строка меню отображается в верхней части окна любой программы из состава Office 2003; в ней содержится несколько меню, включающих различные команды программы, разделенные по категориям. К стандартным меню, которые используются во всех программах Office 2003, относятся следующие.
File (Файл). Содержатся команды, предназначенные для открытия, сохранения и печати файлов.
Edit (Правка). Содержатся команды, предназначенные для копирования, удаления, вставки, поиска и замены данных.
View (Вид). Содержатся команды, предназначенные для изменения способа отображения данных на экране.
Insert (Вставка). Содержатся команды, предназначенные для добавления в файл информации различного типа, например линий, графиков и гиперссылок.
Format (Формат). Содержатся команды, предназначенные для изменения параметров отображения данных, таких как шрифт и его начертания, а также параметров форматирования чисел, дат и т.д.
Tools (Сервис). Содержатся команды, предназначенные для работы с данными в файле, например для проверки правописания, а также для изменения параметров работы Office 2003.
Window (Окно). Содержатся команды, предназначенные для работы с различными окнами одной программы из состава Office 2003.
Help (Справка). Содержатся команды, предназначенные для получения справочных сведений по работе с определенной программой из состава Office 2003.
Чтобы увидеть все команды, доступные в определенном меню, шелкните на названии этого меню, например File (Файл) или Help (Справка). Если вы внимательно рассмотрите названия меню, то заметите, что в каждом из них присутствует подчеркнутая буква. Эта буква соответствует быстрой клавише для отображения меню.
Например, в меню Файл подчеркнута буква Ф. Это означает, что для быстрого отображения меню Файл необходимо нажать комбинацию клавиш <АИ+Ф>.
Если нажать только клавишу <Alt>? Office 2003 выделит меню File (Файл). Для gперемещениямеждуразличнымименюиспользуйтеклавишисострелками,на
правленными влево и вправо, для отображения содержимого текущего меню нажмите клавишу со стрелкой, направленной вниз, или клавишу <Entei>.
Перемещение строки меню
Обычно строка меню располагается в верхней части экрана любой программы Microsoft Office 2003. Если же вам необходимо переместить строку меню, выполните следующее.
Подведите указатель мыши к маркеру перемещения строки меню.
При наведении на маркер перемещения указатель мыши примет вид четырехнаправленной стрелки (рис. 2.1).
Перетащите указатель мыши, удерживая нажатой левую кнопку мыши.
Строка меню появится в отдельном окне.
Отпустите левую кнопку мыши, когда строка меню расположится в нужном месте экрана.
Если строку меню перетащить к верхнему краю окна, она автоматически "прикрепится" к нему.
Настройка строки меню
Поскольку в Office 2003 доступно очень много команд, для каждого меню можно задать определенный способ отображения.
Отображаются все доступные команды. При этом вы увидите такое количество команд, которое вам вряд ли когда-нибудь потребуется.
Более сложные команды не отображаются. Чтобы увидеть эти команды, щелкните на кнопке с двойной стрелкой, направленной вниз, в нижней части меню.
I / Более сложные команды отображаются затененными через пару секунд после открытия меню.
Чтобы изменить параметры работы меню в программах Microsoft Office 2003. выполните следующее.
Выполните одно из следующихдействий.
• Выберите команду Tools力Customize (Сервис1^Настройка).
• Выберите команду View1^Toolbars1^Customize (Вид^Панели инструментов0^ Настройка).
Появится диалоговое окно Customize (Настройка) (рис. 2.2).
МаркерМаркерСтрока заголовка
Маркер
Маркер
Строка менюСтрока менюРис. 2.1. Чтобы переместить строку меню, воспользуйтесь маркером перемещенияРис. 2.1. Чтобы переместить строку меню, воспользуйтесь маркером перемещенияРис. 2.2. 5 диалоговом окне Настройка можно определить параметры работы менюРис. 2.2. 5 диалоговом окне Настройка можно определить параметры работы меню
Строка меню
Строка меню
Рис. 2.1. Чтобы переместить строку меню, воспользуйтесь маркером перемещения
Рис. 2.1. Чтобы переместить строку меню, воспользуйтесь маркером перемещения
Рис. 2.2. 5 диалоговом окне Настройка можно определить параметры работы меню
Рис. 2.2. 5 диалоговом окне Настройка можно определить параметры работы меню
Перейдите на вкладку Options (Параметры).
Установите или сбросьте один из следующих флажков.
Always show full menus (Всегда показывать полные меню). Если этот флажок установлен, все команды будут отображаться всегда (рис. 2.3).
Рис. 2.3. В менюмогут отображаться все доступные команды
Show full menus after a short delay (Показывать полные меню после короткой задержки). Если этот флажок установлен, дополнительные команды меню отображаются через несколько секунд после того, как меню выбрано.
Щелкните на кнопке Close (Закрыть).
использование панелей инап^меюпо^
Панели инструментов содержат значки, которые представляют наиболее часто используемые команды^ Теоретически гораздо проще щелкнуть на значке, чем добираться до команды через целый ряд меню или с помощью трудно запоминаемой комбинации клавиш, например <Ctr!+P>. Две наиболее часто используемые панели инструментов в программах Microsoft Office 2003 — это Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование).
На панели инструментов Standard (Стандартная) содержатся значки универсальных команд, таких как Save (Сохранить), Cut (Вырезать) или Paste (Вставить). На панели инструментов Formatting (Форматирование) приведены значки, представляющие команды из меню Format (Формат).
Чтобы воспользоваться панелью инструментов, щелкните на значке, который представляет необходимую команду. Если вы не знаете, для чего предназначен тот или иной значок, на-
ведите на него указатель мыши и удерживайте его над значком одну-две секунды. Office 2003 любезно отобразит краткие сведения о назначении интересующего вас значка (рис. 2.4).
Рис* 2.4. При наведении указателя мыши на значок на экране отобразится подсказка с краткими сведениями о назначении этого значкаРис* 2.4. При наведении указателя мыши на значок на экране отобразится подсказка с краткими сведениями о назначении этого значка• фЛп фавгл X Bag нети Сдаеис Д»«±« Qr>® Ove^a Adobe POF• фЛп фавгл X Bag нети Сдаеис Д»«±« Qr>® Ove^a Adobe POFВевае «<<<«Вевае «<<<«Сгравк^ Mcrotoft Excei|Сгравк^ Mcrotoft Excei|L1I0 Я^x ._■*丄＞ n：4 4工,入打 a工后中 立 工L1I0 Я^x ._■*丄＞ n：4 4工,入打 a工后中 立 工
Рис* 2.4. При наведении указателя мыши на значок на экране отобразится подсказка с краткими сведениями о назначении этого значка
Рис* 2.4. При наведении указателя мыши на значок на экране отобразится подсказка с краткими сведениями о назначении этого значка
• фЛп фавгл X Bag нети Сдаеис Д»«±« Qr>® Ove^a Adobe POF
• фЛп фавгл X Bag нети Сдаеис Д»«±« Qr>® Ove^a Adobe POF
Вевае «<<<«
Вевае «<<<«
Сгравк^ Mcrotoft Excei|
Сгравк^ Mcrotoft Excei|
L1I0 Я^x ._■*丄＞ n：4 4工,入打 a工后中 立 工
L1I0 Я^x ._■*丄＞ n：4 4工,入打 a工后中 立 工
Размещение панелей инструментов Стандартная и Форматирование на отдельных строках
Для экономии места на экране Microsoft Office 2003 может расположить панели инструментов Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование) радом. Если такое расположение па- нолей инструментов затрудняет работу, можно их расположить одну над другой.
Если выразместите панели Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование) в одной строке, вам придется щелкать на кнопке с двойной стрелкой Toolbar Options (Параметры панелей инструментов), чтобы увидеть выпадающий список дополнительных значков панелей инструментов (рис. 2.5).
Чтобы изменить расположение панелей инструментов Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование), выполните следующее.
Выполните одно из следующих действий.
Выберите командуTools^CustomizeCCepBHc^HacTpofiKa).
Выберите команду Vie wo Tool bars ^Customize (Вид^Панели инструментов1^ Настройка).
Появится диалоговое окно Customize (Настройка).
Рис, 2.5. При отображении стандартной панели инструментов и панели инструментов форматирования щелкните на кнопке Параметры панелей инструментов, чтобы увидеть дополнительные значки
Перейдите на вкладку Options (Параметры).
Установите или сбросьте флажок Show Standard and Formatting Toolbars on Two Rows (Стандартная панель и панель форматирования в одной строке).
Щелкните на кнопке Закрыть.
Office 2003 отобразит панели инструментов Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование) на двух строках, как показано на рис. 2.6.
Рис. 2.6. Если панели инструментов Стандартная и Форматирование отображаются на отдельных строках, вы сразу увидите все доступные на них значки
Сокрытие и отображение панелей инструментов
Помимо панелей инструментов Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование) в Office 2003 есть еще ряд панелей инструментов, содержащих значки дополнительных команд, которые могут понадобиться вам в работе. Для экономии рабочего пространства Office 2003 по умолчанию скрывает эти панели инструментов, однако если вам необходимо использовать определенные команды, отобразите соответствующие панели инструментов.
Конечно же, чем больше панелей инструментов вы отобразите, тем меньше пространства останется доступно для работы, поэтому Office 2003 также предоставляет возможность быстро скрыть панель инструментов, в которой у вас больше нет необходимости. Чтобы скрытьI или отобразить панель инструментов, выполните следующее.
Выберите командуViewc>Tool bars (Внд^Панелн инструментов).
Появится выпадающее меню Панели инструментов (рис. 2.7), рядом с панелями инструментов отображены галочки.
Рис. 2,7- Чтобы скрыть или отобразить панель инструментов, щелкните на ее названии
Щелкните на названии панели инструментов, которую вы хотите отобразить или скрыть.
Office 2003 отобразит или сокроет выбранную вами панель инструментов.
Перемещение панели инструментов
Как и в случае строки меню, панели инструментов можно легко перемещать, располагая их у краев экрана или в виде отдельного окна в его центре. Чтобы переместить панель инструментов, выполните следующее.
Подведите указатель мыши к маркеру перемещения панели инструментов, которую вы хотите переместить» (Если панель инструментов отображается в центре экрана, наведите указатель мыши на ее строку заголовка.)
При наведении на маркер перемещения указатель мыши примет вид четырехнаправленной стрелки (рис. 2.8). Если панель инструментов отображается в центре экрана, вы не увидите четырехнаправленную стрелку до тех пор, пока не нажмете левую кнопку мыши.
Строка заголовкаСтрока заголовкаРис. 2.8. Чтобы переместить панель инструментов, щелкните на ее маркере перемещения или в строке заголовка, после чего перетащите в нужном направленииРис. 2.8. Чтобы переместить панель инструментов, щелкните на ее маркере перемещения или в строке заголовка, после чего перетащите в нужном направлении2.2.ААПеретащите указатель мыши, удерживая нажатой левую кнопку мыши.Панель инструментов появится в отдельном окне (см. рис. 2.8).Отпустите кнопку мыши, когда панель инструментов расположится в нужном месте экрана.Вы можете разместить панель инструментов с любой стороны или в нижней части экрана вместо того, чтобы оставлять ее "плавать" в его центре.Перетащите указатель мыши, удерживая нажатой левую кнопку мыши.Панель инструментов появится в отдельном окне (см. рис. 2.8).Отпустите кнопку мыши, когда панель инструментов расположится в нужном месте экрана.Вы можете разместить панель инструментов с любой стороны или в нижней части экрана вместо того, чтобы оставлять ее "плавать" в его центре.⑥⑥Если вы установите панель инструментов в центре экрана, то сможете изменить размер окна, в котором она отображается. Подведите указатель мыши к краю окна, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки. Затем нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, придайте окну необходимый размер.Если вы установите панель инструментов в центре экрана, то сможете изменить размер окна, в котором она отображается. Подведите указатель мыши к краю окна, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки. Затем нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, придайте окну необходимый размер.
Строка заголовка
Строка заголовка
Рис. 2.8. Чтобы переместить панель инструментов, щелкните на ее маркере перемещения или в строке заголовка, после чего перетащите в нужном направлении
Рис. 2.8. Чтобы переместить панель инструментов, щелкните на ее маркере перемещения или в строке заголовка, после чего перетащите в нужном направлении
2.
2.
А
А
Перетащите указатель мыши, удерживая нажатой левую кнопку мыши.
Панель инструментов появится в отдельном окне (см. рис. 2.8).
Отпустите кнопку мыши, когда панель инструментов расположится в нужном месте экрана.
Вы можете разместить панель инструментов с любой стороны или в нижней части экрана вместо того, чтобы оставлять ее "плавать" в его центре.
Перетащите указатель мыши, удерживая нажатой левую кнопку мыши.
Панель инструментов появится в отдельном окне (см. рис. 2.8).
Отпустите кнопку мыши, когда панель инструментов расположится в нужном месте экрана.
Вы можете разместить панель инструментов с любой стороны или в нижней части экрана вместо того, чтобы оставлять ее "плавать" в его центре.
⑥
⑥
Если вы установите панель инструментов в центре экрана, то сможете изменить размер окна, в котором она отображается. Подведите указатель мыши к краю окна, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки. Затем нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, придайте окну необходимый размер.
Если вы установите панель инструментов в центре экрана, то сможете изменить размер окна, в котором она отображается. Подведите указатель мыши к краю окна, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки. Затем нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, придайте окну необходимый размер.
Изменение размеров панели инструментов
Если панели инструментов Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование) отображаются в одной строке, вам может понадобиться изменить размер одной из них, чтобы увидеть больше значков на другой. Для изменения размера панели инструментов выполните следующие действия.
Подведите указатель мыши к маркеру перемещения панели инструментов, который находится в центре экрана.
При наведении на маркер перемещения указатель мыши примет вид четырехнаправленной стрелки (см. рис. 2.8).
Перетащите указатель мыши, удерживая нажатой левую кнопку мыши.
Панель инструментов расширится или сузится, что зависит от направления перемещения указателя.
Отпустите кнопку мыши, когда панель инструментов приобретет необходимый размер.
Если панель инструментов представляет собой плавающее окно в центре экрана, ) выполните следующие шаги.
Подведите указатель мыши к одному из краев панели инструментов.
При этом указатель мыши примет вид двунапрарленной стрелки.
Перетащите указатель мышщ удерживая нажатой левую кнопку мыши.
Панель инструментов расширится или сузится, что зависит от направления перемещения указателя.
Отпустите левую кнопку мьшш, когда панель инструментов приобретет необходимый размер.
Отображениеилисокрытиекнопокнапанелиинструментов
В том случае, если панели инструментов Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование) кажутся вам слишком загроможденными, попробуйте скрыть на них те кнопки, которые вы не используете. Благодаря этому на панелях инструментов будут отображаться кнопки, соответствующие тем командам, которые вы используете наиболее часто. Для отображения или сокрытия кнопок на панели инструментов выполните следующие действия.
Щелкните на кнопке Toolbar Options (Параметры панелей инструментов) панелн инструментов Standard (Стандартная) н Formatting (Форматирование).
На экране отобразится меню, в котором будут перечислены все кнопки, доступные для определенной панели инструментов (рис. 2.9).
Щелкните на кнопке Add or Remove Buttons (Добавить или удалить кнопки).
На экране отобразится еще одно меню, как показано нарис. 2.10.
Выберите команду Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование).
Рис. 2.9. Для настройки панели инструментов щелкните на кнопке Параметры панелей инструментов
Рис. 2.10. Рядом с каждой кнопкой на панели инструментов отображается флажок
Установите флажки напротив всех кнопок, которые должны отображаться на панели инструментов (или сбросьте флажки напротив всех кнопок, которые нужно скрыть).
Office 2003 немедленно отобразит или скроет выбранные вами значки.
Щелкните в любой части экрана, чтобы скрыть все меню.
^a^otna с 6弦砒端2 задач
При выборе некоторых команд, например команды New (Создать) из меню File (Файл), Microsoft Office 2003 предложит вам указать дополнительные сведения, прежде чем предпримет какие-то действия. Например, после выбора команды New (Создать) Office 2003 просит вас указать, нужно ли вам создать пустой файл или файл на основе шаблона.
Поэтому в случае необходимости отображения дополнительных параметров, среди которых вам необходимо выбрать наиболее подходящий, Office 2003 представляет их в виде ссылок в специальном окне, которое называется областью задач и расположено в правой части экрана (рис. 2.11).
Рис. 2.11. В области задач отображаются различные доступные параметры; при этом можно продолжать работу с докул1енто.м
В каждой программе из состава Office 2003 используется несколько различных областей задач. Каждая из них содержит параметры, необходимые при выполнении задач определенного типа, таких как создание нового слайда (в PowerPoint), слияние документа (в Word) или отображение справочной информации (в любой программе Office 2003).
Использование области задач
При выборе определенной команды на экране может отобразиться область задачи, в которой будут перечислены все доступные при этом параметры. Для выбора того или иного параметра достаточно щелкнуть на соответствующей ссылке, которая отображается синим цветом.
Ссылки в области задач можно легко идентифицировать, наведя на них указатель мыши. Если текст отображаетсяа указатель принимает вид руки,
это означает, что вы навели указатель на ссылку.
После выбора параметра в области задач Office 2003 скроет область задач, после чего вы сможете продолжить работу.
Сокрытие и отображение области задач
Если необходимо отобразить область задач без использования соответствующей команды, выполните одно из следующих действий:
выберите командуPaneзадач);
нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Fl>.
Чтобы скрыть область задач,на ее кнопке закрытия.
Перемещение по области задач
В области задач отображаются различные типы сведений, которые далеко не всегда соответствуют тому, что вы хотели бы увидеть. К счастью, для переключения между областями задач можно использовать соответствующее меню или кнопки Back (Назад), Forward (Вперед) и Ноте (Домой) (рис. 2.12).
Кнопка Ноте (Домой) позволяет отобразить начальную страницу области задач, которая позволит вам создать новый или открыть уже существующий файл. После щелчка на любой из ссылок в области задач отображаются совершенно другие параметры.
Щелчок на кнопке Back (Назад) позволяет отобразить предыдущий набор параметров. Если вы щелкнули на этой кнопке, а затем решили вернуться к набору параметров, который отображался до этого, щелкните на кнопке Forward
Если вы щелкнете в списке Task Pane (Область задач), то увидите список всех доступных вариантов области задач, которые сможете отобразить, например Help (Справка) или Clipboard (Буфер обмена) (рис.
Кнопка НазадКнопка НазадРаскрывающийся список Область задачРаскрывающийся список Область задачРис. 2.J3. Список Область задач позволяет очень быстро выбрать необходимую область задачРис. 2.J3. Список Область задач позволяет очень быстро выбрать необходимую область задач
Кнопка Назад
Кнопка Назад
Раскрывающийся список Область задач
Раскрывающийся список Область задач
Рис. 2.J3. Список Область задач позволяет очень быстро выбрать необходимую область задач
Рис. 2.J3. Список Область задач позволяет очень быстро выбрать необходимую область задач
Кнопка Вперед
Кнопка
Домашняя страница
Рис. 2./2. Областьзадач предоставляет возможность выбора ряда параметров при работе с любой программой из состава Office 2003
!Pa6oina с Hectcoxbicujtu окнами
Практически все программы, которые выходят в состав Office 2003 (за исключением Outlook и Access), позволяют одновременно открыть несколько документов. Поэтому, если вы запустите Microsoft Word, то сможете открыть резюме, письмо, отчет и любовное послание одновременно. Открыв несколько документов одновременно, вы сможете легко копировать данные из одного документа в другой.
Переключение между окнами
Если вы открыли несколько окон, то только одно из них может быть активным в данный момент времени. Для переключения между окнами выполните одно из следующих действий.
— Щелкните в любой части окна, которое решили отобразить (конечно же, при этом вы должны видеть хотя бы небольшую часть этого окна).
， Откройте меню Window (Окно), после чего щелкните на имени окна, в котором открыт необходимый файл.
/ Щелкните на названии соответствующего окна на панели задач Windows в нижней части экрана (или в другой части, если вы предварительно переместили панель задач в другое место).
Упорядочение нескольких окон
Если вы открыли два или несколько окон, вам понадобится увидеть их содержание одновременно. Это позволит вам ознакомиться с содержанием одного документа в то время, как вы будете редактировать другой.
Чтобы отобразить на экране несколько окон, выполните следующее.
Выберите команду Window^Arrange All (Окно^Упорядочнть все).
Все открытые документы отобразятся на экране в окнах, расположенных одно над другим.
Щелкните в окне, содержимое которого вы хотите отредактировать.
Панель заголовка активного окна (это окно, содержимое которого вы редактируете) выделится, в то время как панели заголовка всех остальных окон будут затенены.
Можно изменить размер окна или переместить его, перетаскивая панель заголовка. Таким образом вы сможете разместить окна в любом необходимом вам порядке.
Сохранение информации и закрытие нескольких окон
Через некоторое время несколько открытых окон вам могут больше не потребоваться. Чтобы закрыть одно из окон, занимающих место на экране, выполните следующее.
/ Щелкните на кнопке Close (Закрыть) во всех окнах, которые необходимо закрыть. (Символ X в верхнем правом углу окна.)
У Щелкните на кнопке Minimize (Свернуть) во всех окнах, которые вы хотите не закрыть, а скрыть на время. (Это кнопка, расположенная в верхнем правом углу окна, с изображением небольшой горизонтальной линии.)
Щелчок на кнопке Close (Закрыть) в верхней части основного окна программы приведет к полному закрытию программы.
Если вы открыли два или несколько окон, для того, чтобы закрыть их как можно быстрее, воспользуйтесь командой Close All (Закрыть все).
44Команда Close All (Закрыть все) недоступна в таких программах, как Outlook и Access.
4
4
Чтобы закрыть все открытые документы, выполните следующее.
Нажмите клавишу <Shift>.
Выберите команду File^Close All (ФайлФЗакрыть все).
При нажатой клавише <Shift> команда Close (Закрыть) из меню File (Файл) превращается в команду Close All (Закрыть все). Если вы предварительно не сохранили файл, Office 2003 отобразит диалоговое окно с предложением сохранить файл перед его закрытием.
/^оии/гование и Cc麻c&a с用a^0名6% 乃力e^a обмена Office
При копировании объектов (например, текста или рисунков) в Windows эти объекты помещаются в буфер обмена Windows, который представляет собой временное хранилище информации. Недостатком буфера обмена Windows являлось то, что в нем в определенный момент мог находиться только один элемент. При копировании второго объекта в буфер обмена содержащийся там объект удалялся.
В Microsoft Office 2003 реализована особая модель буфера обмена, лишенная подобного недостатка. Буфер обмена Office работает точно так же, как и буфер обмена Windows, но может содержать до 24 различных объектов.
Основное ограничение буфера обмена Office в том, что им можно воспользоваться только тогда, когда запущена одна или несколько программ Office 2003. Это объясняется тем, что Microsoft стремится показать преимущество своих программ над конкурентами.
Каждый раз, когда вы вырезаете или копируете элемент в буфер обмена ] Office 2003, этот элемент появляется как в буфере обмена Office, так и в буфере обмена Windows. Если вы вырежете или скопируете еще один элемент, он добавится в буфер обмена Office, но заменит элемент, ранее содержащийся в буфере обмена Windows.
Копирование объектов в буфер обмена Office
Чтобы скопировать или вырезать объект (например, фрагмент текста или графическое изображение) в буфер обмена Office, выполните следующее.
Выделите текст или графический элемент, который необходимо скопировать.
Выполните одно из следующих действий.
• Выберите команду EditoCopy (Правка) или Edit^Cut (Правкам Вырезать).
. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+C> (для копирования) или <Ctrl+X> (для вырезания).
Щелкните на кнопке Сору (Копировать) или Cut (Вырезать) стандартной панели инструментов.
При вырезании или копировании объекта Office 2003 вставит его в собственный буфер обмена. После того как вы скопируете 24 объекта, Office 2003 будет постепенно удалять те объекты, которые были скопированы первыми, заменяя их новыми.
Если вы выключите компьютер, буфер обмена Office очистится.
Вставка объектов из буфера обмена Office
Чтобы вставить объект, содержащийся в буфере обмена Office, выполните следующее.
Щелкните в том месте документа, в которое вы хотите вставить объект из буфера обмена Office.
Выберите команду EditOOflice Clipboard (Правка^Буфер обмена Office).
На экране отобразится область задач, на которой будет представлено все содержимое буфера обмена (рис. 2,14).・
Рис. 2,14. В буфере обмена Office содержатся все элементы, скопированные в программах Office 2003Рис. 2,14. В буфере обмена Office содержатся все элементы, скопированные в программах Office 2003
Рис. 2,14. В буфере обмена Office содержатся все элементы, скопированные в программах Office 2003
Рис. 2,14. В буфере обмена Office содержатся все элементы, скопированные в программах Office 2003
Щелкните на значке необходимого объекта.
Выбранный объект будет выделен, а справа от него отобразится кнопка со стрелкой.
Щелкните на кнопке со стрелкой.
Появится меню.
^**W^**W5.5.Щелкните на кнопке Paste (Вставить). Чтобы вставить сразу все объекты, скопированные в буфер обмена, щелкните на кнопке Paste All (Вставить все) в верхней части области задач.
^**W
^**W
5.
5.
Если вы нажмете комбинацию клавиш <Ctrl+V>, выберете команду Edit<=> Paste (Правка^ Вставить) или щелкнете на кнопке Paste (Вставить) стандартной панели инструментов, вы вставите последний объект, который был вырезан или скопирован в буфер обмена из другой программы, или последний объект, который был вставлен из буфера обмена Office; все зависит от того, какое действие вы выполнили последним.
Очистка буфера обмена Office
Поскольку Office 2003 сохраняет в буфере обмена любые вырезанные или скопированные вами объекты, вам может понадобиться удалить некоторые их них. (Если вы не удаляете объекты из буфера обмена, Office делает это автоматически, удаляя наиболее старые из них.) Чтобы удалить объект из буфера обмена Office 2003, выполните следующие действия.
Выберите команду Edit^OfficeClipboard (Правка^Буфер обмена Office).
На экране отобразится область задач, на которой будет представлено все содержимое буфера обмена (см. рис. 2Л4).
Щелкните на значке необходимого объекта.
Выбранный объект будет выделен, а справа от него отобразится кнопка со стрелкой.
Щелкните на кнопке со стрелкой.
Появится меню.
Щелкните на кнопке Delete (Удалить).
Office 2003 удалит выбранный элемент из буфера.
Для удаления всех объектов щелкните на кнопке Clear All (Очистить все) в верхней части области задач.
Глава 3
Как получить справку от Microsoft Office
В з麻应 iMi£e,.,
/ Получение справки от Office 2003
/ Обзор справочной системы
/ Получение справки из Internet
/ Обнаружение и устранение неполадок, в Microsoft Office 2003
,>>icrosoft Office 2003 предоставляет в ваше распоряжение огромное количество раз/ личных функций, однако подавляющее большинство пользователей редко исполь- зуютхотя бы 10 процентов из них. Основная проблема состоит в том, что каждому пользователю нужны только определенные 10 процентов из всех доступных возможностей Office 2003, что означает необходимость "пробираться" через оставшиеся 90 процентов ненужных возможностей, чтобы добраться до тех функций, которые действительно требуются.
Благодаря наличию огромного количества функций Office 2003 порой кажется более сложным в использовании, чем он есть на самом деле. Для того чтобы помочь вам во всем разобраться, Microsoft Office 2003 предлагает очень подробную встроенную справочную систему, в которой можно найти ответы на практически любые вопросы, касающиеся работы с той или иной программой из состава Office 2003. Хотя она и не заменит живого человека, хорошо разбирающегося в той или иной программе, справочная система Office 2003 позволит вам разобраться с выполнением основных задач, которые возникают перед вами при использовании определенной программы.
Лал1/чение 勿 t «^似勿гOffice 2003
Самый лучший способ научиться работать с определенной программой, установленной у вас на компьютере, — попытаться выполнить какую-то реальную задачу, а также посадить рядом с собой специалиста, который сможет дать исчерпывающий ответ на любой возникший у вас вопрос. Поскольку даже Microsoft не может позволить себе нанять специалистов для всех пользователей ее программного обеспечения, компании не осталось ничего другого, как снабдить каждую из программ восхитительной справочной системой.
Возможно, наилучшим методом изучения нового программного продукта является 公метод проб и ошибок. Экспериментируйте со всеми доступными командами, чтобы понять, к чему приведет то или иное действие. В том случае, если применение определенной команды привело к удалению данных, выберите команду EdROUndo (ПравкамОтменить) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>t чтобы отменить выполнение последней команды. Команда Undo (Отменить) предоставляет вам действительно неограниченные возможности по изучению любой программы, входящей в состав Office 2003.
Справочная система Office 2003 позволяет ввести одно или несколько слов (так называемых ключевых слов), чтобы получить справочные сведения по интересующей вас теме. Например, если вы введете слово печать, справочная система отобразит все разделы, в которых речь идет о печати.
Чтобы создать у вас иллюзию свободы выбора (за исключением вопросов, связанных с выбором операционной системы), компания Microsoft предлагает три способа ввода ключевых слов в справочной системе (рис. 3.1).
Текстовое поле СправкаТекстовое поле СправкаТекстовое поле помощникаТекстовое поле помощникаРис, 3」. Кампания Microsoft предлагает три способа ввода ключевых слов в справочной системеРис, 3」. Кампания Microsoft предлагает три способа ввода ключевых слов в справочной системе
Текстовое поле Справка
Текстовое поле Справка
Текстовое поле помощника
Текстовое поле помощника
Рис, 3」. Кампания Microsoft предлагает три способа ввода ключевых слов в справочной системе
Рис, 3」. Кампания Microsoft предлагает три способа ввода ключевых слов в справочной системе
I
/ Текстовое поле Help (Справка) в верхнем правом углу окна программы.
/ Текстовое поле Search (Поиск) в верхней части области задач Help (Справка).
I / Текстовое поле в окне помощника по Office (да-да, этот славный малый присутствует и в Office 2003).
Текстовое поле Справка
Текстовое поле Help (Справка) отображается в верхнем правом углу окна любой программы, входящей в состав Office 2003. Для того чтобы воспользоваться этим текстовым полем, выполните следующие действия.
Щелкните в текстовом поле Help (Справка).
Введите одно или несколько ключевых слов, таких как файл или поля таблицы, после чего нажмите клавишу <Enter>.
В области задач Help (Справка) отобразится список всех тем, которые относятся к
введенным вами ключевым словам (рис. 3.2).
При вводе ключевого слова убедитесь в том, что в нем нет ошибок; в противном случае справочная система окажется бессильной.При вводе ключевого слова убедитесь в том, что в нем нет ошибок; в противном случае справочная система окажется бессильной.Щелкните на одной из тем.Щелкните на одной из тем.На экране отобразится еще одно окно, в котором будет представлена пошаговая инструкция, которая относится к данной теме (рис. 3.3).Иногда для просмотра всех доступных тем вам может понадобиться воспользоваться полосой прокрутки.На экране отобразится еще одно окно, в котором будет представлена пошаговая инструкция, которая относится к данной теме (рис. 3.3).Иногда для просмотра всех доступных тем вам может понадобиться воспользоваться полосой прокрутки.Щелкнув на кнопке Print (Печать) в окне справки, вы сможете получить печатный вариант необходимой инструкции. Это позволит вам быстро воспользоваться необходимой инструкций в дальнейшем.Щелкните на кнопке закрытия, чтобы сначала закрыть окно справки, а затем область задач.Щелкнув на кнопке Print (Печать) в окне справки, вы сможете получить печатный вариант необходимой инструкции. Это позволит вам быстро воспользоваться необходимой инструкций в дальнейшем.Щелкните на кнопке закрытия, чтобы сначала закрыть окно справки, а затем область задач.Использование текстового поля Поиск в области задач СправкаТекстовое поле Search (Поиск) в области задач Help (Справка) позволяет получить те же самые результаты, что и текстовое поле Help (Справка) в правой части строки меню любой программы из состава Office 2003. Для того чтобы воспользоваться этим текстовым полем, выполните следующие действия.Выполните одну из следующих операций.• Нажмите клавишу<F1>,Использование текстового поля Поиск в области задач СправкаТекстовое поле Search (Поиск) в области задач Help (Справка) позволяет получить те же самые результаты, что и текстовое поле Help (Справка) в правой части строки меню любой программы из состава Office 2003. Для того чтобы воспользоваться этим текстовым полем, выполните следующие действия.Выполните одну из следующих операций.• Нажмите клавишу<F1>,嘛 Стиви# пслгмск» 7 файл игм udCYXJMI*匸 г%ме«*、rv“rt—嘛 Стиви# пслгмск» 7 файл игм udCYXJMI*匸 г%ме«*、rv“rt—亨 Сшэанвм жрги4 доумвнга eore^w*4^ файл5^K<s> ' eqs? с、ма п亨 Сшэанвм жрги4 доумвнга eore^w*4^ файл5^K<s> ' eqs? с、ма пОтображение слюа пхледиил Аоумямсж в маюОтображение слюа пхледиил Аоумямсж в маю；cciia» м Wibcmfib；cciia» м WibcmfibЬеуджл 5 найтовЬеуджл 5 найтовCri^g : *ггйнс«» аCri^g : *ггйнс«» аГ|х4па*»«*е отбыть файл ГОПЬЮДЛЯ 41HH401ХРШ1К.Ч、РЛс-» t f Чиста* а—Г|х4па*»«*е отбыть файл ГОПЬЮДЛЯ 41HH401ХРШ1К.Ч、РЛс-» t f Чиста* а—» Г^>габр»омм« е»«дре»*<уо объекта в фа^п детого гр»> ПОУ •МиСМС,о«*««з —Г|«>лк> А — АС Ч» Г^>габр»омм« е»«дре»*<уо объекта в фа^п детого гр»> ПОУ •МиСМС,о«*««з —Г|«>лк> А — АС ЧРис. 3.2. В области задач Help (Справка) отобра^ зится список всех тем, которые относятся к введенным вами ключевым словам. Выберите ту тему, которая соответствует интересующему вас вопросуРис. 3.2. В области задач Help (Справка) отобра^ зится список всех тем, которые относятся к введенным вами ключевым словам. Выберите ту тему, которая соответствует интересующему вас вопросу
При вводе ключевого слова убедитесь в том, что в нем нет ошибок; в противном случае справочная система окажется бессильной.
При вводе ключевого слова убедитесь в том, что в нем нет ошибок; в противном случае справочная система окажется бессильной.
Щелкните на одной из тем.
Щелкните на одной из тем.
На экране отобразится еще одно окно, в котором будет представлена пошаговая инструкция, которая относится к данной теме (рис. 3.3).
Иногда для просмотра всех доступных тем вам может понадобиться воспользоваться полосой прокрутки.
На экране отобразится еще одно окно, в котором будет представлена пошаговая инструкция, которая относится к данной теме (рис. 3.3).
Иногда для просмотра всех доступных тем вам может понадобиться воспользоваться полосой прокрутки.
Щелкнув на кнопке Print (Печать) в окне справки, вы сможете получить печатный вариант необходимой инструкции. Это позволит вам быстро воспользоваться необходимой инструкций в дальнейшем.
Щелкните на кнопке закрытия, чтобы сначала закрыть окно справки, а затем область задач.
Щелкнув на кнопке Print (Печать) в окне справки, вы сможете получить печатный вариант необходимой инструкции. Это позволит вам быстро воспользоваться необходимой инструкций в дальнейшем.
Щелкните на кнопке закрытия, чтобы сначала закрыть окно справки, а затем область задач.
Использование текстового поля Поиск в области задач Справка
Текстовое поле Search (Поиск) в области задач Help (Справка) позволяет получить те же самые результаты, что и текстовое поле Help (Справка) в правой части строки меню любой программы из состава Office 2003. Для того чтобы воспользоваться этим текстовым полем, выполните следующие действия.
Выполните одну из следующих операций.
• Нажмите клавишу<F1>,
Использование текстового поля Поиск в области задач Справка
Текстовое поле Search (Поиск) в области задач Help (Справка) позволяет получить те же самые результаты, что и текстовое поле Help (Справка) в правой части строки меню любой программы из состава Office 2003. Для того чтобы воспользоваться этим текстовым полем, выполните следующие действия.
Выполните одну из следующих операций.
• Нажмите клавишу<F1>,
嘛 Стиви# пслгмск» 7 файл игм udCYXJMI*
匸 г%ме«*、rv“rt—
嘛 Стиви# пслгмск» 7 файл игм udCYXJMI*
匸 г%ме«*、rv“rt—
亨 Сшэанвм жрги4 доумвнга eore^w*4^ файл
5^K<s> ' eqs? с、ма п
亨 Сшэанвм жрги4 доумвнга eore^w*4^ файл
5^K<s> ' eqs? с、ма п
Отображение слюа пхледиил Аоумямсж в маю
Отображение слюа пхледиил Аоумямсж в маю
；cciia» м Wibcmfib
；cciia» м Wibcmfib
Ьеуджл 5 найтов
Ьеуджл 5 найтов
Cri^g : *ггйнс«» а
Cri^g : *ггйнс«» а
Г|х4па*»«*е отбыть файл ГОПЬЮДЛЯ 41HH40
1ХРШ1К.Ч、РЛс-» t f Чиста* а—
Г|х4па*»«*е отбыть файл ГОПЬЮДЛЯ 41HH40
1ХРШ1К.Ч、РЛс-» t f Чиста* а—
» Г^>габр»омм« е»«дре»*<уо объекта в фа^п детого гр»> ПОУ •МиСМС,о«*««з —Г|«>лк> А — АС Ч
» Г^>габр»омм« е»«дре»*<уо объекта в фа^п детого гр»> ПОУ •МиСМС,о«*««з —Г|«>лк> А — АС Ч
Рис. 3.2. В области задач Help (Справка) отобра^ зится список всех тем, которые относятся к введенным вами ключевым словам. Выберите ту тему, которая соответствует интересующему вас вопросу
Рис. 3.2. В области задач Help (Справка) отобра^ зится список всех тем, которые относятся к введенным вами ключевым словам. Выберите ту тему, которая соответствует интересующему вас вопросу
Выберите команду Help^ Microsoft Office Help (Справка: Microsoft Office
), где пробел соответствует названию конкретной программы из состава Office 2003.
Еслиобластьзадачужеотображаетсянаэкране,выберитеизсписка TaskPane
(Область задач) значение Help (Справка).
На экране отобразится область задач Help (Справка) (см. рис. 3.1).
Щелкните в текстовом ноле Search (Поиск).
Выполните пп. 2-5 из раздела "Текстовое поле Справка".
Использование помощника по Office
Помощник по Office — это анимированный персонаж, который выполняет те же функции, что и область задач Help (Справка). В предыдущих версиях Microsoft Office помощник по Office часто оказывался единственным способом получения справки, что не очень нравилось многим пользователям. По этой причине в новой версии Office помощник является дополнительной функцией.
Кнопка ПечатьКнопка Печатьпредлагает пошаговыепрактически для всех возможныхпредлагает пошаговыепрактически для всех возможных
Кнопка Печать
Кнопка Печать
предлагает пошаговыепрактически для всех возможных
предлагает пошаговыепрактически для всех возможных
В том случае, если вы относитесь к той небольшой группе людей, которым нравится использоватьпо Office, выполните следующие действия.
Выберите командуthe Office Assistantпо-мощннка).Помощник no Office появится на экране (см. рис. 3.1).Щелкните на значке помощника.Рядом со значком помощника появится небольшое окно с текстовым полем.Щелкните в текстовом поле.Выполните пп.из раздела "Текстовое поле Справка".Выберите командуthe Office Assistantпо-мощннка).Помощник no Office появится на экране (см. рис. 3.1).Щелкните на значке помощника.Рядом со значком помощника появится небольшое окно с текстовым полем.Щелкните в текстовом поле.Выполните пп.из раздела "Текстовое поле Справка".
Выберите командуthe Office Assistantпо-
мощннка).
Помощник no Office появится на экране (см. рис. 3.1).
Щелкните на значке помощника.
Рядом со значком помощника появится небольшое окно с текстовым полем.
Щелкните в текстовом поле.
Выполните пп.из раздела "Текстовое поле Справка".
Выберите командуthe Office Assistantпо-
мощннка).
Помощник no Office появится на экране (см. рис. 3.1).
Щелкните на значке помощника.
Рядом со значком помощника появится небольшое окно с текстовым полем.
Щелкните в текстовом поле.
Выполните пп.из раздела "Текстовое поле Справка".
Если вы устали от работы и хотите щелкните на значке помощника правой кнопкой мыши, после чего выберите из появившегося контекстного меню команду Animate (Мотор).
九历х^г с оглавлением,
В том случае, если ввод одного-двух ключевых слов кажется вам слишком обременительной обратитесь к оглавлению справочной системы. Здесь вы найдете полный список тем, из которых сможете выбрать именно ту, которая представляет для вас наибольший интерес.
В оглавлении перечислены все темы, которые теоретически должны присутствовать в руководстве пользователя, поставляемом с Office 2003. Но поскольку печать — это достаточно дорогостоящая затея, компания Microsoft решила ограничиться электронной версией руководства пользователя.
Чтобы ознакомиться с оглавлением, выполните следующие действия.
1.1.Выполните одну ш следующих операций.
1.
1.
Нажмите клавишу<F1X
Выберите команду Help◎Microsoft Office _ Help (Справка: Microsoft Office
_ ), где пробел соответствует названию конкретной программы из состава Office 2003.
Еслиобластьзадачужеотображаетсянаэкране,выберитеизспискаTask Pane
(Область задач) значение Help (Справка).
На экране отобразится область задач Help (Справка) (см. рис. 3.1).
Щелкните на ссылке Table of Contents (Оглавление), расположенной над текстовым полем Search (Поиск).
В области задач Help (Справка) отобразится оглавление, каждая тема которого будет представлена значком в виде книги (рис. 3.4).
Щелкните на значке в виде книги напротив темы, представляющей для вас интерес.
Значок теперь примет вид раскрытой книги, а вы увидите список разделов, соответствующих выбранной теме, которым, в свою очередь, могут соответствовать значки в виде книги. Для получения доступа к необходимым сведениям вам может понадобиться проделать подобные действия несколько раз. Конкретным сведениям соответствует значок в виде книги со знаком вопроса.
Щелкните на выбранной теме.
В окне справочной системы отобразится соответствующая пошаговая инструкция.
Щелкните на кнопке закрытия, чтобы сначала закрыть окно справки, а затем область задач.
^u^w 女 с晔а£юс из %^>г^
ЗаголовкиЗаголовки|3^ypr X n^a^s^j Cau»«« A»^*«roe Пзосмотр докуменгое и перемаивм* фдрмзтиров зн 暂皿俨3Toe Работа с тостомРабота с рнсункани н дмагр»*мамиПечать файловСбесг*№ниебезсгео1асти и ганфид МасговьерассьлкмИспогъжвйм* McroeoftWonJ гри & Доступ К Д»М«1‘■Wordи рабочее напо；备Средства работы с гонфетньмч яэыj 40Аетамто*4И" хам и праграьммяMicrosoft Word Visual Bast Reference|3^ypr X n^a^s^j Cau»«« A»^*«roe Пзосмотр докуменгое и перемаивм* фдрмзтиров зн 暂皿俨3Toe Работа с тостомРабота с рнсункани н дмагр»*мамиПечать файловСбесг*№ниебезсгео1асти и ганфид МасговьерассьлкмИспогъжвйм* McroeoftWonJ гри & Доступ К Д»М«1‘■Wordи рабочее напо；备Средства работы с гонфетньмч яэыj 40Аетамто*4И" хам и праграьммяMicrosoft Word Visual Bast ReferenceРис. 3.4. Оглавление позволяет очень быстро выбрать интересующую темуРис. 3.4. Оглавление позволяет очень быстро выбрать интересующую темуЧтобы обеспечить вас последними обновлениями программ, "заплатками" к ним, советами и новостями, а также дополнительными модулями, Microsoft создала собственный Web-узел (www .microsof t * com). Чтобы вы могли быстро попасть на этот узел, в программах Office 2003 присутствует команда Office на Web.
Заголовки
Заголовки
|3^ypr X n^a^s^j Cau»«« A»^*«roe Пзосмотр докуменгое и перемаивм* фдрмзтиров зн 暂皿俨3Toe Работа с тостом
Работа с рнсункани н дмагр»*мами
Печать файлов
Сбесг*№ниебезсгео1асти и ганфид Масговьерассьлкм
Испогъжвйм* McroeoftWonJ гри & Доступ К Д»М«1
‘■Wordи рабочее напо
；备Средства работы с гонфетньмч яэы
j 40Аетамто*4И" хам и праграьммя
Microsoft Word Visual Bast Reference
|3^ypr X n^a^s^j Cau»«« A»^*«roe Пзосмотр докуменгое и перемаивм* фдрмзтиров зн 暂皿俨3Toe Работа с тостом
Работа с рнсункани н дмагр»*мами
Печать файлов
Сбесг*№ниебезсгео1асти и ганфид Масговьерассьлкм
Испогъжвйм* McroeoftWonJ гри & Доступ К Д»М«1
‘■Wordи рабочее напо
；备Средства работы с гонфетньмч яэы
j 40Аетамто*4И" хам и праграьммя
Microsoft Word Visual Bast Reference
Рис. 3.4. Оглавление позволяет очень быстро выбрать интересующую тему
Рис. 3.4. Оглавление позволяет очень быстро выбрать интересующую тему
Прежде чем вы сможете воспользоваться этой командой, вам необходимо либо обладать учетной записью Internet, либо планировать получить ее в ближайшее время (а также платить за нее).
Чтобы попасть наMicrosoft,информацию об Office
2003, программах, новостях и исправлениях ошибок, выполните
Выберите командуOffice OnlineOffice в Интернете).
Office 2003 запустит Web-броузер Internet Explorer и загрузит Web-страницу Microsoft Office Online.
Просматривайте Web-страницы до тех пор, пока не найдете интересующую вас информацию.
Выберите командучтобы закрыть броузер.
Закрытие Web-броузера не всегда приводит к отключению от Internet. Для того чтобы отключиться от Internet, щелкните на значке подключения правой кнопкой мыши и из появившегося меню выберите команду Disconnect (Отключиться).
2003
Если ваш компьютер периодически зависает или в его работе возникают сбои, это вовсе не говорит о том, что вы что-то делаете не так, поскольку иногда компьютеры оказываются чрезвычайно ненадежными. Так как в ближайшее время ситуация вряд ли изменится, Microsoft Office 2003 предлагает два способа предотвращения непредвиденных ситуаций.
Восстановление программ Microsoft Office 2003.
Защитаповрежденных в результате сбоя в работе компьютера.
Восстановление Microsoft Office 2003
Каждая программа (например, Word, Excel или PowerPoint) состоит из достаточно большого количества файлов с самыми разнообразными расширениями, такими как . exe, или .Если один из этих файлов будет по ошибке удален, соответствующая программа из
состава Microsoft Office 2003 может не запуститься.
С целью предотвращения подобных ситуаций Microsoft Office 2003 предлагает команду Detect and Repair (Найти и восстановить), которая проверяет все важные файлы и восстанавливает их по необходимости.
(Конечно, это неесли пропущен или поврежден файл, отвечающий за запуск
Microsoft Officeтак как команда DetectRepair (Найти и восстановить) будет не
доступна. В этом случае вам придется переустановить всю программу, опять подвергая опасности важные документы.)
Если вы заметили какие-то неполадки в работе любой из программ Office 2003, попробуйте их устранить с помощью команды Detect and Repair (Найти и
Запустите любую программу Microsoft Office 2003 (например, Word или PowerPoint).
Вставьте компакт-диск Microsoft Office 2003 впривод.
Выберите команду Helpc>Detect and Repair (СправкаФНайти м восстановить). (Вам может понадобиться щелкнуть на кнопке с двойной стрелке й9 направленной вниз, чтобы увидеть эту команду.)
Появится диалоговое окно Detect and Repair (Найти и восстановить) (рис. 3.5).
Рис, 3.5. Диалоговое окно Найти и восстановить
Установите все необходимые флажки.
При восстановлении Microsoft Office доступны два параметра.
Restore my shortcuts while repairing (Восстановить ярлыки). Обеспечивает соответствие созданных на рабочем столе ярлыков программам и документам Office.
Discard my customized settings and restore default settings (Отменить мои настройки и восстановить настройки по умолчанию). Восстанавливает настройки Microsoft Office 2003, заданные по умолчанию, отменяя любые изменения, которые вы вносили в параметры меню или панелей инструментов.
Щелкните на кнопке Start (Пуск).
Следуйте указаниям, появляющимся на экране, пока Microsoft Office 2003 не устранит все обнаруженные проблемы.
Защита файлов от сбоев
Одна из самых больших неприятностей, с которой вы можете столкнуться, — это сбой в работе компьютера в тот момент, когда вы работаете над документом. Именно по этой причине рекомендуется сохранять документы как можно чаще. Поскольку вы не можете предсказать, когда именно в работе компьютера произойдет сбой (за исключением того, что вы точно знаете, что сбой обязательно произойдет как минимум один раз в день), Microsoft Office 2003 предоставляет вам несколько способов минимизировать потери данных в результате сбоя.
/ Регулярное сохранение файлов. Автоматическое сохранение документов через определенные промежутки времени значительно увеличивает вероятность того, что Microsoft Office 2003 удастся восстановить данные.
/ Диспетчер сбоев. Это средство позволяет перезапустить Word, Excel или PowerPoint в случае сбоя.
， Восстановление поврежденных файлов. Предпринимается попытка восстановления файлов в случае зависания диска. Это средство доступно только в таких программах, как Word и Excel.
Наилучший способ защиты данных — сохранение резервных копий файлов на таких носителях* как диски ZIP илиCD-R/CDRW.
Автоматическое сохранение файлов
Первой линией зашиты в обеспечении защиты данных, которую вы можете реализовать в Word, Excel, PowerPoint и Outlook, является автоматическое сохранение файлов через заданные промежутки времени. Для настройки этих параметров выполните следующие действия.
Выберите команду Tools^Options (Сервис^Параметры)-
На экране появится диалоговое окно Options (Параметры),
Перейдите на вкладку Save (Сохранение).
На вкладке Save (Сохранение) присутствует флажок Save AutoRecover Info every (Автосохранение каждые) (рис. 3.6).
Рис. 3.6. Флажок Автосохранение каждые предоставляет возможность регулярно сохранять документы ч
3. Установите флажок AutoRecover Info every (Автосохранение каждые).
Укажите нужное число в текстовом поле минут.
Установите флажок Always create backup copy (Всегда создавать резервную копию) (необязательно).
Если вы установите этот флажок, Office 2003 создаст копию файла, которая окажется очень кстати в том случае, если исходный файл будет поврежден по какой-либо причине. Однако имейте в виду, что установка флажка Always create backup copy (Всегда создавать резервную копию) приводит к использованию дополнительного дискового пространства, поскольку для каждого файла, с которым вам придется работать, создается копия.
Щелкните на кнопке ОК.
Перезапуск зависшего приложения
Вместо того чтобы допустить ошибку, Word, Excel или PowerPoint могут зависнуть, что означает, что программа отображается на экране, но не выполняет никаких действий. Когда это произойдет (обратите внимание на то, что я указал слово когда, а не если), вы можете попытать-
ся восстановить работу программы, запустив средство Microsoft Office Application Recovery (Восстановление приложений Microsoft Office) и выполнив действия, описанные ниже.
Щелкните на кнопке Start (Пуск) панели задач Windows.
Появится меню.
Выберите команду All Programs^ Мicrosoft OffiсеTools>=>Microsoft Office Application Recovery (Все п рограммы О Средства Microsoft Office^ Восстановление приложений Microsoft Office).
Появится диалоговое окно Microsoft Office Application Recovery (Восстановление приложений Microsoft Office) (рис. 3.7).
Рис. 3,7. В диалоговом окне Восстановление приложений Microsoft Office содержится список всех запущенных приложенийРис. 3,7. В диалоговом окне Восстановление приложений Microsoft Office содержится список всех запущенных приложений
Рис. 3,7. В диалоговом окне Восстановление приложений Microsoft Office содержится список всех запущенных приложений
Рис. 3,7. В диалоговом окне Восстановление приложений Microsoft Office содержится список всех запущенных приложений
3.3.Щелкните на названии зависшего приложения, а затем на кнопке Recover Application (Восстановить приложение).
3.
3.
©©Если вам повезет, приложение будете перезапущено. В противном случае щелкните на кнопке Recover Application (Завершить приложение).
©
©
После сбоя в работе приложения вероятность сбоя возрастает, поэтому постарайтесь как можно быстрее сохранить все открытые документы, после чего перегрузите программу. В целях обеспечения максимальной безопасности подумайте о перезагрузке всего компьютера.
Восстановление поврежденных файлов
Независимо от того, насколько осторожными вы будете во время работы, Microsoft Office 2003 когда-нибудь обязательно зависнет, в результате чего некоторые файлы могут оказаться поврежденными. Если это произошло, Word, Excel и PowerPoint могут предпринять попытку восстановить файлы. Для этого выполните следующие действия.
Запустите Word, Excel и PowerPoint сразу после сбоя.
На экране отобразится область задач Document Recovery (Восстановление документов), как показано на рис. 3.8.
Щелкните на документе, который нужно восстановить.
Office 2003 загрузит выбранный документ.
После щелчка правой кнопкой мыши на значке документа в области задач Document 否Recovery (Восстановление документов) отобразится контекстное меню. Выбрав из него команду Save As (Сохранить как), вы сможете сохранить восстановленный файл под другим именем, чтобы случайно избежать перезапись поврежденного файла.
Рис, 3,8. В области задач Восстановление документов отображается список документов, которые могли быть повреждены в результате сбоя
Программы Word и Excel предоставляют еще один способ восстановления файлов, поврежденных в результате сбоя в работе компьютера. Для того чтобы воспользоваться этой возможностью, выполните следующие действия.
Запустите Word или Excel.
Выберите команду File^Open (Файл^Открыть) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+O>.
Отобразится диалоговое окно Open (Открытие документа).
Щелкните на значке файла, которым хотите восстановить.
Щелкните на кнопке со стрелкой, расположенной справа от кнопки Open (Открыть).
Появится меню, показанное на рис. 3.9.
Выберите команду Open and Repair (Открыть и восстановить).
Word или Excel попытается загрузить файл и устранить любые неполадки, которые возникли в случае сбоя.
Рис. 3.9. Диалоговое окно Открытие документа в Word или предоставляет еще один способ восстановления документа
Глава 4
Совместная работа с данными
В з庇庇 иабе...
Форматы файлов
Использование смарт-тегов
Связывание и внедрение данных
охранив данные в одной из программ Office 2003, вы можете столкнуться с такой проблемой, как необходимость совместного использования данных с другими людьми, которые отдают предпочтение каким-то другим программам (кроме того, нельзя забывать и о пользователях Macintosh). Несмотря на все старания компании Microsoft, еще далеко не каждый пользователь соглашается заплатить несколько сотен долларов за копию Microsoft Office 2003. Поэтому при возникновении необходимости совместной работы с другими пользователями вам обязательно необходимо ознакомиться с приемами, описанными в настоящей главе.
Сохранение данных 4 ^азлич,ных
中 б/глииНах
При сохранении данных в любой программе, такой как Word илипрограмма ис
пользует определенный способ представления данных, который называется форматом файла. Именно формат файла определяет, как данные представляются в той или иной программе. К сожалению, практически каждая программа использует свой собственный уникальный формат файлов. В результате возникает ситуация, которую можно сравнить с офисом компании, в котором один сотрудник говорит на японском, второй — на французском, а третий — на испанском языке, а руководство ломает голову над тем, почему сотрудники не могут понять друг друга.
Поэтому, чтобы хотя бы частично решить подобнуюмногие программы, в том
"Восхитительный мир XML"Восхитительный мир XMLчисле и входящие в состав Office 2003, позволяют сохранять документы и в других форматах, благодаря чему документы будут "понятны" другим программам. На самом деле, сохраняя документ в другом формате, вы как будто переводите его с одного языка на другой.
"Восхитительный мир XML
"Восхитительный мир XML
Одна из самыхпроблем, связанных с компьютерами, помимочто они
оказываются чрезвычайно сложными всостоит вуниверсального
формата дляданных. В качестве примера подобного формата можно привести ASCII ]
(это текстовыйв которомсохранить тексткакого-либо
Вместо того чтобы договориться ободного универсального форматабуквально каждая j
компания-разработчикобеспечения старается придумать собственный форматнадеясь
начто именно ее разработка окажется стандартомдляфайлов. К сожалению, даже
постоянно вносят теиныев собственные форматыдобавляя новые |
функциональные возможности по мере выпуска новых версий программ. тем самым обеспечивая 叫овм 学叁？ тимостьспредыдущими версиями тех же программ. Из-за этого, например, вам врядли удастся открыть до-
i кумент в формате Word 2003 с помощью достаточно старой копим Word 95.
Для устранения подобных проблем целый ряд компаний принял решение о разработке универсального фор-( • мата, получившего название XML (extensible Markup language - расширяемый язык разметки). Основная идея I состоит в том, что в файлахXML данные представлены в таком виде, в котором они оказываются совершенно
понятными для других программ без каких-либо преобразований/Теоретически это позволяет сохранить до-； ]кументы с помощью текстового процессора； а затем загрузить их в базу данных или электронную таблицу.
Хотя форматХМЬеще нельзя считать безупречным или широко распространенным, его популярность благодаря за-
;мечательной универсальностипосто^но растет. Позпжу, вместо того, чтобы сохранять данные в гаком-то .собствен- 'ном формате, например dBaseIV илиШмт1РегШ 52 га<оаните их в форматеХМи Благодаря этому веооятносгъ воз* 1 никновения проблем при обмене файлами с другими пользователями оказывается значительно меньше.
При каждом преобразовании данных из одного формата в другой существует вероятность потери определенного форматирования. Если в файле содержится только текст, вы ничего не потеряете, сохраняя файл в различных форматах, но если речь идет о таблицах, в которых используется определенный способ выравнивания данных в ячейках, преобразование файла в другой формат может привести к самым неожиданным последствиям. Все данные останутся на месте, но их расположение может значительно измениться.
Преобразование формата файла
Каждая программа из состава Office 2003 позволяет сохранять данные в другом формате для обеспечения возможности совместной работы с ними с пользователями, которые отдают предпочтение другим программам, например WordPerfect Поскольку Office 2003 позволяет сохранять данные в различных форматах, вам обязательно нужно знать преимущества и недостатки всех форматов, чтобы в случае необходимости выбрать наиболее подходящий.
Если необходимо преобразовать файл в формат другой программы, например WordPerfect 5.0, попробуйте сразу сохранить файл в этом формате. Благодаря этому вы сможете сохранить все необходимое форматирование.
Если вам не удается найти формат необходимой версии программы, выберите версию, наиболее близкую к той, которая вам необходима. Например, если вам необходимо сохранить файл Excel в таком виде, в котором с ним сможет работать пользователь Lotus 1-2-3 Millennium Edition, выберите формат WK4 (1-2-3), соответствующий четвертой версии Lotus 1-2-3. Практически все программы без проблем открывают файлы, сохраненные в формате предыдущей версии.
Гораздо более серьезная проблема возникает тогда, когда Office 2003 не удается преобразовать файл в формат другой программы. Например, вам может понадобиться передать файл Office 2003 пользователю AppleWorks на платформе Macintosh. В подобных ситуациях очень часто приходится сохранять данные в каких-то промежуточных форматах, которые понятны другим программам, хотя, как правило, это приводит к потере определенного форматирования исходного файла.
При выборе того или иного формата для сохранения данных учитывайте следующее.
/ При преобразовании документа текстового процессора у вас есть две возможности.
Сохраните файл в формате RTF (Rich Text Format). Этот формат сохраняет практически все форматирование; кроме того, его поддерживают почти все современные текстовые процессоры.
В качестве последней попытки можно сохранить файл в обычном текстовом формате, однако это неизбежно приведет к потере любого форматирования.
При сохранении файлапостарайтесь отдать предпочтение формату файлов
Lotus 1-2-3 (в диалоговом окне Save As (Сохранение документа) этому формату соответствуют такие аббревиатуры, какили
В качестве последней попытки можно сохранить файл в формате DIF или в текстовом формате с разделителями (такими как запятые или символы табуляции).
При сохраненииAccess воспользуйтесь одним из следующих вариантов.
Сохраните файл в формате dBase 5, dBaseили dBase III, который понимают
практически все программы баз данных.
Сохраните файл в формате файлов Lotus 1-2-3WK! или WKS).
Сохраните файл в текстовом формате, что позволит сохранить текст, но приведет к
потере форматирования.
Для преобразования данных в другой формат выполните следующие действия.
Выберите команду
Сохранение файла обеспечит сохранность данных в случае их неудачного преобразования в другой формат файлов.
Выберите командуAsкак) (вследует выбрать командуЭкс
Отобразится диалоговое окно Save As (Сохранение документа).
Щелкните в раскрывающемся списке Save as type (Тип
Отобразится список всех доступных форматов файла (рис.
Рис. 4.1. В раскрывающемся списке Тип файла представлены все форматы файлов,Рис. 4.1. В раскрывающемся списке Тип файла представлены все форматы файлов,доступные в данной программедоступные в данной программе
Рис. 4.1. В раскрывающемся списке Тип файла представлены все форматы файлов,
Рис. 4.1. В раскрывающемся списке Тип файла представлены все форматы файлов,
доступные в данной программе
доступные в данной программе
Выберите необходимый формат.
Щелкните в текстовом поле File name (Имя файла) и укажите в нем необходимое имя файла.
Щелкните на кнопке Save (Сохранить).
Открытие файла, сохраненного в другом формате
В том случае, если файл с данными был получен от пользователя другой программы, существует очень большая вероятность того, что Office 2003 справится с его открытием. (Конечно же, будет просто замечательно, если пользователь другой программы попробует сохранить данные в формате одной из программ Microsoft Office, такой как Word или Excel.)
Выберите команду File^Save (Фа йл => Сохранить),
Отобразится диалоговое окно Open (Открытие документа).
Щелкните в раскрывающемся списке Files of Type (Тип файла) и выберите значение All Files (Все файлы).
Если вам известен конкретный формат, в котором был сохранен файл, попробуйте выбрать из раскрывающегося списка Files of Type (Тип файла) именно его.
Щелкните на значке файла, после чего щелкните на кнопке Open (Открыть).
При открытии файла, сохраненного в формате другой программы, порядок размещения данных может быть изменен. Например, может быть нарушено выравнивание чисел в ячейках элеклронной таблицы Excel, а для абзацев в документе Word может быть задано неверное форматирование.
в Office2003 с помощью caiafiin-снегов
При вводе данных в Word, Excel или PowerPoint Office 2003 очень часто распознает тип данных, которые вы вводите (это могут быть даты, телефонные номера или имена). При этом Office 2003 может добавить к данным смарт-теги, которые позволяют быстро выполнить какие-нибудь дополнительные операции, например отправить сообщение электронной почты или проверить корректность даты.
Смарт-теги поддерживаются только в таких программах Office 2003, как Word, Excel и PowerPoint.
Активизация и отключение смарт-тегов
Если вы решили использовать смарт-теги, вам необходимо активизировать их. Word поддерживает смарт-теги по умолчанию, однако ничто не мешает вам отключить их. Excel и PowerPoint по умолчанию не используют смарт-теги, поэтому в случае необходимости вы должны сначалаактивизировать их.
Для активизации или отключения смарт-тегов выполните следующие действия.
Выберите командуТ ools<=> AutoCorrect Options (Сервис^ Параметры автозамены).
Отобразится диалоговое окно AutoCorrect (Автозамена).
Перейдите на вкладку Smart Tags (Смарт-теги)-
Отобразится вкладка Smart Tags (Смарт-теги) диалогового окна AutoCorrect (Автозамена) (рис. 4.2).
Рис. 4.2. Вкладка Смарт-теги позволяет активизировать или отключить смарт-теги, а также задать параметры их использования
Установите флажок Label text with smart tags (Добавить смарт-теги к тексту).
Если флажок установлен, смарт-теги активны; если же он сброшен, смарт-теги отключены.
Установите дополнительные флажки, чтобы определить необходимые типы смарт-тегов> такие как Address (Адрес) или Financial Symbol (Преобразование единиц измерения).
Щелкните на кнопке ОК.
Использование смарт-тегов
Если вы активизировали смарт-теги в Word, Excel или PowerPoint, Office 2003 автоматически подчеркивает пурпурной линией любой текст, который был распознан как смарт-тег, такой как дата или имя. Чтобы использовать смарт-теги, выполните следующие действия.
Наведите указатель мыши на смарт-тег.
Появится значоксмарт-тега.
Щелкните на значке смарт-тега правой кнопкой мыши.
На экране отобразится контекстное меню, в котором будут перечислены все доступные команды (рис. 4.3),
Выберите необходимую команду из контекстного меню.
В зависимости от выбранной вами команды Office 2003 может запустить другую программу, например Outlook, а также предоставить вам возможность выполнить какое-то дополнительное действие, например отправить сообщение электронной почты.
Смарт-тег
Значок смарт-тега
Рис. 4.3. После щелчка правой кнопкой мыши на значке смарт-тега отобразится контекстное меню со списком доступных команд
Связывание и Снед!гение данных
Office 2003 предоставляет вам возможность копировать, вырезать и вставлять данные из одной программы в другую. Например, можно скопировать целый список чисел в Excel и вставить его в презентацию PowerPoint. К сожалению, если после копирования данные в исходной программе будут изменены, вам придется повторно вставлять их.
Вместо того чтобы делать все это самостоятельно, предоставьте Office 2003 возможность сделать все автоматически. Office 2003 предоставляет два способа решения описанных выше проблем: связывание и внедрение данных.
Связывание данных
Очень часто вам понадобится создавать данные в одной программе Office 2003, такой как Excel, а отображать их в другой, например в PowerPoint или Word. Чтобы избежать создания нескольких копий данных (а также получения практически идентичных данных с минимальными отличиями), воспользуйтесь такой возможностью, как связывание данных между программами.
Благодаря связыванию становится возможным использование данных из одного файла в другом. Поэтому при создании презентации PowerPoint ничто не мешает вам создать ссылку на данные, которые содержатся в электронной таблице Excel. После этого любые изменения, внесенные в электронную таблицу, будут автоматически отражены и в презентации. На самом деле вы работаете с одними и теми же данными, которые используются в двух документах.
Для связывания данных между двумя программами Office 2003 выполните следующие действия.
Создайте и сохраните данные в программе Office 2003, например в Word или Excel.
Данные, созданные при выполнении этого шага, будут использоваться при вставке в другую программу.
Выделите необходимые данные и выберите команду Edit^Copy (ПравкаФ Копировать).
Откройте другую программу Office 2003.
В окне документа этой программы будут отображаться данные, созданные с помощью другой программы при выполнении п.
Расположите указатель мыши в том месте документа, в которое должны быть вставлены связанные данные.
Выберите команду EditO Paste Special (ПравкаФСпецнальная вставка). (Для отображения этой команды вам может понадобиться полностью раскрыть меню.) Отобразится диалоговое окно Paste Special (Специальная вставка) (рис. 4.4).
Рис. 4.4. Диалоговое окно Специальная вставка "0- зволяет установить связь с данными, созданными и сохраненными в другом файле
Выберите переключатель Paste link (Связать).
Выберите необходимые данные в поле со списком As (Как).
В данном случае следует выбрать значение Microsoft Excel Worksheet Object (Лист Microsoft Excel (объект)).
Щелкните на кнопке ОК.
Office 2003 отобразит скопированные при выполнении п. 1 данные в окне текущей программы. Любые изменения, внесенные в исходном файле, будут немедленно отображены и во втором документе (рис. 4,5).
Если необходимо изменить связанные данные, следует запустить исходную программу Office 2003, с помощью которой они были созданы.
Рис. 4.5. Рабочий лист Excel отображается в презентации PowerPoint
Внедрение данных
При связывании данных между двумя различными программами Office 2003 изменения можно вносить только в той программе, с помощью которой они были созданы, Однако, помимо связывания, возможно также и внедрение данных, при котором внесение изменений возможно в обеих программах, как в той, в которой они были созданы, так и в той, в которой они отображаются.
Например, можно скопировать рабочий лист Excel и внедрить его в документ Word. Затем можно обновить соответствующие данные, загрузив Excel или дважды щелкнув на рабочем листе в Word. После двойного щелчка Office 2003 запустит программу, с помощью которой эти данные были созданы.
Чтобы внедрить данные в другую программу Office 2003, выполните следующие действия.
Создайте и сохраните данные в программе Office 2003, например в Word или Excel.
Данные, созданные при выполнении этого шага, будут внедрены в другую программу.
Выделите необходимые данные и выберите команду Edit^Copy (ПравкаФ Копировать).
Откройте другую программу Office 2003.
В окне документа этой программы будут отображаться данные, созданные с помощью другой программы при выполнении п. 1.
Расположите указатель мыши в том месте документа, в которое должны быть вставлены связанные данные.
Выберите команду Edit«=> Paste Special (Правка^Специальная вставка). (Для отображения этой команды вам может понадобиться полностью раскрыть меню.)
Отобразится диалоговое окно Paste Special (Специальная вставка) (см. рис. 4.4).
Выберите переключатель Paste (Вставить).
Выберите необходимыеданные в поле со списком As (Как).
В данном случае следует выбрать значение Microsoft Excel Worksheet Object (Лист Microsoft Excel (объект)).
Щелкните на кнопке ОК.
Office 2003 внедрит скопированные при выполнении п. 1 данные в текущую программу.
Внедренные данные выглядят точно так же, как и связанные. Основное различие состоит в том, что двойной щелчок на внедренных данных позволит внести в них изменения (рис. 4.6). Хотя вы могли и не заметить на рис. 4.6, но строка меню и панели инструментов PowerPoint заменяются строкой меню и панелями инструментов Excel, благодаря чему вы получаете доступ ко всем необходимым командам при работе с внедренными данными Excel.
О1р^ка； Mcrosoft ExcelПолзать помсщн+аО1р^ка； Mcrosoft ExcelПолзать помсщн+а育 С радения о мелог®育 С радения о мелог®Сведения о налогахСведения о налогахИюньИюньЯнварь ФевральМ«рг_^^ Апрель МайЯнварь ФевральМ«рг_^^ Апрель Май4 7ЬО：＞1Р 14 58 7.14Р/4 6 891.00р. 1« ^7-：. 50匕”EW…”rs宀у.79 146»25P .48 256.32P U 貝也印”承靖犯46期嘛；？＜8期:卿78 516.25P 47 853.35р. К €98.25р 4В破?时31 025.69pИ 58＞47.^7 4夢统 gg儿260「498 32P 2 面麻|/4 908 35口.:'"4唱嘛4 7ЬО：＞1Р 14 58 7.14Р/4 6 891.00р. 1« ^7-：. 50匕”EW…”rs宀у.79 146»25P .48 256.32P U 貝也印”承靖犯46期嘛；？＜8期:卿78 516.25P 47 853.35р. К €98.25р 4В破?时31 025.69pИ 58＞47.^7 4夢统 gg儿260「498 32P 2 面麻|/4 908 35口.:'"4唱嘛Q гропэаммеQ гропэаммеДьпеировать гродукт...Параметры отзывов пользователей…Дьпеировать гродукт...Параметры отзывов пользователей…Office в кНтврнвтеСаднитесь с намиП?оеерить наличие обновлен^ Найти и йосстаювитъ...Office в кНтврнвтеСаднитесь с намиП?оеерить наличие обновлен^ Найти и йосстаювитъ...1 472外1 472外50Мд7p . ;!^5350Мд7p . ;!^53
О1р^ка； Mcrosoft Excel
Ползать помсщн+а
О1р^ка； Mcrosoft Excel
Ползать помсщн+а
育 С радения о мелог®
育 С радения о мелог®
Сведения о налогах
Сведения о налогах
Июнь
Июнь
Январь ФевральМ«рг_^^ Апрель Май
Январь ФевральМ«рг_^^ Апрель Май
4 7ЬО：＞1Р 14 58 7.14Р/4 6 891.00р. 1« ^7-：. 50匕”EW…”rs宀у.
79 146»25P .48 256.32P U 貝也印”承靖犯46期嘛；？＜8期:卿
78 516.25P 47 853.35р. К €98.25р 4В破?时31 025.69pИ 58＞47.^
7 4夢统 gg儿260「498 32P 2 面麻|/4 908 35口.:'"4唱嘛
4 7ЬО：＞1Р 14 58 7.14Р/4 6 891.00р. 1« ^7-：. 50匕”EW…”rs宀у.
79 146»25P .48 256.32P U 貝也印”承靖犯46期嘛；？＜8期:卿
78 516.25P 47 853.35р. К €98.25р 4В破?时31 025.69pИ 58＞47.^
7 4夢统 gg儿260「498 32P 2 面麻|/4 908 35口.:'"4唱嘛
Q гропэамме
Q гропэамме
Дьпеировать гродукт...
Параметры отзывов пользователей…
Дьпеировать гродукт...
Параметры отзывов пользователей…
Office в кНтврнвте
Саднитесь с нами
П?оеерить наличие обновлен^ Найти и йосстаювитъ...
Office в кНтврнвте
Саднитесь с нами
П?оеерить наличие обновлен^ Найти и йосстаювитъ...
1 472外
1 472外
50Мд7p . ;!^53
50Мд7p . ;!^53
Рис. 4.6. Рабочий лист Excel, внедренный в документ Word. Обратите внимание на то, что меню Excel отображаются в окне Word
Часть II
Работа с Word
也Ht ЪНАЮу К厶KV|2 HM€HKO KpOlpGMMY MB U^OAVS^lUAb/
oqx厶к。 ％q£〃b
HMQ-MO
b GMpOK厶 М£НЮ qoA*H4
Ф«&А, Пр 厶 BK 厶/ 0O*MX 4 Mb,
не мак.
%Mb М4К0&；
Со》叩厶мь. . •"
Работа с текстом — до сих пор один из самых популярных способов нс- ! пользования компьютера (более популярными являются разве что компью- 1 терные игры и просмотр Web-страниц), поэтому в этой части вы познакоми-;1 тесь с одним из лучших и наиболее популярных текстовых процессоров г J Microsoft Word. Используя ГЮСЛОДНЮЮ версию этой про!раммы, Word 2003,： [ вы сможете создать документы самой различной сложности — от письма до j резюме или отчета.IВ этой части вы узнаете, как вводить и редактировать ваши записи, прове-；3P5nb орфографию и грамматику, а также форматировать текст* Здесь вы также ; I найдете материал, посвященный совместной работе нескольких пользователей [•надоднимдокументом.На первый взгляд Word покажется вам обыкновенным текстовым процессором, но, прочитав эту часть книги, вы узнаете, что Word может гораздо, боль- ! • ше, — он поможет вам сформулировать и оформить ваши идеи быстро икраем-： I во. (Конечножег при условии, что в работе компьютера не произойдет сбой.)Работа с текстом — до сих пор один из самых популярных способов нс- ! пользования компьютера (более популярными являются разве что компью- 1 терные игры и просмотр Web-страниц), поэтому в этой части вы познакоми-;1 тесь с одним из лучших и наиболее популярных текстовых процессоров г J Microsoft Word. Используя ГЮСЛОДНЮЮ версию этой про!раммы, Word 2003,： [ вы сможете создать документы самой различной сложности — от письма до j резюме или отчета.IВ этой части вы узнаете, как вводить и редактировать ваши записи, прове-；3P5nb орфографию и грамматику, а также форматировать текст* Здесь вы также ; I найдете материал, посвященный совместной работе нескольких пользователей [•надоднимдокументом.На первый взгляд Word покажется вам обыкновенным текстовым процессором, но, прочитав эту часть книги, вы узнаете, что Word может гораздо, боль- ! • ше, — он поможет вам сформулировать и оформить ваши идеи быстро икраем-： I во. (Конечножег при условии, что в работе компьютера не произойдет сбой.)
Работа с текстом — до сих пор один из самых популярных способов нс- ! пользования компьютера (более популярными являются разве что компью- 1 терные игры и просмотр Web-страниц), поэтому в этой части вы познакоми-;
1 тесь с одним из лучших и наиболее популярных текстовых процессоров г J Microsoft Word. Используя ГЮСЛОДНЮЮ версию этой про!раммы, Word 2003,： [ вы сможете создать документы самой различной сложности — от письма до j резюме или отчета.
IВ этой части вы узнаете, как вводить и редактировать ваши записи, прове-；
3P5nb орфографию и грамматику, а также форматировать текст* Здесь вы также ; I найдете материал, посвященный совместной работе нескольких пользователей [•надоднимдокументом.
На первый взгляд Word покажется вам обыкновенным текстовым процессором, но, прочитав эту часть книги, вы узнаете, что Word может гораздо, боль- ! • ше, — он поможет вам сформулировать и оформить ваши идеи быстро икраем-： I во. (Конечножег при условии, что в работе компьютера не произойдет сбой.)
Работа с текстом — до сих пор один из самых популярных способов нс- ! пользования компьютера (более популярными являются разве что компью- 1 терные игры и просмотр Web-страниц), поэтому в этой части вы познакоми-;
1 тесь с одним из лучших и наиболее популярных текстовых процессоров г J Microsoft Word. Используя ГЮСЛОДНЮЮ версию этой про!раммы, Word 2003,： [ вы сможете создать документы самой различной сложности — от письма до j резюме или отчета.
IВ этой части вы узнаете, как вводить и редактировать ваши записи, прове-；
3P5nb орфографию и грамматику, а также форматировать текст* Здесь вы также ; I найдете материал, посвященный совместной работе нескольких пользователей [•надоднимдокументом.
На первый взгляд Word покажется вам обыкновенным текстовым процессором, но, прочитав эту часть книги, вы узнаете, что Word может гораздо, боль- ! • ше, — он поможет вам сформулировать и оформить ваши идеи быстро икраем-： I во. (Конечножег при условии, что в работе компьютера не произойдет сбой.)
Глава 5
Работа с документами Word
В
Редактирование документа
Перемещение по документу
Поиск и замена слов
Проверка грамматики и орфографии
Подсчет слов
Сохранение документа
же из названия этой программы — Word — можно понять, что она позволяет писать слова, из которых складываются предложения,отчеты, брошюры, газеты,
словари, требования о выкупе и вообще все, что требует хотя бы элементарных знаний письменности.
Peqcuaii冲 Мание qotc^Mentna
Ни один даже самый великий писатель не может написать свой шедевр, не исправляя чернового варианта. Людям приходится редактировать текст до тех пор, пока он самым лучшим образом не будет передавать их мысли. Word позволяет облегчить этот труд (крайне неблагодарный) с помощью различных способов редактирования текста: удаление
ние или перемещение фрагментов (даже между различнымииспользование
метода "перетащить и опустить".
Удаление текста
Существуют две клавиши, которые могут удалять как отдельные символы, так и выделенный текст.
<Backspace> (на ней изображена стрелка, направленная влево). Расположена в верхней части клавиатуры; удаляет символ слева от курсора.
Расположена в нескольких местах клавиатуры: под клавишейи
под клавише!! <3> на дополнительной цифровой клавиатуре. Удаляет символ справа от курсора.
Клавиша <Backspace> позволяет удалять текст, расположенный непосредственно слева от курсора (но не указателя мыши). Клавишапозволяет удалять текст, расположенный
непосредственно справа от курсора. Если клавишуили <Delete> удерживать на
жатой, то Word будет удалять символы с соответствующей стороны указателя до тех пор, пока вы не отпустите ее.
Для перемещения курсора можно воспользоваться следующими приемами.
Нажмите клавиши со стрелками.
Щелкните в нужной части документа.
Клавиши <Backspace> и <Delete> оказываются очень удобными, если необходимо быстро удалить небольшой фрагмент текста. Для этого необходимо выполнить следующие действия.
Выделите текст, который необходимо удалить.
Для выделения текста можно воспользоваться одним из следующих способов.
Перетащите указатель мыши, удерживая нажатой левую кнопку мыши.
Нажмите клавишу<Shift>, после чего удерживайте нажатой соответствующую клавишу со стрелкой.
Нажмите клавишу <Backspace> или <Delete>.
Если вы считаете, что выделенный при выполнении п. 1 текст может пригодиться в дальнейшем, выберите команду Edit^Cut (Правка^Вырезать), нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+X> или щелкните на кнопке Cut (Вырезать) стандартной панели инструментов. Затем можно воспользоваться командой Paste (Вставить) или комбинацией клавиш <Ctrl+V>, чтобы вставить вырезанный фрагмент текста в другом месте.
Добавление текста
Самый простой способ добавления текста — щелкнуть в нужной части документа и ввести текст. Word предоставляет два способа добавить текст к уже существующему фрагменту.
， Режим вставки. При размещении курсора в существующем фрагменте введенный вами текст будет смещать символы вправо.
/ Режим замены. При размещении курсора в существующем фрагменте введенный вами текст будет заменять расположенные справа символы, тем самым удаляя их. Если вы введете четыре символа в режиме замены, то четыре исходных символа, расположенных справа от исходного положения курсора, будут заменены.
Для переключения между режимами вставки и замены необходимо нажимать клавишу <Insert>. При активном режиме замены в строке состояния программы Word будет активным индикатор OVR (ЗАМ).
Чтобы быстро удалить существующий текст и заменить его новым, выделите существующий текст и введите новый.
Упорядочение текста
После ввода текста вам может понадобиться немного изменить его порядок, например переместить какие-то абзацы в другое место документа. Наиболее распространенным способом упорядочения текста является использование команд Cut (Вырезать) и Paste (Вставить).
Выделите текст, который необходимо переместить.
Для выделения текста можно перетащить указатель мыши или же, удерживая нажатой клавишу <Shift>, нажать соответствующую клавишу со стрелкой.
©©Для выделения нескольких несмежных фрагментов текста удерживайте нажатой
©
©
клавишу <Shift>, последовательно выделяя все необходимые фрагменты.
Выберите команду Ed it=> Cut (ПравкаФВ ырезать), нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+X> или щелкните на кнопке Cut (Вырезать) стандартной панели инструментов (рис. 5.1).
Кнопка Копировать —I (— Кнопка Вставить
Рис. 5.7. Кнопки стандартной панели инструментов, предназначенные для редактирования текстаРис. 5.7. Кнопки стандартной панели инструментов, предназначенные для редактирования текстаКнопка Вырезать Кнопка Отменить
Рис. 5.7. Кнопки стандартной панели инструментов, предназначенные для редактирования текста
Рис. 5.7. Кнопки стандартной панели инструментов, предназначенные для редактирования текста
Word временно удалит выделенный текст.
Копирование текста приводит к тому, что выделенный текст также остается и в исходном месте. Для того чтобы скопировать текст, выберите команду Edits Сору (Правка^ Копировать), нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+C> или щелкните на кнопке Сору (Копировать) стандартной панели инструментов.
Расположите курсор в том месте документа, в который необходимо переместить текст.
Для перемещения курсора можно воспользоваться клавишами со стрелками или щелкнуть мышью.
Выберите команду Edit^Paste (Правка^Вставнть), нажмите комбинацию клавиш <CtrI+V> или щелкните на кнопке Paste (Вставить) стандартной панели инструментов.
©©Текст, который был выделен при выполнении п. 1, появится на новом месте.
©
©
Помимо команд Cut (Вырезать) и Paste (Вставить) для перемещения текста можно воспользоваться и мышью.
Выделите текст, который необходимо переместить*
Для выделения текста или перетащите указатель мыши, или, удерживая нажатой клавишу <Shift>r нажмите соответствующую клавишу со стрелкой.
Подведите указатель мыши к выделенному фрагменту и, нажав левую кнопку мыши, переместите его.
©7.©7.Указатель мыши примет вид стрелки с прикрепленным прямоугольником; кроме того, Word отобразит курсор в виде штрих-пунктирной линии, указывающий на то, где именно будет вставлен перемещаемый текст после того, как вы отпустите кнопку мыши.
©
7.
©
7.
Если при перемещении указателя мыши при выполнении п. 2 удерживать нажатой клавишу <Ctrl>, то можно скопировать выделенный текст.
Переместите указатель мыши таким образом, чтобы курсор в виде штрих- пунктирной линии оказался именно там, куда необходимо вставить выделенный текст.
Отпустите кнопку мыши.
Word переместит выделенный текст.
Вырезание и вставка текста с помощью средства Копилка
Если вам необходимо вырезать несколько фрагментов текста и вставить их в другом месте (а может быть, и в другом документе), воспользуйтесь таким средством Word, как Spike (Копилка).
Средство Spike (Копилка) можно сравнить с улучшенной версией комбинации из обычных команд Cut (Вырезать) и Paste (Вставить). Для того чтобы воспользоваться этим средством, выполните следующие действия.
Выделите текст, который необходимо вырезать.
Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+F3>.
Word вырежет выделенный текст и вставит его в буфер средства Spike (Копилка) (которое оказывается незаметным).
При сохранении текста в буфере средства Spike (Копилка) он оказывается недоступным с ПОМОЩЬЮ стандартной команды Paste (Вставить).
Повторите пп. 1,2для каждого фрагмента текста, который необходимо вырезать.
Переместите курсор в ту точку документа, в которой необходимо вставить вырезанный текст.
Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+F3>,
Word вставит текст в порядке, обратном тому, в котором он был вырезан при выполнении пп. 1, 2.
После нажатия комбинации клавиш <Ctrl+Shift+F3> Word удалит весь текст, сохраненный в Spike. Если вам необходимо вставить весь этот текст, но сохранить его в Spike, выполните следующие действия.
Повторите пп. 1-3 предыдущей последовательности действий.
Выберите команду Insert^AutoText1^ Autotext (Вставка^АвтотекстФ Автотекст).
Отобразится диалоговое окно AutoCorrect (Автозамена),
Переместите курсор в ту точку документа, в которой необходимо вставить вырезанный текст.
Прокрутите весь список доступных элементов автотекста и щелкните на слове Spike (Копилка).
В диалоговом окне AutoCorrect (Автозамена) будут представлены все фрагменты текста, которые вы раньше скопировали в буфер средства Spike (Копилка) (рис. 5.2).
Рис. 5.2. Диалоговое окно Автозамена позволяет просмотреть содержимое Копилки
Щелкните на кнопке Insert (Вставить).
Word вставит весь текст из Spike, но не удалит из него.
Исправление ошибок
Вы случайно удалили не то, что нужно? Вставленный текст оказался не в том месте документа, в котором вы планировали его разместить? Для отмены последнего действия выполните одну из следующих операций.
/ Выберите команду Edig Undo (Правка^Отменить).
/ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>.
， Щелкните на кнопке Undo (Отменить) стандартной панели инструментов.
После каждого выбора команды Undo (Отменить) вы отменяете результат выполнения последней операции. Если вы случайно применили команду Undo (Отменить) больше раз, чем нужно, воспользуйтесь одним из следующих способов.
Выберите команду EditoR6do (Правка*^Повторить).
/ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Y>.
Щелкните на кнопке Redo (Повторить) стандартной панели инструментов.
«^4^^^wz^ tto ^ою^меюп^ Word
Перемещаться по документу Word можно как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры. Хотя мышью проще управлять, клавиатура может оказаться удобнее, так как не придется тянуться к мыши, когда ваши пальцы находятся на клавиатуре.
Использование мыши для перемещения по документу
Мышь чаще всего обеспечивает максимальную скорость перемещения по документу. Чтобы быстро перемещаться по документу с помошью мыши, воспользуйтесь вертикальной полосой прокрутки (рис. 5.3).
Бегунок
Стрелка вверх
Полоса прокрутки
Следующая страница
Предыдущая страница
Стрелка вниз
Рис. 5.3. Вертикальная полоса прокрутки Word
Полосу прокрутки можно использовать следующим образом.
/ Щелкните на стрелке, указывающей вверх или вниз, чтобы перейти на строку вверх или вниз после каждого щелчка.
/ Перемещайте бегунок прокрутки (небольшой серый квадратик на вертикальной полосе прокрутки) в нужном направлении, но при этом нельзя точно установить местоположение в документе.
Щелкните чуть выше или ниже бегунка прокрутки на полосе прокрутки, чтобы перейти на одно окно вверх или вниз.
Щелкните на кнопке Next Page (Следующая страница)Previous Page
(Предыдущая страница), чтобы перейти к следующей или предыдущей странице.
Если ваша мышь оснащена колесиком, у вас есть две дополнительные возможности.
Вращайте колесико для прокрутки текста на одну строку вверх или вниз.
Нажмите колесико и перетаскивайте указатель мыши для прокрутки текста вверх или вниз.
Использование клавиатуры для перехода между страницами документа
Для тех, кто ненавидит мышь или просто любит работать с клавиатурой, здесь приведены способы перемещения по документу с использованием клавиш.
Нажмите клавишучтобы перейти на одну строку вниз в документе.
л
Нажмите клавишу < Г>, чтобы перейти на одну строку вверх в
Держите нажатой клавишу <Ctrl> и нажмите клавишуили <Т>, чтобы перейти
на один абзац вниз или вверх.
Нажмите клавишу <PgDn> (или <Pageна некоторых клавиатурах), чтобы пе
рейти на одно окно вниз.
Нажмите клавишу <PgUp> (или <Page Up> на некоторых клавиатурах), чтобы перейти на одно окно вверх.
Держите нажатой клавишуи нажмите клавишу <Ноте>, чтобы перейти в са
мое начало документа.
Держите нажатой клавишуи нажмите клавишу <End>, чтобы перейти в са
мый конец документа.
Использование команды Перейти
Если вам необходимо перейти в какую-то определенную часть документа, команда Go To (Перейти) значительно облегчит и ускорит эту процедуру по сравнению с использованием мыши или клавиатуры. Команда Go To (Перейти) позволяет быстро перейти к элементу в документе:
определенный номер страницы;
комментарий определенного пользователя;
закладка в документе.
Чтобы использовать команду Go To (Перейти), выполните следующие действия.
Выберите командуGo Toили нажмите комбинацию
клавиш <Ctrl+G>.
Появится вкладка Go To (Перейти) диалогового окна Find and Replace (Найти и заменить) (рис. 5.4).
Введите номер страницы (илина необходимом элементе) и нажмите
клавишу
Word перейдет к выбранному элементу, такому как страница или строка с определенным номером.
Щелкните на кнопке Close (Закрыть) или нажмите клавишу <Eso.
Об^М ЛВрМОА*Об^М ЛВрМОА*Заюишкэ приема»*®Заюишкэ приема»*®смогасмогаРис. 5.4. Используйте вкладку Перейти диалогового окна Найти U заменить для перехода в определенную часть документаРис. 5.4. Используйте вкладку Перейти диалогового окна Найти U заменить для перехода в определенную часть документаДля перехода вперед или назад слнхитогъно текгщега положения испольэгйт® знаФТ + и -. r|wep *4 соот9вкш)ет переходу впереА на чем» ,пвменп ^ягри^ер, прмч^ХДля перехода вперед или назад слнхитогъно текгщега положения испольэгйт® знаФТ + и -. r|wep *4 соот9вкш)ет переходу впереА на чем» ,пвменп ^ягри^ер, прмч^Х
Об^М ЛВрМОА*
Об^М ЛВрМОА*
Заюишкэ приема»*®
Заюишкэ приема»*®
смога
смога
Рис. 5.4. Используйте вкладку Перейти диалогового окна Найти U заменить для перехода в определенную часть документа
Рис. 5.4. Используйте вкладку Перейти диалогового окна Найти U заменить для перехода в определенную часть документа
Для перехода вперед или назад слнхитогъно текгщега положения испольэгйт® знаФТ + и -. r|wep *4 соот9вкш)ет переходу впереА на чем» ,пвменп ^ягри^ер, прмч^Х
Для перехода вперед или назад слнхитогъно текгщега положения испольэгйт® знаФТ + и -. r|wep *4 соот9вкш)ет переходу впереА на чем» ,пвменп ^ягри^ер, прмч^Х
Лоиас и замена ftLetcctna
Одна из самых распространенных задач редактирования состоит в нахождении слова или целой фразы и их замене на другое слово или фразу соответственно.
Поиск текста
Если вам необходимо найти в документе определенный фрагмент текста, выполните следующие шаги.
Выберите команду Edit^Find (Правка>ФНайтн) или нажмите комбинацию клавиш <CtrI+F>.
Появится диалоговое окно Find and Replace (Найти и заменить), показанное на рис. 5.5.
Рис. 5.5. Диалоговое окно Найти и заменитьРис. 5.5. Диалоговое окно Найти и заменить
Рис. 5.5. Диалоговое окно Найти и заменить
Рис. 5.5. Диалоговое окно Найти и заменить
В поле Find (Найти) введите искомое слово или фразу.
Если вы допустили ошибку при вводе, Word вряд ли удастся что-то найти.
Начните поиск, щелкнув на кнопке Find Next (Найти далее).
Word выделит текст, найденный в документе. При повторном щелчке на кнопке Find
Next (Найти далее) Word выполнит поиск следующего экземпляра слова или фразы.
Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы закрыть диалоговое окно Find and Replace (Найти и заменить).
©©Щелчок на кнопке More (Больше) в диалоговом окне Find and Replace (Найти и заменить) позволяет задать дополнительные параметры для поиска текста, как показано на рис. 5.6. Например, вам может понадобиться выполнить поиск слова целиком (чтобы предотвратить, например, нахождение слов груз и перегрузка), а также указать регистр символов.
©
©
Г •■ —，■•——•• - г^-^^^--" • "f( аян. 10yH<Г •■ —，■•——•• - г^-^^^--" • "f( аян. 10yH<Рис. 5.6. После щелчка на кнопке Больше у вас появляется возможность задать дополнительные параметры поискаРис. 5.6. После щелчка на кнопке Больше у вас появляется возможность задать дополнительные параметры поиска
Г •■ —，■•——•• - г^-^^^--" • "f( аян. 10yH<
Г •■ —，■•——•• - г^-^^^--" • "f( аян. 10yH<
Рис. 5.6. После щелчка на кнопке Больше у вас появляется возможность задать дополнительные параметры поиска
Рис. 5.6. После щелчка на кнопке Больше у вас появляется возможность задать дополнительные параметры поиска
О Выдегмть все алементы, найденные в:
ЬТР»»**； 0M«
Замена текста
Очень часто у вас может возникнуть необходимость найти определенные фрагменты текста и их автоматически заменить их другими.
Чтобы найти слово (или фразу) и заменить его на другое слово (или фразу), выполните следующее.
Выберите команду Find^Replace (ПравкамЗаменить) или нажмите комбинацию клавиш <CtrI+H>.
Появится диалоговое окно Find and Replace (Найти и заменить) (рис. 5.7).
Рис. 5.7. Диалоговое окно Найти и заменить позволяет указать текст, который необходимо найти, а также текст, на который его необходимо заменитьРис. 5.7. Диалоговое окно Найти и заменить позволяет указать текст, который необходимо найти, а также текст, на который его необходимо заменить
Рис. 5.7. Диалоговое окно Найти и заменить позволяет указать текст, который необходимо найти, а также текст, на который его необходимо заменить
Рис. 5.7. Диалоговое окно Найти и заменить позволяет указать текст, который необходимо найти, а также текст, на который его необходимо заменить
В текстовое поле Find what (Найти) введите слово (или фразу), которое вы хотите найти в документе.
Если вы допустили ошибку при вводе, Word вряд ли удастся что-то найти.
В текстовое поле Replace with (Заменить на) введите слово (или фразу), на которое вы хотите заменить слово (или фразу), которое было введено в поле Find what (Найти).
Выполните одно из следующих действий.
ЩелкнитенакнопкеReplace(Заменить).Указанный вамидляпоискафраг
мент текста будет выделен, и вы сможете заменить или пропустить его.
Щелкните на кнопке Replace All (Заменить все). Все экземпляры указанного вами для поиска фрагмента текста будут заменены автоматически.
Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы закрыть диалоговое окно Find and Replace (Найти и заменить).
JlftMe枚ка zfiaMMatnuicu и ofupozfiatpLiu
Последний шаг в работе над текстом состоит в проверке орфографии и грамматики, чтобы различные ошибки не отвлекали от основного в документе — его смыслового содержания.
Проверка орфографии и грамматики в готовом документе
Word предлагает несколько способов проверки орфографии и грамматики в документе. Самый простой способ состоит в выполнении следующих шагов.
Выделите текст, в котором необходимо выполнить проверку орфографии и грамматики. (Пропустите этот шаг в случае необходимости проверки всего документа.)
Выберите одну из следующих возможностей.
Нажмите клавишу<F7>.
Щелкните на кнопке Spell Check (Правописание) стандартной панели инструментов.
Выберите командуTools^Spelling and Grammar(Сервиса Правописание).
Каждый раз, когда Word обнаруживает возможную неточность, на экране появляется диалоговое окно Spelling and Grammar (Правописание), показанное на рис. 5.8.
Выберите один из вариантов^ в зависимости от того, что вы считаете нужным.
Щелкните на предложенном варианте исправления и щелкните на кнопке Change (Заменить).
Щелкните на кнопке Ignore (Пропустить), чтобы пропустить слово один раз.
Щелкнитена кнопкеIgnoreAll(Пропуститьвсе), чтобыпропуститьвсеподобные
случаи.
После того как Word закончит проверку документа, на экране появится сообщение: Проверка правописания в документе завершена.
Щелкните на кнопке ОК.
Рис. 5.5. Проверка правописания в Word
Проверка орфографии и грамматики по ходу написания документа
По мере того как вы печатаете, Word ведет себя как учитель правописания и немедленно подчеркивает возможные ошибки, чтобы привлечь к ним ваше внимание; зеленая волнистая линия означает возможную грамматическую ошибку, а красная указывает на орфографические ошибки.
Чтобы выяснить, в чем заключается грамматическая ошибка, которую выделил Word, выполните следующее.
Щелкните правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове.
Появится контекстное меню, показанное на рис. 59
Красная волнистая линия означает, что в слове допущена ошибка. Зеленая волнистая линия указывает на грамматическую ошибку.
Выберите один из следующих вариантов.
Щелкните на одном из слов, которые предлагает Word.
Щелкните на кнопке Add to Dictionary (Добавить), чтобы добавить подчеркнутое слово в словарь. В дальнейшем это слово подчеркиваться не будет.
Щелкните на кнопке Ignore (Пропустить).
Щелкните на кнопке Ignore All(Пропустить все).
Word уберет красную или зеленую волнистую линию.
Если вы не хотите, чтобы Word проверял одновременно грамматику и орфографию, отключите проверку грамматики.
Выберите командуTool SO Options (Сервис^ Параметры).
Появится диалоговое окно Options (Параметры).
Перейдите на вкладку Spelling & Grammar (Правописание).
На экране отобразятся параметры правописания, как показано нарис. 5.10.
Установите флажки Check Spelling As You Type (Автоматически проверять орфографию) и Check Grammar As You Type (Автоматически проверять грамматику).
Если эти флажки установлены, Word автоматически выполнит соответствующую проверку. Если же они будут сброшены, Word не будет автоматически выполнять соответствующую проверку.
Щелкните на кнопке ОК.
'—1 Орам Она Встк «MW ■»< gwu* 冲о Qpwj
Введиа Borpoc
"ж , a j明看w■：si写三.事欢旧二令亠а,.1
w7irn« New Roman
гроеокадия
лвтмам^а
gofXiSTb
VK>o»Tb
Всторип
Орфогра|ия..
КОП 9
Обын^Л
Рис. 5.9. Контекстное меню при проверке грамматики, вызываемое щелчком правой кнопкой мыши
Г^жп/сзитъ все Ос£»<тъ в словарь
Рис. 5.10, Word позволяет легко включить или отключить функции автоматической проверки орфографии и грамматики
Автоматическое исправление ошибок правописания
Чтобы не беспокоиться о проверке правописания в документе, позвольте Word автоматически исправлять любые допущенные вами ошибки. Как только вы введете слово с ошибкой, программа немедленно его исправит.
Соответствующее замечательное средство, которое называется AutoCorect (Автозамена), поддерживает список часто встречающихся опечаток и их исправлений. Когда вы печатаете слово, которое есть в списке ошибок автозамены (например, лии вместо или либо тка вместо так), автозамена начинает действовать и исправляет опечатку (создавая у вас приятную иллюзию, что это вы сами написали все правильно).
Чтобы внести изменения в список автозамены, выполните следующие действия.
Выберите команду TootedAutoCorrect Options (Сервис^ Параметры автозамены). Появится диалоговое окно AutoCorrect (Автозамена) (рис. 5.11).
В поле Replace (Заменить) введите слово, в котором вы часто допускаете ошибку.
Прокрутив список, вы сможете увидеть все неправильно написанные слова, которые уже известны Word.
Введите правильно написанное слово в поле With (На).
Щелкните на кнопке ОК.
Puc.5.1LДиалоговое окноАвтозамена
Группу параметров автозамены можно использовать для создания акронимов, представляющих часто используемые фразы. Например, если в поле Replace (Заменить) ввести ЕС, а в поле With (на) — Европейский Союз, то при каждом вводе ЕС Word будет автоматически заменять эту последовательность на Европейский Союз.
Jlcqcu玩слов
над которым вы работаете, чтобы получить подробныенад которым вы работаете, чтобы получить подробныеРис. 5.12. 5 этол( диалоговом окне приведены различные статистические сведения о документеРис. 5.12. 5 этол( диалоговом окне приведены различные статистические сведения о документеИногда вам может понадобиться ограничить документ, определенным количеством символов или слов. Для того сведения, воспользуйтесь таким удобным средством Word, как Word Count (Статистика).
над которым вы работаете, чтобы получить подробные
над которым вы работаете, чтобы получить подробные
Рис. 5.12. 5 этол( диалоговом окне приведены различные статистические сведения о документе
Рис. 5.12. 5 этол( диалоговом окне приведены различные статистические сведения о документе
Выделитенеобходимыйфрагменттекста.
(Пропустите этот шаг, если хотите подсчитать слова во всем документе.)
Выберите команду Tools^Word Count (Сервис^ Статистика).
Появится диалоговое окно Статистика (рис. 5.12), в котором будут представлены такие сведения, как количество слов, страниц, абзацев и строк в выделенном фрагменте или документе.
Щелкните на кнопке Close (Закрыть).
Сах[гане/ше дом/мен^па
Потратив некоторые время и усилия на подготовку документа Word, вы наверняка захотите сохранить полученные результаты, чтобы иметь возможность воспользоваться ими в дальнейшем. Word предоставляет несколько способов сохранения документа.
Как сохранить документ
Для сохранения файла используйте один из следующих методов.
Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+S>.
Щелкните на кнопке Save (Сохранить) стандартной панели инструментов (кнопка с изображением гибкого диска).
Выберите командуFile^SavefOaiin^CoxpaHHTb).
Если вы сохраняете файл первый раз, Word попросит указать имя файла. Как правило, имена должны быть описательными, например Письмо папе или Злобное послание бывшей супруге, чтобы через некоторое время после написания документа вы легко вспомнили его содержание.
Если вы работаете с несколькими документами, при их сохранении нажмите клавишу <Shift>, после чего выберите команду Файл^Сохранить все.
Самое длинное имя файла может состоять из 255 символов. В имени файла не должны использоваться следующие символы: косая черта (/), обратная косая (\), знак больше (>), знак меньше (<), звездочка (*), знак вопроса (?), кавычки (“), разделитель (I), двоеточие (:), точка с запятой (;).
Автоматическое создание резервных копий файлов
Если вы боитесь потерять данные (что вполне вероятно из-за способности Windows неожиданно "зависать"), воспользуйтесь средствами Word для создания резервных копий.
Средства резервного копирования создают вторую (резервную) копию документа при каждом егосохранении.ДлякопиифайлауказываетсяимяBackupof[имяисходного
файла] (Копия [имя исходного файла]). Например, если вы работаете над документом План покорения мира,тодляегокопииавтоматическиуказываетсяимяКопияПлан
покорения мира. Поскольку резервная копия сохраняется в одной папке с исходным документом, удаление этой папки приводит к удалению документа и его резервной копии.
Для задания автоматического сохранения выполните следующие действия.
Выберите команду Tools^Options (Сервис1^Параметры).
Появится диалоговое окно Options (Параметры).
Перейдите на вкладку Save (Сохранение).
Появится вкладка Save (Сохранение) диалогового окна Options (Параметры) (рис. 5.13).
Рис. 5J3. Параметры сохранения, доступные в диалоговом окне ПараметрыРис. 5J3. Параметры сохранения, доступные в диалоговом окне Параметры
Рис. 5J3. Параметры сохранения, доступные в диалоговом окне Параметры
Рис. 5J3. Параметры сохранения, доступные в диалоговом окне Параметры
Установите флажок Always create backup copy (Всегда создавать резервную копию).
Щелкните на кнопке ОК.
Word также предлагает флажок Allow fast saves (Разрешить быстрое сохранение), который вы можете установить после выполнения п. 3. Этот флажок позволяет быстро сохранять файлы, так как при этом сохраняются только внесенные вами изменения (в отдельном небольшом временном файле). Если вы решили использовать возможность быстрого сохранения, периодически сбрасывайте флажок Allow fast saves (Разрешить быстрое сохранение), чтобы позволить Word сохранить все внесенные изменения в одном файле.
Глава 6
Как украсить документ
8 этой гла^е …
/ Форматирование документа вручную
/ Форматирование документа с ПОМОЩЬЮ тем и шаблонов
/ Выравнивание текста
J Создание таблиц и списков
лова не всегда имеют власть над людьми. Помимо того что писать надо четко и ясно, /(это встречается крайне редко), приходится также форматировать написанный текст
так, чтобы люди захотели на него взглянуть. Чем привлекательнее выглядит документ, тем больше вероятность, что у кого-нибудь найдется время прочитать его.
Word предоставляет два способа форматирования текста: вручную и с помощью стилей (что это такое, вы узнаете в настоящей главе). Форматирование текста вручную требует больших затрат времени, но при этом предоставляет больше возможностей. Использование шаблонов — способ более быстрый, однако в этом случае вы не всегда сможете получить желаемые результаты, поэтому придется дорабатывать их вручную.
Какой же способ выбрать? Оба! Если вы спешите, используйте шаблоны. Если вы хотите работать самостоятельно, форматируйте текст вручную.
中0田01 阮冲оСание tne/ccfna Cfuft叫ю
Чтобы изменить внешний вид текста, можно изменить следующие его параметры:
/ шрифт и его размер;
/ начертание (полужирное, курсивное или подчеркивание);
/ цвет текста.
Выбор шрифта и его размера
На вашем компьютере наверняка установлен ряд шрифтов, о существовании которых вы даже не подозреваете. А узнать эти шрифты получше было бы крайне полезно для вас, потому что с помощью различных шрифтов можно делать удивительные вещи с напечатанным текстом! Основное предназначение шрифтов — изменять вид букв. Вот примеры некоторых шрифтов:
/ Times New Roman;
/ Courier;
/ Arial.
Как только вы щелкнете в списке Font (Шрифт), Word немедленно отобразит список всех шрифтов, установленных в системе, а также их внешний вид (рис. 6.1).
Полужирный
Список РазмершрифтаСписок РазмершрифтаКурсивКурсивПодчеркнутыйПодчеркнутыйСписок ШрифтСписок Шрифт6.1. В выпадающем списке Шрифтвсе установленные в системе шрифты6.1. В выпадающем списке Шрифтвсе установленные в системе шрифты
Список Размершрифта
Список Размершрифта
Курсив
Курсив
Подчеркнутый
Подчеркнутый
Список Шрифт
Список Шрифт
6.1. В выпадающем списке Шрифтвсе установленные в системе шрифты
6.1. В выпадающем списке Шрифтвсе установленные в системе шрифты
Размер шрифта позволяет сделать текст больше или меньше, независимо от типа шрифта. Одни шрифты лучше смотрятся, если заданы большие размеры, другие — если заданы маленькие размеры, а некоторые выглядят ужасно в любом случае.
Если вы не знаете точно, какой шрифт и его размер использовать в тексте, поэкспериментируйте с различными комбинациями и размерами шрифтов, чтобы посмотреть, какие из них делают текст привлекательнее.
Если вы планируете обмениваться документами с другими пользователями, отдавайте предпочтение стандартным шрифтам, таким как Times New Roman или MS Sans Serif. Помните, что вычурные шрифты установлены далеко не на всех компьютерах, поэтому набранный одним из может выглядеть просто ужасно при просмотре на другом компьютере.
Чтобы изменить шрифт и его размер, выполните следующее.
Выделите текст, который вы хотите изменить.
Щелкните на стрелке раскрывающегося списка Font (Шрифт) панели инструментов форматирования.
Word отобразит выделенный текст с использованием только что выбранного шрифта.
Щелкните на стрелке раскрывающегося списка Font Size (Размер шрифта) панели инструментов форматирования (он расположен рядом с окном списка Font (Шрифт)) и выберите размер шрифта*
Word отобразит выделенный текст с использованием выбранного шрифта и его размера.
Если шрифт и его размер выбраны без предварительного выделения текста, Word автоматически применит выбранный шрифт и размер шрифта к любому тексту, который будет напечатан впоследствии.
Выбор начертания
Для расширения возможностей управления видом текста Word 2003 позволяет выбрать начертания: полужирный, курсив или подчеркнутый, независимо от выбранного шрифта и его размера.
• Это предложение выделено полужирным.
Это предложение выделено курсивом.
Это предложение подчеркнуто.
На пинмеве зтого предложения вы видите комбннмиование начертаний — в данном случае это nojiY*HDHbi「 и подчеркнутый.
Для изменения начертания выполните следующие действия.
Выделите текст, который вы хотите ИЗМЕНИТЬ.
Выберите один из следующих вариантов, в зависимости от того, как должен, по вашему мнению, выглядеть текст.
Щелкните на кнопке Bold (Полужирный) панели инструментов форматирования или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+B>.
Щелкните на кнопке Italic (Курсив) панели инструментов форматирования или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+I>.・-
Щелкните на кнопке Underlined (Подчеркнутый) панели инструментов форматирования или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+U>t
Word отобразит выделенный текст с использованием выбранного начертания.
Если вы предварительно не выделили текст, Word автоматически применит выбранное начертание к тексту, который будет печататься в дальнейшем.
Фейерверк цветов
В последнее время цены на цветные принтеры падают так же стремительно, как и доверие к правительству. Если вы уже купили цветной принтер или вам нравится любоваться цветным текстом на экране компьютера, можно "разукрасить" текст. (Кстати, выделение текста цветом — это не просто эстетическая прихоть, этот прием также очень полезен для привлечения внимания к какой-то определенной части текста.)
Чтобы изменить фоновый цвет, выполните следующее.
Выделите текст, который необходимо изменить.
Щелкните на кнопке Highlight (Выделение цветом). (Для выбора другого цвета щелкните на стрелке, указывающей вниз, расположенной справа от кнопки Highlight (Выделение цветом)»)
Появится палитра цветов (рис. 6.2).
Кнопка Цвет шрифта
Кнопка Выделение цветом
Рис. 6.2. По мере необходимости текстможно выделить цветом
Щелкните на том цвете, который будет использоваться в качестве фона.
Word изменит цветфонавыделенноготекста.
Чтобы изменить цвет текста, выполните следующее.
Выделите текст, цвет которого необходимо изменить.
Щелкните на стрелке, указывающей вниз, рядом с кнопкой Font Color (Цвет шрифта) на панели инструментов форматирования.
Появится палитра цветов.
Щелкните на цвете, который вы хотите применить для выделения текста.
Word изменит цвет текста.
Использование инструмента Копировать формат
Предположим, что у вас есть какая-то часть текста, которая превосходно отформатирована, — шрифт, размер шрифта, начертание и т.д. Неужели придется снова выполнять всю трудоемкую работу для форматирования оставшейся части текста, которая должна выглядеть точно так же? Конечно, нет! Используйте инструмент Format Painter (Копировать формат).
Инструмент Format Painter (Копировать формат) как бы сообщает Word: "Видишь, как я отформатировал эту часть текста? Я хочу, чтобы этот фрагмент текста был отформатирован точно так же".
Используя Копировать формат, вы не обречены формировать отдельные характеристики текста самостоятельно, а это сэкономит ваше время для чего-нибудь более важного (например, стоит подумать, куда пойти пообедать).
Для использования инструмента Format Painter (Копировать формат) выполните следующее.
Выделите текст, который отформатирован таким образом, как должна выглядеть и другая часть текста.
Щелкните на кнопке Format Painter (Копировать формат) (выглядит как малярная кисть) панели инструментов форматирования.
Курсор мыши примет 1-образиый вид с изображение кисти слева- Изображение кисти дает вам знать, что текст, который вы сейчас выделите, будет автоматически отформатирован Word по заданному образцу,
Вам может понадобиться щелкнуть на кнопке Toolbar Options (Параметры панели инструментов), чтобы получить доступ к значку Format Painter (Копировать формат) (рис. 6.3).
Кнопка Копировать формат
Рис. 6.3. Кнопка Копировать формат будет доступной после щелчка на кнопке Параметры панели инструментов
Выделите текст, который надо отформатировать.
Как только вы отпустите кнопку мыши, Word отформатирует выделенный текст, применив к нему все характеристики форматирования фрагмента, выбранного в п. 1.
Если текст, выделенный в п. 1, содержит несколько различных характеристик форматирования, Word использует только те из них, которые присуши всей выделенной части текста. Например, если вы выделили текст, набранный шрифтом Times New Roman, в котором одно предложение подчеркнуто, второе выделено полужирным шрифтом, а третье — желтым фоном, Word применит к вновь выделенному тексту только общую характеристику — шрифт Times New Roman.
Jlfioanoil способ о嫉中6flout阮ufiogcudb
"岭"挑成
Если вам действительно нравится работать с Word, старайтесь использовать все специальные средства этой программы, чтобы облегчить себе жизнь. В Word существуют три типа заготовок (они называются шаблонами) для форматирования документов, которые можно использовать при создании собственного документа.
卜/Темы. Позволяют определить цвет и изображение нумерованных и маркированных списков, текста, горизонтальных линий и фоновый рисунок документа.
Шаблоны. Предоставляют несколько стилей, используемых при создании основных типов документов (резюме, деловые письма, факсы).
Стили. Определяют формат абзаца (поля, размер шрифта, подчеркивание и т.д.).
Выбор темы
С помощью тем вы сможете придать документам декоративный вид. Если вы не используете темы, документы имеют унылый черно-белый вид. Темы позволяют придать им живой, веселый вид. Если же вас не волнует внешний вид документов, можно обойтись и без тем.
Чтобы выбрать тему, выполните следующее.
Выберите команду Formats The me (ФорматаТема).
Появится диалоговое окно Theme (Тема) (рис. 6.4).
Выберите тему из списка Choose a Theme (Выберите тему).
Каждый раз, когда вы щелкаете на названии новой темы, Word предупредительно отображает пример этой темы в окне предварительного просмотра. Вам может понадобиться вставить компакт-диск с Office 2003 для установки необходимой темы.
Установите или сбросьте один или несколько из следующих флажков.
Vivid Colors (Живые цвета). К тексту добавляются (или удаляются) дополнительные цвета.
Active Graphics (Активная графика). Для придания маркированным и нумерованным спискам более привлекательного вида используются дополнительные графические изображения.
Background Image (Фоновый рисунок). В документ добавляется (удаляется) фоновый рисунок.
Щелкните на кнопке ОК, когда найдете необходимую тему.
Word применит выбранную тему к текущему документу. После этого можно продолжить работу над документом.
Рис. 6.4. Темы позволяют изменить внешний вид документов
Выбор шаблона
Используя шаблоны^ вы сможете быстро применить форматирование к различным типам документов (факсам, резюме, предложениям, запискам и др.). Поэтому, если вы решили составить деловое письмо, то можете потратить на это кучу времени, составляя письмо с нуля.
Но вы можете воспользоваться специальным шаблоном, который значительно упростит решение задачи. Для этого вам нужно только ввести текст письма, a Word подумает о его оформлении.
Чтобы выбрать шаблон, выполните следующие действия.
Выберите команду Format^Theme (ФорматФТема).
Появится диалоговое окно Theme (Тема) (см. рис. 6.4).
Щелкните на кнопке Style Gallery (Библиотека стилей).
Появится диалоговое окно Style Gallery (Библиотека стилей), показанное на рис. 6.5.
В окне Template (Шаблон) щелкните на одном из шаблонов, например Elegant Fax (Изысканный факс) или Contemporary Report (Современный отчет).
Чтобы увидеть все шаблоны, можно прокручивать список шаблонов вверх и вниз.
Установите один нз переключателей в группе Preview (Просмотреть).
Document (Документ). Показывает, как будет выглядеть текущий документ после
подключения данного шаблона.
Example (Пример). Показывает образец документа, оформленного с помощью дан
ного шаблона.
Style samples (Образцыстилей)* Показывает различные стили, которые составляют данный шаблон.
Щелкните на кнопке ОК после того, как найдете нужный шаблон.
Рис 6.5, В диалоговом окне Библиотека стилей представлены при-Рис 6.5, В диалоговом окне Библиотека стилей представлены при-меры шаблонов
Рис 6.5, В диалоговом окне Библиотека стилей представлены при-
Рис 6.5, В диалоговом окне Библиотека стилей представлены при-
Форматирование абзацев с помощью стилей
Стили определяют внешний вид текста документов. Чтобы облегчить использование нескольких стилей, Word предлагает шаблоны (например, Изысканный факс), содержащие несколько заранее определенных стилей, которые можно использовать при форматировании документа. Например, один стиль обеспечивает написание текста крупным полужирным шрифтом с выравниванием по центру, располагая его в верхней части страницы, а другой стиль выравнивает текст по правому краю и отображает на сером фоне и т.д.
Чтобы выбрать стиль с помощью списка Style (Стиль) панели инструментов Formatting (Форматирование), выполните следующее.
Щелкните в той части документа, которую вы хотите отформатировать определенным стилем.
Если вы еще не напечатали никакого текста, Word будет применять стиль ко всему тексту, который вы введете при выполнении п. 4.
Щелкните в раскрывающемся списке Style (Стиль) панели инструментов форматирования, чтобы выбрать стиль.
Появится список различных стилей, как показано на рис. 6.6.
Щелкните на стиле, который вы собираетесь использовать.
Введите текст, и вы увидите, как Word форматирует его у вас на глазах. (Или, если вы разместили текстовой курсор в уже набранном фрагменте текста, то Word отформатирует этот текст целиком.)
Список стилей
Рис. 6.6. Выберите стиль из списка Стиль
^^а^/^г"痴/пекана
Еще один способ изменения внешнего вида текста — выравнивание его по левому или правому краю страницы, а также использование полей. Word предоставляет целый ряд средств контроля над выравниванием текста, а также позволяет задавать поля с помощью линеек.
Выравнивание текста по левому и правому краю
Word позволяет выбирать расположение текста относительно полей, т.е. он позволяет выровнять текст по левому краю, по центру, по правому краю или по ширине (рис. 6.7).
всего вы будете использовать выравнивание по левому краю, но иногда вам понадобится выровнять заголовок по центру или выровнять по ширине целый абзац. Не используйте выравнивание по правому краю, если только не хотите придать тексту экстравагантный внешний вид.
Выравнивание по левому краю.поле текста получается ровным, а пра
вое — неровным.
'Выравниваниепоцентру.Каждаястрока расположенапоцентрустраницы.Сле
довательно, как левое, так и правое поле будут неровными, если строки имеют разную длину.
/ Выравнивание по правому краю. Правое поле получается ровным, а левое — нет.
/ Выравнивание по ширине. Оба поля, левое и правое, будут ровными, а расстояние между словами кажется больше, чем обычно.
Для выравнивания текста выполните следующие действия.
Щелкните на тексте, который должен быть выровнен.
Щелкните на кнопке Align Left (По левому краю), Center (По центру), Align Right (По правому краю) или Justify (По ширине) панели инструментов форматирования, в зависимости от того, как должен выглядеть текст.
Как только вы щелкнете на кнопке, Word выровняет текст соответствующим образом.
По правому краю
По центруУменьшить отступ
По левому краю По ширинеУвеличить отступ
Рис. 6.7. Выравнивание текстаРис. 6.7. Выравнивание текста
Рис. 6.7. Выравнивание текста
Рис. 6.7. Выравнивание текста
Если вы выбрали один из видов выравнивания, не выделив предварительно текст, Word применит этот вид выравнивания к тексту, который будет напечатан.
ЛинейкаЛинейка
Линейка
Линейка
Добавление отступов к тексту
Добавление отступов позволяет выделить блок текста на фоне всего документа.
Чтобы добавить отступы, выполните следующие действия.
Выделите абзац текста» к которому хотите добавить отступ.
Вы можете выделить только часть абзаца, a Word сообразит, что вы хотите сделать.
Щелкните на кнопке Increase Intent (Увеличить отступ) или Decrease Intent (Уменьшить отступ) панели инструментов Formatting (Форматирование).
Щелчок на кнопке Increase Intent (Увеличить отступ) приводит к смещению текста вправо. Щелчок на кнопке Decrease Intent (Уменьшить отступ) приводит к смещению текста влево.
Определение полей с помощью линейки
В том случае, если вам необходимо задать точное положение полей, можно воспользоваться линейкой. Линейка определяет положение полей и табуляций в документе, а при работе с документами в несколько колонок она также определяет положение полей колонок и расстояние между колонками. Используя линейку, вы сможете сделать поля шире (или уже), а также изменить отступы отдельных абзацев.
В Word существуют пять типов маркеров табуляции (рис. 6.8), которые можно установить на линейке.
ГОрака. тл&улямдс чертой1 / 18、ГОрака. тл&улямдс чертой1 / 18、Табуляция по центру □опаляет сгруппировать текст в центр%Табуляция по центру □опаляет сгруппировать текст в центр%3 95 0634.93 95 0634.9стр. 1Рид 11*1 на 11JCM Ст 21 кол 27 ' 可酒生*31:《工1 м支“стр. 1Рид 11*1 на 11JCM Ст 21 кол 27 ' 可酒生*31:《工1 м支“■:»画，叫&■:»画，叫&Рис. 6, S. Пять типов маркеров табуляции, которыеразмещаются на линейкеРис. 6, S. Пять типов маркеров табуляции, которыеразмещаются на линейке! и Табуляция по левому краю определит отступ текста от левого поля.Этот вариант табуляции нсполыуетсядостаточно часто.! и Табуляция по левому краю определит отступ текста от левого поля.Этот вариант табуляции нсполыуетсядостаточно часто.Табуляция по правому краю позволяет расположить текст по правому краю, во относительно левого поля текст окшьаастся неровным.Табуляция по правому краю позволяет расположить текст по правому краю, во относительно левого поля текст окшьаастся неровным.Табуляция по десятичному разделктелю замечательно подходит для аырамннвания столбцов чисел：12,341,09476Табуляция по десятичному разделктелю замечательно подходит для аырамннвания столбцов чисел：12,341,09476Табуляция с чертой лоэволяет выровнять т^кет относительно подобной черты,показано надлн|юм примере]Табуляция с чертой лоэволяет выровнять т^кет относительно подобной черты,показано надлн|юм примере]Кнопка выбора табуляции
ГОрака. тл&улямдс чертой
1 / 18、
ГОрака. тл&улямдс чертой
1 / 18、
Табуляция по центру □опаляет сгруппировать текст в центр%
Табуляция по центру □опаляет сгруппировать текст в центр%
3 95 0634.9
3 95 0634.9
стр. 1Рид 11*1 на 11JCM Ст 21 кол 27 ' 可酒生*31:《工1 м支“
стр. 1Рид 11*1 на 11JCM Ст 21 кол 27 ' 可酒生*31:《工1 м支“
■:»画，叫&
■:»画，叫&
Рис. 6, S. Пять типов маркеров табуляции, которыеразмещаются на линейке
Рис. 6, S. Пять типов маркеров табуляции, которыеразмещаются на линейке
! и Табуляция по левому краю определит отступ текста от левого поля.
Этот вариант табуляции нсполыуетсядостаточно часто.
! и Табуляция по левому краю определит отступ текста от левого поля.
Этот вариант табуляции нсполыуетсядостаточно часто.
Табуляция по правому краю позволяет расположить текст по правому краю, во относительно левого поля текст окшьаастся неровным.
Табуляция по правому краю позволяет расположить текст по правому краю, во относительно левого поля текст окшьаастся неровным.
Табуляция по десятичному разделктелю замечательно подходит для аырамннвания столбцов чисел：
12,34
1,09476
Табуляция по десятичному разделктелю замечательно подходит для аырамннвания столбцов чисел：
12,34
1,09476
Табуляция с чертой лоэволяет выровнять т^кет относительно подобной черты,показано надлн|юм примере]
Табуляция с чертой лоэволяет выровнять т^кет относительно подобной черты,показано надлн|юм примере]
По левому краю (выглядит как букватекст по направлению к
правому полю страницы.
По центру (выглядит как перевернутая буква Т). Центрирует текст по отношению к маркеру табуляции.
По правому краюкак зеркальное отображение буквы L). Перемеща
ет текст к левому полю страницы.
По разделителю (выглядит как перевернутая буква Т с точкой). Выравнивает числа с десятичной точкой в столбец относительно десятичной точки, как показано ниже.
24.90
1.9084
58093.89
С чертой (выглядит как вертикальная черточка). Рисует в документе вертикальную линию.
Чтобы установить маркер табуляции на линейке, выполните следующие действия.
Щелкайте наTab Selection (Выбор маркера табуляции) до тех пор, пока
не появится нужный вам маркер табуляции.
Щелкните в том месте линейки, в котором вы хотите установить маркер табуляции.
Чтобы переместить существующий маркер табуляции по линейке, выполните следующее.
Подведите курсор мыши к тому маркерукоторый надо
Нажмите кнопку мыши. Вы должны увидеть пунктирную линию прямо под маркером табуляции.
Переместите курсор мыши туда, где вы хотите установить маркер табуляции.
Отпустите кнопку мыши.
Чтобы удалить маркер табуляции свыполните следующие действия.
Подведите курсор мыши к тому маркеру табуляции, который надо удалить.
Нажмите кнопку мыши и держите ее нажатой, пока нели
нию, появившуюся прямо под маркером табуляции.
Переместите курсор мыши так, чтобы он вышел за пределы линейки.
Отпустите левую кнопку мыши.
Маркеры отступов на линейке
Для того чтобы регулировать отступ абзаца, на кнопке Tab Selection (Выбор табуляции) отображаются два маркера отступа (рис. 6.9).
Отступ первой строки (напоминает перевернутую крышу домика). Задает левое поле первой строки абзаца.
Выступ (имеет форму прямоугольника). Задает левое поле для всех строк абзаца за исключением первой.
Кроме того, на линейке имеются два маркера, которые позволяют определять величины отступов слева и справа.
/ Отступ слева. Задает левое поле для всех строк абзаца.
/ Отступ справа. Задает правое поле для всех строк абзаца.
Отступ слеваОтступ слеваОтступ справаОтступ справа
Отступ слева
Отступ слева
Отступ справа
Отступ справа
Рис . 6.9. Создание отступов с помощью линейки
На линейке в данный момент может отображаться только один тип маркера отступа: First Line (Отступ первой строки), Hanging (Выступ), Left (Отступ слева) или Right (Отступ справа).
Для установления отступов абзацев с помощью маркеров First Line (Отступ первой строки), Hanging Intent (Выступ), Left (Отступ слева) или Right (Отступ справа) выполните следующее.
Выделите абзацы, для которых вы хотите установить отступы.
Пропустите этот пункт, если вы не написали еще ни одного абзаца; в этом случае отступы будут установлены для всего документа, который вы создадите.
Подведите курсор мыши к требуемому маркеру (First Line (Отступ первой строки), Hanging Intent (Выступ), Left (Отступ слева) или Right (Отступ справа)) и нажмите кнопку мыши.
Word отобразит пунктирную вертикальную линию прямо под маркером.
Перемещайте мышь в то место, где должен располагаться отступ абзаца; затем отпустите кнопку мыши.
©©Вместо того чтобы перемешать маркеры отступов на линейке, щелкайте на кнопке Tab Selection (Выбор табуляции) до тех пор, пока на ней не отобразится маркер First Line (Отступ первой строки) или Hanging Intent (Выступ), после чего щелкните на линейке там, где необходимо поместить маркер.
©
©
Создание скиасов
Некоторые люди регулярно составляют списки дел, которые необходимо выполнить на работе, вешей, которые они намерены приобрести. Word поощряет всех любителей списков и позволяет создавать списки быстро и просто.
Word предоставляет возможность создавать два вида списков (рис. 6.10).
г@г@Нумерованный список. Каждый элемент нумерованного списка имеет номер.
г
@
г
@
Маркированный список. Каждый элемент маркированного списка выделен маркером.
Рис. 6」0. Пример нумерованного спискаРис. 6」0. Пример нумерованного спискаНумерованный имаркированный спискиможнотакже выровнятьпо левому краю, по центру, по правому краю или по ширине. Не правда ли, компьютеры делают вас обладателем мощных технологий?
Рис. 6」0. Пример нумерованного списка
Рис. 6」0. Пример нумерованного списка
Быстрый способ создания списков
Чтобы создать нумерованный или маркированный список, выполните следуюшее.
Щелкните на кнопке Numbering (Нумерация) или Bullets (Маркеры) панели инструментов Formatting (Форматирование).
Word отобразит номер или маркер.
Введите текст и нажмите клавишу <Enterx
Каждое нажатие клавиши <Enter> приводит к отображению следующего номера или маркера.
Щелкните на кнопке Numbering (Нумерация) или Bullets (Map керм), чтобы отключить функцию создания списков.
Изменение внешнего вида списка
Чтобы изменить параметры маркированного или нумерованного списка в Word, выполните следующие действия.
Выделите текст, который вы хотите представить в виде списка.
Если выделить существующий список, то можно изменить его параметры и даже тип.
Выберите команду Formats Bullets and Numbering (Форм ат*=>Спнсо к).
Появится диалоговое окно Bullets and Numbering (Список), показанное на рис. 6.11.
Рис. 6〃 Диалоговое окно Список позволяет выбрать различные стили списковРис. 6〃 Диалоговое окно Список позволяет выбрать различные стили списков
Рис. 6〃 Диалоговое окно Список позволяет выбрать различные стили списков
Рис. 6〃 Диалоговое окно Список позволяет выбрать различные стили списков
©©
©
©
Перейдите на вкладку Bulleted (Маркированный), если надо создать маркированный список, или на вкладку Numbered (Нумерованный), если надо создать нумерованный список.
Вы увидите два ряда окон, в которых представлены различные варианты маркированных или нумерованных списков.
Щелкните внутри того окна, которое представляет нужный вам тип маркированного или нумерованного списка; затем щелкните на кнопке ОК.
Word мгновенно преобразует выделенный текст в список.
В том случае, если функция по автоматическому созданию списков кажется слишком навязчивой, отключите ее, выполнив следующие действия.
Выберите команду Tools=> AutoCorrect Options (Сер висФ Параметры автозамены).
Перейдите на вкладку AutoFormat As You Type (Автоформат при вводе), после чего сбросьте флажки Automatic Bulleted Lists (Стили маркированных списков) и Automatic Numbered Lists (Стили нумерованных списков).
Щелкните на кнопке ОК.
Офй!гмление ineiccftia в C«qe /^(2儿""
Таблицы позволяют организовать информацию в виде строк и столбцов, что весьма удобно для представления данных. В таблицы заносятся факты и цифры, на которые читатель может не обратить внимание в тексте, но которые очень наглядно представляются в таблицах.
Прежде чем начать работу с таблицами, необходимо иметь некоторые представления о строках и столбцах.
' Строки отображают информацию по горизонтали.
］， Столбцы отображают информацию по вертикали.
I /' Ячейка — это клетка, образованная на месте пересечения строки и столбца.
Создание таблицы
Возможно, вас обрадует то, что Word предоставляет три различных способа создания таблицы в документе.
Создание таблицы в документе с помощью мыши.
Определение размеров таблицы путем задания количества столбцов и строк.
Определение размеров таблицы с помощью мыши и выпадающих меню.
Создание таблицы с помощью мыши
Если вы хотите быстро создать таблицу, нарисуйте ее контуры с помощью мыши. В дальнейшем вы сможете легко изменить ее размеры. Чтобы создать таблицу с помощью мыши, выполните следующее.
Выберите команду Tabled Draw Table (ТаблнцаФНарисоватьтаблицу).
Появится панель инструментов Tables and Borders (Таблицы и границы), а указатель мыши примет вид карандаша.
Подведите указатель мыши к тому месту документа, в котором необходимо вставить таблицу.
Удерживая нажатой левую кнопку мыши, нарисуйте рамку таблицы необходимого размера (рис. 6.12).
Отпустителевую кнопку мыши.
Word отобразит границы таблицы, нарисованные сплошными линиями.
Перетащите указатель мыши внутрь таблицы, чтобы нарисовать ее столбцы и строки. Вы можете рисовать линии не только по горизонтали и вертикали, но и по диагонали.
Повторяйте эти действия необходимое количество раз.
Ластик
Нарисовать таблицу
Панель инструментов Таблицы и границы
Рис. 6. 12. Создание таблицы с помагцъю мыши
В том случае, если вы допустили ошибку, щелкните на кнопке Eraser (Ластик) па- g нели инструментов Tables and Borders (Таблицы и границы), после чего щелкните на линии, которую необходимо удалить. Затем щелкните на кнопке Draw Table (Нарисовать таблицу) и продолжайте рисование таблицы.
Нажмите клавишу <Esc>, как только закончите рисование таблицы.
Указатель мыши примет вид обычного курсора. Теперь вы можете вводить текст в ячейках только что созданной таблицы.
Щелкните на кнопке закрытия панели инструментов Tables and Borders (Таблицы и границы).
Определение параметров таблицы с помощью меню Таблица
Если вы хотите создать таблицу более медленным путем, который позволяет тщательнее управлять видом таблицы, используйте раскрывающееся меню Word.
Выберите командуTabled InsertsTable (Табл и цаФДобавить1^ Таблица).
Появится диалоговое окно Table Insert (Вставка таблицы), показанное на рис. 6.13.
Введите нужное число столбцов в поле Number of Columns (Число столбцов).
Введите нужное число строк в поле Number of Roes (Число строк).
В группе AutoFit Behavior (Автоподбор ширины столбцов) выберите один из трех переключателей.
Fixed column width (Постоянная). Вы можете выбрать значение Autoа это
означает, что ширина столбца будет зависеть отпомещенного в столбец. Дру
гие значения этого параметра определяются в сантиметрах.
AutoFit to contentsсодержимому). Ширина столбца будет зависеть от самой
строки, помещенной в столбец.
AutoFit to window (По ширине окна). Ширина таблицы устанавливается на основании ширины окна, котором отображается таблица.
Щелкните на кнопке AutoFormat (Автоформат).
Появится диалоговое окно Table AutoFormat (Автоформат таблицы), показанное на рис. 6.14.
Рис. Диалоговое окно Вставка таблицыРис. Диалоговое окно Вставка таблицыДиалоговое окно Автоформат таблицы
Рис. Диалоговое окно Вставка таблицы
Рис. Диалоговое окно Вставка таблицы
В списке Table Styles (Форматы) щелкните на одном из форматов таблицы Simple 1 (Простой 1) или Classic 3 (Классическийи попробуйте
поэкспериментировать с различными параметрами, доступными в этом диалоговом окне.
В окне Preview (Образец)показан образец таблицы, созданной с использовани
ем выбранного формата. При установке какого-либо дополнительного флажка в группе Apply Special formats to (Изменить оформление) в окне Preview (Образец) будут отображены все изменения,с данным флажком.
После выбора формата таблицы и связанных с ним параметровна
кнопке ОК.
Снова появится диалоговое окно Table Insertтаблицы) (см. рис. 6.13).
Щелкните на кнопке ОК.
Преобразование текста в таблицу
Если у вас есть фрагмент текста, разделенного запятыми, символами абзаца или табуляции, его можно легко превратить в хорошо оформленную таблицу. Для преобразования текста в таблицу выполните следующие действия.
Выделите текст, который необходимо преобразовать в таблицу.
Выберите команду Table^Convert^Text to Table (Таблица1^ Преобразовать <=> Текст в таблицу).
Отобразится диалоговое Convert Text to Table (Преобразовать в таблицу) (рис. 6.15). Значения параметров, представленные в настоящем диалоговом окне, используются по умолчанию при создании таблицы на основе выделенного фрагмента текста при выполнении п. 1. Если необходимо изменить внешний вид таблицы, укажите максимальное количество строк и столбцов и форматирование, щелкнув на кнопке AutoFormat (Автоформат). Внеся все необходимые изменения, переходите к п. 3.
Щелкните на кнопке ОК.
Word преобразует выделенный текст в таблицу, В зависимости от текста, который вы выделили, таблица может выглядеть безупречно, а может и содержать текст, беспорядочно распределенный между несколькими ячейками, поэтому вам при-
Рис. 6.15. В диалоговом окне Преобразовать в таблицу можно задать количество строк и столбцов в таблицеРис. 6.15. В диалоговом окне Преобразовать в таблицу можно задать количество строк и столбцов в таблицедется дополнительно поработать над внешним видом таблицы.
Рис. 6.15. В диалоговом окне Преобразовать в таблицу можно задать количество строк и столбцов в таблице
Рис. 6.15. В диалоговом окне Преобразовать в таблицу можно задать количество строк и столбцов в таблице
Ввод и редактирование данных таблицы
Пустая таблица не принесет вам никакой пользы, поэтому, очевидно, в нее надо занести какие-то данные. Чтобы ввести данные в таблицу или отредактировать их, щелкните в ячейке с данными и используйте обычные клавиши на клавиатуре, чтобы набирать и редактировать. Перемещаться по таблице можно следующим образом.
• Нажмите клавишу <ТаЬ>, чтобы переместить курсор на одну ячейку вправо в той же самой строке.
/ Нажмите комбинацию клавиш <Shift+Tab>, чтобы вернуться назад (влево) в той же строке.
I / Используйте клавиши со стрелками <T> и <，> чтобы переходить со строки на строку.
Удаление таблицы
Word позволяет удалить таблицу двумя способами.
* Удалить всю таблицу вместе с ее содержимым,
/ Удалить только содержимое таблицы (оставив пустые ячейки и формат таблицы нетронутыми).
Чтобы удалить только содержимое таблицы, а не саму таблицу, выполните следующее.
Щелкните в любом месте таблицы.
Выберите команду Table^Select^Table (ТаблицаФВыделнть^Таблица).
Word выделит выбранную таблицу.
Нажмите клавишу <Delete>.
Чтобы удалить всю таблицу (включая ее содержимое), выполните следующие действия.
Щелкните в любом месте таблицы, которую надо удалить.
Выберите команду Table^Delete^Table (T абл и ца «=>Уд ал ить1^ Табл и ца).
Word удалит выбранную таблицу.
Если вы по ошибке удалили всю таблицу или все содержащиеся в ней данные, G нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>, чтобы вернуть таблицу или данные в документ.
Добавление или удаление строк, столбцов и ячеек
После создания таблицы вам может прийти в голову мысль варьировать ее размеры, добавляя или удаляя строки и столбцы.
Чтобы удалить строку или столбец, выполните следующее.
Поместите курсор в ту строку или в тот столбещ который вы хотите удалить.
Можно использовать как клавиши со стрелками на клавиатуре, так и мышь.
Выберите команду Table^Delete^Rows (Таблица^Удалить^Строки) (или Columns (Столбцы)).
Чтобы удалить ячейку (которая портит внешний вид таблицы), выполните следующее.
Поместите курсор в ту ячейку, которую вы хотите удалить.
Можно использовать как клавиши со стрелками на клавиатуре, так и мышь.
Выберите командуTabled DeletedCells(Таблица^ Удалить •ФЯчейки).
Появится диалоговое окно Delete Cells (Удаление ячеек).
Установите необходимый переключатель (например, со сдвигом влево) и щелкните на кнопке ОК.
Чтобыдобавитьстрокуилистолбец, выполнитеследующиедействия.
Поместите курсор в любую строку или столбец.
Выберите команду Table=>lnsert=i>Columns to the Left (Таблицас>Добавить«=> Столбцы слева) (Columns to the Right (Столбцы справа), Rows Above (Строки выше) или Rows Below (Строки ниже)).
Чтобы добавить ячейку, выполните следующее.
Поместите курсор в ту ячейку, которую вы хотите удалить.
Выберите команду Table^lnsert^Cells (ТаблицаФДобавнть<=>Ячейки).
Появится диалоговое окно Insert Cells (Добавление ячеек).
Установите необходимый переключатель (например, со сдвигом вправо) и щелкните на кнопке ОК.
Изменение размеров строк и столбцов таблицы
Обычно Word устанавливает одинаковую ширину для всех столбцов и одинаковую высоту для всех строк. Однако, если необходимо сделать некоторые строки или столбцы другого размера, Word предоставляет возможность изменять их размеры, причем несколькими способами:
задавая точные размеры определенных ячеек;
изменяя размеры ячеек с помощью мыши.
Простой способ изменения высоты строки или ширины столбца
Если вы хотите изменить высоту строки или ширину столбца, выполните следующие действия.
Выберите команду View。Print Layout (Вид=> Разметка страницы) или щелкните на кнопке Print Layout View (Режим разметки) в нижнем левом углу экрана.
Word отобразит вертикальную линейку слева от страницы и горизонтальную линейку — вверху.
Щелкните в таблице, которую решили изменить.
Отобразятся маркеры настройки строк и столбцов таблицы (рис. 6.16).
Маркеры измененияМаркеры изменения
высоты строкиширины столбца
Рис. 6/6.Для изменения размеров строк и столбцов можно использовать соответствующие маркеры
Подведите курсор к одному из маркеров Adjust Table Row (Высота строки таблицы) (серые прямоугольники) на вертикальной линейке или Adjust Table
Column (Перемещение столбца таблицы) (серые квадратные маркеры) на горизонтальной линейке.
Нажмите кнопку мыши и перетаскивайте маркер вверх или вниз.
Word отобразит пунктирную линию, которая показывает, какой будет высота строки или ширина столбца после того, как вы отпустите кнопку мыши.
Отпустите кнопку мыши, когда получите необходимый результат.
Ввод точного значения высоты строки или ширины столбца
Чтобы задать точное значение высоты строки или ширины столбца» выполните следующее.
Щелкните в строке или столбце, которые надо изменить.
Выберите команду ТаЫеФТаЫе Properties (ТэблицаФ Свойства таблицы).
Появится диалоговое окно Table Properties (Свойства таблицы) (рис. 6.17).
Перейдите на вкладку Row (Строка) или Column (Столбец).
Появится вкладка Row (Строка) или Column (Столбец) диалогового окна Table Properties (Свойства таблицы).
Установите флажок Specify height (Высота)илиPreferredWidth
(Ширина) в группе Size (Размер), чтобы задать значение высоты строки или ширины столбца, например 0,5 см.
Щелкните в поле режим группы Size (Размер) и выберите один из вариантов — At Least (Минимум) или Exactly (Точно) (при настройке ширины столбца выберите вариант Centimeters (Сантиметры) или Percent (Процент))-
Если вы выберете вариант At Least (Минимум), высота строк никогда не будет меньше указанного значения, но может быть больше этого значения (что зависит от количества текста, введенного в
Рис. 6.17. В диалоговом окне Свойства таблицы можно указать точные значения ширины столбцов или высоты строкРис. 6.17. В диалоговом окне Свойства таблицы можно указать точные значения ширины столбцов или высоты строкстроке). Если вам необходимо, чтобы все строки были одной высоты, выберите вариант Exactly (Точно).
Рис. 6.17. В диалоговом окне Свойства таблицы можно указать точные значения ширины столбцов или высоты строк
Рис. 6.17. В диалоговом окне Свойства таблицы можно указать точные значения ширины столбцов или высоты строк
Выбрав вариант измерения ширины столбца в сантиметрах, вы сможете задать точное значение ширины столбца. Если же вас больше интересует не ширина столбца, а внешний вид таблицы, независимо от того, как вы будете изменять ее размеры, выберите вариант Percent (Процент).
Щелкните на кнопке ОК.
Преобразование таблицы в текст
Текст в виде таблицы может выглядеть просто замечательно, однако может оказаться, что таблица в документе больше не нужна, но содержащийся в ней текст следует оставить в документе. Для преобразования таблицы в текст выполните следующие действия.
Щелкните в любом месте таблицы, которую решили преобразовать в текст.
2* Выберите команду Table^Convert^Table to Text (Таблица1^ Преобразовать*^ Таблицу в текст).
Отобразится диалоговое окно Convert Table To Text (Преобразование в текст) (рис.6.18),
Выберите необходимый переключатель, чтобы указать способ разделения текста*
Paragraph marks (Знак абзаца). Отображает содержимое каждой ячейки в отдельной строке. Если таблица состоит из большого числа столбцов, выбор этого переключателя приведет к получению очень "длинного” документа.
Tabs (Знак табуляции). Содержимое таблицы отображается практически без изменений, однако без границ между "ячейками".
Commas (Точка с запятой). Каждая строка таблицы представлена отдельной строкой документа, а элементы из разных ячеек отделяются точкой с запятой.
Other (Другой). Этот вариант позволяет указать любой знак, который будет использоваться при разделении содержимого таблицы. Например, можно ввести дефис (-) или косую линию (/).
Рис. 6.18. В диалоговом окне Преобразование в текст укажите способ разделения текстаРис. 6.18. В диалоговом окне Преобразование в текст укажите способ разделения текстаЩелкните на кнопке ОК.
Рис. 6.18. В диалоговом окне Преобразование в текст укажите способ разделения текста
Рис. 6.18. В диалоговом окне Преобразование в текст укажите способ разделения текста
Word преобразует таблицу в текст.
В том случае, если результат преобразования таблицы в текст оказался неудачным, нажмите комбинацию клавиш <Ctr!+Z>, чтобы восстановить таблицу в документе.
Глава 7
Создание привлекательных страниц
6
Добавление верхних и нижних
Разбивка текста на столбцы
Размещение текста в надписях
Добавление рисунков в документ
Добавление границ к документу
Печать документа
Iord можно использовать для написания писем, отчетов или угрожающих посланий
тем людям, которые вам не нравятся. Немного пофантазировав и проявив
ное терпение, можно также использовать Word для форматирования и издания этих писем, отчетов и посланий как на бумаге, так и в World Wide Web. С помощью Word, похожих на настольные издательские системы, можно создавать также рекламные объявления и брошюры, не беспокоясь о приобретении специальных программ настольного издательства (а также другой книги, посвященной использованию этих программ).
и нижние
Верхние и нижние колонтитулы — это текст, который располагается вверху и внизу страницы. Верхние колонтитулы находятся вверху страницы, а нижние колонтитулы, как нетрудно догадаться, — внизу.
Верхние и нижние колонтитулы расположены, как правило, на каждой странице документа и содержат повторяющуюся информацию, например название публикации, главы и раздела, номер страницы или имя автора. Посмотрите: на нечетных страницах в этой книге вы увидите номер и название главы и номер страницы, расположенные в нижних колонтитулах, а наномер и название части и номер страницы.
Верхние и нижние колонтитулы полезны при отображении идентичного или практически идентичного текста на многих страницах, например названия главы. И хотя вы можете многократно печатать один и тот же текст на каждой странице сами, все же лучше предоставить эту работу Word.
Чтобы отобразить в документе нижние и верхние колонтитулы, воспользуйтесь одним из двух перечисленных ниже способов.
Выберите командуHeader and Footer
Выберите командуLayout (Вид Разметка страницы) (или щелкните на
кнопке Print Layout View (Режим
Включив режим структуры, вы увидите, как колонтитулы смотрятся на каждой странице, но не сможете их редактировать.
Добавление верхних и нижних колонтитулов
Для добавления верхнего или нижнего колонтитула выполните следующее.
Выберите команду View^ Header and Footer (Вид«=>Колонтнтулы).
Word отобразит панель инструментов Header and Footer (ВидО Колонтитулы) вместе с надписью Header (Верхний колонтитул) (или Footer (Нижний колонтитул)), как показано на рис. 7.1.
Как в предыдущемПараметры страницы
Вставить поле датыВставить поле датыПереход к следующемуПереход к следующему
Вставить поле даты
Вставить поле даты
Переход к следующему
Переход к следующему
Поле колонтитулаПоле колонтитулаПереход к предыдущемуПереход к предыдущемуВставить число страницВставить число страницВставить поле времениВерхний/нижний колонтитулВставить поле времениВерхний/нижний колонтитул
Поле колонтитула
Поле колонтитула
Переход к предыдущему
Переход к предыдущему
Вставить число страниц
Вставить число страниц
Вставить поле времени
Верхний/нижний колонтитул
Вставить поле времени
Верхний/нижний колонтитул
РежимВставить поле номера страницы
Разметкаформат номера страницы
страницы
Рис. 7. /, Панель инструментов Колонтитулы и поле Верхний колонтитул
Введите в текстовое поле Header (Верхний колонтитул) текст верхнего колонтитула и/или щелкните на одной из кнопок панели инструментов, чтобы вставить номер страницы, число страниц, дату или время.
Еслинеобходимо,чтобыодначастьтекстаколонтитулабыла расположенаслева,
другая — по центру, а третья — справа, установите текстовой курсор между соседними частями и нажмите клавишу <ТаЬ>.
Если вы щелкнули на кнопке Insert Page Number (Номер страницы), Number of Pages (Число страниц), Insert Date (Дата) или Insert Time (Время), чтобы вставить в текст колонтитула номер страницы, число страниц, дату или время, Word будет автоматически обновлять эту информацию на страницах (для информации о страницах) или каждый раз, когда будет открыт этот документ (для информации о дате и времени).
Можно также щелкнуть на кнопке InsertAutoText (Вставить автотекст), чтобы Word вставил стандартный текст, например номер страницы.
Щелкните на кнопке Switch between Header and Footer (Верхннй/нижний колонтитул).
Word отобразит поле Footer (Нижний колонтитул).
В поле Footer (Нижний колонтитул) введите текст нижнего колонтитула и/или щелкните на одной из кнопок панели инструментов.
Вернитесь к п. 2 для получения указаний.
Щелкните на кнопке Close (Закрыть) панели инструментов Header and Footer (Колонтитулы), чтобы закрыть ее.
Изменение нумерации страниц
При нумерации страниц Word по умолчанию начинает с первой страницы и продолжает нумерацию с помощью арабских цифр, например 2, 3 или 49. Если необходимо изменить стиль нумерации (например, использовать вместо цифр буквы) или задать другой номер начальной страницы, например 97, щелкните на кнопке Page Number Format (Формат номера страницы) панели инструментов Header and Footer (Колонтитулы). Чтобы воспользоваться этой кнопкой, выполните следующее.
Выберите команду View^Header and Footer (Вм 口力 Коло нт итулы).
Отобразится панель инструментов Header and Footer (Колонтитулы) (см. рис. 7.1).
Выделите номера страниц в поле нижнего или верхнего колонтитула.
Номера страниц выделятся серым цветом. Если номера страниц не отображаются в нижнем или верхнем колонтитуле, щелкните на кнопке Insert Page Number (Номер страницы) панели инструментов Header and Footer (Колонтитулы) и выделите появившееся число.
Щелкните на кнопке Format Page Number (Формат номера страницы) панели инструментов Header and Footer (Колонтитулы).
Появится диалоговое окно Format Page Number (Формат номера страницы) (рис. 7.2).
Щелкните в списке Number Format (Формат номера) и выберите стиль нумерации страниц (например^ 1,2, Зил иi, ii, iii).
В группе Page Numbering (Нумерация страниц) установите один из переключателей.
. Continue from Previous Section (Продолжить). Страницы нумеруются начиная с номера предыдущей страницы.
• Start At (Начать с). Этот флажок позволяет задать номер первой страницы, отличный от 1.
Щелкните на кнопке ОК.
Рис. 7.2. С помощью параметров диалогового окна Формат номера страницы можно изменить способ нумерации страниц
Кал сбздсиЯь %л^^«屍из нес/салыаис колонок,
Для создания информационного объявления или брошюры вам понадобится разместить текст в двух или нескольких колонках, чтобы изданный документ выглядел профессионально. Word позволяет размещать в документе до четырех колонок. Но если вы используете больше четырех колонок на одной странице, то они окажутся слишком узкими для нормального раз- мешения текста.
Быстрый способ создания колонок
Чтобы быстро создать несколько колонок, выполните следующие действия.
Выделите текст, который необходимо разместить в несколько колонок.
Если необходимо представить в виде нескольких колонок весь текст документа, пропустите этот шаг.
Щелкните на кнопке Toolbar Options (Параметры панелей инструментов) стандартной панели инструментов.
Отобразится список дополнительных кнопок (рис. 7.3).
Щелкните на кнопке Columns (Колонки) стандартной панели инструментов.
Появится диалоговое окно Columns (Колонки), которое позволит задать ширину колонок и расстояние между ними.
Выделите нужное число колонок, перетаскивая мышь слева направо.
Word немедленно преобразует ваш документ в несколько колонок.
Рис. 7.3. Кнопка Столбцы отображается на стандартной панели инструментов
Создание колонок произвольной ширины
Чтобы создать колонки произвольной ширины, выполните следующее.
Выделите текст, который необходимо разместить в несколько колонок.
Если необходимо представить в виде нескольких колонок весь текст документа, пропустите этот шаг.
Выберите команду Format^Columns (ФорматФКолонки).
Появится диалоговое окно Columns (Колонки), показанное на рис. 7.4.
Можно либо выбрать тип колонок в группе Presets (Тип), либо ввести количество колонок в поле Number of columns (Число колонок).
Установите (или сбросьте) флажок Колонки одинаковой ширины.
Если флажок Equal column width (Колонки одинаковой ширины) сброшен, вы можете задать ширину каждой колонки отдельно.
Щелкните в поле Width (Ширина) в группе Width and spacing (Ширина и промежуток) и щелкайте на стрелке, направленной вверх или вниз, до тех пор» пока не установите точное значение ширины каждой колонки.
Щелкните в поле Spacing (Промежуток) в группе Width and spacing (Ширина и промежуток) и щелкайте на стрелке, направленной вверх или вниз, до тех мор, пока не установите точное значение промежутка между колонками.
Щелкните на кнопке ОК.
Word разместит текст документа в несколько колонок, настроенных по ширине со- гласновашимустановкам.
добавление (tucifHtco^ 4 дсл^/^麻
В документы вы можете добавлять не только надписи, но и графические объекты. Чтобы добавить рисунок в документ Word, воспользуйтесь одной из следующих команд после выбора команды Insert^Picture (Вставка^Рисунок) (рис. 7.5).
ДиаграммаДиаграммаP〃c 7.4. В диалоговом окне Колонки задайте ширину колонок u расстояние между нимиP〃c 7.4. В диалоговом окне Колонки задайте ширину колонок u расстояние между нимиКартинкаКартинка• Ф нп Qjfi&ca вид Встдркз Фо阳ат Cff®阳 *мй Qoo 2Т®«л• Ф нп Qjfi&ca вид Встдркз Фо阳ат Cff®阳 *мй Qoo 2Т®«лкартимсакартимса..正 Н_В jimfa^j^j^^^^^J^^j^i^^ljlg^^^^^jj^j^ YJLMxjh堤…..正 Н_В jimfa^j^j^^^^^J^^j^i^^ljlg^^^^^jj^j^ YJLMxjh堤…O6tt**9^O6tt**9^^, Times New Romm^, Times New Romm
Диаграмма
Диаграмма
P〃c 7.4. В диалоговом окне Колонки задайте ширину колонок u расстояние между ними
P〃c 7.4. В диалоговом окне Колонки задайте ширину колонок u расстояние между ними
Картинка
Картинка
• Ф нп Qjfi&ca вид Встдркз Фо阳ат Cff®阳 *мй Qoo 2Т®«л
• Ф нп Qjfi&ca вид Встдркз Фо阳ат Cff®阳 *мй Qoo 2Т®«л
картимса
картимса
..正 Н_В jimfa^j^j^^^^^J^^j^i^^ljlg^^^^^jj^j^ YJLMxjh堤…
..正 Н_В jimfa^j^j^^^^^J^^j^i^^ljlg^^^^^jj^j^ YJLMxjh堤…
O6tt**9^
O6tt**9^
^, Times New Romm
^, Times New Romm
ОбъектWordArt
Puc, 7.5. Несколько примеров различных типов изображений, которые Word позволяет вставлять в документ
/ Clip Art (Картинки). Добавляет картинку из коллекции Microsoft Office.
/ From File (Из файла). Добавляет рисунок из графического файла, созданного другой программой, например PaintShop Pro или Adobe Photoshop.
FromScannerorCamera(Co сканераилиизкамеры).Позволяет добавить
цифровую фотографию.
AutoShapes (Автофигуры). Позволяет выбирать различные фигуры, например овал, прямоугольник или звезду.
，WordArt (Объект WordArt). Позволяет печатать текст, отформатированный различными цветами и шрифтами.
I
. Organizational Chart (Организационная диаграмма). Позволяет создать стандартную организационную диаграмму, по которой можно легко определить, кто руководит работой, а кто выполняет ее основную часть.
New Drawing (Новый рисунок). Позволяет создавать рисунки из геометрических фигур, линий или объектов WordArt
J Chart (Диаграмма). Позволяет добавлять в документ графики, круговые диаграммы и гистограммы.
Как поместить рисунок в документ
В коллекцию Microsoft Office входят картинки, за создание которых компания Microsoft заплатила профессиональным художникам, избавив вас от необходимости осваивать компьютерную графику.
Чтобы добавить рисунок в документ, выполните следующее.
Подведите указатель к той части документа, в которой вы решили вставить рисунок.
Выберите команду Insert^Picture^Clip Art (Вставка^Рисунок1^ Картинки).
Появится область задач Clip Art (Коллекция клипов).
Щелкните в текстовом поле Search for (Искать) и введите описание картинки.
Вам следует вводить очень простые описания, например животные.
⑥
Щелкните на кнопке Go (Найти) или нажмите клавишу <Enter>.
В области задач Clip Art (Вставка картинки) появится список картинок, соответствующих заданному вами критерию (рис. 7.6).
Щелкните правой кнопкой мыши на понравившемся изображении. В появившемся меню выберите команду Insert (Вставить).
Word вставит выбранную картинку в документ.
Щелкните на кнопке закрытия, чтобы убрать область задач Clip Art (Вставка картинки) с экрана.
Добавление в документ существующих графических файлов
Если у вас есть уже созданный, скопированный или приобретенный графический файл, его можно добавить в документ. Чтобы добавить существующий графический файл в документ, выполните следующее.
Подведите указатель мыши к тому месту документа, в котором необходимо вставить графическое изображение.
Выберите команду Insert=>Picture«=>From File (ВставкаФРисунок^Ихфайла).
Появится диалоговое окно Insert Picture (Добавить рисунок).
Рис, 7.6. Область задач Вставка картинки позволяет провести поиск картинок, указав их тему
Щелкните на папке, в которой содержится необходимый графический файл.
Щелкните на имени файла, который вы хотите использовать.
Word отобразит выбранное вами графическое изображение.
Щелкните на кнопке Insert (Вставка).
Word вставит выбранное изображение в документ. Если вы хотите, чтобы текст обтекал рисунок, выполнитедействия, описанные ниже, в разделе иОбтекание рисунка текстом".
I Использование в документе средства WordArt
WordArt —замечательный способ придать вашему документу уникальный внешний вид благодаря комбинированию различных цветов, форм и шрифтов. Чтобы добавить в документ объект WordArt, выполните следующее.
Подведите указатель мыши к тому месту документа, в котором необходимо вставить графическое изображение.
Выберите команду Inserts Pictured WordArt (Вставка^РисунокФОбъект WordArt).
Появится диалоговое окно WordArt Gallery (Коллекция WordArt) (рис. 7.7).
Рис. 7.7. В диалоговом окне Коллекция WordArt представлены различные стили, которые можно
применять к тексту
Выберите тип объекта, который хотите использовать, и щелкните на кнопке ОК.
Появится диалоговое окно Edit WordArt Text (Изменение текста WordArt) (рис. 7.8).
Рис. 7.8. Диалоговое окно Изменение текста WordArt
Введите необходимый текст.
Вам также предоставляется возможность изменить шрифт, его размер и начертание.
Щелкните на кнопке ОК.
PeqcuaiiuhoCaHMe изображения
После того как изображение будет вставлено в документ, вам может понадобиться изменить параметры его "взаимодействия" с окружающим текстом, а также переместить рисунок на новое место или удалить его.
Обтекание рисунка текстом
Для определения стиля обтекания рисунка текстом выполните следующие действия,
Щелкните правой кнопкой мыши на рисунке, который должен обтекать текст. Появится контекстное меню.
Выберите команду FormatsPicture (Формат^Рисунок).
Появится диалоговое окно Format Picture (Формат).
Перейдите на вкладку Layout (Положение)*
Word отобразит несколько различных способов обтекания текста (рис. 7.9).
Рис. 7.9. Диалоговое окно Формат рисунка позволяет задать различные способы обтекания рисунка текстомРис. 7.9. Диалоговое окно Формат рисунка позволяет задать различные способы обтекания рисунка текстом
Рис. 7.9. Диалоговое окно Формат рисунка позволяет задать различные способы обтекания рисунка текстом
Рис. 7.9. Диалоговое окно Формат рисунка позволяет задать различные способы обтекания рисунка текстом
6理*©6理*©
6理*
©
6理*
©
Щелкните на подходящем изображении в группе Wrapping style (Обтекание), например вокруг рам к% по контуру или за текстом.
Различные способы обтекания представлены разными значками, по внешнему виду которых можно легко определить, к чему приведет применение того или иного варианта обтекания.
Щелкните на кнопке ОК.
Щелкнув на кнопке Advanced (Дополнительно) после выполнения п. 4, вы сможете задать точное расстояние между текстом и рамкой рисунка.
Перемещение рисунков в документе
Поскольку Word не всегда отображает рисунки там, где им следует быть, вы всегда можете самостоятельно изменить месторасположение рисунка в документе. Чтобы переместить рисунок, выполните следующее.
Щелкните на рисунке, который необходимо переместить.
Вокруг выделенного рисунка появятся маркеры.
Нажмите кнопку мыши и переместите мышь.
При перемешении мыши в тексте появится серая вертикальная линия, указывающая на месторасположение в документе, в которое Word переместит изображение после того, как вы отпустите кнопку мыши.
Перетаскивайте указатель мыши до тех пор, пока рисунок не окажется в нужном месте, после чего отпустите кнопку мыши.
При перемещении рисунка на большое расстояние, например с первой страницы на страницу 230, вам будет намного проще щелкнуть на рисунке, нажать комбинацию клавиш <Ctrl+X>, щелкнуть в нужном месте документа после чего нажать комбинацию клавиш <Ctrl+V>.
Изменение размеров рисунка в документе
Если вы пришли к выводу, что изображение слишком велико или мало, выполните следующие действия для изменения его размеров.
Щелкните на рисунке, размер которого необходимо изменить.
Вокруг выделенного рисунка появятся маркеры.
Подведите указатель мыши к маркеру, после чего нажмите кнопку мыши и ле- реместите мышь.
При перемещении мыши в Word отобразит штрих-пунктирную линию, с помощью которой отображаются новые размеры изображения.
Перетаскивайте указатель мыши до тех пор, пока рисунок не примет необходимые размеры, после чего отпустите кнопку мыши.
Удаление рисунка из документа
Если вы пришли к выводу, что определенный рисунок в документе вам больше не нужен, удалите его, выполнив следующие действия.
Щелкните на рисунке, который необходимо удалить.
Вокруг выделенного рисунка появятся маркеры.
Нажмите клавишу <Delete>.
Word удалит выделенный рисунок.
^Ьоба^сение zfiaHUkt,先 iheiccihif
Еще один способ улучшить внешний вид документа — добавить границы по бокам, вверху или внизу страницы. Границы могут состоять из сплошных или пунктирных линий определенных толщины и цвета.
Чтобы добавить границы к документу, выполните следующиедействия.
I. Выберите команду Format^Borderand Shading (ФорматОГраницы и заливка).
Отобразится диалоговое окно Border and Shading (Границы и заливка) (рис. 7.10).
нй □■»нй □■»Рис. 7.20. Диалоговое окно Границы и заливка позволяет добавлять границы в документРис. 7.20. Диалоговое окно Границы и заливка позволяет добавлять границы в документ
нй □■»
нй □■»
Рис. 7.20. Диалоговое окно Границы и заливка позволяет добавлять границы в документ
Рис. 7.20. Диалоговое окно Границы и заливка позволяет добавлять границы в документ
Перейдите на вкладку Borders (Граница) или Page Border (Страница).
Используйте вкладку Borders (Граница) для добавления границ к отдельному абзацу, а вкладку Page Border (Страница) — для добавления границ к одной или нескольким страницам документа.
В группе Setting (Тип) выберите нужный вариант: Box (Рамка) или Shading (Тень).
Выбранный вариант можно увидеть в области просмотра.
Выберите тип линии в группе Style (Тип), например сплошную или пунктирную.
Воспользуйтесь раскрывающимся списком Color (Цвет) для выбора цвета, например красного или черного.
Воспользуйтесь раскрывающимся списком Width (Ширина) для выбора толщины линии.
Щелкните на соответствующей кнопке в области просмотра, чтобы выбрать месторасположение границы.
Щелкните в списке Apply to (Применить к) и выберите нужный вариант: Whole Document (Всему документу), This Section (Этому разделу) или Paragraph (Абзацу).
Ще.1кнмте на кнопке ОК.
Word добавит границу. Если вы не видите границ, перейдите в режим разметки страницы.
Jl/teqea/tutnexbHbtu 晔ослю同i
и "еча麻ь 勿А^иг^ш^г
He надо использовать каждый удобный случай, чтобы распечатывать пробный вариант своего документа и смотреть, хорошо ли выровнены его поля. Если вам не безразлична проблема истощения природных ресурсов, боритесь против бесполезной печати и используйте такое полезное средство Word, как предварительный просмотр документа.
Как работать в режиме предварительного просмотра
Режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в точности таким, каким он будет на бумаге. С помощью этого средства можно увидеть, хорошо ли выровнены поля и расставлены ли номера страниц так, как вы этого хотите.
Чтобы перейти в режим предварительного просмотра, выполните следующие действия.
Выберите команду File^Print Preview (Файл Ф Предварительныи просмотр).
Word отобразит документ в виде печатного листа, и курсор примет вид увеличительного стекла (рис. 7.11).
Рис. 7." Документ, отображенный в режиме предварительного просмотра
Перемешайте курсор мыши (в виде увеличительного стекла) по документу и щелкните мышью, чтобы увидеть документ в натуральную величину.
Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы выйти из режима предварительного просмотра.
Задание параметров страницы
Прежде чем выводить документы Word на печать, вам следует задать размер бумаги и величину полей. Чтобы это сделать, выполните следующее.
Выберите команду FileOPag Setup (Файл ^Параметрыстраницы).
Появится диалоговое окно Page Setup (Параметры страницы).
Перейдите на вкладку Margins (Поля), после чего щелкните в текстовых полях Тор (Верхнее), Bottom (Нижнее), Left (Левое) и Right (Правое), чтобы задать значения соответствующих полей документа.
Появится вкладка Margins (Поля) диалогового окна Page Setup (Параметры страницы) (рис. 7.12).
Рис. 7.12. В диалоговом окне Параметры страницы вы сможете задать величины полей и размер бумаги
Перейдите на вкладку Paper (Размер бумаги), после чего щелкните в текстовом поле Paper Size (Размер бумаги) и установите необходимый размер бумаги (такой как Legal или А4).
Можно также задать произвольные высоту и ширину страниц.
Щелкните в поле First Page (Первая страница) и Other Pages (Остальные страницы), чтобы указать источник бумаги, которая будет использоваться при печати.
Перейдите на вкладку Layout (Источник бумаги).
На вкладке Layout (Источник бумаги) вы можете определить, должны ли различаться колонтитулы на четных и нечетных страницах и должны ли они отображаться на первой странице.
Щелкните на кнопке ОК.
Проведя такую сложную подготовительную работу, смело приступайте к печати документов Word.
Печать документа
И наконец, вам потребует напечатать то, что вы создали с помощью Word. Чтобы вывести документ Word на печать, выполните следующее.
Выберите команду File^Print (Файл«^Печать) или нажмите комбинацию клавиш <CtrI+P>.
Появится диалоговое окно Print (Печать) (рис. 7.13).
Рис. 7.13. В диалоговом окне Печать можно задать параметры печати документовРис. 7.13. В диалоговом окне Печать можно задать параметры печати документов
Рис. 7.13. В диалоговом окне Печать можно задать параметры печати документов
Рис. 7.13. В диалоговом окне Печать можно задать параметры печати документов
Щелкните в поле Name (имя) и выберите необходимый принтер.
В группе Page range (Страницы) установите переключатель, определяющий^ какие страницы будут выведены на печать, например все или текущая.
Если вы выбрали переключатель Pages (Номера), то сможете избирательно указать, какие номера страниц должны быть напечатаны, например 1,3 или 5-12.
Щелкните в поле Number of copies (Число копий) группы Copies (Копии) и укажите необходимое количество копий.
Щелкните в списке Print (Включить) и укажите, какие страницы необходимо печатать, например Odd pages (Нечетные страницы) или Even pages (Четные страницы).
Щелкните на кнопке ОК.
Когда вы щелкнете на кнопке Print (Печать) (значок в виде принтера) стандартной — панели инструментов, Word немедленно начнет печатать ваш документ, минуя диалоговое окно Print (Печать). Если необходимо напечатать только некоторые страницы или несколько копий, выберите команду Print (Печать) из меню File (Файл) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+P>.
、%m suq.M勾mw哂, КМ。一МО не &У^рЖАЛх ко飞4ПОдс^М^АК p&GKpAUt£HHVpO КО|、%m suq.M勾mw哂, КМ。一МО не &У^рЖАЛх ко飞4ПОдс^М^АК p&GKpAUt£HHVpO КО|
、%m suq.M勾mw哂, КМ。一МО не &У^рЖАЛх ко飞4
ПОдс^М^АК p&GKpAUt£HHVpO КО|
、%m suq.M勾mw哂, КМ。一МО не &У^рЖАЛх ко飞4
ПОдс^М^АК p&GKpAUt£HHVpO КО|
Часть III
Работа с числами в Excel
&?w^^
Ц&И^€Ла ммо зм仅м。
р. Отодвиньте в сторону ваши счеты, калькуляторыгроссбухов. Вам
не потребуется этот антиквариат, еслизагружена про
грамма Microsoft Excel. Вместе с Microsoft Excel вы сможете рассчитать бюджет, проследить за расходом материалов, просчитать ожидаемую убыток) игистограммы ипомощью которых
представите ваши данные.
Рассматривайте Excel как свой персональный калькулятор, с помощью котовы можете выполнять разные расчетные работы, от самых простых, мер планирования семейных расходов, до такихкак прогнозирование
годовой прибыли трастовой компании, в которую вы вложили свой ваучер.
Отслеживая динамикув Excel, вы можете быстро определить
-ции развития и вероятные результаты. Сравните в ячейках электронных таблиц | вашу годовую зарплату и ожидаемые расходы, и вы сможете рассчитать,
ко денег государство экспроприирует у вас в этом году в виде налогов. Или пос вашимив игру "Чтоили задайте вопросы: "В каком
было продано товаров на большуюили "Какой будет сумма
налогов,моя прибыль возрастет на 50% по сравнению с двумя
или "Если в моей компании будут повышены зарплаты, то какие я смогу выдать моим подчиненным в этом году?"
Слоном, если вы решили работать с числами, то именно в данной частивы
информацию, которая вам нужна для эффективной работы с Excel.
Глава 8
Основы электронных таблиц: числа, текст и форматирование
в з庙庇 главе..,
/ Электронные таблицы
/ Ввод данных в рабочий лист
/ Перемещение по рабочему листу
/ Форматирование рабочего листа
/ Вывод рабочего листа на печать
ели такие программы, как Microsoft Word, позволяют манипулировать текстом, то Mi- у crosoft Excel позволяет манипулировать числами. Хотя и Word, и Excel позволяют со
хранять числа в строках и столбцах, Excel также предоставляет возможность выполнять математические операции с числами.
Итак, если вы работаете над отчетом о состоянии дел вашей компании, то можете создать список о том, какую сумму вам удалось потратить за месяц:
январь — 12 миллионов;
февраль — 8 миллионов;
март — 11 миллионов.
Конечно, три числа можно очень легко сложить с помощью обычного калькулятора, однако по мере увеличения количества чисел возрастает и вероятность того, что вы допустите ошибку.
Excel решает настоящую проблему, позволяя вам не только вводить и сохранять числа (как и Word), но и автоматически суммировать их (тем самым заменяя калькулятор). Если все числа будут введены верно, то можете не сомневаться, что Excel с честью выполнит любую математическую операцию.
Самое общее п^дс/навление о/ элеюп(юнных ^Яи&ищах
В прежние времена бухгалтерам приходилось подолгу корпеть над столбцами цифр в толстых зеленых гроссбухах, листы которых были расчерчены на множество строк и столбцов, чтобы представить и организовать информацию в наглядном и удобном табличном виде. В общем электронная таблица является аналогом этих здоровенных зеленых листов бухгалтерских книг. Только строки и столбцы таблицы вы видите не на бумаге, а на экране компьютера.
Многие люди используют слова таблица и рабочий лист как синонимы. Когда речь идет об электронной таблице, подразумевается компьютерная программа или сами данные, сохраненные с помощью такой программы. Под рабочим листом именно данные, введенные в электронную таблицу программы. Вам понятна разница?
Электронная таблица состоит из следующих элементов (рис.
Рабочий лист, разделенный на строки и столбцы. Рабочий лист выполняет роль обычного бумажного листа, на котором можно писать числа и буквы. Каждый рабочий лист состоит из 256 вертикальных столбцов и 16384 горизонтальных строк. Столбцы обозначаются буквами (А, В, С и т.д.), строки последовательно нумеруются (1, 2,3 и т.д.).
Имя Надписи Строка формулИмя Надписи Строка формулЧислаЧислаРис. 8.1. Составные рабочего листа ExcelРис. 8.1. Составные рабочего листа Excel
Имя Надписи Строка формул
Имя Надписи Строка формул
Числа
Числа
Рис. 8.1. Составные рабочего листа Excel
Рис. 8.1. Составные рабочего листа Excel
Ячейки. Ячейка образуется в месте пересечения строки и столбца. Если вы хотите ввести данные в рабочий лист, то должны ввести их в определенную ячейку. Каждая ячейка задается заголовком столбца и следующим за ним номером строки. Например, ячейка, образованная пересечением столбца G и строки 12, называется G12.
Числа. Числа могут представлять собой денежные суммы, размеры или количество,
например 50 309 или 0, 094.
Текстовые строки. Текстовые строки указывают, что означает то или иное число, на тот случай, если вы это забудете. Примерами текстовых строк могут быть подписи типа Май, Западные области или потерянная нами по глупости тетушки.
Формулы. Формула позволяет вам получить результат математических преобразований введенных чисел. Формула может быть очень простой, как, например, суммирование двух чисел, либо очень сложной, как, например, взятие тройного инте1рала от уравнения, которое никому не нужно. (В главе 9 вы найдете подробное описание работы с формулами.)
Хотя электронная таблица и напоминает скучный лист из гроссбуха, но при работе с компьк> тером у вас появляются дополнительные возможности прогнозировать и планировать изменения данных. Вы можете экспериментировать со своими данными, задавая ей вопросы "А что если?”, например: "Что будет, если цены на нефть поднимутся на 10%?” или "Что будет, если я возьму заем на миллион долларов при условии, что объем продаж составит 90% от запланированного?"
В Excel отдельные рабочие листы организуются в рабочие книги. Каждая рабочая книга может содержать несколько тысяч рабочих листов (в данном случае все зависит только от вашего желания, а также от объема оперативной памяти вашего компьютера).
笈勿夕 данных С /габочмй лиан
После того как вы загрузите Excel, перед вами откроется пустой рабочий лист. Сам по себе рабочий лист вам ни к чему, поэтому нужно заполнить данными его ячейки. Существуют три типа данных, которые вы можете ввести в ячейку: числа, текст и формулы.
Числа представляют фактические данные, текст позволяет идентифицировать их, а формулы указывают Excel на то, как именно необходимо вычислять результаты, оперируя с числами, введенными в рабочем листе.
Ввод информации в ячейки
Для того чтобы ввести данные в ячейки, выполните следующее.
Щелкните на ячейке, в которую вы хотите ввести данные.
Excel выделит выбранную вами ячейку черной рамочкой. Такая ячейка называется активной ячейкой. Тем самым Excel говорит вам: "Если вы начнете вводить данные, то они будут помещены в эту ячейк/*.
Для выделения ячейки также можно воспользоваться клавишами со стрелками, хотя мышь чаще всего оказывается быстрее и проще в использовании.
Начните ввод числа (например, 8, 3), текста (например, Мои трофеи) или формулы (например, =A1+F4-G3).
По мере того как вы будете печатать, Excel отобразит введенные данные в активной ячейке и в строке формул (см. рис. 8.1).
Для того чтобы связать введенные данные с активной ячейкой, выполните одно из следующих действий.
Нажмите клавишу<Enter>.
Щелкните на кнопке Enter (Ввод) (кнопка с зеленой галочкой) рядом со строкой формул.
Нажмите одну из клавиш со стрелкой, чтобы перейти к следующей ячейке.
Щелкните мышью на другой ячейке.
Ввод чисел в ячейку
При вводе числа в ячейку можно использовать клавиши, расположенные в верхней части клавиатуры, а также клавиши на числовой клавиатуре, расположенной справа от основной группы клавиш. После ввода чисел вам может понадобиться изменить их внешний вид. Внешний вид чисел в ячейках зависит от форматирования, примененного к ячейкам.
Форматирование носит чисто "косметический" характер и влияет только на внешний вид чисел. До тех пор, пока вы не выберете другой вариант форматирования, Excel применяет к числам такой способ форматирования, как General (Общий).
В Excel числа можно представить с использованием различных форматов, таких как Currency (Денежный), Fraction (Дробный) или Date (Дата). Чтобы изменить форматирование ячейки, выполните следующие действия.
Выделите ячейки с числами, форматирование которых необходимо изменить.
Ничто не мешает вам выделить пустые ячейки и применить к ним необходимое форматирование, которое Excel автоматически применит к числам, введенным в эти ячейки.
Выберите команду Format^Cells (ФорматФЯчейки) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+I>.
Отобразится диалоговое окно Format Cells (Формат ячеек), представленное на рис. 8.2.
Рис. 8.2. Диалоговое окно Формат ячеек позволяет задать различные способы отображения чисел на экране
Выберите необходимый вариант форматирования.
В зависимости от выбранного формата вам может понадобиться задать какие-то дополнительные параметры, такие как число десятичных знаков или отображение отрицательных значений красным цветом или в скобках.
Щелкните на кнопке ОК.
Excel отобразит числа с использованием выбранного вами формата. Если ячейка. которую вы предварительно выделили, пустая, выбранный формат будет применен к числу сразу после его ввода.
©©Если для ячейки указан формат General (Общий), Excel будет отображать числа именно в том виде, в котором они были введены. Для ввода текущего времени воспользуйтесь комбинацией <Ctrl+Shift+:>. Дату можно ввести следующим образом: 4/7/2004 или 4-Мар-2005. Для ввода текущей даты воспользуйтесь комбинацией <Ctrl+;>. Если вы уже изменили формат ячейки с Genera! (Обычный) на любой другой, такой как Time (Время) и Accounting (Финансовый), вы не сможете отобразить в этой ячейке дату до тех пор, пока не укажете формат Date (Дата).
©
©
Ввод текста в ячейку
При вводе текста в ячейку Excel автоматически воспринимает его как данные в текстовом формате. Применение математических операций к текстовым данных невозможно. Текстовые данные очень часто используются в качестве подписей, идентифицирующих содержимое определенной строки или столбца таблицы, таких как Общая сумма, Рост (см) и т. д.
В некоторых ситуациях вам может понадобиться сохранить число в текстовом формате. Как правило, при вводе числа в ячейку Excel предполагает, что в дальнейшем с этим числом необходимо выполнять какие-то математические операции; в зависимости от выбранного форматирования введенное число будет иметь вид 12 или 12 РУб.
Чтобы сохранить число в текстовом формате, выполните следующие действия.
Выделите ячейки с числами, формат которых необходимо изменить на текстовый.
Ничто не мешает вам выделить пустые ячейки и применить к ним необходимое форматирование, которое Excel автоматически применит к введенным в эти ячейки числам.
Выберите команду Format^Cells (ФорматФЯчейки) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+I>.
Отобразится диалоговое окно Format Cells (Формат ячеек) (см. рис. 8.2).
Выберите формат Text (Текстовый) в поле Category (Числовые форматы), после чего щелкните на кнопке ОК.
Excel отобразит числа с использованием выбранного вами формата.
После применения к числам текстового формата их использование при вычислении оказывается невозможным.
Ввод длинных надписей в ячейках
Как правило, при вводе текста Excel отображает этот текст в виде одной строки. Если вам необходимо, чтобы текст в ячейке занимал несколько строк, для перехода к следующей строке воспользуйтесь комбинацией клавиш <Alt+Enter>. Поэтому, если вы введете Мой доход, потом нажмете комбинацию клавиш <Alt+Enter>, а затем введете за 2005 год, то Excel отобразит две строки в ячейке. Слова Мой доход будут расположены в первой строке, а слова за 2005 год — во второй строке той же ячейки.
Если вы решили, что данные не должны отображаться в ячейке до тех пор, пока не будет выполнен п. 3 приведенной ниже инструкции, нажмите клавишу <Esc> или щелкните на кнопке Cancel (Отмена) (в виде красного знака X), расположенной слева от строки формул. Если вы уже ввели данные, нажмите комбинацию клавиш <CtrkZ> или щелкните на кнопке Undo (Отменить).
Еще один способ отображения нескольких строк текста в одной ячейке состоит в активизации функции переноса по словам. Для активизации этой функции выполните следующие действия.
Выделите ячейки, для которых необходимо задать перенос no словам.
Выберите команду Format«=>Cells (Формат=>Ячейки) или нажмите комбинацию клавиш <CtH+I>.
Отобразится диалоговое окно Format Cells (Формат ячеек) (см. рис. 8.2).
Перейдите на вкладку Alignment (Выравнивание).
Отобразится вкладка Alignment (Выравнивание) диалогового окна Format Cells (Формат ячеек) (рис. 8.3).
Рис. 8.3. Вкладка Выравнивание позволяет определить внешний вид текста в ячейкахРис. 8.3. Вкладка Выравнивание позволяет определить внешний вид текста в ячейках
Рис. 8.3. Вкладка Выравнивание позволяет определить внешний вид текста в ячейках
Рис. 8.3. Вкладка Выравнивание позволяет определить внешний вид текста в ячейках
4.4.©©5.5.
4.
4.
©
©
5.
5.
Установите флажок Wrap Text (Переносить по словам) в группе Text control (Отображение).
Выравнивание текста также можно изменить, воспользовавшись раскрывающимися списками Horizontal (По горизонтали) и Vertical (По вертикали) в группе параметров Text alignment (Выравнивание). Если вам необходимо отобразить текст под углом, щелкните в текстовом поле Degrees (Градусов), после чего щелкайте на кнопках со стрелками.
Щелкните на кнопке ОК.
Excel изменит способ отображения текста в выделенной ячейке.
Ввод в ячейку названия месяцев или дней
Excel позволяет вводить названия последовательных месяцев или дней в смежных ячейках (например, Январь, Февраль, Март и т.д.).
Щелкните в ячейке и введите название месяца или дня, например Март (или Map) или Вторник(или В*г).
У нижнего правого края ячейки отобразится маркер заполнения.
Наведите указатель мыши на маркер заполнения, в результате чего он примет
вид черного крестика.
Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель мыши вправо или вниз.
Пока вы будете удерживать нажатой кнопку мыши, Excel будет отображать названия последовательных месяцев или дней в выделенных ячейках (рис. 8.4).
Рис, 8.4. Простой способ заполнения текстом строки или столбца таблицы
Отпустите кнопку мыши.
Excel автоматически введет названия необходимых дней или месяцев во всех выделенных ячейках.
% аление и fteqaic阮ufioganue
勿夕^ш<1Л勿弓SL^eetc
Необходимо отредактировать содержимое ячеек, если вы обнаружите ошибки или ваш творческий порыв заставит вас разместить данные в ином порядке, или вы вдруг захотите удалить какие-нибудьданныес рабочего листа.
Для того чтобы изменить или удалить данные из ячейки, выполните следующее.
С помощью мыши или комбинации клавиш выберите ячейку, содержимое которой вы хотите изменить или удалить.
Нажмите клавишу <F2>, или щелкните на данных в строке巾 ормул, или дважды щелкните на ячейке, которую вы хотите отредактировать.
Нажмите клавишу 〈Backspace〉, если вы хотите удалить символ слева от курсора, или клавишу <Dclete>, чтобы удалить символ справа от курсора.
Введите новые данные.
Чтобы введенные данные появились в ячейке, нажмите клавишу <Enter>, или
щелкните на кнопке Ввод (кнопка с зеленой галочкой) рядом со строкой формул, или щелкните на другой ячейке.
Чтобы удалить данные в одной или нескольких ячейках, выполните следующие действия.
Выделите ячейку или ячейки, содержащие данные, которые вы решили удалить.
Нажмите клавишу <Delete> или выберите команду Edit^Clear^Contents (Правка сЮчиститьс>Содержимое).
При удалении данных из ячейки или ячеек формат последних (такой как Currency (Денежный) или Fraction (Дробный)) остается без изменений.
Ле/гелгеи^ение по ，«历^/л^ “мс阮If
Отдельный рабочий лист может содержать до 256 столбцов и 65536 строк. Естественно, что на экране вашего компьютера поместится только часть рабочего листа, что похоже на рассматривание океана через иллюминатор судна.
Если вы создали большой рабочий лист, вам необходимо прибегнуть к навигации для перемещения по нему. Excel предлагает несколько способов использования мыши и клавиатуры для того, чтобы беспрепятственно перемешаться по всему рабочему листу.
Использование мыши для перемещения по рабочему листу
'Существуют два способа, позволяющих перемещаться по рабочемулисту с помощью мыши:
оризонтальная и вертикальная полосы прокрутки;
колесико мыши.
Если для перемещения по документу вы хотите использовать полосы прокрутки, у вас есть следующий выбор.
Щелкните на кнопках <Т> и 《丄》 или <~» и «- >, чтобы перейти на одну строку вверх или вниз, на один столбец вправо или влево.
Перетащите бегунок на полосе прокрутки.
Щелкните на вертикальной полосе прокрутки выше или ниже бегунка, чтобы пролистать документ вверх или вниз на размер экрана.
Щелкните на горизонтальной полосе прокрутки слева или справа от бегунка, чтобы пролистать документ влево или вправо на размер экрана.
Использование клавиатуры для перемещения по рабочему листу
Для тех, кто боится мыши или предпочитает использовать клавиатуру, ниже предложен альтерна- тивьый способ перемещения по документу с помощью клавиш.
/ Нажмите клавишу <J>, чтобы переместиться вниз на одну строку рабочего листа.
/ Нажмите клавишу <Т>, чтобы переместиться вверх на одну строку рабочего листа.
Нажмите клавишу СТ〉, чтобы переместиться вправо на один столбец рабочего листа. / Нажмите клавишу <2, чтобы переместиться влево на один столбец рабочего листа.
Удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, нажмите клавишу >,<Ъ, <Т> или >, чтобы "перепрыгнуть" вверх, вниз, вправо или влево через все смежные строки или столбцы, заполненные данными.
Нажмите клавишуgDn> (на некоторых компьютерах это клавиша <Pagewn>),
чтобы пролистать документ вниз на размер экрана.
Нажмите <PgUp> (на некоторых компьютерах это клавиша <Page Up>), чтобы пролистать документ вверх на размер экрана.
Удерживая нажатой клавишуtrl>, нажмите клавишуome>, чтобы перейти в
ячейку AI, которая находится в верхнем левом углу любого рабочего листа.
Удерживая нажатой клавишуrl>, нажмите клавишу <End>, чтобы перейти в по
следнюю ячейку рабочего листа.
Последовательно нажимайте клавишуd> и клавиши <t>,<т> илиК
чтобы перейти в верхнюю,жнюю, последнюю или первую ячейку в кущей
,строке или столбце.
Вы можете открыть в Excel рабочий лист и попробовать разные способы перемещения по рабочему листу, чтобы запомнить самые подходящие для вас команды.
Использование команды Перейти
Если нужно перейти в определенную ячейку рабочего листа, команда Go To (Перейти) окажется быстрее и удобнее, чем все остальные приемы использования мыши и клавиатуры.
Чтобы использовать команду Go To (Перейти), выполните следующие действия.
Выберите команду Edit^Go To (Правка1^Перейти) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+G>.
Откроется диалоговое окно Go To (Переход).
Введите ссылку на ячейку (например, А4 или С21), или щелкните на ссылке на ячейку, или щелкните на имени ячейки.
Щелкните на кнопке ОК.
При каждом обращении к команде Go To (Перейти) Excel запоминает введенную последней ссылку на ячейку. Если вы используете именованные ячейки и диапазоны (подробности — в следующем разделе), Excel автоматически отобразит имена ячеек в диалоговом окне Go To (Переход).
Присвоение имен ячейкам и диапазонам
Если вам не нравится ссылаться на стандартные имена ячеек, такие как Е4 или Н31, можете дать собственные названия отдельным ячейкам или целым диапазонам ячеек. Именование частей рабочего листа облегчит перемещение по листу. Например, найти ячейку дохода в бюджете на 2004 год будет гораздо проще, если эта ячейка будет называться доход2 0 04, а не просто Е22.
Чтобы назначить имя ячейке или диапазону ячеек, выполните следующее.
Щелкните на ячейке, которой вы хотите дать название, или выделите мышью диапазон ячеек (удерживая левую кнопку мыши при перемещении указателя по ячейкам, которые вы хотите выделить).
Вокруг выбранной ячейки появится рамочка, указывающая на то, что данная ячейка стала активной. (Если выделен диапазон ячеек, то первая ячейка в нем будет активной.) Имя активной ячейки появится в поле Name (Имя).
Щелкните на поле Name (Имя).
Excel выделит имя ячейки.
Введите имя, которое вы хотите назначить ячейке или диапазону ячеек.
Нажмите клавишу <Enter>.
Назначенное вами имя появится в поле Name (Имя).
Имя должно начинаться с буквы и состоять из одного слова. Так, МойДоход подходит для имениячейки,авотнадписьМойдоходза2004 год нельзяис
пользовать как имя, поскольку в ней есть пробелы.
Переход к ячейке с именем или к диапазону ячеек
После того как вы назначили имя ячейке или диапазону ячеек, вы можете легко перейти к этим ячейкам, используя следующий прием.
Щелкните на кнопке со стрелкой рядом с полем Name (Имя).
Excel отобразит список имен ячеек и диапазонов текущего рабочего листа.
Щелкните на имени ячейки, в которую вы хотите перейти.
Excel выделит ячейку, имя которой вы выбрали.
Удаление имен ячеек и диапазонов
Позже может оказаться, что введенные вами имена ячеек уже не нужны. Для того чтобы удалить имя ячейки, выполните следующее.
Выберите команду Insert *=>Name^> Define (ВставкаФИмяФПрисвоить).
Появится диалоговое окно Define Name (Присвоение имени).
Щелкните на имен% которое вы хотите удалить, затем щелкните на кнопке Delete(Удалить).
Повторите это для всех имен в списке, которые вы хотите удалить.
Щелкните на кнопке ОК.
При удалении имени ячейки содержимое ни одной из ячеек рабочего листа не удаляется.
JloftaJatdauine Haq внеисним ^ticfaxi ^абизго лиана
Строки и столбцы с бесконечными рядами чисел и заголовков выглядят довольно скучно. Поскольку рабочий лист со скучными рядами одинаковых цифр так же сложен для понимания, как налоговая декларация, Excel предлагает вам множество способов форматирования ячеек.
Отформатировав различные части рабочего листа, вы превратите его в столь убедительный документ, что ваш шеф поддержит ваш проект бюджета и у него сложится впечатление о вас как об опытном аналитике.
В Excel вы найдете практически неограниченное число комбинаций параметров форматирования. Вы можете изменять шрифты, типы рамок, форматы чисел и выравнивание для того, чтобы ваш рабочий лист выглядел безупречно.
耍 Форматирование влияет только на внешний вид данных, но не на то, как Excel ис- 囲 пользует их в формулах.
Использование средства Автоформат
Если вы не чувствуете себя специалистом в области дизайна, но хотите сделать свой рабочий лист привлекательным, не затрачивая на это слишком много сил и времени, воспользуйтесь средством AutoFormat (Автоформат). Этот прием позволит вам автоматически отформатировать блок ячеек в соответствии с одним из встроенных стилей форматирования.
Чтобы воспользоваться средством AutoFormat (Автоформат), выполните следующее.
Выделите диапазон ячеек, который вы хотите отформатировать.
Выберите команду Formats AutoFormat (ФорматФАвтоформат), Отобразится диалоговое окно AutoFormat (Автоформат), показанное на рис. 8.5.
Рис. 8.5. Диалоговое окно Автоформат предлагает множество стилей форматирования таблиц
Выберите необходимый формат.
Щелкните на кнопке ОК.
Excel автоматически отформатирует выделенный вами в п. 1 диапазон в соответствии с выбранным стилем.
Если вы хотите отменить ряд параметров форматирования, которые используются gвовстроенныхформатах,щелкнитенакнопкеOptions(Параметры)диалогового
окна AutoFormat (Автоформат) и отключите ненужные параметры. Например, если вы не хотите, чтобы Excel изменяла шрифты в вашей таблице, сбросьте флажок Font (шрифт).
Форматирование ячеек вручную
Для получения большего контроля над внешним видом ячеек вам может понадобиться изменить их форматирование вручную. Чтобы изменить формат одной или нескольких ячеек, выполните следующие действия.
Выделите ячейки или диапазон ячеек, формат которых решили изменить.
Выберите команду Formats Cel Is (Формат^Ячейки) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+I>.
Отобразится диалоговое окно Format Cells (Формат ячеек) (см. рис. 8.2).
Перейдите на одну из следующих вкладок, чтобы воспользоваться ее параметрами.
Number (Число). Параметры этой вкладки определяют способ отображения чисел в ячейках, например вместе со знаком денежной единицы.
Чтобы изменить форматирование чисел, выделите необходимые ячейки, после чего g щелкните на кнопке Currency Style (Денежный формат), Percent Style (Процентный формат), Comma Style (Формат с разделителями), Increase Decimal (Увеличить разрядность) или Decrease Decimal (Уменьшить разрядность) панели инструментов Formatting (Форматирование).
Alignment (Выравнивание). Параметры этой вкладки определяют размещение надписей в ячейках. Именно на этой вкладке, например, активизируется функция переноса по словам.
Font (Шрифт). Параметры этой вкладки позволяют задать шрифт и его размер, а также цвет текста.
Border (Граница). Параметры этой вкладки определяют внешний вид границ вокруг ячеек.
Для того чтобы быстро добавить границы к ячейкам, щелкните на ячейках, а затем g на кнопке Borders (Границы) панели инструментов Formatting (Форматирование).
Patterns (Вид). Параметры этой вкладки определяют цвет фона и узор ячеек.
Protection (Защита). Параметры этой вкладки позволяют предотвратить внесение изменений в ячейки в том случае, если задана соответствующая защита для целого рабочего листа с помощью команды Т oolso Protection^ Protect Sheet (Сервис^ Защита^Защитить лист) (или Protect Workbook (Защитить книгу)).
Внесите необходимые изменения, такие как выбор другого цвета или шрифта, после чего щелкните на кнопке ОК.
©©Excel отобразит ячейки с использованием указанного вами форматирования.
©
©
Если полученный внешний вид ячеек вас по какой-то причине не устроил, отмените внесение изменений, нажав комбинацию клавиш <Ctrl+Z> или щелкнув на кнопке Undo (Отменить).
Удаление форматирования
Если вы решили удалить форматирование для одной или нескольких ячеек, вы можете сделать это в любое время.
Выделите ячейку (или группу ячеек), для которой решили удалить форматирование.
Выберите команду Edit^Clear^Formats (Правка^ОчиститьФФорматы), Excel удалит все форматирование для выделенных ячеек.
Задание ширины столбца
По умолчанию Excel отображает все столбцы одной ширины. Однако очень быстро вы обнаружите, что некоторые данные "обрезаются", не помещаясь в ячейке. Это объясняется тем, что столбцы слишком узкие.
Для решения этой проблемы вы можете просто изменить ширину столбца, сделав его шире или уже. Чтобы быстро изменить ширину столбца, выполните следующее.
Разместите указатель мыши над одной из вертикальных границ заголовка столбца, ширину которого вы хотите изменить.
Например, если вы хотите изменить ширину столбца В, подведите указатель мыши к границе между столбцами В и С.
Удерживая нажатой кнопку мыши, переместите указатель мыши влево или вправо.
Указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки, и Excel отобразит вертикальную пунктирную линию, показывающую приблизительную ширину столбца.
Отпустите кнопку мыши, как только ширина столбца окажется нужного размера.
Если вы дважды щелкнете на границе между столбцами, Excel автоматически изменит ширину столбца слева таким образом, чтобы в нем поместился самый длинный содержащийся в нем элемент.
Если необходимо задать точное значение ширины столбца, выполните следующее.
Щелкните в столбце, ширину которого необходимо изменить.
Выберите команду Format^Column^Width (Фор мат=>СтолбецФ Ш ир ина).
Появится диалоговое окно Column Width (Ширина столбца).
e也*⑥e也*⑥Укажите точное значение ширины столбца (например, 14,5) и щелкните на кнопкеОК.
e也*
⑥
e也*
⑥
Если вам необходимо согласовать ширину столбца с шириной определенной ячейки, щелкните на этой ячейке, после чего выполните команду FormatoColumno AutoFit Selection (Формат^Столбец*^ Автоподбор ширины).
Задание высоты строки
По умолчанию Excel отображает все строки одной высоты. Однако вам может понадобиться сделать одни строки пониже, а другие — повыше.
Чтобы быстро изменить высоту строки, выполните следующее.
Разместите указатель мыши над одной из горизонтальных границ заголовка строки, высоту которой вы хотите изменить.
Указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки.
Удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите указатель мыши вверх или вниз. Excel отобразит горизонтальную штриховую линию, показывающую приблизительную высоту строки.
Отпустите кнопку мыши, как только высота строки окажется нужного размера.
Если необходимо задать точное значение высоты строки, выполните следующее.
Щелкните в столбце, ширину которого необходимо изменить.
Выберите команду Format^Row^Height (Формат^СтрокаФВысота), Появится диалоговое окно Высота строки.г
Укажите точное значение ширины столбца (например, 12,95) и щелкните на кнопке ОК.
Если вы хотите задать высоту ячеек, основываясь на высоте ячейки, содержащей определенные данные, выделите ячейку, после чего выберите команду Formats RowOAutoFit (① орматОСтрокаОАвтоподбор высоты).
Jle^afnb fta^o^ux 4 a^函
После того как вы введете числа, текстовые строки и формулы в рабочий лист, у вас может возникнуть желание вывести рабочий лист на печать, чтобы его никто не увидел на экране монитора. Прежде чем вывести рабочий лист на печать (и, возможно, только зря перевести такие ресурсы, как бумага и чернила), воспользуйтесь средством Print Preview (Предварительный просмотр).
Предварительный просмотр рабочего листа
Средство Print Preview (Предварительный просмотр) программы Excel позволяет увидеть, как будет выглядеть рабочий лист после вывода на печать, прежде чем вы это сделаете. Таким образом, вы проконтролируете. правильно ли установлены поля, корректно ли размещены на странице строки и столбцы.
Чтобы воспользоваться средством Print Preview (Предварительный просмотр), выполните следующее.
Выберите команду File^ Prints Preview (Файл <=> Предварительный просмотр).
Excel отобразит рабочий лист в уменьшенном масштабе, а указатель мыши примет вид увеличительного стекла (рис. 8.6).
Подведите указатель мыши (в виде увеличительного стекла) к документу и щелкните на нем, чтобы отобразить документ в настоящую величину.
Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы закрыть окно предварительного просмотра, или на кнопке Print (Печать), чтобы вывести документ на печать.
Печать рабочих листов
Когда вы решите распечатать рабочий лист, Excel предложит вам много способов сделать это.
Убедитесь, что ваш принтер включен в сеть, правильно подключен к компьютеру, в него вставлена бумага, его не роняли с третьего этажа н так далее и тому подобное.
Выберите одно из следующих действий, для отображения диалогового окна Print (Печать).
Нажмите комбинацию клавиш<Ctrl+P>.
Выберите командуFile^Print (Файл^Печать).
Рис. 8.6. Рабочий лист отображен в режиме предварительного просмотраРис. 8.6. Рабочий лист отображен в режиме предварительного просмотра
Рис. 8.6. Рабочий лист отображен в режиме предварительного просмотра
Рис. 8.6. Рабочий лист отображен в режиме предварительного просмотра
Щелкните в раскрывающемся списке Name (Имя), чтобы указать, какой принтер будет использоваться.
В группе Print Range (Печатать) установите переключатель, определяющий, какие страницы будут выводиться на печать.
Можно установить переключатель АН (Все) или Pages (Страницы), чтобы указать номер страницы или диапазон страниц.
Щелкните в поле Number of copies (Число копий) группы Copies (Копии), чтобы задать необходимое количество копий.
В группе Print What (Вывести на печать) установите необходимый переключатель: выделенный диапазон (будут напечатаны все выделенные ячейки), всю книгу или выделенные листы.
66Щелкните на кнопке ОК.
6
6
Если вы хотите распечатать рабочий лист так, как он есть, воспользуйтесь кнопкой Print (Печать) стандартной панели инструментов. Если же вам нужно указать, какой лист печатать и сколько сделать копий, то откройте диалоговое окно Print (Печать), выбрав команду Fileo Print (Файл ^Печать) или нажав <Ctrl+P>.
Печать части рабочего листа
Возможно, вам понадобится отправить на печать не весь рабочий лист, а только определенные ячейки. Для того чтобы это сделать, вам необходимо нечто, что в Excel называется областью печати.
Выделите ячейки, которые хотите отправить на печать.
Выберите команду File^Print Area^Set Print Area (Файл^Область лечатнО Задать).
Excel заключит выделенный вами диапазон ячеек в пунктирную рамку. Вы можете определить только одну область печати.
После того как вы определите область печати, можете отправить ее на печать точно так же, как вы это делаете при печати целого рабочего листа.
Чтобы удалить область печати, выберите команду Fil6=>Print Area^Clear Print Area (Фа^лО Область печати ^Удалить).
Глава 9
Формулы и функции
В з麻戒 главе r,.
/ Создание собственных формул
/ Редактирование формул
/ Выбор встроенных функций
/ Проверка функций на правильность
ы можете потратить всю ночь, пересчитывая в столбик, суммируя на бумаге или с /< помощью калькулятора цифры в строках и столбцах огромной таблицы, но лучше сделать это с помощью программы Microsoft Excel (хотя бы потому, что вы уже потратили на нее деньги, покупая Microsoft Office 2003). Просто скажите Excel, что вы хотите сосчитать и откуда взять исходные данные, а программа сама в считанные секунды выполнит всю работу за вас и покажет результат.
Помимо простого суммирования, вычитания, деления и умножения, в Excel вы можете выполнять более сложные функции. У вас всегда будут под рукой встроенные статистические, математические и финансовые функции, которые скажут вам, сколько денег вы ежемесячно могли бы получать, если бы вложили все наличные в акции компании "Рога и копыта". Более того, в функциях, помимо чисел, также можно использовать и другие функции.
Создание g<yt«尹
Excel, подобно фантастическому калькулятору, позволяет вычислить любые значения, если вы только знаете, что нужно делать. Чтобы создать формулу, выполните следующее.
Щелкните на ячейке, в которую надо поместить результат вычислений.
Введите знак равенства (=), который предшествует записи формулы.
Например, если вы хотите получить результат умножения содержимого ячейки ВЗ на содержимое ячейки СЗ, введите =вз*сз.
Вместо того чтобы указывать ссылку на ячейку, например СЗ, щелкните на ячейке, содержащей нужные данные.
Нажмите клавишу <Enter>.
Excel покажет результат вычисления. Если в веденной формуле есть ошибки (например, вы пытаетесь просуммировать числовые и текстовые данные), Excel отобразит сообщение об ошибке, после чего вам следует внести исправления.
©©:國 Ф^л QMBF4 Емд Вст^з Формат Сервис Д**ое £»е 9т)а»са' .. Вм»^евтрое:國 Ф^л QMBF4 Емд Вст^з Формат Сервис Д**ое £»е 9т)а»са' .. Вм»^евтрое
©
©
:國 Ф^л QMBF4 Емд Вст^з Формат Сервис Д**ое £»е 9т)а»са' .. Вм»^евтрое
:國 Ф^л QMBF4 Емд Вст^з Формат Сервис Д**ое £»е 9т)а»са' .. Вм»^евтрое
Если в формуле используются числа, сохраненные в других ячейках, эти ячейки должны быть расположены над и слева от ячейки, в которой содержится формула. Например, ерли формула содержится в ячейке D4, в ней можно использовать только те данные, которые содержатся в следующих ячейках: A11 В1, С1, D1, А2, В2, С2, D2, A3, ВЗ, СЗ, D3, А4, В4 и С4 (рис. 9.1).
尸g 9. /. В затененной области содержатся только те ячейки, содержимое которых можно использовать в формулах
Чтобы вы могли оценить преимущества вычислений в Excel с помощью формул, в табл. 9.1 показаны математические действия, которые можно выполнить в формулах. В столбце примера табл. 9.1 цифры представляют содержимое некоторых ячеек. Так, в строке, иллюстрирующей сложение, пример формулы мог бы выглядеть так: =ВЗ +G12, где ячейка ВЗ содержит значение 5, а ячейка G12 — 3,4.
Таблица 91 Математические действия, используемые в формулах
Оператор
Назначение
Пример
Результат
Сложение
=5+3,4
8.4
-
Вычитание
=54,2-2,1
52,1
Умножение
=1?4
4,8
/
Деление
=25/5
5
%
Вычисление процента
=42%
0,42
•
Возведение в степень
=4Л3
64
二
Равно
=6=7
ЛОЖЬ
Окончание табл. 9.1
Оператор
Назначение
Пример
Результат
>
Больше чем
=7>2
ИСТИНА
<
Меньше чем
=9<8
ЛОЖЬ
>
Больше или равно
=45>=3
ИСТИНА
-.
Меньше или равно
=40<=2
ЛОЖЬ
О
Не равно
=507
ИСТИНА
&
Объединение текста
иКотн & "Еесемот"
"Кот Бегемот"
При создании формул вы можете или вводить в формулы числа (например, 56,43+89/2), или использовать такие загадочные вещи, как ссылки (например, B5+N12). Вся мощь Excel как раз и заключается в возможности работы со ссылками; вводить числа в формулы вам придется крайне редко.
Ссылки позволяют использовать содержимое ячеек при проведении расчетов. Таким образом, вы сможете создавать формулы, результаты вычисления по которым будут использоваться в других формулах.
Что такое ссылки
В повседневной жизни вы делаете ссылки на первоисточники, которые могут подтвердить правдивость и правильность ваших слов или действий. В мире Excel ссылки указывают на ячейки, в которых записаны значения, используемые в формулах.
Использование ссылок на отдельные ячейки
В Excel существуют два способа указания ячеек.
/ Использование заголовков столбцов и строк, например A4 или С7.
/ Использование назначенных вами имен строк и столбцов, например Фев или Продажа.
Предположим, что в ячейках В5 и В6 содержатся такие же значения, как на рис. 9.2, а в ячейке В7 — формула =В5+Вб
При использовании ссылок на ячеки последние могут содержать или данные (например, числа), или формулы (по которым вычисляются результаты, основанные на данных, содержащихся в других ячейках).
В этой формуле используются ссылки на ячейки В5 и В6, которые говорят Excel: "Найди значение, сохраненное в ячейке В5, и прибавь к нему значение из ячейки В6Т
Использование ссылок на ячейки в формулах
Ввести в формулу ссылки на ячейки вы можете следующим образом.
Щелкните в ячейке, в которой должен появиться результат вычислений.
Введите знак равенства.
Рис. 9.2. Использование ссылок на ячейки для вычисления результата
Используйте один из следующих методов.
Введите ссылку на ячейку (например, В4).
Щелкните в ячейке, содержащей значение, которое вы хотите использовать в формуле (например, на ячейке В4).
Введите математический оператор, например знак "плюс".
Повторите лп. 3 и 4 необходимое число раз, чтобы создать требуемую формулу.
Нажмите клавишу <Enter>.
Теперь, если вы измените число в ячейке, на которую делается ссылка в формуле, то Excel автоматически изменит результат.
Поскольку чаще всего приходится суммировать значения в таблицах, в Excel используется специальная функция AutoSum (Автосумма), с помощью которой можно быстро найти сумму чисел, записанных в смежных ячейках столбцов или строк.
号Функция AutoSum (Автосумма) суммирует только те значения, которые находятся
МП ]в той же строкили столбце. Как только эта функция встречаепустую ячейку, она предполагает, что в последующих ячейках данные также отсутствуют.
Чтобы воспользоваться функцией AutoSum (Автосумма), выполните следующее.
Выделите группу ячеек, содержащих значения, которые нужно просуммировать.
Щелкните на кнопке со стрелкой справа от кнопки AutoSum (Автосумма) стандартной панели инструментов (рис. 9.3).
МаркерыМаркерыАвтосуммаАвтосумма:里)=СЮ X、丁… «СЪ^ Сфвс -длмл Qw Оржм； ■，Ввгагтг е<<:里)=СЮ X、丁… «СЪ^ Сфвс -длмл Qw Оржм； ■，Ввгагтг е<<вв电哪便班更电哪便班更тан ивтан ив$г-*иформа$г-*иформаобслуживаниеобслуживаниеjj|...)|...)>RM ->RM -быстрого суммирования чиселбыстрого суммирования чиселиспользуйте функциюиспользуйте функциюМартV310,24р. 2478,36р.4• 25574,23р. 6 409,12р.6МартV310,24р. 2478,36р.4• 25574,23р. 6 409,12р.6
Маркеры
Маркеры
Автосумма
Автосумма
:里)=СЮ X、丁… «СЪ^ Сфвс -длмл Qw Оржм； ■，Ввгагтг е<<
:里)=СЮ X、丁… «СЪ^ Сфвс -длмл Qw Оржм； ■，Ввгагтг е<<
в
в
电哪便班更
电哪便班更
тан ив
тан ив
$г-*иформа
$г-*иформа
обслуживание
обслуживание
j
j
|...)
|...)
>RM -
>RM -
быстрого суммирования чисел
быстрого суммирования чисел
используйте функцию
используйте функцию
Март
V310,24р. 2478,36р.
4• 2
5574,23р. 6 409,12р.
6
Март
V310,24р. 2478,36р.
4• 2
5574,23р. 6 409,12р.
6
Excel выделит ячейки, которые содержат числа, а также введет знак равенства, название функции и диапазон ячеек, как показано ниже.
(ВЗ:В6)
Приведенная выше формула указывает Excel на необходимость сложить значения, которые содержатся в ячейках
Подведите указатель мыши к угловому маркеру, нажмите кнопку мыши, после чего перетащите указатель мыши, чтобы выделить все необходимые ячейки.
По мере выделения новых ячеек Excel будет автоматически обновлять формулу.
Нажмите клавишу
отобразит результат сложения чисел во всех ячейках, которые вы выделили при выполнении п. 3.
Магические скобки
Простая формула обычно состоит из двух ссылок и оператора между ними, например Но вам,потребуются более сложные формулы, содержащие три и больше
ссылок. Чтобы правильно выполнить вычисления со многимивам нужно исполь
зовать скобки.
Например, вам нужно просуммировать значения в ячейках D3-D5, а затем умножить результат на значение ячейки D6. Вы можете воспользоваться следующей формулой: =D3+D4+D5*D6
Но вы получите неправильный результат, поскольку Excel прочтет эту формулу следующим образом: "Вначале перемножить значения ячеек D5 и D6, а затем прибавить значения из ячеек D3 и D4”. Эго вызвано тем, что в Excel задан алгоритм первоочередного поиска и выполнения определенных операторов (в том числе оператора умножения *) с последующим выполнением остальных операторов формулы слева направо.
Предположим, у вас в указанных ячейках сохранены следующие данные:
D345 000 р.
D4199 000 р.
D515 000 р.
D67,75%
Формула =D3+D4+D5*D6 возвратит 245 165,5р.,но вы ожидали другого результата.
Ведь вам нужно вначале просуммировать значения ячеек D3-D5, а затем полученное число умножить на значение ячейки D6. Чтобы указать Excel 2002 правильный порядок вычисления, используйте скобки:
=(D3+D4+D5)*D6
Скобки скажут Excel: "Глупая! Вначале просуммируй цифры в ячейках D3-D5 и лишь потом умножай все это на значение ячейки D6”. Excel использует те же значения в ячейках, что и в предыдущем примере, но теперь после ввода скобок в формулу возвратит результат 20 072 , 5р.> что и является искомым значением.
Если ваши познания в высшей математике ограничены, то запомните хотя бы следующее: всегда заключайте в скобки в формулах любые последовательности действий над рядом ячеек, чтобы Excel могла понять, что весь этот ряд ссылок составляет одно целое.
Ссылки на несколько ячеек
Иногда вам может потребоваться ссылка на две или несколько ячеек. Группа ячеек называется диапазоном ячеек. Существуют два типа диапазонов ячеек.
1
/ Смежные диапазоны, такие как D3+D4+D5.
./ Несмежные диапазоны (ячейки, которые не соприкасаются), например D3+T44+Z89.
Определение смежного диапазона
Смежный диапазон — это не что иное, как блок соседних ячеек, образующих сплошной массив. Смежный диапазон в формулах определяется с помощью двоеточия. Так, запись D2:E5 определяет блок ячеек D2, D3, D4, D5, Е2, ЕЗ, Е4 и Е5.
При определении диапазонов ячеек можно указывать ячейки, образующие два или несколько столбцов (строк). Например, если вы введете D2 :Е5, Excel воспримет это как диапазон, включающий ячейки D2, D3, D4, D5, С2, СЗ, С4 и С5.
Смежные диапазоны часто используются во встроенных фут^иях Excel; например, функция =СУММ (D2 : D6) вычисляет сумму значений всех ячеек с D2 по D6. Функции являются ярлыками для математических формул, с которыми Excel уже знакома. Чтобы воспользоваться одним из таких ярлыков, вам необходимо только выбрать нужною функцию, а не вводить целиком сложную формулу. Смежные диапазоны также можно использовать в таких встроенных функциях: AVERAGE (СРЗНАЧ), МАХ (МАКС), MIN (МИН) и COUNT (СЧЕТ). Более подробно с функциями вы познакомитесь ниже, в разделе "Выбор встроенных функций".
Предположим, вы используете формулу
=(D3+D4+D5)*D6
Поскольку ячейки D3, D4 и D5 образуют сплошной ряд, стоит упростить формулу:
=CYMM(D3：D5)*D6
Запись D3:D5 говорит Excel: "Эй, голубушка! Вначале просуммируй все значения в ячейках, начиная с D3 по D5, а потом умножь полученный результат на значение ячейки D6”・
Для того чтобы определить смежный диапазон ячеек, выполните следующее.
Щелкните в ячейке, в которой должен появиться результат вычислений.
Введите знак равенства.
Впишите встроенную функцию, которую вы хотите применить для обработки значений ячеек, составляющих смежный диапазон» например функцию SUM (СУММ) или AVERAGE (СРЗНАЧ), а затем введите левую открывающую скобку.
Щелкните на ячейке, начинающей смежный диапазон (например, на D3).
Удерживая нажатой кнопку мыши, протащите указатель мыши и выделите весь ряд ячеек, который вы хотите использовать в формуле.
Excel пометит выбранный диапазон ячеек пунктирной линией (рис. 9.4).
Рис. 9.4 Выделение смежного диапазона ячеек
Отпустите кнопку мыши и введите правую закрывающую скобку.
Если необходимо, допишите остальную часть формулы и нажмите клавишу <Enter>.
Определение несмежного диапазона
Если вы хотите использовать в формуле ряд значений, которые хранятся в не ц)аничаших ячейках рабочего листа, вам нужно создать несмежный диапазон. Для примера посмотрите на следующую формулу:
=CyMM(D3;G5;X7)
Эта формула говорит Excel: "Возьми значение из ячейки D3, прибавь к нему значение из ячейки G5 и еще прибавь значение из ячейки XT'.
Чтобы определить несмежный диапазон, выполните следующее.
Щелкните в ячейке, в которой должен появиться результат вычислений.
Введите знак равенства.
Впишите встроенную функцию, которую вы хотите применить для обработки значений ячеек, составляющих смежный диапазон, например функцию SUM (СУММ) или AVERAGE (СРЗНАЧ), и затем введите левую скобку.
Щелкните на первой ячейке несмежного диапазона (например^ на D3) или впишите ссылку на ячейку D3.
Введите точку с запятой.
Щелкните на следующей ячейке диапазона (например, на D7) или впишите ссылку на ячейку D7.
Повторите пп. 5, 6 необходимое число раз.
Введите правую скобку и, дописав формулу, нажмите клавишу <Enter>.
Копирование формул
Точно так же как обучение в средней школе значительно упрощается, если вы переписываете (копируете) чужие домашние работы, так и создание формул в Excel упрощается, если вы будете копировать существующие формулы. Excel автоматически изменяет в формулах ссылки на ячейки для каждого столбца или строки чисел.
Например, если вам нужно сложить первые пять чисел в строках А, В и С, формула в ячейке А6 будет иметь следующий вид:
=СУММ(А1;А5)
После того как вы скопируете эту формулу в ячейки Вб и Сб, Excel автоматически внесет в нее соответствующие изменения. В ячейке Вб формула будет выглядеть так: =СУММ(В1;В5)
а в ячейке Сб так:
=СУММ(С1;С5)
Копирование существующей формулы особенно полезно, если в рабочем листе присутствуют строки и столбцы, в которых используются данные одного типа, например пять столбцов чисел, сумма которых отображается ниже (рис. 9.5).
Чтобы скопировать формулу и вставить ее в другие строки или столбцы для дальнейшего использования, выполните следующее.
Введите формулу, которую необходимо скопировать.
Выделите ячейку, содержащую формулу, которую необходимо скопировать.
Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+C> или щелкните на кнопке Сору (Копировать) стандартной панели инструментов.
Excel отобразит штриховую линию вокруг ячейки, выделенной вами при выполнении п. 2.
Выделите ячейку или диапазон, в которые вы хотите вставить формулу.
Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+V> или щелкните на кнопке Paste (Вставить) стандартной панели инструментов.
Excel отобразит результаты вычисления по формуле для выбранной ячейки или диапазона ячеек.
Кнопка Вставить
Кнопка КопироватьКнопка КопироватьВведите вопросВведите вопрос2020ii'"5 4 6 5.09р.17 ЗЮ.24Р 2 478.36р'"5 4 6 5.09р.17 ЗЮ.24Р 2 478.36р6 409.12Р6 409.12Р4 315.22Р4 315.22Рсс||ЯнварьФевраль МартЯнварьФевраль Март旦且Y则中9pМ@一26 Медицинское обслуживание _ 旦且Y则中9pМ@一26 Медицинское обслуживание _ Проживание^4j ПитаниеПроживание^4j Питание二不『话卜鼻空口在至@尊亘歹H ТГотово'二不『话卜鼻空口在至@尊亘歹H ТГотово'.4 397,17р.)6 319.91Р ;2 674.01р 5 967,00р.; 4 574.23р 6 409,12р '.4 397,17р.)6 319.91Р ;2 674.01р 5 967,00р.; 4 574.23р 6 409,12р 'Рис. 9.5. Копирование и вставка формул облегчает вычисленияРис. 9.5. Копирование и вставка формул облегчает вычисленияРасходы на пребывание в Райском Уголке _, .-Расходы на пребывание в Райском Уголке _, .-6 012.35Р? 1 21gxl 口21 84L61P.l7"6 012.35Р? 1 21gxl 口21 84L61P.l7"
Кнопка Копировать
Кнопка Копировать
Введите вопрос
Введите вопрос
20
20
i
i
'"5 4 6 5.09р.17 ЗЮ.24Р 2 478.36р
'"5 4 6 5.09р.17 ЗЮ.24Р 2 478.36р
6 409.12Р
6 409.12Р
4 315.22Р
4 315.22Р
с
с
|
|
ЯнварьФевраль Март
ЯнварьФевраль Март
旦且Y则中9pМ@一
26 Медицинское обслуживание _
旦且Y则中9pМ@一
26 Медицинское обслуживание _
Проживание
^4j Питание
Проживание
^4j Питание
二不『话卜鼻空口在至@尊亘歹H Т
Готово'
二不『话卜鼻空口在至@尊亘歹H Т
Готово'
.4 397,17р.)6 319.91Р ;2 674.01р 5 967,00р.; 4 574.23р 6 409,12р '
.4 397,17р.)6 319.91Р ;2 674.01р 5 967,00р.; 4 574.23р 6 409,12р '
Рис. 9.5. Копирование и вставка формул облегчает вычисления
Рис. 9.5. Копирование и вставка формул облегчает вычисления
Расходы на пребывание в Райском Уголке _, .-
Расходы на пребывание в Райском Уголке _, .-
6 012.35Р? 1 21gxl 口
21 84L61P.l7"
6 012.35Р? 1 21gxl 口
21 84L61P.l7"
⑥⑥Чтобы быстро скопировать формулу, щелкните на ней. В нижнем правому углу ячейки отобразится небольшой черный квадрат. Наведите на него указатель мыши, который при этом должен принять вид крестика, а затем перемешайте указатель мыши для выделения смежных ячеек. Excel скопирует формулу во все эти ячейки.
⑥
⑥
窕qcuaHukoOcutue中0枚硏人
После того как вы вписали формулу в ячейку, всегда можно возвратиться к ней и внести изменения. Это особенно важно в том случае, если вы обнаружите ошибки в формуле (например, забыли поставить скобки).
Просмотр формул
Прежде чем редактировать формулу, вам нужно найти ее. Ячейки с формулами выглядят точно так же, как ячейки с обычными цифрами (ячейка с формулой обычно показывает не саму формулу, а результат ее вычисления), поэтому у вас могут возникнуть затруднения в определении, где у вас ячейки с ранее введенными числами, а где — ячейки с формулами.
Чтобы показать формулы в ячейках, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+s>. Этот странный значок означает клавишу, которую нужно нажать, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>. На этой клавише также изображен символ тильда (~). На одних клавиатурах эта клавиша расположена слева от клавиши <1>, на других — внизу, рядом с клавишей пробела.
©©Если вы не знаете, где расположена клавишапосмотрите слева от клавиши
©
©
<1> в верхней части клавиатуры. Однако на некоторых клавиатурах клавиша расположена рядом с клавишей
Строка формулСтрока формулКнопка ОтменитьКнопка Отменить9.6. Отображение формул в рабочем листе9.6. Отображение формул в рабочем листеПосле нажатия комбинации клавиш Excel покажет все ваши формулы в ячейках рабочего листа (рис. 9.6). При повторном нажатии Excel вновь спрячет формулы.
Строка формул
Строка формул
Кнопка Отменить
Кнопка Отменить
9.6. Отображение формул в рабочем листе
9.6. Отображение формул в рабочем листе
Удаление формулы
Проще всего редактировать формулу так: стереть старую формулу полностью и создать на ее месте Если вас озарила новая идея и вы хотите удалить старую а на ее место вписать новую, выполните
Щелкните в ячейке со старой формулой, которую вы хотите удалить.
Нажмите кнопку <Delete> или
Excel удалит формулу из ячейки.
⑥⑥Этот метод подходит для удаления любого содержимого ячейки. Если вы удалили что-то по ошибке, немедленно нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z> или ните на кнопке Undo (Отменить).
⑥
⑥
Изменение формул
Если вы хотите отредактировать формулу, например ввести скобки или добавить новые ссылки на ячейки, используйте для этого поле Строка формул (см. рис. 9.6). Каждый раз, когда активной становится ячейка, содержащая формулу, в строке формул отображается формулу которую вы можете редактировать.
Чтобы изменить формулу, выполните следующее.
Щелкните в ячейке, содержащей формулу, которую вы хотите изменить.
Excel покажет формулу в строке формул (см. рис. 9.6).
Щелкните в строке формул, чтобы в ней появился курсор.
Excel выделит все ячейки, данные из которых используются в формуле.
Измените формулу по вашему усмотрению.
Используйте клавиши <Backspace> и <DeIete> для удаления частей формул, а клавиши <-» и <~> — для перемещения курсора; внесите ваши изменения.
Нажмите клавишу <Enter>-
Excel рассчитает новый результат с учетом введенных вами изменений в формуле.
Чтобы быстро внести изменения в формулу, дважды щелкните в нужной ячейке и g введите или отредактируйте формулу в этой ячейке.
Bbt&fi вап^оенных фцнла^ий
А сейчас быстро напишите формулу расчета амортизации имущества за указанный период с использованием метода постоянного учета амортизации. Если вы совершенно не поняли, о чем идет речь, то вы не одиноки. Но даже если вы поняли смысл вышесказанного, вы все равно можете не знать, как быстро написать формулу для выполнения этого задания.
Вместо того чтобы отягощать свои мозги составлением громоздкой и сложной формулы, воспользуйтесь списком формул, встроенных в Excel, которые называются функциями.
Главное отличие функции от формулы состоит в том, что функция спрашивает у вас, из каких ячеек использовать данные для выполнения операции, в то время как при составлении формул вы последовательно выбираете ссылки на ячейки и указываете Excel, надо ли значения из этих ячеек сложить, отнять, умножить или разделить. Для простых вычислений можно использовать свои собственные формулы, но для выполнения сложных расчетов вам не обойтись без встроенных функций Excel.
Возможно, вас это удивит, но функции можно использовать не только отдельно, но и в составе формул. Например, следующая формула содержит функцию СУММ и оператор умножения:
=CYMM(D4:D5)*D7
Для того чтобы облегчить вам поиск нужной функции, в Excel есть средство Paste Function (Вставка функции), которое проведет вас шаг за шагом по всем этапам выбора функций и ввода ссылок на ячейки. Успокойтесь, вам не придется все это делать вручную.
Чтобы воспользоваться средством Paste Function (Вставка функции), выполните следующее.
Щелкните вв которую вы хотите вставить функцию.
Щелкните на кнопке со стрелкой, расположенной справа от кнопки
и выберите команду More Functions (Другие функции) или Insert=>Function (ВставкаФФункция).
Отобразится диалоговое окно Insert Function (Мастер функций), показанное на рис.9.7.
孑―孑―
孑―
孑―
Диалоговое окно Мастер функций
В списке Or select a category (Категория) выберите категорию, которая содержит требуемуюFinancial (Финансовые), Statistical (Статисти
ческие) и т.д.
В списке Select a function (Выберите функцию) выберите нужную вам функцию.
Каждый раз, когда вы будете выбирать ту или иную функцию, Excel будет выводить краткое описание этой функции внизу диалогового окна.
Щелкните на кнопке ОК.
Откроется следующее диалоговое окно, в котором вас попросятссылки на
ячейки с исходными данными (рис. 9.8).
В заыгсимостм от юго. какую функцию вы выбрали при выполнении п. 4, внешний вид окна может отличаться от приведенного на рисунке.
Выделите с помощью мыши ячейки, данные из которых вы хотите использовать (например, ячейку ЕЗ в качестве аргумента).
Если щелкнуть на кнопке свертывания окна, окно уменьшится таким образом, чтобы вы могли видеть рабочий лист. Однако вам может понадобиться и переместить диалоговое окно в другое место.
Рис. 9.8. Диалоговое окно, в котором вам нужно указать ссылки на ячейки с исходными даннымиРис. 9.8. Диалоговое окно, в котором вам нужно указать ссылки на ячейки с исходными данными
Рис. 9.8. Диалоговое окно, в котором вам нужно указать ссылки на ячейки с исходными данными
Рис. 9.8. Диалоговое окно, в котором вам нужно указать ссылки на ячейки с исходными данными
1. Щелкните на кнопке ОК.
©©Excel вычислит результат, используя заданные функцию и данные.
©
©
Хотя Excel содержит несколько сотен встроенных функций, большинство из них никогда в жизни вам не пригодятся. В табл. 9.2 представлен небольшой список функций, которые используются чаще всего и наверняка вам потребуются.
Таблица 9.2. Функции Excel, используемые чаще всего
Название функции
Назначение
СРЗНАЧ
Вычисляет среднее значение чисел из двух или нескольких ячеек
СЧЕТ
Подсчитывает число ячеек, содержащих только цифры
МАКС
Определяет максимальное значение из двух или нескольких ячеек
МИН
Определяет минимальное значение из двух или нескольких ячеек
ОКРУГЛ
Округляет число до указанного количества десятичных разрядов
КОРЕНЬ
Вычисляет квадратный корень числа
СУММ
Суммирует значения двух или нескольких ячеек
J^to^^uca 夕必《4〃N на晔авильпос阮ь
Компьютеры не безупречны (хотя и допускают намного меньше ошибок, чем работающие перед ними люди). Таким образом, даже если Excel выполняет вычисления вроде бы верно, вам может понадобиться проверить результаты вычислений. К наиболее распространенным ошибкам, с которыми вы можете столкнуться, относятся следующие.
»
，Пропущенныеданные. Формула не использует все данные, необходимые для вычисления правильного результата.
I / Неверные данные. Формула получает данные не из той ячейки.
I / Неверный результат. Формула неверно получает результат.
Каким же образом вы можете выявить ошибки в рабочих листах? Можно вручную проверить каждую формулу и еще раз ввести все числа, чтобы получить правильный результат. Однако в рабочих листах могут содержаться буквально десятки формул (которые могут еще и быть связаны друг с другом), поэтому проверка вручную имеет смысл только в том случае, если у вас есть пару лет в запасе. Excel содержит специальные средства проверки формул, которые позволяют решать следующие задачи.
；/ Проверка того, что формулы получают данные из нужных ячеек.
I， Проверка того, как поведет себя формула в случае изменения ссылки на ячейку
Откуда формула получает данные
Даже самая совершенная формула не поможет вам, если она вычисляет результат, получая данные из неверных ячеек.
Любая ячейка, которая содержит данные, используемые в формуле, называется
влияющей.
Для проверки формулы выполните следующие действия.
Щелкните в ячейке, содержащей формулу, которую необходимо проверить.
Выберите команду Toolsc>Formula Audit!ng^Trace Precedents (Сервис^ Зависимости формул^ Влияющие ячейки).
Excel отобразит линию, указывающую на все ячейки, данные из которых используются в формуле (рис. 9.9).
Выберите команду Tool s^ Formula Auditing =>Remove All Arrows (Сервис^Зависимости формул «^Убрать все стрелки), чтобы убрать все стрелки.
Определение формул, на которые влияют ячейки
Иногда вам может понадобиться определить, каким образом на формулу влияет определенная ячейка. Несмотря на то что вы можете просто ввести новое значение и посмотреть на результат, намного проще снова обратиться к меню Formula Auditing (Зависимости формул).
Любая формула, получающая данные из ячейки, называется зависимой.
Рис. 9.9. Влияющие ячейки содержат данные, которые используются в формуле
Чтобы выявить зависимые формулы, выполните следующие действия.
Щелкните в ячейке, влияние которой на все формулы вы хотите определить.
Выберите команду Tools^Formula Auditing<=>Trace Dependents (Сервис^ Зависимости формул ^Зависимые ячейки).
Excel отобразит линию, указывающую на все ячейки, содержащие формулы, в которых используются данные из выделенной ячейки (рис. 9.10).
Выберите команду Tools^Formula Auditing^Remove All Arrows (Сервис^ Зависимости формул^Убрать все стрелки), чтобыубрать все стрелки.
Рис. 9JO. Зависимые ячейки содержат формулы, в которых используются данные из выделенной ячейки
Глава 10
Представление чисел в виде диаграмм
В з庇庇 иа^е..,
/ Из чего состоит диаграмма
/ Использование мастера
/ Изменение диаграммы
дин хороший рисунок заменяет тысячу слов, и если ваш рисунок наполнен смыслом, ,/ то единственное чувство, которое он может вызвать, — это чувство восхищения.
Помимо того, что Excel поможет вам создать громадную таблицу из множества строк и столбцов, которую, правда, никто не сможет ни понять, ни прочесть, эта же программа поможет вам преобразовать массу чисел в аккуратный и стройный график или диаграмму, которые наглядно покажут основные тенденции, количественные соотношения по интересующему вопросу. Ваша аудитория по достоинству оценит то время, которое вы потратили на создание графиков и диаграмм в Excel.
сос血а^шле 必勿"/%(8^“f
Excel может создать восхитительную (или ужасную) диаграмму, в которой будет графически представлена вся информация, хранящаяся на рабочем листе. Чтобы добиться максимальной гибкости, в Excel припасен обширный набор способов графического представления данных, который ошеломит вас.
Но не падайте духом; после того как вы ввели данные в рабочий лист, все, что вам нужно для создания диаграммы, — это указать Excel, где взять исходные данные, какой тип диаграммы вы хотите использовать и где ее следует разместить. Чтобы научиться строить диаграммы, вам не потребуется большой словарь специальных терминов. Все, что нужно запомнить, — это нескольких понятий, которые вызовут у вас смушение только на самых первых шагах.
Для большинства диаграмм необходимо указать по крайней мере один диапазон данных. Диапазон данных — это не что иное, как последовательность чисел, на которых строится диаграмма. Например, в качестве одного ряда данных могут использоваться доходы от продажи за январь, февраль и март, а другой ряд данных — это стоимость вашего товара в соответствующие месяцы.
Диаграммы также содержат оси X и Y. Ось X— это горизонтальная ось диаграммы, направленная слева направо, а ось Y— вертикальная ось, направленная снизу вверх,
Чтобы помочь разобраться в смысле представленных данных, график может включать название диаграммы (например, Диаграмма наших потерь за 200S г.) и легенду. Легендой называется описание назначения отдельных элементов диаграммы (рис. 10.1).
Чаще всего используются следующие типы диаграмм (рис. 10.2).
График. Данные располагаются во временной последовательности, чтобы определить тенденции развития, например, возрастал ли (или падал) объем продаж отдельных товаров за последних пять лет. График содержит одну или несколько линий,
каждая из которых представляет свой элемент, будь то булочки для хот-догов или коробки передач марсианского вездехода.
/ Диаграмма с областями. Идентична графику, только зоны ниже линий графика раскрашиваются в разные цвета, чтобы подчеркнуть различия в разных рядах данных. Если у вас на графике больше четырех линий, то при использовании данного типа диаграмма будет выглядеть слишком пестрой и сложной для понимания.
Рядыданных ОсьУРядыданных ОсьУ；曳]файл；曳]файлЭз» &•Эз» &•Название диаграммыНазвание диаграммыБс^дагэ «cptjjT Сервис ,1d<p»<*Бс^дагэ «cptjjT Сервис ,1d<p»<*Q»oo Спрям AdoijePCFQ»oo Спрям AdoijePCFОсьХОсьХЕосйкте иогросMlЕосйкте иогросMl• - в X• - в XВ Медицинские методыВ Медицинские методы• Психологическое возА© 淞 твме• Психологическое возА© 淞 твме□Хирургическое емешятельство□Хирургическое емешятельство□ Генетические эксперименты□ Генетические экспериментыГГ,Январь Февраль,Январь ФевральАпрель,Апрель,Первая noj ювима годаПервая noj ювима годаРяда данныхРяда данныхЛегендаЛегендаРис. 10.1. Составные части обычной диаграммы ExcelРис. 10.1. Составные части обычной диаграммы Excel&7・суг&7・суг«ЭбпАстьдивгре«ЭбпАстьдивгреВВССЕЕFFААDD«cbzs4#E0ЕЬ«7х§м va?s«cbzs4#E0ЕЬ«7х§м va?s30000250002000015000100005000о30000250002000015000100005000оечение с помощью различныхспособовечение с помощью различныхспособов
Рядыданных ОсьУ
Рядыданных ОсьУ
；曳]файл
；曳]файл
Эз» &•
Эз» &•
Название диаграммы
Название диаграммы
Бс^дагэ «cptjjT Сервис ,1d<p»<*
Бс^дагэ «cptjjT Сервис ,1d<p»<*
Q»oo Спрям AdoijePCF
Q»oo Спрям AdoijePCF
ОсьХ
ОсьХ
Еосйкте иогрос
Ml
Еосйкте иогрос
Ml
• - в X
• - в X
В Медицинские методы
В Медицинские методы
• Психологическое возА© 淞 твме
• Психологическое возА© 淞 твме
□Хирургическое емешятельство
□Хирургическое емешятельство
□ Генетические эксперименты
□ Генетические эксперименты
Г
Г
,Январь Февраль
,Январь Февраль
Апрель,
Апрель,
Первая noj ювима года
Первая noj ювима года
Ряда данных
Ряда данных
Легенда
Легенда
Рис. 10.1. Составные части обычной диаграммы Excel
Рис. 10.1. Составные части обычной диаграммы Excel
&7・суг
&7・суг
«ЭбпАстьдивгре
«ЭбпАстьдивгре
В
В
С
С
Е
Е
F
F
А
А
D
D
«cbzs4#E0ЕЬ«7х§м va?s
«cbzs4#E0ЕЬ«7х§м va?s
30000
25000
20000
15000
10000
5000
о
30000
25000
20000
15000
10000
5000
о
ечение с помощью различныхспособов
ечение с помощью различныхспособов
]/ Гистограмма. Позволяет наилучшим образом сравнить несколько соответствую щих по времени рядов данных, например сопоставить объемы продажи пустой и порожней стеклотары за шестимесячный период. Разместив рядом колонки гистограммы, вы легко определите, как продавался тот или иной товар (каждый товар представлен колонками определенного цвета) в тот или иной месяц и как соотносятся объемы продаж разных товаров в одно и то же время.
/ Линейчатая диаграмма. Похожа на гистограмму, положенную на бок, где столбики разной длины идут слева направо. Линейчатая диаграмма наиболее удобна для количественного сопоставления двух и нескольких элементов. Например, линейчатая диаграмма может состоять из пяти элементов, каждый из которых представляет свой товар, а длина отдельного элемента показывает прибыль, полученную от продажи этого товара.
/ Круговая диаграмма. Наиболее удобна для оценки долей элементов в общем количестве, например, какую долю от общей прибыли компании составляет вклад разных регионов.
Рис. 10.2. Некоторые типы диаграмм, доступные в ExcelРис. 10.2. Некоторые типы диаграмм, доступные в ExcelДля многих типов диаграмм также применим эффект объема. Одни люди считают, что в объемном виде диаграммы намного нагляднее, другие считают, что эффект объема делает диаграммы сложнее, чем они должны быть.
Рис. 10.2. Некоторые типы диаграмм, доступные в Excel
Рис. 10.2. Некоторые типы диаграмм, доступные в Excel
&з%а〃 диаграмм с /ал。％勿 Maanefia
Чтобы помочь создавать дишраммы почти автоматически, Excel предлагает вам использовать Chart Wizard (Мастер диаграмм), который проведет вас через процесс разработки диаграммы.
©©Создание диаграмм в Excel значительно упрощается, когда исходные данные организованы по столбцам и строкам в виде таблицы.
©
©
Чтобы создать диаграмму с помощью мастера, выполните следующие действия.
Выделите все ячейки, включая ячейки с заголовками столбцов и строк, на базе которых вы хотите построить анаграмму.
Excel использует заголовки столбцов для меток оси X и заголовки строк для подписей в легенде. (Впоследствии вы всегда сможете изменить любые подписи в вашей диаграмме.)
Щелкните на кнопке Chart Wizard (Мастер диаграмм) стандартной панели инструментов или выберите команду Insert^Chart (Вставка^ Диаграмма).
Отобразится диалоговое окно Chart Wizard (Мастер диаграмм), показанное на рис. 10.3.
Кнопка Мастер диаграмм
同 Microsoft Exel - npwpl
A3 、♦ ДA3 、♦ Д10.3, Выберите тип диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм10.3, Выберите тип диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграммН-一士士圭圭圭Hi-一HIН-一士士圭圭圭Hi-一HIDfwiMM ^хтогуж，отобм эмж»*< каге<*ооигDfwiMM ^хтогуж，отобм эмж»*< каге<*ооигль |МаК Июнь. ： I 700.0 ： 19000_ 180СЮ 7而S, 18М0筱问 7000' 9000 二痂 4汕 3900 一方gль |МаК Июнь. ： I 700.0 ： 19000_ 180СЮ 7而S, 18М0筱问 7000' 9000 二痂 4汕 3900 一方g■顧!^Vi П?м^ ЕМД 8ст*ка Фориат Сфв< Дэмье ^х> £ложк»—м+ьоло〉:
A3 、♦ Д
A3 、♦ Д
10.3, Выберите тип диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм
10.3, Выберите тип диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм
Н-一士士圭圭圭Hi-一HI
Н-一士士圭圭圭Hi-一HI
DfwiMM ^хтогуж，отобм эмж»*< каге<*ооиг
DfwiMM ^хтогуж，отобм эмж»*< каге<*ооиг
ль |МаК Июнь. ： I 700.0 ： 19000_ 180СЮ 7而S, 18М0筱问 7000' 9000 二痂 4汕 3900 一方g
ль |МаК Июнь. ： I 700.0 ： 19000_ 180СЮ 7而S, 18М0筱问 7000' 9000 二痂 4汕 3900 一方g
Из списка Тип выберите ПОДХОДЯЩИЙ вам тип диаграммы (например, Line (График) или Pie (Круговая)).
Из списка Chart sub-type (Вид) выберите понравившийся вам вид диаграммы.
Щелкните на кнопке Next (Далее).
Появится следующее диалоговое окно, в котором будет показан внешний вид вашей диаграммы (рис. 10.4).
В группе Series in (Ряды в) установите переключатель Rows (Строках) или Columns (Столбцах), чтобы указать Excel, в каком порядке следует считывать ряды данных при построении диаграммы.
Если вы выберете вариант Rows (Строках), то Excel будет использовать заголовки строк (если они есть) для меток оси X в вашей диаграмме. Если же будет выбран вариант Columns (Столбцах), то метками на оси X будут заголовки столбцов (если они есть).
Щелкните на кнопке свертывання диалогового окна.
Окно мастера превратится в совсем небольшое плавающее на экране окошко.
Рис. 10.4. 5 диалоговом окне Мастер диаграмм показано, как будет выглядеть ваша диаграмма с учетом введенных диапазонов данных и выбранного типа диаграммы
Выберите наименования и данные, которые будут использоваться в диаграмме.
Excel выделит выбранные данные пунктирной линией.
Щелкните на кнопке восстановления диалогового окна, после чего щелкните на кнопке Next (Далее).
Появится третье диалоговое окно, в котором вы сможете ввести названия диаграммы и осей X и Y (рис. 10.5).
Рис. 10.5. Введите название диаграммы
Введите любое название для вашей диаграммы, а затем щелкните на кнопке
Next (Далее).
Появится четвертое диалоговое окно (рис. 10.6), в котором вас спросят, хотите ли вы поместить диаграмму на том же рабочем листе, где были исходные данные, или занести ее на отдельный рабочий лист. Иногда удобно разместить диаграмму рядом с таблицей данных, на которых эта диаграмма была построена. Иногда удобнее вставить ее на отдельный рабочий лист, особенно в тех случаях, когда диаграмма не помешается целиком на экране компьютера.
Рис. 10.6. Выбор местаразмещения диаграммыРис. 10.6. Выбор местаразмещения диаграммы
Рис. 10.6. Выбор местаразмещения диаграммы
Рис. 10.6. Выбор местаразмещения диаграммы
В зависимости от целей Ml группы Place chart (Поместить диаграмму на листе) установите переключатель As a new Sheet (Отдельном) или As object in (Имеющемся) и выберите рабочий лист, на котором диаграмма должна будет появиться.
Место размещения диаграммы целиком зависит от ваших предпочтений. Если диаграмма должна иметь большие размеры, разместите ее на отдельном рабочем листе, чтобы иметь возможность изменить ее размеры в дальнейшем. Если же диаграмма должна располагаться рядом с соответствующими данными, выберите переключатель As object in (Имеющемся); в результате этого диаграмма будет расположена рядом с данными, которые вы выделили при выполнении п. 1.
Щелкните на кнопке Finish (Готово).
Excel построит за вас диаграмму и разместит ее на выбранном рабочем листе.
了oqcuc兩坤 Мсише %4^ux<^
Мастер диаграмм поможет вам быстро создать диаграмму, но через некоторое время вам, вероятно, захочется вернуться к ней и слегка изменить, чтобы сделать ее более совершенной, или переместить с места на место, или изменить ее размер. Запомните, вы всегда сможете изменить любую из созданных вами диаграмм, поэтому экспериментируйте и дайте волю своему воображению.
При изменении числовых значений на рабочем листе Excel автоматически вносит соответствующие изменения в диаграмму, чтобы вы могли оценить любые внесенные изменения визуально.
Перенос, изменение размера и удаление диаграмм
Вам не понравилось то место, которое Excel выбрала для размещения диаграммы? Тогда, чтобы не страдать от тирании Excel, возьмите бразды правления в свои руки и установите, где должна находиться диаграмма и каких размеров она должна быть.
人0皿Перемещатьилиизменятьразмер диаграммы можнотольков томслучае,еслипри
выполнении п. И инструкции из предыдущего раздела вы выбрали переключатель As object in (Имеющемся).
Чтобы переместить, или удалить диаграмму, или изменить ее размер, выполните следующее.
Щелкните на границе диаграммы, которую вы хотите перенести, уменьшить, увеличить или удалить.
После того как вы щелкнете мышью на диаграмме, в ее углах и посередине сторон появятся черные квадратики, называемые маркерами размеров.
Выполните одно из следующих действий.
Чтобы перенести диаграмму на новую позицию, не изменяя ее размер, щелкните внутри диаграммы и перепашите ее мышью.
Установите указатель мыши внутри диаграммы (не на ее маркерах) и нажмите кнопку мыши. Перетаскивайте диаграмму мышью, при этом Excel будет показывать контур диаграммы на том месте, где она появится, когда вы отпустите кнопку мыши. Если вас удовлетворяет новое местоположение диаграммы, отпустите левую кнопку мыши.
Чтобы изменить размер диаграммы, перетащите один из ее маркеров размеров.
Установите указатель мыши на маркере размеров диа1раммы и нажмите кнопку мыши, чтобы указатель принял вид двунаправленной стрелки. Перетаскивайте маркер диаграммы мышью и наблюдайте, как Excel показывает новый контур диаграммы. После того как новый размер диаграммы вас удовлетворит, отпустите кнопку мыши.
Примечание. Маркеры размеров на границе диаграммы контролируют изменение положения только одной стороны диаграммы, в то время как угловые маркеры позволяют изменять положение сразу двух сторон диаграммы. Так, например, если вы выделите с помощью мыши маркер на верхней стороне диаграммы, то сможете перетащить его вверх или вниз, сделав диаграмму выше или ниже (при этом нижняя сторона диаграммы останется на своем месте). Если вы выделите верхний правый маркер, то одновременно измените положение верхнего и правого краев диаграммы.
Чтобы удалитьдиаграмму, нажмите клавишу<Dekte>*
Редактирование частей диаграмм
Помимо перемещения, изменения размеров или удаления частей диаграммы, также можно и изменять их. Например, если вы допустили ошибку в названии диаграммы, решили добавить пропущенное название оси X или вам нс нравится цвет легенды, исправьте все, что вас не удовлетворяет. Любую составную часть диаграммы можно произвольно изменить в любое время.
Диаграммы Excel состоят из нескольких основных элементов, каждый из которых можно отредактировать.
/ Область диаграммы. Окно, содержащее область графика и легенду.
V Область построения диаграммы. Сама диаграмма (график, поверхность и т.д.).
/ Легенда. Небольшое окно, показывающее, какому элементу соответствует каждый цвет диаграммы.
/ Заголовок диаграммы. Текст, характеризующий цель создания диаграммы.
Редактирование названия диаграммы
После создания диаграммы вы можете вдруг вспомнить, что забыли вставить название (или хотите удалить ранее введенное название). Чтобы внести изменения в название диаграммы, выполните следующее.
Щелкните на названии диаграммы, которое вы хотите отредактировать.
Появятся маркеры размеров вокруг текста.
Щелкните внутри диаграммы, в результате чего указатель должен превратиться в 1-образный курсор.
Внесите необходимые изменения в заголовок диаграммы.
При редактировании заголовка диаграммы можно использовать кнопки со стрелками, а также кнопки <Backspace> и <Delete>.
Форматирование текста
Помимо изменения названия диаграммы вы сможете просто изменить стиль форматирования, используемый при отображении названия диаграммы и легенды. Чтобы внести изменения в форматирование названия диаграммы и легенды, выполните следующее.
Дважды щелкните на тексте, форматирование которого необходимо изменить.
Отобразится диалоговое окно Format (Формат).
Выберите необходимые шрифт, размер шрифта и его цвет, а также другие параметры форматирования, которые вы хотите применить.
Щелкните на кнопке ОК.
Замена типа диаграммы
Для разных целей лучше использовать различные типы диаграмм, поэтому, если вы выбрали один тип диаграммы (гистограмму, например), который теперь не отвечает вашим требованиям, попробуйте изменить тип диаграммы, например, на круговую, точечную или на график.
Чтобы изменить тип диаграммы, выполните следующее.
Щелкните на границе диаграммы, элементы которой вы хотите отредактировать.
Появятся маркеры размеров на сторонах и в углах диаграммы.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Chart Type (Тип диаграммы).
Отобразится диалоговое окно Chart Type (Тип диаграммы).
Выберите понравившийся вам тип диаграммы и щелкните на кнопке ОК.
При изменении типа диаграммы ее элементы могут беспорядочно перемещаться, и что испортит ее внешний вид. Если после смены типа диаграммы какие-то элементы затерялись или выглядят некорректно, сразу же нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>.
Использование панели инструментов Диаграммы
Если необходимо часто вносить изменения в диаграммы, удобно использовать значки панели инструментов Chart (Диаграммы).
Чтобы отобразить (скрыть) панель инструментов Chart (Диаграммы), выберите команду View^Toolbars^Chart (Вид^Панели инструментов^Диаграммы) (рис. 10.7). На поя-
вившейся панели инструментов представлены все команды, необходимые для внесения изменений в диаграммы.
На панели инструментов Chart (Диаграммы) представлены следующие элементы.
Chart Objects (Элементы диаграммы). Во пользовавшись этим раскрывающимся списком, вы сможете выбрать элемент диаграммы, такой как легенда или подпись к оси, без необходимости щелкать на нем.
Format (Формат объекта). Позволяет изменить цвет и границы вокруг выделенного элемента диаграммы (части диаграммы, представленной столбцами, линиями, поверхностями и т.д.).
， Chart Type (Тип диаграммы). Позволяет быстро выбрать другой тип диаграммы для отображения данных, например перейти от заполненной диаграммы к объемной гистограмме.
Legend (Легенда). Выделяет в рабочем листе данные, используемые при создании легенды.
Data Table (Таблица данных). Отображает данные, используемые при создании диаграммы.
By Row (По строкам). Строит диаграмму на основе рядов данных, расположенных в строках.
By Column (По столбцам). Строит диаграмму на основе рядов данных, расположенных в столбцах.
Angle Clockwise (Текст по часовой стрелке). Отображает подписи по часовой стрелке.
Angle Counterclockwise (Текст против часовой стрелки). Отображает подписи против часовой стрелки.
Щелкните на диаграмме, в которую вы решили внести изменения.
Вокруг диаграммы появятся маркеры; кроме того, на экране отобразится панель инструментов Chart (Диаграммы).
Щелкните на кнопке на панели инструментов Chart (Диаграммы).
В зависимости от того, на какой именно кнопке вы щелкнули, Excel может отобразить диалоговое окно или меню, содержащее дополнительные параметры, из которых вам необходимо выбрать необходимый вариант.
Выберите необходимый параметр.
Формат объекта
По строкам
Текст по часовой стрелке
&2Cyr
Элементы диаграммы Легенда 1I
Тип диаграммы
Таблица данных
Постолбцам
Текст против часовой стрелки
Рис. 10,7. Панель инструментов Диаграммы
Часть IV
Создание презентацийс помощью PowerPoint
Тарзан — повелитель WebТарзан — повелитель WebZQM5YZQM5YaMiHWOAbK。WHAOKj KOMOpH^kasmmmh qp中 ma ^p^waMiHWOAbK。WHAOKj KOMOpH^kasmmmh qp中 ma ^p^w斗 Н«Л% CKpAVKO BptMtMU k^MM^OДАЛОСЬ &A* МВФ4 f kpUBAiMV KHMM^HUt tWR斗 Н«Л% CKpAVKO BptMtMU k^MM^OДАЛОСЬ &A* МВФ4 f kpUBAiMV KHMM^HUt tWRAM КрОКОШАмЬО KOp/n&A frHtkMHuM 6“qo欣，M“K08,AM КрОКОШАмЬО KOp/n&A frHtkMHuM 6“qo欣，M“K08,мыком ^Аиим^«а 仪机“/十7 IkK^mtfr, 貝■仲Н& MMtF 2"气шкHAlp|^ll；i *U “部评.1J^Vмыком ^Аиим^«а 仪机“/十7 IkK^mtfr, 貝■仲Н& MMtF 2"气шкHAlp|^ll；i *U “部评.1J^V
Тарзан — повелитель Web
Тарзан — повелитель Web
ZQM5Y
ZQM5Y
a
Mi
HWOAbK。WHAOKj KOMOpH
^kasmmmh qp中 ma ^p^w
a
Mi
HWOAbK。WHAOKj KOMOpH
^kasmmmh qp中 ma ^p^w
斗 Н«Л% CKpAVKO BptMtMU k^MM^OДАЛОСЬ &A* МВФ4 f kpUBAiMV KHMM^HUt tWR
斗 Н«Л% CKpAVKO BptMtMU k^MM^OДАЛОСЬ &A* МВФ4 f kpUBAiMV KHMM^HUt tWR
AM КрОКОШАмЬО KOp/n&A frHtkMHuM 6“qo欣，M“K08,
AM КрОКОШАмЬО KOp/n&A frHtkMHuM 6“qo欣，M“K08,
мы
ком ^Аиим^«а 仪机“/十7 IkK^mtfr, 貝■仲Н& MMtF 2"气ш
к
HAlp|^ll；i *U “部评.1J^V
мы
ком ^Аиим^«а 仪机“/十7 IkK^mtfr, 貝■仲Н& MMtF 2"气ш
к
HAlp|^ll；i *U “部评.1J^V
4 3 乐0& чае/du …
Страх перед публичным выступлением сравним только со страхом смерти. Microsoft PowerPoint избавит нас от ненужных страхов, помогая подготовить Выступление и материалы для презентации.
Если при подготовкевы используетевам не
довольствоваться только словесным докладом, использовать
или прибегать кнеопрятным диаграммам на листах ватмана.
помощью PowerPoint вы подготовите безупречную презентацию, которая долго запомнится всем
Когда вам враз придется выступать перед аудиторией
(рассказывая о фактических достижениях или просто обманывая
желаемое за действительное), обязательно изучите материал этой части, чтобы узнать, каким именно образом PowerPoint способна помочь вам при дании презентаций и выдачей, которые подчеркивают или, наоборот, искажают основные темы вашего выступления.
Глава 11
Создание презентации PowerPoint
В з疝＞6 хла^е...
/ Создание презентации
/ Добавление текста в слайд
/ Просмотр презентации
/ Вьшод презентации на печать
Л Л ногие люди боятся выступать перед аудиторией больше всего на свете. (Второе А место занимает страх впустую потратить свое время, слушая скучный и утомительный доклад.) Сухой длинный доклад производит угнетающее впечатление, но его можно оживить, если в ходе доклада вы продемонстрируете подготовленную заранее презентацию. В качестве иллюстраций к докладу можно использовать 35-миллиметровые слайды, черно-белые или цветные плакаты, компьютерные слайды, демонстрируемые на мониторах или проектируемые на экран в зале.
Наглядные пособия позволят структурировать ваше выступление и избавят от необходимости запоминать все мелочи. Вы можете разработать великолепные таблицы и рисунки, которые будут сменяться по ходу доклада, четко объяснять ход ваших мыслей и приковывать внимание аудитории к теме доклада.
Для того чтобы помочь вам создать презентацию, в Microsoft Office есть специальная программа — PowerPoint. Эта программа также позволит просмотреть презентацию на экране вашего компьютера или вывести ее на печать при подготовке тезисов доклада.
PowerPoint поможет вам при создании очень привлекательных презентаций, однако никакие специальные эффекты не спасут презентацию, если в ней будут отсутствовать действительно интересные сведения. Прежде чем приступать к созданию презентации с помощью PowerPoint, потратьте некоторое время на то, чтобы определить, что именно представляет наибольший интерес для вашей аудитории, а также какую цель вы преследуете, проводя презентацию (продажа товара, объяснение того, почему ныряние в океан оказывается совершенно безопасным для окружающей среды, или почему продажа оружия странам третьего мира является благом).
Создание п/геземпа^ии
Презентация PowerPoint состоит из одного или нескольких слайдов, на каждом из которых содержатся текстовые и/или графические данные. Независимо от количества слайдов, каждая презентация преследует определенную цель, например объяснение того, почему компания обманывает сотни рабочих ради того, чтобы заплатить лишний миллион долларов одному из руководителей, который явно не справляется со своими задачами.
При создании презентации вам необходимо добавить или определить следующие четыре элемента (рис. 11.1).
Текст (заголовок)Текст (заголовок)Текст (маркированный список)Текст (маркированный список)
Текст (заголовок)
Текст (заголовок)
Текст (маркированный список)
Текст (маркированный список)
Рис.Рис.Типичные компоненты презентации PowerPoint
Рис.
Рис.
Текст. Отображается на каждом слайде, например в виде заголовка или маркированного списка.
Изображение. Это вспомогательные элементы слайда, которые позволяют подчеркнуть основные идеи. Например, это может быть диаграмма, иллюстрирующая структуру доходов компании за прошедший финансовый год. Кроме того, это может быть рисунок или фотография, например портрет директора компании.
Макет. Определяет физическое размещение текста и изображений на каждом слайде. Для каждого слайда может быть задан собственный прототип.
Дизайн. Определяет цвет фона, а также внешний вид каждого слайда презентации.
В PowerPoint можно воспользоваться следующими способами создания презентации.
Создать презентацию прямо с клавиатуры, что довольно утомительное, долгое, нудное и иссушающее мозги дело.
Попросить кого-нибудь из сотрудников сделать эту работу за вас (не всегда приемлемо).
Использовать встроенный в PowerPoint мастер автосодержания AutoContent Wizard, который шаг за шагом проведет вас через трудности создания презентации.
Использовать один из встроенных шаблонов. В этом случае вам останется только ввести в макет слайда свою информацию.
Хотя новую презентацию вы всегда можете создать непосредственно с клавиатуры, лучше позволить PowerPoint выполнить эту работу за вас. Если вы создали презентацию с помощью мастера автосодержания или на основе шаблонов, вы сможете всегда внести свои изменения в презентацию.
Представление о мастере автосодержания
Чтобы помочь вам при разработке запоминающейся презентации, PowerPoint предлагает мастер автосодержания, который позволяет составить презентацию, практически не напрягая извилин, — путь творчества, который предпочитают большинство людей. Для создания презентации с помощью мастера автосодержания требуются считанные минуты, можете расслабиться и просто шаг за шагом вводить свой текст.
Для запуска мастера автосодержания выполните следующие действия.
Выберите команду FileONew (ФайлФСоздать).
Отобразится область задач New Presentation (Создание презентации).
Щелкните на значке From AutoContent wizard (Из мастера автосодержания).
Отобразится диалоговое окно AutoContent Wizard (Мастер автосодержания).
Щелкните на кнопке Next (Далее).
Отобразится второе диалоговое окно AutoContent Wizard (Мастер автосодержания), в котором вы сможете установить тип создаваемой презентации (например, Recommending a Strategy (Предлагаем стратегию) или Communicating Bad News (Сообщаем дурные новости)),
Выберите наиболее подходящий вид для создаваемой презентации (например, Brainstorming Session (Мозговой штурм) или Communicating Bad News (Сообщаем дурные новости)) и вновь щелкните на кнопке Next (Далее).
Отобразится следующее диалоговое окно, в котором вас спросят о том, как вы хотите использовать вашу презентацию.
Выберите подходящее значение переключателя(напрнмер, On-screen
Presentation (Презентация на экране) или Web Presentation (Презентация в Интернете)) и щелкните на кнопке Next (Далее).
Вы увидите еще одно диалоговое окно AutoContent Wizard (Мастер автосодержания), в котором вам следует определить способ вывода презентации и указать, хотите ли вы распечатать тезисы.
Введите заглавие, ваше имя и любую дополнительную информацию в соответствующие текстовые поля и щелкните на кнопке Next (Далее).
Наконец, последнее диалоговое окно AutoContent Wizard (Мастер автосодержания) сообщит вам об окончании работы над презентацией.
Щелкните на кнопке Finish (Готово).
PowerPoint покажет ваш первый слайд в режиме просмотра Outline (Структура) и внешний вид слайда в дополнительном маленьком окошке (рис. 11.2).
После создания презентации вы всегда сможете внести в нее необходимые изменения.
£ Verdana£ Verdana
£ Verdana
£ Verdana
2 廟 里战л g^a 阜叫・.вегана 办军屮f Scmc Показ слаисре Окноотдай-.AdcfceFCfЕэедите вопрос
|обро пожаловать |р «некий Угфл^и|обро пожаловать |р «некий Угфл^иГМл—Е ли，.* ".” ТШ» •'• 1 '"И■7ГМл—Е ли，.* ".” ТШ» •'• 1 '"И■7Добропожаловать вРайский УголокДобропожаловать вРайский УголокГ^именитъ р*эметку слайда:Г^именитъ р*эметку слайда:
|обро пожаловать |р «некий Угфл^и
|обро пожаловать |р «некий Угфл^и
ГМл—Е ли，.* ".” ТШ» •'• 1 '"И
■7
ГМл—Е ли，.* ".” ТШ» •'• 1 '"И
■7
Добропожаловать вРайский Уголок
Добропожаловать вРайский Уголок
Г^именитъ р*эметку слайда:
Г^именитъ р*эметку слайда:
/ Структура Ч ТСЙ^Й
"Мы делаем людейсч*сглипее с 2001 「W4”"Мы делаем людейсч*сглипее с 2001 「W4”
"Мы делаем людейсч*сглипее с 2001 「W4”
"Мы делаем людейсч*сглипее с 2001 「W4”
之!空I Распорядок дня
Подъем
Зарядка
Завтрак
Занятия
Медитация
Отдых
'Заметки к слайду
画 Псеьвятъпри вставь слацдоа
СчАа 1и*^
Рис. /1,2, Презентация,. созданная с помощью Мастера автосодержания
Заполнение бланков PowerPoint
Вместо использования мастера автосодержания при создании презентации вы можете выбрать один из шаблонов, встроенных в PowerPoint, и ввести свой текст. Использование встроенных шаблонов PowerPoint при создании презентаций не потребует от вас чрезмерных усилий и сохранит ваше время.
Основное отличие между мастером автосодержания и встроенными шаблонами PowerPoint состоит в том, что мастер автосодержания облегчает вам процесс создания новой презентации, в то время как шаблон PowerPoint предлагает уже готовый макет, который вы можете изменять (если знаете, как это сделать).
Чтобы создать презентацию в PowerPoint с использованием встроенных шаблонов, выполните следующиедействия.
Выберите команду Flle^New (Файл^Создать).
Откроется область задач New Presentation (Создание презентации).
ЩелкнитенассылкеOnmycomputer(На моемкомпьютере)в категории
Templates (Шаблоны).
Появится диалоговое окно New Presentation (Создание презентации).
Дополнительные презентации можно загрузить с Web-узла компании Microsoft, для чего сначала необходимо щелкнуть на ссылке Templates on Office Online (Шаблоны на узле Office Online^ в категории Templates (Шаблоны).
Перейдите на вкладку Presentations (Презентации).
На этой вкладке представлены стандартные типы презентаций, среди которых можно выбрать именно ту, которая вам необходима (рис. 11.3). Приблизительно то же самое вы делали и при использовании мастера автосодержания.
Выберите один из встроенных шаблонов, который тематически больше всего подходит для вашей презентации, и щелкните на кнопке ОК.
PowerPoint покажет первый слайд выбранного шаблона, который вы можете отредактировать и изменить в соответствии с вашими целями.
Рис. 11.3. Список доступных презентаций в диалоговом окне Создать презентацию
Создание презентации на основе существующей
Хотя шаблоны значительно упрощают создание презентаций, вы также сможете сэкономить немало времени, создав презентацию на основе уже существующей. Например, если вы (или кто-то другой) создали безупречно выглядящую презентацию, вам остается только создать ее копию, а затем внести необходимые изменения.
Чтобы создать копию презентации, выполните следующие действия.
Выберите команду File^New (Файл ^Создать).
Откроется область задач New Presentation (Создание презентации).
Щелкните на ссылке From existing presentation (Из имеющейся существующей презентации) в категории New (Создание).
Появится диалоговое окно New from Existing Presentation (Создание из имеющейся презентации). Вам может понадобиться выбрать другие диски или папки, чтобы найти файл презентации PowerPoint, который вы хотите использовать в качестве основы новой презентации.
Щелкните на значке файла презентации, после чего щелкните на кнопке Create New (Создать новый).
PowerPoint создаст копию выбранной презентации. Теперь вам остается только внести необходимые изменения и сохранить презентацию под новым именем.
Создание новой презентации
Помимо всех прочих вариантов, у вас также есть возможность создания презентации по одному слайду. Благодаря этому вы сможете легко настроить текст, графику и форматирование именно так, как вам нужно (конечно же, на это вам потребуется намного больше времени).
Чтобы создать новую презентацию, выполните следующие действия.
Выберите команду File^New (ФайлФСоздать).
Откроется область задач New Presentation (Создание презентации).
Щелкните на ссылке Blank presentation (Новая презентация) в категории New (Создание).
PowerPoint отобразит пустой слайд, для которого в области задач будут представлены все доступные макеты (рис. 11.4).
Рис. 11.4. Область задач Разметка слайда позволяет выбрать различные способы размещения текста и графики
Выберите макет слайда в области задач Slide Layout (Разметка слайда).
PowerPoint создаст слайд с использованием указанного макета. Теперь можно вводить текст, добавлять цвета, а также размешать графические изображения.
внесение изменений 夕叫ьез矶и£<щ1ио
Независимо от того, создавали вы презентацию с помошью мастера автосодержания, с использованием шаблона или по слайдам, вам наверняка потребуется внести изменения в презентацию. Изменение презентации сможет подразумевать изменение порядка следования слайдов, фона, добавление новых слайдов или удаление существующего слайда.
Для того чтобы помочь вам вносить изменения в презентацию (или же для того, чтобы еше больше запутать вас), PowerPoint предлагает несколько областей, на которые разделен экран программы.
/ Область слайда. Позволяет изменять текст, графические изображения, макет и дизайн каждого слайда.
/ Область слайдов. Позволяет изменять порядок следования, удалять и добавлять новые слайды; кроме того, здесь отображаются миниатюры всех слайдов (рис. 11.5).
■£•1 in Qm&j 必二 Brr₽a 8P№，“звс Пгж> слетел рк ^р*э Adobe РФ видите сел»：■£•1 in Qm&j 必二 Brr₽a 8P№，“звс Пгж> слетел рк ^р*э Adobe РФ видите сел»：Вкладка СлайдыВкладка СлайдыОбласть слайдовОбласть слайдовJ▲24一亠；」-d5-上：：1」句11%■*." 工灰■J▲24一亠；」-d5-上：：1」句11%■*." 工灰■目图『：1344PlКИ К СЛДЙАУ目图『：1344PlКИ К СЛДЙАУPVco»^ ^xou) 2»PVco»^ ^xou) 2»сл#йд iggсл#йд iggМоагоеой штурмМоагоеой штурм
■£•1 in Qm&j 必二 Brr₽a 8P№，“звс Пгж> слетел рк ^р*э Adobe РФ видите сел»：
■£•1 in Qm&j 必二 Brr₽a 8P№，“звс Пгж> слетел рк ^р*э Adobe РФ видите сел»：
Вкладка Слайды
Вкладка Слайды
Область слайдов
Область слайдов
J▲24一亠；」-d5-上：：1」句11%■*." 工灰■
J▲24一亠；」-d5-上：：1」句11%■*." 工灰■
目图『：1344PlКИ К СЛДЙАУ
目图『：1344PlКИ К СЛДЙАУ
PVco»^ ^xou) 2»
PVco»^ ^xou) 2»
сл#йд igg
сл#йд igg
Моагоеой штурм
Моагоеой штурм
Область заметок
Рис. "5. Область слайдов позволяет просмотреть миниатюрные копии всех слайдов, из которых состоит презентация
1 / Область структуры презентации. Позволяет изменять текст и порядок следования слайдов, а также удалять и добавлять новые слайды в презентации (рис. 11.6).
I / Область примечаний. Здесь отображаются примечания, которые вы добавляете к слайдам.
I / Область задач. Здесь отображаются все команды, необходимые для внесения изменений в презентацию.
Если вам мешают какие-то из указанных выше областей, закройте их, щелкнув на соответствующей кнопке. Чтобы снова отобразить область задач, выберите команду ViewOTask Pane (ВидООбпасть задач) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Fl>. Чтобы отобразить все области, выберите команду View^ Normal (Restore Panes) (Вид=>Обычный (Восстановить области)).
Просмотр слайда
Прежде чем вносить изменения в слайд, вам необходимо найти его. PowerPoint предоставляет четыре способа найти необходимый слайд в презентации.
/ Полоса прокрутки в области слайда.
/ Использование области слайдов.
/ Использование области структуры презентации.
/ Использование представления Slide Sorter (Сортировщик слайдов).
Вкладка СтруктураВкладка СтруктураОбласть слайдовОбласть слайдов
Вкладка Структура
Вкладка Структура
Область слайдов
Область слайдов
Область заметок
Рис. 11.6. Область структуры презентации позволяет сосредоточиться на тексте каждого слайда
Использование полос прокрутки в области слайда
Используя полосы прокруток в области Slide (Слайд), вы сможете просмотреть всю презентацию последовательно, по одному слайду. Чтобы просмотреть слайды, выполните одно из следующих действий (рис. 11.7).
Перетащите ползунок вверх или вниз. При этом PowerPoint будет отображать рядом с ползунком небольшое окно, в котором указывается номер слайда, который будет отображен на экране, если в этот момент вы отпустите кнопку мыши.
Щелкните над текущим слайдом или под ним, чтобы отобразить предыдущий или следующий слайд соответственно.
Щелкните на кнопке Previous Slide (Предыдущий слайд) или Continuous Slide (Следующий слайд) в нижней части полосы прокрутки.
Предыдущий слайд I
Следующий слайд
Полоса покрутки
Рис. /7.7. Использование области Слайд для просмотра слайдов
Использование областей структуры презентации и слайдов
Области Outline (Структура) и Slides (Слайды) позволяют очень быстро переключаться между слайдами. Для того чтобы воспользоваться этими областями, выполните следующие действия.
Выберите команду ViewO Normal (Restore Panes) (Вид>=> Обычный (Восстановить области)).
PowerPoint отобразит области Outline (Структура) и Slides (Слайды).
Отобразите область Outline (Структура) или Slides (Слайды).
Если вы выбрали область Outline (Структура), PowerPoint отобразит заголовки слайдов в виде структуры. Если же вы выбрали область Slides (Слайды), PowerPoint отобразит миниатюры слайдов.
Щелкните на заголовке или миниатюре слайда.
PowerPoint отобразит выбранный слайд в области Slide (Слайд).
Использование представления Сортировщикслайдов
Представление Slide Sorter (Сортировщик слайдов) заменяет область Slide (Слайд) областью Slide Sorter (Сортировщик слайдов), в которой отображаются миниатюры всех слайдов в презентации. Чтобы воспользоваться этим представлением, выполните следующие действия.
Выберите команду View«=>Slide Sorter (Вид «^Сортировщик слайдов) или щелкните на кнопке Slide Sorter (Сортировщик слайдов).
PowerPoint отобразит представление Slide Sorter (Сортировщик слайдов) (рис. 1L8).
Дважды щелкните на слайде, который решили просмотреть.
PowerPoint отобразит выбранный слайд в области Slide (Слайд).
Режим Сортировщик слайдовОбласть Сортировщик слайдовРежим Сортировщик слайдовОбласть Сортировщик слайдов
Режим Сортировщик слайдовОбласть Сортировщик слайдов
Режим Сортировщик слайдовОбласть Сортировщик слайдов
Рис. ，人& Представление Slide Sorter (Сортировщик слайдов) упрощает организацию слай-
дов в презентации
Добавление слайда
Наиболее простой способ внесения изменений в презентацию — добавление нового слайда. При этом для слайда будет использоваться тот же дизайн, что и для всех остальных, однако вам все равно понадобится добавить текст или графику, а также определить макет нового слайда.
При добавлении нового слайда PowerPoint вставляет его после слайда, который в настоящее время представлен в области Slide (Слайд). Чтобы добавить слайд, выполните следующие действия.
Выберите слайд, воспользовавшись одним из методов, описанных выше, в разделе "Просмотр слайда".
PowerPoint вставит новый слайд после того, который вы выбрали при выполнении настоящего пункта*
Если вы щелкнете правой кнопкой мыши в области Outline (Структура) или Slides (Слайды), на экране отобразится меню, из которого для добавления нового слайда следует выбрать команду New Slide (Создать слайд). Работая с областью Outline (Структура), также можно подвести указатель мыши к слайду, после которого необхо-
димо вставить слайд, после чего нажать клавишу <Enter>. Если указатель мыши расположить над слайдом, новый слайд будет размещен над ним.
Выполните команду Insert «=>New Slide (Вставка ^Создать слайд), нажмите комби нацию клавиш <Ctrl+M> или щелкните на кнопке New Slide (Создать слайд) панели инструментов Formatting (Форматирование).
PowerPoint добавит новый слайд.
Выберите команду Format^Slide Layout (Форм ат^ Р азметка слайда).
PowerPoint отобразит область задач Slide Layout (Разметка слайда) (см. рис. 11.4).
Щелкните на подходящем макете слайда.
PowerPoint отобразит слайд с использованием выбранного вами макета.
Удаление слайда
Иногда вам может понадобиться удалить слайд, который больше не нужен. Чтобы удалить слайд, выполните следующие действия.
Выберите слайд, воспользовавшись одним из методов, описанных выше, в разделе "Просмотр слайда^.
PowerPoint отобразит выбранный слайд.
Выберите команду EditODelete Slide (Правка1^ Удалить слайд).
PowerPoint удалит выбранный слайд.
Воспользовавшись областью Outline (Структура), областью Slides (Слайды) или представлением Slide Sorter (Сортировщик слайдов), также можно щелкнуть на слайде правой кнопкой мыши и из появившегося контекстного меню выбрать команду Delete Slide (Удалить слайд).
Если вы по ошибке удалили не тот слайд, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z> или щелкните на кнопке Undo (Отменить).
Изменение порядка следования слайдов
Кроме того, иногда может понадобиться переместить слайд на новое место, чтобы презентация выглядела более интересно. Для изменения порядка следования слайдов можно использовать
представление Slide Sorter (Сортировщик слайдов);
/ область Slides (Слайды);
I， область Outline (Структура).
Чтобы изменить порядок следования слайдов, выполните следующие действия.
Выполните одну из следующих операций.
Выберите командуViewnSlide Sorter (Видо Сортировщик слайдов) или щелкните на кнопке Slide Sorter (Сортировщик слайдов).
Отобразите область Slides (Слайды).
Отобразите область Outline (Структура).
Щелкните на слайде, который необходимо переместить, после чего удерживайте нажагои левую кнопку мыши.
PowerPoint выделит выбранный слайд.
Переместите мышь (отпустите левую кнопку мыши, как только линия окажется в нужном месте).
Появится горизонтальная или вертикальная линия, показывающая, куда PowerPoint переместит слайд после того, как вы отпустите левую кнопку мыши.
Peqax泣ttftogcuuie 血е/сс阮a &々 слайде
Текст может быть представлен в виде заголовка или нумерованного списка. На каждом слайде может присутствовать только один заголовок, однако количество списков неограниченно. Изменять текст на слайде можно, работая с областью Slide (Слайд) или Outline (Структура).
Редактирование текста
PowerPoint сохраняет текст в текстовом блоке. Чтобы изменить текст, выполните следующие действия.
Выберите слайд, текст которою вы решили изменить.
Воспользуйтесь одним из описанных в разделе "Просмотр слайда" методов для отображения слайда в области Slide (Слайд). Если вы хотите изменить текст в области Outline (Струк1ура), сначала отобразите эту область.
Щелкните на тексте, в который необходимо внести изменения.
PowerPoint выделит текстовый блок, в котором содержится необходимый текст, а также отобразит 1-образный курсор.
Введите новый текст или воспользуйтесь клавишей <Backspace> или <Delete> для удаления любого существующего текста.
Также можно выделить текст с помощью мыши, после чего удалить его, нажав клавишу <Delete>.
Выделите любой текст, форматирование которого необходимо изменить.
Выберите команду Format^ Font (ФорматаШрифт).
Отобразится диалоговое окно Font (Шрифт), в котором можно выбрать другой шрифт, а также изменить его размер или начертание.
Вместо диалогового окна Font (Шрифт) для выбора другого шрифта и изменения его параметров можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов Formatting (Форматирование) (рис. 11.9).
Перемещение и изменение размеров текстового блока
Вместо того чтобы изменять текст в текстовом блоке, вы можете переместить его на другое место или немного изменить его размер, чтобы в нем помещалось больше (или меньше) текста. Для изменения текстового блока выполните следующие действия.
Выберите слайд, текстовый блок которого вы решили изменить.
Воспользуйтесь одним из описанных в разделе "Просмотр слайда" методов для отображения слайда в области Slide (Слайд).
Щелкните на текстовом блоке, который вы решили изменить.
PowerPoint выделит текстовый блок, по краям которого отобразятся маркеры.
Полужирный
Список Размер шрифтаСписок Размер шрифтаКурсивКурсивСписок ШрифтСписок ШрифтПодчеркнутыйПодчеркнутый
Список Размер шрифта
Список Размер шрифта
Курсив
Курсив
Список Шрифт
Список Шрифт
Подчеркнутый
Подчеркнутый
Рис. "9. Панель инструментов Форматирование предлагает несколько способов форматирования текста
Выполните одну из следующих операций.
Для перемещения текстового блока подведите указатель мыши к его краю таким образом, чтобы указатель превратился в четырехнаправленную стрелку. Перетащите указатель мыши, чтобы переместить текстовый блок.
Для изменения размеров текстового блока подведите указатель мыши к одному из его маркеров таким образом, чтобы указатель превратился в двунаправленную стрелку, Перетащите указатель мыши, чтобы изменить размеры текстового блока соответствующим образом.
-
Добавление текстового блока
Чтобы добавить на слайд новый текстовый блок, выполните следующие действия.
Выберите слайд, на который вы решили добавить текстовый блок.
Воспользуйтесь одним из описанных в разделе "Просмотр слайда" методов для отображения слайда в области Slide (Слайд).
Выберите команду lnsert=>Text Box (Вставка'ФТекстовый блок).
Указатель мыши примет вид направленной вниз стрелки.
Переместите мышь (при этом предварительно нажмите кнопку мыши) и нарисуйте текстовый блок.
Отпустите кнопку мыши.
PowerPoint отобразит текстовый блок, в котором можно вводить текст.
добавление заме/пок 左 слайдам,
Область Notes (Заметки) позволяет добавлять заметки к любому слайду. Заметки можно использовать при проведении презентаций, а можно распространять в виде тезисов, которые могут оказаться очень полезными для аудитории.
Текст заметок на самом слайде не отображается. Заметки позволяют присоединять к слайдам вспомогательный текст.
Чтобы добавить заметки к слайду, выполните следующие действия.
Выберите необходимый слайд.
Для этого можно воспользоваться любым из методов, описанных в разделе "Просмотр слайдов".
Щелкните в области заметок и введите необходимый текст.
Если область Notes (Заметки) не отображается, выберите команду ViewONormal (Restore Panes) (Вид*=> Обычный (Восстановить области».
Сзс枚азние п/гезен/паций
Если только вам не нравится постоянно создавать презентации с нуля, обязательно сохраняйте полученные результаты работы Кроме того, вам следует периодически сохранять презентацию во время внесения в нее изменений.
Сохранение презентации
Чтобы сохранить презентацию, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+S> или выберите команду File^Save (Файл^Сохранить). Используйте команду сохранения как можно чаще, чтобы даже в случае сбоя с электроснабжением или в работе компьютера вы не потеряли ценнейшие данные.
Чтобы сохранить файл под другим именем, выберите команду File о Save As (① айло Сохранить как); при этом вам также следует указать другое имя.
Упаковка презентаций PowerPoint
Большинство пользователей создают презентации PowerPoint на персональных компьютерах, которые позволяют настроить презентации и внести в них изменения. Затем пользователи упаковывают презентации для перемещения в переносной компьютер.
Для упрощения этого процесса в比 став PowerPoint входит специальный мастер Pack and I Go (Мастер упаковки), который умеет объединять все файлы презентации. Это позволяет вам избежать ситуации, когда вы осознаете, что забыли наиболее важный файл презентации в домашнем компьютере, расположенном в 5000 километрах от вас.
Чтобы воспользоваться мастером упаковки, загрузите презентацию PowerPoint и выполните следующие действия.
Выберите команду File^ Package for CD (Файл^Подготовить для компакт-диска...).
Отобразится диалоговое окно Package for CD (Упаковка для записи на компакт-диск) (рис. 11.10).
Рис. 1U0. Диалоговое окно Упаковка для записи на компакт-диск позволяет сохранить презентацию PowerPoint на компактдиске, после чего вы сможете показать презентацию на любом компьютере, работающем под управлением Microsoft Windows
Введите название компакт-диска в текстовом поле Name the CD (Название компакт-диска) (необязательно).
Название компакт-диска позволит проще идентифицировать презентацию, которую вы на нем сохранили, что очень удобно в том случае, если у вас под рукой окажется несколько компакт-дисков с презентациями.
Вставьте пустой компакт-диск в записывающий привод CD-RW.
Если у вас нет записывающего привода CD-RW, щелкните на кнопке Copy to Folder (Копировать в палку).
Щелкните на кнопке Copy to CD (Копировать на компакт-диск).
PowerPoint скопирует презентацию и все необходимые файлы на компакт-диск. После этого на экране отобразится диалоговое окно с предложением скопировать ту же самую презентацию PowerPoint на другой компакт-диск.
Щелкните на кнопке No (Нет), а затем на кнопке Close (Закрыть), чтобы закрыть диалоговое окно Package for CD (Упаковка для записи на компакт-диск).
Полученный компакт-диск теперь готов для использования на другом компьютере.
Если вы вставите компакт-диск с презентаций в соответствующий привод на другом компьютере, а это ни к чему не приведет, запустите файл pptview.exe, сохраненный на компакт-диске, когда на экране отобразится диалоговое окно, в котором вам следует щелкнуть на значке файла презентации, сохраненного на компакт-диске.
«^^4底 к/геземнации
После того как вы добились требуемого внешнего вида презентации, распечатайте результаты вашего тяжкого труда, чтобы иметь перед собой тезисы доклада или повесить ваше произведение искусств на доске объявлений в офисе. Для того чтобы вывести презентацию на печать, выполните следующее.
Выберите команду Fileci* Print (Файл^Печать).
Отобразится диалоговое окно Print (Печать).
Щелкните в поле Print What (Печатать) и выберите один из следующих вариантов.
Slides(Слайды).На страницепечатаетсяодинслайд,чтопозволяетувидетькак
текст, так и изображения, представленные на слайде.
Handouts (Выдачи). На каждой странице печатается несколько миниатюрных
изображений слайдов, что позволяет зрителям взять выданную копию с собой и изучить дома.
Notes Pages (Заметки). Печатаются только заметки к слайдам. Эти заметки можно раздать зрителям, а можно использовать при проведении презентации.
Outline View (Структуру). Печатается структура презентации, что позволяет увидеть структуру всей презентации, но без графических изображений.
Вы также можете ограничить область печати определенными номерами слайдов, выбрав переключатель Current Slide (Текущий слайд) или заполнив поле Slides (Слайды) в разделе Print Range (Диапазон печати).
Щелкните на кнопке ОК.
Если вы щелкнете на кнопке Preview (Просмотр), то увидите, как будет выглядеть презентация еще до того, как отравить ее на печать.
Глава 12
Добавление цвета и картинок
в презентации
В 3戌城弘成?…
/ Как разукрасить слайды
/ Выбор шаблона
/ Добавление картинок
# а простейшем уровне презентация PowerPoint может не содержать никаких других данных, за исключением текста. Несмотря на полную функциональность, подобные
* 2 презентации кажутся достаточно скучными. По этой причине PowerPoint предоставляет вам возможность добавлять на слайды графические изображения, благодаря чему привлекательность презентации с точки зрения зрителей значительно повышается.
Цвет и графические изображения позволяют значительно повысить привлекательность презентации, однако если их будет слишком много, вы рискуете "затмить" смысловую нагрузку, которую несут ее слайды.
изменение 哪е阮60 на слайдах
Цвет может придать слайдам восхитительный внешний вид. Вы можете применять цвет к двум основным элементам слайда.
I
， Любой текст, который отображается на слайде, в том числе и заголовок.
/ Фон слайда.
Изменение цвета текста
Обычно текст отображается черным цветом, однако вы можете изменить его на красный, желтый или любой другой. Чтобы изменить цвет текста, выполните следующие действия.
Щелкните на текстовом блоке, цвет текста в котором хотите изменить.
Содержимое блока будет заключено в рамку.
Выделите фрагмент текста, цвет которого решили изменить.
PowerPoint выделит текст.
Цвет текста, который использовался последним, вы увидите на кнопке Font Color дет текста). Если вы хотите использовать предложенный цвет, щелкните на этой кнопке, а не на расположенной рядом с ней кнопке со стрелкой.
Щелкните на кнопке со стрелкой.
Появится меню (рис, 12.1). Если вы увидели необходимый цвет, щелкните на нем
(в этом случае можно просто пропустить пп. 4 и 5).
Кнопка Цвет шрифта
Рис. 12.1. После щелчка на кнопке со стрелкой, направленной вниз, расположенной справа от кнопки Цвет текста, отобразится меню, из которого можно выбрать необходимый цвет
Вместо щелчка на кнопке Text Color (Цвет текста) вы можете выбрать команду Formats Font (Формат^ Шрифт), чтобы отобразить диалоговое окно Font (Шрифт), после чего воспользоваться списком Color (Цвет). Помимо выбора цвета, диалоговое окно Font (Шрифт) также позволяет выбрать шрифт, его размер и специальные эффекты отображения.
Щелкните на кнопке More Colors (Другие цвета).
Появится диалоговое окно Colors (Цвета), в котором вы увидите все доступные цвета (рис. 12.2),
Выберите подходящий цвет и щелкните на кнопке ОК.
Выделенный текст будет отображен выбранным цветом.
Изменение цвета фона
Белый цвет фона слайдов придает презентации несколько серый вид. Вы можете добавить к презентации немного индивидуальности, если измените цвет фона.
Если вы изменяете цвет текста и фона, убедитесь в том, что выбранные цвета не слишком похожи. Вряд ли стоит отображать надпись желтого цвета на красном фоне.
Чтобы изменить цвет фона, выполните следующие действия.
Отобразите слайд, цвет фона которого хотите изменить.
Вам может понадобиться выделить слайд, щелкнув на панели структуры. Вы можете пропустить этот пункт, если хотите изменить цвет слайдов всей презентации.
Если вы нажмете клавишу <Ctrl> и будете щелкать на отдельных слайдах, то смо- 公жете изменить цвет фона выбранных слайдов, а не только текущего или всех слайдов презентации.
Выберите команду Formats Background (Формат=>Фон) или щелкните правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Фон.
Рис. 12.2. Диалоговое окно ЦветаРис. 12.2. Диалоговое окно ЦветаОтобразится диалоговое окно Background (Фон) (рис. 12.3).
Рис. 12.2. Диалоговое окно Цвета
Рис. 12.2. Диалоговое окно Цвета
Рис. ?23 Диалоговое окно Фон позволяет изменить цвет фона для текущего слайда или всей презентаг1ии
Щелкните в списке Background ЯП (Заливка фона).
Появится раскрывающееся меню.
Щелкните на кнопке More Colors (Другие цвета).
Появится диалоговое окно Colors (Цвета), в котором вы увидите все доступные цвета (см. рис. 12.2).
Выберите подходящий цвет и щелкните на кнопке ОК.
Выделенный слайд отобразится с использованием выбранного цвета фона.
Щелкните на кнопке Apply (Применить) (чтобы применить выбранный цвет только к текущему слайду) или Apply to All (Применить ко всем) (чтобы применить выбранный цвет ко всем слайдам презентации).
PowerPoint применит новый цвет фона к выделенному слайду или ко всей презентации.
Если выбранный цвет фона вам не понравился, нажмите комбинацию клавиш <CM+Z>
Использование цветовой схемы
Подбор цветов текста, фона и других элементов для каждого слайда презентации может оказаться достаточно долгим процессом. К счастью, PowerPoint предлагает достаточно большое количество цветовых схем, содержащих неплохо подобранные элементы.
Чтобы выбрать цветовую схему, выполните следующие действия.
Отобразите ела 访口, цветовую схему которого вы решили изменить, воспользовавшись одним из методов, описанных в разделе "Просмотр слайда" главы 11.
Пропустите этот пункт, если хотите изменить цветовую схему слайдов всей презентации.
Если вы нажмете клавишу <Ctrl> и будете щелкать на отдельных слайдах, то смо- — жете изменить цветовую схему выбранных слайдов, а не только текущего или всех слайдов презентации.
Выберите команду FormatOSHde Design (Формат1^ Оформление слайда) или щелкните правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Slide Design (Оформление слайда).
Отобразится область задач Slide Design (Дизайн слайда).
Щелкните на ссылке Color Schemes (Цветовые схемы).
В области задач Slide Design (Дизайн слайда) отобразятся доступные цветовые схемы (рис. 12.4).
Рис, 12,4, Цветовые схемы, которые можно применять к слайдам
Наведите указатель мыши на цветовую схему, которую хотите применить. Появится кнопка со стрелкой, направленной вниз.
Щелкните на кнопке со стрелкой, направленной вниз. Появится меню.
Щелкните на кнопке Apply to АН Slides (Применить ко всем слайдам) или Apply to Selected Slides (Применить к выделенным слайдам).
Выбранная цветовая схема будет применена к слайдам.
Выбор фонового узора
Помимо использования сплошного цвета фона слайдов, PowerPoint также предоставляет возможность выбора цветовых градиентов и узоров, таких как мрамор, дерево или штриховка.
Чтобы выбрать фоновый узор, выполните следующие действия,
Отобразите слайд, фон которого вы решили изменить, воспользовавшись одним из методов, описанных в разделе "Просмотр слайда" главы 11.
Вам может понадобиться выделить слайд, щелкнув на панели структуры. Вы можете пропустить этот пункт, если хотите изменить цвет слайдов всей презентации.
Если вы нажмете клавишу <CtrI> и будете щелкать на отдельных слайдах, то сможете изменить цвет фона выбранных слайдов, а не только текущего или всех слайдов презентации.
Выберите команду Formats Background (ФорматФФон) или щелкните правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Background (Фон).
Отобразится диалоговое окно Background (Фон) (см. рис. 12.3).
Щелкните в списке Background Fill (Заливка фона).
Появится меню.
Выберите команду Fill Effects (Способы заливки).
Отобразится диалоговое окно Fill Effects (Способы заливки) (рис. 12.5).
Перейдите на одну из следующих вкладок.
Gradient (Градиентная). Выберите один или несколько цветов, определяющих
градиент.
Texture (Текстура). Выберите узоры, формирующие текстуру.
Pattern (Узор). Выберите подходящий узор.
，・ Picture (Рисунок). Выберите любой подходящий рисунок.
Выберите нужные варианты, после чего щелкните на кнопке ОК.
Выбранный фон отобразится в диалоговом окне Background (Фон).
Щелкните на кнопке Применить (чтобы применить выбранный фон только к текущему слайду) или Применить ко всем (чтобы применить выбранный фон ко всем слайдам презентации).
Новый фон будет применен к выделенному слайду или ко всей презентации.
Если выбранный фон вам не понравился, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>.
ji®! Wferosoft ромег^гят " ［口p2■麻《1謳? ' "ji®! Wferosoft ромег^гят " ［口p2■麻《1謳? ' "поы шкхмлмипоы шкхмлми:因/п да*2 租 м вст 箏3 ФОДйЭТ ' Сзжис Показ слг^йре Qpo 1ДО*л:因/п да*2 租 м вст 箏3 ФОДйЭТ ' Сзжис Показ слг^йре Qpo 1ДО*лееилмийогох * хееилмийогох * хРис. 12,5. Диалоговое окно Способы заливкиРис. 12,5. Диалоговое окно Способы заливкиООООООО сорикхтагы-им^О сорикхтагы-им^.ТЕШТрИИООД»-— ，_*■'.ТЕШТрИИООД»-— ，_*■'ООООООЬякты э«маим«Ьякты э«маим«4п> цветовую ст у4п> цветовую ст у
ji®! Wferosoft ромег^гят " ［口p2■麻《1謳? ' "
ji®! Wferosoft ромег^гят " ［口p2■麻《1謳? ' "
поы шкхмлми
поы шкхмлми
:因/п да*2 租 м вст 箏3 ФОДйЭТ ' Сзжис Показ слг^йре Qpo 1ДО*л
:因/п да*2 租 м вст 箏3 ФОДйЭТ ' Сзжис Показ слг^йре Qpo 1ДО*л
ееилмийогох * х
ееилмийогох * х
Рис. 12,5. Диалоговое окно Способы заливки
Рис. 12,5. Диалоговое окно Способы заливки
ООО
ООО
О сорикхтагы-им^
О сорикхтагы-им^
.ТЕШТрИИООД»-— ，_*■'
.ТЕШТрИИООД»-— ，_*■'
ООО
ООО
Ьякты э«маим«
Ьякты э«маим«
4п> цветовую ст у
4п> цветовую ст у
Выбор дизайна слайда
Если вы не хотите подбирать узоры и цвета для слайдов презентации, используйте готовые варианты дизайна слайдов. По мере необходимости вы сможете внести в них изменения.
Чтобы изменить дизайн слайдов презентации, выполните следующие действия.
Отобразите слайд, дизайн которого вы решили изменить, воспользовавшись одним из методов, описанных в разделе "Просмотр слайдап главы 11.
Пропустите этот пункт, если хотите изменить дизайн слайдов всей презентации.
Если вы нажмете клавишу <CtFl> и будете щелкать на отдельных слайдах, то смо- g жете изменить дизайн выбранных слайдов, а не только текущего или всех слайдов презентации.
Выберите команду Format«=>Slide Design (Формат1^ Оформление слайда) или щелкните правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Оформление слайда.
Отобразится область задач Slide Design (Дизайн слайда).
Щелкните на дизайне, который решили использовать.
PowerPoint применит выбранный вами дизайн.
Если выбранный дизайн вам не понравился, нажмите комбинацию клавиш VCE+Z>.
2)оба€ле/ше[tuctfHKO^ л: слай^аас
Поскольку один рисунок порой стоит тысячи слов (а читать тысячу слов на одном слайде вряд ли кто-нибудь захочет), вам может понадобиться добавить на слайд изображение.
Добавление диаграммы
Для того чтобы произвести впечатление на зрителей, вы можете добавить на слайд диаграммули кто-то поймет, что именно она значит).
слайд, на который вы решили добавить
Для этого воспользуйтесь одним из методов, описанных в разделе "Просмотр слайда" главы
ВыберитеChart
Отобразятся гистограмма, а также отдельное окно Datasheet (Таблица данных), в котором будут представлены данные, на основе которых построена диаграмма (рис. 12.6).
Окно Таблица данныхОкно Таблица данных
Окно Таблица данных
Окно Таблица данных
Рис. При добавлении диаграммы в слайд презентации вам предоставляется возможность внести изменения вданные в окне Таблица данных
Щелкните в окне Datasheet (Таблица данных) и введите необходимые числовые данные и надписидиаграммы.
Выберите командуTypeдиаграммы).
Отобразится диалоговое окно Chart Type (Тип диаграммы), идентичное окну, с помощью которого вы выбирали тип диаграммы в Excel.
Выберите необходимый тип диаграммы, а затем его вид, после чего щелкните на кнопке OK.
Отобразится диаграмма в соответствии с заданными вами числовыми значениями.
Чтобы изменить числа, на основе которых строится диаграмма, дважды щелкните на диаграмме, чтобы отобразить окно Datasheet (Таблица данных), и внести в нем все необходимые изменения.
Добавление рисунков
Если на жестком диске вашего компьютера есть графические изображения, которые вы хотите вставить на слайд, выполните следующие действия.
Отобразите слайд, на который вы решили добавить рисунок.
Для этого воспользуйтесь одним из методов, описанных в разделе "Просмотр слайда" главы 11.
Выберите команду Inserts Picture (Вставка^ Рисунок).
Отобразится меню, из которого вы сможете выбрать один из источников изображения, такой как Clip Art (Картинки) или From File (Из файла). В зависимости от выбранного вами варианта PowerPoint выполнит то или иное действие. Например, если вы выберете команду From File (Из файла), отобразится диалоговое окно Insert Picture (Вставка рисунка). Если же вы выберете команду Clip Art (Картинки), отобразится область задач Clip Art (Вставка картинки).
Перемещение или изменение размеров изображения на слайде
После того как вы добавите графическое изображение на слайд, вам может понадобиться переместить, изменить размеры или даже удалить его. Для того чтобы это сделать, выполните следующие действия.
Отобразите слайд, который содержит необходимый рисунок.
Для этого воспользуйтесь одним из методов, описанных в разделе '"Просмотр слайда" главы 11.
Щелкните на рисунке, который вы решили изменить.
Рисунок будет выделен, а также отобразятся маркеры по углам рамки выделения,
Выполните одно из следующих действий.
Для перемещения изображения наведите указатель мыши на изображение, чтобы он принял вид четырехнаправленной стрелки. После этого перетащите указатель.
Для изменения размеров изображения подведите указатель мыши к маркеру измене
ния размеров; после этого щелкните и перетащите указатель мыши. Для поворота изображения наведите указатель мыши на маркер поворота и перетащите в нужном направлении.
Улучшение внешнего вида рисунка
После добавления рисунка или диаграммы на слайд вам может понадобиться добавить границу или изменить внешний вид рисунка.
Щелкните на изображении или диаграмме, которые нужно изменить.
Вокруг объекта отобразятся маркеры.
Выберите команду Formats Object (ФорматаОбъект) или щелкните правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Format Object (Формат объекта).
Появитсядиалоговое окно Format Object (Формат объекта) (рис. 12.7).
Рис. 12.7. Диалоговое окно ФорматобъектаРис. 12.7. Диалоговое окно Форматобъекта
Рис. 12.7. Диалоговое окно Форматобъекта
Рис. 12.7. Диалоговое окно Форматобъекта
Перейдите на одну из следующих вкладок.
Colors and Lines (Цвета и линии).Добавление границ и фоновых цветов.
Size (Размер). Определение высоты и ширины рисунка.
Position (Положение). Задание положения рисунка на слайде.
Picture (Рисунок). Настройка яркости и контрастности рисунка.
Внесите все необходимые изменения в рисунок и щелкните на кнопке ОК.
PowerPoint отобразит изображение со всеми внесенными изменениями.
Удаление рисунка
Если вы решили удалить рисунок из слайда, выполните следующиедействия.
Щелкните на рисунке или диаграмме, которые решили удалить.
Вокруг выделенного объекта отобразятся маркеры.
Нажмите клавишу <Delete>.
©©PowerPoint удалит выделенный объект.
©
©
Чтобы восстановить рисунок, который вы случайно удалили, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>.
Глава 13
Демонстрация презентации PowerPoint
3 3成4 〃o^…
/ Разработка плавных переходов
/ Подготовка презентации к демонстрации
, Проведение презентации
・]7'6слс тою как в создали с помощью Microsoft PowerPoint шоу с показом слайдов, д >вы готовы к публичной демонстрации вашего творения и уже предвкушаете воз-
"^ L гласы восхищения вашей аудитории. Поскольку первое впечатление от доклада порой важнее, чем его содержание (именно за это вам и платит деньги ваш шеф)» Microsoft PowerPoint предоставляет в ваше распоряжение несколько эффектов переходов при смене слайдов, включая высокохудожественные анимационные переходы, звуковое сопровождение и бегущую строку текста, что сделает ваши слайды запоминающимися и впечатляющими.
Ни в коем случае нельзя забывать замечательную поговорку о том, что лучшее — враг хорошего. Если вы добавите к слайдам презентации слишком много специальных эффектов, презентация будет слишком броской. Выбирайте такие специальные эффекты, которые не отвлекут зрителей от основной идеи презентации.
Раз枚a&fKiica плавншс пе)гехбс/ов
Наверное, каждому приходилось увлекаться познавательной, вдохновенной лекцией с демонстрацией интересных и информативных слайдов, приковывающих внимание аудитории. В таких случаях приходится только сожалеть, что время летит так быстро.
Чтобы демонстрация слайдов проходила интересно, PowerPoint предлагает вам специальные эффекты перехода между слайдами. Ваш слайд может растворяться на экране в следующем слайде, вылетать с экрана, появляться снизу экрана и закрывать собой предыдущий слайд или разрываться пополам, открывая под собой следующий слайд.
Microsoft PowerPoint позволяет устанавливать два типа переходов для слайдов.
I
/ Эффекты при смене, которые определяют, как должен выглядеть слайд при появлении на экране.
/ Анимация текста, которая определяет способ появления текста на слайде.
Разработка эффектов при смене слайдов
Эффект при смене слайдов определяет, как именно слайд появляется на экране. Для того чтобы установить эффект перехода изображения для каждого слайда в вашей презентации, выполните следующее.
Выберите необходимый слайд, воспользовавшись одним из методов, описанных в разделе "Просмотр слайда" главы 11.
Выбранный вами слайд немедленно отобразится в области Slide (Слайд).
Если вам необходимо выделить несколько слайдов, щелкайте на них в области 公Slides(Слайды),удерживаянажатойклавишу<Ctrl>.
Выберите команду Slide Show<=>Sfide Transition (Показ слайдов^ Смена слайдов).
Откроется область задач Slide Transition (Показ слайдов о Смена слайдов) (рис. 13.1).
Рис, 13.1. Область задач Смена слайдов
Щелкните в списке Apply to selected slides (Применить к выделенным слайдам) и выберите нужный эффект.
PowerPoint продемонстрирует выбранный эффект в поле демонстрации эффектов.
Выберите скорость перехода из раскрывающегося списка Speed (Скорость), такую как Slow (Медленно), Medium (Средне) или Fast (Быстро).
Понаблюдайтевполепросмотразаизменениемскорости переходов.
Если вы хотите, чтобы появление слайда сопровождалось звуковым эффектом, щелкните на раскрывающемся списке Sound (Звук) и выберите подходящий звуковой клип.
Установите флажок Loop until next sound (Непрерывно), если хотите, чтобы выбранное звуковое сопровождение продолжалось до тех пор, пока вы не перейдете к новому слайду с другим звуковым эффектом.
Подходите с осторожностью к использованию этой опции. Постоянный звуковой фон во время демонстрации слайдов может раздражать вашу аудиторию.
В группе параметров Advance slide (Смена слайдов) установите способ инициирования перехода от одного слайда к следующему*
Установите флажок On mouse click (По щелчку), если хотите, чтобы переход происходил после щелчка кнопкой мыши. Или установите флажок Automatically after (Автоматически после) и в поле Seconds (Секунд) установите число секунд, по истечении которых PowerPoint автоматически перейдет к следующему слайду.
Щелкните на кнопке Apply to All Slides (Применить ко всем слайдам), чтобы установить эти эффекты сразу для всех слайдов презентации. (Пропустите этот пункт, если вы выделили несколько слайдов, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, при выделении п. 1.)
Щелкните на кнопке Play (Просмотр), чтобы увидеть смену слайдов в действии.
©
Повторите пп. 1-7 для каждого слайда в презентации, после чего щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы закрыть область задач Slide Transition (Смена слайдов).
Анимация текста на слайде
Идея анимации текста состоит в том, чтобы в начале показать на экране слайд без текста или только с некоторой частью текста, а затем, щелкая мышью, последовательно вывести на экран остальной скрытый текст. Такие режиссерские находки позволят вам вызвать внимание аудитории к слайдам. По крайней мере зрители захотят посмотреть, что еще нового и необычного вы придумали.
Анимация текста применяется ко всему текстовому блоку, независимо от того, идет речь об одном слове или нескольких абзацах. Если вам необходим уникальный анимационный эффект для каждого слова, строки или абзаца, для каждого из этих объектов необходимо создать отдельный текстовый блок, воспользовавшись командой Insert=>Text Box (Вставка^ Надпись).
Чтобы установить эффекты анимации текста для ряда слайдов в презентации, повторите следующие действия для каждого слайда.
Выберите необходимый слайд, воспользовавшись одним из методов, описанных в разделе ^Просмотр слайд з?* главы 11.
Выбранный вами слайд немедленно отобразится в области Slide (Слайд).
Щелкните на надписи в слайде.
Выбранная вами надпись будет выделена рамкой.
Выберите команду Slide Show^ Custom Animation (Показ сл айдов<Ф Настройка анимации).
Отобразится область задач Custom Animation (Настройка анимации).
Щелкните на кнопке Add Effect (Добавить эффект).
Появится меню.
Выберите один из следующих элементов.
Entrance (Вход). Укажите, как текст будет появляться на слайде.
Emphasis (Выделение). Укажите способ выделения текста, например постепенное увеличение размера шрифта.
Exit (Выход). Укажите» как текст будет исчезать со слайда.
Motion Paths (Пути перемещения). Укажите направление перемещения текста, который появляется или исчезает.
При выборе одного из указанных элементов, например Entrance (Вход) или Emphasis (Выделение), на экране отображается еще одно меню, в котором становятся доступными дополнительные параметры (рис. 13.2).
Рис. 13.2. После щелчка на кнопкеДобавить эффект и выбора элемента Вход можно выбрать определенный эффект перехода для слайда
Выберите необходимый вариант.
PowerPoint покажет, как именно текст будет появляться на экране. По мере добавления эффектов программа автоматически нумерует их. В области задач Custom Animation (Настройка анимации) также представлены текстовые поля Start (Начало), Direction (Направление) и Speed (Скорость), с помощью которых можно повлиять на полученный эффект (рис. 13.3).
Щелкайте в текстовых полях Start (Начало), Direction (Направление) и Speed (Скорость) и выбирайте из них необходимые значения параметров.
Повторяйте лп. 4 -1 до тех пор, пока не получите нужную последовательность эффектов.
P〃c. 13.3, PowerPoint нумерует эффекты, благодаря чему вы сможете легко идентифицировать все переходы
Щелкните на кнопке Play (Просмотр).
PowerPoint продемонстрирует все выбранные эффекты.
Закройте область задач Custom Animation (Настройка анимации).
Удаление переходов
Эффекты переходов могут быть просто прекрасны, но и они могут наскучить.
Чтобы удалить эффект смены кадров, выполните следующие действия.
Выберите необходимый слайд, воспользовавшись одним из методов, описанных в разделе "Просмотр слайда^ главы 11.
Выбранный вами слайд немедленно отобразится в области Slide (Слайд).
Выберите команду Slide ShowOSHde Transition (Показ слайдовФСмена слайдов).
Откроется область задач Slide Transition (Показ слайдов1^ Смена слайдов) (см. рис. 13.1).
Выберите вариант No Transition (Нет) в списке Apply to selected slides (Применить к выделенным слайдам).
Щелкните на кнопке Apply to Ail Slides (Применить ко всем слайдам). (Пропустите этот шаг, если хотите удалить эффект только для текущего слайда.)
Закройте область задач Slide Transition (Смена слайдов).
Чтобы удалить эффект анимации текста, выполните следующие действия.
Выберите необходимый слайд, воспользовавшись одним из методов, описанных в разделе "Просмотр слайда** главы 11.
Выбранный вами слайд немедленно отобразится в области Slide (Слайд).
Выберите команду Slide Show^Custom Animation (Показ сл аидо в<=> Настройка анимации).
Отобразится область задач Custom Animation (Настройка анимации). PowerPoint отобразит номер слайда рядом с текстовым блоком, для которого задан анимационный эффект.
Щелкните на надписи.
Надпись будет заключена в рамку.
Щелкните на кнопке Remove (Удалить).
PowerPoint удалит эффект.
Закройте область задач Custom Animation (Настройка анимации).
Область задач Custom Animation (Настройка анимации) исчезнет.
Ло^го^пов/са nfieaeMtiamiu 届 ш/£личной делсонс/п/гацмс
Вы успешно закончили работу над вашей презентацией и готовы ошарашить ею ничего не подозревающую публику. Для максимального удобства демонстрации слайдов во время доклада или при автоматической демонстрации слайдов на мониторах пользователей PowerPoint предлагает ряд дополнительных элементов, которые можно встроить в презентацию.
Добавление кнопок
В большинстве презентаций слайды монотонно следуют один за другим в одном и том же порядке. В целом ряде случаев это совершенно нормально, однако иногда зрителям явно не достает ваших комментариев.
Вместо того чтобы заставлять предполагаемого пользователя последовательно просматривать все слайды, вы можете установить в слайде командные кнопки, с ПОМОЩЬЮ которых на экран будут вызываться в произвольном порядке первый, последний, следующий или шестой слайд от текущего.
Добавление кнопок (которые называются гиперссылками), позволяющих в ходе демонстрации в произвольном порядке переходить от слайда к слайду, предоставляет вам (или кому-нибудь другому, кто будет использовать вашу презентацию) неограниченную свободу действий и оперативную гибкость, что сделает вашу презентацию еще более привлекательной.
Создание гиперссылок на другие слайды
Для того чтобы разместить на слайде командные кнопки, выполните следующее.
Выберите необходимый слайд, воспользовавшнсь одним из методов, описанных в разделе "Просмотр слайда" главы 11.
Выбранный вами слайд немедленно отобразится в области Slide (Слайд).
Выберите команду Slide Show^Action Buttons (Показ слайдов^Управляющие кнопки).
Откроется меню различных кнопок (рис. 13.4).
Рис. 13.4. Управляющиекнопки
При наведении указателя мыши на меню он превращается в четырехнаправленную стрелку. Таким образом, вы сможете перетащить меню в любую область экрана, где оно будет отображаться постоянно.
3・Щелкните на одной из кнопок.
Указатель мыши примет вид крестика.
Поместите указатель мыши в место, где вы хотите расположить командную кнопку, нажмите кнопку мыши и перетащите указатель, определив требуемый размер кнопки. Отпустите кнопку мыши.
Отобразится диалоговое окно Action Settings (Настройка действия) (рис. 13.5).
Установите переключатель Hyperlink to (Перейти по гиперссылке), затем щелкните на раскрывающемся списке и выберите значение Next Slide (Следующий слайд) или Last Slide Viewed (Последний показанный слайд).
При выборе определенного значения при выполнении п. 5, например Next Slide (Следующий слайд), убедитесь в том, что оно соответствует кнопке, которую вы выбрали при выполнении п. 3. Например, если вы выбрали кнопку, которая выглядит как кнопка воспроизведения, вряд ли ей следует назначать такое действие, как переход к предыдущему слайду, если только вы не ставите перед собой цель полностью запутать зрителей.
Щелкните на кнопке ОК.
Чтобы проверить работу кнопки, выберите команду ViewoSlide Show (Вид^Показ слайдов) или нажмите клавишу<F5>.
©©Рис. 13.5. Диалоговое окно Настройка действияРис. 13.5. Диалоговое окно Настройка действияПосле создания кнопки может возникнуть необходимость изменить слайд, переход к которому инициирует щелчок на кнопке. Для этого щелкните на кнопке правой кнопкой мыши, после чего выберите команду Edit Hyperlink (Изменить гиперссылку), чтобы отобразить диалоговое окно Action Settings (Настройка действия), в котором можно выбрать новый слайд.
©
©
Рис. 13.5. Диалоговое окно Настройка действия
Рис. 13.5. Диалоговое окно Настройка действия
Удаление гиперссылок
В какой-то момент может понадобиться удалить гиперссылки с вашего слайда. Это делается следующим способом.
Выберите необходимый слайд, воспользовавшись одним из методов, описанных в разделе ^Просмотр слайда" главы 11.
Выбранный вами слайд немедленно отобразится в области Slide (Слайд).
Щелкните на гиперссылке, которую вы хотите удалить.
Выбранная вами гиперссылка будет выделена.
Нажмите клавишу <Delete> или выберите команду Edit^Clear (ПравкаФ Очистить).
PowerPoint удалит гиперссылку.
Решите, как вы хотите представить вашу презентацию
Большинство людей используют PowerPoint для создания презентаций, которые они планируют демонстрировать какой-то группе зрителей. Но можно разработать и автоматическую презентацию, которой будет самостоятельно управлять предполагаемый пользователь. Например, в холле музея стоит компьютер, на котором посетители могут просматривать презентацию музея, созданную с помощью PowerPoint содержащую изображения наиболее примечательных экспонатов.
Выберите команду Slide Show^Set Up Show (Показ слайдов1^ Настройка презентации).
Отобразится диалоговое окно Set Up Show (Настройка презентации) (рис. 13.6).
Рис. 13.6. Диалоговое окно Настройка презентации позволяет настроить параметры показа презентации
Установите один из следующих переключателей.
Presented by а speaker (full screen) (Управляемый докладчиком (полный экран)). Слайды демонстрируются на весь экран, их показом можно управлять с помощью мыши или клавиатуры.
Browsed by an individual (window) (Управляемый пользователем (окно)). Слайды демонстрируются в окне, все меню и панели инструментов PowerPoint видны на экране. Показом слайдов можно управлять с помощью мыши или клавиатуры.
Browsed at a kiosk (full screen) (Автоматический (полныйзкран)). Слайды демонстрируются во весь экран; их показом можно управлять только с помощью мыши, поэтому не забудьте добавить на слайды ссылки на другие слайды.
Установите один или несколько следующих флажков.
LoopcontiguousuntilEsc(Непрерывныйциклдонажатияклавиши
<Esc>). Показ слайдов повторяется непрерывно до тех пор, пока не будет нажата клавиша <Esc>.
* Show without narration (Без речевого сопровождения). Слайды демонстрируются без речевого сопровождения, которое можно было бы записать с помощью команды Slide Shown Record Narration (Показ слайдов^Звукозапись); команда Record Narration (Звукозапись) позволяет добавить к слайдам речевое сопровождение с помощьюмикрофона.
Show without animation (Без анимации). Удаляются все эффекты при смене и анимация текста, созданные вами раньше.
В группе Advance slides (Смена слайдов) установите переключатель Manually (Вручную) или Using timing, if present (По времени).
Щелкните на кнопке ОК.
Если при выполнении п. 2 вы выбрали переключатель Browsed at a kiosk (full screen) (Автоматический (полный экран)), а при выполнении п. 4 — переключатель Using timing, if present (По времени), выберите команду Slide ShowOSlide Transition (Показ слайдов1^ Смена слайдов), после чего убедитесь в том, что установлен флажок Automatically After (Автоматически после). В противном случае автоматическая смена слайдов будет невозможна.
Репетиция демонстрации слайдов
⑥⑥Прежде чем представить вашу презентацию на важной деловой встрече, вам следует проверить и отрепетировать демонстрацию слайдов. Так вы сможете вовремя обнаружить ошибки и раздражающие спецэффекты, сможете отредактировать их и не допустить, чтобы эти упущения навредили вашей презентации.
⑥
⑥
Помимо проверки того, как смотрятся эффекты при смене и анимация текста, дважды проверьте орфографию в каждом слайде презентации. Ничто не может быть Iстрашнее ошибки в названии компании.
Для того чтобы проверить демонстрацию, выполните следующее.
Выберите команду Slide ShowoView Show (Показ слайд ов=> Начать показ) или нажмите клавишу <F5>.
PowerPoint покажет ваш первый слайд.
Чтобы увидеть предыдущий слайд, нажмите или клавишу со стрелкой, направленной влево, или клавишу со стрелкой, направленной вверх.
Нажмите клавишу <Esc>, чтобы завершить показ слайдов.
Часть V
Outlook организует нас
®%REN*KT
”.・.£6AU ВЫ kOAUMUMt ОМ KOIO-MO ^OO^U^tHUi/зАкишиме £?o НА AtA&M£ 3rM厶七认у KO〃A£ M£l。Прнкр£П1лМ£
К qS€R3 УОЛО^ИЛЬНИКА 心 ПОМО修匕依 М41НКМ6・
И mgk 3“縫m dО MW кор/ HOK厶 мы Н£ НАДАВИМраЗоМ^ СК6М£МН 9AiKh\p0HH0U V\OHMb" •
В 3庇心т^а…
После нескольких рабочих дней столы у большинства людей покрываются тоннами записок, отчетов и других бумаг. Microsoft Outlook поможет вам содержать ваши рабочие столы постоянно чистыми и опрятными.
Microsoft Outlook подскажет, как занести в ваш рабочий план важные деловые встречи и мероприятия, сохранить имена и адреса нужных людей, организовать электронную почту так, чтобы вся ваша переписка находилась в одном месте. Тогда вам не придется часами искать по всему диску какое-нибудь важное сообщение, от которого, возможно, зависят ваше будущее и карьера,
Outlook поможет держать под рукой все ваши личные записи, так что вы сможете посвятить себя решению действительно важных дел. И кто знает, раз Outlook сделает ваш рабочий день столь продуктивным, может, у вас получится даже часок вздремнуть?
Глава 14
Организация вашей электронной почты
в з&а 乙s^..・
/ Настройка параметров электронной почты в Outlook
/ Создание адресной книги
/ Как написать и отправить сообщение по электронной почте
/ Как прочесть сообщение и ответить на него
лектронная почта стала чрезвычайно популярным средством общения. Сейчас ирактн- _*Учески каждый человек пользуется услугами электронной почты, а многие имеют несколько адресов электронной почты. Но если вы используете несколько адресов, то ваша электронная корреспонденция окажется рассеянной по многим папкам на жестком диске и вам потребуется масса времени, чтобы найти пришедшие сегодня письма и вспомнить, кому вы уже ответили.
Outlook поможет вам не только написать, отправить и прочитать электронное письмо, но также позволит объединить все ваши почтовые ящики в Internet в общий центральный почтовый ящик. Поэтому, когда вам нужно просмотреть корреспонденцию и отправить ответы, вы сможете сделать все это в одной программе.
О том, как эффективно бороться с нежелательной почтой, вы узнаете в главе 20.
Haanfiouica 勿必〃 для fta&^bt
С злек妳Jshm五 no^tnou
При инсталляции Microsoft Office 2003 программа Outlook просматривает организацию связи с почтовыми службами Internet на вашем компьютере и автоматически настраивает единую почтовую систему. Но вы можете уже после инсталляции Microsoft Office 2003 внести необходимые изменения.
При настройке учетной записи электронной почты для Outlook необходимо располагать сведениями о параметрах протокола РОРЗ или SMTP, который используется для установления соединения с Internet. Если вы не имеете ни малейшего представления об этих параметрах, обратитесь за помощью к своему поставщику услуг Internet или пообщайтесь с более ос- ведомленнымидрузьями.
Добавление учетной записи электронной почты в Outlook
Чтобы добавить учетную запись электронной почты в Outlook, выполните следующее.
Выберите командуTools^Options (Сервис^>Параметры).
Отобразится диалоговое окно Options (Параметры).
Перейдите на вкладку Mail Setup (Настройка почты).
Вы увидите вкладку Mail Setup (Настройка почты), показанную на рис. 14.1.
Рис. 7 4. /. Вкладка Настройка почты диалогового окна Параметры позволяет указать учетные записи, которые будут использоваться при работе с Outlook
Щелкните на кнопке E-Mail Accounts (Учетные записи).
Отобразится диалоговое окно E-Mail Accounts (Учетные записи электронной почты).
Выберите переключатель Add a New E-Mail Account (Добавить новую учетную запись электронной почты) и щелкните на кнопке Next (Далее).
В диалоговом окне E-Mail Accounts (Учетные записи электронной почты) вам будет предложено указать тип сервера (рис. 14.2).
Если вы подключаетесь к Internet, используя коммутируемое соединение, выберите переключатель РОРЗ. Если вам необходимо подключиться к Web-службе, такой как Hotmail или Yahoo!, выберите переключатель HTTP. Проконсультируйтесь у специалиста, чтобы узнать, как именно необходимо задавать параметры подключения в той или иной ситуации.
Выберите тип сервера, например РОРЗ, после чего щелкните на кнопке Next (Далее).
В зависимости от выбранного варианта появится то или иное окно, в котором вам следует ввести ряд сведений.
Введите необходимую информацию.
Your Name (Ваше имя). Введите свое полное имя.
E-mail address (Адрес эл. почты). Введите свой адрес электронной почты, который вам должен предоставить Internet-провайдер, например ivanov®abc. com.
Рис, 14.2- При настройке параметров учетной записи обязательно укажите тип сервера
Incoming mail server (Сервервходящей почты). Введите имя сервера входящих сообщений, напримерpop.prodigy. net.
Outgoing mail server (Сервер исходящей почты). Введите имя сервера исходящих сообщений (SMTP-сервера), например smtp. prodigy. net
User Name (Имя пользователя), Это название вашей учетной записи или первая часть адреса электронной почты, например petrov, если адрес имеет вид petrov<2)pochta. ru.
Password (Пароль). Именно пароль позволяет вам получить доступ к учетной записи. Можно щелкнуть на кнопке Test Account Settings (Проверка настройки учетной записи), чтобы убедиться в том, что все сведения об учетной записи заданы верно. Одна- единственная допущенная ошибка не позволит вам работать с электронной почтой.
Щелкните на кнопке Next (Далее).
Появится еще одно диалоговое окно, которое сообщит вам об успешном создании учетной записи.
Щелкните на кнопке Finish (Готово).
Снова появится диалоговое окно Options (Параметры).
Щелкните на кнопке ОК.
Удаление учетной записи электронной почты из Outlook
Если вы перешли в другую организацию или сменили провайдера услуг Internet, может оказаться, что старый почтовый ящик вам уже не нужен. Вместо того чтобы загромождать программу Outlook устаревшими данными и заставлять ее каждый раз обращаться к
"мертвому" почтовому ящику, лучше удалить его. Чтобы удалить учетную запись электронной почты из Outlook, выполните следующее.
Выберите команду Т ools ^Options (Сервис ОПараметры).
Отобразится диалоговое окно Options (Параметры) (см. рис. 14.1).
Перейдите на вкладку Mail Setup (Настройка почты).
Вы увидите вкладку Mail Setup (Настройка почты)
Щелкните на кнопке E-Mail Accounts (Учетные записи).
Откроется диалоговое окно E-Mail Accounts (Учетные записи электронной почты).
Выберите переключатель View or Change Existing E-Mail Accounts (Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты) и щелкните на кнопке Next (Далее).
Отобразится список учетных записей (рис. 14.3).
Рис. 14.3. Список имеющихся учетных записей
Щелкните на учетной записи, после чего щелкните на кнопке Remove (Удалить).
В появившемся диалоговом окне вам следует подтвердить удаление.
Вместо того чтобы удалять учетную запись, можно щелкнуть на кнопке Change (Изменить), после чего изменить параметры существующей учетной записи электронной почты.
Щелкните на кнопке Yes (Да).
Щелкните на кнопке Finish (Готово).
Появится диалоговое окно Options (Параметры).
Щелкните на кнопке ОК.
Сохранение электронных адресов в Outlook
Самое странное в электронных адресах — их необычный вид, как будто кошка прошлась по клавиатуре компьютера в ваше отсутствие. Обычно электронный адрес в Internet содержит буквы, разделенные точками, и этот странный смешной значок ®, напри- мерbothekat@aol.com.
Введите хотя бы один неверный символ, и Outlook не сможет отправить сообщение по нужному маршруту. Для того чтобы упростить работу на компьютере, Outlook предоставляет возможность сохранять имена и адреса электронной почты в адресной книге. Благодаря этому вам необходимо ввести правильный адрес электронной почты всего один раз. После этого необходимый адрес можно выбирать, щелкая на соответствующем имени в адресной книге.
Outlook предоставляет два способа сохранения адресов электронной почты.
Ввод адреса электронной почты вручную.
Копирование адреса электронной почты из полученного сообщения.
Ввод адресов электронной почты в Outlook
Если вы получили сообщение от человека, адрес электронной почты которого вам может понадобиться в будущем, обязательно сохраните его. Для сохранения адреса электронной почты в Outlook выполните следующие действия.
Выберите команду Tools1^ Address Book (Сервис1^ Адресная книга) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+B>,
Появится диалоговое окно Address Book (Адресная книга).
Щелкните на кнопке New Entry (Создание адреса) или выберите команду File^New Entry (Файл^Создать адрес).
Появится диалоговое окно New Entry (Создание адреса) (рис. 14.4).
Рис. 14,4. Диалоговое окно Создание адреса позволяет указать, где именно необходимо сохранить адрес электронной почты
Щелкните на кнопке ОК.
Появится диалоговое окно Contact (Контакт) (рис. 14.5).
Укажите имя н адрес электронной почты человека в соответствующих текстовых полях.
Рис. I4.5. В диалоговом окне Контакт следует указать имя и адрес электронной почты человека, а также дополнительные сведения о нем
Щелкните на кнопке Save and Close (Сохранить и закрыть).
Outlook отобразит новый элемент в окне Address Book (Адресная книга).
Выберите команду File<=>Close '(ФайлФЗакрыть).
Копирование адресов из сообщений электронной почты
Если вы получили сообщение электронной почты от человека, сведения о котором в адресной книге Outlook отсутствуют, но которые могут понадобиться вам в будущем, намного проще сохранить адрес электронной почты в адресной книге программы, чем каждый раз вводить его вручную.
Чтобы сохранить адрес из полученного сообщения электронной почты, выполните следующие действия.
Выберите команду Go^Mail (Переход1^Почта) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+l>.
Откроется папка Inbox (Входящие).
Щелкните на сообщении электронной почты.
Сообщение будет представлено в отдельном окне.
Щелкните правой кнопкой мыши на имени отправителя сообщения.
Отобразится контекстное меню, представленное на рис. 14.6.
Выберите команду Add to Outlook Contacts (Добавить в контакты Outlook).
Появится диалоговое окно Contact (Контакт) (рис. 14.7).
Укажите все необходимые дополнительные сведения, после чего щелкните на кнопке Save and Close (Сохранить и закрыть).
Outlook сохранит сведения об отправителе письма в папке Contacts (Контакты).
■ jjaftrf *авм 屮д Пеоейтм Сервис Действия 仃吋小■ jjaftrf *авм 屮д Пеоейтм Сервис Действия 仃吋小«Ть доом ]:«Ть доом ]:Введи» е остроеВведи» е острое>ге “*ггжт>ге “*ггжтВходящиеВходящиеI Избра^еп<иц .-[船 Входящие (1)匕 Нзгро>лгг*«>ег>см0口 <M7ZVMWM曰 отржиекныеЬсепэчтоеывnarw ..папки(1)I Избра^еп<иц .-[船 Входящие (1)匕 Нзгро>лгг*«>ег>см0口 <M7ZVMWM曰 отржиекныеЬсепэчтоеывnarw ..папки(1)ЗЛюрадо*»**，Дат* jggz старые, и ^ЗЛюрадо*»**，Дат* jggz старые, и ^св Оюсвм ДЛШ9св Оюсвм ДЛШ9$ Н прошлом мпаце$ Н прошлом мпацеdi g m»A・2 Н4МДdi g m»A・2 Н4МДТестовое сообщение Microsoft OfficeТестовое сообщение Microsoft OfficeOutlookOutlook8 исходящиенежелате/Ы4«я мтQ Оттом легме0 Удалв*« @ Черновик (Я 回 Лапки поиска8 исходящиенежелате/Ы4«я мтQ Оттом легме0 Удалв*« @ Черновик (Я 回 Лапки поискаЛ Л**е лея» намдЛ Л**е лея» намд卓 На прошло! миделе卓 На прошло! миделе3 ОГОДИА目&『Ю3 ОГОДИА目&『Ю12:2712:27Of.Of.IDo880Hsть на *ao€wtrt*n телефонОтпмвит* почту6пмии〔ь мм;е?*<ж cvybutM*Дслогг+ггел>нэ« действияCos1Параиетры отправки...в контактыIDo880Hsть на *ao€wtrt*n телефонОтпмвит* почту6пмии〔ь мм;е?*<ж cvybutM*Дслогг+ггел>нэ« действияCos1Параиетры отправки...в контактывСвойства Outfook...вСвойства Outfook...
■ jjaftrf *авм 屮д Пеоейтм Сервис Действия 仃吋小
■ jjaftrf *авм 屮д Пеоейтм Сервис Действия 仃吋小
«Ть доом ]:
«Ть доом ]:
Введи» е острое
Введи» е острое
>ге “*ггжт
>ге “*ггжт
Входящие
Входящие
I Избра^еп<иц .-[
船 Входящие (1)
匕 Нзгро>лгг*«>ег>см0
口 <M7ZVMWM曰 отржиекные
Ьсепэчтоеывnarw ..
папки
(1)
I Избра^еп<иц .-[
船 Входящие (1)
匕 Нзгро>лгг*«>ег>см0
口 <M7ZVMWM曰 отржиекные
Ьсепэчтоеывnarw ..
папки
(1)
ЗЛюрадо*»**，Дат* jggz старые, и ^
ЗЛюрадо*»**，Дат* jggz старые, и ^
св Оюсвм ДЛШ9
св Оюсвм ДЛШ9
$ Н прошлом мпаце
$ Н прошлом мпаце
di g m»A・2 Н4МД
di g m»A・2 Н4МД
Тестовое сообщение Microsoft Office
Тестовое сообщение Microsoft Office
Outlook
Outlook
8 исходящие
нежелате/Ы4«я мт
Q Оттом легме
0 Удалв*« @ Черновик (Я 回 Лапки поиска
8 исходящие
нежелате/Ы4«я мт
Q Оттом легме
0 Удалв*« @ Черновик (Я 回 Лапки поиска
Л Л**е лея» намд
Л Л**е лея» намд
卓 На прошло! миделе
卓 На прошло! миделе
3 ОГОДИА
目&『Ю
3 ОГОДИА
目&『Ю
12:27
12:27
Of.
Of.
IDo880Hsть на *ao€wtrt*n телефон
Отпмвит* почту
6пмии〔ь мм;е?*<ж cvybutM*
Дслогг+ггел>нэ« действия
Cos
1Параиетры отправки...
в контакты
IDo880Hsть на *ao€wtrt*n телефон
Отпмвит* почту
6пмии〔ь мм;е?*<ж cvybutM*
Дслогг+ггел>нэ« действия
Cos
1Параиетры отправки...
в контакты
в
Свойства Outfook...
в
Свойства Outfook...
После щелчка правой кнопкой мыши на имени отправителя сведения о нем можно добавить в адресную книгу Outlook
Вокне Контакт можно ввести дополнительные
сведения о контакте, а не его имя или адрес электронной почты
Создание со庚私匹以况 злее麻(ighhoU п04f向п
Outlook предлагает два способа написания сообщения электронной почты: в режиме прямого подключения к Internet и в автономном режиме, когда соединение с Internet отсутствует.
Для того чтобы написать текст сообщения, вам необязательно сначала устанавливать соединение с Internet, однако вам не обойтись без этого, если необходимо его отправить.
Для того чтобы создать электронное письмо, выполните следующее.
Выберите команду Go^Mail (ПереходФПочта) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+l>.
Откроется область Mail (Почта).
Щелкните на кнопке New (Создать), выберите команду Actions^New Mail Message (Действия «^Создать сообщение) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+N>.
Отобразится диалоговое окно Message (Сообщение) (рис. 14.8).
Диалоговое окно Message (Сообщение) на самом деле является окном Microsoft Word. Благодаря этому при написании сообщения вы сможете использовать все средства Word, такие как проверка правописания, таблицы и макросы
Кнопка Добавить файл
Рис. 14.8. Создание электронного 〃〃сьт в диалоговом окне Сообщение
Введите электронный адрес в текстовом поле То (Кому).
Если вы хотите послать письмо по адресу, который сохранен в вашей адресной книге, щелкните на кнопке То (Кому), а затем на имени адресата. Если вы не нашли имя адресата в адресной книге, введите его электронный адрес в поле То (Кому), после чего щелкните на кнопке ОК.
Чтобы отправить это же сообщение еще нескольким адресатам, щелкните на кнопке То (Кому), а затем дважды щелкните на имени необходимого адресата.
Для того чтобы отослать копии письма еще нескольким адресатам, щелкните на кнопке СС (Копия). Outlook откроет диалоговое окно, в котором вы сможете выбрать электронные адреса людей, которым хотите направить копии письма. Вы также можете вписать дополнительные электронные адреса в поле СС (Копия).
Хотя сообщение можно отправить нескольким адресатам как с помощью кнопки То (Кому), так и с помощью кнопки СС (Копия), использование последней кнопки дает возможность сообщить адресату, что он может не отвечать на полученное сообщение.
В текстовом поле Subject (Тема) укажите тему письма.
Например, Секретный план устранения гравитации на Земле.
Введите текст письма в большом текстовом поле внизу диалогового окна Message (Сообщение).
Если вам необходимо вместе с сообшением отправить файл, не выполняйте п. 6 прямо сейчас. Вместо этого выполните действия из следующего раздела, а только затем выполняйте п. 6.
Вы можете проверить орфографию письма. Выберите для этого команду ToqIsQ Spelling and Grammar (С 叩 висО Орфография) или нажмите клавишу <F7>.
Щелкните на кнопке Send (Отправить).
Если вы подключены к Internet, Outlook немедленно отправит ваше сообщение. В противном случае программа сохранит ваше письмо в папке Outbox (Исходящие).
Вложение файлов в сообщение электронной почты
Вместо того чтобы отправлять простое текстовое сообщение, вы также можете отправить графические сообщения, программы, документы текстовых процессоров, файлы любых других типов.
Старайтесь не отправлять файлы размером больше одного мегабайта. Чем больше размер файла, тем больше времени потратит получатель на его загрузку. Для сжатия файлов воспользуйтесь специальной программой, напримерWinZip (www.winzip. com).
Чтобы вложить файл в сообщение электронной почты, выполните следующие действия.
Создайте сообщение электронной почты, выполнив пп. 1-5 нз раздела "Создание сообщения электронной почты".
Выберите команду Insert^File (ВставкаФФайл) или щелкните на кнопке Insert File (Добавить файл) панели инструментов.
Появится диалоговое окно Insert File (Вставка файла).
Щелкните на файле, который решили вложить в сообщение.
Вам может понадобиться перейти на другой жесткий диск или в другую папку, чтобы найти нужный файл.
Щелкните на кнопке Insert (Вставить).
Outlook отобразит значок и название файла в текстовом поле Attach (Вложение), расположенном прямо под текстовым полем Subject (Тема). Ваше сообщение готово к отправке.
Вы можете вложить несколько файлов, для чего выполняйте пп. 2-4 для каждого дополнительного файла.
Щелкните на кнопке Send (Отправить).
Outlook немедленно отправит ваше сообщение.
Использование папки Исходящие
Пока вы не установите соединение с Internet, Outlook будет сохранять все сообщения, которые не были отправлены, в папке Outbox (Исходящие).
Просмотр и редактирование электронных писем в папке Исходящие
Для того чтобы просмотреть сообщения, временно хранящиеся в пайке Outbox (Исходящие), выполните следующее.
Выберите команду Go^Mall (Переход^Почта) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+l>.
Откроется область Mail (Почта).
Щелкните на значке Outbox (Исходящие) в группе All Mail Folders (Все почтовые папки).
Outlook отобразит список сообщений, которые до сих пор не были отправлены.
Дважды щелкните на сообщении, которое вы хотите открыть.
Отобразится окно Message (Сообщение), в котором можно изменить текст сообщения.
Выберите команду File<^CIose (тЛпОЗакрьпъ), чтобы снова сохранить сообщение в папке Outbox (Исходящие).
Чтобы отправить сообщение, хранящееся в папке Outbox (Исходящие), выполните инструкции, приведенные в следующем разделе.
Отправка электронных писем из папки Исходящие
Сообщения хранятся в папке Outbox (Исходящие) до тех пор, пока вы не выполните одно из следующих действий.
Отправка сообщений вручную.
I / Настройка Outlook для автоматической отправки сообщений после подключения к Internet.
Для того чтобы отправить сообщения, временно хранящиеся в папке Outbox (Исходящие), выполните следующее.
Выберите команду Go=>Mall (Переход^ Почта) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+l>.
Откроется область Mail (Почта).
Щелкните на значке Outbox (Исходящие) в группе All Mail Folders (Все почтовые папки).
Outlook отобразит список сообщений, которые до сих пор не были отправлены.
Щелкните на сообщении, которое вы хотите отправить.
Для того чтобы выбрать несколько сообщений, щелкайте на каждом из них, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>. Чтобы выделить неразрывную группу сообщений, щелкните на первом сообщении, нажмите клавишу <Shift>, после чего щелкните на последнем сообщении, которое необходимо отправить.
Выберите команду Т ools^Send/Recieve^ Receive All (Сервис1^ Отправить/ получ итьФДоставнть почту) (или Send All (Отправить все)) или нажмите клавишу <Е9>・
Если подключение к Internet не установлено, на экране отобразится диалоговое окно, в котором вам будет предложено указать свои имя пользователя и пароль для учетной записи Internet, после чего Outlook сможет установить соединение и отправить сообщения.
Если отправка сообщений вручную кажется вам слишком утомительной, заставьте программу отправлять сообщения автоматически. Для этого выполните следующие действия,
Выберите команду Tools^Optlons (Сервис^ Пар аметры).
Появится диалоговое окно Options (Параметры) (см. рис. 14.1).
Перейдите на вкладку Mall Setup (Настройка почты).
Установите флажок Send Immediately When Connected (Немедленная отправка при наличии подключения) в группе Send/Recelve (Отправка и получение). (Если флажок уже установлен, пропустите этот пункт.)
Щелкните на кнопке ОК.
Теперь Outlook будет автоматически отправлять сообщения из папки Outbox (Исходящие) при подключении к Internet.
•Жи^^/f^ и ч^пение сбб'и^нмй
Если у вас есть учетная запись Internet, вы можете использовать Outlook для чтения и упорядочения сообщений.
Получение сообщений
Для того чтобы получить свежую корреспонденцию, выполните следующее.
Выберите команду Go^Matl (Переход^Почта) или нажмите комбннацню клавиш <Ctrl+l>,
Откроется область Mail (Почта).
Выберите командуТ 001so Send/Recelve (СервисФ Отправить/пол учить), Откроется меню, содержащее список всех настроенных вами учетных записей Internet. Чтобы получить сообщения для всех учетных записей, выберите команду Send/ Receive All (Все учетные записи).
Щелкните на почтовом ящике, почту в котором вы хотите проверить.
Вся новая корреспонденция будет сохранена в папке Inbox (Входящие).
Чтение сообщений
Для того чтобы ознакомиться с содержанием новых сообщений, пришедших на ваш адрес, выполните следующее.
Выберите команду Go<=>Mail (ПереходФПочта) или нажмите комбинацию клавиш <CtrI+l>.
Откроется область Mail (Почта).
Щелкните на значке Inbox (Входящие) в группе All Mall Folders (Все почтовые папки).
Отобразится список сообщений, которые сохранены в папке Inbox (Входящие). Все сообщения будут разделены по категориям согласно тому, как давно они были получены. Заголовки непрочитанных сообщений отображаются полужирным.
Щелкните на сообщении, которое хотите прочитать.
В правой части экрана откроется текст сообщения.
После того как вы прочтете одно сообщение, щелкните на другом.
Если необходимо ответить на сообщение, выполните инструкции, приведенные в следующем разделе.
Отправка ответа на сообщение
Часто нужно ответить на сообщение, которое вы получили. Outlook упрощает этот процесс, поскольку автоматически определяет адрес, по которому следует направить ответ.
Для того чтобы дать ответ на полученное сообщение, выполните следующее.
Выполните пи. 1-3 нз предыдущего раздела '円тенне сообщений".
Выберите команду ActionsO Reply (Действия^Ответить), нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+R> или щелкните на кнопке Reply (Ответить) панели инструментов.
Если необходимо ответить всем адресатам, получившим исходное сообщение, выберите команду Actions^ Reply to All (Действия1^Ответить всем), нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+R> или щелкните на кнопке Reply to All (Ответить всем) панели инструментов.
Отобразится диалоговое окно Message (Сообщение), содержащее копию исходного сообщения, а также адрес электронной почты автора сообщения.
Введите текст ответа на сообщение и щелкните на кнопке Send (Отправить).
Пересылка сообщения
Чтобы переслать сообщение кому-то, выполните следующее.
Выполните пп. 1-3 из предыдущего раздела "Чтение сообщений".
Выберите команду Actions^ Forward (ДействияФПереслать), нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+F> или щелкните на кнопке Forward (Переслать) панели инструментов.
Откроется диалоговое окно Message (Сообщение), содержащее копию исходного сообщения.
Введите адрес электронной почты человека, которому вы хотите переслать сообщение.
Если вы хотите послать письмо по адресу, который сохранен в вашей адресной книге, щелкните на кнопке То (Кому), а затем на имени адресата. Если вы не нашли имя адресата в адресной книге, введите его электронный адрес в поле То (Кому).
Допишите от себя примечание к письму, которое вы хотите переслать.
Щелкните на кнопке Send (Отправить).
Удаление cftiafibtx сйб^1цений
Стоит вам ненадолго забыть о наведении порядка, и ваша папка Inbox (Входящие) перегрузится старыми письмами, которые вам больше не нужны. Чтобы попусту не занимать драгоценное пространство на жестком диске, лучше проводите время от времени чистку в вашей папке Входящие.
Помимо папки Inbox (Входящие), ненужные вам сообщения могут содержаться в папке Sent Items (Отправленные), в которой хранятся копии всех отправленных вами электронных писем. Хотя в душе вы сторонник учета отправки писем, потребность удалить хотя бы некоторые из отправленных сообщений обязательно возникнет.
Удаление сообщения
Для того чтобы очистить папки Inbox (Входящие) и Sent Items (Отправленные) от ненужных писем, выполните следующее.
Выберите команду Go^Mail (Переход^Почта) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+l>.
Откроется папка Mail (Почта).
Щелкните на папке, содержащей сообщения, которые необходимо удалить, например, на папке Inbox (Входящие).
Отобразится дополнительная область, в которой перечислены все сообщения, содержащиеся в настоящей папке.
Щелкните на сообщении, которое необходимо удалить.
Для того чтобы удалить несколько сообщений, щелкайте на каждом из них, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>. Чтобы удалить неразрывную группу сообщений, щелкните на первом сообщении, нажмите клавишу <Shift>t после чего щелкните на последнем сообщении, которое необходимо удалить.
Выберите команду Edit^Delete (Правка^Удалить)^ нажмите клавишу <Delete> или щелкните на кнопке Delete (Удалить) панели инструментов.
Outlook удалит выделенные сообщения.
Удаляя сообщения, Outlook помещает их в папку Deleted Items (Удаленные). Таким образом, вы получаете последний шанс восстановить сообщения, прежде чем они окончательно будут удалены, о чем вы узнаете из следующего раздела.
Восстановление удаленных сообщений
Если вы удалили сообщение из папки Inbox (Входящие). а потом вдруг решили, что оно вам еще пригодится, у вас есть еще возможность восстановить его. Все, что для этого нужно, — это извлечь его из папки Deleted Items (Удаленные).
Для того чтобы вернуть сообщение из папки Deleted Items (Удаленные), выполните следующее.
Выберите команду GoOMail (Переход =ФПочта) или нажмите комбинацию клавиш <CtrL+l>.
Откроется папка Mail (Почта).
Щелкните на значке Deleted Items (Удаленные) в группе All Mail Folders (Все почтовые папки).
Отобразится список сообщений, которые сохранены в папке Deleted Items (Удаленные).
Щелкните на письме, которое вы хотите восстановить.
Если вы хотите восстановить несколько писем, щелкните мышью на каждом из них, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>.
Выберите команду Edit^Move to Folder (ПравкаФ Перем естить в папку) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+V>.
Откроется диалоговое окно Move Items (Переместить элементы) (рис. 14.9).
Рис. 14.9. Диалоговое окно Переместить элементы позволяет восстановить сообщения из папки Удаленные и сохранить их в другой папкеРис. 14.9. Диалоговое окно Переместить элементы позволяет восстановить сообщения из папки Удаленные и сохранить их в другой папкеЩелкните на папке Inbox (Входящие) в диалоговом окне и на кнопке ОК.
Рис. 14.9. Диалоговое окно Переместить элементы позволяет восстановить сообщения из папки Удаленные и сохранить их в другой папке
Рис. 14.9. Диалоговое окно Переместить элементы позволяет восстановить сообщения из папки Удаленные и сохранить их в другой папке
Письмо появится в папке Inbox (Входяшие) в своем первоначальном виде. (Вместо папки Inbox (Входящие) при желании вы можете выбрать другую папку.)
Удаление сообщения навсегда
До тех пор пока вы не удалите сообщение из папки Deleted Items (Удаленные), его еще можно будет вернуть и прочитать. Кроме того, это противное сообщение все еще сидит на жестком диске и занимает место, пока вы полностью не удалите его.
После того как вы удалите сообщение из папки Deleted Items (Удаленные), вы уже никогда не сможете его восстановить. Поэтому подумайте лишний раз, действительно ли вы этого хотите.
Для того чтобы навсегда удалить сообщение, выполните следующее.
Выберите команду Go^Mail (Переход^Почта) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+l>.
Откроется папка Mail (Почта).
ЩелкнитеназначкеDeletedItems(Удаленные)в группе AllMailFolders(Все
почтовые папки).
Отобразится список сообщений, которые сохранены в папке Deleted Items (Удаленные).
Щелкните на сообщении, которое вы хотите удалить.
Если вы хотите удалить несколько сообщений, щелкните мышью на каждом из них, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>.
Выберите команду Edit>=>Delete (ПравкаФУдалить), нажмите комбинацию клавиш <CtrI+D> или щелкните на кнопке Delete (Удалить) панели инструментов.
Откроется диалоговое окно с просьбой подтвердить удаление.
Щелкните на кнопке Yes (Да).
Помашите вашему письму ручкой.
Если вам некогда разбираться с каждым письмом и вы хотите полностью очистить папку Deleted Items (Удаленные), выберите команду Toolso Empty "Deleted Items" Folder (Сервис «^Очистить папку "Удаленные").
Глава 15
Планирование задач и сохранение адресов
2? з应/ гла£е...
/ Сохранение имен и адресов
/ Систематизация имен по категориям
/ Планирование задач
utlook поможет вам не только внести в свой рабочий план мероприятие и не забыть f J об этом, но и разработать план текущих и очередных задач (благодаря этому вы сэ
кономите деньги на покупке настольного дневника), а также сохранить и систематизировать имена, адреса, телефонные номера и другую важную информацию о людях, от которых, возможно, зависит ваша карьера.
Океанизация списка aqftecoe
Многие люди носят при себе визитки, чтобы раздавать их своим потенциальным деловым партнерам. Визитки обычно складывают в специальные небольшие вращающиеся шкафчики, которые стоят на рабочих столах, но вы можете хранить информацию об именах партнеров и их адресах в своем компьютере с помощью программы Outlook. С помощью Outlook вы можете быстро копировать и передавать информацию о важных партнерах и адреса учреждений своим коллегам и вместо громоздкого ящика с визитками разместить на своем столе гораздо более аккуратный и удобный в работе монитор компьютера.
Сохранение адресов
Для того чтобы сохранить имена и адреса нужных людей, запустите программу Outlook, a затем следуйте таким инструкциям.
Выберите команду Go^Contacts (Переход^Контакты) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+3>.
Откроется область Contacts (Контакты).
Выберите команду Actions^New Contact (Действия^ Создать контакт) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+N>.
Откроется диалоговое окно Contact (Контакт) (рис. 15.1).
В соответствующие текстовые поля внесите имя, адрес, номер телефона и любую другую информацию, которую вы хотите сохранить.
При вводе названий фирм и учреждений придерживайтесь определенного выбранного вами стандарта. Так, если в одном случае вы напишете Издательство Диалектика, а в другом случае — просто Диалектика, Outlook решит, что речь идет о двух разных организациях.
©©Рис. 75 J. Ввод информации в диалоговом окне КонтактРис. 75 J. Ввод информации в диалоговом окне КонтактПосле щелчка на кнопке Full Name (Полное имя) отобразится диалоговое окно Check Full Name (Проверка полного имени), где можно указать или добавить обращение (например, Д-р или Г-н), фамилию, имя, отчество и, если нужно, примечания (например, младший или III).
©
©
Рис. 75 J. Ввод информации в диалоговом окне Контакт
Рис. 75 J. Ввод информации в диалоговом окне Контакт
ПослещелчканакнопкеAddress (Адрес)отобразитсядиалоговоеокноCheck
Address (Проверка адреса), где вы можете указать название улицы, город, область, почтовый индекс и страну.
В поле под кнопкой Address (Адрес) вы можете указать для одного лица несколько адресов, например рабочий и домашний адрес.
Флажок This is the mailing address (Считать почтовым адресом) позволит вам отметить адрес, который будет использоваться как почтовый при отсылке корреспонденции.
Послещелчка на кнопке с изображением открытой книги, которая находится слева от поля E-mail (Эл. почта), откроется список электронных адресов, которые вы вно сили раньше.
Послещелчканазначке AddPicture(Добавлениефотографии)высможетедоба
вить цифровую фотографию человека, если предварительно сохранили ее на жестком диске компьютера.
Завершиввводинформации,щелкнитенакнопкеSaveandClose
(Сохранить и закрыть).
Заполнять все доступные поля необязательно. Например, можно указать только имя и номер телефона человека. Вводить сведения, которые вам никогда не потребуются, не нужно.
Просмотр информации с разных точек зрения
Сохранение и просмотр информации — это необходимые и простые элементы работы с вашей базой данных. Но только ради этого можно было и не отказываться от привычного шкафчика с визитками на рабочем столе. В действительности вся эффективность и преимущества работы с компьютерной программой Outlook проявляются при сортировке данных и отображении их в таком виде, чтобы максимально быстро получить необходимую информацию. В Outlook есть семь разновидностей представления информации.
Address Cards (Адресные карточки). Показывает имена (отсортированные по алфавиту по фамилиям), адреса, номера телефонов и адреса электронной почты.
Detailed Address Cards (Подробные адресные карточки). Показывает всю информацию, например название организации, номер факса, занимаемую должность.
Phone List (Список телефонов). Показывает имена и номера телефонов (включая рабочий, домашний и мобильный телефон, а также факс). Для облегчения просмотра данные организованы в виде таблицы.
By Category (По категориям). Показывает записи в соответствии с определенными категориями, например Business (Дела), Hot Contacts (Важные контакты), Key Customer (Важные клиенты) и Suppliers (Поставщики).
By Company (По организациям). Показывает записи в соответствии с принадлежностью к той или иной организации (данное представление используется для поиска во множестве записей лиц, относящихся к одной организации).
ByLocation(Поместоположению).Сортируетзаписипостранам,городамиоб
ластям.
By Follow-Up Flag (По отметке "К исполнению")* Отображает записи в соответствии с отметками к исполнению, которые можно установить, нажав комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+G> или выбрав команду Actions^Follow-Up (Действия*^ Отметить к исполнению).
Чтобы выбрать другое представление сведений о контактах, достаточно выбрать другой переключатель в категории Current View (Текущее представление) области Contacts (Контакты), расположенной у левого края окна программы (рис. 15.2). Кроме того, можно выбрать команду ViewoArrange By^ Current View (Вид^Упорядочить поФТекущее представление), после чего выбрать нужное представление, такое как Phone List (Список телефонов) или By Category (По категориям).
Поиск записей
После того как вы начали работать с Microsoft Outlook, может возникнуть такая ситуация, когда вам срочно потребуется найти определенные сведения. Для того чтобы найти сведения об определенной записи в Outlook, выполните следующие действия.
Выберите команду Go^Contacts (Переход•=> Контакты) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+3>.
Откроется область Contacts (Контакты).
Если при выполнении п. 1 выбрать команду Go^Mail (Переход^Почта) или нажать комбинацию клавиш <Ctrl+l>, вы сможете провести поиск среди отправителей или получателей сообщений.
. Отображениео контактах Outlook no категориям
Выберите командунажмите
комбинацию клавиш <Ctrl+E> или щелкните на кнопке Find (Найти) инструментов.
Появится текстовое поле Look for (Просмотреть), показанное на рис. 15.3.
Введите ключевую фразу (имя, фамилия икоторую вы хотите отыскать.
Чтобы ускорить поиск, используйте фразы как можно больших размеров. Например, вместо буквы Ф в поле для поиска записей о лицах, чья фамилия начинается с буквы Ф, лучше использовать болеезапись, хотя бы, на
пример,
Обязательно укажите имя безпоскольку в противном случае Outlook не
удастся найти необходимые сведения.
Щелкните на кнопке Find
Outlook отобразит записи, соответствующие установленным вами критериям. Чтобы просмотреть отдельную запись, щелкните на ней дважды.
Щелкните на кнопке Clear (Очистить).
Outlook снова отобразит список контактов.
Распределение адресов по категориям
Если вы очень занятой человек (или страстно коллекционируете все адреса и имена, какие вам только удалось найти), то ваш список адресов в Outlook очень быстро заполнится и станет большой проблемой найти нужный адрес.
Поле Просмотреть Поле Искать вПоле Просмотреть Поле Искать вьегдитр大ьегдитр大МКСНТЖТЬМКСНТЖТЬ；實評阀грсдставлен龄® Адресные карточкиО Подробьыеадресные；實評阀грсдставлен龄® Адресные карточкиО Подробьыеадресные冃液訐ь А： контапынайти g殛审г麼б：冃液訐ь А： контапынайти g殛审г麼б：ООООООООО По отметке "К испо.лненйО По отметке "К испо.лненйОткрыть общие контакты.Настроить текущее предстлОткрыть общие контакты.Настроить текущее предстлСписок телефоновПо категор(лйм По организациям По местоположениюСписок телефоновПо категор(лйм По организациям По местоположению
Поле Просмотреть Поле Искать в
Поле Просмотреть Поле Искать в
ьегдитр大
ьегдитр大
МКСНТЖТЬ
МКСНТЖТЬ
；實評阀грсдставлен龄
® Адресные карточки
О Подробьыеадресные
；實評阀грсдставлен龄
® Адресные карточки
О Подробьыеадресные
冃液訐ь А： контапынайти g殛审г麼б：
冃液訐ь А： контапынайти g殛审г麼б：
О
О
О
О
О
О
О
О
О По отметке "К испо.лненй
О По отметке "К испо.лненй
Открыть общие контакты.
Настроить текущее предстл
Открыть общие контакты.
Настроить текущее предстл
Список телефонов
По категор(лйм По организациям По местоположению
Список телефонов
По категор(лйм По организациям По местоположению
^•о1a^•о1a4最3
^•о1a
^•о1a
Рис. "3 Прежде чем выполнить поиск имени и адреса электронной почты, следует указать область поиска
В таком случае вам не обойтись без систематизации записей путем присвоения им разных категорий. Тогда, если вам потребуется просмотреть адреса, относящиеся к определенной группе, вы сможете дать команду Outlook отсортировать все записи по категориям.
Определение категорий для контактов
Прежде чем что-то требовать от Outlook, вам придется определить категории для всех записей. Для того чтобы сделать это, убедитесь вначале, что вы работаете с папкой Contacts (Контакты), а затем выполните следующее.
Выберите команду Go>=>Contacts (Переход^Контакты) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+3>.
Откроется папка Contacts (Контакты).
Щелкните на записи, для которой необходимо определить категорию.
Выберите команду EditsCategories (Правка «=>Категории)<
Отобразится диалоговое окно Contacts (Контакты) (рис. 15.4).
Отметьте все категории, к которым относится ваша запись, затем щелкните на кнопке ОК.
Большое количество контактов может относиться сразу к нескольким категориям, таким как Business (Дела), Key Customer (Важные клиенты) или Hot Contacts (Важные контакты).
Щелкните на кнопке ОК.
©©Рис. 154 Назначение категории записиРис. 154 Назначение категории записиЧтобы быстрее назначить категорию контакту, щелкните на нем и из контекстного меню выберите команду Categories (Категории). Затем выполните пп. 4 и 5.
©
©
Рис. 154 Назначение категории записи
Рис. 154 Назначение категории записи
Если вы хотите воспользоваться другим способом назначения категории контакту или назначить категорию сразу нескольким контактам, выполните следующее.
Выберите командуTools^OrganizetCepBHc^OpraHHaoBaTb).
Рис. 75.5. Назначение категорий с помощью окна Настройка папки КонтактыРис. 75.5. Назначение категорий с помощью окна Настройка папки КонтактыОткроется окно Ways to Organize Contacts (Настройка папки Контакты) (рис. 15,5).
Рис. 75.5. Назначение категорий с помощью окна Настройка папки Контакты
Рис. 75.5. Назначение категорий с помощью окна Настройка папки Контакты
Щелкните на контактах, которым необходимо назначить категорию.
Несколько контактов можно выделить, удерживая нажатой клавишу <Ctrl> и щелкая на каждом необходимом контакте.
В текстовом поле Добавить контакты выберите категорию, такую как Business (Дела) или Hot Contacts (Важные контакты).
Чтобы создать новую категорию, введите ее имя в текстовом поле Create a New Category Called (Создать новую категорию с именем), после чего щелкните на кнопке Create (Создать).
Щелкните на кнопке закрытия окна Ways to Organize Contacts (Настройка папки Контакты).
Сортировка контактов по категориям
После назначения контактам различных категорий Outlook может отображать контакты, которые относятся только к одной категории. Таким образом, вы сможете быстро найти информацию о контактах, относящихся к делам и личным сведениям, или о секретных контактах. Для отображения контактов по категориям выполните следующее.
Выберите команду Go=>Contacts (Переход ^Контакты) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+3>.
Откроется папка Contacts (Контакты).
Выберите переключатель By Category (По категориям) в категории Current View (Текущее представление) или выберите команду View*=> Arrange By=>Current View«=>By Category (Вид<=> Упорядочить поФТекушее представ- ленме^По категориям).
Outlook отобразит контакты всех указанных вами категорий (рис. 15.6).
Если на экране отображается слишком много категорий, сверните те из них, ко- g торые вам не нужны, щелкнув на значке со знаком "минус", который отображается слева от названия категории. Чтобы развернуть ранее свернутую категорию, щелкните на значке со знаком "плюс", который отображается слева от названия категории.
Дважды щелкните на контакте, информацию о котором вы хотите просмотреть.
Отобразится диалоговое окно Contact (Контакт), в котором будет отображена информация о выбранном контакте.
Закончив просмотр или редактирование информации о контакте, щелкните на кнопке Save and Close (Сохранить и закрыть).
Уп/кивление задачами
Чтобы, занимаясь повседневной работой, вы не упустили из виду какое-либо важное и срочное дело, создайте в Outlook список текущих и очередных задач, с которым будете сверять свои планы на день.
Кнопка Развернуть Кнопка Свернуть
Рис. 156 Отображение контактов по категориям
Создание списка текущих задач
Чтобы создать список задач, выполните следующее.
Выберите команду Go^Tasks (Переход^Задячи) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+4>.
Откроется папка Tasks (Задачи), показанная на рис. 15.7.
Щелкните в текстовом поле Click here to add a new task (Щелчок добавит элемент (Задача)) и введите задачу.
Щелкните в текстовом поле Due Date (Срок). Если вы не хотите назначать срок выполнения задачи, пропустите пп. 3-5.
Появится кнопка со стрелкой, направленной вниз.
Щелкните на кнопке со стрелкой» направленной вниз.
Откроется календарь.
Щелкните на необходимой дате, после чего нажмите клавишу <Enter>,
Outlook отобразит задачу.
Редактирование задач
После того как задача создана, ее можно отредактировать, чтобы программа отображала степень выполнения задачи. Чтобы отредактировать задачу, выполнитеследуюшее.
Выберите команду Go«=>Task$ (Переход^Задачи) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+4>.
Откроется папка Tasks (Задачи) (см. рис. 15.7).
Рис. 15.7. Выбор папки Задачи в Outlook
Дважды щелкните на задаче или щелкните на ней один раз и нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+O>.
Отобразится диалоговое окно Task (Задача) (рис. 15.8).
Рис, 15.8. Я диалоговом окне Задача можно ввести дополнительные сведения о задаче
Выполните одно или несколько из следующих действий.
Щелкните в поле Due Date (Срок) или Start Date (Дата начала)^ чтобы указать
новую дату.
Щелкните в поле с раскрывающимся списком Status (Состояние) и установите
статус вашей задачи, например In Progress (Выполняется), Completed (Завершена) или Waiting on Someone Else (В ожидании).
Статус задачи поможет вам контролировать ход выполнения запланированных работ (или невыполнения) и более продуктивно организовать свое время.
В поле Priority (Важность) выберите вариант Low (Низкая), Normal (Обычная) или High (Высокая).
Назначение задачам приоритетности позволит вам определить, какие задачи следует выполнить во что бы то ни стало, а какие можно пустить на самотек в надежде, что они разрешатся как-нибудь сами собой.
Щелкните в поле с раскрывающимся списком % Complete (Готово,%), чтобы
указать, насколько задача уже выполнена.
Установите флажок Reminder (Оповещение) и укажите дату и время, когда Outlook должна будет напомнить вам, что пора бы приступить к очередной задаче.
Воспользуйтесь кнопкой предупреждения (на которой изображен мегафон), если хотите, чтобы Outlook напомнила вам о задаче каким-нибудь установленным вами звуковым сигналом.
Введите более подробное описание задачи в большом текстовом поле в нижней части диалогового окна Task (Задача).
Щелкните на кнопке Save and Close (Сохранить и закрыть).
Перемещение задачи
Обычно Outlook отображает задачи по мере их создания. Поскольку этот порядок далеко не всегда наиболее эффективен для упорядочения задач, потратьте некоторое время на перемещение задач, выполнив следующие действия.
Выберите команду Go*=>Tasks (Переход •Задачи) или нажмите комбинацию клавиш <€trl+4>.
Откроется папка Tasks (Задачи) (см. рис. 15.7).
Щелкните на задаче, которую необходимо переместить.
Нажмите кнопку мыши, после чего переместите указатель.
Outlook отобразит горизонтальную линию красного цвета, показывающую, куда будет перемещена задача после того, как вы отпустите кнопку мыши.
Отпустите кнопку мыши, как только задача окажется в нужном месте.
Организация задач
После создания нескольких задач у вас могут возникнуть некоторые сложности с определением того, какие задачи уже просрочены и кто отвечает за выполнение той или иной задачи. Чтобы организовать задачи по категориям, выполните следующие действия.
Выберите команду GoOTasks (Переход^Задачи) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+4>.
Откроется папка Tasks (Задачи) (см. рис. 15.7).
Выберите необходимый переключатель в категории Current View (Текущее представление), например Overdue Tasks (Просроченные задачи) или Next Seven Days (Следующие семь дней), или выберите команду View1^ Arrange By^Current View (Внд^УпорядочитьФТекущее представление), после чего выберите необходимую категорию, например Active Tasks (Активные задачи) или By Person Responsible (По ответственным).
Outlook упорядочит задачи по указанным категориям (рис. 15.9).
Рис. 15.9. Outlook позволяет упорядочить задачи по категориях^
Дважды щелкните на задаче, которую решили просмотреть.
На экране отобразится окно Task (Задача), в котором будут представлены все сведения о задаче.
Щелкните на кнопке Save and Close (Сохранить и закрыть).
Завершение задачи
Несмотря на естественное стремление откладывать дела на потом, многие люди выполняют поставленные перед собой задачи. Чтобы указать Outlook, что поставленная задача уже выполнена, установите флажок рядом с ней. Outlook установит флажок, а также затенит и зачеркнет задачу.
Удаление задачи
После выполнения задачи вн, вероятно, захотите удалить ее из списка, чтобы она не загромождала экран.
Выберите команду GoOTasks (Переход^ Задач и) или нажмите комбинацию клавиш <CtrI+4>.
Откроется папка Tasks (Задачи) (см. рис. 15.7).
Дважды щелкните на задаче, которую решили просмотреть.
Отобразится окно Task (Задача).
Выберите команду Edit^ Delete (ПравкаФУдалить), нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+D> или щелкните на кнопке Delete (Удалить) панели инструментов диалогового окна Task (Задача).
Outlook удалит выделенную задачу.
Если вы хотите восстановить задачу, которую удалили по ошибке, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>.
Глава 16
Организуйте свое рабочее время
В宀庙血глаВе,,.
Планирование деловых мероприятий
Изменение плана мероприятий
Вывод плана мероприятий на печать
организацииэлектронной почты и сведений о контактах,
crosoft Outlook также прекрасно справляется с таким заданием, как
ние рабочего дня. Ведя учет встреч на компьютере, вы сможете быть уверенными в том, что никогда не забудете о встречах, которые происходят каждый день, один раз в месяц или один раз в год. (Конечно же, при этом ваш компьютер должен быть постоянно включен.)
JLiaHUfto^aHue ec/nfte4M
Если вы не умеете рассчитывать свое рабочее время, часто оказываетесь настолько перегруженными всякими встречами и мероприятиями, что не остается сил и времени на нормальную повседневную работу (что иногда не так уж и плохо), то чтобы избежать цейтнота, используйте Outlook для планирования своих деловых встреч такимчтобы вы могли
в любой момент определить, когда у вас будетвремя и какое время уже занято
другими мероприятиями.
Как добавить в план новую встречу
Outlook позволяет планировать встречи на ближайшие десять дней. Для того чтобы внести в план новую встречу, откройте Outlook и выполните следующее.
Выберите командуили нажмите комбина
цию клавиш <Ctrl+2>.
Откроется папка Calendar (Календарь).
Щелкните на дне в календаре, на который вы хотите назначить
Outlook выделит поле,дню. После щелчка на другом дне
(например, завтрашнем или позавчерашнем) Outlook выделит выбранный день серым цветом, оставив рамку вокруг текущего дня.
Щелкните на кнопке Day (День) панели инструментов.
Outlook отобразит список встреч для соответствующего дня, причем вся линия времени будет разделена на интервалы по полчаса (рис.
Щелкните в поле Appointment (Встреча), соответствующем времени, на которое вы хотите назначить встречу, например 11:00 или 15:00.
Outlook выделит выбранное время.
Рис. 16.1. Просмотр календаря в Outlook
£ Введите короткое описание встречи, например Деловой завтрак или Скучный банкет в офисе.
Outlook выделит введенный вами текст, поместив его в синюю рамку.
Подведите указатель мыши к нижнему краю рамки вокруг темы встречи.
Указатель мыши превратится в двунаправленную стрелку.
Удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите указатель мыши вниз до поля, соответствующего приблизительному времени окончания встречи.
Поздравляю! Вы только что назначили встречу с помощью Outlook.
Редактирование встреч
После назначения встречи сведения о ней можно отредактировать, указав место проведения, тему, точное время начала и окончания встречи, а также попросить Outlook дать звуковое предупреждение, если вы рискуете не попасть на встречу.
Чтобы изменить сведения о встрече, выполните следующее.
Выберите команду Go^Calendar (Перейти1^Календарь) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+2>.
Откроется папка Calendar (Календарь) (см. рис. 16,1).
Щелкните на дне в календаре, на который назначена встреча, сведения о которой вы хотите изменить.
Откройте окно встречи, выполнив одно из следующих действий.
Дважды щелкните на встрече.
Щелкните на встрече и нажмите комбинацию клавиш<Ctrl+O>.
Щелкните на встрече правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Open (Открыть).
Отобразится диалоговое окно Appointment (Встреча) (рис. 16.2).
Рис. 16.2. Диалоговое окно Встреча
В текстовое поле Subject (Тема) введите или отредактируйте краткое описание вашей встречи.
Например, По поводу моего замечания, сделанного две недели назад.
В текстовом поле Location (Место) укажите место проведения встречи.
Если вы уже указывали это место проведения для других встреч, шелкните на кнопке со стрелкой, направленной вниз, и щелкните на необходимом элементе раскрывающегося списка. Эта возможность очень удобна, если вы проводите все свои встречи в одном из нескольких определенных мест.
Заполните поле раскрывающегося списка Start Time (Начало), указав в нем время, на которое назначена встреча.
Заполните поле раскрывающегося списка End Time (Конец), в котором укажите время окончания встречи.
Если вы хотите, чтобы Outlook напомнила вам о запланированной встрече, установите флажок Reminder (Оповещение).
В раскрывающемся списке Reminder (Оповещение) укажите, когда Outlook должна напомнить вам о встрече (например, за 15 минут или за 1 час до начала). Если Outlook запущена на вашем компьютере, вы получите напоминание в указанное время, независимо от того, с какой программой вы работаете в данный момент.
Перейдите к раскрывающемуся списку Show Time As (В это время) и выберите значения Free (Свободен), Tentative (Под вопросом), Busy (Занят) или Out of (Нет на работе).
Если вы работаете в локальной сети, таким способом вы подскажете своим сослуживцам» можно ли вас беспокоить в то время, на которое назначена встреча. Так, значение Out of Office (Нет на работе) укажет, что на время, запланированное ДЛЯ встречи, вас не будет на рабочем месте.
Щелкните на кнопке Save and Close (Сохранить и закрыть) в верхней части диалогового окна.
Outlook отобразит на экране новую запланированную встречу.
Встречи, для которых установлен флажок Reminder (Оповещение), будут помечены пиктограммой с колокольчиком. Когда подойдет время напомнить вам о запланированной встрече, Outlook откроет окно Reminder (Напоминание), показанное на рис. 16.3.
Вы можете попросить Outlook еще раз попозже напомнить вам о времени встречи. Для этого укажите время следующего напоминания в списке Snooze to be reminded again in (Напомнить еще раз через) и щелкните на названии списка.
Рис. 16.3. Диалоговое окно Напоминание напомнит вам о приближающемся времени запланированной встречиРис. 16.3. Диалоговое окно Напоминание напомнит вам о приближающемся времени запланированной встречи
Рис. 16.3. Диалоговое окно Напоминание напомнит вам о приближающемся времени запланированной встречи
Рис. 16.3. Диалоговое окно Напоминание напомнит вам о приближающемся времени запланированной встречи
Функция Reminder (Оповещение) работает только в том случае» если была загружена программа Outlook. Поэтому, если вы хотите быть уверенным в том, что получите напоминание о запланированной встрече, убедитесь, что вы не вышли из Outlook (чтобы программа не загромождала экран вашего компьютера, сверните ее). Если вы закроете Outlook то программа не сможет напомнить вам о приближающейся встрече.
Общая картина встреч
Чтобы помочь организовать вам жизнь, Outlook предлагает пять способов отображения сведений о назначенных встречах.
Day (День). В этом режиме отображается информация о встречах, запланированных на один день (см. рис. 16.1), что позволяет увидеть, какие встречи вы уже пропустили.
Work Week (Рабочая неделя). В этом режиме отображается информация о встречах, запланированных на все дни одной недели, за исключением субботы и воскресенья (рис. 16.4).
Week (Неделя). В этом режиме отображается информация о встречах, запланированных на все дни одной недели (рис. 16.5).
Рис. 16.4. Просмотр информации о встречах в режиме просмотра Рабочая неделя
Рис. 16.5. Просмотр информации о встречах в режиме просмотра Неделя
Month (Месяц). В этом режиме отображается информация о встречах, запланированных на один календарный месяц (рис. 16.6).
Рис. Просмотр информации о встречах в режиме просмотра Месяц
Для переключения режимов просмотра информации о встречах выполните следующее.
Выберите командуиликомбина
цию клавиш <Ctrl+2>.
Откроется папка(Ка1ендарь) (см. рис. 16.1).
Щелкните на одной из следующих кнопок панели инструментов Outlook.
Today (Сегодня). Отображаются все встречи, запланированные надень.
Day (День). Отображаются все встречи, запланированные на день, выделенный в календаре.
Work Week (Рабочая неделя). Отображаются все встречи, запланированные на рабочую неделю, к которой относится день, выделенный в календаре.
Week (Неделя). Отображаются все встречи, запланированные на неделю, к которой относится день, выделенный в календаре.
Month (Месяц). Отображаются всезапланированные навыделенный
календаре.
Изменение плана встреч
Несмотря на все ваши старания при составлении плана встреч, вам может потребоваться перенести или отменить ту или иную встречу. Для того чтобы изменить план встреч, выполните следующие действия.
Выберите команду Go^Calendar (Перейти«^Календарь) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+2>.
Откроется папка Calendar (Календарь) (см. рис. 16.1).
Щелкните на встрече, которую вы хотите изменить.
Нажмите комбинацию клавиш <CtrI+O> или дважды щелкните на встрече, сведения о которой вы хотите изменить.
Отобразится диалоговое окно Appointment (Встреча) (см. рис. 16.2).
Внесите СВОН изменения в план встреч.
Например, перейдите к полю Start Time (Начало) или End Time (Конец) и введите новое время начала или окончания встречи.
Щелкните на кнопке Save and Close (Сохранить и закрыть).
Удаление встреч
В том случае, если какие-то встречи уже прошли или отменены, удалите их из плана, чтобы освободить место для других встреч. Для того чтобы удалить встречу, выполните следующие действия.
Выберите команду Go>=>Calendar (Перейти^Календарь) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+2>.
Откроется папка Calendar (Календарь) (см. рис. 16.1).
Щелкните на встрече, которую вы хотите удалить.
Outlook выделит выбранную вами встречу.
Выберите команду Edit>=>Delete (Правка^Удалить), нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+D> или щелкните на кнопке Delete (Удалить) панели инструментов Outlook.
Если вы по ошибке удалили не ту встречу, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>, чтобы исправить ошибку.
Определение повторяющихся встреч
Бывают встречи, которые регулярно повторяются каждый день, неделю, месяц или год (например, посетить ресторан вместе с шефом каждый первый понедельник месяца, забежать на планерку каждое утро или каждую пятницу уходить с работы пораньше). Вместо того чтобы вносить в рабочий план эти регулярные мероприятия снова и снова, сделайте это только один раз и укажите, с какой периодичностью это повторяется. Основываясь на ваших установках, Outlook автоматически рассчитает дату очередной встречи, если вы специально не внесете в план свои изменения.
Планирование повторяющихся встреч
Для того чтобы внести в план повторяющиеся встречи, выполните следующие действия.
Выберите команду Go^CalendaT (Перейти5^ Календарь) млн нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+2>.
Откроется папка Calendar (Календарь) (см. рис. 16.1).
Выберите командуRecuring Appointment
встречу).
Отобразится диалоговое окно Appointment Recurrence (Повторение встречи) (рис.
Внесение в план повторяющейся встречи с помощью диалогового окна Повторение встречи
ВAppointment(Время встречи) щелкните в поле Start (Начало)
и выберите из раскрывающегося списка время начала повторяющейся встречи.
Можно ввести в поле начало время начала и с клавиатуры, например
Щелкните в поле End (Конец) и выберите время окончания повторяющихся встреч.
Щелкните в поле Duration (Длительность) и введите продолжительность встреч.
Установите необходимый переключатель в группе Recurrence Pattern (Повторять): Daily (Ежедневно), Weekly (Еженедельно), Monthly (Ежемесячно) или Yearly (Ежегодно). Также можно указать определенный день недели.
В группе Range of recurrence (Пределы повторения)к полю Start
(Начало) и выберите дату, с которой будут повторяться ваши встречи.
Установите необходимый переключатель в группе Range of recurrence (Пределы повторения), чтобы определить, до какого времени эти встречи будут повторяться.
Вы можете указать, сколько раз будут повторяться эти встречи (End after (Завершить определить некоторую конечную дату (End by (Датаили не вво
дить никаких ограничений (No end date (Нет конечной
Щелкните на кнопке ОК.
Отобразится диалоговое окно Appointment (Встреча), в котором вы сможете сделать установки, типичные при планировании любых встреч.
Введите краткое описание планируемых встреч в поле Subject (Тема) Пораньше уйти с
Укажите место проведения встреч в поле Location (Место).
Установите флажок Reminder (Оповещение), если хотите, чтобы Outlook нила вам об очередной встрече диалоговым окном Reminder (Напоминание).
Перейдите к раскрывающемуся списку Show Time As (В это время) и выберите значение Free (Свободен), Tentative (Под вопросом), Busy (Занят) или Out of Office (Нет на работе).
Более подробно об этих параметрах см. в разделе "Редактирование встреч".
Щелкните на кнопке Save and Close (Сохранить и закрыть).
Outlook отобразит новые встречи в окне программы рис. 16.8. На то, что данные встречи повторяются, указывают круговые стрелки перед темой встречи.
Рис. ，6.8. Повторяющаяся встреча, показанная в режиме День
Вы можете превратить любую встречу в повторяющуюся, дважды щелкнув на ней, — после чего щелкнув на кнопке Recurrence (Повторение).
Редактирование повторяющихся встреч
Для того чтобы изменить повторяющуюся встречу, выполните следующие действия.
Выберите команду Go^Calendar (Перейти^Календарь) или нажмите комбина- НИЮ клавиш <Ctrl+2>.
Откроется папка Calendar (Календарь) (см. рис. 16.1).
Дважды щелкните на повторяющейся встрече, которую вы хотите изменить, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+O> или щелкните на значке встречи правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Open (Открыть).
Отобразится диалоговое окно Open Recurring Item (Открыть повторяющийся элемент).
Щелкните на одном из вариантов.
Open This Occurrence (Открыть копию). Для редактирования одной конкретной встречи (например, только той из повторяющихся встреч, которая должна состояться 18 октября).
Open the Series (Открыть весь ряд). Для редактирования всех повторяющихся встреч (например, всех встреч под заголовком Пораньше уйти с работы).
Outlook откроет диалоговое окно Appointment Recurrence (Повторение встречи) (см. рис. 16.7),
Внесите любые изменения в параметры повторяющейся встречи (например, время начала и окончания или исходная дата мероприятия), а затем щелкните на кнопке Save and Close (Сохранить и закрыть).
Выйод кланаtfcrfit&i на л^г威
Если вы не планируете торчать у компьютера круглый день, вам потребуется распечатать ваш рабочий план встреч, чтобы всегда иметь его под рукой или раздать вашим сотрудникам и близким.
Предварительный просмотр плана встреч
Прежде чем потратить бумагу и убедиться в том, что Outlook не напечатала сведения о важной встрече, воспользуйтесь функцией предварительного просмотра. Для этого выполните следующие действия.
Выберите команду Go^Calendar (Перейти^Календарь) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+2>.
Откроется папка Calendar (Календарь) (см. рис. 16.1).
Выберите команду File^Print Preview (ФайлФПредварительный просмотр).
Outlook отобразит план встреч (рис. 16.9).
Щелкните на кнопке Print (Печать), чтобы отправить план встреч на печать, или на кнопке Close (Закрыть), чтобы закрыть окно предварительного просмотра.
Если вы щелкнете на кнопке Print (Печать), на экране отобразится диалоговое окно Print (Печать), об использовании которого рассказывается ниже.
Печать плана встреч
Для того чтобы распечатать план встреч, выполните следующее.
Выберите команду Gg Calendar (Перейтн^Календарь) или нажмите комбинацию клавиш <:Ctrl+2>.
Откроется папка Calendar (Календарь) (см. рис. 16.1).
Выполните одно из следующих действий.
Выберите командуFile^ Print (Файл=>Печать).
Нажмите комбинацию клавиш<Ctrl+P>.
Щелкните на кнопке Печать стандартной панели инструментов.
Откроется диалоговое окно Print (Печать) (рис. 16.10).
Рис. /6.9. Команда Предварительный просмотр позволяет оценить внешний вид плана встреч перед его выводом на печать
Рис. /6.10. Диалоговое окно Печать
Если вы щелкнете на кнопке Print (Печать) стандартной панели инструментов, то Outlook немедленно приступит к печати плана встреч.
Выберите стиль из списка Print style (Стиль печати), например Weekly Style (Еженедельник) или Monthly Style (Ежемесячник).
Данный параметр определяет, в каком виде будет распечатан ваш план встреч — как распорядок дня, план на неделю или на месяц.
Если вы вначале хотите бросить взгляд на то, как будет выглядеть ваш план на бумаге, щелкните на кнопке Preview (Просмотр).
После выполнения п. 4 вы можете щелкнуть на кнопке Page Setup (Параметры g страницы), выбрать вкладку Paper (Бумага) и в поле Size (Размер) определить размещение плана встреч на бумаге. Вы можете установить значения Day-Timer page (1/2 листа брошюры), Day-Ruuner page (1/4 листа брошюры) или Franklin Day Planner page (1/8 листа брошюры).
Чтобы начать печать, щелкните на кнопке Print (Печать).
ЧастьVI
Использование Access
[ХРАНИЛИЩЕ ДАННЫХ "СНЕЖНЫЙ КОМ"
рркктб^и^г '「° т •
Ни X叩01М0,
В 3庆成也文病…
Персональный компьютер — это идеальный инструмент, позволяющий BBO- дить и сохранять самую разнообразную информацию в базах данных. Поэтому неудивительно, что в профессиональный выпуск Microsoft Office 2003 вошла специальная программа для работы с базами данных — Microsoft Access,
Для тех, кто любит блеснуть компьютерными терминами» можно добавить, что Access — это реляционная база данных. Тем, кто далек от специальной терминологии, достаточно знать, что Access позволяет сохранять данные различными способами.
I : Данная часть позволит вам овладеть базовыми приемами работы с Access.: ррочитав эту часть, вы почувствуете себя настолько уверенно в работе с Access, что для вас не составит труда спроектировать базу данных, в которую лепсо и просто заносить данные о клиентах и свежие рецепты*
Глава 17
Использование базы данных
В э^ойгла^е r ..
Основы баз данных
/Ввод данных
/Просмотр данных
/ / есмотря на все удобства и возможности, предоставляемые компьютером, многие ” люди до сих пор используют для хранения информации карточки или листы бумаги, собранные в папки. Хотя иногда это бывает и удобно, но в большинстве случаев работа с бумажными архивами просто ужасна. Представьте себе, сколько времени вам придется затратить на то, чтобы отобрать из архива организации данные с именами и телефонными номерами клиентов, которые проживают в Новгороде и приобрели у вас за последние шесть месяцев товаров на сумму больше 5000000 рублей.
Вместо того чтобы полагаться на свою память и рулоны бумаги, используйте возможности Access для организации полезной информации. Access не только сохранит вашу информацию, но также позволит вам сортировать ее, обрабатывать и анализировать в соответствии с очередными тенденциями или по ключевым данным в ваших записях (так вы сможете определить, когда ваша компания перестала получать прибыль, и вовремя уволиться). Чем полнее вы владеете информацией, тем увереннее будете себя чувствовать при общении с конкурентами, сотрудниками и проверяющими, которые хуже разбираются в вопросах компьютерной техники и информатики.
Сохранять информацию об именах и адресах гораздо проще с помощью Outlook, чем — с помощью Access. (Подробную информацию об использовании Outlook можно найти в предыдущей части.) Если же вам необходимо хранить информацию более сложного характера, например сведения о вкладах клиентов, используйте Access.
石аза данных 101
Хотя новомодный термин программируемая реляционная база данных может звучать несколько пугающе (или бессмысленно), но Access 2003 именно такова, т.е. представляет собой электронный шкаф, в который вы можете сваливать всю информацию и доставать ее оттуда по мере надобности. Но прежде чем вы забросите что-то в Access, вам следует указать программе, информацию какого типа вы собираетесь хранить. Обычный файл базы данных Access состоит из следующих элементов.
Одно или несколько полей. В поле хранится некоторая смысловая единица данных, например имя или номер телефона.
Одна или несколько записей. Запись содержит связанные поля, например имя сотрудника, его адрес, номер телефона и идентификационный номер.
Одна или несколько таблии базы данных. Одна или несколько записей формируют таблицу базы данных. Например, одна таблица содержит имена и адреса клиентов, а в другой таблице хранятся данные обо всех товарах на складе вашей организации.
Одна или несколько форм. С помощью формы связанная информация выводится на экран. Например, форма может содержать данные одной записи: имя, адрес и номер телефона.
Один или несколько отчетов. В отчете содержатся данные, предназначенные для отображения на экране или для печати^ представленные одним из стандартных способов. (Например, можно вывести на печать отчет, в котором будут представлены сведения о всех сотрудниках, получающих больше 5000000 рублей в год.) Отчеты позволяют хранить данные в базе данных в наиболее удобной форме.
На самом простом уровне Access можно использовать для хранения данных, таких как имена друзей, их адреса, номера мобильных телефонов, а также дни рождения.
На более высоком уровне вы сможете создавать с помощью Access небольшие программы, позволяющие решать определенные задачи, например вести учет инвентаря или создавать списки рассылки на основе определенных критериев.
В настоящей книге мы будем говорить только о простейшем варианте использования Access для хранения данных и их извлечения в случае необходимости. Если вы решили получить дополнительные сведения о разработке баз данных, приобретите книгу Access 2003 для "чайников “ Джона Кауфельда, выпушенную издательством "Диалектика".
Создание нового файла базы данных
Представьте себе базу данных в виде электронного шкафа для хранения информации заданного типа, например о налогах и прибыли. Access предложит вам два способа создания новой базы данных.
Вы можете создавать базу данных с нуля, вручную задать поля (например, имя, номер телефона, номер отдела, дата рождения и т.д.), затем описать тип данных, которые будут храниться в каждом из этих полей.
Вы можете использовать мастер Database Wizard (Мастер баз данных), входящий в Access, что позволит значительно ускорить процесс создания базы данных. При создании базы данных с помощью мастера Access создает для базы данных специальное окно, которое называется главной кнопочной формой. Окно Main Switchboard (Главная кнопочная форма) предлагает список действий, которые можно выполнять при работе с данными, благодаря чему вам не придется самостоятельно работать с формами и таблицами.
В большинстве случаев мастер баз данных Access позволяет простейшим и самым g удобным способом создать новую базу данных. Кроме того, при желании вы всегда сможете изменить базу данных. Вот почему в этой книге я остановлюсь на создании баз данных с помощью мастера баз данных, а разработку новой базы данных с нуля оставим для тех, у кого слишком много свободного времени.
Для того чтобы создать файл базы данных, используя мастер баз данных, выполните следующее.
Выберите команду File^New (ФайлФСоздать).
Появится область задач New File (Создание файла), показанная на рис. 17.1. Область задач предоставляет возможность создать новую базу данных или открыть уже существующую.
Рис. /7/ Область задач Создание файла позволяет создать базу данных с нуля или на основе шаблона
Щелкнув на ссылке Templates on Office Online (Шаблоны на узле Office Online) в категории Templates (Шаблоны), вы сможете загрузить дополнительные шаблоны с Web-узла компании Microsoft.
Щелкните на ссылке On my computer (На моем компьютере) в категории Templates (Шаблоны).
Отобразится диалоговое окно Templates (Шаблоны).
3* Перейдите на вкладку Databases (Базы данных).
Access отобразит целый ряд стандартных вариантов баз данных (рис 17.2).
Рис. /7.2. Выбор встроенных шаблонов баз данных
Щелкните на типе базы данных, который вам по四ко四нт, и щелкните на кнопке ОК
Примечание. В зависимости от выбранного вами типа базы данных Access может отобразить окна, немного отличающиеся от приведенных на рисунках. В настоящей главе показаны примеры создания базы данных Contact Management (Контакты).
Отобразится диалоговое окно File New Database (Файл новой базы данных).
Введите имя вашей базы данных в поле File name (Имя файла) и щелкните на кнопке Create (Создать).
Если вы хотите определить для базы данных особую папку, выберите ее в поле Save In (Папка).
Отобразится диалоговое окно Database Wizard (Создание баз данных), в котором указан тип информации, которая будет храниться в базе данных.
Щелкните на кнопке Next (Далее).
Отобразится следующее диалоговое окно со списком таблиц и полей, которые будут созданы (рис. 17.3).
Рис. 17.3. Мастер баз данных с готовностью покажет вам, какие таблицы и поля подготовлены для включения в вашу базу данных
Установите флажки напротив дополнительных полей, которые вы хотите включить в таблицы вашей базы данных (или уберите напротив ненужных полей), затем щелкните на кнопке Next (Далее).
Вы можете повторить п. 6 для каждой таблицы базы данных.
В следующем диалоговом окне вам предложат выбрать фоновый рисунок для форм базы данных (рис. 17.4).
Выберите вид оформления экрана (если вы не хотите никакого фона, выберите стиль Standard (Обычный) и щелкните на кнопке Next (Далее)),
В следующем диалоговом окне вас попросят выбрать вид оформления отчета на печати (рис. 17.5). Отчетом называется копия информации, хранимой в базе данных которая выводится на печать. Выбор оформления сделает ваш отчет более профессиональным. • ■
Рис. 17.4. Подбор вида оформления экрана базы данных
Рис. 17.5. Определение оформления отчета на печати
Чтобы разобраться, что представляют собой разные варианты оформления, щелкните мышью на заголовках разных видов и посмотрите результат в окне слева.
Выберите вид и щелкните на кнопке Next (Далее).
В очередном диалоговом окне вас попросят ввести заголовок базы данных. (Access покажет заголовок базы данных в окне Main Switchboard (Главная кнопочная форма). Заголовок имеет исключительно "косметическое" значение и никак не повлияет на структуру и организацию вашей базы данных.)
Введите заголовок вашей базы данных (например, Важные адреса или Мои компаньоны) и щелкните на кнопке Next (Далее).
Отобразится последнее диалоговое окно, в котором будет сказано, что получена вся информация для создания новой базы данных.
Щелкните на кнопке Finish (Готово).
Access создаст для вас базу данных и отобразит на экране окно Main Switchboard (Главная кнопочная форма) (рис. 17.6).
Рис. 17.6. Окно Главнаякнопочная форма обычной базы данныхРис. 17.6. Окно Главнаякнопочная форма обычной базы данных
Рис. 17.6. Окно Главнаякнопочная форма обычной базы данных
Рис. 17.6. Окно Главнаякнопочная форма обычной базы данных
После создания базы данных для ее открытия можно воспользоваться командой File^Open (Файл ^Открыть) или нажать комбинацию клавиш <Ctrl+O>.
Просмотр составляющих вашей базы данных
После того как Access создаст базу данных, она будет состоять из двух основных частей:
I/ окно Main Switchboard (Главная кнопочная форма);
1/ окно Datebase (База данных).
Окно Main Switchboard (Главная кнопочная форма) позволяет вам простыми щелчками мыши управлять вашей базой данных — просматривать, редактировать и выводить на печать информацию, хранящуюся в ней (см. рис. 17.6).
Если вы создали новую базу данных с клавиатуры, у нее не будет главной кнопочной формы.
Рис. 17.7. Типичный вид окна Ваза данныхРис. 17.7. Типичный вид окна Ваза данныхВ окне Datebase (База данных) на отдельных вкладках собраны отчеты, модули, формы, таблицы и макросы, составляющие вашу базу данных (рис- 17.7).
Рис. 17.7. Типичный вид окна Ваза данных
Рис. 17.7. Типичный вид окна Ваза данных
Отчеты позволяют просмотреть или вывести на печать определенные данные из ба- 'I而зы данных.
Для того чтобы перейти от окна Main Switchboard (Главная кнопочная форма) к окну Datebase (База данных) или наоборот, выберите команду Window^Main Switchboard (Окно1^ Главная кнопочная форма) или Window^Database (ОкноФБазаданных).
Основное назначение окна Main Switchboard (Главная кнопочная форма) состоит в том, чтобы спрятать рутинные моменты управления базой данных. Если вы действительно хотите погрузиться в процесс создания, изменения и программирования Access, то перейдите в окно Datebase (База данных). Если же вы хотите просто использовать базу данных, не вникая в технические подробности, то лучше работайте с окном Main Switchboard (Главная кнопочная форма).
использование базы с/аншпх
База данных, которую создала Access, совершенно пуста (а поэтому совершенно бесполезна) и останется такой до тех пор, пока вы не введете в нее свою информацию.
По мере того как вы вводите данные, Access сохраняет их на жестком диске. Благодаря этому исключается потеря информации, связанная с возможными перепадами напряжения в электрической сети или со сбоями в работе Windows.
Ввод данных в базу данных с помощью окна
Главная кнопочная форма
Проще всего вводить данные в новую или существующую базу данных, воспользовавшись окном Main Switchboard (Главная кнопочная форма). Для этого выполните следующие действия.
Откройте необходимую базу данных, после чего выберите команду Windows Main Switchboard (Окно ^Главная кнопочная форма).
Отобразится окно Main Switchboard (Главная кнопочная форма).
Щелкните на одной нз кнопок Enter/View (Ввод/просмотр) окна Main Switchboard (Главная кнопочная форма).
Например, если вы хотите добавить новый класс в базу данных (см. рис. 17.6), щелкните на кнопке Enter/View Contacts (Ввод/просмотр формы "Контакты").
Access отобразит первую запись в вашей базе данных с полями, куда вы сможете вве- стиинформацию (рис. 17.8).
:«Лл Дмвка ь« встк лосмгт >м>・ сд»с Х:«Лл Дмвка ь« встк лосмгт >м>・ сд»с Х.口*Г0■"一][tMpan、.口*Г0■"一][tMpan、Оггаишация OCpaaviHweОггаишация OCpaaviHweСфама1р«гк9мСфама1р«гк9мКнопка Первая записьI Кнопка Новая записьКнопка Предыдущая запись Кнопка Последняя записьКнопка СледующаязаписьКнопка Первая записьI Кнопка Новая записьКнопка Предыдущая запись Кнопка Последняя записьКнопка СледующаязаписьQper,vmav t^r^ozQper,vmav t^r^ozTXr 叱;TXr 叱;,Код newrticTiI ДолжмостъРабочим(«л«фоВнут*・н**«>а т»т ■ Сотовый гагмфс,Код newrticTiI ДолжмостъРабочим(«л«фоВнут*・н**«>а т»т ■ Сотовый гагмфсCM"""旧国CM"""旧国
:«Лл Дмвка ь« встк лосмгт >м>・ сд»с Х
:«Лл Дмвка ь« встк лосмгт >м>・ сд»с Х
.口*Г0■"一][tMpan、
.口*Г0■"一][tMpan、
Оггаишация OCpaaviHwe
Оггаишация OCpaaviHwe
Сфама1р«гк9м
Сфама1р«гк9м
Кнопка Первая записьI Кнопка Новая запись
Кнопка Предыдущая запись Кнопка Последняя запись
Кнопка Следующаязапись
Кнопка Первая записьI Кнопка Новая запись
Кнопка Предыдущая запись Кнопка Последняя запись
Кнопка Следующаязапись
Qper,vmav t^r^oz
Qper,vmav t^r^oz
TXr 叱;
TXr 叱;
,Код newrticTi
I Должмостъ
Рабочим(«л«фо
Внут*・н**«>а т»т ■ Сотовый гагмфс
,Код newrticTi
I Должмостъ
Рабочим(«л«фо
Внут*・н**«>а т»т ■ Сотовый гагмфс
CM"""旧国
CM"""旧国
Рис. 77Л Пустая запись в обычной базе данных
Щелкните на поле, в которое вы хотите ввести свою информацию (например, First Name (Имя) или Address (Адрес)), затем введите данные.
Чтобы ввести данные в следующую запись, выберите команду Insert 力 New Record (Вставка1^Новая запись), нажмите комбинацию клавиш <С1г1++(плюс)> или щелкните на кнопке New Record (Новая запись).
Access откроет чистый бланк новой записи.
Повторите пп. 3 и 4 для каждой новой записи, которую вы хотите добавить в базу данных.
Завершив ввод новых записей, щелкните на кнопке закрытия окна.
Если база данных содержит несколько записей, для их просмотра можно восполь- g зоваться одной из следующих кнопок.
I / First Record (Первая запись). Переведет вас на первую запись в базе данных. I
I
/ Previous Record (Предыдущая запись). Переведет вас на запись, предшествующую текущей.
/ Next Record (Следующая запись). Переведет вас на запись, следующую за текущей.
у Last Record (Последняя запись). Переведет вас на последнюю запись в базе данных.
Ввод данных в базу данных с помощью таблиц или форм
Если использование окна Main Switchboard (Главная кнопочная форма) вам не по Душе, вводите данные или в таблицу, или в форму. Ввод данных в таблицу позволит вам отображать на экране сразу несколько записей. Если же вы будете вводить данные в форму, на экране будет отображаться только одна запись.
Access все равно, вводите вы данные в форме или в таблице, поскольку формы и таблицы — это разные способы представления одних и тех же данных.
Ввод данных в форму эквивалентен использованию окна Main Switchboard (Главная кнопочная форма).
Чтобы ввестиданные в таблицу или в форму, выполните следующее.
Откройте существующую базу данных.
Выберите команду Window^Database (Окно<=>База данных).
Отобразится диалоговое окно Database (База данных) (см. рис. 17.7).
Щелкните на значке Tables (Таблицы) или Forms (Формы) левой панели диалогового окна Database (База данных).
Дважды щелкните на таблице или в форме, в которую необходимо ввести данные.
Отобразитсявыбраннаятаблицаилиформа (рис. 17.9).
В соответствующих полях введите необходимые данные.
Для перехода от одного поля к другому используйте мышь, нажимайте клавишу <ТаЬ> или комбинацию клавиш <Shift+Tab>.
Щелкните на кнопке закрытия диалогового окна Table (Таблица) или Form (Форма).
Кнопка Удалить записьКнопка Удалить запись◎аМИПНК I OGtXliHEHb吃 i 卢口Р?С [..「0卩匸0◎аМИПНК I OGtXliHEHb吃 i 卢口Р?С [..「0卩匸0Код контактаКод контактаУл МонтеровУл Монтеров(Сметчим)(Сметчим)h мъ：||<1 4 IIh мъ：||<1 4 IIРе«>* увбм#ыРе«>* увбм#ыРошонРошон
Кнопка Удалить запись
Кнопка Удалить запись
◎аМИПНК I OGtXliHEHb吃 i 卢口Р?С [..「0卩匸0
◎аМИПНК I OGtXliHEHb吃 i 卢口Р?С [..「0卩匸0
Код контакта
Код контакта
Ул Монтеров
Ул Монтеров
(Сметчим)
(Сметчим)
h мъ：||<1 4 II
h мъ：||<1 4 II
Ре«>* увбм#ы
Ре«>* увбм#ы
Рошон
Рошон
Рис. / 79 Таблицы позволяют просмотреть несколько записей одновременно
Удаление данных
Вам может потребоваться удалить данные из поля или удалить всю запись. Например, предположим, что в вашей базе данных записан адрес лица, с которым вы больше не хотите иметь никаких дел. Чтобы имя и адрес этого человека не раздражали вас своим появлением в базе данных, вы можете удалить запись и стереть этого человека (образно) с лица земли или, по крайней мере, с лица вашего компьютера.
В Access есть два способа удаления данных.
Удалить информацию из полей записи (полезно при редактировании одного поля, например, содержащего сведения об адресе человека, сменившего место проживания).
Удалить запись целиком со всей информацией (полезно при удалении всех полей целой записи, например, о человеке, покинувшем вашу компанию).
Удаление данных в полях
Чтобы удалить данные из отт1ельно7о поля, выполните следующие действия,
Повторите пункты, описанные в разделе "Ввод данных в базу данных с помощью окна Главная кнопочная форма" или “Ввод данных в базу данных с помощью таблиц или巾 орм", до того момента, когда вы найдете запись, в которой хотите удалить некоторые данные.
Щелкните на поле, данные из которого вы хотите удалить.
Удалите данные одним из следующих способов:
нажмитеклавишу<Delete>или<Backspace>, чтобыудалитьданныепоодному
символу;
выделите мышью всю строку данных в поле и затем нажмите клавишу<Delete> или <Backspace>, чтобы удалить всю строку.
Удаление целой записи
Удаление одного или двух полей полезно при редактировании записей. Если необходимо удалить сразу всю запись, выполните следующее.
Повторите пункты, описанные в разделе “Ввод данных в базу данных с помощью окна Главная кнопочная форма" или иВвод данных в базу данных с помощью таблиц или форм", до того момента, когда вы найдете запись, которую хотите удалить.
Выберите команду Edit>=> Select Record (Правка^ Выделить запись).
Выбранная вами запись будет выделена.
Выберите команду Edit<^> Delete Record (Правка1^Удалить запись), нажмите клавишу <Delete> или щелкните на кнопке Delete Record (Удалить запись) панели инструментов.
Отобразится диалоговое окно с просьбой подтвердить удаление.
Щелкните на кнопке Yes (Да) (но только в том случае, если вы уверены, что действительно хотите удалить эту запись навсегда).
Хорошо подумайте, прежде чем удалить запись, поскольку у вас не будет возмож- (ности восстановить ее.
必在％wz^ аЯ/Ufic痴мтлбазмс/анных
Мастер баз данных позволяет создавать базы данных автоматически, однако иногда может возникнуть необходимость создать базу данных с нуля или внести изменения в базу данных, созданную с помощью мастера. Двумя основными элементами баз данных, которые можно добавлять, удалять или изменять, являются таблицы и формы.
В таблицах данные отображаются в виде строк и столбцов, как в электронных таблицах. В формах данные имеют вид обычных бумажных форм, отображенных на экране.
Добавление таблицы
Чтобы добавить таблицу в базу данных, выполните следующее.
Откройте существующую базу данных.
Выберите командуWindow。Database (Окно=>Базаданных).
Отобразится диалоговое окно Database (База данных) (см. рис. 17.7).
Щелкните на значке Tables (Таблицы) левой панели окна Database (База данных).
Дважды щелкните на строке Create Table by Using Wizard (Создание таблицы с помощью мастера).
Отобразится диалоговое окно Table Wizard (Создание таблиц) (рис. 17.10).
Установите переключатель Business (Деловые) мли Personal (Личные).
Отобразится список полей, имеющих отношение к выбранному типу баз данных.
6・Щелкните в списке Sample Tables (Образцы таблиц), чтобы выбрать тип таблицы, максимально близкий тому, который необходимо создать (например, Contacts (Контакты) или Mailing List (Список рассылки)).
Рис. / 7」0. Диалоговое окно Создание таблицРис. / 7」0. Диалоговое окно Создание таблиц
Рис. / 7」0. Диалоговое окно Создание таблиц
Рис. / 7」0. Диалоговое окно Создание таблиц
Щелкните в поле списка Sample Fields (Образцы полей) и выберите необходим мые ноля, такие как LastName (Фамилия) или City (Город).
Щелкните на кнопке со стрелкой, направленной вправо.
Выбранное поле отобразится в списке Fields in My New Table (Поля новой таблицы). Щелкнув на кнопке Rename Field (Переименовать поле), вы сможете (как вы думаете, что сделать?) переименовать поле.
Повторяйте пи. 7 и 8 для всех полей, которые необходимо добавить в таблицу.
Щелкните на кнопке Next (Далее).
Отобразится следующее диалоговое окно.
Введите имя таблицы и щелкните на кнопке Next (Далее).
В следующем диалоговом окне вам следует указать, необходимо ли добавлять в таблицу записи из других таблиц базы данных. Иногда несколько таблиц могут содержать одно и то же поле, например Company Name (Организация).
Щелкните на кнопке Next (Далее).
Отобразится последнее окно мастера, в котором вы можете указать, необходимо ли изменять оформление таблицы. Затем можно приступать к вводу данных в таблицу.
⑥⑥Установите необходимый переключатель, после чего щелкните на кнопке Finish (Готово).
⑥
⑥
Установив флажок Enter Data Into the Table Using a Form the Wizard Creates (Ввод данных в таблицу с помощью формы), вы получите простую форму, в которую можно вводить данные.
Что такое реляционная база данных
Иногда Accessназывают реляционной базойиных» Этоозначает, что одна)лицабазыиных содержит： !
L сведения, которые также содержатся и в другой таблице. Например, в одной таблице могут содержаться такие Ц сведения, как идентификационные коды сотрудников, их именаг адреса и номера телефонов. Во второй таблице могут содержаться такие сведения, как идентификационные коды сотрудников, а также их зарплата.
! Идентификационные коды необходимы в каждой из таблиц базы данных, а поскольку таблицы связаны друг с 1 другом, вам не придется вводить одни и тезке сведения в каждой таблице.扌
'.тому что таблицы связаны друг с другом, вы получаете возможность сэкономить массу времени на "
вводе идентичных сведений.
Удаление таблицы
Как только данные, содержащиеся в таблице, перестали быть необходимыми, таблицу можно удалить.
Удаление таблицы приводит к удалению всех данных, которые в ней содержались.
Поэтому хорошо подумайте, нужно ли вам удалять таблицу.
Чтобы удалить таблицу, выполните следующее.
Откройте существующую базу данных.
Выберите команду Window^ Database (Окно^Базаданных).
Отобразится диалоговое окно Database (База данных) (см. рис. 17.7).
Щелкните на значке Tables (Таблицы) левой панели окна Database (База данных).
Щелкните на таблице, которую необходимо удалить.
Выберите команду EditO Delete (Правка ^Удалить), нажмите клавишу <Delete> или щелкните на кнопке Delete (Удалить) панели инструментов.
Отобразится диалоговое окно, в котором вам необходимо подтвердить необходимость удаления выбранной таблицы.
Щелкните на кнопке Yes (Да).
Чтобы восстановить случайно удаленную таблицу, нажмите комбинацию клавиш
<CH+Z>
Изменение таблицы
После создания таблицы в нее можно вносить изменения (именно в таблицу, а не в данные, которые в ней содержатся). Например, В таблицу необходимо добавить поле, содержа- шее сведения об идентификационном коде сотрудника, или удалить поля, содержащие информацию, которая больше не нужна.
Добавление поля в таблицу
Чтобы добавить поле в таблицу, выполните следующее.
Откройте существующую базу данных.
Выберите командуWindow*^ Database (Окно^Базаданных).
Отобразится диалоговое окно Database (База данных) (см. рис. 17.7).
Щелкните на значке Tables (Таблицы) левой панели окна Database (База данных).
Щелкните на таблице, в которую необходимоноля.
Щелкните наDesign (Конструктор) панели инструментов Database
(База данных).
Отобразитсяокно Table (Таблица) (рис. 17.11).
Кнопка Кнопка
Добавить строки Удалить строкиДобавить строки Удалить строки|/Jniw5(_} целое|/Jniw5(_} целоеI Новые значенияI Формат попя зПодпкьI Новые значенияI Формат попя зПодпкьпапепапеI ^**и 的》＜дв^j галяI ^**и 的》＜дв^j галя＞'＞'ТекстовыйТестовыйТм«1п«визТекстовыйТестовыйТм«1п«виз•-•-，＜?“* 2T ・•■«，＜?“* 2T ・•■«vv-.ч-' ："- pw.r ах— иа.54 aw tywn СтравилHKTO«*IV memrf F2 ■..：-vv-.ч-' ："- pw.r ах— иа.54 aw tywn СтравилHKTO«*IV memrf F2 ■..：-••11
Добавить строки Удалить строки
Добавить строки Удалить строки
|/Jniw5(_} целое
|/Jniw5(_} целое
I Новые значения
I Формат попя зПодпкь
I Новые значения
I Формат попя зПодпкь
папе
папе
I ^**и 的》＜дв^
j галя
I ^**и 的》＜дв^
j галя
＞'
＞'
Текстовый
Тестовый
Тм«1п«виз
Текстовый
Тестовый
Тм«1п«виз
•-
•-
，＜?“* 2T ・•■«
，＜?“* 2T ・•■«
vv-.ч-' ："- pw.r ах— иа.54 aw tywn Стравил
HKTO«*IV memrf F2 ■..：-
vv-.ч-' ："- pw.r ах— иа.54 aw tywn Стравил
HKTO«*IV memrf F2 ■..：-
•
•
1
1
диалоговое окно Таблица, которомдобавить таблицу
новые поля
Щелкните в строке, выше которойновое поле.
Access абсолютно все равно, куда добавлять новое поле. Месторасположение поля целиком зависит от вас,поля First Name (Имя) и Last Nameкак
правило, следуют одно за
Выберите командуили щелкните на кнопке
Insert Rows (Добавить строки) панели
Access вставит в таблицу пустую строку.
В столбце Field Name (Имя поля)имя нового поля.
Щелкните в столбце Data Type (Тип данных).
В ячейке Data Type (Тип данных) появится кнопка со стрелкой, направленной вниз, а в нижней части экрана появится панель Field Properties (Свойства поля).
Щелкните на кнопке сов столбце Data Type (Тип
данных) и выберитетип, например Text (Текстовый) или
DateZTime (Дата/время).
В зависимости от выбранного типа данных вы сможете изменять свойства ПОЛЯ, определяя его максимальную длину или возможные значения.
Щелкните на кнопке закрытия окна Table (Таблица).
Появится диалоговое окно, в котором необходимо указать, хотите ли вы сохранить внесенные изменения.
Щелкните на кнопке Yes (Да).
Изменение поля таблицы
После создания таблицы и определения свойств ее полей (таких как First Name (Имя), City (Город) и т.п.), а также ввода данных (таких как Михаил или Санкт-Петербург) может оказаться, что в какое-то поле необходимо внести изменения. Например, вы задали слишком малую ширину поля, что приводит к "обрезанию" данных. Или у вас возникла необходимость изменить формат чисел, отображаемых в поле, на денежный.
Чтобы изменить параметры поля таблицы, выполните следующее.
Откройте существующую базу данных.
Выберите команду Window>=>Database (Окно^База данных).
Отобразится диалоговое окно Database (База данных) (см. рис. 17.7).
Щелкните на значке Tables (Таблицы) левой панели окна Database (База данных).
Щелкните на таблице, в поля которой необходимо внести изменения.
Щелкните на кнопке Design (Конструктор) панели инструментов окна Database (База данных).
Появится окно Table (Таблица) (см. рис. 17.11).
Щелкните на поле (строке), в которое необходимо внести изменения, и измените или введите имя поля.
Щелкните в столбце Data Type (Тип данных).
Щелкните на кнопке со стрелкой^ направленной вниз, в столбце Data Type (Тип данных) и выберите необходимый тип, например Text (Текстовый) или Date/Time (Дата/время).
В зависимости от выбранного типа данных вы сможете изменять свойства поля, определяя его максимальную длину или возможные значения.
Изменение названия поля или типа данных не приводит к изменению данных, которые уже сохранены в поле. Изменение типа данных влияет только на то, как будут выглядеть данные.
Щелкните на кнопке закрытия окна Table (Таблица).
Откроется диалоговое окно, в котором необходимо указать, хотите ли вы сохранить внесенные изменения.
Щелкните на кнопке Yes (Да).
Удаление поля из таблицы
Чтобы удалить поле из таблицы, выполните следующее.
Откройте существующую базу данных.
Выберите команду Window ^Database (ОкноОЕаза 口 аннмх).
Отобразится диалоговое окно Database (База данных) (см. рис. 17.7).
Щелкните на значке Tables (Таблицы)левой панели окна Database (База данных).
Щелкните на таблице, из которой необходимо удалить поле.
Щелкните ни кнопке Design (Конструктор) панели инструментов окна Database (База данных).
Появится окно Table (Таблица) (см. рис. 17.11).
Щелкните на сером прямоугольнике слева от поля (строки), которое необходимо удалить.
Access выделит целую строку.
Выберите команду Edit«=>Delete Rows (Правка ■ФУдал ить строки) клк нажмите клавишу <Delete>.
Если в поле содержатся данные, появится диалоговое окно, в котором вас попросят подтвердить необходимость удаления поля и всех содержащихся в нем данных. Если поле пустое, диалоговое окно не появится и вы можете сразу перейти к п. 9.
Щелкните на кнопке Yes (Да).
Щелкните на кнопке закрытия окна Table (Таблица).
Появится диалоговое окно, в котором необходимо указать, хотите ли вы сохранить внесенные изменения.
Щелкните на кнопке Yes (Да).
Добавление формы
Форма представляет собой аналог бумажной формы, обеспечивая улучшенный способ отображения и ввода данных. Данные в форме могут отображаться no-разному, поэтому возникает ситуация, когда в форме представлено слишком много (или мало) данных. Например, вам нужна одна форма для отображения имен людей и сведений об их медицинской страховке, а другая форма совершенно другого типа — для отображения таких сведений об этих же людях, как имена, адреса, номера телефонов и др.
Используя несколько форм, вы сможете легко добавлять данные в базу данных для решения всевозможных задач. Чтобы добавить форму в файл базы данных, выполните следующее.
Откройте существующую базу данных.
Выберите команду Wi ndowct* Data base (Окно^Базаданных).
Появится диалоговое окно Database (База данных) (см. рис. 17.7).
Щелкните на значке Forms (Формы) левой панели окна Database (База данных).
Дважды щелкните на строке Create Form by Using Wizard (Создание формы с помощью мастера).
Появится диалоговое окно Form Wizard (Создание форм) (рис. 17.12).
Щелкните в списке Таблицы и запросы и выберите таблицу, содержащую дан- Hbie, которые должны быть представлены в форме.
Щелкните в списке поля Available Fields (Доступные поля) и выберите поле^ которое необходимо добавить в форму.
Ничто не мешает вам выбрать поля из двух или нескольких таблиц баз данных. Для этого необходимо выбрать соответствующие таблицы при выполнении п. 5, а затем необходимые поля при выполнении п. 6.
Рис. / Z/2. Диалоговое окно Создание форм
Щелкните на кнопке со стрелкой, направленной вправо, чтобы добавить поле в список Selected Fields (Выбранные поля).
Повторяйте пп. 6 и 7 для каждого из полей, которые необходимо добавить в форму.
Щелкните на кнопке Next (Далее).
В следующем диалоговом окне вам будет предложено выбрать внешний вид формы. (Если при выполнении п. 6 были выбраны поля только из одной таблицы, можете сразу перейти к п. 11,)
Выберите способ представления данных и щелкните на кнопке Next (Далее).
Появится еще одно диалоговое окно Form Wizard (Создание форм), в котором вам будет предложено указать макет формы. Если вы решили отобразить поля из нескольких таблиц базы данных, в диалоговом окне Form Wizard (Создание форм) вам также будет преложено указать способ представления данных.
Установите один из переключателей (табличный или выровненный) и щелкните на кнопке Next (Далее).
В следующем диалоговом окне необходимо указать стиль формы.
Выберите подходящий стиль (например, Blueprint (Чертеж) или Sandstone (Наждачная бумага)) и щелкните на кнопке Next (Далее).
В последнем диалоговом окне вам будет предложено ввести название формы.
Введите имя формы и щелкните на кнопке Finish (Готово).
Access отобразит только что созданную форму, как показано на рис. 17,13,
Удаление формы
После удаления формы ее восстановление оказывается невозможным. Поэтому хорошо подумайте, нужно ли вам удалять форму.
При удалении формы данные, которые в ней отображались, не удаляются. (Для удаления данных необходимо удалить таблицу, в которой они содержатся (см. выше раздел "Удаление данных”).)
Рис. плз. Access может автоматически создавать формыРис. плз. Access может автоматически создавать формы
Рис. плз. Access может автоматически создавать формы
Рис. плз. Access может автоматически создавать формы
Чтобы удалить форму, выполните следующее.
Откройте существующую базу данных.
Выберите команду Windows Database (Окно<=>База данных).
Появится диалоговое окно Database (База данных) (см. рис. 17.7).
Щелкните на значке Forms (Формы) левой панели окна Database (База данных).
Щелкните на форме, которую необходимо удалить.
Выберите команду Edit力Delete (Правка^Удалнть), нажмите клавишу <Delete> или щелкните на кнопке Delete (Удалить) панели инструментов.
Появится диалоговое окно, в котором вам необходимо подтвердить удаление выбранной формы.
Щелкните на кнопке Yes (Да).
Access удалит выбранную форму навсегда.
Изменение формы
Формы предназначены для отображения данных на экране, что облегчает их просмотр и ввод. Двумя основными элементами, которые чаше всего добавляются к формам, являются текстовые поля и надписи.
Надписи носят декоративный характер и предназначены для описания типа данных. Текстовые поля предоставляют пустое окно для ввода данных.
Существует ряд способов внесения изменений в форму, однако наиболее часто приходится просто добавлять или удалять поля в форме. Если вы решили получить дополнительные сведения о внесении изменений в формы баз данных, приобретите книгу Access 2003 для "чайников" Джона Кауфельда, выпущенную издательством "Диалектика".
Добавление поля в форму
Если необходимо добавить в форму новое поле, вам следует добавить текстовое поле (для хранения данных) и надпись (для описания типа этих данных).
Откройте существующую базу данных.
Выберите команду Window^ Database (Окно^База данных).
Появитсядиалоговое окно Database (База данных) (см. рис. 17.7).
Щелкните на значке Forms (Формы) левой панели окна Database (База данных).
Щелкните на форме, в которую необходнмо добавить поле.
Щелкните на кнопке Design (Конструктор) панели инструментов Database (База данных).
Access отобразит формуи панель инструментов формы (рис. 17.14).
НадписьНадписьПолеПолеКнопка Поле Панель инструментовКнопка Поле Панель инструментовРис. 17.14.Для внесения в форму изменений воспользуйтесь панелью инструментовРис. 17.14.Для внесения в форму изменений воспользуйтесь панелью инструментов
Надпись
Надпись
Поле
Поле
Кнопка Поле Панель инструментов
Кнопка Поле Панель инструментов
Рис. 17.14.Для внесения в форму изменений воспользуйтесь панелью инструментов
Рис. 17.14.Для внесения в форму изменений воспользуйтесь панелью инструментов
Щелкните на кнопке Text Box (Надпись) панели инструментов формы.
Указатель мыши примет вид крестика с присоединенным к нему значком текстового поля.
Подведите указатель мыши к тому месту формы, в котором необходимо разместить текстовое поле.
Удерживая нажатой кнопку мыши» перемешайте указатель мыши«
Отпустите кнопку мыши, как только текстовое поле примет необходимые размеры. Access создаст текстовое поле вместе с меткой.
Щелкните на надписи правой кнопкой мыши и из появившегося контекстного меню выберите команду Properties (Свойства).
Появится диалоговое окно свойств текстового поля (рис. 17.15).
Рис. /7/5. Диалоговое окно свойств текстового поля позволяет определить тип отображаемых данных
П. Щелкните в поле Control Source (Данные).
Появится кнопка со стрелкой, направленной вниз.
Щелкните на кнопке со стрелкой, направленной вниз.
Откроется список полей, содержащихся в базе данных.
Выберите необходимый источник данных, например FirstName (Имя) или Address (Адрес).
Выбранный вами источник данных укажет Access, данные какого типа будут отображаться в текстовом поле.
Щелкните на кнопке закрытия диалогового окна.
Дважды щелкните на поле надписи.
Появится диалоговое окно Label Properties (Надпись).
Щелкните в поле Caption (Подпись) и введите подпись для нового поля (например, Идентификационный код).
Введенный тест появится в форме.
Щелкните на кнопке закрытия диалогового окна Label Properties (Надпись).
Щелкните на кнопке закрытия окна Form (Форма).
Отобразится диалоговое окно, в котором необходимо указать, хотите ли вы сохранить внесенные изменения.
Щелкните на кнопке Yes (Да).
Изменение поля формы
После создания поля иногда необходимо изменить его размер или переместить, чтобы придать форме более привлекательный вид. Чтобы изменить размеры поля, выполните следующее.
Откройте существующую базу данных.
Выберите команду Window => Database (Окно^База данных).
Появится диалоговое окно Database (База данных) (см. рис, 17.7).
Щелкните на значке Forms (Формы) левой панели окна Database (База данных).
Щелкните на таблице, в поля которой необходимо внести изменения.
Щелкните на кнопке Design (Конструктор) панели инструментов Database (База данных).
Access отобразит форму вместе с панелью инструментов.
Щелкните на поле или на соответствующей подписи.
Поле или подпись будут выделены рамкой с черными маркерами.
Подведите указатель мыши к маркеру, в результате чего он должен принять вид двунаправленной стрелки.
Удерживая нажатой кнопку мыши, перемещайте указатель мыши.
Отпустите кнопку мыши, как только поле или подпись примет необходимые размеры.
Щелкните на кнопке закрытия окна Form (Форма).
Появится диалоговое окно, в котором необходимо указать, хотите ли вы сохранить внесенные изменения.
Щелкните на кнопке Yes (Да).
Чтобы переместить поля, выполните следующее.
Откройте существующую базу данных.
Выберите команду Window^Database (Окн2Ваза данных).
Отобразится диалоговое окно Database (База данных) (см. рис. 17.7).
Щелкните на значке Forms (Формы) левой панели окна Database (База данных).
Щелкните на таблице, в поля которой необходимо внести изменения.
Щелкните на кнопке Design (Конструктор) панели инструментов Database (База данных).
Форма отобразится вместе с панелью инструментов.
Щелкните на поле или на соответствующей подписи.
Поле или подпись будут выделены рамкой с черными маркерами. Обратите внимание на большой маркер в верхнем левом углурамки.
Подведите указатель мыши к маркеру в верхнем левом углу рамки, нажмите кнопку мыши и перемещайте указатель мыши.
Отпустите кнопку мыши, как только поле или подпись окажется в нужном месте.
Щелкните на кнопке закрытия окна Form (Форма).
Появится диалоговое окно, в котором необходимо указать, хотите ли вы сохранить внесенные изменения.
Щелкните на кнопке Yes (Да).
Удаление поля формы
Чтобы удалить поля формы, выполните следующее.
Откройте существующую базу данных.
Выберите команду Window^Database (Окно«=>База данных).
Отобразится диалоговое окно Database (База данных) (см. рис. 17.7).
Щелкните на значке Forms (Формы) левой панели окна Database (База данных).
Щелкните на таблице, в которую необходимо внести изменения,
Щелкните на кнопке Design (Конструктор) панели инструментов Database (База данных).
Форма отобразится вместе с панелью инструментов.
Щелкните на поле или на соответствующей подписи.
Поле или подпись будут выделены рамкой с черными маркерами.
Нажмите клавишу <Delete>.
Щелкните на кнопке закрытия окна Form (Форма).
Появится диалоговое окно, в котором необходимо указать, хотите ли вы сохранить внесенные изменения.
Щелкните на кнопке Yes (Да).
Сохранение базы, даннмс
Access предоставляет два варианта сохранения базы данных.
I / В виде файла базы данных Access 2003 (рекомендуется для большинства пользователей).
В виде файла базы данных другой программы (рекомендуется, если необходимо обмениваться базами данных с пользователями других программ, таких как Paradox или dBASE).
По мере того как вы редактируете, удаляете или добавляете данные, Access co- хp曲貝ет все изменения в файле базы данных. Однако при удалении или добавлении полей или таблиц вам следует сохранить макет базы данных. Другими словами, вам нужно сохранять изменения в структуре базы данных, а не изменения самих данных.
Сохранение базы данных в виде файла Access
Для сохранения изменений в файле базы данных выполните одно из следующих действий.
Выберите команду File о Save (Файл^ Сохранить).
I / Нажмитекомбинациюклавиш<Ctrl+S>.
I / Щелкните на кнопке Save (Сохранить) стандартной панели инструментов.
Сохранение базы данных в другом формате файла
Несмотря на все попытки компании Microsoft доминировать на рынке, не все пользователи для хранения данных используют Access. В старые добрые времена большой популярностью пользовалась громоздкая и сложная в работе программа dBASE. Некоторые пользователи работают с такими программами, как Paradox, Approach и FoxPro.
Поэтому, если вам необходимо обмениваться данными с людьми, которые не хотят работать с Access, вам следует сохранить базу данных в соответствующем формате файла.
Многие пользователи используют для хранения данных электронные таблицы, поэтому вам понадобится сохранять базы данных Access в формате электронной таблицы Lotus 1-2-3 или Excel.
Практически все программы для работы с базами данных понимают формат фай- 公лов dBASE ш, так как этот формат в течение долгого времени был общепринятым стандартом для баз данных. Поэтому, если вы хотите, чтобы с вашими базами данных могли работать такие программы, как FileMaker, FoxPro или Approach, сохраняйте их в формате dBASE ГЛ. Если же вы хотите использовать один из самых современных стандартов, сохраняйте данные в формате XML.
Чтобы преобразовать таблицу базы данных Access в другой формат, выполните следующее.
Откройте существующую базу данных.
Выберите команду Window^Database (Окно^База данных).
Отобразится диалоговое окно Database (База данных) (см. рис. 17.7).
Щелкните на значке Tables (Таблицы) левой панели окна Database (База данных).
Отобразится список таблиц базы данных.
Щелкните на таблице базы данных.
Выберите команду FileO Export (Фа^лПЭкспорт).
Появится диалоговое окно Export Table To (Экспорт объекта: Таблица в).
Введите имя файла в поле File Name (Имя файла).
Щелкните в списке Save As Type (Тип файла) и выберите необходимый тип файла, например dBASE III или Paradox 5.
Щелкните на кнопке Save (Сохранить).
^АОЕсли вы сохранили две копии одних и тех данных в различных файлах, обязательно
(вносите изменения в обе копии. В противном случае вы получите два различных варианта одних данных, а значит, вам будет тяжело определить, какой именно вариант содержит более новые данные.
Глава 18
Поиск,сортировка и создание запросов
В з向＞ii главе.,,
/ Поиск данных в базе
/ Сортировка информации
/ Созданиеииспользованиезапросовкбазеданных
^О ели вы планируете только накапливать информацию в базе данных, вам не почувствовать преимущества компьютерной базы данных по сравнению с обычным бумажным архивом» разве что скопировать (но и потерять) электронный документ проще, чем бумажный. В полную силу преимущества электронного архива данных проявляются тогда, когда вы занимаетесь поиском, сортировкой и анализом информации, хранящейся в базе данных. Вы хотите узнать, какой товар пользуется наибольшим спросом (а от каких товаров можно спокойно избавиться как от свинцового якоря)? Чтобы Access ответила вам на эти вопросы, достаточно одного щелчка мышью. Вы хотите узнать, кто из ваших продавцов вызывает наибольшее число жалоб и нареканий (а вместе с ними и лишние расходы)? Access быстро ответит вам и на этот вопрос. Главное отличие компьютерной базы данных от бумажного архива состоит в том, что программа базы данных позволяет выполнять прикладные задачи — поиск, сортировку и обработку информации, что при работе с бумагами представляет утомительный, нудный и обременительный процесс.
Jloucfc 夕 базе данных
Бумажный архив — в виде кабинетного шкафа, вращающихся полок или простых папок — обычно для удобства поиска данных устроен так, чтобы хранить информацию, отсортированную в алфавитном порядке. Access позволяет вам быстро найти требуемую информацию по любому критерию: регистрационному коду, почтовому индексу, именам и фамилиям, по странам и областям, по датам регистрации... Ну, вы уже поняли.
Access предлагает два способа поиска данных:
I
， поиск одной определенной записи;
/ поиск одной или нескольких записей с использованием фильтра.
Access также предлагает третий способ поиска данных в базе данных — с помощью 腐、 так называемых запросов, о которых вы узнали ниже, в разделе "Использование запросов в базе данных".
Поиск отдельной записи
Для того чтобы найти отдельную запись в базе данных, нужно знать, по крайней мере, часть этой записи, определяющую ее. Access пока что не умеет читать ваши мысли, поэтому вы должны
дать ей указания, например: "Найти имя человека, у которого номер факса 555-1904" или "Найти номер телефона Билла Гейтса".
Когда вам нужно найти определенную запись, хорошо бы знать хоть малую часть информации из этой записи. Так, чтобы найти номер телефона, вам должно быть известно имя или фамилия ха зяина этого телефона, или название его организации, или адрес места проживания или работы.
Чем более специфичны ключевые данные поиска, тем быстрее Access найдет нужную вам запись. Так, запрос к Access по поводу телефонного номера человека, проживающего в Донецкой области, займет гораздо больше времени, чем поиск номера телефона человека с фамилией Цветков. Ответом на ваш запрос может быть огромный список людей, проживающих в Донецкой области, но многие ли из них носят фамилию Цветков?
Чтобы отыскать определенную запись в базе данных, выполните следующее.
Откройте форму, содержащую информацию, которую вы хотите отыскать.
Например, если вам необходимо найти телефонный номер определенного лица, откройте любую форму, содержащую сведения о телефонных номерах. Открыть форму можно, щелкнув на кнопке EnterTView (Ввод/просмотр) в окне Main Switchboard (Главная кнопочная форма) или выполнив команду Window。Database (Окно^База данных), щелкнув на значке Forms (Формы), после чего дважды щелкнув на необходимой форме,
Выберите команду Edit力Find (Правка^Найти) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+F>.
Команда Find (Найти) отсутствует в меню Edit (Правка) до тех пор, пока вы не от- 1^кроете форму.
Появится диалоговое окно Find and Replace (Поиск и замена) (рис. 18.1). Если таблица совершенно пуста, Access выведет диалоговое окно с предупреждением о том, что команду Find (Найти) нельзя использовать.
Рис. /8/ Поиск записи с помощью диалогового окна Поиск и замена
В поле Find What (Образец) введите данные^ которые вы хотите отыскать (например, фамилию Цветков).
Щелкните в списке Look In (Поиск в), а потом выберите необходимое значение, например First Name (Имя).
Щелкните в списке Match (Совпадение) и выберите один из следующих параметров.
Any Part Of Field (С любой частью поля). Текст образца может находиться в любой части поля (так, поиск по образцу Цвет возвратит записи Цветков и Пустоцвет).
Whole Field (Поля целиком). Текст образца должен составлять целиком строку данных в одной из ячеек поля, а не являться частью строки (так, поиск по образцу Иванов может возвратить только запись Иванов, но не Иванова).
Start of Field (С начала поля). Текст образца должен находиться в начале строки данных в поле (в таком случае поиск по образцу Цвет возвратит запись Цветков, но не Пустоцвет).
Щелкните в списке Search (Просмотр) и выберите значение Up (Вверх), Down (Вниз) или АИ (Все).
Up (Вверх). Поиск выполняется с текущей записи до первой записи в базе данных.
Down (Вниз). Поиск выполняется с текущей записи до последней записи в базе данных.
АН (Все). Поиск выполняется по всей базе данных.
Если вы выбрали значение Up (Вверх) или Down (Вниз) из раскрывающегося списка Search (Просмотр), Access может не найти необходимые данные, что означает не только то, что данные просто-напросто отсутствуют, но и то, что они находятся в той части базы данных, в который вы не проводили поиск. Например, если вы выбрали значение Up (Вверх), то программа не сможет найти данные, которые находятся в нижней части базы данных.
Если необходимо, установите флажок Match Case (С учетом регистра).
Этот флажок сообщает Access, что поиск следует проводить с учетом прописных и строчных бука, использованных в тексте образца. Это означает, что, если вы установили этот флажок, а в поле Find What (Образец) указано значение Иве% Access будет искать только те записи, в которых содержится строка Цвет, но не цвет или ЦВЕТ.
Щелкните на кнопке Find Next (Найти далее).
Access выведет первую запись, соответствующую установленным ключевым данным. Вам понадобится переместить диалоговое окно Find and Replace (Поиск и замена), чтобы увидеть результаты поиска.
Закройте диалоговое окно Find and Replace (Поиск и замена), щелкнув на кнопке Close (Закрыть). (Или щелкните на кнопке Find Next (Найти далее), если хотите посмотреть следующую запись, соответствующую введен- -HUM данным.)
Access либо отобразит ту же запись, что и в п. 9, либо покажет следующую подходящую запись.
Поиск одной или нескольких записей с использованием фильтра
При использовании команды Find (Найти) Access проводит поиск первой записи, соответствующей введенным данным образца. При использовании фильтра Access отображает на экране только те записи из базы данных, которые соответствуют установленному критерию. Таким образом, вы можете сконцентрировать свое внимание только на той части базы данных, которая вам важна сейчас, и убрать с экрана все лишнее.
Различие между командой Find (Найти) и фильтром можно представить
образом. Предположим, что вы решили найти пару зеленых носков. Команда Find (Найти) заставит васвесь шкаф для того, чтобы найти всего лишь пару
носков. Фильтр же просто отбросит все, что не является зелеными носками.
Если вы решили применить фильтр, то вам потребуется открыть диалоговое окно (Фильтр), в котором вы сможете установить некоторые опции.
Fild (Поле). Указывает Access, какие поля вы хотите использовать для поиска. Вы можете выбрать одно или несколько полей.
Sort (Сортировка). Устанавливает сортировку данных в алфавитном порядке (по возрастанию), в обратном порядке (по убыванию) или отключает сортировку (отсутствует),
Criteria (Условие отбора). Указываетчто вы хотите найти. Вы можете ус
тановить один или несколько критериев, например: "Найти адреса всех людей, проживающих в Одессе или в Донецкой области".
В результате сортировки данных последниено при этом вы
все равно видите всю базу данных целиком. Если же вы воспользуетесь условием отбора, то на экране будут отображены только те данные, которые соответствуют заданному критерию, а все остальные данные будут скрыты.
Использование фильтра при поиске информации в форме
Формы могут отображать на экране только одну запись. Чтобы отфильтровать записи, выполните
Откройте форму, содержащую информацию, которую вы хотите отыскать.
Выберите командуby Form
фильтр) или щелкните на кнопке Filter by Form (Изменить фильтр) стандартной панели инструментов (рис. 18.2).
Появится окно Filter by Form (Фильтр), очень похожее на форму, которую вы открыли при выполнении п. 1.
Щелкните накоторое вы хотите использовать для фильтрации записей.
Например, если вы хотите отобрать всео людях,в Одессе,
щелкните на поле City (Город).
Справа от выбранного вами поля появится кнопка со стрелкой, направленной вниз.
Щелкните на кнопке со стрелкой.
Откроется список со всеми данными (в нашем случае с названиями городов, которые содержатся в записях базы данных) (рис.представленными в этом поле в базе
данных.
Кнопка Фильтр по выделенному Кнопка Изменить фильтр
Рис. 182 Создание фильтра с помощью диалогового окна Фильтр
Кнопка Применение фильтра
Рис. 18.3. Применяя фильтр к базе данных при использовании формы, вы можете указать тип данных с помощью раскрываюг^егося списка
Выберите в раскрывающемся списке ключевые данные, по которым вы хотите отфильтровать записи в вашей базе данных (в нашем случае — Одесса).
Повторите пп. 3^5 для всех полей, по которым вы хотите фильтровать записи.
Чем больше фильтров вы установите, тем уже будет результирующий список записей, с которыми вы будете потом работать; вы можете установить так много фильтров, что не прорвется ни одна запись, и вы увидите пустой экран. Тщательно планируйте вашу работу и цели при создании фильтра.
Выберите команду Filter^Apply Filter/Sort (Фильтр^Применить фильтр) или щелкните на кнопке Apply Filter (Применить фильтр) панели инструментов.
Access покажет все записи, соответствующие вашим критериям. Для просмотра всех найденных с помощью фильтра записей щелкните на кнопке Next Record (Следующаязапись) или Previous Record (Предыдущая запись).
Если захотите вновь отобразить на экране все записи базы данных (а не только отфильтрованные записи), выберите команду Records^Remove Filter/Sort (Записи'ФУдалить фильтр) или щ&'жните на кнопке Remove Filter (Удалить фильтр) стандартной панели инструментов (рис. 18.4).
Выбор этой команды восстановит на экране все записи базы данных.
Кнопка Сортировка по убыванию
Кнопка Удалить фильтрКнопка Удалить фильтрКнопка Сортировка по возрастанию
Кнопка Удалить фильтр
Кнопка Удалить фильтр
Рис. 18.4. После применения фильтра для отображения всех записей его необходимо удалитьРис. 18.4. После применения фильтра для отображения всех записей его необходимо удалить
Рис. 18.4. После применения фильтра для отображения всех записей его необходимо удалить
Рис. 18.4. После применения фильтра для отображения всех записей его необходимо удалить
После использования фильтра убедитесь, что вы удалили его командой Remove Filter/Sort (Удалить фильтр); иначе в следующий раз при работе с Access вы увидите на экране только часть записей и решите, что остальные записи пропали.
Использование фильтра при поиске информации в таблице
Фильтрацию данных можно проводить не только в формах, но и в таблицах. Основное преимущество использования фильтров в таблице состоит в том, что на экране может отображаться несколько записей, а не одна, как при фильтрации данных в формах. Чтобы отфильтровать записи, выполните следующее.
Откройте таблицу, содержащую информацию, которую вы хотите отыскать,
Щелкните на поле, которое вы хотите использовать для фильтрации записей.
Например, если вы хотите отобрать все записи о людях по фамилии Иванов, щелкните на поле Last Name (Фамилия).
Выберите команду Records^ Filters F liter by Selection (Записи=>Фильтрсф Фильтр по выделенному) или щелкните на кнопке Filter by Selection (Фильтр по выделенному) стандартной панели инструментов.
Access немедленно отобразит все записи, соответствующие заданному критерию.
Для выбора нескольких критериев повторите пп. 2,3 необходимое количество раз.
Если захотите вновь отобразить на экране все записи базы данных (а не только отфильтрованные записи), выберите команду Records1^ Remove Filter/Sort (Записи^Удалигь фильтр) или щелкните на кнопке Remove Filter (Удалить фильтр) стандартной панели инструментов.
CofuHufiGCica данных
Для того чтобы отсортировать записи в базе данных, вам следует указать Access, по каким полям вы хотите сортировать данные и в каком порядке (по возрастанию или по убыванию).
Например, вы можете отсортировать записи в базе данных в алфавитном порядке по именам, странам или городам. В отличие от поиска, когда на экран выводится только часть записей из базы данных, сортировка данных представляет их в другом порядке.
Если вы сортировали базу данных, то по окончании работы можете восстановить исходный порядок с помощью команды Records^ Remove Filter/Sort (Записио Удалить фильтр).
Чтобы отсортировать базу данных, выполните следующее.
Откройте форму или таблицу, содержащую информацию, которую вы хотите отсортировать.
Щелкните на поле, по которому вы хотите сортировать записи.
Например, если вы хотите отсортировать данные по фамилии, щелкните на поле Last Name (Фамилия).
Выберите команду Records^Sort^Sort Ascending (Записи^СортировкаФ По возрастанию) (или Sort Descending (По убыванию)) или щелкните на кнопке Sort Ascending (По возрастанию) или Sort Descending (По убыванию) стандартной панели инструментов.
Параметр Sort Ascending (По возрастанию) выполнит сортировку данных в порядке от А до Я (или от 0 до 9). Параметр Sort Descending (По убыванию) — в порядке от Я до А (или от 9 до 0).
Access послушно отсортирует данные.
Завершив работу, восстановите исходный порядок данных с помощью команды Records^ Remove Filter/Sort (ЗапнснОУдалить фильтр).
Поскольку в таблице одновременно отображается несколько записей, сортировка данных может облегчить просмотр записей.
Ucnoxb30^0H.ue зап/юсо^ 夕 血彩 данных
Сохранение информации в базе данных — это прекрасно, но истинное наслаждение вы получите, когда начнете использовать введенную информацию. Кроме всего прочего, простое вписывание адресов и имен ваших пользователей будет оставаться пустой тратой времени и сил до тех пор, пока вы не научитесь использовать информацию из базы данных для зарабатывания денег (ради чего все и делается).
Для того чтобы помочь вам эффективно использовать информацию из базы данных, Access предлагает несколько путей анализа и обработки данных. Информация, хранящаяся в шкафах архивов, адресных книгах или на бланках канцелярских бумаг, статична; она всегда остается в том виде, в котором вы ее занесли. Информация, хранимая в базе данных Access, готова к преобразованиям и трансформациям, как пластилин в ваших руках.
Как задавать вопросы с помощью запросов
Запрос — это термин, определяющий способ постановки вопросов и задач перед Access. Если вы сохранили какую-то информацию в базе данных, то с помощью запроса вы получите ее, причем в преобразованной форме. Запросом может быть простой поиск в базе данных имен и телефонных номеров всех лиц, проживающих в Киеве, или это может быть такой сложный процесс, как поиск в базе данных наименований и количества товаров, проданных со 2 ноября по 29 декабря.
Секрет правильного составления запросов состоит в том, что вы должны четко определить, что вы хотите найти и как об этом сказать Access.
Какая разница между запросом и командой Найти
И запрос, и команда Find (Найти) возвращают из базы данных Access некоторую требуемую информацию. Разница между ними состоит в том, что запрос вы можете сохранить как самостоятельный объект базы данных и использовать его впоследствии, не повторяя каждый раз критерии поиска и отбора. А вот если вы используете команду Find (Найти), то вам каждый раз придется устанавливать опции ее диалогового окна.
Еще одним отличием является то, что команда Найти может находить только одну запись и не позволяет использовать несколько критериев поиска одновременно.
Используйте команду Найти в тех случаях, если вам нужно один раз провести ка- g кой-то уникальный поиск по одному или нескольким полям базы данных. Запрос полезно разработать в том случае, если определенный поиск становится рутинным, неоднократно повторяющимся процессом.
Создание запроса
При создании запроса вам нужно установить условие отбора и тип данных, среди которых Access будет проводить поиск.
Запрос принимает достаточно сложный вид; например, вы можете запросить у Access сведения о лицах из вашей базы данных, которые зарабатывают меньше 25 тысяч рублей в год, проживают либо в Москве, либо в Новосибирске, купили свой дом не менее чем шесть лет назад, работают в сфере торговли, имеют компьютер и выписывают больше трех, но меньше шести журналов.
Запомните, что качество ответа всецело зависит от качества составленного запроса. Если запрос недостаточно продуман, то Access выдаст вам далеко не все интересующие вас записи, от чего может пострадать ваше дело.
Чтобы создать новый запрос, выполните следующие действия.
Выберите командуWindow^ Database (ОкноОБаза данных).
Появится окно Database (База данных).
Щелкните на значке Queries (Запросы) левой панели окна Database (База данных).
Дважды щелкните на строке Create Query by Using Wizard (Создание запроса с помощью мастера).
Отобразится диалоговое окно Simple Query Wizard (Создание простых запросов) (рис. 18.5).
Рис. 185 Создание запроса в диалоговом окне Создание простых запросовРис. 185 Создание запроса в диалоговом окне Создание простых запросов
Рис. 185 Создание запроса в диалоговом окне Создание простых запросов
Рис. 185 Создание запроса в диалоговом окне Создание простых запросов
Щелкните на кнопке со стрелкой рядом с полем Tables/Queries (Таблицы и запросы) и выберите название таблицы, которую вы хотите использовать для поиска данных.
Запомните. Таблица базы данных содержит только часть информации из базы данных, связанную с другими таблицами, как, например, имена, адреса и номера телефонов клиентов. Когда вы выбираете таблицу из списка, вы тем самым указываете Access, что поиск данных следует проводить только в этой таблице, а не во всем файле базы данных (который может состоять как из одной, так и из многих таблиц).
Перейдите к списку Available Fields (Доступные поля) и выберите поля, по которым будет проводиться поиск.
Например, если вы хотите построить свой поиск на полях FirstName (Имя) и PhoneNumber (Номер телефона), щелкните на одном из них (а затем, после выполнения п. 6, возвратитесь и выберите второе поле).
Щелкните на кнопке со стрелкой, направленной вправо. расположенной между двумя большими списками.
Access вставит выбранное вами поле в список Available Fields (Доступные поля). Повторите пп. 5 и 6 для всех полей, которое вы хотите использовать в запросе,
Щелкните на кнопке Next (Далее).
Access попросит вас дать имя запросу.
Я. Введите имя запроса в строке What Title Do You Want for Your Query (Задайте имя запроса).
Вы можете назначить запросу длинное описательное имя, например: Выявление плохо раскупаемых товаров или Список сотрудников, которых я решил уволить,
Щелкните на кнопке Finish (Готово).
Отобразится диалоговое окно Запрос на выборку, в котором будут показаны данные, возвращаемые этим запросом, — таким образом, вы можете убедиться, что это именно то, что вам нужно.
Щелкните на кнопке закрытия окна (кнопка с крестиком в верхнем правом углу окна) в диалоговом окне Select Query (Запрос на выборку).
Использование запросов
После того как вы создали запрос, можно использовать его столько раз, сколько вам понадобится, при этом неважно, сколько раз вы добавляли, удаляли или изменяли записи в вашей базе данных за это время. Поскольку запрос может быть достаточно сложным ("Найти всех людей, проживающих в Московской области, с банковским счетом свыше 100 000 рублей, владеющих фермами и торгующими своим урожаем в течение последних 30 дней"), сохранение и последующее использование запросов позволит сэкономить ваше время, что является главной целью всех компьютерных технологий.
Запрос тем полезнее, чем чаще вы к нему обрашаетесь.
Чтобы воспользоваться запросом, откройте файл базы данных, в котором содержится запрос, и выполните следующие действия.
Выберите команду Window^Database (Окно^База данных).
Щелкните на значке Queries (Запросы) левой панели окна Database (База данных).
Откроется список запросов, сохраненных в вашей базе данных.
Дважды щелкните на запросе, который вы хотите использовать.
Отобразится окно с результатом выполнения запроса. Вы можете просмотреть всю информацию на экране или вывести ее на печать, нажав комбинацию клавиш <Ctrl+P>.
Щелкните на кнопке закрытия окна (кнопка с крестиком в верхнем правом углу окна) е результатом выполнения запроса.
Удаление запроса
После того как вы внесли некоторые изменения в базу данных, может оказаться, что какой-то запрос вам уже больше не нужен. Чтобы этот запрос не занимал дисковое пространство, удалите его из базы данных.
Удаление запроса не приведет к потере данных. При удалении запроса будут удалены только критерии, с помощью которых вы проводили поиск в базе данных,
Чтобы удалить запрос, выполните следующее.
Выберите команду W indow^ Database (Окно^Базаданных).
Появится окно Database (База данных).
Щелкните на значке Queries (Запросы) левой панели окна Database (База данных).
Откроется список запросов, сохраненных в вашей базе данных.
Щелкните на запросе, который вы хотите удалить.
Выберите команду Edit^ Delete (ПравкаФУдалить) или нажмите клавишу <DeJete>.
Появится диалоговое окно с просьбой подтвердить удаление запроса.
Щелкните на кнопке Yes (Да).
Ваш запрос исчезнет из окна Database (База данных).
Если вы случайно удалили запрос, нс паникуйте. Выберите команду EditoUndo g Delete (Правка^Отменить) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>. Access отменит последнюю команду и восстановит запрос.
Глава 19
Отчеты
Вэiной如您…
/ Создание отчетов
/ Использование отчетов
/ Удаление отчетов
/ Профессиональное оформление отчетов
ccess позволяет вам сохранить огромные массивы полезной (и бесполезной) инфор- 力мадии в кремниевых мозгах вашего компьютера. Но рано или поздно вы захотите V я распечатать свою информацию на листах бумаги, чтобы другие люди могли посмотреть ее, не толпясь у экрана вашего компьютера.
К счастью, все данные, хранящиеся в базе данных Access, легко вывести на печать. Но, вместо того, чтобы печатать случайным образом перемешанные имена, адреса и телефонные номера (и всю другую информацию из базы данных), вы, вероятно, захотите создать аккуратный отчет, чтобы другие могли легко понять смысл и назначение ваших данных.
Например, вы можете использовать Access для анализа и выявления ваших постоянных и потенциальных клиентов. С помощью нескольких кнопок (и данной главы) вы создадите отчет со списком десяти ваших лучших клиентов. Прикоснетесь к другим кнопкам — и перед вами десятка самых продаваемых товаров. Таким образом, отчет — это техника установки для Access способа и организации вывода информации, чтобы ее можно было легко понять и использовать.
dagozt^。反<t^k>©
Отчет может выборочно представить информацию из вашей базы данных и сделать это гак красиво, что другие люди даже не заметят, что информация не несет никакого смысла.
Чтобы создать отчет по базе данных, выполните следующее.
Выберите команду Window^ Database (Окно^База данных).
Отобразится окно Database (База данных).
Щелкните на значке Reports (Отчеты) левой панели окна Database (База данных).
Дважды щелкните на значке Create Report by Using Wizard (Создание отчета с помощью мастера).
Отобразится диалоговое окно Report Wizard (Создание отчетов) (рис. 19.1).
Щелкните в списке Tables/Queries (Таблицы и запросы), чтобы выбрать таблицу базы данных, в которой будет создаваться отчет.
Например, если вы хотите распечатать отчет, в котором будут отображены результаты работы торговых агентов вашей компании, выберите в базе данных таблицу, которая содержит указанную информацию (возможно, это будет таблица Торговые агенты или Результаты продаж).
Рис. 19.1. Диалоговое окно Создание отчетов
Перейдите к списку Available Fields (Доступные поля) и выберите ПОЛЯ таблицы, которые войдут в отчет.
В списке Available Fields (Доступные поля) представлены все поля таблицы или запроса, который вы выбрали в списке Tables/Queries (Таблицы и запросы). Хорошо продумайте, какие поля вы используете в отчете. Как правило, нет смысла вводить в отчет все поля.
Щелкните на кнопке со стрелкой, направленной вправо, между списками Available Fields (Доступные ноля) н Selected Fields (Выбранные поля).
Выбранные вами поля отобразятся в списке Selected Fields (Выбранные поля). Повторите пп. 5 и 6 для всех полей, которые вы хотите использовать в отчете.
Щелкните на кнопке Next (Далее).
В появившемся диалоговом окне Report Wizard (Создание отчетов) (см. рис. 19.2) вас спросят^ хотите ли вы добавить уровни группировки? Уровни группировки определяют организацию данных, выводимых на печать. Например, если вы хотите при печати сгруппировать записи по городам, выберите для одного уровня группировки поле City (Город). При установке такого уровня группировки в отчете записи из базы данных будут скомпонованы в отдельные разделы, содержащие сведения о людях, проживающих в Киеве, Одессе и Москве, так что вам легко будет найти запись о каком-нибудь человеке, если известно, в какой области он проживает.
Если вы решили сгруппировать информацию в отчете, щелкните на поле, которое вы хотите использовать для группировки данных, а затем щелкните на кнопке со стрелкой, направленной вправо.
В окне справа будет показано, как примерно будет выглядеть ваш отчет с установленным уровнем группировки. Уровни группировки позволяют упорядочить данные отчета по определенному полю, например по дате или фамилии. Таким образом, вы сможете просматривать записи, относящиеся к определенной дате или фамилии.
Рис. 192 Группировказаписей в отчетеРис. 192 Группировказаписей в отчете
Рис. 192 Группировказаписей в отчете
Рис. 192 Группировказаписей в отчете
Щелкните на кнопке Next (Далее).
Появится новое окно Report Wizard (Создание отчетов), показанное на рис. 19.3, в котором вы сможете определить порядок сортировки записей в отчете.
Рис. }9.3. Сортировка данных по полям в возрастающем 1М〃 убывающем порядкеРис. }9.3. Сортировка данных по полям в возрастающем 1М〃 убывающем порядке
Рис. }9.3. Сортировка данных по полям в возрастающем 1М〃 убывающем порядке
Рис. }9.3. Сортировка данных по полям в возрастающем 1М〃 убывающем порядке
Например, если вы определили уровень группировки в п. 8, то Access отсортирует записи в алфавитном порядке внутри уровня группировки по фамилиям и именам.
Щелкните на кнопке со стрелкой рядом со списком 1 и выберите поле, по которому вы хотите провести сортировку записей (если хотите). Если вы хотите отсортировать записи последовательно по нескольким полям, воспользуйтесь раскрывающимися списками 2, 3 и 4. Затем щелкните на кнопке Next (Далее).
Еще одно диалоговое окно Report Wizard (Создание отчетов) появится на экране. В этом окне вам будет предложено выбрать порядок сортировки.
Определите внешний вид и компоновку элементов вашего отчета, установив необходимые переключатели в группах Layout (Макет) и Orientation (Ориентация).
Различные параметры группы Layout (Макет) просто по-разному разместят элементы отчета на листе. Вы можете выбрать наиболее приемлемый для вас вид. Каждый раз, когда вы выбираете новую опцию макета, Access терпеливо будет показывать вам в левой части диалогового окна Создание отчетов, как выглядит ваш отчет.
Щелкните на кнопке Next (Далее).
Отобразится следующее диалоговое окно Report Wizard (Создание отчетов) с просьбой выбрать стиль отчета. Стиль определит, каким шрифтом будут распечатаны разные элементы вашего отчета. Каждый раз при выборе новой опции стиля Access будет показывать в левой части диалогового окна Report Wizard (Создание отчетов), как выглядит ваш отчет.
Выберите стиль из списка и щелкните на кнопке Next (Далее).
В следующем диалоговом окне Report Wizard (Создание отчетов) вам будет предложено задать имя отчета.
Введите заголовок отчета и щелкните на кнопке Finish (Готово).
Используйте описательные заголовки для отчетов, например: Доходы за март или Как много денег мы потеряли из-за глупых ошибок Боба.
Access отобразит ваш отчет на экране.
Выберите команду Fffe^Close (Фай л ^Закрыть) или щелкните на кнопке закрытия окна отчета.
Access опять выведет окно Database (База данных) и автоматически сохранит отчет в разделе Reports (Отчеты). В дальнейшем для того, чтобы открыть отчет, щелкните дважды на его имени.
использование。嫉не而оС
После того как отчет создан и сохранен, в него можно добавлять новые данные и удалять ненужные. Когда вам понадобится распечатать данные, вы сможете воспользоваться созданным ранее отчетом.
Для того чтобы воспользоваться существующим отчетом, откройте базу данных, содержащую этот отчет, и выполните следующее.
Выберите команду Window^ Database (ОкноОЕаза данных).
Щелкните на значке Reports (Отчеты) левой панели окна Database (База данных).
Появится список всех доступных отчетов.
Дважды щелкните на отчете, которым вы хотите воспользоваться.
Access отобразит выбранный отчет в окне. Теперь вы можете вывести этот отчет на печать, выбрав команду File^Print (Файл^Печать) или нажав комбинацию клавиш <Ctrl+P>.
Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы закрыть окно, в котором был отображен отчет.
Удаление 6 屍чаЯа
По мере работы с базой данных какой-то отчет вам покажется больше ненужным, поскольку не отвечает новым целям и вам не нужна уже информация, которую он отправляет на печать, или вы поменяли структуру базы данных и отчет стал нерабочим. Чтобы не занимать пространство на жестком диске ненужиой информацией, удаляйте вовремя все, что отслужило свой срок.
Удаление отчета не приведет к потере информации из базы данных. При удалении отчета вы удаляете только установки для Access о том, как следует выводить информацию на печать.
После того как вы удалите отчет, вы не сможете восстановить его вновь, поэтому, ю прежде чем щелкнуть на кнопке Да, выполняя п. 5, подумайте, действительно ли этот отчет вам больше не нужен.
Для того чтобы удалить отчет, сделайте следующее.
Выберите командуWindow^Database (Окно^Базаданных).
Щелкните на значке Reports (Отчеты) левой панели окна Database (База данных).
Вам будет представлен список всех доступных отчетов.
Дважды щелкните на отчете, который вы хотите удалить.
Выберите команду Edit1^ Delete (Правка^ У дал нть). Нажмите клавишу <DeIete> или шелкните на кнопке Delete (Удалить) панели инструментов окна Database (Удалить).
Отобразится диалоговое окно с просьбой подтвердить удаление отчета.
Если вы удалите отчет, восстановить его будет невозможно.
Щелкните на кнопке Yes (Да).
Ваш отчет будет удален.
冗出冲ессиональное 冲6flMленив о/пче/па 夕 Access
Access может работать совместно с Word, что позволит профессионально оформить внешний вид вашего отчета. Вы можете сочетать профессиональные возможности Access при разработке структуры отчета с замечательными возможностями редактирования, форматирования и тиражирования печатной продукции, свойственными Word.
Конечно же, для того чтобы работать с данными Access в программе Word, вам нужно скопировать работу из Access в Word.
Для того чтобы с помощью Word добиться совершенного вида данных Access, выполните следующее.
Выберите команду Window^ Database (ОкноФБазаданных)»
Щелкните на значке Tables (Таблицы) левой панели окна Database (База данных).
Дважды щелкните на таблице, данные из которой вы хотите скопировать в Word.
Access отобразит таблицу базы данных, а также вес содержащиеся в ней данные.
Выберите команду Tools 寸 Office Links^Publish It with Microsoft Word (Сервис^ Связи с ОГЙсе^Публикэция в Microsoft Word).
Word покажет данные из таблицы Access в документе Word в виде рядов строк и столбцов.
Внесите исправления в данные Access (если нужно) или добавьте необходимый текст.
Например, вы можете изменить шрифт и формат знаков. (Более подробно об использовании Word читайте в части II этой книги.)
收Когда вы работаете с таблицей из базы данных Access в документе Word, Microsoft
成) Office 2003 копирует данные из Access и вставляет их в документ Word. Поэтому все изменения данных, которые вы выполните в Word, никак не отразятся на данных в Access и в Word.
Если в базе данных содержится достаточно большое количество чисел, которые необходимо использовать при вычислении определенных результатов, данные Access можно легко загрузить в Microsoft Excel. Чтобы использовать Ecxel с целью анализа данных Access, выполните следующиедействия.
Выберите команду Windows Database (Окно^База данных).
Щелкните на значке Tables (Таблицы) левой панели окна Database (База данных).
Дважды щелкните на таблице, данные из которой вы хотите скопировать в Excel.
Access отобразит таблицу базы данных, а также все содержащиеся в ней данные.
Выберите команду Tools^Office Links«=>Analyze It with Microsoft Word (Сервис^Связи с Office^ Ан а. I изв Microsoft Excel).
Excel загрузит и отобразит данные из таблицы Access в ваде электронной таблицы, состоящей из строк и столбцов.
Внесите исправления в данные Access (если нужно) или создайте формулы для вычисления результатов на основе этих данных.
(Более подробно об использовании Excel читайте в части Щ этой книги.) Можете просто напечатать или сохранить рабочий лист Excel.
Когда вы работаете с таблицей из базы данных Access в электронной таблице Excel, мMicrosoftOffice2003копирует данныеиз Accessи вставляетихв таблицуExcel.
Поэтому все изменения данных, которые вы выполните в Excel, никак не отразятся на данных в Access и Excel.
Часть
Великолепные десятки
Я 3&瓷房3&其Но&Ыи腻。ЛЛ^ь冷м£f . Он ，。а*£料5н飙Ь или
в 3麻加看〃湎…
一
того как вы потратили уйму своего бесценного времени на изучение
компонентов Microsoft Office 2003, все же советую вам ознакомиться и с частью книги, в которойчрезвычайно(и известные
избранным) рекомендации и подсказки, существенно облегчающие работу пакетом программ.
Советую вам читать этот материалчтобы не попасться за этим занятием на
своей семье, сослуживцам или начальству. Иначе они перестанут считать вас суперспециалистом по Microsoft Office 2003 ичтосамый
рдержащий в руках совершенно необыкновенную книгу.
Кромеа почему бы вам не приобрести еще несколько экземпляров на-
книги и раздать ее своим друзьям, сотрудникам начальнику, чтобы и
I они изучили2003 самостоятельно и дали вам возможность
к другую полезную работу.
Глава 20
Десять советов об использовании Microsoft Office 2003
夕з检2 глабе…
/ Использование макросов
*' Настройка интерфейса пользователя
/ Зашита данных
/ Использование Pocket Office
Microsoft Office столько функций и команд, что вам не обойтись без следующих советов. Вы увидите, как быстро происходит превращение из несмышленного новичка в крупного специалиста по Microsoft Office 2003 (правда, для этого необходимо выполнить еще одно условие: вы никогда не должны расставаться с этой книгой).
■Нас阮fio五tea ""z^^b^h? ло/^^гл^^г Office 2003
Компания Microsoft постаралась создать наиболее простой в использовании пакет программ. Однако программы могут все-таки оказаться достаточно сложными для понимания. Поэтому, вместо того чтобы постоянно мучаться» давайте рассмотрим несколько способов настройки интерфейса пользователя Microsoft Office 2003.
Работа с панелями инструментов
Панели инструментов обычно отображаются в верхней части окна (если они вообще отображаются). Вы можете увидеть две панели инструментов, расположенные в одной строке. Однако вы сможете легко настроить параметры панелей инструментов на свое усмотрение, если выполните следующиедействия.
Щелкните на кнопке Toolbar Options (Параметры панелей инструментов) панели инструментов, которую решили настроить.
Для отображения панели инструментов, которая может быть скрыта, выберите команду View^Toolbars (Вид^Панели инструментов), после чего выберите нужную панель инструментов. После щелчка на кнопке Toolbar Options (Параметры панелей инструментов) отобразится меню.
Выберите команду Add or Remove Buttons (Добавить или удалить кнопки).
Отобразится меню, в котором будут указаны названия одной или нескольких панелей инструментов, например Standard (Стандартная) или Formatting (Форматирование).
Щелкните на названии панели инструментов, которую решили настрошь.
Отобразится меню, в котором напротив всех кнопок, которые уже отображаются на панели инструментов, установлены флажки (рис. 20.1).
\ Ела д»*ых\ Ела д»*ыхСомштьСомштьOTUNOTUNЬктрсйм...Ьктрсйм...ori*oori*oE*SE*SSlSWceOMneSlSWceOMnecwxcwxBYBYAlt4t・”lAlt4t・”l№*田面№*田面Сбоосгимел*Сбоосгимел*• gu9B0・mc・•： M6-)g Miraeft Office Qnli4i .• gu9B0・mc・•： M6-)g Miraeft Office Qnli4i .• 仪0*« ОМДМ»А 08yro，，》»a»M4 Уам• Аетсмж'-лоб» гемовпиъ гот оххкюВвва• 仪0*« ОМДМ»А 08yro，，》»a»M4 Уам• Аетсмж'-лоб» гемовпиъ гот оххкюВвваAtwHHT—AtwHHT—«окпитых3 Acrcij^Tfy«окпитых3 Acrcij^TfyQf4ft«Tt»CER C CMQf4ft«Tt»CER C CM^аллоэватъ Прззмкм*ор сцекар«а Свойства^аллоэватъ Прззмкм*ор сцекар«а СвойстваС^ема данных..Создать объектСправка: Mkr^soft OfficeAccess FlЙкюрт..Се；)» с т*бпл|амиС^ема данных..Создать объектСправка: Mkr^soft OfficeAccess FlЙкюрт..Се；)» с т*бпл|амиОтхрвяь...Ссхра*гтъ Лос|$ файловОтхрвяь...Ссхра*гтъ Лос|$ файлов^^К^с^ьнь^ просмотр Орфография..Оьремгъ Еб'рсеа— всаеито^^К^с^ьнь^ просмотр Орфография..Оьремгъ Еб'рсеа— всаеито口 8(A|>»8^"口 8(A|>»8^"Рис. 20.1. Флажки соответствуют кнопкам, которые уже отображаются на панели инструментовРис. 20.1. Флажки соответствуют кнопкам, которые уже отображаются на панели инструментов
\ Ела д»*ых
\ Ела д»*ых
Сомшть
Сомшть
OTUN
OTUN
Ьктрсйм...
Ьктрсйм...
ori*o
ori*o
E*S
E*S
SlSWceOMne
SlSWceOMne
cwx
cwx
BY
BY
Alt4t・”l
Alt4t・”l
№*田面
№*田面
Сбоосгимел*
Сбоосгимел*
• gu9B0・mc・•： M6-)g Miraeft Office Qnli4i .
• gu9B0・mc・•： M6-)g Miraeft Office Qnli4i .
• 仪0*« ОМДМ»А 08
yro，，》»a»M4 Уам
• Аетсмж'-лоб» гемовпиъ гот оххкюВвва
• 仪0*« ОМДМ»А 08
yro，，》»a»M4 Уам
• Аетсмж'-лоб» гемовпиъ гот оххкюВвва
AtwHHT—
AtwHHT—
«окпитых
3 Acrcij^Tfy
«окпитых
3 Acrcij^Tfy
Qf4ft«Tt»
CER C CM
Qf4ft«Tt»
CER C CM
^аллоэватъ Прззмкм*
ор сцекар«а Свойства
^аллоэватъ Прззмкм*
ор сцекар«а Свойства
С^ема данных..
Создать объект
Справка: Mkr^soft OfficeAccess Fl
Йкюрт..
Се；)» с т*бпл|ами
С^ема данных..
Создать объект
Справка: Mkr^soft OfficeAccess Fl
Йкюрт..
Се；)» с т*бпл|ами
Отхрвяь...
Ссхра*гтъ Лос|$ файлов
Отхрвяь...
Ссхра*гтъ Лос|$ файлов
^^К^с^ьнь^ просмотр Орфография..
Оьремгъ Еб'рсеа— всаеито
^^К^с^ьнь^ просмотр Орфография..
Оьремгъ Еб'рсеа— всаеито
口 8(A|>»8^"
口 8(A|>»8^"
Рис. 20.1. Флажки соответствуют кнопкам, которые уже отображаются на панели инструментов
Рис. 20.1. Флажки соответствуют кнопкам, которые уже отображаются на панели инструментов
Щелкните слева от значка кнопки, которая должна быть добавлена на панель инструментов.
Если необходимо скрыть какую-то кнопку, сбросьте флажок напротив ее значка в меню, По мере добавления или удаления кнопок с панели инструментов Office 2003 будет автоматически обновлять ее внешний вид,
Щелкните в любом месте экрана за пределами меню.
Поздравляю! Вы только что настроили внешний вид меню.
Чтобы восстановить стандартный внешний вид панели инструментов, выполните — следующие действия.
Щелкните на кнопке Toolbar Options (Параметры панелей инструментов) панели инструментов, которую решили настроить.
Для отображения панели инструментов, которая может быть скрыта, выберите ко- мандуView^ToobarsCBiu1^ Панелиинструментов), после чего выберите нужную панель инструментов. В результате щелчка на кнопке Toolbar Options (Параметры панелей инструментов) отобразится меню.
Выберите команду Add or Remove Buttons (Добавить или удалить кнопки).
Отобразится меню, в котором будут указаны названия одной или нескольких панелей инструментов, например Standard (Стандартная) или Formatting (Форматирование),
Выберите команду Customize (Настройка).
Отобразится диалоговое окно Customize (Настройка).
Щелкните на кнопке Reset menu and toolbar usage data (Сброс), после чего щелкните на кнопке Close (Закрыть).
Office 2003 восстановит стандартное состояние для всех меню и панелей инструментов.
Не перенапрягайте зрение - пользуйтесь масштабированием
Чтобы на экране помещалось как можно больше информации, Microsoft Office 2003 отображает эту информацию мелким шрифтом. Если вы предпочитаете не перенапрягать свое драгоценное зрение, увеличьте масштаб изображения на экране. Размер шрифта (кегль) увеличится, и текст станет более "читабельным".
Программа Outlook не позволяет использовать инструмент Zoom (Масштаб).
Итак, чтобы увеличить (или уменьшить) масштаб текста на экране, выполните следующее.
Выберите команду View=>2oom (ВндОMacштаб),
Чтобы выбрать коэффициент увеличения (например, 25% или 200%), установите соответствую шее значение переключателя, затем щелкните на кнопке ОК.
⑥⑥Ваш документ будет отображаться в другом масштабе в соответствии с указанным коэффициентом — к вашему полному удовлетворению.
⑥
⑥
Если вы пользуетесь мышью с колесиком между двумя кнопками (например, IntelliMouse от Microsoft), масштабирование можно выполнять по-другому. Для этого достаточно нажать клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, вращать колесико IntelliMouse в ту или другую сторону.
Как увеличить размер кнопок
Кнопки панели инструментов Microsoft Office 2003 доставляют хлопоты пользователям не только потому, что трудно вспомнить назначение каждой из них, но и из-за своей миниатюрности. Вместо того чтобы напрягать свое зрение, пытаясь разглядеть этих "микробов", советую вам увеличить размер кнопок на панели инструментов в Word, Excel или PowerPoint, выполнив следующее.
Выберите команду Т ools^Customize (Сервис^Настройка).
Появится диалоговое окно Customize (Настройка).
Перейдите на вкладку Options (Параметры).
Установите флажок Large Icons (Крупные значки).
Microsoft Office 2003 отобразит кнопки в таком виде, как будто под воздействием радиации они превратились в мутантов, увеличившихся в три раза по сравнению со своими первоначальными размерами.
Щелкните на кнопке Close (Закрыть).
©©Если вас начинает мутить от вида больших кнопок, уставившихся на вас с экрана, достаточно повторить указанные выше действия, сбросив при этом флажок Large Icons (Крупные значки). Кнопки восстановят свои первоначальные размеры.
©
©
Щелчок правой кнопкой мыши
Когда вы хотите переименовать, отредактировать или модифицировать что-либо в Office 2003, воспользуйтесь удобным контекстным меню, которое вызывается после нажатия правой кнопки мыши. Чтобы воспользоваться этим всплывающим меню, выполните следующую процедуру.
Установите указатель мыши над элементом, который вы хотите отредактировать.
Щелкните правой кнопкой мыши.
Появится контекстное меню.
Щелкните на нужной вам команде в контекстном меню.
Как облегчить себе жизнь с помощью макросов
Многие люди продолжают мечтать о том времени, когда они смогут отдавать приказы своим компьютерам в устной форме. Однако суровая реальность подсказывает, что нам еще долго придется вводить информацию с клавиатуры, если мы хотим достичь хоть какого-то взаимопонимания со своим компьютером. Учитывая то обстоятельство, что большинство людей все же без особого восторга относятся к вводу информации с клавиатуры, в Microsoft Office 2003 предусмотрено решение, называемое макросами.
Макросы не устраняют полностью работу с клавиатурой, но позволяют сократить количество клавиш, на которые вам приходится нажимать, чтобы выполнить ту или иную работу. В принципе, макрокоманда позволяет вам "записать" клавиши, на которые вам приходится нажимать. После того как эти клавиши занесены в макрокоманду, всякий раз, когда вам в дальнейшем потребуется использовать именно эту последовательность клавиш, вы можете попросить Microsoft Office 2003 "воспроизвести" ее.
Предположим, например, что вам часто приходится вводить с клавиатуры название своей компании — Рога и копыта лтд. Вместо этого вы могли бы ввести название компании лишь один раз, сохранив его в виде макрокоманды. В дальнейшем, когда вам понадобится вставить это название в свой документ, Office 2003 сделает это за вас автоматически.
型卜也Макросы можно создавать и выполнять в Word, Excel и PowerPoint.
^gg^ В Access и Outlook допускается работа с макросами, но создание макросов в этих @腐программах требует знания языка программирования Visual Basic for Applications
(VBA), а это настолько сложное дело, что, пожалуй, является темой для другой 唸книги (которую вы, возможно, не захотите читать).
Запись макросов в Word
Чтобы записать макрокоманду в Word, выполните следующее.
Выберите команду TooJs^Macro^Record New Macro (Сервис^ Макрос1^ Начать запись).
Появится диалоговое окно Record Macro (Запись макроса) (рис. 20.2).
P*c 20.2. Диалоговое окно Запись макроса
Введите имя для макроса в окне Macro name (Имя макроса).
Щелкните на кнопке Keyboard (Клавишам).
Появится диалоговое окно Customize Keyboard (Настройка клавиатуры) (рис. 20.3).
Нажмите клавишу (или комбинацию клавиш), которая будет исполнять вашу макрокоманду (например, <Ctrl+F2>).
Если необходимо назначить одному макросу несколько быстрых клавиш или комбинаций клавиш, повторите этот шаг нужное количество раз.
Щелкните на кнопке Assign (Назначить).
Щелкните на кнопке Close (Закрыть).
Указатель мыши превратится в стрелку, к которой прикреплен значок в виде кассеты; на экране появится панель инструментов Stop Recording (Остановка записи) (рис. 20.4), которая позволит остановить запись макроса.
Нажмите клавиши, которые вы хотите записать в макросе.
Щелчок на кнопке Pause Recording (Пауза) позволяет временно приостановить запись макроса.
Щелкните на кнопке Stop Recording (Остановить запись), когда завершите запись клавиш.
Чтобы выполнить макрокоманду, нажмите комбинацию клавиш, выбранную вами в п. 4.
Рис . 203 Диалоговое окно Настройка клавиатуры
Кнопка Кнопка Остановить запись Пауза
Рис. 20.4. Панель инструментов Остановка записи
Запись макросов в Excel
Чтобы записать макрокоманду в Excel, выполните следующее.
Выберите команду T00g Macros Record New Macro (Сервис^МакросФ Начать запись).
Появится диалоговое окно Record Macro (Запись макроса).
Введите имя для своей макрокоманды в окне Macros name (Имя макроса).
Введите букву в поле Shortcut Key (Сочетание клавиш) (слева от этого поля есть обозначение Ctrl+).
Если, например, вы хотите выполнять свою макрокоманду, нажимая <Ctrl+W>, введите W в поле Shortcut Key (Сочетание клавиш).
Щелкните на кнопке ОК.
Появится панель инструментов Stop Recording (Остановка записи).
Нажмите клавиши, которые вы хотите записать в макросе.
Щелкните на кнопке Stop Recording (Остановить запись), когда завершите запись клавиш.
Чтобы выполнить макрокоманду, нажмите комбинацию клавиш, выбранную вами в п. 3.
Запись макросов в PowerPoint
Чтобы записать макрокоманду в PowerPoint, выполните следующиедействия.
Выберите команду T ools》Mac「g Record New Macro (Сервис^ Макрос^ Начать запись).
Появится диалоговое окно Record Macro (Запись макроса).
Введите имя для своей макрокоманды в окне Macros name (Имя макроса).
Появится панель инструментов Stop Recording (Остановка записи).
Нажмите клавиши^ которые вы хотите записать в макросе.
Щелкните на кнопке Stop Recording (Остановить запись), когда завершите запись клавиш.
Чтобы выполнить макрокоманду в PowerPoint, сделайте следующее.
Выберите команду Тоо1зФМасгоФМасто5 (Сервмс^МакросФМакросы) (или нажмите <ALt+F8>).
Появится диалоговое окно Macro (Макрос).
Щелкните на имени макроса, который вы хотите выполнить.
Щелкните на кнопке Run (Запуск).
Защи/па смайлов Microsoft Ofpce2003
После того как вы потратили массу времени на изучение премудростей работы с Microsoft Office, вам осталось только одно — потерять все важные данные. Чтобы предотвратить подобное, вам обязательно следует знать следующее.
Осторожно: макровирусы!
В Office 2003 предусмотрены два способа создания макрокоманд. Простейший из них (как пояснялось в предыдущем разделе) состоит в том, чтобы ^записать нужные клавиши, а затем, в случае необходимости, "воспроизвести" их. Более сложный способ создания макрокоманд заключается в использовании специального языка макропрограммирования, разработанного Microsoft (он называется Visual Basic for Applications). С помощью этого языка можно создавать более мощные (и сложные) макрокоманды.
Будьте осторожны, так как язык макропрограммирования, разработанный Microsoft, не только дает вам возможность создавать свои собственные миниатюрные программы (макросы), он также позволяет программистам-^шутникам'* писать компьютерные вирусы.
Новое поколение компьютерных вирусов, макровирусы, заражает документы Word и рабочие листы Excel. Когда вы даете кому-нибудь копию документа или рабочего листа, содержащую вирус, вы становитесь распространителем этого макровируса.
С целью предотвращения заражения файлов на вашем компьютере макровирусами Microsoft Office 2003 предлагает ограниченную защиту от вирусов.
Самые распространенные макровирусы инфицируют документы Word. Вторые по своей распространенности макровирусы инфицируют рабочие листы Excel. Хотя к моменту написания этой книги уже появились макровирусы для PowerPoint и Access, они еще не получили широкого распространения. Обязательно купите качественную антивирусную программу и регулярно приобретайте ее новые версии.
Чтобы включить защиту от макровирусов в Word, выполните следующие действия.
Выберите команду FileOSave (Файл^Сохранить) или File玲Save As (Файл=> Сохранить как).
Отобразится диалоговое окно Save As (Сохранение документа).
Щелкните на кнопке Tools (Сервис), расположенной в верхнем правом углу диалогового окна Сохранение документа
Отобразится меню.
Выберите команду Security Options (Параметры безопасности).
Появится диалоговое окно Security (Безопасность).
Щелкните на кнопке Macro Security (Защита от макросов).
Появится еще одно диалоговое окно Security (Безопасность) (рис. 20.5).
Перейдите на вкладку Security Level (Уровень безопасности^ после чего выберите переключатель High (Высокая), Medium (Средняя) или Low (Низкая). Если у вас нет на то особых причин, всегда выбирайте вариант High (Высокая).
Если вы выбрали высокий уровень безопасности, то не сможете выполнить ни одного макроса, созданного другим человеком, пока не уменьшите уровень безопасности.
Этот переключатель предотвратит заражение файлов макровирусами, однако имейте в виду, что некоторые вирусы настолько "сообразительны", что отключают эту защиту.
20.5. Диалоговое окно Безопасность позволяет задать параметрыот вирусов
щелкните на кнопке ОК.
Отобразится диалоговое окно Save As (Сохранение документа). При каждом сохранении документа Word будет использовать заданные вами параметры безопасности,
Щелкните кнопке Save (Сохранить).
Если макровирус уже заразил документы Word или рабочие листы Excel, включение защиты от макровирусов Office 2003 не приведет к удалению вируса. Вам следует использовать другую программу, такую как VirusScan от компании McAfeeили Nortonот компании Symantec
Подобные программы способны найти любые вирусы на компьютере и уничтожить их.
Шифрование файлов
Если необходимо обеспечить конфиденциальность документов Office 2003, подумайте об использовании встроенных средств
Для включения шифрования в таких программах, какExcel или PowerPoint, выполнитедействия.
Выберите командулилиAs
Сохранить как).
Отобразится диалоговое окно Save As (Сохранение документа).
Щелкните на кнопке Tools (Сервис), расположенной в верхнем нравом углу диалогового окна
Отобразится меню.
Выберите команду Security Options (Параметры безопасности). (В Excel следует выбрать команду General Options (Общие параметры).)
Появится диалоговое окно Security (Безопасность).
Укажите пароль в текстовом поле Password to Open (Пароль для открытия файла).
Введенный пароль отобразится в виде звездочек.
Если вы выбрали простой пароль, то другие люди могут его угадать. В результате шифрование будет настолько же эффективным, как защита банковского сейфа с помощью кодового замка с указанием кода доступа на приклеенном на двери сейфа листке бумаги.
Щелкните на кнопке Advanced (Дополнительно).
Появится диалоговое окно Encryption Type (Тип шифрования).
Выберите тип шифрования и щелкните на кнопке ОК.
Office 2003 предлагает три основные формы шифрования.
WeekEncryption (XOR) (Слабое шифрование (XOR).
Office 97/2000 Compatible (Совместимое с Office 97/2000).
Различные виды шифрования RC4.
Если выбрать шифрование RC4 (которое обеспечивает наибольший уровень безопасности), также можно щелкать на кнопках со стрелками, направленными вверх и вниз, расположенных справа от текстового поля Choose a key length (Выберите стойкость ключа). Чем больше это значение (например, 128), тем более защищенном окажется документ.
(Необязательно.) Введите пароль в текстовом поле Password to Modify (Пароль разрешения записи).
Вы можете указать разные пароли при выполнении пп. 4 и 7. Один пароль позволяет открыть документа, а другой — вносить в него изменения.
Щелкните на кнопке ОК.
Отобразится диалоговое окно Confirm Password (Подтверждение пароля).
Повторно введите пароли и щелкните на кнопке ОК.
Отобразится диалоговое окно Save As (Сохранение документа).
Щелкните на кнопке Save (Сохранить).
Средства шифрования, которые используются в Office 2003, способны предотвратить открытие и изменение ваших документов обычными пользователями. Однако имейте в виду, что существуют и настоящие специалисты в области шифрования и защиты, которым не составит особого труда открыть ваши документы. Для обеспечения более высокого уровня безопасности приобретите специальную программу шифрования. Одними из наиболее популярных программ подобного типа являются Pretty Good Privacy (ее часто называют просто PGP, а загрузить ее можно с Web- узла ww.pgp.com) и GNU Privacy Guard (www. gnupg. org). Обе программы позволяют зашифровывать отдельные файлы, целые папки, а также содержимое жестких дисков, благодаря чему только вы сможете работать со своими данными.
"Измельчение” файлов
Шифрование — это только один из способов защиты данных. Однако при использовании шифрования вы получаете два файла — исходный и зашифрованный. Если вы удалите исходный файл, его могут восстановить и прочитать.
Проблема состоит в том, каким образом происходит удаление файлов на жестком диске. Когда вы приказываете компьютеру удалить файл, компьютер играет с вами небольшую шутку. Вместо того чтобы удалить файл физически, компьютер просто "притворяется", что файл удален. Именно по этой причине кто-то может воспользоваться специальной программой, например из состава Norton Utilities, и восстановить файл, который вы удалили несколько часов, дней, недель, а то и месяцев тому назад.
Если вы действительно хотите удалить файл, не используйте для этого средства удаления Windows. Вместо этого используйте специальную программу для "измельчения" файлов. Подобные программы не только удаляют файлы, но несколько раз записывают поверх них произвольную информацию. В результате никто больше не сможет восстановить удаленные вами файлы.
Двумя самыми популярными программами являются Shredder (www. shredder. com) и Nuts & Bolts (ww.mcafee. com), которые предоставляют большое количество параметров для "измельчения" файлов.
Если вы случайно удалили файл с помощью программ "измельчения", его нельзя будет восстановить, поэтому будьте осторожны.
Как получить резервные копии своих файлов
На тот случай, если вы по ошибке удалите какой-либо файл, следует всегда хранить дополнительные копии своих файлов. Если с какими-то из ваших файлов случится несчастье, их резервные копии, заблаговременно полученные вами, скрасят горечь потери, и вы сможете продолжать работать как ни в чем не бывало. Создание одной или нескольких дополнительных копий ваших файлов называется получениемрезервных копий этих файлов.
Простейший (а потому и быстрее всего забываемый) способ получения резервных копий заключается в самостоятельном их создании с помощью программы Windows Explorer (Проводник) (вы копируете нужные файлы с жесткого диска на дискету или наоборот). Поскольку этот метод требует известных усилий с вашей стороны, он считается самым ненадежным методом на случай, если "грянет гром".
В качестве альт 聳 нативы можно воспользоваться какой-либо программой получения резервных копий и накопителем на магнитной ленте. Если вам удастся соответствующим образом сконфигурировать программу получения резервных копий (это будет действительно большая удача!), она сможет автоматически "сбрасывать" содержимое всего вашего жесткого диска на магнитную ленту без каких-либо дополнительных усилий с вашей стороны.
Существует еще один способ автоматического получения резервных копий файлов. В Woid и Excel предусмотрена специальная функция получения резервных копий, которая создает резервную копию ваших файлов каждый раз, когда вы сохраняете тот или иной файл. К сожалению, использование функции получения резервных копий в Word и Excel не защитит вас при поломке всего жесткого диска. Поэтому в таком случае вам все равно потребуется сохранять резервные копии своих файлов на дискетах и хранить эти дискеты отдельно от компьютера. Чтобы включить эту специальную функцию получения резервных копий в Word или Excel, выполните следующее.
Выберите команду FileBSave (ФайлФСохранить) или Flle>=>Save As (ЗаЛлО Сохранить как).
Отобразится диалоговое окно Save As (Сохранение документа).
Щелкните на кнопке Tools (Сервис), расположенной в верхнем правом углу диалогового окна Сохранение документа.
Отобразится меню.
Выберите команду Save Options (Параметры безопасности). (В Excel следует выбрать команду General Options (Общие параметры).)
Появится диалоговое окно Save (Сохранение документа).
Установите флажок Always Create Backup Copy (всегда создавать резервную копию).
Щелкните на кнопке ОК.
Когда вы сохраняете какой-либо файл при включенной функции получения резервных копий, ваш резервный файл получает имя Копия (или что-то вроде этого). Если, например, вы сохранили файл, который называется Требование выкупа, то его резервная копия получит имя Копия Требование выкупа, а расширением имени будет ,WBK (для документов Word) или . XLK (для рабочих листов Excel).
石6fib6a с нежемг^пельной 3tl阮G五
Нежелательная почта — это сообщения электронной почты с различными предложениями сомнительного содержания (например, с рекомендациями, как заработать миллион за пять минут, причем даже не выходя из дому, а также с переложениями увидеть какие-то чрезвычайно интересные фотографии), которые постоянно наполняют наши электронные почтовые ящики. Поскольку подобные сообщения затрудняют нормальную работу с действительно важной корреспонденцией, Outlook предлагает собственные средства для борьбы с нежелательной почтой, атакующей ваш почтовый ящик.
Фильтры Outlook отсеивают сообщения электронной почты по ключевым словам, которые обычно присутствуют в подобных сообщениях. К сожалению, фильтры Outlook не оказываются настолько эффективными, чтобы полностью оградить вас от нежелательной корреспонденции, однако все равно помогают значительно разгрузить ваш почтовый ящик.
Настройка фильтра нежелательной почты в Outlook
Для настройки фильтра нежелательной почты в Outlook выполните следующиедействия.
Выберите команду Go^Mail (Переход冷Почта) или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+l>.
Отобразятся области Mail (Почта) и Inbox (Входящие).
Выберите команду Tools^Options (Сервис^Параметры).
Отобразится диалоговое окно Options (Параметры).
Перейдите на вкладку Preferences (Настройки).
Отобразится вкладка Preferences (Настройки).
Щелкните на кнопке Junk E-Mail (Нежелательная почта).
Отобразится диалоговое окно Junk E-Mail Options (Параметры нежелательной почты) (рис. 20.6).
Рис. 20.6. Диалоговое окно Параметры нежелательной почты позволяет задать ла- раметры обработки нежелательной почты
Выберите один из следующих переключателей.
No protection (Без защиты).
Low (Низкая).
High (Высокая).
Safe Lists only (Только списки надежных адресатов).
Щелкните на кнопке ОК.
При следующем получении сообщений Outlook попытается идентифицировать всю нежелательную почту.
Создание списка надежных отправителей
Если вы выбрали переключатель Safe Lists only (Только списки надежных адресатов), Outlook будет просматривать все подозрительные сообщения, за исключением тех, которые получены от отправителей, указанных в списке Safe Senders (Надежные отправители). Для создания подобного списка (в котором должны быть указаны имена всех людей, которым вы полностью доверяете) выполните следующие действия.
Выберите команду Go*=>Mail (Переход^Почта) или нажмите комбинацию клавиш
<Ctrl+l>.
Отобразятся области Mail (Почта) и Inbox (Входящие).
Выберите команду Tools ◎Options (Сервис^Параметры).
Отобразится диалоговое окно Options (Параметры).
Перейдите на вкладку Preferences (Настройки).
Отобразится вкладка Preferences (Настройки).
Щелкните на кнопке Junk E-Mail (Нежелательная почта).
Отобразится диалоговое окно Junk E-Mail Options (Параметры нежелательной почты) (см. рис. 20.6).
Перейдите на вкладку Safe Senders (Надежные отправители).
Отобразится вкладка SafeSenders (Надежные отправители) (рис. 20.7).
Рис. 20.7. На вкладке Надежные отправители можно указать адреса электронной почты и целые доменные имена, которые вы считаете абсолютно надежными
Щелкните на кнопке Add (Добавить).
Отобразится диалоговое окно Add address or domain (Добавление адреса или домена).
Введите адрес электронной почты или доменное имя, после чего щелкните на кнопке ОК-
Если вы указали доменное имя, Outlook автоматически будет доверять любым сообщениям электронной почты, поступающим с адресов, относящихся к соответствующему домену, такому как Microsoft.com. Благодаря этому вам не потребуется вводить целый ряд адресов электронной почты, относящихся к одному домену, таких как bgatesOmiегоsoft. com илиpallen@microsoft. com.
Повторите пп. 6, 7 для каждою адреса электронной почты или доменного имени, который необходимо включить в список Safe Senders (Надежные отправители).
Щелкните на кнопке ОК.
Помимо списка Safe Senders (Надежные отправители), также можно создать — список Blocked Senders (Заблокированные получатели), в котором содержатся адреса электронной почты или имена доменов, поступающие с которых сообщения электронной почты считаются нежелательными. Для создания подобного списка повторите пп. 1-8, за исключением того, что при выполнении п. 5 перейдите на вкладку Blocked Senders (Заблокированные получатели).
использование ^Pocket Office
Переносные компьютеры постоянно снижают вес, цены на них также стремятся вниз, а вычислительная мощь растет. Масса некоторых переносных компьютеров составляет не больше полугора килограммов, причем объем памяти и процессор позволяют использовать полноценную копию Microsoft Office 2003.
Однако, вместо того чтобы тягать с собой по всей стране переносные компьютеры, многие люди предпочитают использовать еще более маленькие, дешевые и легкие “карманные" компьютеры, работающие под управлением операционной системы Pocket PC.
В состав Pocket PC входит миниатюрная версия Microsoft Office, называемая Pocket Office, включающая Pocket Word, Pocket Excel, Pocket PowerPoint и Power Access. (Pocket Access установлена только на "карманных" компьютерах, работающих под управлением Pocket PC.)
"Карманные" версии программ Microsoft Office предлагают гораздо меньше инструментов, чем полноценный набор Microsoft Office 2003. Однако эти программы могут обмениваться данными с программами Microsoft Office 2003, что позволяет вам работать со своими файлами как дома, так в пути.
Поэтому, если вы часто путешествуете, но не хотите возить с собой тяжелый переносной компьютер, подумайте о приобретении "карманного" компьютера, работающего под управлением Pocket PC, и использовании Pocket Office.
Глава 21
Комбинации клавиш, облегчающие работу в Microsoft Office 2003
в з 娠成главе…
/ Создание нового файла
/ Открытие существующего файла
J Сохранение работы
/ Распечатка работы
“ Вырезание, копирование и вставка
/ Поиск и замена слова или фразы
/ Проверка орфорграфии
、‘ Использование команд Отменить и Вернуть
выпуском каждой новой версии Microsoft Office компания Microsoft стремится к то/му,что различныепрограммы,входящиев составOffice, быливсебольшепохожи
Друг на друга. Теоретически, после того, как вы разберетесь с одной программой, входящей в состав Microsoft Office, для вас не составит ни малейшего труда разобраться и со всеми другими программами.
Для того чтобы вам было проще работать с Microsoft Office 2003, в настоящей главе представлены наиболее часто используемые комбинации клавиш в любой из ее программ, Благодаря этому вы сможете быстрее приступить к реальной работе, а не тратить время на изучение основных принципов использования программы.
Создание нового файла (<.CtH+^>J
Когда вам требуется создать новый файл в любой программе Microsoft Office 2003, достаточно нажать комбинацию клавиш <Ctrl+N> или щелкнуть на кнопке New (Создать) стандартной панели инструментов. Office 2003 с готовностью отвечает на ваше требование, создавая пустой файл, который можно использовать как отправную точку для создания всего, что угодно вашей душе.
Нажимая <Ctrl+N> в Microsoft Outlook, можно создать новое сообщение электронной почты, запись с адресом и номером телефона интересующего вас человека или запись о назначенной деловой встрече — в зависимости от вашего настроения или от того, с какой ноги вы сегодня встали.
O/ttKlibtinue 多例勿成的力年勿 файла (<CtH-^O>)
Вам зачастую приходится открывать тот или иной существующий файл, чтобы внести в него необходимые изменения. Каждый раз, когда вам требуется открыть файл, нажмите (или щелкните на кнопке Open (Открыть) стандартной панели инструментов). На экране появится диалоговое окно, в котором можно выбрать конкретный файл, который вам необходимо открыть.
По умолчанию Microsoft Office 2003 отыскивает существующие файлы в папке My Documents (Мои документы) (обычно этодокументы). Вместо того
чтобы сваливать все свои файлы в папку My Documents (Мои документы), создайте в ней отдельные вложенные папки. Это даст вам возможность распределить свои файлы по разным папкам, соответствующим различным проектам, над которыми вам приходится работать.
Чтобы создать новую папку, выполните следующее.
Выберите команду(Ф л Открыть).
Отобразится диалоговое окно Open (Открытие документа).
Выберите диск и папку, в которых должна располагаться новая папка.
Например, если вам необходимо разместить новую папку в папке My (Мои документы), сначала выберите последнюю.
Щелкните на кнопке Create New Folder (Создать папку) в верхней части диалогового окна Open (Открытие документа).
На этой кнопке изображенак правому верхнему краю которой добавлена вспыш
ка. На экране отобразится диалоговое окно Create New Folder (Создание папки).
новое имя для своей папки в текстовом поле Name (Имя) и щелкните
на кнопке ОК.
Microsoft Office 2003 создаст новую папку с указанным именем, вложенную в текущую папку.
По умолчанию программы Word, Excel, PowerPoint и Access отыскивают существующие файлы в папкедокументы. Чтобы указать другую папку, в ко
торой определенная программа будет искать файлы, выполните следующее.
Запустите Word,PowerPoint или Access.
Выберите команду Tools
Отобразится диалоговое окно Options (Параметры).
Щелкните наиз следующих вкладок.
Если вы работаете с Access. Перейдите на вкладку General (Общие), после чего
щелкните в текстовом поле Default Database(Рабочий каталог) и введите
имя новой папки, напримерработа.
Если вы работаете с Excel. Перейдите на вкладку General (Общие), после чего щелкните в текстовом поле Default file location (Рабочий каталог) и введите имя новой папки, напримерработа.
Если вы работаете с PowerPoint Перейдите на вкладку Save (Сохранение), после чего щелкните в поле Default file location (Расположение файлов по умолчанию)ивведитеимяновойпапки,напримерС ： \Мои
документы\Бесполезная работа.
Если вы работаете с Word. Перейдите вкладку File Locations (Расположение),
щелкните на пункте Documents (документы) в списке File Types (Типы файлов), после чего щелкните на кнопке Modify (Изменить) и укажите новую папку.
Щелкните на кнопке ОК.
Независимо от того, какую программу из состава Office 2003 вы используете, все готово!
Если вы открыли или сохранили файл в другой папке, то при последующем выборе команды Open (Открыть) программа из состава Office 2003 будет обращаться именно к этой папке. Например, если файл, который вы открывали или сохраняли последним, расположен в папке А: \Stuff, то при последующем выборе команды Open (Открыть) Office 2003 прежде всего обратится к папке А: \Stuff, независимо от того, какую папку вы задали в качестве папки по умолчанию.
Ксис 以冲они抵ьсвзо fiaSe硒(<CtH+S>}
Почаще сохраняйте свою работу (каждые десять минут — вполне приемлемая периодичность). Таким образом, если внезапно "вырубится" напряжение в сети, вы не потеряете кусок работы за последние пять часов. Каждый раз, когда вы устраиваете перерыв в работе или отходите от своего компьютера, нажимайте <Ctrl+S> или щелкайте на кнопке Save (Сохранить) стандартной панели инструментов, сохраняя таким образом свою работу. Этот мой совет вы запомните раз и навсегда, после того как потеряете огромную порцию работы только из-за того, что забыли сохранить ее на диске.
В Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint предусмотрена специаль- g ная функция автовосстановления, которая автоматически сохраняет вашу работу через заданный промежуток времени. Чтобы включить в действие функцию автовосстановления и указать, с какой периодичностью следует выполнять автоматическое сохранение вашей работы, выполните следующее.
Выберите команду Tools^Options (СервисФПараметры).
Появится диалоговое окно Options (Параметры).
Перейдите на вкладку Save (Сохранение).
Установите флажок Save AutoRecover Info Every (Автосохранение каждые).
Щелкайте на кнопках ▲ или ▼, расположенных справаот поля Minutes (минут), указывая периодичность» с которой Microsoft Office будет сохранять ваш файл.
Щелкните на кнопке ОК.
Access автоматически сохраняет ваши данные, нравится вам это или нет.
Kcuc fiacn&Lainainb свою fiaffotnif (<СЫ^>)
Сколько популярные журналы ни вдалбливали бы в наши головы миф о ^безбумажном офисе", принтер по-прежнему остается одним из самых важных элементов всей компьютерной системы. Каждый раз, когда вам требуется распечатать тот или иной файл, достаточно лишь нажать комбинацию клавиш <Ctrl+P>. На экране появится диалоговое окно Print (Печать). Укажите, какие страницы Bbl хотите распечатать и сколько копий вам требуется, затем щелкните на кнопке ОК.
Если вам требуется как можно быстрее приступить к печати, щелкните на кнопке Print (Печать) стандартной панели инструментов. После щелчка на кнопке Print (Печать) весь ваш файл автоматически пересылается на принтер. Поэтому прежде всего убедитесь, действительно ли вам нужно распечатывать все, до последней страницы документа.
Вьфезсише(<СМ 七JC>) №6"ufu)gaHue
(<СЫ^С>) и канавка (^СЫ-^УУ)
Если вам требуется переместить данные из одного места в другое, вырезайте и вставляйте эти данные. Если вам требуется "размножить" какие-то данные по нескольким местам, копируйте и вставляйте эти копии данных.
Чтобы вырезать или скопировать данные в другое место, выполните следующие действия.
Выделите данные^ которые требуется вырезать или скопировать.
Если вам нужно вырезать данные, нажмите комбинацию клавиш <CtrJ+X> или щелкните на кнопке Cut (Вырезать) стандартной панели инструментов. Если же вам нужно скопировать данные, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+C> или щелкните на кнопке Сору (Копировать) стандартной панели инструментов.
Переместите курсор в то место, куда требуется вставить данные.
Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+V> или щелкните на кнопке Paste (Вставить) стандартной панели инструментов.
吋 При вырезании или копировании данных в любой из программ Microsoft Office * ) 2003 эти данные сохраняются в буфере обмена Office, в котором могут сохраняться до 24 различных элементов. Чтобы увидеть буфер обмена Office в программе Access, Excel, PowerPoint или Word, выберите команду Edit^Office Clipboard (Правка^Буфер обмена). При копировании и вырезании данных из программы Office 2003 в другую программу, такую как WordPerfect или Quicken, используется стандартный буфер обмена.
Лоиас слова или 中(газы (〈Cbd+J^)
Каждый раз, когда вам требуется отыскать какое-то конкретное слово или число, используйте пресловутую команду Find (Найти), нажав комбинацию клавиш <Ctrl+R>. Когда вы используете команду Find (Найти), Microsoft Office 2003 выводит на экран диалоговое окно Find and Replace (Найти и заменить), которое предоставляет вам следующие возможности.
/ Match case (Учитывать регистр). Если вам требуется найти Боб но вы не хотите тратить понапрасну время на поиск боб
， Find whole words only (Только слово целиком). Если вам требуется найти именно тип, а не слова подтип или типичный.
/ Use wildcards (Подстановочные знаки). Если вам требуется найти части какой-то последовательности. Например, вы хотите найти все слова, которые начинаются на а, попросите Microsoft Office 2003 отыскать а*. (Этот параметр доступен только в Wo⑷
/ Sounds like (Произносится как). Если вы знаете, что вам необходимо найти, но не знаете, как это пишется. Этот параметр доступен только в Word. (Кроме того, он применим исключительно к английским словам. — Прим. ред.)
， Find all word forms (Все словоформы). Если вам необходимо найти все словоформы слова. Этот параметр доступен только в Word. (Опять-таки, он применим исключительно к английским словам. — Прим. ред.)
Jlouctc и замена 以必厶 или 中枚азы (<СЫ^Н>)
Команда Replace (Заменить) позволяет вам отыскать какое-либо слово или число и заменить его на другое слово или число. Например, вы ошиблись, назвав своего начальника в письме к одному из ваших друзей не Фрэнк-балбес (как принято называть его среди подчиненных), а Фрэнк-лапочка. Конечно, можно было бы "пройтись" по всему письму и вручную заменить Фрэнка-балбеса на Фрэнка-лапочку. Однако намного проще и быстрее воспользоваться командой Replace (Заменить), переложив всю рутинную и грязную (действительно "грязную", поскольку оба прозвища вашего начальника особым изяществом и объективностью не отличаются) работу на компьютер и Microsoft Office 2003.
Подобно команде Find (Найти) (см. выше раздел "Поиск слова или фразы (vCtrl+F>)”), команда Replace (Заменить) позволяет вам отыскивать определенные последовательности символов. Однако, в отличие от команды Find (Найти), команда Replace (Заменить) позволяет также автоматически заменять любые обнаруженные ею последовательности символов на новую последовательность символов, выбранную по вашему усмотрению.
Когда вы нажимаете <Ctrl+H>, пытаясь воспользоваться командой Replace (Заменить), на экране появляется диалоговое окно Find and Replace (Найти и заменить), в котором есть две кнопки — Replace (Заменить) и Replace All (Заменить все).
Кнопка Replace (Заменить) позволяет вам просматривать каждую строку символов, обнаруживаемую Microsoft Office 2003; это дает вам возможность лишний раз убедиться в том, что выполняемая замена отвечает вашим потребностям. Кнопка Replace All (Заменить все) не позволяет вам просматривать каждую обнаруженную строку символов; если щелкнуть на кнопке Replace All (Заменить все), то может оказаться, что Microsoft Office 2003 заменит слова, в которых вы вовсе не собирались что-либо менять. Поэтому пользоваться кнопкой Replace All (Заменить все) надо с большой осторожностью.
Jlfto^efitca %夕号夕夕〃〃，<?Х>，
К сожалению, плохое знание грамматики и орфографии может сделать даже блестящее по содержанию письмо непрофессиональным и низкопробным. Чтобы люди не воспринимали пл о-
ды ваших интеллектуальных усилий как безграмотную писанину, рекомендую вам, прежде чем обнародовать любой текст, проверить его правописание.
©©Если вы решили проверить правописание в каком-либо документе Microsoft Office 2003, нажмите клавишу <F7> или щелкните на кнопке Spell Check (Правописание) стандартной панелиинструментов.
©
©
Если вы не хотите, чтобы Microsoft Office 2003 подвергал грамматической проверке весь ваш файл, выделите текст, подлежащий проверке, а затем нажмите клавишу <F7>.
Kstuinqs O/nMenuinb (CtH^^) и 3efiHiftnb (Ctid+У)
Microsoft Office 2003 — это прекрасный пакет офисных программ. Совершив ошибку, вы всегда можете отменить результат выполнения последней команды, щелкнув на кнопке Undo (Отменить) стандартной панели инструментов или нажав комбинацию клавиш <Ctrl+Z>.
Результаты выполнения некоторых команд можно отменить. Если вы намерены воспользоваться такой возможностью, Microsoft Office 2003 обязательно предупредит об этом с помощью диалогового окна.
©©команды, вы можете его инструментов или нажавкоманды, вы можете его инструментов или нажаврасположенной справа отрасположенной справа отЕсли вы по ошибке отменили результат выполнения какой-то вернуть, щелкнув на кнопке Redo (Вернуть) стандартной панели комбинацию клавиш <Ctrl+Y>.
©
©
команды, вы можете его инструментов или нажав
команды, вы можете его инструментов или нажав
расположенной справа от
расположенной справа от
Щелкнув на кнопке со стрелкой, направленной вниз,
кнопок Undo (Отменить) и Redo (Вернуть) стандартной панели инструментов, вы сможете открыть выпадающий список операций, выполненных последними. Чтобы отменить или вернуть результаты выполнения нескольких команд одновременно, выделите соответствующие операции и щелкните левой кнопкой мыши.
Jlfieqdie阮нмй ificasafn^b
Access, 257
м
Microsoft Outlook, 216
О
Outlook
добавление учетной записи
электронной почты, 217
настройка фильтра нежелательной
почты, 312
удаление учетной записи электронной почты, 219
Р
Pocket Excel, 315
Pocket Office, 315
Pocket PowerPoint, 315
Pocket Word, 315
Pocket PC 315
Power Access, 315
PowerPoint, 179
заполнение бланков, 182
w
Word, 82
Word Art, 124
X
XML, 65
Автозамена, 89
Автоматическое исправление ошибок правописания, 89
Автоматическое создание резервных копий, 90
Автоматическое сохранение файлов, 60
Автосумма, 154
Автоформат, 145
Адрес
категория, 234
режим представления, 233
создание, 231
Анимация текста, 205
Б
База данных
ввод данных, 264
добавление поля В таблицу, 269
добавление поля в форму, 275
добавление таблицы, 267
добавление формы, 272
запрос, 289
изменение поля таблицы, 271
изменение поля формы, 277
изменение структуры» 267
изменение таблицы, 269
изменение формы, 274
отчет, 293
поиск записи, 282
поиск информации, 281
поиск отдельной записи, 281
создание, 258
сортировка, 287
сохранение, 278
удаление поля из таблицы, 271
удаление поля из формы, 278
удаление таблицы, 269
удаление формы, 273
фильтр, 284
Буфер обмена Office, 49
вставка объектов, 50
копирование объектов, 49
очистка, 51
Буфер обмена Windows, 49
в
график, 167
диапазон данных, 167
Ввод данных, 137
Внедрение
данных, 72
Восстановление Microsoft Office 2003, 58
Восстановление поврежденных файлов, 61
Восстановление после сбоев, 58
Вставка, 320
Встреча
изменение, 244; 248
оповещение, 246
печать, 252
планирование, 243
повторяющаяся, 249
создание, 243
удаление, 249
Выбор
встроенных функций, 161
начертания, 95
темы, 98
фонового узора, 199
шаблона, 99
шрифта, 93
Выпуск
для малого бизнеса, 16
профессиональный, 16
стандартный, 16
Выравнивание текста, 101
Вырезание, 320
замена типа, 174
круговая, 168
легенда, 167
линейчатая, 168
название, 167
ось, 167
редактирование, 172
редактирование названия, 174
с областями, 168
создание, 169
составные части, 167
форматирование текста, 174
Диапазон ячеек, 156
Добавление
отступов, 103
слайда, 188
текста, 78
Документ
добавление графических фа 而 лов, 123
добавление рисунков, 121
изменение размеров рисунка, 127
открытие, 28
перемещение рисунков, 127
печать, 131
предварительный просмотр, 129
простой способ форматирования, 98
редактирование, 77
резервная копия, 90
сохранение, 90
стиль, 100
г
удаление рисунка, 127 шаблон, 100
Графический файл вставка, 123
Группировка, 294
3
Задание параметров страницы, 130
д
Данные
ввод в теблицу, 265
ввод в форму, 265 внедрение, 72 связывание, 70 сортировка, 287 удаление, 266
Диаграмма гистограмма, 168
Задача
завершение, 241
организация, 240
перемещение, 240
редактирование, 238
создание списка, 238
удаление, 241
Замена, 321
Запись, 257
удаление, 267
Запись макросов
в Excel, 307
в PowerPoint, 307
в Word, 304
Запрос, 288
выполнение, 290
создание, 289
удаление, 291
Защита
файлов Microsoft Office 2003, 307
файлов от сбоев, 59
Значок, 38
И
Изменение
нумерации страниц, 119
размеров панели инструментов, 43
Инструмент
Копировать формат, 97
Использование
Pocket Office, 315
базы данных, 264
запросов, 290
запросов в базе данных, 288
инструмента Копировать формат, 97
команды Перейти, 83; 143
локального шаблона, 25
меню, 35
области задач, 46
отчетов, 296
панелей инструментов, 38, 174
папки Исходящие, 225
помощника по Office, 55
смарт-тегов, 69
средства WordArt, 124
средства Автоформат, 145
текстового поля Поиск, 55
фильтра, 284
цветовой схемы, 198
Исправление ошибок, 81
К
Колонка, 120
Колонтитул
добавление, 118
Команда
Office на Web, 57
Контакт
категория, 234
режим представления, 233
создание, 231
Контекстное меню, 304
Копирование, 320
формул, 158
Л
Линейка, 103
м
Макровирус, 308
Макрос, 304
запись, 304; 307
запись, 307
Маркер
отступа, 104
размера, 173
табуляции, 103
Мастер
автосодержания, 181
баз данных, 258
Масштаб, 303
Масштабирование, 303
Меню
Вид, 35
Вставка, 35
использование, 35
Окно, 36
Правка, 35
Сервис, 35
Справка, 36
Файл, 35
Формат, 35
н
Настройка
интерфейса пользователя, 301
строки меню, 36
Начертание, 95
выбор, 95
О
Область
диаграммы, 173
задач, 185
построения диаграммы, 173
примечаний, 185
слайда, 185
слайдов, 185
структуры презентации, 185
Область задач, 45; 46
использование, 46
сокрытие и отображение, 46
Обтекание рисунка текстом, 126
Окно
переключение, 48
упорядочение, 48
Определение
несмежного диапазону 157
Организация
задач, 240
списка адресов, 231
Открытие
существующего документа^ 28
существующего файла, 318
файла, сохраненного в другом
формате, 68
Открытие файла
при запущенной программе, 29
с помощью программы Проводник, 28
Отчет, 258
использование, 296
оформление, 298
создание, 293
удаление, 297
Очистка буфера обмена Office, 51
II
Панель инструментов, 38
изменение размеров, 43
Колонтитулы, 118
отображение или сокрытие кнопок, 43
отображение, 41
перемещение, 41
сокрытие, 41
Папка
Исходящие, 225
Перезапуск зависшего приложения, 60
Переключение
между окнами, 48
Перемещение
задачи, 240
панели инструментов, 41
по документу, 82
строки меню, 36
Печать
документа, 131
плана встреч, 252
презентации, 193
рабочих листов, 148
части рабочего листа, 149
Планирование встречи, 243
Подсчет слов, 90
Поиск, 320
записей, 233
слова или фразы, 320
текста, 84
Поиск и замена текста, 84
Поле, 257
изменение размеров, 277
перемещение, 277
удаление, 278
удаление данных, 266
Получение
сообщений, 227
справки из Internet, 57
справки, 53
Помощник по Office, 55
Правописание, 322
Предварительный просмотр, 129
рабочего листа, 148
Презентация
внесение изменений, 184
добавление кнопок, 210
печать, 193
показ, 214
создание, 179; 180
сохранение, 192
упаковка, 192
Преобразование формата файла, 66
Проверка правописания
в готовом документе, 86
по ходу написания документа, 87
Программа
ярлык, 29
Просмотр слайда, 185
Р
Работа
с несколькими окнами, 48
с областью задач, 45
с оглавлением, 56
с панелями инструментов» 301
с ярлыками, 29
Рабочая книга, 137
Рабочий лист, 136
ввод данных, 137
перемещение, 142
Редактирование
встреч, 244
документа, 77
зада% 238
изображения» 125
Рисунок
вставка, 123
перемещение, 127
с
Связывание и внедрение данных, 70
Скобки, 155
Слайд
анимация текста, 207
выбор дизайна, 200
выбор фонового узора» 199
добавление, 188
добавление диаграммы, 201
добавление заметок, 192
добавление рисунков, 202
добавление текстового блока, 191
изменение порядка следования, 189
изменение цвета текста, 195
изменение цвета фона, 196
просмотр, 185
редактирование текста, 190
создание гиперссылок» 210
удаление, 189
удаление переходов, 209
удаление рисунка» 203
управляющие кнопки, 210
эффект при смене, 205
Смарт-тег
активизация, 68
использование, 69
отключение, 68
Совместное использование данных, 68
Создание
запроса, 289
колонок, 121
отчета, 293
презентации на основе
существующей, 183
презентации, 179
пустого файла, 23
сообщения электронной почты, 224
списка, 106
списка надежных отправителей, 313
таблицы, 108
файла Office 2003, 23
файла на основе шаблона, 25
файла, 317
формулы, 151
1Сообщение
восстановление, 229
ответ, 228
отправка, 226
пересылка, 228
получение, 227
просмотр, 226
создание, 224
удаление, 228
чтение, 227
Сортировка данных, 287
Сохранение
базы данных, 278
базы данных в виде файла Access, 278 базы данных в другом формате файла, 279
данных в различных форматах, 65
документа, 90
презентации, 192
файла, 31
Список, 106
адресов, 231
изменение внешнего вида, 107
создание, 106
Справка
оглавление, 56
получение, 53
получение из Internet, 57
Средство Копилка, 80
Ссылка, 153
на несколько ячеек, 156
Стиль, 99
Столбец, 108
Строка, 108
Строка меню
настройка, 36
перемещение, 36
т
Таблица, 108; 258
ввод данных, 111
ввод и редактирование данных, Ш
добавление, 267
добавление поля, 269
изменение параметров поля, 271
определение параметров, 109
преобразование, 279
размеры, 112
создание, 108; 109
создание с помощью мыши, 108
удаление, 111; 269
удаление поля, 271
Табуляция, 104
Текст
выравнивание, 101
выравнивание по левому краю, 101
выравнивание по правому краю, 102
выравнивание по центру, 101
выравнивание по ширине» 102
добавление границ, 127
добавление отступов, 103
замена 85
определение полей, 103
оформление в виде таблицы, 108
поиск, 84
преобразование в таблицу, Ш
редактирование, 77
удаление, 77
упорядочение, 78
форматирование вручную, 93
Текст
добавление, 78
Текстовое поле
поиск, 55
справка, 54
Тем& 98
выбор, 98
У
Удаление
задачи, 241
запроса, 291
отчета, 297
слайда, 189
таблицы, 111
текста. 77
форматирования, 146
Упорядочение
нескольких окон, 48
текста, 78
Управление задачами, 237
Учетная запись Internet, 58
ф
Файл
автоматическое сохранение, 60
вложенный, 225
восстановление, 61
закрытие, 32
зашита от сбоев, 59
открытие, 28; 318
печать, 320
преобразование формата, 66
создание, 23; 317
на основе шаблона, 25
сохранение, 31; 319
Форма, 258
удаление, 274
Форматирование, 93
абзацев с помощью стилей, 100
ячеек вручную, 146
Формула
копирование, 158
просмотр, 159
редактирование, 159; 161
создание, 151
удаление, 160
Функция, 156; 161
проверка, 164
ц
Цвет шрифта, 95
Чтение сообщений, 227
ш
Шаблон, 99
выбор, 99
загрузка из Internet, 25
локальный, 25
презентации, 182
Шифрование файлов, 309
Шрифт, 93
выбор размера, 93
Электронная почта, 217
адрес, 221
Электронная таблица, 136
Эффект при смене, 205
Я
Ярлык
добавление в меню Пуск, 31
размещение на рабочем столе, 30
Ярлык программы, 29
Ячейка, 108; 136
активная, 137
ввод данных, 137
ввод текста, 139
ввод чисел, 138
имя, 143
размер, 113
редактирование, 141
форматирование, 144
форматирование вручную, 146
Научно-популярное издание
Уоллес Вонг
Office 2003 для "чайников"
В издании использованы карикатуры американского художника РичаТеннанта
Литературный редактор И.А. Попова
Верстка О.В. Линник
Художественный редактор Е.П. Дынник
Корректоры з.в. Александрова, Л.А. Гордиенко,
О.В. Мишутина^ Л.В. Чернокозинская
Издательский дом "Вильяме".
10)509, Москва, ул. Лесная, д. 43, стр. 1.
Изл. лиц. ЛР№ 090230 от 23.06.99
Госкомитета РФ по печати.
Подписано в печать 22.03.2004. Формат 70X100/16.
Гарнитура Times. Печать офсетная.
Усл. пен. л. 27,09. Уч.-изд. л. 18,1.
Тираж 5000 экз. Заказ № 2201,
Отпечатано с диапозитивов в ФГУП "Печатный двор"
Министерства РФ по делам печати,телерадиовещания и средств массовых коммуникаций.
197110, Санкт-Петербург, Чкаловский пр., 15.
7IM
Месторасположение
FOR
Dutnnu—
СЕ1*ИЯ дмпшлишх книг от ДИАЛЕКТИКИ
—i
<Ctrl+Home>
<Ctrl+End>
<Ctrl+e>
<Ctri+-»
Ячейка A1
Левая ячейка в строке
Комбинация
клавиш
комбинации клавиш.
данные в простом диалоговом окне; все введенные данные автоматически вставляются
BESTSELLING
BOOK SERIES
Office 2003
〃 S/X
для чаинию)в
Co^e/ftM по /ta^OiHe с Microsoft Word 2003
^бтфйбание несмежных данных
Чтобы выделить два или несколько несмежных фрагментов текста, выделите с помощью мыши первый из них, после чего выделяйте все последующие фрагменты, удерживая нажатой клавишу <Ctl>.
Удаление фо(ыии^ш/ю£анил
Если необходимо удалить какое-либо специальное форматирование (например, шрифт или размер шрифта), выделите необходимый фрагмент текста и нажмите комбинацию клавиш <Ctrt+Shift+N>.
Cogent no fta^q 砧с Microsoft Ьхс^ 2003
Ввод данных в строки или столбцы может оказаться довольно утомительным занятием. Чтобы упростить
задачу, Excel предлагает специальное средство Data Form (Форма данных!, которое позволяет вводить
в рабочий лист.
Чтобы воспользоваться средством Data Form (Форма данных), щелкните на заголовке строки или
столбца, после чего выберите команду Data =>Form (ДанныеФФорма). Excel отобразит диалоговое окно
формы данных, в котором намного проще вводить данные.
JlefteaceiUfeHue по каббчели{ лис^д
Для быстрого перемещения курсора по рабочему листу можно использовать приведенные ниже
^ам^кми^и клавши для л^е^^^2 по Иабоч.ем^ зсЛц Excel
Последняя ячейка в нижнем правом углу
Верхняя ячейка в столбце
Нижняя ячейка в столбце
Правая ячейка в строке
<ОТ+ф>
<Ctrl+^>
BESTSELLTSG
BOOK
SERIES
Office 2003
//
для чаишисж
тм
СЕРИЯ шмлмттых кнмг от ДНАЛЕКГИКИ
^^й^
Советы /«> fia&M с Microsoft ^ou^erToiht2003
О}по^1гажение слайе/ов не /to KOfiAqidf
Если необходимо перейти к определенному слайду во время презентации, введите его номер и нажмите (клавишу <Enter>. (Номера слайдов отображаются в области Slides (Слайды) или Outline (Структура).)
Сц^л^з^л^ и зал/1ьиние нескольких QazZ^S (Word, £tz^/ и Pg/Pabit) Если открыто несколько файлов, их можно сохранить и закрыть все сразу, обратившись к меню File (Файл) и нажав клавишу 〈Shift» При этом команды Save (Сохранить) и Close (Закрыть) превращаются соответственно в команды Save All (Сохранить все) и Close All (Закрыть все), которые позволяют сохранить или закрыть все открытые файлы.
Кам^инсищи, клавиш. Mia^soft Ofpce 2003
Функция
Комбинация клавиш
СОРУ (Копировать)
Cut (Вырезать)
Find (Найти)
Go To (Перейти)
Help (Справка)
Hyperlink (Гиперссылка)
New (Создать)
Open (Открыть)
Paste (Вставить)
Print (Печать)
Replace (Заменить)
Save (Сохранить)
Select All (Выделить все)
Spell Check (Орфография) Undo (Отменить)
Redo (Вернуть)
<Ctri+C> <Ctrl+X> <Ctrl+F> <Qri+G> <F1>
<Ctri+K> <Ctrt+N>
<Ctr1+O> <CW+V> <Ctrt+P> <Ctr1+H> <Q 什S〉 <Ctr1+A> <R>
<Ctrt+Z> <Ctr1+Y>
JhtetKet-цзмл компании. Microsoft
Web-узел: http://www.microsoft.com
FTP-узел: ftp：//ftp .microsoft.com
7Mtm^^ H6^ocih£u Microsoft microsoft. public.access microsoft.public.excel microsoft.pub(ic,office microsoft. public.outlcx)k.general microsoft. public.powerpoint microsoft.public.word
.
Используемая кнопка мыши
Действие
Назначение
Левая
Щелчок
Перемещает курсор, выделяет объект, раскрывает меню или выбирает команду меню
Левая
Двойной щелчок
Выделяет слово или инициирует режим редактирования выделенного объекта
Левая
Тройной щелчок
Выделяет абзац
Левая
Перетаскивание
Перемещает объект, изменяет размеры объеш, выделяет текст или несколько объектов
Колесико мыши
Прокрутка
Автоматически прокручивает документ в соответствующем направлении
Левая
Щелчок
Отображает контекстное меню
夕Microsoft Office 2003
免Ннхции 5034 амиш.
WORD 2003
ДЛЯ "ЧАЙНИКОВ"
Дэн Гукин
1ЩМХ51ЩМХ5Дш ГушмДш Гушм^62003^62003www.dialektika .сотwww.dialektika .сот
1ЩМХ5
1ЩМХ5
Дш Гушм
Дш Гушм
^62003
^62003
www.dialektika .сот
www.dialektika .сот
Эта книга поможет досконально изучить Word 2003 — последнюю версию текстового процессора, входящего в пакет Microsoft Office 2003. Такие операции, как создание документов, введение в них текста, вставка и копирование данных, добавление таблиц и изображений, а также форматирование ранее созданной информации не будут вызывать у вас ни малейших затруднений. Книга написана простым
и понятным языком и рассчитана на начинающих пользователей, хотя и опытные пользователи найдут в ней много полезной информации. Многочисленные примечания, советы, врезки и предостережения помогут вам разобраться в непростом мире инструментов и команд Word. Детальные иллюстрации к каждому этапу выполняемых действий не оставят вас безучастными при решении даже самой простой задачи.
Приведенные в конце книги "великолепные десятки" содержат краткие сведения о методах повышения эффективности работы в Word.
EXCEL 2003
ДЛЯ "ЧАЙНИКОВ"
Грег Харвей
^dl2OO3^dl2OO3“ 4Aй 能 КОВ”“ 4Aй 能 КОВ”Длясомневлкш|нхсяДлясомневлкш|нхся
^dl2OO3
^dl2OO3
“ 4Aй 能 КОВ”
“ 4Aй 能 КОВ”
Длясомневлкш|нхся
Длясомневлкш|нхся
www.dialektika.com
Данная книга — это простое и дружеское руководство по последней версии популярной программы электронных таблиц Excel 2003. В ней описаны основные технические способы создания, редактирования и печати рабочих таблиц, рассмотрены основы построения диаграмм и баз данных.
Речь также пойдет
о представлении электронных таблиц в виде статических и интерактивных Web-страниц, о совместной работе над проектами и пр. Книга рассчитана на пользователей с различным уровнем подготовки. Легкий и доступный стиль изложения поможет даже новичкам быстро освоить все возможности Excel 2003 и эффективно использовать их в повседневной работе.
ACCESS 2003
ДЛЯ "ЧАЙНИКОВ"
Джон Кауфельд
A ReferenceR 雌fUsfA ReferenceR 雌fUsfGet the scoop on IM new■ Acceis toolsGet the scoop on IM new■ Acceis tools
A Reference
R 雌fUsf
A Reference
R 雌fUsf
Get the scoop on IM new
■ Acceis tools
Get the scoop on IM new
■ Acceis tools
Access 2003
DUMMIES
www. diale kt i ka.com
Microsoft Access — самая популярная система управления базами данных для персональных компьютеров. В книге охвачено множество вопросов, касающихся проектирования, поддержки и использования баз данных Access 2003. Начав изучение с самого понятия баз данных в целом и новой версии Access в частности, вы получите представление о концепции баз данных, узнаете о возможностях Access, а затем научитесь создавать сложные таблицы, запросы, отчеты и формы. Вы узнаете, как размещать данные в Internet или локальной сети вашей компании, как решать сложные задачи по выборке информации с помощью запросов Access, и многое другое!
Джон Кауфельд, автор многих книг по Access, эксперт по базам данных, непринужденно и доходчиво объясняет возможности Access 2003.
Плановая дата выхода
2 кв. 2004 г.
Мир интересных книг от издательской группы
^ДИАЛЕКТИКА - ВИЛЬЯМС^
“■■•■"■wz
.цдиников--
ISBN 5-8459-0418-8
u"—0 嘘. фогогряф^ “ЧАИ 胸9В-
ISBN 5-8459-0461-7ISBN 5-8459-0458-7
ISBN 5-8459-0358-0
ISBN 5-8459-0091-3
ISBN 5-84S9-0079-4
умениеуправлять
ISBN 5-84S9-0093-X
умениедобиватьсяуспеха
ISBN 5-8459-0092-1
ISBN 5-8459-0356-4
фитнесс
ISBN 5-8459-0005-0
Секс“ЧА避ЗВ”
ISBN 5-В459-0022-0
Коктейли
ЧдИЙ^9&
ISBN 5-В459-0434-Х
и много других книг Вы
найдете на наших сайтах
www.dialektika.comwww.dialektika.com
www.dialektika.com
www.dialektika.com
www.williamspublishing.com
、Это пошаговое
J руководство
по работе
с восхитительными новыми инструментами
Office 2OO3!
Эта книга поможет вам:
• создаватьдокументы Word
работать сэлектронным^ таблицами и строить диаграммы с помощью Excel
• подготавливать потрясающие презентации PowerPoint
Создавайте документы, работайте с базами данных и проводите презентаци "
」 отправлять и получать сообщения электронной почты, а также вести список контактов, задач встреч с помощью Outloразрабатывать собственные базы данньА с помощью Access」 отправлять и получать сообщения электронной почты, а также вести список контактов, задач встреч с помощью Outloразрабатывать собственные базы данньА с помощью Access
」 отправлять и получать сообщения электронной почты, а также вести список контактов, задач встреч с помощью Outlo
разрабатывать собственные базы данньА с помощью Access
」 отправлять и получать сообщения электронной почты, а также вести список контактов, задач встреч с помощью Outlo
разрабатывать собственные базы данньА с помощью Access
Если вы решили разобраться с новым Microsoft Office, вам чрезвычайно повезло, поскольку настоящая книга — лучший помощник в освоении всех программ, входящих в состав новой версии пакета. Изучив ее материал, вы научитесь профессионально создавать документы Word, работать с числами в Excel, представлять новые идеи с помощью PowerPoint, бороться с нежелательными сообщениями электронной почты с помощью Outlook, а также использовать возможности Access.
В стиле■■ЧАЙНИКОВ''В стиле■■ЧАЙНИКОВ''“ поступннм ЯЗЫКОМ 。…叫當疗二w" ."нформаи”"средства 空.Пикгогр^ь^ДРУматериаЛе «""[ oP”e"i，：а° «мук» иеМ .ujnapr^3, инфор^ацию“ поступннм ЯЗЫКОМ 。…叫當疗二w" ."нформаи”"средства 空.Пикгогр^ь^ДРУматериаЛе «""[ oP”e"i，：а° «мук» иеМ .ujnapr^3, инфор^ациюISBN 5-8459-0596-6ISBN 5-8459-0596-6.великолепные Много юмора ”.великолепные Много юмора ”десяти" сооетоо шутокдесяти" сооетоо шуток
В стиле
■■ЧАЙНИКОВ''
В стиле
■■ЧАЙНИКОВ''
“ поступннм ЯЗЫКОМ 。…叫當疗二w" ."нформаи”"средства 空
.Пикгогр^ь^ДРУматериаЛе «""[ oP”e"i，：а° «мук» иеМ .ujnapr^3, инфор^ацию
“ поступннм ЯЗЫКОМ 。…叫當疗二w" ."нформаи”"средства 空
.Пикгогр^ь^ДРУматериаЛе «""[ oP”e"i，：а° «мук» иеМ .ujnapr^3, инфор^ацию
ISBN 5-8459-0596-6
ISBN 5-8459-0596-6
.великолепные Много юмора ”
.великолепные Много юмора ”
десяти" сооетоо шуток
десяти" сооетоо шуток
Об авторе
Уоллес Вонг написал болы 20 книг из серии ...для "чайников", в том числе Office XP для "чайников" и Visual Basic для "чайников Уоллес с женой живет в Сан-Диего, в свободное время выступает в комическом жанре.
Категория: интегрированные г2003
Уровень: для начинающих пользователей
Посетите "Диалектику" в Internet по
адресу: http://www.dialektika.com
04041
3 дцдлЕктикА
For Dummies^
A Branded Imprint of
■WILEY
аодч/н^те Office竺
и протайте эффектнее!
Microsoft
Office
*1^^^^^^
fl
20。3
“ЧАЙ淞КОВ"
ГМ
Длясомневающихся
Рассмотрены программы Word, Excel, PowerPoint, Outlook ■ Access
^1лЦДЛЕК1ПиКД
Уоллес Вонг
Один из соавторов книги Office XP для "чайников"
Office 2003
для
"ЧАЙНИКОВ^
Office 2O03
FOR
DUMMIES
by Wallace Wang
WILEY
Wiley Publishing, Inc.
Office 2OO3
ДЛЯ
“ЧАИНЖОВ，
Уоллес Вонг
ДИАЛЕКТИКА
Москва * Санкт-Петербург * Киев2004
ББК 32.973.26-018.2.75
В73
УДК 681307
Компьютерное издательство "Диалектика"
Главный редактор СЯ Тригуб
Зав. редакцией АН Александров
Перевод с английского и редакция И.Б. Тараброва
По общим вопросам обращайтесь в издательство "Диалектика" по адресу:info@dialektika.com, http://www.dialektika.com
Вонг, Уоллес.
В73Office 2003 для "чайников". : Пер. с англ. — М. : Издательский дом "Вильяме",
2004. — 336 с. : ил. — Парал. тит. англ.
ISBN 5-8459-0596-6 (рус.)
Эта книга — незаменимое руководство для всех, кто хочет освоить передовые компьютерные технологии в области делопроизводства. Книга поможет вам освоить все программы, входящие в состав новой версии самого популярного в мире пакета офисных программ — Microsoft Office 2003. Хотя она не сделает вас специалистом по использованию какой-либо одной программы, в ней вы узнаете основные принципы работы каждой программы данного пакета. Автор книги с юмором и без излишнего углубления в технические подробности дает самые необходимые навыки для эффективной работы с Office 2003. В частности, вы научитесь создавать профессионально оформленные документы Word, работать с электронными таблицами Excel, вести дневник и работать с электронной почтой с помощью программы Ourtlook. Кроме того, вы научитесь создавать базы данных Access и подготавливать презентации PowerPoint. В конце книги приводятся десятки лучших советов по работе с Office, а также наиболее часто используемые комбинации клавиш. Вы узнаете, как настроить интерфейс пользователя Microsoft Office, увеличить размер кнопок, работать с макросами, бороться с нежелательными сообщениями электронной почты и защищать файлы с помощью шифрования.
Книга рассчитана на пользователей с различным уровнем подготовки.
ББК 32.973.26-018.2.75
Все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками соответствующих фирм.
Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения издательстваWiley Publishing, Inc.
Copyright © 2004 by Dialektika Computer Publishing.
Original English language edition Copyright © 2003 by Wiley Publishing, Inc.
All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any fbnn. This translation published by arrangement with Wiley Publishing, Jnc.
ISBN 5-8459^0596-6 (рус.)ISBN 0-7645^3860-8 (англ.)ISBN 5-8459^0596-6 (рус.)ISBN 0-7645^3860-8 (англ.)© Компьютерное изд-во "Диалектика", 2004
ISBN 5-8459^0596-6 (рус.)
ISBN 0-7645^3860-8 (англ.)
ISBN 5-8459^0596-6 (рус.)
ISBN 0-7645^3860-8 (англ.)
© Wiley Publishing, Inc., 2003
Оглавление
Об авторе15
Введение16
Часть I. Знакомство с Microsoft Office21
Глава 1. Начинаем работу с Microsoft Office 200323
Глава 2. Стандартные команды Office 200335
Глава 3. Как получить справку от Microsoft Office53
Глава 4. Совместная работа с данными65
Часть II. Работа с Word75
Глава 5. Работа с документами Word77
Глава 6. Как украсить документ93
Глава 7. Создание привлекательных страниц117
Часть III. Работа с числами в Excel133
Глава 8. Основы электронных таблиц: числа, текст и форматирование135
Глава 9. Формулы и функции151
Глава 10. Представление чисел в виде диаграмм167
Часть IV. Создание презентаций с помощью PowerPoint177
Глава 11. Создание презентации PowerPoint179
Глава 12. Добавление цвета и картинок в презентации195
Глава 13. Демонстрация презентации PowerPoint205
Часть V. Outlook организует нас215
Глава 14. Организация вашей электронной почты217
Глава 15. Планирование задач и сохранение адресов231
Глава 16. Организуйте свое рабочее время243
Часть VI. Использование Access255
Глава 17. Использование базы данных257
Глава 18. Поиск, сортировка и создание запросов281
Глава 19. Отчеты293
Часть VII. Великолепные десятки299
Глава 20. Десять советов об использовании Microsoft Office 2003301
Глава 21. Комбинации клавиш, облегчающие работу в Microsoft Office 2003317
Предметный указатель323
Ceqefi^QHue
Об авторе15
Введение16
Для кого предназначена эта книга16
Структура книги16
Часть I. Знакомство с Microsoft Office 200316
Часть П. Работа с Word16
Часть Ш. Игры с числами в Excel17
Часть IV. Создание презентаций с помощью PowerPoint17
Часть V. Outlook нас организует17
Часть VI. Использование Access17
Часть vn. Великолепные десятки17
Как пользоваться книгой17
Давайте договоримся18
Пиктограммы, которые используются в этой книге18
В путь!19
Часть I. Знакомство с Microsoft Office21