Книга
← К списку книгЗагрузка разделов…
активнаАктивные записи участвуют в каталоге и синках. Неактивная книга скрыта, но не удалена из базы.
Книга
Благодарности
Для меня завершение этой книги было материализацией мечты, и я хотел бы поблагодарить всех, кто принимал участие в этом проекте и без кого его успешное завершение было бы невозможным.
Своему выходу в свет книга обязана Екатерине Строгановой, Гам иду Костоеву и Сергею Алпатову. Екатерина согласилась издать книгу о MS Project в «Питере», и с ней мы составляли первый план книги. Гамид и Сергей поддержали меня, предоставив всю необходимую информацию о выходящей программе. Благодаря им я знал почти все о новой версии MS Project еще до того, как появилась ее первая бета-версия.
Книга была бы своей бледной тенью, если бы не участие Дмитрия Тамеева, Андрея Васильева и Елены Бочкаревой. Я очень благодарен Дмитрию за внимание, которое он мне уделял, несмотря на свою занятость. Благодаря оперативности Дмитрия я всегда был в курсе последних изменений в русской версии программы и мог работать с новыми сборками MS Project.
Отдельное спасибо хотелось бы сказать Андрею Васильеву за его терпение при ответах на мои, наверняка казавшиеся ему глупыми, вопросы. Благодаря участию и советам Андрея я смог легко войти в мир больших публикаций, а книга приобрела удобную структуру.
Когда объем написанного текста составляет около одного миллиона печатных символов, автору становится довольно сложно следить за его качеством. Не менее сложно приходится и редактору, но не такому, как Елена. Благодаря ей текст книги был улучшен даже в тех местах, которые автору казались безнадежно неудачными.
Любой, кто когда-то был занят в большом проекте, длившемся хотя бы год (а эта книга создавалась немногим дольше), знает, как важна поддержка семьи. Когда на работе обстановка приближается к стрессовой, проект начинает пробуксовывать, а рабочий день длится больше 14 часов, завершить работу без поддержки семьи невозможно. Поэтому в заключение я хотел бы поблагодарить всех членов
моей семьи, и в первую очередь мою жену. В конечном счете, только благодаря ее помощи и советам мне удалось завершить книгу, которую вы держите в руках. Я надеюсь, что вы получите удовольствие от чтения книги и знакомства с MS Project и узнаете так же много, как узнал я во время ее подготовки.
Вадим Богданов vadim@yandex.ru
От издательства
Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной почты comp@piter.com (издательство «Питер», компьютерная редакция).
Мы будем рады узнать ваше мнение!
Подробную информацию о наших книгах вы найдете на web-сайте издательства http://www.piter.com.
Введение в MS ProjectВведение в MS Project
Введение в MS Project
Введение в MS Project
На первый взгляд Microsoft Project кажется еще одним приложением семейства Microsoft Office ,c панелью инструментов, как в Word, таблицами и графиками, как в Excel. Но чем глубже вы будете осваивать Microsoft Project, тем больше отличий вы заметите.
Одно из ключевых отличий состоит в узкой области применения программы. Если другие приложения семейства Microsoft Office ориентированы на широкую область применения и содержат самые разные функции, то программа MS Project предназначена исключительно для управления проектами.
Другое важное отличие заключается в том, что с MS Project невозможно работать, не обладая теоретическими знаниями в области управления проектами и не зная особенностей этой программы. Любой пользователь может открыть Word и подготовить документ, не читая предварительно книгу размером с ту, что находится в ваших руках. Конечно, этот пользователь не будет применять команды стилевого оформления, возможно, он не сумеет вставить в документ номера страниц и т. п., но документ будет готов к распечатке и им можно будет воспользоваться. Если же вы откроете MS Project и попробуете создать план проекта, то без специальных знаний вы не сможете получить план, пригодный для реализации проекта.
Таким образом, если вы хотите управлять проектами с помощью MS Project, то без изучения теории управления проектами и функциональных возможностей программы вам не обойтись. И книга, которую вы держите в руках, должна помочь вам в этом.
Что вы будете изучать
Книга познакомит вас с MS Project версии 2002 года. При выпуске этой версии в семейство MS Project были внесены глубокие изменения. Если предыдущая версия состояла только из настольного приложения MS Project 2000 и дополнялась серверным пакетом MS Project Central, то теперь семейство MS Project включает
три приложения: настольные приложения MS Project Standard и MS Project Professional и сервер MS Project Server. Кроме того, MS Project Standard и MS Project Server версии 2002 переведены на русский язык.
Стандартная и профессиональная редакции MS Project предназначены для создания плана проекта, который затем можно опубликовать на сервере MS Project Server для организации совместной работы над проектом. С помощью сервера MS Project Server члены проектной команды получают от руководителя задачи, сообщают о ходе их выполнения, перепоручают их друг другу. Руководитель проекта в соответствии с данными, поступающими от сотрудников, отслеживает ход выполнения работ, а руководство организации анализирует загрузку сотрудников и состояние всех проектов, выполняемых в организации.
В качестве СУБД, используемой MS Project Central, предшественником MS Project Server, могли выступать и Oralce, и MS SQL Server. MS Project Server может использовать в качестве СУБД только MS SQL Server версий 7 и выше.
Для совместной работы над проектными документами предназначен пакет SharePoint Team Services, входящий в дистрибутив MS Project Server. Этот пакет использует в качестве СУБД MS SQL Server, и его возможности доступны и в стандартной, и в профессиональной редакции MS Project.
Отличия стандартной редакции от профессиональной
Если в вашей организации не используется сервер MS Project Server, то отличия между стандартной и профессиональной редакцией не будут заметны, поскольку они связаны с возможностями использования сервера MS Project Server.
Комбинация MS Project 2002 стандартной редакции и сервера MS Project Server предназначена для совместной работы небольших групп над проектами. Комбинация же профессиональной редакции MS Project 2002 и сервера предназначена для работы над проектами в крупной организации. Поэтому при использовании профессиональной редакции сервер позволяет осуществлять операции, необходимые на крупном предприятии, такие как централизованное хранение шаблонов проектов и списка сотрудников предприятия. Кроме того, в профессиональной версии доступны средства автоматизированного подбора сотрудников в проект на основе их навыков, а также возможно прогнозирование загрузки предприятия с учетом определенных сценариев развития событий.
Сервер MS Project Server выпускается в одной редакции и может использоваться и со стандартной, и с профессиональной редакцией MS Project 2002, и даже с MS Project 2000. Выполнение профессиональных операций на сервере возможно только при использовании MS Project 2002 Professional.
Как выбрать редакцию и что нужно будет устанавливать
Если вы планируете работать с MS Project без использования средств совместной работы, то вам нужно установить программу в стандартной редакции.
Если вы планируете совместную работу над проектами в рамках небольшой группы, то вам подойдет стандартная редакция настольного приложения в соче-
тании с сервером MS Project Server. При этом вам не потребуется устанавливать СУБД MS SQL Server, так как в поставку MS Project Server входит его сокращенная версия, предназначенная для использования со стандартной редакцией.
И наконец, если вам нужно использовать корпоративные возможности пакета, то устанавливайте профессиональную редакцию настольного приложения и сервер MS Project Server. При этом вам потребуется установить MS SQL Server версии 7 или выше. Для аналитических операций, используемых в профессиональной редакции, СУБД должна поддерживать OLAP, то есть на сервере MS SQL Server должен быть установлен пакет Analysis Services.
Что нового в версии 2002
В первую очередь, изменениям подверглась серверная часть продукта, которая была существенно переработана. Но не обошлось без изменений и в настольных приложениях, хотя они большей частью коснулись интерфейса программы. Самые важные среди них — это появление панели Project Guide (Консультант) и возможность просматривать страницы сервера MS Project Server непосредственно в окне MS Project. Средства планирования были расширены возможностью сохранять несколько базовых планов проекта и анализировать освоенный объем на основании альтернативных данных о проценте завершения задачи. Список новых возможностей и ссылки на страницы, где описывается работа с измененными элементами программы, приведены в алфавитном указателе в конце книги.
Как вы будете изучать MS Project 2002
Этот курс разделен на четыре части. В первой части вы познакомитесь с интерфейсом программы, чтобы узнать возможности инструмента, с которым вам в дальнейшем придется работать. При этом не требуется теоретических знаний в области управления проектами: вы будете осваивать принципы работы с таблицами и диаграммами, учиться вводить, редактировать, сортировать, группировать и фильтровать данные.
Во второй части мы перейдем к созданию проектного плана. В уроках этой части вы будете создавать собственный план проекта и одновременно с практикой планирования будете изучать теорию управления проектами. Вы узнаете о том, как определять состав работ, как распределять ресурсы, планировать затраты и риски, как распространять файл на утверждение и сравнивать версии проектов.
В третьей части вы научитесь отслеживать проект, то есть контролировать выполнение плана проекта и вносить в план необходимые изменения по ходу работ. В этой части книги вы научитесь работать с сервером MS Project Server и организовывать с его помощью совместную работу. Как и в предыдущей части, практическим материалам будут предшествовать теоретические. Вы узнаете, как сохранить исходный план проекта, раздать задачи сотрудникам, организовать сбор данных о ходе работ, проанализировать собранные данные и подготовить отчеты. Четвертая часть рассказывает о дополнительных возможностях MS Project 2002. Вы узнаете, как работать с важными, но не так часто применяемыми средствами
стандартной редакции MS Project и как использовать наиболее ценные возможности профессиональной редакции и сервера MS Project Server.
Файлы примеров
Каждый урок сопровождается файлами примеров, ссылки на которые приводятся в тексте. Файлы находятся на прилагаемом к книге компакт-диске в папке \Bogdanov, которую нужно полностью скопировать на диск С:\.
Сами примеры находятся в подпапке Samples, и после копирования папки \Bog- danov на диск путь к ней будет выглядеть как C:\Bogdanov\Samples. Примеры размещены в подпапках с номерами уроков, например файлы урока 2 находятся в папке C:\Bogdanov\Samples\CH02.
В тексте уроков ссылки даются только на имена файлов без указания пути. Например, если в уроке 10 дается ссылка на пример l.mpp, значит, этот файл находится в папке C:\Bogdanov\Samples\CH10. В тех случаях, когда автор ссылается на файл примера, относящийся к другому уроку, к имени файла добавляется имя папки. При подготовке примеров использовался пошаговый принцип, то есть изменения вносятся в проект последовательно от файла к файлу. Кроме того, файлы создавались так, чтобы при их открытии внешний вид проекта соответствовал иллюстрациям в книге. Мы стремились создавать такие примеры, которые можно было бы использовать на практике. Созданные нами таблицы, фильтры, отчеты, группы, настраиваемые поля и представления вы можете скопировать в свой проект и использовать для решения практических задач.
Файлы примеров были подготовлены в англоязычной версии Microsoft Project 2002 Standard и протестированы в локализованной версии. Поэтому при открытии этих примеров в русскоязычной версии MS Project 2002, находящейся на прилагаемом к книге компакт-диске, в меню будут отображаться дублирующие названия некоторых представлений и таблиц.
Если у вас нет проблем с английским, то вы можете работать с локализованной версией так, как если бы она была англоязычной. Для этого после установки программы закройте ее и найдите на вашем диске файл Global.mpt. Одна копия будет находиться в папке, куда вы установите MS Project 2002, а вторую найденную копию замените на файл Global.mpt, расположенный в папке \Bogdanov\5amples\TEMPLATE.
Задания
В конце каждой части книги приводится список контрольных вопросов и заданий. Они сгруппированы по темам уроков, и ответы на них можно найти в тексте уроков. Файлы заданий расположены в папкахC:\Bogdanov\Samples\TEST с добавлением номера части, например файлы с заданиями ко второй части книги находятся в папке C:\Bogdanov\Samples\TEST2.
Индексный файл
Для вашего удобства мы создали индексный файл, с помощью которого можно быстро загружать необходимые файлы с примерами. Этот файл называется
index.mpp и расположен в папке C:\Bogdanov. При открытии этого файла загружается панель Project Guide (Консультант), на которой есть ссылка для просмотра списка примеров к любому из уроков курса. Выбрав урок, вы увидите список примеров с описаниями. При щелчке на названии примера файл с примером откроется в MS Project (рис. 1.1).
бидите ^'ntp ytxM»:бидите ^'ntp ytxM»:>и »'Xr*W,iV hr*. • в X>и »'Xr*W,iV hr*. • в Xв) EM L* У** Iwrt ^ym* t«b Own C^Uboro jyMyw a*в) EM L* У** Iwrt ^ym* t«b Own C^Uboro jyMyw a*j#yy saj#yy saX »BOX »BOa <- ea <- eMet wnrwpoee*Met wnrwpoee*-"^r^j®.>»д 5tepi end Rdeted ActMbn-"^r^j®.>»д 5tepi end Rdeted ActMbn^Л«?=^Л«?=4ЛЙ4:4ЛЙ4:it»»;it»»;Чтобы просмотреть список файлов примеров к определенному уроку, нажмите кнопку и затем в открывшемся окне введите номер урока.Чтобы просмотреть список файлов примеров к определенному уроку, нажмите кнопку и затем в открывшемся окне введите номер урока.cwoi Icwoi IСписок есем примгрое *Список есем примгрое *..,3.: Представление "Список ресурсов".' 3; Таблица использования задач в диаграмме Гантта,3 Таблица использования без столбца Duration (Длительность)3Создание таблицы3 Применениетекстовых стилей для выделения критических задач полужирным курсивом...,3.: Представление "Список ресурсов".' 3; Таблица использования задач в диаграмме Гантта,3 Таблица использования без столбца Duration (Длительность)3Создание таблицы3 Применениетекстовых стилей для выделения критических задач полужирным курсивом.Рис. 1.1. После щелчка по кнопке Посмотреть открывается диалог для ввода номера урока, а после ввода номера урока в таблице рядом с панелью Консультант отображаются ссылки на файлы примеров к уроку с комментариямиРис. 1.1. После щелчка по кнопке Посмотреть открывается диалог для ввода номера урока, а после ввода номера урока в таблице рядом с панелью Консультант отображаются ссылки на файлы примеров к уроку с комментариями
бидите ^'ntp ytxM»:
бидите ^'ntp ytxM»:
>и »'Xr*W,iV hr*. • в X
>и »'Xr*W,iV hr*. • в X
в) EM L* У** Iwrt ^ym* t«b Own C^Uboro jyMyw a*
в) EM L* У** Iwrt ^ym* t«b Own C^Uboro jyMyw a*
j#yy sa
j#yy sa
X »BO
X »BO
a <- e
a <- e
Met wnrwpoee*
Met wnrwpoee*
-"^r^j®.>»д 5tepi end Rdeted ActMbn
-"^r^j®.>»д 5tepi end Rdeted ActMbn
^Л«?=
^Л«?=
4ЛЙ4:
4ЛЙ4:
it»»;
it»»;
Чтобы просмотреть список файлов примеров к определенному уроку, нажмите кнопку и затем в открывшемся окне введите номер урока.
Чтобы просмотреть список файлов примеров к определенному уроку, нажмите кнопку и затем в открывшемся окне введите номер урока.
cwoi I
cwoi I
Список есем примгрое *
Список есем примгрое *
..,3.: Представление "Список ресурсов".
' 3; Таблица использования задач в диаграмме Гантта,
3 Таблица использования без столбца Duration (Длительность)
3Создание таблицы
3 Применениетекстовых стилей для выделения критических задач полужирным курсивом.
..,3.: Представление "Список ресурсов".
' 3; Таблица использования задач в диаграмме Гантта,
3 Таблица использования без столбца Duration (Длительность)
3Создание таблицы
3 Применениетекстовых стилей для выделения критических задач полужирным курсивом.
Рис. 1.1. После щелчка по кнопке Посмотреть открывается диалог для ввода номера урока, а после ввода номера урока в таблице рядом с панелью Консультант отображаются ссылки на файлы примеров к уроку с комментариями
Рис. 1.1. После щелчка по кнопке Посмотреть открывается диалог для ввода номера урока, а после ввода номера урока в таблице рядом с панелью Консультант отображаются ссылки на файлы примеров к уроку с комментариями
Кроме того, с помощью панели Project Guide (Консультант) можно просмотреть таблицы со ссылками на наиболее важные страницы справочной системы MS Project и на файлы дополнительного программного обеспечения, которое можно установить вместе с MS Project (рис. 1.2).
)сновные термины
В уроках первой части книги вы можете столкнуться с некоторыми терминами. Мы подробно остановимся на них в начале второй части, когда вы будете учиться планировать проект, но Для того чтобы у вас не возникало вопросов при чтении первой части, перечислим основные термины и дадим их определения.
Проект состоит из задач, то есть активностей, направленных на достижение определенного результата. Чтобы задача могла быть выполнена, на нее выделяются ресурсы — материальные (оборудование) и рабочие (сотрудники). Выделение ресурса на задачу называется назначением, и у задачи может быть неограниченное число назначений.
n c^g^ • say » Вео •n c^g^ • say » Вео •— УЧх* • ** wi— УЧх* • ** wi* 8* 8(Интерактивный сгоаасчии* | №1 I Next III aHd Related Activities *(Интерактивный сгоаасчии* | №1 I Next III aHd Related Activities *в z ив z и?• Все о представлениях?• Все о представлениях❖ * Лолrtb£S:;;:X."'спрее*и мв FroiectВ таблице открылся список: наиболее полезныхi страничек в файле помощи| MSProject.❖ * Лолrtb£S:;;:X."'спрее*и мв FroiectВ таблице открылся список: наиболее полезныхi страничек в файле помощи| MSProject.i |i |-тахдаеяг-тп^^ Irxf wT-mT « L <-тахдаеяг-тп^^ Irxf wT-mT « L <«МИ ^«МИ ^Доступные таблицаДоступные таблицавернутьсявернутьсяпри—ужеийпри—ужеийПии.ммеюм1хетFlCiftfl С пере* <ИС Л№В№МПм»с.т»уумт«е*Пог.» НМДХВЧ-C-JfПии.ммеюм1хетFlCiftfl С пере* <ИС Л№В№МПм»с.т»уумт«е*Пог.» НМДХВЧ-C-JfД«ПГ»«..ФКПк?ИЯ fleLDia*MtJR»nt! Ябвамнммв ^спимеешыалйл* По«я да г ГЬлй^1игельн-х-Тй rbKIA.QSSitonD.'P.PS.titM.IД«ПГ»«..ФКПк?ИЯ fleLDia*MtJR»nt! Ябвамнммв ^спимеешыалйл* По«я да г ГЬлй^1игельн-х-Тй rbKIA.QSSitonD.'P.PS.titM.I(toMja^jtBto^^Поп ж пименто», и чн^ясвьр полиПоля адплигч_Пй.метод y.PEST(toMja^jtBto^^Поп ж пименто», и чн^ясвьр полиПоля адплигч_Пй.метод y.PEST,i6lxip«*,i6lxip«*
n c^g^ • say » Вео •
n c^g^ • say » Вео •
— УЧх* • ** wi
— УЧх* • ** wi
* 8
* 8
(Интерактивный сгоаасчии* | №1 I Next III aHd Related Activities *
(Интерактивный сгоаасчии* | №1 I Next III aHd Related Activities *
в z и
в z и
?• Все о представлениях
?• Все о представлениях
❖ * Лолrtb£S:;;:X."
'спрее*и мв Froiect
В таблице открылся список
: наиболее полезных
i страничек в файле помощи
| MSProject.
❖ * Лолrtb£S:;;:X."
'спрее*и мв Froiect
В таблице открылся список
: наиболее полезных
i страничек в файле помощи
| MSProject.
i |
i |
-тахдаеяг-тп^^ Irxf wT-mT « L <
-тахдаеяг-тп^^ Irxf wT-mT « L <
«МИ ^
«МИ ^
Доступные таблица
Доступные таблица
вернуться
вернуться
при—ужеий
при—ужеий
Пии.ммеюм1хет
FlCiftfl С пере* <ИС Л№В№М
Пм»с.т»уумт«е*
Пог.» НМДХВЧ-C-Jf
Пии.ммеюм1хет
FlCiftfl С пере* <ИС Л№В№М
Пм»с.т»уумт«е*
Пог.» НМДХВЧ-C-Jf
Д«ПГ»«..ФКПк?ИЯ fleLDia*MtJR»nt! Ябвамнммв ^спимеешыалйл* По«я да г ГЬлй^1игельн-х-Тй rbKIA.QSSitonD.'P.PS.titM.I
Д«ПГ»«..ФКПк?ИЯ fleLDia*MtJR»nt! Ябвамнммв ^спимеешыалйл* По«я да г ГЬлй^1игельн-х-Тй rbKIA.QSSitonD.'P.PS.titM.I
(toMja^jtBto^^
Поп ж пименто», и чн^ясвьр поли
Поля адплигч_Пй.метод y.PEST
(toMja^jtBto^^
Поп ж пименто», и чн^ясвьр поли
Поля адплигч_Пй.метод y.PEST
,i6lxip«*
,i6lxip«*
Рис. 1.2. В таблице отображаются ссылки на важные разделы справочной системы MS Project,а после щелчка по названию раздела запускается браузер, в которомотображается содержимое раздела
Задачи могут объединяться в группы (или фазы), и задача, объединяющая другие, называется суммарной. Завершающие задачи, то есть задачи, выполнение которых приводит к достижению важного проектного результата или завершает фазу, называются вехами.
Задача имеет длительность, то есть время, необходимое на ее выполнение. Кроме того, задача характеризуется объемом трудозатрат (объемом работ) и затратами (или стоимостью), необходимыми для ее выполнения.
В плане проекта задачи связаны с помощью зависимостей, определяющих порядок выполнения задач относительно друг друга. Длительность проекта складывается из промежутков времени от начала самой ранней задачи до окончания наиболее поздней с учетом зависимостей между задачами. Если при увеличении длительности задачи увеличивается длительность всего проекта, задача называется критической.
Если вы встретите в процессе чтения первой части другие термины, вы можете найти их объяснения с помощью алфавитного указателя, приведенного в конце книги.
-„ .„-.Знакомство
с MS 'Project
УРОКУРОКУстановка, запуски настройка
УРОК
УРОК
Установка и активация MS Project 2002
Интерфейс программы
Настройка интерфейса
Представления MS Project
В этом уроке вы начнете работать с MS Project. Сначала вы научитесь устанавливать программу и активировать ее. Затем вы познакомитесь с интерфейсом MS Project и узнаете, с помощью каких параметров программы он настраивается. Наконец, вы узнаете, что такое представление MS Project и из чего оно состоит.
Установка
Для установки MS Project 2002 нужно вставить компакт-диск в дисковод, после чего автоматически запустится программа установки. После того как вы введете серийный номер, программа начнет искать на диске установленные предыдущие версии MS Project, и по завершении поиска появится диалоговое окно, предназначенное для определения параметров установки (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Диалоговое окно с параметрами установки MS Project
Если у вас установлена предыдущая версия MS Project, то это диалоговое окно будет содержать переключательUpgradeNow(Обновить), выбрав который, можно обновить программу. При этом предыдущая версия будет удалена. Для того чтобы установить новую версию, сохранив предыдущую, нужно выбрать переключатель, соответствующий одному из типов установки: Typical (Обычная), Complete (Полная) или Custom (Выборочная). Папка, в которой должны быть размещены файлы MS Project 2002, выбирается в поле Install to (Установить в).
Если вы выбрали тип установки Custom (Выборочная), то после нажатия кнопки Next (Далее) откроется диалоговое окно, позволяющее выбрать компоненты MS Project, которые должны быть установлены на диск (рис. 2.2).
Рис. 2.2. Определение компонентов MS Project, которые будут установлены на диск
Для установки следует выбрать все компоненты в составе групп Microsoft Project for Windows (Microsoft Project для Windows) и Office Tools (Средства Office). Некоторые из компонентов, входящих в группу Office Shared Features (Общие средства Office), такие как модуль проверки правописания на испанском языке, можно удалить из списка. Таким образом, комплект установки будет содержать все компоненты, за исключением заведомо ненужных.
После того как вы определите состав устанавливаемых компонентов, программа установки еще раз предложит избавиться от предыдущих версий MS Project, если таковые были обнаружены на вашем диске (рис. 2.3).
В этом случае предлагается несколько вариантов действий: Remove all previous versions (Удалить все предыдущие версии), Keep all previous versions (Сохранить все предыдущие версии) или Remove only the following applications (Удалить только выбранные программы). При выборе последнего переключателя нужно отметить программы для удаления (например, на рис. 2.3 список удаляемых программ состоит только из одной программы — MS Project).
После задания параметров установки программа установки осуществит инсталляцию MS Project 2002 на диск вашего компьютера. Теперь программу MS Project 2002 можно запустить.
Первый запуск
При первом запуске MS Project 2002 выясняется, что на самом деле установка программы еще не закончилась. Программу требуется активировать, и пока этого не произойдет, она будет работать в режиме полной функциональности толь-
^^h^M »C^S^?^^°* ^^p,6|etl: **'*'<• yourMy choose iokeep ««иЖ*₽Гв*'Ои‘“• Remove <4 previous versens.17 мйййй%»»«п3r Remove only the fotowinoeppfcabons:^^h^M »C^S^?^^°* ^^p,6|etl: **'*'<• yourMy choose iokeep ««иЖ*₽Гв*'Ои‘“• Remove <4 previous versens.17 мйййй%»»«п3r Remove only the fotowinoeppfcabons:P „ ис. 2.3. Диалоговое окно с предложением удалить предыдущиеMSP „ ис. 2.3. Диалоговое окно с предложением удалить предыдущиеMSMicrosoft Project Standard
^^h^M »C^S^?^^°* ^^p,6|etl: **'*'<• yourMy choose iokeep ««иЖ*₽Гв*'Ои‘“
• Remove <4 previous versens.
17 мйййй%»»«п3
r Remove only the fotowinoeppfcabons:
^^h^M »C^S^?^^°* ^^p,6|etl: **'*'<• yourMy choose iokeep ««иЖ*₽Гв*'Ои‘“
• Remove <4 previous versens.
17 мйййй%»»«п3
r Remove only the fotowinoeppfcabons:
P „
ис. 2.3. Диалоговое окно с предложением удалить предыдущиеMS
P „
ис. 2.3. Диалоговое окно с предложением удалить предыдущиеMS
Remove previous versions ofapplications
Дляпредназначен специальныйкоторый (если
запуске
переключатель, соответствующий способу актшп-
u inatK^ЬУ USin9 the Internet> ил» "о телефону (Activate by
g е telephone). Активация через Интернет проходит автоматически и
льно быстро, поэтому если у вас есть подключение к Сети, то лучше исполг зо вать этот вариант. При активации по телефону нужно булет nr™o«uT.. „ „"J:.,.
ипредоставят
вамкод,вы
способа активации нужно нажать кнопку Next (Далее)
отказаактивации ив
предназначенаActivate
тедующее окно2.5),обязател
^7е^гГЛЖТС^ —« -РОграммы. 0™w= „^
На последнем шаге(рис. 2.6)подписатьс
информации обMSана
ламных предложений MicrosoftnnH ее паптнепов ГеРассылку рек
ЭТ М
установи гь хотя бы от пт флажок, то станет доступно поле для вво^.
троннойадРеса
Рис. 2.4. Диалоговое окно активации MS Project
Рис. 2.5. Анкета пользователя в диалоговом окне активации MS Project
Рис. 2.6. Последний шаг работы мастера активации MS Project
Установив требуемые настройки, нужно нажать кнопкуSubmit (Завершить), после чего мастер соединится через Интернет с сервером Microsoft и активирует вашу программу. Когда активация завершена, можно переходить к работе с MS Project и начинать настраивать программу.
Краткое знакомство с интерфейсом
При первом запуске MS Project окно программы выглядит так, как показано на рис. 2.7. Сверху расположена строка меню, под ней панели инструментов, а ниже - рабочая область программы.
Среди панелей инструментов есть особая панель, появившаяся только в нынешней версии MS— Project Guide (Консультант). На рисунке она расположе
на прямо над рабочей областью программы. Названия кнопок этой панели соответствуют основным объектам, с которыми можно работать в MS Project: Tasks (Задачи), Resources (Ресурсы), Track (Отслеживание) и Report (Отчет). При нажатии на любую из этих кнопок на панели в левой части рабочей области отображается список возможных действий с выбранным объектом.
Панель в левой части рабочей области, Task Pane (Областьзадач), также является нововведением. Она отображается после запуска MS Project и служит как для отображения инструкций Консультанта, так и для осуществления некото- других операций (создания новых файлов, их поиска и т. п.).
Рис. 2.7. Окно MS Project открывающееся после первого запускаРис. 2.7. Окно MS Project открывающееся после первого запуска
Рис. 2.7. Окно MS Project открывающееся после первого запуска
Рис. 2.7. Окно MS Project открывающееся после первого запуска
Подробнее мы поговорим об этих панелях в уроках, посвященных планированию, а на этапе ознакомления с MS Project они нам не понадобятся. Чтобы они не занимали место на экране, нужно отключить их отображение при загрузке программы. Но перед этим в режиме настройки программы мы определим некоторые важные параметры работы MS Project.
Настройка программы
Для перехода к настройке MS Project нужно выбрать команду меню Tools Options (Сервис Параметры). На экране появится диалоговое окно настроек, состоящее из нескольких вкладок, на которых сгруппированы определяющие работу программы параметры.
Почти на каждой вкладке естькнопка SetasDefault(Поумолчанию), позволяющая сохранить сделанные настройки, с тем чтобы они автоматически применялись во всех последующих проектах. Мы рекомендуем нажимать эту кнопку после определения параметров на каждой из вкладок.
Поскольку в уроках этой части книги мы будем осваивать интерфейс и принципы отображения данных из проектного файла в окне программы, то мы настроим только вкладки и параметры, влияющие на эти принципы. Начнем со вкладки с общими настройками — General (Общие).
Общие настройки программы
Вкладка General (Общие) (рис. 2.8) состоит из трех разделов. В первом, General options for Microsoft Project (Общие параметры для Microsoft Project), расположены общие параметры программы, а в третьем, General options for'Project! (Общие параметры для 'Проект!'), — общие настройки открытого проекта. В разделе между ними, Planning Wizard (Мастер планирования), определяется, каким образом MS Project будет отображать подсказки при составлении плана проекта.
Флажок Show startup Task Pane (Отображать область задач при запуске) определяет, будет ли при загрузке программы отображаться область задач, а флажок Open last file on startup (Открывать последний файл при запуске) — будет ли загружаться файл, с которым шла работа перед закрытием программы. Мы рекомендуем сбросить оба этих флажка, поскольку в процессе выполнения уроков они не потребуются.
Рис. 2.8. Вид вкладки общих настроек MS Project после установки нужных параметров \
Прежде чем начать составлять план проекта, нужно ввести в специальном диалоговом окне начальные данные о проекте. Флажок Prompt for project info for new projects (Запрос на ввод сведений о проекте для новых проектов) обеспечивает автоматический вывод на экран этого диалогового окна при создании нового проекта. Это удобно, поскольку не нужно открывать диалоговое окно через меню, и, кроме того, это избавляет от возможных ошибок, которые могут возникнуть, если начальная информация не будет введена. Поэтому этот флажок необходимо установить.
В MS Project имеется особый режим просмотра таблиц —Автофильтр (AutoFilter), при котором в заголовке каждой таблицы отображается кнопка для ее сортировки (аналогичная возможность существует и в Microsoft Excel). Этот режим удобно
включается с помощью представленной ниже кнопки панели инструментов Formatting (Форматирование) и далеко не всегда нужен. Поэтому флажок Set on for new projects (Включать автофильтр для новых проектов) лучше сбросить.
последних параметра — счетчик Recently used file list (Помнить список из файлов) и флажок User name (Имя пользователя) — стандартны для программ семейства Microsoft Office. Первый из них определяет, сколько файлов из числа недавно использованных будут перечислены в меню File (Файл). Мы рекомендуем установить максимально возможное число — 9. Второй параметр определяет, как MS Project будет именовать автора файлов проектов в файловых свойствах, различных отчетах и пр. В поле ввода нужно указать свое имя.
Настройки редактирования
Параметры редактирования в MS Project размещены на вкладке Edit (Правка) и сгруппированы в двуходин из которых содержит настройки, относящиеся
к программе в целом, а второй — к открытому в данный момент проекту (рис. 2.9).
Рис. 2.9. Настройки параметров редактирования в MS Project
Общие настройки редактирования
Раздел с настройками для MS Project называется Edit options for Microsoft Project (Параметры правки для Microsoft Project) и располагается вверху диалогового окна. Параметры этого раздела определяют, будет ли возможно перетаскивать ячейки таблиц с помощью мыши (флажок Allow cell drag and drop), а также будет ли перемещаться курсор в следующую ячейку, после того как при редактировании текущей ячейки вы нажали клавишу Enter (флажок Move selection after enter).
Флажок Edit directly into cell (Правка прямо в ячейке) определяет, можно ли редактировать данные непосредственно в таблице. Если вы сбросите его, то для редактирования данных таблицы необходимо будет выделять ячейку и затем вводить ее значение в строке ввода.
Кроме того, в этом разделе имеется параметр, управляющий способом обновления объектов из других файлов, внедренных в файл проекта (OLE-объекты). Обновление может происходить при открытии файла автоматически или по запросу. Для автоматического обновления объектов нужно сбросить флажок Ask to update automatic links (Запрашивать об обновлении автоматических связей).
Рекомендуем оставить установленным последний флажок этого раздела, а относительно первых трех от комментариев воздержимся — настройте режим редактирования так, как вам удобнее. Если вы часто работаете в Microsoft Excel или другом табличном редакторе, стоит установить используемые в нем настройки и для работы с таблицами в MS Project.
Настройки отображения временных единиц
Во втором разделе вкладки Edit (Правка) диалогового окна Options (Параметры) вы можете выбрать аббревиатуры, которые MS Project будет использовать для обозначения временных единиц в плане проекта, диаграммах, отчетах и т. д. Для каждой из единиц (минута, час, день, неделя, месяц, год) дается три варианта. Эти настройки относятся к текущему файлу.
( ^ПРИМЕЧАНИЕВыбранные на этой вкладке обозначения временных единиц будут использо
ваться для отображения введенных в файл значений. Однако в процессе ввода вы можете использовать любые предлагаемые здесь варианты обозначения.
От состояния флажка Add space before label (Добавлять пробел перед надписями) зависит, будет ли вставляться пробел между количеством единиц и их обозначением. По умолчанию он установлен, и менять его состояние не стоит.
Настройки отображения гиперссылок
Параметрами последнего раздела вкладки Edit (Правка) задаются цвета, которыми при просмотре проекта будут выделяться обычные гиперссылки (список Hyperlink color) и гиперссылки, посещенные ранее (список Visited hyperlink color). Эти настройки, как и настройки единиц времени, относятся к текущему файлу.
Флажок Underline hyperlinks (Подчеркивать гиперссылки) определяет, будут ли ссылки выделяться подчеркиванием. Рекомендуем оставить его установленным, поскольку иначе при редактировании файла можно случайно щелкнуть по ссылке, приняв ее за обычный текст, и потерять время на загрузку файла из локальной сети или из Интернета.
Настройки параметров сохранения
Настройки параметров сохранения присутствуют во всех программах семейства Microsoft Office и определяют форматы, в которых сохраняются файлы по умолчанию, расположение сохраняемых файлов и параметры автоматического сохра-
нения файлов. Параметры сохранения настраиваются на вкладке Save (Сохранение) диалогового окна Options (Параметры) (рис. 2.10).
Рис. 2.10. Параметры сохранения файлов MS Project
Эта вкладка состоит из раздела общих настроек и раздела настроек, относящихся к открытому файлу проекта. Как обычно, сначала идут параметры, определяющие работу MS Project в целом.
Первый параметр на этой вкладке — раскрывающийся список Save Microsoft Project files as (Сохранять файлы Microsoft Project как). В нем вы выбираете формат, который будет предлагаться по умолчанию при попытке сохранить файл. Мы рекомендуем использовать формат MS Project (*.mpp).
В области File Locations (Расположение) отображаются имена папок, в которых располагаются файлы проектов (строка Projects (Проекты)), пользовательские шаблоны (строка User templates (Шаблоны пользователя)), шаблоны рабочей группы (строка Workgroup templates (Общие шаблоны)) и базы данных ODBC (строка ODBC Database (База данных ODBC)). Выбрав нужную строку и нажав кнопку Modify (Изменить), вы можете установить значения, соответствующие вашим потребностям. Например, в качестве адреса папки с проектами можно указать папку, в которой вы разместили файлы с примерами к этой книге.
В разделе Auto Save (Автосохранение) сгруппированы параметры автоматического сохранения открытых для редактирования файлов. Флажок со счетчиком Save every... minutes (Автосохранение каждые ... минут) определяет, будет ли осуществляться автоматическое сохранение и с какой периодичностью. Мы рекомендуем установить этот флажок и задать периодичность сохранения в интервале от 2 до 5 минут.
Используя два следующих далее переключателя — Save Active Project Only (Сохранять только активный проект) и Save all open project files (Сохранять все открытые проекты), — вы можете указать, будет ли сохраняться автоматически только тот проект, окно которого в данный момент активно, или же все открытые в MS Project проекты. Мы рекомендуем сохранять все открытые проекты.
С помощью флажка Prompt Before Saving (Запрос перед сохранением) вы выбираете, выводить или нет запросы на разрешение автоматического сохранения. Поскольку нажимать клавишу о К каждые 2 минуты не очень удобно, рекомендуем сбросить этот флажок.
Последний раздел, Database save options for 'Projectl (Параметры сохранения в базе данных для 'Проект!'), содержит параметр, определяющий принцип сохранения открытого в данный момент проекта в формате базы данных. Находящийся в этом разделе флажок Expand timephased data in the database (Развертывать повременные данные в базе данных) определяет, как будет представлена временная информация о проекте при сохранении плана проекта в базе данных (например, при экспорте в MS SQL Server). При установленном флажке повременная информация сохраняется, а при сброшенном — нет, что существенно ускоряет работу с базой данных.
Настройки просмотра
Настройки просмотра проектной информации находятся на вкладке View (Вид) (рис. 2.11). Здесь определяются параметры, общие для программы и применяемые для открытого файла.
Рис. 2.11. Параметры просмотра проектной информации
В списке Default view (Представление по умолчанию) следует указать, какое представление будет открываться при создании нового проекта или при запуске про- граммы. С помощью списка Date format (Формат даты) можно установить формат представления дат в интерфейсе MS Project.
В разделеShow(Показывать) расположены флажки, управляющие отображением стандартных элементов интерфейса программы: Status bar (Строка состояния), Scroll bars (Полосы прокрутки), Entry bar (Строка ввода).
В этом же разделе перечислены и нестандартные элементы интерфейса. Флажок Windows in Taskbar (Окна на панели задач) определяет, будет ли каждый открытый проект отображаться отдельной кнопкой на панели задач Windows. Если выключить этот режим, то переключаться между открытыми проектами можно будет только с помощью меню Window (Окно), хотя при этом место на панели задач будет сэкономлено. Мы рекомендуем установить этот флажок.
Часто для экономии места на экране информация отображается частично. Например, если длина слова, размещенного в ячейке таблицы, превышает ее ширину, то на экране отображается только часть этого слова. Если установить флажок Project screentips (Всплывающие подсказки), то в таких ситуациях при наведении мыши на ячейку будет появляться всплывающая подсказка, отображающая ее содержимое. Кроме того, подсказки будут отображаться при наведении мыши на элементы интерфейса программы, поэтому мы рекомендуем установить этот флажок.
С помощью параметров раздела Currency options (Параметры валюты) вы можете задать формат представления денежных единиц, в которых учитывается стоимость работ проекта. В списке Symbol (Символ валюты) следует выбрать символ обозначения денежной единицы. Поскольку в примерах мы будем использовать в качестве валюты доллар, вам следует выбрать в списке обозначение доллара. Список Placement (Положение символа валюты) содержит несколько вариантов размещения символа денежной единицы рядом с цифрами. И наконец, счетчик Decimal digits (Цифр после запятой) определяет, сколько десятичных знаков будет использоваться при отображении стоимости работ.
Настройки панелей инструментов
Чтобы освободить место в рабочей области программы на время изучения первой части курса, необходимо скрыть ненужные панели — Task Pane (Область задач) и Project Guide (Консультант). Кроме того, нужно отключить их автоматическое отображение при загрузке.
Отключение отображения области задач при загрузке программы осуществляется сбросом флажка Show at startup (Показывать при запуске), расположенного внизу панели (см. рис. 2.7). Закрыть панель можно с помощью креста в ее верхнем правом углу.
Отключить отображение Консультанта можно только в диалоговом окне настройки интерфейса MS Project. Откроем его с помощью команды меню Tools■ ►
Options (Сервис Параметры) и перейдем на вкладку Interface (Интерфейс). Здесь нужно сбросить флажок Display Project Guide (Открывать консультант) (рис. 2.12).
Рис. 2.12. Параметры настройки интерфейса MS Project
После того как эти настройки сделаны, панели не будут отображаться. Если вам потребуется воспользоваться ими, то панель Project Guide (Консультант) можно вывести на экран с помощью указанного выше флажка (см. рис. 2.12). Для включения области задач нужно воспользоваться стандартным для Microsoft Office способом отображения панели инструментов. Панель инструментов можно отобразить, щелкнув по ее названию в списке в меню View Toolbars (Вид Панели инструментов) или в контекстном меню любой из панелей инстру- ментов1.
Убрав с экрана ненужные пока панели, следует отобразить одну полезную панель, которая называется View Bar (Панель представлений). Для этого нужно воспользоваться командой меню View View Bar (Вид Панель представлений). Теперь настройка MS Project завершена, и окно программы должно принять такой вид, как показано на рис. 2.13.
Именно с таким интерфейсом мы будем работать в последующих уроках этой части книги. В следующем разделе мы рассмотрим его более подробно.
Контекстным меню элемента здесь и далее мыменю, отобра
жаемое при щелчке правой кнопкой мыши на элементе. Например, контекстное меню панели инструментов — это меню, которое отобразится,навестина панель
и щелкнутькнопкой.
Рис. 2.13. Окно MS Project после завершения настроек
Основные элементы интерфейса
Окно MS Project содержит следующие элементы:
О меню;
О панели инструментов;
О строку ввода;
О рабочую область;
О строку состояния.
Меню, панели инструментов и строка состояния являются стандартными элементами программ Windows, и проблем с их освоением не должно возникнуть, поскольку при работе с ними можно использовать привычные приемы.
Настройка меню и панелей инструментов осуществляется щелчком правой кнопки мыши на панели инструментов или меню и последующим выбором в появившемся контекстном меню пункта(Настройка). Убрать или отобразить строку
состояния можно в диалоговом окне Options (Параметры). Откройте это окно, выбрав команду меню Tools Options (Сервис Параметры), перейдите на вкладку View (Вид) и установите или сбросьте флажок Status bar (Строка состояния).
Строка ввода служит для ввода и редактирования значений в ячейках таблиц и на диаграммах, аналогично знакомой вам строке формул в Excel. Хотя в
стве случаев выполнять эти действия можно непосредственно в диаграммах или таблицах, часто бывает удобнее пользоваться строкой ввода. Кроме того, в некоторых случаях строка ввода является единственным способом добавления или изменения данных, например, если вы сняли флажок Edit directly into cell (Правка прямо в ячейке) при настройке параметров редактирования (см. рис. 2.9). Убрать или отобразить строку ввода данных можно, используя то же диалоговое окно, что и для строки состояния.
Рабочая область MS Project
Рабочая область программы требует подробного рассмотрения, поскольку методы работы с ней специфичны для MS Project. Рабочая область MS Project состоит из панели представлений (View Bar) и собственно представлений проектных данных. Чтобы понять, где кончается панель представлений и начинается представление проекта, нужно немного уменьшить окно открытого проекта (рис. 2.14, файл l.mpp).
Рис. 2.14. Слева по вертикали располагается панель представлений, в центре — окно с выбранным представлением Gantt Chart (Диаграмма Ганта)
Панель представлений содержит значки с названиями представлений, щелкая на которых можно быстро переключаться между различными представлениями. Например, на рис. 2.15 видно, что после щелчка на значке представления Calendar (Календарь) в окне отображается другое представление.
Рис. 2.15. После щелчка на значке Calendar (Календарь) в рабочей области отображается новое представление
Представления
Представление, иногда называемое также видом, — это способ отображения проектных данных для просмотра и редактирования, который может сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы. Дело в том, что файл проекта содержит огромное количество данных, и просматривать их одновременноВ представ
лении на экране отображается ограниченный набор нужной информации о проекте, что облегчает ее просмотр и редактирование.
Представление имеет гибкую структуру и может состоять как из отдельной таблицы, диаграммы или формы, так и из их комбинации.
Что нового вы узнали?
О Как осуществляется установка MS Project.
О Как настраивается MS Project и какие параметры определяют отображение данных в его интерфейсе.
О Как сохранять настройки для использования по умолчанию.
О Как отображать и прятать панели Task Pane (Область задач), Project Guide (Консультант) и View Bar (Панель представлений), а также для чего они предназначены.
О Из каких основных элементов состоит интерфейс MS Project.
О Что такое представление.
I УРОК Таблицы
О Типы таблиц MS Project
Распределение данных проекта между таблицами разного типа
Переключение между таблицами внутри представления
Способы изменения существующих таблиц
Создание новых таблиц как «с нуля», так и на основе существующих
Приемы форматирования данных, отображаемых в таблице
Таблицы — это один из основных способов представления проектных данных. В этом уроке вы узнаете, какие типы таблиц есть в MS Project и каким образом данные распределяются между таблицами разного типа. Вы научитесь переключаться между таблицами внутри представления, изменять существующие таблицы и создавать новые как «с нуля», так и на основе существующих таблиц. Кроме того, вы освоите приемы форматирования данных, отображаемых в таблице.
Типы таблиц MS Project
В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых содержит информацию о задачах, а вторая — о ресурсах проекта, то есть задействованных в выполнении задач людях и материальных ценностях. Эти две «внутренние» таблицы состоят из множества полей, большинство из которых созданы «про запас» и обычно не используются. Некоторые из них могут быть задействованы при программировании, в тонких настройках, функциях анализа проекта и т. д., но не нужны при стандартном использовании MS Project.
Во время работы с проектом, как правило, требуются вполне определенные срезы информации. Например, данные о стоимости проекта, загруженности тех или иных ресурсов, сроках окончания работ по текущим задачам и т. п. Поэтому в каждый момент времени требуется иметь перед глазами только необходимую информацию. Это позволяет сконцентрироваться на ней и более эффективно работать.
На рис. 3.1 представлена схема организации данных в MS Project. Файл состоит из двух больших «внутренних» таблиц с множеством столбцов, из которых только некоторые отображаются в таблицах, включенных в представления. Работая в MS Project, мы имеем дело только с маленькими «внешними» таблицами. В MS Project заложен набор предопределенных таблиц, предназначенных для работы с небольшим объемом проектной информации (табл. 3.1 и 3.2). Каждая из этих таблиц содержит лишь несколько полей одной из «внутренних» таблиц проектного файла. Соответственно, «внешние» таблицы (как и «внутренние») содержат информацию либо о задачах, либо о ресурсах*.
Таблица 3.1. Предопределенные таблицы с информацией о задачах
ТаблицаСодержание
Baseline (Исходный план)Данные из базового плана проекта
Constraint Dates (Даты ограничений) Ограничения задач (даты ограничений и типы)
Cost (Затраты)Стоимость задач и проекта
Delay (Задержка)Информация для уравнивания загрузки ресурсов
В этом разделе и в дальнейшем под таблицей мы будем подразумевать именно эти, «внешние» таблицы, поскольку именно с ними мы будем работать в интерфейсе MS Project. Таблицы, составляющие основу файла проекта, когда речь будет заходить о них, мы будем называть «внутренними» таблицами.
Таблица
Содержание
Earned Value (Освоенный объем)
Общая таблица для сравнения запланированного и фактического объема работ, запланированной и фактической стоимости
1 Earned Value Schedule Indicators (Индикаторы календарного плана освоенного объема)
Сравнение запланированного и фактического графика выполнения проекта
Earned Value Cost Indicators (Показатели затрат для освоенного объема)
Сравнение запланированного и фактического расходования проектного бюджета
Entry (Ввод)
Таблица для ввода общей информации о задаче
Export (Экспорт)
Информация для экспорта данных о задачах во внешний файл, более 80 столбцов
Hyperlink (Гиперссылка)
Связанные с задачей ссылки, ведущие на внешние сайты и файлы в интранете
PA_Expected Case (Ожидаемый сценарий)
Таблицы для анализа плана проекта с помощью методики PERT
Идентичны по структуре и содержат данные об ожидаемом (Expected), оптимистичном (Optimistic) и пессимистичном (Pessimistic) планах проекта
PA_OptimisticCase
(Оптимистичный сценарий)
PA_PessimisticCase
(Пессимистичный сценарий)
PA_PERT Entry Sheet
(Ввод для анализа PERT)
Таблица для ввода данных, используемых при проведении анализа плана по методике PERT
1 Rollup Table (Сводные задачи)
Служит для оптимизации отображения сводных задач
Schedule (Календарный план)
Расписание начала и окончания выполнения задач, интервалы между задачами
Summary (Суммарные)
Общая информация о задачах проекта
Tracking (Отслеживание)
Актуальная проектная информация
Usage (Использование)
Задачи проекта, объем работ, длительность, даты начала и окончания
Variance (Расхождение)
Данные об отклонении от плана при исполнении работ
Work (Трудозатраты)
Информация об объеме работы по проекту
Таблица 3.2. Предопределенные таблицы с информацией о ресурсах
Таблица
Содержание
Cost (Затраты)
Earned Value (Приобретенная стоимость)
Стоимость ресурсов проекта
Сравнение запланированной и фактической стоимости ресурса в проекте
Entry (Ввод)
Таблица для ввода общей информации о ресурсе
Продолжение ^
Таблица 3.2 (продолжение)
Таблица
Содержание
Entry — Material Resources (Ввод материального ресурса)
Таблица для ввода общей информации о материальном ресурсе
Entry — Work Resources (Ввод нематериального ресурса)
Таблица для ввода общей информации о нематериальном ресурсе
Export (Экспорт)
Информация для экспорта данных о ресурсах во внешний файл
Hyperlink (Гиперссылка)
Связанные с ресурсом ссылки, ведущие на внешние сайты и файлы в интранете
Summary (Сводная)
Общая информация о ресурсах проекта
Usage(Использование)
Информация о работе, на которую выделены ресурсы
Work (Работа)
Информация об объеме работы, на которую выделены ресурсы
Как мы уже знаем, «внутри» MS Project есть таблица ресурсов и таблица задач, а «снаружи», в интерфейсе, есть ряд таблиц, являющихся набором нолей либо из одной, либо из другой «внутренней» таблицы.
Рис. 3.1. Схематическое представление организации данных в MS Project
Просмотр данных с помощью таблиц
Как мы уже знаем, «внутри» MS Project есть таблица ресурсов и таблица задач, а «снаружи», в интерфейсе, есть ряд таблиц, являющихся набором полей либо из одной, либо из другой «внутренней» таблицы.
Таблицы отображаются в представлениях, причем есть представления, в которых таблицы совмещены с диаграммой (например, Gantt Chart (Диаграмма Ганта), см. рис. 2.15), а есть и состоящие из одной таблицы (например, Resource Sheet (Лист ресурсов) на рис. 3.2, файл l.mpp).
Рис. З.2. Представление, состоящее из одной таблицы, — Resource Sheet (Лист ресурсов)
В настройках представления определено, какая таблица открывается по умолчанию при его загрузке. При этом в любой момент можно вывести на экран другую таблицу такого же типа. Например, в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) при открытии отображается таблица Entry (Ввод данных), а в представлении Task Usage (Использование задач) — таблица Usage (Использование). Но при желании можно отобразить таблицу Entry (Ввод данных) в представлении Task Usage (Использование задач) или таблицу Task Usage (Использование задач) в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта).
Таким образом, в представлении заложено ограничение на тип отображаемых таблиц (таблицы с данными о задачах или ресурсах), но просматривать в нем
можно любые таблицы этого типа. Переключение между таблицами осуществляется с помощью команды меню View Table (Вид Таблица). Например, для того чтобы отобразить в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) таблицу Task Usage (Использованиезадач),перейдитекэтомупредставлению,щелкнувнасоответст- вующем значке панели представлений, а затем выберите команду меню View Table (Вид Таблица) и в появившемся списке таблиц выберите Usage (Использование) (рис. 3.3, файл
a a. ** а оa a. ** а о44 if Al Tasks44 if Al TasksrkrkГГго*го*^ry^ry01 0228701 02287rjyper**rjyper**W He.Mo«HMXi;rie.lMH.|5SS):C.«op<wlM>^f ^W He.Mo«HMXi;rie.lMH.|5SS):C.«op<wlM>^f ^jcred*jcred*Bore ТеЫ*...Bore ТеЫ*...- Падгогоавобе- Падгогоавобе37,33 deye Tue 29.81.02 Thu 21.03.02 037,33 deye Tue 29.81.02 Thu 21.03.02 0iKTwr дне «iKTwr дне «5days; Tue 29.01.02 Mon 04.02 025days; Tue 29.01.02 Mon 04.02 02Хиломодель no контрактХиломодель no контракт;.;._;ct xfs X/_;ct xfs X/CCQЩ t* t®CCQЩ t* t®01.02.01.02.66• faw^ai I Ие»нов[30%);Пвтров(36%1:• faw^ai I Ие»нов[30%);Пвтров(36%1:и е*<ое(44%1, Петр.И ванов[5О%1Петр(и е*<ое(44%1, Петр.И ванов[5О%1Петр(И ванов(5О%),Петр( Галкина(150%1И е*«эв|ЗС1Ь1Пегр,И ванов(5О%),Петр( Галкина(150%1И е*«эв|ЗС1Ь1Пегр,есме~|»М;»»«»~|1ГЧT^fcCiMUKwIZTSkf е*е«н^ЮЧ1;Уверое{ет%|Пегрг*(Л%кСчеорое|ЗГМoe|se%fcn*rpoe|M4t.tKeopoe|3«'itf аякика|5№1-.У|есме~|»М;»»«»~|1ГЧT^fcCiMUKwIZTSkf е*е«н^ЮЧ1;Уверое{ет%|Пегрг*(Л%кСчеорое|ЗГМoe|se%fcn*rpoe|M4t.tKeopoe|3«'itf аякика|5№1-.У|ИвемоеГ2ОХ1ПетрИе»<ое|2(ЙНПе?р1Ие»®»|50И.1Пегр.ИвемоеГ2ОХ1ПетрИе»<ое|2(ЙНПе?р1Ие»®»|50И.1Пегр.Редеет «лек ywwiceРедеет «лек ywwice’I^ 1’I^ 1Подютоеае row: "— Вере tee журнеее .Подютоеае row: "— Вере tee журнеее .■W^ Atwaiowy» ЙЙсмсаНиаи < L” _о*'*,ы.IL***1? . “I..■W^ Atwaiowy» ЙЙсмсаНиаи < L” _о*'*,ы.IL***1? . “I..01 02 Thu 31 0! 02 О 02 02 Men 04 02 02 1002 02 fn 08 0202 1101 02 Thu 31 0! 02 О 02 02 Men 04 02 02 1002 02 fn 08 0202 1102 02 Fri08.02.02:1202.02. Fri 22.02.02 jdays02.02 Thu02 02 Fri08.02.02:1202.02. Fri 22.02.02 jdays02.02 Thu;;03 02 Mon 18 03 02 16fll.02 Mon03 02 Mon 18 03 02 16fll.02 MonРис. 3.3. Выбираем новую таблицу для отображения в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)Рис. 3.3. Выбираем новую таблицу для отображения в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)TrackjnqGaQttTrackjnqGaQttGraphGraphResource SheetResource Sheetource Usageource UsageMore VWwt..More VWwt..N16 Reports.N16 Reports.;;ff• ',- ! к• ',- ! к3 v Й3 v Йдля обложкидля обложкиThuWed :Thu 10.01.02 Mon5 days' Thu 10.01 0202ThuWed :Thu 10.01.02 Mon5 days' Thu 10.01 0202u 17.01 02 Mon 21.01.02 • 3u 17.01 02 Mon 21.01.02 • 3
a a. ** а о
a a. ** а о
44 if Al Tasks
44 if Al Tasks
rk
rk
Г
Г
го*
го*
^ry
^ry
01 02287
01 02287
rjyper**
rjyper**
W He.Mo«HMXi;rie.lMH.|5SS):C.«op<wlM>^f ^
W He.Mo«HMXi;rie.lMH.|5SS):C.«op<wlM>^f ^
jcred*
jcred*
Bore ТеЫ*...
Bore ТеЫ*...
- Падгогоавобе
- Падгогоавобе
37,33 deye Tue 29.81.02 Thu 21.03.02 0
37,33 deye Tue 29.81.02 Thu 21.03.02 0
iKTwr дне «
iKTwr дне «
5days; Tue 29.01.02 Mon 04.02 02
5days; Tue 29.01.02 Mon 04.02 02
Хиломодель no контракт
Хиломодель no контракт
;.
;.
_;ct xf
s X/
_;ct xf
s X/
CCQ
Щ t* t®
CCQ
Щ t* t®
01.02.
01.02.
6
6
• faw^ai I Ие»нов[30%);Пвтров(36%1:
• faw^ai I Ие»нов[30%);Пвтров(36%1:
и е*<ое(44%1, Петр.
И ванов[5О%1Петр(
и е*<ое(44%1, Петр.
И ванов[5О%1Петр(
И ванов(5О%),Петр( Галкина(150%1
И е*«эв|ЗС1Ь1Пегр,
И ванов(5О%),Петр( Галкина(150%1
И е*«эв|ЗС1Ь1Пегр,
есме~|»М;»»«»~|1ГЧ
T^fcCiMUKwIZTSkf е*е«н^ЮЧ1;Уверое{ет%|
Пегрг*(Л%кСчеорое|ЗГМ
oe|se%fcn*rpoe|M4t.tKeopoe|3«'itf аякика|5№1-.У|
есме~|»М;»»«»~|1ГЧ
T^fcCiMUKwIZTSkf е*е«н^ЮЧ1;Уверое{ет%|
Пегрг*(Л%кСчеорое|ЗГМ
oe|se%fcn*rpoe|M4t.tKeopoe|3«'itf аякика|5№1-.У|
ИвемоеГ2ОХ1Петр
Ие»<ое|2(ЙНПе?р1
Ие»®»|50И.1Пегр.
ИвемоеГ2ОХ1Петр
Ие»<ое|2(ЙНПе?р1
Ие»®»|50И.1Пегр.
Редеет «лек ywwice
Редеет «лек ywwice
’I
^ 1
’I
^ 1
Подютоеае row: "— Вере tee журнеее .
Подютоеае row: "— Вере tee журнеее .
■W^ Atwaiowy» ЙЙсмсаНиаи < L” _о*'*,ы.IL***1? . “I
..
■W^ Atwaiowy» ЙЙсмсаНиаи < L” _о*'*,ы.IL***1? . “I
..
01 02 Thu 31 0! 02 О 02 02 Men 04 02 02 10
02 02 fn 08 0202 11
01 02 Thu 31 0! 02 О 02 02 Men 04 02 02 10
02 02 fn 08 0202 11
02 02 Fri08.02.02:12
02.02. Fri 22.02.02 jdays
02.02 Thu
02 02 Fri08.02.02:12
02.02. Fri 22.02.02 jdays
02.02 Thu
;
;
03 02 Mon 18 03 02 16
fll.02 Mon
03 02 Mon 18 03 02 16
fll.02 Mon
Рис. 3.3. Выбираем новую таблицу для отображения в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)
Рис. 3.3. Выбираем новую таблицу для отображения в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)
TrackjnqGaQtt
TrackjnqGaQtt
Graph
Graph
Resource Sheet
Resource Sheet
ource Usage
ource Usage
More VWwt..
More VWwt..
N16 Reports.
N16 Reports.
;
;
f
f
• ',- ! к
• ',- ! к
3 v Й
3 v Й
для обложки
для обложки
ThuWed :
Thu 10.01.02 Mon
5 days' Thu 10.01 0202
ThuWed :
Thu 10.01.02 Mon
5 days' Thu 10.01 0202
u 17.01 02 Mon 21.01.02 • 3
u 17.01 02 Mon 21.01.02 • 3
В результате поля в таблице обновляются (рис. 3.4, файл появляется поле Work (Трудозатраты), пропадают поля Predecessors (Предшественники) и Resource Names (Названия ресурсов).
В списке, появляющемся при выборе команды View Table (Вид Таблица), перечислены наиболее часто используемые таблицы для текущего
Если же этот список не содержит нужной то ее можно щелкнув на расположенном внизу списка пункте More Tables (Другие таблицы) (см. рис. 3.3). После щелчка откроется диалоговое окно со списком всех таблиц, доступных для отображения в представлениях MS Project (рис. 3.5). Таблицы разделены на две группы: Task (Задачи) и Resource (Ресурсы), согласно типу отображаемой в них информации. Выбор группы таблиц осуществляется с помощью переключателей в верхней части диалогового окна.
По умолчанию в этом диалоговом окне загружается список таблиц того типа, который возможно отобразить в текущем представлении, и среди выделяется открытая в данный момент таблица. Например, диалоговое окно, отображенное на рис. 3.5, вызвано из представления Gantt Chart (Диаграмма Ганта) (представление типа Tasks с открытой таблицей Usage (Использование).
Рис. З.4. Теперь рядом с диаграммой отображается таблица Usage (Использование)Рис. З.4. Теперь рядом с диаграммой отображается таблица Usage (Использование)
Рис. З.4. Теперь рядом с диаграммой отображается таблица Usage (Использование)
Рис. З.4. Теперь рядом с диаграммой отображается таблица Usage (Использование)
Для того чтобы нужная вам таблица отобразилась в представлении, достаточно выбрать ее из списка и нажать (Применить). Чтобы вернуться в представление, не выбирая таблицу, нужно нажать кнопку Cancel(Отмена) или просто закрыть окно.
C gwcuceC gwcuceСору—Сору—Qrganteer...Qrganteer...ValueValueРис. 3.5. Диалоговое окно выбора таблицы из полного списка для отображения в текущем представленииРис. 3.5. Диалоговое окно выбора таблицы из полного списка для отображения в текущем представленииEntryExportHyperlink TableScheduleSummary TrackingEntryExportHyperlink TableScheduleSummary TrackingI"- IEdt... |I"- IEdt... |
C gwcuce
C gwcuce
Сору—
Сору—
Qrganteer...
Qrganteer...
Value
Value
Рис. 3.5. Диалоговое окно выбора таблицы из полного списка для отображения в текущем представлении
Рис. 3.5. Диалоговое окно выбора таблицы из полного списка для отображения в текущем представлении
Entry
Export
Hyperlink Table
Schedule
Summary Tracking
Entry
Export
Hyperlink Table
Schedule
Summary Tracking
I"- I
Edt... |
I"- I
Edt... |
Хотя разделение по типам отображаемой информации является ключевым для представлений, совсем не обязательно запоминать, к какому типу относится то
или иное представление или таблица. В процессе работы MS Project просто не позволит отобразить в представлении не соответствующую по типу таблицу.
Например, если вы захотите отобразить в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) (которое содержит информацию о задачах) таблицу с данными о ресурсах, переключившись в соответствующий список выбора таблиц, то не сможете этого сделать, поскольку кнопка Apply (Применить) будет заблокирована (рис. 3.6).
Рис. 3.6. Программа не позволяетотобразить не соответствующую представлению таблицу
удаление и форматирование колонок
Таблицы, входящие в комплект поставки MS Project, являются удобным средством для быстрого получения нужной информации. Тем не менее, набор столбцов, по умолчанию включенных в таблицы, не всегда может подходить к вашим задачам. В таком случае его можно изменить.
Добавить столбец в таблицу можно двумя путями: с помощью команды Insert Column (Вставка Столбец) основного меню или команды Insert Column (Вставить столбец) контекстного меню. Чтобы эта команда появилась в контекстном меню, необходимо предварительно выделить одну из колонок таблицы, щелкнув по ее заголовку. После этого открывается диалоговое окно определения свойств колонки (рис. 3.7).
Рис. З.7. Диалоговое окно определения свойств добавляемой в таблицу колонки
Поле Field name (Имя поля) представляет собой раскрывающийся список полей, которые можно добавить в таблицу (поля из «внутренней» таблицы того же типа, что и настраиваемая). Название поля отображается в заголовке колонки,
и если вы хотите, чтобы там было указано другое название, то его нужно ввести в поле Title (Текст заголовка).
В раскрывающихся списках Align title (Выравнивание заголовка) и Align data (Выравнивание данных) определяется ориентация текста в заголовках столбцов: Right (По правому краю), Center (По центру) или Left (Полевомукраю). Счетчик Width (Ширина) задает ширину столбца в символах.
Если в заголовке столбца используется несколько слов и все они не умещаются в заголовке из-за его небольшой ширины, поможет флажок Header Text Wrapping (Перенос заголовка по словам). Если его установить, то неумещающиеся слова будут автоматически переноситься на следующую строку.
Когда вы установили требуемые значения параметров колонки, для добавления колонки в таблицу щелкните на кнопке OK или же на кнопке Best Fit (Автоширина), которая автоматически подберет добавляемой колонке оптимальную ширину (в таком случае значение поля Width будет игнорироваться).
Для редактирования свойств добавленной в таблицу колонки нужно выполнить двойной щелчок на ее заголовке. После этого отобразится уже знакомое диалоговое окно (см. рис. 3.7), в котором можно внести необходимые изменения. Для автоматического подбора оптимальной ширины колонки нужно навести курсор на правую границу заголовка колонки (курсор в этот момент примет вид креста с направленными вправо и влево стрелками) и сделать двойной щелчок.
5*i_5*i_34,334,3Insert £окхпп..,Insert £окхпп..,А Font...Text Styles...illCustomize Fields..,54 Sort by...А Font...Text Styles...illCustomize Fields..,54 Sort by...■ j{, cut смИ % Copy см■ № Е«*■ ■Paste Special..■ j{, cut смИ % Copy см■ № Е«*■ ■Paste Special..Чтобы убрать ненужную колонку, следует выделить ее, щелкнув на ее заголовке, а затем в контекстном меню колонки (рис. 3.8) выбрать команду Hide Column (Скрыть столбец). После этого колонка будет убрана из таблицы.
5*i_
5*i_
34,3
34,3
Insert £окхпп..,
Insert £окхпп..,
А Font...
Text Styles...
illCustomize Fields..,
54 Sort by...
А Font...
Text Styles...
illCustomize Fields..,
54 Sort by...
■ j{, cut см
И % Copy см
■ № Е«*
■ ■Paste Special..
■ j{, cut см
И % Copy см
■ № Е«*
■ ■Paste Special..
60
У
• м
в.О 6 О
8.0
п О
14.0 м
О daysО daysFri08.02.02i Fri08.(Fri08.02.02i Fri08.(
О days
О days
Fri08.02.02i Fri08.(
Fri08.02.02i Fri08.(
Рис. З.8. Чтобы убрать колонку из таблицы, выделите ее и в контекстномменю выберите команду Hide Column (Скрыть столбец)
При удалении и добавлении колонок в таблицы изменение структуры автоматически сохраняется, и в дальнейшем щелчок на названии таблицы в меню будет отображать ее с новой структурой. Если же вы хотите изменять таблицы, сохраняя при этом их начальные варианты, вам необходимо освоить принципы создания и редактирования таблиц.
Создание новой таблицы
Для осуществления операций по созданию и удалению таблиц необходимо открыть диалоговое окно со списком всех таблиц, доступных в открытом проекте. Уже знакомое нам диалоговое окно (см. рис. 3.5) открывается с помощью команды меню View Table More Tables (Вид Таблица Другие таблицы).
Чтобы создать таблицу, нужно щелкнуть на кнопке New (Создать). При этом появится диалоговое окно определения свойств таблицы (рис. 3.9). Здесь задается название таблицы, состав ее полей и их формат, а также дополнительные параметры отображения таблицы в интерфейсе MS Project.
Нужно иметь в виду, что тип создаваемой таблицы (и, соответственно, набор доступных столбцов) зависит от того, какого типа таблицы просматривались в списке таблиц в момент нажатия кнопки New (Создать).
Рис. 3.9. Диалоговое окно определения свойств создаваемой таблицы
Название таблицы указывается в поле Name (Имя). Флажок in menu (Показывать в меню) определяет, будет ли новая таблица отображаться в списке таблиц, открывающемся в подменю View Table (Вид Таблица).
Флажок Lock first column (Зафиксировать первый столбец) влияет на отображение первой колонки: будет ли она выглядеть, как обычная колонка, или же будет защищена от ввода и выделена серым цветом. В настройках таблицы, показанной на рис. 3.4, этот флажок установлен, поэтому первая колонка с номерами задач выделена серым цветом и ее нельзя редактировать.
Формат представления дат в ячейках таблицы выбирается в списке Date format (Формат даты). Вариант Default (По умолчанию) соответствует формату, определенному для всего проекта на вкладке View (Вид) диалогового окна Options (Параметры) (открываемого командой меню Tools Options (Сервис
В счетчике Row height (Высота строк) задается высота строк в новой таблице. Единица означает стандартную высоту, а другие цифры соответствуют кратности увеличения высоты относительно стандартной.
Установка флажка Auto-adjust header row heights (Автонастройка высоты строки заголовков) обеспечивает подбор высоты заголовка колонок так, чтобы в нем уместились все слова из его названия. Этот флажок имеет смысл устанавливать, если название состоит из нескольких слов, так как в таком случае слова, перенесенные из-за ширины заголовка на вторую или третью строки, могут оказаться скрытыми за границей заголовка.
В центре рассматриваемого диалогового окна располагается раздел Table (Таблица), в котором формируется структура новой таблицы. Этот раздел состоит из ряда кнопок, строки ввода и таблицы, каждая строка которой соответствует колонке в новой таблице, а столбцы — свойствам этой колонки.
Для добавления колонки в новую таблицу нужно щелкнуть мышью в ячейке столбца Field Name (Имя поля) и в появившемся раскрывающемся списке выбрать название колонки. После этого в этой строке будут автоматически заполнены другие поля, определяющие свойства новой колонки. Эти поля уже знакомы нам по диалоговому окну определения свойств таблицы (см. рис. 3.7); для их редактирования можно использовать строку ввода.
Кнопки Cut Row (Вырезать строку) и Copy Row (Копировать строку) позволяют поместить строку в буфер обмена, удалив (в первом случае) или же сохранив ее в таблице. Вставить скопированную или вырезанную строку можно с помощью кнопки Paste Row (Вставитьстроку).
Чтобы вставить строку в таблице между существующими строками, нужно установить курсор на ту строку, над которой нужно вставить новую, и нажать кнопку Insert Row (Добавить строку). Удаление строк осуществляется с помощью кнопки Delete Row (Удалить строку), причем MS Project не выводит дополнительное предупреждение перед удалением.
После ввода всех параметров новой таблицы для их сохранения нужно нажать кнопку ОК.
Создание таблицы на основе существующей
Во многих случаях таблица создается не «с нуля», а на основе существующей таблицы. Удобнее всего при этом скопировать существующую таблицу и, сохранив ее с новым названием, внести в нее необходимые изменения.
Для копирования таблицы следует открыть диалоговое окно More Tables (Другие таблицы), выделить в раскрывающемся списке нужную таблицу и нажать кнопку Сору (Копировать). После этого откроется уже знакомое диалоговое окно определения свойств таблицы, поля которого будут заполнены в соответствии со свойствами и структурой этой таблицы (рис. 3.10). При этом название исходной таблицы будет изменено на Copy of (Копия) <название исходной таблицы> и будет сброшен флажок Show in menu (Показывать в меню).
Новую таблицу можно отредактировать с помощью уже известных приемов и сохранить, нажав кнопкуОК.
Рис. 3.10. Копируем таблицу Entry (Ввод), используемую в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)Рис. 3.10. Копируем таблицу Entry (Ввод), используемую в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)
Рис. 3.10. Копируем таблицу Entry (Ввод), используемую в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)
Рис. 3.10. Копируем таблицу Entry (Ввод), используемую в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)
Редактирование таблиц
СОВЕТСОВЕТПосле того как новая таблица создана, может потребоваться внести в нее изменения. Структуру таблицы и свойства колонок можно редактировать непосредственно в представлении, но некоторые ее свойства (например, формат дат) можно изменить только в окне определения свойств таблицы (см. рис. 3.10).
СОВЕТ
СОВЕТ
Для быстрого изменения высоты всех строк таблицы во время ее просмотра нужно выделить всю таблицу (щелкнув на заголовке первой колонки, если она зафиксирована), а затем изменить высоту любой из ее строк, перетащив мышью одну из ее границ. Все строки таблицы автоматически примут же размер, что и изменяемая строка.
Для того чтобы открыть это окно для редактирования свойств существующей таблицы, нужно сначала открыть диалоговое окно со списком таблиц, используя команду меню View Table More Tables (Вид Таблица Другие таблицы), а затем выбрать в списке необходимую таблицу и щелкнуть на кнопке Edit (Изменить).
Теперь, когда вы обладаете всеми необходимыми знаниями для создания собственной таблицы, пора попробовать свои силы на практике.
Пример создания собственной таблицы
Часто проект имеет ограниченный бюджет, и в таких случаях, создавая проектный план в таблице Entry (Ввод) представления Gantt Chart (Диаграмма Ганта), удобно всегда иметь перед глазами информацию о цене проекта, не переключаясь в таблицу Cost (Затраты). Самый простой путь для этого — добавление колонки Cost (Затраты) в таблицу Entry (Ввод). В таком случае в таблице будет отображать-
ся информация о суммарной стоимости работ по проекту и стоимости каждой из его задач. При этом следует сохранить копию исходной таблицы на тот случай, если она нам понадобится в дальнейшем.
Итак, переключимся в представление Chart (Диаграмма Ганта) и выберем команду меню View Table More Tables (Вид Таблица Другие таблицы). В открывшемся диалоговом окне таблица Entry (Ввод) уже будет выделена, поэтому нам останется только нажать кнопку Сору (Копировать). После этого появится диалоговое окно, в котором необходимо установить флажок Show menu (Показывать в меню), чтобы новую таблицу можно было открывать через меню MS Project, и выбрать название для новой таблицы, например Ввод с контролем стоимости. Далее нажмем К, чтобы сохранить новую таблицу и вернуться в диалоговое окно со списком таблиц. Новая таблица в этом списке будет выделена. Для возвращения к представлению Gantt Chart (Диаграмма Ганта) нажмем кнопку Apply (Применить). Рядом с диаграммой теперь находится таблица, которую мы только что создали. Чтобы убедиться в этом, откроем меню View (Вид): название открытой таблицы указано в нем напротив команды Table (Таблица) (рис. 3.11, файл
Рис. 3.11. Проверяем, какая таблица отображается в представлении: ее название приведено в меню View (Вид) напротив команды Table (Таблица)
Теперь добавим в таблицу колонку с информацией о стоимости. Оптимальное место для нее — слева от столбца с названием задачи, поскольку в таком случае информация о стоимости всегда будет на виду.
Для добавления колонки выделим столбец с названием задачи, щелкнув по его заголовку, а затем щелкнем по выделенному столбцу правой кнопкой мыши
и в контекстном меню выберем команду Insert Column (Вставить столбец). В открывшемся диалоговом окне определения свойств добавляемой в таблицу колонки (см. рис. 3.7) выберем название столбца — Cost (Затраты) — и нажмем кнопку ОК. Новая колонка появится в таблице (рис. 3.12, файл 4.трр).
Рис. 3.12. Колонка Cost (Затраты) добавлена в таблицу
С добавлением новой колонки таблица стала больше и столбец с датой начала работ по который раньше был виден (см. рис. пропал из видимой области. С другой стороны, колонка ID с которой начинается таблица, не представляет особой ценности и от нее можно избавиться, чтобы сэкономить место на экране.
Поскольку столбец ID (Ид.) заблокирован, удалить его можно только через диалоговое окно определения свойств таблицы. Чтобы попасть в с помощью команды меню View Table More Tables (Вид Таблица Другие таблицы) откроем диалоговое окно со списком таблиц (где наша таблица будет выделена) и щелкнем на кнопке Edit (Изменить).
В открывшемся окне установим курсор на строку ID (Ид.) в таблице, ся внутри раздела Table (Таблица), и нажмем кнопку Delete Row (Удалить строку).
Используемое в локализованной версии названиеявляется сокращением слова
«Идентификатор».
Затем сбросим флажок Lock first (Зафиксировать первый столбец), поскольку иначе колонка цены будет заблокирована и ее нельзя будет редактировать. Теперь нажмем кнопку и далее в диалоговом окне со списком таблиц, куда мы автоматически вернемся, — кнопку Apply (Применить). Таблица в представлении преобразится согласно нашим настройкам (рис. 3.13, файл 4а.трр).
Рис. 3.13. Из таблицы пропал столбец ID (Ид.) и первой стала колонка Cost (Затраты)
Редактирование данных в таблицах
Теперь, когда вам знакомы приемы работы со структурой таблиц, рассмотрим основные приемы редактирования данных внутри них. Редактирование таблиц в MS Project осуществляется почти так же, как в Excel, и не должно вызвать затруднений. Удобно, что во многих полях можно выбирать значения из списка или пользоваться стрелками для увеличения и уменьшения значений, кроме того, данные можно вводить с помощью строки ввода.
Помимо стандартных средств ввода и редактирования данных MS Project содержит ряд расширенных возможностей.
С помощью команды Fill (Заполнить) можно быстро заполнять данными из одной ячейки несколько других ячеек таблицы. Для этого нужно выделить ячейку таблицы с исходными данными (установив в нее курсор и щелкнув мышью), а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкнуть по тем ячейкам, в которые нужно поместить данные из исходной ячейки. При этом все ячейки должны быть в одном столбце. Затем нужно выбрать команду меню Edit Fill (Правка Заполнить) и в появившемся списке — пункт, соответствующий направлению
заполнения: Вниз если ячейка с исходными данными находится выше других выделенных, или Вверх (Up), если ниже.
Если ячейки, в которые нужно поместить значения, находятся прямо под исходной или над ней, то можно воспользоваться «ручным заполнением». Для этого нужно щелкнуть по исходной ячейке и навести курсор на квадратик в ее правом нижнем углу. Затем квадратик нужно потянуть по направлению к ячейкам, в которые нужно поместить данные, так чтобы они попали в зону выделения. После того как вы отпустите кнопку мыши, выделенные ячейки примут значения исходной.
Для удаления данных из таблицы служит клавиша Delete. Если выделить всю строку и нажать эту клавишу, то строка будет удалена. Если же нажать эту клавишу, когда курсор находится в одной из ячеек таблицы, то ячейка будет очищена, а рядом с ней появится меню (рис. 3.14).
Статьи поступили в редакциюСтатьи поступили в редакциюclear the contents of Task Name (clear the contents of Task Name (ВобложкиВобложки154]380,8 hr* ;0 hrs;619,2 I99,2154]380,8 hr* ;0 hrs;619,2 I99,2Рис. 3.14. Удаление в таблицеРис. 3.14. Удаление в таблице0 hrs0 hrs
Статьи поступили в редакцию
Статьи поступили в редакцию
clear the contents of Task Name (
clear the contents of Task Name (
Вобложки
Вобложки
154]
380,8 hr* ;
0 hrs;
619,2 I
99,2
154]
380,8 hr* ;
0 hrs;
619,2 I
99,2
Рис. 3.14. Удаление в таблице
Рис. 3.14. Удаление в таблице
0 hrs
0 hrs
Это состоит из двух пунктов: Only clear contents of ... Cell (Очистить содержимое поля ..., где многоточие заменяется названием столбца) и Delete the entire task (Удалить всю задачу) или Delete the entire resource (Удалить весь ресурс). Оно впервые появилось в MS Project 2002 и сделало работу с программой более удобной, поскольку в предыдущих версиях клавиша Delete удаляла всю строку, что часто приводило к ошибочному удалению данных.
Форматирование данных в таблицах
Возможности форматирования содержимого таблиц в MS Project довольно развиты. Во-первых, есть возможность изменять шрифт и цвет данных в ячейках и столбцах. Для этого нужно выделить ячейку (установив в нее курсор и щелкнув мышью) или столбец (щелкнув по его заголовку), а затем вызвать диалоговое окно определения свойств шрифта (рис. 3.15) через меню Format Font (Формат Шрифт). Это диалоговое окно можно вызвать и выбором команды Font (Шрифт) в контекстном меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши по выделенной ячейке или столбцу.
Диалоговое окно определения свойств шрифта содержит несколько полей, с помощью которых можно задать тип шрифта (поле Font), его начертание (поле Font style), размер (счетчик и цвет (список Color), а также добавить эффект подчеркивания (флажок Underline В области Sample (Образец) отображается пример применения выбранных настроек шрифта.
СОВЕТДля быстрого изменения параметров шрифта можно воспользоваться пане
лью инструментов Formatting (Форматирование) (рис. 3.16). На ней расположены элементы для быстрого изменения любого параметра оформления данных в ячейке, кроме цвета шрифта. Кроме того, некоторые параметры оформления можно менять с помощью стандартных для программ Microsoft сочетаний клавиш:выделяет данные полужирным шрифтом,—
курсивом и— подчеркиванием.
Рис. 3.15. Диалоговое окно определения свойств шрифта
Рис. 3.16. Панель форматирования данных в ячейке
Во-вторых, MS Project позволяет одновременно форматировать строки таблицы, относящиеся к задачам или ресурсам определенного типа. Для этого нужно выбрать команду меню Format Text Styles (Формат Стили текста) или воспользоваться командой Text Styles (Стили текста) контестного меню, которое отображается при щелчке правой кнопки мыши по выделенной колонке таблицы.
Диалоговое окно изменения текстовых стилей (рис. 3.17) является аналогом диалогового окна определения свойств шрифта (см. рис. 3.15). Единственное отличие — это присутствие списка Item to Change (Изменяемый). Выбрав нужный элемент из этого списка, можно затем изменять его шрифт, стиль, размер и использовать дополнительные эффекты.
Список приведенных в списке элементов зависит от типа таблицы, открытой в текущем представлении. Например, диалоговое окно на рис. вызвано щелчком по таблице в представлении Chart (Диаграмма Ганта), поэтому в списке элементов приведены различные типы задач.
В списке элементов, доступных для форматирования, всегда есть пункт Row & Column Titles (Заголовки строк и столбцов), выбрав который, можно изменить шрифтовое оформление заголовков колонок и данных в первой колонке (если она заблокирована).
Рис. 3.17. Диалоговое окно определения свойствтекстовых стилейРис. 3.17. Диалоговое окно определения свойствтекстовых стилей
Рис. 3.17. Диалоговое окно определения свойствтекстовых стилей
Рис. 3.17. Диалоговое окно определения свойствтекстовых стилей
В качестве примера отформатируем курсивом все задачи, являющиеся критическими для проекта. Для этого выберем в списке Item to Change (Изменяемый) пункт Critical Tasks (Критические задачи) и изменим начертание шрифта на полужирный курсив в списке Font style (Начертание). В результате все строки таблицы, относящиеся к критическим задачам, автоматически будут выделены (рис. файл
•а•аXXЛЛ’«M6.’«M6.sasa"»»"»»^^^^■MMBM Shew •■MMBM Shew •«4МЧкСадо(мм{ХЧ11ое|2*Ч|Ле1роНМЧ|;Сад11рое|?«Х|;Геерое(1>Н|»еиое(4»*|/1е|рое(1Г\|.<адоро*|?УХуе*е1Не<«еЧ|;Уоерое|е)%| «MwoeiWXLneipeNllSfcCnnopoHMSI«4МЧкСадо(мм{ХЧ11ое|2*Ч|Ле1роНМЧ|;Сад11рое|?«Х|;Геерое(1>Н|»еиое(4»*|/1е|рое(1Г\|.<адоро*|?УХуе*е1Не<«еЧ|;Уоерое|е)%| «MwoeiWXLneipeNllSfcCnnopoHMSIккПодготовка текстов завереена > Версгка журналаПодготовка текстов завереена > Версгка журналаРис. 3.18. Пример форматирования групп записей в таблице: критическиезадачивыделены курсивомРис. 3.18. Пример форматирования групп записей в таблице: критическиезадачивыделены курсивом. Щ t# t« e— he г>м 1ма Ьжи <»M»» вгл» »• □ soy an? x^e^- <-»«»Q.e. Щ t# t« e— he г>м 1ма Ьжи <»M»» вгл» »• □ soy an? x^e^- <-»«»Q.e78»,®78»,®орот акторорот акторннРедколлегияРедколлегияттУтверждениеСтатьи в работе уСтатьи поступили вУтверждениеСтатьи в работе уСтатьи поступили вПлан номераПлан номераК Подготовка обножкиК Подготовка обножкиФотос ье»ма моделимакетаФотос ье»ма моделимакетаПредварительная редколлегияпланов с учетомПредварительная редколлегияпланов с учетомтекстовПобеотовхе редеммиоипых ибемемтекстовПобеотовхе редеммиоипых ибемемфотомоделифотомодели1:1:HeaMO«(4t4pieipoe(4l'i|XH*op<>e|$aS|.l e*WHep3S|HeaMO«(4t4pieipoe(4l'i|XH*op<>e|$aS|.l e*WHep3S|йене- ■•***( ** wwuoh xs ix m орон ms kйене- ■•***( ** wwuoh xs ix m орон ms kno «DMiponyf ХЧ|;Жу*ое| . 4реадНа*ЬЖ**»е42»и)no «DMiponyf ХЧ|;Жу*ое| . 4реадНа*ЬЖ**»е42»и)PWm« la^PWm« la^aтaтПодготовка аняео t материалов номераОбложка готОбребожхе *е*е*.х * <**aici*#»*#jВычиткаоНомерПодготовка аняео t материалов номераОбложка готОбребожхе *е*е*.х * <**aici*#»*#jВычиткаоНомер
•а
•а
X
X
Л
Л
’«M6.
’«M6.
sa
sa
"»»
"»»
^^
^^
■MMBM Shew •
■MMBM Shew •
«4МЧкСадо(мм{ХЧ1
1ое|2*Ч|Ле1роНМЧ|;Сад11рое|?«Х|;Геерое(1>Н|
»еиое(4»*|/1е|рое(1Г\|.<адоро*|?УХуе*е1Не<«еЧ|;Уоерое|е)%| «MwoeiWXLneipeNllSfcCnnopoHMSI
«4МЧкСадо(мм{ХЧ1
1ое|2*Ч|Ле1роНМЧ|;Сад11рое|?«Х|;Геерое(1>Н|
»еиое(4»*|/1е|рое(1Г\|.<адоро*|?УХуе*е1Не<«еЧ|;Уоерое|е)%| «MwoeiWXLneipeNllSfcCnnopoHMSI
к
к
Подготовка текстов завереена > Версгка журнала
Подготовка текстов завереена > Версгка журнала
Рис. 3.18. Пример форматирования групп записей в таблице: критическиезадачивыделены курсивом
Рис. 3.18. Пример форматирования групп записей в таблице: критическиезадачивыделены курсивом
. Щ t# t« e— he г>м 1ма Ьжи <»M»» вгл» »• □ soy an? x^e^- <-»«»Q.e
. Щ t# t« e— he г>м 1ма Ьжи <»M»» вгл» »• □ soy an? x^e^- <-»«»Q.e
78»,®
78»,®
орот актор
орот актор
н
н
Редколлегия
Редколлегия
т
т
Утверждение
Статьи в работе у
Статьи поступили в
Утверждение
Статьи в работе у
Статьи поступили в
План номера
План номера
К Подготовка обножки
К Подготовка обножки
Фотос ье»ма модели
макета
Фотос ье»ма модели
макета
Предварительная редколлегия
планов с учетом
Предварительная редколлегия
планов с учетом
текстов
Побеотовхе редеммиоипых ибемем
текстов
Побеотовхе редеммиоипых ибемем
фотомодели
фотомодели
1
:
1
:
HeaMO«(4t4pieipoe(4l'i|XH*op<>e|$aS|.l e*WHep3S|
HeaMO«(4t4pieipoe(4l'i|XH*op<>e|$aS|.l e*WHep3S|
йене- ■•***( ** wwuoh xs ix m орон ms k
йене- ■•***( ** wwuoh xs ix m орон ms k
no «DMiponyf ХЧ|;Жу*ое| . 4реадНа*ЬЖ**»е42»и)
no «DMiponyf ХЧ|;Жу*ое| . 4реадНа*ЬЖ**»е42»и)
PWm« la^
PWm« la^
a
т
a
т
Подготовка аняео t материалов номера
Обложка гот
Обребожхе *е*е*.х * <**aici*#»*#j
Вычитка
о
Номер
Подготовка аняео t материалов номера
Обложка гот
Обребожхе *е*е*.х * <**aici*#»*#j
Вычитка
о
Номер
Возможность форматирования стилей текста полезна, когда нужно выделить в таблице группу строк на основании типа размещенных в них данных. Это пригодится при формировании разнообразных распечаток и при работе с представлениями, не содержащими диаграмм.
В некоторых случаях для вычленения нужной информации из множества строк в таблице более удобны другие средства, имеющиеся в MS Project: сортировка, фильтрация и группировка данных. О них пойдет речь в следующем уроке.
Что нового вы узнали?
О Что такое таблица.
О Как хранятся и отображаются данные в MS Project (что такое «внутренняя» и «внешняя» таблица).
О Какие стандартные таблицы входят в состав MS Project.
О Как работать со структурой таблицы (добавлять, удалять и форматировать столбцы) и изменять ее свойства.
О Как создавать таблицы на основе существующих таблиц и «с нуля».
О Как просматривать, редактировать, форматировать и удалять данные в таблицах.
О Как форматировать отдельные строки и "группы строк таблицы.
Сортировка, группировка
УРОК и фильтрация данныхв таблицах
Сортировка данных в таблице
Фильтрация данных для отображения в таблице
Быстрая фильтрация (режим
автофильтра)
О Структурная фильтрация
о Группировка данных в таблице
Совместное применение сортировки, фильтрации и группировки
для отбора данных
Несмотря на то что проектные данные распределены по представлениям, каждое представление может содержать слишком большой объем информации. Поэтому очень важно уметь отбирать из данных, отображаемых в представлениях, только нужные.
В этом уроке вы узнаете, как использовать сортировку данных для того, чтобы расположить строки в таблице в удобном порядке. Затем вы освоите средства фильтрации, позволяющие отбирать для отображения в таблице только нужные данные. При этом вы научитесь работать в режиме быстрой фильтрации (режим автофильтра), который в дальнейшем придется активно применять, и использовать структурную фильтрацию, позволяющую отображать в таблице задачи, расположенные на определенном уровне в плане проекта. Наконец, вы узнаете, как группировать данные в таблице и совмещать при отборе данных приемы их сортировки, фильтрации и группировки.
Сортировка
Сортировка позволяет изменять порядок записей в таблице по возрастанию или убыванию значений в одном или нескольких ее полях. Например, можно отсортировать задачи по трудозатратам и в отсортированной таблице увидеть, какие задачи требуют наименьших трудозатрат, а какие — наибольших.
Таблицы, отображаемые в представлениях, являются уменьшенными вариантами «внутренних» таблиц. Поэтому сортировать записи во «внешних» таблицах вы сможете по любому из столбцов «внутренней» таблицы, а не только по тем столбцам, которые включены в структуру «внешней» таблицы.
) ВНИМАНИЕПри сортировке изменяется порядок только видимых в таблице в момент сор-
тировкизаписей. Записи, неотображенные в результате фильтрации или находящиеся внутри свернутой суммарной задачи, не сортируются.
Чтобы применить сортировку, следует воспользоваться подменю Project ► Sort (Проект ► Сортировка). В этом подменю (рис. 4.1, файл l.mpp) содержится набор стандартных вариантов сортировки для текущего типа таблицы.
Если в таблице отображается информация о задачах, то в меню будут представлены следующие варианты сортировки: by Start Date (по дате начала), by Finish Date (по дате окончания), by Priority (по приоритету), by Cost (по затратам) и by ID (по идентификатору). Если же в таблице содержатся данные о ресурсах, то в меню будут представлены варианты сортировки by Cost (по затратам), by Name (по названию) и by ID (по идентификатору).
Последний пункт в списке, Sort by (Сортировать по), вызывает окно сортировки, в котором можно настроить параметры сортировки самостоятельно. Этот пункт присутствует в списке независимо от текущего типа таблицы.
Для быстрого вызова окна сортировки можно выделить любую из колонок таблицы, затем щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в раскрывшемся контекстном меню выбрать команду Sortby(Сортироватьпо).
Project I (oliborete window yet)
byDatebyDate
byDate
byDate
by Finish Dateby Finish Dateby Priorityby PrioritybybyIIby IDby IDFilteredAll
by Finish Date
by Finish Date
by Priority
by Priority
by
by
I
I
by ID
by ID
by: No Group
Outline
WBS
TaskShift+F2
Task Footes...
Project
Рис. 4.1. Меню сортировки данных в MS Project
Диалоговое окно сортировки (рис. 4.2, файл позволяет выбрать до трех полей, по которым будет осуществляться сортировка записей таблицы. Сортировка выполняется сначала по первому полю, потом по второму и затем — по третьему (счет идет сверху вниз). При этом для каждого выбранного поля можно указать порядок сортировки — по возрастанию (переключатель Ascending (По когда в начале таблицы отображаются записи с наименьшими значениями в этом поле, или по убыванию (переключатель Descending (По когда в начале таблицы отображаются записи с наибольшими значениями. В соответствии с параметрами, выбранными на рис. 4.2, данные в таблице будут отсортированы сначала в порядке убывания значений в столбце трудозатрат (Work), затем в порядке возрастания значений в столбце приоритета (Priority) и затем по возрастанию в столбце затрат (Cost).
Рис. 4.2. Окно сортировки MS ProjectРис. 4.2. Окно сортировки MS Project
Рис. 4.2. Окно сортировки MS Project
Рис. 4.2. Окно сортировки MS Project
Флажки, расположенные внизу диалогового окна сортировки, определяют дополнительные параметры сортировки. Установленный флажок renumber tasks (Перенумеровать задачи) при сортировке меняет идентификаторы задач (ID) в соответствии с их новым расположением в таблице соответствует первой записи, 2 — второй и т. д.). Если диалоговое окно сортировки будет открыто из таблицы с информацией о ресурсах, то этот флажок будет называться Permanently renumber resources (Перенумеровать ресурсы).
Флажок Keep outline structure (Сохранить структуру) определяет, будут ли сортироваться все задачи проекта вместе, или же будут сортироваться суммарные задачи и внутри них отдельные. Второй вариант сортировки обеспечивается установкой этого флажка. При вызове диалогового окна сортировки из таблицы с информацией о ресурсах этот флажок будет называться Sort resources by project (Сортировать ресурсы по проекту) и определять, будут ли ресурсы сортироваться вместе или только внутри проектов, в которых они
После нажатия кнопки Sort (Сортировать) данные в таблице сортируются в соответствии с заданными параметрами. Для восстановления исходного порядка строк в таблице нужно выбрать команду меню Project Sort by ID (Проект Сортировка по идентификатору), поскольку значение в столбце с идентификатором соответствует порядковому номеру строки. Правда, сортировка по идентификатору вернет задачи в исходное представление только в том случае, если ранее при сортировке не был установлен флажок Permanently renumber tasks (Перенумеровать задачи), поскольку в противном случае строки перенумеровываются в порядке, соответствующем их положению после сортировки.
Фильтрация
При работе с проектными планами, содержащими большое число задач и ресурсов, часто требуется отображать в таблицах не все доступные данные, а только некоторую их часть. Для отбора строк, отображаемых в таблицах, служат средства фильтрации: структурная фильтрация, автофильтр и фильтры.
Структурная фильтрация
Проектный план имеет структуру, или уровни вложенности. Есть задачи, находящиеся на верхнем уровне проекта, а также задачи, расположенные «внутри» фаз, их подфаз и т. д.
Фильтрация на основе расположения задач в структуре плана проекта — самый простой способ сократить число отображаемых строк в таблицах. Для ее осуществления необходимо указать, задачи с каким максимальным уровнем вложенности вы хотите видеть в плане.
Структурная фильтрация осуществляется с помощью команды меню Project Outline Show (Проект Структура Показать), При этом открывается список уровней вложенности задач (Outline Level— от 1 до 9 (рис. 4.3, файл
В таблице рядом с элементами, содержащими элементы нижнего уровня, расположены значки, позволяющие отображать и скрывать их. Подменю Project Outline (Проект Структура) содержит команду Hide Outline Symbols (Скрыть символы структуры), с помощью которой эти значки могут быть убраны. Для отображения этих значков можно воспользоваться этой же командой — она поменяет название на Show Outline Symbols (Показать символы структуры).
Этот флажок пригодится, если в проекте объединены несколько (см. урок 23) — тогда ресурсы в таблицах можно разделить на группы, соответствующие проектам, в которых они задействованы.
Выбрав первый уровень, вы увидите в таблице только задачи и фазы самого высокого уровня, выбрав второй — фазы и задачи верхнего уровня и их подзадачи. Выбор любого следующего уровня сохраняет видимыми задачи и фазы предыдущего уровня и отображает новые. Для отображения всех фаз и задач плана проекта служит команда меню (Все подзадачи).
firoject | SoUborete Window tf*firoject | SoUborete Window tf*SortSortFitered for: All TasksFitered for: All Tasks^5^5• • Sroup by: No Group• • Sroup by: No GroupQ Task Information... 5hift+F2 О Task dotes...Q Task Information... 5hift+F2 О Task dotes...flfl’ Project Information...’ Project Information...innanoinnanoляляpayiBiickcioepayiBiickcioeа редан; заданий зад;!а редан; заданий зад;!3 days: Wed 23.01.021 day! MonOdays! Mondays i Tue 29.01.02TueFri3,33 days! fue3 days: Wed 23.01.021 day! MonOdays! Mondays i Tue 29.01.02TueFri3,33 days! fueступит:ступит:Odays: Fri08.02.02:Odays!Odays: Fri08.02.02:Odays!г!Friг!Friоеа текст!оеа текст!II.Odays: Mon 18.03.02.Odays: Mon 18.03.02J TasksJ Tasks♦♦IndentIndent❖❖QutdentQutdentShow Sub^asksShow Sub^askstide Subtaskstide SubtasksOutline Level £Outline Level £Outline Level £Outline Level £Outline Level 2Outline Level 2Outline Level £Outline Level £Outline Level 2Outline Level 2, Ивемов{50%);Пефов|51%ЬСид, Ивемов{50%);Пефов|51%ЬСидИЧУГб :Иванов(3 ■фЬшЛ2 :ИЧУГб :Иванов(3 ■фЬшЛ2 :eh *02eh *02’ ■ ?i । No Group’ ■ ?i । No Group[5Hide Outline Symbols[5Hide Outline SymbolsOutline Level 1Outline Level 1Outline Level 2Outline Level 2Outline Level 3Outline Level 3
firoject | SoUborete Window tf*
firoject | SoUborete Window tf*
Sort
Sort
Fitered for: All Tasks
Fitered for: All Tasks
^5
^5
• • Sroup by: No Group
• • Sroup by: No Group
Q Task Information... 5hift+F2 О Task dotes...
Q Task Information... 5hift+F2 О Task dotes...
fl
fl
’ Project Information...
’ Project Information...
innano
innano
ля
ля
payiBiickcioe
payiBiickcioe
а редан; заданий зад;
!
а редан; заданий зад;
!
3 days: Wed 23.01.02
1 day! Mon
Odays! Mon
days i Tue 29.01.02
Tue
Fri
3,33 days! fue
3 days: Wed 23.01.02
1 day! Mon
Odays! Mon
days i Tue 29.01.02
Tue
Fri
3,33 days! fue
ступит:
ступит:
Odays: Fri08.02.02:
Odays!
Odays: Fri08.02.02:
Odays!
г!Fri
г!Fri
ое
а текст!
ое
а текст!
I
I
.Odays: Mon 18.03.02
.Odays: Mon 18.03.02
J Tasks
J Tasks
♦
♦
Indent
Indent
❖
❖
Qutdent
Qutdent
Show Sub^asks
Show Sub^asks
tide Subtasks
tide Subtasks
Outline Level £
Outline Level £
Outline Level £
Outline Level £
Outline Level 2
Outline Level 2
Outline Level £
Outline Level £
Outline Level 2
Outline Level 2
, Ивемов{50%);Пефов|51%ЬСид
, Ивемов{50%);Пефов|51%ЬСид
ИЧУГб :Иванов(3 ■
фЬшЛ2 :
ИЧУГб :Иванов(3 ■
фЬшЛ2 :
eh *02
eh *02
’ ■ ?i । No Group
’ ■ ?i । No Group
[5Hide Outline Symbols
[5Hide Outline Symbols
Outline Level 1
Outline Level 1
Outline Level 2
Outline Level 2
Outline Level 3
Outline Level 3
Рис. 4.З. Меню для структурной фильтрации списка задач проекта
Для быстрого обращения к меню вложенности задач можно использовать кнопку Show (Показать) на панели инструментов (Форматирование). Нажатие на нее (рис. 4.4, файл сразу отображает это меню.
Рис. 4.4. Обращение к меню структурной фильтрации с помощью панели инструментов Formatting (Форматирование)Рис. 4.4. Обращение к меню структурной фильтрации с помощью панели инструментов Formatting (Форматирование)
Рис. 4.4. Обращение к меню структурной фильтрации с помощью панели инструментов Formatting (Форматирование)
Рис. 4.4. Обращение к меню структурной фильтрации с помощью панели инструментов Formatting (Форматирование)
Для того чтобы лучше представить, как MS Project определяет уровни задач, можно вставить в таблицу столбец Outline Level(Уровень структуры). Число, которое будет отображаться в этом столбце напротив каждой задачи и фазы (рис. 4.5, файл и будет номером ее уровня, на основании которого осуществляется сортировка.
Автофильтр
Автофильтр — это широко применяемая в продуктах Microsoft методика фильтрации данных в таблицах. После включения режима автофильтра в заголовке каждой из колонок появляются кнопки, с помощью которых осуществляется фильтрация строк в таблице. Нажатием кнопки вызывается раскрывающееся меню, позволяющее определить значение или список значений, которые должна содержать колонка. После выбора такого значения в таблице отображаются только те строки, в которых колонка содержит определенное значение.
Включение автофильтра осуществляется с помощью кнопки AutoFilter (Автофильтр) на панели инструментов Formatting (Форматирование) или с помощью команды меню Project Filtered for AutoFilter (Проект Фильтр Автофильтр). Сразу после выбора команды меню или нажатия кнопки панели инструментов в заголовках столбцов отображаются кнопки для фильтрации (см. рис. 4.5, файл l.mpp).
Рис. 4.5. После включения автофильтра в заголовках столбцов таблицы появились кнопки для фильтрации
Для выбора значений, которые должна содержать колонка, нужно щелкнуть на кнопке в ее заголовке, после чего откроется список для определения критерия фильтрации (рис. 4.6, файл l.mpp).
Рис. 4.6. После щелчка на кнопке в заголовке колонки отображается список критериев фильтрации
ПРИМЕЧАНИЕПРИМЕЧАНИЕРаскрывающийся список критериев фильтрации имеет определенную структуру: первая строка всегда содержит вариант (All) — (Все), во второй строке предлагается (Custom) — (Условие), а последующие строки списка содержат значения, встречающиеся в столбце.
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ
Раскрывающийся список автофильтра может содержать дополнительные строки в случае, если он применяется в колонке, содержащей даты. Тогда между строкой (Custom) — (Условие) и строками со значениями дат вставляются дополнительные предопределенные параметры фильтрации.
Например, задачи в плане работ в проекте l.mpp имеют только три уровня вложенности. Поэтому в столбце Outline Level (Уровень структуры), к которому на рис. 4.6 применяется автофильтр, содержатся значения от 1 до 4.
После выбора нужного пункта в списке (например, выберем 2) осуществляется фильтрация и содержимое таблицы обновляется. При этом заголовок колонки, значения которой являются критерием фильтрации, выделяется синим цветом (рис. 4.7, файл 2.mpp).
11 days ■ Thu 18.<34,33 days Tub 29.44.94 days Tub 21. j17,9 days: Mon 25 J11 days ■ Thu 18.<34,33 days Tub 29.44.94 days Tub 21. j17,9 days: Mon 25 JIM)^IM)^д'еёеу^д'еёеу^•Щ O W И» 1м» ^FMi l«e e^w c*b»«e. i>v» a*' П «'q 14 SB У ' * № B<7 т*• т т«nii1 (*'1,* - g-o* • ami1 » • *S"^••Щ O W И» 1м» ^FMi l«e e^w c*b»«e. i>v» a*' П «'q 14 SB У ' * № B<7 т*• т т«nii1 (*'1,* - g-o* • ami1 » • *S"^•3 Планирование номере3 Планирование номере22 .22 .9 Подготовка текстов9 Верстка журнала9 Подготовка текстов9 Верстка журналаЯ Предпечатная подготовкаЯ Предпечатная подготовкаМи.-»ошоп Piuti'Lt 2 шррМи.-»ошоп Piuti'Lt 2 шррРис. 4.7. Таблица отфильтрована по столбцу Outline Level (Уровень структуры), критерием фильтрацииявляетсязначение 2Рис. 4.7. Таблица отфильтрована по столбцу Outline Level (Уровень структуры), критерием фильтрацииявляетсязначение 2
11 days ■ Thu 18.<
34,33 days Tub 29.
44.94 days Tub 21. j
17,9 days: Mon 25 J
11 days ■ Thu 18.<
34,33 days Tub 29.
44.94 days Tub 21. j
17,9 days: Mon 25 J
IM)^
IM)^
д'еёеу^
д'еёеу^
•Щ O W И» 1м» ^FMi l«e e^w c*b»«e. i>v» a*
' П «'q 14 SB У ' * № B<7 т*• т т«nii1 (*'1
,* - g-o* • ami1 » • *S"^•
•Щ O W И» 1м» ^FMi l«e e^w c*b»«e. i>v» a*
' П «'q 14 SB У ' * № B<7 т*• т т«nii1 (*'1
,* - g-o* • ami1 » • *S"^•
3 Планирование номере
3 Планирование номере
2
2 .
2
2 .
9 Подготовка текстов
9 Верстка журнала
9 Подготовка текстов
9 Верстка журнала
Я Предпечатная подготовка
Я Предпечатная подготовка
Ми.-»ошоп Piuti'Lt 2 шрр
Ми.-»ошоп Piuti'Lt 2 шрр
Рис. 4.7. Таблица отфильтрована по столбцу Outline Level (Уровень структуры), критерием фильтрацииявляетсязначение 2
Рис. 4.7. Таблица отфильтрована по столбцу Outline Level (Уровень структуры), критерием фильтрацииявляетсязначение 2
Во многих случаях в качестве критерия должно служить не одно значение, а несколько, или же определенное условие на значение, например «не более 3», «меньше или равно 3» и т. д. Для ввода таких расширенных критериев фильтрации служит диалоговое окно настройки автофильтра, вызываемое с помощью пункта (Custom) — (Условие) в раскрывающемся списке автофильтра (рис. 4.8, файл 2.трр).
Рис. 4.8. Диалоговое окно настройки автофильтраРис. 4.8. Диалоговое окно настройки автофильтра
Рис. 4.8. Диалоговое окно настройки автофильтра
Рис. 4.8. Диалоговое окно настройки автофильтра
В названии единственного раздела этого диалогового окна указано название столбца, по значениям которого осуществляется фильтрация. В нашем случае это поле Outline Level (Уровень структуры). При загрузке в диалоговом окне отображается текущий критерий автофильтра. Критерий состоит из условия (например, «равно»), отображаемого в левом раскрывающемся списке, и значения (например, 2), причем набор условий, предлагаемых для отбора строк, зависит от типа поля (табл. 4.1).
Таблица 4.1. Виды условий, которые можно использовать для фильтрации
Название
Перевод
Тип поля
Текст
Число
Equals
равно
+
+
does not equal
неравно
+
+
is greater than
больше
+
+
is greater than or equal to
больше или равно
+
+
is less than
меньше
+
+
is less than or equal to
меньше или равно
+
+
is within
в пределах
+
+
is not within
вне
+
+
Contains
содержит
+
does not contain
не содержит
+
contains exactly
содержит точно
+
В диалоговом окне можно указать два условия и определить, должны ли они оба выполняться при фильтрации или достаточно любого из них. Для того чтобы обязательным являлось выполнение обоих условий, нужно выбрать переключатель And (И), а требование выполнения хотя бы одного условия устанавливается переключателем Or (Или).
СОВЕТВ качестве значения условия автофильтра можно задавать не только число,
но и значения в других столбцах. Например, если вы хотите отобрать те строки, где фактическая стоимость больше запланированной, то в диалоговом окне настройки автофильтра для поля Actual Cost (Фактические затраты)
нужноуказать условие «больше», а в качестве значения в квадратных скобках название поля Cost (Затраты): [Cost] ([Затраты]).
Например, отберем те строки, у которых значение в столбце Outline Level (Уровень структуры) больше или равно 3. Для этого в поле условия выберем соответствую-
щее условие проверки и в поле значения выберем значение 3, оставшееся от предыдущего условия фильтрации. Для проведения фильтрации нажмем кнопку ОК. Таблица (рис. 4.9, файл З.трр) стала содержать больше строк, чем ранее (см. рис. 4.7, файл поскольку нынешнее условие более мягкое, чем предыдущее (при предыдущем условии отбирались строки с Level, равным 2, а при нынешнем будут отбираться строки с Outline Level, равным 3_и менее).
Рис. 4.9. После проведения сортировки с более мягкими условиями в таблице отображается больше строк
Часто требуется отфильтровать таблицу не по одному столбцу, а по нескольким. В таких случаях нужно сначала отфильтровать таблицу по одному столбцу, указав соответствующий критерий, а затем — по другому. Например, можно выбрать из уже отфильтрованного по столбцу Outline Level (Уровень структуры) списка задач те, у которых длительность меньше одной недели. Для этого щелкнем на значке автофильтра в заголовке поля Duration (Длительность) и в раскрывшемся меню выберем пункт <= 1 week (<= 1 недели). Теперь заголовки уже двух колонок выделены синим, а число записей в строке уменьшилось (рис. 4.10, файл
Для отмены фильтрации по одному из столбцов нужно войти в меню автофильтра, щелкнув на заголовке столбца, и выбрать в нем пункт — (Все). Для отмены фильтрации по нескольким столбцам сразу нужно выключить автофильтр. Выключение происходит тем же способом, что и включение.
Рис. 4.10. После фильтрации по второму столбцу число отображенных в таблице записей уменьшилось
Фильтры
Применение автофильтра ограничивается тем, что его можно использовать только для фильтрации таблиц на основании данных в столбцах, причем не более чем по двум условиям. Фильтры же лишены этих ограничений и могут использоваться для полноценного отбора данных.
Фильтр — это сохраненный набор условий и значений фильтрации, согласно которому происходит отбор информации для отображения в представлении MS Project. Фильтры содержат условия на значения в столбцах, и поэтому (так же, как и таблицы) делятся на два типа: относящиеся к ресурсам и задачам. Соответственно, применить фильтр можно только к таблице одного типа с ним. MS Project содержит набор предопределенных фильтров, которые позволяют быстро отбирать из таблиц наиболее необходимые данные. Список этих фильтров с описанием каждого из них можно просмотреть с помощью ссылки Доступные фильтры на странице Полезные страницы справки MS Project 2002 в индексном файле.
Работа с фильтрами осуществляется через подменю Project Filtered for: (Проект Фильтр). В пунктеfor: (Фильтр) (рис. 4.11, файлуказано название
выбранного в данный момент фильтра, а при наведении на него курсора открывается подменю со списком фильтров, которые можно использовать для текущей
таблицы. В подменю отображается неполный список фильтров. Полный список фильтров можно получить, щелкнув на пункте More Filters (Другие фильтры).
we-: эззл^г :ГЬввее,Иееновро%we-: эззл^г :ГЬввее,Иееновро%Рис. 4.11. Работа с фильтрами осуществляется через подменю Project Filtered for: (Проект Фильтр)Рис. 4.11. Работа с фильтрами осуществляется через подменю Project Filtered for: (Проект Фильтр)
we-: эззл^г :ГЬввее,Иееновро%
we-: эззл^г :ГЬввее,Иееновро%
Рис. 4.11. Работа с фильтрами осуществляется через подменю Project Filtered for: (Проект Фильтр)
Рис. 4.11. Работа с фильтрами осуществляется через подменю Project Filtered for: (Проект Фильтр)
Помимо меню для быстрого доступа к полному списку фильтров можно воспользоваться панелью форматирования (рис. 4.12, файлКак вы можете
заметить, первым пунктом в списке (и на панели, и в меню) идет фильтр All (Все задачи), при использовании которого отображаются все записи таблицы. Этот фильтр включен по умолчанию.
Microsoft-Microsoft-• 8• 8' Подготовка плана номера' Подготовка плана номераВномера журнала кВномера журнала кПланирование номераПланирование номераСбор предложений отСбор предложений отПредварительная редколлегияПредварительная редколлегияДоработка планов с учетом замечанийДоработка планов с учетом замечанийiM TasksliM TaskslПодготовка плана номераПодготовка плана номераЩ 9» Е<к Й»" Insert Fernet lock Project ^oflaborete aWow tjetp i d g#:h у а в у , x qe> e <* i 1 <*■ # <* □ v eЩ 9» Е<к Й»" Insert Fernet lock Project ^oflaborete aWow tjetp i d g#:h у а в у , x qe> e <* i 1 <*■ # <* □ v eAt TasksCompleted TasksConfirmedCost GreaterAt TasksCompleted TasksConfirmedCost GreaterCost OverbudgetCreatedкиенееCost OverbudgetCreatedкиенееDateIn Progress TasksIncomplete TasksLate/Overbudget Tasks AssignedLinked FieldsDateIn Progress TasksIncomplete TasksLate/Overbudget Tasks AssignedLinked FieldsРис. 4.12. Панель форматирования позволяет получить быстрый доступ к фильтрамРис. 4.12. Панель форматирования позволяет получить быстрый доступ к фильтрам4 18 |4 18 |No GroupNo Group<<S^58*84<<<*-<v.xvzav:v;<-"'xv-- »»w<<S^58*84<<<*-<v.xvzav:v;<-"'xv-- »»w*1*1
Microsoft-
Microsoft-
• 8
• 8
' Подготовка плана номера
' Подготовка плана номера
Вномера журнала к
Вномера журнала к
Планирование номера
Планирование номера
Сбор предложений от
Сбор предложений от
Предварительная редколлегия
Предварительная редколлегия
Доработка планов с учетом замечаний
Доработка планов с учетом замечаний
iM Tasksl
iM Tasksl
Подготовка плана номера
Подготовка плана номера
Щ 9» Е<к Й»" Insert Fernet lock Project ^oflaborete aWow tjetp i d g#:h у а в у , x qe> e <* i 1 <*■ # <* □ v e
Щ 9» Е<к Й»" Insert Fernet lock Project ^oflaborete aWow tjetp i d g#:h у а в у , x qe> e <* i 1 <*■ # <* □ v e
At Tasks
Completed Tasks
Confirmed
Cost Greater
At Tasks
Completed Tasks
Confirmed
Cost Greater
Cost Overbudget
Created
киенее
Cost Overbudget
Created
киенее
Date
In Progress Tasks
Incomplete Tasks
Late/Overbudget Tasks Assigned
Linked Fields
Date
In Progress Tasks
Incomplete Tasks
Late/Overbudget Tasks Assigned
Linked Fields
Рис. 4.12. Панель форматирования позволяет получить быстрый доступ к фильтрам
Рис. 4.12. Панель форматирования позволяет получить быстрый доступ к фильтрам
4 1
8 |
4 1
8 |
No Group
No Group
<<S^58*84<<<*-<v.xvzav:v;<-"'xv-- »»w
<<S^58*84<<<*-<v.xvzav:v;<-"'xv-- »»w
*1
*1
При выборе любого другого фильтра данные в таблице отбираются в соответствии с условиями фильтрации. Например, если включить фильтр, отбирающий
При открытой таблице с информацией о ресурсах фильтр будет называться All Resources (Все ресурсы).
только критические задачи (пункт Critical (Критические задачи)), то число строк в таблице сразу уменьшится (рис. 4.13, файл
Рис. 4.13. После включения фильтра, отбирающего критические задачи (этот фильтр выбран на панели форматирования), число строк, отображаемых в таблице, заметно уменьшилось
Фильтрация может выполняться и в другом режиме, когда строки таблицы, удовлетворяющие критериям, выделяются цветом, а остальные продолжают отображаться. Для того чтобы выделить цветом соответствующие условиям фильтра строки, нужно выбрать команду меню Project for More Filters (Проект Фильтр Другие фильтры), а затем в открывшемся диалоговом окне со списком всех фильтров (рис. 4.14) выбрать нужный фильтр и нажать кнопку Highlight (Выделить). Переключатели вверху диалогового окна позволяют переключаться между списками фильтров разных типов.
Выбранный в списке фильтр можно отредактировать, а также скопировать и создать на его основе новый фильтр, нажав соответствующую кнопку диалогового окна. Нельзя изменить лишь три фильтра: All Tasks/All Resources (Все задачи/Все ресурсы) и Using Resource (Использование ресурса).
Создание фильтра
Для создания собственного фильтра следует в диалоговом окне More Filters (Другие фильтры) (см. рис. 4.14) выбрать тип фильтра и нажать кнопку New (Создать).
После этого откроется диалоговое окно определения свойств фильтра (рис. 4.15, файл 7.mpp).
Рис. 4.14. Диалоговое окно со списком всех фильтров напоминает аналогичное окно со списком таблиц
Рис. 4.15. Диалоговое окно редактирования свойств фильтра аналогично диалоговым окнам определения свойств таблиц и настройки автофильтра
Диалоговое окно содержит уже знакомые элементы. В поле Name (Имя) вводится название фильтра. Флажок Show in menu (Показывать в меню) определяет, будет ли название фильтра включено в список, отображаемый в подменю Project ► Filtered for: (Проект ► Фильтр).
В центре диалогового окна находится раздел Filter (Фильтр), в котором определяется критерий отбора данных. Поскольку критерий может состоять из нескольких условий, для их ввода предназначена таблица, состоящая из нескольких столбцов. Каждая строка таблицы соответствует условию.
Первый столбец, And/Or (И/Или), определяет связь условий внутри критерия: должны ли строки, отбираемые фильтром, соответствовать всем условиям (И) или же достаточно соответствия только некоторым (Или). При наличии в таблице единственного условия заполнять это поле не нужно.
9 J ВНИМАНИЕ9 J ВНИМАНИЕГруппы условий, объединенных с помощью логических операторов, можно объединять логическими операторами с другими группами или условиями, то есть как бы заключать в скобки. Например, на рис. 4.15 первые два условия объединены оператором Or (Или) друг с другом и оператором And (И) с третьим условием. Чтобы создать условие, объединяющее группу, нужно создать новую строку и поместить на нее только условие.
9 J ВНИМАНИЕ
9 J ВНИМАНИЕ
Во втором столбце, Field Name (Имя поля), определяется, на основании какого поля будет осуществляться фильтрация. Название поля выбирается из списка, в котором представлены все названия полей из «внутренней» таблицы соответствующего типа.
Третий столбец, Test (Проверка), содержит логическое условие, например «равно». Условие выбирается из списка, причем этот список может содержать разный набор условий в зависимости от типа данных в поле Field Name (Имя поля) (см. табл. 4.1).
И последний столбец, Value(s) (Значения), определяет, с каким значением при проверке условия сравниваются данные из столбца Field Name (Имя поля). В качестве значений могут выступать как произвольные величины, вводимые вручную, так и значения других столбцов таблицы. Например, на рис. 4.15 первое условие фильтра требует, чтобы отбирались задачи, стоимость работ по которым составляет более $1000. А на рис. 4.16 (файл б.трр) фильтр для отбора задач, стоимость которых превысила бюджет, отсеивает их, сравнивая реальный объем работ с изначально запланированным.
СОВЕТСОВЕТВ MS Project есть возможность создавать фильтры, запрашивающие значение для сравнения при каждом запуске (например, минимальную стоимость ра- ботпозадаче).Длятогочтобысоздатьтакойинтерактивныйфильтр,нужнов поле Value(s)(Значения)указатьвкавычкахтекст, которыйфильтрбудетвы- водить в качестве вопроса, и знак вопроса, например так: «Минимальная стоимостьзадачи:»?.
СОВЕТ
СОВЕТ
Примером такого фильтра является стандартный фильтр Data Range (Диапазон дат). На его примере видно, что запросы значений можно создать для каждого из условий фильтра. Если перечислить такие условия через точку с запятой, то фильтр отобразит поочередно несколько запросов, в зависимости от того, сколькоусловий будет перечислено. Например, можнозадатьусло- вие проверки is within (внутри) и затем в поле значения ввести текст: «Минимум:»?; «Максимум:»?. В этом случае программа отобразит запрос на ввод минимального и максимального значений для фильтрации.
Кнопки, расположенные над таблицей условий, используются для выполнения операций над ее строками. Кнопки Cut Row (Вырезать строку) и Copy Row (Копировать строку) позволяют поместить строку в буфер обмена (в первом случае — с удалением из таблицы). Вставить скопированную или вырезанную строку можно с помощью кнопки Paste Row (Вставить строку).
Чтобы вставить строку в таблице между существующими строками, нужно установить курсор на ту строку, над которой необходимо вставить новую, и нажать
кнопку Insert Row (Добавить строку). Удаление строк осуществляется с помощью кнопки Delete Row (Удалить строку), причем перед удалением предупреждение не будет отображаться.
Рис. 4.16. Фильтр, выбирающий задачи с превышением бюджета, сравнивает реальный объем работ по задачам с изначально запланированным
Флажок Show related summary rows (Показывать связанные суммарные строки) определяет, будут ли при фильтрации отображаться только задачи, соответствующие условиям (в таком случае не прослеживается структура плана проекта), или же вместе с задачами будут отображаться и названия фаз, в которые эти задачи включены.
Пример создания собственного фильтра
Предположим, что нам нужно создать фильтр, отбирающий задачи стоимостью больше $1000 или длительностью не менее недели. В созданный фильтр (назовем его Фильтр 1) поместим два условия: Cost is greater than $1000 (Стоимость больше $1000) и Duration is greater than or equal to lw (Длительность больше или равна 1н.). Второе условие должно быть связано с первым с помощью оператора Or (Или). Установим флажки Show related summary rows (Показать относящиеся к задачам фазы) и Show in menu (Показывать в меню). Настройки этого фильтра представлены на рис. 4.16 (файл б.трр). Теперь применим фильтр, выбрав его в меню Project ► Filtered for: (Проект ► Фильтр), и взглянем на таблицу (рис. 4.17, файл б.трр).
Как мы видим, задачи в таблице отображаются внутри структуры плана проекта. Не во всех случаях это удобно, поэтому отредактируем наш фильтр так, чтобы он не отображал названия фаз в результате фильтрации.
Выберем команду меню Project ► Filtered for ► More Filters (Проект ► Фильтр ► Другие фильтры), где уже выделен курсором Фильтр 1, и нажмем кнопку Edit (Изменить). В открывшемся диалоговом окне сбросим флажок Show related summary rows (Показывать связанные суммарные строки) и нажмем ОК. Теперь в диалоговом окне со списком фильтров, в которое мы автоматически вернулись, нажмем кнопку
Apply (Применить). Однако результат действия модифицированного фильтра остался тем же.
Рис. 4.17. После применения созданного нами Фильтра 1 в таблице отображаются только задачи длительностью более недели и стоимостью более $1000
Проблема в том, что в MS Project фазы считаются видом задач (суммарной задачей). Следовательно, фазы, содержащие задачи, отвечающие условиям фильтрации, в нашем случае тоже удовлетворяют условиям фильтрации (так как стоимость или длительность фазы всегда больше или равна цене или длительности задачи).
Для того чтобы устранить фазы из результатов фильтрации, нужно добавить в фильтр дополнительное условие. Это условие будет использовать поле Summary (Суммарная задача), которое у фаз имеет значение Yes (Да), а у задач — No (Нет).
В диалоговом окне определения свойств Фильтра 1 добавим условие Summary equals No (Суммарная задача равна Нет). Поскольку это условие должно выполняться одновременно с первым и вторым условием, а они соединены оператором Or (Или), то для связи нового условия с предыдущими стоит воспользоваться групповой связью условий.
Групповая связь условий — это возможность соединить с помощью логической связи (И или Или) не одно условие с другим, а группу условий с другой группой. Группа условий — это несколько условий, объединенных различными типами связи.
Для реализации такой связи в строке, следующей после группы условий, вставляется только оператор логической связи, а в строке, следующей за этой, продолжается размещение условий. В таком случае фильтр осуществляет сортировку сначала по одной группе условий, а затем по другой (если того требует связь между группами).
Для того чтобы связать наше новое условие с группой из двух предыдущих условий, вставим между ним и вторым условием из группы строку и в ней в поле And/Or (И/Или) выберем подходящее нам условие (И). Такой фильтр настроен на рис. 4.15, а результаты его действия видны на рис. 4.18 (файл
Рис. 4.18. Модифицированный Фильтр 1 отбирает толькоигнорируя фазы проекта
Создание фильтра на основе существующего
Фильтр, как и таблицу, можно создать на основе существующего фильтра. Для этого нужно выбрать команду меню Project Filtered for More(Проект
Фильтр Другие фильтры) и выделить в списке исходный фильтр, а затем нажать кнопку Сору (Копировать). Откроется диалоговое окно определения свойств фильтра, поля которого будут заполнены в соответствии со свойствами и критерием исходного фильтра (рис. 4.19, файлНазвание исходного фильтра
будет изменено на Copy of (Копия) <название исходного фильтра>.
Новый фильтр можно отредактировать с помощью уже известных приемов и со- хранить,нажавкнопкуОК.
Рис. 4.19. Копируем фильтр Completed Tasks (Выполненные задачи)Рис. 4.19. Копируем фильтр Completed Tasks (Выполненные задачи)
Рис. 4.19. Копируем фильтр Completed Tasks (Выполненные задачи)
Рис. 4.19. Копируем фильтр Completed Tasks (Выполненные задачи)
Создание фильтра на основе автофильтра
Часто условия автофильтра бывают настолько удачными, что хочется их сохранить в виде фильтра, для того чтобы постоянно использовать в дальнейшем. Для этого в диалоговом окне настройки автофильтра (см. рис. 4.8) нужно нажать кнопку Save (Сохранить). Это приведет к открытию диалогового окна определения свойств фильтра, поля которого будут заполнены в соответствии с критерием автофильтра. В качестве названия фильтра будет предложено 1 (Фильтр 1).
Группировка
Задачи при составлении плана проекта группируются внутри фаз, к которым они относятся, ресурсы же не сгруппированы никак и представлены просто в виде списка. Очень часто в процессе работы требуется сгруппировать задачи или ресурсы иным способом. Для этого и предназначены команды группировки.
Набор настроек параметров группировки называется группой. MS Project содержит набор предопределенных групп для задач и ресурсов (описание этих групп можно просмотреть с помощью ссылки Доступные группы на странице Полезные страницы справки MS Project 2002 в индексном файле). Кроме того, в программе существуют средства для настройки предопределенных групп и создания новых.
ПРИМЕЧАНИЕПРИМЕЧАНИЕРабота с командами группировки осуществляется через подменю Project Group by: (Проект Группировка). В нем (рис. 4.20, файл приводится список групп, доступных для открытой в представлении таблицы, и содержатся дополнительные команды для работы с полным списком групп MS Project.
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ
Помимо меню список доступных групп расположен в раскрывающемся списке на панели инструментов Standard (Стандартная). В списке на панели приведены названия всех групп, а в меню — только те, в параметрах установлен соответствующий флажок.
SortSortfor: All Tasksfor: All TasksQijUneQijUneW6SW6S0 Task0 Task■ждем■ждемзаданиизаданииавторамавторамGroupGroupProject ifeBitowwProject ifeBitowwРис. 4.20. Меню для работы с командами группировкиРис. 4.20. Меню для работы с командами группировкис учетом замечаниис учетом замечании■ 'Д , No Group■ 'Д , No GroupTasksTasksNo GroupNo GroupjlSJjSLjlSJjSLComplete and Incomplete TasksComplete and Incomplete TasksConstraint TypeConstraint TypeCriticalCriticalDurationDurationthen Prioritythen PriorityMilestonesMilestonesPriorityPriorityPriority Keeping Outline StructurePriority Keeping Outline StructurePendingPending
Sort
Sort
for: All Tasks
for: All Tasks
QijUne
QijUne
W6S
W6S
0 Task
0 Task
■ждем
■ждем
задании
задании
авторам
авторам
Group
Group
Project ifeBitoww
Project ifeBitoww
Рис. 4.20. Меню для работы с командами группировки
Рис. 4.20. Меню для работы с командами группировки
с учетом замечании
с учетом замечании
■ 'Д , No Group
■ 'Д , No Group
Tasks
Tasks
No Group
No Group
jlSJjSL
jlSJjSL
Complete and Incomplete Tasks
Complete and Incomplete Tasks
Constraint Type
Constraint Type
Critical
Critical
Duration
Duration
then Priority
then Priority
Milestones
Milestones
Priority
Priority
Priority Keeping Outline Structure
Priority Keeping Outline Structure
Pending
Pending
Чтобы понять, как работают команды группировки, выберем одну из групп и посмотрим, что произойдет с данными в таблице. Например, выберем группу Critical (Критическиещелкнув на пункте в подменю Project Group by: (Проект
Группировка). Поскольку задачи могут быть либо критическими, либо нет, данные в таблице будут разделены только на две группы (рис. 4.21, файл
Как мы видим, алгоритм группировки работает довольно просто. Сначала отбираются все возможные значения в столбце, по которому осуществляется группировка. В нашем случае это столбец Critical (Критическая задача), содержащий одно из двух значений — Yes (Да) или No (Нет). Затем на основании того, какое значение строка имеет в этом столбце, она присоединяется к той или иной группе. Группы отделяются друг от друга строками, выделенными цветом, и в этих строках указывается значение выбранного столбца для данной группы, в нашем случае это Yes (Да) или No (Нет).
После включения группировки название выбранной группы отображается в подменю Project Group by: (Проект Группировка). Например, в нашем случае пункт Group by: (Группировка) примет вид Group by: Critical (Группировка: Критические задачи). Для отключения группировки в подменю Project Group by: (Проект Группировка) нужно выбрать пункт No Group (Нет группы).
Настройка параметров группировки
Группировать данные можно как с помощью предопределенных групп, так и «на лету», самостоятельно выбирая параметры группировки. Для этого существует диалоговое окно Customize Group By (Настройка группировки), вызываемое с помощью соответствующего пункта (см. рис. 4.20) в подменю Project Group by: (Проект Группировка). Это диалоговое окно (рис. 4.22, файл позволяет задать собственные параметры группировки (если в момент вызова диалогового окна был выбран пункт No Group (Нет либо отредактировать параметры группы, выбранной в момент его вызова.
Рис. 4.21. Все задачи проекта сгруппированы по признаку критичности: в верхнем разделе расположены задачи, лежащие вне критического пути, а в нижнем — составляющие его
Рис. 4.22. Диалоговое окно настройки параметров группировки
Основной элемент этого диалогового окна — таблица в верхней части, определяющая поля, по которым будет проводиться группировка. В столбце Field Name поля) указывается имя поля, по которому будет осуществляться группировка, а в столбце Order (Порядок) — как будут расположены группы: по возрастанию значений (Ascending) или по убыванию
Поле Field Type (Тип поля) заполняется автоматически и его значение несет информацию о том, к ресурсу (Resource) или задаче (Task) относится поле. Это сделано для того, чтобы различать поля с одинаковыми именами из разных «внутренних» таблиц.
В MS Project возможно осуществлять вложенную группировку, когда внутри одной группы может быть несколько других. В этом случае при задании полей группировки поля, расположенные в таблице выше, будут соответствовать группам верхнего уровня, содержащим группы, созданные на основе расположенных ниже в таблице полей.
Участвуют фазы проекта в группировке задач или нет, зависит от состояния флажка Show summary tasks (Показывать фазы). Поскольку в нашем случае фазы будут только мешать, не будем устанавливать этот флажок (по умолчанию он сброшен).
В некоторых представлениях, которые мы рассмотрим позднее, в таблице вместе с задачами отображаются назначения, то есть указываются назначенные на исполнение задачи сотрудники. В таких таблицах данные по умолчанию группируются по задачам, но можно группировать и по назначениям. Для этого нужно установить флажок Group assignments, not tasks (Группироватьа не задачи).
Например, сгруппируем данные в таблице по длительности. Для этого укажем в столбце Field Name (Имя поля) поле Duration (Длительность) и нажмем кнопку (рис. 4.23, файл
Как мы видим, таблица содержит очень много групп, поскольку у задач много различных длительностей. Поскольку при группировке был выбран порядок по возрастанию значений, первой идет группа с задачами наименьшей длительности (0 дней). Число групп можно сократить, если выбирать не все значения длительности, а только некоторые интервалы, например от 1 дня до 5, от 5 до 10 и т. д.
Для группировки с использованием интервалов вернемся в диалоговое окно настройки параметров группировки через подменю Project Group by: Customize Group By (Проект Группировка Настройка группировки). Поля диалогового окна будут заполнены в соответствии с текущими параметрами группировки (см. рис. 4.22). Нажмем кнопку Define Group Intervals (Определить интервалы группировки), после чего откроется диалоговое окно определения интервала группировки (рис. 4.24).
В первой строке диалогового окна указывается имя поля, для которого определяется интервал. Это сделано потому, что для разных групп (в том числе вложенных) может быть задан разный интервал.
С помощью раскрывающегося списка Group on (Группировать по) можно выбрать, будут ли использованы для группировки все значения из столбца группировки
или они будут объединены в интервалы. По умолчанию выбран пункт Each (Покаждомузначению), что соответствует группировке без интервалов. Для включения группировки с интервалами нужно выбрать в этом списке любой другой пункт.
Рис. 4.23. Задачи в таблице сгруппированы по длительностиРис. 4.23. Задачи в таблице сгруппированы по длительности:.щ:.щРис. 4.24. Диалоговое окно определения интервала группировкиРис. 4.24. Диалоговое окно определения интервала группировки
Рис. 4.23. Задачи в таблице сгруппированы по длительности
Рис. 4.23. Задачи в таблице сгруппированы по длительности
:.щ
:.щ
Рис. 4.24. Диалоговое окно определения интервала группировки
Рис. 4.24. Диалоговое окно определения интервала группировки
Другие пункты этого списка служат для выбора единицы измерения интервала. Поскольку длительность определяется временем, то единицами измерения могут служить минуты, часы, дни, недели и месяцы. Мы выберем в качестве единицы измерения дни.
^)пРИМЕЧАНИЕ В числовых полях выбор единицы измерения невозможен, и поэтому при настройке интервалов группировки для них раскрывающийся список Group on (Группировать по) будет состоять только из двух пунктов — Each Value (По каждому значению) и(По интервалу). В случаестекстом в качестве интервалов могут выступать начальныепоэтому этот список
будет содержать пункты Each(По каждому значению) и Prefix Characters
(Знакам префикса).
Счетчик Start at (Начиная с) определяет, с какого значения начинается отсчет интервалов. Поскольку задачи с длительностью в 0 дней являются вехами (Milestones), то их стоит собрать в отдельной группе. Соответственно, мы начнем отсчет интервалов с 1 дня.
В счетчике Group interval (Интервал группировки) указывается значение интервала. Укажем здесь 5, как мы и планировали. Нажмем кнопку ОК и, вернувшись в диалоговое окно определения параметров группировки, снова нажмем кнопку ОК. Теперь таблица сгруппирована по-новому (рис. 4.25, файл Верхнюю группу с задачами длительностью менее 1 дня на рис. 4.25 мы свернули, используя значок рядом с ее названием, чтобы она не отвлекала наше внимание от групп с более продолжительными задачами.
Теперь рассмотрим создание вложенных групп, например внутри групп задач с разными длительностями создадим группы задач с разными стоимостями.
Рис. 4.25. Теперь строки таблицы разбиты на 4 группы
Для этого вернемся в диалоговое окно настройки параметров группировки через подменю Project Group by: Customize Group By (Проект Группировка Настройка группировки). В таблицу с полями сортировки добавим поле Cost (Затраты) и сразу определим интервал для этих групп, например, в $100 (рис. 4.26, файл Обратите внимание, что для числового поля в списке Group on (Группировать по) не надо выбирать единицу измерения.
Рис. 4.26. Создаем поле Cost (Затраты) и определяем для него интервал
Группы должны быть выделены на экране цветом, причем цвет заголовка вложенной группы должен отличаться от цвета заголовка группы верхнего уровня. MS Project автоматически подбирает цвета при создании новой группы, и они отображаются при выделении столбца группировки в таблице. Когда курсор стоит на соответствующей строке, поля настройки шрифта, цвета и узора для группы приобретают соответствующие значения.
Например, на рис. 4.22 выделено поле группировки Duration (Длительность), и поля Font (Шрифт), Cell background (Цвет фона ячеек) и Pattern (Узор) соответствуют оформлению заголовка этой группы в таблице (см. рис. 4.25). А на рис. 4.26 выделено поле группировки Cost (Затраты), и его фон ячейки и узор отличаются от аналогичных параметров для поля группировки верхнего уровня.
Если стандартные параметры оформления вам не подходят, их можно отредактировать. Для изменения шрифта заголовка группы служит кнопка Font (Шрифт), цвет фона и узор определяются параметрами в раскрывающихся списках. После завершения настройки параметров нажмем кнопку и вернемся в таблицу (рис. 4.27, файл ll.mpp).
Теперь группы задач с определенной длительностью разбиты на подгруппы с определенным диапазоном стоимости. Например, в группе задач длительно-
стью от 1 до 6 дней выделены подгруппы со стоимостью до и от $500 до $600. Поскольку в проекте нет задач длительностью 6 дней и стоимостью от $100 до $200, от $200 до $300 и от $300 до $400, то группы для них созданы не были.
Рис. 4.27. Строки таблицы теперь распределены по двум вложенным друг в друга группам
Создание и редактирование групп
Самый простой путь создать собственную группу для последующего использования — сохранить параметры группировки, настроенные описанным в предыдущем разделе способом.
Для сохранения группы на основе настроенных параметров нужно открыть диалоговое окно настройки параметров группировки с помощью команды меню Project Group by: Customize Group By (Проект Группировка Настройка группировки), а затем нажать в нем кнопку Save (Сохранить). В открывшемся окне (рис. 4.28) нужно указать название новой группы и определить, будет ли оно отображаться в подменю Project Group by: (Проект Группировка), установив или сбросив флажок in (Показывать в меню).
После того как вы нажмете кнопку К, группа будет сохранена и данные в таблице можно будет группировать в соответствии с настройками ее параметров.
Рис. 4.28. Диалоговое окно сохранения новой группы
Для создания группы на основе существующей нужно выбрать команду меню Project Group by: (Проект Группировка), затем перейти в режим настройки параметров группировки с помощью команды меню Project Group by: Customize Group By (Проект Группировка Настройка группировки) и далее сохранить изменения.
Для редактирования группы нужно открыть диалоговое окно со списком всех групп (рис. 4.29) командой Project Group by: More Groups (Проект Группировка Другие группы), выбрать нужную группу и нажать кнопку Edit (Изменить). После этого откроется диалоговое окно определения параметров группы (рис. 4.30, файл представляющее собой расширенную версию окна определения параметров группировки (см. рис. 4.22, файл
Рис. 4.29. Диалоговое окно со списком групп устроено по аналогии со списками таблиц и фильтров
Диалоговое окно редактирования свойств группы отличается наличием поля для редактирования названия группы (Name) и флажка Show in menu (Показывать в меню), определяющего, будет ли группа отображаться в подменю Project Group by: (Проект Группировка).
Сочетание методов группировки и фильтрации
Все рассмотренные методы отбора и упорядочивания данных в таблицах MS Project можно сочетать друг с другом. Например, можно одновременно применить фильтр и группировку — в таком случае в группы будут включены только данные, соответствующие фильтру.
Protect - 12е<рр -
I t*w Iriwt FgnMl lock e<O)Kt Col»o<«t« ®ndow ti*I t*w Iriwt FgnMl lock e<O)Kt Col»o<«t« ®ndow ti*No GroupCustom GroupComplete and Incomplete TasksConstraint Type Critical DurationNo GroupCustom GroupComplete and Incomplete TasksConstraint Type Critical DurationGroup 1Group 1&»«*: <7 1,4k Г p^fource&»«*: <7 1,4k Г p^fourceI Оигсбог,I Оигсбог,"3 _ "'^ew..."3 _ "'^ew...7, --Х7, --ХPriorityPriorityIIIIII(Priority Keeping Outline(Priority Keeping Outline33II55ЩЩJLЩЩJL"ti-uvuwwei□ Duration: 1 day - <( В Coat Nr <100$ сбор Подготов Предвари;■ • Доработк г| Редколле rПодготовРассылка"ti-uvuwwei□ Duration: 1 day - <( В Coat Nr <100$ сбор Подготов Предвари;■ • Доработк г| Редколле rПодготовРассылка11 Fab tQ11 Fab tQ22VV56,83 days56,83 days56,83 days56,83 daysФотос ьемке Подготовка ПодготовкаФотос ьемке Подготовка Подготовка
I t*w Iriwt FgnMl lock e<O)Kt Col»o<«t« ®ndow ti*
I t*w Iriwt FgnMl lock e<O)Kt Col»o<«t« ®ndow ti*
No Group
Custom Group
Complete and Incomplete Tasks
Constraint Type Critical Duration
No Group
Custom Group
Complete and Incomplete Tasks
Constraint Type Critical Duration
Group 1
Group 1
&»«*: <7 1,4k Г p^fource
&»«*: <7 1,4k Г p^fource
I Оигсбог,
I Оигсбог,
"3 _ "'^ew...
"3 _ "'^ew...
7, --Х
7, --Х
Priority
Priority
III
III
(
Priority Keeping Outline
(
Priority Keeping Outline
3
3
I
I
5
5
Щ
Щ
JL
Щ
Щ
JL
"ti-uvuwwei
□ Duration: 1 day - <( В Coat Nr <100$ сбор Подготов Предвари
;■ • Доработк г
| Редколле r
ПодготовРассылка
"ti-uvuwwei
□ Duration: 1 day - <( В Coat Nr <100$ сбор Подготов Предвари
;■ • Доработк г
| Редколле r
ПодготовРассылка
11 Fab tQ
11 Fab tQ
2
2
V
V
56,83 days
56,83 days
56,83 days
56,83 days
Фотос ьемке Подготовка Подготовка
Фотос ьемке Подготовка Подготовка
Рис. 4.30. Диалоговое окно определения параметров группы аналогично диалоговомуокну настройки параметров группировки
Предположим, что после группировки задач с созданной нами группой Group 1 мы хотим отобрать в таблице только те задачи, в которых принимают участие редакторы разделов журнала. Для этого после применения группировки Group 1 выберем в списке фильтров на панели инструментов Formatting (Форматирование) фильтр Resource Group (Группа ресурсов). Фильтр отобразит окно с запросом названия группы ресурсов, и мы введем Редактор раздела. Число строк в группе автоматически уменьшится (рис. 4.31, файл
Применение сортировки вместе с группировкой возможно, но сортировка может изменить только порядок строк внутри групп (порядок сортировки групп определяется в параметрах группировки). Например, в нашей таблице в группе задач с длинами от 1 до 6 дней и ценами от 0 до $100 задачи не отсортированы по стоимости. Для того чтобы отсортировать их, добавим в таблицу колонку Cost (Затраты) и, щелкнув правой кнопкой мыши на ее заголовке, выберем в контекстном меню команду Sort by (Сортировать по). В открывшемся окне параметров сортировки выберем порядок сортировкиAscending(Повозрастанию) и нажмем ОК. Данные в таблице автоматически перестроились (рис. 4.32, файл
При открытии файла программа осуществляет фильтрацию ресурсов, поэтому вы увидите окно фильтра с требованием ввести критерий фильтрации.
тт<а* в 3<а* в 3Tart NawTart NawйЖ$*е В;йЖ$*е В;^ПСЧТОВ^ПСЧТОВBl»fc'-'.>>^^Bl»fc'-'.>>^^-§B-§B.©■SU „ sew SKIM ea№* to* • sw "S*S№•:№>:* ^Wisi •'35 г ; Resource Group . •.©■SU „ sew SKIM ea№* to* • sw "S*S№•:№>:* ^Wisi •'35 г ; Resource Group . •□ C«rt:M.<1lM, ■РедактированиередактированиеСверка□ C«rt:M.<1lM, ■РедактированиередактированиеСверкаРис. 4.31. Так стала выглядеть таблица после применения фильтра Resource Group (Группаресурсов): теперьотображаютсятолькотезадачи, ввыполнении которых участвуют редакторы разделовРис. 4.31. Так стала выглядеть таблица после применения фильтра Resource Group (Группаресурсов): теперьотображаютсятолькотезадачи, ввыполнении которых участвуют редакторы разделов»:*«$<»:*«$<r^r^В1-с»;** намВ1-с»;** намСбор предложений от авторовПодготовка плана номераПредварительная редколлегияДоработкасзамечанийРедколлегияПодготовка редакционных заданийСбор предложений от авторовПодготовка плана номераПредварительная редколлегияДоработкасзамечанийРедколлегияПодготовка редакционных заданийУтверждениеУтверждениеПодготовка анонсов материаловПодготовка оглавленияВ11Подготовка анонсов материаловПодготовка оглавленияВ11..52,3,3 t?,Hdey*5313 days1 day33,33 days:226,63 d|ye52,3,3 t?,Hdey*5313 days1 day33,33 days:226,63 d|ye। 14,63 daysi। 14,63 daysi:W И ' F I 8 H u:W И ' F I 8 H u•••но*|4аЧ|ЛегроерШ£С«иар<1ерГЪкГие*не|4е%|,Уе) Яве»* >еЦ4-Г%ии ipoo( J IS), Сидоров WS|Тg *е**,е|51Ну1е1рие|5еч),Сцдороерг*У a**wN»g *.*«е|)еХкПегрое1*Ч|;С.моровре%);Ур** g С. адороН ?»X I■ C*Aupoe|ie\|•••но*|4аЧ|ЛегроерШ£С«иар<1ерГЪкГие*не|4е%|,Уе) Яве»* >еЦ4-Г%ии ipoo( J IS), Сидоров WS|Тg *е**,е|51Ну1е1рие|5еч),Сцдороерг*У a**wN»g *.*«е|)еХкПегрое1*Ч|;С.моровре%);Ур** g С. адороН ?»X I■ C*Aupoe|ie\|мсин;Ко) лоо;1еякина['мсин;Ко) лоо;1еякина['
т
т
<а* в 3
<а* в 3
Tart Naw
Tart Naw
йЖ$*е В;
йЖ$*е В;
^ПСЧТОВ
^ПСЧТОВ
Bl
»fc'-'.>>
^^
Bl
»fc'-'.>>
^^
-§B
-§B
.©■SU „ sew SKIM ea№* to* • sw "S*S№•:№>:* ^Wisi •
'
35 г ; Resource Group . •
.©■SU „ sew SKIM ea№* to* • sw "S*S№•:№>:* ^Wisi •
'
35 г ; Resource Group . •
□ C«rt:M.<1lM, ■
Редактирование
редактирование
Сверка
□ C«rt:M.<1lM, ■
Редактирование
редактирование
Сверка
Рис. 4.31. Так стала выглядеть таблица после применения фильтра Resource Group (Группаресурсов): теперьотображаютсятолькотезадачи, ввыполнении которых участвуют редакторы разделов
Рис. 4.31. Так стала выглядеть таблица после применения фильтра Resource Group (Группаресурсов): теперьотображаютсятолькотезадачи, ввыполнении которых участвуют редакторы разделов
»:*«$<
»:*«$<
r^
r^
В1-
с»;** нам
В1-
с»;** нам
Сбор предложений от авторов
Подготовка плана номера
Предварительная редколлегия
Доработкасзамечаний
Редколлегия
Подготовка редакционных заданий
Сбор предложений от авторов
Подготовка плана номера
Предварительная редколлегия
Доработкасзамечаний
Редколлегия
Подготовка редакционных заданий
Утверждение
Утверждение
Подготовка анонсов материалов
Подготовка оглавления
В11
Подготовка анонсов материалов
Подготовка оглавления
В11
.
.
52,3,3 t?,Hdey*
5
3
1
3 days
1 day
3
3,33 days:
2
26,63 d|ye
52,3,3 t?,Hdey*
5
3
1
3 days
1 day
3
3,33 days:
2
26,63 d|ye
। 14,63 days
i
। 14,63 days
i
:
W И ' F I 8 H u
:
W И ' F I 8 H u
•••но*|4аЧ|ЛегроерШ£С«иар<1ерГЪкГие*не|4е%|,Уе
) Яве»* >еЦ4-Г%ии ipoo( J IS), Сидоров WS|
Т
g *е**,е|51Ну1е1рие|5еч),Сцдороерг*У a**wN»
g *.*«е|)еХкПегрое1*Ч|;С.моровре%);Ур** g С. адороН ?»X I
■ C*Aupoe|ie\|
•••но*|4аЧ|ЛегроерШ£С«иар<1ерГЪкГие*не|4е%|,Уе
) Яве»* >еЦ4-Г%ии ipoo( J IS), Сидоров WS|
Т
g *е**,е|51Ну1е1рие|5еч),Сцдороерг*У a**wN»
g *.*«е|)еХкПегрое1*Ч|;С.моровре%);Ур** g С. адороН ?»X I
■ C*Aupoe|ie\|
мсин;Ко) лоо;1еякина['
мсин;Ко) лоо;1еякина['
Project -
tew.tot.ertЮр
। <а а а ^ а 9?, ® <f ^ ^.» о в v. е а ^
IЗЕ -5 : Resource Grou
|Редколлегия hretitNane■ 'Соя ■
i В1 day - <6 days
0Cotf:Oi <180$:''6?t
Подготовка оглавленияЩ
Подготовка анонсов материалов номера для обложки'
Предварительная плана номера
Редколлегия L■-—1 заданий
Доработкас учетом замечаний
редакционных заданий
Сбор предложений от авторов
Рис. 4.32. После применения сортировки данные в группе расположены в другом порядке
Команды сортировки, группировки и фильтрации составляют мощный механизм, позволяющий отбирать наиболее нужную информацию и представлять ее в удобном виде.
Что нового вы узнали?
О Принципы сортировки, группировки и фильтрации данных в таблицах.
О Как пользоваться структурной фильтрацией и автофильтром.
О Как создавать фильтры на основе существующих фильтров и автофильтра.
О Как создавать интерактивные фильтры.
О Как настраивать параметры группировки данных и группировки с интервалами.
О Как создавать и редактировать группы.
О Как одновременно использовать сортировку, группировку и фильтрацию.
I УРОКI УРОКДиаграмма ГантаДиаграмма Ганта
I УРОК
I УРОК
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта
О Основные элементы диаграммы Ганта
Изменение формата отображаемых
на диаграмме отрезков
Отбор данных для отображения
на диаграмме
Использование мастера для форматирования диаграмм
Форматирование шкалы времени
и вспомогательных линий диаграммы
Общие настройки диаграммы
Редактирование проектных данных
помощью диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта — это один из наиболее популярных способов графического представления плана проекта, применяемый во многих программах управления проектами.
В этом уроке вы узнаете, из каких основных элементов состоит эта диаграмма. Затем вы научитесь изменять формат отображаемых на диаграмме отрезков и определять, какая информация должна отображаться с их помощью. Причем эти операции вы сможете осуществлять как вручную, так и пользуясь специальным мастером. Наконец, вы узнаете, как форматировать шкалу времени и вспомогательные линии диаграммы, изменять ее общие настройки и редактировать с ее помощью проектные данные.
Диаграммы
Диаграммы являются графическим средством отображения содержащейся в проектном файле информации. Из диаграмм можно получить визуальное представление о последовательности задач, их относительной длительности и длительности проекта в целом. Не случайно первые диаграммы для представления хода работ по проекту появились уже в XIX веке и с тех пор остаются популярным средством для представления проектных данных.
В MS Project диаграммы являются не только средством просмотра проектной информации. С помощью диаграмм можно вводить новые данные и редактировать существующие.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта названа в честь Генри Ганта (1861-1919), соратника «отца научного менеджмента» Фредерика Тейлора (1856-1915). Гант изучал менеджмент на примере постройки кораблей во время Первой мировой войны и предложил свою диаграмму, состоящую из отрезков (задач) и точек (завершающих задач, или вех), как средство для представления длительности и последовательности задач в проекте. Диаграмма Ганта оказалась таким мощным аналитическим инструментом, что в течение почти ста лет не претерпевала изменений. И лишь в начале 1990-х для более подробного описания взаимосвязей в нее были добавлены линии связи между задачами.
)ПРИМЕЧАНИЕВсе элементы диаграммы Ганта в MS Project являются настраиваемыми от-
резками, каждый из которых может состоять из трех элементов: точки начала, точки окончания и промежуточной части (при этом любой из элементов может отсутствовать). При стандартной настройке отрезки, обозначающие фазы, содержат все три элемента (рис. 5.1). Отрезки, обозначающие задачи, состоят только из промежуточной части, а завершающие задачи — только из начальной точки. Далее в этом уроке мы рассмотрим, какэти настройки можно изменить.
ФазаФазаЗадачаЗавершающая задача (веха)ЗадачаЗавершающая задача (веха)Рис. 5.1. Основные элементы диаграммыЗадача и завершающая задачасоединены связью, обозначающей, что задача 3 следует после задачи 2Рис. 5.1. Основные элементы диаграммыЗадача и завершающая задачасоединены связью, обозначающей, что задача 3 следует после задачи 2В MS Project диаграмма Ганта (Gantt Chart) является основным средством визуализации плана проекта. Эта диаграмма представляет собой график, на котором по горизонтали размещена шкала времени, а по вертикали расположен список задач (рис. 5.2, файл При этом длина отрезков, обозначающих задачи, пропорциональна длительности задач. При наведении мыши на любой элемент диаграммы отображается всплывающая подсказка.
Фаза
Фаза
ЗадачаЗавершающая задача (веха)
ЗадачаЗавершающая задача (веха)
Рис. 5.1. Основные элементы диаграммыЗадача и завершающая задача
соединены связью, обозначающей, что задача 3 следует после задачи 2
Рис. 5.1. Основные элементы диаграммыЗадача и завершающая задача
соединены связью, обозначающей, что задача 3 следует после задачи 2
Finish: WedFinish: Wed£^^^^;Ивапрв(20%];Пвгров[20%ЬСц*оров(20%]
Finish: Wed
Finish: Wed
j ^^^1ванов[20%|;Петров(20%1;Ск1 opoB[?aMiYMptH*|lB*|
^Ивйнов[46%1;Пвгров[2 7%|;Сцдоров[2 7%|;Галкмна(46%];Уваров|46%]
^g, И**н<*| )еЧкГкщюе|ЗеХ|;€.цдо(>ое|МХ]
§.Иеаиое|4б%ЬПв1рое|27ХкСидоро^27Ч^е#н*ме(46Х);Уверое|46Ч|
. Иванрв[50%1;Петров[50%];Седоров[50%];Галкина(30%]. Иванрв[50%1;Петров[50%];Седоров[50%];Галкина(30%],Ko«Htw()rS|J)eip<*4)rthC**opoe(ia4|,Ko«Htw()rS|J)eip<*4)rthC**opoe(ia4|попо^.r- i ? Сидоров! 7»Ч)^.r- i ? Сидоров! 7»Ч)n ПимоноербХ|£ур*пе(МН);Семемое(2!n ПимоноербХ|£ур*пе(МН);Семемое(2!111111Иванов[бе%кПвфов[60%1;Сццоров[66%1Васнн;Ко <лов;Галкина150Ч];Иванов[30%];Петров[30%];Сцц>Иванов[бе%кПвфов[60%1;Сццоров[66%1Васнн;Ко <лов;Галкина150Ч];Иванов[30%];Петров[30%];Сцц>SummaryTask:текстовМол33dSummaryTask:текстовМол33dРис. 5.2. Так выглядит диаграмма Ганта в MS ProjectРис. 5.2. Так выглядит диаграмма Ганта в MS Project, Сергеева;УлеиАСвваБаранов[68%1;Ураганов[50%] ; ..»вр!$^ЯЙйее5й$88^ Баранов[М%];Ураганов|50%];Иванов[30%);П|, Сергеева;УлеиАСвваБаранов[68%1;Ураганов[50%] ; ..»вр!$^ЯЙйее5й$88^ Баранов[М%];Ураганов|50%];Иванов[30%);П|На диаграмме Ганта рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация (например, на рис. 5.2 рядом с задачами отображаются названия
. Иванрв[50%1;Петров[50%];Седоров[50%];Галкина(30%]
. Иванрв[50%1;Петров[50%];Седоров[50%];Галкина(30%]
,Ko«Htw()rS|J)eip<*4)rthC**opoe(ia4|
,Ko«Htw()rS|J)eip<*4)rthC**opoe(ia4|
по
по
^.r- i ? Сидоров! 7»Ч)
^.r- i ? Сидоров! 7»Ч)
n ПимоноербХ|£ур*пе(МН);Семемое(2!
n ПимоноербХ|£ур*пе(МН);Семемое(2!
111
111
Иванов[бе%кПвфов[60%1;Сццоров[66%1
Васнн;Ко <лов;Галкина150Ч];Иванов[30%];Петров[30%];Сцц>
Иванов[бе%кПвфов[60%1;Сццоров[66%1
Васнн;Ко <лов;Галкина150Ч];Иванов[30%];Петров[30%];Сцц>
Summary
Task:текстов
Мол33d
Summary
Task:текстов
Мол33d
Рис. 5.2. Так выглядит диаграмма Ганта в MS Project
Рис. 5.2. Так выглядит диаграмма Ганта в MS Project
, Сергеева;УлеиАСвва
Баранов[68%1;Ураганов[50%] ; ..
»вр!$^ЯЙйее5й$88^ Баранов[М%];Ураганов|50%];Иванов[30%);П|
, Сергеева;УлеиАСвва
Баранов[68%1;Ураганов[50%] ; ..
»вр!$^ЯЙйее5й$88^ Баранов[М%];Ураганов|50%];Иванов[30%);П|
задействованных в них ресурсов и их загрузка при выполнении задачи). Ее состав определяется настройками диаграммы, и в MS Project входят несколько заранее настроенных версий диаграммы Ганта, на которых рядом с отрезками отображается различная информация (табл. 5.1).
Таблица 5.1. Диаграммы MS Project, производные от диаграммы Ганта
Название диаграммы
Описание
Detail Gantt (Подробная диаграмма Ганта)
Диаграмма используется при оптимизации плана проекта, когда требуется равномерно распределять нагрузку между ресурсами
На диаграмме отображаются возможные периоды времени, на которые выполнение задачи можно отложить без изменения срока окончания проекта
Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с выравниванием)
Диаграмма используется для выравнивания нагрузки ресурсов (resource leveling). На ней отображаются все изменения, осуществленные в процессе выравнивания
Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием)
Диаграмма используется для сравнения запланированных сроков выполнения проекта и реальных в процессе выполнения проектных работ.
Для каждой задачи и фазы на диаграмме отображается запланированный срок выполнения и реальный
Multiple Baselines Gantt (Диаграмма Ганта с несколькими планами)
Диаграмма используется для сравнения первых трех базовых планов проекта
PA_Expected Gantt (Диаграмма
Ганта с ожидаемым планом проекта)
Диаграммы предназначены для анализа плана работ с помощью метода PERT (PERT Analysis, или сокращенно РА).
Поскольку метод заключается в построении трех планов (реалистичного, пессимистичного и оптимистичного) и их дальнейшем анализе, то для работы с ним используются три диаграммы
PA_Optimistic Gantt (Диаграмма Ганта с оптимистичным планом проекта)
PA_Pessimistic Gantt (Диаграмма Ганта с пессимистичным планом проекта)
Может получиться так, что вам понадобится изменить стандартную диаграмму Ганта или ее версию. В этом случае нужно воспользоваться возможностями форматирования диаграммы.
Форматирование диаграммы Ганта
В MS Project содержится большой набор средств для форматирования диаграммы Ганта. Они позволяют:
О изменять форму и цвет составляющих диаграмму фигур;
О определять, какая проектная информация отображается на диаграмме рядом с фигурами;
О отображать дополнительную графическую информацию (отклонение от базового плана и пр.);
О форматировать шкалу времени (тем самым уменьшая или увеличивая масштаб отображения плана проекта).
Настройка формы и цвета отрезков
Настройка формы и цвета элементов диаграммы определяется в диалоговом окне форматирования отрезков. Открывается оно после двойного щелчка на элементе диаграммы, который требуется отформатировать (рис. 5.3).
Рис. 5.З. Диалоговое окно форматирования отрезка
Диалоговое окно форматирования отрезка состоит из двух вкладок. Форма и цвет фигуры определяются на первой из них — BarShape (Форма отрезка). Здесь можно настроить отдельные параметры оформления начальной и конечной точек отрезка и его средней части.
Вкладка разбита на три раздела — Start (Начало), Middle (Середина) и End (Окончание), в которых определяются форма, заливка и цвет соответствующих частей редактируемой фигуры.
Форма частей отрезка выбирается в раскрывающемся списке Shape (Форма). Здесь определяется форма начала, середины и конца отрезка. Вид значка начала или окончания отрезка определяется в раскрывающемся списке Туре (Тип), содержащем три варианта: Solid (Заливка), Dashed (Пунктир) и Framed (Контур). При выборе первого варианта весь значок заполняется цветом, при выборе второго — заполняется точками с интервалами, а при выборе последнего — ограничивается цветной рамкой и не закрашивается внутри. Заливка средней части отрезка определяется в раскрывающемся списке Pattern (Узор), а в списке Color (Цвет) устанавливается цвет фрагментов фигуры.
В разделе Sample (Образец) можно увидеть, как внесенные изменения повлияют на внешний вид выбранной фигуры. Чтобы отрезок на диаграмме принял такой же вид, нужно нажать кнопку ОК. Чтобы сбросить сделанные изменения и вернуться к исходному виду отрезка, следует нажать кнопку Reset (Сброс).
Настройка текстовой информации, отображаемой рядом с отрезком
Рядом с отрезком можно отображать разнообразную текстовую информацию. Чтобы определить, какая текстовая информация будет выведена рядом с той или иной фигурой диаграммы, нужно щелкнуть на ней два раза и в открывшемся (уже знакомом нам) диалоговом окне форматирования элемента диаграммы перейти на вкладку Bar Text (Текст отрезка).
Текстовая информация, выводимая рядом с отрезком, является значением одного из столбцов «внутренней» таблицы. Поэтому для определения отображаемой рядом с отрезком информации нужно выбрать названия соответствующих столбцов.
Значения столбцов могут отображаться в разных позициях относительно отрезка: слева (Left) или справа (Right) от него, сверху (Тор), снизу (Bottom) или внутри (Inside) него. В каждой из позиций можно выбрать для отображения любой столбец.
Для того чтобы определить, в какой позиции будет отображено значение столбца, нужно установить курсор в строку с названием позиции и в раскрывающемся списке выбрать название столбца. Например, на рис. 5.4 поле Resource Names (Названия ресурсов) выбрано в строке с названием Right (Справа), следовательно, значения из этого поля будут отображаться справа от отрезка.
Рис. 5.4. На вкладке Bar Text (Текст отрезка) можно определить, какая текстовая информация будет отображаться рядом с отрезком
Просмотреть, как сделанные изменения повлияют на внешний вид отрезка, можно в разделе Sample (Образец). Кнопка ОК приведет к отображению сделанных изменений на диаграмме, a Reset (Сброс) — к сбросу изменений и возврату к исходному формату.
Часто приходится форматировать внешний вид сразу всех задач плана или задач определенного типа (например, завершающих). В таком случае стоит воспользоваться приемами группового форматирования отрезков.
Групповое форматирование элементов диаграммы
Групповое форматирование элементов диаграммы позволяет полностью настраивать вид диаграммы, определяя, какая именно информация из проектного файла и каким образом отображается на диаграмме. Для этого в диалоговом окне определяются типы (или стили) отрезков. Каждый стиль соотносится с определенным типом задач и имеет свои параметры представления на диаграмме.
Рис. 5.5. Диалоговое окно группового форматирования отрезков со стандартными настройками диаграммы Ганта
Диалоговое окно группового форматирования (рис. 5.5, файл вызывается с помощью команды меню Format Bar Styles (Формат Стили отрезков). Оно состоит из двух основных разделов. Верхний раздел содержит таблицу, в которой определяются отображаемые на диаграмме типы отрезков. Нижний раздел содержит две вкладки с параметрами, определяющими внешний вид типов отрезков, указанных в верхнем разделе.
В столбцах таблицы задаются основные свойства типов отрезков диаграмм. В первом столбце, Name (Название), определяется название типа отрезка — оно будет отображаться во всплывающей подсказке при наведении мыши на отрезок (например, на рис. 5.2 подсказка всплывает при наведении мыши на задачу типа Summary (Суммарная
Поле Appearance (Вид) отражает внешний вид элемента диаграммы в соответствии с настройками в нижнем разделе таблицы. Для того чтобы это поле изменилось, нужно установить курсор на строку с нужным типом отрезков и затем настроить параметры отображения, расположенные на вкладках нижней части окна. Поле Show Tasks (Отображать для задач) определяет, какие задачи отбирать для отображения данным стилем. Отбор происходит на основании полей типа Flag (Флаг), которые могут содержать значения только Yes (Да) или No (Нет).
Чтобы определить тип задач, нужно выбрать одно или несколько таких полей из раскрывающегося списка. Например, у фаз (суммарных задач) значение поля Summary(Суммарная) равно Yes (Да), и для отбора таких задач нужно выбрать в списке это поле. Кроме того, для «отсеивания» задач можно использовать префикс Not (He). Например, чтобы отделить обычные задачи от фаз (суммарных задач), в числе других критериев можно указать Not Summary (He суммарная), как у некоторых задач в таблице на рис. 5.5. В таком случае MS Project отберет для отображения те задачи, у которых значение этого поля равно No (Нет).
Для одного и того же типа задач на диаграмме может отображаться несколько отрезков, например на рис. 5.5 первые две строки, Task (Задача) и Progress (Ход выполнения), относятся к типу задач Normal (Обычная). В таких случаях они наслаиваются друг на друга, и поэтому отрезок хода выполнения работ (Progress) на диаграмме отображается поверх отрезка задачи (Task). При этом порядок «наслоения» определяется порядком следования стилей в таблице сверху вниз, поэтому если отрезок хода выполнения работ расположить до стиля отрезка задачи, то он не будет виден, поскольку более широкий отрезок задачи закроет его.
В тех случаях, когда вы хотите вывести на диаграмме несколько фигур для одного типа задач, но не хотите, чтобы они наслоились друг на друга, стоит воспользоваться столбцом Row (Строка). В таком случае разные отрезки для одной и той же задачи будут отображаться ДРУГ под другом, увеличивая таким образом высоту строки, отведенную каждой задаче на диаграмме. Номером в столбце Row (Строка) определяется порядок отображения фигур (сверху вниз): первым отображается отрезок с номером 1, вторым — 2 и т. д. Другой метод решения этой проблемы — выбрать для отображения задач тонкие отрезки.
Например, в представлении Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием) на диаграмме Ганта отрезок задачи состоит из двух тонких отрезков, один из которых соответствует задаче в базовом плане, а второй — ее реальному состоянию (рис. 5.6, файл Z.mpp).
Чтобы такой режим отображения задач был возможен, в стилях отрезков этой диаграммы для исходного плана задачи (Baseline) выбран отрезок высотой в половину стандартного отрезка и приподнятый (рис. 5.7). Для отображения актуального плана задачи (Task) выбран отрезок высотой в половину стандартного и расположенный внизу. Таким образом, совмещаясь на диаграмме, два отрезка умещаются в отведенной на задачу высоте (см. рис. 5.6, файл 2.mpp).
В полях From (С) и То (По) определяются начальные и конечные точки отрезка на диаграмме. Поскольку эти точки соотносятся с датами на временной оси вверху диаграммы, то для заполнения полей нужно выбрать одну из дат, связанных с задачей. Эти даты хранятся в определенных столбцах «внутренней» таблицы, и названия этих столбцов приводятся в раскрывающемся списке для ввода даты.
Например, на рис. 5.7 отрезок с названием Task отображается во временном интервале от запланированной даты начала задачи (она хранится в столбце Start (Начало) «внутренней» таблицы) до запланированной даты ее окончания (столбец Finish (Окончание)). Отрезок с названием Progress (Ход выполнения задачи), отражающий ход выполнения работ, отображается уже в диапазоне от реальной даты начала задачи (столбец Actual Start (Фактическое начало)) до текущего момента выполнения задачи (столбец CompleteThrough (Завершено по)).
Рис. 5.6. В представление Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием) включена диаграмма Ганта из двух отрезков, информирующих о базовом плане задачи и ее реальном состоянии
Рис. 5.7. Чтобы отобразить для одной задачи два отрезка вместо одного, ширина отрезков Task (Задача) и Baseline (Исходный план) установлена в половину стандартной, причем Task расположен в нижней половине отрезка, a Baseline — в верхней
Форматирование текстовых стилей
В диалоговом окне группового форматирования отрезков можно определить, какая именно текстовая информация отображается рядом с отрезками, но нельзя отформатировать ее (указать шрифт, цвет и пр.). Определить параметры отображения текста на диаграмме можно в диалоговом окне настройки текстовых стилей. Диалоговое окно настройки текстовых стилей (рис. 5.8, файл Z.mpp) вызывается командой меню Format ► Text Styles (Формат ► Стили текста) и повторяет аналогичное диалоговое окно форматирования таблиц, описанное в разделе «Форматирование данных в таблицах» урока 3, отличаясь лишь набором настраиваемых стилей.
Рис. 5.8. Диалоговое окно настройки текстовых стилей, используемых в диаграмме Ганта
В списке настраиваемых стилей содержатся стили, относящиеся как к сопровождающей диаграмму таблице, так и к самой диаграмме. Так, стили Top timescale tier (Верхний уровень временной шкалы), Middle timescale tier (Средний уровень временной шкалы) и Bottom timescale tier (Нижний уровень временной шкалы) определяют формат подписей, используемых на временной шкале.
Формат надписей рядом с отрезками диаграммы определяется стилями Bar Text — Left (Текст отрезка — слева), BarText — Right (Текст отрезка — справа), BarText — Top (Текст отрезка — сверху), BarText — Bottom (Текст отрезка — снизу) и BarText — Inside (Текст отрезка — внутри). Остальные стили относятся к строкам таблицы.
Форматирование шкалы времени
Отрезки на диаграмме имеют размер равный числу минимальных единиц измерения шкалы, содержащихся в длительности задачи. Например, если минимальная единица длительности составляет 1 день, то задача продолжительностью неделю на диаграмме будет представлена отрезком длиной в 7 единиц. Если же в качестве минимальной единицы выбрана неделя, то задача будет представлена отрезком длиной только в 1 единицу.
Чтобы задачи отображались на диаграмме в удобном масштабе, в диалоговом окне форматирования временной шкалы нужно изменить используемые едини-
измерения. Это диалоговое окно вызывается из подменю Format Timescale (Формат Шкала времени) или через контекстное меню временной шкалы с помощью команды Timescale (Шкала времени). Оно состоит из четырех вкладок (рис. 5.9, файл — Top Tier (Верхний уровень), Middle Tier (Средний уровень), Bottom Tier (Нижний уровень) и Non-working Time (Нерабочее время).
Шкала времени в диаграмме Ганта состоит из трех уровней — верхнего, среднего и нижнего, из которых обязателен только средний. Название уровня указывает на порядок отображения на временной шкале: нижний уровень отображается под средним, а средний — под верхним.
Каждый из уровней содержит единицы измерения, при этом единицы уровня, расположенного ниже, должны быть не больше единиц более высокого уровня. Например, если средний уровень разделен на месяцы, то нижний должен быть разделен на месяцы, недели, дни, часы или минуты, но не года. На рис. 5.9, например, в нижней части диалогового окна представлен образец временной шкалы, на которой единицей измерения верхней шкалы является день, а нижней — 2 часа.
Рис. 5.9. На вкладке Timescale (Шкала времени) осуществляется настройка единиц измерения, используемых временной шкалой; настраиваемая шкала видна в разделе Preview (Образец)
Задать число уровней шкалы можно с помощью раскрывающегося списка Show (Отобразить), расположенного на каждой из первых трех вкладок. После этого на вкладках, соответствующих отображаемым уровням, активизируются параметры для настройки уровней. Все вкладки для настройки уровней шкалы содержат одинаковые параметры.
Параметр Units (Единицы) содержит в раскрывающемся списке возможные единицы измерения шкалы: Years (Года), Half Years (Полугодия), Quarters (Кварталы), Months (Месяцы), Thirds of Months (Декады), Weeks (Недели), Days (Дни), Hours (Часы) и Minutes (Минуты).
В счетчике Count (Интервал) определяется число единиц в одном делении уровня. Например, на рис. 5.9 в среднем уровне число единиц равно 1, и поэтому одно
деление соответствует одному дню. В нижнем уровне число единиц в делении равно 2, поэтому каждое деление соответствует 2 часам.
Параметр Label(Надписи) определяет, в каком формате на уровне будут отображаться значения выбранных единиц измерения (например, «Пон. 31 2001» или «Понедельник, 31 января» и т. д.). Формат выбирается из раскрывающегося списка.
Деление (особенно на верхнем и среднем уровне, см. рис. 5.9) может быть довольно длинным, что дает простор для размещения его подписи. Расположение подписи в пространстве, отведенном для деления, определяется параметром Align (Выравнивание),враскрывающемсяспискекоторогоможновыбратьподходящий вариант: Left (По левому краю), Center (По центру) или Right (По правому краю).
В некоторых случаях при планировании проекта нужно относить затраты к финансовому, а не к календарному году. Если установить флажок Use Fiscal Year (Использовать финансовый год), то в шкале будет отображаться не календарный, а финансовый номер года1. Например, если финансовый год начинается в марте, то март 2001 календарного года будет считаться мартом 2002 финансового года, и соответствующая информация будет отображаться на диаграмме (рис. 5.10, файл З.трр).
Рис. 5.10. Фрагмент временной шкалы плана проекта с начинающимся в марте финансовым годом: февраль шкалы относится к 2001 году, а март — к 2002
Бывают и обратные ситуации, когда информацию о финансовом годе не требуется отображать на временной шкале. В таком случае флажок Use Fiscal Year нужно сбросить.
Сброс флажка Tick lines (Линии делений) уберет с временной шкалы разделительные линии между ее делениями. Для того чтобы спрятать разделительную линию между основной и дополнительной шкалой, нужно сбросить флажок Scale separator (Разделитель шкалы). Этот флажок, так же, как и счетчик Size (Размер), с помощью которого можно указать размер шкалы в количестве процентов от ее стандартного размера, относится не к выбранному уровню, а к шкале в целом.
На вкладке Non-working Time (Нерабочее время) диалогового окна форматирования временной шкалы (рис. 5.11, файл З.трр) определяются параметры отображения времени, не занятого работой.
Параметр Draw (Показывать) определяет, каким образом будут изображены нерабочие промежутки на диаграмме: под отрезками задач, над ними или же вовсе не будут отображаться. В первом случае нужно выбрать переключатель Behind task bars (За отрезками задач), и тогда отрезки не будут прерываться в нерабочие периоды. Во втором случае выбирается переключатель In front of task bars (Перед
О том, как настроить параметры финансового года для проекта, вы узнаете в уроке 10.
отрезками задач), и отрезки задач прерываются в нерабочее время. Вариант Do not draw (Нет) используется в последнем случае.
Рис. 5.11. Вкладка Non-working Time (Нерабочее время) диалогового окна форматирования временной шкалы
Стандартной настройкой диаграммы является отображение нерабочего времени под отрезками задач (см. рис. 5.6). Но иногда удобнее просматривать план работ, когда задачи прерываются на выходные, то есть нерабочее время отображается поверх отрезков. Пример такого форматирования диаграммы Ганта приведен на рис. 5.12 (файл
Рис. 5.12. На диаграмме нерабочее время отображается поверх отрезков, поэтому они прерываются на время выходных
Параметры Color (Цвет) и Pattern (Узор) определяют, каким цветом и с какой интенсивностью будут закрашены на диаграмме нерабочие периоды. Наконец, параметр Calendar (Календарь) задает проектный календарь, по которому отображается выходное
Для форматирования временной шкалы предназначено диалоговое окно Zoom (Масштаб), в котором можно изменить единицы измерения диаграммы в зависи-
В проекте может быть заведено несколько календарей с разными настройками рабочего и нерабочего времени. Речь об этом пойдет далее, в уроке 10.
мости от того, сколько дней из плана проекта должны разместиться в окне MS Project. Диалоговое окно Zoom (Масштаб) вызывается с помощью одноименной команды в контекстном меню временной шкалы.
В диалоговом окне масштабирования (рис. 5.13) нужно выбрать оптимальный период времени из плана проекта, который должен поместиться в видимой области диаграммы (то есть в области между таблицей и границей окна), и нажать кнопку ОК. Чтобы увидеть весь план проекта в одном окне, нужно выбрать переключатель Entire project (Весь проект), а кнопка Reset (Сброс) позволит вернуться к исходному форматированию шкалы.
Рис. 5.13. Диалоговое окно масштабирования временной шкалы в зависимости от числа дней из плана проекта, которые должны отобразиться в окне MS ProjectРис. 5.13. Диалоговое окно масштабирования временной шкалы в зависимости от числа дней из плана проекта, которые должны отобразиться в окне MS Project
Рис. 5.13. Диалоговое окно масштабирования временной шкалы в зависимости от числа дней из плана проекта, которые должны отобразиться в окне MS Project
Рис. 5.13. Диалоговое окно масштабирования временной шкалы в зависимости от числа дней из плана проекта, которые должны отобразиться в окне MS Project
СОВЕТ Для быстрого изменения формата временной шкалы (без вызова окна Zoom стоит воспользоваться кнопками Zoom In (Увеличить) и Zoom Out (Уменьшить), расположенными на панели инструментов Standard (Стандартная). Первая кнопка, представленная лупой со значкомзаменяет
единицы измерения более мелкими (например, недели на дни), увеличивая детализацию. Вторая, представленная кнопкой со значкомуменьшает
детализацию, заменяя единицы измерения на более крупные (например, дни на недели).
Вспомогательные линии
Большие диаграммы сложно просматривать без вспомогательных линий. Вертикальные вспомогательные линии позволяют быстро соотнести отрезок с временной а горизонтальные линии — с задачей в списке.
По умолчанию на диаграмме отображаются только вертикальные линии, отделяющие недели друг от друга (см. рис. 5.9), но зачастую для удобства просмотра диаграммы требуется отобразить и другие линии.
Для настройки параметров отображения вспомогательных линий нужно открыть диалоговое окно (Сетка), выбрав команду меню Format
(Формат Сетка) или команду Gridlines (Сетка) контекстного меню диаграммы. Диалоговое окно форматирования сетки (рис. состоит из списка возможных линий (табл. 5.2) и списка настраиваемых для каждой из них параметров. Нужно выбрать линию из списка и затем настроить параметры ее отображения.
Рис. 5.14. Диалоговое окно форматирования сетки диаграммы
Таблица 5.2. Линии, которые могут отображаться на диаграмме Ганта
Название линии
Описание
Gantt Rows (Строки диаграммы Ганта)
Горизонтальные линии на диаграмме, соответствующие линиям между названиями задач в сопутствующей диаграмме таблице
Ваг Rows (Строки отрезков)
Горизонтальные линии на диаграмме, отображающиеся между несколькими отрезками для одной задачи (если такой режим был выбран при настройке стилей отрезков)
Major Columns (Линия раздела среднего уровня)
Вертикальные линии, соответствующие границам между единицами измерения на среднем уровне временной шкалы
Minor Columns (Линия раздела нижнего уровня)
Вертикальные линии, соответствующие границам между единицами измерения на нижнем уровне временной шкалы
Current Date (Текущая дата)
Вертикальная линия, соответствующая текущей дате
Sheet Rows (Строки листа)
Линии, разделяющие строки сопутствующей диаграмме таблицы
Sheet Columns (Столбцы листа)
Линии, разделяющие колонки сопутствующей диаграмме таблицы
TitleVertical(Вертикальные в заголовке)
Вертикальные линии, разделяющие единицы временной шкалы
Title Horizontal (Горизонтальные в заголовке)
Горизонтальные линии, разделяющие единицы временной шкалы
Page Breaks (Разрывы страниц)
Линии, соответствующие разрыву страниц при печати
Project Start (Начало проекта)
Вертикальная линия, соответствующая дате начала проекта
Project Finish (Окончание проекта)
Вертикальная линия, соответствующая дате завершения проекта
Status Date (Дата отчета о состоянии)
Вертикальная линия, соответствующая дате отчета о состоянии проекта
Top Tier (Линия раздела верхнего уровня)
Вертикальные линии, соответствующие границам между единицами измерения на верхнем уровне временной шкалы
Форматирование линий заключается в определении двух свойств: Туре (Тип) и Color (Цвет). Тип определяет, какой вид будет иметь линия (сплошная, пунктирная и т. п.). Кроме того, в списке вариантов типов содержится пункт без линии (как на рис. 5.14). Его выбор уберет линию с диаграммы.
Некоторые линии могут выводиться с определенным интервалом, и при их редактировании становится активным раздел настроек Atinterval (Синтервалом). В нем можно определить интервал, с которым будет отображаться линия, а также ее цвет и тип.
Пример форматирования диаграммы
Для представления больших проектов часто требуется продемонстрировать только фазы плана, не детализируя его до уровня задач. Отформатируем диаграмму таким образом, чтобы на ней отображались только фазы проекта, причем рядом справа и слева от отрезков фаз отображались даты начала и окончания фазы.
Поскольку при стандартных настройках рядом с отрезками фаз информация не отображается, придется отредактировать стили этих отрезков. Для этого откроем диалоговое окно Bar Styles (Стили отрезков) и отредактируем стиль Summary (Суммарная задача). Выберем этот стиль из списка (рис. 5.15, файл и перейдем на вкладку Text (Текст). Выберем столбец Start (Начало) для отображения слева от отрезка, а для отображения справа — столбец Finish (Окончание).
Рис. 5.15. Редактирование стиля Summary (Суммарная задача). Для удобства мы удалили все ненужные стили, и на диаграмме будут отображаться только отрезки этих типов
После этого нажмем кнопку и вернемся к диаграмме. Чтобы оставить на ней только фазы, воспользуемся командой меню Project Outline Show Outline Level 2 (Проект Структура Показать Уровень 2). Теперь на диаграмме отображены только фазы, но все они не умещаются на одном экране. Чтобы поместить весь про-
ект на одном экране программы, воспользуемся командой Zoom (Масштаб) контекстного меню временной шкалы диаграммы. В открывшемся окне выберем переключатель Entire project (Весь проект), и формат диаграммы изменится нужным образом (рис. 5.16, файл
Рис. 5.16. Так выглядит отформатированная диаграмма Ганта: рядом с отрезками фаз отображаются даты их начала и окончания
Предположим, что для печати этой диаграммы нам не нужны пересекающие ее вертикальные линии. Для того чтобы убрать их с диаграммы, откроем диалоговое окно Gridlines (Сетка), выберем линию Major Columns (Линия раздела среднего уровня) и в раскрывающемся списке Туре (Тип) выберем пункт, не содержащий линию. Нажмем и на диаграмме линии пропадут (рис. 5.17, файл
Рис. 5.17. Сдиаграммы убраны вертикальные линии
Теперь попробуем изменить шрифт, используемый на диаграмме для подписей рядом с отрезками. Откроем диалоговое окно настройки текстовых стилей (см. рис. 5.8) и в поле Item to change (Изменяемый) выберем стиль Right (Текст отрезка — справа), после изменим стиль начертания на полужирный курсив и установим размер шрифта равный пунктам. На диаграмме
увеличится размер шрифта, используемого для обозначения даты окончания работ (рис. 5.18, файл 9.mpp).
Рис. 5.18. С помощью форматирования текстовых стилей можно изменить формат отображаемой рядом сотрезкамиинформации
Настройка дополнительных параметров диаграммы
Настройка параметров диаграммы не ограничивается определением параметров отображения отрезков на ней. Диалоговое окно Layout (Макет) позволяет определить некоторые ее дополнительные свойства, общие для всех размещенных на ней отрезков.
Данное диалоговое окно (рис. 5.19) вызывается командой меню Format ► Layout (Формат ► Макет) или командой Layout (Макет) контекстного меню диаграммы Ганта.
Рис. 5.19. Диалоговое окно определения общих параметров диаграммы Ганта
В разделе Links (Связи) диалогового окна определяется, как на диаграмме отображаются связи между задачами. Левый переключатель отменяет отображение связей, а средний и правый позволяют выбрать один из двух вариантов отображения.
Элементы, размещенные в разделе Bars (Отрезки), служат для настройки параметров отображения отрезков. В раскрывающемся списке Date format (Формат дат) задается формат отображения дат на диаграмме. Значение параметра Bar height (Высота отрезков) соответствует высоте отрезков на диаграмме. Высота определяется в пунктах (как высота шрифта), например на рис. 5.23 высота отрезков больше стандартной и составляет 16 пунктов.
В MS Project есть возможность отображать сводную информацию о задачах, включенных в фазу, на отрезке самой фазы. В этом режиме все отрезки задач совмещаются в единый отрезок, который отображается на диаграмме в качестве отрезка, обозначающего фазу. Включение этого режима осуществляется с помощью флажка Always roll up Gantt bars (Всегда выполнять сведение отрезков диаграммы Ганта).
Просматривать сводную информацию обо всех задачах фазы удобно, когда на диаграмме отображаются только отрезки фаз, а отрезки задач скрыты (рис. 5.20, файл 7.mpp). Когда же на диаграмме видны задачи, составляющие фазу, то потребность в сводной информации отпадает. Для того чтобы убирать сводную информацию из отрезка фазы, когда отображаются входящие в нее задачи, служит флажок Hide rollup bars when summary expanded (Скрывать сведенные отрезки при развертывании суммарных задач).
Рис. 5.20. Так выглядит диаграмма Ганта, на которой на отрезках фаз отображается сводная информация
Флажок Round bars to whole days (Округлять отрезки до целых дней) определяет, как будут отображаться отрезки с некруглой длиной (например, полтора дня): удлиняться до ближайшего целого или отображаться без изменений. При этом реальная длительность задачи не меняется, удлиняется только отрезок на диаграмме.
Округление отрезков стоит использовать только при небольших единицах измерения на временной шкале, потому что при просмотре графика с единицей измерения в неделю отрезки будут округляться до целой недели (под «днем» в названии флажка понимается единица измерения временной шкалы, выбранная для просмотра диаграммы).
Флажок Show bar splits (Показывать прерывания отрезков) определяет, будут ли на диаграмме особым образом отображаться задачи с прерыванием. И последний флажок, Show drawings (Показывать рисунки), управляет отображением на диаграмме рисунков, вставленных или созданных средствами MS Project.
Мастер диаграмм
Для быстрой настройки многочисленных параметров диаграммы в MS Project входит специальный компонент — Мастер диаграммМас
тер вызывается командой меню Format GanttChartWizard (Формат Мастер диаграмм Ганта) или с помощью команды GanttChartWizard (Мастер диаграмм Ганта) в контекстном меню диаграммы Ганта. Кроме того, для вызова мастера служит крайняя правая кнопка на панели инструментов Formatting (Форматирование).
Работа мастера состоит из нескольких шагов, на которых нужно последовательно определять основные параметры настраиваемой диаграммы. Для перемещения между шагами используются кнопки Back (Назад) и Next (Вперед). На любом из шагов (начиная со второго) мастера можно прервать и завершить настройку диаграммы, нажав кнопку Finish (Завершить).
Первый шаг содержит приветствие и его можно пропустить. На втором (рис.нужно определить, какая информация будет отображаться на диаграм
ме. Мастер предлагает три основных варианта: Standart (Стандартная) соответствует обычному формату диаграммы, используемому при создании нового проекта;Path (Критический путь) отображает обычную диаграмму, на которой
критические задачи выделены цветом; Baseline (Исходный план) отобразит диаграмму с совмещением отрезков, соответствующих исходному плану, и отрезков, отображающих фактический ход работ.
Рис. 5.21. Второйнастройки диаграммы Ганта с помощью мастера:
выбираемотображаемуюинформацию
В раскрывающемся списке Other (Другие) содержатся дополнительные версии первых трех вариантов настройки диаграммы. Отличаются они графическими элементами, использованными для оформления отрезков. В окне
ного просмотра будут отображаться основные элементы диаграммы, что дает возможность получить представление о том, как она будет выглядеть. Например, на рис. 5.21 в окне предварительного просмотра можно увидеть, как будет выглядеть диаграмма Ганта при применении варианта Status 1 (Состояние: стиль 1).
Наконец, переключатель Custom Gantt Chart (Настроить диаграмму Ганта) служит для перехода в режим детальной настройки параметров диаграммы. В этом режиме вы должны будете самостоятельно определить тип отображаемой на диаграмме информации, форму и цвет отрезков и формат отображаемой текстовой информации.
Параметры, настраиваемые на дальнейших шагах мастера, не должны вызывать затруднений, поскольку повторяют параметры, присутствующие в трех диалоговых окнах форматирования диаграммы, рассмотренных выше.
Удобство работы с мастером заключается в том, что для отображения на диаграмме нового типа информации (например, о базовом плане) вам достаточно выбрать соответствующий параметр, например Standard (Стандартная), и нажать кнопку Finish (Завершить). Отображение такой информации с помощью средств группового форматирования элементов занимает существенно больше времени. С другой стороны, диалоговые окна группового форматирования и настройки дополнительных параметров позволяют настраивать свойства диаграммы, недоступные при работе с мастером.
Редактирование проектных данных
на диаграмме Ганта
Диаграмма Ганта дает возможность не только просматривать проектную информацию в удобном формате, но и редактировать ее, причем особенно удобны возможности редактирования с помощью мыши.
Для изменения даты начала и окончания задач нужно навести мышь на середину отрезка, чтобы курсор принял форму креста с четырьмя стрелками, и перетащить ее вправо или влево*. Чтобы увеличить или уменьшить длительность задачи, нужно подвести курсор к правому краю отрезка, чтобы он принял вид полосы со стрелкой вправо, и перетащить край отрезка вправо или влево. А если подвести курсор к левому краю задачи, то он примет вид полосы со знаком процента, и перетаскивая его можно определить процент выполнения задачи.
Для связи задач друг с другом достаточно навести курсор на середину отрезка исходной задачи и, когда он примет вид креста со стрелками, потащить курсор к другой задаче. По мере продвижения курсора за ним будет тянуться линия («связь») — ее нужно «бросить» на отрезок задачи, с которой связывается исходная. Редактировать связь можно с помощью диалогового окна, открывающегося после двойного щелчка на связи (рис. 5.22). В раскрывающемся списке Туре (Тип) можно выбрать тип связи, а в счетчике Lag (Запаздывание) — временной интервал между связанными задачами. Кнопка Delete (Удалить) удаляет связь.
Программа не дает перемещать выполненные задачи.
Рис. 5.22. Диалоговое окно редактирования связи на диаграмме Ганта
Наконец, на диаграмме Ганта можно прервать задачу (когда работа требует перерыва, например, если исполнитель задачи заболел), причем это единственный способ осуществления операции прерывания. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на отрезке задачи и в контекстном меню выбрать команду Split Task (Прервать задачу). После этого нужно установить курсор в точку отрезка, с которой начнется перерыв, и тащить его вправо. Задача разделится на две составляющие, соединенные точками (рис. 5.23, файл Для отмены разделения нужно перетащить одну из частей задачи вплотную к другой, и отрезки снова станут единым целым.
Рис. 5.23. В центре рисунка расположена прерванная задача, перерыв отмечен точками
С помощью контекстного меню, появляющегося при щелчке правой кнопкой на отрезке задачи, можно попасть в диалоговое окно определения свойств задачи, Task Information (Сведения о задаче). В этом окне можно редактировать все свойства задачи. Подробнее оно будет описано в уроках 11 и 12.
Что нового вы узнали?
О Что такое диаграмма Ганта и из каких элементов она состоит.
О Какие подвиды диаграммы Ганта включены в MS Project и для чего они предназначены.
О Как определять форму и цвет отрезков диаграммы и отображаемую рядом с ними информацию для отдельного отрезка и их группы.
О Как форматировать шкалу времени «вручную» и с помощью средств автоматизированного масштабирования.
О Как использовать вспомогательные линии.
О Как настраивать дополнительные параметры диаграммы: способ отображения зависимостей между задачами, округление длительности задач и пр.
О Как использовать мастер диаграммы Ганта для автоматизированного форматирования диаграммы.
О Как редактировать проектные данные на диаграмме Ганта.
(р) I УРОК(р) I УРОКСетевые графикиСетевые графики
(р) I УРОК
(р) I УРОК
Сетевые графики
Сетевые графики
Форматирование отдельного блока сетевого графика
Форматирование группы блоков
Параметры размещения блоков
на графике
о Работа со схемой данных MS Project
Сетевой график, или блок-схема, — не менее популярное средство визуализации плана проекта, чем диаграмма Ганта. Не случайно в MS Project имеется три вида сетевых графиков.
В этом уроке вы научитесь определять формат блоков сетевых графиков и тем самым отображать на них нужную вам информацию. Вы освоите форматирование как отдельного блока графика, так и группы блоков. Кроме того, вы узнаете, как определять параметры размещения блоков на графике, и научитесь работать со схемой данных MS Project.
Виды сетевых графиков в MS Project
На сетевом графике задачи представлены в виде блоков (Box, что переводится в MS Project как Рамка), соединенных стрелками в блок-схему в соответствии с взаимосвязями задач в плане проекта.
Такой принцип организации сетевого графика делает его удобным инструментом для анализа последовательности работ в рамках проекта. Кроме того, с его помощью удобно планировать проекты с большим числом связей между задачами. В MS Project есть три графика, которые можно отнести к сетевым: это собственно Network Diagram (Сетевой график), Descriptive Network Diagram (Сетевой график с описанием) и Relationship Diagram (Схема данных).
Отличие сетевого графика с описанием от стандартного сетевого графика заключается только в повышенной информативности блоков: по умолчанию на них отображается больше информации. Поэтому все приемы, описанные в следующем разделе, относятся в полной мере и к сетевому графику с описанием. Нет приемов для работы с графиком с описанием, которые бы не могли быть применены к стандартному сетевому графику.
Принцип построения и внешний вид схемы данных отличается от первых двух графиков. Разница состоит в том, что на первых двух графиках можно сразу просматривать информацию обо всем плане проекта, а на схеме данных — только об одной задаче из этого плана. Поэтому данной диаграмме, в отличие от сетевого графика с описанием, мы посвятили целый раздел этого урока.
Сетевой график
Блоки графика могут различаться цветом и формой в зависимости от типа задачи (обычная задача, завершающая задача или фаза) и ее состояния (выполняется, не выполняется, завершена). На блоке может быть указана любая дополнительная информация, например на рис. 6.1 это название задачи, даты начала и окончания, длительность и задействованные ресурсы. На этом сетевом графике параллелепипедами обозначены фазы, прямоугольниками — задачи, а многоуголь-
никами — завершающие задачи. Начатые задачи перечеркнуты одной линией, а завершенные — двумя. Стрелки соответствуют связям между задачами. Рядом. со связями указывается их тип.
И.И.Подготовка редакционным
И.
И.
Start ।,
Я^х^Йеагое] 50%]/ Г%т^]$а%
/ Подготовка обложки
Start: 29^Т»2.'"18у П*Ь:21ДЗД2>?,33 day?
Рис. 6.1. Фрагмент плана проекта на сетевом графике
Рис. 6.2. Фрагмент плана проекта на сетевом графике с описанием. Блоки обозначают те же задачи, что и блоки на рис. 6.1, но информации в них представлено большеРис. 6.2. Фрагмент плана проекта на сетевом графике с описанием. Блоки обозначают те же задачи, что и блоки на рис. 6.1, но информации в них представлено большеНа рис. 6.2 представлены блоки сетевого графика с описанием, и в них указано больше информации, чем в блоках стандартного сетевого графика: добавлены данные о типе задачи и степени выполнения.
Рис. 6.2. Фрагмент плана проекта на сетевом графике с описанием. Блоки обозначают те же задачи, что и блоки на рис. 6.1, но информации в них представлено больше
Рис. 6.2. Фрагмент плана проекта на сетевом графике с описанием. Блоки обозначают те же задачи, что и блоки на рис. 6.1, но информации в них представлено больше
Блоки графика могут быть сориентированы относительно друг друга в зависимости от даты начала работ. В таком случае график делится на колонки, соответствующие единице измерения (день, неделя, месяц), и тогда задачи, начинающиеся в один и тот же момент (день, неделю, месяц), будут находиться в одной колонке. Размер блоков с длительностью задач при этом не соотносится.
Форматирование сетевого графика
В MS Project включен большой набор средств по форматированию сетевого графика, и эти средства позволяют изменять как оформление его блоков, так и состав отображаемой в них информации.
Принципы форматирования сетевого графика не отличаются от принципов форматирования диаграммыможно отформатировать отдельный элемент гра-
группу элементов и настроить дополнительные параметры группы.
Форматирование блока
Чтобы отформатировать блок, нужно щелкнуть на нем, а затем открыть диалоговое окно форматирования (рис. 6.3), выбрав команду меню Format Box (Формат Рамка) или команду Format Box (Формат рамки) в контекстном меню блока.
Рис. 6.3. Диалоговое окно форматирования блока сетевого графика позволяет определять внешний видблока и отображаемую в нем информациюРис. 6.3. Диалоговое окно форматирования блока сетевого графика позволяет определять внешний видблока и отображаемую в нем информацию
Рис. 6.3. Диалоговое окно форматирования блока сетевого графика позволяет определять внешний видблока и отображаемую в нем информацию
Рис. 6.3. Диалоговое окно форматирования блока сетевого графика позволяет определять внешний видблока и отображаемую в нем информацию
В верхней части диалогового окна располагается область Preview (Образец), отображающая вид блока с установленными настройками. За ней следует раздел Data template (Шаблон данных), в котором определяется, какая информация отображается внутри блока.
ПРИМЕЧАНИЕПРИМЕЧАНИЕДля настройки отображаемой внутри блока информации нужно выбрать шаблон из раскрывающегося списка (на рис. 6.3 в нем активен пункт Standard (Стан- Шаблон определяет табличную структуру блока (сколько ячеек для вывода данных отображается внутри блока) и имена столбцов «внутренней» таблицы, значения которых отображаются в этих ячейках. При выборе нового шаблона образец в области предварительного просмотра автоматически обновится.
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ
Отличие сетевого графика (Network Diagram) от сетевого графика с описанием (Descriptive Network Diagram) заключается только в более информативных шаблонах, используемых во втором графике.
В шаблоне блока не хранится его графическое оформление, и для определения его внешнего вида предназначены дополнительные параметры. В раскрывающемся списке Shape (Форма) выбирается форма блока, в списке Color (Цвет) — цвет его рамки, а в списке Width (Ширина) — ее толщина. Флажки Show horizontal gridlines (Горизонтальные линии сетки) и Show vertical gridlines (Вертикальные линии сетки) определяют, будут ли ячейки в таблице внутри блока разделяться линиями.
В разделе Background (Фон) задаются параметры фона блока. Цвет выбирается из списка Color (Цвет), а заливка из списка Pattern (Узор). С помощью кнопки Reset (Сброс) можно вернуться к стандартным значениям параметров блока, а с помощью кнопки о К — сохранить сделанные изменения и вернуться к графику.
Работа с шаблонами блоков
Если ни один из стандартных шаблонов не соответствует потребностям, то можно создать новый шаблон или отредактировать наиболее подходящий существующий. Это можно проделать с помощью диалогового окна с полным списком шаблонов данных, которое открывается щелчком на кнопке More Templates (Другие шаблоны) в диалоговом окне форматирования блока (см. рис. 6.3). Кроме того, открыв это диалоговое окно, можно понять, как устроены шаблоны данных в сетевом графике.
Верхний раздел этого диалогового окна (рис. 6.4) по структуре аналогичен подобным разделам в окнах со списками таблиц, фильтров и пр. В нем находится список шаблонов и кнопки для доступа к их редактированию. Ниже располагается область предварительного просмотра, в которой отображается соответствующая выбранному в списке шаблону структура блока графика. Над ней расположено поле Show data from task ID (Показать данные задачи с идентификатором), в котором можно выбрать номер задачи из плана проекта, после чего в области предварительного просмотра шаблон заполнится данными этой задачи.
Рис. 6.4. Диалоговое окно со списком всех шаблонов данных
Создание шаблона блокаДля создания нового шаблона служит диалоговое окно определения его свойств, в которое можно попасть, нажав кнопку New (Создать). В этом диалоговом окне (рис. 6.5) осуществляется настройка структуры блока графика, состава и формата отображаемой в них информации.Создание шаблона блокаДля создания нового шаблона служит диалоговое окно определения его свойств, в которое можно попасть, нажав кнопку New (Создать). В этом диалоговом окне (рис. 6.5) осуществляется настройка структуры блока графика, состава и формата отображаемой в них информации.Data T emplate Definition/:Data T emplate Definition/:?j xj?j xjtemplate цате: : j Шаблон 1template цате: : j Шаблон 1Format ceSsFormat ceSsShow data from task ID: |2 ejShow data from task ID: |2 ejCel Layout.Cel Layout.Стоимость: 193$Стоимость: 193$I Дата:I Дата:]Т| U 10.01.02]Т| U 10.01.02
Создание шаблона блока
Для создания нового шаблона служит диалоговое окно определения его свойств, в которое можно попасть, нажав кнопку New (Создать). В этом диалоговом окне (рис. 6.5) осуществляется настройка структуры блока графика, состава и формата отображаемой в них информации.
Создание шаблона блока
Для создания нового шаблона служит диалоговое окно определения его свойств, в которое можно попасть, нажав кнопку New (Создать). В этом диалоговом окне (рис. 6.5) осуществляется настройка структуры блока графика, состава и формата отображаемой в них информации.
Data T emplate Definition/:
Data T emplate Definition/:
?j xj
?j xj
template цате: : j Шаблон 1
template цате: : j Шаблон 1
Format ceSs
Format ceSs
Show data from task ID: |2 ej
Show data from task ID: |2 ej
Cel Layout.
Cel Layout.
Стоимость: 193$
Стоимость: 193$
I Дата:
I Дата:
]Т| U 10.01.02
]Т| U 10.01.02
Работа: 26 hrsi
fl-rawe . 5®W'fl-rawe . 5®W'StartStartWorkWorkKostKostРис. 6.5. Диалоговое окно определения свойств шаблонаРис. 6.5. Диалоговое окно определения свойств шаблона
fl-rawe . 5®W'
fl-rawe . 5®W'
Start
Start
Work
Work
Kost
Kost
Рис. 6.5. Диалоговое окно определения свойств шаблона
Рис. 6.5. Диалоговое окно определения свойств шаблона
В поле Template name (Имя шаблона) указывается название шаблона, под которым он будет фигурировать в списке шаблонов в дальнейшем.
Шаблон является таблицей, ячейки которой могут содержать как текстовую информацию, введенную вручную (одинаковую для всех задач — блоков графика), так и данные, извлекаемые из определенного столбца «внутренней» таблицы MS Project (изменяющиеся в зависимости от задачи). Кроме того, в ячейках может сочетаться текстовая информация и извлекаемые данные.
Число ячеек, составляющих шаблон, определяется после нажатия кнопки Cell Layout (Макет ячеек). В открывшемся одноименном диалоговом окне (рис. 6.6) число ячеек шаблона определяется счетчиками Number of rows (Число строк) и Number of Columns (Число столбцов).
Размер ячеек определяется в процентах от стандартного размера в счетчике % (of standard size) (% (от обычного размера)). Кроме того, здесь можно задать принцип отображения пустых ячеек: они могут либо сливаться с заполненными данными ячейками, либо не сливаться. Для выбора первого варианта нужно выбрать переключатель Merge blank cells with cell to left (Объединять пустые ячейки с ячейкой слева), а для второго — переключатель Do not merge blank cells (He объединять пустые ячейки).
Рис. 6.6. Диалоговое окно определения расположения ячеек
После того как число ячеек и принципы их отображения определены, нужно нажать кнопку о К и вернуться к диалоговому окну определения свойств шаблона. Автоматически в области предварительного просмотра будет отображена таблица, соответствующая указанным в окне Cell Layout (Макет ячеек) параметрам, и станут доступными ячейки для ввода в области Choose cell(s) (Выбор ячеек). На рис. 6.5 видно, что шаблон состоит из 6 ячеек (3 ряда по 2 ячейки) и, соответственно, в диалоговом окне определения свойств шаблона вводить данные можно именно в 6 ячеек из 16 возможных.
Для того чтобы определить, какие данные будут отображаться в ячейке шаблона, в нее нужно установить курсор. В углу ячейки появляется значок раскрывающегося списка. Щелкнув на нем, можно выбрать поле из «внутренней» таблицы, данные из которого будут отображаться в выбранной ячейке. На рис. 6.5, например, выбрано поле Cost (Затраты).
Рядом с данными из поля в ячейке может отображаться произвольный текст, указанный пользователем. Для этого нужно установить флажок Show label in cell (Надпись в ячейке) и ввести текст в поле ввода рядом с ним. Введенный текст отображается слева от данных из поля «внутренней таблицы». Например, на рис. 6.5 рядом со стоимостью задачи отображается текст Стоимость.
Можно отобразить в ячейке шаблона только текст, без данных из «внутренней» таблицы. В таком случае не нужно выбирать поле для отображения в ячейке таблицы, а достаточно только установить флажок Show label in cell (Надпись в ячейке) и ввести текст. На рис. 6.5 так оформлена первая ячейка во втором ряду: поле с данными для отображения не выбрано, но введен текст Дата:. Сама же дата отображается в соседней ячейке.
Чтобы определить, каким шрифтом будут отображаться данные в ячейке, нужно выделить ее и нажать кнопку Font (Шрифт). Отобразится стандартное для MS Project диалоговое окно определения свойств шрифта, в котором можно осуществить нужные настройки. Выбранные настройки отображаются рядом с кнопкой (например, на рис. 6.5 выбран шрифт Tahoma размером 8 пунктов полужирного начертания).
Высота ячейки выбирается из списка Limit cell text to (Текст в ячейке ограничен) — здесь она измеряется числом строк. Высота строки таблицы равна высоте самой высокой ячейки. Например, на рис. 6.5 высота первой строки таблицы составляет 2 строки, второй — 1 строку, а третьей — 3 строки.
Для определения расположения текста и данных внутри ячейки служат раскрывающиеся списки Horizontal alignment (Горизонтальное выравнивание) и Vertical alignment (Вертикальное выравнивание). Например, данные во всех ячейках на рис. 6.5 выровнены по центру вертикали. Горизонтальное выравнивание во всех ячейках установлено по левому краю, кроме нижней, где установлено выравнивание по правому краю.
Если в ячейке выбрано для отображения поле «внутренней» таблицы, содержащее дату, то становится активным раскрывающийся список Date format (Формат даты). С его помощью можно установить оптимальный формат для отображения дат в любой ячейке шаблона.
По мере настройки шаблона полезно представлять, какой вид примет блок на графике, когда в нем будут отображены реальные данные. Для того чтобы просмотреть их в блоке, нужно ввести в поле Show data from task ID (Показать данные задачи с идентификатором) номер задачи из плана проекта, и блок в поле Sample (Образец) заполнится ими. Например, на рис. 6.5 в блоке отображаются данные из задачи с номером 2. Эта возможность нужна для проверки соответствия шаблона проектным данным. Например, в проекте могут использоваться длинные названия задач, и название не будет помещаться в отведенной ячейке шаблона. Поэтому после того, как шаблон создан, стоит просмотреть в нем данные нескольких задач.
После нажатия кнопки OK шаблон блока сохраняется и появляется в списке доступных шаблонов. Теперь его можно применять для форматирования блоков. Например, на рис. 6.7 в верхнем блоке используется шаблон Standard (Стандартный), а в нижнем — созданный нами Шаблон 1.
Рис. 6.7. Блоки отформатированы с помощью разных шаблонов. Верхний блок использует стандартный шаблон, а нижний — созданный нами Шаблон 1
Операции над шаблонами блоков
Редактирование шаблона осуществляется путем выбора шаблона из списка и нажатием кнопки Edit (Изменить). После этого открывается диалоговое окно определения свойств, в котором можно изменять текущие настройки выбранного шаблона. Для удаления шаблона нужно выбрать его и нажать кнопку Delete (Удалить). MS Project запрещает редактирование и удаление шаблонаStandard(Стандартный).
Для копирования шаблона нужно установить на нем курсор в диалоговом окне со списком шаблонов (см. рис. 6.4) и нажать кнопку Сору (Копировать). После этого откроется диалоговое окно определения свойств шаблона, в котором будут
отображены все свойства выбранного шаблона, а в поле названия к исходному названию будет добавлено Copy of (Копия). После нажатия в этом диалоговом окне шаблон будет сохранен под новым именем.
В MS Project есть возможность импортирования шаблона из другого вида сетевого графика (то есть можно импортировать шаблон из Descriptive Network Diagram (Сетевой график с описанием) в Network Diagram (Сетевой график) и наоборот), расположенного в том же файле, и сетевого графика любого вида, расположенного во внешнем файле. Для осуществления операции импорта нужно нажать кнопку Import (Импорт), после чего откроется окно импортирования шаблона (рис. 6.8).
Рис. 6.8. Диалоговое окно импортирования шаблона блока графика
Диалоговое окно содержит три раскрывающихся списка. В списке Project (Проект) перечислены открытые в MS Project файлы проектов. Список View (Представление) содержит диаграммы, из которых можно импортировать шаблоны блоков — это сетевой график и сетевой график с описанием. Сами шаблоны, которые можно импортировать, перечислены в списке Template (Шаблон). После нажатия кнопки К шаблон добавляется в список доступных в текущем графике шаблонов.
Форматирование групп блоков
Возможности форматирования групп блоков сетевого графика зависят от того, какие типы задач эти блоки символизируют на графике. Групповое форматирование блоков осуществляется в диалоговом окне, определяющем свойства групп блоков. Перейти в это диалоговое окно (рис. 6.9) можно, выбрав команду Format Box Styles (Формат Стили рамок) либо команду Box Styles (Стили рамок) в контекстном меню сетевого графика.
Диалоговое окно форматирования групп блоков очень похоже на диалоговое окно форматирования блока (см. рис. 6.3). Отличие заключается в присутствии списка типов задач (табл. 6.1), которые блоки могут символизировать. Для того чтобы отредактировать параметры отображения того или иного типа блоков, нужно выделить их в списке и затем настроить параметры. Чтобы отредактировать параметры нескольких типов, нужно установить на них курсор при нажатой клавише Ctrl или Shift.
Установленные параметры оформления групп становятся параметрами по умолчанию для всех блоков, относящихся к группе. Кнопка Reset (Сброс) в диалоговом окне определения свойств блока (см. рис. возвращает настройки именно к этим параметрам.
Рис. 6.9. Диалоговое окно форматирования групп блоков
ТаблицаТипы задач, которые могут отображаться блоками сетевого
Тип задачи
Описание
Critical (Критическая)
Задачи, лежащие на критическом пути проекта
(Некритическая)
Задачи, которые MS Project не относит к критическому пути проекта
Milestone (Критическая/
Некритическая веха)
Завершающие задачи
Critical/Noncritical Summary
(Критическая/Некритическая суммарная)
Фазы проекта
Inserted Project (Критическая/ Некритическая (вставленный
Внедренный из внешнего файла проект
Critical/Noncritical Marked (Критическая/ Некритическая помеченная)
Задачи, у которых в столбце Marked (Отмечена) установлено значение Yes (Да)
Critical/Noncritical External (Критическая/ Некритическая внешняя)
Задачи из внешних проектов, являющиеся предшественниками или последователями задач открытогопроекта
Project Summary (Суммарная задача проекта)
Сводная задача, объединяющая все задачи и фазы проекта и имеющая код структуры О
представленные в таблице, имеют подвиды Critical (Критические) и Noncritical (Некритические), например тип Milestone (Завершающая задача) имеет подвиды Critical Milestone (Критическая завершающая задача) и Noncritical Milestone (Некритическая завершающая задача). В зависимости от того, лежит задача данного типа на критическом пути или нет, будет применяться блок соответствующего подтипа.
К сетевому графику может быть применен фильтр в режиме при этом отобранные фильтром задачи выделяются определенным цветом. Поскольку стандартные настройки выделения могут не подходить, в диалоговом окне заложена возможность настройки цвета и формы блоков, символизирующих выделенные фильтром задачи.
Для настройки внешнего вида подсвеченных фильтром блоков нужно установить флажок Set highlight filter style (Настройка стиля фильтра). Все раскрывающиеся списки диалогового окна изменят внешний вид (рис. 6.10): первым пунктом в них станет No Change (He изменять).
Рис. 6.10. Диалоговое окно определения свойств групп блоков в режиме настройки вида блоков, подсвеченныхфильтром
Для того чтобы какой-либо из параметров оформления блока изменялся при подсвечивании фильтром, нужно сменить в соответствующем списке пункт No Change (Не изменять) на другое значение. Например, на рис. 6.10 в списке Color (Цвет) раздела Background (Фон) установлено значение Yellow (Желтый). Это значит, что у задач, попадающих под условие фильтрации, цвет фона будет меняться на желтый. Аналогично и с параметром Pattern (Узор) — у подсвеченных задач заливка будет меняться на установленную в диалоговом окне.
Чтобы включить фильтр в режимеследует выбрать название фильтра в рас
крывающемся списке диалогового окна Project Filtered for: More filters (Проект Фильтр Другие фильтры) и щелкнуть на кнопке Highlight (Выделить). Подробнее о фильтрации на диаграммах см. в разделе «Фильтрация данных на диаграммах без таблиц» урока 8.
Сброс флажка Set highlight filter style (Настройка стиля фильтра) возвращает диалоговое окно к настройке формата блоков при их отображении в нормальном режиме. Для завершения редактирования и сохранения параметров нужно нажать кнопкуОК.
Настройка дополнительных параметров
Сетевой график фактически представляет собой таблицу, в ячейках которой расположены блоки (при этом границы ячеек таблицы не отображаются). Параметры отображения блоков внутри этой таблицы и связи их друг с другом определяются в диалоговом окне Layout (Макет) (рис. 6.11), вызываемом командой меню Format Layout (Формат Макет) или при помощи команды Layout (Макет) в контекстном меню графика.
Рис. 6.11. Диалоговое окно с параметрами оформления сетевого графика
Это диалоговое окно содержит намного больше элементов, чем аналогичное окно для диаграммы Ганта. Первая группа параметров, Layout Mode (Режим расположения рамок), определяет, будут ли блоки располагаться на графике только автоматически или MS Project будет позволять перемещать их «вручную». Для первого режима работы нужно выбрать переключатель Automatically position all boxes (Располагать все рамки а для второго — Allow manual box positioning (Разрешить располагать рамки вручную).
Вторая группа параметров, Box Layout (Расположение рамок), определяет, как будут размещены блоки на графике. В раскрывающемся спискеArrangement (Расположение) выбирается вариант ориентации блок-схемы на графике.
При выборе пункта списка Top Down From Left (Сверху вниз слева) первая задача будет расположена в верхнем левом углу и станет началом блок-схемы. В этом случае расположение блоков относительно друг друга определяется логической последовательностью задач. Это стандартный принцип построения сетевого графика (рис. 6.12).
Рис. 6.12. Так выглядит план проекта на сетевом графике, скомпонованном сверху вниз из верхнего левого углаРис. 6.12. Так выглядит план проекта на сетевом графике, скомпонованном сверху вниз из верхнего левого угла
Рис. 6.12. Так выглядит план проекта на сетевом графике, скомпонованном сверху вниз из верхнего левого угла
Рис. 6.12. Так выглядит план проекта на сетевом графике, скомпонованном сверху вниз из верхнего левого угла
При выборе следующих пунктов — Top Down By Day (Сверху вниз по дням), Top Down By Week (Сверху вниз по неделям), Top Down By Month (Сверху вниз по месяцам) — блоки располагаются аналогично предыдущему случаю, но с учетом момента начала выполнения задач. Задачи, начинающиеся в один и тот же период (день, неделю или месяц — в зависимости от графика), отображаются в одной колонке друг под другом.
Пункт Top Down Critical First (Сверху вниз, сначала критические) строит блок-схему таким образом, что блоки, обозначающие критические задачи, располагаются ближе к началу схемы, чем в стандартном, первом варианте.
Пункт Centered From Left (По центру слева) размещает первую задачу в крайней левой колонке так, чтобы она находилась на центральной линии блок-схемы, блоки которой располагаются вправо от первой задачи, вверх и вниз (рис. 6.13).
Рис. 6.13. Так выглядит сетевой график при компоновке его от центра левой стороныРис. 6.13. Так выглядит сетевой график при компоновке его от центра левой стороны
Рис. 6.13. Так выглядит сетевой график при компоновке его от центра левой стороны
Рис. 6.13. Так выглядит сетевой график при компоновке его от центра левой стороны
Пункт Centered From Top (По центру сверху) отображает первую задачу в центре верхнего ряда диаграммы, а блок-схема располагается вниз от первой задачи, вправо и влево (рис. 6.14).
В строках Row (Строки) и Column (Столбцы) собраны параметры, определяющие, как блоки располагаются внутри невидимых рядов и колонок сетевого графика. В раскрывающемся списке Alignment (Выравнивание) можно выбрать ориентацию блока внутри ряда или колонки: Center (По центру), Тор (По верхнему краю), Bottom (По нижнему краю), Left (По левому краю), Right (По правому краю). Параметр Spacing (Интервал) определяет интервал между рядами и колонками. Наконец, в раскрывающихся списках Height (Высота) и Width (Ширина) определяется, будут ли на графике все колонки или ряды фиксированной ширины и высоты или высота и ширина будут подбираться с учетом данных, размещенных на графике. Для включения первого режима используется значение списка Fixed (Фиксированная), а для второго — Best Fit (Автоподбор).
Рис. 6.14. Вид сетевого графика при компоновке его сверху вниз от центраРис. 6.14. Вид сетевого графика при компоновке его сверху вниз от центра
Рис. 6.14. Вид сетевого графика при компоновке его сверху вниз от центра
Рис. 6.14. Вид сетевого графика при компоновке его сверху вниз от центра
Флажок Show summary tasks (Показывать суммарные задачи) определяет, будут ли на графике отображаться блоки, соответствующие фазам плана проекта. Флажок Keep tasks with their summaries (He отрывать задачи от их суммарных задач) управляет группировкой задач по фазам. Например, в режиме отображения Top Down From Left (Сверху вниз слева) при установленном флажке задачи будут находиться в одной строке таблицы с фазой, а если этот флажок сброшен, то там, где следует по логике проекта. Флажок Adjust for page breaks (Учитывать разрывы страниц) определяет, будут ли блоки автоматически переноситься так, чтобы не попадать на разрывы страниц. Вид связей между блоками определяется в разделе Link style (Стиль линий связи). С помощью переключателей Rectilinear (Прямоугольные) и Straight (Прямые) можно выбрать прямоугольные или прямые линии связи. Состоянием флажка Show arrows (Показывать стрелки) задается наличие стрелок в конце линий связи между блоками, а флажок Show link labels (Показывать надписи для связей) позволяет отобразить над связями значки с указанием типа связи.
На рис. 6.15 представлен сетевой график, на котором использованы некоторые из описанных настроек. График скомпонован сверху вниз от центра, установлен флажок отображения информации о связях, из-за чего над ними появились прямоугольники с текстовой информацией. Флажок Keep tasks with their summaries (Heотрыватьзадачи отихсуммарныхзадач) сброшен. Именно поэтому задачи, относящиеся ко второй фазе проекта, отображаются в колонке под первой фазой, а не под второй, как на рис. 6.14.
В разделе Link color (Цвет линий связи) определяется, какой цвет будут иметь связи между блоками. Если выбрать переключатель Match predecessor box border (В соответствии с цветом рамки предшественника), то цвет связи всегда будет повторять цвет блока задачи, от которой эта связь отходит. Если же выбрать другой переключатель, то связи всегда будут иметь те цвета, которые выбраны в раскрывающихся списках Critical links (Критические связи) и Noncritical links (Некритические связи).
Рис. 6.15. Сетевой график с компоновкой сверху вниз от центра с дополнительными настройками
В разделе Diagram Options (Параметры диаграммы) расположены параметры отображения графика в целом. Раскрывающиеся списки Background color (Цвет фона) и Background pattern (Фоновый узор) определяют цвет и заливку фона графика. Флажок Show page breaks (Показывать разрывы страниц) управляет отображением границ страниц на графике. Флажок Mark in-progress and completed (Помечать завершенные и находящиеся в процессе выполнения задачи) включает выделение задач, находящихся в процессе выполнения или завершенных. Наконец, флажок Hide all fields except ID (Скрыть все поля, кроме идентификатора) позволяет убрать из блоков все поля, кроме их номера, что делает блоки очень маленькими и позволяет увидеть на графике сразу весь проект.
Для быстрого изменения масштаба графика можно воспользоваться кнопками Zoom In (Увеличить) и Zoom Out (Уменьшить), расположенными на панели инструментов Standard (Стандартная). Первая кнопка, представленная лупой со значком «+», увеличивает размер блоков, вторая, представленная лупой со значком «-», уменьшает их.
Если в процессе ручной настройки графика блоки расположились неудачно и хочется снова расположить их так, как они были расположены в автоматическом режиме размещения блоков, можно воспользоваться командой меню Format ► Layout Now (Формат ► Применить макет). Можно также выбрать команду Layout Now (Применить макет) в контекстном меню графика, в котором содержатся еще две команды для применения автоматического форматирования при включенном режиме ручного размещения блоков.
Команда Layout Selection Now (Применить макет к выделенному фрагменту) предназначена для того, чтобы расположить в автоматическом режиме только выделенные блоки. А с помощью команды Layout Related Tasks Now (Применить макет к связанным
задачам), отображаемой в контекстном меню блока графика (когда выделен только один блок), можно применить автоматическое расположение ко всем связанным с ним блокам.
Редактированиепроектныхданных на сетевом графике
Сетевой график, как и диаграмма Ганта, позволяет редактировать план проекта. Двойной щелчок на блоке открывает окно редактирования свойств задачи. Для редактирования отдельного свойства задачи, отображенного на блоке, нужно установить курсор на него и затем отредактировать его с помощью строки ввода данных.
Для создания задачи нужно щелкнуть в свободном месте графика и растянуть на нем прямоугольник, а затем отпустить мышь. Создание задачи на графике не очень удобно, потому что не всегда можно точно предсказать, к какой фазе проекта будет отнесена новая задача и после какой задачи она будет добавлена. При этом изменять уровень вложенности задачи можно с помощью стандартного сочетания клавиш Shift+Alt+<- и Shift+ALt+->.
Удалить задачу можно нажатием клавиши Delete. Связи между задачами создаются перетаскиванием мыши с одной задачи на другую, как и в диаграмме Ганта. Двойной щелчок на связи открывает уже знакомое нам по диаграмме Ганта диалоговое окно редактирования свойств, в котором можно и удалить связь.
Панель инструментов сетевого графика
Сетевой график удобно настраивать с помощью специальной одноименной панели инструментов1, содержащей кнопки для быстрого осуществления некоторых операций по настройке графика (рис. 6.16). Нажатие кнопки производит действие, а повторное нажатие (в большинстве случаев) отменяет его.
Скрыть поля Применить макет
Связи прямыми линиями/ Связи ломаными линиямиСвязи прямыми линиями/ Связи ломаными линиямиПоказать/Скрыть надписи связейПоказать/Скрыть надписи связейВыровнятьВыровнятьПоказать/Скрытьсуммарные задачиПоказать/Скрытьсуммарные задачиПрименить макет к выделенному фрагменту
Связи прямыми линиями/ Связи ломаными линиями
Связи прямыми линиями/ Связи ломаными линиями
Показать/Скрыть надписи связей
Показать/Скрыть надписи связей
Выровнять
Выровнять
Показать/Скрытьсуммарные задачи
Показать/Скрытьсуммарные задачи
Показать/Скрыть разрывы страниц
Показать/Скрыть метки выполнения
Рис. 6.16. Панель инструментов Network Diagram (Сетевой график)для быстрой настройки графика
1 О том, как отображать панели инструментов, мы уже говорили в разделе «Настройки панелей инструментов» урока 2.
5 Зак. 875
Кнопка Show/Hide Summary Tasks (Показать/Скрыть суммарные задачи) предназначена для того, чтобы скрывать и отображать на графике блоки, обозначающие фазы проекта. С помощью кнопки Show/Hide Progress Marks (Показать/Скрыть метки выполнения) можно включить или выключить режим выделения задач, находящихся в процессе выполнения и завершенных.
Для того чтобы увидеть, как блоки сетевого графика будут расположены на странице при печати, можно включить режим отображения на графике границ между страницами. Для этого предназначена кнопка Show/Hide Page Breaks (Показать/ Скрыть разрывы страниц). С ее же помощью можно отключить этот режим.
Кнопка Show/Hide Link Labels (Показать/Скрыть надписи связей) управляет отображением меток с указанием типа связи между блоками. Кнопка Straight/Rectilinear Links (Связи прямыми линиями/Связи ломаными линиями) используется для переключения стилей связей с прямоугольного на прямой и обратно. С помощью кнопки Show/Hide Fields (Скрыть/Показать поля) можно уменьшить размер блоков, убрав все поля, кроме ID (Ид.), в результате чего на экране будет видно больше блоков. Чтобы восстановить размер блоков, нужно снова воспользоваться этой кнопкой.
Раскрывающийся список Align (Выровнять) вместе с двумя последними кнопками становятся активны только при включенном режиме ручного размещения блоков (см. раздел «Настройка дополнительных параметров» урока 6). Список Align (Выровнять) позволяет выровнять выделенные на графике блоки по правой (Rights), левой (Lefts), верхней (Tops) или нижней (Bottoms) границе, а также по центру в горизонтальном (Middles) или вертикальном (Centers) направлении.
Часто в процессе ручной настройки графика блоки располагаются не так, как нужно, и хочется снова расположить их так, как они были расположены в автоматическом режиме размещения блоков. Для этого предназначена кнопка Layout Now (Применить макет). Для того чтобы расположить в автоматическом режиме только выделенные блоки, предназначена последняя кнопка панели — Layout Selection Now (Применить макет к выделенному фрагменту).
Схема данных
Схема данных (Relationship Diagram) — это особый вид сетевого графика, предназначенный только для анализа связей между задачами проекта.
Диаграмма разделена на страницы, которые можно пролистывать с помощью полосы прокрутки. На одной странице можно просматривать информацию только об одной задаче, и страницы с задачами расположены по возрастанию порядкового номера задачи.
Блок с информацией о задаче расположен в центре страницы (рис. 6.17, файл l.mpp) и выделен цветом. Слева от него расположены блоки предшествующих задач, а справа — последующих. Щелкнув на любом из этих блоков, можно сразу перейти на страницу диаграммы с информацией о соответствующей задаче.
Рис. 6.17. Схема данных MS Project: в центре расположена текущая задача, выделенная цветом, слева — предшествующая задача, а справа — последующие
Диаграмма не содержит элементов, предназначенных для форматирования блоков или настройки диаграммы в целом. Кроме того, с помощью диаграммы нельзя редактировать проектные данные — их можно только просматривать.
Использовать эту диаграмму удобно для анализа плана проекта с множеством зависимостей, поскольку с ее помощью можно сфокусироваться на задачах, связанных с выбранной. При этом ее использование наиболее эффективно в сочетании с другими диаграммами или таблицами внутри
Что нового вы узнали?
О Что такое сетевой график.
О Какие виды сетевых графиков включены в MS Project, для чего они предназначены и чем отличаются друг от друга.
О Как изменять формат отдельного блока сетевого графика и их группы.
О Что такое шаблон блока, как его создать и отформатировать.
О Как устанавливать параметры расположения блоков на графике.
О Как после ручного позиционирования блоков вернуться к их размещению, характерному для режима автоматического позиционирования.
О Как масштабировать график.
О Как быстро настраивать график с помощью панели инструментов Network Diagram (Сетевой график).
О Как редактировать проектные данные на сетевом графике.
О сочетании диаграмм друг с другом и таблицами внутри вида речь пойдет дальше, в уроке 9.
[ _УРОК[ _УРОККалендарь и график ресурсов
[ _УРОК
[ _УРОК
Настройка отображения задач проекта на календаре
О Форматирование календаря
GИспользование календаря для
редактирования проектных данных
О Отбор информации, отображаемой на графике ресурсов
О Определение внешнего вида графика ресурсов
Редактирование данных с помощью графика ресурсов
Календарь — одна из основных диаграмм, которыми вы будете пользоваться при работе в MS Project, потому что с его помощью можно представить план работ в привычном для большинства сотрудников виде. В этом уроке вы узнаете, как настраивать отображение задач плана проекта на этой диаграмме.
График ресурсов предназначен для анализа загрузки ресурсов. Вы узнаете, какую информацию можно получать с помощью этого представления и как его настраивать. Когда вы освоите тонкости работы с этим представлением, вы сможете получать все необходимые вам отчеты по ресурсам в рамках проекта.
Календарь
Диаграмма Календарь отображает информацию о плане проекта в виде таблицы с семью или пятью колонками, соответствующими дням недели, и множеством рядов, соответствующих неделям. Задачи на календаре обозначены отрезками, которые начинаются в день начала работ над задачей и заканчиваются в день их окончания (рис. 7.1, файл
Рис. 7.1. Диаграмма напоминает обычный календарь, на котором задачи отмечены отрезками, колонки соответствуют дням недели, а строки — неделям
Диаграмма удобна тем, что представляет план проекта и задачи внутри него в традиционном календарном виде. MS Project содержит набор средств, позволяющих отформатировать календарь удобным способом, например чтобы его можно было распечатать и повесить на стену. Кроме того, на диаграмме можно редактировать план проекта.
Форматирование календаря
Принципы настройки календаря совпадают с принципами настройки диаграммы Ганта: можно отформатировать стили отрезков, шкалу времени, вспомогательные линии и общие параметры диаграммы.
В отличие от диаграммы Ганта или сетевой диаграммы, на которых можно форматировать как отдельный отрезок, так и их группы (стили отрезков), на календаре можно форматировать только стили отрезков, а изменить параметры отображения одного отрезка для конкретной задачи нельзя.
Форматирование стилей отрезков
Для изменения параметров отображения отрезков на диаграмме предназначено диалоговое окно форматирования стилей отрезков (рис. 7.2, файл 2.mpp). Открыть его можно посредством команды меню Format Bar Styles (Формат Стили отрезков) либо с помощью команды Bar Styles (Стили отрезков) контекстного меню диаграммы.
Рис. 7.2. Диалоговое окно форматирования стилей отрезков
В левой части диалогового окна расположен список типов отрезков. После того как на один из пунктов в списке будет установлен курсор, в остальных разделах диалогового окна можно задавать параметры выбранного типа отрезков. В разде-
ле Sample (Образец), расположенном внизу диалогового окна, можно увидеть, как будут выглядеть отрезки выбранного типа на диаграмме.
Параметры, расположенные в разделе Bar shape (Форма отрезка), определяют форму и цвет отрезка на диаграмме. В списке type (Тип отрезка) выбирается подходящая форма отрезка: (Прямоугольник), Line (Линия) или None (Нет). Первый вариант — стандартная форма отрезка, как в диаграмме Ганта, при выборе второго варианта отрезок будет обозначен тонкой линией, а в третьем случае отрезок вообще не будетна календаре.
В списках Pattern (Узор) и Color (Цвет) определяются цвет фигуры и способ ее окраски. Список Split pattern (Прерывание) содержит варианты отображения перерывов во время выполнения задач. Наконец, флажок Shadow (Тень) определяет, будут ли отрезки на диаграмме иметь тень.
В разделе Text (Текст) осуществляется настройка отображаемой на отрезке текстовой информации. В списке Field(s) (Поля) можно выбрать один или несколько столбцов «внутренней» таблицы, данные из которых будут отображаться на отрезке. Для того чтобы выбрать несколько столбцов, нужно после выбора первого ввести точку с запятой, а затем ввести имя другого поля либо выбрать его из списка.
В раскрывающемся списке Align (Выравнивание) определяется, где внутри отрезка будет размещена текстовая информация: справа (Right (по правомуслева (Left (По левомуили в центре (Center (ПоПри установке флаж
ка Wrap text in bars (Перенос текста отрезков) текстовая информация, если она вся не помещается внутри отрезка, будет переноситься на следующую строку, увеличивая высоту отрезка, а если этот флажок сброшен, то на отрезке будет отображаться только умещающаяся часть текста.
Как и на диаграмме Ганта, на календаре можно округлять длительность задач до целых дней. Для включения режима округления служит флажок Barrounding (Округление отрезков до целых дней).
В диалоговом окне форматирования стилей отрезков нельзя задать шрифт отображаемой текстовой информации. Это делается в диалоговом окне, предназначенном для форматирования стилей текстовой информации (рис. 7.3, файл Открыть его можно командой меню Format Text Styles (Формат Стили текста) либо с помощью команды Text Styles (Стили текста) контекстного меню диаграммы.
Для настройки шрифта, используемого при отображении на отрезке текстовой информации, в списке Item to Change (Изменяемый) нужно выбрать название стиля, совпадающее с названием стиля отрезков. Например, для того чтобы определить шрифт, которым будут отображаться данные на отрезках, обозначающих вехи (Milestone), в списке настраиваемых элементов нужно выбрать пункт Milestone Tasks (Задачи-вехи) и затем определить параметры шрифта.
На рис. 7.4 (файлизображен календарь, отрезки которого были отформа
тированы с использованием описанных приемов. Например, фазы обозначаются отрезками типа Line (Линия), критические задачи выделены цветом и особым узором. Кроме того, эти отрезки имеют тень и на них отображается информация о стоимости. Наконец, у завершающих задач включен режим переноса по
вам. Отформатированный календарь можно сравнить с рис. 7.1, где представлена его стандартная версия.
Рис. 7.3. Настройка используемых на отрезках шрифтовРис. 7.3. Настройка используемых на отрезках шрифтовSMurtaJ"SMurtaJ"-34.33-34.33i*»f i bidii*»f i bidii^S^wiii^S^wiiИИ-■"•IH*.*.-■"•IH*.*.Nau>i*«t>wi ■er«^a*oi, MM4»y«: 1 И6>Nau>i*«t>wi ■er«^a*oi, MM4»y«: 1 И6>Tueydev Г".v-7' ’ ' ^ ,Tueydev Г".v-7' ’ ' ^ ,Помюювка номера/дои вл» к №даяиу;610»у» — Верстка—Помюювка номера/дои вл» к №даяиу;610»у» — Верстка—Т>>^г1Т>>^г1or;кor;кW»dne*da«W»dne*da«Пол огсы » ~'*«р» <^рм»л> е Hi»»ew>. U dey* — 8»р<»•» х«мл». 41 S3 d»y« ■ -Пол огсы » ~'*«р» <^рм»л> е Hi»»ew>. U dey* — 8»р<»•» х«мл». 41 S3 d»y« ■ -1.1.— версткаday*days— версткаday*daysи л-v:-"- xxv? -t-- . ■№,и л-v:-"- xxv? -t-- . ■№,м»54м7Г6й1м»54м7Г6й1dЙерсгк»журнал»; 41.33 dayi -■—34.33—dЙерсгк»журнал»; 41.33 dayi -■—34.33—
Рис. 7.3. Настройка используемых на отрезках шрифтов
Рис. 7.3. Настройка используемых на отрезках шрифтов
SMurtaJ"
SMurtaJ"
-34.33
-34.33
i*»f i bidi
i*»f i bidi
i^S^wii
i^S^wii
И
И
-■"•IH*.*.
-■"•IH*.*.
Nau>i*«t>wi ■er«^a*oi, MM4»y«: 1 И6>
Nau>i*«t>wi ■er«^a*oi, MM4»y«: 1 И6>
Tueydev Г"
.v-7' ’ ' ^ ,
Tueydev Г"
.v-7' ’ ' ^ ,
Помюювка номера/дои вл» к №даяиу;610»у» — Верстка—
Помюювка номера/дои вл» к №даяиу;610»у» — Верстка—
Т>>^г1
Т>>^г1
or;
к
or;
к
W»dne*da«
W»dne*da«
Пол огсы » ~'*«р» <^рм»л> е Hi»»ew>. U dey* — 8»р<»•» х«мл». 41 S3 d»y« ■ -
Пол огсы » ~'*«р» <^рм»л> е Hi»»ew>. U dey* — 8»р<»•» х«мл». 41 S3 d»y« ■ -
1.
1.
— версткаday*
days
— версткаday*
days
и л-v:-"- xxv? -t-- . ■№,
и л-v:-"- xxv? -t-- . ■№,
м»54м7Г6й1
м»54м7Г6й1
d
Йерсгк»журнал»; 41.33 dayi -■—
34.33—
d
Йерсгк»журнал»; 41.33 dayi -■—
34.33—
Форматирование шкалы времени
Параметры отображения на календаре заголовков, дней и выделение дней цветом определяются в диалоговом окне форматирования временной Оно открывается с помощью команды меню Format Timescale (Формат Шкала времени) либо с помощью команды Timescale (Шкала времени) контекстного меню диаграммы.
Рис. 7.5. Диалоговое окно форматирования временной шкалы календаря, вкладка Week Headings (Заголовки)
Диалоговое окно форматирования временной шкалы состоит из трех вкладок: Week Headings (Заголовки недель), Date Boxes (Поля дат) и Date Shading (Заливка полей дат). На первой вкладке (рис. 7.5) определяется, как на календаре будут отображаться заголовки.
В раскрывающихся списках Monthly(Названия месяцев), Daily titles (Назва
ния дней) и Weekly titles (Названия можно выбрать подходящий формат обозначения месяцев, дней и недель. Если в списке выбрать пункт None (Нет), то соответствующее обозначение отображаться не будет. Например, при приведенных рис. 7.5 (файлнастройках на календаре не будут обозначать
ся недели.
Параметр Show week with (Длина недели) определяет число дней недели, отображаемых в календаре: если выбран переключатель 7 days (7 дней), то календарь отображается полностью, а если 5 days (5 дней), то исключаются суббота и воскресенье. Если установить флажок Previous/Next month calendar (Предыдущий и следующий месяцы), то на диаграмме рядом с названием месяца будут календари на предыдущий и следующий месяц.
В примере на рис. 7.6 (файл З.трр) отображены эти календари для случая пятидневной недели. Кроме того, сокращены названия дней (на рис. 7.4 использовались полные названия) и в крайней левой колонке добавлены заголовки недель.
На второй вкладке диалогового окна (рис. 7.7, файлнастраивается вид
дней на календаре. Каждый день представлен квадратом, в верхнем и нижнем ряду которого может быть размещена информация о дне. Если верхний или
нижний ряд квадрата используется для отображения такой информации, то он выделяется цветом. Например, на рис. 7.7 в верхнем ряду квадрата размещена дата, и ряд выделен серым цветом.
Рис. 7.6. Над календарем отображаются уменьшенные календари на следующий и предыдущий месяцы, слева от дней выводятся заголовки недель
Рис. 7.7. Вкладка Date Boxes (Поля дат) диалогового окна форматирования временной шкалы календаря
Для настройки внешнего вида дня предназначены разделы Top row (Верхний ряд) и Bottom row (Нижний ряд), содержащие одинаковый набор параметров. В раскрывающихся списках Left (Слева) и Right (Справа) определяется, какая информация будет отображаться в ряду слева и справа. Например, на рис. 7.7 в списке Left для верхнего ряда выбран пункт None (Нет), а в списке Right пункт с номерами дней. Соответственно, в разделе Sample (Образец) видно, что в верхнем ряду дня слева не отображается никакая информация, а справа выводится число.
Помимо информации о дате в ряду можно отобразить так называемый индикатор переполнения (Overflow Indicator), который будет появляться в случае, если вся информация не помещается в ячейке. На рис. 7.7 этот индикатор отображается слева в нижнем ряду квадрата.
В списках Pattern (Узор) и Color (Цвет) задается цвет ряда и способ его заливки. Например, на рис. 7.7 верхний ряд закрашен серым цветом со сплошной заливкой, а нижний заштрихован черными линиями.
На третьей вкладке диалогового окна (рис. 7.8, файл 4.mpp) определяется, как дни на календаре будут выделяться цветом, то есть каким цветом они будут закрашиваться. Возможность выделять дни цветом очень удобна: например, по умолчанию выходные дни закрашиваются серым, что позволяет легко определить их визуально.
Рис. 7.8. Вкладка диалогового окна форматирования временной шкалы, содержащая параметры заливки полей дат
В списке Show working time for (Рабочее время для) приведен список всех календарей проекта. Все настройки, осуществляемые в этом диалоговом окне, влияют именно на отображение дней выбранного календаря. Например, на рис. 7.8 выбран персональный календарь Иванова. В соответствии с выбранным календарем на диаграмме отображается рабочее и нерабочее время. Например, выбранным нами на рисунке способом будут заштриховываться нестандартные рабочие дни для Иванова, а не других ресурсов.
После того как календарь выбран, в списке Exception type (Категория дат) нужно выбрать тип дней календаря, которые требуется настроить. В списке есть три типа: Working Days (Рабочие дни),Days (Нерабочие дни) и Nondefault
Working Days (Нестандартные рабочие дни). При этом каждый из типов дней может относиться либо к базовому календарю (Base Calendar), либо к календарю ресурса (Resource Calendar).
Выбрав календарь и тип дней, можно отредактировать параметры их цветового выделения, задав цвет в списке Color (Цвет) и метод заливки в списке Pattern (Узор). Выполненные настройки будут автоматически отображаться в разделе Sample (Образец). Например, на рис. 7.8 календарь настроен так, что нестандартные рабочие дни основного календаря будут заштриховываться синим, а дартные рабочие дни личных календарей будут отмечаться вертикальными полосами (этой настройки на рис. 7.8 не видно).
На рис. 7.9 (файлвидно, как повлияли сделанные настройки на внешний
вид календаря: неурочный рабочий день 5 января заштрихован, потому что он относится к базовому календарю, и в этот день работают все сотрудники, вовлеченные в проект. А в неурочный рабочий день 12 января работает только сотрудник Иванов (то есть это неурочный рабочий день его личного календаря), и поэтому день выделен вертикальными линиями.
Рис. 7.9. Календарь после изменения настроек выделения дней цветом
Сетка
Вспомогательные линии играют очень важную роль в календаре, поскольку с их помощью дни и недели отделяются друг от друга. Параметры их отображения на диаграмме можно определить в диалоговом окне форматирования сетки (рис. 7.10), которое вызывается командой меню Format ► Gridlines (Формат ► Сетка).
Рис. 7.10. Диалоговое окно форматирования вспомогательных линий
Это диалоговое окно повторяет аналогичное окно для форматирования вспомогательных линий на диаграмме Ганта. Щелкнув в списке, расположенном в левой части окна, на категории линии, которую вы собираетесь настроить, можно выбрать ее стиль из списка Туре (Тип) и цвет из списка Color (Цвет).
Линии типа Days (Дни) пересекают диаграмму по вертикали, разделяя дни. Линии типа Weeks (Недели) проходят по горизонтали, разделяя недели. Линии типа Title Vertical (Вертикальные в заголовках) и Title Horizontal (Горизонтальные в заголовках) разделяют заголовки дней и недель и видны только в режиме просмотра перед печатью Print Preview (Предварительный просмотр). И наконец, линии типа Data Box — Тор (Поле даты — сверху) и Data Box — Bottom (Поле даты — снизу) располагаются сверху и снизу дня, отделяя размещенные на нем данные от верхнего или нижнего ряда со вспомогательной информацией.
Например, на рис. 7.11 линии типа Days (Дни) обозначены пунктиром, a Weeks (Недели) — точками. Кроме того, для обозначения линии Data Box — Bottom (Поле даты — снизу) выбран серый цвет, и она отделяет нижний ряд в ячейке дня от основного пространства ячейки, отведенного для отображения отрезков.
Рис. 7.11. Фрагмент календаря с нестандартным форматом вспомогательных линий
Настройка дополнительных параметров календаря
Дополнительные параметры календаря можно редактировать в диалоговом окне Layout (Макет), которое вызывается командой меню Format Layout (Формат Макет) или при помощи команды Layout (Макет) в контекстном меню диаграммы.
Рис. 7.12. Диалоговое окно настройки дополнительных параметров календаря
В разделе Method (Способразмещениязадач) определяется, каким образом сортируются задачи на календаре (рис. 7.12): используется ли метод сортировки, выбранный в подменю Project Sort (Проект Сортировка), или MS пытается разместить на диаграмме без пересечений (при которых часть одной задачи может закрывать другую) как можно больше задач. Первый режим устанавливается переключателем Use current sort order (Использовать текущий порядок сортировки), а второй — to as many tasks as possible (Уместить максимальное число задач).
^^^ПРИМЕЧАНИЕ Если все задачи не умещаются на календаре, то с помощью мыши можно легко увеличить его размер. Для этого нужно навести мышь на границу между днями или неделями и потащить ее влево (для увеличения ширины ячеек календаря) или вниз (для увеличения высоты ячеек). Двойной щелчок по гра- ницемеждуднями или неделями приведеткавтоматическомуподборуопти- мальной высоты или ширины ячеек. Кроме того, положение отрезка задачи можно изменить, перетаскивая его с нажатой клавишей Ctrl.
При установленном флажке Show bar splits (Показывать прерывания отрезков) на диаграмме отображаются, если они есть, разрывы во время выполнения задач. А установленный флажок Automatic layout (Автоматическое размещение) обеспечит автоматическое оптимальное размещение вновь добавляемых задач.
Редактирование проектных данных на календаре
На календаре удобно редактировать план проекта, применяя те же приемы, что и на диаграмме Ганта. Перетаскивая отрезок целиком, можно изменить дату начала и окончания задачи, оставив при этом ее длительность без изменений. Перетаскивая только правую границу отрезка, можно изменять длительность задачи, а перетаскивая мышь с одной задачи на другую, можно создавать связи между ними. Двойным щелчком на отрезке открывается диалоговое окно редактирования всех свойств задачи.
Для создания новой задачи нужно щелкнуть в любом свободном месте календаря и растянуть появившийся отрезок до нужного размера. Чтобы удалить отрезок, нужно выделить его и нажать клавишу Delete.
В MS Project имеется две команды, делающие работу с проектными данными в представлении календаря более удобной. Эти команды вызываются из контекстного меню любого дня. Команда Task list (Список задач) отображает окно с информацией обо всех задачах, выполняемых в выбранный день (рис. 7.13). В окне со списком задач двойной щелчок на названии любой из них откроет диалоговое окно редактирования всех ее свойств.
askson:j™.askson:j™.। * 11 ™S1। * 11 ™S1NameNamelilMHlilMHПодготовка номераiтекстов _34?^..ПодготовкаВерстка журнала44,96dj.'обложкиiSd;Подготовка номераiтекстов _34?^..ПодготовкаВерстка журнала44,96dj.'обложкиiSd;startThu W.0L021Тие2?.01.02!.Tue^OLOzl.ju®2^0L02L..Tue 29^01.021.Tue 29.01.02^startThu W.0L021Тие2?.01.02!.Tue^OLOzl.ju®2^0L02L..Tue 29^01.021.Tue 29.01.02^17.01.02Mori 18.03.02Thu...Mon 01.04.02Thuоз. 02Mon04"02"0217.01.02Mori 18.03.02Thu...Mon 01.04.02Thuоз. 02Mon04"02"02ii;' MSeHiKR а 6аЖИ see test iMtiVi;' MSeHiKR а 6аЖИ see test iMtiViII
askson:j™.
askson:j™.
। * 11 ™S1
। * 11 ™S1
Name
Name
lilMH
lilMH
Подготовка номераi
текстов _34?^..
Подготовка
Верстка журнала44,96dj.
'обложкиi
Sd;
Подготовка номераi
текстов _34?^..
Подготовка
Верстка журнала44,96dj.
'обложкиi
Sd;
start
Thu W.0L021
Тие2?.01.02!.Tue^OLOzl.ju®2^0L02L..Tue 29^01.021.Tue 29.01.02^
start
Thu W.0L021
Тие2?.01.02!.Tue^OLOzl.ju®2^0L02L..Tue 29^01.021.Tue 29.01.02^
17.01.02
Mori 18.03.02
Thu
...Mon 01.04.02
Thuоз. 02
Mon04"02"02
17.01.02
Mori 18.03.02
Thu
...Mon 01.04.02
Thuоз. 02
Mon04"02"02
i
i
;' MSeHiKR а 6аЖИ see test iMtiVi
;' MSeHiKR а 6аЖИ see test iMtiVi
I
I
РИС. 7.13. Список задач, работы над которыми выполняются 30 января 2002 годав соответствии с планом проекта. Флажками помечены выполненные работы
Поскольку на одном экране отображаются только четыре недели календаря, переход к задаче или дате, расположенной на несколько месяцев позже, может занять длительное время. Для быстрого перехода к нужной дате или задаче предназначена команда Go To (Перейти), вызываемая также из контекстного меню любого дня календаря.
Диалоговое окно быстрого перехода к задаче или дате календаря (рис. 7.14) состоит из поля ID (Ид.) и списка Date (Дата). После нажатия кнопки календарь перестраивается таким образом, что на экране становится видна задача с указанным номером или выбранная дата.
Рис. 7.14. Диалоговое окно быстрого перехода к задаче или дате календаряРис. 7.14. Диалоговое окно быстрого перехода к задаче или дате календаря
Рис. 7.14. Диалоговое окно быстрого перехода к задаче или дате календаря
Рис. 7.14. Диалоговое окно быстрого перехода к задаче или дате календаря
График ресурсов
На диаграмме Resource Graph (График ресурсов) отображается информация о различных аспектах участия ресурсов в проекте: выполняемой ими работе, их процентной загрузке, возможности выполнять задачи помимо тех, на которые они
уже выделены, и стоимости. Удобство этой диаграммы заключается в том, что с ее помощью можно сравнивать участие в проекте нескольких ресурсов или ресурса и группыресурсов(рис.7.15,файлиэтоделаетеемощным
ским инструментом.
Группа ресурсов отбирается на основе фильтра, и по умолчанию в качестве группы выступают все ресурсы проекта. Изменив условие фильтрации, можно изменить и состав группы. Данные можно просматривать как для группы в целом, так и для любого отдельного ресурса внутри группы. При этом данные о группе и отдельном ресурсе можно отображать одновременно, как на рис. 7.15.
Ин .1И1>»Ин .1И1>»Filtered resourcesFiltered resourcesЛМff xЛМff xП255П23ЖЕ!!ЯЯЯИЯНИ1ЯЯ8ЯММЯЯЯЯ1KJ S* fc® set. insert Ffirmac Lock Reject Sjflaberate" &ww 3*П255П23ЖЕ!!ЯЯЯИЯНИ1ЯЯ8ЯММЯЯЯЯ1KJ S* fc® set. insert Ffirmac Lock Reject Sjflaberate" &ww 3*Рис. 7.15. На ресурсном графике отображена загрузка в процентах всех вовлеченных в проект редакторов разделов и одного из них — ИвановаРис. 7.15. На ресурсном графике отображена загрузка в процентах всех вовлеченных в проект редакторов разделов и одного из них — Иванова
Ин .1И1>»
Ин .1И1>»
Filtered resources
Filtered resources
ЛМ
ff x
ЛМ
ff x
П255П23ЖЕ!!ЯЯЯИЯНИ1ЯЯ8ЯММЯЯЯЯ1
KJ S* fc® set. insert Ffirmac Lock Reject Sjflaberate" &ww 3*
П255П23ЖЕ!!ЯЯЯИЯНИ1ЯЯ8ЯММЯЯЯЯ1
KJ S* fc® set. insert Ffirmac Lock Reject Sjflaberate" &ww 3*
Рис. 7.15. На ресурсном графике отображена загрузка в процентах всех вовлеченных в проект редакторов разделов и одного из них — Иванова
Рис. 7.15. На ресурсном графике отображена загрузка в процентах всех вовлеченных в проект редакторов разделов и одного из них — Иванова
Диаграмма разделена на две части. В левой части расположена легенда, в которой выводится название ресурса и группы, информация о которых отображается в правой части. Чтобы в правой части отобразилась информация об определенном ресурсе, его нужно выбрать в левой части. Выбор ресурсов осуществляется с помощью полосы прокрутки внизу левой части диаграммы (под легендой) или клавиш t и
В правой части диаграммы находится сам ресурсный график. По горизонтали на нем расположена стандартная временная шкала, а по вертикали — единицы из-
зависящие от типа отображаемой Например, загрузка ресурса измеряется процентами (как на рис. 7.15), работа — часами, а стоимость - денежнымиединицами.
Рассмотрим приемы форматирования диаграммы, которые позволят нам эффективно ее и строить графики, аналогичные представленному на PTIC. 7.15.
Форматирование ресурсного графика
отображаемой на графике информации и параметры ее отображения определяются с помощью средств форматирования диаграммы. Кроме того, с помощью этих средств настраиваются вспомогательные линии диаграммы и временная шкала.
Выбор типа отображаемой на графике информации
^17 gridlines...^17 gridlines...Percent AllocationRemaining AvailabilityCostPercent AllocationRemaining AvailabilityCostВыбор типа отображаемой на графике информации осуществляется с помощью списка в подменю Format Details (Формат Подробности) или в контекстном меню диаграммы (рис. 7.16). После того как тип информации (табл. выбран, график сразу перестраивается.
^17 gridlines...
^17 gridlines...
Percent Allocation
Remaining Availability
Cost
Percent Allocation
Remaining Availability
Cost
Cost
Work Availability
Unit Availability
Рис. 7.16. Список возможных типов отображаемых на ресурсном графике данных
На ресурсном графике всегда можно просмотреть информацию как для группы ресурсов, так и для отдельного ресурса (внутри группы), причем MS Project определяет состав группы ресурсов на основании текущей настройки фильтрации. Поскольку режимом фильтрации по умолчанию является отображение всех ресурсов (см. раздел «Фильтры» урока 4), то по умолчанию на диаграмме отображается информация для группы, состоящей из всех ресурсов, участвующих в проекте. В примере на рис. 7.15 включен фильтр, отбирающий в состав группы только ответственных редакторов (которых в проекте три), и поэтому на графике загрузка одного ресурса сравнивается с загрузкой не всех членов проекта, а только всех ответственных редакторов.
Таблица 7.1. Описание отображаемых на ресурсном графике типов данных
Тип данных
Описание
Peak Units (Пиковые единицы)
Максимальная нагрузка ресурса в процентах за период. Например, при периоде в неделю и загрузке в понедельник на 100% (8 часов работы) и во вторник на 50% (4 часа работы) пиковая нагрузка за неделю будет 100%. При периоде в один день пиковая нагрузка за понедельник составит 100%, а за вторник — 50%
Work (Трудозатраты)
Работа ресурса в числе часов за период
Cumulative Work (Совокупные трудозатраты)
Накопленная к текущему моменту работа ресурса в количестве часов. Например, при работе в понедельник 4 часа, во вторник 5 и в среду б часов накопленная работа в понедельник будет 4 часа, во вторник 9, а в среду 15 часов
Overallocation (Превышение доступности)
Превышение ресурсом доступного рабочего времени за период. Например, при рабочем дне в 8 часов ресурс работает в понедельник 10 часов и во вторник 2 часа. В таком случае перегрузка за понедельник будет равняться двум часам, но перегрузки за неделю не будет, так как из возможных 40 часов ресурс отрабатывает только 12
Percent Allocation (Процент загрузки)
Соотношение работы ресурса и доступного рабочего времени за период. Например, если ресурс работает 10 часов в понедельник и2 часа во вторник, то относительная нагрузка в понедельник будет 125%, а во вторник — 25%. При этом относительная нагрузка за неделю составит 30%
Remaining Availability (Оставшаяся доступность)
Число не занятых работой часов за период. Например, при работе в понедельник в течение 10 часов доступная нагрузка за понедельник равна нулю. При этом за неделю доступная нагрузка будет равна 30 часам
Cost(Затраты)
Стоимость работы ресурса за период (определяется путем умножения числа часов, затраченных на работу, на почасовую ставку)
Cumulative Cost (Совокупные затраты)
Накопленная к текущему моменту стоимость работы ресурса. Рассчитывается аналогично накопленной работе (являясь производным от нее параметром)
Work Availability (Доступность по трудоемкости)
Число часов, на которые ресурс может быть загружен работой за период. При стандартных настройках это 8 часов в день и 40 часов в неделю
Unit Availability (Доступность в единицах)
Число процентов, на которые ресурс может быть нагружен за период. Например, ресурс не может работать в понедельник и может во все остальные дни. В таком случае возможная нагрузка для понедельника будет 0%, а для остальных дней — 100%. За неделю возможная нагрузка составит 80%
По умолчанию на графике отображается информация об одном ресурсе группы, общая же информация обо всех членах группы не выводится. Для того чтобы определить, каким образом должны отображаться данные о ресурсах, и вывести на график информацию о группе ресурсов, предназначено диалоговое окно форматирования диаграммы.
Настройка параметров отображения данных на диаграмме
Диалоговое окно форматирования ресурсного графика открывается с помощью команды меню Format Bar Styles (Формат Стили отрезков) или команды Bar Styles (Стили отрезков) в контекстном меню диаграммы. С помощью этого диалогового окна (рис. 7.17, файл настраивается вид графика только для текущего типа данных, и для определенных типов некоторые из параметров недоступны.
Рис. 7.17. Диалоговое окно форматирования ресурсного графика
Диалоговое окно состоит из двух частей с одинаковыми разделами настроек. В левой части настраивается отображение данных для группы ресурсов, а в правой — для отдельного ресурса. Внизу диалогового окна расположены параметры, относящиеся к диалоговому окну в целом.
Части диалогового окна, относящиеся к отдельному ресурсу и к группе, в свою очередь, состоят из двух одинаковых разделов настроек, верхний из которых содержит параметры, управляющие отображением на графике информации о перегрузке ресурса или группы ресурсов, а нижний содержит аналогичные параметры, касающиеся нагрузки. Таким образом, диалоговое окно содержит четыре однотипных раздела.
Список Show as (Показывать как) содержит варианты отображения информации на диаграмме. При выбранном значении Don't Show (He показывать) информация не выводится. Если выбрать значение (Отрезок), данные отобразятся в виде отрезка, идущего снизу вверх (темные отрезки на рис. 7.15). Аналогично действует значение Step (Шаг) — в этом варианте между отрезками нет промежутков, из-за чего они сливаются, образуя ступени. А при выборе значения Step Line (Линия шага) отображаются только контуры отрезков, без заливки их цветом (например, на рис. 7.15 в таком режиме отображается информация о группе ресурсов).
ВНИМАНИЕВНИМАНИЕЧтобы данные для группы ресурсов или отдельного ресурса отображались на диаграмме, нужно выбрать способ отображения этих данных. Если же оставить значение Don't Show (He показывать), то данные на диаграмме не появятся.
ВНИМАНИЕ
ВНИМАНИЕ
В случае выбора значения Line (Линия) информация отображается в виде линии, соединяющей значения друг с другом. А в режиме, соответствующем значению Area (Область), значения также соединяются линиями, но при этом область между нижней осью диаграммы и линией закрашивается (рис. 7.18, файл 5a.mpp).
Рис. 7.18. На диаграмме отображены те же данные, что и на рис. 7.15. Информация о ресурсе отображается с помощью области, а для группы ресурсов — с помощью линииРис. 7.18. На диаграмме отображены те же данные, что и на рис. 7.15. Информация о ресурсе отображается с помощью области, а для группы ресурсов — с помощью линии
Рис. 7.18. На диаграмме отображены те же данные, что и на рис. 7.15. Информация о ресурсе отображается с помощью области, а для группы ресурсов — с помощью линии
Рис. 7.18. На диаграмме отображены те же данные, что и на рис. 7.15. Информация о ресурсе отображается с помощью области, а для группы ресурсов — с помощью линии
Для того чтобы на нижней оси выводились численные обозначения, нужно установить флажок Show values (Показывать значения). Если при этом на диаграмме одновременно отображается несколько видов информации, то число на горизонтальной оси соответствует максимальному значению. Например, на рис. 7.18 отображены данные о нагрузке и перегрузке Иванова и общей нагрузке всей группы редакторов разделов. Соответственно, поскольку максимальные значения принадлежат графику нагрузки группы ресурсов, значения на оси соответствуют им.
Чтобы соотнести данные для одного ресурса с их потенциальным максимальным значением, используется флажок Show availability line (Показывать линию доступности). После его установки на диаграмме отображается линия, соответствующая такому значению для выбранного типа данных и выбранного ресурса.
Например, на рис. 7.19 (файл б.трр) показана информация о пиковой нагрузке Иванова. Максимально допустимая нагрузка для этого ресурса составляет 100%, поэтому линия проходит на этой отметке. В те дни, когда ресурс перегружен, значения нагрузки превышают эту линию (и согласно настройкам графика данные о превышении нагрузки отображаются другим цветом).
Рис. 7.19. На графике выводится информация о нагрузке и перегрузке для одного ресурса и линия, соответствующая уровню максимально возможной нагрузки для выбранного ресурса
Если, например, в настройках для Иванова указать, что 11 марта он недоступен для проектных работ (но работы с его участием по-прежнему будут запланированы), то график перестроится (рис. 7.20, файл 7.трр). При этом линия доступности 11 марта проходит через точку 0%, и вся работа, назначенная ресурсу на этот день, считается перегрузкой.
При использовании отрезков иногда хочется уменьшить занимаемое ими место на диаграмме. В таком случае можно воспользоваться параметром Bar overlap (Перекрытие отрезков), с помощью которого определяется, разделяются ли соседние отрезки интервалом (как на рис. 7.20) или они перекрывают друг друга. Если в качестве значения этого параметра указать число, отличное от нуля, то включится режим перекрытия.
Рис. 7.20. Так выглядит график после объявления Иванова недоступным для работ на 11 марта 2002 года
Шкала времени, сетка и стили текста
Диалоговое окно настройки шкалы времени открывается с помощью команды меню Format Timescale (Формат Шкала времени) либо с помощью команды Timescale (Шкала времени) контекстного меню диаграммы. Это диалоговое окно полностью повторяет аналогичное окно, рассмотренное в разделе «Форматирование шкалы времени» урока 5, посвященного диаграмме (см. рис. 5.9).
Диалоговое окно настройки сетки также повторяет аналогичное окно, используемое для диаграммы Ганта, отличаясь лишь набором типов линий (рис.
Настройки сетки едины для всех типов данных и не будут изменяться при переключении между ними. Отрывается диалоговое окно форматирования сетки с помощью команды меню Format (Формат Сетка).
Линии Major Vertical (Линия раздела среднего уровня) и Minor Vertical (Линия раздела нижнегоуровня) пересекают диаграмму вертикально и соответствуют основным и дополнительным единицам временной шкалы, а линия Horizontal (Горизонтальные) пересекает диаграмму горизонтально в соответствии с единицами измерения. Линии Current Date (Текущая дата), Status Date (Дата отчета о состоянии), Project Start (Начало проекта) и Project Finish (Окончание проекта) пересекают диаграмму вертикально в зависимости от расположения соответствующей даты на временной шкале. Линии Title Vertical (Вертикальная в заголовках) и Title Horizontal (Горизонтальная
в заголовках) используются для разделения основной и дополнительной временной шкалы по горизонтали и единиц измерения каждой из них по вертикали.
Рис. 7.21. Диалоговое окно настройки вспомогательных линий, уже знакомое нам по другим диаграммам
Для форматирования текста (подписей осей, названий ресурсов и т. п.) используется стандартное диалоговое окно настройки текстовых стилей (рис. 7.22, файл 8.mpp), которое можно вызвать через меню Format I Text Styles (Формат ► Текстовые стили).
Рис. 7.22. Диалоговое окно форматирования текстовых стилей
Стили Allocated Resources (Выделенные ресурсы) и Overallocated Resources (Ресурсы с превышением доступности) используются для отображения названий соответствующих типов ресурсов в информационном блоке в левой части диаграммы. Для обозначения единиц измерения временной шкалы применяются стили Тор timescale tier (Верхний уровень шкалы времени), Middle timescale tier (Средний уровень шкалы времени) и Bottom timescale tier (Нижний уровень шкалы времени). Стиль Tick Labels (Надписи шкалы) определяет параметры подписей осей диаграммы, a Legend Labels (Надписи легенды) — формат текста, отображаемого в информационном блоке под названием ресурса или группы ресурсов.
На рис. 7.23 (файл S.mpp) представлен пример форматирования диаграммы с использованием текстовых стилей. Для выделенных ресурсов используется курсивное начертание, для перегруженных — увеличенный шрифт красного цвета, а легенда выделена полужирным. Подписи данных подчеркнуты и для обозначения единиц на временных шкалах используются нестандартные шрифты.
Рис. 7.23. Пример форматирования диаграммы с использованием текстовых стилей
Редактирование проектных данных
на ресурсном графике
На ресурсном графике можно редактировать лишь свойства ресурса, щелкнув на его названии в информационном блоке, размещенном в левой части диаграммы.
Что нового вы узнали?
О Что такое календарь и ресурсный график, для чего предназначены эти диаграммы и как с их помощью получать данные о проекте.
О Как определять, какие отрезки будут отображаться на календаре, какая информация будет на них отображаться и как настраивать их внешний вид.
О Как определять формат календаря, использовать фон ячеек, настраивать режим отображения дней.
О Как сортировать и оптимально размещать отрезки на календаре, использовать вспомогательные линии.
О Как редактировать с помощью календаря проектные данные и использовать встроенные в диаграмму сервисные функции.
О Как определять отображаемый на ресурсном графике тип данных, форму его представления и группы ресурсов, данные о которых отображаются.
О Как использовать временную шкалу, вспомогательные линии и настраивать используемые на ресурсном графике шрифты.
О Как редактировать данные с помощью ресурсного графика.
V :I УРОКV :I УРОКДиаграммы использования задач и ресурсов
V :I УРОК
V :I УРОК
О Отображение необходимых данных на диаграммах использования задач и ресурсов
О Анализ диаграмм использования задач и ресурсов
[ЛРедактирование проектных данных,
представленных на диаграммах использования задач и ресурсов
о Форматирование данныхна диаграммах
□ Фильтрация, сортировка
и группировка данных на всех диаграммах MS Project
Диаграммы использования задач и ресурсов в большей степени, чем остальные, применяются для ввода повременных данных в файл проекта. Знать возможности этих диаграмм и уметь работать с ними очень важно, поскольку без их помощи невозможно ввести в план проекта повременные данные, например указать, что в первый день работы над задачей сотрудник работает 1 час, а во второй день — 2 часа.
В этом уроке вы узнаете, как отображать на диаграммах использования задач и ресурсов нужные данные, как их анализировать и редактировать. Кроме того, вы научитесь форматировать данные, которые отображаются на этих диаграммах.
Поскольку эти две диаграммы завершают знакомство с диаграммами MS Project, то в этом же уроке вы узнаете, как фильтровать, сортировать и группировать данные на всех диаграммах программы.
Диаграмма использования задач
Диаграмма Task Usage (Использование задач) предназначена для анализа участия ресурсов в проектных работах. В размещенной рядом с диаграммой, отображается план проекта, в котором под каждой из задач приведен список задействованных в ней ресурсов (рис. 8.1, файл
Рис. 8.1. Диаграмма использования задач
Сама диаграмма представляет собой таблицу, в строках которой размещена формация о фазах, задачах и ресурсах. Внутри строки данные размещены в ячейках в соответствии с датами, к которым они относятся.
Таким образом, диаграмма позволяет получать разнообразные данные о работе (объем работы, стоимость, загрузка ресурсов и пр.) за произвольный временной период для проекта в целом, любой из его фаз, задач или задействованного в выполнении задачи ресурса. Например, на рис. 8.1 видно, что 14 января общий ем работ по проекту составляет 4,93 часа и складывается из объема работ трех ресурсов: Иванова (1,33 часа), Петрова (2 часа) и Сидорова (1,6 часа).
.
§ У ВНИМАНИЕ До сих пор в таблицах, с которыми мы работали, отображались данные обычных полей «внутренних» таблиц MS Project. Данные этих полей относятся к задаче вообще, например значение поля Work (Трудозатраты) содержит общие трудозатраты по всей задаче за все время ее выполнения. Поэтому эти полячастоназываютсясводнымиполями.
Помимо этихполей есть еще и повременные поля, то есть поля, относящиеся к определенному промежутку во время выполнения задачи или назначения. Например, если задача выполняется втечение то MS Projectхранитдан- ные отом, какиетрудозатраты планируются втечение первого часа, второго часа и т. д. В этом случае речь идет о повременном поле Work (Трудозатраты).
Сводные поля всегда соотносятся с повременными. Если изменить значение сводных трудозатрат по задаче, то программа автоматически пересчитает повременные поля, аеслиизменитьповременныетрудозатраты—изменят- сясводные.
Диаграмма хороша и тем, что с ее помощью можно не только получать детальную информацию о проекте, но и редактировать ее.
Тип содержащихся на диаграмме данных и формат их отображения определяется с таких средств форматирования, как цветовое выделение данных, выбор шрифта, настройка временной шкалы и вспомогательных линий.
Выбор типа отображаемой на графике информации и ее форматирование
Выбор типа отображаемой на графике информации осуществляется с помощью списка в подменю Format Details (Формат Подробности) или в контекстном меню диаграммы. Для выбора типа информации нужно щелкнуть на соответствующем пункте списка (названия пунктов соответствуют названиям полей таблицы). Таким же образом отменяется отображение типа данных.
Можно выбрать сразу несколько типов данных, и в таком случае каждой строке таблицы с названиями задач и ресурсов будут соответствовать несколько строк на диаграмме. Например, на рис. 8.2 диаграмма (файл 1_1.трр) содержит данные об объеме работ и их стоимости.
набор доступных типов информации не исчерпывается списком в подменю Format (Формат Подробности). Для выбора дополнительных типов служит диалоговое окно настройки отображаемых данных, вызываемое командой меню Format Detail Styles (Формат Стили подробных данных) или
ной командой контекстного меню диаграммы. В этом же диалоговом окне осуществляется и форматирование диаграммы.
Рис. 8.2. С помощью списка определяется, какая информация будет отображена на диаграмме
Первая вкладка диалогового окна, Usage Details (Подробности содержит два списка с названиями полей (полей из «внутренней» таблицы с информацией о задачах). В списке Available fields (Доступные поля) приведены поля, информацию из которых можно вывести на диаграмме. В списке Show these fields (Показывать эти поля) содержатся названия отображенных на диаграмме полей.
Для перемещения названий полей между списками служат кнопки Show» (Показать») и «Hide («Скрыть). Кнопки Move (Порядок) со стрелками вверх и вниз, расположенные справа от списка отображаемых полей, используются для определения порядка отображения полей на диаграмме. Например, на рис. 8.3 сначала идет поле Work (Трудозатраты), а затем Cost (Затраты). Соответственно этим настройкам на рис. 8.2 рядом с каждой задачей или ресурсом выше находится строка с информацией об объеме и ниже — с данными о стоимости этих работ.
Выделив название любого из полей и установив значения параметров Font (Шрифт), Cell background (Фон ячейки) и Pattern (Узор), можно определить, каким шрифтом будут отображаться данные из этого поля на диаграмме и какого цвета будут ячейки с этими данными. Например, на рис. 8.2 видно, что данные о стоимости отображаются на более темном фоне, чем другие. Это произошло из-за того, что в диалоговом окне для этого поля был определен более темный фон ячеек.
Рис. 8.3. На первой вкладке диалогового окна определяется, какие данные отображаются на диаграмме
Для быстрого вызова необходимых полей удобно использовать флажок Show in menu (Показывать в меню). Названия полей, при настройке которых этот флажок был установлен, всегда отображаются в списке Format Details (Формат Подробности). По умолчанию у некоторых полей этот флажок установлен, и именно они отображаются в меню на рис. 8.2.
'Таким образом, в левом списке вкладки показаны поля, уже отображаемые
на диаграмме. В правом списке показаны те поля, которые могут появиться на диаграмме, причем их можно отобразить в контекстном меню диаграммы или в подменю Format(Формат Подробности), установив флажок
Show in menu (Показывать в меню).
Помимо полей, существующих во «внутренней» таблице, в списках фигурируют названия Task Rows (Все строки задач) и All Assignment Rows (Все строки назначений). Эти псевдополя предназначены для быстрого форматирования всех данных, отображающихся на диаграмме в строках, относящихся к задачам или к назначенным на задачи ресурсам.
Параметры псевдополя применяются, если оно помещено в список для отображения. Например, на рис. 8.3 в этом списке числится Assignment Rows (Все строки назначений), и поэтому настройки форматирования этого псевдополя (белый фон) применены ко всем данным, относящимся к назначенным ресурсам (см. рис. 8.2). Именно поэтому данные, относящиеся к задачам, имеют желтый и синий фон, а данные, относящиеся к ресурсам, — белый.
На второй вкладке диалогового окна, Usage Properties (Свойства использования) (рис. 8.4), настраиваются общие параметры отображения данных. В списке Align details data (Выравнивание подробных данных) определяется ориентация данных
P Repeat delate header on alP Duplay ^xxt detail header namesP Repeat delate header on alP Duplay ^xxt detail header namesвнутри ячеек: Right (по правому краю), Left (По левому краю) или Center (По центру). Параметр Display details header column (Показывать столбец с заголовками подробных данных) определяет, будет ли отображаться столбец с названиями полей, данные из которых выводятся на диаграмме (на рис. 8.2 это первый столбец на диаграмме). Если используется оформление разных рядов данных разными цветами, то колонку можно убрать, установив значение No (Нет) для этого параметра. При выборе варианта Automatic (Авто) заголовки будут исчезать, если выводится информация только из одного поля (в таком случае заголовок не нужен), и появляться при добавлении второго поля.
P Repeat delate header on al
P Duplay ^xxt detail header names
P Repeat delate header on al
P Duplay ^xxt detail header names
y<jn details data:
Gispioy detafs header column:
Рис. 8.4. Вкладка настройки общих свойств диаграммы
Флажок Repeat details header on all assignment rows (Повтор заголовков подробных данных для всех строк назначений) определяет, будут ли в строках с данными для ресурсов отображаться заголовки. На рис. 8.2, например, этот режим включен, и названия полей, из которых выводятся данные, отображаются на диаграмме в строках, соответствующих данным о ресурсах.
Некоторые поля имеют длинные названия, и при включенном отображении заголовков данных колонка с заголовками может из-за этого увеличиться. Чтобы она не отнимала место у данных, можно использовать в ней сокращенные названия полей, для чего нужно установить флажок Display short detail header names (Сокращенные заголовки подробных данных).
На рис. 8.5 (файл 1_2.трр) представлена диаграмма, при форматировании которой было отключено повторение заголовков для назначений (и в результате в строках с данными для ресурсов не отображаются названия полей). Кроме того, из списка отображаемых полей было удалено псевдополеAllAssignment Rows (Все строкиназначений), врезультатечего относящиеся кресурсамстрокиотформати- рованы так же, как и строки, относящиеся к задачам (в отличие от диаграммы на рис. 8.2, где это псевдополе использовалось).
Рис. 8.5. Диаграмма использования задач после форматирования
Шкала времени, сетка и стили текста
Для настройки шкалы времени используется стандартное диалоговое окно, описанное в разделе «Форматирование шкалы времени» урока 5, посвященного диаграмме Ганта, и открываемое командой меню Format ► Timescale (Формат ► Шкала времени) либо с помощью команды Timescale (Шкала времени) контекстного меню диаграммы.
Форматируя временную шкалу, можно отбирать данные за различные промежутки времени. Например, для того чтобы просмотреть стоимость проектных работ по месяцам, а не по дням, нужно всего лишь выбрать в качестве минимальной единицы шкалы месяц (рис. 8.6, файл 1_3.трр).
Диалоговое окно настройки сетки также аналогично окну, используемому в диаграмме Ганта (см. раздел «Вспомогательные линии» урока 5), и отличается лишь списком вспомогательных линий (рис. 8.7).
Линии Sheet Rows (Строки листа) и Sheet Columns (Столбцы листа) пересекают по горизонтали и по вертикали сопровождающую диаграмму таблицу, отделяя друг от друга ряды и столбцы. Линии Usage Rows (Строки использования) и Usage Columns (Столбцы использования) аналогичным образом пересекают диаграмму, разделяя строки с данными и столбцы временных периодов.
Рис. 8.6. После форматирования временной шкалы данные об объеме работ и их стоимости сгруппированы по месяцам
Рис. 8.7. Диалоговое окно настройки вспомогательных линий
Линии Title Vertical (Вертикальные в заголовках) и Title Horizontal (Горизонтальные в заголовках) используются для разделения основной и дополнительной времен - ной шкалы по горизонтали и единиц измерения каждой из них по вертикали, а линии Page Breaks (Разрывы страниц) — для обозначения разрывов страниц при печати диаграммы.
Для форматирования текстовых данных на диаграмме (подписей осей, названий ресурсов и т. п.) используется стандартное диалоговое окно настройки тексто-
6 Зак. 875
стилей (рис. 8.8), которое можно вызвать командой меню Format Text Styles (Формат Стили текста).
Рис. 8.8. Диалоговое окно форматирования стилей текста
Стили, которые можно форматировать в этом диалоговом окне, совпадают с описанными в уроке, посвященном диаграмме (см. раздел «Форматирование текстовых стилей» урока 5), и лишь один стиль используется только на диаграммах использования — Assignment Row (Строка назначения). В соответствии с этим стилем форматируется текст с названиями ресурсов, выполняющих задачу.
Редактирование проектных данных на диаграмме использования задач
Диаграмма очень удобна для редактирования проектных данных, поскольку для того, чтобы изменить информацию, достаточно установить курсор в ячейку и изменить ее значение. При этом обновляются связанные данные. Например, если изменить объем работы ресурса в рамках задачи, то соответственно изменится общий объем работ по задаче, фазе и проекту. И если изменить объем работ по задаче, то пропорционально изменится нагрузка каждого ресурса.
Некоторые данные, отображаемые на диаграмме, являются производными (например, стоимость задачи является производной от объема работ) и не могут быть отредактированы, так как изменяются автоматически при изменении определяющих их данных. Например, при изменении объема работ стоимость обновится, тогда как изменить стоимость вручную нельзя.
Чтобы определить, являются данные редактируемыми или нет, нужно установить курсор в ячейку диаграммы и посмотреть, каким цветом отображается значение диаграммы в строке ввода. Если значение отображается серым цветом, то редактировать его нельзя (в таком случае не удастся и поместить курсор в строку ввода).
Диаграмма использования ресурсов
Диаграмма Resource Usage (Использование ресурсов) предназначена для анализа нагрузки ресурсов в проектных работах. Диаграмма позволяет оценить общую нагрузку ресурса за любой период времени и проанализировать, из участия в каких задачах она складывается.
Рис. 8.9. Диаграмма использования ресурсов
В таблице, располагающейся слева от диаграммы (рис. 8.9, файл 2.mpp), приведен список ресурсов, и под каждым из ресурсов приведен список задач, использующих этот ресурс. На диаграмме расположены ряды данных, в которых отображаются данные как о суммарной работе ресурса, так и о работе в рамках выполнения отдельных задач.
Форматирование диаграммы использования ресурсов и редактирование данных на ней
При форматировании диаграммы использования ресурсов применяются те же приемы, что и при форматировании диаграммы использования задач. Существующие отличия в возможностях форматирования касаются только некоторых деталей.
В диалоговом окне настройки отображаемых на диаграмме данных (вызываемом командой меню Format ► Detail Styles (Формат ► Стили подробныхданных)) использу-
ется псевдополеResource Rows (Все строки ресурсов), с помощью которого можноформат строк, содержащих сводные данные о ресурсе.
В диалоговом окне форматирования текстовых стилей Format Text Styles (Формат Стили текста) стиль Assignment Row (Строка назначения) соответствует строкам с названиями задач (а не названиям ресурсов, как на диаграмме использования задач).
Редактирование данных на диаграмме использования ресурсов осуществляется так же, как и на диаграмме использования задач. Для изменения информации нужно выделить соответствующую ячейку и ввести данные, после чего все связанные данные автоматически обновятся.
Использованиегруппировки
и сортировки данных на диаграммах
При работе с диаграммами можно применять фильтрацию, группировку и сортировку данных, как и при работе с таблицами (см. урок 4). В отличие от таблиц, состоящих из строк и столбцов, диаграммы имеют разную структуру, поэтому к разным диаграммам приемы отбора и организации данных могут применяться по-разному, а к некоторым не применяются совсем.
Все приемы группировки, сортировки и фильтрации данных, описанные в уроке 4, полностью могут применяться и к диаграммам, которые всегда отображаются вместе с таблицей (диаграммы использования задач и ресурсов, диаграмма Ганта и ее виды). В таком случае фильтрация, группировка и сортировка применяются к данным в таблице, и в соответствии с ней перестраивается диаграмма. Например, на рис. 8.10 (файл 2_1.трр) к диаграмме использования ресурсов применена фильтрация, чтобы отобрать только перегруженные ресурсы (Overallocated resources (Превышение доступностиПосле применения фильтра в таб
лице отображаются только эти ресурсы, и на диаграмме отображаются соответствующие им данные.
пример представлен на рис.(файл 2_2.трр). К данным, разме
щенным на диаграмме Ганта, была применена группировка задач по длительности. В сопровождающей диаграмму таблице задачи разделились на группы, и сама диаграмма соответственно перестроилась.
Структурная фильтрация (см. раздел «Структурная фильтрация» урока 4) может быть применена ко всем диаграммам, отображающимся как вместе с таблицами, так и без них. При этом одна ее возможность специально предназначена для фильтрации данных в диаграммах использования задач и ресурсов. С помощью команды меню Project Outline Show Assignments (Проект Структура Показать назначения) можно отобразить все выделенные на задачу ресурсы или все задачи, связанные с ресурсом (ресурс или задача должны быть выделены курсором). И наоборот, с помощью команды Project Outline Hide Assignments (Проект Структура Скрыть назначения) можно скрыть отображенные на диаграмме данные, связанные с выбранным ресурсом или задачей.
С ЦП
A w»aegv f. .4 * vtxe
n*e
0 days
gg^tWopo*HIX|
«Ы
■е.сцдороммгм
ВМ*н(3»%|
■ewoelirxpwipoeiztXLCHaopoelrw bl
Рис. 8.11. Такой вид принимает план на диаграмме Ганта
Ш^Ш^УЯЕШШШЯЯШШШЯШШШШ
■&1 1*^ ^к й»» insert Руг.* :»» -vw fi* *гь*»и^ •;?*<»*** №-ki- ^
189'
i
: Сидоров
о я«дме»м**
I Г *
A
I»**
Сбор
Подготовка плана номера
Предварительная
с
Редколлегия
Подготовкаредакциониых мданий Утверж дение заданий Редактирование материалов Техническоередактирование
от
Подготовка плана номера Предварительная редколлегия
с
ЯгО»йЛлем*
Подготовкаредакционных заданий Утверждение заданий
Редактирование материалов
Техническое редактирование
Сверка
.“:**• :1 У**.
t4l4 Лев i vhtwN fMJ#'lv*
?.5 Нгь .: ^ш
М^* : Аул
33.« V» {wtrt
L 3«h
Рис. 8.10. На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсы
□ cs a •; «S3
^6
0
|
Статьиу а.
Статьи поступили в
Подготовка теки пи
Номер сверстан к
EDuration: 1 day
Предвари-
Редколлелля
В2
Рассылка задании а в
Подготовка
3
Подготовив ппм нс»
Диоаботка планов с
Под алое •■ оедендю
Подюговеамеетао: Подготовка «ахов
В
Утверждение мае*!
□ Duration: 4 day»
модели
El Duration: i
Кастинг для вьбора,
В Duration:
Сбор предложении о
В
Цветоделение
•авиа Iиху*' ю^2ГЧк<»иор^ггЧ|;Уавров<Ьа,*МMH‘^
*woe<4» btneip<*4M%|r tw^eNЗГЧ*««Р**1 «*•!
11>ое|?1Чк<.пл<чи. >|.*e^l.l iw^' 34|
y)«TpoN31*fcau ax*4MS|
4»4yhipoe|M lbtCM*opoe(M4tV>«P«*|
иакное(10*»1.ПД11>о«| W\kCnaopoe(W%|
после группировки задач проекта по длительности
Диаграммы, отображаемые без таблиц, представляют собой особые случаи, которые необходимо рассмотреть отдельно.
Фильтрация данных на диаграммах без таблиц
Фильтрация может быть применена на всех диаграммах в одном из двух режимов: собственно фильтрации или выделения. В режиме фильтрации на диаграмме будут отображаться только данные, соответствующие условиям фильтра (аналогично примеру на рис. 8.10). В режиме выделения на диаграмме отображаются все данные, а соответствующие условиям фильтра подсвечиваются (см. раздел «Фильтры» урока 4). Например, на рис. 8.12 (файл 2_3.трр) на календаре выделены задачи стоимостью больше $200, для чего мы применили стандартный фильтр Cost Greater Then (Затраты превышают).
Рис. 8.12. Фильтрация календаря в режиме выделения: подсвечены задачи стоимостью более $200
Фильтрация в режиме выделения не работает на ресурсном графике и схеме данных.
Сортировка данных на диаграммах без таблиц
Сортировка, то есть упорядочивание данных в соответствии со значениями их свойств, может быть применена на всех диаграммах, кроме сетевого графика.
На календаре порядок сортировки (при соответствующих настройках) определяет порядок размещения задач: задачи с большим значением в поле, по которому осуществляется сортировка, размещаются выше других. В ресурсном графике порядок сортировки определяет очередность отображения информации о ресурсах, а на схеме данных — информации о задачах.
Группировка данных на диаграммах без таблиц
Группировать данные можно только на сетевом графике. При большом числе задач группировку удобно осуществлять, включив режим Hide (Скрыть поля) в контекстном меню графика. В таком случае большинство задач умещается на одном экране.
Рис. 8.13. Сетевая диаграмма с включенным режимом группировки по стоимости задачи
Например, на рис. 8.13 (файл З.трр) задачи сгруппированы по затратам с интервалом в $100 (о сортировке с интервалом см. раздел «Настройка параметров группировки» урока 4). Для группировки использована ранее созданная группа Cost (Затраты), а для того чтобы на экране помещалось больше блоков, у них скрыты поля. В верхнем блоке расположены задачи стоимостью от 0 до в следующем — от $100 до $200 и т. д. Кстати, группировка данных на сетевом графике — новая возможность, появившаяся именно в MS Project 2002.
Что нового вы узнали?
О Как устроены диаграммы использования задач и ресурсов.
О Как форматировать временную шкалу, вспомогательные линии и текстовые стили этих диаграмм.
О Как редактировать информацию о проекте с помощью этих диаграмм.
О Как фильтровать, сортировать и группировать данные на диаграммах MS Project.
Гр УРОКГр УРОКПредставления и формыПредставления и формы
Гр УРОК
Гр УРОК
Представления и формы
Представления и формы
Одиночные и комбинированные представления
ОПросмотр информации с помощью
одиночных и комбинированных
I представлений
Создание представлений
Настройка представлений
Создание новых представлений
на основе существующих
О Работа с формами
Использование форм
в комбинированных представлениях
Перемещение представлений и их элементов между проектными файлами
В предыдущих уроках вы познакомились с двумя составляющими представления — таблицами и диаграммами. В этом уроке вы научитесь работать с последним, третьим элементом представления — формами. Во многих случаях формы являются самым удобным способом редактирования проектных данных, и в этом уроке вы узнаете, как можно эффективно использовать формы при планировании.
В предыдущих уроках вы работали с элементами представлений, но для вас очень важно научиться работать и с представлением в целом: создавать и удалять представления, изменять их свойства. В этом уроке вы освоите принципы работы с представлениями и научитесь перемещать представления и их составляющие между проектными файлами.
Принципы работы с представлениями
Представление (View) — это основное средство отображения проектных данных для просмотра и редактирования, которое может сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы (см. раздел «Рабочая область MS Project» урока 2). Представление имеет гибкую структуру, что позволяет настраивать его в зависимости от потребностей пользователя.
Просмотр информации спомощью представлений
При создании файла проекта для просмотра данных открывается представление по умолчанию, а при открытии файла — представление, в котором просматривали проектную информацию перед закрытием файла.
Переключаться между представлениями можно с помощью панели представлений (View Bar) или меню View (Вид). На панели представлений и в меню перечислены только те представления, в настройках которых установлен соответствующий флажок, а полный список представлений вызывается с помощью команды меню View ► More Views (Вид ► Другие представления) (рис. 9.1, файл l.mpp).
Рис. 9.1. Диалоговое окно со списком всех представлений
При загрузке этого диалогового окна курсором выделено открытое в данный момент представление. Чтобы открыть другое представление, нужно установить на него курсор и нажать кнопку (Применить).
По умолчанию список состоит только из одиночных представлений (Single view), то есть содержащих одну диаграмму или таблицу. Но часто бывает удобно просматривать информацию о ресурсах или задачах на двух диаграммах одновременно (то есть в комбинированном представлении (Combination Например, на рис. 9.2 открыты одновременно и диаграмма для анализа плана проекта, и диаграмма использования задач для анализа участия ресурсов в выполнении выбранной задачи (файл
Рис. 9.2. Комбинированное представление сочетает два одиночных: диаграммуи диаграмму использования задач
Комбинированное представление создается с помощью команды меню Window Split (Окно Разделить), разделяющей окно с текущим видом на два окна. После этого, установив курсор в нужную часть окна, можно выбрать соответствующие представления с помощью панели представлений. Для возвращения к одиночному виду нужно воспользоваться командой меню Window Remove Split (Окно Снять разделение).
Одиночное представление, открытое в нижней части комбинированного, связано с представлением, открытым в верхней части. Так, если оба представления содержат временную шкалу, то она синхронизируется, и прокрутка вдоль времен-
ной шкалы одной части окна приводит к автоматической прокрутке другой. Например, на рис. 9.2 благодаря этой особенности комбинированных представлений данные о работе ресурсов отображаются на диаграмме использования задач точно под отрезком, обозначающим эту задачу на диаграмме Ганта.
Данные, отображаемые в нижнем представлении, также связаны с данными верхнего представления. Например, на рис. 9.2 в нижнем представлении отображается информация только о задаче, выбранной в верхнем а не все данные, которые обычно отображаются на использования задач. И если выделить две задачи на диаграмме Ганта, то представлении появится информация о двух задачах, а не об одной.
Благодаря такой связи составляющих комбинированного преставления с его помощью можно просматривать данные в разнообразных срезах. Например, на рис. 9.3 в комбинированном представлении диаграмма Ганта совмещена с ресурсным графиком (файл На ресурсном графике можно просматривать информацию о работе любого из ресурсов, задействованных в выделенных на диаграмме Ганта задачах, причем работа над выделенными задачами отображается особым цветом.
Рис. 9.3. Комбинированное представление с диаграммой Ганта и ресурсным графиком
На рис. 9.3 (файлсветлые столбцы обозначают работу ресурса над вы
деленной задачей, а темные — работу над всеми остальными. При этом столбцы
ресурсного графика распложены под соответствующими отрезками диаграммы Ганта.
В файле З.трр представлена настройка комбинированного представления, в котором сочетаются Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и Relationship Diagram (Схема данных). Выбрав задачу в диаграмме Ганта, можно просмотреть все связанные с ней задачи на схеме данных.
Для того чтобы сохранить удачно подобранные настройки, стоит создать новое представление и сконфигурировать его в соответствии с ними. Это гарантирует, что настройки можно будет использовать в дальнейшем при просмотре информации как из текущего проекта, так и из других.
Использование окон
MS Project 2002 позволяет открывать несколько окон с разными представлениями одного проектного файла. Таким образом, вы можете открыть новое окно и просматривать в нем другое представление уже открытого файла. Переключение между открытыми в разных окнах представлениями происходит либо с помощью меню Window (Окно), либо с помощью панели задач, если вы включили режим отображения окон на этой панели (см. раздел «Настройки просмотра» урока 2).
Переключение между представлениями с помощью панели представлений не очень удобно при редактировании данных, поскольку при переходе в новое представление курсор остается на той же строке таблицы, где он был в предыдущем. Поэтому каждый раз для редактирования данных в новом представлении нужно перемещать курсор на нужную строку. Если же представления открыты в разных окнах, то при переключении между ними сохраняется положение курсора в таблице, выделения и пр.
Кроме того, как уже отмечалось, в нижней части комбинированного представления отображаются только связанные с верхним представлением данные. Но часто нужно просматривать в нижней части комбинированного представления все проектные данные в формате другого представления. И в этом случае поможет работа с представлениями с помощью окон: открыв два или больше представлений в разных окнах, можно совместить их в одном окне MS Project и работать с ними. Кроме того, в каждом из окон может быть отображено комбинированное представление.
Чтобы открыть новое окно с данными текущего проекта, нужно выбрать команду меню Window ► New Window (Окно ► Новое окно). В открывшемся диалоговом окне (рис. 9.4) нужно выбрать название проекта в списке Projects (Проекты) и название представления в раскрывающемся списке View (Представление). После нажатия кнопки OK MS Project откроет новое окно с указанным проектом. Первое окно с открытым проектом будет переименовано: к его заголовку будет добавлен номер 1. Например, если до открытия нового окна оно имело заголовок Projectl (Проект!), то теперь его заголовок будет переименован в Project!:! (Проект!:!). Новое же окно будет иметь заголовок Projectl:2 (Проект!:?).
Совместить окна с открытыми представлениями можно с помощью команды упорядочивания окон Window ► Arrange All (Окно ► Упорядочить все). Например,
на рис. 9.5 совмещены два окна, в одном из которых открыто представление Calendar (Календарь), а во втором — комбинированное представление из файла 2.mpp'.
Рис. 9.4. Открываем новое окно с представлением
Рис. 9.5. Совмещение двух окон с представлениями одного файла
Окна упорядочиваются по горизонтали или по вертикали, и принцип упорядочивания определяет программа. Поэтому не всегда при упорядочивании окон результат будет таким же, как в приведенном примере.
СОВЕТ Очень удобно контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши назаголовкеокна. Спомощью егокомандможносохранить файл, проверить орфографию, перейти кмакросов и пр.
Если окон становится слишком много, их можно убрать с экрана, не закрывая открытый файл проекта. Для этого предназначена команда Window Hide (Окно Скрыть). Для отображения любого из скрытых окон предназначена команда Window Unhide (Окно Отобразить). При выборе этой команды появляется окно со списком всех скрытых окон, в котором следует выделить нужное и нажать кнопку ОК.
Создание нового представления
Чтобы создать новое представление, в диалоговом окне со списком представлений (см. рис. 9.1) нужно щелкнуть на кнопке New (Создать). В открывшемся окне (рис. 9.6) определяется тип создаваемого представления: Single view (Одиночное представление) или Combination view (Комбинированное представление).
Рис. 9.6. Определение типа создаваемого представления
После задания типа нового представления открывается диалоговое окно определения его свойств. В зависимости от того, какое представление создается, будет открыто диалоговое окно определения свойств или одиночного, или комбинированного представления.
В диалоговом окне определения свойств одиночного представления (рис. 9.7, файл З.трр) поле Name (Имя) задает название нового представления. Это название отображается в списке всех представлений и в меню. Для того чтобы название представления отображалось в меню, нужно установить флажок Show in menu (Показывать в меню).
Рис. 9.7. Диалоговое окно определения свойств одиночного представления
Параметр Screen (Экран) определяет, какая диаграмма или форма ляжет в основу представления. При этом список возможных вариантов ограничивается рассмотренными диаграммами (формы, которые можно использовать для создания представлений, мы рассмотрим в этом уроке позже).
От значения параметра Screen (Экран) зависит, какие параметры можно будет настроить для создаваемого представления. Параметр Table (Таблица) можно использовать только в случае, если выбранный экран содержит таблицу. В этом списке можно выбрать таблицу, которая будет отображаться при загрузке представления.
Параметр Group (Группа) также можно определить только в случае, если на диаграмме возможна группировка данных. Тогда можно выбрать из списка группу, которая будет использоваться при группировке.
Условия фильтрации данных можно определить для любой диаграммы с помощью параметра Filter (Фильтр), определяющего, какой из существующих фильтров будет применен для отбора отображаемых в представлении данных. Для того чтобы использовать фильтрацию в режиме подсветки, предназначен флажок Highlight filter (Выделять результаты фильтра).
Диалоговое окно определения свойств комбинированного представления (рис. 9.8, файл З.трр) устроено проще аналогичного окна для одиночного представления. В поле Name (Имя) следует ввести название нового представления, а для того, чтобы оно отображалось в меню и на панели представлений, нужно установить флажок Show in menu (Показывать в меню).
Рис. 9.8. Диалоговое окно определения свойств комбинированного представления
В раскрывающихся списках Тор (Вверху) и Bottom (Внизу) определяются представления, которые будут отображаться в верхней и нижней части нового пред- ставлепия. При этом список доступных представлений состоит не только из стандартных диаграмм (как в диалоговом окне создания одиночного представления), а из всего набора существующих одиночных представлений, в том числе и настроенных пользователем.
После того как создание представления завершено, оно появляется В списке доступных представлений и его можно вызывать либо из списка, либо (если установлены соответствующие настройки) из меню или панели представлений. Представления, созданные в результате настроек, показанных на рис. 9.7 и 9.8, вы можете найти в файле З.трр.
Создание представления на основе существующего
Часто бывает удобнее создавать новое представление не «с нуля», а на базе уже существующего. Для этого предназначена команда копирования представления, вызываемая кнопкой Сору (Копировать) в диалоговом окне со списком представлений (см. рис. 9.1).
После нажатия кнопки открывается диалоговое окно, аналогичное окну создания представления, в котором к названию исходного представления добавлено Copy of (Копия) (рис. 9.9, файл З.трр) и нельзя изменить параметр Screen (Экран), то есть изменить диаграмму или форму, являющуюся базовой для создаваемого представления. После нажатия кнопки OK представление с новым названием сохраняется.
Рис. 9.9. Создание представления на основе существующего
Настройка существующего представления
Настройка одиночного представления может осуществляться прямо во время его просмотра. Например, если в представлении изменить отображаемую таблицу, то она автоматически станет отображаемой по умолчанию для данного представления. То же касается параметров группировки и фильтрации.
Некоторые параметры одиночного представления (название, отображение в меню) нельзя изменить в процессе его просмотра. Кроме того, при просмотре нельзя изменять параметры комбинированного представления. Полностью настроить представление можно с помощью соответствующего диалогового окна, вызываемого нажатием кнопки Edit (Изменить) в диалоговом окне со списком представлений (см. рис. 9.1).
Диалоговые окна редактирования полностью аналогичны диалоговым окнам создания представлений (см. рис. 9.6, 9.7), за исключением того, что у одиночного представления в процессе редактирования нельзя изменить параметр Screen (Экран), то есть изменить диаграмму или форму, на основании которой создано представление.
Формы
Форма — это средство отображения и редактирования проектных данных в MS Project, которое может быть включено в состав представления. С помощью форм можно просматривать информацию только об одном объекте (ресурсе или задаче), но при этом можно редактировать почти все его свойства (рис. 9.10, файл 4.mpp).
Рис. 9.10. Форма редактирования свойств ресурса
Формы вызываются с помощью окна списка представлений (см. рис. 9.1), в котором представлены все доступные формы. Отличить их можно по названию - оно всегда содержит слово Form (Форма), например форма на рис. 9.10 называется Resource Form (Форма ресурсов).
Из-за удобства редактирования и неудобства просмотра общей проектной информации формы обычно используются в нижней части комбинированного представления. В таком случае в верхнем представлении можно анализировать план проекта и выбирать нужную задачу, а в нижней части представления редактировать ее свойства в форме (рис. 9.11, файл 5.mpp).
Удобство использования форм в комбинированном представлении подтверждает и тот факт, что при разбиении окна командой меню Window ► Split (Окно ► Разделить) именно форма загружается в нижнюю часть представления.
Формы179
Рис. 9.11. В комбинированном представлении сочетаются диаграмма Ганта и форма редактирования свойств задачи
Настройка отображаемой на форме информации
В MS Project входят пять форм. С помощью первых двух можно просматривать и редактировать информацию о ресурсах, а трех последующих — о задачах:
О Resource Form (Форма ресурсов)
О Resource Name Form (Форма названий ресурсов)
О Task Form (Форма задач)
О Task Name Form (Форма названий задач)
О TaskForm (Форма сведений о задачах)
Все формы имеют одинаковую структуру: в верхней части располагается заголовок, а под ним отображается информационный блок. Заголовок содержит поля для редактирования свойств задачи или ресурса. Число полей зависит от типа формы, например, на рис. 9.12 (файлв заголовке формы названий ресур
сов присутствует только поле Name (Название).
Рядом с этими полями располагаются кнопки Previous
иNext(Следующий/Следующая),которыеслужатдляперемещенияпоспискузадач или ресурсов. Если данные в форме были отредактированы, эти кнопки меняют названия на ОК и Cancel (Отмена) для принятия или отмены сделанных изменений.
В зависимости от того, к задаче или к ресурсу относится форма.
HIHIII1 I1 IIIOd;Od;Od!Od!2727Od Od Od Od Od Od Od Od Od OdOd Od Od Od Od Od Od Od Od OdOdOd OdOdOd Od10.01.0217.01.0222.01.0223.01.0210.01.0217.01.0222.01.0223.01.0229.01.0205.02.0222.02.0226.02.0211.03.0229.01.0205.02.0222.02.0226.02.0211.03.02о ah Подготовкао ah Подготовкапланов Редколлегия Подготовка Утверждение мданпланов Редколлегия Подготовка Утверждение мданe«<iw |и*e«<iw |и*id » eid » eС<^отС<^отp^tMf'p^tMf'Рис. 9.12. В комбинированном представлении соединены форма названий ресурсов (Resource Name Form) и форма ресурсов (Resource Form). В заголовке формы названий можно редактировать лишь название ресурсаРис. 9.12. В комбинированном представлении соединены форма названий ресурсов (Resource Name Form) и форма ресурсов (Resource Form). В заголовке формы названий можно редактировать лишь название ресурса
HI
HI
I
I
1 I
1 I
I
I
Od;
Od;
Od!
Od!
27
27
Od Od Od Od Od Od Od Od Od Od
Od Od Od Od Od Od Od Od Od Od
Od
Od Od
Od
Od Od
10.01.02
17.01.02
22.01.02
23.01.02
10.01.02
17.01.02
22.01.02
23.01.02
29.01.02
05.02.02
22.02.02
26.02.02
11.03.02
29.01.02
05.02.02
22.02.02
26.02.02
11.03.02
о ah Подготовка
о ah Подготовка
планов Редколлегия Подготовка Утверждение мдан
планов Редколлегия Подготовка Утверждение мдан
e«<iw |и*
e«<iw |и*
id » e
id » e
С<^от
С<^от
p^tMf'
p^tMf'
Рис. 9.12. В комбинированном представлении соединены форма названий ресурсов (Resource Name Form) и форма ресурсов (Resource Form). В заголовке формы названий можно редактировать лишь название ресурса
Рис. 9.12. В комбинированном представлении соединены форма названий ресурсов (Resource Name Form) и форма ресурсов (Resource Form). В заголовке формы названий можно редактировать лишь название ресурса
В информационном блоке отображается дополнительная информация о ресурсе или задаче, например список задействованных ресурсов, стоимость работ каждого из них, связанные объекты, заметки и пр. Например, представленная на рис. форма содержит список задействованных в задаче ресурсов и список предшествующих задач.
Для выбора типа отображаемой информации можно воспользоваться контекстным меню формы или подменю Format(Формат Подробности). Состав меню
для форм с информацией о ресурсах и форм с информацией о задачах различается, но в обоих случаях в меню есть команды Notes (Заметки) и Objects (Объекты) для просмотра и редактирования связанных с задачей или ресурсом объектов (например, файлов) и заметок. Именно информация о заметках просматривается в форме описания ресурса в верхней части комбинированного представления на рис. 9.12. На ресурсной форме можно просматривать и редактировать данные о календарном планезатратах (Cost) и трудозатратах (Work) ресурса. При выборе любой
из этих команд в информационном блоке отобразится таблица со списком задач, этот ресурс, и данные, соответствующие выбранной команде меню: даты участия в задаче и ее длительность, стоимость участия ресурса в работах или объем работы, который ресурс должен выполнить в рамках выполнения задач. Например, в форме названий ресурсов на рис. 9.12 в нижней части комбинированного представления просматриваются данные о календарном плане ресурса.
Используя команды подменю Format Details (Формат Подробности), для формы с информацией о задаче можно просматривать и редактировать информацию как о задействованных в задаче ресурсах, так и о связях задачи с другими задачами проекта.
При выборе команды Resources & Predecessors (Ресурсы и предшественники) (см. рис. будут отображены две таблицы, в одной из которых содержится информация о задействованных в задаче ресурсах, а в другой перечислены задачи - предшественники выбранной. Команда Resources & Successors (Ресурсы и последователи) действует аналогично, отображая во второй таблице информацию не о предшествующих, а о последующих задачах. А команда Predecessors & Succesors (Предшественники и последователи) совместит таблицы с данными о предшествующих и последующих задачах в информационном блоке формы. На рис. 9.13 (файл в форме описания задачи в верхней части комбинированного представления отображаются данные о ресурсах и предшествующих задачах.
Рис. 9.13. Комбинированное представление, сочетающее форму задачи (Task Form) и форму сведений о задачах (Task Details Form). Форма сведений о задачах содержит больше полей в заголовке, чем форма задач
На форме описания задачи можно также просматривать данные об участии ресурсов в выбранной задаче, основываясь на календарном плане ресурсов (Resource Shedule), затратах на ресурсы (Resource Cost) и трудозатратах ресурса (Resource Work). При выборе любой из этих команд в информационном блоке отобразится таблица со списком участвующих в задаче ресурсов, а также данные, соответствующие
выбранной команде меню. Например, в нижнем блоке комбинированного представления на рис. 9.13 в расширенной форме отображается таблица с данными о стоимости участия ресурсов.
СОВЕТ Если диаграммы предназначены в первую очередь для просмотра данных, то формы — для их ввода и редактирования. Поэтому формы и диаграммы очень удобно применять вместе. Если подвести мышь к нижней стрелке правой полосы прокрутки и потащить полоску, расположенную под ней, то на экране появится форма, сочетающаяся с открытой диаграммой.
Удаление и перемещение представлений и их составляющих
Рассматривая представления и их составляющие, мы ни разу не остановились на том, как осуществляется их удаление. Дело в том, что для этого предназначен специальный Организатор, который можно вызвать одноименной кнопкой из диалогового окна со списком представлений, таблиц, фильтров и групп или с помощью команды меню Tools ► Organizer (Сервис ► Организатор).
Рис. 9.14. Диалоговое окно Организатора
Диалоговое окно Организатора состоит из вкладок, соответствующих типам объектов в MS Project, например на рис. 9.14 активна вкладка Views (Представления). На вкладке осуществляются операции над объектами определенного типа в соответствии с ее названием. Например, на вкладке Views (Представления) вы можете копировать, удалять и переименовывать представления, а на вкладке Forms (Формы) — осуществлять аналогичные действия с формами. Все вкладки имеют одинаковую структуру, поэтому на примере одной из них можно понять, как ра-
ботают все остальные. Рассмотрим работу с представлениями и их составляющими на примере вкладки Views (Представления).
Вкладка состоит из двух списков, в которых отображаются названия объектов соответствующего типа, размещенные в файлах, открытых в данный момент в MS Project. Имя файла можно выбрать в раскрывающемся списке, расположенном под списком файлов.
2> Примечание В начале работы MS Project всегда загружает глобальный шаблон, на основе которого создаются новые проекты, —Если в MS Project открыт
только один файл, то с помощью Организатора можно обмениваться объектами с глобальным шаблоном (см. рис. 9.14).
С помощью находящейся между списками кнопки Сору (Копировать) можно копировать элементы из одного списка в другой. Кнопка Rename (Переименовать) позволяет изменить название элемента (кроме некоторых стандартных, например нельзя переименовать диаграмму Ганта). Кнопка Delete (Удалить) удаляет объект, а кнопка Close (Закрыть) закрывает диалоговое окно.
Если в процессе работы было создано удобное представление (таблица и т. д.), то для того, чтобы воспользоваться им в дальнейшем, его нужно скопировать в файл Global.MPT. После этого оно будет доступно во вновь создаваемых проектах. Чтобы перенести представление или другой элемент интерфейса MS Project в существующий файл, нужно открыть его одновременно с тем файлом, где хранится копируемый объект, и
Пример использования Организатора
Попробуем скопировать созданные ранее представления Новый вид и Комбинированный вид 1 из файлав новый файл. Для этого откроем файли затем
создадим новый файл проекта с помощью сочетания клавишПоскольку
мы установили соответствующий флажок, при создании файла откроется окно, предлагающее ввести проектную информацию. В этом окне нужно нажать кнопку Cancel (Отмена).
Теперь с помощью команды меню Tools Organizer (Сервис Организатор) диалоговое окно для выполнения операций с элементами проектных файлов. По умолчанию активной будет вкладка Views (Представления) для осуществления операций с представлениями. В раскрывающихся списках, расположенных в ее нижней части, нужно выбрать имена файлов, с которыми мы будем работать: и имя нового файла (рис. 9.15).
Теперь выделим нужные представления при нажатой клавише Ctrl и нажмем кнопку Сору (Копировать). Теперь они помещены в новый файл, и их можно вызывать через меню View More Views (Вид Другие представления).
С помощью Организатора можно работать не только с представлениями и их составляющими, но и с другими объектами MS Project, которые мы еще не рассматривали, например с макросами. Но принципы работы в Организаторе не зависят от объекта, поэтому, работать с Организатором сейчас, вы сможете применять свои знания в дальнейшем для работы с макросами или другими объектами.
Рис. 9.15. Копируем созданные ранее представления в новый файл
Сохранение настроек диаграмм и представлений
Как вы могли заметить во время работы с примерами к книге, MS Project по-разному сохраняет данные о настройке разных объектов интерфейса. Диаграммы существуют «внутри» представления, и их настройки сохраняются «внутри» него. Например, если диаграмма Ганта включена в два представления и в каждом настроена по-разному, то при открытии каждого из представлений вы увидите ее с разными настройками. Настройки диаграмм переносятся в другой файл вместе с представлениями.
Настройки таблиц относятся к конкретным таблицам, а не к использующим их представлениям. Например, если в таблицу Entry (Ввод) добавить столбец, то он будет отображаться во всех представлениях, использующих эту таблицу. Настройки таблиц не переносятся вместе с представлениями в другие файлы, и таблицы нужно копировать отдельно.
MS Project автоматически сохраняет настройки представлений, запоминая, какая таблица открыта в представлении, какой фильтр и группировка применены. Эти сохраненные параметры переносятся вместе с представлением в другой файл при копировании, причем это касается как одиночного представления, так и части комбинированного представления.
При разделении окна во время работы с одиночным представлением MS Project не сохраняет настройки созданного комбинированного представления. Это связано с тем, что программа умеет автоматически сохранять настройки существующих объектов, но не может создавать новые объекты. А поскольку в подобных случаях вы создаете новое комбинированное представление, то оно не сохраняется.
Что нового вы узнали?
О Что такое одиночные и комбинированные представления.
О Как просматривать информацию с помощью одиночных и комбинированных представлений.
О Как создавать и настраивать представления.
О Как использовать существующие представления при создании новых.
О Что такое формы и как их использовать.
О Как использовать формы в комбинированных представлениях.
О Как перемещать представления и их элементы между проектными файлами.
Контрольные вопросы и задания по первой части
Общие
Как хранятся данные «внутри» файла проекта MS Project (как группируется проектная информация)?
Каким образом (с помощью какого элемента интерфейса) проектная информация отображается в программе?
Из каких основных элементов состоит интерфейс MS Project?
Настройте MS Project таким образом, чтобы при загрузке отображались панели Task Pane (Область задач) и Project Guide (Консультант), а панель View Bar (Па- нельпредставлений) была скрыта. Сохраните эти настройки так, чтобы они использовались для всех вновь создаваемых файлов.
Таблицы
В тестовом файле l.mpp определите, как называется активная таблица. Найдите в таблице колонку Cost (Затраты). (Помните, что текст в заголовке колонки может не соответствовать названию.) Переименуйте колонку и удалите из таблицы все остальные колонки. Модифицированную таблицу сохраните под новым названием.
Перенесите в файл l.mpp из шаблона оригинальную таблицу, которую вы изначально модифицировали. В результате в файле l.mpp должна находиться исходная таблица и ее модифицированная копия с одной колонкой Cost (Затраты).
Определите, какие задачи в таблице файла l.mpp являются вехами (Milestones), с помощью форматирования соответствующих стилей текста.
Определите, какие задачи в таблице файла l.mpp являются вехами (Milestones), добавив в таблицу соответствующую колонку.
Создайте таблицу, содержащую произвольные ПОЛЯ, в том числе и текстовые. Сохраните ее так, чтобы название новой таблицы отображалось в меню.
В текстовое поле введите произвольный текст, состоящий из нескольких слов. Отформатируйте столбец, содержащий текст, так, чтобы все введенные слова были видны (переход в режим форматирования осуществляется двойным щелчком мыши).
Измените название заголовка одного из столбцов таблицы так, чтобы в нем содержалось несколько слов. Сначала отформатируйте заголовок колонки так, чтобы все слова были видны в заголовке.
Фильтрация, сортировка, группировка в таблицах
В файле З.трр создайте интерактивный фильтр. При его вызове должно отображаться сообщение: Введите строку, которая должна содержаться в названии задачи:. После того как вы ее укажете, фильтр должен будет выбирать задачи, в названии которых эта строка содержится.
Измените предыдущий фильтр так, чтобы вместе с задачами отбирались суммарные задачи, к которым задачи относятся. Сохраните фильтр с названием Учебный фильтр 1.
Примените созданный фильтр в режиме выделения. '
Включите режим автофильтра и с его помощью отберите задачи, затраты на которые находятся в диапазоне от $50 до $150.
Сохраните настройки автофильтра в новом фильтре.
В таблице выберите задачи с уровнем структуры 1, 2 и 3.
Сгруппируйте задачи по объему работы с интервалом в 10 часов. Сохраните созданную группу в списке групп.
Теперь примените группировку только к критическим задачам, отобрав их с помощью фильтра.
Измените ранее созданную группу таким образом, чтобы в нее включались и суммарные задачи. Сохраните новую группу под новым именем и примените группировку.
Отмените группировку и отсортируйте данные в таблице по объему работы по убыванию, сохранив структуру. Затем отсортируйте задачи без сохранения структуры. Верните данные в таблице к исходному виду.
Диаграмма Ганта
Найдите диаграмму в представлении Gantt Chat (Диаграмма Ганта) в файле 2.трр.
Отформатируйте стандартную диаграмму Ганта таким образом, чтобы вехи (Milestones) отображались в виде отрезков (как обычные задачи).
Отформатируйте диаграмму Ганта в файле l.mpp таким образом, чтобы длина отрезка, обозначающего процент выполнения задачи, у всех задач (даже не завершенных) равнялась длине отрезка, обозначающего задачу. Таким образом, в результате выполнения задания все задачи будут выглядеть как завершенные.
Отформатируйте шкалу времени так, чтобы единицей измерения на верхнем уровне были кварталы, на среднем — 3 недели, и на нижнем — 3 дня.
Примените автоматическое масштабирование, чтобы отобразить в одном окне весь план проекта из файла l.mpp.
Отформатируйте диаграмму так, чтобы рядом с отрезками отображались затраты на выполнение работ, а над ними — трудозатраты.
Скройте связи между задачами.
С помощью Мастера диаграмм Ганта (GanttChartWizard) верните формат диаграммы к стандартному варианту.
Создайте новую задачу с помощью мыши. Удалите созданную задачу.
Сетевой график
С помощью панели инструментов для работы с сетевым графиком примените к графику, отформатированному вручную, параметры автоматического форматирования (график находится в файле l.mpp).
Расположите график по центру сверху.
С помощью контекстного меню верните графику стандартный размер.
Измените формат графика таким образом, чтобы некритические задачи отображались в овале.
Перейдите в представление Network Diagram (Сетевой график) и примените фильтр Учебный фильтр 1 в режиме выделения.
Отформатируйте график так, чтобы при применении фильтра в режиме выделения подсвеченные блоки изменяли не только цвет, но и форму.
Создайте новый шаблон для блоков. В этом шаблоне обязательно должен содержаться текст Блок выделен фильтром, информация о длительности задачи (Duration), трудозатратах (Work) и ее затратах (Cost).
Отформатируйте график так, чтобы при применении фильтра в режиме выделения у подсвеченных блоков шаблон изменялся на тот, что был создан в предыдущем задании.
Откройте представление Descriptive Network Diagram (Сетевой график с описанием) и отформатируйте его аналогичным образом, используя ранее созданный шаблон блока.
Добавьте новую задачу с помощью мыши. Удалите созданную задачу.
Календарь
Перейдите к задаче с идентификатором 3.
В файле З.трр 19 января 2002 (суббота) является нестандартным рабочим днем для всех участников проекта. Отформатируйте календарь так, чтобы этот день (и другие нестандартные рабочие дни) были выделены цветом.
Отформатируйте блок календаря таким образом, чтобы в углу каждого квадрата рядом с числом отображалось краткое название месяца.
Отформатируйте календарь так, чтобы вехи (Milestones) отображались линиями.
Настройте календарь так, чтобы на отрезках, обозначающих некритические задачи, отображалась информация о трудозатратах.
Настройте календарь так, чтобы при фильтрации в режиме выделения задачи, отобранные фильтром, выделялись красным цветом.
Выделите текст на всех критических задачах проекта курсивным начертанием.
Отобразите в левой колонке названия недель.
Отделите дни друг от друга красными вертикальными линиями, недели — синими горизонтальными.
Добавьте новую задачу с помощью мыши. Удалите созданную задачу.
График ресурсов
В ресурсном графике в файле З.трр отобразите линию доступности ресурса.
Включите режим отображения единиц измерения на горизонтальной шкале под отрезками.
Выведите на диаграмме данные об объеме работ всех ресурсов и сравните их с данными для одного из них. При этом отобразите данные в представлении заполненных цветом областей.
Измените представление с областей на отрезки.
Настройте режим, при котором отрезки с трудозатратами ресурса и группы ресурсов будут частично пересекаться (например, на 10%).
Измените оформление надписей шкалы диаграммы, легенды и временной шкалы.
Диаграммы использования задач и ресурсов
На диаграмме Task Usage (Использование задач) отобразите строку суммарной задачи проекта.
Отобразите на временной шкале информацию о неделях и днях, причем на шкале с днями должно отображаться число.
Определите трудозатраты за интервал с 10 по 15 января.
Установите квартал как минимальную единицу шкалы времени и определите трудозатраты в каждом из кварталов, в которых выполняется проект.
Определите трудозатраты на фазе Подготовка текстов.
По диаграмме Resource Usage (Использование ресурсов) определите, трудозатраты какого ресурса стоят больше всего в первом квартале.
Скройте столбец с названием отображаемых типов данных.
Выделите один из ресурсов и с помощью одной из команд меню Outline (Структура) скройте все задачи, выполняемые этим ресурсом, а потом отобразите их.
Представления и формы
Создайте одиночное представление, взяв за основу диаграмму Ганта и созданные ранее таблицу, фильтр и группу. Добавьте новое представление в меню и откройте его.
Создайте новое комбинированное представление, в котором будут сочетаться диаграмма Ганта и форма сведений о задаче.
Создайте новый файл и переместите в него представления.
О
Участь Планирование
Основы планирования и подготовка
к составлению плана
Основная терминология управления проектами
Принципы планирования
Специфика составления планапроекта в MS Project
Определение проекта в MS Project
Настройка параметров планирования
Пример описания проекта
Целью этого урока является теоретическая подготовка к составлению проектов в MS Project. После ознакомления с уроком вы освоите основную терминологию управления проектами, получите представление о принципах планирования и специфике составления плана проекта в MS Project. Кроме того, вы узнаете, как определять проект в этой программе и настраивать параметры планирования.
Приемы работы в MS Project будут применены на практике, и в завершение урока мы опишем собственный проект, план которого мы будем составлять в последующих уроках.
Планирование проектов
Управление проектами заключается в составлении плана и отслеживании выполнения работ по нему. Соответственно, чем лучше план проекта, чем более аккуратно он составлен, тем легче потом выполнять проектные работы и удачно завершить проект.
Чтобы хорошо планировать, нужно, в первую очередь, хорошо представлять себе, что такое проект и из каких элементов состоит его план.
Что такое проект?
Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и проектов. И те и другие имеют много общего, например выполняются людьми и на их выполнение выделяются ограниченные ресурсы.
^> )ПРИМЕЧАНИЕ^> )ПРИМЕЧАНИЕГлавное отличие операций от проектов заключается в том, что операции идут постоянно и повторяются, тогда как проекты временны и уникальны. Исходя из этого, проект определяется как временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги. «Временное» означает, что каждый проект имеет точно определенные даты начала и окончания. Говоря об уникальности продукта или услуги, мы подразумеваем, что они имеют заметные отличия от всех аналогичных продуктов или услуг.
^> )ПРИМЕЧАНИЕ
^> )ПРИМЕЧАНИЕ
Уникальность каждого проекта создает сложности при его планировании, поскольку зачастую сложно предположить, как в действительности будут достигаться проектные результаты. Поэтому результатом проектной деятельности является не только продукт или услуга, но и извлеченные уроки, то есть опыт, который будет использоваться в дальнейшем при планировании и выполнении следующих проектов.
Проекты предпринимаются на любых уровнях организации, и в них могут быть вовлечены как несколько человек, так и несколько тысяч. Проекты могут быть разной длительности: некоторые продолжаются менее ста часов, другие — более миллиона. Проект может вовлекать один отдел организации, а может и выходить за ее пределы, как в случаях совместных предприятий и партнерства.
Проекты могут осуществляться в любой области деятельности. Так, проектами могут быть и проектирование транспортного средства, и разработка информаци-
онной системы, и проведение предвыборной кампании, и постройка здания, и подготовка номера журнала.
Проект как временное явление
У каждого проекта есть четко определенные начало и конец. Конец проекта наступает вместе с достижением всех его целей или когда становится ясно, что эти цели не будут или не могут быть достигнуты и проект обрывается. Временность не означает краткосрочность проекта — многие проекты могут продолжаться несколько лет. В любом случае, проект конечен и не может состоять из постоянно продолжающихся действий.
Очень многие предприятия временны в том смысле, что в какой-то момент работа на них остановится. Например, понятно, что конвейер по производству определенной модели автомобилей когда-то остановится, так как машина будет снята с производства. Однако такой род временности не делает конвейер проектом, поскольку работа по сборке машин является типичной рутинной операционной деятельностью. Фундаментальное отличие проекта заключается в том, что проект кончается, когда поставленные цели достигнуты, тогда как при непроектной деятельности перед исполнителями ставятся новые цели и работа продолжается.
Временная природа проектов сказывается и на других аспектах проектной деятельности. Например, проекты обычно имеют очень ограниченные временные рамки для создания продукта или услуги, поскольку благоприятная для них ситуация на рынке складывается на ограниченное время. Кроме того, проектная • команда, как правило, по его окончании распадается, а ее члены переходят в другие проекты.
В отличие от конвейера по сборке автомобилей, хорошим примером проекта может быть разработка нового автомобиля. Разработка осуществляется в ограниченные временные сроки и для достижения определенного результата — прототипа нового автомобиля. Когда результат достигнут, автомобиль отправляется в производство, а проектная команда — конструкторы, дизайнеры, инженеры и пр. - могут быть вовлечены в новый проект, хотя и не обязательно в том же составе.
Проект очень часто путают с программой, то есть координированным управлением группой проектов внутри одной организации. Управление сразу несколькими проектами скоординировано для того, чтобы получить выгоду, которую нельзя получить от отдельного управления каждым из них. Программы обычно сочетают элементы проектов и операций. Например, разработка веб-сайта является проектом, тогда как поддержка его в течение длительного времени — это операционная деятельность.
Программы могут также включать повторяющиеся или циклические работы, например издание журнала: периодическое издание само по себе является непрерывным процессом, тогда как подготовка отдельного номера — это проект.
Составляющие проектного плана
Проект предпринимается для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта,
какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи (Task), ресурсы (Resource) и назначения (Assignment). Рассмотрим подробнее каждый из них.
Задачи
Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Например, в проекте издания номера журнала задачей будет Проведениередколлегии. Поскольку обычно проект содержит много задач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в группы, или фазы. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом.
Фазы
Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Таким образом, результаты, достигнутые благодаря выполнению каждой из задач, входящих в фазу, формируют ее результат.
Если для достижения результатов задачи нужно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. И в этом заключается отличие фазы от задачи: ее результат суммирует результаты других задач. Именно поэтому в MS Project фазы называются Summary task (Суммарная задача). Например, результатом фазы Подготовкаматериалов будут материалы номеражур- нала, которые можно передать на предпечатную подготовку. Поскольку номер состоит из обложки и статей, то для получения результата фазы нужно осуществить как минимум две задачи: Подготовкаобложки, результатом которой будет обложка журнала с фотографией фотомодели и заголовками статей, и Подготовка статей, результатом которой будут все тексты статей журнала.
При планировании работ нужно помнить, что чем детальнее будет план проекта, тем точнее (а значит, лучше) он будет. Поэтому в тех случаях, где это возможно, стоит разбивать большие задачи на подзадачи (то есть превра- щатьзадачи в фазы). Формальными критериями, показывающими, чтозадачу можно разбить на подзадачи, являются длительность (задачи редко бывают дольше 2-3 дней) и большое число задействованных исполнителей (как правило, если над решением задачи трудятся больше 2-3 человек, то каждый решает свою собственную задачу, которую можно отдельно учесть в плане проекта).
Фазы могут состоять как из задач, так и из других фаз. Например, Подготовка обложки тоже является фазой, поскольку может быть разделена на три задачи: Отбор модели, результатом которой будет фамилия модели для фотосъемки, Фотосъемка модели, заканчивающаяся получением фотографии отобранной модели, и Верстка обложки. По завершении последней задачи сделанная фотография будет размещена на обложке и обложка будет подготовлена к публикации.
Проект разбивается на фазы и для удобства контролирования хода работы. По завершении проектной фазы обычно осуществляется анализ как полученных результатов, чтобы с минимальными затратами определить и исправить ошибки,
7 Зак. 875
так и общего хода проекта, чтобы определить, стоит ли переходить к исполнению следующей фазы проекта.
)ПРИМЕЧАНИЕ В большинстве жизненных циклов фазы выполняются последовательно. При
этом часто следующая фаза начинается лишь после того, как будут одобрены результаты выполнения предыдущей. Однако в некоторых жизненных циклах последующая фаза начинается раньше одобрения результатов предыдущей фазы, если такой риск считается приемлемым. Использование пересечения фаз при планировании называется быстрым путем (fast tracking).
Разбиение проекта на фазы позволяет представить его в виде списка основных результатов и дат, к которым они должны быть получены. Руководитель проекта осуществляет непосредственный контроль исполнения каждой задачи внутри проекта, сообщая вышестоящему менеджеру только о достижении фазовых результатов. Этому менеджеру, в свою очередь, для контроля исполнения проекта вполне достаточно таких данных.
Завершающие задачи
Каждый проект предпринимается для достижения определенной цели, и обычно достичь ее нельзя, не достигнув нескольких промежуточных целей. Например, нельзя построить дом, не заложив фундамент. Закладка фундамента будет являться промежуточной целью при постройке дома.
Задачи, в результате исполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами. В MS Project они называются вехами (Milestone). Обычно результатом фазы является достижение промежуточной цели, поэтому вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в результате которой достигается ее результат.
Иногда, если такой задачи нет, а фазовый результат достигается, например одновременным завершением нескольких задач, то создается фиктивная завершающая задача. Длительность такой задачи устанавливается в 0 дней, и на нее не выделяются исполнители. Она присутствует в плане исключительно для обозначения момента завершения фазы, что облегчает отслеживание плана проекта.
Длительность и трудозатраты
Длительность задачи — это период рабочего времени, который необходим для того, чтобы выполнить ее. Например, задача Сбор предложений от авторов в проекте издания журнала занимает неделю (см. рис. 11.12).
ВНИМАНИЕПри подсчете длительности задачи MS Project не учитывает нерабочее время,
например выходные дни, и перерывы в ее выполнении.
Длительность может не соответствовать трудозатратам занимающегося задачей сотрудника. Например, для выполнения задачи Сбор предложений от авторов сотруднику (ответственному секретарю журнала) нужно потратить полчаса на рассылку типового электронного письма авторам и полчаса на обработку поступивших в течение недели ответов. Значит, его трудозатраты на выполнение задачи составят один час. Таким образом, длительность соответствует времени, через
которое будет получен результат задачи, а трудозатраты — времени, затраченному сотрудниками на получение результата. В MS Project длительность обозначается термином Duration, а трудозатраты — термином Work.
Зависимости и связи
Задачи в плане проекта взаимосвязаны, например, часто одна задача не может начаться, пока не закончена другая (возведение стен не может начаться раньше закладки фундамента). В MS Project зависимости называются термином Dependencies.
На плане проекта зависимости обозначаются с помощью связей (Link), и оба эти термина — зависимость и связь — используются с одним и тем же смыслом, обозначая логику, определяющую последовательность работ в плане проекта.
Роли и ресурсы
Под ресурсами в MS Project понимаются сотрудники и оборудование, необходимые для выполнения проектных задач. Например, для выполнения задачи Сбор предложений от авторов в проекте должен быть задействован ответственный секретарь журнала.
Каждый сотрудник, участвующий в проекте, получает определеннуюроль в соответствии со своей квалификацией, требованиями проекта и регламентами, действующими в организации. Например, в одном проекте сотрудник может выступать в роли архитектора приложений, а в другом, где остро требуется программист, тот же сотрудник может быть задействован в роли программиста.
При составлении списка ресурсов часто используется ролевое планирование. Например, сначала определяется, что для исполнения работ требуются три программиста и один менеджер, а затем, когда план проекта утвержден, выбираются конкретные сотрудники для участия в этих ролях.
Стоимость ресурсов
Важное свойство ресурсов — стоимость (Cost (Затраты)) их использования в проекте. В MS Project есть два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. Повременная ставка (Rate) выражается в стоимости использования ресурса в единицу времени, например 100 рублей в час или 1000 рублей в день. В таком случае стоимость участия ресурса в проекте составит время, в течение которого он работает в проекте, умноженное на почасовую ставку. Обычно почасовая ставка используется для учета стоимости нематериальных ресурсов.
)ПРИМЕЧАНИЕ Термин «стоимость» (cost) в MS Project переведен как «затраты», потому что в управлении проектами используются обарусскоязычныхтермина. В книге также на равных правах используются оба термина.
Величина Cost Per Use (Затраты на использование) обозначает стоимость использования оборудования или сотрудника в задаче, которая не зависит от того, сколько времени задействован в задаче сотрудник или материальный ресурс. Общие затраты на использование ресурса определяются путем умножения стоимости использования на число задач, в которых он задействован.
У ресурса может быть указана стоимость как одного из двух типов, так и обоих. При определении общих затрат на использование ресурса в проекте MS Project определяет повременные затраты и затраты на использование и суммирует их.
Назначения
Назначение — это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. При этом на одну задачу могут быть назначены несколько ресурсов, как материальных, так и нематериальных.
Назначения объединяют в плане ресурсы и задачи, делая план целостным. Благодаря назначениям решается целый ряд задач планирования. Во-первых, определяются ответственные за исполнение задач. Во-вторых, когда определены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий объем времени, затрачиваемый им на проект, а значит, его стоимость для проекта. В-третьих, определив стоимость участия всех ресурсов в проекте, можно подсчитать его общую стоимость. Наконец, назначая ресурсы на задачи, можно сокращать срок выполнения работ, выделяя на них больше ресурсов и тем самым сокращая общую длительность проекта.
Проектный треугольник
Как мы уже знаем, большинство проектов имеют определенную дату окончания, бюджет и объем работ. Это трио времени, денег и объема часто называют проектным треугольником (рис. 10.1), потому что при внесении изменений в один из этих элементов меняются оба других. И хотя для проекта в равной степени важны все три элемента, как правило, только один из них в зависимости от приоритетов имеет наибольшее влияние на другие.
Например, если вы решите изменить план проекта, укоротив расписание, то возрастет стоимость проекта (если вы решите привлечь дополнительных работников) или уменьшится объем работ. Если же изменить план проекта с целью уменьшения его бюджета, то может возрасти длительность проекта и уменьшиться объем работ. Наконец, если вы увеличите объем работ, то проект будет длиться дольше и стоить дороже.
То, как изменения в плане влияют на другие стороны треугольника, зависит от обстоятельств и специфики проекта. В некоторых случаях уменьшение расписания увеличивает стоимость, а в других — уменьшает.
При создании плана вы можете столкнуться с тем, что план не удовлетворяет ожиданиям, например проект заканчивается слишком поздно или его стоимость превышает допустимые пределы. В таком случае план нужно оптимизировать, чтобы привести его в соответствие ожиданиям.
Когда вы начинаете оптимизировать план, постоянно помните обо всех элементах треугольника и о том, что когда вы изменяете одну из сторон, это затрагивает две другие — позитивно или негативно, в зависимости от вашего проекта. И проверяйте два других элемента треугольника, чтобы быть уверенными, что изменения не делают план невыполнимым. Например, если вы изменили свой план с целью уменьшить расходы, проверьте, что дата окончания проекта все еще находится в допустимых пределах.
Объем работ
Рис. 10.1. Проектный треугольник — популярное графическоепредставление специфики управления проектами
Качество, четвертый элемент проектного треугольника, находится в его центре, и изменения, вносимые в любую из сторон треугольника, практически всегда влияют на качество (рис. 10.2). Качество не является стороной треугольника - это результат того, что вы делаете со временем, деньгами и объемом работ.
Рис. 10.2. Качество находится в центре проектного треугольника. Изменения любой из составляющих проекта так или иначе влияют на его качество
Например, если вы нашли лишнее время в расписании, то можете увеличить объем работ, добавив задачи и увеличив длительность проекта. С этими дополнительными задачами и временем вы сможете добиться более высокого уровня качества в проекте и произведенном продукте или услуге.
Если же вы хотите понизить расходы, чтобы уложиться в бюджет, возможно, вам понадобится уменьшить объем работ, убрав некоторые из задач или уменьшив их длительность. С уменьшенным объемом работ у проекта будет меньше шансов выйти на требуемый уровень качества, поэтому снижение расходов может привести к ухудшению качества
Планирование проекта в MS Project
Составление плана проекта в общем виде заключается в описании задач проекта, доступных ресурсов и определении взаимосвязей между ними с помощью назначений. Но при составлении плана проекта в MS Project количество операций несколько увеличивается.
Планирование начинается с определения проекта, то есть описания его ключевых характеристик. Затем составляется список фаз и задач и список необходимых для их выполнения ресурсов. После этого в план вносится дополнительная информация о задачах и ресурсах, которая будет использоваться при определении назначений и в дальнейшем при проведении работ по плану (отслеживании плана). Наконец, осуществляются назначения, после чего проект оптимизируется, если длительность или бюджет оказываются больше ожидаемых.
Определение проекта
Составление плана работ невозможно без определения проекта, то есть задания его ключевых характеристик, таких как общая длительность, рабочее время и методика планирования. Поэтому, прежде чем переходить к составлению плана работ, мы научимся определять проект с помощью MS Project.
Чтобы начать составлять план работ, нужно создать файл нового проекта. Это можно сделать, щелкнув на кнопке New (Создать) панели инструментов Standard (Стандартная). При создании нового проектаоткроется диалого
вое окно Project Information (Сведения о проекте), в котором можно определить большинство его характеристик (рис. 10.3). Чтобы изменять параметры проекта в дальнейшем, это диалоговое окно можно вызвать командой меню Project Project Information (ПроектСведения о проекте).
Если вам хочется больше узнать о теории управления проектами, то рекомендуем воспользоваться источниками в Интернете, например сайтом «Профессионал управления проектами» (http://www.pmprofy.ru).
В соответствии с флажком Prompt for project info for new projects (Запрос на ввод сведений о проекте для новых проектов), описанным в разделе «Общие настройки программы» урока 2.
Способ планирования и основные даты
Проект можно планировать двумя способами: от даты начала проекта или от даты окончания. Если у проекта нет.жесткой даты окончания, то при планировании применяется первый способ: фиксируется дата, когда нужно начать проект, и во время составления плана определяется, когда проект может быть завершен.
Если же проект должен быть обязательно завершен к определенному дню, то используется противоположный способ: фиксируется дата окончания и во время составления плана определяется, когда проект должен быть начат, чтобы все работы были закончены в срок.
Способ планирования определяется раскрывающимся списком Schedule from (Планирование с), содержащим два возможных значения (рис. 10.3): Project Start Date (Дата начала проекта) и Project Finish Date (Дата окончания проекта).
Рис. 10.3. Диалоговое окно ввода информации о проекте
Даты начала и окончания проекта определяются параметрами Start date (Дата начала) и Finish date (Дата окончания). Можно зафиксировать только одну из дат в соответствии с выбранным способом
Рабочее время
Чтобы определить рабочее время, в рамках которого будут происходить работы, нужно определить значение в раскрывающемся списке Calendar (Календарь). В этом списке перечислены доступные
Календарем в MS Project называется набор настроек, определяющих и список рабочих и нерабочих дней, и рабочее время для каждого из них. В стандартной поставке MS Project в этом списке есть только три варианта: Standard (Стандартный), 24 Hours (Круглосуточный) и Night Shift (Ночной). Первый календарь соответствует стандартному расписанию с 8-часовым рабочим днем, второй - круглосуточному рабочему дню, а третий предполагает круглосуточный режим с перерывами.
Помимо даты начала или окончания в диалоговом окне определяются текущая (Current date) и статусная (Status date) даты. Мы рассмотрим использование в следующих уроках.
То есть календари, включенные в шаблон, на основе которого создается план проекта. Подробнее о шаблонах и работе с ними вы можете узнать в уроке 23.
Очень часто настройки стандартных календарей не подходят для проекта. Например, в календаре Standard (Стандартный) рабочим временем считается интервал с 8:00 до 17:00 с перерывом на обед с 12:00 до 13:00, а во многих организациях рабочее время зафиксировано в интервале с 9:00 до 18:00 или с 9:30 до 18:30. Кроме того, в стандартный календарь не включены особые выходные или укороченные дни, например день рождения вашей организации. Если стандартные настройки вам нето нужно изменить их в существующем календаре
либо создать новый календарь.
Когда все сотрудники работают в одном временном режиме, то проекту нужен один общий календарь и вам понадобится лишь отредактировать настройки стандартного календаря. Но бывает, что в проекте задействованы несколько подразделений с разным режимом работы. Например, при издании журнала редакторы работают в стандартном режиме, а операторы типографских машин — круглосуточно. В таком случае нужно решить, какая группа больше, и отредактировать стандартный календарь в соответствии с ее режимом работы. Для других групп будет создать собственные календари.
ВНИМАНИЕВНИМАНИЕВ MS Project есть возможность создавать и групповые (базовые), и личные календари. Последние отражают персональное расписание сотрудников и содержат персональные выходные дни, например больничные. Поэтому при создании базового календаря в него следует вносить только настройки, общие для всех участников проекта или группы, к которой относится календарь. Специфические настройки заносятся в личный календарь каждо-
ВНИМАНИЕ
ВНИМАНИЕ
го сотрудника.
Работа с календарями осуществляется в диалоговом окне Change Working Time (Изменить рабочее время) (рис. 10.4). Открывается оно одноименной командой, находящейся в меню Tools (Сервис).
Рис. 10.4. Диалоговое окно настройки рабочего времени проектаРис. 10.4. Диалоговое окно настройки рабочего времени проекта
Рис. 10.4. Диалоговое окно настройки рабочего времени проекта
Рис. 10.4. Диалоговое окно настройки рабочего времени проекта
В верхней части диалогового окна расположен список календарей. Рядом с названием календаря, выбранного в диалоговом окне информации о проекте, в скобках указано, что он является проектным календарем (Project Calendar (Календарь проекта)). Все настраиваемые в диалоговом окне параметры относятся к календарю, выбранному в списке.
В центре диалогового окна находится традиционный календарь, для каждого дня в котором можно задать определенную настройку. Дни календаря выделены цветом в соответствии с легендой: рабочие дни обозначены белым, нерабочие — серым, а дни с нестандартным рабочим временем заштрихованы.
Для переключения между месяцами нужно использовать полосу прокрутки, а чтобы выбрать нужный день — щелкнуть на нем мышью. Для того чтобы выделить сразу несколько дней, нужно щелкать на них при нажатой клавише Ctrl, а чтобы выделить все одинаковые дни календаря (например, все субботы), нужно щелкнуть на названии дня в верхней строке календаря.
Настройка параметров выбранных дней осуществляется в правой части диалогового окна. Переключатель Use default (Стандартное время) применяет стандартные настройки, если ранее параметры дня были изменены. Переключатель Nonworking time (Нерабочее время) пометит выбранный рабочий день как выходной, a Nondefault working time (Нестандартное рабочее время) — как рабочий.
Под переключателями расположены две колонки полей, содержащих временные интервалы, в которых осуществляется работа в течение дня. В поля левой колонки, From: (С:), вводится время начала интервала, а в поля правой, То: (По:) — время окончания. Например, на рис. 10.4 введены два интервала: с 8 до 12 и с 13 до 17. Время начала следующего интервала должно быть больше времени окончания предыдущего интервала.
Для создания нового календаря предназначена кнопка New (Создать). После нажатия на нее открывается диалоговое окно (рис. 10.5), в котором нужно указать название нового календаря и определить, как будет создан новый календарь — на основе существующего или «с нуля». В первом случае нужно выбрать переключатель Make a copy of (Создать копию) и выбрать соответствующий календарь из списка. Во втором случае нужно выбрать переключатель Create new base calendar (Создать новый базовый календарь).
Рис. 10.5. Диалоговое окно создания нового календаря
При создании копии существующего календаря все его настройки переносятся в новый. Это удобно, например, если вы хотите создать календарь для группы
сотрудников с особым режимом работы, но с теми же нерабочими днями, что и у всех остальных. В таком случае можно создать копию основного календаря и затем изменить настройки режима работы, сохранив нерабочие
Кнопка Options (Параметры) отображает диалоговое окно с общими настройками календаря. Это диалоговое окно (рис. 10.6) можно вызвать и через меню Tools Options (Сервис Параметры).
Рис. 10.6. Диалоговое окно настройки расчетов времени в MS Project
Параметры, настраиваемые в этом диалоговом окне, не влияют на проектный календарь или календари ресурсов и предназначены для других целей.
Общие настройки календаря
Во многих отчетах и диаграммах MS Project отображается временная шкала, на которую нанесены дни недели. Параметр Week starts on (День начала недели) определяет, какой день недели будет отображаться первым на этих шкалах. Кроме того, именно в соответствии с этой настройкой отображается календарь в диалоговом окне настройки календаря (см. рис. 10.4).
Помимо дней недели на временной шкале отображается информация о годе, и программа позволяет отображать на шкале как календарный, так и финансовый год. В некоторых организациях финансовый год может начинаться не в январе, и в таком случае на шкале номер календарного года заменяется номером финансового года. Чтобы замена осуществлялась, необходимо в поле Fiscal year
Чтобы проверить сделанные настройки календарей, можно воспользоваться отчетом Working Days (Рабочие дни), который описан в разделе «Рабочие дни» урока 22.
starts in (Месяц начала финансового года) указать месяц, с которого начинается финансовый год.
Например, на рис. 10.7 (файл 2.mpp) приведен пример проекта, в котором финансовый год начинается в марте. На шкале времени видно, что февраль относится к 2002 году, а март — уже к 2003. При этом в таблице рядом с задачей указываются реальные календарные даты ее начала и окончания.
:Task Meme:Task Memeдаg-|0UtM№ |В 1даg-|0UtM№ |В 1FinishFinish5 days 28 02 02^5 days 28 02 02^06.03 0206.03 02|l |25feb92 _ ,_|gy*r№^ '^Y-1 *f №!• iH'sIsrMlT^wrnns""^|l |25feb92 _ ,_|gy*r№^ '^Y-1 *f №!• iH'sIsrMlT^wrnns""^
:Task Meme
:Task Meme
даg-|0UtM№ |В 1
даg-|0UtM№ |В 1
Finish
Finish
5 days 28 02 02^
5 days 28 02 02^
06.03 02
06.03 02
|l |25feb92 _ ,_|gy*r№^ '^Y
-1 *f №!• iH'sIsrMlT^wrnns""^
|l |25feb92 _ ,_|gy*r№^ '^Y
-1 *f №!• iH'sIsrMlT^wrnns""^
Рис. 10.7. Включен финансовый ГОД начинающийся в марте
Номером финансового года, отображаемым в календаре проекта, может быть как номер календарного года, в котором финансовый год начинается, так и номер календарного года, в котором финансовый год заканчивается. Например, март 2002 года в проекте может быть отнесен либо к 2002, либо к 2003 финансовому году.
Обычно в качестве номера финансового года используется номер календарного года, в котором финансовый год заканчивается. Но если в организации принята другая практика, то можно использовать во временной шкале номер начального календарного года. Для этого нужно установить флажок Use starting year for FY numbering (Использовать год начала для нумерации ФГ). Этот флажок становится доступен в случае, если месяцем начала отсчета финансового года является не январь.
На рис. 10.8 (файл 3-mpp) представлен пример проекта, в котором установлен этот флажок. Если раньше, на рис. 10.7, март 2002 года относился к финансовому 2003 году, поскольку этот финансовый год заканчивался бы в 2003 календарном году, то теперь март 2002 года стал относиться к 2002 финансовому году.
. ;P.] i1
A•5 days I 28.02.02,06.03.02^1^^ф^№ ' '
Рис. 10.8. Включен финансовый ГОД начинающийся в марте, и выбран режимиспользования номера начального года
По названиям следующих параметров диалогового окна можно подумать, что они связаны с настройками, определяемыми в проектном календаре. Но это не так — эти настройки влияют только на то, каким образом MS Project конвертирует длительность задач из одной временной единицы в другую.
Например, если установить значение параметра Hours per day (Часов в день) равным 8, то после того, как вы укажете длительность задачи, равную двум дням (2d или 2д), на диаграмме Ганта рядом с отрезком длительность будет отображена как 16 часов. Если же вы измените значение параметра на 5 и затем введете длительность задачи как 2d (2д), то она будет конвертирована в 10 часов. Анало-
гично на конвертацию временных величин влияют значения параметров Hours week (Часов в неделю) и Days per month (Дней в месяц).
ВНИМАНИЕДлительность задач хранится «внутри» проектного файла в минутах. При
вводе данные о длительности задачи или объеме работы переводятся в минуты и затем помещаются в файл. При неверных общих календарных настройках все данные будут сохраняться некорректно, и их придется вводить заново.
Таким образом, описанные параметры не влияют на настройки проектного календаря, но влияют на учет длительностей задач в проекте. Поэтому настройки проектном календаре должны соответствовать общим настройкам календаря, и за этим нужно следить самостоятельно.
Параметры Default start time (Время начала по умолчанию) и Default end time (Время окончания по умолчанию) также не связаны с соответствующими параметрами в календаре проекта. В соответствии со значениями этих параметров MS Project определяет время начала и завершения задач, если оно не указано пользователем. Например, если значение параметра Default start time (Время начала по умолчанию) равно 8:00 и вы добавите в план задачу, начинающуюся 1 марта 2002 (не указывая время ее начала), то полностью дата ее начала будет выглядеть как 1.03.2002
Пример настройки календаря
Изменим типовые настройки календаря MS Project, с тем чтобы в дальнейшем планировать проекты с их использованием. Установим рабочее время с 9 до 18 с перерывом на обед с 12 до 13. В пятницу рабочее время будет заканчиваться в 17 часов. Кроме того, учтем в календаре нерабочие дни: понедельник 25 февраля и пятницу 8 марта.
Чтобы реализовать эти настройки, нужно открыть диалоговое окно редактирования календаря с помощью команды меню Tools Change Working Time (Сервис Изменить рабочее время). Затем выделим все рабочие дни, кроме пятницы (рис. 10.9), и отредактируем параметры рабочего времени. Редактировать свойства пятниц не нужно, поскольку настройки по умолчанию совпадают с необходимыми нам.
Теперь нужно отметить неурочные выходные дни: 25 февраля и 8 марта. Для этого нужно выделить каждый из этих дней и в его настройках установить переключательtime (Нерабочее время) (рис. 10.10, файл
После редактирования исправленные элементы выделились подчеркиванием. В тех случаях, когда редактировался отдельный день, подчеркнуто число в календаре. Когда же редактировались все определенные дни календаря, подчеркнуты их названия в заголовке таблицы.
Дата начала задачи находится в поле Start (Начало). Чтобы даты в этом поле отображались вместе со временем, нужно соответствующим образом настроить формат отображения дат MS Project (см. раздел «Настройки просмотра» урока 2).
Рис. 10.9. Выделяем все понедельники, вторники, среды и четверги календаря и редактируем их рабочее время
Рис. 10.10. Помечаем 8 марта как выходной день
Поскольку режим работы и праздники являются общими для всех проектов, то созданный календарь стоит сохранить в глобальном шаблоне, для того чтобы он автоматически включался во все вновь создаваемые проекты. Для этого нужно воспользоваться командой меню Tools Organizer (Сервис Организатор) и в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Calendars (Календари). Затем нужно скопировать календарь Standard (Стандартный) из файла, где он был создан, в файл Global.mpt (рис. 10.11).
Рис. 10.11. Нажатие кнопки Сору (Копировать) поместит созданный календарь в глобальный шаблон
Используя приемы из этого примера, вы можете создавать собственные календари, настраивать их в соответствии со своими потребностями и затем использовать в рамках организации.
Параметры календарного плана
Во время планирования объема работ нам придется размещать задачи на календарном плане проекта, определяя, в какой день начнется и закончится та или иная задача. В MS Project есть несколько настроек, определяющих поведение программы при работе пользователя с календарным планом. Эти параметры можно изменить на вкладке Schedule (Планирование) в диалоговом окне Options (Параметры). Открыть его можно с помощью команды меню Tools Options (Сервис Параметры). Вкладка Schedule (Планирование) (рис. 10.12) содержит довольно многоно из них на данном этапе нам понадобятся только некото
рые, а к остальным мы еще вернемся в дальнейшем.
Флажок Show scheduling messages (Показывать сообщения о планировании) определяет, будет ли MS Project сообщать вам о несоответствиях в плане проекта (и давать полезные подсказки по ходу составления плана). Этот флажок стоит установить, поскольку с помощью подобных сообщений можно избежать многих случайных ошибок.
Параметры, определяющие настройки для отдельного файла проекта, более многочисленны. Первый из них, New tasks (Новые задачи), определяет, какая дата начала будет по умолчанию приписываться новой задаче — дата начала проекта (пункт списка Start On Project Start Date (Начинаются в день начала или дата создания задачи (пункт списка Start On Current Date (Начинаются в текущий день)).
Рис. 10.12. Настройки календарного плана
Ввод данных в файл проекта можно существенно ускорить, если указать, в каких единицах будут вводиться значения длительности задач и объема работ. В таком случае при заполнении в таблицах полей Duration (Длительность) и Work (Трудозатраты) (а также их вариантов) вам нужно будет указывать только число единиц, а обозначение единиц будет подставлено автоматически.
Обычно длительность задач указывается в днях (Days), и именно этот вариант стоит выбрать в списке Duration is entered in (Длительность вводится в). Количество работы, как правило, учитывается в часах, поэтому в списке Work is entered in (Трудозатраты вводятся в) стоит выбрать Hours (Часы).
При редактировании проектного расписания часто приходится перемещать задачи или группы задач. Флажок Autolink inserted or moved tasks (Автоматическое связывание добавленных или перемещенных задач) определяет, будут ли перемещенные или вставленные между другими задачи автоматически связываться с предыдущими или последующими. Этот флажок стоит оставить установленным, поскольку он существенно упрощает редактирование планов проектов даже с небольшим количеством связей.
При составлении предварительного плана проекта указываются предварительные длительности многих задач, которые в процессе согласования плана утверждаются и затем становятся окончательными. Предварительные длительности могут помечаться в плане вопросительным знаком, что делает работу с графиком очень удобной: можно легко увидеть задачи с не установленной окончательно длительностью. Для того чтобы вопросительные знаки отображались, необходи-
мо оставить установленным флажок Show that tasks have estimated durations (Показывать, что у задачи есть предварительная оценка длительности).
И последний флажок — New tasks have estimated durations (Новые задачи имеют предварительную оценку длительности) — определяет, будет ли длительность новых задач помечаться как предварительная. Мы рекомендуем установить этот флажок.
После установки значений воспользуйтесь кнопкой Set as Default (По умолчанию) для использования их в последующих проектах.
Помощь в планировании
Чтобы при планировании MS Project подсказывал вам о возможных ошибках и способах ускорить ввод данных, стоит включить режим подсказки. Для этого в диалоговом окне настройки параметров программы нужно перейти на вкладку General (Общие). На ней в разделе Planning wizard (Мастер планирования) нужно установить все флажки. Флажок Advice from Planning Wizard (Помощь мастера планирования) управляет режимом подсказки, и если его сбросить, то остальные три флажка будут недоступны. При установке флажка Advice about using Microsoft Project (Помощь в использовании Microsoft Project) программа отображает подсказки о возможностях ускорения работы, если замечает, что вы вводите или редактируете данные не оптимальным способом. Флажок Advice about scheduling (Помощь в планировании) управляет режимом, в котором программа уточняет, что вы имели в виду при внесениях изменений в календарный план проекта. И наконец, флажок Advice about errors (Помощь в устранении ошибок) позволяет включить или отключить вывод сообщений об ошибках.
Что нового вы узнали?
О Что такое проект.
О Из каких основных элементов состоит план проекта и какими основными свойствами они обладают.
О Что такое проектный треугольник.
О Как планировать проекты с помощью MS Project.
О Как определять проект в MS Project.
О Какие основные параметры настраиваются при определении проекта и как они влияют на логику работы программы.
О Как настраивать параметры расчета календарного плана и включать режим отображения подсказок при планировании.
УРОКУРОКПланирование работПланирование работ
УРОК
УРОК
Планирование работ
Планирование работ
О Формирование списка задач проекта □Составление скелетного плана работ
Добавление в проект задач, фаз и завершающих задач
Определение длительности задач
зависимостей между ними
Использование задержек
и опережений
Ввод в проект информации об ограничениях по срокам исполнения задач
О Повторяющиеся задачи
О Отображение суммарной
задачи проекта
Целью урока является обучение принципам составления плана проектных работ в MS Project. Вы узнаете, как с помощью MS Project формировать список задач проекта, определять их длительности и зависимости между ними, как вводить в проект информацию об ограничениях по срокам исполнения задач.
Все описанные принципы будут проиллюстрированы практическими примерами, и во время урока мы определим состав работ собственного проекта.
Определение состава работ
Для создания уникального продукта или услуги (результата проекта) нужно осуществить некоторую последовательность работ. Задача планирования проекта заключается в том, чтобы достаточно точно оценить сроки исполнения и стоимость этих работ. Чем точнее дана оценка, тем выше качество плана проекта.
Чтобы дать точную оценку, нужно хорошо представлять состав работ проекта, то есть знать, какие именно работы нужно выполнить для получения его результата. Только после того, как составлен список проектных работ, оценивается длительность каждой из них и выделяются ресурсы, необходимые для их выполнения. И лишь затем можно оценить стоимость и сроки исполнения каждой задачи и, в результате сложения, общую стоимость и срок проекта. Вот почему определение состава работ является первым шагом при планировании проекта.
Определение состава проектных работ начинается с определения этапов (или фаз) проекта. Например, в проекте Издание номера журнала могут быть выделены фазы Планирование номера, Подготовка материалов, Верстка и Предпечатная подготовка.
После того как состав фаз и их результаты определены, нужно определить последовательность этих фаз относительно друг друга и крайние сроки их исполнения. Затем нужно определить, из каких работ состоят фазы, в какой последовательности исполняются эти работы и в какие крайние сроки нужно уложиться при их исполнении. То есть принципы планирования задач внутри фаз повторяют принципы планирования фаз внутри проекта.
Определять состав работ удобно в несколько шагов. Сначала создается скелет плана работ, состоящий из фаз, их результатов и нескольких основных задач. Потом в план добавляются остальные задачи, определяются их длительности и связи. Затем определяются ключевые даты проекта, устанавливающие крайние сроки достижения результатов проекта и другие ограничения по времени. Наконец, в план добавляется дополнительная информация о задачах.
Скелетный план работ
Создадим новый файл проекта и будем следовать методике планирования от даты начала. Используем стандартный календарь и в качестве даты начала проекта примем предлагаемую по умолчанию.
План работ лучше всего составлять в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта). Для добавления задачи в план проекта нужно установить курсор в таблицу слева от диаграммы и ввести название задачи в поле Task Name (Название задачи).
После этого символизирующий задачу отрезок появится на диаграмме. На рис. 11.1 (файл 2.mpp) видно, как выглядит план проекта Издание журнала после того, как в него были добавлены четыре основных фазы.
Рис. 11.1. Начинаем составлять план проекта Издание журналаРис. 11.1. Начинаем составлять план проекта Издание журнала
Рис. 11.1. Начинаем составлять план проекта Издание журнала
Рис. 11.1. Начинаем составлять план проекта Издание журнала
Добавление в план фазы не отличается от добавления задачи — любая задача автоматически становится фазой, как только у нее появляется вложенная задача, то есть задача, находящаяся на следующем уровне структуры плана (о структуре записей в таблицах см. раздел «Структурная фильтрация» урока 4). До тех пор пока у задачи нет вложенных задач, она не является фазой.
5>)ПРИМЕЧАНИЕ5>)ПРИМЕЧАНИЕЧтобы поместить задачу на следующий (более низкий) уровень структуры, нужно установить курсор на строку с задачей и нажать на панели инструментов Formatting (Форматирование) кнопку со стрелкой вправо (или сочетание клавиш Alt+Shift+—>). Для перемещения задачи на предыдущий (более верхний) уровень структуры нужно нажать кнопку со стрелкой влево (или Alt+Shift+<- на клавиатуре).
5>)ПРИМЕЧАНИЕ
5>)ПРИМЕЧАНИЕ
Номера уровней структуры возрастают с увеличением степени вложенности задач. Например, основные фазы проекта и задачи верхнего уровня находятся на первом уровне структуры плана проекта. Фазы и задачи, составляющие фазы верхнего уровня, находятся на втором уровне структуры плана проекта и т. д.
Например, добавим в фазу Планирование номера задачу Редколлегия. Для этого добавим строку между фазами (установим курсор на фазу Подготовка материалов и нажмем на панели инструментов Formatting (Форматирование) кнопку Insert после чего в поле Name (Название) укажем название Редколлегия. Затем перенесем задачу на следующий уровень, для чего нажмем сочетание клавиш Теперь MS Project «понял», что Планирование номера является фазой, а Редколлегия — задачей внутри нее (рис. 11.2, файло чем свидетель
ствует то, что строка Планирование номера выделена жирным шрифтом и что рядом с названием фазы появилсядля отображения и скрытия вложенных
задач фазы. Как мы видим, задачи становятся фазами только тогда, когда мы сообщаем об этом MS Project, создав вложенную задачу.
>Ati. Г »Q>Ati. Г »QВ 1В 1venvenПоагетопе метеорноеПоагетопе метеорное•адУ,-J•адУ,-JgjwgjwЕыЗЕыЗAfter planning your tasks, you can go to the ₽esources area to build your project's team and assign people to tasksAfter planning your tasks, you can go to the ₽esources area to build your project's team and assign people to tasksitos»eje«wcaa Track *eo»t pri] ч« уем and «utated actwtwitos»eje«wcaa Track *eo»t pri] ч« уем and «utated actwtwrradr>§rradr>§Define theDefine theDefineDefinethethethetheSchedule tasksSchedule tasksLink to informationLink to informationAdd columns of custom informationAdd columns of custom informationPesos «Pesos «: Task Usog»: Task Usog»• Реагопмсиа• Реагопмсиа♦ ♦ Teaks♦ ♦ Teaks22100122.10.01 j22100122.10.01 jРис. 11.2. В плане работ «Планирование номера» теперь являетсяпоскольку имеетвложенную задачу — «Редколлегия»Рис. 11.2. В плане работ «Планирование номера» теперь являетсяпоскольку имеетвложенную задачу — «Редколлегия»gm t« ». iw r«~* i«* sw ;«»«»«• «xx» o*О <S H ti O 'AV 1 Ha e -» •' * * и <» Э^ CE <>. «=&«« * * ♦ "* Show- ; Лги!gm t« ». iw r«~* i«* sw ;«»«»«• «xx» o*О <S H ti O 'AV 1 Ha e -» •' * * и <» Э^ CE <>. «=&«« * * ♦ "* Show- ; Лги!Cjfafrd»Cjfafrd»Planschedule youproject's tasks by clickin itemClicking an itemdisplays tools and instructions completing thatPlanschedule youproject's tasks by clickin itemClicking an itemdisplays tools and instructions completing thatOrganize tasks mto phasesOrganize tasks mto phasesSet deadlines and constrainAdd document» to me proJettPublish project information toSet deadlines and constrainAdd document» to me proJettPublish project information toО TWtUweО TWtUwe
>Ati. Г »Q
>Ati. Г »Q
В 1
В 1
ven
ven
Поагетопе метеорное
Поагетопе метеорное
•адУ,-J
•адУ,-J
gjw
gjw
ЕыЗ
ЕыЗ
After planning your tasks, you can go to the ₽esources area to build your project's team and assign people to tasks
After planning your tasks, you can go to the ₽esources area to build your project's team and assign people to tasks
itos»eje«wcaa Track *eo»t pri] ч« уем and «utated actwtw
itos»eje«wcaa Track *eo»t pri] ч« уем and «utated actwtw
rradr>§
rradr>§
Define the
Define the
Define
Define
thethe
thethe
Schedule tasks
Schedule tasks
Link to information
Link to information
Add columns of custom information
Add columns of custom information
Pesos «
Pesos «
: Task Usog»
: Task Usog»
• Реагопмсиа
• Реагопмсиа
♦ ♦ Teaks
♦ ♦ Teaks
221001
22.10.01 j
221001
22.10.01 j
Рис. 11.2. В плане работ «Планирование номера» теперь являетсяпоскольку имеет
вложенную задачу — «Редколлегия»
Рис. 11.2. В плане работ «Планирование номера» теперь являетсяпоскольку имеет
вложенную задачу — «Редколлегия»
gm t« ». iw r«~* i«* sw ;«»«»«• «xx» o*
О <S H ti O 'AV 1 Ha e -» •' * * и <» Э^ CE <>. «=&«« * * ♦ "* Show- ; Лги!
gm t« ». iw r«~* i«* sw ;«»«»«• «xx» o*
О <S H ti O 'AV 1 Ha e -» •' * * и <» Э^ CE <>. «=&«« * * ♦ "* Show- ; Лги!
Cjfafrd»
Cjfafrd»
Planschedule you
project's tasks by clickin itemClicking an item
displays tools and instructions completing that
Planschedule you
project's tasks by clickin itemClicking an item
displays tools and instructions completing that
Organize tasks mto phases
Organize tasks mto phases
Set deadlines and constrain
Add document» to me proJett
Publish project information to
Set deadlines and constrain
Add document» to me proJett
Publish project information to
О TWtUwe
О TWtUwe
После того как список фаз составлен (пусть MS Project еще и не знает, что все они, кроме первой, являются будущими введем в план результаты основных фаз проекта.
Значок может и не появляться, если сброшен флажок Show outline symbols (Показывать символ структуры) на вкладке View (Вид) в диалоговом окне Options (Параметры), которое вызывается командой меню Tools Options (Сервис Параметры), Кроме того, фазы могут не отображаться в списке задач, если в том же диалоговом окне сброшен флажок Show summary tasks (Показывать задачи).
Результаты фаз вводятся в виде завершающих задач, и эти задачи могут не обозначать реальной деятельности. Например, результатом фазы Планирование номера является утвержденный план номера, и мы обозначим достижение этого результата завершающей задачей План номера утвержден, которую добавим в фазу так же, как и задачу Редколлегия. Для того чтобы MS Project «понял», что введенная задача является завершающей, установим ее длительность в 0 дней, указав в колонкеDuration(Длительность) соответствующеечисло (рис. файл4.трр).
Рис. 11.3. В фазу «Планирование номера» добавлена завершающая задача
Добавим результаты и к остальным фазам проекта: у фазы Подготовка материалов результатом будетзавершающая задачаПодготовкаматериаловзавершена, у фазы Верстка журнала — Номер сверстан, а у фазы Предпечатная подготовка — Номер готов к передаче в типографию (рис. файл
После того как мы добавили в фазы завершающие задачи, фазы, состоящие только из них, приняли на диаграмме вид завершающих задач. Это произошло потому, что длительность фазы соответствует времени, требуемому для выполнения всех включенных в нее задач. Соответственно, длительность фаз, состоящих только из завершающих равна 0 дней, и они тоже считаются завершающими (MS Project считает задачу завершающей, если ее длительность равна 0 дней).
Если все эти завершающие задачи выполняются в один день.
Рис. 11.4. Фазы, состоящие только из завершающих задач, выглядят на диаграмме как завершающие задачи
Для того чтобы фазы стали выглядеть так, как им положено, добавим в них обычные задачи. При этом следует учитывать, что порядок задач в таблице (сверху вниз) обычно соответствует их временной последовательности. Задачи, расположенные выше в таблице, обычно исполняются раньше задач, расположенных ниже. Например, на рис. 11.5 (файл б.трр) в фазе Верстка журнала задача Верстка предшествует вехе Номер сверстан и поэтому размещена выше.
Размещать в таблице предшествующие задачи выше последующих не обязательно. Это принято делать исключительно для удобства восприятия, поскольку обычно список задач читается сверху вниз и логично, если задачи, расположенные далее по списку, следуют за теми, что расположены выше. Последова-
тельность задач в календарном плане проекта определяется датами начала задач и связями междуНИМИ, а не расположением в таблице выше или ниже.
Теперь, когда скелетный план готов и вы знаете, как работать со всеми тремя типами задач MS Project, можно переходить к добавлению в план остальных задач и подфаз. На рис. 11.6(файл 7.трр) видно, как стал выглядеть наш план издания журнала после того, как в него были добавлены все проектные работы. Увеличилось число не только обычных задач, но и завершающих, поскольку в некоторые фазы были добавлены подфазы, каждая из которых имеет отражающую свой результат завершающую задачу.
10 01
ИИ
«жюж
l«W iSV ■
<*«5м:
^‘ej
Lu
i
Рис. 11.5. После добавления задач фазы в плане проекта выглядят так, как им положено
scvuye
о '.«*•«»
Радио iwrwa
номера
номера
1
■я
СТ ■
МГв
IW
бекмее"
3
Подготовка
Подготовка текстов
Подготовка материалов завершена
Н: Верстка журнала
Номер с верстан
। S Предпечатнм подготовка номера формат
Номер готов * передаче в Типографию
1 day? 221001
х тодт
Т«МкГ*И^
И
Я
В
я я
№1
рнала
Обработка
.В)». С« и- mw «ew 1» uw c~«« s~- w IQ v C
b^wfa 1 »м
И
Пяанирование номера от
Подготов ка плана номера
Предварительная редколлегия с учетом
Редколлегия
План номера утвержден
Подготовка материалов !?) Подготовка обложки
Отбор модели
Фотос вемка модели
материалов номера
Обложка готова
Подготовка текстов
Подготовка редакционных
Рассылкаавторам
Утверждение заданий
Статьи в работе у
Статьив
Техническое редактирование
Тексты готовы
т day?
22 10 01
201001
221001:
хюот
X 1001
ХЮОт
XI001
ХЮОт
Рис.Так выглядит план проекта после добавления ввсех задач
Когда мы определили состав работ, пора переходить к определению длительностей задач и связей между ними.
Определение длительностей задач
Длительность задач определяется значением, введенным в колонке Duration (Длительность). Как вы помните, вводить ее можно в часах, днях или неделях (см. раздел «Настройки отображения временных единиц» урока 2). Длительность фаз вводить нельзя — она рассчитывается автоматически.
При создании задач MS Project автоматически задает им длительность в 1 день, добавляя после ее обозначения вопросительный знак (см. рис. 11.6). Вопросительный знак обозначает, что указанная длительность — Приблизительная (Estimated) и требует дальнейшего уточнения. После того как вы отредактируете значение, вопросительный знак пропадет. Если вы хотите пометить для себя, что указанную длительность задачи стоит уточнить, то можете сами добавить вопросительный знак. Например, если вы не уверены в длительности задачи в 1 день, то ее можно указать как Id? (1д?).
^ПРИМЕЧАНИЕ Для быстрого отбора задач с предварительной оценкой длительности можно
воспользоваться фильтром Tasks With Estimated Durations (Задачи с оценкой длительности).
После ввода длительности задачи MS Project пересчитывает дату ее окончания, прибавляя к дате начала задачи длительность и выходные дни (в соответствии с календарем проекта). Однако некоторые задачи выполняются круглосуточно и без выходных, после того как выполнение начато, например засыхание цементного раствора или выполнение расчетов компьютерной программой. В таком случае для обозначения длительности задачи используется символ е (п), соответствующий термину Elapsed days (Прошедшие дни). Например, для обозначения длительности в 14 дней в поле Duration (Длительность) нужно ввести 14ed (14пд). При вводе длительности таких задач можно применять и вопросительный знак. Например, если вы не уверены, что цементный раствор высыхает за 16 часов, и хотите уточнить это в дальнейшем, длительность можно указать как 16eh? (16пч?).
Определение связей между задачами
Связь между двумя задачами определяет, каким образом время начала или завершения одной задачи влияет на время начала или завершения другой. Например, Окончательная сборка номера журнала может начаться только тогда, когда выполнена задача Обложка готова.
Задача, влияющая надругую, называетсяPredecessor(Предшественник), а задача, зависящая от другой, называется Successor (Последователь). Например, Обложка готова является предшествующей задачей, а Окончательная сборка — последующей.
Одна связь может объединять только две задачи, и при этом у одной задачи может быть несколько связей сдругими задачами. Например, Окончательнаясборка
может начаться только после выполнения задач Обложка готова и Подготовка оглавления. Задача может иметь неограниченное число предшествующих и последующих задач.
Связи могут объединять и фазы, и все принципы организации связей между задачами применимы и к фазам. При этом связи могут объединять между собой и задачи, и фазы, например фаза может начинаться по завершении задачи.
Типы связей задач
В MS Project есть четыре типа связей между задачами. Связь типа Finish-to-start (Окончание-начало), или сокращенно FS (ОН), — наиболее распространенный тип зависимости между задачами, при которой задача В не может начаться, пока не завершена задача А:
Связь типа Start-to-start (Начало-начало), или сокращенно SS (НН), обозначает зависимость, при которой задача В не может начаться до тех пор, пока не началась задача А. Например, Техническое редактирование не может начаться раньше, чем Редактирование материалов, но и для того, чтобы начать Техническое редактирование, не обязательно дожидаться окончания Редактирования материалов. С помощью такой связи обычно объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно.
гГ^1
1<в ~~ ~|
Связь типа Finish-to-Finish (Окончание-окончание), или сокращенно FF (00), обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончилась задача А. Обычно такой связью объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно, но при этом одна не может закончиться, пока не завершена другая. Например, сдача-приемка программы идет одновременно с исправлением ошибок (найденных в процессе сдачи-приемки), и пока исправление ошибок не завершено, сдача-приемка тоже не может завершиться.
Связь типаStart-to-Finish(Начало-окончание), или сокращенно SF (НО), обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не началась задача А. Обычно такая связь используется в том случае, когда А является задачей с фиксированной датой начала, которую нельзя изменить. В таком случае дата начала последующей задачи не изменяется при увеличении длительности предшествующей.
,i* I
Е=_Р
Связь создается перетаскиванием мыши с одного отрезка диаграммы Ганта на другой (см. раздел «Редактирование проектных данных на диаграмме Ганта» урока 5), при этом по умолчанию тип связи определяется как FS. Предшествующей задачей считается та, с которой началось перетаскивание, а последующей - та, на которой перетаскивание закончилось (на последующую задачу указывает стрелка в конце связи). Для удаления связи или изменения ее типа нужно дважды щелкнуть на диаграмме и произвести соответствующие операции в открывшемся диалоговом окне.
Влияние связей между задачами на план работ
Связи между задачами напрямую влияют на план работ. Например, если вы создадите две задачи и затем перетащите мышью связь с одной на другую (по умолчанию создастся связь типа FS (ОН)), то последующая задача на календарном плане займет место после первой задачи (строки 5-6 на рис. 11.7). Если теперь увеличить длительность предшественницы, то дата ее окончания будет перенесена на более поздний срок и автоматически на более поздний срок будет передвигаться и дата начала последующей задачи (строки 8-9).
Tett NameTett Name125,125,"if!"if!26 02 0226 02 0226 02 0226 02 02$ 1$ 126.02 0226.02 022 days i2 days i28 02 0228 02 022days;2days;26.02.0226.02.024daysi4daysi2 days2 days04.03.0204.03.02BO'BO'2 days2 days;2 days2 days;; 04 Мы’"32 4iMTi^iTTFir; 04 Мы’"32 4iMTi^iTTFirРис. 11.7. При установке связи типа FS (ОН) увеличение длительности предшествующей задачи приводит к переносу даты начала последующей на более поздний срокРис. 11.7. При установке связи типа FS (ОН) увеличение длительности предшествующей задачи приводит к переносу даты начала последующей на более поздний срок2 days2 days2266
Tett Name
Tett Name
125,
125,
"if!
"if!
26 02 02
26 02 02
26 02 02
26 02 02
$ 1
$ 1
26.02 02
26.02 02
2 days i
2 days i
28 02 02
28 02 02
2days;
2days;
26.02.02
26.02.02
4daysi
4daysi
2 days
2 days
04.03.02
04.03.02
BO'
BO'
2 days
2 days;
2 days
2 days;
; 04 Мы’"32 4iMTi^iTTFir
; 04 Мы’"32 4iMTi^iTTFir
Рис. 11.7. При установке связи типа FS (ОН) увеличение длительности предшествующей задачи приводит к переносу даты начала последующей на более поздний срок
Рис. 11.7. При установке связи типа FS (ОН) увеличение длительности предшествующей задачи приводит к переносу даты начала последующей на более поздний срок
2 days
2 days
2
2
6
6
Если же изменить тип связи между задачами на SF (НО) и направить связь в обратную сторону, то при увеличении длительности хронологически предшествующей задачи ее дата начала будет переноситься на более ранний срок, и при этом дата начала последующей задачи не изменится. Именно поэтому такой тип связи используется в тех случаях, когда в качестве последующей задачи выступает та, срок начала которой не должен измениться.
Например, после того как задачи В и А были соединены связью SF (рис. 11.8), дата начала последующей задачи (А) изменилась таким образом, чтобы дата ее окончания совпала с датой начала предшественницы (строки 5-6). А когда мы увеличили длительность задачи А (строки 8-9), программа перенесла ее дату начала на более ранний срок, с тем чтобы дата ее окончания по-прежнему совпадала с датой начала предшественницы.
Если задачи соединены связью типа SS (НН), то изменение длительности любой из них приводит к изменению даты окончания только редактируемой задачи.
То есть наличие такой связи между задачами не влияет на алгоритм расчета длительности и сроков исполнения (рис. 11.9).
\\2 days2 days||АА4 days4 days2 days2 daysдд00д вд вВВ:r>02 :::. "-.25FebO2Mery? ;:r>02 :::. "-.25FebO2Mery? ;2 days2 daysjj2 days2 days2 days2 days2 daysi2 daysi2 day* ।2 day* ।28.0202 3040302328.0202 3040302326 02.02 _ 040302:126 02.02 _ 040302:12 daysfi.2 days^2 daysfi.2 days^4 days 126.02.02^4 days 126.02.02^2daysj 04030212daysj 0403021Рис. 11.8. При наличии связи типа SF (НО) изменение длительности хронологически предшествующей задачи не влияет на дату начала последующей задачиРис. 11.8. При наличии связи типа SF (НО) изменение длительности хронологически предшествующей задачи не влияет на дату начала последующей задачиDwriionDwriion25 Feb25 Feb2 days2 daysAA2lays2lays26.02.0226.02.02ВВ2 days2 days2 days2 days2 days2 daysВВ26.02.0226.02.024iays4iaysAA26.02.0226.02.022 days2 daysВВ10 .10 .AA4 days4 daysВВ2daysi 26.02.024 days |26.02.022daysi 26.02.024 days |26.02.02Рис. 11.9. При наличии связи типа SS (НН) изменение длительности одной задачи не влияет на сроки исполнения другойРис. 11.9. При наличии связи типа SS (НН) изменение длительности одной задачи не влияет на сроки исполнения другой260202 J|260202 J|26.02.02l26.02.02l26.02.02 if26.02.02 if2 days2 days2 days2 days4 days4 days
\
\
2 days
2 days
|
|
А
А
4 days
4 days
2 days
2 days
д
д
0
0
д в
д в
В
В
:r>02 :::. "-.25FebO2Mery? ;
:r>02 :::. "-.25FebO2Mery? ;
2 days
2 days
j
j
2 days
2 days
2 days
2 days
2 daysi
2 daysi
2 day* ।
2 day* ।
28.0202 3
0403023
28.0202 3
0403023
26 02.02 _ 040302:1
26 02.02 _ 040302:1
2 daysfi
.2 days^
2 daysfi
.2 days^
4 days 126.02.02^
4 days 126.02.02^
2daysj 0403021
2daysj 0403021
Рис. 11.8. При наличии связи типа SF (НО) изменение длительности хронологически предшествующей задачи не влияет на дату начала последующей задачи
Рис. 11.8. При наличии связи типа SF (НО) изменение длительности хронологически предшествующей задачи не влияет на дату начала последующей задачи
Dwriion
Dwriion
25 Feb
25 Feb
2 days
2 days
A
A
2lays
2lays
26.02.02
26.02.02
В
В
2 days
2 days
2 days
2 days
2 days
2 days
В
В
26.02.02
26.02.02
4iays
4iays
A
A
26.02.02
26.02.02
2 days
2 days
В
В
10 .
10 .
A
A
4 days
4 days
В
В
2daysi 26.02.02
4 days |26.02.02
2daysi 26.02.02
4 days |26.02.02
Рис. 11.9. При наличии связи типа SS (НН) изменение длительности одной задачи не влияет на сроки исполнения другой
Рис. 11.9. При наличии связи типа SS (НН) изменение длительности одной задачи не влияет на сроки исполнения другой
260202 J|
260202 J|
26.02.02l
26.02.02l
26.02.02 if
26.02.02 if
2 days
2 days
2 days
2 days
4 days
4 days
Если между задачами имеется связь типа FF (00), MS Project старается синхронизировать даты окончания связанных задач. Если увеличивается длительность предшествующей задачи, то автоматически переносятся даты начала и окончания последующей задачи (чтобы дата окончания последующей задачи соответствовала дате окончания предшествующей). Например, на рис. 11.10в строках 8-9 видно, что после увеличения длительности предшествующей задачи (А) дата окончания последующей задачи (В) была изменена. При этом длительность задачи В не изменилась.
Если же изменяется дата окончания последующей задачи (как в строках 11-12 на рис. 11.10), то дата окончания предшествующей задачи не изменяется, и задачи завершаются в разные дни. То есть при изменении длительности последующей задачи переносится только дата ее окончания.
Но если длительность предшествующей задачи больше длительности последующей, то изменение длительности последней происходит не за счет переноса даты ее окончания на более поздний срок, а за счет переноса даты ее начала на более ранний. Например, на рис. 11.10 в строках 8-9 длительность задачи А больше, чем В. Поэтому при увеличении длительности задачи В (строки 14-15) на один день дата начала этой задачи переносится на одни день назад, с 28.02.02 на 27.02.02.
26.02.02!26.02.02!2d«ys2d«ys27.02.02:27.02.02:6601.03.0201.03.0228.02.02?28.02.02?01.03.0201.03.0226.02.02:26.02.02:2 days2 days4 days4 days01.03.02 501.03.02 526.02.02126.02.021151527 02 0227 02 0201.03.0201.03.023 days]3 days]2<2<27.02.02;01 03 0227.02.02;01 03 02||26 02^02?26 02^02?4days i.2 daysi4days i.2 daysi8_8_Ю11Ю112 days j 2days?2 days j 2days?27.02.02; 2 da27.02.02; 2 daРис. 11.10. Принцип расчета длительностей MS Project для типа связи FF (00)Рис. 11.10. Принцип расчета длительностей MS Project для типа связи FF (00)26.02.02j26.02.02j121312134days" 26.02.02!4days" 26.02.02!2 day.4 day*2 day.4 day*4 day*3 day*4 day*3 day*
26.02.02!
26.02.02!
2d«ys
2d«ys
27.02.02:
27.02.02:
6
6
01.03.02
01.03.02
28.02.02?
28.02.02?
01.03.02
01.03.02
26.02.02:
26.02.02:
2 days
2 days
4 days
4 days
01.03.02 5
01.03.02 5
26.02.021
26.02.021
15
15
27 02 02
27 02 02
01.03.02
01.03.02
3 days]
3 days]
2<
2<
27.02.02;
01 03 02
27.02.02;
01 03 02
|
|
26 02^02?
26 02^02?
4days i.
2 daysi
4days i.
2 daysi
8_
8_
Ю
11
Ю
11
2 days j 2days?
2 days j 2days?
27.02.02; 2 da
27.02.02; 2 da
Рис. 11.10. Принцип расчета длительностей MS Project для типа связи FF (00)
Рис. 11.10. Принцип расчета длительностей MS Project для типа связи FF (00)
26.02.02j
26.02.02j
12
13
12
13
4days" 26.02.02!
4days" 26.02.02!
2 day.
4 day*
2 day.
4 day*
4 day*
3 day*
4 day*
3 day*
Использованиезадержекиопережений
Часто в жизни зависимости между задачами бывают немного более сложными, чем Finish-to-start(Окончание-начало). Например, между задачей «Покраска стен» и «Развешивание картин» должен пройти день, чтобы краска успела высохнуть. Для того чтобы описать такую зависимость между задачами, в MS Project используется параметрЗапаздывание (Lag). Например, в случае с покраской стен запаздывание между задачами должно составить 1 день.
Запаздывание является свойством связи и может быть указано в диалоговом окне определения свойств связи (см. раздел «Редактирование проектных данных на диаграмме Ганта» урока 5). Запаздывание можно вводить как длительность (например, 1 день) или как процент от длительности предшествующей задачи. Например, если предшествующая задача продолжается 4 дня, то запаздывание в 25% будет равняться 1 дню.
Иногда для начала выполнения следующей задачи не нужно дожидаться полного окончания предыдущей. Например, можно начинать клеить обои, когда штукатурка положена хотя бы на некоторых стенах в доме. В таком случае следует использовать Опережение (Lead). Опережение вводится так же, как и запаздывание, но с отрицательным знаком, например опережение в 1 день указывается как -Id (-1Д), а опережение в 50% (то есть следующая задача начинается, когда предыдущая выполнена наполовину) — как -50%.
A2 days:22.02.02-26.02.02ie2 days i22 02 0226 0 2 02 'A2 days;22.02.02:26 02.02 j' В2days:27 02 0228 02 02 j: A2 days!22.02.02!26 02 02 1В2days.28 02 0201 0302 j2 days;22.02.02:26 02.02^В2 days;01.03.02:04 03 02 jA3 days•22.0202:27 02 02 /B2 days;05.03.02:06 03 022 days:2202.02;26.02.02l1 в2 days;26.02.02;27 02 02A2 days:22.0202;26 02 02в2 days:26.02.02:27 02.02;A4 days22.02.02:28 02 02В2 days•.27.02.02:28 02 02I-ISA2 days:22.02.02-26.02.02ie2 days i22 02 0226 0 2 02 'A2 days;22.02.02:26 02.02 j' В2days:27 02 0228 02 02 j: A2 days!22.02.02!26 02 02 1В2days.28 02 0201 0302 j2 days;22.02.02:26 02.02^В2 days;01.03.02:04 03 02 jA3 days•22.0202:27 02 02 /B2 days;05.03.02:06 03 022 days:2202.02;26.02.02l1 в2 days;26.02.02;27 02 02A2 days:22.0202;26 02 02в2 days:26.02.02:27 02.02;A4 days22.02.02:28 02 02В2 days•.27.02.02:28 02 02I-IS| OveHI SW| OveHI SW: r*i» .!: r*i» .!1 Um1 Umins«ioesins«ioes17FS-1 dey17FS-1 dey2 MS 58S2 MS 58SРис. 11.11. Использование задержек и опережений при связи типа FS (ОН)Рис. 11.11. Использование задержек и опережений при связи типа FS (ОН)i<№S*iee%i<№S*iee%
A
2 days:
22.02.02-
26.02.02i
e
2 days i
22 02 02
26 0 2 02 '
A
2 days;
22.02.02:
26 02.02 j
' В
2days:
27 02 02
28 02 02 j
: A
2 days!
22.02.02!
26 02 02 1
В
2days.
28 02 02
01 0302 j
2 days;
22.02.02:
26 02.02^
В
2 days;
01.03.02:
04 03 02 j
A
3 days•
22.0202:
27 02 02 /
B
2 days;
05.03.02:
06 03 02
2 days:
2202.02;
26.02.02l
1 в
2 days;
26.02.02;
27 02 02
A
2 days:
22.0202;
26 02 02
в
2 days:
26.02.02:
27 02.02;
A
4 days
22.02.02:
28 02 02
В
2 days•.
27.02.02:
28 02 02
I-IS
A
2 days:
22.02.02-
26.02.02i
e
2 days i
22 02 02
26 0 2 02 '
A
2 days;
22.02.02:
26 02.02 j
' В
2days:
27 02 02
28 02 02 j
: A
2 days!
22.02.02!
26 02 02 1
В
2days.
28 02 02
01 0302 j
2 days;
22.02.02:
26 02.02^
В
2 days;
01.03.02:
04 03 02 j
A
3 days•
22.0202:
27 02 02 /
B
2 days;
05.03.02:
06 03 02
2 days:
2202.02;
26.02.02l
1 в
2 days;
26.02.02;
27 02 02
A
2 days:
22.0202;
26 02 02
в
2 days:
26.02.02:
27 02.02;
A
4 days
22.02.02:
28 02 02
В
2 days•.
27.02.02:
28 02 02
I-IS
| OveHI SW
| OveHI SW
: r*i» .!
: r*i» .!
1 Um
1 Um
ins«ioes
ins«ioes
17FS-1 dey
17FS-1 dey
2 MS 58S
2 MS 58S
Рис. 11.11. Использование задержек и опережений при связи типа FS (ОН)
Рис. 11.11. Использование задержек и опережений при связи типа FS (ОН)
i<№S*iee%
i<№S*iee%
На рис. 11.11 представлен пример использования задержек и опережений вместе со связью типа FS (ОН). Задачи в строках 5-6 соединены обычной связью без задержки. В строках 8-9 было добавлено запаздывание в 1 день, и дата начала задачи В автоматически была перенесена на 1 день позже, с 27.02.02 на 28.02.02.
В строках 11-12 запаздывание было изменено на 100%, то есть на длительность предшествующей задачи (А). Поскольку длительность А равняется 2 дням, то дата начала В была перенесена с 27.02.02 (строки 5-6) на 01.03.02 (в феврале 2002 г. 28 дней). В строках 14-15 при сохранении параметров задержки мы увеличили длительность задачи А на 1 день (до 3 дней), и дата начала В была перенесена еще позже, на 05.03.02 (на 1 день позже теперь заканчивается А, плюс запаздывание в 3 дня, плюс два выходных дня).
В строках 17-18 используется опережение в 1 день. В результате начало задачи В, которое в строках 5-6 значилось как 27.02.02, теперь перенесено на 26.02.02. В строках 20-21 используется опережение в процентах (50%). Поскольку 50% от длительности А составляет 1 день, то дата начала В в строке 21 такая же, как и в строке 18. Но при увеличении длительности А в строке 23 до 4 дней длительность опережения автоматически увеличилась до 2 дней, и дата начала В автоматически изменилась на 27.02.02 (28.02.02 заканчивается А, и если бы не использовалось запаздывание, то В началась бы лишь 01.03.02; но так как запаздывание есть и равняется 50% длительности А, то есть 2 дням, то дата начала переносится на 27.02.02).
Как видно из примеров, особенно удобно указывать запаздывания и опережения в процентах от длительности предшествующей задачи, так как при ее изменении MS Project автоматически перенесет дату начала последующей задачи на соответствующий день.
Способы редактирования связей
Мы уже знаем способы создания и редактирования связей с помощью мыши. Однако это не единственная возможность, предоставляемая MS Project для работы со связями. Их можно редактировать прямо в таблице, куда вводятся данные, в особой форме или в диалоговом окне определения свойств задачи.
Кроме того, создавать связи можно с помощью кнопки Link Tasks (Связать задачи) стандартной панели инструментов (см. представленный ниже рисунок). Для этого нужно выделить две или задач и нажать эту кнопку. Задачи будут соединены последовательно связью типа (Окончание-начало). Например, если выделены задачи 1, 2 и 3, то после нажатия кнопки задача 2 будет следовать за задачей 1, а задача 3 — за задачей 2. Выделив все связанные задачи и нажав кнопку Unlink Tasks (Разорвать связи задач), можно быстро удалить все связи между ними.
Связать задачиРазорвать связи задач
Редактирование связей втаблице
Чтобы в процессе ввода задач быстро указать задачи, используется колонка Predecessors (Предшественники), по умолчанию включенная в таблицу Entry (Ввод). Например, на рис. представлен фрагмент этой таблицы из файла проекта Издание номера журнала, где уже введена информация о связях между задачами (файл
О |T^kNane
Oi«eon 1
Sun
'•
^.-tx-. j—4Uiix. .x^-....:....x>
' 1 i
d Планирование номера
13 days
22.10 01.
07 1101
2 ;
Сбор предложений от авторов
5 days!
221001!
26.1001
з I
Подготовка плана номера
.3 days;.
... 29 1001;
31.10.01;2
4
Предварительная редколлегия
1
01.11.01;
01.11.01i3
ill
02.11.01;...
Доработка планов с учетом замечаний
3 days;
. 06 11 01 4
■ 6
Редколлегия
1
07 11 011
.....1.07.11.01 i 5
7 - '
План номера утвержден
0 days;
07.11.01;
07.11
в
Подготовка материалов
37
08.11.01i
28.12.01
|
Подготовка обложки
|37
08.11.01;
28.12.01;
10
Отбор модели
5 days!
оз и 01;
14 11.01!
11
Фотосъемка модели
4 days
15 11 01
20 11 01 10
12
Подготовкаматериалов номера для
3 days
21 12 01
'
13 м ._
Верстка обложки
Обложка готова
Подготовка текстов
3 days!
0 days
36 days
26 12 01
28 12.01!
08.11.01
28 12.01 '. 1
28 12 0’ 13
26.12.01
26.12.01;...
24 i
Подготовка материалов завершена
0 days;
. 26 12 0i 22
2S !
Верстка журнала
18 days
12.12.01i
04.01.02
я
Обработка текста и иллюстраций
.14 days-..
.... 12 12 01
....31 12.0l:22SS43days
37-1
.
Вычитка
Сверка
14 days! days;
17.12.01:
20 12.01;
03.01
days
j
Подготовка оглавления
2 days;
01 01.02!
26
'
;Окончательная сборка
2 days!
02!
04 01 02123.14
i
Номер сверстан
0 days;
04.01 02;
04.01.02i30
32 ’ "33.1
Пред печатная подготовка
номера в формат Mac i
15
5 days!
07.01.02j
07.01.02;
25.01.02
02;
Рис. 11.12. Фрагмент таблицы из плана проекта с введенными связями между задачами
Как вы помните, связью по умолчанию является Finish-to-start (Окончание-нача- ло),поэтомуесливполеPredecessors(Предшественники)простоуказатьномерза- это будет означать, чтозадача является предшественницей теку
щей. Например, предшественницей задачи Предварительная редколлегия является задача с номером 3, то есть Подготовка плана номера. Соответственно, Предварительная редколлегия начинается 01.11.01, то есть после того, как 31.10.01 завершена Подготовка плана номера.
В тех случаях, когда связь отличается от стандартной, в поле нужно указать номер предшествующей задачи и аббревиатуру, соответствующую типу связи (например, как в строках 26, 27 и 28). Если у связи есть запаздывание или опережение, то его нужно указать рядом с типом связи, используя знаки + или -. Если запаздывание или опережение используется со стандартной связью FS (ОН), то ее аббревиатуру тоже нужно указать (как в строке 12). А если у задачи есть несколько предшественниц, то связи с ними нужно указать через точку с запятой (как, например, в строке 30).
Колонка Predecessors (Предшественники) по умолчанию включена только в таблицу Entry (Ввод). Если вам покажется удобным редактировать данные о связях с ее помощью, то вы можете добавить ее в любую таблицу с информацией о задачах.
)ПРИМЕЧАНИЕ Для просмотра номеров последующих задачесть задач, длятеку
щая задача является предшественницей) можно отобразить в таблице колонку Successors (Последователи).
Редактирование связей в форме
Работать с колонкой таблицы удобно, когда используется только связь по умолчанию, поскольку в этом случае достаточно вводить в нее номера соответствующих задач. Правда, это удобно делать, если предшественницы находятся по соседству и для их поиска не нужно прокручивать несколько экранов.
Если же вы используете в проекте разнообразные типы связей, то удобнее будет воспользоваться специальными диалоговыми окнами для работы с ними. Наиболее удобным является диалоговое окно Task Form (Форма описания задачи). Эта форма (см. раздел «Настройка отображаемой на форме информации» урока 9) отображается, если, находясь в диаграмме Ганта, выбрать команду меню Window Split (Окно Разделить). Ее также можно вызвать из диалогового окна View More Views (Вид Все виды).
По умолчанию отображается форма для редактирования задействованных в задаче ресурсов и связей с предшественницами, но с помощью контекстного меню формы можно вызвать диалоговое окно Predecessors & Successors (Предшественники и последователи), в котором можно редактировать связи выбранной задачи как с предшествующими, так и с последующими задачами (рис. 11.13, файл
Форма разделена на две таблицы с одинаковой структурой, содержащие колонки с номером задачи, ее названием, типом связи и величиной задержки. Левая таблица содержит информацию о предшественницах, а правая — о последующих задачах.
Номер задачи берется из первой колонки, выделенной на рисунке серым фоном.
Рис. 11.13. Редактирование связей спомощьюформы описания задачи
Чтобы удалить связи из таблицы, нужно установить курсор на строку с информацией о связи и нажать клавишу Delete. Для добавления связи нужно установить курсор на свободную строку в таблице и в раскрывающемся списке выбрать название задачи, с которой нужно связать текущую. Тип связи тоже выбирается из раскрывающегося списка.
Редактирование связей с помощью формы описания задачи удобно тем, что вся работа со связями осуществляется в одном окне с информацией о задачах и с диаграммой. Редактируя связи между задачами, можно прокрутить диаграмму или просмотреть последовательность задач, что очень удобно. Этих достоинств лишен третий способ редактирования связей, о котором пойдет речь далее.
Редактирование связей в диалоговом окне сведений о задаче
В диалоговом окне информации о задаче (оно открывается с помощью двойного щелчка на названии задачи в таблице) содержится вкладка Predecessors (Предшественники), на которой можно редактировать связи с предшествующими задачами (рис. 11.14, файл 8.mpp).
Вкладка содержит таблицу, аналогичную той, что размещена на форме описания задачи, и для работы с ней нужно применять те же приемы. Диалоговое окно сведений о задаче удобно использовать, когда нужно отредактировать связи одной или двух задач. При работе со связями большего числа задач удобнее использовать форму.
Рис. 11.14. Вкладка Predecessors (Предшественники) в диалоговом окне сведений о задаче
Рис. 11.15. Такой вид принял план проекта после указания длительностей задач и связей между задачами
После того как мы указали длительности задач и определили связи между ними, план проекта Издание номера журнала принял вид, представленный на рис. 11.15
8 Зак. 875
(файл 9.mpp). Теперь нужно переходить к определению основных дат и крайних сроков проекта.
Дата начала проекта
Определять ключевые даты проекта начнем с определения даты начала проекта. Внимательный читатель заметил, что мы не сделали этого при определении проекта, и поступили мы так с целью продемонстрировать один из алгоритмов, используемый в MS Project для построения расписания.
Дата, предложенная MS Project по умолчанию, — 20.10.01. Мы ее оставили, и в результате все новые добавленные в план задачи начинаются с 22.10.01 (первый рабочий день после субботы 20.10.01). То есть если не указать задаче определенную дату начала и не связать ее с другой задачей, то MS Project приравнивает ее к дате начала проекта. Так, в нашем плане (см. рис. 11.15) только задача Сбор предложений от авторов начинается 22.10.01, а все последующие задачи связаны с ней и поэтому начинаются позже, хотя первоначально, пока связи не были расставлены, все задачи (см. рис. 11.6) начинались 22.10.01.
Пусть наш проект будет начинаться после новогодних праздников 10.01.2002. Откроем диалоговое окно определения проекта с помощью команды меню Project ► Project Information (Проект ► Сведения о проекте) и изменим значение параметра Start date (Дата начала) на 10.01.2002. После этого план проекта автоматически перестроится (рис. 11.16, файл 9_1.трр).
Этот пример демонстрирует нам, как MS Project работает с расписанием проекта. Дата начала новой задачи, если не указать ее самостоятельно, приравнивается к дате начала проекта или ближайшему к ней рабочему дню. Если новая задача принадлежит фазе, то дата ее начала приравнивается к дате начала фазы. После того как задача соединена связью с другой задачей, ее дата начала переносится в соответствии с типом связи. Даты окончания задач рассчитываются путем прибавления к дате начала длительности задачи и нерабочих дней проектного календаря.
Зачем мы привели этот пример? Дело в том, что типичной ошибкой при работе с MS Project является определение даты начала или окончания задач «вручную» путем выбора нужной даты в поле Start (Начало) или Finish (Окончание) в таблице. Если так сделать, то введенная дата будет жестко привязана к задаче, и изменение даты начала или окончания проекта, фазы или связанных задач не приведет к автоматическому перемещению задачи.
Например, если вы установите дату начала первой задачи на 11.01.02 и затем измените дату начала проекта на 12.01.02, то первая задача все равно будет начинаться 11.01.02, то есть останется за временными рамками проекта. Еще хуже, если случайно будет зафиксирована дата начала или окончания задачи в середине плана. В таком случае изменение длительности задач в начале плана может не привести к автоматическому изменению связанных задач, находящихся в плане после задачи с зафиксированной датой. Поэтому при планировании в MS Project стоит довериться программе и управлять положением задач на временной оси с помощью связей.
Рис. 11.16. После изменения даты начала проекта внешний вид плана остался прежним, изменились лишь даты начала и окончания задач
Ограничения
Теперь, когда вы предупреждены о том, что вводить даты начала или окончания задач вручную без особой надобности рассмотрим, как можно использовать привязывание задач к определенным датам при составлении плана.
Привязывание задачи к определенной дате в MS Project осуществляется при по- мощиэлементаConstraint(Ограничение).Используя можно, например, указать, что задача должна начаться в определенный день или закончиться не позднее определенной даты.
Определяя длительности задач и связи между ними, вы даете программе гибкость при перерасчете плана проекта в случае изменения расписания. Введение ограничений понижает эту гибкость, и в MS Project выделяется несколько типов ограничений (табл. в зависимости от того, насколько они влияют на гибкость расчетов.
Два наиболее негибких ограничения в MS Project, привязывающие задачу к определенной дате, — это Must Start On (Фиксированное начало) и Must Finish On (Фик- сированноеокончание). Использовать негибкие ограничения нужно тогда, когда задача обязательно должна начаться или закончиться в определенный день,
например, если срок исполнения задачи обусловлен договором и не может быть нарушен.
Применение ограничения к задаче, которая зависит от другой (то есть имеет задачу-предшественницу), может привести к нежелательным результатам. Например, задача «Закладка фундамента» должна начаться, когда закончится «Рытье котлована». Предположим, что «Рытье котлована» будет закончено 10-го числа. Если вы введете негибкое ограничение, указывающее, что «Закладка фундамента» должна начаться 10-го, а потом «Рытье котлована» закончится ранее, то MS Project не сможет за счет быстрого исполнения предыдущей задачи передвинуть «Закладку фундамента» на более ранний срок и помочь спланировать скорейшее завершение проекта.
Как ограничения влияют на расписание
Когда требуется контролировать дату начала или конца задачи, вы можете добавить ограничение. Гибкие ограничения учитывают связи между задачами, чтобы перенести задачу как можно раньше или как можно позже, насколько позволяет связь. Например, задача с ограничением As Soon As Possible (Как можно раньше) и связью FS (ОН) будет начинаться сразу по завершении предшественницы.
Ограничения со средней гибкостью запрещают задаче начаться или окончиться до или после выбранной даты. Например, задача с ограничением Start No Later Than (Начало не позднее) на 17 марта и связью типа FS (ОН) с другой задачей может начаться в любое время, если ее предшественница закончится, например, до 15 июня, но не может быть начата после 17 марта.
Негибкие ограничения не подвергаются влиянию связей и «привязывают» задачу к выбранной вами дате. Например, задача с ограничением Must Start On (Фиксированное начало) на 10 апреля и связью типа FS (ОН) с другой задачей всегда будет находиться в расписании на 10 апреля вне зависимости от того, закончится ее предшественница раньше или позже.
Таблица 11.1. Типы ограничений в MS Project
Тип ограничения
Влияние на расписание
Описание
As Soon As Possible (ASAP), Как можно раньше (КМР)
Гибкое
С этим ограничением MS Project размещает задачу в расписании как можно раньше с учетом других параметровплана. Никакихдополнительных ограничений на задачу не распространяется. Это ограничениепоумолчаниюнакладываетсянавсе задачи, если проект планируется от даты начала
As Late As Possible (ALAP), Как можно позже (КМП)
Гибкое
С этим ограничением MS Project размещает задачу в расписании как можно позднее с учетом других параметров плана. Никаких дополнительных ограниченийназадачунераспространяется.
Этоограничениепоумолчаниюнакладываетсянавсе задачи, если проект планируется отдаты окончания
Тип ограничения
Влияние
на расписание
Описание
Finish No Later Than (FNLT), Окончание не позднее (ОНП)
Среднее
Это ограничение обозначает наиболее позднюю дату, когда задача должна быть завершена. При этом задача может быть завершена как в этот день, так и раньше него. Предшествующая задача не сможет «вытолкнуть» задачу с ограничением типа FNLT (ОНП) за дату ограничения.
Для проектов, планирующихся от даты окончания, это ограничение применяется, когда вы вводите дату окончания задачи
Start No Later Than (SNLT), Начало не позднее (ННП)
Среднее
Это ограничение обозначает наиболее позднюю дату, когда задача может начаться. Задача может начинаться раньше или в этот день, но не позже. Предшественницы не смогут «вытолкнуть» задачу с ограничением SNLT (ННП) за дату ограничения.
Для проектов, планирующихся от даты окончания, это ограничение применяется, когда вы вводите дату начала задачи
Finish No Earlier Than (FNET), Окончание не ранее (ОНР)
Среднее
Это ограничение обозначает наиболее раннюю дату, когда возможно завершить задачу. Задача не может быть помещена в расписании так, чтобы заканчиваться ранее обозначенной даты.
Для проектов, которые планируются от даты начала, это ограничение применяется, когда вы вводите дату окончания задачи
Start No Earlier Than (SNET), Начало не ранее (ННР)
Среднее
Это ограничение обозначает наиболее раннюю дату, когда задача может начаться. Задача не может быть помещена в расписании ранее указанной даты.
Для проектов, которые планируются от даты начала, это ограничение применяется, когда вы вводите дату начала для задачи
Must Start On (MSO), Фиксированное начало (ФН)
Негибкое
Это ограничение обозначает точную дату, на которую дата начала задачи должна быть помещена в расписании. Другие факторы (связи между задачами, задержки или опережения и пр.) не могут повлиять на положение задачи в расписании
Must Finish On (MFO), Фиксированное окончание (ФО)
Негибкое
Это ограничение обозначает точную дату, на которую в расписании должна быть помещена дата окончания задачи. Никакие другие факторы не могут повлиять на эту дату
Ввод ограничений
В проектах, планируемых от даты начала, по умолчанию все задачи имеют ограничение As Soon As Possible (Как можно раньше), а в проектах, планируемых от даты окончания, — As Late As Possible (Как можно позже).
Изменять ограничения по умолчанию можно, вводя дату начала или окончания задачи в колонках Start (Начало) и Finish (Окончание) в таблице Entry (Ввод) или любой другой таблице, содержащей эти колонки. После ввода даты MS Project установит ограничение в соответствии с табл. 11.1.
Например, на рис. 11.17 (файл lO.mpp) мы изменили дату начала задачи. Сразу после этого в поле Indicators (Индикаторы) появился значок, указывающий на наличие у задачи ограничения (вторая строка сверху, второй столбец). Кроме того, уголок измененной ячейки выделен и рядом с ячейкой отображается кнопка раскрывающегося списка.
io зio зVsVs>510>510Подготовка магериапов• В Подготовка обложкиОтбор моделиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложкиПередаче рекламных анонсов в предыдущий номерВерстка обложкиПодготовка магериапов• В Подготовка обложкиОтбор моделиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложкиПередаче рекламных анонсов в предыдущий номерВерстка обложки20.03.0210.03.02 И^^——fc.^1 0202 *1 05 02 02 ^ Н^’ Entamga<urt d^ е <*М Ue bril wev to schod* t>* U* Do vw **t to1Choose differerit options to schadute this task.... I20.03.0210.03.02 И^^——fc.^1 0202 *1 05 02 02 ^ Н^’ Entamga<urt d^ е <*М Ue bril wev to schod* t>* U* Do vw **t to1Choose differerit options to schadute this task.... ITMOdeysTMOdeysОбложка готоваОбложка готоваUndo the constraint on the start date and alow Microsoft Project to schedule the taskUndo the constraint on the start date and alow Microsoft Project to schedule the task--. Псцгаияа iomcios--. Псцгаияа iomciosПодготовка редакционных заданийПодготовка редакционных заданий35 days 20.11.02‘"i'diiyoT ' 29 01.0235 days 20.11.02‘"i'diiyoT ' 29 01.0231 01 0231 01 02
io з
io з
Vs
Vs
>5
10
>5
10
Подготовка магериапов
• В Подготовка обложки
Отбор модели
Фотосъемка модели
Подготовка анонсов материалов номера для обложки
Передаче рекламных анонсов в предыдущий номер
Верстка обложки
Подготовка магериапов
• В Подготовка обложки
Отбор модели
Фотосъемка модели
Подготовка анонсов материалов номера для обложки
Передаче рекламных анонсов в предыдущий номер
Верстка обложки
20.03.02
10.03.02 И^^——
fc.^1 0202 *1 05 02 02 ^ Н^
’ Entamga<urt d^ е <*М Ue bril wev to schod* t>* U* Do vw **t to1
Choose differerit options to schadute this task.... I
20.03.02
10.03.02 И^^——
fc.^1 0202 *1 05 02 02 ^ Н^
’ Entamga<urt d^ е <*М Ue bril wev to schod* t>* U* Do vw **t to1
Choose differerit options to schadute this task.... I
TMOdeys
TMOdeys
Обложка готова
Обложка готова
Undo the constraint on the start date and alow Microsoft Project to schedule the task
Undo the constraint on the start date and alow Microsoft Project to schedule the task
--. Псцгаияа iomcios
--. Псцгаияа iomcios
Подготовка редакционных заданий
Подготовка редакционных заданий
35 days 20.11.02
‘"i'diiyoT ' 29 01.02
35 days 20.11.02
‘"i'diiyoT ' 29 01.02
31 01 02
31 01 02
СОВЕТСОВЕТРис. 11.17. Установка ограничения путем изменения даты начала задачи втаблице
СОВЕТ
СОВЕТ
Получить информацию о типе созданного ограничения можно, наведя мышь на соответствующий ему значок в поле Indicators (Индикаторы).
В файле constraint.mpp приведены настройки диаграммы Ганта, в которой задачи с ограничениями выделены особым стилем отрезков. Используя эти настройки, вы можете создать фильтр для отбора задач с ограничениями. Это может пригодиться в проектах с большим количеством задач.
Значок и раскрывающийся список отображаются для предупреждения пользователей, желающих изменить дату «вручную», не зная о том, как это повлияет на параметры расчета проекта. Именно поэтому в верхней строке раскрывающегося списка выводится предупреждение о возможных негативных последствиях и далее предлагаются три варианта действий.
Пункт списка Choose different options to schedule the task (Выбрать другие параметры планирования задачи) откроет диалоговое окно для изменения параметров ограничения задачи. Пункт Keep the task constrained to (Оставить ограничение на) <описание текущего ограничения задачи> сохранит текущее ограничение и скроет его значок и список. А вариант Undo the constraint on (Отменить ограничение на) <описание текущего ограничения> and allow MS Project to reschedule the task (и разрешить MS Project перепланировать задачу) отменит изменения.
Вводя данные в таблицу, нельзя установить негибкие типы ограничений. Для этого, а также для редактирования установленных ограничений предназначена вкладкаAdvanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче (рис. 11.18, файл Ю.трр). Чтобы вызвать это диалоговое окно, нужно сделать двойной щелчок в таблице на строке задачи.
Тип ограничения выбирается в раскрывающемся списке Constraint type (Тип ограничения), а дата, которой ограничивается начало или окончание задачи, указывается в поле Constraint date (Дата ограничения).
Рис. 11.18. Настройка ограничений в диалоговом окне сведений о задаче
Иногда для отмены ограничения нужно удалить введенную дату в поле Constraint date (Дата ограничения). Но MS Project не дает оставить это поле пустым, и поэтому для удаления даты из поля нужно заменить ее на текст NA (НД).
Изменять ограничения задачи можно в любой из ее таблиц. Для этого в таблицу нужно добавить столбцы Constraint Date (Дата ограничения) и Constraint Type (Тип ограничения). Использовать эти столбцы удобно в фильтрах и при настройке стилей отрезков. Например, в файле constraint.mpp приведен пример форматирования диаграммы Ганта, при котором отрезки задач со средними и негибкими ограничениями выделены особым цветом.
Крайние сроки
Deadline (Крайний срок) — дата, обозначающая крайний срок исполнения задачи. Отличие использования крайнего срока от ограничений заключается в том, что наличие этой даты не влияет на расчет графика проекта. Если для задачи указан крайний срок, то на диаграмме Ганта отображается соответствующая отметка, и если выполнение задачи не укладывается в этот срок, то в колонке Indicators (Индикаторы) появляется особый значок.
Пример использования крайнего срока представлен на рис. 11.19. В строке 2 дата окончания задачи находится раньше крайнего срока. В строке 4 мы перенесли дату начала задачи с помощью ограничения (о чем свидетельствует значок в поле Indicators (Индикаторы)), и дата окончания задачи превысила крайний срок. Сразу же в поле Indicators(Индикаторы) рядом со значком ограничения появился крас-
значок, свидетельствующий о том, что задача не укладывается в крайний срок. Сообщение, отображаемое при наведении мыши на этот значок (см. строку 6 — копию строки 4), довольно информативно, и сообщает о дате крайнего срока и дате окончания задачи.
22 02 0222 02 0226 02 0226 02 022226.02.02;26.02.02;28 02 02'28 02 02'26.Q2.Q2L26.Q2.Q2L2 i2 i28 02 0228 02 02Finish ^ $Finish ^ $has aNo Earlierhas aNo Earlierconstraint onThis task finishes onwhich islater than its Deadline on 27.02.02constraint onThis task finishes onwhich islater than its Deadline on 27.02.0223 v23 v^M-A^M-A....>11 Feb-0219f»bV225Febt«2..>11 Feb-0219f»bV225Febt«2..»**• gggJ2S3 ^»**• gggJ2S3 ^
22 02 02
22 02 02
26 02 02
26 02 02
2
2
26.02.02;
26.02.02;
28 02 02'
28 02 02'
26.Q2.Q2L
26.Q2.Q2L
2 i
2 i
28 02 02
28 02 02
Finish ^ $
Finish ^ $
has aNo Earlier
has aNo Earlier
constraint on
This task finishes onwhich is
later than its Deadline on 27.02.02
constraint on
This task finishes onwhich is
later than its Deadline on 27.02.02
23 v
23 v
^M-A
^M-A
..
..
>11 Feb-0219f»bV225Febt«2
..
>11 Feb-0219f»bV225Febt«2
..
»**• gggJ2S3 ^
»**• gggJ2S3 ^
Рис. 11.19. Индикатор отображается, когда задача не укладывается в крайние сроки
Для ввода крайнего срока задачи нужно воспользоваться вкладкой Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 11.18). Крайний срок исполнения задачи определяется в одноименном поле, расположенном над полем выбора типа ограничения. Дату крайнего срока можно или выбрать в календаре, а для удаления этой даты нужно ввести в поле NA (НД), как на рис. 11.18.
Что выбрать — ограничения или крайние сроки
Плюсы использования крайних сроков для обозначения сроков задач очевидны. Если в результате изменения плана проекта дата окончания задачи выходит за крайний срок, то MS Project отобразит соответствующее предупреждение. При этом принципы размещения задач в не изменяются, и не надо ломать голову, догадываясь, почему при увеличении длительности задачи перемещается ее дата начала, а не окончания и т. п.
Кроме того, сохранение принципов размещения задач позволяет использовать MS Project как аналитический инструмент. Например, если вы установите ограничение типа (ФО) или FNLT на дату окончания завершающей задачи проекта, то какие бы изменения не происходили внутри проектного плана, дата окончания всегда уложится в срок, хотя реально (исходя из работ внутри плана) уложиться в сроки не получится. Если же использовать крайний срок для определения даты окончания этой задачи, то при изменениях внутри плана вы увидите, когда реально завершится проект, и сможете рассмотреть несколько вариантов корректирующих действий и выбрать наиболее подходящее.
С другой стороны, использование индикатора для информирования о несоответствиях в плане не всегда удобно, так как это поле не включено в некоторые таблицы. Поэтому после существенных изменений в плане проекта придется проверять, не нарушен ли где-то крайний срок. Если же на задачу наложено ограничение, то при изменении плана, нарушающем ограничение, MS Project
отобразит сообщение, которое проинформирует вас о сути несоответствия сразу после того, как вы совершите вызвавшее несоответствие действие.
Поскольку крайний срок ограничивает дату окончания задачи, его удобно использовать в сочетании с ограничением на начало задачи, таким образом как бы ограничивая задачу с двух сторон. Например, если задача должна начаться 10-го числа и закончиться не позднее 15-го, то вы можете установить ограничение SNLT (ННП) на 10-е и крайний срок на 15-е число.
Когда вводить ограничения в план проекта
Ограничения должны быть в плане перед тем, как вы перейдете от планирования состава работ к планированию задействованных в проекте ресурсов. Это обусловлено тем, что срок исполнения работ обычно зависит от числа выделенных исполнителей, и наличие крайних сроков будет подсказывать, когда нужно выделить больше сотрудников на выполнение задачи, чтобы уложиться в сроки, а когда — меньше, если сроки не поджимают.
Основные ограничения по срокам исполнения основных фаз можно вводить уже после составления скелетного плана проекта. После того как в план добавлены все работы, нужно ограничить наиболее важные из них, и лишь затем переходить к определению связей и длительностей. Обычно уже на этом этапе можно выяснить, укладываются ли работы в сроки, и скорректировать длительность некоторых задач.
Пример использования ограничений и крайних сроков
Поскольку в нашем примере мы не определяли ограничения и крайние сроки на этапе составления скелетного плана работ, то начнем определять крайние сроки и ограничения в нынешнем плане работ (файл lO.mpp). В проекте Издание номера журнала мы будем использовать оба типа ограничений MS Project: и собственно ограничения, и крайние сроки, чтобы вы могли сравнить удобство их применения. Предположим, что один номер журнала готовится к изданию в среднем 3 месяца. Значит, начиная подготовку номера в январе, мы должны завершить ее в конце апреля, например не позже 20-го числа, поскольку номер должны успеть напечатать до начала следующего месяца. Поскольку обычно эта дата указана в договоре с типографией, в которую передается журнал для печати, ограничение это очень жесткое. Соответственно, для завершающей задачи Номер готов к передаче в типографию нужно установить ограничение Finish No LaterThan (Окончание не позднее) на дату 20.04.02.
При установке ограничения MS Project проверяет, нет ли у задачи связей, и если они есть, анализирует, может ли устанавливаемое ограничение привести к конфликтам. Если, по мнению программы, это возможно, то отображается под- сказка (рис. 11.20), с помощью которой можно отменить установку ограничения
(первый переключатель), продолжить, используя другое (оптимальное, с точки зрения MS Project) ограничение (второй переключатель), или продолжить, используя выбранное ограничение (третий переключатель).
Рис. 11.20. Подсказка, предлагающая использовать другой тип связи
В нашем случае у задачи, на которую накладывается ограничение Finish No Later Than (Окончание не позднее), есть предшественница, и если она будет заканчиваться позже даты ограничения, то это вызовет конфликт. MS Project считает оптимальным в нашей ситуации использовать ограничение Finish No Earlier Than (Окончание не ранее), но оно нам совершенно не подходит.
поскольку окончательные названия статей и их содержимое определяются к этому моменту. Поэтому мы свяжем новую задачу зависимостью FS (ОН) с задачей Редактирование материалов (строка 22) и установим запаздывание (Lag) -50%. После этого мы увидим, что датой начала задачи является именно Поскольку эта дата совпадает с крайним сроком, то максимальная длительность задачи, которую мы можем себе позволить, это 1 день. Установим ее для задачи.
Новая задача является, по сути, завершающей, поскольку после ее завершения достигается один из проекта, который передается проектной командой «наружу». До сих пор для обозначения завершающих задач мы использовали нулевую длительность, однако во многих случаях, как и в этом, длительность завершающих задач может быть не нулевой. Чтобы пометить задачу с не нулевой длительностью как завершающую, нужно воспользоваться вкладкой Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. На вкладке нужно установить флажок Mark task as milestone (Пометить задачу как веху).
Повторяющиеся задачи
Часто в проекте некоторые задачи проходят регулярно, например подготовка отчетов для заказчика проекта или встреча проектной команды. Для того чтобы описывать такие задачи в плане проекта, предназначены повторяющиеся задачи. Добавить их в проект можно с помощью команды меню Insert Recurring task (Вставка Повторяющаяся задача), открывающей диалоговое окно сведений о повторяющейся задаче (рис. файл
Рис. 11.21. Диалоговое окно сведений о повторяющейся задаче
В полях Task Name (Название задачи) и Duration (Длительность) указываются название и длительность новой задачи. Например, Редакционное собрание, которое мы хотим добавить в проект Издание номера журнала, длится 1 час.
В разделе Recurrence pattern (Повторять) определяется интервал повторения задачи: Daily (Ежедневно), Weekly (Еженедельно), Monthly (Ежемесячно) или Yearly (Ежегодно).
В раскрывающемся списке выбирается, будет ли повторение происходить каждый раз по прошествии интервала (every (каждый)), или каждый второй (every other (каждый второй)), или каждый третий (every 3rd (каждый третий)) и т. д., например каждую неделю или каждый второй день. И наконец, рядом с раскрывающимся списком определяются дополнительные параметры: возможность повторять задачу в выходные дни (если повторение ежедневно), день недели (при еженедельном повторении), число или день и номер недели (при ежемесячном повторении) и дата или день, неделю и месяц при ежегодном. В нашем примере на рис. 11.21 мы создаем задачу с еженедельным повторением в пятницу.
В разделе Range of recurrence (Пределы повторения) выбирается дата начала повторяющейся задачи (Start (Начало)) и определяется, когда она будет завершена. Если вы хотите завершить задачу после определенного числа повторений, то нужно выбрать переключатель End after (Окончание после) и ввести число повторений. Если же задача должна закончиться к определенной дате, то нужно выбрать переключатель End by(Окончание) и ввести эту дату.
По умолчанию в поле End by (Окончание) отображается дата окончания последней задачи проекта (в нашем случае 19.04.02), и поэтому удобно заносить повторяющиеся задачи, которые должны повторяться до конца проекта, после того, как введены все остальные.
В разделе Calendar for scheduling this task (Календарь для планирования этой задачи) определяется, на основании какого календаря задача будет помещена в календарный план. По умолчанию, когда в раскрывающемся списке Calendar (Календарь) выбрано значение None (Нет), задача размещается на основании настроек проектного календаря и календаря задействованных ресурсов. Если же вы хотите использовать для расписания задачи особый календарь, то можно выбрать его в раскрывающемся списке. В таком случае становится доступен флажок Scheduling ignores resource calendars (He учитывать календари ресурсов при планиро- вании).
После того как сделаны все настройки, нужно нажать кнопку О К, и программа создаст в проекте повторяющуюся задачу. При этом могут возникнуть непредвиденные проблемы, если, например, повторение задачи приходится на выходной. В нашем примере одна из пятниц, по которым должно было проходить редакционное собрание, выпадает на дату 8 марта, помеченную в проектном календаре как нерабочий день. Соответственно, при создании повторяющейся задачи MS Project обнаружил это и отобразил сообщение с возможными вариантами разрешения проблемы (рис. 11.22).
В диалоговом окне предлагается три варианта решения проблемы: перенести повторение задачи на ближайший рабочий день, нажав кнопку Yes (Да), не создавать повторения в нерабочие дни, нажав кнопку No (Нет), или отказаться от создания повторяющейся задачи, нажав Cancel (Отмена). Мы выбрали первый вариант, поскольку в таком случае в дальнейшем можно самостоятельно перенести повторение, которое пришлось на выходной, на более удобное время.
Рис. 11.22. Сообщение об ошибкеРис. 11.22. Сообщение об ошибке
Рис. 11.22. Сообщение об ошибке
Рис. 11.22. Сообщение об ошибке
На рис. представлена задача после того, как она была помещена в проект (файл Сама задача в плане выглядит как фаза, а ее повторения — как ее вложенные задачи. При этом задача и повторения помечены специальными значками в поле Indicators (Индикаторы).
^собрание^собрание3%3%ч [3%ч [3%31% 3% 3% 343% 3% 3% 3%31% 3% 3% 343% 3% 3% 3%О TwiMwf#О TwiMwf#* Подготовка материалов* Подготовка материалов£20.01£20.01План номера ут вержденПлан номера ут вержден1 hf:S1 hf:S:0 days ;^.; 53,13 da/е ':0 days ;^.; 53,13 da/е 'собрание 7Редакционное собрание 6 Редакционное собрание 9Редакционное собрание 10 Редакционноесобраниесобрание 7Редакционное собрание 6 Редакционное собрание 9Редакционное собрание 10 Редакционноесобраниесобрание 1Редакционное собрание 2собрание 3Редакционное собрание 4Редакционное собрание 5 собрание бсобрание 1Редакционное собрание 2собрание 3Редакционное собрание 4Редакционное собрание 5 собрание б-ч .^*^Ж/I -я» 1 мад 1-ч .^*^Ж/I -я» 1 мад 1Рис. 11.23. Так выглядит добавленное повторяющееся задание в плане проектаРис. 11.23. Так выглядит добавленное повторяющееся задание в плане проекта
^собрание
^собрание
3%
3%
ч [3%
ч [3%
31% 3% 3% 34
3% 3% 3% 3%
31% 3% 3% 34
3% 3% 3% 3%
О TwiMwf#
О TwiMwf#
* Подготовка материалов
* Подготовка материалов
£20.01
£20.01
План номера ут вержден
План номера ут вержден
1 hf:S
1 hf:S
:0 days ;^
.; 53,13 da/е '
:0 days ;^
.; 53,13 da/е '
собрание 7
Редакционное собрание 6 Редакционное собрание 9
Редакционное собрание 10 Редакционное
собрание
собрание 7
Редакционное собрание 6 Редакционное собрание 9
Редакционное собрание 10 Редакционное
собрание
собрание 1
Редакционное собрание 2
собрание 3
Редакционное собрание 4
Редакционное собрание 5 собрание б
собрание 1
Редакционное собрание 2
собрание 3
Редакционное собрание 4
Редакционное собрание 5 собрание б
-ч .^*^Ж/
I -я» 1 мад 1
-ч .^*^Ж/
I -я» 1 мад 1
Рис. 11.23. Так выглядит добавленное повторяющееся задание в плане проекта
Рис. 11.23. Так выглядит добавленное повторяющееся задание в плане проекта
Для редактирования повторяющейся задачи нужно дважды щелкнуть на ее названии. При этом откроется знакомое нам диалоговое окно сведений о повторяющейся задаче (см. рис. 11.21). Для редактирования свойств ее повторений нужно воспользоваться теми же приемами, что и при редактировании обычных задач.
Суммарная задача проекта
Когда состав работ определен, наш план представляет собой четыре фазы, объединяющие все задачи проекта. Для каждой из них известна длительность, но у нас нет общей информации о длительности всего проекта. Получить ее сложением длительностей фаз нельзя, поскольку они частично выполняются одновременно, а значит, общая длительность проекта не равняется длительности его фаз. Чтобы собрать фазы в единое целое, можно создать еще одну фазу Издание номера журнала и включить в нее все уже существующие фазы. Но правильнее отобразить Суммарную задачу проекта (Project summary task) - особую задачу,
специально предназначенную для объединения всех проектных активностей. Она отображается на диаграмме Ганта особым цветом, и MS Project особым образом работает с ней.
Чтобы отобразить суммарную задачу в общих настройках проекта (см. рис. на вкладке View (Вид) нужно установить флажок Show project summary task (Показывать суммарную задачу проекта). Суммарная задача отобразится с названием, взятым из поля Title (Название) в свойствах файла, которые можно редактировать в диалоговом окне, открываемом командой меню File Properties (Файл Свойства).
журнала
Планирование номера Подготовка
Верстка журнала
подготовка
61,25 dey»
35 dey»
11 dey»
15 dey»
Рис. 11.24. Суммарная задача отображается на диаграмме Ганта
Если в этом диалоговом окне заполнено поле Comments (Заметки), то его значение станет комментарием к суммарной задаче. При изменении названия суммарной задачи или комментария (Notes) к ней автоматически изменятся значения соответствующего поля в свойствах файла.
На рис. 11.24 отображается суммарная задача файла Видно, что номер суммарной задачи проекта равен нулю, и нулю же всегда равен ее уровень в структуре проекта.
Что нового вы узнали
О Как составлять скелетный план работ.
О Как добавлять в проект задачи, фазы и завершающие задачи.
О Как определять зависимости между задачами.
О Какие типы зависимостей между задачами существуют и как они влияют на расчет календарного плана проекта программой.
О Как использовать запаздывания и опережения при формировании зависимостей.
О Что такое ограничения и как их использовать.
О Что такое крайние сроки исполнения задач и как их использовать.
О Что такое повторяющиеся задачи, как их добавлять в проект.
О Как отображать суммарную задачу проекта.
Im УРОКIm УРОКПланирование ресурсов и создание назначений
Im УРОК
Im УРОК
Составление списка ресурсов проекта
Определение степени возможного участия ресурсов в проекте
Определение параметров назначений
О Особенности планирования назначений для сотрудников и материальных ресурсов
Принципы распределения загрузки ресурса во время выполнения задачи
и Взаимосвязь назначений с различными типами задач
После того как определен состав задач, нужно определить, кто эти задачи будет исполнять и какое оборудование будет использоваться. Для этого нужно ввести в план проекта список ресурсов и информацию о них, а затем распределить эти ресурсы между задачами.
В этом уроке вы узнаете, как добавлять ресурсы в проект и определять степень их возможного участия в проекте. Вы научитесь назначать ресурсы на задачи и определять параметры назначений. Вы узнаете об особенностях планирования назначений для сотрудников и материальных ресурсов и принципах распределения загрузки ресурса во время исполнения задачи.
Составление списка людей и оборудования
Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, то есть составления списка людей и оборудования, необходимого для выполнения проектных работ. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), и наиболее удобной для ввода данных является таблица Entry (Ввод).
Для добавления нового ресурса в список нужно установить курсор в поле Resource Name (Название ресурса) и ввести его название. Затем в поле Туре (Тип) нужно выбрать один из двух пунктов раскрывающегося списка: Work (Трудовой) или Material (Материальный). Первый вариантнужно выбрать, если ресурс — сотрудник, а второй — если оборудование. До тех пор пока не установлено значение этого поля, другие поля таблицы редактировать не удастся, а после того как значение выбрано, многие поля заполняются стандартными значениями.
М® un»s ;SM Rat» |: Ovt. Rate100%10$Мк6$/hr0$М® un»s ;SM Rat» |: Ovt. Rate100%10$Мк6$/hr0$Рис. 12.1. После выбора типа ресурса поля заполняются значениями по умолчаниюРис. 12.1. После выбора типа ресурса поля заполняются значениями по умолчаниюНапример, на рис. 12.1 (файл l.mpp) мы добавили в наш проект сотрудника по фамилии Иванов и выбрали тип Work (Трудовой). После этого автоматически были заполнены почти все поля в строке, а мы заполнили только поле Initials (Краткое название).
М® un»s ;SM Rat» |: Ovt. Rate
100%10$Мк6$/hr
0$
М® un»s ;SM Rat» |: Ovt. Rate
100%10$Мк6$/hr
0$
Рис. 12.1. После выбора типа ресурса поля заполняются значениями по умолчанию
Рис. 12.1. После выбора типа ресурса поля заполняются значениями по умолчанию
.
Ai Calendar
0$ Prorated Standard
0$ Prorated
Поле Material Label (Единицы измерения материалов) можно редактировать только для материальных ресурсов. В него вводятся единицы измерения ресурса, например Коробка для ресурса Бумага для типографии или Бочонок для ресурса Краска для вывода пленок.
Определение рабочего времени ресурсов
После того как ресурсы добавлены в проект, нужно определить, в какое время они могут работать. Например, некоторые из сотрудников работают по совместительству и могут участвовать в проекте только в некоторые дни недели или по
полдня. Кроме того, некоторые сотрудники могут находиться в отпуске в течение некоторого периода осуществления проекта. Всю информацию о режиме работы сотрудников нужно ввести в MS Project, с тем чтобы программа помогла вам правильно распределить ресурсы и не дала запланировать использование сотрудника в то время, когда это будет невозможно.
Определение времени участия в проекте и максимальной загрузки
По умолчанию все сотрудники, которых вы добавляете в проект, считаются доступными для участия в работах в течение всего проекта. Но часто случается, что есть сотрудники, занятые в других проектах, и они могут быть включены в ваш проект только тогда, когда закончат эту работу, а не прямо с момента начала вашего проекта.
Кроме того, по умолчанию все сотрудники, которых вы добавляете для участия в проекте, считаются доступными на 100%, то есть при планировании MS Project будет считать, что они могут работать над выполнением проектных задач полный рабочий день. Однако в жизни все бывает сложнее, и часто сотрудник одновременно задействован в нескольких проектах. В таком случае нужно определить степень его максимальной загрузки в вашем проекте. Например, если сотрудник может работать в вашем проекте не больше половины рабочего дня, то его максимальная загрузка равняется 50%.
Если среди включенных в проект сотрудников есть те, кто не может участвовать в проекте на всем его протяжении, или те, кто не может тратить весь свой рабочий день на выполнение работ по проекту, то для них нужно определить время участия в проекте и процент максимальной загрузки. Это можно сделать в диалоговом окне Resource Information (Сведения о ресурсе), на вкладке General (Общие) (рис. 12.2, файл l.mpp).
На этой вкладке редактируются общие сведения о ресурсе, и среди них информация о его доступности в проекте. Для ввода этих данных предназначена таблица Resource Availability (Доступность ресурса) в левом нижнем углу диалогового окна. Таблица состоит из трех колонок: Available From (Доступно с), где указывается дата ввода ресурса в проект, Available To (Доступно до), где указывается дата вывода из проекта, и Units (Единицы), где указывается максимальный процент загрузки ресурса за период между введенными в предыдущие поля датами.
ПРИМЕЧАНИЕДоступность можно определять только для нематериальных ресурсов.
По умолчанию значениями первой и второй колонок являются NA (НД), а процент загрузки равен 100%. Для того чтобы указать сроки участия в проекте, в первую колонку нужно ввести дату ввода ресурса в проект, а во вторую — дату вывода из проекта. При этом если одна из дат не определена, то вместо нее нужно ввести NA (НД). Например, если ресурс участвует в проекте с самого начала, но должен прекратить свое участие 10 сентября, то в поле Available From (Доступно с) нужно ввести NA (НД), а в поле Available To (Доступно до) — 10 сентября. И наоборот, если ресурс может быть введен в ваш проект в определенный день, а после этого доступен
для участия в проекте неограниченное время, то в Available From (Доступно с) нужно указать дату ввода ресурса в проект, а в поле Available То (Доступно до) — NA (НД).
Рис.12.2. Настройкадоступности ресурса
Бывает так, что ресурс может участвовать в проекте в разное время с разной загрузкой. Например, в определенные дни он будет недоступен или должен отдавать часть своего времени в другом проекте. В таком случае доступность ресурса для работ можно указывать в виде периодов: в первой строке таблицы описать первый период со своим процентом максимальной загрузки, во второй — следующий период и т. д.
На рис. 12.2 представлен пример определения доступности одного из ресурсов нашего проекта. Известно, что 11.03.2002 он отбывает в командировку, где пробудет до 15.03.2002, и не сможет работать в проекте. Все остальное время он будет доступен для нашего проекта. Чтобы занести информацию об этой ситуации в программу, мы создали три интервала доступности: с NA (НД) по 10.03.2002, с 11.03.2002 по 15.03.2002 и с 16.03.2002 по NA (НД). Доступность ресурса в первый и третий период будет 100%, а во второй — 0%.
При заполнении информации о доступности дата окончания предыдущего интервала должна быть раньше даты начала следующего интервала. При этом дата начала и окончания интервала может совпадать, если его длительность равна одному дню.
Просматривать информацию о доступности и максимальной загрузке можно и в таблице, добавив в нее поля Available From (Доступен с), Available To (Доступен до) и Max Units (Максимальная нагрузка). При этом отображаемые данные будут соответствовать данным из первой строки в таблице Resource Availability (Доступность
ресурса). Даты в таблице редактировать нельзя, а информацию о максимальной нагрузке можно. Использовать таблицу для просмотра и редактирования удобно tолько в том случае, если ресурсы имеют по одному интервалу доступности. Например, ресурс Сергеева выделен в наш проект только наполовину, поэтому его доступность можно определить прямо в таблице.
Персональное время работы
По умолчанию в MS Project считается, что все сотрудники работают по основному календарю проекта (выбранному при определении проекта, см. раздел «Рабочее время» урока 10). Но часто отдельные сотрудники или даже целые отделы имеют собственный календарь.
Например, в издательстве отдел предпечатной подготовки работает круглосуточно, поскольку машины, готовящие типографские пленки, работают очень долго и подготовка пленок для номера журнала займет слишком много времени, если будет осуществляться в стандартное рабочее время. Поэтому в нашем проекте (файл 2.mpp) мы создали отдельный календарь с именем Отдел предпечатной подготовки, и все ресурсы, работающие в этом отделе, будут работать по этому календарю.
Для определения рабочего времени, по которому работает ресурс, а также его личных рабочих и выходных дней предназначена вкладка Working Time (Рабочее время) в диалоговом окне сведений о ресурсе (рис. 12.3). Выбор календаря осуществляется с помощью раскрывающегося списка Base calendar (Базовый календарь). Кроме того, на вкладке расположен календарь, в котором можно настроить особый режим работы для выбранного ресурса аналогично тому, как мы настраивали особый режим работы в проектном календаре (см. раздел «Рабочее время» урока 10).
Рис. 12.3. Определение рабочего времени ресурса
Например, на рис. 12.3 мы устанавливаем рабочее время для сотрудника отдела предпечатной подготовки Борисова. Соответственно, в качестве базового выбран календарьОтделпредпечатнойподготовки.Еслипослеэтоговыбратьодинизрабо- чих дней календаря, то справа от него можно просмотреть рабочее время: с 8 до 12, с 13 до 17 и с 18 до 23.
Так же, как и при настройке общего календаря, можно выбрать любой из дней и сделать его внеурочным выходным или рабочим, причем эти настройки будут распространяться только на выбранный ресурс. Кроме того, можно установить для выбранного ресурса особый временной режим работы в течение дня, например, если сотруднику в один из дней нужно уйти с работы раньше обычного.
( 5> ^ПРИМЕЧАНИЕ Выбрать базовый календарь ресурса можно и в таблице Entry (Ввод), в раскрывающемся списке Base Calendar (Базовый календарь). Особенно удобно использовать таблицу, если вам нужно назначить особый календарь нескольким сотрудникам: выбрав его в одной ячейке таблицы, вы можете быстро перенести его в другие с помощью копирования.
Как вы могли заметить, возможности личного календаря пересекаются с возможностями настройки доступности ресурса. Например, недоступность сотрудника можно ввести в программу с помощью таблицы с информацией о доступности, а можно создать ему внеурочный выходной день в личном календаре. И в том и в другом случае MS Project сообщит вам об ошибке планирования, если вы захотите выделить этого сотрудника на выполнение работ в этот день.
После того как информация о личных календарях введена в план проекта (файл 2.mpp), можно переходить к следующему этапу — назначению ресурсов на задачи, то есть определять, какие задачи выполняет тот или иной ресурс или какие ресурсы выделены на выполнение той или иной задачи.
СОВЕТ Удобный способ быстро обнаружить дни, в которые ресурсы работают по нестандартному расписанию, предлагает диаграмма Calendar (Календарь). Для этого в настройках временной шкалы календаря нужно выбрать календарь нужного ресурса и определить, каким цветом на календаре должны выделяться нестандартные дни (подробнее см. в разделе «Форматирование шкалы времени» урока 7).
Определение назначений
Определение назначений заключается в создании назначений и их настройке в соответствии с потребностями проекта. Но прежде чем переходить к созданию назначений, нужно определить некоторые параметры, влияющие на логику работы MS Project с назначениями.
Настройка параметров
При выборе ресурса для назначения можно указать название нового ресурса, который будет создан вместе с назначением. Однако такой режим может повлечь и
нежелательные последствия: если вы допустите опечатку, программа создаст в проекте новый ресурс, а это может быть не нужно.
Для того чтобы программа предупреждала вас перед добавлением нового ресурса в проект, следует в диалоговом окне Options (Параметры) (чтобы открыть это диалоговое окно, выберите команду меню Tools ► Options (Сервис ► Параметры)) на вкладке General (Общие) сбросить флажок Automatically add new resources and tasks (Автоматически добавлять новые ресурсы и задачи).
При формировании назначения его единицы (Assignment Units) могут отображаться как десятичное число или как процент. Единицы назначения выбираются в рас крывающемся списке Show assignment units as (Показывать единицы назначений как) на вкладке Schedule (Календарный план) диалогового окна Options (Параметры). В этом списке содержится два значения: Percentage (Проценты) и Decimal (Десятичные).
На этой же вкладке в раскрывающемся списке Default task type (Тип задач по умолчанию) определяется, какие типы будут автоматически присваиваться задачам при создании (типы задач мы рассмотрим далее в этом уроке). Кроме того, с помощью флажка New tasks are effort driven (Новые задачи имеют фиксированный объем работ) можно включить режим, при котором добавляемые задачи будут помечаться как имеющие фиксированный объем работ. Стоит оставить этот флажок установленным, а в качестве типа задач по умолчанию выбрать Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов).
MS Project умеет равномерно распределять нагрузку ресурсов. При включенном режиме автоматического выравнивания загрузки программа не допустит того, чтобы трудозатраты сотрудников превышали их рабочее время. (Это может случиться, если назначить сотрудника на две задачи, выполняемые одновременно или пересекающиеся в некоторые дни.) Но это может и вызвать некоторые проблемы, поскольку если вы попытаетесь назначить сотрудника на задачу, идущую одновременно с той, где он уже задействован, MS Project автоматически перенесет ее исполнение на более поздний срок. Поэтому режим автоматического выравнивания загрузки стоит отключить, с тем чтобы воспользоваться этой возможностью после того, как все назначения будут определены.
Дпалоговое окно, предназначенное для настройки выравнивания загрузки ресурсов (рис. 12.4, файл Z.mpp). открывается командой меню Tools ► Level Resources (Сервис ► Выравнивание ресурсов). В открывшемся окне Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов) в верхнем разделе Leveling calculations (Вычисления для выравнивания) нужно выбрать переключатель Manual (Выполнять вручную) и нажать кнопку ОК. Теперь можно переходить к работе с назначениями.
Создание назначений
Для выбора ресурсов, обеспечивающих выполнение задач, удобнее всего воспользоваться представлением Task Usage (Использование задач), принципы работы с которым мы рассматривали в разделе «Диаграмма использования задач» урока 8. Для создания назначения нужно дважды щелкнуть на задаче в списке и в открывшемся диалоговом окне сведений о задаче выбрать вкладку Resources (Ресурсы)'.
: В MS Project есть и дополнительные средства создания назначений, которые мы рассмотрим позднее.
Рис. 12.4. Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов
Вкладка содержит таблицу, состоящую из двух колонок (рис. 12.5, файл З.трр), в одной из которых, Resource Name (Название ресурса), указывается название задействованных ресурсов, а во второй, Units (Единицы), — сколько ресурсов выделяется на задачу.
Рис. 12.5. Назначение ресурсов на выполнение задачи
Нематериальные ресурсы измеряются в процентах или десятичных числах, где под 100%, или 1, понимается полная задействованность ресурса в выполнении задачи (сотрудник будет заниматься ею полный рабочий день). Например, на
СОВЕТСОВЕТрис. 12.5 на задачу выделены ресурсы в объеме от 25% до 30%. Это значит, что каждый день на протяжении длительности задачи (7 дней) сотрудники будут тратить на нее от 2 до 2,6 часа.
СОВЕТ
СОВЕТ
Назначать ресурсы можно с помощью таблицы, выбирая ресурсы в поле Resource Names (Названия ресурсов). Если потянуть мышью за квадрат в углу ячейки, то можно скопировать ее значения в соседние. Благодаря этому можно быстро назначить ресурс на исполнение нескольких задач. Эта возможность полезна при назначении ресурсов на повторяющуюся задачу.
Если же назначается материальный ресурс, то в поле Units (Единицы) вводится число, соответствующее единицам измерения данного ресурса. Например, на рис. 12.5 для выполнения задачи Вывод пленок нужна Краска для вывода пленок. Ее количество измеряется в бочонках, как мы указали в поле Material Label (Единицы измерения материалов) для этого ресурса, и поэтому в назначении мы определим число бочонков.
После того как назначения созданы, программа определяет материальные затраты и трудозатраты каждого из ресурсов для выполнения задачи и планирует распределение этих затрат в каждый из дней на протяжении всей ее длительности. Подробное распределение затрат по дням отражается в представлении на рис. 12.6.
Рис. 12.6. Распределение затрат после назначения ресурсов на задачуРис. 12.6. Распределение затрат после назначения ресурсов на задачу
Рис. 12.6. Распределение затрат после назначения ресурсов на задачу
Рис. 12.6. Распределение затрат после назначения ресурсов на задачу
Планируя при создании назначения нагрузку сотрудников и расходы материалов, MS Project ориентируется на определенные свойства задач и назначений, которые мы еще не рассматривали. Чтобы понять, какие факторы влияют на логику работы MS Project при определении назначений, рассмотрим эти свойства.
Типы задач
Задачи в плане проекта могут быть трех типов: Fixed Duration (Фиксированная длительность), Fixed Work (Фиксированные трудозатраты) или Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов). Тип задачи выбирается на вкладке Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче (рис. 12.7, файл З.трр) и определяет, как редактирование одного из свойств задачи — длительности, трудозатрат или назначений — будет влиять на два других свойства.
Рис. 12.7. Тип задачи определяется в диалоговом окне сведений о задаче
От того, какой тип задачи выбран, зависит, значение какого из трех свойств фиксируется. Например, если вы определите тип задачи Fixed Duration (Фиксированная длительность), то изменение трудозатрат или числа назначенных на исполнение задачи сотрудников не изменит ее длительность.
Например, длительность задачи Сбор предложений от авторов в нашем проекте (файл 4.трр) не зависит от того, сколько сотрудников издательства общаются с авторами, а зависит от скорости поступления информации от авторов.
Если вы создадите задачу с фиксированной длительностью и определите ее длительность в 5 дней, а затем назначите на исполнение сотрудника, то трудозатраты автоматически будут установлены в 40 часов. После того как вы добавите на задачу еще одного сотрудника, трудозатраты станут составлять 80 часов (то есть 2 человеко-недели), а длительность по-прежнему будет равняться 5 дням, или 40 часам. Если же увеличить длительность задачи до 6 дней, то трудозатраты
каждого из задействованных в ней сотрудников возрастут, и суммарно составят уже 96 часов (рис. 12.8, файл
M*« j Смлоп
vw* i Twer»^«n«wl**!L.. !«i»tfWH»M« WK
1A5 days
FMdMwЙ6ЙЙ|
5
4
т
40 hrs Fixed Duration =Corptю«£йй<?е*Э0«йд Corp!
Fixed
Рис. 12.8. Длительность задач не зависит от трудозатрат и числа назначенных ресурсов
Тип Fixed Work (Фиксированные трудозатраты) используется в плане проекта для обозначения задач, для выполнения которых нужны определенные трудозатраты. Длительность исполнения таких задач напрямую зависит от числа выделенных на исполнение сотрудников. Чем больше сотрудников, тем меньший объем работы приходится на каждого из них и тем быстрее задача будет выполнена.
Например, если добавить в план задачу с длительностью в 5 дней и установить ее тип Fixed Work (Фиксированные трудозатраты), то MS Project зафиксирует объем трудозатрат в 40 часов. Если затем назначить на выполнение задачи сотрудника, то он будет загружен на 100%. Если теперь назначить на задачу еще одного сотрудника, то программа разделит зафиксированные трудозатраты в 40 часов между двумя из них, и, соответственно, время, за которое они вдвоем выполнят задачу (то есть ее длительность), уменьшится до 2,5 дня (рис. 12.9, файл Types\FWork.mpp).
Рис. 12.9. Трудозатраты задачи зафиксированы, и чем больше ресурсов назначено, тем быстрее задача будет выполнена
Если же у задачи с фиксированными трудозатратами увеличить длительность, то есть дать назначенным ресурсам больше времени на выполнение работы, то программа уменьшит их среднюю ежедневную нагрузку. В предыдущем примере два сотрудника выполняли задачу за 2,5 дня, работая в первые два дня по 8 часов и по 4 в последний. Если же мы увеличим длительность этой задачи до 5 дней, то MS Project понизит загрузку сотрудников до 50%, и теперь они будут работать по 4 часа в день, но в течение недели (рис. 12.10).
Тип Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов) используется в плане проекта для обозначения задач, длительность и объем работ которых полностью зависят от выделенных на них ресурсов. Например, если добавить в план задачу длительностью в 5 дней и выделить на нее сотрудника, то трудозатраты будут определены в 40 часов. Если теперь назначить на задачу еще одного сотрудника, то трудозатраты возрастут до 80 часов, теперь над выполнением задачи трудятся
два человека. Если теперь изменить длительность задачи, например, до 6 дней, то трудозатраты вырастут до 96 часов. А если теперь изменить объем трудозатрат на 80 часов, то длительность автоматически уменьшится до 5 дней (рис. файл Types\FUnits.mpp).
Рис. 12.10. После увеличения длительности задач сфиксированной длительностью падает нагрузка сотрудников
.40 hrs.40 hrsСотр1;Сотр2Сотр1;Сотр2Сотр1,Сотр2;Сотр1,Сотр2;Fixed UnitsFixed UnitsСотр1 ;Сотр2Сотр1 ;Сотр25 days5 daysFixed UnitsFixed UnitsСотр1Сотр10 hrs.0 hrs.[96 hrs i 80 hrs i[96 hrs i 80 hrs iFixed UnitsFixed Units.Fixed Units.Fixed Units556 days I6 days IFixed UnitsFixed Units55days]days]Рис. 12.11. Длительностьзадач сфиксированным объемом ресурсов равняется трудозатратам, деленным на число назначенных ресурсовРис. 12.11. Длительностьзадач сфиксированным объемом ресурсов равняется трудозатратам, деленным на число назначенных ресурсов
.40 hrs
.40 hrs
Сотр1;Сотр2
Сотр1;Сотр2
Сотр1,Сотр2;
Сотр1,Сотр2;
Fixed Units
Fixed Units
Сотр1 ;Сотр2
Сотр1 ;Сотр2
5 days
5 days
Fixed Units
Fixed Units
Сотр1
Сотр1
0 hrs.
0 hrs.
[
96 hrs i
80 hrs i
[
96 hrs i
80 hrs i
Fixed Units
Fixed Units
.Fixed Units
.Fixed Units
5
5
6 days I
6 days I
Fixed Units
Fixed Units
5
5
days]
days]
Рис. 12.11. Длительностьзадач сфиксированным объемом ресурсов равняется трудозатратам, деленным на число назначенных ресурсов
Рис. 12.11. Длительностьзадач сфиксированным объемом ресурсов равняется трудозатратам, деленным на число назначенных ресурсов
В табл. 12.1 показано, как изменение одного из свойств задачи влияет на другие свойства в зависимости от ее типа.
Таблица 12.1. Взаимосвязь свойств для задач разных типов
Тип задачи
Изменение объема ресурсов
Изменение длительности
приводит к пересчету
Изменение работы
Фиксированный объем ресурсов
длительности
трудозатрат
длительности
Фиксированные трудозатраты
длительности
объема ресурсов
длительности
Фиксированная длительность
трудозатрат
трудозатрат
объема ресурсов
Фиксированный объем работ
В дополнение к указанию типа задачи можно использовать признак фиксированного объема работ. Этот признак можно добавить, установив флажок Effort driven (Фиксированный объем работ) рядом со списком типов задач (см. рис. 12.7), если задача не относится к типу Fixed Work (Фиксированные трудозатраты).
Если этот признак включен, то назначение ресурсов или удаление назначений приводит к изменению длительности или процента загрузки ресурсов, но не трудозатрат, необходимых для выполнения задачи. Таким образом, использование
этого признака позволяет частично зафиксировать трудозатраты одновременно с одним из двух других свойств задачи: длительностью или объемом ресурсов.
Фиксация объема работ не учитывается при первом назначении ресурсов на задачу и влияет на логику работы MS Project только после первого назначения. Кроме того, признак фиксации объема работ не учитывается, когда вы изменяете длительность, трудозатраты или единицы уже назначенных ресурсов.
Например, когда на задачу фиксированной длительности 5 дней назначался второй сотрудник, трудозатраты увеличивались с 40 часов до 80. Если же задача будет фиксированной длительности и фиксированного объема работ, то добавление второго сотрудника не повлияет на трудозатраты, а приведет к понижению загрузки первого сотрудника до 50%, и второй сотрудник будет также задействован на 50% (рис. 12.12, файл Types\FDurationE.mpp).
Й^^^® Сшр1[50%];Сотр2[5В%1Й^^^® Сшр1[50%];Сотр2[5В%10 hrs Fixed Duration0 hrs Fixed Duration5 days5 daysСотр1Сотр15 clays'5 clays'40 hrs I Fixed Duration i40 hrs I Fixed Duration i5 days;40 hrs \ Fixed Duration [ Сотр1 [50%l;Corp2[50%]i:5 days;40 hrs \ Fixed Duration [ Сотр1 [50%l;Corp2[50%]i:Рис. 12.12. При назначении дополнительных ресурсов на задачу уменьшается процент их загрузкиРис. 12.12. При назначении дополнительных ресурсов на задачу уменьшается процент их загрузки
Й^^^® Сшр1[50%];Сотр2[5В%1
Й^^^® Сшр1[50%];Сотр2[5В%1
0 hrs Fixed Duration
0 hrs Fixed Duration
5 days
5 days
Сотр1
Сотр1
5 clays'
5 clays'
40 hrs I Fixed Duration i
40 hrs I Fixed Duration i
5 days;40 hrs \ Fixed Duration [ Сотр1 [50%l;Corp2[50%]i:
5 days;40 hrs \ Fixed Duration [ Сотр1 [50%l;Corp2[50%]i:
Рис. 12.12. При назначении дополнительных ресурсов на задачу уменьшается процент их загрузки
Рис. 12.12. При назначении дополнительных ресурсов на задачу уменьшается процент их загрузки
Если же добавить второй ресурс к задаче с фиксированными ресурсами, то трудозатраты вырастают с 40 до 80 часов. Если в аналогичной ситуации задача будет помечена как задача с фиксированным объемом работ, то при добавлении ресурса трудозатраты сохранятся, а длительность задачи уменьшится, поскольку участие второго ресурса уменьшает время, необходимое на выполнение объема работ (рис. 12.13, файл Types\FUnitsE.mpp).
Рис. 12.13. При выделении дополнительных ресурсов сокращается длительность задачи
Календарь задачи
У задачи, как у ресурсов и проекта в целом, может быть свой календарь, по которому она выполняется. Например, если задача может выполняться на особом оборудовании, то режим выполнения задачи будет совпадать с режимом работы оборудования. Календарь задачи определяется в диалоговом окне сведений о задаче (рис. 12.14) в списке Calendar (Календарь). Если календарь задачи не определен
(в списке выбран пункт None (Нет)), то календарем задачи считается базовый календарь проекта.
Рис. 12.14. Выбор календаря задачи в диалоговом окне сведений о задаче
Календарь задачи определяет, как трудозатраты на ее выполнение будут распределены в календаре проекта. Например, если у задачи выбран стандартный календарь (или календарь не выбран и календарем проекта является стандартный), то при назначении ресурса (выделенного на 100%) трудозатраты будут распределяться из расчета 8 часов в день со дня начала задачи. Например, на рис. 12.15 (строка 1) мы выделили ресурс на 40-часовую задачу, длящуюся в течение 5 дней. Автоматически его загрузка была определена как 8 часов ежедневно в течение 5 дней.
При распределении загрузки ресурса внутри периода, отведенного на исполнение задачи, учитывается не только календарь задачи, но и календарь ресурса. То есть чтобы определить, сколько часов ресурс должен тратить на выполнение задачи в определенный день, MS Project умножает число часов, которые ресурс может отработать в этот день, на число единиц, на которые ресурс был выделен для этой задачи. Например, если ресурс работает по стандартному календарю с 8-часовым рабочим днем, то при выделении на 100% он будет работать над задачей по 8 часов в день, а если календарь ресурса настроен на 24-часовой рабочий день, то при выделении на 100% он будет работать над задачей 24 часа. Поэтому при выделении на задачу ресурса с 24-часовым календарем (рис. 12.15, строка 3) задача с трудозатратами в 40 часов будет выполнена за 2 дня: в один день сотрудник отработает 24 часа, а в другой — 16.
При распределении трудозатрат по рабочим дням программе приходится об ь - единять календари задачи и ресурса. Если календарь ресурса позволяет ему работать больше, чем по календарю задачи, то ресурс работает больше. (Это иллюстрирует предыдущий пример, где на задачу со стандартным календарем был выделен ресурс с 24-часовым календарем.) Если же календарь задачи требует от ресурса работать больше, чем тому полагается по персональному календарю, то
ресурс работает меньше. Этот принцип иллюстрирует строка 5 на рис. 12.15: на задачу с 24-часовым календарем был выделен ресурс со стандартным календарем, и программа по-прежнему распределила нагрузку по 8 часов в день. То есть календарь ресурса имеет приоритет перед календарем задачи.
О ir^tWi '.q wb<k itXnatioH 1Task Catandar ignofe ■■Remove»СлегкигО ir^tWi '.q wb<k itXnatioH 1Task Catandar ignofe ■■Remove»СлегкигNone;None;24 Hours:24 Hours:.24 Hours:.24 Hours:Standard:Standard:HZHZ40 hrs: 5 days:40 hrs: 5 days:24Hrs i 40 hrs i24Hrs i 40 hrs i; 40hrs■ 5days:..; 40hrs■ 5days:..Norm 1 40Norm 1 40Norm : 40Norm : 4040hrs; 5 days;24 Hrs : 40 hrs40hrs; 5 days;24 Hrs : 40 hrsj 40 hrs i 5 daysNorm i 40 hrs;j 40 hrs i 5 daysNorm i 40 hrs;%r3A%r3A1"1"[?MI Det*[?MI Det*NoNooh:oh:8h8h8h8h8h:8h:8h8hWorkWork8h|8h|8h8h81V81VNoNo24h24hWorkWorkiiNoNo8hi8hi8hi8hi81V81V8hi8hi8hi8hi8Ы8Ы.8hj..8hj.8h8h8h|8h|WorkWork81V81V16h16h24h.24h.||16h16hWorkWorkWorkWorkYesYes8h:8h:ohohShiShi8h;8h;8h:8h:8h8h8hi8hienen8hj8h|8hj8h|work^ workwork^ work^i: work iWbfk^i: work iWbfkWorkWork24h I24h I
О ir^tWi '.q wb<k itXnatioH 1Task Catandar ignofe ■■
Remove»
Слегкиг
О ir^tWi '.q wb<k itXnatioH 1Task Catandar ignofe ■■
Remove»
Слегкиг
None;
None;
24 Hours:
24 Hours:
.24 Hours:
.24 Hours:
Standard:
Standard:
HZ
HZ
40 hrs: 5 days:
40 hrs: 5 days:
24Hrs i 40 hrs i
24Hrs i 40 hrs i
; 40hrs■ 5days:..
; 40hrs■ 5days:..
Norm 1 40
Norm 1 40
Norm : 40
Norm : 40
40hrs; 5 days;
24 Hrs : 40 hrs
40hrs; 5 days;
24 Hrs : 40 hrs
j 40 hrs i 5 days
Norm i 40 hrs;
j 40 hrs i 5 days
Norm i 40 hrs;
%r3A
%r3A
1"
1"
[?M
I Det*
[?M
I Det*
No
No
oh:
oh:
8h
8h
8h
8h
8h:
8h:
8h
8h
Work
Work
8h|
8h|
8h
8h
81V
81V
No
No
24h
24h
Work
Work
i
i
No
No
8hi
8hi
8hi
8hi
81V
81V
8hi
8hi
8hi
8hi
8Ы
8Ы
.8hj.
.8hj.
8h
8h
8h|
8h|
Work
Work
81V
81V
16h
16h
24h.
24h.
|
|
16h
16h
Work
Work
Work
Work
Yes
Yes
8h:
8h:
oh
oh
Shi
Shi
8h;
8h;
8h:
8h:
8h
8h
8hi
8hi
en
en
8hj
8h|
8hj
8h|
work
^ work
work
^ work
^i: work iWbfk
^i: work iWbfk
Work
Work
24h I
24h I
Рис. 12.15. Примеры использования календарей задач и их сочетание с календарями ресурсов
Для того чтобы календарь задач при расчете расписания имел больший приоритет, чем календарь ресурсов (например, у тех задач, которые действительно необходимо выполнять в определенное время независимо от желания сотрудников), нужно установить флажок Scheduling ignores resource calendars (He учитывать календари ресурсов при планировании) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 12.14).
Например, на рис. 12.15 этот режим включен у задач в строках 7 и 9. У первой выбран 24-часовой календарь и назначен ресурс со стандартным календарем, а у второй, наоборот, выбран стандартный календарь и назначен ресурс с 24-часовым календарем. В обоих случаях нагрузка на ресурсы распределена в соответствии с календарем задачи.
Свойства назначения
Каждое из связанных с задачей назначений имеет набор свойств, с помощью которых его можно настроить так, чтобы оно в большей степени соответствовало требованиям вашего проекта. Настройка свойств назначения осуществляется в диалоговом окне Assignment Information (Сведения о назначении), открывающемся по двойному щелчку на назначении в таблице представления Task Usage (Использование задач).
Диалоговое окно содержит три вкладки, из которых на этапе составления плана проекта нам понадобится лишь первая, General (Общая). На ней (рис. 12.16) можно изменить задействованный в назначении ресурс, указав новое название в поле Resource (Ресурс), процент участия, выбрав нужную величину в счетчике Units (Единицы), или трудозатраты, указав их в счетчике Work (Трудозатраты). Но самое важное в данном диалоговом окне не это, а возможность определить точные даты участия ресурса в задаче и профиль загрузки.
Рис. 12.16. Диалоговое окно сведений о назначении
Профиль загрузки
По умолчанию при создании назначения трудозатраты распределяются по всей его длительности, используя максимум рабочего времени ресурса. То есть если трудозатраты не округляются до целых дней, например до 20 часов (8+8+4), то объем работы в 4 часа будет оставлен на последний день задачи, а первые два дня ресурсы будут задействованы полностью. Например, именно так распределена работа на рис. 12.15*.
Распределение по описанному принципу соответствует плоскому профилю загрузки, по умолчанию используемому для новых назначений. Однако не всегда это удобно, поскольку часто выполнение задачи требует приложить разные трудозатраты на разных этапах ее выполнения.
Изменить профиль загрузки назначения можно с помощью раскрывающегося списка Work contour (Профиль загрузки) в диалоговом окне сведений о назначении (см. рис. 12.16, файл Calendars\l.mpp). По умолчанию выбран пункт Flat (Плоский). На рис. 12.17 представлены примеры применения остальных профилей, предлагаемых этим списком. Значки, появляющиеся в колонке Indicators (Индикаторы) при применении профилей к назначению, отражают принцип распределения загрузки назначения каждого из них.
Профиль Back Loaded (Загрузка в конце) распределяет трудозатраты так, что основная нагрузка приходится на последние дни, отведенные на выполнение задачи. Противоположность ему представляет профиль Front Loaded (Загрузка в начале), отводящий на основные трудозатраты первые дни выполнения задачи.
Если эти два профиля распределяют загрузку по нарастанию или по убыванию, то следующие профили содержат пики загрузки в разные моменты выполнения задачи. Профиль Double Peak (Двойной пик) содержит два пика в середине задачи, Early Peak (Ранний пик) планирует пиковую загрузку ближе к началу задачи, a Late Peak (Поздний пик) — ближе к ее окончанию.
В задачах в строках 3 и 7 исполнение начинается в 8:00, поэтому загрузка в первый день равняется 16 часам, а не 24.
Рис. 12.17. Примеры использования профилей загрузкиРис. 12.17. Примеры использования профилей загрузки
Рис. 12.17. Примеры использования профилей загрузки
Рис. 12.17. Примеры использования профилей загрузки
ВНИМАНИЕВНИМАНИЕЕсли применить к назначению профиль Bell (Колокол), то пик работ придется на середину выполнения задачи. А профиль Turtle (Черепаха) планирует основную загрузку ресурса на середину выполнения задачи, а в начале и окончании задачи трудозатраты уменьшаются.
ВНИМАНИЕ
ВНИМАНИЕ
Использование профилей приводит к изменению трудозатрат ресурсов в определенные дни. Если нагрузка ресурсов до применения профиля составляла по 8 часов в день, то его применение приведет к ее понижению в определенные дни и, как следствие, к увеличению числа дней, которые ресурс должен работать. Поэтому применять профили стоит осторожно, так как они
могут изменить длительность задач.
Использование профилей загрузки позволяет в автоматическом режиме перераспределить загрузку ресурсов в течение времени исполнения задачи. В случае, если нагрузка распределена не так, как вам хотелось бы, ее можно отредактировать вручную. Профили удобно использовать для распределения загрузки на длительных задачах, поскольку при ручном распределении трудозатрат в них легко ошибиться.
Даты начала и окончания назначения
Иногда ресурс подключается для выполнения задачи не на все время со дня ее начала и до окончания, а лишь на некоторые дни. Например, в задаче Подготовка плана номера нашего проекта (файл 4.трр), которая длится с 17.01.2002 до 21.01.2002, главный редактор Уваров задействован только один день — 18.01. В таких случаях для ограничения длительности назначения нужно указать в его свойствах даты его начала и окончания.
Даты начала и окончания назначения вводятся в диалоговом окне сведений о назначении (см. рис. 12.16) в полях Start (Начало) и Finish (Окончание). При соз-
дании назначения эти поля заполняются датами начала и окончания задачи. Кроме того, их можно редактировать в таблице представления Task Usage (Использование задач), если добавить в нее столбцы Start (Начало) и Finish (Окончание). На рис. 12.18 (файл Assignments\2.mpp) мы используем эти столбцы, чтобы продемонстрировать, как влияет изменение длительности назначения на свойства задачи. Кроме того, если ввести 0 в ячейках таблицы, соответствующих дням, в которые ресурс не работает над выполнением задачи, то длительность назиа- чения также будет автоматически уменьшена.
JeykNen-^JeykNen-^GompGomp2GompGomp2a Aa Aj" Comp Comp2 ij" Comp Comp2 iАА-.: A(Comp iComp2 i-.: A(Comp iComp2 iiAssighrWb Ww Dww Type . B»n : f^^ LiAssighrWb Ww Dww Type . B»n : f^^ LComp :Gomp2 iComp :Gomp2 ii50% ii50% i| •40 hrs 5 days; Fixed Duration 25 03.02 29 03 02;| •40 hrs 5 days; Fixed Duration 25 03.02 29 03 02;2 0 hr s2 0 hr sComp \Comp2 •Comp \Comp2 •50% 20 hrs ’ 50% 16 hrs ,50% 20 hrs ’ 50% 16 hrs ,36 hrs: 5 days Fmed Duration 25 0 3 02 "Я 03 02 i36 hrs: 5 days Fmed Duration 25 0 3 02 "Я 03 02 iiiCompCompГГ50%50%50%50%40 hrs 5 daysFixedWork 26C3 02 29.03.02j40 hrs 5 daysFixedWork 26C3 02 29.03.02j20 hrs20 hrs20 hrs20 hrsГГ2503.02 29 03 0225 03 02' 29 03 022503.02 29 03 0225 03 02' 29 03 02"id hrs 5 days; 50% - 20 hrs i 63% Г 20 hrs"id hrs 5 days; 50% - 20 hrs i 63% Г 20 hrsFixed Work" ' "^ 03 02 29 03 02HFixed Work" ' "^ 03 02 29 03 02Hii50%50%Comp2 50%Comp2 50%50% .50%50% .50%40 hrs 5 days Fixed Units 25 03 02 29.03.02;40 hrs 5 days Fixed Units 25 03 02 29.03.02;20 hrs20 hrs ■20 hrs20 hrs ■36 hrs; 5 • days': Fixed Units: 2503.02 29 03 02;36 hrs; 5 • days': Fixed Units: 2503.02 29 03 02;20 hrs :20 hrs :< Defeat< DefeatWorkWorkShi 5h:Shi 5h:26.0302 29 03 02[ 2503.02" 28 03 021 [26.0302 29 03 02[ 2503.02" 28 03 021 [25 03.02 29 03 0225 03 02 29 030225 03.02 29 03 0225 03 02 29 0302.. 25.03 02 29.03 02, i29 03 02".. 25.03 02 29.03 02, i29 03 02"250302 29 03 0225 03 02 28 03 02250302 29 03 0225 03 02 28 03 02WorkWorkWwkWwkWork WorkWork WorkWwk Wwk WorkWwk Wwk Work25 03 02 29.03.0225 03.02 28 03 0225 03 02 29.03.0225 03.02 28 03 02
JeykNen-^
JeykNen-^
Gomp
Gomp2
Gomp
Gomp2
a A
a A
j" Comp Comp2 i
j" Comp Comp2 i
А
А
-.: A(
Comp i
Comp2 i
-.: A(
Comp i
Comp2 i
iAssighrWb Ww Dww Type . B»n : f^^ L
iAssighrWb Ww Dww Type . B»n : f^^ L
Comp :
Gomp2 i
Comp :
Gomp2 i
i
50% i
i
50% i
| •40 hrs 5 days; Fixed Duration 25 03.02 29 03 02;
| •40 hrs 5 days; Fixed Duration 25 03.02 29 03 02;
2 0 hr s
2 0 hr s
Comp \
Comp2 •
Comp \
Comp2 •
50% 20 hrs ’ 50% 16 hrs ,
50% 20 hrs ’ 50% 16 hrs ,
36 hrs: 5 days Fmed Duration 25 0 3 02 "Я 03 02 i
36 hrs: 5 days Fmed Duration 25 0 3 02 "Я 03 02 i
i
i
Comp
Comp
Г
Г
50%
50%
50%
50%
40 hrs 5 daysFixedWork 26C3 02 29.03.02j
40 hrs 5 daysFixedWork 26C3 02 29.03.02j
20 hrs
20 hrs
20 hrs
20 hrs
Г
Г
2503.02 29 03 02
25 03 02' 29 03 02
2503.02 29 03 02
25 03 02' 29 03 02
"id hrs 5 days; 50% - 20 hrs i 63% Г 20 hrs
"id hrs 5 days; 50% - 20 hrs i 63% Г 20 hrs
Fixed Work" ' "^ 03 02 29 03 02H
Fixed Work" ' "^ 03 02 29 03 02H
i
i
50%
50%
Comp2 50%
Comp2 50%
50% .50%
50% .50%
40 hrs 5 days Fixed Units 25 03 02 29.03.02;
40 hrs 5 days Fixed Units 25 03 02 29.03.02;
20 hrs
20 hrs ■
20 hrs
20 hrs ■
36 hrs; 5 • days': Fixed Units: 2503.02 29 03 02;
36 hrs; 5 • days': Fixed Units: 2503.02 29 03 02;
20 hrs :
20 hrs :
< Defeat
< Defeat
Work
Work
Shi 5h:
Shi 5h:
26.0302 29 03 02
[ 2503.02" 28 03 021 [
26.0302 29 03 02
[ 2503.02" 28 03 021 [
25 03.02 29 03 02
25 03 02 29 0302
25 03.02 29 03 02
25 03 02 29 0302
.. 25.03 02 29.03 02, i29 03 02"
.. 25.03 02 29.03 02, i29 03 02"
250302 29 03 02
25 03 02 28 03 02
250302 29 03 02
25 03 02 28 03 02
Work
Work
Wwk
Wwk
Work Work
Work Work
Wwk Wwk Work
Wwk Wwk Work
25 03 02 29.03.02
25 03.02 28 03 02
25 03 02 29.03.02
25 03.02 28 03 02
Рис. 12.18. Пример использования дат начала и окончания назначения
Мы создали три задачи разного типа длительностью 5 дней с трудозатратами 40 часов (строки 1, 5, 10). Эти трудозатраты распределены между двумя ресурсами, каждый из которых задействован на 50%. Затем у второго ресурса мы переносим дату окончания назначения с 29.03.02 на 28.03.02.
У задач с фиксированной длительностью (строки 1, 3) и фиксированным объемом ресурсов (строки 10, 12) это приводит к уменьшению трудозатрат при сохранении длительности. При этом перерасчет трудозатрат ресурса происходит по формуле трудозатраты = длительность назначения х процент загррзки. Поэтому если вы хотите, чтобы при уменьшении длительности назначения трудозатраты ресурса сохранились, нужно увеличить процент его загрузки. Это можно сделать либо в диалоговом окне сведений о назначении (см. рис. 12.16), либо на вкладке Resources (Ресурсы) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 12.5).
У задачи с фиксированными трудозатратами после уменьшения длительности назначения загрузка ресурса увеличивается, с тем чтобы его трудозатраты не изменились. Так, в нашем примере (строки 5, 7) трудозатраты ресурса выросли с 50% до 63%.
Перерывы в выполнении работы
Довольно часто задачи имеют перерывы, например, когда ресурс, исполняющий работу, должен временно переключиться на другую задачу. В таком случае нужно воспользоваться командой прерывания задачи.
Для прерывания задачи нужно открыть диаграмму Ганта и выбрать команду меню Task (Правка Прервать задачу). После этого нужно навести курсор на отрезок нужной задачи. Курсор преобразится в вертикальную полосу, от которой вправо отходит стрелка, и потянув задачу с помощью такого курсора, вы прервете ее. Прерванная задача представлена на рис. 12.19 (файл Assignments^.mpp).
Рис. 12.19. Перерыв в выполнении работ в представлениях Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и Task Usage (Использование задач)
Но что происходит с назначениями, когда на диаграмме Ганта вы прерываете задачу? На самом деле в дни перерыва программа обнуляет трудозатраты назначенных ресурсов (см. нижнюю часть совмещенного представления на рис. 12.19). Поэтому, если вам потребуется освободить ресурсы от выполнения работ над задачей, вы можете воспользоваться как средствами диаграммы Ганта, так и представлением Task Usage (Использование задач).
Назначение материальных ресурсов
При назначении материальных ресурсов можно указать как фиксированный объем выделяемых на задачу ресурсов (например, 3 бочонка, как на рис. 12.5), так и переменный объем (например, 1 бочонок в день). Для ввода переменного объема расходования материалов нужно в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 12.5) в поле Units (Единицы) ввести данные в формате: число обозначение длительности. Например, З/d (3/д) для обозначения расходования трех единиц материала в день.
В первом случае на решение задачи выделяется ограниченное количество материалов, и оно распределяется по времени исполнения задачи в соответствии с примененным к назначению профилем. Во втором случае программа планирует расходовать материальный ресурс в соответствии с единицами назначения, и общий объем расходуемого на задачу материала зависит от длительности задачи. Кроме изменение объемов выделяемых материалов может повлиять на свойства задачи.
Например, на рис. 12.20 (файл Assignments\5.mpp) представлена задача с фиксированными трудозатратами длительностью в 3 дня, на которую выделены 6 коробок бумаги при скорости расходования 2 коробки в день (строка 1). При увеличении длительности задачи (строка 3) автоматически уменьшается скорость расходования материалов, поскольку программа предполагает, что объем материалов зафиксирован.
Рис. 12.20. Переменный объем расходования материалов и задачи с фиксированными трудозатратами
При увеличении объема материалов (строка 5) увеличивается длительность задачи, поскольку скорость расходования остается прежней. А при уменьшении скорости расходования материалов до 1 коробки в день (строка длительность задачи также увеличивается.
На рис. 12.21 (строка 11) представлен пример задачи с теми же параметрами, что и на рис. 12.20 (строка 1), но с фиксированной длительностью. При увеличении длительности таких задач (строка увеличивается общий объем требуемых задаче материальных ресурсов. При увеличении общего объема выделенных на задачу материалов (строка 15) длительность задачи сохраняется, но увеличивается скорость расходования материалов. А при уменьшении скорости расходования материалов (строка 17) уменьшается общий объем материалов, требующийся для выполнения задачи.
Если же материальный ресурс с переменным объемом расходования задействован в задаче с фиксированным объемом ресурсов (рис. 12.22, строка 20), то при увеличении длительности задачи (строка 22) требуемый задаче объем ресурсов возрастает, а при уменьшении скорости расходования (строка 26) — уменьшается. Если же увеличивается общее число выделенных на задачу материалов, то увеличивается длительность задачи.
Рис. 12.21. Переменный объем расходования материалов и задачи с фиксированной длительностью
Рис. 12.22. Переменный объем расходования материалов и задачи сфиксированным объемом ресурсов
Удаление назначений
Удалить назначения можно в представлении Task Usage (Использование задач), выделив строку таблицы с назначением и нажав клавишу Delete или удалив ресурс из списка ресурсов в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 12.5).
Удаление нематериального ресурса может привести к изменениям длительности или трудозатрат задачи и к изменению загрузки других задействованных в задаче ресурсов. Как повлияет удаление назначения на свойства задачи и ее назначений, зависит от типа задачи.
Удаление назначения из задачи с фиксированной длительностью повлечет уменьшение трудозатрат на ее исполнение (рис. 12.23, строки 1, 4). Но если задача была с фиксированным объемом работ (Effort Driven), то трудозатраты с удалением ресурса не уменьшатся, и соответственно росту трудозатрат увеличится процентная загрузка других назначений. Так, на рис. 12.23 видно, что при удалении одного из ресурсов загрузка второго выросла со 100% до 200% (строки 7, 10).
Удаление ресурсов из задач с фиксированными ресурсами приводит к изменениям в свойствах задачи и других назначений, только если у задачи зафиксирован объем работ (рис. 12.24, строки 19, 22). В этом случае трудозатраты удаленного ресурса переносятся на оставшиеся назначения, что приводит к увеличению длительности задачи.
.^^.^^; t-t*.; t-t*.faavs tours: Fixed Duration:faavs tours: Fixed Duration:5 days 40 hrs Fixed Duration5 days 40 hrs Fixed Duration5days 80hrs: FixedDuration5days 80hrs: FixedDuration5day$: 8Ohrt5day$: 8OhrtFixed Duration:Fixed Duration:NoNo
.^^
.^^
; t-t*.
; t-t*.
faavs tours: Fixed Duration:
faavs tours: Fixed Duration:
5 days 40 hrs Fixed Duration
5 days 40 hrs Fixed Duration
5days 80hrs: FixedDuration
5days 80hrs: FixedDuration
5day$: 8Ohrt
5day$: 8Ohrt
Fixed Duration:
Fixed Duration:
No
No
Рис. 12.23. Удаление назначения из задачи с фиксированной длительностью
Рис. 12.24. Удаление назначения из задачи с фиксированными ресурсамиРис. 12.24. Удаление назначения из задачи с фиксированными ресурсами
Рис. 12.24. Удаление назначения из задачи с фиксированными ресурсами
Рис. 12.24. Удаление назначения из задачи с фиксированными ресурсами
Удаление назначения из задачи с фиксированными трудозатратами приводит к тем же последствиям, что и в предыдущем случае: объем работ, который должен был выполнить удаленный ресурс, распределяется между оставшимися назначениями. Соответственно увеличивается и длительность задачи (рис. 12.25, файл Assignments\4.mpp).
Рис. 12.25. Удаление назначения из задачи с фиксированными трудозатратамиРис. 12.25. Удаление назначения из задачи с фиксированными трудозатратами
Рис. 12.25. Удаление назначения из задачи с фиксированными трудозатратами
Рис. 12.25. Удаление назначения из задачи с фиксированными трудозатратами
Определение состава ресурсов во время создания назначений
Создавать назначения удобно, если список ресурсов уже заполнен. Но обычно необходимые проекту ресурсы известны заранее, только если в организации накоплен большой опыт выполнения аналогичных проектов. Если же такого опыта нет, то определить ресурсы можно в процессе создания назначений.
Сначала нужно установить флажок, разрешающий автоматическое добавление новых ресурсов (см. раздел «Настройка параметров» урока 12). После этого в диалоговом окне определения ресурсов задачи можно будет вводить названия новых ресурсов, а не только выбирать из списка. В качестве названий ресурсов стоит указывать не фамилии, а профессиональные квалификации, например «редактор» или «программист». Если требуется несколько ресурсов одной квалификации, можно ввести названия «программист!», «программист2» и т. д.
После того как назначения определены и на каждую задачу назначены исполнители и выделены материалы, перейдя в представление Resource Sheet (Лист ресурсов), вы увидите список всех требуемых проекту сотрудников и оборудования. Теперь можно заменить профессиональные квалификации конкретными фамилиями.
Что нового вы узнали?
О Как составлять список ресурсов проекта.
О Как определять время участия ресурса в проекте и персональный график работы сотрудников.
О Как создавать, редактировать и удалять назначения.
О Какие типы задач существуют и как они взаимосвязаны с назначениями.
О Как распределять загрузку ресурсов в рамках назначения с помощью профилей.
О Как определять даты начала и окончания назначения.
О Как вводить данные о перерывах в исполнении задач.
О Как выделять на задачу материальные ресурсы.
О Как определять состав ресурсов во время создания назначений.
УРОКУРОКДополнительная информация о задачах и ресурсах
УРОК
УРОК
Внесение дополнительной информации о задачах и ресурсах в план проекта
Использование стандартных полей «внутренних» таблиц
ОНестандартные (настраиваемые)
поля «внутренних» таблиц
Использование настраиваемых полей и кодов структуры для создания планов, соответствующих стандартам организации
Описание задач, ресурсов
и назначений с помощью заметок
Создание гиперссылок для задач, ресурсов и назначений
Из этого урока вы узнаете, как вносить в план проекта дополнительную информацию о задачах и ресурсах. Для этого мы будем использовать как стандартные поля «внутренних» таблиц, так и нестандартные (настраиваемые).
Настраиваемые поля и коды структуры, использованию которых посвящена большая часть этой главы, являются одним из наиболее удобных средств, заложенных в MS Project. Именно благодаря наличию в программе гибких возможностей настройки с ее помощью можно создавать планы, соответствующие стандартам и потребностям самых разных организаций.
Изученные в этом уроке принципы работы с настраиваемыми полями и кодами структуры очень пригодятся в будущей работе с MS Project. Кроме того, мы будем активно их использовать в последующих уроках.
Внесение в план проекта дополнительной информации
Часто после того, как определен состав задач, ресурсов проекта и назначения, в план требуется внести дополнительную информацию. Например, добавить комментарии по поводу того, как должна быть выполнена та или иная задача. Иногда требуется прокомментировать отдельное назначение, чтобы описать, как ресурс должен участвовать в работе над определенной задачей.
Кроме того, если задачи в плане структурированы с помощью фаз, то ресурсам вообще соответствует в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) один список. Для того чтобы структурировать задачи или ресурсы другим способом, можно использовать коды структуры. Например, можно присвоить всем ресурсам код, определяющий, к какому отделу они относятся, и затем сгруппировать их по этому коду. Так можно, например, определить объем трудозатрат каждого из отделов организации в выполнении проекта и лучше спланировать их загрузку.
Дополнительная информация может вноситься как в стандартные, так и в настраиваемые поля таблиц. К стандартным относятся поля кода структуры задач и поля приоритета, а также имена групп ресурсов, заметок и гиперссылок для задач, ресурсов и назначений. Настраиваемые поля могут относиться или к задачам, или к ресурсам и бывают двух типов: собственно настраиваемые поля и настраиваемые коды структуры. Рассмотрим, как вносить дополнительную информацию во все эти поля и как затем отображать ее в таблицах и на диаграммах.
Код структуры задач
Коды используются для идентификации задач, учета их исполнения, анализа трудозатрат и пр. Например, сотрудник может сообщить менеджеру, что выполнил задачу с определенным кодом, и менеджер сможет легко найти ее в плане работ и внести соответствующую отметку. Если для подготовки номера журнала используется типовой проект, то, собрав данные о подготовке нескольких журналов, можно по кодам сравнить одинаковые задачи из разных проектов и оценить производительность разных проектных команд.
Определение кодов задач осуществляется в диалоговом окнеCode Definition
(Определение кодов СДР), попасть в которое можно, выбрав команду меню Project WBS Define Code (Проект СДР Определить код).
^> ^ПРИМЕЧАНИЕНазвание WBS (СДР) расшифровывается как Work Breakdown Structure (Струк
турная декомпозиция работ) и обозначает один из способов представления плана проекта. В этом представлении коды работ играют важную роль, поскольку именно с их помощью идентифицируются задачи.
Для каждой задачи формируется уникальный код. Он может предваряться префиксным кодом то есть строкой, с которой начинается код каждой задачи в плане проекта. В диалоговом окне определения кодов (рис. 13.1) для ввода префикса предназначено поле Project Code Prefix (Префикс кода проекта). Например, на рис. 13.1 (файл в качестве префикса выступает строка поскольку работы относятся к майскому номеру журнала.
Рис. 13.1. Определение кодов задач проекта
Уникальный код задачи строится из нескольких последовательностей символов, отделенных друг от друга разделителями. При этом каждая из последовательностей соответствует определенному уровню структуры Например, на рис. 13.1 для нумерации задач верхнего уровня используются цифры, для задач второго уровня используются заглавные а для задач третьего уровня - строчные.
Для добавления уровня нужно просто установить курсор в следующую строку таблицы и выбрать тип последовательности. Для удаления уровня нужно установить курсор на строку уровня и нажать клавишу Delete.
Для определения типа последовательности и связывания ее с уровнем задачи в структуре используется таблица, расположенная в середине диалогового окна.
Подробнее о структуре плана проекта см. в разделе «Структурная фильтрация» урока 4.
Цифры в первой колонке таблицы, Level (Уровень), не редактируются и соответствуют уровню задач в структуре. В колонке Sequence (Последовательность) из раскрывающегося списка выбирается тип символов, которые будут использоваться для нумерации задач текущего уровня.
На рис. 13.1 представлены все возможные типы символов: Numbers (ordered) (Цифры (поUppercase Letters (ordered) (Прописные буквы (латиница, по
Lowercase(Строчные буквы (латиница, пои
Characters (unordered) (Знаки (без
Длина последовательностив колонке Length (Длина). Этот пара
метр определяет максимальную длину последовательности, и от него зависит, сколько элементов на данном уровне может быть пронумеровано с помощью кодов. Например, если выбран цифровой тип символов длиной 1, то пронумеровать можно будет только 9 задач. Если выбраны текстовые символы, то число задач, которые могут быть пронумерованы, увеличивается до числа букв алфавита. Если при добавлении задач вам не будет хватать выбранной длины для корректной нумерации, MS Project отобразит соответствующее предупреждение.
Если в поле Length (Длина) указать длину последовательности больше 1, то при генерации кодов для задач в них будут включаться нули перед значимыми цифрами. Например, если длина цифровой последовательности равна 2, то номера элементов меньше десяти будут начинаться с нуля: 01, 02, 03 и т. д. Для текстовых последовательностей код будет начинаться с А: АА, АВ, АС и т. д., до тех пор пока число пронумерованных задач не превысит число букв в алфавите. Поэтому если вы хотите предусмотреть возможность длинных кодов задач, но не хотите видеть в них нулевые значения, то в поле Length (Длина) нужно установить значение Any (Любая).
Наконец, в поле Separator (Разделитель) из раскрывающегося списка можно выбрать символ, который будет отделять символьные последовательности, идентифицирующие задачи данного уровня и следующего.
Образец кода отображается в поле Code preview (Код). Дополнительные элементы диалогового окна определяют параметры работы MS Project с кодами. Если установить флажок Generate WBS code for new task (Создавать коды СДР для новых задач), тоновой задаче автоматически будет присваиваться код. А установ
ка флажка Verify uniqueness of new WBS codes (Проверять уникальность новых кодов СДР) обеспечит проверку уникальности кодов, отредактированных вручную.
Послекак все настройки осуществлены, присвоить новые коды задачам
можно с помощью команды меню ProjectRenumber (Проект СДР Изменить
нумерацию). Для того чтобы просмотреть коды для каждой задачи, нужно добавить в таблицу столбец WBS (СДР).
На рис. 13.2 приведен фрагмент плана проекта (ll.mpp), в котором коды задач расставлены в соответствии с настройками на рис. Как мы видим, коды всех задач имеют префикс МАИ//. Задачи и фазы верхнего уровня нумеруются (например, строки с идентификаторами 1, 8, 26, 33). Коды задач второго уровня
В русской версии MS Project есть два дополнительных типа последовательностей: Прописные буквы (кириллица, по алфавиту) и Строчные буквы (кириллица, по алфавиту).
включают префикс, номер фазы верхнего уровня и заглавную букву, идентифицирующую задачу внутри фазы. Например, первая задача в фазе с номером МАЙ//2 будет иметь номер МАЙ//2.А,а первая задача, вложенная в эту фазу, — МАЙ//2.А-а.
2 _2J45' 6 ‘2 _2J45' 6 ‘ЭЭ11МАИ/ЛПланирование номераМАИ/ЛПланирование номераМАЙ/Л. BiМАЙ/Л. BiПодготовка плана номераПодготовка плана номераМАИ//1.СМАИ//1.СПредварительная редколлегияПредварительная редколлегияМАИ/ЛА^ Сбор предложений от авторовМАИ/ЛА^ Сбор предложений от авторовмаи//1.о;Доработка планов с учетом замечаний
2 _2J
4
5
' 6 ‘
2 _2J
4
5
' 6 ‘
Э
Э
1
1
МАИ/ЛПланирование номера
МАИ/ЛПланирование номера
МАЙ/Л. Bi
МАЙ/Л. Bi
Подготовка плана номера
Подготовка плана номера
МАИ//1.С
МАИ//1.С
Предварительная редколлегия
Предварительная редколлегия
МАИ/ЛА^ Сбор предложений от авторов
МАИ/ЛА^ Сбор предложений от авторов
МАИ//1.Е^Редколлегия
МАЙ/Л. F:План номера утвержден
ioи 1ioи 1||МДИ//2АМАЙ/ЛАа^МАИ/ЙАб] МАЙ/72 АсМДИ//2АМАЙ/ЛАа^МАИ/ЙАб] МАЙ/72 АсВВПодготовка обложкиОтбор моделиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложкиПодготовка обложкиОтбор моделиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложки13и: 1525 .26. i13и: 1525 .26. i| МАЙ/QAd^ jМАЙ//2Ае[ МАЙ//2А1МАЙ//2.ВМАЙ//2^С1| МАЙ/QAd^ jМАЙ//2Ае[ МАЙ//2А1МАЙ//2.ВМАЙ//2^С1Передача рекламных анонсов в предыдущий номерПередача рекламных анонсов в предыдущий номерВерстка обложкиОбложка готова* Подготовка текстовПодготовка материалов завершенаВерстка обложкиОбложка готова* Подготовка текстовПодготовка материалов завершенаМАИ/a i(ti Верстка журналаМАИ/a i(ti Верстка журнала343436373637МАИ//4МАЙ//4.АМАЙ//4 ВМАЙ//4с1МАИ//4МАЙ//4.АМАЙ//4 ВМАЙ//4с1а Предпечатная подготовкаКонвертция сверстанного номера в формат Мас Цветоделениеа Предпечатная подготовкаКонвертция сверстанного номера в формат Мас ЦветоделениеS3S3МАЙ//4.0МАИ//4.ЕМАЙ//4.0МАИ//4.ЕКоррекцияВывод пленокНомер готов к передаче в типографиюКоррекцияВывод пленокНомер готов к передаче в типографиюМАИ//2:НПодготовкаматериалов
io
и 1
io
и 1
|
|
МДИ//2А
МАЙ/ЛАа^
МАИ/ЙАб] МАЙ/72 Ас
МДИ//2А
МАЙ/ЛАа^
МАИ/ЙАб] МАЙ/72 Ас
В
В
Подготовка обложки
Отбор модели
Фотосъемка модели
Подготовка анонсов материалов номера для обложки
Подготовка обложки
Отбор модели
Фотосъемка модели
Подготовка анонсов материалов номера для обложки
13и
: 15
25 .
26. i
13и
: 15
25 .
26. i
| МАЙ/QAd^ jМАЙ//2Ае[ МАЙ//2А1
МАЙ//2.В
МАЙ//2^С1
| МАЙ/QAd^ jМАЙ//2Ае[ МАЙ//2А1
МАЙ//2.В
МАЙ//2^С1
Передача рекламных анонсов в предыдущий номер
Передача рекламных анонсов в предыдущий номер
Верстка обложки
Обложка готова
* Подготовка текстов
Подготовка материалов завершена
Верстка обложки
Обложка готова
* Подготовка текстов
Подготовка материалов завершена
МАИ/a i(ti Верстка журнала
МАИ/a i(ti Верстка журнала
34
34
36
37
36
37
МАИ//4
МАЙ//4.А
МАЙ//4 В
МАЙ//4с1
МАИ//4
МАЙ//4.А
МАЙ//4 В
МАЙ//4с1
а Предпечатная подготовка
Конвертция сверстанного номера в формат Мас Цветоделение
а Предпечатная подготовка
Конвертция сверстанного номера в формат Мас Цветоделение
S3
S3
МАЙ//4.0
МАИ//4.Е
МАЙ//4.0
МАИ//4.Е
Коррекция
Вывод пленок
Номер готов к передаче в типографию
Коррекция
Вывод пленок
Номер готов к передаче в типографию
Рис. 13.2. Фрагмент таблицы, в которой отображается настроенный код
Просмотреть и отредактировать номер любой задачи можно в диалоговом окне сведений о задаче на вкладке Advanced (Дополнительно). В поле WBS Code (Код СДР) можно указать новое значение кода (рис. 13.3, файл ll.mpp), которое будет проверено на соответствие формату.
Приоритет задач и группы ресурсов
Priority (Приоритет) — это свойство задачи, отражающее важность ее исполнения для проекта, варьирующееся в диапазоне от 1 до 1000. Его можно изменить с помощью одноименного столбца в таблице или на вкладке General (Общие) в диалоговом окне сведений о задаче (рис. 13.4, файл ll.mpp). Приоритет задач по умолчанию определяется в диалоговом окне сведений о проекте и обычно равен 500. Использовать это свойство имеет смысл тогда, когда проект содержит много дополнительных задач, исполнением которых можно пренебречь. Эти задачи можно выделить, присвоив им низкий приоритет, и в дальнейшем использовать эту информацию при планировании.
Рис. 13.3. Редактирование кода в диалоговом окне сведений о задаче
Рис. 13.4. Информация о приоритете задачи вводится вдиалоговом окне сведений озадаче
Как правило, ресурсы проекта можно объединить в группы, например по роли в проекте (редакторы, корректоры и т. д.), по названию внешней организации, предоставившей ресурс, или по иному признаку.
Информация о группе, к которой относится ресурс, вводится на вкладке General (Общие) диалогового окна сведений о ресурсе в поле Group (Группа) или в одноименном столбце таблицы Entry (Ввод) в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов). На рис. 13.5 представлено диалоговое окно сведений о ресурсе для одного из участников нашего проекта. В качестве названия группы используется роль участника.
Рис. 13.5. Ввод группы ресурса в диалоговом окне сведений о ресурсе
Данные о группе, к которой относится ресурс, можно использовать при фильтрации (например, чтобы отобрать всех редакторов) и при группировке.
Заметки и документы
Часто задачу, ресурс или назначение требуется сопроводить заметкой, каким- то комментарием. Чтобы добавить заметки к любому из этих основных элементов плана проекта в MS Project, нужно воспользоваться вкладкой Notes (Заметки) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 13.4), ресурсе (см. рис. 12.2) или (см. рис. 12.16). Эти вкладки для разных элементов проекта выглядят одинаково, и мы рассмотрим работу с ними на примере добавления заметки к задаче.
В центре вкладки (рис. 13.6, файл расположен редактор заметок, в котором можно вводить текст и вставлять файлы. Для форматирования текста предназначены кнопки, расположенные над диалоговым окном: первая открывает диалоговое окно форматирования шрифта, следующие три форматируют расположение абзаца, а четвертая расставляет маркеры перед выделенными абзацами. С помощью последней кнопки вызывается диалоговое окно для вставки объекта (файла) в заметку.
Задачи, содержащие заметки, имеют соответствующий значок в колонке Indi- cators(Индикаторы). При наведениимышиназначокотображаетсятекстзаметки, как, например, на рис. 13.7 (файл Но если бы мы добавили в поле заметки файл, то при наведении мыши на значок информация о нем не отображалась бы.
SSРис. 13.6. Добавляем заметку к задаче «Редколлегия»Рис. 13.6. Добавляем заметку к задаче «Редколлегия»Доработка планов с учетом замечанийДоработка планов с учетом замечаний3 days3 days23.01.02:23.01.02:Ц" 8' Э.■^ГJ1 -Т2~Ц" 8' Э.■^ГJ1 -Т2~6—Notes: Задания на зтот номердолжнытемы:~летний отдых;фотокамеры;видеокамеры.’Отбор моделиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложки6—Notes: Задания на зтот номердолжнытемы:~летний отдых;фотокамеры;видеокамеры.’Отбор моделиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложки1128.01.02 i28.01.02 i29.01.0201.02.0229.01.0201.02.02\>\>||Передачаанонсов вномерПередачаанонсов вномер201.02.024 days~j3j111.03.02!201.02.024 days~j3j111.03.02!0 days I0 days I14.03.02:18.03.02!14.03.02:18.03.02!jj0035■ ’" 29,00 days j35■ ’" 29,00 days jВерстка обложкиВерстка обложкиОбложкаОбложка
S
S
Рис. 13.6. Добавляем заметку к задаче «Редколлегия»
Рис. 13.6. Добавляем заметку к задаче «Редколлегия»
Доработка планов с учетом замечаний
Доработка планов с учетом замечаний
3 days
3 days
23.01.02:
23.01.02:
Ц
" 8
' Э.
■^Г
J1 -
Т2~
Ц
" 8
' Э.
■^Г
J1 -
Т2~
6—
Notes: Задания на зтот номер
должнытемы:
~летний отдых;
фотокамеры;
видеокамеры.’
Отбор модели
Фотосъемка модели
Подготовка анонсов материалов номера для обложки
6—
Notes: Задания на зтот номер
должнытемы:
~летний отдых;
фотокамеры;
видеокамеры.’
Отбор модели
Фотосъемка модели
Подготовка анонсов материалов номера для обложки
1
1
28.01.02 i
28.01.02 i
29.01.02
01.02.02
29.01.02
01.02.02
\>
\>
|
|
Передачаанонсов вномер
Передачаанонсов вномер
2
01.02.02
4 days
~
j3
j
1
11.03.02!
2
01.02.02
4 days
~
j3
j
1
11.03.02!
0 days I
0 days I
14.03.02:
18.03.02!
14.03.02:
18.03.02!
j
j
0
0
35
■ ’" 29,00 days j
35
■ ’" 29,00 days j
Верстка обложки
Верстка обложки
Обложка
Обложка
Рис. 13.7. При наведении мыши на значок заметки отображается ее текст
Для редактирования заметки можно использовать также поле таблицы Notes (Заметки), если добавить его в таблицу. Правда, при этом нельзя пользоваться расширенными возможностями форматирования, доступными в редакторе заметок.
Чтобы связанные с задачей файлы были видны при просмотре диаграммы, их можно вставлять прямо в диаграмму Ганта, для чего нужно воспользоваться командой меню Insert Object (Вставка Объект). Диалоговое окно вставки объекта идентично тому, что открывается для вставки файла в заметку.
Это диалоговое окно (рис. 13.8, файлпозволяет вставить объект из су
ществующего файла или создать новый. Для выбора режима нужно отметить соответствующий переключатель: либо Create New (Создать новый), либо Create from (Создать из файла). По умолчанию выбран первый переключатель.
Для создания нового объекта нужно выбрать его тип из списка и затем нажать кнопку ОК. Автоматически запустится соответствующее приложение, в котором можно создать нужный файл.
Рис. 13.8. Диалоговое окно вставки объекта в режиме создания нового объекта
Если же вы выберете второй переключатель, то диалоговое окно преобразится: в нем появится поле для ввода адреса файла на диске (рис. 13.9, файл 12.mpp). Нажав кнопку Browse (Просмотр), можно выбрать файл с диска. Если установить флажок Link (Связь с файлом), то содержимое файла, отображенное на диаграмме после вставки, будет обновляться, если вы отредактируете файл. Если этот флажок будет сброшен, то в проект будут вставлены текущие данные из выбранного файла.
Рис. 13.9. Диалоговое окно вставки объекта на основе существующего файла
Если вы не хотите, чтобы на диаграмме или в поле заметки отображались данные из выбранного файла, а вам нужна лишь ссылка на него в виде значка, нужно установить флажок Display as Icon (В виде значка).
На рис. 13.10 изображен проектный файл (12.mpp) после того, как мы добавили в него сопровождающие документы. Так, в заметку задачи Передача рекламных анонсов в предыдущий номер был вставлен шаблон для передачи этих анонсов, а на диаграмму был вставлен документ в формате Microsoft Visio.
Документ, добавленный в заметку задачи, относится к задаче, но как определить, к чему относится документ, добавленный на диаграмму? Для этого предназначе-
но диалоговое окно форматирования этого объекта (рис.файлвы
зываемое с помощью команды Properties (Свойства) в его контекстном меню.
номера утвержденномера утвержденЫ Верене журмее»Ы Верене журмее»ПередачаПередачаПодютоае;Подютоае;Вере па atОбложхе n-Вере па atОбложхе n-ТеомчесхТеомчесхТеестм ЮТ : Подютоакеш 'Теестм ЮТ : Подютоакеш '3 Пееммрое ewe номере3 Пееммрое ewe номереПодготовка материаловПодготовка материалов-W———————-W———————ШаблонпередачиШаблонпередачиunmjyfunmjyf1 day:1 day:13 dm5 Г13 dm5 Гпредложений отплана Предварительнаяпредложений отплана ПредварительнаяДоработкас учетомРедколлегияДоработкас учетомРедколлегияПодготовке обложки218» Оку* (^ь:№=5ш*"*»*«*^подгоювк .&«*<| п«*онрг I BeeeuU* | w-wdПодготовке обложки218» Оку* (^ь:№=5ш*"*»*«*^подгоювк .&«*<| п«*онрг I BeeeuU* | w-wdii■vrwvr■vrwvr10 01 0217.010222.01 022328 01 0228 01 0229.01.8201.62.1210 01 0217.010222.01 022328 01 0228 01 0229.01.8201.62.1211
номера утвержден
номера утвержден
Ы Верене журмее»
Ы Верене журмее»
Передача
Передача
Подютоае;
Подютоае;
Вере па at
Обложхе n-
Вере па at
Обложхе n-
Теомчесх
Теомчесх
Теестм ЮТ : Подютоакеш '
Теестм ЮТ : Подютоакеш '
3 Пееммрое ewe номере
3 Пееммрое ewe номере
Подготовка материалов
Подготовка материалов
-W———————
-W———————
Шаблонпередачи
Шаблонпередачи
unmjyf
unmjyf
1 day:
1 day:
13 dm
5 Г
13 dm
5 Г
предложений от
плана Предварительная
предложений от
плана Предварительная
Доработкас учетом
Редколлегия
Доработкас учетом
Редколлегия
Подготовке обложки218» Оку* (
^ь:№=5ш*"*»*«*^
подгоювк .&«*<| п«*онрг I BeeeuU* | w-wd
Подготовке обложки218» Оку* (
^ь:№=5ш*"*»*«*^
подгоювк .&«*<| п«*онрг I BeeeuU* | w-wd
i
i
■vrwvr
■vrwvr
10 01 02
17.0102
22.01 02
23
28 01 02
28 01 02
29.01.82
01.62.12
10 01 02
17.0102
22.01 02
23
28 01 02
28 01 02
29.01.82
01.62.12
1
1
Рис. 13.10. Вставка сопровождающих документов в план проекта
Рис. 13.11. Определение расположения внедренного объекта на диаграммеРис. 13.11. Определение расположения внедренного объекта на диаграмме
Рис. 13.11. Определение расположения внедренного объекта на диаграмме
Рис. 13.11. Определение расположения внедренного объекта на диаграмме
Диалоговое окно форматирования объекта состоит из двух вкладок. Расположение объекта на диаграмме определяется на вкладке Size & Position (Размер и положение). Расположение можно определить относительно временной шкалы, выбрав переключатель Attach to timescale (Связать со шкалой времени), или относительно задачи с помощью переключателя Attach to task (Связать с задачей).
Если вы установили связь объекта с временной шкалой, то с помощью параметра Vertical (По вертикали) определяется расстояние между ней и объектом, а с помощью параметра Date (Дата) — дата, под которой должен быть расположен документ. Если же установлена связь с задачей, то параметры Vertical (Повертикали) и Horizontal (По горизонтали) определяют расстояние между отрезком задачи и объектом. А параметр Attachment point (Точка привязки) позволяет определить, с какой стороны от отрезка будет расположен объект. Номер задачи, к которой будет «привязан» объект, выбирается в поле ID (Ид.).
Параметры Height (Высота) и Width (Ширина) позволяют определить размер объекта на диаграмме, а на вкладке Line & Fill (Линии и заливка) (рис. 13.12, файл 12.mpp) можно указать, будет ли на диаграмме особым образом ограничиваться и закрашиваться отведенное под объект место.
Рис. 13.12. Настройка линий и заливки объекта
В разделе Line (Линия) определяется, будет ли ограничиваться отведенное объекту место, и если да, то с помощью какой линии. Для отображения линии нужно выбрать переключатель Custom (С указанными параметрами) и затем определить цвет и тип линии. Аналогично осуществляется работа в разделе Fill (Заливка). Для отмены отображения линии или заливки нужно выбрать в соответствующем разделе переключатель None (Нет).
Например, на рис. 13.12 мы настроили наш объект таким образом, чтобы он обрамлялся толстой рамкой черного цвета и область внутри нее заштриховывалась по диагонали линиями голубого цвета.
Гиперссылки
Гиперссылки можно указывать для задач, ресурсов или назначений. Использовать гиперссылки удобно тогда, когда документ слишком объемен, чтобы хранить его в плане проекта. В таком случае его можно разместить на локальном компьютере и в план поместить ссылку на него.
Для связи гиперссылки с задачей, ресурсом или назначением нужно задачу, ресурс или назначение в таблице и воспользоваться командой меню Insert(Вставка Гиперссылка) или командой Hyperlink (Гиперссылка)
в контекстном меню. После этого откроется диалоговое окно, в котором можно определить параметры будущей ссылки.
Edit HyperlinkEdit HyperlinkLrktoiLrktoitext to display: [Сайт"Профессионал управления проектамиtext to display: [Сайт"Профессионал управления проектамиScretnTiQ... IScretnTiQ... I
Edit Hyperlink
Edit Hyperlink
Lrktoi
Lrktoi
text to display: [Сайт"Профессионал управления проектами
text to display: [Сайт"Профессионал управления проектами
ScretnTiQ... I
ScretnTiQ... I
NewDocument;NewDocument;inDocumentinDocument№ient . Fie,№ient . Fie,Existing He or Web PageExisting He or Web PageAddress:Address:Cirent FolderCirent Folder53Е-гцЫ Address53Е-гцЫ AddressHe:///C:/Pro^s/B<x^/p*ernext^J Bookmark . jmk,.’@M5IT5tore:‘C: \M5Pro)ect20025tandard\Ofhcl0\ 1033\p)mJ ——*ject20025tandard\OFfHe:///C:/Pro^s/B<x^/p*ernext^J Bookmark . jmk,.’@M5IT5tore:‘C: \M5Pro)ect20025tandard\Ofhcl0\ 1033\p)mJ ——*ject20025tandard\OFfРис. 13.13.гиперссылкиРис. 13.13.гиперссылкит
New
Document;
New
Document;
in
Document
in
Document
№ient . Fie,
№ient . Fie,
Existing He or Web Page
Existing He or Web Page
Address:
Address:
Cirent Folder
Cirent Folder
53
Е-гцЫ Address
53
Е-гцЫ Address
He:///C:/Pro^s/B<x^/p*ernext^J Bookmark . j
mk,.’@M5IT5tore:‘C: \M5Pro)ect20025tandard\Ofhcl0\ 1033\p)mJ ——*
ject20025tandard\OFf
He:///C:/Pro^s/B<x^/p*ernext^J Bookmark . j
mk,.’@M5IT5tore:‘C: \M5Pro)ect20025tandard\Ofhcl0\ 1033\p)mJ ——*
ject20025tandard\OFf
Рис. 13.13.гиперссылки
Рис. 13.13.гиперссылки
Goal;schedule problems
mk: @M5IT5tore: C:\M5Project20025tandard\Off ice 1 0\1033\pjm i
Microsoft Project Help
mk: @M5IT5tore: C: \M5Project20025tandard\Of fice 10\ 1033\p jm
mk: @MSIT5tore: C: \M5Pro ject20025tandard\0f fice 10\ 1033\pjm jm
Microsoft Project Help f
В левой колонке диалогового окна нужно выбрать, какой тип ссылки вы хотите создать: ссылку на файл или страницу в Интернете (Existing File or Web Page), на задачу, ресурс или представление в текущем плане проекта (Place in This Document), на новый документ (Create New Document), или же вы хотите создать адрес электронной почты (E-mailAddress). После выбора значка в левой колонке обновляется содержимое центрального раздела диалогового окна.
При создании ссылки на файл или страницу Интернета в центре диалогового окна можно выбрать файл из текущей папки, щелкнув на значке Current Folder (Текущая папка), или из списка недавно открытых файлов, щелкнув на значке Recent Files (Последние файлы). Если же выбрать значок Browsed Pages (Просмотренные страницы), то отобразится список просмотренных в Интернете страниц.
Если выбрать адрес файла или страницы из списка, то автоматически заполнится поле Address (Адрес) с адресом ссылки. Его можно заполнить и вручную, как на рис. 13.13 (файл hyperlink.mpp). В поле Text to display (Текст) указывается текст, который будет отображаться как ссылка, и при щелчке на нем будет осуществляться переходпоуказанному адресу. Нажав кнопкуScreenTip(Подсказка), можно ввести текст, который будет «всплывать» при наведении мыши на ссылку.
Интересна возможность создания ссылки на место в текущем документе. При щелчке на значке Place in This Document (Место в документе) в центральной диалогового окна отображается список представлений. В этом списке нужно выбрать то представление, на которое создается ссылка. При этом в поле над списком можно указать идентификатор задачи или ресурса,курсором при от
крытии представления. Например, на рис. 13.14 в это поле введено число 10.
Рис. 13.14. Создание ссылки на представление в открытом плане проекта
После того как ссылка создана, рядом с задачей, ресурсом или назначением в поле Indicators (Индикаторы) отображается значок, символизирующий наличие гиперссылки. При наведении на него мыши отображается всплывающая подсказка с адресом ссылки и названием объекта перехода. Для перехода по ссылке достаточно щелкнуть на этом значке (рис. 13.15, файл
Рис. 13.15. После добавления ссылки в поле индикаторов появляется значок
После добавления гиперссылки у задачи, ресурса или назначения изменяются возможности команды контекстного меню Hyperlink (Гиперссылка). Теперь с ее помощью можно изменить или удалить ссылку, перейти по ней, открыть ее в новом окне и добавить в избранное.
Для работы со ссылками предназначена таблица Hyperlink (Гиперссылка), содержащая три специальных столбца: Hyperlink (Гиперссылка), Address (Адрес) и SubAddress (Субадрес). В первом отображается текст гиперссылки, во втором ее адрес, а в третьем — дополнение к адресу, если оно используется. Например, при создании ссылки на текущий документ с номером задачи таким дополнением будет название представления и номер задачи (а адресом — текущий документ).
Настраиваемые поля
Настраиваемые поля предназначены для хранения такой информации о задачах или ресурсах, которая не может быть помещена в поле для заметок. С помощью настраиваемых текстовых полей удобно хранить небольшие фрагменты информации, не требующие форматирования, например результат выполнения задачи.
Казалось бы, в каких случаях заметки могут не подойти? Главное преимущество заметок заключается в возможности прикреплять к задачам внешние файлы или использовать команды форматирования текста. Поскольку эти расширенные возможности не нужны для того, чтобы просто указать результат работ в текстовом виде без форматирования, то их следует оставить для целевого использования.
Преимущество полей заключается в том, что они позволяют легко структурировать информацию о задачах или ресурсах. Например, заказчик проекта хочет понимать, какая конкретная работа делается во исполнения задач и какие результаты достигаются после завершения каждой задачи. Использовать заметки для хранения двух типов информации неудобно, поскольку нельзя просмотреть описание работ отдельно от результатов. Но если создать два настраиваемых поля, в одно из которых будет помещено описание работ, а в другое — их результат, можно структурировать данные и использовать их в дальнейшем раздельно. Заметки при этом будут зарезервированы для хранения файлов и прочей дополнительной сопроводительной информации.
Создание настраиваемых полей
Во «внутренние» таблицы MS Project включен набор полей, которые пользователь может настроить по своему усмотрению и размещать в них свои данные. Эти поля могут относиться либо к ресурсам, либо к задачам и различаются по типам данных, которые в них можно хранить. Работа с настраиваемыми полями осуществляется в диалоговом окне Fields (Настройка полей), вызываемом либо из контекстного меню заголовка таблицы, либо с помощью команды меню Tools Customize Fields (Сервис Настройка Поля).
Диалоговое окно настройки полей состоит из двух вкладок. На первой вкладке, Custom Fields (Настраиваемые поля), и осуществляется работа с настраиваемыми полями (рис. 13.16, файл
Прежде чем настраивать поле, нужно решить, к задачам или к ресурсам относится его содержимое, и, соответственно, выбрать переключатель Task (Задач) или Resource (Ресурсов). Затем в раскрывающемся списке Туре (Тип) нужно определить тип данных (табл. 13.1) этого поля.
Таблица 13.1. Типы настраиваемых полей в MS Project
Тип
Число настраиваемых полей
В полях этого типа могут храниться
Cost (Затраты)
10
данные о стоимости задач или ресурсов
Date (Дата)
10
даты
Duration (Длительность)
10
длительность или трудозатраты
Finish (Окончание)
10
даты окончания или любые другие даты
Flag
20
значения Yes (Да) или No (Нет)
Number (Число)
20
числа
Start (Начало)
10
даты окончания или любые другие даты
Text (Текст)
30
текстовые
Рис. 13.16. Диалоговое окно настройки полей
Выбрав нужный тип данных (в нашем примере 13.mpp это текст), необходимо выбрать поле, а затем настроить его и задать для него название, чтобы потом не забыть, что в поле, например, Textl, хранятся такие-то данные. Для этого предна- значенакнопкаRename(Переименовать), после нажатия накоторую открывается диалоговое окно ввода названия поля. Предположим, что мы хотим указывать в настраиваемом поле результат задачи. Назовем поле Результат, и его название появится в списке полей рядом с названием поля Textl.
Для создания простого настраиваемого поля этой операции достаточно. Остальные параметры этого диалогового окна мы рассмотрим в дальнейшем, когда будем настраивать другие поля в нашем плане. Теперь можно нажать кнопку ОК, чтобы выйти из диалогового окна и попробовать почувствовать удобство использования настраиваемых полей.
Заполнение данными
Заполнять настраиваемые поля можно двумя способами. Первый, традиционный для предыдущих версий MS Project, — добавить поле в таблицу и редактировать данные в нем так же, как и в остальных полях. Второй способ, которым можно редактировать значения настраиваемых полей, появившийся только в MS Project 2002, — использовать вкладку Custom Fields (Настраиваемые поля) в диалоговом окне сведений о задаче или ресурсе.
На этой вкладке представлены все существующие в проекте настраиваемые поля, относящиеся к задачам (а на аналогичной вкладке в диалоговом окне
сведений о ресурсе будут расположены поля, относящиеся к ресурсам). Таблица в центре диалогового окна состоит из двух колонок. В левой колонке, Custom Field Name (Название настраиваемого поля), указано название поля, а в правой, Value (Значение), — значение для текущей задачи. Например, на рис. 13.17 (файл 13.mpp) мы редактируем значение поля Результат для задачи Сбор предложений от авторов. Результатом выполнения задачи будет Файл предложений в редакционном формате.
Рис. 13.17. Заполнение значения настраиваемого поля для задачиРис. 13.17. Заполнение значения настраиваемого поля для задачи
Рис. 13.17. Заполнение значения настраиваемого поля для задачи
Рис. 13.17. Заполнение значения настраиваемого поля для задачи
Для того чтобы MS Project «понял», что вы хотите использовать настраиваемое поле, и отобразил его в диалоговом окне, нужно предварительно переименовать это поле.
Как вы могли заметить на рис.поле WBS (СДР) тоже находится в списке на
страиваемых. Это произошло потому, что мы изменили его настройки. Если же не настраивать структуру кодов задач, то это поле не будет числиться в списке настраиваемых.
Просмотр содержимого на плане
Отображать содержимое полей можно в таблице, добавив в нее соответствующее поле, или прямо на диаграмме Ганта, рядом с задачами. Для этого в диалоговом настройки стилей отрезков нужно отредактировать соответствующие типы отрезков, добавив к числу отображаемых данных нужное поле (о том, как выбирать поля для отображения рядом с отрезками, см. раздел «Настройка текстовой информации, отображаемой рядом с отрезком» урока 5). Кроме того, для выделения значений этих полей особым шрифтом можно воспользоваться средствами форматирования текстовых стилей (см. раздел «Форматирование текстовых стилей» урока 5).
Например, на диаграмме на рис. 13.18 (файл 13.mpp) мы отредактировали тип отрезков Task (Задача) и в настройках отображаемого рядом с отрезком текста добавили поле Результат, так чтобы оно отображалось под отрезком. Затем в диалоговом окне форматирования текстовых стилей мы изменили шрифт текста, отображаемого на диаграмме под отрезками, добавив подчеркивание.
Рис. 13.18. Результаты задач отображены на диаграмме рядом с задачами
Создание настраиваемых полей со списком значений
Часто дополнительная информация в настраиваемых полях не является уникальной для каждой задачи (как в случае с полем Результат), а повторяется. Например, если в настраиваемом поле будет содержаться информация о важности достижения результата для выполнения проекта, то значением поля может быть «Высокая важность», «Средняя» и «Низкая».
Если настраиваемое поле может иметь ограниченный набор значений, то нет смысла заполнять поле для каждой задачи вручную. Намного удобнее создать список возможных значений и затем, редактируя настраиваемое поле для задачи, выбирать значение из списка.
Для того чтобы определить список значений для поля, в диалоговом окне настройки полей (см. рис. 13.16) после выбора настраиваемого поля из списка нужно выбрать в разделе Custom attributes (Настраиваемые атрибуты) переключатель, расположенный рядом с кнопкой Value List (Список значений). При этом
MS Project предупредит, что при настройке списка значений для поля все ранее введенные данные могут быть утеряны, и если вы уверены, что хотите продолжать, то в окне предупреждения нужно нажать кнопку ОК.
Список значений поля задается в диалоговом окне Value List (Список значений), открывающемся после нажатия на одноименную кнопку в диалоговом окне настройки полей. На рис. 13.19 в этом диалоговом окне мы настраиваем текстовое полеВажностьрезультата (файл 14.трр). -
Рис. 13.19. Ввод списка значений для настраиваемого поля
В центре диалогового окна расположена таблица, состоящая из двух колонок: Value (Значение) и Description (Описание). В первую вводятся возможные значения настраиваемого поля, а во вторую — описания. Описания будут отображаться при выборе значения из списка в момент заполнения поля.
Иногда бывает удобно, чтобы при создании новой задачи (или ресурса, если настраиваемое поле относится к ресурсам) одно значение из списка подставлялось в поле автоматически. Например, если большинство задач проекта имеют среднюю важность, то можно подставлять значение Средняя по умолчанию, а другие значения выбирать из списка при необходимости.
Для того чтобы сделать одно из значений значением по умолчанию, нужно установить флажок Use a value from the list as a default entry for the field (Использовать значение из списка в качестве значения поля по умолчанию). После этого станет доступна кнопка Set Default (По умолчанию), нажатие на которую превращает выделенное в таблице значение в значение по умолчанию. После того как мы назначили Средняя значением по умолчанию, содержащая это значение строка в таблице стала выделяться цветом.
ПРИМЕЧАНИЕ Значение по умолчанию будет установлено в настраиваемом поле только для новых задач или ресурсов. Если ресурсы были добавлены до того, как было настроено поле, то для них значение поля будет не определено (останется пустым).
В разделе Data entry options (Параметры ввода данных) определяется порядок заполнения настраиваемого поля. Если выбрать переключатель Restrict fields to items in the value list (В поле допускаются только элементы списка значений), то при заполнении поля выбор будет ограничен существующим списком и нельзя будет ввести произвольные значения. Если же выбрать переключатель Allow additional items to be entered into the field (В поле допускаются и другие элементы), то при заполнении этого поля можно будет как выбирать элементы из списка, так и вводить произвольные значения.
Если вы хотите, чтобы введенные в поле произвольные значения автоматически добавлялись в список значений поля, то нужно установить флажок Append new entries to the value list (Добавлять новые элементы в список значений). А для того, чтобы перед тем, как добавить значение в список, программа запрашивала подтверждение, нужно установить флажок Prompt before adding new values (Запрос перед добавлением новых элементов).
Режим ввода данных, при котором установлены два последних флажка (как на рис. 13.19), довольно удобен, поскольку дает возможность добавить новый элемент в список значений, не заходя в диалоговое окно настройки полей. С другой стороны, предупреждения помогут избежать случайного добавления значения.
Порядок отображения элементов списка при выборе определяется переключателями в нижнем разделе диалогового окна, Display order for dropdown list (Порядок отображения элементов раскрывающегося списка). Значения могут сортироваться по номеру строки в таблице, если выбрать переключатель By row number (По номеру строки), или же по алфавиту, если выбрать переключатель Sort ascending (По возрастанию) или Sort descending (По убыванию). Наиболее удобен первый вариант, поскольку он позволяет настроить самостоятельно порядок записей в таблице и расположить значения согласно ожидаемой частоте их использования.
Использование формул
Иногда значения настраиваемых полей можно заполнять автоматически, с помощью формул. Например, если известно, сколько времени в среднем занимает редактирование 1 страницы текста, то, указав число страниц в статье, можно с помощью формулы рассчитать общую длительность задачи по редактированию статьи.
Для того чтобы ввести в настраиваемое поле формулу, в диалоговом окне настройки полей (см. рис. 13.16) нужно выбрать из списка настраиваемое поле, а затем в разделе Custom attributes (Настраиваемые атрибуты) выбрать переключатель рядом с кнопкой Formula (Формула). MS Project предупредит вас, что при настройке формулы для поля все ранее введенные данные могут быть утеряны, и если вы уверены, что хотите продолжать, то в окне предупреждения нажмите кнопку ОК.
Чтобы редактировать формулу, нужно нажать кнопку (Формула), после чего будет загружен редактор формул MS Project (рис. 13.20, файл
Рис.13.20. РедакторформулMSProjectРис.13.20. РедакторформулMSProjectРедактор состоит из области редактирования формулы и набора кнопок, нажатием на которые можно вводить фрагменты формулы. Формулу можно полностью напечатать вручную, а можно ввести, нажимая на кнопки.
Рис.13.20. РедакторформулMSProject
Рис.13.20. РедакторформулMSProject
1
В формуле можно использовать операции над другими полями MS Project. Например, для того, чтобы определить общее время редактирования статьи, нужно умножить число страниц в статье на время редактирования одной страницы. В нашем проекте мы переименовали настраиваемое поле
в Время редактирования страницы, а поле Numberl в Число страниц в статье. Значит, для определения значения поля Duration2 (Длительность2), или Общее время редактирования статьи, нужно умножить значение поля Durationl
на Numberl В формуле, как мы видим на рисунке, названия полей (как в фильтрах) нужно заключать в квадратные скобки.
Для того чтобы подставить название поля в формулу, можно воспользоваться кнопкой Field (Поле), а чтобы вставить одну из нескольких десятков доступных функций, — кнопкой Function (Функция). Кроме того, с помощью кнопки Import Formula (Импортировать формулу) можно вставить в поле формулу из другого поля любого из открытых проектов.
На рис. 13.21 (файл видно, как действуют сделанные нами настройки. После заполнения полей Число страниц в статье и Время редактирования страницы поле Общее время редактирования статьи пересчитывается.
I ИИ .|
|
' !
Сй5«£* ьреш j Чм^по' j ре^Пчж шей , 1 Отра^ц if. !
статьи1статье
Время1
редвкщроевмия . странниц'
О
В
j60
0 days
0
1
20 hrs i
2 days j
4
4 hrs
ЙЭ
2
20
i day!
4
hrs
4
Статья 3
hrsi
i
j
1
Рис. 13.21. Расчет с помощью формул работает
Однако у текущего режима подсчета есть один недостаток: длительность, рассчитанная для каждой задачи, не суммируется для фазы. А значит, мы не можем автоматически определить ее длительность. Чтобы в настраиваемом поле значения автоматически пересчитывались и для суммарных задач, нужно настроить его особым образом.
Настраиваемые поля и суммарные задачи
Определить, как данные настраиваемого поля будут отображаться для суммарных задач, можно в диалоговом окне настройки полей, в разделе Calculation fortask and group summary rows (Расчет для суммарных строк задач и групп), выбрав необходимое поле в списке (рис. 13.22, файл 16.mpp).
Рис. 13.22. Настройка расчетов для суммарных задач. Содержимое раскрывающегося списка зависит от типа выбранного поля
Раздел содержит три переключателя: None (Нет), Rollup (Сведение) и Use formula (Использовать формулу). Если выбрать первый, то данные настраиваемого поля будут рассчитываться только для обычных задач, а не для суммарных. Второй переключатель позволяет рассчитывать значение настраиваемого поля для суммарных задач, используя одну из операций, представленных в раскрывающемся списке. Состав этого списка меняется в зависимости от типов полей (табл. 13.2), кроме того, нельзя сводить данные для текстовых полей.
Таблица 13.2. Операции для сведения данных в суммарных задачах
Название операции
Типы настраиваемых полей
Описание
And (И)
Flag (Флаг)
Логическое И. Если все вложенные строки в этом поле имеют значение Да, то результат операции — тоже Да.
Если хотя бы одна из строк в этом поле содержитзначение Нет, тои результатом логической операции будет Нет
OR (ИЛИ)
Flag (Флаг)
Логическое ИЛИ. Если хотя бы один из рядов содержит значение Да в этом поле, то операция сведения тоже даст Да
Average (Среднее)
Cost (Затраты), Duration (Длительность), Number (Число)
Сведение будет средним по всем значениям вложенных несуммарных рядов
Average First Sublevel (Среднее первого подуровня)
Cost (Затраты), Duration (Длительность), Number (Число)
Сведение будет средним по всем значениям вложенных несуммарных рядов и по всем значениям вложенных суммарных рядов первогоуровня
Count All (Сложить все)
Number (Число)
Присведении будутскладываться все суммарные и несуммарные ряды
Count First Sublevel (Сложить первый подуровень)
Number (Число)
При сведении будут складываться суммарные ряды первого уровня и все вложенные несуммарные ряды
Count Nonsummaries
(Сложить несуммарные)
Number (Число)
При сведении будут сложены всенесуммарныезадачи
Maximum (Максимум)
Cost (Затраты), Duration (Длительность), Number (Число), Start (Начало), Finish (Окончание)
Результатом сведения будет максимальное значение среди всех значений ниже
Minimum (Минимум)
Cost (Затраты), Duration (Длительность), Number (Число), Start (Начало), Finish (Окончание)
Результатомсведениябудет минимальное значение среди всех значений ниже
Sum (Сумма)
Cost (Затраты), Duration (Длительность), Number (Число)
Результатом сведения будет сумма всех значений ниже
Если для расчета настраиваемого поля используется формула, то становится доступен третий переключатель — Use formula (Использовать формулу). Если выбрать его, то для расчета значений настраиваемого поля для суммарных задач будет использоваться та же формула, что и для обычных задач.
В нашем случае (файл 16.mpp) удобнее использовать операцию сложения значений настраиваемого поля для задач, чем формулу. Ведь наша формула использует при расчете значения других полей, а значит, для них тоже нужно настроить параметры определения значения для суммарных задач. Если же этого не еде-
лать, то значения этих полей для суммарных задач всегда будут нулевыми и результат нашей формулы тоже будет нулем.
На рис, 13.23 представлена таблица из файла 16.mpp с расчетами общей длительности редактирования статей после того, как мы настроили суммирование значений для фаз у поля Общее время редактирования статьи. Теперь значения в нем суммируются, а в остальных настраиваемых полях — no-прежнему нет.
Task NamewxkOf иле гремяредактированияЧисло страницебремя: редитилолания.статьи ..статье ■Щ стрекниfc.'?l:'Task NamewxkOf иле гремяредактированияЧисло страницебремя: редитилолания.статьи ..статье ■Щ стрекниfc.'?l:'60hrs60hrs4,5 day4,5 dayООО daysО days22Статья 1Статья 120hrs!20hrs!2 days2 days4'4'4 fir's"4 fir's".20 hrs.20 hrs442 hrs2 hrsСтатья 2Статья 2В Редактирование статей jВ Редактирование статей jСтатья 3Статья 320'hrs!20'hrs!1 day1,5 days1 day1,5 days12;12;1 hr1 hr
Task NamewxkOf иле гремя
редактирования
Число странице
бремя
: редитилолания
.статьи ..
статье ■
Щ стрекниfc.'?l:'
Task NamewxkOf иле гремя
редактирования
Число странице
бремя
: редитилолания
.статьи ..
статье ■
Щ стрекниfc.'?l:'
60hrs
60hrs
4,5 day
4,5 day
О
О
О days
О days
2
2
Статья 1
Статья 1
20hrs!
20hrs!
2 days
2 days
4'
4'
4 fir's"
4 fir's"
.20 hrs
.20 hrs
4
4
2 hrs
2 hrs
Статья 2
Статья 2
В Редактирование статей j
В Редактирование статей j
Статья 3
Статья 3
20'hrs!
20'hrs!
1 day
1,5 days
1 day
1,5 days
12;
12;
1 hr
1 hr
Рис. 13.23. Теперь общее время редактирования статей суммируется
Подсчитанная нами длительность фактически является трудозатратами на выполнение работы по редактированию. Однако эти данные нельзя автоматически внести в план проекта, то есть в полеWork (Трудозатраты) соответствующих задач, поскольку это поле не является настраиваемым и в него нельзя вводить формулы. Поэтому поместить полученные нами данные в это поле можно только вручную.
Модель, при которой данные рассчитываются в одном поле автоматически при изменении других полей, а потом должны быть вручную перенесены в план проекта, таит в себе одну опасность: можно случайно забыть ввести данные о трудозатратах в план проекта. В таком случае плановые трудозатраты задачи будут неверными, а значит, и план проекта в целом будет неточным. Чтобы трудозатраты задачи всегда соответствовали данным в настраиваемом поле Общее время редак- тированиястатьи, воспользуемся индикаторами.
Использование индикаторов
MS Project содержит возможность отображать в настраиваемом поле не данные, а цветовые индикаторы. Цвет индикатора зависит от выполнения или невыполнения логического условия. Например, в нашем случае (файл 17.mpp) можно создать поле Обновлена и настроить его так, что если данные в поле Общее время редактирования статьи равны данным в поле Work (Трудозатраты), то в нем отображается зеленый индикатор, а если не равны — то красный.
В принципе, такой индикатор можно отображать и в самом поле Общее время редактирования статьи, но мы создадим поле Обновлена типа Flag (Флаг), чтобы продемонстрировать, как работать с полями такого типа.
В диалоговом окне определения полей переименуем поле Flagl (Флаг1) в Обновлена, а затем откроем для него диалоговое окно настройки формулы. Введем формулу [Duration2] = [Work] ([Длительности] = Поля-флаги могут содержать только значение Yes (Да) или No (Нет), и если условие формулы выполняется (то есть Общее время редактирования статьи равно трудозатратам), то поле будет содержать Yes (Да), а если условие не выполняется — No (Нет).
Теперь нужно настроить отображение индикаторов. Для этого в разделе Values to display (Отображаемые значения) диалогового окна настройки поля (см. рис. 13.16) нужно выбрать переключатель, расположенный рядом с кнопкой Graphical Indicators (Графические индикаторы). Затем для настройки индикаторов нужно нажать эту кнопку. В открывшемся окне (рис. 13.24, файл 17.mpp) необходимо настроить критерии отображения индикаторов для разных задач.
Рис. 13.24. Диалоговое окно настройки отображения индикаторов
В верхней части диалогового окна нужно выбрать переключатель, соответствующий типу задач, для которых настраиваются критерии отображения индикаторов: Nonsummary rows (Несуммарных строк), Summary rows (Суммарных строк) или Project summary (Суммарной задачи проекта). При этом для каждого типа можно настроить свои критерии отображения индикатора.
Чтобы для суммарных задач индикаторы отображались по тем же критериям, что и для обычных, нужно установить флажок Summary rows inherit criteria from nonsummary rows (Суммарные строки наследуютусловия отнесуммарных строк). А для того чтобы суммарная задача проекта использовала те же критерии, что и суммарные задачи, нужно установить флажок Project summary inherits criteria from summary rows (Суммарная задача проекта наследует условия от суммарных строк). Если оба флажка установлены, то настраивая параметры для обычных задач, вы тем самым определяете параметры отображения для всех остальных задач проекта.
Настройка параметров отображения индикаторов производится в таблице в центре диалогового окна. Таблица содержит три столбца: Test for (Проверка поля), Values (Значения) и Image (Рисунок). В первом столбце из списка выбирается условие, которому должно соответствовать значение во втором столбце. Список условий совпадает с тем, который мы использовали при создании фильтров в уроке 4 «Сортировка, группировка и фильтрация данных в таблицах» (см. табл. 4.1).
Можно использовать конкретные значения, например Yes (Да) или No (Нет), как в нашем случае, а можно выбрать и значение любого из полей. В последнем поле из списка выбирается рисунок, используемый в качестве индикатора, если условие, описанное в первых двух полях, выполняется. Так, в нашем случае, если значение поля равно Yes (Да), должен отображаться зеленый индикатор, а если равно No (Нет) — красный.
Проверки значения поля выполняются по очереди сверху вниз, и при первом совпадении с условием выбирается индикатор, который будет отображаться. Для того чтобы перемещать условия по списку вверх и вниз, служат кнопки со стрелками, расположенные сбоку от списка.
Иногда хочется просматривать значения поля, скрытые «под» индикатором. Если установить флажок Show data values in ToolTips (Показывать значения данных во всплывающих подсказках), то данные будут отображаться при наведении мыши на индикатор.
Результат настройки индикаторов для поля Обновлена отображен на рис. 13.25 (файл 17.mpp). Как мы видим, в том случае, если данные в поле Общее время редактирования статьи не равны трудозатратам задачи, поле содержит красный индикатор, а если равны — зеленый.
TetkNart#•
Wn
С<ноепене
Общ* ерем* рвд*тирое*«* статьи ' •
Число | сгр»»<х в статьей
Ж»-,':ЙЗМ
ю«ш«я
ии#>|
1
i - Редактирование статей ■
48 hrs jо
3 days
oi
0 days
Статья1i
20 hrs
0,5 days
1
4 hrs
3
;Статья 2
8 hrs
1 day
4!
2 hrs
4
Статья3j
20 hrs
1.5days!
12;
1 hrj
Рис. 13.25. Результат настройки индикаторов
Однако на рисунке видно и несоответствие — трудозатраты в суммарной задаче равны 40 часам (5 дням), а рассчитанное с помощью формулы общее время редактирования статей — трем. Тем не менее в поле отображается зеленый индикатор. В чем же дело?
Если мы установим курсор на ячейку с индикатором в строке обычной задачи, то увидим, что поле нельзя редактировать (так как его значение вычисляется по формуле), а если установим курсор на строку суммарной задачи, то увидим, что ячейку редактировать можно. То есть при настройке формулы для поля Обновлена мы забыли определить формулу расчета значения для суммарных задач.
Перейдем в диалоговое окно настройки полей и выберем операцию суммирования данных для поля Обновлена (аналогично рис. 13.22). Поскольку это поле типа Flag (Флаг), то набор операций (в соответствии с табл. 13.2) будет не такой, как для поля типаDuration(Длительность). Среди них нам подходит операцияAnd (И): если все обычные задачи внутри суммарной имеют значение Yes (Да), то значение суммарной будет таким же. А если среди обычных задач есть хотя бы одно поле со значением No (Нет), то значение в поле суммарной задачи тоже будет No. Это именно то, что нам нужно: если трудозатраты хотя бы одной из обычных задач не обновлены и не соответствуют расчетам по формуле, то трудозатраты
суммарной задачи тоже не верны. Теперь индикатор суммарной задачи будет зеленым только тогда, когда индикаторы всех вложенных в нее задач тоже зеленые. На рис. 13.26 представлены результаты этих настроек Мы скопировали суммарную задачу и вложенные в нее задачи, чтобы продемонстрировать, как работает объединение для поля типа Flag (Флаг). В первом случае, когда среди вложенных задач фазы есть одна с индикатором красного цвета, индикатор фазы тоже красный. Во втором случае, когда все индикаторы вложенных задач зеленые, индикатор для фазы тоже зеленый.
Wx* ;06иа«ле.и 'Хеде тремя
‘**УХ);
■ страниц» : СПйТИв ;
Вром» реяакТ^оььния • страниц
- $£■*! ^j•„/. етыъм^Ж
1 1 J: *3 Редактирование статей
26 hrs |
3 days
0)
0 days
Статья 1
4 hrS:
0,5
1
hire
Статья2
10 hrs
1day
4
hrs
Статья 3
I
ж
12
1 hr
Встатей 2
i
days
0
0 days
Статья 1
4 hrs;
0.5 days
I1;hrs
Статья 2
8 hrs;
1
4;
2 hrs
Статья 3
12hrs|
I
12
1
Рис.Настройка индикаторов с объединением значений для суммарных задач
Настраиваемые коды структуры
Когда мы разбиваем проект на фазы и вложенные в них задачи, то тем самым формируем иерархическую структуру задач. Кроме того, задачи можно упорядочить с помощью кодов WBS (СДР), если не использовать автоматическую нумерацию. Но иногда этих средств структурирования не хватает, и тогда можно создать собственные коды структуры. Особенно это может пригодиться, если вы хотите упорядочить задействованные в проекте ресурсы более сложным способом, чем с помощью поля Group (Группа), например иерархически. Так, с помощью настраиваемых кодов структуры можно сгруппировать ресурсы по отделам организации и по занимаемой в отделе должности. Кроме того, эту информацию можно в дальнейшем использовать при подготовке отчетов. Например, можно будет легко определить, сколько времени задействованы в проекте сотрудники того или иного отдела или той или иной должности.
Создание настраиваемых кодов структуры
Создание настраиваемых кодов структуры происходит в диалоговом окне настройки полей на вкладке Custom Outline Codes (Настраиваемые коды структуры). Настраиваемые коды могут относиться как к задачам, так и к ресурсам — тип поля выбирается в верхней части вкладки (рис. 13.27, файл с помощью переключателей Task (Задача) и Resource (Ресурс). Поскольку мы хотим использовать настраиваемый код структуры, чтобы проиллюстрировать возможности упорядочивания ресурсов, задействованных в проекте, то выберем второй вариант.
Рис. 13.27. Диалоговое окно настройки кодов структуры
Затем в списке в центре диалогового окна нужно выбрать один из кодов и переименовать его с помощью кнопки Rename (Переименовать), так же как и при создании настраиваемого поля. Поскольку с помощью кода мы хотим упорядочить ресурсы, разделив их по отделам, то назовем новый код Код отдела.
Затем нужно определить формат кода, для чего с помощью кнопки Define Code Mask (Определить маску кода) необходимо перейти в диалоговое окно определения маски кода (рис. 13.28, файл 19.mpp).
Рис. 13.28. Диалоговоеокноопределения маскикода
Диалоговое окно определения маски кода напоминает окно определения кодов WBS (СДР), и работа с ним осуществляется по тем же принципам. В таблице в центре диалогового окна определяется число уровней, которыми будет обладать код, и формат данных, используемых для идентификации на каждом из уровней. Первый уровень кода структуры будет соответствовать названию отдела, а второй — занимаемой сотрудником должности. Соответственно, на рис. 13.28 мы настроили код так, чтобы и на первом, и на втором уровне использовались символьные строки с неограниченным числом символов.
Флажок Only allow codes listed in the lookup table (Допускаются только коды из таблицы подстановки) определяет, можно ли при вводе кода для ресурса использовать коды, не перечисленные в таблице подстановки. Если этот флажок установлен, то при вводе для ресурса или задачи значения кода, отсутствующего в таблице подстановки, программа выдаст сообщение об ошибке. Поскольку мы планируем перечислить все возможные отделы и должности в таблице подстановки, то установим этот флажок.
Второй флажок в этом диалоговом окне, Only allow new codes with values in all levels ofmask (Допускаются только новые коды созначениями во всехуровнях маски), разрешает ввод кодов только со значениями на всех уровнях маски. Например, если описать маску кода из трех уровней, а потом ввести для ресурса или задачи значение кода, состоящее только из двух уровней, то при установленном флажке программа выдаст сообщение об ошибке и попросит ввести полный код.
Завершив настройку маски кода, перейдем в диалоговое окно редактирования таблицы подстановки для настраиваемого кода. Это можно сделать, нажав кнопку Edit lookup table (Изменить таблицу подстановки) в диалоговом окне настройки маски кода (см. рис. 13.28) или выбрав нужный код и нажав кнопку с тем же названием в диалоговом окне настройки кодов структуры (см. рис. 13.27).
Диалоговое окно, предназначенное для редактирования таблицы подстановки настраиваемого кода (рис. 13.29, файл 19.mpp), состоит из нескольких управляющих кнопок и таблицы. Таблица состоит из двух редактируемых колонок: Outline code (Код структуры) и Description (Описание). В первую из них вводятся значения для подстановки, отображаемые в списке при заполнении поля, а во вторую могут вводиться расшифровки кодов, которые потом будут использоваться программой для группировки. Например, на рис. 13.29 (файл 19.mpp) кодом верхнего уровня является ВЕР, обозначающий Отдел верстки. Поскольку мы ввели в таблицу соответствующее описание в поле Description (Описание), то программа при сортировке по коду будет использовать его, а не сам код. Кроме того, именно описание кода будет отображаться при группировке данных.
Вводя значения подстановки для кода, можно определить, на каком уровне кода это значение будет использоваться. Номер уровня отображается в первой, серой колонке под названием Level (Уровень). По умолчанию все новые значения добавляются в первый уровень. Для того чтобы перемещать значения на следующий или предыдущий уровень структуры, предназначены кнопки со стрелками вправо и влево, хотя можно воспользоваться и сочетаниями клавиш, используемыми в диаграмме Ганта (Alt+Shift+-> или ALt+Shift+<-). При этом для передвижения на следующий уровень нужно, чтобы над значением находилось значение, относящееся к тому же уровню. Например, если вы хотите передвинуть значение
с первого уровня на второй, то выше этого значения должно быть другое значение, тоже относящееся к первому уровню кода.
Рис. 13.29. Настройкатаблицы подстановкидля настраиваемого кода структуры. Значок с восклицательным знаком сигнализирует о том, что текущее значение кода не соответствует маске
Если у значения кода появляются вложенные значения, то рядом с ним появляется значок для сворачивания и разворачивания, а вложенные значения выделяются большим отступом от края таблицы. Этот режим можно сняв флажок Display indenting in Lookup table (Показывать уровни в таблице подстановки). Если его отключить, то определить, к какому уровню кода относится значение, можно только по номеру уровня в первой колонке таблицы.
Для сворачивания и разворачивания значений кода, содержащих вложенные значения, предназначены кнопки со значками и а для разворачивания всех значений, содержащих вложенные, кнопка с двумя значками
Ввод значений настраиваемого кода структуры и его использование
После того как настраиваемый код создан, его название появляется в списке настраиваемых полей на вкладке Custom Fields (Настраиваемые поля), и для каждого ресурса можно определить его значение путем выбора из раскрывающегося списка (рис. 13.30, файл
Чтобы воспользоваться кодом структуры, находясь в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), сгруппируем ресурсы по этому полю. Для этого откроем диалоговое окно настройки группировки с помощью команды меню Project Group by
nnn^J Gr°UP By (Пр°ект * Группировка ► Настройка группировки) и в качестве Лече ГрУПЛировкн вы^еР<?м поле Код отдела (подробнее о группировке см в раз- УРОКа 4)> На РИС 13 31 видно- как пь^лядит дадма после применения группировки (файл 19.трр).'
Рис. 13.30. Выбираем значениенастраиваемогокода из раскрывающегося спискаРис. 13.30. Выбираем значениенастраиваемогокода из раскрывающегося спискаN^ceto^J'"’, [э Редакция " v: ГСД.Гмвнмиредомго■ УваровВ РедакторыИвановПетровN^ceto^J'"’, [э Редакция " v: ГСД.Гмвнмиредомго■ УваровВ РедакторыИвановПетровс^омрс^омрWxkWorkWxkWork2004■100%100%:2004■100%100%:“” ^ Я» R*o ' CM S«t» J СМ<Й« !toes 100»:lOSAvt“” ^ Я» R*o ' CM S«t» J СМ<Й« !toes 100»:lOSAvt10$AM( tOSAwt10$AM( tOSAwtОМ*ОМ*0$*v0$*v0$*v0$*v0$ 0$ Of0$ Of Of"0$ 0$ Of0$ Of Of"
Рис. 13.30. Выбираем значениенастраиваемогокода из раскрывающегося списка
Рис. 13.30. Выбираем значениенастраиваемогокода из раскрывающегося списка
N^ceto^J'"’, [э Редакция " v
: ГСД.Гмвнмиредомго
■ Уваров
В Редакторы
Иванов
Петров
N^ceto^J'"’, [э Редакция " v
: ГСД.Гмвнмиредомго
■ Уваров
В Редакторы
Иванов
Петров
с^омр
с^омр
Wxk
Work
Wxk
Work
2004■
100%
100%:
2004■
100%
100%:
“” ^ Я» R*o ' CM S«t» J СМ<Й« !
toes 100»:lOSAvt
“” ^ Я» R*o ' CM S«t» J СМ<Й« !
toes 100»:lOSAvt
10$AM( tOSAwt
10$AM( tOSAwt
ОМ*
ОМ*
0$*v
0$*v
0$*v
0$*v
0$ 0$ Of
0$ Of Of"
0$ 0$ Of
0$ Of Of"
Рис. 13.31. Вид диаграммы после применения группировки по созданному коду структуры
На диаграмме код для главного редактора отображается как РЕД.Главный редактор то есть как код структуры, а код для редакторов - как Редакторы. Это случи- Descri ntiо nnJ. _П°ДСтановки мы Зснюлнил поле
(Описание) напротивкодаРЕД.Редактор, иименнозначение этогополя отображается при группировке.
Что нового вы узнали?
О Как вносить в план дополнительную информацию о задачах, pecvocax и назначениях.' ’ р
О Как настраивать и просматривать коды структуры задач (коды WBS (СДР)).
О Как указывать приоритет задачи и группу, к которой относится ресурс.
О Как описывать задачи, ресурсы и назначения с помощью заметок, сохраняя документы в плане проекта.
О Как вводить гиперссылки для задач, ресурсов и назначений.
О Как создавать настраиваемые поля, вводить в них значения и отображать эти значения на диаграмме Ганта и в таблицах.
О Как создавать настраиваемые поля с выбором значений из списка.
О Как использовать формулы в настраиваемых полях, отображать сводные результаты и индикаторы.
О Как создавать настраиваемые коды структуры, вводить их значения и использовать при группировке данных.
I УРОКI УРОКПланирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов
I УРОК
I УРОК
Определение стоимости ресурсов, назначений и задач
Методики планирования стоимости проекта
Анализ загрузки ресурсов
О Оптимизация загрузки ресурсов с целью равномерного распределения работы между ресурсами
GВыравнивание загрузки ресурсов
с использованием автоматизированных средств MS Project и вручную
В этом уроке вы познакомитесь с тем, как определять стоимость проекта с помощью нескольких наиболее распространенных методик. Затем вы начнете учиться анализировать план проекта, и первым, что вы освоите, будет анализ загрузки ресурсов.
Анализ и оптимизация загрузки ресурсов, то есть равномерное распределение работы между ресурсами, — одна из наиболее сложных операций, осуществляемых при составлении проекта в MS Project. В этом уроке вы научитесь использовать возможности автоматизации MS Project для распределения загрузки ресурсов и распределять ее вручную в тех случаях, когда автоматизированные средства не справляются с задачей.
Методы планирования стоимости проекта
Есть несколько методик планирования стоимости проекта: по аналогии, «сверху вниз», по параметрам и «снизу вверх». Определение стоимости проекта по аналогии (analogous estimating) можно применять, когда планируемый проект аналогичен ряду других, выполнявшихся в организации ранее. В таком случае общая стоимость проекта определяется исходя из накопленного опыта, а затем общая стоимость распределяется между задачами.
Этот метод наименее точен, но его применение занимает меньше всего времени. Как правило, стоимость проекта оценивается таким образом только на начальном этапе планирования, когда объем работ еще окончательно не определен и нельзя использовать более точные методики. Чтобы использовать этот метод в MS Project, достаточно вручную заполнить в таблице соответствующие поля (о них пойдет речь в этом уроке).
Определение стоимости проекта по параметрам (parametric modeling) является довольно популярной методикой. Типичным примером является оценка стоимости строящегося дома по площади или определение стоимости мебели по погонным метрам.
Точность этого метода и, соответственно, трудозатраты на его использование зависят от числа оцениваемых параметров. Применять примитивные методики, как те, что были приведены в примере, можно в небольших проектах, особенно если накоплен большой опыт их выполнения. Для масштабных проектов могут применяться методики, использующие большое число параметров. Точность таких методик значительно выше, но и времени их применение отнимает больше. Чтобы применить параметрическую методику в MS Project, нужно воспользоваться настраиваемыми полями и функциями (о них шла речь в разделе «Настраиваемые поля» предыдущего урока).
Методика определения стоимости проекта «снизу вверх» (bottom-up estimating) заключается в расчете стоимости отдельных задач проекта и формировании общей стоимости проекта из суммарной стоимости всех работ.
Именно эта методика является наиболее точной, и именно на ее использование ориентирована программа MS Project. Правда, для ее применения требуется больше всего времени, поскольку ее точность во многом зависит от степени детализа-
ции состава работ и ресурсов. Рассмотрим, как планировать стоимость проекта, используя эту методику.
ПРИМЕЧАНИЕПРИМЕЧАНИЕПрямо противоположна ей методика определения затрат «сверху вниз», при которой рассчитываются общие затраты на проект или фазу, и исходя из этого определяются возможные затраты на составляющие проекта или фазы. Обычно эта методика используется при ограничении проекта по бюджету либо в сочетании с методом оценки по аналогии.
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ
Описанные методы определения стоимости можно применять как для проекта в целом, так и для отдельных его задач. При планировании стоимости «снизу вверх» для отдельных задач могут применяться иные методики. Например, параметрическую модель можно применить для расчета стоимости задачи «Статьи поступили в редакцию», поскольку она зависит от двух параметров: стоимости статьи и числа поступающих в редакцию статей. Если известно, что затраты на тестирование программы составляют 25% от затрат на проект разработки программного обеспечения, то можно оценить стоимость всех работ по проекту с помощью методики «снизу вверх» и исходя из этого определить общую стоимость фазы тестирования, и уже затем спланировать затраты на задачи этой фазы.
Планирование стоимости в MS Project
Общая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач и стоимости назначений, которая, в свою очередь, определяется ставками ресурса, трудозатратами и стоимостью использования ресурса. Как мы уже знаем, для каждого ресурса проекта можно определить его стоимость использования в проекте: почасовую ставку или стоимость за использование (см. раздел «Стоимость ресурсов» урока 10). Стоимость назначения определяется стоимостью ресурса, умноженной на длительность назначения (при почасовой ставке), либо фиксированной стоимостью ресурса. При создании назначения программа определяет его стоимость и стоимость задачи, складывая стоимость всех ее назначений и добавляя к ним фиксированную стоимость задачи, если она указана. Суммарная стоимость задач определяет стоимость проекта в целом.
Стоимость ресурсов
Стоимость использования ресурса определяется на вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе. На этой вкладке в разделе Cost rate table (Таблицы норм затрат) расположены пять таблиц норм затрат с одинаковой структурой, переключаться между которыми можно с помощью вкладок А, В, С, D и Е (рис. 14.1, файл \Cost\l.mpp).
В таблице можно определить стандартную ставку ресурса, ставку за сверхурочную работу и стоимость его использования. Первая указывается в колонке Standard Rate (Стандартная ставка), вторая — в колонке Overtime Rate (Ставка сверхурочных), а третья — в колонке Per Use Cost (Затраты на использование). Ставки вводятся в формате число/единица времени, например 1000$/то (1000$/мес), что соответст-
вует оплате $1000 за месяц трудозатрат (о том, как обозначаются единицы времени, см. раздел «Настройки отображения временных единиц» урока 2).
Рис. 14.1. Определение стоимости ресурса. Редактируем таблицу норм затрат А
Иногда ставка ресурса (например, зарплата или плата за аренду материального ресурса) изменяется во время исполнения проекта. Чтобы предусмотреть изменения оплаты ресурса в плане проекта, таблица содержит колонку Effective Date (Дата действия). В ней можно указать дату, начиная с которой действительны параметры оплаты выбранного ресурса, указанные в одном ряду с ней. Ставки, указанные в первом ряду таблицы, действуют со дня начала проекта, поэтому поле Effective Date (Дата действия) в нем заполнить нельзя.
Например, на рис. 14.1 мы ввели ставку использования ресурса Иванов, равную 1000$/то (1000$/мес) с начала проекта и 1100$/то (1100$/мес) с 01.03.2002. Это значит, что при расчете стоимости назначения Иванова начиная с 01.03.2002, программа будет использовать новые ставки. Результат этой настройки виден на рис. 14.2 (файл \Cost\l.mpp). Задача В с теми же трудозатратами (5 дней), что и А, стоит дороже потому, что начинается после 1 марта 2002 года и расчет стоимости ресурса происходит по новым ставкам.
Рис. 14.2. Начиная с 1 марта ставки оплаты ресурса вырастают
Во втором и далее рядах таблицы можно указывать ставки как в числовом виде, так и в процентном отношении от ставок в ряду выше. Например, для увеличения ставки на 10% от предыдущей суммы нужно ввести +10%, а для уменьшения 10%.
Ставки использования материальных ресурсов вводятся без единиц измерения, например 10$, и программа считает, что введенная цифра является стоимостью одной единицы материального ресурса. Например, если единицей измерения материального ресурса является коробка, то программа будет считать $10 стоимостью 1 коробки.
Ставки определяют стоимость использования ресурса в зависимости от затраченного им времени. Затраты же на использование не зависят от времени, затраченного ресурсом на исполнение задачи. Например, ресурс Фотомодель по контракту работает по фиксированной цене и получает гонорар независимо от того, сколько длилась съемка, поэтому в настройках стоимости этого ресурса нужно заполнить только последнюю колонку таблицы.
Стоимость назначений
При создании назначения его стоимость определяется автоматически путем умножения ставки ресурса на трудозатраты и прибавлением к результату умножения затрат на использование ресурса. При этом данные о ставке ресурса берутся из таблицы норм затрат по умолчанию (таблица А).
Изменить стоимость назначения можно, лишь указав другую таблицу норм затрат для нужного ресурса. Например, если ресурс работает на выезде, то у него могут быть особые командировочные ставки. В таком случае их нужно поместить в одну из таблиц норм затрат и выбирать эту таблицу при назначениях ресурса на задачи, связанные с командировками.
Таблица норм затрат указывается в диалоговом окне сведений о назначении, вызываемом щелчком на названии назначения в представлении Task Usage (Использование задач). Для выбора таблицы предназначен раскрывающийся список Cost rate table (Таблица норм затрат), в котором на рис. 14.3 (файл \Cost\2.mpp) мы выбрали таблицу В.
Рис. 14.3. Определение таблицы норм затрат для назначения
Пример использования разных таблиц норм затрат представлен на рис. 14.4 (файл \Cost\2.mpp). После того как мы в таблице норм затрат В для Иванова ввели ставку вдвое меньшую, чем в таблице А, а затем выбрали эту таблицу для назначения, стоимость задачи снизилась вдвое.
••125$;125$;£1 AИвэе£1 AИвэе;: Tat*40 hrs;40 hrs |;: Tat*40 hrs;40 hrs |CoitCoit250$250$250$250$WorkWorkWorkWork125$125$WMWbrkWMWbrkWQ2 18Г*У2 ,g@l64 Mar‘92 iИ M*’02: 1.02 i 18022502 ] ' 04ПЗ } И COI6h:24hiI iI 7hj32h[1PHTh |32h|1h[1WQ2 18Г*У2 ,g@l64 Mar‘92 iИ M*’02: 1.02 i 18022502 ] ' 04ПЗ } И COI6h:24hiI iI 7hj32h[1PHTh |32h|1h[140 hrs40 hrs40 hrs40 hrsРис. 14.4. Расчет стоимости задач с одинаковыми трудозатратами, но с разными таблицами норм затратРис. 14.4. Расчет стоимости задач с одинаковыми трудозатратами, но с разными таблицами норм затрат
•
•
125$;
125$;
£1 A
Ивэе
£1 A
Ивэе
;
: Tat*
40 hrs;
40 hrs |
;
: Tat*
40 hrs;
40 hrs |
Coit
Coit
250$
250$
250$
250$
Work
Work
Work
Work
125$
125$
WM
Wbrk
WM
Wbrk
WQ2 18Г*У2 ,g@l64 Mar‘92 iИ M*’02: 1.02 i 18022502 ] ' 04ПЗ } И CO
I6h:24hiI i
I 7hj32h[1PH
Th |32h|1h[1
WQ2 18Г*У2 ,g@l64 Mar‘92 iИ M*’02: 1.02 i 18022502 ] ' 04ПЗ } И CO
I6h:24hiI i
I 7hj32h[1PH
Th |32h|1h[1
40 hrs
40 hrs
40 hrs
40 hrs
Рис. 14.4. Расчет стоимости задач с одинаковыми трудозатратами, но с разными таблицами норм затрат
Рис. 14.4. Расчет стоимости задач с одинаковыми трудозатратами, но с разными таблицами норм затрат
При активном использовании таблиц норм затрат при планировании удобно иметь перед глазами колонку, в которой рядом с назначениями указано название выбранной таблицы. Для этого нужно добавить в таблицу колонку Cost Rate Table (Таблица норм затрат), как это сделано на рис. 14.4.
Стоимость задач
Стоимость задачи складывается из суммарной стоимости назначений и ее фиксированных затрат. Фиксированные затраты (Fixed Cost) на задачу — это затраты, не связанные с использованием проектных ресурсов. Например, для задачи «Подготовка проекта дома» фиксированными затратами будут $10 на подготовку брошюры с чертежами, предоставляемыми заказчику.
В нашем проекте задачей с фиксированными затратами является Статьи поступили в редакцию, поскольку ее стоимость не зависит от трудозатрат авторов на подготовку статей, а равняется лишь средствам, которые редакция может потратить на покупку статей у авторов.
Для ввода фиксированных затрат используется поле Fixed Cost (Фиксированные затраты) в таблице Cost (Затраты) в любом из представлений для работы с задачами. Например, на рис. 14.5 (файл \Cost\3.mpp) мы указали фиксированные затраты у задач из предыдущего примера, и они сразу добавились к общей стоимости.
Рис. 14.5. Стоимость задачи складывается из стоимости назначений и фиксированных затрат
Иногда задачи имеют фиксированную стоимость независимо от числа задействованных в них ресурсов и их ставок. В таком случае нужно указать фиксированные затраты у задачи, а при создании назначений выбирать у ресурсов те таблицы норм затрат, где в качестве ставок указаны нулевые значения.
Методы начисления затрат
Планируя стоимость проекта, необходимо предусмотреть не только его бюджет (то есть посчитать общую стоимость), но и определить, как этот бюджет будет расходоваться на протяжении проекта. Расходование бюджета зависит от порядка оплаты работ. Оплачивать работу можно по-разному: может использоваться предоплата, оплата по факту завершения, а иногда и оплата по мере выполнения работ, причем обычно в проекте сочетается несколько способов оплаты.
ПРИМЕЧАНИЕПРИМЕЧАНИЕСпособ оплаты можно указать и для ресурсов, и для фиксированных затрат на задачу. На вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе (см. рис. 14.1) он выбирается в раскрывающемся списке Cost Accrual (Начисление затрат), содержащем три значения: Start (В начале), End (По окончании) и Prorated (Пропорциональное). Определить порядок оплаты фиксированных затрат на задачу можно в колонке Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат), отображаемой в таблице Cost (Затраты) любого представления для работы с задачами, например диаграммы Ганта.
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ
По умолчанию метод начисления фиксированных затрат устанавливается в соответствии со значением, выбранным в списке Defaultfixed costs accrual (Начисление фиксированных затрат по умолчанию) на вкладке Calculation (Расчет) в общих настройках MS Project.
Выбор методики начисления затрат зависит от конкретной задачи и проекта. Как правило, используется метод пропорционального начисления, но иногда исполнители работ требуют предоплаты. Если с исполнителем работы расплачиваются по ее завершении и цена работы зафиксирована, но неизвестно, сколько именно времени займет выполнение работы, стоит выбрать метод начисления в начале. В таком случае деньги на оплату работы будут готовы еще в начале ее выполнения, и независимо от того, как быстро ресурс завершит работу, с ним можно будет расплатиться.
В нашем проекте таким ресурсом является Фотомодель по контракту. Поскольку мы не знаем, как долго продлится съемка (день или два), а цена использования этого ресурса не зависит от трудозатрат, мы начислим деньги для оплаты работы уже в начале задачи, чтобы быть готовыми расплатиться в любой момент (рис. 14.6, файл l.mpp).
Для материальных ресурсов метод начисления затрат стоит выбирать исходя из плана приобретения материалов для задачи. Если вы планируете приобрести сразу все необходимые для выполнения задачи материалы, то нужно использовать метод начисления в начале, а если материалы приобретаются по мере надобности, то затраты тоже должны начисляться пропорционально. Например, в нашем проекте Фотопленка приобретается сразу, до начала задачи, а дорогостоящая Краска для вывода пленок — по мере надобности.
Метод начисления фиксированных затрат определяется в зависимости от того, когда вы собираетесь их осуществить. Например, в задаче «Подготовка проекта дома» брошюра с чертежами будет готовиться в конце, значит, и затраты должны быть начислены по завершении работы.
Рис. 14.6. Деньги на оплату работы будут резервироваться в начале ее выполнения
Метод начисления затрат может определяться как для ресурса, так и для фиксированных затрат задачи. Метод начисления фиксированных затрат задачи определяется в столбце Fixed Cost Accrual (Начисление затрат) для каждой задачи.
Использование методов начисления для фиксированных затрат и ресурсов иллюстрирует пример на рис. 14.7 (файл \Cost\4.mpp). В двух первых задачах, А и В, задействованы ресурсы с разными настройками начисления: для Иванова установлено начисление в начале задачи, а для Петрова в конце. Каждая из задач длится по два дня, и, в соответствии с настройками ресурсов, затраты задачи А начисляются в первый день ее выполнения, а затраты задачи В — во второй.
Рис. 14.7. Использование различных методов начисления затрат
В задачах С и D добавлены фиксированные затраты, по $100 на каждую задачу, и у задачи С выбрано начисление фиксированных затрат в начале задачи, а у задачи D — по окончании. Соответственно, у задачи С затраты в первый день суммируются из затрат на использование ресурса и фиксированных затрат. А у задачи D в первый день исполнения начисляются затраты за использование ресурса, а во второй начисляются фиксированные затраты.
Анализ и оптимизация плана проекта
После того как стоимость всех ресурсов определена, мы завершили формирование проектного треугольника. Однако создание рабочего проекта на этом не закончилось: прежде чем начинать исполнение работ по плану, нужно проверить, что все стороны треугольника сбалансированы и соответствуют нашим ожиданиям.
План нужно проанализировать в нескольких аспектах. Во-первых, необходимо убедиться в соответствии расписания потребностям: ведь в процессе определения назначений длительности задач могли измениться. Во-вторых, необходимо проверить соответствие загрузки ресурсов: в процессе выделения ресурсов мы могли перегрузить некоторых из них. В-третьих, нужно проверить соответствие общей стоимости проекта, определившейся после создания назначений, нашим ожиданиям: в процессе назначения ресурсов мы могли назначить на задачи слишком много дорогостоящих ресурсов и тем самым превысить ожидаемую стоимость. И наконец, нужно оценить риски выполнения проекта: насколько велика вероятность не уложиться в не выполнить все поставленные задачи и не уложиться в бюджет. Если в процессе анализа обнаруживаются проблемы, необходимо избавляться от них, оптимизируя план соответствующим образом.
СОВЕТ В процессе анализа часто приходится работать с повременными данными. Длятогочтобы быстронаходить наповременныхдиаграммахданные(отрез- кинадиаграммеГантаилиячейки вдиаграммахиспользования),относящие- ся к выбранному назначению или задаче, нужно воспользоваться представленной ниже кнопкой Go To Selected Task (Перейти к выделенной задаче) стандартной панели инструментов. Выбрав нужную задачу или назначение, нажмите эту кнопку, и диаграммаавтоматически прокрутится так, что данные, относящиеся квыбранной задаче или назначению, станут видны на экране.
Анализ не обязательно проводить в той последовательности, в которой его аспекты были перечислены. Обычно анализ начинается с аспекта, наиболее актуального для проекта. Мы рекомендуем начинать его с проверки загрузки ресурсов, поскольку риск срыва работ по плану, в котором изначально заложена работа сотрудников сверх нормы, очень высок.
Анализ и выравнивание загрузки
Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, нужно открыть уже знакомое нам представление Resource Sheet (Лист ресурсов). В нем все ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, выделены красным цветом, а в колонке Indicators (Индикаторы) рядом с их названиями отображается специальный значок (рис. 14.8, файл
Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть. Существует несколько причин, способных привести к этому. Самой распространенной среди них является назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно. Другим вариантом может быть увеличение объема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса. Наконец, назначение ресурса из-за изменений в плане может приходиться на дни, когда ресурс недоступен.
0$: Prorated0$: Prorated100%;100%;Т50|*ЮП:Т50|*ЮП:ТарарухинТарарухинjj100%100%овов..Material' Кассета ФMaterial' Кассета ФУ |> 6* w- irw, w ?3»Qy ев? *^:i 'J v ♦ — 5?vw • *41У |> 6* w- irw, w ?3»Qy ев? *^:i 'J v ♦ — 5?vw • *41j Оператор печатного аппаратаЛОператор печатного аппарата: Фотомодельj Оператор печатного аппаратаЛОператор печатного аппарата: Фотомодель’ <л*Ч>«'УР Мм Grreywiop Мм Оператор Мас: Оператор почетно го аппарата’ <л*Ч>«'УР Мм Grreywiop Мм Оператор Мас: Оператор почетно го аппаратаФотомодель no:Бумегадля типографии . Material . Коробка Краскадля вывода плен Material i БочонокФотомодель no:Бумегадля типографии . Material . Коробка Краскадля вывода плен Material i Бочонок|ifc *1 а| Высмей|ifc *1 а| Высмейj Главныйредакторj ГлавныйредакторкоэноеУремноекоэноеУремноеfrxv^Hn) гечггее Ргамсгло рацинмfrxv^Hn) гечггее Ргамсгло рацинм8;КорректорИКсррекгооД= ДизайнерМ:ии>1огр«ф8;КорректорИКсррекгооД= ДизайнерМ:ии>1огр«ф:Pfi*«eiop p»we*e0>пм>аг««мые ter:Pfi*«eiop p»we*e0>пм>аг««мые ter^Технический редактор ; Технический редактор^Технический редактор ; Технический редактор1 ^»1ч>юп. 1 MetToun1 ^»1ч>юп. 1 MetToun100%:100%:0$: Prorated :S1OS:Prorated ist0$: Prorated :S1OS:Prorated ist2 00B4*THxr. 2 000$*non^2 00B4*THxr. 2 000$*non^Рис. 14.8. Названия ресурсов с превышением загрузки выделены цветомРис. 14.8. Названия ресурсов с превышением загрузки выделены цветом
0$: Prorated
0$: Prorated
100%;
100%;
Т50|*ЮП:
Т50|*ЮП:
Тарарухин
Тарарухин
j
j
100%
100%
ов
ов
.
.
Material' Кассета Ф
Material' Кассета Ф
У |> 6* w- irw, w ?3»Qy ев? *^:
i 'J v ♦ — 5?vw • *41
У |> 6* w- irw, w ?3»Qy ев? *^:
i 'J v ♦ — 5?vw • *41
j Оператор печатного аппарата
ЛОператор печатного аппарата
: Фотомодель
j Оператор печатного аппарата
ЛОператор печатного аппарата
: Фотомодель
’ <л*Ч>«'УР Мм Grreywiop Мм Оператор Мас
: Оператор почетно го аппарата
’ <л*Ч>«'УР Мм Grreywiop Мм Оператор Мас
: Оператор почетно го аппарата
Фотомодель no:
Бумегадля типографии . Material . Коробка Краскадля вывода плен Material i Бочонок
Фотомодель no:
Бумегадля типографии . Material . Коробка Краскадля вывода плен Material i Бочонок
|ifc *1 а| Высмей
|ifc *1 а| Высмей
j Главныйредактор
j Главныйредактор
коэное
Уремное
коэное
Уремное
frxv^Hn) гечггее Ргамсгло рацинм
frxv^Hn) гечггее Ргамсгло рацинм
8;Корректор
ИКсррекгоо
Д= Дизайнер
М:ии>1огр«ф
8;Корректор
ИКсррекгоо
Д= Дизайнер
М:ии>1огр«ф
:Pfi*«eiop p»we*e
0>пм>аг««мые ter
:Pfi*«eiop p»we*e
0>пм>аг««мые ter
^Технический редактор ; Технический редактор
^Технический редактор ; Технический редактор
1 ^»1ч>юп. 1 MetToun
1 ^»1ч>юп. 1 MetToun
100%:
100%:
0$: Prorated :S1
OS:Prorated ist
0$: Prorated :S1
OS:Prorated ist
2 00B4*THxr. 2 000$*non^
2 00B4*THxr. 2 000$*non^
Рис. 14.8. Названия ресурсов с превышением загрузки выделены цветом
Рис. 14.8. Названия ресурсов с превышением загрузки выделены цветом
Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими способами. Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи или назначив других сотрудников на их выполнение. Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или назначениях либо изменив даты их начала и окончания. Наконец, учтя работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как сверхурочную.
Для выравнивания загрузки ресурсов в Microsoft Project можно воспользоваться автоматизированными средствами, а можно перераспределить загрузку вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку команда автоматизированного выравнивания использует только второй из перечисленных методов выравнивания и поэтому обычно не может выровнять загрузку всех ресурсов.
Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов
Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов открывается с помощью команды меню Tools Resources (Сервис Выравнивание загрузки ресурсов). В разделе Leveling calculations (Вычисления для выравнивания) определяются общие параметры выравнивания загрузки (рис. 14.9, файл Переключатели Automatic (Выполнять автоматически) и Manual (Выполнять вручную) определяют, как будет осуществляться выравнивание: непосредственно при создании назначений (первый вариант) или при нажатии кнопки Level Now (Выровнять) в этом диалоговом окне (второй).
Рис. 14.9. Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов
Раскрывающийся список Look for overallocations (Поиск превышений доступности) определяет величину временного блока, в рамках которого программа будет искать превышение доступности. Например, если сотрудник назначен на две 4-часовые задачи, начинающиеся в 8 утра, то при поиске превышения доступности по часам (пункт списка Hour by Hour (По одна из задач будет отложена на 4 часа, чтобы ни в одном из часов дня не было превышения доступности. Если же в списке выбран пункт Day by Day (По дням), то расписание не изменится, поскольку в пределах дня объем работы не превышает нормы.
Выбор значения в этом списке зависит от потребностей проекта. Например, в нашем случае (файл при наведении мыши на значок рядом с перегруженным ресурсом всплывает подсказка о том, что ресурс должен выравниваться по минутам (рис. 14.8). Поэтому для выравнивания проекта мы используем именно такую настройку.
При установленном флажке Clear leveling values before leveling (Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием) перед новым выравниванием
удаляются все изменения в расписании, сделанные при предыдущем выравнивании. Этот флажок стоит установить.
Следующий раздел диалогового окна, Leveling range for (Диапазон выравнивания для проекта), содержит параметры, определяющие временной интервал в расписании текущего проекта, в котором будет осуществляться выравнивание. Если выбрать переключатель Level entire project (Выравнивание во всем проекте), выравнивание запустится для всего проекта, а если выбрать Level(Выравнивание вдиа- пазоне), то выравнивание будет происходить только для задач, расположенных в расписании проекта между датами, определенными в полях From (С) и То (По). Наконец, в разделе Resolving Overallocations (Устранение превышений доступности) определяется, каким образом программа будет устранять найденные перегрузки ресурсов. При выравнивании программа сначала определяет список задач с перегрузками, а затем отбирает среди них те, расположение которых в расписании нужно изменить. Порядок, в котором MS Project будет откладывать исполнение задач или прерывать задачи, перегружающие ресурсы, определяется в раскрывающемся списке Leveling order (Порядок выравнивания).
При выбранном варианте ID Only (Только по идентификаторам) в первую очередь будут изменяться параметры задач с наибольшим идентификатором, то есть расположенных ниже в списке задач.
Если выбрать пункт Standard (Стандартный), то при выравнивании программа проанализирует взаимосвязи задачи с другими задачами, общий временной резерв (первыми откладываются задачи с большим временным резервом), даты (задача с более поздней датой начала откладывается первой), . приоритеты и ограничения. Этот порядок выравнивания стоит использовать в большинстве случаев.
ВНИМАНИЕВНИМАНИЕПри выборе варианта Priority, Standard (По приоритетам, стандартный) MS Project сначала сортирует задачи по приоритету и уже затем анализирует их стандартным способом. Этот вариант подходит, если при составлении плана вы определяли у задач свойство Priority (Приоритет).
ВНИМАНИЕ
ВНИМАНИЕ
В результате автоматического выравнивания не может быть прервано или отложено исполнение задач с приоритетом, равным 1000, с ограничениями типа Must Start On (Фиксированное начало) и Must Finish On (Фиксированное окончание). Крометого,выравниваниеневлияетназадачи сограничениями As Late As Possible (Как можно позже), если проект планируется от даты начала, и As Soon As Possible (Как можно раньше), если проект планируется от даты окончания.
Флажок Level only within available slack (Выравнивание только в пределах имеющегося резерва) определяет, может ли MS Project при переносе задач изменять дату окончания проекта. Если установить этот флажок, то в результате выравнивания дата окончания проекта не будет изменена, но некоторые ресурсы по-прежнему будут перегружены и их нагрузку придется выравнивать вручную. Если же флажок сбросить, то в результате выравнивания может увеличиться длительность проекта. Часто случается так, что из нескольких выделенных на задачу сотрудников перегружен только один. В таком случае при выравнивании требуется отклады-
вать исполнение не всей задачи, а только одного из назначений. Чтобы при выравнивании MS Project в подобных ситуациях изменял свойства назначений, а не задач, нужно установить флажок Leveling can adjust individual assignments on a task (При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи). Если же этот флажок снять, то в подобных случаях будут изменяться свойства задачи.
Чтобы разрешить программе при выравнивании прерывать задачи, нужно установить флажок Leveling can create splits in remaining work (При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат). Действие этого флажка распространяется на все задачи плана, и если вы хотите разрешить или запретить прерывание отдельных задач, то нужно добавить полеLeveling Can Split (Допускаетсяпрерыва- мнепривыравнивании) в таблицу со списком задач и выбрать для каждой задачи в этом поле значение Yes (Да) или No (Нет).
Нажатие кнопки О К сохранит настройки, сделанные в этом диалоговом окне. Чтобы начать выравнивание, нужно нажать кнопку Level Now (Выровнять). Если вы начали выравнивание, находясь в представлении со списком ресурсов, то программа уточнит, какие ресурсы выровнять: все или только выделенные на листе. Если же перед запуском выравнивания вы находились в представлении со списком задач, то MS Project уточнит, все задачи проекта нужно выравнивать или только выделенные в представлении.
Если в процессе выравнивания возникнут ситуации, когда выровнять загрузку ресурсов автоматически будет невозможно, программа отобразит диалоговое окно с сообщением. Это диалоговое окно всегда содержит три кнопки: Skip (Пропустить), Skip All (Пропустить все) и Stop (Остановить). Нажав первую или вторую кнопку, вы продолжите работу при включенном (первая кнопка) или выключенном (вторая кнопка) режиме отображения сообщений об ошибках. Нажатие третьей кнопки остановит процесс выравнивания.
После того как автоматическое выравнивание завершилась, результаты отражаются как в списке ресурсов, так и в календарном плане проекта. В списке ресурсов может уменьшиться число перегруженных ресурсов, а в календарном плане может измениться время исполнения задач. Например, после автоматического выравнивания ресурсов в нашем проекте (файл 2.mpp) все перегруженные ресурсы остались таковыми, поскольку оказалось возможным перенести только несколько задач плана из-за того, что был установлен флажок Level only within available slack(Выравнивание только в пределахимеющегося резерва).
Чтобы понять, как выравнивание повлияло на календарный план проекта, предназначено представление Leveling Gantt (Диаграмма Ганта с выравниванием). На этой разновидности диаграммы Ганта отображаются два набора отрезков. Первый из них, в традиционных сине-черных цветах, отображает текущий план проекта, а второй, в зеленых, — состояние плана до выравнивания. Кроме того, помимо отрезков, знакомых нам по обычной диаграмме Ганта, отображаются новые, тонкие, обозначающие задержку задачи в результате выравнивания (Delay (Задержка)) и временной резерв (Slack (Временной резерв)), то есть время, на которое задача может быть отложена. Первые отрезки обозначаются зеленым цветом, вторые —коричневым.
на рис. 14.10 отображено это представление после выравнивания плана проекта в файле Видно, что завершающая задача Обложка готова отложена и у нее после выравнивания сохранился временной резерв, то есть ее можно отложить на еще более поздний срок. Ниже по плану видно, что изменение сроков исполнения некоторых задач вверху повлекло незначительный перенос других задач — например, перенесена Окончательная сборка.
Рис. 14.10. На диаграмме Ганта с выравниванием видны результаты выравнивания
В представлении рядом с диаграммой отображается таблица Delay (Задержка), содержащая столбец Leveling Delay (Задержка выравнивания). В этом столбце отображается время, на которое была отложена задача в результате выравнивания. Это время измеряется в единицах с приставкой е, что означает Elapsed days (п, Прошед- шиедни),например5ed(5пд).
Столбцы Start (Начало) и Finish (Окончание), отображаемые в таблице, обозначают начало и окончание задач после выравнивания. Чтобы просмотреть даты начала и окончания задач до выравнивания, нужно добавить в таблицу столбцы Preleveled Start (Начало до выравнивания) и Preleveled Finish (Окончание до выравнивания). Кроме того, информация о датах начала и окончания задач до выравнивания отображается во всплывающих подсказках при наведении мыши на отрезки диаграммы.
Если в настройках выравнивания вы разрешаете программе работать с отдельными назначениями, то просмотре диаграммы Ганта с выравниванием вы можете не заметить, как изменились отдельные назначения. Для этого нужно разделить окно и в нижней его части открыть представление Task Usage (Использование задач).
Тогда, выделяя задачу в верхнем представлении, в нижнем вы сможете просматривать загрузку ресурсов за каждый день на всем ее протяжении.
Отменить результаты автоматического выравнивания полностью или частично можно с помощью кнопки Clear Leveling (Очистить выравнивание) в диалоговом окне выравнивания загрузки ресурсов (см. рис. 14.9). Чтобы отменить выравнивание только для некоторых задач, нужно выделить их с нажатой клавишей Ctrl перед тем, как открыть диалоговое окно. После нажатия кнопки Clear Leveling (Очистить выравнивание) программа отобразит одноименное диалоговое окно (рис. 14.11), в котором следует выбрать область действия отмены: Entire project (Для всего проекта) или Selected tasks (Для выбранных задач).
Рис. 14.11. Выбор варианта отмены выравнивания
ВНИМАНИЕ Отменить выравнивание можно только для последней операции. Если же после выравнивания провести еще одно, то результаты первого выравнивания сохранятся и отменить их будет невозможно.
Ручное выравнивание ресурсов
Ручное выравнивание ресурсов осуществляется в два этапа. Сначала нужно найти те задачи, назначение на которые перегружает ресурсы. Затем нужно определить, как избавиться от перегрузки, поскольку вариантов довольно много. Можно перенести задачу, прервать ее или изменить ее длительность. Можно уменьшить объем работы для ресурса или удалить назначение, причем как выделив на задачу другого сотрудника взамен перегруженного, так и не сделав этого. В таком случае трудозатраты задачи уменьшатся. Наконец, можно сохранить перегрузку, перенеся избыточные трудозатраты ресурса в сверхурочные.
Поиск перегружающих задач
Для поиска задач, участие в которых перегружает ресурсы, стоит воспользоваться представлением Resource Usage (Использование ресурсов), с которым вы уже знакомы (см. раздел «Диаграмма использования ресурсов» урока 8). В представле- ниинужноприменитьфильтрOverallocatedResources(Превышениедоступности ресурсов), чтобы отобрать только перегруженные ресурсы (рис. 14.12, З.трр).
На диаграмме в строке напротив названия ресурса указывается его суммарная загрузка за минимальный отрезок на шкале времени. Данные за те дни, когда суммарная загрузка превышает допустимую, выделены красным. Поэтому, пролистывая диаграмму, можно быстро найти дни, когда ресурс перегружен. В столбце, относящемся к этому дню, отображается распределение загрузки между задачами, и данные задачи, перегружающей (по мнению MS Project) ресурс, тоже выделены красным.
Рис. 14.12. На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсыРис. 14.12. На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсыДля быстрого перехода к дате, когда ресурс перегружен, нужно установить курсор на строку таблицы, содержащую его название, и щелкнуть на кнопке . Go To NextOverallocation (Перейти к следующему превышению доступности), расположенной на панели инструментов Resource Management (Управление ресурсами).
Рис. 14.12. На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсы
Рис. 14.12. На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсы
Например, на рис. 14.12 видно, что несколько ресурсов перегружены 25 января. У Иванова, Петрова и Сидорова загрузка равняется 8,75 часа, а у Галкиной — 4 часа. Попробуем выровнять их загрузку.
Пример выравнивания загрузки
Для того чтобы легко можно было определить, насколько превышена доступность ресурса, с помощью диалогового окна настройки стилей подробных данных (см. раздел «Выбор типа отображаемой на графике информации и ее форматирование» урока 8) в диаграмму следует добавить строку Overallocation(Превышение доступности), в которой указывается время перегрузки ресурса в часах. Эта информация нужна потому, что в некоторые дни продолжительность рабочего времени или доступность ресурса меньше 8 часов. В таких случаях общая загрузка в 8,75 часа может соответствовать перегрузке не в 0,75 часа, а, например, в 2,75 или 3,75 часа.
Например, на рис. 14.13 (файл 3_1.трр) мы нашли один из дней (25 января), когда Иванов перегружен. Перегрузка составляет 0,75 часа (первая строкадиаграм-
мы) и происходит она из-за участия в трех задачах: Доработка планов с учетом замечаний (0,75 часа), Редколлегия (2 часа) и Подготовка редакционных заданий (6 часов). Следовательно, одно из этих трех назначений нужно сократить на 0,75 часа, чтобы загрузка ресурса соответствовала его доступности.
Resource NameResource NameСбор предложений от авторов;Сбор предложений от авторов;Подготовка плана номераПодготовка плана номераПредварительная редколлегияПредварительная редколлегияДоработка планов с учетом за!Доработка планов с учетом за!РедколлегияРедколлегияПодготовка редакционных зад<Подготовка редакционных зад<Редактирование материаловРедактирование материалов3 Иванов3 Иванов№№1№№1156.4 Ims j Over allociWork5 teg OverallocI Work156.4 Ims j Over allociWork5 teg OverallocI Work6 teg Overalloc.I Work3 hrsi Overalloc.| Work6 Areg Overalloc.if Work6 teg Overalloc.I Work3 hrsi Overalloc.| Work6 Areg Overalloc.if Work2 teg Overalloc.' Work 2 teg Overalloc.' Work 18hrs:l Overalloc. if Work.64 tos| Overalloc.18hrs:l Overalloc. if Work.64 tos| Overalloc.Wo*Wo*j3Jan62j3Jan621. . Ц1. . Цii^ ь?^^ ь?^2h 075h2h 075h-~-Ч-~-Ч
Resource Name
Resource Name
Сбор предложений от авторов;
Сбор предложений от авторов;
Подготовка плана номера
Подготовка плана номера
Предварительная редколлегия
Предварительная редколлегия
Доработка планов с учетом за!
Доработка планов с учетом за!
Редколлегия
Редколлегия
Подготовка редакционных зад<
Подготовка редакционных зад<
Редактирование материалов
Редактирование материалов
3 Иванов
3 Иванов
№№1
№№1
156.4 Ims j Over allociWork
5 teg OverallocI Work
156.4 Ims j Over allociWork
5 teg OverallocI Work
6 teg Overalloc.I Work
3 hrsi Overalloc.
| Work
6 Areg Overalloc.if Work
6 teg Overalloc.I Work
3 hrsi Overalloc.
| Work
6 Areg Overalloc.if Work
2 teg Overalloc.
' Work
2 teg Overalloc.
' Work
18hrs:l Overalloc. if Work.
64 tos| Overalloc.
18hrs:l Overalloc. if Work.
64 tos| Overalloc.
Wo*
Wo*
j3Jan62
j3Jan62
1. . Ц
1. . Ц
i
i
^ ь?^
^ ь?^
2h 075h
2h 075h
-~-Ч
-~-Ч
Рис. 14.13. Определяем задачу, перегружающую ресурс, и время перегрузки
Какое из назначений выбрать? Задачу Редколлегия ни перенести, ни сократить нельзя, поскольку ее необходимо провести для продолжения работ по проекту. Доработка плана с учетом замечаний тоже должна быть произведена, поскольку план готовится для редколлегии. Соответственно, на 0,75 часа должно быть сокращено участие Иванова в задаче Подготовка редакционных заданий.
)ПРИМЕЧАНИЕ)ПРИМЕЧАНИЕТеперь нужно определить, каким образом сократить участие ресурса в работе. Задача длится 4 дня, и из них первые два ресурс работает по 6 часов, а следующие — по 3 часа. При этом во все дни, кроме первого, других задач у ресурса нет. Значит, мы можем перенести 1 час работы с первого дня на любой другой, например на третий. При этом общие трудозатраты не изменятся, и такое перераспределение не повлияет на другие назначения ресурса.
)ПРИМЕЧАНИЕ
)ПРИМЕЧАНИЕ
Быстро перераспределить нагрузку ресурса по исполнению работы в рамках задачи можно с помощью профиля загрузки (см. раздел «Профиль загрузки» урока 12).
После того как мы сократили длительность назначения 25 января и перенесли 1 час работы на 29 января, перегрузка ресурса в этот день все равно осталась: красным выделен общий объем трудозатрат, хотя суммарные трудозатраты уже равны 7,75 часа, что меньше нормы (рис. 14.14, файл 4.mpp). В чем же дело теперь?
Чтобы разобраться в ситуации, посмотрим, как задачи распределены по часам внутри дня — возможно, что некоторые задачи пересекаются внутри часа, что создает перегрузку. Для этого отформатируем шкалу времени так, чтобы на ее нижнем уровне отображались часы.
ОО• ф• фwyT^2jFn35iSa уумуТ^^Дту]wyT^2jFn35iSa уумуТ^^Дту]E Ивано»E Ивано»Сбор предложений от автораСбор предложений от автораПодготовка плана номераПодготовка плана номераПредварительная редколлегийПредварительная редколлегийДоработка планов с учетомДоработка планов с учетомWorkWorkРедколлегияРедколлегияПодготовка редакционных зарПодготовка редакционных зарOveralloc.WorkOveralloc.WorkOveralloc.WorkOveralloc.WorkРис. 14.14. Суммарная загрузка меньше 8 часов, но ресурс по-прежнему перегруженРис. 14.14. Суммарная загрузка меньше 8 часов, но ресурс по-прежнему перегружен.4.42h2h2h'o.75h2h'o.75hHilHilСОВЕТДля быстрого перемещения к нужной дате или часу внутри дня удобно ис
О
О
• ф
• ф
wyT^2jFn35iSa уумуТ^^Дту]
wyT^2jFn35iSa уумуТ^^Дту]
E Ивано»
E Ивано»
Сбор предложений от автора
Сбор предложений от автора
Подготовка плана номера
Подготовка плана номера
Предварительная редколлегий
Предварительная редколлегий
Доработка планов с учетом
Доработка планов с учетом
Work
Work
Редколлегия
Редколлегия
Подготовка редакционных зар
Подготовка редакционных зар
Overalloc.
Work
Overalloc.
Work
Overalloc.
Work
Overalloc.
Work
Рис. 14.14. Суммарная загрузка меньше 8 часов, но ресурс по-прежнему перегружен
Рис. 14.14. Суммарная загрузка меньше 8 часов, но ресурс по-прежнему перегружен
.4
.4
2h
2h
2h'o.75h
2h'o.75h
Hil
Hil
пользовать полосу прокрутки внизу диаграммы использования задач или ресурсов. При прокручивании над ползунком отображается всплывающая подсказка, на которой отображаются дата и время, соответствующие выбранному положению ползунка.
R«sowc« Urn»R«sowc« Urn»Ий4ноеИй4ноеСбор предложений от авторовСбор предложений от авторовПодготовка плана номераПодготовка плана номераПредварительная редколлегияПредварительная редколлегияДоработка планов с учетом замечаний ^ Overalloc. $ WorkДоработка планов с учетом замечаний ^ Overalloc. $ WorkРедколлегияРедколлегия. 'Work Подготовка редакционных заданийOveraiioc,(Work. 'Work Подготовка редакционных заданийOveraiioc,(Work• OHrts• OHrtsOver aloeOver aloe0 25h u,25h0 25h u,25hOveraiioc.Overaiioc...| Overalloc, Work| Overalloc, WorkOveraiioc.I Woiik “Overaiioc.I Woiik “ii Overallocii Overalloc025h025h0,25hi 0.25h0,25hi 0.25hПри просмотре почасового плана за 25 января (рис. 14.15, файл 5.mpp) видно, что на трудозатраты в 5 часов на Подготовку редакционных заданий в плане отведено только 3 часа, что создает перегрузку: ресурс будет вынужден за час делать работу, на которую обычно отводится 1,67 часа. В то же время Доработка планов с учетом замечаний, трудозатраты на выполнение которой составляют 0,75 часа, растянута на 3 часа, и в каждый из этих трех часов ресурс будет работать по 0,25 часа.
R«sowc« Urn»
R«sowc« Urn»
Ий4ное
Ий4ное
Сбор предложений от авторов
Сбор предложений от авторов
Подготовка плана номера
Подготовка плана номера
Предварительная редколлегия
Предварительная редколлегия
Доработка планов с учетом замечаний ^ Overalloc. $ Work
Доработка планов с учетом замечаний ^ Overalloc. $ Work
Редколлегия
Редколлегия
. 'Work Подготовка редакционных заданийOveraiioc,
(Work
. 'Work Подготовка редакционных заданийOveraiioc,
(Work
• OHrts
• OHrts
Over aloe
Over aloe
0 25h u,25h
0 25h u,25h
Overaiioc.
Overaiioc.
.
.
| Overalloc, Work
| Overalloc, Work
Overaiioc.
I Woiik “
Overaiioc.
I Woiik “
ii Overalloc
ii Overalloc
025h
025h
0,25hi 0.25h
0,25hi 0.25h
Рис. 14.15. Анализпочасового плана25января
В чем причина такой неравномерной загрузки? Дело в том, что на задачу Доработка планов с учетом замечаний ресурс выделен только на 25%, и MS Project загружает ресурс на 25% часа на протяжении всей длительности назначения. Поскольку 25 января такой вариант выделения создает проблемы, мы сократим длительность назначения до 1 часа, а трудозатраты установим в 0,75 часа. Это позволит
нам перенести назначения на Редколлегию на 2 часа назад и равномерно распределить трудозатраты по Подготовке редакционных заданий.
В процессе изменения времени назначений MS Project будет отображать предупреждения при переносе назначений на более ранний срок. Дело в том, что назначение существует внутри временных рамок задачи и не может выходить за их пределы. Перенос начала назначения приводит к переносу начала задачи, что может привести к конфликту, если задача связана с другой.
В нашем случае Редколлегия следует после Доработки планов с учетом замечаний, заканчивающейся только в 10 утра (поскольку у нее есть несколько назначений, еще не сокращенных нами). Соответственно, Редколлегия должна начаться в 11,но перенос назначения Иванова на два часа раньше перенесет и ее начало, что противоречит связи Finish-to-Start (Окончание-начало) между задачами. При переносе назначения MS Project выведет диалоговое окно с сообщением о конфликте и предложением отменить действие (Cancel) либо продолжать (Continue). Поскольку мы знаем, что сократим назначения на Доработку планов с учетом замечаний и у остальных ее участников, тем самым сократив ее дли- тельностьиизбежавпротиворечийврасписании,товыберемвариантПродолжить (Continue).
На рис. 14.16 (файл б.гпрр) представлен план после внесения в него изменений. Теперь загрузка ресурса на этот день выровнена. Если же теперь открыть новое окно с помощью команды меню Window ► New Window (Окно ► Новое окно), то мы увидим, как изменилась диаграмма Ганта для этих задач (рис. 14.17, файл б.трр).
О Rewu'caNameО Rewu'caNameО**О**S ИвановS Иванов.id..id.Сбор предложений от авторовСбор предложений от авторовПодготовка плена номераПодготовка плена номераПредварительная редколлегияПредварительная редколлегияДоработка планов с учетом замечанийДоработка планов с учетом замечанийРедколлегияРедколлегияПодготовка редакционных заданийПодготовка редакционных заданийWWOveralloc.Overalloc.WorkWorkOveralloc.Overalloc.WorkWorkOverallocOveralloc'• Work'• Workjji v'/огк".7jji v'/огк".7l.Overalloc.Workl.Overalloc.WorkOver allocWortOver allocWortOveralloc.WorkOveralloc.Work;,3 | К * 15 I >6.?;,3 | К * 15 I >6.?
О Rewu'caName
О Rewu'caName
О**
О**
S Иванов
S Иванов
.id.
.id.
Сбор предложений от авторов
Сбор предложений от авторов
Подготовка плена номера
Подготовка плена номера
Предварительная редколлегия
Предварительная редколлегия
Доработка планов с учетом замечаний
Доработка планов с учетом замечаний
Редколлегия
Редколлегия
Подготовка редакционных заданий
Подготовка редакционных заданий
W
W
Overalloc.
Overalloc.
Work
Work
Overalloc.
Overalloc.
Work
Work
Overalloc
Overalloc
'• Work
'• Work
jj
i v'/огк".7
jj
i v'/огк".7
l.Overalloc.
Work
l.Overalloc.
Work
Over alloc
Wort
Over alloc
Wort
Overalloc.
Work
Overalloc.
Work
;,3 | К * 15 I >6.?
;,3 | К * 15 I >6.?
Рис. 14.16. Изменяем почасовой план работ 25 января
В задаче Редколлегия появился обозначенный точками на диаграмме перерыв, поскольку одно из назначений не исполняется в течение всей задачи. Кроме того, эта задача теперь начинается не после задачи Доработки планов с учетом замечаний, а немного раньше.
Чтобы удалить появившиеся в плане несоответствия, нужно изменить другие назначения задач Доработка планов с учетом замечаний, Редколлегия и Подготовка редакционных заданий аналогично тому, как мы изменили их для назначений Иванова. Для этого подходит диаграмма Task Usage (Использование задач).
О
TaskNeiw^’^''""^^''^Ж^^'-'-
st»n §Щ
FH25Jan
°. 8
| 12 : 16 1 20 ;
, 0
В Икание номере журнала
10.01.02 0:00
1
i
Вномера
10.01.02 9:00
гСбор предложений отавторов
10.01.02 9:00Г‘
2
1
плана номера
17.01.02 9.00
■ 4
Предварительная редколлегия
22.01.029:00.
: 5
Доработка планов с учетом замечаний
i
^А^^
j Иванов! 75%);Пе1
I6
ИФ
Редколлегия
9:00
^Ио»иов;Пегр
План номера утвержден
25.01.0214:00:
ф-|25.01
S
25.01.0211:00 j
9
Ш
01.02.02 9:00 .
16
Втекстов
25.01.02 11:00
1
17
Й.
Подготовка редакционных заданий
i
Рис. 14.17. После изменения назначений Иванова план проекта изменился
На рис. 14.18 (файл мы просматриваем на этой диаграмме назначения только нужных нам задач. У Петрова и Сидорова загрузка точно такая же, как была у Иванова до Следовательно, мы можем распределить их трудозатраты аналогично: сократимдлительностьназначения вДоработкепланов с учетом замечаний до 1 часа, трудозатраты в который составят 0,75 часа, и сократим трудозатраты по Подготовке редакционных заданий. Трудозатраты на последнюю задачу составляют 7,5 часа, хотя 25 января у этих ресурсов есть только 5 свободных часов на нее. Соответственно, перенесем 2,5 часа загрузки на 29 января, а 5 часов трудозатрат равномерно распределим по 5 календарным дням.
РедколлегияРедколлегия& Подготовка редакционных заданийИвэнов Петров& Подготовка редакционных заданийИвэнов ПетровИзданиежурналаноиераИзданиежурналаноиераИвановПетровИвановПетровLZnZDJZL^JLimnJTLZnZDJZL^JLimnJT15_ L 1615_ L 162.№i 2,6» ,2.№i 2,6» ,СидоровСидоровLL2.63h,2.63h,5.3»5.3»2,63*12,63*11,5(1thl1,5(1thlА5^[ ..Л Л*-. ^Л^'.... ^3h:А5^[ ..Л Л*-. ^Л^'.... ^3h:5.33b. 5,33h5.33b. 5,33h. 2hf 2h| OJShj _ 0.75h!2hj 2h; 0,75hj 0.75hj0.33b- 0,33b' o,13h0 13h. 2hf 2h| OJShj _ 0.75h!2hj 2h; 0,75hj 0.75hj0.33b- 0,33b' o,13h0 13hи м ttj.и м ttj.OJjhl3.25b0,25h- 0.25hOJjhl3.25b0,25h- 0.25hСбор предложений от авторов£ Подготовка плана номераПредварительнаяСбор предложений от авторов£ Подготовка плана номераПредварительнаяДоработка планов с учетом замечанийДоработка планов с учетом замечанийИванов Петров Сидоров ГалкинаУваров.ПланутвержденВ Подготовка иатериапов Подготовка обложки ПодготовкаИванов Петров Сидоров ГалкинаУваров.ПланутвержденВ Подготовка иатериапов Подготовка обложки ПодготовкаСидоровГалкинаСидоровГалкинаTask Mame■Task Mame■Рис. 14.18. Распределение загрузки других ресурсов, задействованных в редактируемых задачахРис. 14.18. Распределение загрузки других ресурсов, задействованных в редактируемых задачах1,25h1,25hD,5hD,5h3,2»055h,S»{ M>13,2»055h,S»{ M>15.3>5.3>_il.3&k|J'.‘<&k|_il.3&k|J'.‘<&k|
Редколлегия
Редколлегия
& Подготовка редакционных заданий
Ивэнов Петров
& Подготовка редакционных заданий
Ивэнов Петров
Изданиежурнала
ноиера
Изданиежурнала
ноиера
Иванов
Петров
Иванов
Петров
LZnZDJZL^JLimnJT
LZnZDJZL^JLimnJT
15_ L 16
15_ L 16
2.№i 2,6» ,
2.№i 2,6» ,
Сидоров
Сидоров
L
L
2.63h,
2.63h,
5.3»
5.3»
2,63*1
2,63*1
1,5(1
thl
1,5(1
thl
А5^[ ..Л Л*-. ^Л^'.... ^3h:
А5^[ ..Л Л*-. ^Л^'.... ^3h:
5.33b. 5,33h
5.33b. 5,33h
. 2hf 2h| OJShj _ 0.75h!
2hj 2h; 0,75hj 0.75hj
0.33b- 0,33b' o,13h0 13h
. 2hf 2h| OJShj _ 0.75h!
2hj 2h; 0,75hj 0.75hj
0.33b- 0,33b' o,13h0 13h
и м ttj.
и м ttj.
OJjhl
3.25b0,25h- 0.25h
OJjhl
3.25b0,25h- 0.25h
Сбор предложений от авторов
£ Подготовка плана номера
Предварительная
Сбор предложений от авторов
£ Подготовка плана номера
Предварительная
Доработка планов с учетом замечаний
Доработка планов с учетом замечаний
Иванов Петров Сидоров Галкина
Уваров.
Планутвержден
В Подготовка иатериапов Подготовка обложки Подготовка
Иванов Петров Сидоров Галкина
Уваров.
Планутвержден
В Подготовка иатериапов Подготовка обложки Подготовка
Сидоров
Галкина
Сидоров
Галкина
Task Mame■
Task Mame■
Рис. 14.18. Распределение загрузки других ресурсов, задействованных в редактируемых задачах
Рис. 14.18. Распределение загрузки других ресурсов, задействованных в редактируемых задачах
1,25h
1,25h
D,5h
D,5h
3,2»055h,
S»{ M>1
3,2»055h,
S»{ M>1
5.3>
5.3>
_
il.3&k|J'.‘<&k|
_
il.3&k|J'.‘<&k|
На рис. 14.19 (файл видны результаты выравнивания ресурсов. Теперь 25 января перегружена только Галкина, поскольку ее трудозатраты в задаче Редколлегия равны 3 человеко-часам, а длительность задачи — только 2 часам. Это видно в верхней части комбинированного представления, где загружено представление Task Usage (Использование задач). А в нижней части комбинированного представления,гдеотображаетсяпредставлениеResourceUsage(Использованиере- сурсов), видна перегрузка Галкиной, по полчаса в каждый из двух дней, когда запланировано ее участие в Редколлегии.
Рис. 14.19. После перераспределения нагрузки 25 января только один ресурс остался перегруженным
Галкина как ответственный секретарь журнала после редколлегии должна готовить отчет с планом номера, и когда его подписывает главный редактор, задача План номера утвержден считается выполненной. Известно, что трудозатраты на подготовку отчета составляют 1 человеко-час, и именно поэтому загрузка Галкиной на час больше, чем у других участников задачи. Следовательно, для того чтобы выровнять ее загрузку, нужно удлинить ее назначение на 1 час.
ВсоответствииснашимпланомПодготовкаредакционныхзаданийможетначаться только после утверждения плана номера. Если мы удлиним назначение Галкиной на 1 час, то передвинем срок окончания Редколлегии на час, и Подготовка редакционных заданий начнется тоже на час позже. В то же время, в жизни план утверждается на редколлегии, а подписание отчета — формальность. Следовательно, чтобы не откладывать на час начало задачи Подготовка редакционных заданий,
нужно изменить зависимость между задачами Редколлегия и План номера утвержден, добавив опережение в 1 час.
На рис. 14.20 (файл 9.mpp) видно, как изменился план проекта после внесения изменений. Поскольку мы перенесли 1 человеко-час трудозатрат Галкиной на 11 часов, то в назначении ее на Подготовку редакционных заданий этот час пришлось освободить, перераспределив его трудозатраты (0,33 часа) на оставшееся время в течение дня. В нижней части комбинированного вида видно, что теперь у Галкиной загрузка полностью выровнена.
Рис. 14.20. После изменения загрузки Галкиной превышение ее доступности равно нулю (см. нижнее представление)
Чтобы убедиться в том, что 25 января перегрузок не осталось, снова откроем представление Resource Usage (Использование ресурсов) и с помощью фильтра выберем ресурсы с превышением нагрузки. Как видно, 25 января перегрузок больше нет, хотя в другие дни они пока сохранились (рис. 14.21, файл lO.mpp).
Равномерное распределение трудозатрат в течение рабочего дня полезно не только тем, что ресурсы перестают быть перегруженными в плане проекта. Как мы видим, в процессе распределения работ формируется их расписание, вплоть до момента начала и окончания определенной задачи в определенный день. Имея настолько детальный план работ, выполнять проект будет легче, поскольку в процессе выполнения проекта не придется думать о последовательности выполнения задач в течение дня, чтобы уложиться в срок и избежать простоя ресурсов.
Рис. 14.21. 25 января загрузка всех ресурсов не превышает нормы
Замена ресурсов
Пример, рассмотренный в предыдущем разделе, продемонстрировал нам, как выравнивать загрузку ресурса путем перераспределения трудозатрат во время исполнения задачи, сохраняя суммарные трудозатраты. Но часто бывает так, что трудозатраты нельзя перераспределить, и тогда приходится выделять на исполнение задачи другого сотрудника.
Например, в интервале между 11 и 15 марта Иванов недоступен, так как уезжает в командировку (см. раздел «Определение времени участия в проекте и максимальной загрузки» урока 12). Поскольку во время составления плана мы забыли об этом и назначили его на несколько задач в указанном интервале, возникло превышение доступности. Чтобы избавиться от перегрузки, мы можем только назначить другого сотрудника исполнять задачу.
Для замены ресурсов мы воспользуемся специальным диалоговым окном Assign Resources(Назначениересурсов),открываемымиздиаграммыГанта.Чтобымымог- ли просматривать назначения, превышающие загрузку ресурса, и одновременно выделять другие ресурсы на задачу, создадим комбинированное представление, в верхней части которого открыта диаграмма использования ресурсов, а в нижней — диаграмма Ганта.
На рис. 14.22 (файл ll.mpp) создано такое представление и в его верхней части отображена загрузка Иванова за период с 11 по 15 марта. Как мы видим, превышение загрузки каждый день равняется трудозатратам, то есть ресурс перегружен на 100%. При выделении назначений, перегружающих ресурс, соответствующие задачи отображаются на диаграмме Ганта в нижней части представления.
Для замены ресурсов в этих задачах нужно перейти в нижнее представление, установить курсор на нужную задачу и посредством команды меню Tools ► Assign Resources (Сервис ► Назначить ресурсы), кнопки Assign Resources (Назначить ресурсы) на панели инструментов Standard (Стандартная) или сочетания клавиш Alt+FlO открыть диалоговое окно Assign Resources (Назначение ресурсов) (рис. 14.23, файл ll.mpp).
В верхней части диалогового окна назначения ресурсов указано название задачи. Прямо под ним располагается раздел Resource list options (Параметры списка ресурсов), с помощью которого можно определить, какие ресурсы будут отображаться в таблице в середине диалогового окна. В нашем примере в этой таблице отображаются все ресурсы проекта, причем назначенные на задачу ресурсы расположены в начале списка и отмечены флажками.
11ЛЬЛЬРед* ••«oearwe метео*»'»»Ред* ••«oearwe метео*»'»»Меное(Я*1УЫаое1ИЧ).<.*Аи4*«Ц**^1 **емов(1Г*М1еМеное(Я*1УЫаое1ИЧ).<.*Аи4*«Ц**^1 **емов(1Г*М1еРИС. 14.22. Удобное представлениедля замены ресурсовРИС. 14.22. Удобное представлениедля замены ресурсовСбор предложении от ввторо*Сбор предложении от ввторо*1Й?kt>«*i1Й?kt>«*iПодготовка плана номераПодготовка плана номераПредварительная редколлегияПредварительная редколлегияipveralfoc^i.OyerallocWork.S.OyerallocWorkipveralfoc^i.OyerallocWork.S.OyerallocWorkДоработка планов с учетом замечаний | .OyerallocWorkДоработка планов с учетом замечаний | .OyerallocWorkРедколлегияРедколлегияПодготовка редакционных заданийПодготовка редакционных заданийРедактирование материаловРедактирование материаловТехнике кое реОг^тироеа1*^*Технике кое реОг^тироеа1*^*О г*и**имО г*и**им^Oyeralloc. i Work 7 ..^Oyeralloc ^Work‘""L^Oyeralloc. i Work 7 ..^Oyeralloc ^Work‘""LOveralloc j Work | Overalloc, iWorkOveralloc j Work | Overalloc, iWorkААOveralloOverallo1С<^раг'^& ЭД И" <ЛП Z«h ?,<h '™1С<^раг'^& ЭД И" <ЛП Z«h ?,<h '™Рис. 14.23. Диалоговое окно назначения ресурсовРис. 14.23. Диалоговое окно назначения ресурсов
1
1
ЛЬ
ЛЬ
Ред* ••«oearwe метео*»'»»
Ред* ••«oearwe метео*»'»»
Меное(Я*1УЫаое1ИЧ).<.*Аи4*«Ц**^1 **емов(1Г*М1е
Меное(Я*1УЫаое1ИЧ).<.*Аи4*«Ц**^1 **емов(1Г*М1е
РИС. 14.22. Удобное представлениедля замены ресурсов
РИС. 14.22. Удобное представлениедля замены ресурсов
Сбор предложении от ввторо*
Сбор предложении от ввторо*
1Й
?kt>«*i
1Й
?kt>«*i
Подготовка плана номера
Подготовка плана номера
Предварительная редколлегия
Предварительная редколлегия
ipveralfoc
^i.Oyeralloc
Work
.S.Oyeralloc
Work
ipveralfoc
^i.Oyeralloc
Work
.S.Oyeralloc
Work
Доработка планов с учетом замечаний | .Oyeralloc
Work
Доработка планов с учетом замечаний | .Oyeralloc
Work
Редколлегия
Редколлегия
Подготовка редакционных заданий
Подготовка редакционных заданий
Редактирование материалов
Редактирование материалов
Технике кое реОг^тироеа1*^*
Технике кое реОг^тироеа1*^*
О г*и**им
О г*и**им
^Oyeralloc. i Work 7 ..^Oyeralloc ^Work‘""L
^Oyeralloc. i Work 7 ..^Oyeralloc ^Work‘""L
Overalloc j Work | Overalloc, iWork
Overalloc j Work | Overalloc, iWork
А
А
Overallo
Overallo
1С<^раг'^& ЭД И
" <ЛП Z«h ?,<h '™
1С<^раг'^& ЭД И
" <ЛП Z«h ?,<h '™
Рис. 14.23. Диалоговое окно назначения ресурсов
Рис. 14.23. Диалоговое окно назначения ресурсов
Для выделения ресурса на задачу предназначена кнопка Assign (Назначить), с помощью кнопки Remove (Удалить) назначение можно удалить, а для замены одного назначенного ресурса другим предназначена кнопка Replace (Заменить). Диалоговое окно удобно тем, что для каждого ресурса, который вы хотите назначить на задачу, можно просмотреть его график доступности, нажав кнопку Graphs (Графики).
Использование этого диалогового окна рассмотрим на примере — попробуем заменить Иванова на время его недоступности другим ресурсом. Для начала с помощью фильтрации оставим в списке ресурсов только нужные, то есть те, которые можно назначить на задачу. Чтобы изменять параметры списка ресурсов, щелкнем на кнопке со значком «+». Раздел Resource list options (Параметры списка ресурсов) откроется (рис. 14.24, файл ll.mpp), и с его помощью мы сможем настроить список ресурсов.
Рис. 14.24. Настраиваем список ресурсов с помощью параметров
Отобрать ресурсы для отображения в таблице можно с помощью любого из стандартных фильтров. Для этого нужно установить флажок рядом с раскрывающимся списком фильтров и затем выбрать нужный фильтр из списка. Если же вы захотите создать новый фильтр, то нужно нажать кнопку More Filters (Другие фильтры). После этого откроется диалоговое окно со списком фильтров (см. рис. 4.14), из которого можно перейти к созданию собственного фильтра.
Диалоговое окно содержит и другой полезный параметр для отбора ресурсов - Available to work (Доступные не менее), позволяющий выбрать ресурсы, доступные для работы в течение указанного числа часов или дней. Правда, при фильтрации ресурсов по доступности MS Project учитывает их общее свободное время в рамках проекта, а не задачи. То есть ресурсы, отобранные с помощью этого параметра, могут быть заняты во время исполнения задачи, на которую вы хотите их назначить.
В нашем примере для подбора ресурсов мы использовали фильтр Group (Группа), с помощью которого отобрали только ресурсы из группы Редактор раздела, потому что задача связана с редактированием и ее должен выполнять редактор. Кроме того, мы применили фильтр по доступности в 14 часов, потому что трудозатраты Иванова в выбранной задаче равняются 14 часам. Как мы видим, заменить
Иванова в нужные нам дни может только какой-нибудь из других уже задействованных в этой задачеЧтобы понять, кто бы это мог быть, выделим оба
ресурса (Петров и Сидоров), щелкнув на них при нажатой клавише Ctrl, и нажмем кнопку Graphs (Графики).
В диалоговом окне Graphs (Графики) представлена краткая информация о трудозатратах и доступности ресурсов. В раскрывающемся списке можно выбрать тип графика: Work (Трудозатраты), Remaining Availability (Оставшаяся доступность) или Assignment Work (Трудозатраты назначения). Если выбрать первый пункт, график будет содержать линию, соответствующую загрузке ресурса, который должен отработать в тот или иной день. Второй пункт отобразит график с количеством человеко-часов, на которые ресурс может быть загружен в определенный день. И наконец, последний пункт отобразит график с линией, соответствующей доступности ресурса, и столбцы, обозначающие трудозатраты ресурса на выбранную задачу и на остальные задачи в каждый из дней проекта.
Над графиком расположена шкала времени, а под ним — таблица, где для соответствующих дней приведены числовые значения данных, выбранных для отображения. Для перемещения по временной шкале предназначена полоса прокрутки, а кнопки с лупой и значкамиипозволяют уменьшить или увеличить
единицы шкалы времени.
Нам нужно определить, какой из ресурсов может заменить Иванова с 11 по 15 марта, поэтому выберем для отображения график Remaining Availability (Оставшаяся доступность) и найдем нужные нам даты. Как видно на рис. 14.25, каждый из ресурсов может быть загружен на этой неделе примерно на 12 часов, то есть на нужное нам время.
Рис. 14.25. График доступности ресурсов
Кого же из них выбрать? На продолжении графика видно, что на следующей неделе Петров загружен меньше Сидорова (свободные часы первого в первые два дня следующей недели составляют 8,8 часа против 0,4 часа второго). Значит, чтобы загрузка ресурсов в течение проекта была близка к равномерной, перенесем трудозатраты Иванова по выполнению задачи Редактирование материалов на Петрова.
Это можно сделать в представлении Task Usage (Использование задач), открыв нужную задачу и добавив трудозатраты Иванова с 11 по 15 марта в строку с трудозатратами Петрова за эти же дни. После этого трудозатраты Иванова нужно нулить.
После переноса загрузки части трудозатрат Иванова на Петрова у первого осталось только одно назначение в интервале между и 15 марта, создающее перегрузку (рис. 14.26, файлЭто назначение на задачу Техническое редактиро
вание. При этом объем трудозатрат, который нужно передать на исполнение другому ресурсу, составляет 12 часов.
Рис. 14.26. Загрузка Иванова выровнена (ср. с рис. 14.22), но не окончательно
Чтобы заменить ресурс для этого назначения, снова откроем диалоговое окно назначения ресурсов. Поскольку эта задача тоже связана с редактированием, мы будем переносить затраты снова либо на Петрова, либо наСидорова. Чтобы определить, возможно ли это, вновь откроем график Availability (Оставшаяся доступность).
На рис. 14.27 (файл видно, что оставшаяся доступность у Петрова существенно снизилась после того, как мы перенесли на него трудозатраты Иванова. Тем не менее суммарная доступность двух ресурсов за выбранную неделю больше 12 часов, что позволит нам перераспределить трудозатраты Ивановамеждуними.
Рис. 14.27. После переноса части трудозатрат Иванова на Петрова оставшаяся доступность последнего понизилась (ср. с рис. 14.25)
Для того чтобы перераспределять трудозатраты между ресурсами, откроем представление Resource Usage (Использование ресурсов). Работать в нем мы будем для того, чтобы при изменении трудозатрат ресурсов видеть строку
(Оставшаяся доступность), добавленную на диаграмму через диалоговое окно настройки стилей подробных данных (см. раздел «Выбор типа отображаемой на графике информации и ее форматирование» урока 8).
Однако работать в стандартном представлении будет не очень удобно, поскольку оставшаяся доступность отображается в строке сводной информации о ресурсе, а редактировать трудозатраты мы будем в строке назначения, расположенной намного ниже строки со сводной информацией. Поэтому для удобства, чтобы не приходилось постоянно прокручивать экран вверх и вниз, оставим в таблице рядом с диаграммой только суммарные строки нужных нам ресурсов и строки с информацией о назначении на задачу Техническое редактирование.
Чтобы отобрать строки таким образом, добавим в таблицу столбец (Флаг1). По умолчанию в каждой его строке проставлено значение No (Нет). Теперь поменяем это значение на Yes (Да) у тех строк, которые мы хотим оставить на экране, и включим автофильтр (см. раздел «Автофильтр» урока 4). Затем с помощью автофильтра для столбца Flagl выберем только те строки, в которых значе-
ние поля равняется Yes (Да). В созданном представлении (рис. 14.28, файл 13.mpp) вся нужная нам информация находится рядом, и можно редактировать трудозатраты ресурса без риска случайно превысить его доступность, поскольку данные об оставшейся доступности отображаются на строку выше той, где мы будем осуществлять редактирование.
О Нимяс» N»m«О Нимяс» N»m«;ф и;ф иi'3 Ивановi'3 ИвановТехническое редактированиеТехническое редактированиеYesYesYesYesDtieHsDtieHs142.4 hut]142.4 hut]33,6/vs33,6/vsRem. Avail.Rem. Avail.ho 03ho 03И Met 0241 03 I2CU >эсз: ,14 CT3 1.15 03—У»} .дм Z 53 5ZEZИ Met 0241 03 I2CU >эсз: ,14 CT3 1.15 03—У»} .дм Z 53 5ZEZ13 Петров13 ПетровiBСидоровiBСидоров.WorkRem. Avail..WorkRem. Avail.YesiYesi166,65 hr^166,65 hr^WorkWorkShi 8j8*LShi 8j8*LOK!OK!Техническое редактированиеТехническое редактированиеТехническое редактированиеТехническое редактированиеYes;Yes;YesYes33.6 hrst33.6 hrst177,45 hE^i177,45 hE^i33.6 h.s33.6 h.sWorkRem. Avail. IWorkRem Ava<Work |jWorkRem. Avail. IWorkRem Ava<Work |j2ЛЫ 2.4h! 2.4h:2ЛЫ 2.4h! 2.4h:1.2h2,4h1.2h2,4h5,2h|5,2h|2,4h2,4h.j.^h 2 4h ^4hj_ 24Ы _2Д.j.^h 2 4h ^4hj_ 24Ы _2Д
О Нимяс» N»m«
О Нимяс» N»m«
;ф и
;ф и
i'3 Иванов
i'3 Иванов
Техническое редактирование
Техническое редактирование
Yes
Yes
Yes
Yes
DtieHs
DtieHs
142.4 hut]
142.4 hut]
33,6/vs
33,6/vs
Rem. Avail.
Rem. Avail.
ho 03
ho 03
И Met 02
41 03 I2CU >эсз: ,14 CT3 1.15 03
—У»} .дм Z 53 5ZEZ
И Met 02
41 03 I2CU >эсз: ,14 CT3 1.15 03
—У»} .дм Z 53 5ZEZ
13 Петров
13 Петров
iBСидоров
iBСидоров
.Work
Rem. Avail.
.Work
Rem. Avail.
Yesi
Yesi
166,65 hr^
166,65 hr^
Work
Work
Shi 8j8*L
Shi 8j8*L
OK!
OK!
Техническое редактирование
Техническое редактирование
Техническое редактирование
Техническое редактирование
Yes;
Yes;
Yes
Yes
33.6 hrst
33.6 hrst
177,45 hE^i
177,45 hE^i
33.6 h.s
33.6 h.s
Work
Rem. Avail. I
Work
Rem Ava<
Work |
j
Work
Rem. Avail. I
Work
Rem Ava<
Work |
j
2ЛЫ 2.4h! 2.4h:
2ЛЫ 2.4h! 2.4h:
1.2h
2,4h
1.2h
2,4h
5,2h|
5,2h|
2,4h
2,4h
.
j.
^h 2 4h ^4hj_ 24Ы _2Д
.
j.
^h 2 4h ^4hj_ 24Ы _2Д
Рис. 14.28. Применив настраиваемое поле и автофильтр, мы создали удобное представлениедля изменения данных о трудозатратах
После распределения трудозатратИванова его загрузка изагрузкаПетрова полностью выровняются (рис. 14.29, файл 14.mpp). Загрузка Сидорова хотя в целом и превышает доступность, но уже выровнена в интервале с 11 по 15 марта.
ооa Ивановa ИвановYesiYesiТехническое редактированиеТехническое редактированиеYesYesWorkWorkRem. Avail.Rem. Avail.Yes:Yes:ПетровПетровYesYesТехническое редактированиеТехническое редактированиеYesYes8h8h^Сидоров^СидоровIIT ехническоередактированиеT ехническоередактированиеYesYes||■8hi 6Ы 7,6hi 4,4h■8hi 6Ы 7,6hi 4,4hWorkRem. Avail.WorkRem. Avail.WorkRem. Avail.WorkRem. Avail.8hOhj2^h'8hOhj2^h'OhOhjOhjOh! OhOh!OhOhOh!..„.„„OhOh? ’ Ohi0h(" 6ьГ "6кOhOhjOhjOh! OhOh!OhOhOh!..„.„„OhOh? ’ Ohi0h(" 6ьГ "6к' ,8h8ty6.8h5.2h....Ohj _ Ohi1,2h!2,8h2,4h? 2,4M 2,4h! 2,4h' ,8h8ty6.8h5.2h....Ohj _ Ohi1,2h!2,8h2,4h? 2,4M 2,4h! 2,4hWork,Rem. AvailWork,Rem. AvailWorkRem. Avail.,'WorkRem. Avail.WorkRem. Avail.,'WorkRem. Avail.Ohj Oh;2H;u,4h;3,6h4hj _*4h * _4h I,^h_^tOhj Oh;2H;u,4h;3,6h4hj _*4h * _4h I,^h_^tРис. 14.29. Загрузка ресурсов с 11 по 15 марта выровненаРис. 14.29. Загрузка ресурсов с 11 по 15 марта выровнена
о
о
a Иванов
a Иванов
Yesi
Yesi
Техническое редактирование
Техническое редактирование
Yes
Yes
Work
Work
Rem. Avail.
Rem. Avail.
Yes:
Yes:
Петров
Петров
Yes
Yes
Техническое редактирование
Техническое редактирование
Yes
Yes
8h
8h
^Сидоров
^Сидоров
I
I
T ехническоередактирование
T ехническоередактирование
Yes
Yes
|
|
■8hi 6Ы 7,6hi 4,4h
■8hi 6Ы 7,6hi 4,4h
Work
Rem. Avail.
Work
Rem. Avail.
Work
Rem. Avail.
Work
Rem. Avail.
8h
Ohj
2^h'
8h
Ohj
2^h'
OhOhjOhjOh! Oh
Oh!OhOhOh!..„.„„Oh
Oh? ’ Ohi0h(" 6ьГ "6к
OhOhjOhjOh! Oh
Oh!OhOhOh!..„.„„Oh
Oh? ’ Ohi0h(" 6ьГ "6к
' ,8h8ty6.8h5.2h
....Ohj _ Ohi1,2h!2,8h
2,4h? 2,4M 2,4h! 2,4h
' ,8h8ty6.8h5.2h
....Ohj _ Ohi1,2h!2,8h
2,4h? 2,4M 2,4h! 2,4h
Work,
Rem. Avail
Work,
Rem. Avail
Work
Rem. Avail.,'
Work
Rem. Avail.
Work
Rem. Avail.,'
Work
Rem. Avail.
Ohj Oh;2H;u,4h;3,6h
4hj _*4h * _4h I,^h_^t
Ohj Oh;2H;u,4h;3,6h
4hj _*4h * _4h I,^h_^t
Рис. 14.29. Загрузка ресурсов с 11 по 15 марта выровнена
Рис. 14.29. Загрузка ресурсов с 11 по 15 марта выровнена
Замена ресурсов может быть еще более простым процессом, если вы хотите не частично перенести трудозатраты с одного ресурса на другой, а полностью заменить одно назначение на задачу другим. Например, в нашем проекте задействован ресурс Сергеева с общей доступностью 50%. Естественно, что назначение ее на задачу Обработкатекста ииллюстраций сзагрузкой в 100% привело кпревышениюзагруз- ки. Поскольку уменьшение загрузки ресурса приведет к увеличению длительности этой задачи (так как это задача типа Fixed Work (Фиксированные трудозатраты)), то для выравнивания загрузки Сергеевой ее нужно заменить другим ресурсом.
Для этого откроем диалоговое окно назначения ресурсов для задачи Обработка текста и иллюстраций и с помощью фильтрации по группе Верстальщик отберем ресурсы, способные заменить Сергееву. Кроме того, поскольку трудозатраты на задачу составляют НО часов, добавим фильтрацию и по доступности ресурса.
11 Зак. 875
В результате (рис. 14.30, файл 16.mpp) в список ресурсов попадает только ресурс Тарасова, которым мы и заменим Сергееву. Для этого выделим курсором ячейку Сергеева и нажмем кнопку Replace (Заменить). В открывшемся диалоговом окне ReplaceResource(Заменаресурса) нужно выбрать ресурс, назначаемый на место заменяемого, и указать, на сколько единиц он выделяется (рис. 14.31). После нажатия кнопки OK будет выполнена замена ресурса.
Рис. 14.30. Подбираем возможную замену ресурсу Сергеева
Рис. 14.31. Заменяем один ресурс другим, указывая процент выделения
С помощью диалогового окна назначения ресурсов можно заменять, удалять или изменять объем назначения ресурса сразу для нескольких задач. Для этого в диаграмме Ганта нужно выбрать несколько задач при нажатой клавише Ctrl или Shift и затем открыть диалоговое окно. Это удобно, когда вы хотите, например, заменить один ресурс другим сразу в нескольких задачах или назначить ресурс на несколько задач.
)ПРИМЕЧАНИЕ Таким образом, автоматизированный перенос загрузки с ресурса на ресурс возможен, только если один ресурс исключается из задачи и его заменяет другой. Если же нужно частично перенести трудозатраты с одного ресурса на другой, то это нужно делать вручную с помощью диаграммы Task Usage (Использование задач) или Resource Usage (Использование ресурсов). При этом можно пользоваться стандартными сочетаниями клавиш для копирования и вставки данных.
Перенос трудозатрат в сверхурочные
Иногда перегружающие трудозатраты нельзя передать другому ресурсу, удалить или перераспределить в рамках назначения. В таком случае единственным способом выровнять загрузку ресурса остается перенести трудозатраты сверх нормы в сверхурочные.
Например, назначение Буркова на рис. 14.32 (файл 16.mpp) превышает доступность на 1,2 часа. Попробуем перенести эти трудозатраты в сверхурочные. Для этого добавим в таблицу столбец Overtime Work (Сверхурочные трудозатраты) и в строке назначения укажем 1,2 часа. Затем сократим длительность задачи на те же 1,2 часа. На рис. 14.33 (файл 17.mpp) видно, что теперь перегрузка ресурса удалена.
Resource NemaResource NemaВ БуркаоВ БуркаоКонвертция сверстанного номера в формат MacКонвертция сверстанного номера в формат MacOvertimeOvertime96,?3 hrs0 Mi96,?3 hrs0 Mi45,95 hrs 0 bts45,95 hrs 0 btsWork Overalloc. CM WorkWork Overalloc.Work Overalloc. CM WorkWork Overalloc.DetsrlbDetsrlbP. | : M1 . £§h| 11^P. | : M1 . £§h| 11^j4.5h Uh-j4.5h Uh-J Oyt WorkJ Oyt Work
Resource Nema
Resource Nema
В Буркао
В Буркао
Конвертция сверстанного номера в формат Mac
Конвертция сверстанного номера в формат Mac
Overtime
Overtime
96,?3 hrs0 Mi
96,?3 hrs0 Mi
45,95 hrs 0 bts
45,95 hrs 0 bts
Work Overalloc. CM Work
Work Overalloc.
Work Overalloc. CM Work
Work Overalloc.
Detsrlb
Detsrlb
P. | : M1 . £§h| 11^
P. | : M1 . £§h| 11^
j
4.5h Uh-
j
4.5h Uh-
J Oyt Work
J Oyt Work
РИМЕЧАНИЕРИМЕЧАНИЕsource Namesource Name1.2 hrs1.2 hrs44, 75 hrs44, 75 hrsКоноертция сверстанного номера в формат MacКоноертция сверстанного номера в формат MacWoA Overtime.. Work95 № hrs ■1 ?. ht^WoA Overtime.. Work95 № hrs ■1 ?. ht^Work f' ,92h1 1 ,22hOveralloc.'Ovt.Work _ ‘O,33h;0,3hWork . 33 и 3Overalloc.CM ^ ilSM °.3hiWork f' ,92h1 1 ,22hOveralloc.'Ovt.Work _ ‘O,33h;0,3hWork . 33 и 3Overalloc.CM ^ ilSM °.3hiРис. 14.33. ПерегрузкаустраненаперенесениемтрудозатратвсверхурочныеРис. 14.33. Перегрузкаустраненаперенесениемтрудозатратвсверхурочные16|E Гэуркпп16|E Гэуркпп
РИМЕЧАНИЕ
РИМЕЧАНИЕ
source Name
source Name
1.2 hrs
1.2 hrs
44, 75 hrs
44, 75 hrs
Коноертция сверстанного номера в формат Mac
Коноертция сверстанного номера в формат Mac
WoA Overtime
.. Work
95 № hrs ■1 ?. ht^
WoA Overtime
.. Work
95 № hrs ■1 ?. ht^
Work f' ,92h1 1 ,22h
Overalloc.'
Ovt.Work _ ‘O,33h;0,3h
Work . 33 и 3
Overalloc.
CM ^ ilSM °.3hi
Work f' ,92h1 1 ,22h
Overalloc.'
Ovt.Work _ ‘O,33h;0,3h
Work . 33 и 3
Overalloc.
CM ^ ilSM °.3hi
Рис. 14.33. Перегрузкаустраненаперенесениемтрудозатратвсверхурочные
Рис. 14.33. Перегрузкаустраненаперенесениемтрудозатратвсверхурочные
16|E Гэуркпп
16|E Гэуркпп
Рис. 14.32. Назначение превышает доступность ресурса на 1,2 часа
При добавлении в задачу сверхурочной работы ее трудозатраты разделяются по всем дням на ее протяжении. На диаграмме, в отличие от обычных трудозатрат, их нельзя редактировать.
Сверхурочные трудозатраты стоит использовать в первую очередь для того, чтобы учитывать затраты на сверхурочную работу ресурса по особым ставкам. Если же вы используете одинаковые ставки при оплате нормальной и сверхурочной работы, то вместо переноса трудозатрат для выравнивания загрузки можно просто увеличить рабочее время нужного дня в личном календаре ресурса.
Что нового вы узнали?
О Какие методики применяются для планирования стоимости проекта.
О Как определять стоимость ресурсов, назначений и задач.
О Как настраивать методы начисления затрат.
О Как определять ресурсы с превышением доступности.
О Как использовать автоматизированное выравнивание загрузки ресурсов.
О Как выравнивать загрузку ресурсов вручную.
Анализ и оптимизация плана работ и стоимости проекта
Классические методики анализа плана проекта: PERT и метод критического пути (СРМ)
Использование настраиваемых полей, формул и группировки для анализа стоимости проекта
Создание формул с условиями
Анализ распределения затрат по фазам проекта, типам работ, типам трудозатрат и типам ресурсов
Выявление ошибок плана проекта
в процессе проведения анализа
Методы сокращения плана работ
Методы увеличения и уменьшения стоимости проекта
Из этого урока вы узнаете, как анализировать план проектных работ и стоимость проекта и оптимизировать их. Для анализа плана работ проекта будут использованы две классические методики: PERT и метод критического пути (СРМ). А для анализа стоимости проекта мы будем активно использовать настраиваемые поля, формулы и группировки, и вы узнаете, как создавать формулы с условиями. Кроме того, наш пример покажет, как анализ плана в различных аспектах помогает выявить ошибки, допущенные при его составлении.
В разделе, посвященном оптимизации плана работ, мы рассмотрим существующие методы сокращения плана работ, в том числе основанные на методе критического пути. Рассматривая оптимизацию стоимости плана, мы покажем, как можно увеличить или уменьшить стоимость проекта и на какие аспекты проектного треугольника могут повлиять подобные изменения.
Анализ и оптимизация плана работ
В ходе анализа плана проекта нужно оценить, насколько установленные длительности задач реалистичны и, соответственно, можно ли уложиться в срок, выполняя работы. После того как длительность задач будет скорректирована, мы проанализируем план с обновленными длительностями задач (обновленными как после корректировки, так и после выравнивания ресурсов) и определим, возможно ли выполнить работу по проекту в отведенный срок.
До сих пор, оценивая длительность задач, мы использовали экспертный метод, то есть опирались на свой опыт. Однако в некоторых случаях можно использовать параметрический метод. Например, длительность всех задач, связанных с редактированием статей и их версткой, зависит от числа статей. Если мы будем рассчитывать длительность этих задач исходя из формулы, где число статей будет выступать в качестве параметра, то сможем получить более точную оценку.
Уточнение длительности задач с использованием параметров
Поля для параметрического расчета длительности задач мы уже создавали в уроке 13, когда учились работать с формулами (см. раздел «Использование формул» урока 13). Поэтому, чтобы не делать повторно ту же работу, перенесем готовые поля из файла СН13\17.трр в наш файл CH15\l.mpp.
Для этого откроем в MS Project оба файла, затем с помощью команды меню Tools ► Organizer (Сервис ► Организатор) откроем диалоговое окно Организатора и перейдем в нем на вкладку Fields (Поля). Выберем переключатель Task (Задача), так как созданные нами поля относились к задачам, и выберем в раскрывающемся списке в левой части диалогового окна файл l.mpp, а в правой — 17,mpp. Теперь, выделив нужные поля и нажав кнопку «Сору («Копировать), добавим поля в наш файл (рис. 15.1).
В файле СН13\17.трр мы рассчитывали длительность редактирования отдельных статей на основании числа страниц. На этом этапе составления плана мы знаем
только общее число статей номера, но нам не известно число страниц в каждой из них. Поэтому в качестве параметров для расчета длительностей задач будем использовать Число статей (переименовав поле Число страниц в статье) и Время редактирования статьи (переименовав поле Время редактирования страницы).
РИС. 15.1. Ранее созданные поля перенесены в новый файл проекта
Для расчета длительностей с учетом параметров создадим копию таблицы Entry (Ввод) с названием Параметры и отобразим в ней импортированные поля (файл Поскольку в таблице есть много задач с длительностью, не зависящей от числа статей, добавим в таблицу столбец Flag2 (Флаг2) с названием Обработка статей и установим в нем значения Yes (Да) только для тех задач, длительность которых мы можем рассчитывать по параметрической модели. Затем с помощью автофильтра оставим на экране только те задачи, у которых значение поля Обработка статей равно Yes (Да).
Теперь в каждой строке нужно ввести в поле Время редактирования статьи длительность операции в расчете на статью. Например, Редактирование материалов требует 1 день на статью, а Техническое редактирование — только 4 часа (рис. 15.2, файлПосле того как длительность по параметрам рассчитана, нужно об
новить данные о трудозатратах в поле Work (Трудозатраты).
Уточнив применение параметров длительности некоторых задач, проанализируем все задачи нашего плана по методу PERT (Program, Evaluation and Review Technique). Суть этого метода заключается в использовании трех сценариев: пессимистичного (с максимально возможными длительностями задач), оптимистичного (с минимальными длительностями) и ожидаемого сценария, наиболее реального. В соответствии с удельным весом каждого из вариантов программа рассчитывает средневзвешенную длительность каждой задачи.
Чая Name
| смеоп
ООроМ-ка овновлеиа
C<^
**cno :
Воам»
:.,:
статгл
арсмй
стетвй : пея:мсгмраевиия
"^ J-J
jia«iTO2j ;
статьи vj
i!
"Sii’-TS V ST
журнала
63
1
Ho;1days
0
0 days
G
41,32
hrs
No^
30
0
Odays
В Подготовка текстов
34,52
318,5hrs
Ho@
30
0;
0 days
Редактирование материалов
I
hrs
Yes;
20
20;
1 day
Техническое
3,99
80 hrs
Yes;О 10days
20;
0,5 days
В Верстка журнала
; 24,53 days
490
Ho^
60
0 days
Обработка текста и
10days
hrs
Yes
20
20;
1 day
"Ж:3Вычитка
!20
hrs
Yes;1
20days|
20;
1 day
23 |Сверка
j
hrs
Yes(J
20
20;
1 day
Рис. 15.2. Рассчитываем длительность задач по параметрической модели
Уточнение длительности задач по методу PERT
Для анализа проекта по методу PERT необходимо вывести на экран панель инструментов с кнопками для запуска всех необходимых средств. Для этого воспользуемся командой меню View Toolbars PERT Analysis (Вид Панели инструментов Анализ по методу PERT).
Для перехода в таблицу ввода данных для анализа PERT предназначена правая кнопка панели (рис. 15.3), PERT Entry Sheet (Лист ввода PERT). Щелчок на этой кнопке откроет одноименную таблицу, в колонки которой вводятся данные с вариантами длительности задач.
ФормаPERTIФормаPERTIВычисления по методу PERTВычисления по методу PERTЗадание весовых коэффициентовЗадание весовых коэффициентовметода PERTметода PERTЛист ввода PERTЛист ввода PERTДиаграмма Ганта — оптимистическая оценкаДиаграмма Ганта — оптимистическая оценкаДиаграмма Диаграмма Ганта — Ганта —Диаграмма Диаграмма Ганта — Ганта —
ФормаPERT
I
ФормаPERT
I
Вычисления по методу PERT
Вычисления по методу PERT
Задание весовых коэффициентов
Задание весовых коэффициентов
метода PERT
метода PERT
Лист ввода PERT
Лист ввода PERT
Диаграмма Ганта — оптимистическая оценка
Диаграмма Ганта — оптимистическая оценка
Диаграмма Диаграмма Ганта — Ганта —
Диаграмма Диаграмма Ганта — Ганта —
ожидаемая пессимистическая
оценка оценка
Рис. 15.3. Панель инструментов для анализа по методу PERT
На рис. 15.4 представлен фрагмент этой таблицы, заполненной нами в файле
В первой колонке, Duration (Длительность), размещаются данные о длительности задач, получившиеся после ввода проектных данных. Колонка Optimistic (Оптимистическая длительность) предназначена для ввода оптимистичных данных, то есть длительности задач при наиболее благоприятном стечении обстоятельств. В колонке Expected Dur. (Ожидаемая длительность) указывается длительность при нормальном развитии событий (в большинстве случаев мы приравнивали ее к значению в поле DurationКолонка Pessimistic Dur. (Пессимистическая
длительность) предназначена для ввода длительности задач при наихудшем развитии событий.
Длительность во всех трех полях не обязательно должна быть разной. В тех случаях, когда длительность задач зафиксирована и не может варьироваться, напри-
мер у завершающих задач или задач, срок исполнения которых определяется договором и т. п., во всех трех колонках нужно указать одинаковые значения длительности. Кроме того, часто ожидаемая длительность совпадает с пессимистичной или оптимистичной оценкой.
.^^
'] 0U* ВЦrfiralsteCuf E^dsdDur | Peresmstic Dui
0 |Еi Издание номера журнала
63 days102 days 129,93 days 155,63 days
Ц В Планирование номера
: 11,63 days
8,5days;
11,88 days
15,25 days
Ц2 :Сбор предложений от авторов
j5 days:
4 days
5 daysi
6 days
; 3 IПодготовка плана номера
3days:
2 days
3 days
4 days
Предварительная редколлегия
3hrs-
2 hrs
3hrs
5 hrs
;: 5 :Доработка планов с учетом замечаний
3 days j
2 days
3 days
4 days
Редколлегия
4hrs;
2 hrs
4 hrs
5 hrs
7 iПлан номера утвержден
0 days i
0 days
0 days
0 days
Рис. 15.4. Вводим данные для PERT-анализа
В тех случаях, когда вы хотите применить методику PERT только для некоторых задач, можно воспользоваться специальной формой PERT Entry Form (Форма ввода PERT), вызываемой щелчком на кнопке PERT Entry Form ( Форма ввода PERT) панели анализа по методу PERT (см. рис. 15.3). Если вы пользуетесь этой формой, то вводить данные для анализа PERT можно в любом представлении MS Project - достаточно установить курсор на нужную задачу и нажать кнопку вызова формы.
На рис. 15.5 представлена форма ввода данных для анализа PERT для задачи Верстка обложки. В верхней части формы указано название задачи и текущая длительность, а в середине окна расположены поля для ввода вариантов длительности: Optimistic (Оптимистическая), Expected (Ожидаемая) и Pessimistic (Пессимистическая).
Рис. 15.5. Форма ввода данных для анализа PERTРис. 15.5. Форма ввода данных для анализа PERT
Рис. 15.5. Форма ввода данных для анализа PERT
Рис. 15.5. Форма ввода данных для анализа PERT
Когда данные для анализа введены для всех задач, можно произвести перерасчет их длительности с помощью методики PERT. Длительность рассчитывается по формуле:
(Оптимистическая длительность х Оптимистический весовой коэффициент + Ожидаемая длительность х Ожидаемый весовой коэффициент + Пессимистическая длительность х Пессимистический весовой коэффициент) / 6.
Как следует из этой формулы, весовые коэффициенты играют при расчете довольно важную роль: чем больше весовой коэффициент у определенного типа длительности, тем ближе к ней будет длительность, определенная в результате анализа. Поэтому, прежде чем начать анализ, определим весовые коэффициенты. Для этого воспользуемся диалоговым окном задания весовых коэффициентов, вызываемым кнопкой Set PERT Weights (Задание весовых коэффициентов метода PERT), расположенной на панели анализа по методу PERT (см. рис. 15.3).
Форма (рис. 15.6) содержит три поля для ввода весовых коэффициентов. В поле Optimistic (Оптимистический) вводится весовой коэффициент оптимистической длительности, в поле Expected (Ожидаемый) — весовой коэффициент ожидаемой длительности, а в поле Pessimistic (Пессимистический) — пессимистической.
Рис. 15.6. Диалоговое окно задания весовых коэффициентов метода PERT
Сумма весовых коэффициентов должна равняться 6, и обычно ожидаемая длительность имеет коэффициент 4, а две остальные — по 1. В тех случаях. когда вы больше ожидаете развития событий по оптимистическому или пессимистическому сценарию, их весовые коэффициенты можно увеличить.
После того как коэффициенты определены, переходим к расчету длительности задач. Поскольку длительности задач, определенные в результате предварительного планирования, будут заменены рассчитанными в процессе анализа, файл стоит предварительно сохранить с другим именем, чтобы к старым значениям можно было вернуться (или сохранить длительности в отдельной колонке).
Чтобы начать анализ, нужно нажать кнопку Calculate PERT (Вычисления по методу PERT), расположенную в середине панели анализа по методу PERT (см. рис. 15.3). После этого MS Project отобразит предупреждение о том, что все значения поля Duration (Длительность) и настраиваемых полей Start (Начало) и Finish (Окончание) с 1 по 3 будут заменены новыми значениями. После того как вы, нажав кнопку Yes (Да), подтвердите желание осуществить анализ, он начнется.
После проведения анализа данные о длительности задач обновились. На рис. 15.7 (файл 4.mpp) видно, что длительность задач, определенная в результате анализа методом PERT, отличается от той, что была установлена методом экспертной оценки (см. рис. 15.4). Кроме того, после проведения анализа определяются не только длительности задач, но и даты начала и окончания задач для трех возможных сценариев плана работ.
^VSOgWSr teskNere-- ; ,^Т::Л"Я
Cure «ion
Oamatrc Ourrj e^otod Cur. ■ j ГвадгоЯк &r.:
Издание номера журнала
Ез Планирование номера
-—— -1
64,76 days
11,6 days
57 days;
8,5 days
62,83 days
11,63days
71 days
14,63days
2 1
Сбор предложений от авторов
5days:
4 days
5 days
6 days
Подготовка плана номера
3 days I
2 days
3 days;
4 days
1
Предварительная редколлегия
!3.17 hrs i
2hrs;
3 hrs i
5 hrs
,5!
Доработка планов с учетом замечаний
3 daysi
2days;
3 days 1
4 days
6
Редколлегия
i3,83 hrs:
2 hrs
4 hrs"
5 hr Si
■
План номера утвержден
0 days
0days;
0 days >
0 days
Рис. 15.7. Результат выполнения анализа по методике PERT
Чтобы просмотреть диаграмму Ганта для разных версий плана проекта, нужно воспользоваться тремя кнопками на панели анализа по методу PERT (см. рис. 15.3). Первой слева расположена кнопка Optimistic Gantt (Диаграмма Ганта — оптимистическая оценка), затем Expected Gantt (Диаграмма Ганта — ожидаемая оценка) и третьей — Pessimistic Gantt (Диаграмма Ганта — пессимистическая оценка).
1 ^> ПРИМЕЧАНИЕЕсли вы еще в начале планирования проекта знаете, что будете пользоваться
анализом PERTдля расчета длительностей задач, то стоит применитьегоуже на этапе составления плана работ.
На рис. 15.8 (файл 5.mpp) мы воспользовались этими кнопками и открыли два окна, в верхнее из которых загрузили представление с оптимистичным планом проекта, а в нижнее — с пессимистичным. В таком режиме удобно просматривать различия между вариантами плана проекта. Как видно в нижнем окне, при неблагоприятном развитии событий проект может не уложиться в сроки.
ВНИМАНИЕКрайние сроки или ограничения задач не учитываются в планах, созданных в
результате анализа PERT. Следует иметь это в виду при анализе оптимистического и пессимистического плана.
Уточнив длительности задач, вернемся к диаграмме Ганта и посмотрим, успеваем ли мы выполнить весь объем работы в установленные сроки. Если окажется, что в результате уточнения длительностей задач длительность проекта стала больше, нужно будет сократить задачи, не позволяющие уложиться в срок.
Оптимизация плана работ проекта
Оценить, укладывается проект в нужные сроки или нет, можно с помощью индикаторов крайних сроков, которые мы ввели, когда создавали план работ (см. раздел «Крайние сроки» урока 11). На рис. 15.9 (файл 5.mpp) видно, что задача Вывод пленок заканчивается позже крайнего срока, а значит, проект не укладывается в расписание. В тех проектах, где не используются крайние сроки или завершающие задачи, оценить длительность проекта можно по значению столбца Duration (Длительность) в строке суммарной задачи проекта (см. раздел «Суммарная задача проекта» урока 11).
Если план не укладывается в срок, длительность проекта нужно уменьшить. Для этого нужно сократить длительность его задач или удалить некоторые из них.
Но длительность каких именно задач нужно сокращать? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно определить, от каких задач зависит длительность проекта. А для этого можно воспользоваться анализом плана проекта методом критического пути (СРМ).
Рис. 15.8. Сравнение оптимистичного и пессимистичного сценариевРис. 15.8. Сравнение оптимистичного и пессимистичного сценариево Tw*Na»eо Tw*Na»eЯ. ж чутЯ. ж чутВерсткаОбработкаиВычиткаВерсткаОбработкаиВычитка**мм*» о*» оСверкаПод гото в к а о гла в пени я Окончательная сборкаНомерПредпечатмая подготовкаСверкаПод гото в к а о гла в пени я Окончательная сборкаНомерПредпечатмая подготовкасверстанного номера в форматЦветоделениеКоррекцияВывод пленоксверстанного номера в форматЦветоделениеКоррекцияВывод пленокThisfinishes12.04.02which is later thanDeadline on08.04.02 18:00Thisfinishes12.04.02which is later thanDeadline on08.04.02 18:00типографиютипографию19,17 deye I6.25 days |6.83 days6.82 days10.76 days19,17 deye I6.25 days |6.83 days6.82 days10.76 daysИвамоа| 395ч ЬПе i poИвамоа| 395ч ЬПе i poЛимоное( 77Ч|;Бур*О1 ^g| Ьурмэе|20%кСек Е^Я nHMOHonpSSliby «@Е*Д, Лимонов! 35Kф 12.94Лимоное( 77Ч|;Бур*О1 ^g| Ьурмэе|20%кСек Е^Я nHMOHonpSSliby «@Е*Д, Лимонов! 35Kф 12.9424,41 day»10,17 days 20,17 days i14,35 days ;1.83 days ';24,41 day»10,17 days 20,17 days i14,35 days ;1.83 days ';
Рис. 15.8. Сравнение оптимистичного и пессимистичного сценариев
Рис. 15.8. Сравнение оптимистичного и пессимистичного сценариев
о Tw*Na»e
о Tw*Na»e
Я. ж чу
т
Я. ж чу
т
Верстка
Обработкаи
Вычитка
Верстка
Обработкаи
Вычитка
*
*
м
м
*
» о
*
» о
Сверка
Под гото в к а о гла в пени я Окончательная сборка
Номер
Предпечатмая подготовка
Сверка
Под гото в к а о гла в пени я Окончательная сборка
Номер
Предпечатмая подготовка
сверстанного номера в формат
Цветоделение
Коррекция
Вывод пленок
сверстанного номера в формат
Цветоделение
Коррекция
Вывод пленок
Thisfinishes12.04.02
which is later thanDeadline on
08.04.02 18:00
Thisfinishes12.04.02
which is later thanDeadline on
08.04.02 18:00
типографию
типографию
19,17 deye I
6.25 days |
6.83 days
6.82 days
10.76 days
19,17 deye I
6.25 days |
6.83 days
6.82 days
10.76 days
Ивамоа| 395ч ЬПе i po
Ивамоа| 395ч ЬПе i po
Лимоное( 77Ч|;Бур*О1 ^g| Ьурмэе|20%кСек Е^Я nHMOHonpSSliby «@Е*Д, Лимонов! 35K
ф 12.94
Лимоное( 77Ч|;Бур*О1 ^g| Ьурмэе|20%кСек Е^Я nHMOHonpSSliby «@Е*Д, Лимонов! 35K
ф 12.94
24,41 day»
10,17 days 20,17 days i
14,35 days ;
1.83 days ';
24,41 day»
10,17 days 20,17 days i
14,35 days ;
1.83 days ';
Рис. 15.9. После изменения длительностей задач нарушаются крайние сроки проекта
Анализ критического пути проекта
Critical Path (Критический путь) — это задача или последовательность задач, определяющая дату окончания проекта. Если увеличить длительность задачи, лежа-
на критическом пути, то длительность проекта тоже увеличится, а если уменьшить ее длительность, то длительность проекта тоже уменьшится.
ПРИМЕЧАНИЕ MS Project «умеет» определять время, на которое можно задержать исполнение задачи без увеличения длительности проекта. Эта длительность хранится в полеSlack (Общий временной резерв), и если она меньше или равна
нулю дней, то задача считается критической. Но в некоторых проектах критическими могут считаться задачи, резерв которых больше, например, если он равен 1 дню. Чтобы определить для проекта размер временного резерва критических задач, нужно с помощью команды меню Tools Options (Сервис Параметры) открытьдиалоговоеокно настройки параметров MS Project, перейти на вкладку Calculation (Расчеты) и указать нужное значение параметра Tasks are critical is slack is less or equal to ... days (Считать критическими задачи, имеющие резерв не более ... дней).
MS Project также относит к критическим задачи, и,меющие ограничения типа Must Start On (Фиксированное начало), Must Finish On (Фиксированное окончание), As Late As Possible (Как можно позже) в планируемых от даты начала проектах и As Soon As Possible (Как можно раньше) в планируемых от даты окончания. Кроме того, критическими считаются задачи, дата окончания которых превышает дату крайнего срока или совпадает с ней.
Для отображения критического пути проекта на диаграмме Ганта нужно воспользоваться мастером Gantt Chart Wizard (Мастер диаграмм Ганта), вызываемым одноименной командой в меню Format (Формат) или контекстном меню диаграммы Ганта. На втором шаге мастера (рис. 15.10) нужно выбрать переключатель Critical Path (Критический путь) и нажать кнопку Finish (Готово).
Рис. 15.10. Отображаем критический путь надиаграмме Ганта
После этого диаграмма Ганта перестроится, а задачи, лежащие на критическом пути (критические задачи), и связи между ними будут выделены красным цветом (рис. файл Теперь можно переходить к уменьшению длительностей задач, причем начать стоит с тех, что лежат на критическом пути. При этом следует помнить, что сокращение длительности задач может не только убрать их с критического пути, но и сделать критическими другие задачи.
СОВЕТЧтобы оставить на диаграмме Ганта только критические задачи, нужно воспользоваться фильтром Critical(Критические).СОВЕТЧтобы оставить на диаграмме Ганта только критические задачи, нужно воспользоваться фильтром Critical(Критические).Рис.Таквыглядитнашпланпослеформатированиядиаграммыспомощьюмастераи применения фильтра для отбора только критическихзадачРис.Таквыглядитнашпланпослеформатированиядиаграммыспомощьюмастераи применения фильтра для отбора только критическихзадач
СОВЕТЧтобы оставить на диаграмме Ганта только критические задачи, нужно вос
пользоваться фильтром Critical(Критические).
СОВЕТЧтобы оставить на диаграмме Ганта только критические задачи, нужно вос
пользоваться фильтром Critical(Критические).
Рис.Таквыглядитнашпланпослеформатированиядиаграммыспомощьюмастера
и применения фильтра для отбора только критическихзадач
Рис.Таквыглядитнашпланпослеформатированиядиаграммыспомощьюмастера
и применения фильтра для отбора только критическихзадач
Для сокращения длительности задачи можно применить несколько методов: во- первых, можно сократить объем работы, требуемый для ее выполнения. Во-вторых, можно добавить ресурсы для ускорения выполнения работы при сохранении ее объема. Наконец, можно разбить задачу на подзадачи, выполняемые одновременно разными сотрудниками.
В нашем случаемысократилидлительностьдвухзадач: Подготовкаредакционных заданий иУтверждениезаданийавторами. Длительность первой задачи мы сократили незначительно, а второй — в два раза (с 4 до 2 дней), поскольку на скорость ее выполнения можно повлиять административными мерами.
Но сокращение длительности этих задач не помогло уложиться в крайние сроки. И тогда мы разбили задачу Редактирование материалов на 3 подзадачи: Редактирование раздела 1, 2 и 3 и спланировали их одновременное исполнение. Это возможно потому, что журнал состоит из трех разделов, и каждый из редакторов разделов отвечает за свой раздел и осуществляет редактирование материалов в нем независимо от других. Длительность каждой задачи была установлена равной 10 дням, а загрузка ресурсов определена в 70% с ранним пиком в профиле загрузки. В результате бывшая задача и нынешняя фазаРедактированиематериа- лов перестала быть критической (рис. 15.12, файл
адувятт.|iTMtNhMадувятт.|iTMtNhMi:*rxtiri:*rxtirИйИй^^g£$ Иеаное|ИХ1Летрое(21ХЬСмдорое(24Х|*J М«но*р4ХкП*.рое1МЧкСцеорое|Х*>:У*«р«*<1ЭМg£$ Иеаное|ИХ1Летрое(21ХЬСмдорое(24Х|*J М«но*р4ХкП*.рое1МЧкСцеорое|Х*>:У*«р«*<1ЭМСбор предложений отСбор предложений отномераномераПЩПЕД^50НЕЗИЯ8ЯЯШ8ЯЯ8ЯМ8ВМ8ЯИММ1го*iC ^ЙЯйЯаУ XfiS5<’ ® ■«■■!''■:» 'Г ■ C j, '“О"»ПЩПЕД^50НЕЗИЯ8ЯЯШ8ЯЯ8ЯМ8ВМ8ЯИММ1го*iC ^ЙЯйЯаУ XfiS5<’ ® ■«■■!''■:» 'Г ■ C j, '“О"»IMw*>e(2BSyieipoe<MXl.<>uiopoe|HX|IMw*>e(2BSyieipoe<MXl.<>uiopoe|HX|ввматеришовматеришовlltltrtlltltrt3^3^ititПодготовка редакционныхПодготовка редакционныхВерсткаВерстка33S Пред печатная подготовкеS Пред печатная подготовкевод пленоквод пленокГйт®гг ГйЖ1Ж®к ;;^Гйт®гг ГйЖ1Ж®к ;;^*^*У*^*У^Js^Jstiti«И ,я«И ,яПредварительная редколлегияДоработка планов с учетом РедколлегияПлан номера утвержденПредварительная редколлегияДоработка планов с учетом РедколлегияПлан номера утвержденN,etdai*N,etdai*Подготовке обложки модели: Подготовке текстовПодготовке обложки модели: Подготовке текстовРис. 15.12. Критический путь проекта после редактированияРис. 15.12. Критический путь проекта после редактированияКонвертция сверстанноговЦветоделениеКоррекцияКонвертция сверстанноговЦветоделениеКоррекцияНомер готов кв типографиюНомер готов кв типографию10,9? <*yi10,9? <*yi^ 1ре*Ц«Х|^ 1ре*Ц«Х|H*wio«.<k,rp<>*^ пдороеД iiwowmH*wio«.<k,rp<>*^ пдороеД iiwowm|| bypwel^kCeMeHO^MHtbopi^ 1имогюе<МХЦ>ур*пе|МХкС» ' .Qgg r-woHoelMXfcbMNeieptXI|| bypwel^kCeMeHO^MHtbopi^ 1имогюе<МХЦ>ур*пе|МХкС» ' .Qgg r-woHoelMXfcbMNeieptXI
адувятт.
|iTMtNhM
адувятт.
|iTMtNhM
i:*rxtir
i:*rxtir
Ий
Ий
^
^
g£$ Иеаное|ИХ1Летрое(21ХЬСмдорое(24Х|
*J М«но*р4ХкП*.рое1МЧкСцеорое|Х*>:У*«р«*<1ЭМ
g£$ Иеаное|ИХ1Летрое(21ХЬСмдорое(24Х|
*J М«но*р4ХкП*.рое1МЧкСцеорое|Х*>:У*«р«*<1ЭМ
Сбор предложений от
Сбор предложений от
номера
номера
ПЩПЕД^50НЕЗИЯ8ЯЯШ8ЯЯ8ЯМ8ВМ8ЯИММ1
го*
iC ^ЙЯйЯаУ XfiS5<’ ® ■«■■!''■:» 'Г ■ C j, '“О"»
ПЩПЕД^50НЕЗИЯ8ЯЯШ8ЯЯ8ЯМ8ВМ8ЯИММ1
го*
iC ^ЙЯйЯаУ XfiS5<’ ® ■«■■!''■:» 'Г ■ C j, '“О"»
IMw*>e(2BSyieipoe<MXl.<>uiopoe|HX|
IMw*>e(2BSyieipoe<MXl.<>uiopoe|HX|
в
в
материшов
материшов
lltltrt
lltltrt
3^
3^
it
it
Подготовка редакционных
Подготовка редакционных
Верстка
Верстка
3
3
S Пред печатная подготовке
S Пред печатная подготовке
вод пленок
вод пленок
Гйт®гг ГйЖ1Ж®к ;;^
Гйт®гг ГйЖ1Ж®к ;;^
*^*У
*^*У
^Js
^Js
ti
ti
«И ,я
«И ,я
Предварительная редколлегия
Доработка планов с учетом Редколлегия
План номера утвержден
Предварительная редколлегия
Доработка планов с учетом Редколлегия
План номера утвержден
N,etdai*
N,etdai*
Подготовке обложки модели
: Подготовке текстов
Подготовке обложки модели
: Подготовке текстов
Рис. 15.12. Критический путь проекта после редактирования
Рис. 15.12. Критический путь проекта после редактирования
Конвертция сверстанногов
Цветоделение
Коррекция
Конвертция сверстанногов
Цветоделение
Коррекция
Номер готов кв типографию
Номер готов кв типографию
10,9? <*yi
10,9? <*yi
^ 1ре*Ц«Х|
^ 1ре*Ц«Х|
H*wio«.<k,rp<>*^ пдороеД iiwowm
H*wio«.<k,rp<>*^ пдороеД iiwowm
|| bypwel^kCeMeHO^MHtbopi
^ 1имогюе<МХЦ>ур*пе|МХкС» ' .Qgg r-woHoelMXfcbMNeieptXI
|| bypwel^kCeMeHO^MHtbopi
^ 1имогюе<МХЦ>ур*пе|МХкС» ' .Qgg r-woHoelMXfcbMNeieptXI
Теперь план проекта укладывается в сроки, причем с небольшим опережением. Но прежде чем переходить к анализу и оптимизации стоимости проекта, нужно проверить, не возникло ли перегрузок ресурсов после изменений в плане. Это возможно, например, у задач с фиксированным объемом работ, поскольку уменьшение длительности таких задач приводит к увеличению объема работы, которую задействованные в них ресурсы должны выполнять в течение дня.
В нашем случае превышение доступности снова возникло у Иванова, Петрова, Сидорова и Галкиной — наиболее активно задействованных в проекте ресурсах. От него нужно избавиться, чтобы при анализе стоимости корректно учитывать трудозатраты и сверхурочную работу. Приемы выравнивания ресурсов вам уже известны, а в нашем случае мы использовали только перераспределение загрузки (файл Теперь, когда план работ и загрузка ресурсов нас устраивают, можно переходить к анализу и оптимизации стоимости проекта.
Анализ и оптимизация стоимости проекта
При анализе стоимости проекта обычно оценивается его бюджет (суммарные затраты на проект) и соотношение составляющих бюджета. Если общая стоимость проекта превышает ожидания или затраты на какую-то из составляющих проекта существенно больше, чем предполагается (то есть бюджет не сбалансирован), то стоимость оптимизируется.
Анализ стоимости проекта
Чтобы оценить общую стоимость проекта, достаточно перейти в таблицу Cost (Затраты) в любом из представлений со списком задач и просмотреть данные в столбце Total Cost (Общие затраты) у суммарной задачи проекта. На рис. 15.13 отображен фрагмент этой таблицы из нашего проекта (файл 9.mpp), и его общая стоимость равняется $1543.
о
TaskName
| Fixed Cost 'VM
1 Cost Actual 1 Total Cost |
В Падание номера журнала
0$
Prorated i
1 543$
1
| Ш Планирование номера
0$
Prorated Г
151$
ЕПодгоговкаматериалов
0$
Prorated
428$;
II
Ш Версткажурнала
01
Prorated
155$
3S :
Ей Предпечатная подготовка
0*1
Prorated
809$
Рис. 15.13. Определение общей стоимости проекта
Помимо выяснения общей стоимости часто требуется проанализировать пропорциональное соотношение затрат внутри бюджета. Как правило, в каждой организации есть свои стандарты или представления о том, как должны быть распределены затраты. Например, может существовать требование, чтобы стоимость сверхурочной работы не превышала 5% от общей стоимости проекта или чтобы затраты на тестирование программного продукта не превышали 10% от общей стоимости проекта и т. д.
В общем случае при анализе структуры затрат рассматриваются:
О распределение затрат по фазам проекта (например, проектирование, разработка, тестирование);
О распределение затрат по типам работ (например, соотношение затрат на управление с общей стоимостью проекта);
О соотношение между затратами на сверхурочные трудозатраты и обычные;
О распределение затрат на ресурсы разных типов (например, какая часть бюджета проекта уйдет в один отдел организации, а какая — в другой).
При анализе стоимости могут учитываться как все соотношения, так и лишь некоторые из них. Рассмотрим, как анализировать эти соотношения в бюджете проекта с помощью MS Project.
Распределение затрат по фазам проекта
Для определения соотношения затрат между фазами проекта воспользуемся настраиваемыми полями и формулами. Нам понадобится два поля, первое из которых, Cost2 (Затраты2), мы переименуем в Общая стоимость, а второе, Numberl (Число1), переименуем в % от общей стоимости. Во все строки первого поля скопируем общую стоимость проекта из строки суммарной задачи1, а во второе помес-
Чтобы быстро заполнить весь столбец данными, нужно вставить стоимость проекта в первую ячейку и затем потянуть вниз за квадрат в углу ячейки (аналогично тому, как это делается в Excel).
тим формулу [Cost]/[Cost2] причем в настройках поля укажем, что для расчета строк суммарных задач и групп нужно ту же формулу. После добавления созданных столбцов в таблицу она выглядеть, как показано на рис. 15.14 (файл
■ О
^ТккМт' v:
। FkedCoei
fixed Coat Accrual
Total Coat
% от I O6**< | общ» I СТОИМОСТЬ
стоимости
0
^ В Издание номера журнала
0$
Prorated
1 543$
;
PVT
Планирование номера
0$
Prorated
151$
1 543$ i
Подготовка материалов
oi
Prorated
428$
:1 543$i
25 ■
Верстка журнала
0$
Prorated
155$
1
х |
Ж Предпечатная подготовка
0$
Prorated
809$
0,521 543$ ;
Рис. 15.14. Анализируем распределение затрат по фазам проекта
На рис. 15.14 видно, как распределены затраты на подготовку номера: на планирование и верстку уходит по 10% бюджета, на подготовку материалов 28% и на подготовку 52%.
Распределение затрат по типам работ
Очень часто в рамках одной фазы выполняются задачи разных типов. Например, в нашем проекте на фазе Верстка журнала некоторые задачи относятся к корректированию текстов, а не к верстке. Такие ситуации довольно часты, и поэтому анализ распределения затрат по фазам обычно дополняют анализом распределения затрат по типам работ.
Чтобы провести такой анализ, нужно создать поле, в которое будет заноситься информация о типе работы, и определить его значение для каждой из задач проекта. В нашем случае (файлмы переименовали настраиваемый код
структуры Outline(Кодв Код работ и создали таблицу подста
новки к нему (о том, как работать с настраиваемыми кодами структур, см. раздел «Настраиваемые коды структуры» урока 13). Мы использовали настраиваемый код структуры, а не настраиваемое поле, чтобы иметь возможность в дальнейшем более детально описать типы работ.
Мы добавили это поле в таблицу Cost (Затраты) и заполнилидля
всех задач, кроме завершающих (рис. 15.15), поскольку их стоимость равна нулю (файл Ю.трр). Теперь перейдем к настройкам поляи в разделе
настроек расчетов для суммарных задач и групп выберем переключатель Rollup (Сведение), а в раскрывающемся списке выберем значение Sum (Сумма). Теперь сгруппируем данные (о группировке см. раздел «Группировка» урока 4) по полю
Codel (Коди уберем ненужные столбцы (рис. 15.16, файл
Первыми идут задачи, у которых не определен код, и их стоимость равна $0 (кодом не отмечены завершающие задачи). Затем в списке представлены другие типы задач и затраты на них, причем в таком виде структура затрат представлена более детально, чем в предыдущем примере с фазами.
Как вы видите, стоимость задач типа Написание статей авторами равна нулю, хотя затраты на это должны быть учтены в плане проекта. Очевидно, при составлении плана стоимость задач не была внесена в план. Поэтому обновим план: откроем новое окно и в нем введем информацию о стоимости соответствующих задач и
обновим настраиваемое поле Cost2Когда мы вернемся к нашему отче
ту, то увидим, что он изменился (рис. 15.17, файл
Рис. 15.15. Заполняем настраиваемый код структуры для задач проекта
Рис. 15.16. Затраты на выполнение задач разных типов
Рис. 15.17. После ввода информации о стоимости некоторых задач соотношение затрат изменилось
Как видно из этого примера, анализ плана проекта нужен еще и для поиска возможных ошибок и несоответствий. Поскольку анализ является рассмотрением различных срезов плана проекта, то чем больше срезов будет рассмотрено, тем выше вероятность выявить ошибку.
Затраты на обычные и сверхурочные трудозатраты
Для определения стоимости сверхурочных работ добавим в таблицу колонку Overtime Cost (Затраты на сверхурочные) и просмотрим ее значения в строке суммарной задачи проекта. В файле 13.mpp это значение будет равно нулю, хотя мы вводили в план данные о сверхурочных трудозатратах (см. раздел «Перенос трудозатрат в сверхурочные» урока 14). Чтобы проверить, что сверхурочные трудозатраты присутствуют в плане, добавим в таблицу колонку Overtime Work (Сверхурочные трудозатраты). Как видно на рис. 15.18 (файл 13.mpp), сверхурочные трудозатраты в плане проекта присутствуют, но их стоимость при этом равна нулю.
Возможная причина нулевой стоимости сверхурочных трудозатрат может быть в том, что у ресурса не определена ставка за сверхурочные трудозатраты. И действительно, у Буркова эта ставка не определена. Но мало того, в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) обнаруживается, что у значительной части ресурсов в процессе составления плана проекта была утрачена информация о стоимости! Как видите, от анализа план проекта существенно выигрывает, ведь благодаря ему мы нашли уже несколько серьезных ошибок.
Восстановим информацию о стоимости, скопировав данные одного из предыдущих файлов в уроке 14, и снова проанализируем суммарные затраты проекта и их структуру (рис. 15.19, файл 14.mpp).
Та* leHKggggglMWT
^R Cost ^Overtime
Overtime i
VW ’
Вжурнала
2543$10$
1,2hrs
•Планирование номера
151$\0$
0 hrs :
материалов
1 428$i0$
0 hrs i
•Ш Верстка журнала
155$;0$
Ohrs;
В
809$:0$
1,2 hrs
■Конвертная сверстанного номера в формат Мас
0$:
1.2 hrs}
ЦТ |Цветоделение
36$:0$
Ohrs
$Т^ЩКоррекция
0$:0$
Ohrs
- ТЖВывод пленок
773$;0$
Ohrs
Номер готов кв типографию
6$
Ohrs
Рис. 15.18. Сверхурочные трудозатраты есть, но их стоимость не учтена
TaekName
Cost ‘
Overtime
■% ОТ обнови СТОИМОСТИ
0
Вномера журнала
186 024$
4$;
100
Ш Планирование
18
0$
9,93
3
Подготовка материалов
i 40 221$
0$
21,62
29
Ш Верстка журнала
i638$ i
"Ш
67,54
Ш Предпечатная подготовка
1 690$|
4$i
0,91
Рис. 15.19. Структура затрат на проект после обновления данных о стоимости ресурсов
После ввода информации о стоимости ресурсов стоимость проекта существенно возросла. Кроме того, изменилось соотношение по стоимости между фазами (для удобства восприятия мы добавили в формулу умножение результата на 100, чтобы в столбце отображалось число процентов).
Теперь определены и затраты на сверхурочную работу, отображаемые в строке суммарной информации о проекте. В нашем случае они составляют незначительную часть от общих затрат на проект, поскольку в качестве ставок мы указываем зарплату ресурсов. Однако часто затраты на сверхурочную работу составляют весомую часть бюджета проекта, и в таких случаях требуется определить точно, какой процент от бюджета они составляют.
Для этого нужно отредактировать формулу в полепричем эта
формула должна рассчитывать значение ячейки только тогда, когда значение поля Cost (Затраты) не равно нулю, поскольку деление на 0 приведет к ошибке. Поэтому в формуле нужно использовать оператор обеспечивающий выполнение операций по условию.
Формат этого оператора таков:
(условие; если истина; если ложь)
В скобках сначала указывается условие, затем через точку с запятой указываются операции, которые программа должна осуществить в случае выполнения условия и если условие не выполняется.
Наша формула представлена на рис. 15.20. Условием оператора является
причем условие взято в скобки. Если это соблюдено и стоимость задачи не нулевая, то программа заполнит поле, разделив затраты на сверхуроч-
ные на стоимость задачи и умножив полученный результат на 100. Это действие выражено формулой ([Overtime Cost]/[Cost])*100 (([Затраты на сверхурочные]/[3атра- ты])*100). Если же стоимость задачи нулевая, то в поле будет помещен 0. Для того чтобы поместить в ячейку 0 или любое другое число, достаточно просто указать его в формуле в кавычках, как в нашем случае.
Рис. 15.20. Редактируем формулу, чтобы определить, сколько процентов составляют сверхурочные затраты от общих затрат
Обновив формулу, посмотрим на данные в таблице. На рис. 15.21 (файл 15.трр) видно, что доля сверхурочных трудозатрат составляет 2,08% от затрат на задачу, где требуются сверхурочные, и 0,22% от затрат на фазу, включающую эту задачу. В общем же бюджете проекта доля этих затрат настолько мала, что значение поля % от общей стоимости в строке суммарной задачи равно нулю.
Там Name
etit
Overtime Сой
% от " обед* стоимости
1
В Итдание номера журнала
188 024$
4$
0
Ш Планирование номера
18 476$
0$
0
Ш Подготовка материалов
40 221$
....0$
0
•т
Ш Верстка журнала
125 638$
0$
0
Я Предпечатная подготовка
1 690$
:4$
0,22
КомвертциА сверстанного номера В формат Мас
180*1
"
2,08
Цветоделение
149$
:0$
о"
Коррекция
177$
;0$
.0
Вывод пленок
1 183$
0$
0
Номер готов к передаче в типографию
0$
0$
о]
Рис. 15.21. Анализ распределения затрат между обычными работами и сверхурочными
Распределение затрат на ресурсы разных типов
Для анализа распределения затрат по ресурсам разных типов воспользуемся теми же приемами, что и при анализе распределения ресурсов по типам задач. Для группировки ресурсов нам понадобится настраиваемый ресурсный код структуры Код отдела, уже созданный ранее в файле СН13\19.трр (см. раздел «Ввод
значений настраиваемого кода структуры и его использование» урока 13). С помощью Организатора перенесем его в наш файл добавим его в список отображаемых в таблице и заполним данными (рис.
o'j^’soureeSewSlypeo'j^’soureeSewSlypeИвановИвановПетровПетров5_J95_J9Сидоров ГалкинаУваровСидоров ГалкинаУваровВасинКозловБарановВасинКозловБаранов1010УрагановУрагановЕреминЕреминWork;WorkWorkWork;WorkWorkiiРЕД.РедакторРЕД.РедакторРЕразделаРЕразделаРЕД.Редактор разделаРЕД.Редактор разделаии121121Жуков Сергеева УлендееваЖуков Сергеева УлендееваТарасоваТарасоваiWork iWork iWork JWork iWork iWork iWorkiWork iWork iWork JWork iWork iWork iWorkiWork iWork iWork iWorkiWork iWork iWork iWorkРЕсекретарьРЕсекретарь||Старший[ПРЕПСтарший[ПРЕПНачальникНачальникjОператор MACОператор № РЕДjjОператор MACОператор № РЕДj[Гпавный ред-з» тор[Гпавный ред-з» торНО Ответственный секРедактор РедакторНО Ответственный секРедактор Редактор|Еi;И ;i|Еi;И ;i[А Jo:е 'в;ИJLмIE[А Jo:е 'в;ИJLмIEiiiА =iА =
o'j^’soureeSewSlype
o'j^’soureeSewSlype
Иванов
Иванов
Петров
Петров
5
_J
9
5
_J
9
Сидоров Галкина
Уваров
Сидоров Галкина
Уваров
Васин
Козлов
Баранов
Васин
Козлов
Баранов
10
10
Ураганов
Ураганов
Еремин
Еремин
Work;Work
Work
Work;Work
Work
i
i
РЕД.Редактор
РЕД.Редактор
РЕраздела
РЕраздела
РЕД.Редактор раздела
РЕД.Редактор раздела
и
и
12
1
12
1
Жуков Сергеева Улендеева
Жуков Сергеева Улендеева
Тарасова
Тарасова
iWork iWork iWork JWork iWork iWork iWork
iWork iWork iWork JWork iWork iWork iWork
iWork iWork iWork iWork
iWork iWork iWork iWork
РЕсекретарь
РЕсекретарь
|
|
Старший[
ПРЕП
Старший[
ПРЕП
Начальник
Начальник
jОператор MAC
Оператор № РЕДj
jОператор MAC
Оператор № РЕДj
[Гпавный ред-з» тор
[Гпавный ред-з» тор
НО Ответственный сек
Редактор Редактор
НО Ответственный сек
Редактор Редактор
|Еi
;И ;
i
|Еi
;И ;
i
[А Jo
:е 'в
;И
JLмIE
[А Jo
:е 'в
;И
JLмIE
i
i
i
А =
i
А =
Рис. 15.22. Заполняем данными настраиваемыйдля ресурсов
Когда коды отделов у ресурсов расставлены, нужно создать поле для хранения информации об общей стоимости проекта и для расчета процента стоимости ресурса от общей стоимости. Все эти настройки аналогичны тем, что мы делали для расчета соотношения затрат на различные фазы проекта (см. раздел «Распределение затрат по фазам проекта» урока 14), но теперь мы будем использовать настраиваемые поля ресурсов, а не задач.
После того как поля созданы, настроены и добавлены в таблицу, сгруппируем данные по полю Код отдела. Теперь (рис. 15.23, файл напротив названия каждой из групп ресурсов указаны суммарные затраты на ресурсы этой группы (в колонке Cost и доля этих затрат от общей стоимости проекта (в колонке % от общей стоимости). В группе No Value (Нет значения) перечислены ресурсы, у которых нет значения в колонке Код отдела — материальные ресурсы.
——
Ho Value
.: m^, ooiv»
сго^т,
— .....—■ —.——— ......— ——— ;. ...jj^,
No Value
J >0T. V 06^
GTQWMC
,..:
0,06
Cost
"^117$ i
Ш Отдел верстки
ВЕР
0,51 i
953$ i
сотрудники
ВНШТ
0,11
200$ i
i В ВНШТ.Фоюмодель
ВНШТ.Фоюмодель
0,11 ■
200$ i
Фотомодель по
ВНШТ
185 448$
0,11 i
200$;
0 Корректорская
КОР
66,2
122272$:
Отделподготовки
ПРЕП
0,49
907$'
Ш Редакция
РЕД
32,08!
59 499$i
Рис. 15.23. Анализ затрат по типам ресурсов
При работе с полями Организаторе не забудьте о переключении между настраиваемыми полями ресурсов и задач. В этом примере нам нужно настраиваемое поле для ресурсов.
Но анализ показывает, что затраты на внештатных сотрудников включают затраты на фотомодель, но не учитывают затраты на авторов (на написание статей). Это произошло потому, что на задачу Статьи поступили в редакцию, обозначающую поступление в редакцию статей, не были назначены ресурсы, а стоимость статей была занесена в план как фиксированная стоимость этой задачи. Соответственно, эти затраты не отнесены ни к одному из ресурсов проекта.
Чтобы исправить эту ситуацию, добавим ресурс Авторы и в поле Cost Per Use (Затраты на использование) укажем $1000, то есть стоимость всех статей номера. Затем удалим фиксированную стоимость у задачи Статьипоступили вредакцию и выделим на нее созданный ресурс. Стоимость назначения будет определена в $1000, и соответственно, стоимость задачи снова будет такой же, как и при использовании фиксированной стоимости. Теперь определим для ресурса Авторы значение поля Код отдела, введем стоимость проекта в поле Общая стоимость и посмотрим, как изменились данные в нашей таблице (рис. 15.24, файл 18.mpp). В список внештатных сотрудников добавились Авторы и затраты на них, а общие затраты на внештатных сотрудников возросли с 0,11% до 0,65%, то есть почти в 5 раз.
в ВНШТ.Авторв ВНШТ.АвторАвторыАвторыВ ВНШТ.ФотомодельВ ВНШТ.ФотомодельФотомодель по контрактуФотомодель по контрактуВНШТ Фотомодель; 186 448 $ВНШТ Фотомодель; 186 448 $РЕД.Главный редакторРЕД.Главный редакторРЕД.Технический редакторРЕД.Технический редакторРЕД.Ответственный секретарь;РЕД. Редактор раздела |РЕД.Ответственный секретарь;РЕД. Редактор раздела |Чот ' . Cost, обедй сгхиостмЧот ' . Cost, обедй сгхиостм18 000$. 126$2 127$39 247$18 000$. 126$2 127$39 247$В РЕД.Главный редакторjВ РЕД.Ответственный секретарьiВ РЕД.Редактор разделаВ РЕД. Технический редакторВ РЕД.Главный редакторjВ РЕД.Ответственный секретарьiВ РЕД.Редактор разделаВ РЕД. Технический редактор0,07!-1,15i21,16 :0,07!-1,15i21,16 :ВНШТ.Автор 5ВНШТ.Автор: 185 448$:ВНШТ.Фотомодель •ВНШТ.Автор 5ВНШТ.Автор: 185 448$:ВНШТ.Фотомодель •КОР ПРЕЛРЕДКОР ПРЕЛРЕДi0 Корректорская■0 Отделi5 0Редакцияi0 Корректорская■0 Отделi5 0Редакция0.060,51!0,65 Г0,54.0,54:0.060,51!0,65 Г0,54.0,54:, 66.2 122 772$0,49907$32,0869 499$, 66.2 122 772$0,49907$32,0869 499$0 No Value0 Отдел верстки; В Внештатные сотрудники0 No Value0 Отдел верстки; В Внештатные сотрудники117?953$1 200$1 000$1 000$200$200$117?953$1 200$1 000$1 000$200$200$1Но Value:ВЕР!ВНШТ;1Но Value:ВЕР!ВНШТ;Рис. 15.24. Анализ затрат проекта с учетом затрат на авторовРис. 15.24. Анализ затрат проекта с учетом затрат на авторов
в ВНШТ.Автор
в ВНШТ.Автор
Авторы
Авторы
В ВНШТ.Фотомодель
В ВНШТ.Фотомодель
Фотомодель по контракту
Фотомодель по контракту
ВНШТ Фотомодель; 186 448 $
ВНШТ Фотомодель; 186 448 $
РЕД.Главный редактор
РЕД.Главный редактор
РЕД.Технический редактор
РЕД.Технический редактор
РЕД.Ответственный секретарь;
РЕД. Редактор раздела |
РЕД.Ответственный секретарь;
РЕД. Редактор раздела |
Чот ' . Cost
, обедй сгхиостм
Чот ' . Cost
, обедй сгхиостм
18 000$
. 126$
2 127$
39 247$
18 000$
. 126$
2 127$
39 247$
В РЕД.Главный редактор
jВ РЕД.Ответственный секретарь
iВ РЕД.Редактор раздела
В РЕД. Технический редактор
В РЕД.Главный редактор
jВ РЕД.Ответственный секретарь
iВ РЕД.Редактор раздела
В РЕД. Технический редактор
0,07!
-1,15i
21,16 :
0,07!
-1,15i
21,16 :
ВНШТ.Автор 5
ВНШТ.Автор: 185 448$:
ВНШТ.Фотомодель •
ВНШТ.Автор 5
ВНШТ.Автор: 185 448$:
ВНШТ.Фотомодель •
КОР ПРЕЛ
РЕД
КОР ПРЕЛ
РЕД
i0 Корректорская
■0 Отделi
5 0Редакция
i0 Корректорская
■0 Отделi
5 0Редакция
0.06
0,51!
0,65 Г
0,54
.0,54:
0.06
0,51!
0,65 Г
0,54
.0,54:
, 66.2 122 772$
0,49907$
32,0869 499$
, 66.2 122 772$
0,49907$
32,0869 499$
0 No Value
0 Отдел верстки
; В Внештатные сотрудники
0 No Value
0 Отдел верстки
; В Внештатные сотрудники
117?
953$
1 200$
1 000$
1 000$
200$
200$
117?
953$
1 200$
1 000$
1 000$
200$
200$
1
Но Value:
ВЕР!
ВНШТ;
1
Но Value:
ВЕР!
ВНШТ;
Рис. 15.24. Анализ затрат проекта с учетом затрат на авторов
Рис. 15.24. Анализ затрат проекта с учетом затрат на авторов
Кроме того, на рис. 15.24 видно, что группировка позволяет просматривать данные по затратам не только для отделов, но и для должностей внутри отделов. Это дает возможности для более точного анализа и корректной оптимизации стоимости.
Мы рассмотрели несколько способов анализа стоимости проекта. Возможно, В вашей организации приняты другие способы анализа, но главное, что теперь вы знаете общие принципы определения соотношения затрат между задачами или ресурсами, сгруппированными по тем или иным признакам.
Оптимизация стоимости проекта
Обычно после того, как проведен анализ, принимается решение относительно оптимизации плана. Если общая стоимость проекта и распределение затрат соот-
ветствуют ожиданиям, то оптимизация может не потребоваться, но так случается нечасто. Как правило, приходится оптимизировать план: сокращать или увеличивать затраты на задачи или ресурсы определенного типа. Иногда приходится выполнять одновременно обе операции, например, сохраняя общую стоимость проекта, уменьшить затраты на программирование и увеличить затраты на тестирование. Рассмотрим приемы уменьшения и увеличения затрат на проект или его составляющие.
Уменьшение затрат
Затраты определяются ставками ресурсов, трудозатратами и фиксированными затратами на задачи. Поэтому уменьшить затраты можно, уменьшив один или несколько определяющих факторов.
Для выполнения работ, которые необходимо удешевить, можно привлечь более дешевые ресурсы или использовать таблицы норм затрат с более низкими ставками у назначенных ресурсов. Первый вариант опасен снижением качества проекта, поскольку более дешевые ресурсы часто имеют более низкую квалификацию. Кроме того, это может привести к увеличению сроков исполнения задач. Второй вариант подходит в большей степени, но возможность его использования зависит от условий предоставления ресурсов для проектных работ.
Также можно попробовать отказаться от использования некоторых ресурсов для исполнения определенных работ. Но в таком случае возрастает нагрузка на других участников проекта, что может привести к изменению длительности задач или снижению качества.
При сокращении трудозатрат нужно определить, какие работы имеют наиболее низкий приоритет и менее важны для достижения проектных результатов. Эти работы и нужно удалить из плана проекта. Как правило, сокращение трудозатрат приводит к снижению качества проекта, но, если сокращаемые задачи лежат на критическом пути, может привести и к сокращению сроков выполнения проекта. В проектах обычно не так много задач с фиксированными затратами. Если же они есть, то можно попробовать найти способы сокращения этих затрат, хотя, так как эти затраты относятся к внепроектной деятельности, это не всегда получается. Сокращение этих затрат в некоторых ситуациях может повлиять на качество проекта.
Увеличение затрат
Если у проекта или его части оказывается дополнительный бюджет, который можно использовать, то увеличить затраты можно за счет увеличения объема работ, увеличения числа используемых ресурсов или их стоимости.
Добавив работы, можно улучшить качество проектных результатов, например, осуществив их дополнительный контроль. Использовав дополнительные ресурсы, можно быстрее завершить проект или сделать больший объем работы. Наконец, если привлечь к исполнению работ специалистов более высокого уровня с более высокими ставками, можно улучшить качество и уменьшить длительность выполнения работы.
Что нового вы узнали?
О Как уточнять длительность задач с использованием параметрического метода.
О Как уточнять длительность задач с использованием метода PERT.
О Как оптимизировать план работ проекта.
О Как использовать метод критического пути при анализе плана работ.
О Как анализировать распределение затрат по фазам проекта, типам работ, типам трудозатрат и типам ресурсов.
О Как уменьшать или увеличивать затраты на проект.
ж УРОКж УРОКАнализ рисковАнализ рисков
ж УРОК
ж УРОК
Анализ рисков
Анализ рисков
Принципы определения рисков проекта
О Внесение информации о рисках в план проекта
Обнаружение возможных рисков при анализерасписания, ресурсов и бюджета проекта
Разработка стратегии смягчения рисков
О План реакции на риски и его внесение в план проекта
Формирование бюджетного буфера проекта
Определение и увеличение временного буфера проекта
Анализ распределения трудозатрат по проекту и загрузки ресурсов в Microsoft Excel
Анализ опасностей, которые могут возникнуть при выполнении составленного плана, — один из самых интересных и сложных этапов планирования проекта. От того, как проведен анализ, зависит, будет ли проект успешно завершен.
В этом уроке вы научитесь определять риски с помощью MS Project, описывать их и разрабатывать стратегии их смягчения. Для проведения анализа мы задействуем все имеющиеся в нашем арсенале средства: настраиваемые поля, формулы, стандартные и настраиваемые фильтры, сортировки. Но и это не все — в конце урока мы освоим средства анализа проектных данных в Microsoft Excel и с их помощью проведем исследование нашего проекта.
Анализ рисков
План составлен, проект укладывается в сроки, бюджет соответствует ожиданиям и загрузка ресурсов не превышает их доступность. Самое время задуматься: а удастся ли выполнить этот план, если, например, заболеет сотрудник с уникальными навыками, которого никто не может заменить, или авторы не сдадут статьи в срок, или в типографию вовремя не привезут краску, или произойдет еще что- нибудь непредвиденное? Ответы на эти вопросы можно получить, анализируя риски проекта.
Анализ рисков состоит из нескольких этапов. Сначала нужно определить возможные риски. Затем для каждого из них нужно определить стратегию смягчения влияния риска на проект, то есть действия, предпринимаемые для предотвращения риска или в случае осуществления риска для того, чтобы проект был успешно завершен.
Определение рисков
Часто в процессе определения рисков невозможно детально проанализировать весь план проекта в разумное время (например, если план состоит из нескольких сотен задач). В таких случаях в первую очередь нужно анализировать риски у задач, которые находятся на критическом пути проекта или могут стать критическими. Чтобы определить, какие задачи могут стать критическими, можно воспользоваться оптимистической и пессимистической диаграммами Ганта, полученными в результате анализа методом PERT.
При определении рисков информацию нужно заносить в план проекта. Для этого нужно подготовить настраиваемые поля (файл l.mpp). Мы переименовали поле для задач Text2 (Текст2) в Описание риска, а поле для задач Text3 (ТекстЗ) — в Вероятность осуществления риска, причем для последнего мы создали список значений: Высокая, Средняя и Низкая, что позволит быстро заполнять это поле. Кроме того, на основании таблицы Entry (Ввод) для задач мы создали таблицу Ввод информации о рисках и оставили в ней лишь необходимый набор полей. И наконец, на базе таблицы мы создали два представления: Риски, в котором эта таблица находится рядом с диаграммой Ганта, и комбинированное представление Риски2, в верхней
части которого находится представление Риски, а в нижней — Task Form (Форма за- дач). Теперь можно переходить к определению рисков.
Риски определяются для трех аспектов проекта: расписания, ресурсов и бюджета. Так выявляются события, осуществление которых может помешать завершить проект в срок или создать нехватку ресурсов или денег в определенный момент его выполнения. Если при определении риска становится ясно, как уменьшить его, то нужно сразу же вносить соответствующие изменения в план проекта.
Риски в расписании
Задача, стоящая перед руководителем проекта при анализе рисков расписания, заключается в том, чтобы уменьшить вероятность срыва сроков работ. Срыв сроков работ может произойти в том случае, если длительности задач в плане не будут соответствовать тому времени, которое потребуется ресурсам на их выполнение.
Несоответствие запланированных длительностей работ фактическим может произойти в двух случаях: если неточно составлен план проекта и если неожиданно окажется, что та или иная работа требует больше времени, чем ожидалось. Поскольку каждый проект уникален, то обязательно случится так, что какая-то из задач будет длиться дольше запланированного времени, но чем точнее и детальнее план, тем меньше будет таких задач. Ведь при неточном плане несоответствия возникают даже тогда, когда их могло бы и не быть.
Поэтому уменьшение рисков в расписании начинается с детализации плана работ. Затем нужно обнаружить задачи, у которых вероятность срыва наиболее велика. Эти задачи можно обнаружить по некоторым формальным критериям, рассматриваемым ниже.
Задачи с предварительными длительностями
Один из наибольших рисков представляют задачи, в выполнении которых у сотрудников нет опыта. Например, если бы в нашем проекте при предпечатной подготовке журнала использовалась новая для сотрудников технология, например печать серебром, или новое оборудование, то задача, подразумевающая использование нового оборудования или новых технологий, считалась бы рискованной. Главная проблема в планировании таких задач заключается в том, что их длительность не известна заранее, поскольку нет опыта в их выполнении. Поэтому обычно при планировании длительность этих задач остается предварительной (estimated). Такие задачи можно обнаружить в плане проекта с помощью стандартного фильтра Tasks With Estimated Durations (Задачи с оценкой длительности).
В нашем плане таких задач нет, но если бы они обнаружились, то пришлось бы изменить план проекта таким образом, чтобы неожиданное увеличение их дли-
тельности не сказалось на сроках окончания проекта или на сроках исполнения важных задач (например, тех, у которых сроки исполнения регламентируются договором). Желательно увеличить планируемую длительность исполнения этих задач до пессимистичной и рассчитывать план с учетом этой длительности задач. Кроме того, можно добавить в план отдельную задачу по освоению нового оборудования или технологии раньше того, как начнется выполнение задачи, где это оборудование или технология будет использоваться.
Слишком короткие задачи
Часто при планировании проекта длительность задач определяется на основании оценки будущих исполнителей. Например, руководитель проекта просит сотрудника оценить, сколько времени ему потребуется на исполнение определенной задачи, а затем оценка сотрудника заносится в план. Сотрудники же часто дают слишком оптимистичные сроки, что приводит к тому, что запланированные работы не удается выполнить в срок или сотруднику приходится работать сверхурочно.
Другой источник задач со слишком короткими сроками — сами менеджеры, выделяющие на задачу столько, сколько считают нужным (исходя из ограничений по срокам проекта), не советуясь при этом с потенциальными исполнителями.
Чтобы избежать таких случаев, нужно проанализировать все задачи плана проекта длительностью меньше одного дня (кроме вех) и все задачи, у которых при анализе PERT ожидаемая длительность совпадала с оптимистичной. Для этого создадим новый фильтр и настроим его (рис. 16.1, файл l.mpp). (О том, как создавать и настраивать фильтры см. раздел «Создание фильтра» урока 4.)
Рис. 16.1. Настраиваем фильтр для отбора коротких задач
Фильтр отбирает задачи, у которых длительность меньше либо равна одному дню или значение настраиваемого поля Durationl (Длительность!) равно значению настраиваемого поля Duration2 (Длительность2). (Эти настраиваемые поля используются при анализе по методу PERT для хранения информации об опти-
мистической и ожидаемой длительности.) Среди задач, отобранных по одному из этих критериев, фильтр отбирает те задачи, у которых значение поля Milestone (Веха) равно No (Нет), то есть задачи, не являющиеся вехами.
Результат применения фильтра в нашем проекте представлен на рис. 16.2 (файл Коротких задач оказалось только три, из них две Редколлегии, на которые отведено по 3 часа, и Окончательная сборка журнала, на которую отведено 2 дня. Кроме того, оптимистическая и ожидаемая длительности совпали у фазы Редактирование
Рис. 16.2. Просматриваем короткие задачи с помощью фильтра
После того как короткие задачи отобраны, определим реалистичность отведенного на них времени. В нашем случае 3 часа на редколлегию — это вполне нормально. Два дня на сборку журнала — срок оптимистичный, но учитывая, что работать будут двое, справиться вполне можно. К тому же, они задействованы на 25% (то есть за 2 дня отработают всего 6 часов), значит, если они не будут укладываться в срок, то будет возможность увеличить загрузку и успеть завершить задачу вовремя.
Если мы обнаруживаем в плане задачи, имеющие неоправданно короткие сроки, то длительность таких задач нужно дополнительно обсудить с будущими исполнителями. При этом желательно запросить у них все три возможных срока исполнения задачи, чтобы внести их в таблицу для анализа PERT и рассчитать длительность задачи.
Слишком длинные задачи и задачи с большим числом ресурсов
Мы уже говорили о том, что при составлении плана стоит избегать слишком длинных задач. Как правило, без детализации работ очень сложно точно оценить трудозатраты для таких задач и возможную загрузку ресурсов, поэтому, включая их в план, вы повышаете вероятность того, что он окажется неточным.
Обнаружить в плане задачи с большой длительностью очень просто. Достаточно воспользоваться автофильтром и отфильтровать задачи по столбцу Duration (Длительность), отобравзадачисдлительностью, например,5или 10 дней (об использовании автофильтра см. раздел «Автофильтр» урока 4).
Оптимистическая длительность можетс ожидаемой не точно, а с
ным допущением, например различаться на 1 или 2 часа. Чтобы такие задачи тоже но было обнаружить, в этом же файле мы создали фильтр Слишком короткие задачи — 2 в котором можно ввести это допущение.
А вот автоматически отобрать задачи с большим числом ресурсов нельзя, поскольку в MS Project нет специального столбца «внутренней» таблицы, в котором было бы указано число ресурсов, назначенных на задачу. Поэтому нам, как обычно, придется воспользоваться настраиваемым полем (файлПереименуем поле задач(Число2) в Число ресурсов и поместим вформулу
(Len(рис. 16.3).
Рис. 16.3. Настраиваем формулу для определения числа ресурсов
Функция Len определяет длину текстовой строки, переданной ей в качестве параметра. В нашем случае этой строкой является значение поля Resource Names (Названия ресурсов). Чем больше ресурсов назначено на тем длиннее строка и тем больше будет значение поля Число
После завершения настройки поля отсортируем задачи по этому полю. Для этого с помощью команды меню Project Sort Sort by (Проект Сортировка Сортировать по) откроем диалоговое окно сортировки и выберем созданное поле в качестве критерия. Сортировать задачи будем по убыванию, чтобы задачи с наибольшим числом ресурсов оказались в верхней части списка, и сбросим флажок Keep outline structure (Сохранить структуру), чтобы сортировка осуществлялась в рамках всего проекта, а не в рамках отдельных фаз (рис. 16.4, файл
На рис. 16.5 (файл задачи в верхней части представления отсортированы по числу ресурсов. В задачах в начале списка задействовано по 4-5 сотрудников, в задачах чуть ниже — по 2-3 человека. В нижней части представления отображена Форма задач (Task Details Form), в которой можно просмотреть детальную информацию о задаче, выбранной в верхней части представления.
Определив задачи с большими длительностями или большим числом назначенных ресурсов, нужно их на серию более коротких задач или превратить в фазы, поскольку, как правило, в рамках длинной задачи решается несколько коротких. Еще одно подтверждение тому — много назначений на задачу: как прави-
Этот метод сравнения задач довольно груб, поскольку не гарантирует точного сравнения числа ресурсов. Точно определить число назначенных на задачу ресурсов можно лишь с помощью макроса (функции этого на позволяют).
ЛО, над решением одной задачи работает не больше двух человек, а если их назначено больше, то это значит, что задача может быть разделена на несколько составляющих.
Рис. 16.4. Сортируем задачи по созданному полю
-Ж»,
JES3
6»«» |м iJ Р №<«!.,
I Б*1>мм(2>%кСвмвн<м4МЧЬЬор*ков(М*»1Л•**РУВМм(МЧ(Тв»«аоНМЧ№УМ*« А
В) у» 6» в» ;-=»■ f»«« too еям «МКМ*» ь*и»ме угхх в» Г J#H»J .» i
1 -:■ ♦ - уо-- I ©ззяизи
. ,*?»№.;.. fjwt змз Wt.^^S---■H«1,2DW[**■?, ЗОН »W1 ЭТЛ xCT
, 0|м;пГа;н«> Mid J <Ь ojNiD jifiM A U:и
Ц|егодеп»««е
Tцw«c«t>e р»*а«гчюв« i Ивенов[30%];Пе1ров[30%);Свдоров(30% 1;Гелкмне[50%];В»син;Ко1 лов
ЦМЧ)Лв*Р<иЦМЧ|ХНАороНМЧ|;Ув«(М>^1УЧ1
Подготоме row* ««мере
t^e. (ча"
Ф ifcfWCBWn»
<ОСО<< JH»
| FN>ec«>eNWS|;V»em»ee«(MW| Сцдорое|МЧМ1мим(2<Х| | tp*M*>4ltSt.*v*De(?»Sl
' V wi
r^- |оз м« » 61
Рис. 16.5. План проекта после сортировки задач по числу ресурсов
: ft<MOMo«^ZF>|.t>ypwe|e»S);CeMei«oNFFS| iwigpwweI ; п*моно^мч|Лу»<ш»мм’‘1;Свм#ноннч|
Ck® ncxi.4>»»MMi or encoci ihoeU-44Uleipoe<MS|;Cnxop<>*<M‘*l «ое Ле ipoe.Симоров J eewwie-Veepoe мовЛв1ров^вморов1 евевнцУвмров По<гогое«е редемыногг*» )«мо^Пе1ров;Смео<>ов J iw»h
#1м» пяявяя
- y«rf (29 оз «ио:
•3 "3
-J Т»*!.»» |T^7wti 3 "j **₽»t*M рммооГо
® PwiMtwwNw* л^.Л, .ИГ-.Ш
.&;А? „Г ^ ,/i i - J
Например, в задаче Техническое редактирование задействовано 5 сотрудников, и очевидно, что ее можно разбить на подзадачи. Каждый из редакторов разделов (Иванов, Петров, Сидоров) работает над техническим редактированием своего раздела, а Галкина, Васин и Козлов задействованы в работе над всеми разделами. Поэтому можно создать три подзадачи по редактированию отдельных разделов и назначить на них редакторов а ресурсы, задействованные во всех подзадачах, оставить назначенными на задачу Техническое редактирование, которая стала фазой (рис. 16.6, файл
ЭД
Та» Nene
В Техническое
1
раздела 2
раздела 3
Тексты
Гме to
11 i 1ёТЙ ГЙ’ДД18 "i ff ЗЕ 08
hr алкмна[БО%]^асин;Ко)лов
Ибанов[50 'Al :
Петров[50|А] ;
Сидоров^! 0%] ► 04.03
Рис. 16.6. Детализируем задачу Техническое редактирование
Детализация работ у задач с большой длительностью или с большим числом назначенных ресурсов облегчает контроль выполнения работ и дает возможность оптимально распределить загрузку ресурсов. Это, в свою очередь, снижает риск несоответствия плана проекта реальному ходу выполнения работ.
Задачи с большим числом зависимостей
Чем больше у задачи зависимостей, тем выше риск, что ее исполнение будет задержано из-за того, что одна из задач-предшественниц не уложится в срок. Особенно опасно, если несколько предшественниц имеет задача, расположенная на критическом пути, поскольку в случае ее задержки увеличится длительность проекта. В MS Project нет поля, содержащего информацию о том, сколько у задачи предшественниц. Поэтому для определения задач с несколькими предшественницами нам придется создать новый фильтр (рис. 16.7, файл
Definition т•
Eater г
3-ЭД.Т4М с несколькими гчпедшргтвенммцдмр!
$2"", , 7 Д 2S1
Р Show in щепи
Р Show related summary rows
Рис. 16.7. Создаем фильтр для определения задач с несколькими предшественницами
Список всех предшественниц задачи приведен в поле Predecessors (Предшественники), причем номера задач-предшественниц разделены точками с запятой (см. раздел «Редактирование связей в таблице» урока И если в этом поле встречается хотя бы одна точка с запятой, значит, у задачи есть как минимум две предшественницы. Поэтому наш фильтр будет отбирать те задачи, у которых в поле Predecessors (Предшественники) содержится точка с запятой.
В результате работы фильтра важно не только обнаружить задачи с несколькими предшественницами, но и понять, как эта задача связана с другими задачами в плане проекта. Поэтому созданный фильтр удобнее всего применять в режиме подсветки, чтобы задачи с несколькими зависимостями лишь подсвечивались среди всех остальных (о фильтрации в режиме подсветки см. в разделе «Фильтры» урока 4). Например, на рис. 16.8 (файлмы применили новый фильтр в представлениях Gantt Chart (Диаграммаи Network Diagram (Сетевой график) и совмести
ли окна с этими представлениями в одном окне. В верхнем окне в таблице строки с задачами, подсвеченными фильтром, выделены голубым шрифтом (14, 42, 43), а в нижнем цветом выделены блоки, обозначающие задачи (на рисунке виден только блок 14).
Рис. 16.8. Новый фильтр применен в двух разных представлениях
После того как задачи с несколькими зависимостями обнаружены, нужно определить, как можно уменьшить риск их задержки. Уменьшить риск можно, увели-
чив длительности одной или нескольких задач-предшественниц за счет более раннего их начала (если это возможно). Кроме того, можно увеличить запланированную длительность задачи, если ограничения по длительности проекта позволяют это сделать.
Иногда одна из двух задач начинается намного позже другой, и тогда она создает временной резерв другим. Например, на рис. 16.9 (файл 5.mpp) у задачи Верстка обложки две предшественницы, одна из которых, Фотосъемка модели, завершается за неделю до планируемого начала верстки обложки. В этой ситуации риск задержки верстки из-за фотосъемки минимален, потому что у последней есть очень большой временной резерв.
:Tw*Nw<:Tw*Nw<В Изданиеомера журналаЯ Планирование номераВ Подготовка материаловEI Подготовка обложкиВ Изданиеомера журналаЯ Планирование номераВ Подготовка материаловEI Подготовка обложкиОтбор моделиОтбор моделиПередача рекламных анонсов в предыдущей номерПередача рекламных анонсов в предыдущей номерВерстка обложкиВерстка обложкиОбложка готоваОбложка готова^уремин[50%]^ Жук»#гФв*®мвд»л*5Ф^эпленка(1 Кассета] ,Сщоров(4Э%1^уремин[50%]^ Жук»#гФв*®мвд»л*5Ф^эпленка(1 Кассета] ,Сщоров(4Э%1Рис. 16.9. Анализ зависимостей у задачи Верстка обложкиРис. 16.9. Анализ зависимостей у задачи Верстка обложкиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложиФотосъемка моделиПодготовка анонсов материалов номера для обложиЕремин[70%];Жуш)в[20%19.03Еремин[70%];Жуш)в[20%19.03
:Tw*Nw<
:Tw*Nw<
В Изданиеомера журнала
Я Планирование номера
В Подготовка материалов
EI Подготовка обложки
В Изданиеомера журнала
Я Планирование номера
В Подготовка материалов
EI Подготовка обложки
Отбор модели
Отбор модели
Передача рекламных анонсов в предыдущей номер
Передача рекламных анонсов в предыдущей номер
Верстка обложки
Верстка обложки
Обложка готова
Обложка готова
^уремин[50%]
^ Жук»#гФв*®мвд»л*5Ф^эпленка(1 Кассета] ,Сщоров(4Э%1
^уремин[50%]
^ Жук»#гФв*®мвд»л*5Ф^эпленка(1 Кассета] ,Сщоров(4Э%1
Рис. 16.9. Анализ зависимостей у задачи Верстка обложки
Рис. 16.9. Анализ зависимостей у задачи Верстка обложки
Фотосъемка модели
Подготовка анонсов материалов номера для обложи
Фотосъемка модели
Подготовка анонсов материалов номера для обложи
Еремин[70%];Жуш)в[20%
19.03
Еремин[70%];Жуш)в[20%
19.03
Создавать такие резервы можно, когда дата начала одной из задач-предшественниц связана с другой задачей или имеет ограничение, а у другой задачи такого ограничения нет. Если перенести задачу, дату начала которой ничто не ограничивает, на более ранний срок, то это создаст ей временной резерв.
Задачи с внешними зависимостями
Иногда задачи зависят от внешних по отношению к проекту событий, не задействующих проектные ресурсы и не поддающихся планированию. Например, если организация выполняет два взаимосвязанных проекта, то в качестве предшественника задачи может выступать задача из другого проекта.
Определить такие задачи с помощью фильтра можно лишь в том случае, если в качестве предшественников выступают задачи, хранящиеся в других файлах проектов. В таком случае для обнаружения этих задач нужно настроить фильтр, созданный нами для определения задач с несколькими предшественницами (см. рис. 16.7), заменив символ «;» на «\».
Бывает и так, что у задачи нет предшественниц в других файлах проектов, но, тем не менее, внешние зависимости у нее есть. Обычно такие задачи может определить лишь менеджер при анализе плана вручную. В нашем проекте такой задачей является Статьи поступили в редакцию, поскольку срок ее выполнения зави-
сит от скорости работы авторов, что является внешней (то есть непроектной) зависимостью.
Риск того, что авторы сдадут статьи позже срока, довольно велик. Поскольку сразу уменьшить этот риск мы не можем, просто зафиксируем его (рис. 16.10, файл заполнив соответствующие поля чтобы вернуться к нему чуть позже, когда будем разрабатывать стратегию смягчения влияния рисков на проект.
ЯЯСтатьи в работе у авторовСтатьи поступили вСтатьи в работе у авторовСтатьи поступили вВысокаяВысокая|0О days iстатьи позже|0О days iстатьи позже
Я
Я
Статьи в работе у авторов
Статьи поступили в
Статьи в работе у авторов
Статьи поступили в
Высокая
Высокая
|0
О days iстатьи позже
|0
О days iстатьи позже
Рис. 16.10. Заносим информацию о риске в план проекта
Ресурсные риски
Цель анализа ресурсных рисков заключается в том, чтобы определить ресурсы и назначения, увеличивающие вероятность срыва проекта. Например, рискованно привлечение недавно принятого на работу сотрудника, поскольку у нас нет опыта работы с ним и мы не знаем, сможет ли он справиться с поставленными задачами. Другой риск — использование одного сотрудника в слишком многих задачах, поскольку проект становится зависимым от одного сотрудника, и если он станет недоступным, то проект может провалиться.
Использование неопытных сотрудников
Часто случается так, что для проектных работ привлекаются сотрудники, недавно вступившие в организацию. Поскольку еще нет опыта использования этих сотрудников в проектах, это представляет определенный риск. Нужно определить задачи, где задействованы эти и описать риск их использования. При разработке стратегии смягчения рисков эти риски нужно будет проанализировать и определить, как их уменьшить.
Чтобы выделить сотрудников без опыта работы, настроим столбец Flag2 (Флаг2), назвав его Опыт есть, и определим отображение красного индикатора для тех случаев, когда значением поля является No (Нет), и зеленого — когда значением является Yes (Да). Добавим настроенное поле в представление Resource Sheet (Лист ресурсов) и установим в нем значение No (Нет) для тех ресурсов, у которых нет опыта работы. В нашем случае в проекте задействованы только два ресурса без опыта: Тарасова и Жуков (рис. 16.11).
Теперь разделим окно, отобразим в нижней части представление Task Usage (Использование задач) и откроем таблицу Ввод информации о рисках. Для того чтобы в ней отобразились только те задачи, в которых задействованы неопытные сотрудники, выделим этих сотрудников в списке в верхнем представлении, щелкнув на их фамилиях при нажатой клавише Ctrl (рис. 16.12).
На рис. видно, что в двух задачах из трех неопытные сотрудники работают вместе с более опытными, поэтому вероятность осуществления риска в этих случаях мы определили как среднюю. И лишь у той задачи, где задействован один Жуков, риск был оценен как высокий.
Рис. 16.11. Ресурсы без опыта отмечены красными индикаторами
Рис.Вводим информацию о рисках длягде задейавованы сотрудники без опыта раб
Ресурсы с большим объемом работы
Иногда загрузка между участниками проекта распределяется неравномерно, и некоторые из членов команды делают больший объем работы, чем другие. Если не проконтролировать распределение работы, то может оказаться, что некоторые сотрудники отвечают за исполнение слишком большого числа задач. Слишком высокая ответственность отдельных сотрудников опасна тем, что в случае болезни такого «ключевого» сотрудника или недоступности его по другой причине выполнить все задачи в срок будет невозможно.
Определить ресурсы с большим числом назначений можно с помощью представления Resource Usage (Использование ресурсов). Откроем в этом представлении таблицу Work (Трудозатраты) и отберем для отображения только человеческие ресурсы, воспользовавшись фильтром Resources — Work (Ресурсы — трудовые). Затем отсортируем ресурсы по убыванию по колонке Work (Трудозатраты). Теперь участники проекта с наибольшей загрузкой отображаются в начале списка.
Для того чтобы просмотреть, какое место в плане проекта занимают назначения наиболее занятых сотрудников, разделим окно и в нижнем представлении отобразим диаграмму Ганта. Теперь при выборе ресурса в верхнем представлении в нижнем отображаются все его назначения, как в таблице, так и на диаграмме (рис. 16.13, файл 7.mpp, Представление 1).
Рис. 16.13. Просматриваем задачи, в которых задействованы наиболее загруженные ресурсы
Критические задачи выделены красным, и чем в большем числе критических задач задействован ресурс, тем выше опасность срыва сроков проекта, если этот
ресурс вдруг перестанет быть доступным. Поскольку в этом случае риск, связанный с задействованностью ресурса, распространяется на все задачи, в которых он участвует, то нет смысла заполнять поля с описанием риска для задач — удобнее создать аналогичные настраиваемые поля для ресурсов и вводить информацию в них.
Чтобы внести в план информацию о ресурсных рисках и использовать ее в дальнейшем при разработке стратегии смягчения рисков, изменим настраиваемые поля для ресурсов Text2 (Текст2) и Text3 (ТекстЗ). Переименуем их в Описание риска и Вероятность осуществления риска. Поскольку во втором поле можно использовать список значений, уже составленный нами в аналогичном поле для задач, импортируем его с помощью кнопки Import Custom Field (Импорт настраиваемого поля).
В поле Text2 (Текст2) могут вводиться одинаковые риски для разных ресурсов, поэтому настроим список значений таким образом, чтобы при вводе можно было указывать значения, не входящие в список, и они автоматически добавлялись бы в него для дальнейшего использования (о настройке списка значений поля см. раздел «Создание настраиваемых полей со списком значений» урока 13).
Создадим новую таблицу на базе ресурсной таблицы Entry (Ввод), назовем ее Ввод информации о рисках ресурсов и добавим в нее настроенные поля. Теперь откроем ее в верхнем представлении и заполним ее данными для ресурсов, выполняющих большой объем работы (рис. 16.14, файл 7.mpp, Представление 2).
Рис. 16.14. Вводим информацию о ресурсных рисках
Наиболее «рискованными» ресурсами проекта являются Иванов, Петров и Сидоров, задействованные в самом большом числе задач, большинство из которых лежит на критическом пути. Соответственно, в поле Описание риска введем Срыв работ
из-за недоступности а в поле Вероятность осуществления выберем значение Высокая.
Ресурсы со сверхурочной работой
Сотрудники, загруженные сверхурочной работой, из-за усталости могут начать работать медленнее, чем обычно. Поэтому при планировании стоит избегать использования сверхурочной загрузки. Если же при составлении плана вам пришлось запланировать сверхурочную работу, то при анализе рисков стоит предусмотреть ее возможные последствия.
Для анализа мы будем использовать то же представление, что и в предыдущем примере, но на диаграмме использования ресурсов отобразим детальные данные о превышении нагрузки и сверхурочных (об отображении подробных данных на диаграмме см. в разделе «Выбор типа отображаемой на графике информации и ее урока 8). Пролистывая эту диаграмму, можно быстро обнаружить ресурсы со сверхурочной нагрузкой (рис. 16.15, файл
Рис. 16.15. Обнаруживаем в проекте ресурсы со сверхурочной загрузкой. На диаграмме в верхней правой части экранаданные о сверхурочной работеWork)
и превышении доступности ресурсов
В нашем примере сверхурочная загрузка есть у Буркова, и поэтому укажем в описании риска Срыв работ из-за усталости ресурса. Но поскольку объем сверхурочной работы небольшой, то вероятность осуществления риска оценим как среднюю.
Сотрудники с уникальными навыками и материалы с единственными поставщиками
Проект может оказаться под угрозой срыва, если неожиданно станет недоступен сотрудник, обладающий особыми знаниями или навыками, поскольку только он
может выполнить определенные задачи проекта. Кроме того, риск провала проекта из-за несвоевременной поставки материалов повышается, если материалы могут быть получены только от одного поставщика, поскольку в этом случае выполнение проекта становится зависимым от качества его работы.
Чтобы определить такие ресурсы и внести в план информацию о рисках, связанных с их использованием, откроем представление Resource Sheet (Лист ресурсов) и отобразим в нем таблицу Вводинформации о рисках ресурсов. Затем нужно определить риски с уникальными знаниями и ввести в таблицу описание рисков и вероятность их осуществления.
На рис. 16.16 видно, как мы заполнили эту таблицу в файле 9.mpp. Поскольку Краска для вывода пленок и Бумага для типографии поставляются нам единственной компанией, то использование этих ресурсов мы считаем рискованным. Но так как с компанией-поставщиком мы работаем уже давно и срывов в поставках никогда не было, вероятность осуществления риска оценим как низкую.
ФотопленкаФотопленкаСрыв работ из-за недоступности ресурса iСрыв работ из-за недоступности ресурса iСидоровСидоровСрыв работ из-за усталости ресурсаСрыв работ из-за усталости ресурсаБурковБурковУландееваУландееваТарасоваТарасоваЛимонов ; Срыв работ из-за уникальных знаний ресурса.Лимонов ; Срыв работ из-за уникальных знаний ресурса.Семенов iСеменов iИ вановПетров IИ вановПетров IСрыв работ из-за недоступности ресурса Срыв работ из-за недоступности ресурсаСрыв работ из-за недоступности ресурса Срыв работ из-за недоступности ресурсаБумага для типографии i Срыв работ из-за несвоевременной поставки.Бумага для типографии i Срыв работ из-за несвоевременной поставки.Краска для вывода пленок i Срыв работ из-за несвоевременной поставки. {Краска для вывода пленок i Срыв работ из-за несвоевременной поставки. {НизкаяНизкаяНизкаяВысокаяВысокаяВысокаяНизкаяВысокаяВысокаяВысокаяСредняяСредняяСредняяСредняя
Фотопленка
Фотопленка
Срыв работ из-за недоступности ресурса i
Срыв работ из-за недоступности ресурса i
Сидоров
Сидоров
Срыв работ из-за усталости ресурса
Срыв работ из-за усталости ресурса
Бурков
Бурков
Уландеева
Уландеева
Тарасова
Тарасова
Лимонов ; Срыв работ из-за уникальных знаний ресурса.
Лимонов ; Срыв работ из-за уникальных знаний ресурса.
Семенов i
Семенов i
И ванов
Петров I
И ванов
Петров I
Срыв работ из-за недоступности ресурса Срыв работ из-за недоступности ресурса
Срыв работ из-за недоступности ресурса Срыв работ из-за недоступности ресурса
Бумага для типографии i Срыв работ из-за несвоевременной поставки.
Бумага для типографии i Срыв работ из-за несвоевременной поставки.
Краска для вывода пленок i Срыв работ из-за несвоевременной поставки. {
Краска для вывода пленок i Срыв работ из-за несвоевременной поставки. {
Низкая
Низкая
Низкая
Высокая
Высокая
Высокая
Низкая
Высокая
Высокая
Высокая
Средняя
Средняя
Средняя
Средняя
Рис. 16.16. Вводим в план проекта описание рисков для сотрудников с уникальнымизнаниями и материалов сединственным поставщиком
Среди сотрудников только Лимонов обладает уникальными знаниями, и его отсутствие может сказаться на сроках исполнения работ. Поэтому и для него мы укажем соответствующий риск, оценив степень вероятности его осуществления как среднюю.
В нашем проекте задействовано не так много ресурсов, и поэтому просмотреть весь список и внести информацию о рисках можно довольно быстро. Если же проект, в котором вы оцениваете ресурсные риски, содержит большое число ресурсов, то при их анализе стоит воспользоваться стандартными фильтрами Resources — Material (Ресурсы — материальные) и Resources — Work (Ресурсы — трудовые), с помощью которых можно отобрать для анализа только сотрудников или только материалы.
Бюджетные риски
В результате осуществления рисков возможно увеличение объема работы по проекту, что приведет к росту затрат на него. Риск увеличения бюджета проекта стоит рассматривать тогда, когда проект имеет ограниченные бюджетные рамки.
Например, в нашем проекте задействованы в основном штатные сотрудники организации, регулярно получающие зарплату, и бюджет проекта не имеет большого значения. Бывают и другие случаи: например, проект может выполняться на заказ, и заказчик может выделять на выполнение работ определенную сумму, которую нельзя превысить.
В тех случаях, когда затраты на проект ограничены, важно предусмотреть риск увеличения бюджета в результате тех или иных обстоятельств. Для оценки возможного увеличения бюджета можно применять различные методики. Мы продемонстрируем здесь оценку возможного изменения стоимости проекта на основании данных, полученных в ходе анализа PERT.
Наш анализ исходит из предположения, что при увеличении длительности задачи объем работ всех назначенных ресурсов и, соответственно, цена возрастают пропорционально. Например, если задача длится 2 дня и стоит $100, то при увеличении длительности до 4 дней стоимость возрастет до $200. Этот метод оценки не очень точен, но он и не претендует на точность. Ведь при планировании рисков сложно предсказать, как именно будут задействованы ресурсы при увеличении длительности назначения. Задача анализа — определить возможный бюджет проекта при неблагоприятном развитии событий и задачи, цена которых сильно увеличится при осуществлении рисков.
Переименуем таблицу PA_PERT Entry (Ввод PA_PERT) в Бюджетные риски. Затем на основе фильтра Milestones (Вехи) создадим фильтр Not Milestones, изменив условие в исходном фильтре на противоположное. После его применения на плане не будут отображаться задачи с нулевой длительностью.
При анализе PERT программа автоматически помещает значения оптимистической, ожидаемой и пессимистической длительности в поля Durationl-3 (Длитель- ность1-3). Если разделить длительность каждого из типов на длительность, внесенную в план проекта (поле Duration (Длительность)), то в результате мы получим коэффициент, который можно использовать для расчета стоимости. Например, если длительность задачи в плане составляет 2 дня, а пессимистическая длительность составляет 4 дня, то коэффициент будет равняться 2. Соответственно, пессимистическая стоимость задачи будет равняться стоимости, умноженной на этот коэффициент, и в случае неблагоприятного развития событий будет в два раза больше запланированной.
Настроим три поля типа Cost (Затраты) для расчета стоимости каждого из типов по этой формуле. На рис. 16.17 (файл lO.mpp) представлена формула для поля Cost3 (ЗатратыЗ), переименованного в Opt. Cost. В формуле используется поле Durationl (Длительность!),хранящее оптимистическую длительность задач.
После настройки всех трех полей таблица примет вид, представленный на рис. 16.18 (файл Ю.трр). Видно, что в случае неблагоприятного развития событий стоимость проекта может увеличиться более чем на $15 000 (вычитаем из пессимистической стоимости планируемую стоимость), что составляет лишь 15,5% от общей стоимости проекта. Но у отдельных задач или фаз отклонение цены может быть значительным, и нужно проанализировать план, чтобы понять,
у каких задач в случае осуществления риска стоимость может существенно измениться. Для этого рассчитаем для каждой задачи процент отклонения пессимистической стоимости от запланированной.
Рис. 16.17. Настройка поля для расчета оптимистической стоимости проекта
!.!/":.TetitNeme
;. <«' 1
Opt Cott i Exp. Соей i
Pt $ COSt , 114
1.
! Изданиежурнала
98 814$
97
3 Планирование номера
537$!
397$j543$
683$:
Сбор предложений от авторов
94$!.
75$,131$
113$I
Подготовка плана номера
138$
92$!138$
183$!
Предварительная
103$!
118$
69$:103$
172$;
планов с учетом замечаний
I
157$:
Редколлегия
.84$!,
56$i113$
141$!
Рис. 16.18. Варианты стоимости проекта при разных вариантах развития событий
Переименуем поле (ЧислоЗ) в Разница стоимости (файл и введем в него формулу, представленную на рис. 16.19. Сначала определяется разница между пессимистической ценой и запланированной, для чего из поля
где хранится пессимистическая стоимость, рассчитанная в предыдущем примере, вычитается планируемая стоимость, хранящаяся в поле Cost (Затраты). Затем мы какой процент от запланированной стоимости составляет полученная разность. Для этого полученное в результате вычитания число делится на запланированную стоимость и результат умножается на 100.
Чтобы полученный результат было легче обрабатывать, настроим отображение индикаторов для поля (рис. 16.20). Те задачи, у которых отклонение при неблагоприятном развитии событий составит более 50%, пометим красным индикатором. Задачи с отклонением больше 25% пометим желтым, а с отклонением больше или равным 10% — зеленым. Задачи с отклонением менее 10% пометим флажком (эта настройка не видна на рис. 16.20, файл ll.mpp). Установим флажок Show data values (Показывать значения данных во всплывающих подсказках), и тогда значение поля будет отображаться при наведении курсора на индикатор.
Рис. 16.19. Формула для определения процента отклонения стоимости припессимистическомсценарии
Рис. 16.20. Настройка графических индикаторов для отображения данных об отклонении стоимости
Определение количественных характеристик отклонений (чтобы решить, какое отклонение считать слишком высоким, а какое приемлемым) зависит от принятых в организации стандартов. В нашем случае будем считать отклонение менее 10% приемлемым, а более 50% — слишком высоким и нуждающимся в коррекции.
На рис. 16.21 (файл ll.mpp) представлена таблица Бюджетные риски после того, как настройка поля завершена. К таблице применен фильтр Not Milestones для отбора всех задач, кроме вех. Задачи плана, помеченные красным индикатором, нуждаются в коррекции: нужно или уменьшить пессимистическую оценку стоимости для них, или увеличить планируемую стоимость.
Рис. 16.21. Анализируем отклонение по стоимости при помощи индикаторов
После завершения коррекции нужно определить пессимистическую стоимость проекта, согласовать ее с руководством и учитывать при планировании финансирования проекта. Если события будут развиваться по неблагоприятному сценарию, организация должна быть готова к выплате необходимого проекту бюджета. Пессимистическая стоимость проекта указана в колонке Pes. Cost в строке суммарной задачи проекта (первая строка на рис. 16.21).
Разработка стратегии смягчения рисков
После того как мы выявили проектные риски, нужно определить меры, смягчающие их влияние на проект. Это можно сделать двумя путями: разработать план их сдерживания или план реакции на них.
План сдерживания рисков (mitigation plan) состоит из работ, которые включаются в план проекта и, будучи выполненными, существенно снижают вероятность осуществления риска. План реакции на риски (contingency plan) определяется в плане проекта, но не оформляется в виде задач до осуществления риска. Если риск осуществляется, нужные задачи добавляются в план проекта.
Определяя стратегию смягчения рисков, следует всегда сравнивать затраты на предотвращение риска с затратами, которые будут понесены, если риск осуществится. Например, если в случае осуществления риска бюджет возрастет на $100, то стоимость работ по сдерживанию не должна превышать этой цифры. Когда важнее сроки проекта, следует сравнивать длительность плана в случае осуществления риска с длительностью плана, учитывающей задачи на его смягчение.
План сдерживания рисков
Для сдерживания рисков в план нужно включить работы, выполнение которых понизит вероятность осуществления риска. Например, у задачи Статьи поступили в редакцию есть высокий риск задержки из-за того, что авторы сдадут статьи позже срока. Чтобы снизить его, добавим в план задачу Проверка состояния статей, выполняя которую редакторы разделов свяжутся с авторами и напомнят им о сроках сдачи текстов (рис. 16.22, файл При этом длительность проекта не увеличилась.
Ta^NwwTa^NwwСтатьи вуПроверка состоянияСтетьи поступили в редакцию Авторы сдадут ствтьи позже нужногоСтатьи вуПроверка состоянияСтетьи поступили в редакцию Авторы сдадут ствтьи позже нужного08 Ивмюв(20%];Пефо|[20%];Скдоров08 Ивмюв(20%];Пефо|[20%];Скдоров
Ta^Nww
Ta^Nww
Статьи ву
Проверка состояния
Стетьи поступили в редакцию Авторы сдадут ствтьи позже нужного
Статьи ву
Проверка состояния
Стетьи поступили в редакцию Авторы сдадут ствтьи позже нужного
08 Ивмюв(20%];Пефо|[20%];Скдоров
08 Ивмюв(20%];Пефо|[20%];Скдоров
Рис. 16.22. Добавляемзадачу для обеспечения своевременной поставки текстов
4$464$46сверстансверстан43,3843,38Рис. 16.23. Добавляем задачудля обеспечения своевременной поставки материаловРис. 16.23. Добавляем задачудля обеспечения своевременной поставки материаловАналогично можно предотвратить и ресурсные риски. Например, чтобы избежать риска срыва работ из-за несвоевременной поставки материалов, добавим в план работ задачу Оформить предварительный заказ материалов для типографии, которая должна быть выполнена за три дня до завершения верстки журнала (рис. 16.23, файл Добавление этой задачи тоже не повлияло на длительность проекта.
4$
46
4$
46
сверстан
сверстан
43,38
43,38
Рис. 16.23. Добавляем задачудля обеспечения своевременной поставки материалов
Рис. 16.23. Добавляем задачудля обеспечения своевременной поставки материалов
Оформить предварительныйматериалов для
Предпечатная
Обычно большинство рисков можно предотвратить, проведя соответствующие работы, но иногда это не получается или же считается нецелесообразным. Для таких задач нужно разработать план реакции на риски.
План реакции на риски
Многие риски часто имеют очень низкую или неизвестную вероятность осуществления. Кроме того, для некоторых рисков нельзя определить момент их наступления. Например, есть риск, связанный с использованием Лимонова, поскольку тот обладает уникальными знаниями, и все четыре задачи, где он задействован, не могут быть выполнены без его участия. Но точно определить момент наступления риска нельзя, поскольку он не связан с календарем проекта. В подобных
случаях нужно разработать план реакции на риск, который будет применен в тот момент, когда риск осуществится.
План реакции на риски хранится в плане проекта в виде текстовой информации, связанной с определенными задачами или ресурсами. Для хранения информации о реакции на ресурсные риски настроим ресурсное поле Text4 (Текст4), переименовав его в План реакции на риски (файл 14.трр). Пример заполнения его данными представлен на рис. 16.24.
Лимонов:: Срыв работ из-за уникальных знаний ресурса.Лимонов:: Срыв работ из-за уникальных знаний ресурса.И^Я^ Вцюггнсст, j_ rr-w-pw^wp*»И^Я^ Вцюггнсст, j_ rr-w-pw^wp*»Средняя Передача знаний Семенову.1,Средняя Передача знаний Семенову.1,
Лимонов:: Срыв работ из-за уникальных знаний ресурса.
Лимонов:: Срыв работ из-за уникальных знаний ресурса.
И^Я^ Вцюггнсст, j_ rr-w-pw^wp*»
И^Я^ Вцюггнсст, j_ rr-w-pw^wp*»
Средняя Передача знаний Семенову.1,
Средняя Передача знаний Семенову.1,
Рис. 16.24. Составляем план реакции на риски
Даже после того, как план проекта проанализирован, многие риски выявлены и разработана стратегия смягчения их влияния на проект, все равно сохраняется вероятность, что в ходе выполнения проекта может произойти нечто непредвиденное. Иными словами, вполне возможно, что какие-то риски не были выявлены либо их существование нельзя предположить на нынешнем этапе планирования проекта. Поэтому в план нужно заложить временной и финансовый буфер, позволяющий отреагировать на возникающие риски и снизить вероятность увеличения длительности проекта.
Финансовый буфер можно создать простым увеличением стоимости проекта на коэффициент, который принято использовать в вашей организации в таких случаях. Например, если бюджет проекта составляет $100 000, а пессимистический бюджет — $120 ООО, то с учетом буфера бюджет проекта может равняться $130 000. Формирование временного буфера рассмотрим более подробно.
Формирование временного буфера
В хороший план проекта должна быть заложена определенная степень устойчивости к возникающим рискам. Так как риски приводят к задержкам в исполнении работ, то устойчивость к рискам подразумевает в первую очередь возможность начать исполнение некоторых задач позже даты, указанной в плане, и при этом закончить проект в срок.
Если у задачи можно перенести дату начала на более поздний срок или увеличить длительность, значит, она не является критической. Поэтому чем меньше в плане проекта критических задач, тем больше он подготовлен к возникающим рискам. Если план состоит только из критических задач, то он вряд ли будет выполнен в срок, поскольку в таком плане любая задержка приводит к смещению даты окончания проекта. В зависимости от стандартов планирования, принятых в организации, в плане проекта должен быть определенный процент некритических задач.
Для анализа существующего в плане временного резерва удобно воспользоваться представлением Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и таблицей Schedule (Календарный план), в которой отображается информация о существующем временном запасе. Для того чтобы эта же информация отображалась и на диаграмме, настроим ее с помощью мастера Gantt Chart Wizard (Мастер диаграмм Ганта).
На первом шаге мастера (определение типа информации для отображения на диаграмме) выберем переключатель Custom Gantt Chart (Настроить диаграмму Ганта). На следующем шаге выберем переключатель Yes ( Да) для отображения информации о критических и обычных задачах разными способами. После этого пропустим все диалоговые окна с настройками цветов отрезков и дойдем до пятого, в котором определяются типы дополнительных отрезков, отображаемых на диаграмме (рис. 16.25, файл IS.mpp).
Рис. 16.25. Выбираем дополнительные отрезки для отображения на диаграмме ГантаРис. 16.25. Выбираем дополнительные отрезки для отображения на диаграмме Ганта
Рис. 16.25. Выбираем дополнительные отрезки для отображения на диаграмме Ганта
Рис. 16.25. Выбираем дополнительные отрезки для отображения на диаграмме Ганта
Ill "неIll "не2) 02.0210012) 02.02100124 01 02 16 0024 01 02 16 0024*1 02 11*1 I day* ideye16 0102 1800OnersOwys21 01 02 18 000 days0 days22 01 02 12 00OhreOlr* ’2501 02 11 00OdeysOdeys-25 01 02 9 00"6ire dirt'25 01 02 8 000 deys"0 *yt•114*2 22*1• day*8 dwye•1*4*2 ft*• deyw• days'•3*4*2 22*1• deywI daysЯМ«М8»OdeysOdeys11 02 02 16 00Oneys6,8 7 tiers':15 02 02 П 00:0<Wys6,87 days18 02 02 8 00Odeys6,87 days03 04 00 18 00 21.8? days31,87 days24*1 02 11*1 I day* ideye16 0102 1800OnersOwys21 01 02 18 000 days0 days22 01 02 12 00OhreOlr* ’2501 02 11 00OdeysOdeys-25 01 02 9 00"6ire dirt'25 01 02 8 000 deys"0 *yt•114*2 22*1• day*8 dwye•1*4*2 ft*• deyw• days'•3*4*2 22*1• deywI daysЯМ«М8»OdeysOdeys11 02 02 16 00Oneys6,8 7 tiers':15 02 02 П 00:0<Wys6,87 days18 02 02 8 00Odeys6,87 days03 04 00 18 00 21.8? days31,87 days1001 02 9 0017 01 02 9 0022 01 02 9 0022 01 02 13 001001 02 9 0017 01 02 9 0022 01 02 9 0022 01 02 13 0025 0102 8 00 '2*.»i.i2 •*••1.12*2 •*•24.11*2 •*•25 01 02 8 0030 01 0216 2001 02 02 9 0107 02 0210 0125 0102 8 00 '2*.»i.i2 •*••1.12*2 •*•24.11*2 •*•25 01 02 8 0030 01 0216 2001 02 02 9 0107 02 0210 0125 01 02 11 00 22 01 02 1 3 00"dsiii 02doo 24diMiioi" 25 01 02 8 00 ' 25 01 02 8 001i.il*2 1i*i 24*1*2 4 04 imw tew ц*г*2 ew 11*112 19.11 24*1*2 •*•XOi 0216 2025 0102 6 0001 02 02 9 01 06 02 C01418 07 02 02 10 01 12 02 02 8 00 07 02 02 10 01 18 02 02 9 0015 02to8 01»64О2»6625 01 02 11 00 22 01 02 1 3 00"dsiii 02doo 24diMiioi" 25 01 02 8 00 ' 25 01 02 8 001i.il*2 1i*i 24*1*2 4 04 imw tew ц*г*2 ew 11*112 19.11 24*1*2 •*•XOi 0216 2025 0102 6 0001 02 02 9 01 06 02 C01418 07 02 02 10 01 12 02 02 8 00 07 02 02 10 01 18 02 02 9 0015 02to8 01»64О2»66JOI 05 03 02 9 0005 03 02 9 00 OiNys 6.87 daysJOI 05 03 02 9 0005 03 02 9 00 OiNys 6.87 days.- neetwyoeafwe Свор предло Подготоиег Г^деа^ег Дорвботжап Рвдкоппел»* Плен «омомБ Пцд!oioaa w '♦• Лодгогоам.- neetwyoeafwe Свор предло Подготоиег Г^деа^ег Дорвботжап Рвдкоппел»* Плен «омомБ Пцд!oioaa w '♦• ЛодгогоамВ Подг oioaaaВ Подг oioaaaПодгоюеПодгоюе14 02 02100114 02 0210011i.il *2 •*•10 0102 9 0017 01 02 9 0022 01.02 9001i.il *2 •*•10 0102 9 0017 01 02 9 0022 01.02 900•114*2 22*1•114*2 22*1^ИммоеЛе । рое ;С цд орое• Иееиов ЛегроеХмдороа/ елкине.Уедргт^ИммоеЛе । рое ;С цд орое• Иееиов ЛегроеХмдороа/ елкине.Уедргт25.11*2 11*8:"25.11*2 11*8:"1801 02 180021 010218 0022 01 02 12 001801 02 180021 010218 0022 01 02 12 00Рис. 16.26.Данные о временном резерве отображаются в таблице и на диаграммеРис. 16.26.Данные о временном резерве отображаются в таблице и на диаграмме
Ill "не
Ill "не
2) 02.021001
2) 02.021001
24 01 02 16 00
24 01 02 16 00
24*1 02 11*1 I day* ideye
16 0102 1800OnersOwys
21 01 02 18 000 days0 days
22 01 02 12 00OhreOlr* ’
2501 02 11 00OdeysOdeys-
25 01 02 9 00"6ire dirt'
25 01 02 8 000 deys"0 *yt
•114*2 22*1• day*8 dwye
•1*4*2 ft*• deyw• days'
•3*4*2 22*1• deywI days
ЯМ«М8»OdeysOdeys
11 02 02 16 00Oneys6,8 7 tiers':
15 02 02 П 00:0<Wys6,87 days
18 02 02 8 00Odeys6,87 days
03 04 00 18 00 21.8? days31,87 days
24*1 02 11*1 I day* ideye
16 0102 1800OnersOwys
21 01 02 18 000 days0 days
22 01 02 12 00OhreOlr* ’
2501 02 11 00OdeysOdeys-
25 01 02 9 00"6ire dirt'
25 01 02 8 000 deys"0 *yt
•114*2 22*1• day*8 dwye
•1*4*2 ft*• deyw• days'
•3*4*2 22*1• deywI days
ЯМ«М8»OdeysOdeys
11 02 02 16 00Oneys6,8 7 tiers':
15 02 02 П 00:0<Wys6,87 days
18 02 02 8 00Odeys6,87 days
03 04 00 18 00 21.8? days31,87 days
1001 02 9 00
17 01 02 9 00
22 01 02 9 00
22 01 02 13 00
1001 02 9 00
17 01 02 9 00
22 01 02 9 00
22 01 02 13 00
25 0102 8 00 '
2*.»i.i2 •*•
•1.12*2 •*•
24.11*2 •*•
25 01 02 8 00
30 01 0216 20
01 02 02 9 01
07 02 0210 01
25 0102 8 00 '
2*.»i.i2 •*•
•1.12*2 •*•
24.11*2 •*•
25 01 02 8 00
30 01 0216 20
01 02 02 9 01
07 02 0210 01
25 01 02 11 00 22 01 02 1 3 00
"dsiii 02doo 24diMiioi" 25 01 02 8 00 ' 25 01 02 8 00
1i.il*2 1i*i 24*1*2 4 04 imw tew ц*г*2 ew 11*112 19.11 24*1*2 •*•
XOi 0216 2025 0102 6 00
01 02 02 9 01 06 02 C01418 07 02 02 10 01 12 02 02 8 00 07 02 02 10 01 18 02 02 9 00
15 02to8 01»64О2»66
25 01 02 11 00 22 01 02 1 3 00
"dsiii 02doo 24diMiioi" 25 01 02 8 00 ' 25 01 02 8 00
1i.il*2 1i*i 24*1*2 4 04 imw tew ц*г*2 ew 11*112 19.11 24*1*2 •*•
XOi 0216 2025 0102 6 00
01 02 02 9 01 06 02 C01418 07 02 02 10 01 12 02 02 8 00 07 02 02 10 01 18 02 02 9 00
15 02to8 01»64О2»66
JOI 05 03 02 9 0005 03 02 9 00 OiNys 6.87 days
JOI 05 03 02 9 0005 03 02 9 00 OiNys 6.87 days
.- neetwyoeafwe Свор предло Подготоиег Г^деа^ег Дорвботжап Рвдкоппел»* Плен «омом
Б Пцд!oioaa w '♦• Лодгогоам
.- neetwyoeafwe Свор предло Подготоиег Г^деа^ег Дорвботжап Рвдкоппел»* Плен «омом
Б Пцд!oioaa w '♦• Лодгогоам
В Подг oioaaa
В Подг oioaaa
Подгоюе
Подгоюе
14 02 021001
14 02 021001
1i.il *2 •*•
10 0102 9 00
17 01 02 9 00
22 01.02 900
1i.il *2 •*•
10 0102 9 00
17 01 02 9 00
22 01.02 900
•114*2 22*1
•114*2 22*1
^ИммоеЛе । рое ;С цд орое
• Иееиов ЛегроеХмдороа/ елкине.Уедргт
^ИммоеЛе । рое ;С цд орое
• Иееиов ЛегроеХмдороа/ елкине.Уедргт
25.11*2 11*8:"
25.11*2 11*8:"
1801 02 1800
21 010218 00
22 01 02 12 00
1801 02 1800
21 010218 00
22 01 02 12 00
Рис. 16.26.Данные о временном резерве отображаются в таблице и на диаграмме
Рис. 16.26.Данные о временном резерве отображаются в таблице и на диаграмме
В этом диалоговом окне выберем переключатель Total slack (Общий временной резерв). Данные о существующем у задач резерве будут отображаться в виде тонких отрезков. На образце в области предварительного просмотра видно, что временной резерв может быть только у обычных задач (они более темные), поскольку у критических его не бывает. Теперь самые важные настройки завершены и можно нажать кнопку Finish (Готово) прямо в этом диалоговом окне. Представление настроено, и можно начать работу с временным буфером (рис. 16.26, файл 15.mpp).
I *ваное(24* ^Пetрое(МЧ|;Садпро*1 «Ч| g^NaaMoal ЗбЧ^Ла tpo«( 2441^: пдо«>ое< 7641 >в«р<
Таблица Schedule (Календарный план) содержит несколько колонок, с помощью которых можно определить степень устойчивости к рискам как расписания проекта
в целом, так и его отдельных задач. В колонке Total Slack (Общий временной резерв) содержится информация о времени, на которое исполнение задачи можно отложить, чтобы длительность проекта не изменилась. Колонка Free Slack (Свободный временной резерв) содержит информацию о времени, на которое можно отложить исполнение задачи, чтобы не задерживать последующие задачи. А в колонках Late Start (Позднее начало) и Late Finish (Позднее окончание) содержатся самые поздние даты, когда можно начать и окончить задачу, чтобы не изменить дату окончания проекта.
ВНИМАНИЕВНИМАНИЕПоле свободного временного резерва или общего резерва обычно содержит значение от нуля и больше. Если общий временной резерв задачи равен нулю,тоонаявляетсякритической.Однако прирасчете временногорезерва учитываются крайние сроки задачи и ограничения (см. пример ниже), поэтому если окончание задачи запланировано позже крайнего срока, то ее временной резерв будет отрицательным. Это значит, что ее не только нельзя отложить, а наоборот, надо ускорить. Если хотя бы у одной задачи проекта временной резерв меньше нуля, то временной резерв всего проекта (суммарной задачи проекта) также будетменьше нуля.
ВНИМАНИЕ
ВНИМАНИЕ
На диаграмме информация об общем временном резерве задачи (Total Slack) отображается с помощью тонких отрезков. Например, у задачи 21 на рис. 16.26 (файл 15.mpp) значение поля Total Slack (Общий временной резерв) составляет 31,87 дня, и рядом с отрезком, обозначающим задачу, расположен тонкий отрезок такой же длительности.
MS Project рассчитывает общий и свободный временной резерв задачи, исходя из ее ограничений и положения в плане проекта. В нашем примере, исходя из положения задачи Проверка состояния статей в плане проекта, временной резерв составил больше 30 дней, хотя на самом деле эта задача должна быть выполнена за несколько дней до начала задачи Статьи поступили в редакцию, начинающейся 21.02.02. Поскольку мы не указали такое ограничение, программа рассчитала резерв неправильно. В файле 1б.трр мы указали в качестве крайнего срока окончания задачи Проверка состояния статей дату 18.02.02, и временной резерв сразу уменьшился до 1,87 дня.
После того как вы просмотрите файл проекта и убедитесь, что временной резерв у каждой задачи соответствует действительности, нужно попытаться найти в проекте несбалансированности. Например, может оказаться, что у одной из фаз слишком большой резерв, а у другой его нет или он вовсе отрицательный. В таком случае стоит перенести часть задач из фаз с маленьким резервом в те, где он значительно больше.
В плане не должно быть задач или фаз с отрицательным резервом, потому что наличие таких задач свидетельствует об ошибках в плане проекта. Отрицательный временной резерв может образоваться, если задача заканчивается после крайнего срока или если нарушены даты ограничений у соседних с ней задач. Чтобы быстро найти задачи с отрицательным резервом, можно отсортировать таблицу по убыванию по полю Total Slack (Общий временной резерв).
Если задачи с ограничениями имеют предшественниц, заканчивающихся слишком поздно для того, чтобы ограничение было удовлетворено, у последующих задач образуется отрицательный резерв. Чтобы задачи с ограничением и с отрицательным резервом помещались в расписании в соответствии со связями, а не с датами ограничений, в диалоговом окне Options (Параметры) на вкладке Schedule (Планирование) нужно сбросить флажок Tasks will always honor their constraint dates (Для задач всегда соблюдаются заданные для них даты).
Добавить резерв на задачи критического пути можно, увеличив их длительность или вставив задачи-буферы. Тогда при выполнении проекта длительность буферов нужно будет уменьшать, и после завершения проекта их длительность будет равна нулю.
Если резерв задач можно огранизовать с помощью таблицы, то временной резерв проекта можно определить с дополнительных индикаторов. Например, можно запланировать закончить проект раньше реально нужного срока. Или же, как мы сделали, добавить крайний срок на последнюю задачу плана. В таком случае время между окончанием задачи и ее крайним сроком и будет временным резервом проекта.
Анализ распределения трудозатрат
Когда план проекта готов и в него заложены буферы и временной резерв, следует проанализировать распределение трудозатрат в проекте. Эта информация часто оказывается полезной: например, можно заметить, что в определенные периоды в проекте наступает перерыв, который можно заполнить работами. Кроме того, руководитель проекта сможет оценить, в какие периоды его ожидает более интенсивная работа, а в какие нагрузка будет спадать.
Анализ распределения трудозатрат выполняется в MS Project специальным мастером, вызываемым с помощью кнопки Analyze Timescaled Data in Excel (Анализ повременных данных в Excel), расположенной на панели инструментов Analysis (Анализ). Кстати, с помощью другой кнопки этой панели (рис. 16.27), PERT Analysis (Анализ PERT), можно отображать и убирать панель анализа методом PERT.
У Adjust Bates ^ Analyze Timescaled аin Excel... PERT Analysts
Рис. 16.27. Панель анализа данных
После щелчка на кнопке Analyze Timescaled Data in Excel (Анализ повременных данных в Excel) появляется окно мастера анализа данных в Excel. На первом шаге нужно выбрать, анализировать ли весь проект или только выбранные задачи (если мастер запускается, когда открыто представление для просмотра ресурсов, то нужно выбрать, все ресурсы анализируются или только выбранные). На втором шаге выбираются поля «внутренней» таблицы, которые будут проанализированы (рис. 16.28, файл 16.mpp).
Analyze Timescaled Data Wtt»td - Step 2 of 5 SAnalyze Timescaled Data Wtt»td - Step 2 of 5 SXXFields Io exportFields Io exportSelect the fields to be exportedAvalable liekk-Select the fields to be exportedAvalable liekk-ACWPActual CostActual Fixed CostActual 0 vertime WorkActual WorkBCWPBCWSBaselineCostBaselineWorkACWPActual CostActual Fixed CostActual 0 vertime WorkActual WorkBCWPBCWSBaselineCostBaselineWorkWorkWorkCancelCancelAdd» j'Add» j'« В emove« В emovefrehfreh
Analyze Timescaled Data Wtt»td - Step 2 of 5 S
Analyze Timescaled Data Wtt»td - Step 2 of 5 S
X
X
Fields Io export
Fields Io export
Select the fields to be exported
Avalable liekk-
Select the fields to be exported
Avalable liekk-
ACWP
Actual Cost
Actual Fixed Cost
Actual 0 vertime Work
Actual Work
BCWP
BCWS
BaselineCost
BaselineWork
ACWP
Actual Cost
Actual Fixed Cost
Actual 0 vertime Work
Actual Work
BCWP
BCWS
BaselineCost
BaselineWork
Work
Work
Cancel
Cancel
Add» j'
Add» j'
« В emove
« В emove
freh
freh
Рис. 16.28. Выбор полей для анализа
Чтобы выбрать поле для анализа, нужно выделить его курсором в списке полей (слева) и нажать кнопку Add» (Добавить»), Удаление поля из списка анализируемых осуществляется с помощью кнопки «Remove («Удалить). В нашем примере для анализа выбрано поле Work (Трудозатраты).
Выбрав поля для анализа, нужно определить временной диапазон, в рамках которого будет осуществляться анализ. Этот диапазон определяется на третьем шаге мастера, и по умолчанию поля From (С) и То (По) заполнены датами начала и окончания проекта (рис. 16.29, файл le.mpp). Под полями для выбора границ временного диапазона в раскрывающемся списке Units (Единицы) выбираются единицы измерения времени, используемые при анализе. Можно выбрать любую из единиц измерения шкалы времени MS Project (см. раздел «Форматирование шкалы времени» урока 5).
Рис. 16.29. Определяем диапазон дат и единицы измерения времениРис. 16.29. Определяем диапазон дат и единицы измерения времени
Рис. 16.29. Определяем диапазон дат и единицы измерения времени
Рис. 16.29. Определяем диапазон дат и единицы измерения времени
На следующем шаге мастера нужно определить, будет ли в Excel строиться график по выбранным данным, и на последнем шаге — нажать кнопку Export Data (Экспортданных), чтобы процессимпортаначался. После этого в Excel будет создан файл, в котором на одном листе будут помещены данные, аналогично тому, как они представлены на диаграмме использования задач или ресурсов, а на втором листе будет создан график по этим данным.
Например, на рис. 16.30 представлен график распределения трудозатрат по проекту в файле 1б.трр (график находится в файле wrk.xls1). Как мы видим, в середине проекта есть провал (в это время статьи находятся в работе у авторов), а ближе к завершению проекта еще один спад среди двух пиков. Кроме того, распределение трудозатрат в нашем плане отличается от классического тем, что в конце проекта наблюдается небольшое возрастание объема, тогда как правильным считается последовательное уменьшение объема работ к концу проекта.
Чем меньше выбранные единицы измерения, тем более неровным будет графи] распределения трудозатрат во время исполнения проекта. Иногда это полезнс
Чтобы получить график, отображенный на рисунке, мы изменили формат диаграммь которую MS Project создает в Excel автоматически, с объемной на обычную.
а иногда не нужно. Например, для анализа распределения трудозатрат по длительности всего проекта в качестве единицы измерения стоит выбрать неделю или месяц, и тогда график примет необходимую «обтекаемость» (понедельные и помесячные графики распределения работ по проекту хранятся в файлах wrk2.xls и wrk3.xls). А для сравнения загрузки ресурсов наиболее подходящим может оказаться именно ежедневный график.
На рис. 16.31 представлен другой пример анализа плана проекта. Мы выбрали три ресурса — Иванов, Петров и Сидоров — и проанализировали их загрузку (поле Percent Allocation (Процент загрузки)), чтобы выяснить, возможна ли замена одного из них другим, если кто-то заболеет. Как видно на рисунке, графики загрузки этих ресурсов почти полностью совпадают, лишь в конце проекта Сидоров загружен немного больше других (файл exc.xls1). Так что' взаимные замены вряд ли будут возможны.
Рис. 16.31. Анализируем загрузку ресурсов в Excel
Анализ загрузки ресурсов в Excel помогает определить, насколько равномерно она распределена. Такой анализ можно провести и в MS Project в представлении Resource Graph (График ресурсов), но в нем не так удобно сравнивать загрузку, просматривая ее для нескольких ресурсов сразу, потому что у графика нет объемного вида. В нашем примере видно, что почти весь февраль ресурсы простаивают, и их можно занять дополнительной работой в этом или другом проекте.
Чтобы получить график, отображенный на рисунке, мы изменили файл, полученный в результате автоматического экспорта данных в Excel. При автоматическом экспорте на графике отображаются суммарные данные о проценте загрузки для всех выбранных ресурсов. Мы удалили ее с графика и добавили на него отдельные ряды с данными каждого из ресурсов.
Что нового вы узнали?
О Принципы определения рисков проекта.
О Как вносить информацию о рисках в план проекта.
О Как обнаруживать возможные риски при анализе расписания, ресурсов и бюджета проекта.
О Как разрабатывается стратегия смягчения рисков.
О Что такое план реакции на риски и как внести его в план проекта.
О Как сформировать бюджетный буфер проекта.
О Как определить существующий временной буфер задач и как его увеличить.
О Как определить временной буфер проекта и как увеличить его, как создать временной буфер на критическом пути.
О Как анализировать распределение трудозатрат по проекту и загрузку ресурсов в Microsoft Excel.
^ УРОК^ УРОКСогласование плана проекта: экспорт данных
^ УРОК
^ УРОК
Распространение плана проекта по электронной почте
Публикация плана проекта на сервере MicrosoftExchange
Вставка таблиц и диаграмм MS Project в другие документы
Экспортирование плана проекта в различные форматы
О Экспортирование плана проекта в рабочие книги и сводные таблицы Microsoft Excel и анализ полученных данных
Готовый и проанализированный план проекта обычно нужно согласовывать с руководством организации или заказчиком. Для этого план нужно подготовить к передаче, распространить на согласование и затем внести в него необходимые изменения. •
В этом уроке вы научитесь распространять план проекта в формате MS Project, так и в других популярных форматах. Среди них особенно интересны возможности быстрой подготовки веб-страниц, сводных таблиц Microsoft Excel и файлов в формате XML. Также вы узнаете, как отбирать необходимые данные при экспорте и как обходить подводные камни, которые могут возникнуть при передаче данных в другие форматы.
Распространение плана проекта
Готовый план проекта нужно распространить для утверждения. Есть несколько способов это сделать: можно разослать файл в формате *.трр по электронной почте, включить фрагменты данных из файла проекта в другие документы офисных форматов, полностью конвертировать файл в другой формат и, наконец, можно распространить файл в распечатанном виде.
Перед распространением файла проекта рекомендуем воспользоваться командой проверки орфографии Tools Spelling (Сервис Правописание) или клавишей F7.
Рассылка плана по электронной почте
Чтобы отослать план по электронной почте, нужно выбрать команду меню File Send To Mail Recipient (as Attachment) (Файл Отправить Сообщение (как
В результате создается сообщение, к которому прикреплен файл проекта, и вас потребуется лишь выбрать адресатов письма и отправить его.
Отправка по маршруту
При согласовании плана часто требуется утвердить его у нескольких руководи причем обычно они утверждают его по очереди в соответствии с
ленным в организации порядком. Например, сначала план должен утвердить на отдела, затем главный бухгалтер, после него — руководитель
офиса и, наконец, директор по производству.
Для автоматизации пересылки файла в определенной очередности можно создат маршрут, по которому файл будет автоматически перенаправляться от одног руководителя к другому. Для этого предназначено диалоговое окно настройк маршрута (рис. 17.1, файлоткрываемое с помощью команды меню File I
Send To Routing Recipient (Файл Отправить По
После того как вы настроите параметры отправки файла по маршруту, вместо этой манды в меню появится команда Other Routing Recipient (Другой адресат). Именно вам нужно выбрать для открытия диалогового окна, представленного на рис. 17.1, вы откроете файл примера с настроенными параметрами отправки по маршруту.
CancelCancelRouting SlipRouting SlipFrom: Bogdanov, VacimFrom: Bogdanov, Vacim1 - Начальник отдела1 - Начальник отделаSoutaSoutaa - Директор no производствуa - Директор no производствуRemoveRemoveПрошу утвердить прилагаемый план проекта.Прошу утвердить прилагаемый план проекта.P Return $her •№;; F Tract, statusP Return $her •№;; F Tract, statusMoveI Rprcrve AllMoveI Rprcrve AllСуважением, Вадим Богданов ШЙММ1Й 0|,.< ■,.<.:.„:.;.:,....-.,. | Route to recipients(? Qne after another: C A, at onceСуважением, Вадим Богданов ШЙММ1Й 0|,.< ■,.<.:.„:.;.:,....-.,. | Route to recipients(? Qne after another: C A, at once1 Routing: Издание номера журнала Bessagetext;1 Routing: Издание номера журнала Bessagetext;Рис. 17.1. Настройка отправки файла по маршрутуРис. 17.1. Настройка отправки файла по маршруту
Cancel
Cancel
Routing Slip
Routing Slip
From: Bogdanov, Vacim
From: Bogdanov, Vacim
1 - Начальник отдела
1 - Начальник отдела
Souta
Souta
a - Директор no производству
a - Директор no производству
Remove
Remove
Прошу утвердить прилагаемый план проекта.
Прошу утвердить прилагаемый план проекта.
P Return $her •№;; F Tract, status
P Return $her •№;; F Tract, status
Move
I Rprcrve All
Move
I Rprcrve All
Суважением, Вадим Богданов ШЙММ1Й 0|,.< ■,.<.:.„:.;.:,....-.,. | Route to recipients
(? Qne after another
: C A, at once
Суважением, Вадим Богданов ШЙММ1Й 0|,.< ■,.<.:.„:.;.:,....-.,. | Route to recipients
(? Qne after another
: C A, at once
1 Routing: Издание номера журнала Bessagetext;
1 Routing: Издание номера журнала Bessagetext;
Рис. 17.1. Настройка отправки файла по маршруту
Рис. 17.1. Настройка отправки файла по маршруту
Диалоговое окно для настройки маршрута пересылки файла содержит три поля. В верхнем поле, То (Кому), формируется список получателей. В поле Subject (Тема) указывается тема сообщения с файлом, а в поле Message text (Текст сообщения) - текст, помещаемый в тело сообщения.
Для добавления адресатов в список нужно выбрать их из адресной книги с помощью кнопки Address (Адрес), а для удаления адресата нужно выделить его в списке и нажать кнопку Remove (Удалить). Для удаления всех адресатов из списка предназначена кнопка Remove All (Удалить все).
В нижней части диалогового окна в разделе Route to recipients (Порядок рассылки) расположены переключатели, определяющие логику рассылки письма. Если выбрать переключатель One after another (Последовательный), то файл будет отослан адресату, расположенному в списке под номером 1, а затем этот адресат должен будет перенаправить письмо далее, уже от своего имени. Если же выбрать переключатель АН at once (Параллельный), то файл будет отправлен сразу всем адресатам списка.
Порядок направления файла адресатам при последовательной рассылке определяется их номером в списке. Изменять его можно с помощью кнопок со стрелками вверх и вниз, расположенных слева от списка. Если выбрана параллельная рассылка, то номера рядом с именами адресатов пропадают.
Другой элемент диалогового окна, доступный только при последовательной рассылке, — флажок Track status (Отслеживать состояние). Если он установлен, то автор файла будет получать уведомления о движении файла по маршруту, то есть при пересылке файла одним адресатом следующему. И наконец, флажок Return when done (Вернуть по завершении) обеспечит автоматическое возвращение файла после того, как адресат, завершающий маршрут, закроет файл.
После того как настройки закончены, можно отправить файл по маршруту, нажав кнопку Route (Маршрут), либо сохранить маршрут и вернуться к редактированию плана проекта, нажав кнопку Add Slip (Добавить маршрут). Чтобы отправить файл далее по маршруту, получатели файла должны будут воспользоваться командой меню File Send To Next Routing Recipient (Файл Отправить Следующий адресат).
Инструкцию по пересылке файла по маршруту программа автоматически добавляет в сообщение. При выборе команды для пересылки файла программа запрашивает (рис. 17.2), переслать ли файл по маршруту (первый переключатель сверху) или отправить его без использования маршрута (второй переключатель). Если выбрать второй вариант, то программа создаст новое письмо, приложив к нему файл, и откроет диалоговое окно для выбора адресата письма и ввода текста сообщения.
Рис. 17.2. Подтверждение пересылки по маршруту
В диалоговом окне настройки маршрута адресаты могут изменять все параметры маршрута за исключением темы сообщения, с которой рассылается файл. Если адресат выберет команду закрытия файла, предварительно не отправив его далее по маршруту, то программа выведет сообщение с напоминанием о том, что файл нужно направить далее (рис. 17.3, файл
Рис. 17.3. При закрытии файла без отправки по маршруту программа отображает напоминание
В сообщении MS Project запрашивает, хочет ли пользователь отправить сообщение следующему адресату. Для того чтобы отправить файл дальше, нужно нажать кнопку Yes (Да), для закрытия файла без отсылки нужно нажать No (Нет), а для отмены закрытия файла — кнопку Cancel (Отмена). Благодаря таким напоминаниям файл не будет потерян в пути из-за того, что кто-то из адресатов забудет переслать его.
Публикация на сервере Microsoft Exchange
Если в вашей организации используется сервер Microsoft Exchange и ваш компьютер подключен к нему, то в подменю File Send To (Файл Отправить) будет доступна команда Exchange Folder (Папка Exchange). При щелчке на этой команде откроется диалоговое окно со списком папок, в которые вы можете поместить файл. Для сохранения файла в общей папке у вас должны быть соответствующие разрешения, полученные от администратора системы.
Распространение плана в составе других документов
Обычно MS Project установлен у руководителя проекта, но не у бухгалтера или заказчика проекта. Кроме того, часто для согласования не требуется предоставлять план полностью, например при отправке документов заказчику в них может включаться лишь календарный план работ. Когда у получателя не установлен MS Project и когда не требуется передавать ему всю информацию из плана проекта, необходимые данные из плана включаются в состав документов в другом формате.
Перенести из MS Project в другой документ можно как таблицу, так и графическое изображение с диаграммой или представлением. Для переноса таблицы или ее части нужно выделить в MS Project диапазон ячеек и перетащить его мышью в другой документ. Можно воспользоваться и стандартными командами копирования и вставки.
Для переноса данных в виде изображения нужно воспользоваться командой меню Edit Copy PictureКопировать рисунок). При выборе этой
команды открывается диалоговое окно для настройки параметров копирования проектных данных в рисунок (рис. 17.4, файл Это диалоговое окно можно открыть и с помощью представленной ниже одноименной кнопки на стан-
дартной панели инструментов.
Рис. 17.4. Диалоговое окно копирования рисункаРис. 17.4. Диалоговое окно копирования рисунка
Рис. 17.4. Диалоговое окно копирования рисунка
Рис. 17.4. Диалоговое окно копирования рисунка
Диалоговое окно содержит три раздела. В первом, Render image (Преобразовать изображение), следует указать, для какой цели вы готовите рисунок: для вставки в другой документ, для печати или для сохранения в файле. Чтобы скопировать рисунок для вставки в файл, нужно выбрать переключатель For screen (Для отображения на экране).
Если вы хотите распечатать рисунок, то выберите переключатель For printer (Для печати). В этом случае формат рисунка будет соответствовать размеру бумаги, установленной в принтере по умолчанию. Если вы выберете другой формат бумаги после того, как скопируете рисунок, то нужно будет скопировать его заново.
При выборе любого из этих двух переключателей рисунок сохраняется в буфере обмена. Но иногда требуется сохранить рисунок в виде файла на диске. В таком случае нужно выбрать переключатель То GIF image file (В файл GIF) и затем ввести имя файла в поле ввода.
После того как определен формат рисунка и его будущее расположение (буфер обмена или файл на диске), нужно выбрать данные для копирования. В разделе Сору (Копировать) определяется, все ли строки таблицы будут помещены на рисунок или только выделенные на экране. В первом случае нужно выбрать переключатель Rows on screen (Отображаемые строки), а во втором — Selected rows (Выделенные строки).
Кроме того, можно отобрать данные для рисунка за определенный временной интервал. Для этого в разделе Timescale (Шкала времени) предназначены переключатели As shown on screen (Как на экране) и From, To (С, По). Если выбрать первый вариант, то на рисунок попадут видимые на диаграмме данные, а если выбрать второй и указать временной диапазон, то только данные внутри этого временного диапазона.
Два последних раздела становятся недоступными, если в представлении нет таблицы или шкалы времени. Например, при копировании сетевой диаграммы в рисунок будут заблокированы оба раздела, а при копировании ресурсного графика — только первый из них, поскольку шкала времени на этой диаграмме есть.
В некоторых ситуациях полученный в результате копирования рисунок может оказаться слишком большим для вставки в другие приложения. Такое может произойти, например, когда вы копируете данные за определенный диапазон дат и при этом на шкале времени выбраны очень мелкие единицы измерения (например, часы) или число выделенных рядов таблицы слишком велико. В таком случае MS Project выведет диалоговое окно с предупреждением о том, что рисунок слишком велик, и предложит варианты решения проблемы (рис. 17.5).
Выбор переключателя Keep the selected range (Сохранить выбранный диапазон) приведет к тому, что рисунок будет помещен в буфер обмена в нынешнем виде. Если выбрать переключатель Zoom out the timescale so the picture can fit (Изменить масштаб шкалы времени, чтобы уместить рисунок), то вы вернетесь к работе с представлением и сможете отформатировать шкалу времени. Этот переключатель недоступен, если рисунок слишком длинный из-за большого числа задач, но нормальный по ширине.
Рис. 17.5. Определяем, как поступить со слишком большим рисунком
Выбор переключателя Scale the picture to 55,88 cm in width (Изменить масштаб рисунка до ширины 55,88 см.) приведет к автоматическому изменению размера рисунка. С помощью этого же параметра изменяется и высота рисунка, если она превышена (в таком случае название переключателя изменится). Для того чтобы при изменении размера рисунка сохранились пропорции, нужно установить флажок Lock aspect ratio (Сохранить пропорции).
С помощью переключателя Truncate the picture to 55,88 cm in width (Обрезать рисунок до ширины 55,88 см.) можно обрезать рисунок до нормальной ширины (и, при необходимости, высоты). В таком случае часть данных из выбранного диапазона не попадет на рисунок.
После того как рисунок помещен в буфер обмена, его можно вставить в нужный документ с помощью стандартных средств вставки.
Экспорт плана в файлы других форматов
MS Project содержит удобные команды для экспорта данных в другие форматы, среди которых есть как форматы документов семейства Microsoft Office (Excel и Access), так и межплатформенные (HTML и XML). Начнем обучение экспорту данных из MS Project именно с универсальных форматов.
Экспорт данных в HTML
Экспорт данных в HTML используется очень часто для публикации информации о проекте на веб-странице. Именно поэтому для сохранения файла в этом формате предназначена отдельная команда Save AsWeb Page (Сохранитькак вебстраницу) в меню File (Файл).
После выбора этой команды (файл l.mpp) открывается стандартное диалоговое окно Save As (Сохранение документа). В нем нужно указать имя файла, в котором будет сохранена созданная страница. После нажатия в этом диалоговом окне кнопки Save (Сохранить) запустится мастер Export Wizard (Мастер экспорта), с помощью которого определяются все параметры экспорта данных. С этим мастером вы столкнетесь еще не раз, поскольку с его же помощью осуществляется экспорт данных в файлы других форматов.
После отображения приветственного экрана вы попадете на первый шаг мастера (рис. 17.6, файл l.mpp), на котором осуществляется выбор схем экспорта. Схема — это набор настроек экспорта данных, определяющих, какие именно данные экспортируются из плана проекта и как они отображаются в файле другого формата.
Рис. 17.6. Выбор схемы экспорта данныхРис. 17.6. Выбор схемы экспорта данных
Рис. 17.6. Выбор схемы экспорта данных
Рис. 17.6. Выбор схемы экспорта данных
Схема"Who DoesWhat" report (Отчет «Дела по исполнителям»)Схема"Who DoesWhat" report (Отчет «Дела по исполнителям»)Compare to Baseline (Сравнениес исходным планом)Compare to Baseline (Сравнениес исходным планом)Cost data by task (Данные о затратах позадачам)Cost data by task (Данные о затратах позадачам)
Схема
"Who DoesWhat" report (Отчет «Дела по исполнителям»)
Схема
"Who DoesWhat" report (Отчет «Дела по исполнителям»)
Compare to Baseline (Сравнение
с исходным планом)
Compare to Baseline (Сравнение
с исходным планом)
Cost data by task (Данные о затратах позадачам)
Cost data by task (Данные о затратах позадачам)
Создание новой схемы
Чтобы создать новую схему, нужно выбрать переключатель New map (Создать новую схему), а чтобы использовать одну из созданных ранее схем или схем, входящих в программу, — Use existing map (Использовать существующую схему). Существующую схему (список схем см. в табл. 17.1) можно изменять во время работы. Чтобы научиться создавать свои схемы, создадим новую.
Таблица 17.1. Схемы экспорта (импорта), входящие в состав MS Project
Экспортируемые (импортируемые) элементы
Ресурсы, их назначения, даты начала и окончания и трудозатраты
Задачи с идентификаторами, названиями, длительностью, трудозатратами и затратами (исходными, текущими и расхождением), датами начала и окончания (исходными и текущими)
Задачи с идентификаторами, названиями и данными о затратах: общиезатраты,фиксированныезатраты, исходныезатраты, расхождение затрат, фактические и оставшиеся затраты
СхемаСхемаDefault task information (Данные по умолчанию для задач)Default task information (Данные по умолчанию для задач)Экспортируемые (импортируемые) элементы
Схема
Схема
Default task information (Данные по умолчанию для задач)
Default task information (Данные по умолчанию для задач)
Вся информация о задачах из стандартной таблицы Entry (Ввод)*: идентификаторы, названия, даты начала и окончания, предшественники и названия ресурсов
Earned value information Задачи с идентификаторами, названиями, затратами, исходными (Сведения об освоенном затратами и расхождением затрат, а также полями освоенного объеме)объема: BCWS (ПСЗР), BCWP (ПСВР), ACWP (ФСВР), SV (ОКП), CV (ОПС)
Export to HTML using standard template (Экспорт в HTML с использованием стандартного шаблона)Export to HTML using standard template (Экспорт в HTML с использованием стандартного шаблона)Resource «Export Table» тар (Схема «Таблица экспорта» ресурсов)Resource «Export Table» тар (Схема «Таблица экспорта» ресурсов)Задачи с идентификаторами, названиями, длительностями, датами начала и окончания, названиями ресурсов и процентом завершения. Ресурсы с идентификаторами, названиями, группами, максимумом единиц доступности и пиковой загрузкой. Назначения с идентификаторамизадач,названиямизадачиресурсов, трудозатратами, датами начала и окончания, процентом завершения
Export to HTML using standard template (Экспорт в HTML с использованием стандартного шаблона)
Export to HTML using standard template (Экспорт в HTML с использованием стандартного шаблона)
Resource «Export Table» тар (Схема «Таблица экспорта» ресурсов)
Resource «Export Table» тар (Схема «Таблица экспорта» ресурсов)
Все поля «внутренней» таблицы с данными о ресурсах
Task «Export Table» mapВсе поля «внутренней» таблицы с данными о задачах
(Схема «Таблица экспорта» задач)
Task and resourcePivotTable (Сводная таблица задач и ресурсов)Task and resourcePivotTable (Сводная таблица задач и ресурсов)Task list with embedded assignment rows (Список задач с включенными строками назначений)Task list with embedded assignment rows (Список задач с включенными строками назначений)Top Level Tasks list (Список задач верхнего уровня)Top Level Tasks list (Список задач верхнего уровня)Задачи с идентификаторами, названиями ресурсов, длительностями, датами начала и окончания, затратами. Ресурсы с названиями, группами, трудозатратами и затратами (схема предназначена для экспорта данных в формат сводных таблиц Excel)
Task and resource
PivotTable (Сводная таблица задач и ресурсов)
Task and resource
PivotTable (Сводная таблица задач и ресурсов)
Task list with embedded assignment rows (Список задач с включенными строками назначений)
Task list with embedded assignment rows (Список задач с включенными строками назначений)
Top Level Tasks list (Список задач верхнего уровня)
Top Level Tasks list (Список задач верхнего уровня)
Задачи с идентификаторами, названиями, трудозатратами, длительностями, датами начала и окончания и процентом завершения (схема предназначена для экспорта данных в Excel или HTML, причем данные выглядят как в представлении Task Usage (Использование задач))
Задачи с идентификаторами, названиями, длительностями, датами начала и окончания, процентом завершения, затратами и трудозатратами
На первом шаге настройки новой схемы определяются ее основные параметры (рис. 17.7). В верхнем разделе диалогового окна выбираются типы данных для экспортирования: Tasks (Задачи), Resources (Ресурсы) или Assignments (Назначения). Если не выбрать ни одного типа данных, то переход к следующему шагу будет невозможен.
Во втором разделе диалогового окна, HTML Options (Параметры HTML), определяются общие параметры экспорта выбранных типов данных в веб-страницу. Флажок Export header row/Import include headers (Экспорт строки заголовков/Заголовки в данных импорта) определяет, будут ли при экспорте таблиц сохраняться заголовки столбцов и, соответственно, будут ли таблицы в HTML-документе иметь строку с названиями столбцов.
Если установить флажок Include assignment rows in output (Включать строки назначений при выводе), то в таблицах с задачами или ресурсами под их названия-
1 При изменении структуры таблицы схема не изменяется.
ми будут приведены назначения так же, как это реализовано в таблицах представлений Task Usage (Использование задач) и Resource Usage (Использование ресурсов).
Рис.Настройка новой схемы
В поставку MS Project входит набор шаблонов, на основании которых программа может создавать веб-страницы с данными о проекте. Эти шаблоны расположены в папке ProjectWeb, находящейся в папке установки программы. Чтобы создать веб-страницу на основании одного из этих шаблонов, нужно установить флажок Base export on HTML template (Экспорт на основе шаблона HTML) и затем выбрать нужный шаблон на диске.
На страницу с экспортируемыми данными можно поместить графический файл. Для этого нужно установить флажок Include image file in HTML page (Добавить на HTML-страницу файл рисунка) и выбрать файл на диске. Чтобы продемонстрировать эту возможность, мы сохранили часть проектных данных в файле формата GIF и выбрали этот файл для включения в страницу.
После завершения общих настроек экспорта вы переходите к настройке отображения выбранных типов данных. Настройка каждого из типов (задач, ресурсов и назначений) осуществляется в отдельном диалоговом окне, где нужно определить, какие из полей «внутренней» таблицы будут отображаться на веб-странице. Эти диалоговые окна абсолютно одинаковы для всех типов данных и отличаются лишь набором полей, которые можно выбирать для экспорта. Так как мы выбрали из типов данных только то рассмотрим диалоговое окно для настройки отображения задач (рис. 17.8).
Настройка отображения задач осуществляется с помощью таблицы в центре диалогового окна. Эта таблица состоит из трех столбцов, в первом из которых выбираются поля MS Project для экспорта, во втором напротив названий этих полей вводятся названия колонок для них в HTML-таблице, а в третьем указан тин данных.
Рис. 17.8. Настройка отображения задач
Второй столбец таблицы доступен, только если в предыдущем диалоговом окне был установлен флажок Export header row/Import include headers (Экспорт строки за- головков/Заголовки в данных импорта). Третий столбец, содержащий информацию о типах данных в экспортируемых полях MS Project, недоступен при экспорте данных в HTML. При экспорте в HTML все данные экспортируются как текст, о чем и сообщается в этом столбце.
Под таблицей расположены кнопки, с помощью которых осуществляются основные операции над ее рядами. Нажав кнопку Add All (Добавить все), можно добавить в таблицу все поля, связанные с текущим типом данных. Кнопка Clear All (Очистить все) удаляет все данные из таблицы, а кнопки Delete Row (Удалить строку) и Insert Row (Добавить строку) удаляют выделенную строку или добавляют пустую строку в таблицу.
Одна из наиболее удобных возможностей в этом диалоговом окне — экспортирование данных на основе существующей таблицы MS Project. Для выбора таблицы предназначена кнопка Base on Table (На основе таблицы), щелчок на которой открывает окно с их списком. После выбора таблицы-основы таблица в диалоговом окне автоматически заполнится названиями полей, содержащихся
13 Зак 875
в таблице-основе. Причем в качестве заголовков столбцов для результирующей HTML-таблицы будут использованы заголовки столбцов таблицы-основы, а не названия ее полей.
С помощью кнопок Move (Порядок) можно изменять порядок строк в таблице и, соответственно, порядок столбцов в HTML-таблице. Чем выше находится строка с описанием столбца, тем ближе к левому краю будет этот столбец в таблице на веб-странице. Например, на рис. 17.8 в первой строке таблицы настройки экспорта указано поле Название задачи. Соответственно, в разделе Preview (Образец) видно, что на веб-странице этот столбец будет первым слева в таблице.
На веб-странице над таблицей может отображаться ее название. Оно определяется в поле Destination HTML table title (Название конечной таблицы HTML). Кроме того, можно отобрать данные, попадающие в эту таблицу, с помощью фильтра. Например, мы применилифильтрTopLevelTasks(Задачиверхнегоуровня), поскольку мы хотим, чтобы в таблицу попали только фазы нашего проекта. Соответственно, для таблицы мы задали название Фазы проекта.
После завершения настроек отображения для всех выбранных типов данных мастер предложит сохранить схему для последующего использования. Для этого в последнем диалоговом окне мастера нужно нажать кнопку Save Map (Сохранить схему) и в открывшемся окне указать название для новой схемы. Например, в нашем случае (рис. 17.9, файл l.mpp) мы назвали схему Основные задачи проекта.
Corny atliabonslCorny atliabonslExisting maps:Existing maps:Скск Finish to compkСкск Finish to compk2 042 04iveMap.iveMap.yap name:yap name:CancelCancelThe Export wu «rd h exportrvg you data.The Export wu «rd h exportrvg you data.:?®i»saveMapft settmes и в тер to:?®i»saveMapft settmes и в тер toCompare to BaselineCost data by taskDefault task informationEarned value informationExport to HTML using standard templateResource "Export Table" mapSCRAMRunDataTask "Export Table" mapTask and resource PivotTableTask list with embedded assignment rowsTop Level Tasks listБюджетные рискиCompare to BaselineCost data by taskDefault task informationEarned value informationExport to HTML using standard templateResource "Export Table" mapSCRAMRunDataTask "Export Table" mapTask and resource PivotTableTask list with embedded assignment rowsTop Level Tasks listБюджетные рискиОсновные задачи проектаОсновные задачи проектаРис. 17.9. Сохраняем созданную схемуРис. 17.9. Сохраняем созданную схему
Corny atliabonsl
Corny atliabonsl
Existing maps:
Existing maps:
Скск Finish to compk
Скск Finish to compk
2 04
2 04
iveMap.
iveMap.
yap name:
yap name:
Cancel
Cancel
The Export wu «rd h exportrvg you data.
The Export wu «rd h exportrvg you data.
:?®i»saveMapft settmes и в тер to
:?®i»saveMapft settmes и в тер to
Compare to Baseline
Cost data by task
Default task information
Earned value information
Export to HTML using standard template
Resource "Export Table" map
SCRAMRunData
Task "Export Table" map
Task and resource PivotTable
Task list with embedded assignment rows
Top Level Tasks list
Бюджетные риски
Compare to Baseline
Cost data by task
Default task information
Earned value information
Export to HTML using standard template
Resource "Export Table" map
SCRAMRunData
Task "Export Table" map
Task and resource PivotTable
Task list with embedded assignment rows
Top Level Tasks list
Бюджетные риски
Основные задачи проекта
Основные задачи проекта
Рис. 17.9. Сохраняем созданную схему
Рис. 17.9. Сохраняем созданную схему
Полученную в результате экспорта веб-страницу можно открыть в любом браузере. На рис. 17.10 видно, как выглядит таблица, созданная в результате экспорта с описанными настройками (файл l.html).
ECECtW*: |₽J C 'AWcn\So<*t\pfe.\SeT<*Plc*c<tf'aCDOll M hinttW*: |₽J C 'AWcn\So<*t\pfe.\SeT<*Plc*c<tf'aCDOll M hintИзданиеномеражурналаИзданиеномеражурнала3333Project StartDate: 10 01 02 9 00Project Finish Date: 03.04.02 22 01Project StartDate: 10 01 02 9 00Project Finish Date: 03.04.02 22 01Фазы проектаФазы проектаНшмашге задачиНшмашге задачиj Издание номера журналаj Издание номера журналаПланирование номераПланирование номера33Схижм £J4*.****4ca»«>* £jRac<w C*oe<*Схижм £J4*.****4ca»«>* £jRac<w C*oe<*FinishFinish11,31 day*11,31 day*Прадпечатиел подготовкаПрадпечатиел подготовкаJan31 • 0Jan31 • 0И day* irtey* Г •1.03.2002 Mi3JM2( Od^«T 22.03^2И2 " i3.04.2W2И day* irtey* Г •1.03.2002 Mi3JM2( Od^«T 22.03^2И2 " i3.04.2W2l^****».;. W^wr* 'l^****».;. W^wr* '10.01.2002 03.04.200210.01.20022U1.2W210.01.2002 03.04.200210.01.20022U1.2W2О।, ^> Падание номера журналаПланирование номера Подготовка материалов О।, ^> Падание номера журналаПланирование номера Подготовка материалов ^, ТАргтзг •25д P4..I..11 .1.8j 2S jO1 108 ilsjWWW^, ТАргтзг •25д P4..I..11 .1.8j 2S jO1 108 ilsjWWWП^еъ По»П^еъ По»| / Начало r'io’bL02 9:00]03 m'o^'oT T'To'bT.02 9:00&’f 02 i'i:00| / Начало r'io’bL02 9:00]03 m'o^'oT T'To'bT.02 9:00&’f 02 i'i:00i Подготовка материалов1i Подготовка материалов1Верстка журналаВерстка журнала01.03 02 9 01 i22.03.02 17 0001.03 02 9 01 i22.03.02 17 00: Предпечатная подготовка^22 03 02 18:00]030402 22:01;: Предпечатная подготовка^22 03 02 18:00]030402 22:01;ЮНЮН': т мюж» " ;': т мюж» " ;
EC
EC
tW*: |₽J C 'AWcn\So<*t\pfe.\SeT<*Plc*c<tf'aCDOll M hint
tW*: |₽J C 'AWcn\So<*t\pfe.\SeT<*Plc*c<tf'aCDOll M hint
Изданиеномеражурнала
Изданиеномеражурнала
33
33
Project StartDate: 10 01 02 9 00
Project Finish Date: 03.04.02 22 01
Project StartDate: 10 01 02 9 00
Project Finish Date: 03.04.02 22 01
Фазы проекта
Фазы проекта
Ншмашге задачи
Ншмашге задачи
j Издание номера журнала
j Издание номера журнала
Планирование номера
Планирование номера
3
3
Схижм £J4*.****4ca»«>* £jRac<w C*oe<*
Схижм £J4*.****4ca»«>* £jRac<w C*oe<*
Finish
Finish
11,31 day*
11,31 day*
Прадпечатиел подготовка
Прадпечатиел подготовка
Jan
31 • 0
Jan
31 • 0
И day* i
rtey* Г •1.03.2002 Mi3JM2( Od^«T 22.03^2И2 " i3.04.2W2
И day* i
rtey* Г •1.03.2002 Mi3JM2( Od^«T 22.03^2И2 " i3.04.2W2
l^****».;. W^wr* '
l^****».;. W^wr* '
10.01.2002 03.04.2002
10.01.20022U1.2W2
10.01.2002 03.04.2002
10.01.20022U1.2W2
О।, ^> Падание номера журнала
Планирование номера Подготовка материалов
О।, ^> Падание номера журнала
Планирование номера Подготовка материалов
^, ТАргтзг •
25д P4..I..11 .1.8j 2S jO1 108 ilsj
WWW
^, ТАргтзг •
25д P4..I..11 .1.8j 2S jO1 108 ilsj
WWW
П^еъ По»
П^еъ По»
| / Начало r'io’bL02 9:00]03 m'o^'oT T'To'bT.02 9:00&’f 02 i'i:00
| / Начало r'io’bL02 9:00]03 m'o^'oT T'To'bT.02 9:00&’f 02 i'i:00
i Подготовка материалов1
i Подготовка материалов1
Верстка журнала
Верстка журнала
01.03 02 9 01 i22.03.02 17 00
01.03 02 9 01 i22.03.02 17 00
: Предпечатная подготовка^22 03 02 18:00]030402 22:01;
: Предпечатная подготовка^22 03 02 18:00]030402 22:01;
ЮН
ЮН
': т мюж» " ;
': т мюж» " ;
Рис. 17.10. Таквыглядитсозданная веб-страница
Экспорт данных с использованием существующей схемы
Для создания веб-страницы на основании существующей схемы вам нужно будет выбрать переключатель Use existing map (Использовать существующую схему) на первом шаге мастера, затем выбрать нужную схему в списке (Бюджетные риски), после чего вы снова попадете в диалоговое окно определения схемы. При этом все параметры диалоговых окон будут заданы в соответствии с ее настройками.
Если настройки схемы вас устраивают, то в первом же диалоговом окне можно нажать кнопку Finish (Готово), и веб-страница будет создана. Если же настройки не подходят, то их можно изменить и затем сохранить под новым или прежним именем.
Мы решили экспортировать данные нашего проекта с помощью схемы Бюджетные риски. Эта схема интересна тем, что в ней для экспорта используется одноименная таблица из файла проекта. Как видно на рис. 17.11 (файл l.mpp), при экспорте на основе существующей таблицы MS Project использует в качестве названий столбцов результирующей HTML-таблицы не название поля, а заголовок столбца таблицы. Правда, при этом пробелы заменяются символами подчеркивания.
На рис. 17.12 (файл 2.html) показана страница, полученная в результате экспортирования данных. Из-за того что пробелы были заменены подчеркиваниями, колонки таблицы стали слишком широкими. Чтобы исправить ситуацию, можно либо отредактировать схему и заново провести экспорт, либо отредактировать полученную веб-страницу.
Рис. 17.11 Экспорт с использованием существующей таблицыРис. 17.11 Экспорт с использованием существующей таблицыПример экспорта веб-страницы на основе существующей таблицыПример экспорта веб-страницы на основе существующей таблицы17.12.17.12.
Рис. 17.11 Экспорт с использованием существующей таблицы
Рис. 17.11 Экспорт с использованием существующей таблицы
Пример экспорта веб-страницы на основе существующей таблицы
Пример экспорта веб-страницы на основе существующей таблицы
17.12.
17.12.
Настройка шаблонов
С помощью мастера экспорта нельзя полностью настроить вид получаемой вебстраницы. Например, нельзя определить, где будут расположены на странице таб-
с разными типами данных или картинки. Кроме того, мастер не позволяет скрыть информацию о датах начала и окончания проекта, добавленную, например, на страницу на рис. 17.12, или заголовок страницы, отображающийся в заголовке окна браузера.
Полностью настроить формат отображения проектных данных можно, лишь создав собственный шаблон или настроив существующий. Шаблон представляет собой обычную веб-страницу, в которой с помощью особых тегов помечены места, куда будут вставлены данные, полученные при экспорте.
Редактировать шаблон можно так же, как обычную веб-страницу. Чтобы определить место для размещения полученных в ходе экспорта данных, нужно вставить в HTML-код тег в соответствии с табл. 17.2.
ТаблицаОписаниеHTML-тегов, используемыхдля настройкишаблонов
Вместо этого тега в результирующую
HTML-страницу вставляется
<!-MSProjectTemplate_Image-><!--MSProjectTemplate_ProjectTitle--><!-MSProjectTemplate_Image-><!--MSProjectTemplate_ProjectTitle-->>><!-MSProjectTemplate_CurrentDate-> < 1 - - M 5 P r oj e ctTe m p late_Sta rt D ate --> <!--MSProjectTemplate_FinishDate--> <!-MSProjectTemplate_StatusDate-> <!--MSProjectTemplate_TaskTableTitle--><!--MSProjectTemplate_TaskTable--> c!- MSProjectTemplate_ResourceTableTitle-><!-MSProjectTemplate_ResourceTable--><!-MSProjectTemplate_AssignmentTableTitle-->><!-MSProjectTemplate_CurrentDate-> < 1 - - M 5 P r oj e ctTe m p late_Sta rt D ate --> <!--MSProjectTemplate_FinishDate--> <!-MSProjectTemplate_StatusDate-> <!--MSProjectTemplate_TaskTableTitle--><!--MSProjectTemplate_TaskTable--> c!- MSProjectTemplate_ResourceTableTitle-><!-MSProjectTemplate_ResourceTable--><!-MSProjectTemplate_AssignmentTableTitle-->>Выбранный в настройках схемы графический файлНазвание проекта из поля Title (Название) в диалоговом окне настройки свойств проекта (рис. 18.18) на вкладке General (Общие)Имя автора проекта из поля Author (Автор) в диалоговом окне настройки свойств проекта (рис. 18.18) на вкладке General (Общие)Текущая системная датаДата начала проектаДата окончания проектаДата отчета по проектуЗаголовок таблицы задач, указанный при настройке схемы экспортаТаблица задачЗаголовок таблицы ресурсов, указанный при настройке схемы экспортаТаблица ресурсовЗаголовок таблицы назначений, указанный при настройке схемы экспортаТаблица назначенийВыбранный в настройках схемы графический файлНазвание проекта из поля Title (Название) в диалоговом окне настройки свойств проекта (рис. 18.18) на вкладке General (Общие)Имя автора проекта из поля Author (Автор) в диалоговом окне настройки свойств проекта (рис. 18.18) на вкладке General (Общие)Текущая системная датаДата начала проектаДата окончания проектаДата отчета по проектуЗаголовок таблицы задач, указанный при настройке схемы экспортаТаблица задачЗаголовок таблицы ресурсов, указанный при настройке схемы экспортаТаблица ресурсовЗаголовок таблицы назначений, указанный при настройке схемы экспортаТаблица назначений
<!-MSProjectTemplate_Image->
<!--MSProjectTemplate_ProjectTitle-->
<!-MSProjectTemplate_Image->
<!--MSProjectTemplate_ProjectTitle-->
>
>
<!-MSProjectTemplate_CurrentDate-> < 1 - - M 5 P r oj e ctTe m p late_Sta rt D ate --> <!--MSProjectTemplate_FinishDate--> <!-MSProjectTemplate_StatusDate-> <!--MSProjectTemplate_TaskTableTitle-->
<!--MSProjectTemplate_TaskTable--> c!- MSProjectTemplate_ResourceTableTitle->
<!-MSProjectTemplate_ResourceTable-->
<!-MSProjectTemplate_AssignmentTableTitle-->
>
<!-MSProjectTemplate_CurrentDate-> < 1 - - M 5 P r oj e ctTe m p late_Sta rt D ate --> <!--MSProjectTemplate_FinishDate--> <!-MSProjectTemplate_StatusDate-> <!--MSProjectTemplate_TaskTableTitle-->
<!--MSProjectTemplate_TaskTable--> c!- MSProjectTemplate_ResourceTableTitle->
<!-MSProjectTemplate_ResourceTable-->
<!-MSProjectTemplate_AssignmentTableTitle-->
>
Выбранный в настройках схемы графический файл
Название проекта из поля Title (Название) в диалоговом окне настройки свойств проекта (рис. 18.18) на вкладке General (Общие)
Имя автора проекта из поля Author (Автор) в диалоговом окне настройки свойств проекта (рис. 18.18) на вкладке General (Общие)
Текущая системная дата
Дата начала проекта
Дата окончания проекта
Дата отчета по проекту
Заголовок таблицы задач, указанный при настройке схемы экспорта
Таблица задач
Заголовок таблицы ресурсов, указанный при настройке схемы экспорта
Таблица ресурсов
Заголовок таблицы назначений, указанный при настройке схемы экспорта
Таблица назначений
Выбранный в настройках схемы графический файл
Название проекта из поля Title (Название) в диалоговом окне настройки свойств проекта (рис. 18.18) на вкладке General (Общие)
Имя автора проекта из поля Author (Автор) в диалоговом окне настройки свойств проекта (рис. 18.18) на вкладке General (Общие)
Текущая системная дата
Дата начала проекта
Дата окончания проекта
Дата отчета по проекту
Заголовок таблицы задач, указанный при настройке схемы экспорта
Таблица задач
Заголовок таблицы ресурсов, указанный при настройке схемы экспорта
Таблица ресурсов
Заголовок таблицы назначений, указанный при настройке схемы экспорта
Таблица назначений
XML
Для экспорта проектных данных в XML достаточно выбрать этот формат в диалоговом окне, вызываемом командой меню File Save As (Файл Сохранить как). Программа сохранит в этом формате всю проектную информацию, включая как план проекта, так и значения параметров, список календарей, настраиваемых полей и пр. — одним словом, файл проекта целиком. Правда, следует иметь
в виду, что файлы получаются большими (например, XML-файл с данными нашего небольшого проекта занимает около 700 Кбайт).
Microsoft Excel
Чтобы начать экспорт плана проекта в Microsoft Excel, в диалоговом окне File Save As (Файл Сохранитькак) нужно выбрать для сохранения файла формат *.xls. MS Project может сохранить данные в одном из двух форматов — в формате рабочей книги (Workbook) Excel или сводной таблицы (PivotTable), и мастер экспорта данных будет действовать в зависимости от выбора формата. Рассмотрим экспорт в формат рабочей книги.
На первом шаге мастер определяет, все ли данные плана проекта вы хотите экспортировать в Excel или только некоторые. В первом случае нужно выбрать переключатель Project Excel(Шаблон проектаа во втором — Selected
Data (Выбранные данные).
Если выбран первый вариант, то после нажатия кнопки Next> (Далее>) программа перенесет все данные плана в Excel. В рабочей книге будут созданы четыре листа, на первом из которых будет помещена информация о задачах, на втором — о ресурсах, и на третьем — о назначениях проекта. На четвертом листе размещается служебная информация.
Если выбран второй вариант, то на следующих шагах мастера нужно будет указать настройки экспорта данных. Причем эти настройки повторяют те, что использовались для экспорта данных в формат HTML, завозможно
сти вставки в файл картинки. Что важно, при экспорте в Excel используются те же схемы, что и при экспорте в HTML, поэтому если вы уже настроили удобную схему для веб-страницы, ее можно будет использовать и в этом случае.
В качестве примера сохраним в формате Excel задачи, в которых задействован главный редактор, Уваров. С помощью мастера экспорта создадим новую схему, среди типов данных выберем Tasks (Задачи) и перейдем к настройке параметров схемы (рис. 17.13, файл
После выбора полей для экспорта в раскрывающемся списке Export filter (Фильтр экспорта) выберем фильтр Using Resource (Использование ресурса). Сохраним схему с названием Экспорт задач для ресурса и нажмем кнопку Finish (Готово). После этого мастер выведет диалоговое окно со списком ресурсов проекта, в котором следует выбрать нужный.
Когда ресурс выбран, мастер экспортирует все отобранные в соответствии с фильтром задачи в формат рабочей книги. На рис. 17.14 представлен результат работы мастера после того, как в списке ресурсов был выбран Уваров (файл Tasks.xls).
Сводные таблицы
Сводная таблица — это особая структура в Excel, предназначенная для обобщения данных в листах и их интерактивного анализа. При экспорте плана проекта в формат сводной таблицы MS Project создает для каждого типа экспортируемых данных два листа, на первом из которых располагаются собственно экспортируемые данные, а на втором — сводная таблица к этим данным.
Рис. 17.13. Настраиваем схему для экспорта задач, в которых задействован выбранный ресурсРис. 17.13. Настраиваем схему для экспорта задач, в которых задействован выбранный ресурс
Рис. 17.13. Настраиваем схему для экспорта задач, в которых задействован выбранный ресурс
Рис. 17.13. Настраиваем схему для экспорта задач, в которых задействован выбранный ресурс
е 1324е 1324а; . в " Л с I се I
е 1
32
4
е 1
32
4
ID 1Task_Name ... .iDuratiqri istart DateTinish_Date J
0 Издание номера журнала 158da^s "J 1О£Г2тУ9:66Г6а(г^^ ^Планирование номераMl ,38 days Г 'U.0T2bO2 9:№ 25"b 1 2002 1ГОО^
Подготовка плана номера13 days I 17 01 2032 9 00 21 01.2002 18.00'
Предварительная редколлегия 3hrs 22 0 i .2002 '1 И 2"1 01 2002 12 (У 6 Редколлегия3 hrs24.01.2002 16:00! 25.01.2002 9:00
Рис. 17.14. Список задач с участием ресурса Уваров в Excel
Сводные таблицы являются одним из наиболее удобных средств анализа данных в Excel. Поэтому передавать проектную информацию для утверждения удобнее сразу в формате сводных таблиц, поскольку это позволит коллегам быстрее разобраться в ней. А при передаче для ознакомления больших объемов информации часто просто необходимо экспортировать ее в сводные таблицы.
Рассмотрим возможности экспорта в сводные таблицы на примере. Необходимо передать на утверждение информацию о трудозатратах ресурсов проекта таким образом, чтобы начальник производства мог проанализировать и загрузку каждого из ресурсов, и загрузку по отделам. Если бы мы передавали файл в формате MS Project, то воспользовались бы группировкой по коду отдела (см. раздел «Настраиваемые коды структуры» урока 13), но поскольку мы должны передать данные в формате Excel, придется экспортировать данные в сводные таблицы.
Вначале (файл l.mpp) на основе ресурсной таблицы Work (Трудозатраты) создадим свою таблицу, включив в нее поля с названиями ресурсов, поле Outline Codel (Код структуры!), настроенное нами ранее (см. раздел «Настраиваемые коды структуры» урока 13), и поле Work (Трудозатраты). Но прежде чем использовать эту таблицу как основу для схемы экспорта данных, нужно выполнить еще одну настройку. Дело в том, что поле Work (Трудозатраты) содержит и числовые, и текста-
вые данные (например, 12 hrs (12 час)), а значит, Excel будет считать значения этого поля текстовыми и не сможет их суммировать. Поэтому перед экспортом данные о трудозатратах ресурсов нужно конвертировать в числовой формат, избавившись от текстовых обозначений внутри поля.
Для этого переименуем настраиваемое поле Number3 (ЧислоЗ) в Трудозатраты для Excel и в качестве формулы, с помощью которой будут определяться его значения, введем CInt([Work])/60 (С1п1([Трудозатраты])/6О). Функция CInt преобразует строку в поле Work (Трудозатраты) в число, автоматически удаляя обозначения данных. Полученное значение нужно разделить на 60, поскольку данные о трудозатратах хранятся в поле Work (Трудозатраты) в минутах (файл l.mpp)1.
Добавим настроенное поле в нашу таблицу. Как видно на рис. 17.15, данные о трудозатратах, рассчитанные с помощью нашей формулы, корректны. Поскольку поле Work (Трудозатраты) мы не будем экспортировать, то удалим его из нашей таблицы (файл 2.mpp).
Бумага для типографии;
1 Коробка:
* 1
Фотопленка
1 Кассета:
1
Краскадля вывода пленок
1 Бочонок;
1
Сидоров:
РЕД.Редакторраздела
127,27 hrs!
127,27
Иванов;
РЕД.Редакторраздела
122,63 hrs:
122Д?
Петров j
РЕД Редактор раздела
120,67 hrs i
120,67
Бурков 1
ПРЕП .Оператор MAC
83,2 hrsi
83,2
Улендеева;
ВЕР Верстальщик
80 hrs
80
Рис. 17.15. Трудозатраты, экспортируемые в Excel в точностисоответствуют трудозатратам в MS Project
Теперь перейдем к экспортированию данных. Для этого в диалоговом окне File ► Save As (Файл ► Сохранить как) выберем формат сводных таблиц Excel (PivotTable) и начнем настройку новой схемы экспорта. В качестве объектов для экспорта выберем ресурсы. Параметры настройки совпадают с теми, что используются при экспорте данных в формате рабочей книги.
Сводная таблица состоит из заголовков и рядов данных. В заголовках располагаются значения, на основании которых осуществляется сортировка и отбор данных, отображаемых в рядах. При создании схемы экспорта необходимо определить, в каких из экспортируемых полей MS Project находятся заголовки сводной таблицы, а в каких — данные. Для этого при определении схемы экспорта поле, содержащее данные, должно быть последним в списке экспортируемых. Чтобы напомнить об этом, мастер экспорта выделяет его. Последняя строка таблицы выделена цветом и перед названием поля вставлена текстовая метка Pivot Data Field (Поле сводной таблицы) (рис. 17.16).
Сохраним схему под названием Экспорт в сводные таблицы и нажмем кнопку Finish (Готово). Данные в Excel будут выглядеть так, как показано на рис. 17.17 (файл
Эта формула корректно рассчитывает трудозатраты только для нематериальных ресурсов. Но поскольку в дальнейшем мы собираемся экспортировать данные о трудозатратах ресурсов только такого типа, этого достаточно.
PivotTable.xls). В сводной таблице данные сгруппированы сначала по первому полю в списке экспортируемых, а затем по второму. Последнее, третье, поле содержит данные о трудозатратах, суммируемых для всей таблицы.
Рис. 17.16. При экспорте в формат сводных таблиц Excel последнее поле в списке экспортируемых считается полем с даннымиРис. 17.16. При экспорте в формат сводных таблиц Excel последнее поле в списке экспортируемых считается полем с данными11113■ 43■ 4Кпд тде.паКпд тде.паEffie SiEffie Si[ВЕР .Верстальщик;[ВЕР .Верстальщик;; -ivi ВЕР. Дизайнерi [<ЙВНШТ.Автор; г^еншт.ФотомодельГ ViКОР, Корректор;••• (у= ПРЕП. ОператорMAC: !$ ПРЕП. Оператор печатного аппара’-ОДРЕД Главный редактор; -ivi ВЕР. Дизайнерi [<ЙВНШТ.Автор; г^еншт.ФотомодельГ ViКОР, Корректор;••• (у= ПРЕП. ОператорMAC: !$ ПРЕП. Оператор печатного аппара’-ОДРЕД Главный редактор••12.12.' I *0 I Огней»' I *0 I Огней»Сергеева Тарасова Улендеева Еремин Жуков Авторы Фотомодель ранов агановСергеева Тарасова Улендеева Еремин Жуков Авторы Фотомодель ранов агановВсего0,00 80,00 80,00 23/2 28,800,00 24,00 40,00Всего0,00 80,00 80,00 23/2 28,800,00 24,00 40,00ininПРЕП.Оператор печатного аппаратаПРЕП.Оператор печатного аппарата171710 РЕД.Главныйредактор19 РЕД. Ответственный секретарьРЕД. Редактор раздела< i10 РЕД.Главныйредактор19 РЕД. Ответственный секретарьРЕД. Редактор раздела< iРЕДТехнический редакторРЕДТехнический редакторБурков Лимонов Семенов Борисов Тарарухин ТереховУваров Гадкина Иванов Петров Сидоров ВасинБурков Лимонов Семенов Борисов Тарарухин ТереховУваров Гадкина Иванов Петров Сидоров Васин...40,0083,20 64,92 53,23 43,75 ...41,02 41,028,00 46,28 122,63 170.6?...40,0083,20 64,92 53,23 43,75 ...41,02 41,028,00 46,28 122,63 170.6?КозловКозловэйэйОбщий ИТОГОбщий ИТОГ127,2734.0032,001134,50127,2734.0032,001134,50
Рис. 17.16. При экспорте в формат сводных таблиц Excel последнее поле в списке экспортируемых считается полем с данными
Рис. 17.16. При экспорте в формат сводных таблиц Excel последнее поле в списке экспортируемых считается полем с данными
1
1
1
1
3
■ 4
3
■ 4
Кпд тде.па
Кпд тде.па
Effie Si
Effie Si
[ВЕР .Верстальщик;
[ВЕР .Верстальщик;
; -ivi ВЕР. Дизайнер
i [<ЙВНШТ.Автор
; г^еншт.Фотомодель
Г ViКОР, Корректор
;••• (у= ПРЕП. ОператорMAC
: !$ ПРЕП. Оператор печатного аппара’
-ОДРЕД Главный редактор
; -ivi ВЕР. Дизайнер
i [<ЙВНШТ.Автор
; г^еншт.Фотомодель
Г ViКОР, Корректор
;••• (у= ПРЕП. ОператорMAC
: !$ ПРЕП. Оператор печатного аппара’
-ОДРЕД Главный редактор
•
•
12.
12.
' I *0 I Огней»
' I *0 I Огней»
Сергеева Тарасова Улендеева Еремин Жуков Авторы Фотомодель ранов аганов
Сергеева Тарасова Улендеева Еремин Жуков Авторы Фотомодель ранов аганов
Всего
0,00 80,00 80,00 23/2 28,80
0,00 24,00 40,00
Всего
0,00 80,00 80,00 23/2 28,80
0,00 24,00 40,00
in
in
ПРЕП.Оператор печатного аппарата
ПРЕП.Оператор печатного аппарата
17
17
10 РЕД.Главныйредактор
19 РЕД. Ответственный секретарь
РЕД. Редактор раздела
< i
10 РЕД.Главныйредактор
19 РЕД. Ответственный секретарь
РЕД. Редактор раздела
< i
РЕДТехнический редактор
РЕДТехнический редактор
Бурков Лимонов Семенов Борисов Тарарухин Терехов
Уваров Гадкина Иванов Петров Сидоров Васин
Бурков Лимонов Семенов Борисов Тарарухин Терехов
Уваров Гадкина Иванов Петров Сидоров Васин
...40,00
83,20 64,92 53,23 43,75 ...41,02 41,02
8,00 46,28 122,63 170.6?
...40,00
83,20 64,92 53,23 43,75 ...41,02 41,02
8,00 46,28 122,63 170.6?
Козлов
Козлов
эй
эй
Общий ИТОГ
Общий ИТОГ
127,27
34.00
32,00
1134,50
127,27
34.00
32,00
1134,50
Рис. 17.17. Сводная таблица с данными о трудозатратах в Excel
Названия полей, по которым сгруппированы содержат значок раскрывающегося списка. Если щелкнуть на нем, то раскроется список, в котором можно отобрать нужные строки и тем самым уменьшить формат таблицы. Кроме того, для каждого из полей можно добавить строку с информацией о сумме всех значений или среднем значении (рис. 17.18, файл PivotTable.xls).
.|''1111111•2 Код отделаМаш VВсегоВЕР. ВерстальщикТарасова80,00Г 4Улендеева80,00.|''1111111•2 Код отделаМаш VВсегоВЕР. ВерстальщикТарасова80,00Г 4Улендеева80,00IIСуммаСумма6Щ—Сумма9jpEfl-PeAai<T0P раздела6Щ—Сумма9jpEfl-PeAai<T0P раздела[барановУраганов[барановУрагановададРЕД. Редактор раздела Сумма Общий итогРЕД. Редактор раздела Сумма Общий итогИванов Петров СидоровИванов Петров Сидоров160,0040,0040,0080,00122,63120,67127,27160,0040,0040,0080,00122,63120,67127,27370,57610,57370,57610,57
.|'
'
1111111
•
2 Код отдела
Маш V
Всего
ВЕР. Верстальщик
Тарасова
80,00
Г 4
Улендеева
80,00
.|'
'
1111111
•
2 Код отдела
Маш V
Всего
ВЕР. Верстальщик
Тарасова
80,00
Г 4
Улендеева
80,00
I
I
Сумма
Сумма
6
Щ—
Сумма
9jpEfl-PeAai<T0P раздела
6
Щ—
Сумма
9jpEfl-PeAai<T0P раздела
[баранов
Ураганов
[баранов
Ураганов
ад
ад
РЕД. Редактор раздела Сумма Общий итог
РЕД. Редактор раздела Сумма Общий итог
Иванов Петров Сидоров
Иванов Петров Сидоров
160,00
40,00
40,00
80,00
122,63
120,67
127,27
160,00
40,00
40,00
80,00
122,63
120,67
127,27
370,57
610,57
370,57
610,57
Рис.Сводная таблица с суммарными значениями трудозатрат для каждой группы строк
Чтобы проиллюстрировать аналитические возможности сводных таблиц, на рис. 17.18 (файл PivotTable.xls) мы удалили некоторые строки с кодами отделов и строку с информацией о Сергеевой, поскольку ее загрузка нулевая. Кроме того, мы добавили строку с суммарным значением трудозатрат для каждой из групп сотрудников.
К сводным таблицам можно создавать сводные диаграммы, причем делается это нажатием одной кнопки. Нужно установить курсор на любое из полей сводной таблицы и щелкнуть на кнопке с диаграммой на стандартной панели инструментов. После этого программа автоматически создаст диаграмму, как показано на рис. 17.19 (файл PivotTable2.xls).
Отличие сводной диаграммы от обычной заключается в том, что в ней можно интерактивно отбирать отображаемые данные. На рис. 17.19 видно, что рядом с подписями по каждой из осей есть значки раскрывающихся списков, щелчком по которым можно открывать списки для выбора отображаемых данных.
Базы данных
MS Project позволяет экспортировать данные в любую базу данных, имеющую интерфейс ODBC. Для этого нужно средствами Windows создать подключение к этой базе данных через ODBC и затем в диалоговом окне File Save As (Файл Сохранить как) нажать кнопку ODBC и выбрать созданное подключение в списке.
Если вы хотите создать для хранения плана проекта новую базу данных Microsoft Access, то для этого достаточно выбрать соответствующий пункт в раскрывающемся списке с типами файлов в диалоговом окне, вызываемом командой меню File Save As (Файл Сохранить как). Можно воспользоваться и подключением через ODBC, но это менее удобно.
Рис. 17.19. Сводная диаграмма к сводной таблице в Excel
^аза Данных, в которую будет осуществляться экспопт запускаетсяНашаге, выбрав
(A
-selected data (Только выбранные
для в форматОтличие заключается в том
Типы данных „- „г„и
полей определяются более точно, напримеравтома
тически конвертируются в числовой
Текстовые форматы
MS Project позволяетв(txt csv)
Чтобыплан проекта вих этихв
списке типов файлов диалоговоговызываемого командой меню File Save
Teo»?™'’*"™’”3'0' "У"КТ ™ ^Текст) и™ CSV. После этого запускается мае- yjxL'JlUUl <1.
На первом шагекак обычно,ис-
нужнотипыи
делитель, используемый в текстовом файле для отделенияодного
ца от другого (рис. 17.20).
Рис. 17.20. Настройка разделителей текстового файла
Разделитель выбирается в раскрывающемсяспискеTextdelimiter(Ограничитель текста). Этот список содержит три варианта — точка с запятой, Tab (Табуляция) и Space (Пробел). По умолчанию при выборе формата Text (Текст) для сохраняемого файла в этом списке выбран пункт Tab (Табуляция), а при выборе формата CSV ■■■• точка с запятой.
Все последующие шаги мастера повторяют аналогичные шаги при экспорте в формат Excel или HTML, и после того, как все необходимые настройки будут сделаны, проектные данные будут сохранены в нужном формате. Сохранять данные в текстовых форматах удобно для обмена данными с программами, не ПОДдерживающими форматы файлов Microsoft Office.
Что нового вы узнали?
О Как распространять план проекта по электронной почте, используя маршруты.
О Как опубликовать план проекта на сервере Microsoft Exchange.
О Как вставлять данные таблиц и изображения диаграмм MS Project в другие документы.
О Как экспортировать план проекта в формат HTML, XML, в ODBC-совместимые базы данных и текстовые форматы.
О Как экспортировать план проекта в рабочие книги и сводные таблицы Microsoft Excel и как анализировать полученные данные.
УРОКУРОКСогласованиеплана проекта: распечатка и внесение изменений
УРОК
УРОК
Настройка параметров печати проекта
Внесение изменений в план проекта путем импортирования
ОСравнение версий плана проекта
для обнаружения изменений
О Свойства плана проекта
Один из наиболее распространенных способов распространения плана проекта — представление в печатном виде. Но распечатать план проекта не так просто, как, например, документ Microsoft Word: ведь план обычно занимает несколько экранов в ширину и несколько в высоту.
В этом уроке вы научитесь распечатывать план проекта и узнаете, как настроить параметры печати, чтобы на бумаге отображалась только нужная вам информация. На бумаге может быть меньше данных, чем в представлении на экране, но может быть и больше, и вы узнаете, как добавлять в распечатку строки со сводной информацией.
Во второй части урока вы научитесь вносить в план проекта изменения, которые могли быть получены при согласовании. Вы узнаете, как импортировать измененные данные из файлов в текстовых форматах, формате Excel и других. Кроме того, вы узнаете, как сравнивать версии планов проектов MS Project и определять, какие изменения были внесены в более позднюю версию плана.
Распечатка
Часто документы требуется предоставлять на подпись в бумажном виде, поэтому нужно уметь распечатать план проекта. При распечатке MS Project выводит на бумагу данные из активного представления, поэтому прежде, чем переходить к печати, нужно открыть требуемое представление и отобрать в нем данные, применив по необходимости сортировку, группировку или фильтрацию.
Вставка разрывов страниц
Обычно при печати представлений программа автоматически разделяет длинные таблицы, продолжая печать на следующей странице, когда страница заканчивается. Этот режим можно изменить, до начала печати вставив в таблицу разрывы страниц. Для этого нужно установить курсор в строку таблицы, над которой должен быть вставлен разрыв, и выбрать команду меню Insert ► Page Break (Вставка ► Разрыв страниц). Например, в файле4.mpp мы вставили такой разрыв после третьей задачи, в результате чего при печати первые три задачи стали выводиться на отдельную страницу (рис. 18.1).
Чтобы удалить разрыв страниц, нужно установить курсор под разрывом и зайти в меню Insert (Вставка), где появится команда Remove Page Break (Удалить разрыв страниц), которой и нужно воспользоваться.
В таблицу можно вставить неограниченное число разрывов страниц и иногда, после того как некоторое число разрывов было добавлено, их нужно удалить все сразу. В таком случае нужно выделить любой из столбцов таблицы и затем открыть меню Insert (Вставка). Теперь знакомая нам команда будет называться Remove All Page Breaks (Удалить все разрывы страниц), и после щелчка на ней все разрывы страниц в таблице будут удалены.
Одна страница
МасштабНесколько страниц
Рис. 18.1. После вставки разрыва страниц между строками таблицы на странице печатается не максимально возможное число строк, а число строк, ограниченное разрывом
В диалоговом окне (рис. 18.2, файл 4.mpp) сочетаются стандартные для семейства Microsoft Office параметры и специфические, присущие только MS Project. Специфические параметры расположены в разделе Timescale (Интервал дат) внизу диалогового окна. Если выбрать переключатель АИ (Все), то программа распечатает всю информацию из активного представления. Если же выбрать переключатель Dates (Даты) и указать соответствующие даты в полях From (С) и То (По), то MS Project распечатает только информацию, относящуюся к выбранному временному диапазону.
Настройки параметров печати
Когда нужное представление открыто и данные для печати отобраны, можно перейти к настройкам параметров печати. Эти настройки осуществляются в диалоговом окне Print (Печать), открываемом командой меню File ► Print (Файл ► Печать). Повременные данные при печати обычно занимают больше одной страницы в ширину, например, если у временной шкалы выбраны мелкие единицы измерения. Чтобы при печати план проекта всегда имел ширину в одну страницу, нужно
установить флажок Print left column of pages only (Печатать только левые столбцы страниц). В таком случае программа будет убирать повременные данные, не умещающиеся на первой странице.
Рис. 18.2. Настройки параметров печати
Параметры для настройки интервала дат доступны, только если печатается представление с повременными данными, например Gantt Chart (Диаграмма Ганта) или Calendar (Календарь). А при печати представления Network Diagram (Сетевой график) эти параметры будут недоступны.
Рядом с разделом Timescale (Интервал дат) расположен флажок Manual page breaks (Ручные разрывы страниц). Когда он установлен, при печати плана проекта стра- пицы формируются с учетом вставленных вручную разрывов. Если же этот флажок снять, то вставленные разрывы учитываться не будут.
Сделав настройки, можно распечатать план, нажав кнопку OK, или просмотреть, как план будет размещен на страницах при печати. Для этого нужно нажать кнопку Preview (Просмотр).
Предварительный просмотр перед печатью
Диалоговое окно предварительного просмотра представлено на рис. 18.1. В середине диалогового окна показан макет страницы с размещенным на пей планом проекта, а выше расположены кнопки для работы с макетом.
га Диалоговое окно предварительного просмотра можно открыть с помощью кнопки Print Preview(Предварительный просмотр) на стандартной панели инструментов.
Первые четыре кнопки (см. рис. 18.1) служат для переключения между составляющими макет страницами по горизонтали и по вертикали. Следующая кнопка, Zoom (Масштаб), служит для увеличения или уменьшения размера макета, а кнопки One Page (Одна страница) и Multiple Pages (Несколько страниц) — для переключения между режимами отображения макета. Нажатие кнопки One Page (Одна страница) включает режим, при котором в центре диалогового окна отображается одна страница макета, а нажатие кнопки Multiple Pages (Несколько страниц) включает режим просмотра сразу нескольких страниц макета.
Если макет вам подходит, то распечатать его можно, нажав кнопку Print (Печать). Если в макете отображаются не те данные, которые требуется распечатать, и вам необходимо вернуться к настройкам представления, нужно нажать кнопку Close (Закрыть). А если в макете отображаются корректные данные, но не устраивает общая компоновка макета, то ее можно изменить, нажав кнопку Page Setup (Параметры страницы). В диалоговое окно настройки параметров страницы можно также попасть с помощью одноименной команды в меню File (Файл).
Настройка параметров страницы
Диалоговое окно настройки параметров страницы состоит из нескольких вкладок. На первой из них, Page (Страница), определяются общие параметры печатной страницы для плана проекта (рис. 18.3, файл 4.mpp).
Рис. 18.3. Диалоговое окно настройки параметров страницы
В разделе Orientation (Ориентация) определяется, как будет располагаться бумага: вертикально (переключатель Portrait (Книжная)) или горизонтально (переключатель Landscape (Альбомная)).
С помощью параметров раздела Scaling (Масштаб) можно уменьшить или увеличить размер изображения плана на бумаге. Переключатель Adjust to % normal size
(Установить в % от натуральной величины) определяет, будет ли изображение проекта при печати соответствовать своим истинным размерам (при значении параметра 100) или же будет уменьшено (меньше 100) или увеличено (больше 100). Если выбрать переключатель to pages wide by tall (Разместить не более чем на стр. в ширину и стр. в высоту) и указать число страниц в ширину и в высоту, то программа сама подберет масштаб для печати плана проекта на указанном числе страниц.
В нижнем разделе вкладки в раскрывающемся списке Paper Size (Размер бумаги) выбирается размер листа бумаги, а в поле First page number (Номер первой страницы) вводится номер, указываемый на первой странице распечатки. Если в этом поле ввести значение Auto (Авто), то нумерация страниц начнется с единицы. При этом подпись Page (Стр.) перед цифрой программа установит автоматически.
На вкладке Margins (Поля) настраиваются поля страниц. В центре вкладки представлен макет страницы с помеченными полями. Чтобы изменить их размер, нужно указать сантиметрах рядом с нужным полем. Например, на рис. 18.4 (файл мы увеличили правое поле до 2 см.
Рис. 18.4. Вкладка настройки полей страницы
Поля могут оставаться невидимыми или же печататься, образуя рамку. Для установки режима печати полей нужно выбрать соответствующий переключатель в разделе Borders around (Границы). Если выбрать переключатель Every page (У каждой страницы), то поля будут печататься на всех страницах, а при выборе Outer pages (У внешних страниц) — только на первой и последней. Последний переключатель доступен только при печати представления Network Diagram (Сетевой график). Наконец, если выбрать переключатель None (Нет), то поля печататься не будут ни на одной из страниц.
На вкладке Header (Верхний колонтитул) определяются параметры печати верхнего колонтитула страницы. В верхней части вкладки расположена область Preview (Просмотр), в которой отображается вид колонтитула с текущими настройками. Сами настройки осуществляются ниже (рис. 18.5, файл' 5.mpp).
ШрифтШрифтВставка рисункаВставка рисункаРис. 18.5. Настройка верхнего колонтитула страницыРис. 18.5. Настройка верхнего колонтитула страницы
Шрифт
Шрифт
Вставка рисунка
Вставка рисунка
Рис. 18.5. Настройка верхнего колонтитула страницы
Рис. 18.5. Настройка верхнего колонтитула страницы
В центре вкладки расположено поле для ввода содержимого колонтитула. Под ним находятся два раскрывающихся списка, с помощью которых в колонтитул можно добавить общую информацию о проекте или одно из свойств суммарной задачи проекта.
Для добавления в колонтитул общей информации, например названия проекта, нужно выбрать соответствующий пункт в раскрывающемся списке General (Общие), а для добавления данных о суммарной задаче — в раскрывающемся списке Project fields (Поля проекта). Выбрав требуемое значение в списке, нужно нажать кнопку Add (Добавить), расположенную напротив списка, для добавления данных в колонтитул. В область ввода будет добавлено обозначение соответствующего поля, а в области просмотра отобразится значение этого поля. Например, на рис. 18.5 в область ввода добавлено поле Project Title (Название проекта), а в области просмотра отображается его значение — Издание номера журнала.
Над областью ввода расположены вкладки, с помощью которых можно определить, в какой части колонтитула — левой, средней или правой — будут помещены значения полей. Следует выбрать соответствующую вкладку — Left (Влево), Center (По центру) или Right (Вправо), а затем вводить данные.
В области ввода данных отображаются только данные, относящиеся к выбранной вкладке, а в области просмотра отображаются значения всех введенных полей. Например, на рис. 18.5 по центру колонтитула отображается название проекта, справа — имя автора. В области ввода выбрана вкладка Center (По центру),
и отображается только поле, размещенное в центре колонтитула, а в области просмотра видны значения обоих полей.
Под областью ввода расположено несколько кнопок (см. рис. 18.5) для форматирования колонтитулов. Чтобы изменить шрифт, используемый для вывода значения поля при печати, нужно выделить название поля в области ввода и нажать кнопку Format Text Font (Шрифт), крайнюю слева. Она открывает стандартное диалоговое окно настройки шрифта. Например, на рис. 18.5 название проекта отображается полужирным и более крупным шрифтом, чем фамилия автора проекта, представленная курсивным начертанием.
Крайняя правая кнопка, Insert Picture (Вставка рисунка), предназначена для вставки в колонтитул рисунка из файла. С ее помощью можно, например, добавить к распечатке плана проекта логотип вашей организации. Остальные кнопки дублируют раскрывающиеся списки, предназначенные для выбора вставляемых в колонтитул полей.
На рис. 18.6 (файл 5.mpp) представлен макет страницы, верхний колонтитул которой отформатирован в соответствии с настройками на рис. 18.5. Как вы видите, реальный вид колонтитула немного отличается от того, что отображается в области предварительного просмотра. Дело в том, что размер области просмотра существенно меньше размера колонтитула, и поэтому в ней данные отображаются с сохранением пропорций, но не в реальном размере. Это стоит иметь в виду при форматировании колонтитулов.
Рис. 18.6. Макет страницы с отформатированным верхним колонтитулом
Вкладка Footer (Нижний колонтитул) полностью повторяет вкладку для верхнего колонтитула. Единственным отличием является то, что сделанные изменения отображаются не в верхней части страницы, а в нижней.
На вкладке Legend (Легенда) определяются параметры отображения сопроводительной информации к графику, так называемой легенды. Структура этой вкладки повторяет структуру двух предыдущих и содержит дополнительные параметры, расположенные в правой колонке (рис. 18.7, файл 5.mpp).
Легенда занимает довольно много места на странице и не всегда нужна, особеннс если все элементы графика знакомы тем, для кого он печатается. Чтобы сэко номить место, занимаемое легендой, нужно воспользоваться переключателям! в правой колонке вкладки. Если выбран переключатель Every page (На каждой стра нице), то легенда отображается внизу каждой из страниц распечатки. Если стра ниц много, то в целях экономии бумаги можно выделить под легенду отдельнук
страницу, выбрав переключатель Legend page (На странице легенды). Наконец, чтобы не печатать легенду, нужно выбрать переключатель None (Нет).
t*adert*aderViewViewPreview.Preview.AhgrrnercAhgrrnercPage Setup - GanttChartPage Setup - GanttChart^Jx|^Jx|Project: «(Project Title]Date: 8|Dale)Project: «(Project Title]Date: 8|Dale)Legend on:^ EvetygageГ legend pageLegend on:^ EvetygageГ legend page| Cent». | Right
t*ader
t*ader
View
View
Preview.
Preview.
Ahgrrnerc
Ahgrrnerc
Page Setup - GanttChart
Page Setup - GanttChart
^Jx|
^Jx|
Project: «(Project Title]
Date: 8|Dale)
Project: «(Project Title]
Date: 8|Dale)
Legend on:
^ Evetygage
Г legend page
Legend on:
^ Evetygage
Г legend page
23 Sj GJ Ш] ©1 ®l ^1 General:| Page Nunber23 Sj GJ Ш] ©1 ®l ^1 General:| Page Nunber"3 ^ I3 I"3 ^ I3 I*yth:|KoT-ij cmLegend lebek... |*yth:|KoT-ij cmLegend lebek... |PrOBct (elds: |% Complete'PrOBct (elds: |% Complete'Pint ke*ij... | Qptiont...Pint ke*ij... | Qptiont...Print...Print...Рис. 18.7. Вкладка настройки легендыРис. 18.7. Вкладка настройки легенды■ ■■■ ■ ■■■■.I I III— .!■
23 Sj GJ Ш] ©1 ®l ^1 General:| Page Nunber
23 Sj GJ Ш] ©1 ®l ^1 General:| Page Nunber
"3 ^ I
3 I
"3 ^ I
3 I
*yth:|KoT-ij cm
Legend lebek... |
*yth:|KoT-ij cm
Legend lebek... |
PrOBct (elds: |% Complete'
PrOBct (elds: |% Complete'
Pint ke*ij... | Qptiont...
Pint ke*ij... | Qptiont...
Print...
Print...
Рис. 18.7. Вкладка настройки легенды
Рис. 18.7. Вкладка настройки легенды
Отображаемая в легенде текстовая информация, редактируемая на вкладке, занимает только небольшую ее часть. Ширина этой части определяется расположенным под переключателями счетчиком Width (Ширина). Шрифт текстовой информации определяется в центральном поле ввода, как и на предыдущих вкладках, а вот шрифт подписей легенды определяется после нажатия кнопки Legend Labels (Надписи легенды).
На рис. 18.8 (файл 5,mpp) видно, как выглядит легенда плана после настройки. Область с текстовой информацией располагается слева, и в ней отображается название проекта и текущая дата (это стандартная настройка MS Project). В области легенды шрифт подписей изменен на полужирный курсив и размер его увеличен.
Рис. 18.8. Легенда плана после настроекРис. 18.8. Легенда плана после настроек
Рис. 18.8. Легенда плана после настроек
Рис. 18.8. Легенда плана после настроек
На последней вкладке, View (Вид), определяются параметры отбора данных из представления для печати (рис. 18.9, файл б.трр). Если установить флажок Print all sheet columns (Печатать все столбцы листа), то в страницу будут включены все столбцы, входящие в открытую таблицу представления. Если же этот флажок снять, то на страницу попадут только видимые в окне столбцы таблицы. В таком случае вид страницы будет соответствовать виду представления.
Рис. 18.9. На вкладке View (Вид) определяется, какие данные из представления будут печататься
Обычно колонки печатаются на страницах в той же последовательности, в которой они отображаются в окне программы. Если распечатка занимает несколько страниц в ширину, то часть колонок попадает на первую страницу, часть на вторую и т. д. Но в таком случае при просмотре распечатки легко запутаться, потому что не всегда понятно, где искать продолжение строк, начатых на первой странице. Чтобы избавиться от путаницы, удобно выводить некоторые поля (например, название задачи) на всех страницах, тогда легко можно понять, к какой задаче относятся данные в таблице на любой странице. Установив флажок Print first columns on all pages (Печатать указанное число первых столбцов на всех страницах) и указав число колонок в счетчике, можно определить, сколько именно колонок (считая с левого края таблицы, открытой в представлении) будет печататься на каждой странице.
Часто задачи сопровождаются заметками, и их тоже нужно распечатать. Для этого следует установить флажок Print notes (Печатать заметки). Заметки будут помещены на отдельной странице, и рядом с каждой из них будет указан номер задачи, ресурса или назначения, к которым они относятся.
При печати таких представлений, как диаграмма Ганта, для больших планов некоторые страницы остаются пустыми, например, когда диаграмма занимает несколько страниц в ширину и в высоту. Чтобы страницы без данных не печата-
лись, нужно снять флажок Print blank pages (Печатать пустые страницы). После этого страницы сохранятся в макете, но будут отображаться затененными.
Повременные данные обычно занимают лишь часть страницы. В таком случае программа может их автоматически форматировать в сторону уменьшения или увеличения, чтобы на странице не оставалось пустого пространства. Для этого нужно установить флажок Fit timescale to end of page (Форматировать шкалу времени для печати на целом числе страниц).
Два последних флажка доступны только при печати представлений использования задач или ресурсов и предназначены для отображения в распечатки сводных сумм по столбцам или по строкам представления. Если установить флажок Print rowtotals for values within print date range (Печатать итоги строк для значений в диапазоне дат печати), то на диаграмму использования задач или ресурсов после повременных данных будет добавлен столбец с суммой повременных данных. Если же установить флажок Print column totals (Печатать итоги столбцов), то в таблицу и на диаграмму добавится строкаTotal (Итого), в которой будут суммироваться все данные столбцов.
На рис. 18.10 (файл б.трр) мы установили оба флажка суммирования данных. Благодаря флажку Print row totals for values within print date range (Печатать итоги строк для значений в диапазоне дат печати) на диаграмму добавился столбец Total (Итого), в котором отображены суммы всех данных в строках диаграммы. А из-за установленного флажка Print column totals (Печатать итоги столбцов) в таблицу слева от диаграммы и на самудиаграмму добавилась строка Total (Итого), ячейки которой заполнены суммами данных в каждом из столбцов, даже в сводном.
Рис. 18.10. Суммирование данных при печати
Внесение изменений в план
Все форматы, используемые для распространения проектных данных, за исключением HTML и распечатки, позволяют редактировать файл с данными для последующего внесения изменений в исходный файл проекта. После того как фай-
лы в этих форматах возвращаются к руководителю проекта, изменения из них нужно внести в исходный план. Процесс внесения изменений может происходить двумя способами, первый из которых применим к файлам, подготовленным с помощью мастера экспорта (кроме формата HTML), а второй — к файлам в формате MS Project.
Файлы, подготовленные мастером экспорта
Научимся внедрять изменения на примере созданного нами в предыдущем уроке (см. раздел «Microsoft Excel» урока 17) файла с задачами для Уварова. Предположим, что в процессе согласования плана Уварова не устроила длительность редколлегии в 3 часа и он решил сократить ее до 2 часов. Новый файл (TasksEdited.xls), где длительность задачи сокращена, он вернул, и теперь обновленные данные нужно внедрить в план проекта.
Чтобы внести изменения из файла, куда данные были экспортированы, в исходный план проекта, нужно сначала открыть исходный план, а затем открыть файл с измененной информацией. Запустится мастер импорта данных, очень похожий на мастер экспорта, с которым вы уже умеете работать. Сначала откроем файл проекта (7.трр), в который будем вносить данные, а затем файл TasksEdited.xls. Обратите внимание, что в диалоговом окне открытия файла нужно выбирать соответствующий тип открываемых файлов.
После этого начнет работать мастер импорта. На первом шаге мастера нужно определить, будем ли мы использовать при импорте одну из существующих схем или создадим новую. Мы будем использовать созданную ранее схему Экспорт задач для ресурса.
На следующем шаге мастер предложит определить метод использования импортируемых данных (рис. 18.11, файл 7.трр). Их можно поместить в новый проект, выбрав переключатель As a new project (Создать новый проект), или в открытый. Чтобы при добавлении данных в открытый проект существующие в нем данные не изменялись, следует выбрать переключатель Append the data tothe active project (Добавить данные к активному проекту). При выборе переключателя Merge the data into the active project (Объединить данные с активным проектом) данные в открытом проекте будут изменяться.
Поскольку нашей задачей является обновление файла проекта на основании данных Excel, то мы выберем последний переключатель. Это значит, что при импорте MS Project попробует найти в плане записи, присутствующие в файле Excel (в нашем случае это задачи), и обновить их свойства в соответствии с импортируемой информацией.
На следующем шаге мастера нужно определить тип импортируемой информа ции: данные о задачах, ресурсах или назначениях. Как и для мастера экспорта следует установить флажки, соответствующие нужным типам данных. В нашел случае (рис. 18.12, файл 7.трр) экспортироваться будут только данные о задачах Если при экспорте плана в файл включались названия столбцов, то это значит что они содержатся и в файле импорта. Чтобы при импорте программа могл;
что в первой строке файла содержатся не данные, которые нужно импортировать, а названия столбцов, следует установить флажок Importinclude headers (Данные импорта содержат заголовки).
ImportWizard - Map OptionsImportWizard - Map OptionsI*k I ^jext > I |L Firiistj ;| Cental |I*k I ^jext > I |L Firiistj ;| Cental |Рис. 18.12. Определение типа импортируемых данныхРис. 18.12. Определение типа импортируемых данных
ImportWizard - Map Options
ImportWizard - Map Options
I*k I ^jext > I |L Firiistj ;| Cental |
I*k I ^jext > I |L Firiistj ;| Cental |
Рис. 18.12. Определение типа импортируемых данных
Рис. 18.12. Определение типа импортируемых данных
После определения типа импортируемых данных нужно настроить схему импорта, то есть определить, какие поля MS Project соответствуют колонкам в файле, из которого производится импорт (рис. 18.13, файл 7.mpp). Кроме того, если импортируемые данные должны объединяться с данными открытого проекта, то нужно определить поле, по которому программа сможет производить объединение (поле, содержащее уникальное для строки таблицы значение). Обычно в качестве такого поля выступает либо ID (Ид.),либо Name (Название).
Рис.18.13. Настройкасхемыимпорта
Поле, по которому будет производиться объединение, выбирается с помощью кнопки Set Merge Key (Задать ключ объединения). После этого в таблице рядом с названием поля появляется соответствующая пометка. Например, на рис. 18.13 в качестве поля объединения выбрано поле ID (Ид.).
В файле Excel обычно содержится несколько листов, и при импорте необходимо указать, из какого листа нужно брать данные. Для этого нужно выбрать название этого листа в раскрывающемся списке Source worksheetname (Имя исходной электронной таблицы).
При импорте данных из Excel нужно иметь в виду, что импортируемые даты начала и окончания задач MS Project рассматривает как ограничения. То есть импортировать даты начала и окончания задач — это все равно, что вводить их в план проекта вручную, что мы не рекомендуем (см. раздел «Дата начала проекта» урока 11). Именно поэтому в настройках схемы импорта мы ограничились только полем Duration (Длительность), значения в котором, как мы знаем, были изменены, и полем ID (Ид.), необходимым нам для того, чтобы MS Project «понял», к какой из задач плана относятся импортируемые длительности.
После настройки схемы в зависимости от выбранного на первом шаге переключателя данные импортируются либо в существующий план проекта, либо в новый. В нашем случае MS Project перенес длительности задач из файла Excel в открытый план проектаТеперь длительность этой задачи составляет
часа, а в плане б.трр, на основе которого был создан файлона равнялась
часам.
Файлы MS Project
В MS Project нет средств автоматического импорта измененных данных из файлов в форматепоэтому данные нужно переносить из файла в файл вруч
ную, перепечатывая или копируя данные. Но проблема заключается не в переносе данных, а в определениичто же именно изменилось в присланном файле
проекта.
На основе файламы создали файли его копиюв которую
при согласовании плана проекта былиизменения. При анализе второго
файла видно, что затраты на проект во втором файле больше на $500, но как определить, из-за какой задачи или ресурса возросла стоимость? На ручной анализ даже небольшого плана из 51 задачи потребуется около часа, а что говорить о планах из нескольких сотен задач!
Для автоматизированного поиска изменений в версиях файла проекта предназначена панель инструментов Compare Project Versions (Сравнение версий
С ее помощью можно найти отличия между двумя любыми файлами в формате *.трр (рис. 18.14).
Сравнение версий проекта
1ЬзтрагвЙоШ Versions<» ;
alldata and differences columns
nor -
Переход к задаче или ресурсу в версиях проекта
Рис. 18.14. Панель инструментов Compare Project Versions (Сравнение версий проекта)
Работа с панелью начинается с нажатия первой кнопки, открывающей диалоговое окно выбора файлов для сравнения (рис. 18.15, файлесли в програм
ме открыт хотя бы один файл. Это диалоговое окно состоит из двух разделов, в верхнем из которых выбираются файлы для сравнения, в нижнем — таблицы внутри этих файлов.
В первом раскрывающемся списке нужно выбрать файл с ранней версией плана, а во втором — его позднюю версию. Если файлы уже открыты в MS Project, то их имена можно выбрать в раскрывающемся списке, а если еще нет — то с помощью кнопки Browse (Обзор).
В некоторых случаях она может быть не установлена (о ее установке см. раздел «Управление надстройками СОМ» в уроке 23.)
В нижнем разделе диалогового окна определяются таблицы двух файлов, которые будут сравниваться. В верхнем раскрывающемся списке выбираются таблицы с информацией о задачах, а в нижнем — с информацией о ресурсах. Если вы не хотите сравнивать таблицы какого-либо типа, то вместо имени таблицы можно указать None (Нет). Например, в нашем случае важно сравнить таблицы с информацией о стоимости задач, поэтому в верхнем списке мы выбрали таблицу Cost (Затраты), а в нижнем выбрали None (Нет), поскольку информация об изменениях в таблицах ресурсов нас не интересует.
Рис. 18.15. Диалоговое окно выбора проектов для сравнения
После нажатия кнопки программа создает новый файл проекта, в котором на основе выбранной таблицы будет создана новая. В нее будут включены столбцы с данными из обеих версий плана, и для каждой пары столбцов будет создан столбец с информацией о разнице. Например, для столбца Cost (Затраты) в исходной таблице будут созданы столбцы: Cost: (Затраты: с данными из ранней версии, Cost: V2 (Затраты: в2) с данными из поздней версии и Cost: (Затраты: разл.) с данными о разнице значений. Аналогично будут все другие столбцы.
Помимо основной таблицы программа создает две дополнительных. В одну из них помещаются только парные поля с данными из обеих версий плана, а во вторую только поля с данными о различиях в парных полях.
ВНИМАНИЕВ файл сравнения версий не будет перенесена информация о назначениях и
повременные данные. Поэтому пользоваться этим файлом в качестве нового плана проекта нельзя — он предназначен только для сравнения.
После того как новый файл проекта создан, программа выдаст окно с запросом на завершение операции сравнения. Если в этом окне нажать кнопку Yes (Да), то откроется дополнительное окно с информацией о символах, используемых для обозначений в новом файле (это же окно вызывается с помощью кнопки со знаком вопроса на панели сравнения версий). Если же нажать No (Нет), то можно начать анализировать изменения.
При анализе отличий стоит воспользоваться раскрывающимися списками, расположенными на панели сравнения версий. С помощью правого списка можно выбрать, какие столбцы будут отображаться в таблице: столбцы данных и различий (Show data and differences columns), только данных (Show data columns only) или только различий (Show differences columns only). Фактически выбор пункта этого списка определяет, какая из трех созданных таблиц будет отображаться в представлении.
С помощью левого списка можно определить, какие именно строки должны отображаться в таблице. Чтобы просмотреть все строки таблицы, нужно выбрать пункт Show all items (Показать все элементы). Пункты Show changed items (Показать измененные элементы) и Show unchanged items (Показать неизмененные элементы) позволяют просмотреть все элементы таблицы, претерпевшие изменения в новой версии проекта или, наоборот, оставшиеся неизменными. Просмотреть все различающиеся элементы можно с помощью пункта Show all differences (Показать все различия), а все одинаковые в обеих версиях — с помощью пункта Show common items (Показать общие элементы). Наконец, после выбора пункта Show unique items of version 1 (Показать элементы, имеющиеся только в версии 1) в таблице останутся задачи или ресурсы, имеющиеся только в ранней версии плана. При выборе же аналогичного пункта списка для версии 2 в таблице останутся строки, присутствующие только в более поздней версии.
Например, на рис. 18.16 (файл Diff.mpp) отображены результаты сравнения файлов 8.mpp и Sverl.mpp. В левом раскрывающемся списке панели сравнения версий выбран пункт Show all differences (Показать все различия) для просмотра отличий между файлами. Оказывается, в новой версии плана проекта стоимость задачи с идентификатором 22 возросла с $1000 до $1500.
Второй на панели сравнения версий расположена кнопка Go to Task/Resource in Project Versions (Переход к задаче или ресурсу в версиях проекта). Ее удобно использовать для быстрого просмотра информации о выбранной задаче в обеих версиях проекта. Например, на рис. 18.17мы выделили задачу, которая была изменена, и нажали эту кнопку. Программа автоматически расположила окна с версиями плана проекта так, чтобы их было видно в окне MS Project, и выделила в них цветом и полужирным начертанием выбранную в проекте сравнения задачу.
/ j Micro toll Piopicl ■ Dili mpp/ j Micro toll Piopicl ■ Dili mpp6] 9» #1• О 05* £6] 9» #1• О 05* £X ЙбЗЭX ЙбЗЭ• *• *V .V .: Show differences columns only: Show differences columns onlyЛеми**Леми**- Companion Report- Companion Report- Падютоамыагериваоа- ПадютоамыагериваоаDaArotowce iewe toeСтатьи поступили еDaArotowce iewe toeСтатьи поступили еф ф ф w ^hew • . Anal • "£? ”~ show all deferencesф ф ф w ^hew • . Anal • "£? ”~ show all deferences0$ И0$ И9 '-9 '-9*9*6$:6$:j sij si■ Cent Vtv'- <:<WV2 In-set-Ooi■ Cent Vtv'- <:<WV2 In-set-Ooi0$98 813$99 313$имашM$mИ$3«5f$3$»$loil10$98 813$99 313$имашM$mИ$3«5f$3$»$loil1±ILU±ILUreportreportFwrcwtyt4"‘n^«*vi‘ f №*G*outFwrcwtyt4"‘n^«*vi‘ f №*G*out0$0$0$и0$и5001 Я5001 ' $W$ Я .500$i:5001 Я5001 ' $W$ Я .500$i:«IQJxj• в X«IQJxj• в XП?е$& 1 hTt wtf ifП?е$& 1 hTt wtf if
/ j Micro toll Piopicl ■ Dili mpp
/ j Micro toll Piopicl ■ Dili mpp
6] 9» #1
• О 05* £
6] 9» #1
• О 05* £
X ЙбЗЭ
X ЙбЗЭ
• *
• *
V .
V .
: Show differences columns only
: Show differences columns only
Леми**
Леми**
- Companion Report
- Companion Report
- Падютоамыагериваоа
- Падютоамыагериваоа
DaArotowce iewe toe
Статьи поступили е
DaArotowce iewe toe
Статьи поступили е
ф ф ф w ^hew • . Anal • "£? ”~ show all deferences
ф ф ф w ^hew • . Anal • "£? ”~ show all deferences
0$ И
0$ И
9 '-
9 '-
9*
9*
6$:
6$:
j si
j si
■ Cent Vtv'- <:<WV2 In-set-Ooi
■ Cent Vtv'- <:<WV2 In-set-Ooi
0$98 813$99 313$
имашM$m
И$3«5f$3$»$l
oil1
0$98 813$99 313$
имашM$m
И$3«5f$3$»$l
oil1
±ILU
±ILU
report
report
Fwrcwtyt4"‘n^«*vi‘ f №*G*out
Fwrcwtyt4"‘n^«*vi‘ f №*G*out
0$
0$
0$и
0$и
5001 Я
5001 ' $W$ Я .500$i:
5001 Я
5001 ' $W$ Я .500$i:
«IQJxj
• в X
«IQJxj
• в X
П?е$& 1 hTt wtf if
П?е$& 1 hTt wtf if
Рис.18.16. Отображаемразличиямеждупланамипроектов
>: 5how differences columns only>: 5how differences columns only"i§ Стдтьи.поступили редакцию"i§ Стдтьи.поступили редакциювв:Ч*еете .:Ч*еете .010111IIiiS1 541 :S1 541 :■■jj''0$0$hxedGWVt ! Fmwo>«« V2hxedGWVt ! Fmwo>«« V2hr '"III" ■■■■■■■■■■■№ e* У» frm i-eert »»-..* loot егн<1 >w ^rw i^AxxzM» ^rx>w. t^ л s о у w a ? x »e^ • * * * «» -a x ehr '"III" ■■■■■■■■■■■№ e* У» frm i-eert »»-..* loot егн<1 >w ^rw i^AxxzM» ^rx>w. t^ л s о у w a ? x »e^ • * * * «» -a x etf.:tf.:jj1 Верстка журналаОбработкеиS Вычитка1 Верстка журналаОбработкеиS ВычиткаЕСшковвйяйЕСшковвйяйРис. 18.17. Переход к выбранной задаче в версиях проектаРис. 18.17. Переход к выбранной задаче в версиях проектаShow el d#fer«nceiShow el d#fer«ncei6■ж6■жПодготовка текстовСтатьи поступили в |Подготовка текстовСтатьи поступили в |f^MicM Co* Ovwt*f^MicM Co* Ovwt*поступили в♦| Редактирование материаловЧ Техническое редактированиепоступили в♦| Редактирование материаловЧ Техническое редактирование12раздела 3Тексты готовы12раздела 3Тексты готовыПодготовка материалов завершенаВ Персиитекста иПодготовка материалов завершенаВ Персиитекста иDS ..OS' ii0$DS ..OS' ii0$0$0$1i97 i97 i97OJ:42 066$675$ :40 000$:1i97 i97 i97OJ:42 066$675$ :40 000$:?w«r$ aspp Г?w«r$ aspp Г»■» He#*»■» He#*J®J®- 23:.::I- 23:.::I•Статьи пост yiumn в редакияю•Статьи пост yiumn в редакияюРедактирование материаловТехническое редактирование1Рсда* TupxJBartwepajjif'ia 13Редактирование материаловТехническое редактирование1Рсда* TupxJBartwepajjif'ia 13материаловматериалов4934930$0$0$0$0$0$S79797 iOJ:№.42 966$:'40 000$S79797 iOJ:№.42 966$:'40 000$
>: 5how differences columns only
>: 5how differences columns only
"i§ Стдтьи.поступили редакцию
"i§ Стдтьи.поступили редакцию
в
в
:Ч*еете .
:Ч*еете .
01
01
1
1
I
I
i
i
S1 541 :
S1 541 :
■
■
j
j
'
'
0$
0$
hxedGWVt ! Fmwo>«« V2
hxedGWVt ! Fmwo>«« V2
hr '"III" ■■■■■■■■■■■№ e* У» frm i-eert »»-..* loot егн<1 >w ^rw i^AxxzM» ^rx>w. t^ л s о у w a ? x »e^ • * * * «» -a x e
hr '"III" ■■■■■■■■■■■№ e* У» frm i-eert »»-..* loot егн<1 >w ^rw i^AxxzM» ^rx>w. t^ л s о у w a ? x »e^ • * * * «» -a x e
tf.:
tf.:
j
j
1 Верстка журнала
Обработкеи
S Вычитка
1 Верстка журнала
Обработкеи
S Вычитка
ЕСшковвйяй
ЕСшковвйяй
Рис. 18.17. Переход к выбранной задаче в версиях проекта
Рис. 18.17. Переход к выбранной задаче в версиях проекта
Show el d#fer«ncei
Show el d#fer«ncei
6
■ж
6
■ж
Подготовка текстов
Статьи поступили в |
Подготовка текстов
Статьи поступили в |
f^MicM Co* Ovwt*
f^MicM Co* Ovwt*
поступили в
♦| Редактирование материалов
Ч Техническое редактирование
поступили в
♦| Редактирование материалов
Ч Техническое редактирование
1
2
раздела 3
Тексты готовы
1
2
раздела 3
Тексты готовы
Подготовка материалов завершена
В Персии
текста и
Подготовка материалов завершена
В Персии
текста и
DS ..OS' ii0$
DS ..OS' ii0$
0$
0$
1
i
97 i
97 i
97
OJ:
42 066$
675$ :
40 000$:
1
i
97 i
97 i
97
OJ:
42 066$
675$ :
40 000$:
?w«r$ aspp Г
?w«r$ aspp Г
»■» He#*
»■» He#*
J®
J®
- 23:.::
I
- 23:.::
I
•Статьи пост yiumn в редакияю
•Статьи пост yiumn в редакияю
Редактирование материаловТехническое редактирование
1
Рсда* TupxJBartwepajjif'ia 1
3
Редактирование материаловТехническое редактирование
1
Рсда* TupxJBartwepajjif'ia 1
3
материалов
материалов
493
493
0$
0$
0$
0$
0$
0$
S7
97
97 i
OJ:
№.
42 966$:
'
40 000$
S7
97
97 i
OJ:
№.
42 966$:
'
40 000$
Файл проекта с данными сравнения можно сохранить для дальнейшего
Например, мы сохранили наш файл под именемИмена файлов с исход
данными сохраняются в настраиваемых свойствах файла. Исходные фай могут понадобиться для перехода к выбранной задаче в версиях плана.
По умолчанию программа сохраняет полный путь к именам файлов, поэтому если в дальнейшем вам нужно будет переслать или скопировать данные анализа вместе с версиями, то путь к файлам нужно изменить, чтобы программа могла обнаружить их. Для этого необходимо отредактировать настраиваемые свойства файла.
Для редактирования настраиваемых свойств файла следует воспользоваться командой меню File Properties (Файл Свойства) и в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Custom (Прочие). В нижней части вкладки расположена таблица с перечнем существующих настраиваемых свойств (рис. 18.18, файл
Таблица состоит из трех колонок, в первой из которых указано название свойства, во второй его значение, а в третьей — тип. Вам нужно найти свойство Project Version 1 (Версия 1) или Version 2 (Версия 2) и выделить его курсором. Текущее значение свойства отобразится в поле Value (Значение) в середине диалогового окна, и там его можно отредактировать. Например, в нашем случае мы заменили полный путь к файлу именем файла — это значит, что программа будет пытаться найти исходную версию плана проекта в той же папке, где расположен файл данных сравнения.
После изменения значения свойства для его сохранения нужно нажать кнопку Modify (Изменить).
Рис. 18.18. Редактирование настраиваемых свойств файла
Что нового вы узнали?
О Как настраивать параметры печати проекта.
О Как вставлять разрывы страниц между строками таблицы.
О Как определять параметры страницы при распечатке и вставлять на страницу дополнительную информацию.
О Как вносить изменения в план проекта, используя средства импорта.
О Как сравнивать версии планов проекта и обнаруживать изменения.
О Как работать со свойствами плана проекта.
Контрольные вопросы и задания части 1Г
Общие
Дайте определение проекта. Что такое проектный треугольник?
Объясните связь задач, ресурсов и назначений.
Какие методики применяются при определении длительности проекта?
Как MS Project рассчитывает длительность фазы и проекта?
Какие методики применяются при определении затрат на проект?
Как рассчитывает общие затраты на проект MS Project?
Из чего складываются общие трудозатраты на проект?
Из чего складываются затраты на использование ресурса в проекте?
Из чего складываются затраты на задачу?
Определение проекта
Создайте новый проект. Выберите способ планирования от даты начала проекта. Настройте рабочее время проекта с 8:00 до 18:00 с двухчасовым перерывом.
В календаре проекта пометьте праздничные дни как нерабочие.
Определите дату начала проекта.
Сохраните проект как testmpp.
Планирование работ
В файле l.mpp Задача 1 начинается до даты начала проекта. Почему это происходит? Измените свойства задачи таким образом, чтобы дата ее начала совпадала с датой начала проекта.
Файлы контрольного задания расположены на компакт-диске в папке TEST2.
Измените дату начала проекта в файле l.mpp. Проверьте, что при этом дата начала Задачи 1 тоже изменилась и по-прежнему совпадает с датой начала проекта.
Добавьте в план проекта Задачу 3 и пометьте ее как завершающую. Затем пометьте как завершающую Задачу 2.
В файле l.mpp создайте несколько новых задач и установите между ними последовательную связь FS (ОН). Сделайте это нажатием одной кнопки на панели инструментов.
В файле test.mpp создайте план постройки дома. Определите основные фазы, добавьте задачи и определите связи между ними. Длительность проекта должна быть не меньше месяца, а в плане должно быть больше 20 задач. Вы можете использовать шаблон Residential Construction (Строительство жилого дома).
Спланируйте работы так, чтобы покрытие стен штукатуркой начиналась, когда постройка стен закончена наполовину, а покраска стен — когда после покрытия штукатуркой прошло 2 дня.
Отобразите строку суммарной задачи проекта.
Определите дату окончания проекта и установите крайний срок завершения последней задачи проекта тремя днями позже планового срока ее завершения.
Менеджер проекта по строительству должен еженедельно отчитываться заказчику строительства о проделанной работе. Создайте в плане задачу по подготовке отчета, которая будет еженедельно повторяться до даты завершения проекта.
Планирование ресурсов и создание назначений
Создайте список ресурсов, которые будут использоваться в проекте. При этом нужно запланировать использование материальных ресурсов: цементного раствора, штукатурки, кирпичей.
Определите персональные календари для некоторых ресурсов. Например, один из задействованных сотрудников не работает по четвергам, а другой работает в пятницу только в течение половины рабочего времени.
Назначьте сотрудников на задачи проекта. При этом определите, какие задачи имеют фиксированную длительность, а у каких задач фиксированные трудозатраты.
Распределите загрузку ресурсов во время выполнения задач с помощью профилей. Определите разные профили загрузки для разных задач.
Некоторые ресурсы могут быть задействованы в выполнении задачи частично. Создайте задачу, на которую будут назначены три сотрудника. Назначение первого из них должно заканчиваться тогда, когда будет начинаться назначение второго. Третий же участвует в выполнении задачи все время.
Запланируйте перерыв в выполнении одной из задач.
Распределите материальные ресурсы между задачами проекта. С помощью профилей определите, как они будут расходоваться во время выполнения задачи.
Дополнительная информация о задачах и ресурсах
Создайте настраиваемое поле для задач. Заполните это поле значениями для некоторых задач и отобразите его на диаграмме Ганта.
Настройте код WBS (СДР) для задач и перенумеруйте задачи.
Определите группы ресурсов.
Прокомментируйте некоторые задачи, ресурсы и назначения с помощью заметок.
Сохраните в плане проекта связанные с задачами или ресурсами документы.
Добавьте к материальным ресурсам ссылки на страницы в Интернете и локальные файлы.
Создайте ресурсное настраиваемое поле, в котором будет указано число поставщиков материальных ресурсов. Настройте список значений, включающий варианты: 1 поставщик, 2-3 поставщика и 4-10 поставщиков. Затем определите значения этого поля для материальных ресурсов проекта.
Отберите для отображения только материальные ресурсы и сгруппируйте их по созданному в предыдущем задании настраиваемому полю.
Планирование стоимости проекта, анализ
и оптимизация загрузки ресурсов
Определите ставки сотрудников и стоимость материальных ресурсов.
Для подвоза цементного раствора нужно использовать особый грузовик. Добавьте его как ресурс в проект и определите затраты на его использование. Затем добавьте его в те задачи, где требуется его использование.
Определите ресурсы, которые нужно оплачивать в момент начала их участия в работе. Определите для них метод начисления затрат.
Определите ресурсы с превышением доступности в проекте test.mpp и выровняйте их загрузку.
Выровняйте загрузку ресурсов в файле 2.mpp.
Анализ и оптимизация плана работ
и стоимости проекта
Проанализируйте план проекта test.mpp с помощью методики PERT. Обновите план проекта так, чтобы длительности задач совпадали с ожидаемыми длительностями, полученными в результате анализа. Обновите крайний срок последней задачи.
Перенесите дату начала проекта на неделю вперед. Теперь последняя задача проекта завершается позже крайнего срока. Измените план проекта так, что-
бы его длительность сократилась и он уложился в срок. Решая это задание, вы можете добавить ресурсы в проект.
Определите критический путь проекта. Измените план так, чтобы уменьшить число задач на критическом пути.
Полученный бюджет проекта превышает возможности заказчика. Вам нужно уменьшить его на 10%. Для этого ваше руководство разрешает использовать более низкие таблицы норм затрат у ресурсов. Определите таблицы норм затрат с более низкими ставками и в некоторых назначениях укажите эти таблицы.
Сгруппируйте ресурсы по типам и определите затраты на материальные ресурсы. Определите, на какой из материальных ресурсов уходит больше всего средств. Определите, какова должна быть стоимость этого ресурса, чтобы снизить проектные затраты на 5%.
Анализ рисков
Проанализируйте трудозатраты по проекту и загрузку ресурсов в Microsoft Excel. Определите периоды пиковых трудозатрат.
Определите основные риски проекта, связанные с задачами. Создайте настраиваемое поле и введите в него информацию об этих рисках.
Исходя из данных о рисках, введите в план проекта дополнительные задачи, позволяющие снизить риски. Например, если есть риск того, что материалы не поставят в срок, добавьте задачу контакта с поставщиком этих материалов, чтобы напомнить о необходимости своевременной поставки.
Согласование плана проекта
Создайте маршрут для распространения файлаtest.mpp. Настройте его таким образом, чтобы ко всем получателям файл был отправлен одновременно.
Измените настройку таким образом, чтобы адресаты получали файл по очереди, а вы получали оповещение от каждого адресата.
Если у вас в организации установлен сервер Microsoft Exchange, опубликуйте на нем план проекта.
Скопируйте таблицу MS Project в документ Microsoft Word. Вставьте в этот же документ рисунок с изображением диаграммы Ганта.
Проведите экспорт проектных данных в формат HTML. Включите в файл рисунок из предыдущего задания.
Сохраните файл в формате XML. Откройте файл в браузере Microsoft Internet Explorer.
Проведите экспорт данных файла в форматы рабочей книги и сводной таблицы Microsoft Excel.
Распечатайте план проекта. При этом настройте параметры печати так, чтобы в нижнем колонтитуле отображалось слово «конфиденциально», а в верхнем — фамилия автора плана.
Внесите изменения в файл с экспортированными данными в формате Excel. Затем внесите изменения из файла Excel в исходный план.
Скопируйте файл проекта в файл формата *.трр и внесите в него изменения (вставки ресурсов и длительности задач). Если вы занимаетесь в группе, то передайте начальную и конечную версии файла коллеге для обнаружения изменений с помощью команды сравнения проектов. Если вы занимаетесь самостоятельно, то выявите эти изменения сами.
И. Сохраните созданный файл testmpp для выполнения заданий по следующей части книги.
~7? ■ j l" к ~fr
ЧАСТЬ
Отслеживание
11 (°) УРОК
Отслеживание проекта
□
Базовый, промежуточный и текущий планы проекта
□
Сохранение, изменение и удаление данных базового и промежуточного планов
□ □
Методы отслеживания проекта
Поля, используемые для ввода фактических данных о ходе выполнения работ
□
Параметры, влияющие на логику работы программы при вводе фактических данных
□
Подготовка таблиц и представлений для ввода фактических данных
G
Панель инструментов и диалоговые окна обновления задач и проекта, используемые при отслеживании
После составления плана проекта начинается выполнение запланированных работ. Руководитель проекта должен внимательно следить за ходом работ, чтобы вовремя заметить несоответствия между планом и фактическим выполнением работ. Отклонения от плана опасны тем, что они могут привести к задержке сроков окончания проекта, превышению бюджета или неполной реализации запланированных задач.
В этом уроке вы узнаете, как сохранять базовые и промежуточные планы проекта, каким образом вводить в проект фактическую информацию о ходе выполнения работ. Вы научитесь использовать разные по точности и скорости применения методы отслеживания проекта и освоите настройки, влияющие на поведение программы при вводе фактических данных. Наконец, вы узнаете о том, как подготовить проект к отслеживанию и какие инструменты можно использовать для быстрого ввода фактической информации.
Работа с базовыми и промежуточными планами
Главная цель отслеживания проекта — вовремя обнаружить отклонения фактических работ от запланированных. Для этого нужно собирать данные о ходе выполнения работ и сравнивать их с базовым планом проекта. Чтобы такое сравнение было возможно, перед началом выполнения работ нужно зафиксировать базовый план, с которым в дальнейшем будут сравниваться его актуальные состояния.
В MS Project это возможно благодаря команде сохранения базового плана проекта. Эта команда сохраняет данные текущего плана проекта в особые внутренние поля, которые нельзя редактировать. А все последующие изменения влияют лишь на текущий план. Таким образом, внутри проектного файла сохраняется и остается неизменной базовая версия плана, с которой можно сравнивать план, подвергающийсяизменениям.
Обычно базовый план является утвержденной версией плана, а текущий план, основанный на фактических данных, должен по ряду критериев совпадать с утвержденным. Например, длительность или бюджет проекта в текущем плане не должны превышать базовых величин. Но часто при выполнении проекта заказчик или руководство организации осознает, что достижение целей проекта невозможно при сохранении исходной версии базового плана. В таком случае утверждается новая версия базового плана, и в дальнейшем ход работ сравнивается с ней. MS Project позволяет сохранить до 11 базовых планов, первый из которых называется Baseline (Базовый план), а следующие нумеруются с 1 по 10.
Помимо базового плана MS Project позволяет сохранять промежуточные планы. Промежуточный план отличается от базового объемом сохраняемой информации. Если в базовом плане сохраняется около 20 типов данных, в том числе о задачах, ресурсах и назначениях, и повременная* информация, то в промежуточном плане сохраняются лишь даты начала и окончания задач.
1 Повременная информация — это данные, которые вводятся относительно задач и назначений за определенный промежуток времени. Вводить такие данные можно на диаграммах использования задач (Task Usage) и ресурсов (Resource Usage).
Промежуточный план можно сопоставлять как с базовым, так и с текущим планом проекта или другим промежуточным планом. Промежуточный план используется при отслеживании как дополнение к базовому плану для решения локальных задач, и его не обязательно сохранять до начала проектных работ.
Сохранение планов
Для сохранения базовых планов проекта предназначено диалоговое окно, открываемое командойTools Tracking Save Baseline (Сервис Отслеживание
Сохранить базовый план). Хотя это диалоговое окно (рис. 19.1) и называется Save Baseline (Сохранение базового плана), его возможности не ограничиваются только сохранением базового плана.
Рис. 19.1. Диалоговое окно сохранения базового плана проекта
С помощью этого диалогового окна можно сохранить базовый план проекта, выбрав переключатель Save baseline (Сохранение базового плана), или его промежуточный план, выбрав переключатель Save interim plan (Сохранение промежуточного плана). Под переключателем для сохранения базового плана находится раскрывающийся список, в котором можно выбрать название плана для сохранения данных.
Если выбрать сохранение промежуточного плана, то станут раскрывающиеся списки Сору (Скопировать) и Into (В). В верхнем списке нужно выбрать источник данных, сохраняемых в промежуточном плане. Это данные любого из базовых планов, полей начала и окончания задач текущего плана проекта (Start/Finish и настраиваемых полей с датами начала и окончания задач — (Начало1/0кончание1 - Начало1/0кончание10))‘.
Поля Startl/Finishl — использует функция анализа плана по методике PERT. Поэтому если вы работаете с анализом PERT, то лучше не использовать эти поля для хранения данных промежуточных планов.
В нижнем раскрывающемся списке нужно выбрать, куда будут помещены данные из источника, определенного в верхнем списке. В этом списке отсутствуют поля начала и окончания задач актуального плана проекта (Start/Finish (Нача- ло/Окончание)).
ВНИМАНИЕ В промежуточном плане сохраняется только информация о датах начала и окончания задач. Даже если в качестве источника данных выбран базовый план проекта, избудет скопирована только эта информация.
Сохранять данные базового или промежуточного плана можно как для выделенных задач, так и для всего проекта. Обычно перед началом работ базовый план сохраняется для всего проекта, а по ходу отслеживания сохраняются базовые планы для отдельных задач и промежуточные планы. Выбрать информацию для сохранения в базовом плане можно с помощью переключателей, сгруппированных под названием For (Для). Если выбрать Entire project (Всего проекта), то базовый или промежуточный план сохранится для всеха если Selected tasks
(Выбранных задач), то обновятся базовые данные лишь для выбранных задач.
При обновлении базового плана для выбранных задач появляется возможность изменить состояние флажков в разделе Roll up baselines (Сведение базовых планов), недоступных при сохранении промежуточного плана, так как они определяют параметры сведения данных базовых планов.
Если обновляется базовый план обычной задачи, то,требуется обно
вить и базовый план суммарных задач, к которым она относится. Ведь если увеличилась стоимость задачи, то увеличится стоимость и фазы, и проекта в целом. Чтобы при сохранении базового плана для отдельной задачи обновлялись базовые планы для соответствующих суммарных задач, нужно установить флажок То all summary tasks (Во все суммарные задачи).
При обновлении базового плана суммарной задачи учитываются все изменения во всех вложенных в нее задачах (в том числе и являющихся вложенными по отношению ко вложенным в задачу суммарным задачам). Но иногда при обновлении базового плана суммарной задачи требуется учесть изменения только вложенных непосредственно в нее задач, и в таком случае нужно установить флажок From into selected summary task(s) (Из подчиненных в выбранные суммарные задачи).
Если при определении параметров сохранения базового плана для выбранных задач нажать кнопку Set as Default (По умолчанию), то выбранные настройки будут применяться при последующем сохранении базового плана задач.
Обновляя базовый план проекта, нужно понимать, что после обновления вся актуальная информация о ходе проекта перейдет в базовый план, то есть все существующие отклонения станут «запланированными». Поэтому обновлять базовый план можно лишь тогда, когда актуальный план утвержден руководством.
Удаление и изменение планов
Для удаления данных базового плана предназначено диалоговое окно очистки базового плана, вызываемое командой меню Tools Tracking Clear Baseline (Сервис Отслеживание Очистить базовый план). С помощью этого диалогового окна можно
удалить данные базового или промежуточного плана, причем как для всего плана проекта, так и только для выбранных задач (рис. 19.2).
Рис. 19.2. Диалоговое окно удаления данных базового плана
Для очистки базового плана следует выбрать переключатель Clear baseline plan (Базовый план) и затем выбрать нужный план в раскрывающемся списке. Рядом с названием базового плана в скобках указывается дата последнего сохранения плана. Выбрав переключатель Clear interim plan (Промежуточный план), можно очистить любой из промежуточных или базовых планов, правда в раскрывающемся списке рядом с этим переключателем не отображается информация о датах сохранения промежуточных данных.
После выбора плана, из которого нужно удалить учетные данные, необходимо определить, для всего проекта или только для выбранных задач следует удалять данные. Для этого нужно задать значение параметра For (Для), выбрав один из переключателей: Entire project (Всего проекта) или Selected tasks (Выбранных задач).
При повторном сохранении базового плана старые данные заменяются новыми. Поэтому для изменения базового плана нужно открыть диалоговое окно его сохранения (см. рис. 19.1) и при выборе названия плана для сохранения данных указать название плана, в котором сохранена устаревшая информация. Аналогичным образом можно перезаписывать данные в промежуточных планах. Кроме того, если для хранения данных промежуточных планов используются настраиваемые поля, то их можно добавить в таблицу и редактировать стандартными средствами.
Работа с базовым планом
Для отслеживания проекта используется представление Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием). После того как базовый план сохранен, в этом представлении на диаграмме для каждой задачи отображаются по два отрезка, один из которых соответствует базовому плану, а второй — актуальному. Для просмотра данных базового плана в виде таблицы предназначена таблица Baseline (Базовый план).
Например, на рис. 19.3 представлен файл проекта l.mpp, созданный нами специально для того, чтобы попробовать работу с базовым планом. В нем мы сохранили базовый план со стандартным именем Baseline (Базовый план). На рисунке видна таблица Baseline (Базовый план) и диаграмма Ганта с отслеживанием, на которой для каждой задачи отображаются по два отрезка. Верхний из них соответ-
ствует базовому плану, а нижний — текущему*. На рисунке отрезки у каждой задачи совпадают, поскольку базовый план был только что сохранен и полностью соответствует текущему плану.
T»«FM
Bciinlna w. *
В«»»Г»№
№n^ii№i>^
; 0.
S Проект 1
9 days
22.05.02
04.06.02
0 hrs
Op.
Beewl
• deye
22.DS.02
04.06.02
• has
ep.
У^11::-a—^-v
1.1
1*y
22 05 02
23.05.02
Ohrs
op
1-2
3 days
23.05.02
28.05.02
Ohrs
op
янемеев
ВФем!
'2.1
• days
22.06.02
2265.02
04.06.02
28 05 02
• tvs
Ohrs
Op
и;—aj
МЧПУЭИ
V
9 days
22.05 02
04 06 02
Ohr$
OP
S eex2 1
3 days
22.05.02
27.06.02
• hrs
OP-
•
2JJ
2dsys
22.05.02
24 05 02
Ohrs
OP
1 *y
24.05.62
27.0502
Orxs
op
Рис. 19.3. После сохранения базового плана проекта он полностью соответствует актуальному
Теперь предположим, что после начала работ к вам обратился сотрудник, отвечающий за выполнение задачи 2_2, и сообщил, что он не укладывается в установленные сроки и время, отведенное на задачу, нужно увеличить с 9 до 11 дней. После того как вы увеличите длительность задачи, текущий план станет отличаться от базового.
На рис. 19.4 представлен пример из файла 2.mpp. В диалоговом окне сведений о задаче 2_2 мы увеличили ее длительность с 9 до 11 дней, и расхождение стало отображаться на диаграмме: нижний отрезок для задачи 2_2 стал длиннее верхнего. Кроме того, фрагменты суммарных задач (строки 1 и 4) и сводной задачи проекта стали отображаться другим цветом, символизируя, что и их длительность не соответствует длительности в базовом плане.
Tash NameTash Name1 days1 daysQ ®«>«1Q ®«>«112129 Ф«>«29 Ф«>«22 12 12 22 2О Ie Проект 1О Ie Проект 12 J J2J 22 J J2J 2Г*ГГ*ГS Ф*х2_1S Ф*х2_11 day1 day9 days 11 days9 days 11 days11 days11 days1 day1 day3 days: 3 days I 9days! 1 1 days3 days: 3 days I 9days! 1 1 days4 days ■4days*9 days!11 days3 days •3 days2days:2 days;1 day;1 day4 days ■4days*9 days!11 days3 days •3 days2days:2 days;1 day;1 dayРис. 19.4. Расхождения базового и актуального плановРис. 19.4. Расхождения базового и актуального планов
Tash Name
Tash Name
1 days
1 days
Q ®«>«1
Q ®«>«1
12
12
9 Ф«>«2
9 Ф«>«2
2 1
2 1
2 2
2 2
О Ie Проект 1
О Ie Проект 1
2 J J
2J 2
2 J J
2J 2
Г*Г
Г*Г
S Ф*х2_1
S Ф*х2_1
1 day
1 day
9 days 11 days
9 days 11 days
11 days
11 days
1 day
1 day
3 days: 3 days I 9days! 1 1 days
3 days: 3 days I 9days! 1 1 days
4 days ■4days*
9 days!11 days
3 days •3 days
2days:2 days;
1 day;1 day
4 days ■4days*
9 days!11 days
3 days •3 days
2days:2 days;
1 day;1 day
Рис. 19.4. Расхождения базового и актуального планов
Рис. 19.4. Расхождения базового и актуального планов
Отклонение видно и в таблице. На рис. 19.4 рядом со столбцом Baseline Dur. (Плановая длительность) с данными о длительности задач в базовом плане мы добавили в таблицу столбец Duration (Длительность), в котором отображается текущая
1 Чтобы отрезки отображались таким образом, нужно предварительно запустить мастер диаграмм Ганта и отформатировать диаграмму, включив отображение информации о базовом плане.
длительность задач. У суммарных задач с идентификаторами 1 и 4, у суммарной задачи проекта и у задачи 2_2 значения в этих столбцах различаются.
Теперь сохраним базовый план для задачи 2_2. Выделим ее, установив на нее курсор, и откроем диалоговое окно сохранения базового плана (см. рис. 19.1). Выберем для сохранения тот же базовый план, где ранее мы сохраняли базовый план для всего проекта, и выберем переключатель сохранения данных для выбранной задачи, но не будем устанавливать флажки сведения данных.
Как видно на рис. 19.5 (файл З.трр), после сохранения базового плана для отдельной задачи без сведения данных базовый план суммарных задач не соответствует их актуальному плану. Если же мы сохраним базовый план для задачи 2_2 еще раз (файл 4.трр), установив флажок То all summary tasks (Во все суммарные задачи), то базовые планы всех суммарных задач автоматически обновятся (рис. 19.6).
Рис. 19.5. После сохранения базового плана для отдельной задачи ее длительность в базовом плане соответствует актуальной
TaskМате;
Basely CV..1
Duration ^
(Mey 1)2 W ': !27MayD2
•■^•J 103 Jun ‘02
0
9 Проект 1
11 days!
11 days!
:
В Фаи1
.11 day»:
11 day»:!
:
1.1
1 ay;
1 day;
Г—
3
1.2
3 days
3 days
ЯВНЙЯ
4
В Фе>е2
11 day»
11 day»;;
V——
S
2.1
4 daysi
4 days!
6
2.2
i 1 days]j
7
0 Фие2_1
3 days!
3 day» ;
v—
2.1,1
2 days!
2 days
9
2.1.2
1 day;
1 day;
VS . i -l
Рис. 19.6. После сохранения базового плана задачи со сведением данных базовые планы суммарных задач тоже обновились
Теперь рассмотрим использование параметров сведения данных при сохранении базового плана для выбранных суммарных задач. Сначала в файле 5.трр установим фиксированные затраты задачи 2_1_1 равными 100 р. На рис. 19.7 показаны столбцы Cost (Затраты) и Baseline Cost (Плановые затраты). Видно, что у задачи 2_1_1 актуальные затраты отличаются от запланированных.
Рис. 19.7. Изменение актуальных затрату задачи 2_1_1
Данные о текущих и базовых затратах отображаются и на диаграмме рядом с таблицей. Слева от отрезков отображаются данные базового плана, а справа - текущие данные.
Изменив актуальные данные, сохраним базовый план для отдельных фаз проекта. Сначала выделим фазу 2 (строка 4) и сохраним базовый план для нее. При этом не будем устанавливать флажок сведения From subtasks into selected summary task(s) (Из подчиненных в выбранные суммарные задачи). Затем выделим суммарную задачу проекта (строка 0) и сохраним базовый план только для нее, но уже установив флажок сведения.
Как видно на рис. 19.8 (файл б.трр), базовая стоимость у фазы 2 увеличилась на 100 р., а у суммарной задачи проекта осталась без изменений. Дело в том, что по умолчанию при сохранении базового плана MS Project копирует данные задач из полей текущего плана в поля базового плана. (Это произошло с фазой 2, у которой данные о текущей стоимости были скопированы в базовый план.) Но если установить флажок From subtasks into selected summary task(s) (Из подчиненных в вы- бранныесуммарные задачи), то программа копирует в базовый план только текущие данные суммарной задачи, появившиеся благодаря задачам, непосредственно вложенным в нее. В нашем случае задача Фаза2 не вложена непосредственно в суммарную задачу проекта (Проект!), а вложена в суммарную задачу Фаза1, и поэтому увеличение стоимости проекта на 100 р., обусловленное этой задачей, не учитывается при сохранении базового плана суммарной задачи проекта несмотря на включение режима сведения.
Принципы отслеживания
Чтобы вовремя заметить отклонение фактического хода работ от запланированного, нужно собирать и вводить в файл плана проекта фактическую информацию. При этом нужно вводить ее таким образом, чтобы фактические данные в файле проекта максимально соответствовали реальному положению дел.
Как вы помните, при планировании проекта наибольшая точность достигается за счет максимальной детализации, ввода в план подробной информации о каждой
задаче и планирования «снизу вверх». Для точного отслеживания проекта нужно придерживаться тех же принципов и определять состояние работ по проекту на основе хода работ по каждой из задач, а не наоборот.
0 ;S Проект 10 ;S Проект 1В Фам1В Фам11_21_2В Фа>а2В Фа>а22_12_12_22_2В Фа;а2_1;2_1_1 ГВ Фа;а2_1;2_1_1 Г2_1_22_1_2Coat I Beta*» !-, lAMICoat I Beta*» !-, lAMI100р.100р.op.op.QpJ100р. ‘Op. iOp.j 100p. loop JOp.iQpJ100р. ‘Op. iOp.j 100p. loop JOp.iOp.'.OpJ OpJ100p.Op.^OP"Op.'.OpJ OpJ100p.Op.^OP"Op.OpOp.OpOpOp1 “P'1 “P'1 Op.1 Op.Op.Op.Op.Op.^ loop^ loop°₽- ЕЭ1’00р°₽- ЕЭ1’00р100р. t^E100р. t^EU 100₽U 100₽OpOp
0 ;S Проект 1
0 ;S Проект 1
В Фам1
В Фам1
1_2
1_2
В Фа>а2
В Фа>а2
2_1
2_1
2_2
2_2
В Фа;а2_1;
2_1_1 Г
В Фа;а2_1;
2_1_1 Г
2_1_2
2_1_2
Coat I Beta*» !-, lAMI
Coat I Beta*» !-, lAMI
100р.
100р.
op.
op.
QpJ
100р. ‘
Op. i
Op.j 100p. loop J
Op.i
QpJ
100р. ‘
Op. i
Op.j 100p. loop J
Op.i
Op.
'.OpJ OpJ
100p.
Op.^
OP"
Op.
'.OpJ OpJ
100p.
Op.^
OP"
Op.
Op
Op.
Op
Op
Op
1 “P'
1 “P'
1 Op.
1 Op.
Op.
Op.
Op.
Op.
^ loop
^ loop
°₽- ЕЭ1’00р
°₽- ЕЭ1’00р
100р. t^E
100р. t^E
U 100₽
U 100₽
Op
Op
Рис. 19.8. Сохранение базового плана для выбранных суммарных задач
При отслеживании необходимо определять, какой процент от запланированной работы выполнен и сколько еще осталось сделать. В MS Project есть три способа ввода этой информации, различающиеся по степени точности и затратам времени.
Методы отслеживания
Самый простой и наименее точный метод отслеживания работ — ввод информации о проценте выполнения задачи. В таком случае программа автоматически рассчитает объем осуществленных и оставшихся трудозатрат.
Способ, требующий немного больше времени и дающий большую точность, заключается во вводе в план проекта информации об осуществленных трудозатратах или о трудозатратах, которые необходимо осуществить для выполнения задачи. При вводе одного из этих параметров программа автоматически рассчитает второй и определит процент выполнения задачи. При этом текущий план будет изменен таким образом, чтобы трудозатраты по завершении задачи соответствовали оставшимся трудозатратам.
Наконец, наиболее точным методом является ввод в план проекта данных о повременных трудозатратах, например часов, потраченных на выполнение задачи в каждый из дней ее выполнения. Естественно, использование этого способа отнимает много времени.
Вводить любые из перечисленных данных можно как для задачи, так и для ее назначений. Ввод данных для назначений гарантирует большую точность, поскольку в таком случае MS Project определит данные для задачи «снизу вверх». Если же определять данные для задачи, то данные для назначений будут определены автоматически, «сверху вниз», что снижает точность данных.
Аналогично, фактические данные можно указывать сразу для фаз проекта или для проекта в целом. В таком случае фактические данные будут распределяться между задачами, принадлежащими к фазе, и затем уже между назначениями этих задач.
Поля для ввода данных
В MS Project есть три типа полей, определяющих основные характеристики задачи, такие как трудозатраты, затраты, длительность, даты начала и окончания. Поля первого типа содержат данные базового плана задачи, и в их названии присутствует слово Baseline (Базовый), например Baseline Work (Базовые трудозатраты). Поля второго типа содержат данные текущего плана, и в их названиях нет дополнительных обозначений, например Work (Трудозатраты). Поля третьего типа содержат данные о выполнении запланированной работы, описанной в полях второго типа. В названиях полей третьего типа присутствует слово Actual (Фактический), например Actual Work (Фактические трудозатраты).
Поля этих типов могут быть как повременными, то есть относиться к определенному временному периоду, так и сводными, то есть относиться к задаче в целом. Поля первого типа редактируются на диаграммах использования ресурсов, а поля второго типа — в обычных таблицах. Данные в этих полях взаимосвязаны: при редактировании повременных данных изменяются сводные, и наоборот.
При создании плана проекта изменяются данные текущего плана, а базовые и фактические поля не содержат значений. При сохранении базового плана в него перемещаются данные из текущего плана (см. раздел «Работаем с базовым планом» урока 19). Данные базового плана могут быть изменены только на основании данных текущего плана (но не на основании фактических данных) с помощью диалогового окна сохранения базового плана.
Фактические данные вводятся по мере выполнения запланированных работ, и для задачи их ввод означает, что работа по задаче началась. Исходя из введенных фактических данных, MS Project определяет момент (день, час, минуту), до которого задача выполнена. Этот момент разделяет задачу на две части (выполненную и невыполненную) и определяет связь данных фактического и текущего плана.
При вводе фактических данных для невыполненной части задачи текущий план автоматически приводится в соответствие с фактическим (и тут же изменяется момент, до которого задача выполнена). Изменение же данных текущего плана для невыполненной части задачи не влияет на фактические данные.
В выполненной части задачи данные текущего плана и фактического всегда совпадают. Изменение данных любого из типов приводит к автоматическому обновлению данных другого типа.
Использование полей
Теперь, когда вы знаете, какие принципы MS Project применяет на этапе отслеживания плана проекта, рассмотрим их на практике. Поскольку взаимодействие текущего и базового планов мы уже рассмотрели, остановимся на текущем плане и фактических данных.
В файле 7.mpp мы создали простой проект из трех задач и назначили на их выполнение двух сотрудников. Сохранив базовый план проекта, мы открыли представление Task Usage (Использование задач) и с помощью контекстного меню отобразили в нем информацию о планируемой работе и фактической работе над задачами (рис. 19.9).
2525ттAOWUAOWU1100jjWortWortаиЕЕсаЖ3 ^ U У =аиЕЕсаЖ3 ^ U У =Рис. 19.9. На диаграмме в верхнем представлении отображаются строки с информациейРис. 19.9. На диаграмме в верхнем представлении отображаются строки с информациейо планируемойо планируемой(Workи фактической(Workи фактическойтрудозатраты))трудозатраты))работе (Actual Work (Фактическиеработе (Actual Work (ФактическиеBS ^, С ННЧлма-^й;*»’ ^t Л ’> * ^ ftBS ^, С ННЧлма-^й;*»’ ^t Л ’> * ^ ft\T*sk»W»\T*sk»W»w'-y<c* Wv-'.^.w'-y<c* Wv-'.^.Проект 1Проект 1В 1В 1Cwydwi ’Cwydwi ’8989000•0•7070'• 4s^ j'• 4s^ j3 i 03 i 0• 0 days• 0 days6ЙЙ6И:6ЙЙ6И:** к»?** к»?]]
25
25
т
т
AOWU
AOWU
1
1
0
0
j
j
Wort
Wort
аиЕЕса
Ж
3 ^ U У =
аиЕЕса
Ж
3 ^ U У =
Рис. 19.9. На диаграмме в верхнем представлении отображаются строки с информацией
Рис. 19.9. На диаграмме в верхнем представлении отображаются строки с информацией
о планируемой
о планируемой
(Workи фактической
(Workи фактической
трудозатраты))
трудозатраты))
работе (Actual Work (Фактические
работе (Actual Work (Фактические
BS ^, С ННЧлма-^й;*»’ ^t Л ’> * ^ ft
BS ^, С ННЧлма-^й;*»’ ^t Л ’> * ^ ft
\T*sk»W»
\T*sk»W»
w'-y<c* Wv-'.^.
w'-y<c* Wv-'.^.
Проект 1
Проект 1
В 1
В 1
Cwydwi ’
Cwydwi ’
89
89
0
0
0
•
0
•
70
70
'• 4s^ j
'• 4s^ j
3 i 0
3 i 0
• 0 days
• 0 days
6ЙЙ6И:
6ЙЙ6И:
** к»?
** к»?
]
]
Кроме того, мы создали представление Вид задач для отслеживания и настроили в нем таблицу Entry (Ввод) таким образом, чтобы в ней отображались столбцы с информацией из текущего и фактического плана. Это представление открыто в нижней части окна и в нем отображается строка таблицы для Задачи 1, выделенной в верхнем представлении. В нем помимо полей, в названиях которых содержится слово Actual (Фактический), присутствует еще несколько полей, относящихся к фактическому ходу работ.
Поле % Complete завершения) содержит информацию о состоянии выполнения задачи. Если его значение равно 100%, то задача выполнена, а если 0% — значит, выполнение задачи не началось. В поле Stop (Остановка) содержится дата последних проведенных работ по задаче, а в поле Resume (Возобновление) — дата запланированного проведения дальнейших работ. Если работа по задаче не началась, то значение первого поля равно 0%, а второго и третьего — NA (НД).
В файле мы ввели в проект повременные фактические данные, причем в первый день работ (22.05) фактические трудозатраты составили 4 часа, а во второй день (23.05) — 8 часов. Фактические трудозатраты первого дня не соответствовали плану (8 часов, рис. 19.10), и после их ввода плановые данные автоматически были приравнены к фактическим.
После ввода повременных фактических трудозатрат были пересчитаны фактические поля в нижнем представлении. Поле фактических трудозатрат для задачи стало равняться 12 часам (4+8), была определена фактическая длительность
задачи и процент выполнения. Кроме того, программа определила первый день работы над задачей и соответствующим образом заполнила полеActual Start (Фактическое начало), а также определила дату последних проведенных работ и дату ожидающихся работ по задаче и на основе этих данных заполнила поля Stop (Остановка) и Resume (Возобновление). Значение поля Stop (Остановка) определено как 23.05, а поля Resume (Возобновление) — 24.05.
Рис. 19.10. Представление после ввода фактическихданных
В файле 8.mpp мы добавили в таблицу нижнего представления поля, содержащие в названии слово Remaining (Оставшийся): Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты) и Remaining Duration (Оставшаяся длительность). Они содержат данные об объеме работы, которую осталось выполнить для завершения задачи, и времени, оставшемся до завершения задачи.
Рассчитываются эти поля путем вычитания фактических значений из значений текущего плана. Например, трудозатраты на выполнениеЗадачи 1 в текущем плане составляют 25 часов, фактические трудозатраты — 12 часов, значит, оставшиеся трудозатраты равны 13 часам.
Чтобы проиллюстрировать взаимосвязь текущего плана и фактических данных для выполненной части задачи, изменим трудозатраты за первый день работ по задаче в текущем плане (файл 9.mpp). На рис. 19.11 видно, что после того, как мы изменили трудозатраты с 4 часов на 5, фактические трудозатраты тоже были изменены. То есть если для задачи указаны повременные фактические трудозатраты, то для этого промежутка фактические данные синхронизируются с данными текущего плана и изменение одних данных приводит к изменению других.
Рис. 19.11. Изменение данных текущего плана для выполненного фрагмента задачи
При изменении фактических трудозатрат изменились и оставшиеся трудозатраты. Поскольку фактические трудозатраты возросли с 12 до 13 часов, то оставшиеся трудозатраты уменьшились с 13 до 12 часов. Кроме того, увеличилась фактическая длительность задачи и уменьшилась оставшаяся длительность. А с изменением этих параметров изменился и процент выполнения задачи.
На основании оставшихся трудозатрат пересчитывается текущий план проекта. На рис. 19.9 трудозатраты в последний день выполнения задачи, 27.05, равнялись 1 часу. После того как в первый день фактически было отработано 4 часа вместо 8, оставшиеся 4 часа были перенесены на последний день (в другие дни загрузка ресурса составляет 8 часов, и ее увеличивать нельзя). Соответственно, на рис. 19.10 трудозатраты 27.05 равны 5 часам. Когда на рис.(файл
объем фактических трудозатрат был увеличен на 1 час и объем оставшихся трудозатрат на 1 час уменьшился, трудозатраты последнего дня выполнения работ были на 1 час уменьшены и опять составили 4 часа.
Из этих примеров ясна логика работы MS Project: программа учитывает фактические данные, затем определяет оставшиеся трудозатраты по задаче и помогает спланировать выполнение оставшейся части задачи.
Использование методов отслеживания
В этом уроке вы уже познакомились с методами отслеживания и их по степени точности. Теперь, когда вы знаете, в какие поля осуществляется ввод актуальных данных и как связаны повременные и сводные данные, рассмотрим каждый из этих методов на примерах.
Ввод повременных данных
Этот метод обеспечивает наибольшую точность при учете фактического хода работ, но требует и наибольшего времени. В предыдущем примере мы использовали именно этот метод, и вы уже знаете, как MS Project использует повременные фактические данные для расчета сводных параметров (например, оставшихся трудозатрат задачи).
Но и этот метод применяется с разной степенью точности, поскольку можно вводить данные о трудозатратах как для каждого назначения, так и для задачи в целом. Трудозатраты за период времени для задачи равняются суммарным трудозатратам назначенных на нее ресурсов. Если же ввести трудозатраты для задачи в целом, то они будут распределены между ее назначениями пропорционально их плановой загрузке.
Например, в файле на Задачу 2 назначены 2 сотрудника, первый из которых в соответствии с текущим планом должен тратить на работу над задачей 5 часов, а второй — 3 часа. В первый день выполнения задачи введем фактические трудозатраты, равные 4 часам, для всей задачи (то есть введем их в строке диаграммы, относящейся к задаче, а не к одному из ее назначений). Как видно на рис. 19.12 (файл Ю.трр), MS Project распределил эти фактические трудозатраты между назначениями задачи, исходя из их плановой загрузки. Для Сотрудника 1, который по плану должен был работать 5 часов, были определены фактические трудозатраты в 2,5 часа, а для Сотрудника 2 с запланированной работой в 3 часа было учтено 1,5 часа фактических трудозатрат.
Рис.19.12. ПривводефактическихтрудозатратзадачиMSProjectавтоматически распределяет их по назначениям
Вводить данные о трудозатратах задачи без детализации по назначениям удобно в двух случаях: когда фактические данные соответствуют плановым или когда информация о трудозатратах каждого из ресурсов не имеет значения. Детализация обычно требуется, когда заказчик оплачивает проект, исходя из трудозатрат каждого из ресурсов, или когда трудозатраты ресурсов учитываются в организации (например, для расчета зарплаты или премий).
Если вам необходимо точно учитывать трудозатраты каждого из ресурсов проекта, но хочется экономить свое время, можно увеличить временной период, за который будут вводиться данные. Например, можно вводить информацию о трудозатратах не каждый день, а один раз за всю неделю. Для этого достаточно изменить масштаб шкалы времени таким образом, чтобы ее минимальной единицей была неделя.
На рис. 19.13 (файл мы изменили масштаб шкалы времени. Данные в каждой ячейке диаграммы соответствуют неделе проекта. Как мы видим, на первой неделе выполнения задачи плановые трудозатраты составляют 36 часов, а фактические — только 4
Рис. 19.13. Минимальной единицей шкалы времени стала неделя
При вводе фактических данных за большие временные периоды важно иметь в виду, что как только фактические данные за период вводятся, он сразу же считается завершенным и автоматически пересчитываются оставшиеся трудозатраты для следующих периодов. Поэтому если ячейка на диаграмме будет соответствовать не-
Фактические и плановые данные этом случае не совпадают потому, что фактические данные суммируются из данных, введенных для дней. Если же отредактировать значение ячейки с фактическими данными в текущем режиме просмотра, плановые данные сразу обновятся.
деле, то вводить данные в нее можно будет только один раз, поскольку после ввода данных программа будет считать, что фактическая работа за неделю завершена.
Ввод данных только раз в неделю дает возможность отслеживать состояние работ только за прошедшую неделю, поскольку фактические данные вводятся в ее конце. Следовательно, этот метод не подходит для небольших проектов, где важно следить за ходом проекта ежедневно.
Ввод фактических или оставшихся трудозатрат
Если повременные данные о трудозатратах относятся к конкретному периоду, то данные сводных полей Actual Work (Фактические трудозатраты) или Remaining Work (Оставшиесятрудозатраты) относятся к задаче в целом. Эти поля содержат данные о фактических или оставшихся трудозатратах на текущий момент.
Значение первого поля равно сумме введенных повременных фактических трудозатрат, а значение второго — разности запланированных трудозатрат и фактических. При изменении первого поля соответственно изменяется второе, а при уменьшении второго уменьшаются плановые трудозатраты (Work (Трудозатраты)) задачи.
Значения этих полей можно редактировать вручную. При их редактировании изменяются повременные данные, то есть происходит движение как бы в обратную сторону: при изменении сводных параметров MS Project изменяет значения повременных данных так, чтобы они соответствовали сводным. Например, на рис. 19.14 (файл 12.mpp) мы увеличили значение поля Actual Work (Фактические трудозатраты) в таблице нижнего представления с 4 до 12 часов, и программа добавила 8 часов фактических трудозатрат в поля с повременными данными задачи.
Рис. 19.14. После изменения данных о фактических трудозатратах в таблице нижнего представления изменяются повременные данные
Данные, вводимые в поле Actual Work (Фактические трудозатраты) для задачи, не являются повременными, и для перевода их в повременные данные программа должна определить, к какому временному интервалу они относятся. Поскольку эти данные обозначают объем проделанной работы на текущий момент времени, они относятся к интервалу между текущей датой и датой запланированного начала задачи.
Аналогично, данные поля Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты) обозначают объем трудозатрат, которые нужно осуществить в будущем. Поэтому при переводе их в повременные данные MS Project распределяет их в интервале между текущей датой и датой окончания задачи. Перевод сводных данных в повременные не так прост, и логика работы MS Project зависит от настроек программы и от выбранной даты отчета.
Текущая дата и дата отчета
Параметры Current date (Текущая дата) и Status date (Дата отчета) задаются в диалоговом окне сведений о проекте (см. раздел «Способ планирования и основные даты» урока 10). По умолчанию текущая дата соответствует системной дате Windows, а дата отчета равна текущей дате, и поэтому в диалоговом окне сведений о проекте в качестве ее значения выбрано NA (НД). Любой из параметров можно изменить независимо от другого.
При отслеживании проекта и вводе сводной информации MS Project использует именно параметр Status date (Дата отчета), а не Current date (Текущая дата).
Дата отчета и ввод фактических данных
По умолчанию программа считает, что все выполненные трудозатраты относятся ко времени до даты отчета, а все оставшиеся трудозатраты — ко времени после даты отчета. Таким образом, если выполнение задачи запланировано после даты отчета, но вы вносите данные о фактических трудозатратах по этой задаче, MS Project перенесет выполненную часть задачи так, чтобы она кончалась к дате отчета, а выполнение оставшейся части трудозатрат по-прежнему будет запланировано в будущем.
На рис. 19.15 приведен пример, иллюстрирующий логику работы программы.
В файле 13.mpp мы создали задачу Задача 1, начинающуюся после даты отчета (дата отчета выделена пунктирной линией), запланированные трудозатраты по которой составляют 24 часа. Затем мы скопировали ее и переименовали копию в Задача 2. Для второй задачи мы указали, что фактические трудозатраты составляют 8 часов, и MS Project автоматически перенес часть задачи до даты отчета.
ПРИМЕЧАНИЕ Чем больше объем фактических трудозатрат, тем раньше будет помещена дата фактического начала задачи, поскольку MS Project отодвигает дату начала, чтобы окончание завершенной части задачи совпало с датой отчета. Поэтому при вводе большого объема фактических трудозатрат для задачи дата фактического начала может оказаться раньше даты начала проекта. В таком случае программа выведет предупреждение.
Рис. 19.15. При вводе фактических данных они переносятся во времени до даты отчета
В нижней части совмещенного представления видно, что у Задачи 1 трудозатраты распределены по 8 часов в течение трех дней. У Задачи 2 первые 8 часов находятся до даты отчета, а следующие работы (два дня по 8 часов) запланированы на те же дни, что и раньше.
Параметры, используемые MS Project при определении логики работы для перевода не повременных данных в повременные, расположены на вкладке Calculation (Расчет) в диалоговом окне настройки программы, открываемом командой меню Tools ► Options (Сервис ► Параметры). Так, перенос фактических трудозатрат до даты отчета происходит при установке флажка Move ends of completed parts after status date back to status date (Переместить окончание завершенных частей назад на дату отчета о состоянии), а если этот флажок сбросить, то выполненные трудозатраты переноситься не будут.
9 ВНИМАНИЕ Создание перерывов внутри задач, выполнение которых уже началось, возможно, только если установлен флажок Split in-progress tasks (Прерывание выполняющихся задач) на вкладке Schedule (Планирование) диалогового окна Options (Параметры). Кроме того, если этот флажок снят, нельзя редактировать поля задачи Stop (Остановка) и Resume (Возобновление). По умолчанию этот флажок установлен.
Довольно часто выполнение задачи продолжается без перерыва, если оно началось раньше запланированного времени. В таких случаях удобно настроить программу так, чтобы при вводе фактических данных она не только переносила
выполненный фрагмент до даты отчета, но и переносила оставшуюся часть работ так, чтобы она начиналась в день отчета. Для этого нужно установить флажок And move start of remaining parts back to the status date (А также переместить начало оставшихся частей назад на дату отчета о состоянии) на вкладке Calculation (Расчет) в диалоговом окне настройки программы.
Например, в файле (рис. 19.16) мы создали две задачи, как в предыдущем примере, но установили последний флажок перед вводом фактических данных. Поэтому после ввода фактических трудозатрат оставшиеся трудозатраты не отделены от них перерывом, а перенесены к дате отчета.
Рис. 19.16. После ввода фактических данных вся задача переносится к дате отчета и перерыв не создаетсяРис. 19.16. После ввода фактических данных вся задача переносится к дате отчета и перерыв не создаетсяII
Рис. 19.16. После ввода фактических данных вся задача переносится к дате отчета и перерыв не создается
Рис. 19.16. После ввода фактических данных вся задача переносится к дате отчета и перерыв не создается
I
I
В MS Project есть и настройки, определяющие логику работу программы в случае, если фактические данные вводятся для задач, которые должны были быть выполнены до даты отчета. Если задача должна быть выполнена до даты отчета и введенные фактические трудозатраты меньше общего объема работ по задаче, то оставшиеся трудозатраты переносятся в плане после даты отчета. То есть предполагается, что оставшаяся работа будет выполнена в будущем. Такую логику работы обеспечивает установленный по умолчанию флажок Move start ofremaining parts before status date forward to status date (Переместить начало оставшихся частей вперед на дату отчета о состоянии) на вкладке Calculation (Расчет).
В файле мы изменили дату отчета так, что по плану наши задачи должны быть выполнены раньше ее наступления. Затем мы ввели фактические трудозатраты для Задачи 2, и оставшиеся трудозатраты автоматически были перенесены
в план так, чтобы начинаться сразу после даты отчета. При этом фактические трудозатраты внесены так, как если бы они осуществлялись от запланированной даты начала проекта, а после завершения фактических трудозатрат до даты начала оставшихся трудозатрат MS Project добавил перерыв в выполнении задачи. Как видно в нижней части представления на рис. 19.17 (файл поля повременных данных между первым днем выполнения задачи, на который были отнесены фактические трудозатраты, до даты отчета, совпадающей с датой планируемого продолжения работы, заполнены нулями.
Рис. 19.17. Оставшиеся трудозатраты незавершенных задач переносятся позже даты отчета
Часто бывает так, что фактические трудозатраты, введенные для задач, которые уже должны были относятся ко времени, предшествующему дате отчета. Ведь если бы фактические трудозатраты относились к периоду запланированного начала задачи, они бы быть введены именно тогда, после завершения работ. В таких случаях более подходящим поведением программы был бы не только перенос оставшихся трудозатрат после даты отчета, но и перенос фактических трудозатрат до нее, поскольку работы были проведены перед датой отчета, а в прошлом. Чтобы MS Project работал таким образом, нужно установить на вкладке Calculation (Расчет) флажок And move end of completed parts forward to status date (А также переместить окончание завершенных частей вперед на дату отчета о состоянии).
В файле мы установили этот флажок и ввели фактические трудозатраты для 2. Как видно на рис. 19.18, задача была перенесена к дате отчета целиком, и ее выполненная часть находится до даты а невыполненная — после.
Рис. 19.18. После ввода фактических данных оставшиеся трудозатраты переносятся после даты отчета без создания перерыва
Ввод процента завершения
При отслеживании проекта можно вводить не объем осуществленных или оставшихся трудозатрат, а процент завершения задачи. Процент завершения находится в диапазоне от 0 (выполнение задачи не началось) до 100 (задача выполнена). Процент завершения указывается в поле % Complete (%завершения), и после того, как значение этого поля изменяется, MS Project пересчитывает значения полей Actual Duration (Фактическая длительность) и Remaining Duration (Оставшаяся длительность). При этом программа определяет их значения по следующим формулам:
Actual Duration (Фактическая длительность) = Duration (Длительность) х % Complete (% завершения)
Remaining Duration (Оставшаяся длительность) = Duration (Длительность) - Actual Duration (Фактическая длительность)
Рассчитав фактическую длительность задачи, программа определяет фактические трудозатраты по задаче, исходя из запланированных значений.
Например, в файле 17.mpp мы создали Задачу 1 длительностью в 4 часа (рис. 19.19). В первые 2 часа ее выполнения трудозатраты составляют по 0,5 часа, а во вторые 2 часа — по 1 часу. Затем мы скопировали Задачу 1 в Задачу 2 и для второй задачи ввели процент завершения 50%. MS Project установил для нее фактическую длительность 2 часа и определил фактические трудозатраты как 1 час, так как в первые 2 часа был запланирован только 1 час трудозатрат.
Рис. 19.19. Изменение процента завершения для задачи
Как видно из этого примера, значение поля % Complete (% завершения) соответствует длительности задачи, а не ее трудозатратам. (В нашем случае выполнено только 33,3% запланированных трудозатрат.) В MS Project 2002 есть и поле для обозначения процента завершения по трудозатратам, называемое % Work Complete (% завершения по трудозатратам). Это поле, содержащее процент фактических трудозатрат от запланированных, автоматически обновляется при вводе фактических трудозатрат для задачи, а при его изменении автоматически обновляются поля с данными фактических и оставшихся трудозатрат.
Однако иногда значения рассчитываемых полей не соответствуют реальному состоянию задачи. Представим постройку кирпичной стены, состоящей из 100 кирпичей, выложенных в 5 рядов. Первый ряд из 20 кирпичей укладывается в 20 минут, но на укладку второго ряда требуется 25 минут, поскольку теперь нужно поднимать кирпичи немного выше и работа занимает больше времени. Третий ряд будет укладываться 30 минут, четвертый 35 и пятый 40, и всего постройка стены займет 150 минут. После укладки 60 кирпичей проект будет реально завершен на 60% (уложено 60 кирпичей из 100). Однако на это потрачено только 75 из 150 минут, поэтому % завершения или % завершения по трудозатратам будет равен только 50%. Поскольку в отчетах (которые мы будем разбирать далее) иногда важно опираться на реальные данные, в MS Project включено поле Physical % Complete (Физический % завершения). Значение этого поля не рассчитывается, а устанавливается вручную и используется для отчетов в тех случаях, когда рассчитанный программой процент завершения не соответствует действительности (см. раздел «Пример анализа методом освоенного объема» урока 21).
Подготовка к вводу данных отслеживания
Прежде чем начинать отслеживание, к нему необходимо подготовиться. Сначала нужно настроить параметры MS Project в соответствии с принципами, которые вы будете использовать при отслеживании. Эти параметры расположены на уже знакомой нам вкладке Calculation (Расчет) диалогового окна настройки программы Options (Параметры). Далее мы перейдем к подготовке таблицы для ввода данных и работе с панелью инструментов, предназначенной для отслеживания.
Настройка параметров расчетов
В верхнем разделе вкладки Calculation (Расчет) (рис. 19.20, файл IS.mpp) расположены параметры, влияющие на работу программы в целом. С помощью параметра Calculation mode (Режим расчета) можно определить, будет ли MS Project автоматически пересчитывать календарный план после ввода фактических данных, или пересчет придется запускать вручную. Для перехода к первому режиму нужно выбрать переключатель Automatic (Автоматический), ко второму — Manual (Ручной). Значение параметра Calculate (Расчет) определяет, какие проекты будут пересчитываться: все открытые проекты (переключатель All open projects (Во всех открытых проектах)) или только активный (переключатель Active project (В актив- номпроекте)).
Рис. 19.20. Вкладка Calculation (Расчет) в диалоговом окне настройки параметров MS Project
Если вы выбрали запуск пересчета календарного плана вручную, то для пересчета календарного плана нужно будет использовать расположенную в этом диалоговом окне кнопку Calculate Now (Рассчитать). Запустить пересчет можно и из любого представления, нажав клавишу F9.
В следующем разделе расположены параметры расчета для открытого проекта. Как обычно, для того чтобы они использовались при работе с другими проектами, после выбора значений параметров нужно нажать кнопку Set as Default (По умолчанию) внизу вкладки. Поскольку часть используемых при отслеживании параметров мы уже рассматривали в этом уроке, остановимся на незнакомых параметрах.
Флажок Updating task status updates resource status (Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи) определяет, будет ли программа обновлять данные о ресурсах (фактические и оставшиеся трудозатраты, фактические затраты), когда вводится процент завершения задачи. Если не установить этот флажок, то при отслеживании методом ввода процента завершения для ресурсов потребуется вводить фактические данные вручную.
Флажок Actual costs are always calculated by Microsoft Project (Фактические затраты всегда вычисляются Microsoft Project) определяет, будет ли MS Project автоматически рассчитывать фактические затраты на задачи или же эти данные будут ВВО' диться вручную. Если установить этот флажок, то программа будет определять фактические затраты на задачи, исходя из повременных ставок задействованных ресурсов, затрат на использование ресурсов и фиксированных затрат задач. При установленном флажке изменить значение поля Actual Cost (Фактические затраты) для задачи можно лишь после того, как она будет выполнена. Если же этот флажок снять, то MS Project не будет рассчитывать фактические затраты, и заполнять значение этого поля для каждой задачи нужно будет вручную или импортируя значения.
Если сбросить этот флажок, станет доступен флажок Edits to total actual cost will be spread to the status date (Распределять изменения итоговых фактических затрат до даты отчета о состоянии), определяющий связь повременных данных о фактических затратах со сводными. Если его сбросить, то сводные данные о фактических затратах переводятся в повременные пропорционально фактическим повременным трудозатратам. Например, в файле cost.mpp (рис. 19.21) у Задачи 2 фактические трудозатраты за первый день работы составляют 8 часов, а за второй день - 2 часа. Соответственно, после ввода в поле фактических затрат 1000 p. MS Project распределил их на 800 р. и 200 р. повременных затрат за первые 2 дня работы над задачей.
Если выполнение задачи не началось, то все затраты учитываются на первый день, когда запланировано выполнение задачи. Например, на рис. 19.21 у Задачи 1 мы указали сводные затраты в размере 1000 р., и MS Project отнес их на первый день выполнения задачи.
Рис. 19.21. Ввод данных о фактических затратах на задачу вручную при отключении режима распределения итоговых фактических затрат
Если же установить флажок Edits to total actual cost will be spread to the status date (Распределять изменения итоговых фактических затрат до даты отчета о состоянии), то сводные затраты при вводе будут распределяться во времени по другим принципам. При вводе данных они будут распределяться равномерно от даты начала задачи (или даты последнего ввода данных о фактических затратах) до даты отчета. При распределении MS Project рассчитывает число минут от начала задачи до даты отчета и делит затраты на это число, определяя стоимость одной минуты. Затем каждой минуте от начала задачи до даты отчета назначаются затраты. Например, в файле costl.mpp (рис. 19.22) мы обнулили сводные затраты на задачи и включили режим их распределения. Затем, когда мы снова ввели сводные затраты в 1000 р. на каждую из задач, они были распределены по 500 р. в каждый из двух дней1. Распределение не зависит от фактических трудозатрат.
При установке этого флажка необходимо учитывать еще одну важную особенность работы MS Project. После того как дата отчета была изменена, мы увеличили данные о фактических затратах на задачи до 3000 р. на каждую (рис. 19.23, файл cost2.mpp). MS Project определил, что с момента последнего ввода информации о фактических затратах они увеличились на 2000 р., и распределил именно эти затраты с момента последнего ввода фактических данных до даты отчета (по 1000 р. на каждый из двух дней). Данные же за предыдущий период остались неизменными.
Аналогично действует флажок Edits to total task % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии). Дело в том, что MS Project хранит повременную информацию о проценте завершения задачи. Обычно если распределение отключено, то процент за-
вершения за период соответствует проценту фактических трудозатрат за период от общих трудозатрат задачи. Например, если трудозатраты задачи составляют 100 часов, то процент завершения за день, когда фактические трудозатраты составили 8 часов, равен 8%. Соответственно, при изменении сводного процента завершения для задачи повременные данные о проценте завершения распределяются пропорционально запланированным трудозатратам.
Jaei MwneJaei Mwneо Iw1*»о Iw1*»Задам* 1Задам* 1A 'A 'Зад*» 2Зад*» 2^4^4«3 Miuoiolt Protect • coati npp«3 Miuoiolt Protect • coati npp'„• "T MUM ■ v«'„• "T MUM ■ v«: i'. ' f Задача :: i'. ' f Задача :RetAfW^*. £f*KM«t« ifl?nlX »*":,<- i<kr-.t:K^ ^ # «5 [^ ^ 6?- 2'^ NoGroup . -^ ^ ^ ^ Ц11RetAfW^*. £f*KM«t« ifl?nlX »*":,<- i<kr-.t:K^ ^ # «5 [^ ^ 6?- 2'^ NoGroup . -^ ^ ^ ^ Ц11-laixi9 X-laixi9 XЛ1ГComtw« ««Исае! СЯЯ!Й4£^^>Шйй»яШ J >tekxL'lIi. jjЛ1ГComtw« ««Исае! СЯЯ!Й4£^^>Шйй»яШ J >tekxL'lIi. jjSOQp ;SOQp ;0%1 000c ! Act УМэгЬ0%1 000c ! Act УМэгЬ1;t?^ia1;t?^ia10*1 000t»10*1 000t»Act W>«Ac! CostAct W>«Ac! CostУЮр ‘УЮр ‘500p500peht«eeht«e
Jaei Mwne
Jaei Mwne
о Iw1*»
о Iw1*»
Задам* 1
Задам* 1
A '
A '
Зад*» 2
Зад*» 2
^4
^4
«3 Miuoiolt Protect • coati npp
«3 Miuoiolt Protect • coati npp
'„• "T MUM ■ v«
'„• "T MUM ■ v«
: i'. ' f Задача :
: i'. ' f Задача :
RetAfW^*. £f*KM«t« ifl?nlX »*":,<- i<kr-.t:K
^ ^ # «5 [^ ^ 6?- 2'^ NoGroup . -^ ^ ^ ^ Ц1
1
RetAfW^*. £f*KM«t« ifl?nlX »*":,<- i<kr-.t:K
^ ^ # «5 [^ ^ 6?- 2'^ NoGroup . -^ ^ ^ ^ Ц1
1
-laixi
9 X
-laixi
9 X
Л1Г
Comtw« ««Исае! СЯЯ!
Й4£^^>Шйй»яШ J >tekxL'lIi. jj
Л1Г
Comtw« ««Исае! СЯЯ!
Й4£^^>Шйй»яШ J >tekxL'lIi. jj
SOQp ;
SOQp ;
0%1 000c ! Act УМэгЬ
0%1 000c ! Act УМэгЬ
1;t?^ia
1;t?^ia
10*1 000t»
10*1 000t»
Act W>«
Ac! Cost
Act W>«
Ac! Cost
УЮр ‘
УЮр ‘
500p
500p
eht«e
eht«e
Рис. 19.22. Ввод данных о фактических затратах на задачу вручную при включениирежима распределения сводных затрат
Рис. 19.23. Повторный ввод фактических данных о затратахРис. 19.23. Повторный ввод фактических данных о затратах
Рис. 19.23. Повторный ввод фактических данных о затратах
Рис. 19.23. Повторный ввод фактических данных о затратах
Например, в файле (рис. 19.24) мы создали Задачу 1 с трудозатратами 100 часов и сбросили флажок Edits to total task % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии). После того как мы указали, что сводный процент завершения равен 10%,
программа выделила 8% на первый день выполнения задачи, а оставшиеся 2% перенесла на второй. Автоматически были учтены фактические трудозатраты в 10 часов, соответствующие выполнению задачи на 10%.
Рис. 19.24. Ввод данных о проценте завершения задач при снятом флажке Edits to total task % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии)
Логика распределения сводных данных о проценте завершения в повременные при сброшенном флажке повторяет логику распределения сводных данных о затратах. Отличие состоит лишь в том, что при вводе данных о затратах программа не определяет соответствующие им фактические трудозатраты. То есть если для неначатой задачи мы укажем 10% завершения (как на рис. 19.24), то MS Project автоматически учтет 10 часов трудозатрат. Если же мы укажем для неначатой задачи объем затрат 1000 р. (см. рис. 19.21), то программа будет по-прежнему считать, что задача не началась.
Если же мы установим флажок Edits to total task % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии) и затем укажем для задачи 20% завершения (файл workl.mpp), то MS Project распределит эти данные равномерно с момента начала задачи (или последнего ввода процента завершения) до даты отчета. На рис. 19.25 (файл workl.mpp) видно, что процент завершения за каждый из двух дней до даты отчета равен 10%. При этом данные о проценте завершения не связаны с фактическими трудозатратами. На рисунке видно, что 4 часа фактических трудозатрат были отнесены на третий день, но процент завершения за этот день не учитывается.
Флажок распределения процента завершения задачи до даты отчета может пригодиться при отслеживании длинных задач или фаз с помощью ввода процента завершения. Поскольку информацию о проценте завершения нужно будет вво-
дить несколько раз, то при установленном флажке MS Project будет определять, насколько состояние задачи изменилось с момента последнего ввода данных, и относить эти данные к тому периоду, за который осуществляется ввод.
Рис. 19.25. Ввод данных о проценте завершения задач при установленном флажке Edits to total task % complete will be spread to the status date (Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии)
Например, вы отслеживаете задачу еженедельно. После первой недели задача была завершена на 10%, а после второй — на 30%. Если не устанавливать флажок, то данные о проценте завершения будут распределены пропорционально запланированным трудозатратам. Если же флажок установить, то 10% будут отнесены на первую неделю, а 20% — на вторую, что более точно*.
Подготовка таблиц и представлений
Когда параметры, влияющие на расчеты, настроены, нужно подготовиться к вводу данных в файл. Для этого можно изменить стандартную таблицу Tracking (Отслеживание), чтобы в нее были включены необходимые поля. Можно также создать таблицу для отслеживания в автоматическом режиме с помощью панели Project Guide (Консультант).
На панели Project Guide (Консультант) нужно щелкнуть на кнопке Track (Отслеживание), а затем в области задач щелкнуть на ссылке Prepare to track the progress of your project (Подготовка к отслеживанию хода работы над проектом). На первом шаге подготовки настраиваются параметры подключения к серверу Microsoft Project Server, с которым мы познакомимся в следующем уроке, а пока на этом шаге нужно выбрать переключатель No (Нет) и с помощью ссылки внизу области задач перейти к следующему шагу (рис. 19.26).
1 Хотим напомнить, что не рекомендуется помещать в план проекта задачи длительностью больше одной недели, поскольку это затрудняет контроль выполнения проекта.
15 Зак. 105
.:<y/Ffc;: cde;>x«« :(^ Fgmat Iwis p..:<y/Ffc;: cde;>x«« :(^ Fgmat Iwis p.orate ®ndow U*orate ®ndow U*- st ав 0- st ав 0D a? G У S Bi У ^ № ■ •. & *> i* *> 0 © i >»&<«>D a? G У S Bi У ^ № ■ •. & *> i* *> 0 © i >»&<«>♦ * ♦ “ Show" : Arial♦ * ♦ “ Show" : ArialAll TasksAll Tasks♦ ♦ Setup Tracking♦ ♦ Setup TrackingTask Nema .Task Nema .OetaleOetale. ^ w. ^ w--??Always track by entering the Percent of Work CompleteAlways track by entering the Percent of Work Complete8 3 s8 3 sС Always track by entering the Actual Work Done and Work RemainingAlways track by entering the hours of work done per time periodС Always track by entering the Actual Work Done and Work RemainingAlways track by entering the hours of work done per time periodThe most accurate though time-consuming method of tracking. Your resources will specify the hours worked on each task during each time period.The most accurate though time-consuming method of tracking. Your resources will specify the hours worked on each task during each time period.Step 2 ofSave and FinishGo back to Step 1Step 2 ofSave and FinishGo back to Step 1: W0fk1|m w: W0fk1|m wjWork.jWork.Ad W У WorkAd W У Work0Ad ^ i: Wbrk0Ad ^ i: Wbrk•i Ad W•i Ad Wi ^L. , |.МУУ^ jwxk . f^ wУ YVbrlci ^L. , |.МУУ^ jwxk . f^ wУ YVbrlc^vyork_Act W^vyork_Act WiWorkЬ Ad WiWorkЬ Ad Wij V^rk _ Гмуу< Work| Ad.W^ Wotij V^rk _ Гмуу< Work| Ad.W^ WotРис, 19.26. Настройка таблиц для отслеживания с помощью КонсультантаРис, 19.26. Настройка таблиц для отслеживания с помощью КонсультантаTracking MethodHow doto track theprogress of each task?Tracking MethodHow doto track theprogress of each task?8S8S
.:<y/Ffc;: cde;>x«« :(^ Fgmat Iwis p.
.:<y/Ffc;: cde;>x«« :(^ Fgmat Iwis p.
orate ®ndow U*
orate ®ndow U*
- st ав 0
- st ав 0
D a? G У S Bi У ^ № ■ •. & *> i* *> 0 © i >»&<«>
D a? G У S Bi У ^ № ■ •. & *> i* *> 0 © i >»&<«>
♦ * ♦ “ Show" : Arial
♦ * ♦ “ Show" : Arial
All Tasks
All Tasks
♦ ♦ Setup Tracking
♦ ♦ Setup Tracking
Task Nema .
Task Nema .
Oetale
Oetale
. ^ w
. ^ w
-
-
?
?
Always track by entering the Percent of Work Complete
Always track by entering the Percent of Work Complete
8 3 s
8 3 s
С Always track by entering the Actual Work Done and Work Remaining
Always track by entering the hours of work done per time period
С Always track by entering the Actual Work Done and Work Remaining
Always track by entering the hours of work done per time period
The most accurate though time-consuming method of tracking. Your resources will specify the hours worked on each task during each time period.
The most accurate though time-consuming method of tracking. Your resources will specify the hours worked on each task during each time period.
Step 2 of
Save and Finish
Go back to Step 1
Step 2 of
Save and Finish
Go back to Step 1
: W0fk
1|m w
: W0fk
1|m w
jWork.
jWork.
Ad W У Work
Ad W У Work
0Ad ^ i: Wbrk
0Ad ^ i: Wbrk
•i Ad W
•i Ad W
i ^L. , |.МУУ^ jwxk . f^ w
У YVbrlc
i ^L. , |.МУУ^ jwxk . f^ w
У YVbrlc
^vyork_
Act W
^vyork_
Act W
iWork
Ь Ad W
iWork
Ь Ad W
ij V^rk _ Гмуу
< Work
| Ad.W
^ Wot
ij V^rk _ Гмуу
< Work
| Ad.W
^ Wot
Рис, 19.26. Настройка таблиц для отслеживания с помощью Консультанта
Рис, 19.26. Настройка таблиц для отслеживания с помощью Консультанта
Tracking Method
How doto track the
progress of each task?
Tracking Method
How doto track the
progress of each task?
8
S
8
S
Консультант предлагает выбрать один из методов отслеживания и в соответствии с этим конфигурирует представление для ввода данных. Первый сверху переключатель нужно выбрать, если вы будете использовать отслеживание по проценту завершения, второй переключатель соответствует отслеживанию с вводом фактических или оставшихся трудозатрат. Последний переключатель, выбранный на рис. 19.26, соответствует наиболее точному методу — отслеживанию с вводом повременной информации.
Представления и таблицы, создаваемые Консультантом, не сохраняются после выхода из программы, переключения в другое представление или выбора другого метода отслеживания. Поэтому если вы хотите сохранить представление или таблицу для использования при отслеживании, нужно сделать это, пока она находится на экране.
Для отслеживания с помощью ввода процента завершения удобно использовать представление Gantt Chart (Диаграмма Ганта) или его разновидности, С помощью диаграммы Ганта можно вводить процент завершения, просто перетаскивая мы-
шью границу отрезка хода исполнения, отображаемого поверх отрезка задачи. Например, на рис. 19.18 этот отрезок отображается поверх Задачи 2. Когда процент завершения задачи равен нулю и этот отрезок еще не появился, мышь нужно тянуть от левого края отрезка задачи. В этот момент курсор должен изменить форму и содержать символ Это означает, что при его перетаскивании вы определяете процент завершения задачи.
Назначения удобно отслеживать с помощью диалогового окна сведений о назначениях, открываемого при двойном щелчке на назначении в представлении Task Usage (Использование задач) или Resource Usage (Использование ресурсов). Вторая вкладка диалогового окна, Tracking (Отслеживание), содержит поля, в которые можно ввести данные о фактических трудозатратах сотрудника в рамках назначения (рис. 19.27).
Рис. 19.27. Ввод фактических данных для назначения
На этой вкладке можно указать плановые (Workфактические
(Actual work (Фактическиеи оставшиеся трудозатраты (Remaining Work
(Оставшиесяпроцент завершения по трудозатратам Work complete
завершения податы фактического начала (Actual start (Фактическоеи окончания (Actual finish (Фактическоеработ. Поле Actual
Cost (Фактические затраты) недоступно для редактирования, но если в диалоговом окне настройки программы на вкладке Calculate (Расчет) сбросить флажок Actual costs are always calculated by Microsoft Project (Фактические затраты всегда вычисляются Microsoft Project) (см. раздел «Настройка параметров расчетов» урока 19), то и в него можно будет вводить данные.
Панель инструментов Tracking (Отслеживание)
В MS Project имеется специальная панель инструментовTracking (Отслеживание), которую удобно использовать для быстрого ввода данных о ходе выполнения работ по проекту. Чтобы вывести эту панель на экран, нужно щелкнуть на ее названии в подменю View ► Toolbars (Вид > Панели инструментов).
Добавить линию хода выполнения
Изменить график работ
Статистика проектаСтатистика проектаРис. 19.28. Панель инструментов Tracking (Отслеживание)Рис. 19.28. Панель инструментов Tracking (Отслеживание)0% завершено25% завершено50% завершено75% завершено100% завершено0% завершено25% завершено50% завершено75% завершено100% завершеноОбновить по графикуОбновить задачиПанель инструментов совместной работыОбновить по графикуОбновить задачиПанель инструментов совместной работыПервая кнопка панели (рис. 19.28), Project Statistics (Статистика проекта), открывает окно с данными базового, текущего и фактического плана и расхождениями между текущим и базовым планом. Подробнее мы рассмотрим это окно в уроке 22 (см. раздел «Статистика проекта» урока 22). Окно статистики проекта можно также вызвать с помощью кнопки Statistics (Статистика) в диалоговом окне I Project Information (Сведения о проекте).
Статистика проекта
Статистика проекта
Рис. 19.28. Панель инструментов Tracking (Отслеживание)
Рис. 19.28. Панель инструментов Tracking (Отслеживание)
0% завершено
25% завершено
50% завершено
75% завершено
100% завершено
0% завершено
25% завершено
50% завершено
75% завершено
100% завершено
Обновить по графикуОбновить задачи
Панель инструментов совместной работы
Обновить по графикуОбновить задачи
Панель инструментов совместной работы
Вторая кнопка, Update as Scheduled (Обновить по графику), вводит фактические данные о выполнении выделенной задачи, как если бы эта задача выполнялась в точности по графику. Фактические данные заполняются для интервала от начала задачи (или со времени прекращения выполнения фактической работы) до даты отчета.
Чтобы продемонстрировать эту операцию, в файле 18.mpp мы создали Задачу 1 с трудозатратами в 3 дня по 8 часов и установили дату отчета таким образом, чтобы она истекала на второй день выполнения задачи. Затем мы скопировали эту задачу под номерами от 2 до 4, причем для задач 3 и 4 мы ввели фактические трудозатраты за первый день работ (8 часов). Таким образом, задачи 1 и 2 еще не начали выполняться, а по задачам 3 и 4 работы шли 1 день.
Затем мы выделили задачи 2 и 4 и нажали кнопку Update as Scheduled (Обновить по графику) на панели инструментов Tracking (Отслеживание). Программа автоматически ввела фактические данные от даты запланированного начала задачи до даты отчета для Задачи 2 и от даты прекращения выполнения фактической работы для Задачи 4. После этого обе задачи стали выглядеть на плане так, как если бы по ним до даты отчета велась работа в соответствии с текущим планом проекта (рис. 19.29, файл 18.mpp).
Использовать обновление по графику удобно для задач, выполняемых по плану. В таком случае вам не придется вводить для каждой из них информацию о ходе выполнения — программа сама определит процент выполнения задачи на текущий момент.
Нажатие кнопки Reschedule Work (Изменить график работ), расположенной третьей на панели инструментов, приводит к тому, что все трудозатраты выделенной задачи, которые должны были быть выполнены до даты отчета и до сих пор не выполнены, переносятся на время после даты отчета.
Рис. 19.29. Обновление задач по графику
Если задача не началась до даты отчета, то программа переместит начало задачи на более поздний срок, используя ограничение типа Start No Earlier Than (Начало не ранее). Если же задача начата, но ее выполнение отстает от расписания, то MS Project перенесет невыполненный фрагмент задачи так, чтобы его выполнение начиналось после указанной даты.
Например, в файле 19.mpp мы сохранили Задачу 2 из файла 18.mpp и скопировали ее в Задачу 3. Затем мы перенесли дату отчета на один день вперед, и получилось, что выполнение задачи отстает от расписания на один день. После того как мы выделили Задачу 3 и нажали кнопку Reschedule Work (Изменить график работ), этот день трудозатрат был перенесен так, чтобы начинаться после даты отчета, а в задачу был добавлен перерыв (рис. 19.30, файл 19.mpp).
При изменении графика используется тот же принцип, что и при переносе оставшихся частей задачи вперед к дате отчета (см. раздел «Дата отчета и ввод фактических данных» урока 19). Отличие между использованием флажка и кнопки Reschedule Work (Изменить график работ) заключается в том, что при установленном флажке оставшиеся части задач переносятся к дате отчета только при вводе фактической информации о задаче, а используя кнопку, можно перенести оставшиеся трудозатраты вперед в любой момент.
Эта возможность полезна, потому что часто при вводе фактических данных ход выполнения задачи соответствует плану и установка флажка не перенесет остав-
шуюся работу на более поздний срок. А в будущем, когда отклонение от плана появилось, а новых фактических данных о выполнении задачи еще нет, только с помощью этой кнопки можно автоматически перенести вперед планируемые работы.
4 CueV color het4 CueV color het24M24M■ Coipy*HwHm)■ Coipy*HwHm)8h8heheh55558 ti;8 ti;16 Г16 Г3 адача 43 адача 416ti:16ti:Л|Л|»f i® US'- HSI.->■- >»f i® US'- HSI.->■- >'J Microsoft Project ■ 19.mpp'J Microsoft Project ■ 19.mppЗадача 2Задача 2i j Ek ".&« 86W 8wt Fame loob №№» 1*»*» t$M«*« W*- У*i j Ek ".&« 86W 8wt Fame loob №№» 1*»*» t$M«*« W*- У*Ф ❖ ❖ — ShM • : ArialФ ❖ ❖ — ShM • : Arial8h №№8h №№Рис. 19.30. Перенос невыполненных задач и их частей впередРис. 19.30. Перенос невыполненных задач и их частей впередlet* Naff#.let* Naff#.WNemeWNeme:*C«w*k:*C«w*kЗадача 2Задача 2Сотрудник JСотрудник JЗадача 3Задача 3Сотрудник 1Сотрудник 1Задача 4Задача 467%67%67%67%V** ; АсмыRwwnri wu~* iamV** ; АсмыRwwnri wu~* iam24 hrs .16 hrs .24 hrs .16 hrs .24hrs.16 hrs;24hrs.16 hrs;24 hrs24 hrs0%.16hrs0%.16hrs0%:16hrs0%:16hrs16 hrs :В16 hrs :ВOhrsOhrs0 hrs0 hrs• % 91 q g• % 91 q gWorkAct. WorkWorkAct. WorkWorkWorkAct. WorkWorkAct. WorkWorkAct. WorkWorkAct.WorkWork Act. WorkAct. WorkWorkAct.WorkWork Act. Work
4 CueV color het
4 CueV color het
24M
24M
■ Coipy*HwHm)
■ Coipy*HwHm)
8h
8h
eh
eh
55
55
8 ti;
8 ti;
16 Г
16 Г
3 адача 4
3 адача 4
16ti:
16ti:
Л|
Л|
»f i® US'- HSI.->■- >
»f i® US'- HSI.->■- >
'J Microsoft Project ■ 19.mpp
'J Microsoft Project ■ 19.mpp
Задача 2
Задача 2
i j Ek ".&« 86W 8wt Fame loob №№» 1*»*» t$M«*« W*- У*
i j Ek ".&« 86W 8wt Fame loob №№» 1*»*» t$M«*« W*- У*
Ф ❖ ❖ — ShM • : Arial
Ф ❖ ❖ — ShM • : Arial
8h №
№
8h №
№
Рис. 19.30. Перенос невыполненных задач и их частей вперед
Рис. 19.30. Перенос невыполненных задач и их частей вперед
let* Naff#.
let* Naff#.
WNeme
WNeme
:*C«w*k
:*C«w*k
Задача 2
Задача 2
Сотрудник J
Сотрудник J
Задача 3
Задача 3
Сотрудник 1
Сотрудник 1
Задача 4
Задача 4
67%
67%
67%
67%
V** ; АсмыRwwnr
i wu~* iam
V** ; АсмыRwwnr
i wu~* iam
24 hrs .16 hrs .
24 hrs .16 hrs .
24hrs.16 hrs;
24hrs.16 hrs;
24 hrs
24 hrs
0%.16hrs
0%.16hrs
0%:16hrs
0%:16hrs
16 hrs :В
16 hrs :В
Ohrs
Ohrs
0 hrs
0 hrs
• % 91 q g
• % 91 q g
Work
Act. Work
Work
Act. Work
Work
Work
Act. Work
Work
Act. Work
Work
Act. Work
Work
Act.Work
Work
Act. Work
Act. Work
Work
Act.Work
Work
Act. Work
Кроме того, с помощью кнопки Reschedule Work (Изменить график работ) можно автоматически переносить вперед задачи, выполнение которых еще не началось. Например, в файле 19.mpp мы создали Задачу 4, выполнение которой не началось до даты отчета. Если выделить эту задачу и нажать кнопку RescheduleWork (Изменить график работ), то задача переносится в плане так, чтобы начинаться после даты отчета (см. рис. 19.30).
Если нажать четвертую кнопку, Add Progress Line (Добавить линию хода выполнения), то курсор примет форму линии хода выполнения, которую нужно перетащить на шкалу времени диаграммы Ганта. С помощью линии хода выполнения можно отслеживать общий ход работ по проекту, и ее использование мы рассмотрим в уроке 21.
С помощью следующих пяти кнопок панели (см. рис. 19.28) можно быстро установить процент завершения для выбранных задач в соответствии с цифрой на кнопке. Например, после щелчка по кнопке с надписью 75% в поле % Complete (%завершения) выбранных задач будет помещено значение 75%.
Щелчок по десятой кнопке, Update Tasks (Обновить задачи), открывает одноименное диалоговое окно для ввода фактических данных о задаче (рис. 19.31, файл 19.mpp).
Рис. 19.31. Диалоговое окно Update Tasks (Обновить задачи)
Диалоговое окно содержит поля с данными текущего плана и фактическими данными. Данные текущего плана — название задачи, информацию о запланированной длительности и датах начала и окончания — нельзя редактировать. Фактические данные — процент завершения, фактическую и оставшуюся длительность задачи, даты фактического начала и окончания задачи — редактировать можно. Нажатие кнопки Notes (Заметки) открывает диалоговое окно редактирования заметок задачи.
Последняя кнопка панели, Workgroup Toolbar (Панель инструментов совместной работы), служит для запуска панели инструментов совместной работы. Эту панель мы рассмотрим в следующем уроке (см. раздел «Панель инструментов для совместной работы» урока 20).
Диалоговое окно обновления проекта
Диалоговое окно Update Tasks (Обновить задачи) удобно использовать при отслеживании процента завершения задач, так как при этом отпадает необходимость настраивать таблицу для ввода данных. Вызывать его можно как с панели инструментов Tracking (Отслеживание), так и с помощью одноименной команды в меню Tools Tracking (Сервис Отслеживание). Из этого же меню можно вызвать другое диалоговое окно, Update Project (Обновить проект), с помощью которого обновляется статус проекта в целом. Это диалоговое окно (рис. 19.32, файл удобнопри отслеживании всех задач проекта сразу.
Рис. 19.32. Диалоговоеокно Update Project(Обновить проект)
Выбрав переключатель Update work as complete through (Обновить трудозатраты как завершенные по) и указав соответствующую дату в поле ввода справа от него, можно быстро обновить состояние задач, выполнение которых должно было начаться до указанной даты. При обновлении программа будет считать, что выполнение задач шло по плану, и введет для них фактические данные равными плановым. Введенная дата будет установлена в качестве даты отчета проекта.
Если дата начала задачи по текущему плану находится после введенной даты, то MS Project будет считать, что она еще не началась, и ее процент завершения будет равен 0. Если дата планового окончания задачи находится до введенной даты, то программа будет считать задачу выполненной и установит для нее процент завершения равным 100.
Если же дата начала задачи находится до введенной даты, а дата окончания запланирована на дату после введенной, то MS Project определит фактическую длительность задачи от начала до введенной даты и рассчитает процент завершения. Процент завершения для задач, находящихся в процессе выполнения, будет рассчитываться, только если выбран переключатель Set 0% — 100% complete (Устанавливать % завершения в диапазоне от 0 до 100). А вот если выбран переключатель Set 0% or 100% complete only (Устанавливать % завершения равным только 0 или 100), то программа будет определять процент завершения только для неначатых или завершенных задач.
Если задачи, выполнение которых было запланировано до даты отчета, еще не завершены, то работу по ним нужно перенести на более поздний срок. Для этого в диалоговом окне нужно выбрать переключатель Reschedule uncompleted work to start after (Перепланировать незавершенные трудозатраты с началом после) и выбрать дату, после которой задачи будут помещены в плане.
С помощью параметра For (Для), расположенного внизу диалогового окна, можно определить, весь ли проект будет обновляться после нажатия кнопки OK (Entire project (Всего проекта) или только выбранные задачи (Selected tasks (Выбранных задач).
Таким образом, по функциональным возможностям это диалоговое окно повторяет кнопки Update as Scheduled (Обновить по графику) и Reschedule Work (Изменить график работ) панели инструментов Tracking (Отслеживание). При этом возможности первого переключателя диалогового окна несколько шире, чем первой из упомянутых кнопок, поскольку у пользователя есть выбор: обновлять все задачи в соответствии с планом или же только выполненные или неначатые. Кроме того, с помощью диалогового окна удобно обновлять информацию о выполнении всего проекта, тогда как при работе с панелью инструментов для этого пришлось бы выделять все задачи. Наконец, диалоговое окно удобно и тем, что непосредственно в нем можно установить дату отчета.
Процесс отслеживания проекта
Из приведенных примеров становится понятно, что процесс отслеживания проекта заключается не только в сборе фактических данных и сравнении их с базовыми. Во время отслеживания, в соответствии с поступающей фактической ин-
формацией, происходит постоянное изменение текущего плана проекта. Например, если задача отстает от расписания, то запланировать ее выполнение (или выполнение отстающего фрагмента) нужно на более поздний срок.
MS Project содержит ряд автоматизированных средств для оперативного перепланирования, позволяющих быстро перенести невыполненную работу на время после заданной даты (текущей даты или даты отчета). Они запускаются автоматически в момент ввода данных по задачам (при установленных флажках в настройках расчетов, которые переносят невыполненные работы к дате отчета) или вручную в любой момент (с помощью панели инструментов и диалоговых окон обновления задач и проекта). Перепланирование можно также проводить вручную с помощью диаграмм с повременными данными, например Task Usage (Использование задач).
При отслеживании проекта могут использоваться несколько методов, причем наиболее точным является ввод повременной информации о ходе исполнения каждого назначения каждой задачи проекта. Но этот метод требует больше всего времени. Другие методы менее точны, но их применение требует меньших трудозатрат.
Чтобы сделать использование самого точного метода возможным, в MS Project включен ряд средств для автоматизации сбора повременной информации и внесения ее в план проекта. Мы перейдем к их рассмотрению в следующем уроке.
Что нового вы узнали?
О Что такое базовый и промежуточный планы проекта, чем они отличаются от текущего плана.
О Как сохранять, изменять и удалять данные базового и промежуточного планов.
О С помощью каких методов можно отслеживать проект.
О Какие поля используются для ввода фактических данных о ходе выполнения работ.
О Как применять на практике методы отслеживания проекта.
О Какие параметры влияют на логику работы программы при вводе фактических данных.
О Как подготовить таблицы и представления для ввода фактических данных.
О Как использовать при отслеживании специальную панель инструментов и диалоговые окна обновления задач и проекта.
I УРОК Совместная работа
Средства MS Project для организации совместной работы
Настройка MS Project для совместной
работы с помощью почтовой системы
Согласование плана проекта и учет данных о фактических трудозатратах с помощью почтовой системы
Согласование плана проекта и учет фактических трудозатрат с помощью сервера MS Project Server
Делегирование задач
Запрашивание отчетов о состоянии
Формирование группового отчета о состоянии
G Работа с диспетчером очередисервера MS Project Server
Средства совместной работы предназначены для быстрого обмена информацией между членами проектной команды. С помощью этих средств можно автоматизировать сбор повременных данных о трудозатратах и тем самым обеспечить точность отслеживания. Кроме того, можно автоматизировать рассылку задач членам проектной команды и обсуждение трудозатрат при планировании.
В этом уроке вы узнаете, как пользоваться возможностями совместной работы, используя только электронную почту или сервер MS Project Server. Вы научитесь настраивать MS Project для использования одного из средств совместной работы и определять параметры совместной работы для отдельных ресурсов. Вы узнаете, как осуществлять согласование задач и сбор фактической информации о ходе работ над ними, как организовывать группы внутри проектной команды и как обрабатывать поступающие фактические данные с помощью правил.
Настройки совместной работы
Прежде чем переходить к совместной работе, нужно соответствующим образом настроить MS Project. Настройки параметров совместной работы осуществляются на вкладке Collaborate (Совместная работа) в диалоговом окне настройки программы. Это диалоговое окно можно открыть с помощью команды меню Tools Options (Сервис Параметры). Для быстрого доступа к этой вкладке можно использовать команду меню Collaborate Collaboration Options (Совместная работа Параметры совместной работы).
Вкладка (рис. 20.1, файл состоит из двух разделов, в первом из которых определяются общие параметры совместной работы в MS Project, а во втором — параметры для открытого проекта. Первый раздел содержит только один элемент — флажок Each time I publish to Microsoft Project Server, show dialog confirming success (При каждой публикации на сервере Microsoft Project Server выводить подтверждение успеха). Если установить его, то каждый раз при успешном завершении публикации плана проекта программа будет выводить сообщение. При этом не имеет как публикуются данные — с помощью сервера или по электронной почте. Мы рекомендуем установить этот флажок, чтобы всегда знать, была ли информация опубликована.
Во втором разделе в раскрывающемся списке Collaborate using (Средство для совместной работы) определяется, каким образом будет осуществляться совместная работа: только по электронной почте, с помощью сервера MS Project Server, или же не будет осуществляться вообще. В первом случае нужно выбрать пункт списка E-mail only (Только электронная почта), во втором — Microsoft Project Server, а в третьем — None (Нет).
Остальные параметры в этом разделе диалогового окна становятся активны в зависимости от выбранного в раскрывающемся списке средства совместной работы. Поскольку мы начнем с рассмотрения совместной работы по электронной почте, то опишем которые становятся доступными при выборе ее как средства совместной работы.
В MS Project имеется команда Publish New and Changed Assignments (Опубликовать новые и измененные назначения), позволяющая опубликовать назначения, которые
появились или были изменены с момента последней публикации данных проекта. Определяя, считать ли задачу (или назначение) измененной, она может учитывать изменения как в любом из полей задачи, так и только в полях Start (Начало), Finish (Окончание), % Complete (% завершения) или Outline Level (Уровень структуры). Логика работы этой команды определяется группой из двух переключателей "Publish New and Changed Assignments" updates resources' assignments when: (При публикации новых и измененных назначений назначения ресурсов обновляются в случае:).
Рис. 20.1. Настройки совместной работы с использованием электронной почты
Если выбрать переключатель Start, Finish, % Complete or outline changes (Изменения начала, окончания, % завершения или структуры), то среди измененных назначений будут отбираться лишь те, у которых изменены данные в ограниченном наборе полей. Если же выбрать переключатель Any task information changes (Любых изменений задач), то измененными будут считаться даже назначения с таким измененным полем, о котором можно не сообщать ресурсу. Мы рекомендуем выбрать первый переключатель.
Следующая группа параметров, On every save, publish the following information on Microsoft Project Server (При каждом сохранении на сервере Microsoft Project Server публиковать), определяет, какие проектные данные будут публиковаться при каждом сохранении плана (рассылаться по почте или публиковаться на сервере MS Project Server). При совместной работе с помощью электронной почты в этой группе доступен только флажок Newand Changed assignments (Новые и измененные назначения).
Мы рекомендуем сбросить его, поскольку во время работы файл часто сохраняется в промежуточном состоянии, и отсылать измененные данные каждый раз не требуется. Удобнее инициировать отсылку данных вручную, когда работа над планом будет действительно завершена.
Совместная работа с помощью электронной почты
При совместной работе с помощью электронной почты обмен данными происходит непосредственно между руководителем проекта и членами проектной команды (ресурсами проекта). При этом данные передаются вместе с письмами в виде вложения (attachment) в специальном формате.
Чтобы организовать совместную работу с использованием электронной почты, каждому члену проектной команды необходимо установить программу для чтения электронной почты, совместимую с MAPI, например Microsoft Outlook или Microsoft Outlook Express. Затем каждому нужно установить программу Microsoft Workgroup Message Handler, входящую в установочный комплект MS Project. Для ее установки нужно запустить файл \FILES\SUPPORT\WGSETUP\wgsetup.exe, расположенный на установочном диске MS Project. При установке этой программы нужно только выбрать папку размещения, никаких дополнительных настроек не требуется.
Эта программа обеспечивает возможность обрабатывать проектные данные, вложенные в сообщения, изменять их перед отправкой и добавлять получаемые данные в файл проекта. После того как программа установлена на компьютерах всех участников команды (включая руководителя), можно начинать совместную работу. Участникам проекта не нужно устанавливать MS Project — это необходимо только руководителю проекта.
Согласование назначений
После того как план создан и определены предварительные трудозатраты на выполнение задач, даты начала и окончания задач, нужно согласовать назначения с исполнителями. Чтобы использовать для этого электронную почту, в файл проекта нужно ввести адреса электронной почты ресурсов или названия их учетных записей в домене Windows.
Адреса учетных записей нужны, если в качестве почтового сервера в вашей сети используется Microsoft Exchange Server и почтовые записи в нем связаны с учетными записями в домене (это можно уточнить у администратора сети). В таком случае указание учетной записи избавляет нас от необходимости вводить адрес электронной почты. Например, в файле l.mpp у ресурса Bogdanov мы указали именно учетную запись Windows, а адрес электронной почты не указывали.
Подготовка к отправке данных
Для ввода почтовых адресов или учетных записей в домене можно воспользоваться диалоговым окном сведений о ресурсе, в котором на вкладке General (Общие) есть поля Email (Адрес эл. почты) и Windows Account (Учетная запись Windows). Рядом с последним полем есть кнопка, щелкнув на которой можно выбрать пользователя из списка адресатов. Чтобы удостовериться, что для всех ресурсов введена необходимая информация, можно добавить в ресурсную таблицу Entry (Ввод) поля Email (Адрес электронной почты) и Windows User Account (Учетная запись Windows). Например, в файле l.mpp эти поля добавлены в таблицу Entry (Ввод). Даже если у ресурса не указан адрес электронной почты, при отсылке писем программа будет пытаться найти адрес ресурса в адресной книге, что очень неудобно. Поэтому, если ресурс не участвует в совместной работе, нужно указать это программе. В диалоговом окне сведений о ресурсе на вкладке General (Общие) есть раскрывающийся список Workgroup (Рабочая группа). В нем следует выбрать пункт None (Нет). Например, в файле l.mpp именно такая настройка сделана для Иванова.
Отправка данных
Когда ресурсные данные введены, можно рассылать информацию. Для этого в подменю Collaborate ► Publish (Совместная работа ► Опубликовать) нужно выбрать либо команду All Information (Все данные), либо команду New and Changed Assignments (Новые и измененные назначения). В первом случае MS Project просто разошлет проектную информацию всем ресурсам без возможности дополнительных настроек. Во втором случае появится диалоговое окно, предназначенное для настройки публикации проектных данных. В обоих случаях перед началом операции программа запросит подтверждение на сохранение файла.
В диалоговом окне публикации новых и измененных назначений (рис. 20.2, файл l.mpp) отображаются назначения, информация о которых будет разослана членам проектной команды. Вверху диалогового окна расположен раскрывающийся список, с помощью которого можно выбрать, какие задачи должны быть разосланы: все (пункт списка Entire project (Всего проекта)), задачи текущего представления (Current view (Текущего представления)) или выделенные в представлении задачи (Selected items (Выбранных элементов)).
Поэтому, если вы хотите опубликовать только часть задач проекта, нужно предварительно отфильтровать представление и затем выбрать в указанном раскрывающемся списке пункт Current view (Текущего представления). Если же нужно опубликовать незначительное число задач, то можно выделить их в таблице и затем перейти в диалоговое окно публикации новых и измененных назначений с помощью одноименной команды в контекстном меню выделенных задач. В этом случае диалоговое окно сразу будет отображать только выделенные в таблице задачи.
ПРИМЕЧАНИЕНесмотря на то что в диалоговом окне выбран режим отображения всех за
Рис. 20.2. Диалоговое окно публикации новых и измененных назначений
После определения принципа отбора публикуемых задач список задач в таблице, расположенной в центре диалогового окна, перестраивается. Вид этой таблицы определяется параметром Show preview grouped by (Просмотр с группировкой по), расположенным прямо под ней. Если в качестве его значения выбран переключатель Resource (Ресурсам), то задачи группируются по ресурсам, как на рис. 20.2, а если выбран переключатель Task (Задачам), то задачи представлены в виде списка без группировки.
В таблице отображается название задачи, названия выделенных на нее ресурсов, трудозатраты, даты начала и окончания. Кроме того, в таблице есть поле Task Notes (Заметки для задачи), в которое руководитель проекта может ввести свои комментарии к задаче, как, например, у Задачи 1 на рис. 20.2.
При отправке письма его темой станет название команды, используемой для его отправки. Например, в нашем случае темой станет Publish New and Changed Assignments (Публикация новых и измененных назначений), а если бы для публикации мы воспользовались командой меню All Information (Все данные), то в теме письма было бы указано Publish All Information (Публикация всех данных).
Если тему письма менять нельзя, то его текст изменить можно. Для этого нужно нажать кнопку Edit message text (Изменить текст сообщения) и в открывшемся диалоговом окне отредактировать стандартное сообщение. После нажатия кнопки о К программа разошлет письма ресурсам, и в случае успешного завершения операции отобразит сообщение.
При совместной работе с помощью электронной почты состояние переключателя Notify all affected resources via e-mail (Оповещать все ресурсы по электронной почте) не имеет значения — ресурсы всегда будут получать сообщения по почте. После
того как запрос на согласование отправлен, MS Project отображает особый индикатор рядом с задачей (рис. 20.3, файл 2.mpp).
Task Name. Задача 1Задача 2Task Name. Задача 1Задача 2J Oration: Start ■ FrehJ Oration: Start ■ Freh2aa,s 06 06 0210 06 023days! ' ' 10 06 021 3 06 022aa,s 06 06 0210 06 023days! ' ' 10 06 021 3 06 02,D2 iO3Jun" d1№.^5•ЙЙТЙШЙЙ^ТГ s^jiTT J*I MS-s:,D2 iO3Jun" d1№.^5•ЙЙТЙШЙЙ^ТГ s^jiTT J*I MS-s:BSSKe'-i Bogdanovйудигои ИвановBSSKe'-i Bogdanovйудигои Иванов
Task Name
. Задача 1
Задача 2
Task Name
. Задача 1
Задача 2
J Oration: Start ■ Freh
J Oration: Start ■ Freh
2aa,s 06 06 0210 06 02
3days! ' ' 10 06 021 3 06 02
2aa,s 06 06 0210 06 02
3days! ' ' 10 06 021 3 06 02
,D2 iO3Jun" d1№.^5
•ЙЙТЙШЙЙ^ТГ s^jiTT J*I MS-s:
,D2 iO3Jun" d1№.^5
•ЙЙТЙШЙЙ^ТГ s^jiTT J*I MS-s:
BSSKe'-i Bogdanov
йудигои Иванов
BSSKe'-i Bogdanov
йудигои Иванов
Рис. 20.3. Пока ресурс не подтвердит своего участия в задаче, рядом с задачей будетотображаться индикатор
После того как информация о задаче отправляется назначенному на нее ресурсу, в поле Response Pending (Ожидается ответ) помещается значение Yes (Да), а в поле Confirmed (Подтверждено) — No (Нет). Значения этих полей изменяются только автоматически, и в дальнейшем вы сможете отобрать задачи, в которых назначенные ресурсы не подтвердили свое участие или отказались участвовать, с помощью фильтра.
Получение запроса и отправка ответов
Каждый ресурс, входящий в рабочую группу, получает письмо, к которому прикреплен файл с проектными данными, причем если ресурс назначен на несколько задач, то данные о них будут помещены в единый файл. При открытии этого файла запустится программа Microsoft Workgroup Message Handler, отображающая окно с присланными данными (рис. 20.4).
Date;Date;RE: Publish New and Changed AssignmentsRE: Publish New and Changed AssignmentsДа, устраиваютДа, устраиваютYeYeПрошу сообщить, устраивают ли Вас предполагаемые даты проведения работ. □ DC уважением, П ВадимПрошу сообщить, устраивают ли Вас предполагаемые даты проведения работ. □ DC уважением, П Вадимч■gin. । the value in theч■gin. । the value in theV; <\&№-,^.,. |CommenПн 10.6.200.4 9:00 _ Задача высокой важностV; <\&№-,^.,. |CommenПн 10.6.200.4 9:00 _ Задача высокой важностFrom; '6.From; '6.Clickthe Recly button а id indicate any tasl Accept'«№>n to :w. -iatoW^gClickthe Recly button а id indicate any tasl Accept'«№>n to :w. -iatoW^g
Date;
Date;
RE: Publish New and Changed Assignments
RE: Publish New and Changed Assignments
Да, устраивают
Да, устраивают
Ye
Ye
Прошу сообщить, устраивают ли Вас предполагаемые даты проведения работ. □ DC уважением, П Вадим
Прошу сообщить, устраивают ли Вас предполагаемые даты проведения работ. □ DC уважением, П Вадим
ч■gin. । the value in the
ч■gin. । the value in the
V; <\&№-,^.,. |Commen
Пн 10.6.200.4 9:00 _ Задача высокой важност
V; <\&№-,^.,. |Commen
Пн 10.6.200.4 9:00 _ Задача высокой важност
From; '6.
From; '6.
Clickthe Recly button а id indicate any tasl Accept'«№>n to :w. -iatoW^g
Clickthe Recly button а id indicate any tasl Accept'«№>n to :w. -iatoW^g
В этом окне отображается тема и текст сообщения и таблица с информацией о задачах, на которые ресурс назначен. В таблице задач присутствуют те же столбцы, что и в диалоговом окне, из которого осуществлялась отсылка задач (см. рис. 20.2), но первым идет новый столбец Accept? (Принять?). В качестве его значения можно указать Yes (Да) или No (Нет), причем для изменения значения нужно дважды щелкнуть на поле в этом столбце.
После двойного щелчка на значении в поле столбца Accept? (Принять?) или нажатия кнопки Reply (Ответить) в поле текста сообщения добавляется отделенная чертой от исходного текста пустая строка, куда можно ввести текст. Например, на рис. 20.3 там написано: Да, устраивают. Кроме того, становится доступно поле темы письма и тему можно редактировать. После внесения необходимых изменений нужно нажать кнопку Send (Отправить), и сообщение отправится назад руководителю проекта.
При использовании программы Microsoft Outlook в качестве почтового клиента после принятия задачи письмо будет автоматически удалено, а в список текущих задач, который ведется в Outlook, будет добавлена новая задача. Ее свойства (название, дата начала) будут совпадать со свойствами принятой задачи.
Обновление плана проекта
После того как ресурс ответил на запрос, руководитель проекта получает сообщение с вложением, при открытии которого запускается программа обработки писем (рис. 20.5). Чтобы сохранить полученный ответ в файле проекта, нужно нажать кнопку Update Project (Обновить проект).
Рис. 20.5. Диалоговое окно внесения полученных данных в план проекта
После этого запустится MS Project, откроет соответствующий файл с планом и внесет в него изменения. Если план проекта открыт, то обновление произойдет незаметно. Если ресурс согласился участвовать в задаче, то в поле Confirmed (Подтверждено) будет помещено значение Yes (Да), а если отказался — то No (Нет). Значением поля Response Pending (Ожидается ответ) станет No (Нет), и индикатор ожидания ответа рядом с задачей пропадет.
Если же ресурс отказался и вы хотите ему ответить, то это можно сделать, нажав кнопку Reply (Ответить) и введя текст сообщения в поле в центре диалогового окна. В таком случае при получении вашего ответа у ресурса снова появится возможность принять назначение.
Если впоследствии вы измените свойства задачи, рядом с ней появится значок с восклицательным знаком, символизирующий, что данные о задаче были обновлены и их нужно опубликовать (рис. 20.6, файл З.трр).
1006 021006 0213 06 0213 06 02Задача 2Задача 2.BogdanovОВД Иванов.BogdanovОВД Иванов.3days3deys.3days3deysРис. 20.6. После изменения согласованной задачи MS Project сообщает о необходимости сообщить ресурсам об обновленииРис. 20.6. После изменения согласованной задачи MS Project сообщает о необходимости сообщить ресурсам об обновлении
1006 02
1006 02
13 06 02
13 06 02
Задача 2
Задача 2
.Bogdanov
ОВД Иванов
.Bogdanov
ОВД Иванов
.
3days
3deys
.
3days
3deys
Рис. 20.6. После изменения согласованной задачи MS Project сообщает о необходимости сообщить ресурсам об обновлении
Рис. 20.6. После изменения согласованной задачи MS Project сообщает о необходимости сообщить ресурсам об обновлении
Такой значок появляется только у задач, согласованных с ресурсами. Если же ресурс не участвует в рабочей группе (как Иванов), то несмотря на редактирование задачи значок не появляется. Кроме того, принцип определения обновленных задач зависит от значения параметра "Publish New and Changed Assignments" updates resources' assignments when: (При публикации новых и измененных назначений назначения ресурсов обновляются в случае:) в настройках совместной работы (см. выше раздел «Настройки совместной работы» этого урока). Например, если задача считается измененной в случае изменения любого из ее свойств, то такой значок появится при изменении, например, типа ограничения или крайнего срока. Если же задача считается измененной только в случае изменения ограниченного набора полей, то значок будет появляться намного реже.
Изменив задачу, ее можно отправить на повторное согласование уже известным вам способом. При этом, если ресурс уже подтвердил свое участие в ней раньше, она будет по-прежнему считаться подтвержденной, поскольку значение поля Confirmed (Подтверждено) не изменяется при повторной отправке задачи на согласование.
Учет фактических трудозатрат
Чтобы учесть фактические трудозатраты сотрудника по исполнению задачи, нужно отправить ему особый запрос. Этот запрос представляет собой форму, аналогичную той, что ресурс получает для принятия задачи. В ней нужно указать затраты на выполнение задачи и время, требуемое для ее завершения.
Отправка запроса
Для отправки запроса нужно воспользоваться командой Request Progress Information (Запросить ход выполнения) в меню Collaborate (Совместная работа) или в контекст-
ном меню задачи или ресурса. При этом появится диалоговое окно для отправки запроса о ходе выполнения.
В файле 4.трр мы создали Задачу 1 с объемом работы 24 часа и длительностью 3 дня, на которую назначили ресурс Bogdanov (тот же, что и в предыдущем примере). Затем мы решили запросить у ресурса ход ее выполнения, что и сделали с помощью команды Request Progress Information (Запросить ход выполнения).
На рис. 20.7 (файл 4.трр) представлено диалоговое окно для создания запроса о ходе работы над задачей. Оно организовано аналогично диалоговому окну публикации новых и измененных назначений (см. рис. 20.2) и содержит некоторые дополнительные поля.
Рис. 20.7. Диалоговое окнозапроса информации о ходе работ над задачей
Во-первых, в таблице в центре диалогового окна отображаются новые столбцы: Completed (Завершено) и Remaining (Остаток), в которых содержатся данные о завершенных и оставшихся трудозатратах задачи. Из-за этого поле Task Notes (Заметки для задачи) выходит за границы диалогового окна, поэтому если вы хотите сопроводить задачу комментарием, то нужно воспользоваться полосой прокрутки под таблицей.
Во-вторых, внизу диалогового окна можно определить период, за который запрашивается информация о ходе работы. Для этого нужно ввести соответствующие даты в поля from (с) и to (по) параметра Request progress information for period (Запросить сведения о выполнении для периода). Например, на рис. 20.7 мы запросили ход выполнения за период с 03.06.02 по 14.06.02. Мы специально выбрали даты, находящиеся раньше планируемого начала задачи и позже планируемого завершения, поскольку зачастую фактическое выполнение работы начинается раньше и заканчивается позже запланированного срока.
Рис. 20.8. Файлпосле отправки запроса хода выполнения
После того как запрос хода выполнения отправлен ресурсу, индикатор рядом с задачей принимает вид конверта со знаком вопроса и часами. Кроме того, в поле Pending (Ожидается отчет о состоянии работ групп) помещается значение
Yes (Да). Это видно на рис. 20.8 и в файле
Ресурс, которому был направлен запрос, получает сообщение по почте с темой Request Progress Information (Запрос хода выполнения) и, открыв его, он увидит диалоговое окно, представленное на рис. 20.9.
Рис. 20.9. Диалоговое окно для ввода информации оходе выполнения
Это диалоговое окно напоминает то, что используется для подтверждения ресурсом участия Б выполнении задач, и работает по тем же принципам, отличаясь лишь составом полей в таблице. В таблице присутствует поле Work (Оставшиеся трудозатраты), а за ним расположены столбцы с датами, в которые нужно ввести объем фактических трудозатрат по задаче за каждую из дат. Эти даты соответствуют интервалу, определенному руководителем проекта в диалоговом окне создания запроса (см. рис. 20.7).
ВНИМАНИЕЗаполняя поля в таблице, важно не забыть правильно ввести оставшиеся тру
дозатраты (Remaining Work). Если задача выполнена, то значением этого поля должен быть нуль (как на рис. 20.9).
После того как сотрудник ввел данные о фактической работе, их можно отправить назад руководителю, нажав кнопку Send (Отправить), или сохранить и отправить позднее. Сохранить файл можно с помощью кнопки Save and Send Later (Сохранить и отправить позднее), а для отправки в дальнейшем его нужно будет снова открыть и нажать кнопку Send (Отправить).
Обновление проекта
После того как сотрудник отправил заполненную данными таблицу, руководитель получает сообщение с вложением, открыв которое он увидит диалоговое окно для внесения данных в план проекта, аналогичное представленному на рис. 20.5. Отличаться будет только состав полей в таблице. После нажатия кнопки Update Project(Обновитьпроект) данные будут внесены в файл проекта.
На рис. 20.10 изображен файл после того, как мы обновили его с учетом данных, присланных ресурсом. На рис. 20.9 сотрудник указал, что работа по задаче завершена, поэтому задача помечена как выполненная.
Рис. 20.10. Файл проекта после обновления с учетом фактических данных
Фактические данные о трудозатратах видны в нижнем представлении, и они соответствуют введенным в таблицу на рис. 20.9. Кроме того, после получения ответа поле TeamStatus Pending (Ожидается отчет о состоянии работ групп) приняло значение No (Нет).
ПРИМЕЧАНИЕПРИМЕЧАНИЕКак вы помните, при подсчете длительности задач MS Project не учитывает перерывы в выполнении и нерабочие дни. Поэтому значение поля Duration (Длительность) Задачи 1 в файле 5.mpp равно 3 дням, хотя по календарю задача длится 4 дня — ведь в третий день из четырех работы не проводились, и поэтому он считается перерывом в выполнении.
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ
Совместная работа с помощью сервера MS Project Server
Совместную работу над проектом можно организовать не только через почтовую систему, но и с помощью сервера MS Project Server. MS Project Server — это продукт, входящий в комплект MS Project, позволяющий автоматизировать процесс раздачи заданий, сбора информации о фактических трудозатратах и внесение их в план проекта. Предшественником сервера MS Project Server 2002 был сервер MS Project Central, входивший в состав MS Project 2000.
Преимущества MS Project Server
Целесообразность использования в проекте сервера MS Project Server определяется типом проекта, структурой и размером проектной команды, а также организационными регламентами. Чтобы определить преимущества использования сервера, сравним схемы группового взаимодействия при использовании почтовой системы и при использовании сервера.
Рис. 20.11. Схема совместной работы с использованием почтовой системыРис. 20.11. Схема совместной работы с использованием почтовой системыНа рис. 20.11 представлена схема совместной работы с использованием почтовой системы. Руководитель проекта напрямую связывается с членами проектной команды с помощью электронной почты, причем все участники переписки должны установить на компьютерах специальную программу. Как вы уже знаете, для внесения изменений в план проекта руководителю нужно открыть письмо от исполнителя и нажать соответствующую кнопку.
Рис. 20.11. Схема совместной работы с использованием почтовой системы
Рис. 20.11. Схема совместной работы с использованием почтовой системы
При совместной работе с помощью MS Project Server, схема которой представлена на рис. 20.12, руководитель проекта публикует проект на сервере, и сотрудни-
ки получают всю необходимую информацию о своих задачах на сервере. При этом можно использовать электронную почту как дополнительное средство оповещения сотрудников. Доступ к информации осуществляется с помощью стандартного браузера, поэтому ни сотрудникам, ни руководителю проекта не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение на свои компьютеры. Поступающие от сотрудников фактические данные могут вноситься в план как после одобрения руководителем, так и в автоматическом режиме, в зависимости от настроек, которые сделает руководитель.
Рис. 20.12. Схема совместной работы с использованием сервера MS Project Server
Однако преимущества сервера MS Project Server этим не ограничиваются — сервер предоставляет множество дополнительных возможностей. Так, с его помощью ресурсы могут сообщать руководителю об изменениях в своем персональном расписании, передавать задачи друг другу. На сервере хранятся документы, связанные с задачами проекта, и сообщения о возникающих проблемах.
Использование сервера MS Project Server необходимо для управления проектами в рамках организации, поскольку позволяет легко определить уровень текущей и запланированной загрузки сотрудников и спланировать финансовые затраты на проекты.
Таким образом, использование сервера удобно в тех случаях, когда в организации выполняется несколько проектов и руководители проектов и руководство хотят иметь централизованное хранилище проектной информации, чтобы эффективно управлять компанией. Рассмотрим использование сервера MS Project Server для публикации плана проекта и сбора фактических данных хода выполнения.
Настройка MS Project для работы с сервером
Чтобы начать работу с сервером, нужно изменить настройки совместной работы в MS Project. Для этого с помощью команды меню Collaborate ► Collaboration Options (Совместная работа ► Параметры совместной работы) откроем диалоговое окно изменения этих настроек (файл б.трр). В раскрывающемся списке Collaborate using
(Средство для совместной работы) выберем пункт Microsoft Project Server и введем адрес сервера в поле Microsoft Project Server URL (URL сервера Microsoft Project Server). После этого все параметры диалогового окна станут доступны для редактирования (рис. 20.13, файл б.трр).
Рис. 20.13. Настройка MS Project для организации совместной работы с помощью MS Project Server
С помощью кнопки Test Connection (Проверить подключение) можно проверить корректность введенного адреса сервера. В разделе Identification for Microsoft Project Server(ИдентификациядлясервераMicrosoftProjectServer) определяется, как сервер будет определять пользователя, сохраняющего на сервере проектные данные.
Возможны два варианта: определение по учетной записи пользователя Windows или по имени пользователя MS Project. В первом случае нужно выбрать переключатель Windows user account (Учетная запись пользователя Windows), а во втором - MS Project username (Имя пользователя Microsoft Project). Выбор переключателя зависит от настроек безопасности, определенных администратором сервера, и, выбирая между ними, нужно проконсультироваться с ним.
Если настройки безопасности позволяют, то незарегистрированные на сервере руководители проектов могут создавать учетные записи прямо из MS Project. Для этого нужно нажать кнопку Create Account (Создать учетную запись). Если вы предварительно выбрали идентификацию по учетной записи Windows, то ваши
имя пользователя и пароль на MS Project Server будут совпадать с данными вашей учетной записи Windows. Если же вы выбрали идентификацию по имени пользователя MS Project, то вашим именем пользователя на сервере MS Project Server будет ваше имя пользователя в MS Project (например, в нашем случае это Vadim Bogdanov), а пароль для доступа к серверу будет пустым.
В группе параметров On every save, publish the following information on Microsoft Project Server (При каждом сохранении на сервере Microsoft Project Server публиковать) при организации совместной работы с помощью MS Project Server становится доступен флажок Project Summary (Суммарные данные проекта). Если установить его, то при сохранении на сервер будут передаваться сводные данные о проекте (данные, находящиеся в строке суммарной задачи проекта). При этом станет доступен флажок Including full project plan (Включая полный план проекта). Если установить и его, то при сохранении файла проекта его план полностью будет передаваться на сервер.
Флажок Allow resources to delegate tasks using Microsoft Project Server (Ресурсы могут делегировать задачи с помощью сервера Microsoft Project Server) определяет, будет ли ресурсам дана возможность передавать друг другу (делегировать) задачи, назначенные им руководителем.
Первое подключение к серверу
После того как вы создали учетную запись на сервере (либо получили имя пользователя сервера и пароль от администратора), мы рекомендуем открыть страницу сервера в браузере. На первой странице вам будет предложено ввести имя пользователя и пароль.
Прежде чем вводить их, откройте диалоговое окно настроек Internet Explorer и перейдите на вкладку Security (Безопасность), содержащую настройки уровня безопасности. На этой вкладке внесите адрес сервера в список проверенных сайтов, выбрав значок Trusted Sites (Доверенные узлы) и щелкнув на кнопке Sites (Узлы). На странице внесения узлов в список снимите флажок Require server verification (https:) for all sites in this zone (Требовать проверку сервера (http:) для всех узлов этой зоны).
Теперь перейдите к настройке уровня безопасности для доверенных узлов. Для этого щелкните на кнопке Custom level (Настроить), расположенной на вкладке Security (Безопасность), предварительно выбрав значокTrusted Sites(Доверенныеузлы). В открывшемся диалоговом окне настроек в разделе, посвященном работе с ActiveX- компонентами, установите значение Enable (Разрешить) во всех пунктах.
Вернитесь на страницу ввода имени пользователя и пароля и введите их. Сервер проверит ваши данные и, если они корректны, вы перейдете на страницу пользовательского соглашения. После того как вы его подтвердите, сервер перенаправит вас на страницу загрузки ActiveX-компонентов для работы с сервером. Затем они будут установлены в браузер, и вы попадете на персональную страницу пользователя сервера.
После успешного подключения к серверу и загрузки всех необходимых компонентов для работы с ним закройте браузер и продолжайте работать в MS Project.
Определение способа отчетности ресурсов о ходе работ
При работе на сервере ресурсам будут предлагаться заранее настроенные представления, в которых для редактирования будет доступен лишь ограниченный набор полей. Состав доступныхредактирования полей определяется спосо
бом отчетности отслеживания проектов, установленным на сервере администратором. Этот метод может не соответствовать тому, который используете вы, например администратор мог выбрать отчетность по проценту завершения, а вы отслеживаете проект с помощью ежедневных почасовых данных. Поэтому перед началом совместной работы над проектом необходимо проверить, какой метод отчетности используется на сервере по умолчанию, и изменить его в случае необходимости.
Для этого предназначено диалоговое окно настройки опубликованных полей, открываемое с помощью команды меню Tools Customize Published Fields (Сервис Настройка Опубликованные поля). При выборе этой команды программа подключается к серверу MS Project Server и определяет текущие настройки отчетности. Параметры диалогового окна настройки опубликованных полей становятся активными только после того, как программа загрузит необходимые данные с сервера (рис. 20.14).
Рис. 20.14. Диалоговое окно настройки опубликованных полей
Диалоговое окно содержит четыре переключателя, с помощью которых вы можете выбрать способ отчетности. Если выбрать первый переключатель, то для подачи отчетов будет использован режим, установленный на сервере по умолчанию (он указывается рядом с этим переключателем после загрузки сведений с сервера). Например, в нашем случае это Percent of Work Complete (% завершения по трудозатратам).
Следующие три переключателя служат для выбора одного из стандартных вариантов: Percent of Work Complete (% завершения по трудозатратам), Actual Work Done and Work Remaining (Фактические и оставшиеся трудозатраты) и Specific hours of work done per day per week (Часы трудозатрат за период). Если способ отчетности, который вы хотите использовать, совпадает с установленным на сервере, то следует выбрать первый переключатель (как в нашем случае). При выборе последнего переключателя период подачи отчетов будет соответствовать определенному администратором серверу (он указывается в скобках после переключателя).
В правой части диалогового окна напротив переключателей указывается, какие поля будут входить в представление, соответствующее выбранному переключателю. Здесь выводится список отображаемых в представлении полей и список полей, которые ресурс сможет редактировать.
Кроме того, вы можете добавить в представление дополнительные поля. Для этого их нужно выбрать из левого списка диалогового окна и с помощью верхней из кнопок, расположенных справа от списка, добавить их в правый список.
В списке полей есть как стандартные поля, так и настраиваемые. Эти поля могут иметь те же типы, что и обычные настраиваемые поля MS Project. Настраиваемые поля для использования на сервере не соответствуют настраиваемым полям, используемым в обычном плане, поэтому в списке вы не увидите ранее настроенных полей.
После добавления настраиваемого поля в список публикуемых можно определить, к назначениям или к задачам оно будет относиться. Для этого нужно выбрать соответствующее значение параметра Custom filed type (Тип настраиваемого поля). Чтобы поле относилось к задачам, нужно выбрать переключатель Task (Поле задачи), к назначениям — Assignment (Поле назначения). Чтобы ресурсы могли изменять содержимое поля во время обновлений задачи, необходимо установить флажок Let resource change field (Ресурсы могут изменять поле).
После изменения настроек нужно нажать кнопку ок для отправки данных на сервер. Если вы хотите отменить настройки и использовать установленный по умолчанию на сервере способ подачи отчетности, нужно нажать кнопку Reset (Сброс).
Согласование задач
В файле б.гпрр мы создали простой проект из трех задач, на которые назначили три ресурса. Чтобы опубликовать его в MS Project Server, нужно воспользоваться одной из команд подменю Collaborate ► Publish (Совместная работа ► Опубликовать). Поскольку опубликовать план можно с помощью нескольких команд этого подменю, рассмотрим их подробнее.
Способы публикации информации
Если выбрать комаду Project Plan (План проекта), то на сервер будет передан минимальный объем информации. После щелчка на этой команде программа отобразит диалоговое окно (рис. 20.15), в котором нужно определить, что будет публиковаться на сервере: только сводная информация о проекте или сводная информация вместе с полным планом проекта.
Рис. 20.15. Определение параметров публикации плана проекта
Чтобы опубликовать только сводную информацию о проекте, то есть строку суммарной задачи с основными характеристиками (длительность, затраты, трудозатраты, даты начала и окончания), нужно выбрать переключатель Summary only (Только суммарные данные). А для того чтобы к этому добавились еще и сведения о задачах и фазах проекта, а также их связях между собой, следует воспользоваться переключателем Project plan with summary (План проекта и суммарные данные).
При публикации плана проекта с помощью команды Project Plan (План проекта) назначения на задачи не передаются ресурсам. Обычно план проекта публикуется для анализа возможности его исполнения с учетом загрузки ресурсов в других проектах.
Чтобы ресурсы получили информацию о том, на какие задачи они назначены, нужно выбрать команду New and Changed Assignments (Новые и измененные назначения). В таком случае отобразится диалоговое окно, в точности повторяющее то, что используется при отправке назначений по почте (см. рис. 20.2).
Аналогичное диалоговое окно откроется при выборе команды Republish Assignments (Опубликовать назначения), предназначенной для повторной отправки ресурсам информации о назначениях. На рис. 20.16 представлено это диалоговое окно, в котором данные сгруппированы по задачам, а не по ресурсам.
При повторной публикации назначений внизу диалогового окна появляются два дополнительных флажка. Если установить первый, Overwrite actual work entered by resources (Перезаписывать фактические трудозатраты, введенные ресурсами), то данные фактических трудозатрат, введенные раньше, будут уничтожены при повторной публикации назначения. Если сбросить этот флажок, то данные останутся без изменений.
Второй флажок, Become the manager for these assignments (Стать руководителем назначений), используется в тех случаях, когда у проекта есть несколько руководителей. При публикации нового назначения руководителем считается тот, кто публикует информацию. Если при повторной публикации назначения устано-
вить этот флажок, то можно стать руководителем назначения, которое изначально было выдано другим руководителем.
Рис. 20.16. Диалоговое окно повторной публикации назначенийРис. 20.16. Диалоговое окно повторной публикации назначений
Рис. 20.16. Диалоговое окно повторной публикации назначений
Рис. 20.16. Диалоговое окно повторной публикации назначений
ПРИМЕЧАНИЕПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ
Руководитель назначения — ЭТО тот пользователь MS Project Server, которому будут направляться сообщения от ресурса, работающего над задачей.
Таким образом, выбор команды Project Plan (План проекта) приводит к публикации данных проекта с разной степенью детализации, но информация о назначениях не передается ресурсам. Выбор команд New and Changed Assignments (Новые и измененные назначения) или Republish Assignments (Опубликовать назначения) передает информацию о назначениях ресурсам, но не публикует план проекта. Чтобы сразу опубликовать всю проектную информацию (план проекта и новые или измененные назначения), нужно воспользоваться командой All Information (Все данные).
Мы рекомендуем использовать эту команду меню при первой публикации плана проекта для отправки всей информации на сервер MS Project Server.
Просмотр назначений сотрудниками
Информацию о новом назначении сотрудник может получить на сервере MS Project Server, для чего он должен открыть в браузере страницу сервера (ту же, что руководитель указал в настройках совместной работы) и ввести свой логин и пароль1.
Г-^- Vlpn публоовет11 проекта все сотрудники (нематериальные ресурсы), задействованные ^^в никг, ан гома i ически получают возможность доступа к серверу как члены проектной ко-
манды. В зависимости от настройки сервера логин и пароль могут совпадать с логином и паролем учетной записи Windows, либо логин будет соответствовать имени ресурса
в проекте, а пароль останется пустым.
СОВЕТЕсли сотрудник постоянно работает с MS Project Server и получает инфор
мацию о задачах только на нем, то можно настроить папку Tasks (Задачи) в Outlookтаким образом, чтобы при щелчке на названии папки автоматически загружалась страница сервера MS Project Server (рис. 20.17). Для этого нужно указать адрес сервера в качестве домашней страницы папки в диалоговом окне настройки ее свойств.
Попав на персональную страницу, сотрудник увидит сообщение о том, что он назначен на исполнение новых задач (рис. 20.17, файл б.трр). Ссылка на эти задачи отображается в центре страницы. Над разделом с задачами отображается приветствие, в котором указан логин сотрудника. На рисунке видно, что мы находимся на персональной странице Проектировщика.
[% I веке M«ci<imiI« Outlook[% I веке M«ci<imiI« OutlookРис. 20.17. Сотрудник, попав на персональную страницу, видит сообщение о появлении новых задач, на исполнение которых он назначенРис. 20.17. Сотрудник, попав на персональную страницу, видит сообщение о появлении новых задач, на исполнение которых он назначен
[% I веке M«ci<imiI« Outlook
[% I веке M«ci<imiI« Outlook
Рис. 20.17. Сотрудник, попав на персональную страницу, видит сообщение о появлении новых задач, на исполнение которых он назначен
Рис. 20.17. Сотрудник, попав на персональную страницу, видит сообщение о появлении новых задач, на исполнение которых он назначен
Чтобы просмотреть информацию о новых назначениях, сотрудник щелкает на ссылке, сообщающей о них. Другой способ просмотреть новые назначения - перейти в раздел Tasks (Задачи) с помощью верхнего меню страницы.
Этот раздел отображен на рис. 20.18, где мы страницы сервера MS Project Server в обычном браузере. В верхней части страницы находится меню для переключения между разделами, а в боковом меню расположены ссылки для изменения формата отображения списка задач и для осуществления дополнительных операций с задачами. В центре страницы располагается представление, в котором отображается список задач сотрудника и новая задача выделена специальным значком.
Project|my tasksProject|my tasksооI Pi Hide | ^ Reject j @- Insert Motes | ^ LnkDocomeots | ^ Link Issues | (^ | и \ ^> |I Pi Hide | ^ Reject j @- Insert Motes | ^ LnkDocomeots | ^ Link Issues | (^ | и \ ^> |В нашем примере Проектировщику поступила задача Проектирование модуля с трудозатратами 15,03 часа (первая задача в проекте Задачи в представлении сгруппированы по проектам, поэтому задача относится к суммарной задаче.
Project|
my tasks
Project|
my tasks
о
о
I Pi Hide | ^ Reject j @- Insert Motes | ^ LnkDocomeots | ^ Link Issues | (^ | и \ ^> |
I Pi Hide | ^ Reject j @- Insert Motes | ^ LnkDocomeots | ^ Link Issues | (^ | и \ ^> |
Show tasks using: : Timesheet view ' a Gantt Chart
Tasks
: Current tasks > All
in Tasks: my new
Delegate tasks
' Trehsfer norworkinq time from . . your Outlook Calendar ' Notify vour monayer of a in
'®r~~~~~~—~~"""~~"ZZ-Z2LZZZ—Z-Z2-I™IZ—ZZZZZZ—L-I2J^
Рис. 20.18. Сотрудник просматривает поступившую новую задачу
Чтобы принять все новые задачи, достаточно нажать кнопку Update All (Обновить все), а чтобы принять задачу, на которой установлен курсор, нужно нажать кнопку Update Selected Rows (Обновить выделенные строки). При этом руководителю проекта автоматически направляется сообщение о том, что сотрудник принял задачу.
Если сотруднику задача по каким-то причинам не подходит, можно отказаться от ее выполнения, установив на нее курсор и нажав кнопку Reject (Отклонить). Автоматически руководителю проекта будет направлено уведомление. В нашем проекте назначение отклонил 2.
Если же нажать кнопку Hide (Скрыть), то задача будет удалена из расписания сотрудника, но руководитель не получит уведомления, и она сохранится в плане проекта. Эту кнопку стоит использовать для удаления из расписания самостоятельно созданных задач, которые еще не одобрены руководителем и не включены в план проекта.
Чтобы отправить руководителю комментарий или вопрос по поводу задачи, нужно воспользоваться кнопкой Insert Notes (Добавить заметки). После этого откроется окно, в котором можно ввести ее текст. После завершения ввода заметка добавляется к задаче, и для отсылки ее руководителю нужно воспользоваться кнопкой Update All (Обновить все) или Update Selected Rows (Обновить выделенные строки).
Создание задачи сотрудником
С помощью MS Project Server сотрудник может предложить добавить в план проекта необходимые задачи, о которых забыл руководитель. Для этого предназначена ссылка Create a new task (Создание новой задачи) в левой колонке страницы. На странице создания задачи (рис. 20.19) сотрудник выбирает проект, в который задача будет добавлена, определяет, к какой фазе проекта относится задача, вводит название, дату начала задачи и предполагаемые трудозатраты. Кроме того, задачу можно прокомментировать.
Рис. 20.19. Создание сотрудником новой задачи
Новая задача добавляется в список задач сотрудника и после нажатия кнопки Update All (Обновить все) или Update Selected Rows (Обновить выделенные строки) уведомление направляется руководителю, который должен утвердить включение задачи в план проекта. Например, в нашем случае Тестировщик добавил в план задачу Тестирование документации.
Получение сообщений от сотрудников
Для просмотра сообщений, поступивших от сотрудников, руководитель проекта должен зайти на сервер MS Project Server и ввести свой логин и пароль. На персональной странице руководитель увидит оповещение о поступивших обновлениях и ссылку для их просмотра. После щелчка на ней открывается раздел Updates (Обновления), в который можно попасть и с помощью верхнего меню страницы.
В центре страницы находится таблица со списком изменений, сгруппированных по проектам — ведь руководитель может одновременно работать с несколькими проектами. Поэтому в первой строке в таблице на рис. 20.20 указано название нашего проекта — б.
Рис. 20.20. Просмотр изменений в задачах, сделанных сотрудниками
Относящиеся к одному проекту изменения по типам: Task update (Обновление задачи), Task rejection (Отклонение задачи) и task request (Запрос на созданиезадачи). Изменения, относящиеся к одному типу, сгруппированы по сотрудникам, приславшим изменения. В нашем случае каждый из сотрудников прислал по одному изменению.
В таблице есть колонка индикаторов, содержащая значки, при наведении мыши на которые можно просмотреть дополнительную информацию об изменении. Например, на рис. 20.20 видно сообщение, появляющееся при наведении мыши на значок рядом с задачей, созданной Тестировщиком. А для просмотра и редактирования заметок нужно дважды щелкнуть на значке заметки.
Чтобы принять изменение и внести соответствующие изменения в план проекта, в первом столбце таблицы в строке с изменением нужно выбрать из раскрывающегося списка пункт Accept (Принять). Если же изменение вас не устраивает, следует выбрать в этом списке пункт Reject (Отклонить). Чтобы принять все изменения, нужно нажать кнопку Accept all (Принять все), распложенную над первым столбцом таблицы. Определившись с тем, какие изменения принимаются, а какие — нет, и установив соответствующие значения в первом столбце, нужно нажать кнопку Update (Обновить) в верхнем правом углу страницы.
После этого запускается MS Project и в нем открывается файл проекта, в который автоматически вносятся принятые изменения. После внесения изменений MS Project предлагает сохранить файл, и если вы откажетесь от этого, то
16 Зак. 105
ния не будут считаться принятыми и останутся на сервере. Если же сохранить файл, то изменения будут считаться принятыми и пропадут из списка изменений на сервере.
)П РИМЕЧАНИЕ Таким образом, внести изменения в план проекта можно только в том если вы работаете с сервером MS Project Server с компьютера, на котором установлен MS Project и хранится план проекта, изменяемый вами на сервере.
В файле видно, что в план добавилась задача, поступившая от
ка, причем в соответствии с настройками, сделанными сотрудником, установлены трудозатраты задачи и ограничение по дате ее начала. В файле мы изменили положение задачи в плане и опубликовали обновленное назначение.
Учет фактических трудозатрат
При совместной работе с помощью MS Project Server руководителю для получения фактических данных о ходе работ не обязательно запрашивать ресурсы задач. На странице задач (см. рис. 20.18) в таблице рядом с диаграммой сотрудник может вводить фактические данные в доступные для редактирования поля.
Если сотрудник не присылает данные о ходе работ, их можно запросить с помощью команды меню Collaborate Request Progress Information (Совместная работа > Запросить ход выполнения). В таком случае сервер может направить сотруднику уведомление по или просто добавит в список задач пометку о необходимости сообщить руководителю проекта о состоянии задачи.
Ввод фактических данных сотрудником
MS Project Server позволяет учитывать фактические трудозатраты с помощью любого из трех методов (учета процента завершения, фактических и оставшихся трудозатрат или повременных трудозатрат), и в соответствии с установленным администратором методом отслеживания в таблице становятся доступны для редактирования те или иные поля.
Например, на рис. 20.21 вводит данные о ходе работы над задачей. Столбцы, данные которых можно редактировать — %Work Complete завершения по трудозатратам) и Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты), — выделены белым фоном, а строки, содержащие измененные данные, — шрифтом красного цвета. После ввода данных сотрудник нажимает кнопку Update All (Обновить все) или Update Selected Rows (Обновить выделенные строки), и информация передается руководителю проекта.
фактических данных в плане проекта
Чтобы данные о фактическом ходе работы попали в план проекта, руководитель должен подтвердить их. Для просмотра полученных обновленных данных руководитель должен выбрать команду меню Collaborate Update Project Progress (Совместная работа Обновить ход проекта). После этого в MS Project откроется раздел Updates (Обновления), в котором отобразится список изменений в задачах, как при их согласовании (см. рис. 20.20). После утверждения руководителем факти-
Если администраторнастроил его для работы с почтовой системой.
ческих данных MS Project точно так же откроет файл проекта и сохранит в нем
новые данные (файл 9.mpp).
I й-II й-I''''£** Й*м gna :j **.<>*♦<* Слиме SflpweМама ВгЯх<fje «мнить O»«wra Ом»£** Й*м gna :j **.<>*♦<* Слиме SflpweМама ВгЯх<fje «мнить O»«wra Ом»; ;*** 1^ ^ /'1e«'P^'rVr»niec-1e<v*'' м> i/UtHPagt ец>( Cs*W ^АяА^АМйыюбЗРе £JIJenWw Cm*** ^Hoc^rh»r3Wit.Acca«Lcyrl >*Ар^'9<*; ;*** 1^ ^ /'1e«'P^'rVr»niec-1e<v*'' м> i/UtHPagt ец>( Cs*W ^АяА^АМйыюбЗРе £JIJenWw Cm*** ^Hoc^rh»r3Wit.Acca«Lcyrl >*Ар^'9<*® MicrosoftProjectWeb Access View my tasks® MicrosoftProjectWeb Access View my tasksShow tasks using:Timoshet?! v-ew* Gantt ChartTasks displayed:• Cutr»r»r ia#v$Activities in Tasks:Vi» w u.y ta#L# Сюо*^ v new f#>kShow tasks using:Timoshet?! v-ew* Gantt ChartTasks displayed:• Cutr»r»r ia#v$Activities in Tasks:Vi» w u.y ta#L# Сюо*^ v new f#>kП!^**?-! I -ии*е З*1*^^ Rows-] [ Sova £tM«Qe^_ jП!^**?-! I -ии*е З*1*^^ Rows-] [ Sova £tM«Qe^_ j~|М»с1икоИ Рюц-с! Web Access tetipolpgan MtctotoWnfemet Etoteie# ■ ■ :
I й-
I
I й-
I
''
''
£** Й*м gna :j **.<>*♦<* Слиме Sflpwe
Мама ВгЯх<fje «мнить O»«wra Ом»
£** Й*м gna :j **.<>*♦<* Слиме Sflpwe
Мама ВгЯх<fje «мнить O»«wra Ом»
; ;*** 1^ ^ /'1e«'P^'rVr»niec-1e<v*'' м> i/UtHPagt ец>
( Cs*W ^АяА^АМйыюбЗРе £JIJenWw Cm*** ^Hoc^rh»r3Wit.Acca«Lcyrl >*Ар^'9<*
; ;*** 1^ ^ /'1e«'P^'rVr»niec-1e<v*'' м> i/UtHPagt ец>
( Cs*W ^АяА^АМйыюбЗРе £JIJenWw Cm*** ^Hoc^rh»r3Wit.Acca«Lcyrl >*Ар^'9<*
® MicrosoftProject
Web Access View my tasks
® MicrosoftProject
Web Access View my tasks
Show tasks using:
Timoshet?! v-ew
* Gantt Chart
Tasks displayed:• Cutr»r»r ia#v$
Activities in Tasks:
Vi» w u.y ta#L# Сюо*^ v new f#>k
Show tasks using:
Timoshet?! v-ew
* Gantt Chart
Tasks displayed:• Cutr»r»r ia#v$
Activities in Tasks:
Vi» w u.y ta#L# Сюо*^ v new f#>k
П!^**?-! I -ии*е З*1*^^ Rows-] [ Sova £tM«Qe^_ j
П!^**?-! I -ии*е З*1*^^ Rows-] [ Sova £tM«Qe^_ j
T- ans'er т-vf worv .'•) Wna front yotX OiiUin’k CalitidarT- ans'er т-vf worv .'•) Wna front yotX OiiUin’k CalitidarNotify your manager of a Chtngi! in your working rj»y*,Notify your manager of a Chtngi! in your working rj»y*,Рис. 20.21. Ввод значений полей % Complete (% завершения) и Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты)Рис. 20.21. Ввод значений полей % Complete (% завершения) и Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты)
T- ans'er т-vf worv .'•) Wna front yotX OiiUin’k Calitidar
T- ans'er т-vf worv .'•) Wna front yotX OiiUin’k Calitidar
Notify your manager of a Chtngi! in your working rj»y*,
Notify your manager of a Chtngi! in your working rj»y*,
Рис. 20.21. Ввод значений полей % Complete (% завершения) и Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты)
Рис. 20.21. Ввод значений полей % Complete (% завершения) и Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты)
Dt:eg6t» task»
Прием фактических данных от ресурсов можно автоматизировать, чтобы данные попадали в план проекта без утверждения руководителем. Для этого руководителю достаточно создать правило, автоматически обрабатывающее все поступающие сообщения об изменениях. Для создания правила в разделе Updates (Обновления) (см. рис. 20.20) нужно щелкнуть на ссылке Set rules for automatically accepting changes (Создание правил для автоматического принятия изменений). На открывшейся странице следует нажать кнопку New Rule (Новое правило).
Создание правила осуществляется за несколько шагов. На первом шаге (рис. 20.22) необходимо определить, какие типы изменений будут обрабатываться правилом. Если выбрать переключатель All of the message types below (Все перечисленные ниже типы сообщений), то правилом будут обрабатываться все сообщения. Чтобы правило обрабатывало только запросы на создание новых задач, нужно выбрать переключатель All new task requests (Все запросы на создание новых задач). Для обработки правилом запросов на делегирование задач выбирается переключатель All task delegation requests (Все запросы на делегирование задач), а для обработки изменений — Alltask updates (Все обновления задач).
Можно дополнительно уточнить список обрабатываемых изменений, указав условия их отбора. Для этого необходимо выбрать переключатель Only task updates that fit the following criterion (Только обновления задач, удовлетворяющие указанному условию), а затем определить фильтр, с помощью которого изменения будут отбираться.
ааywiiwceywiiwceJJРис. 20.22. Выбор изменений, которые будут обрабатываться правиломРис. 20.22. Выбор изменений, которые будут обрабатываться правилом
а
а
ywiiwce
ywiiwce
J
J
Рис. 20.22. Выбор изменений, которые будут обрабатываться правилом
Рис. 20.22. Выбор изменений, которые будут обрабатываться правилом
На втором шаге (рис. 20.23) нужно определить, к каким проектам должны относиться сообщения, обрабатываемые фильтром. Если выбрать переключатель my current and future projects (Все текущие и будущие проекты), то правило будет применяться ко всем созданным проектам и к проектам, которые будут созданы в будущем. Если же выбрать переключатель Only the projects specified(Только
указанные ниже проекты), то в левом списке отобразятся существующие проекты. Среди них нужно выбрать те, к которым правило будет применяться, и перенести их в правый список с помощью кнопки Add -> (Добавить ->). Чтобы правило применялось к проектам, создаваемым в будущем, следует установить флажок Including all future projects (Включая все будущие проекты).
Наше правило будет применяться только к проекту 6, и поэтому мы перенесли его в правый список и не установили флажок применения правила ко вновь создаваемым проектам.
На третьем шаге (рис. 20.24) определяется, к сообщениям каких ресурсов будет применяться созданное правило. Если выбрать переключатель All current and future resources registered in MS Project Server database (Все текущие и будущие зарегистрированные в базе данных Microsoft Project Server), то правило будет применяться ко всем ресурсам, уже зарегистрированным к текущему моменту на сервере MS Project Server, и к тем, что добавятся в дальнейшем.
Если же выбрать переключатель Only the resources specified below (Только указанные ниже ресурсы), то правило будет применено к тем ресурсам, которые вы выберете в левом списке и переместите в правый. Для перемещения нужно воспользоваться кнопкой Add -> (Добавить ->). Чтобы правило относилось к сообщениям всех ресурсов, которые будут добавлены в будущем, необходимо установить флажок Including all future resources (Включая все будущие ресурсы). В нашем случае мы настроили правило так, чтобы оно распространялось только на сообщения от четырех ресурсов, задействованных в нашем проекте.
Рис. 20.23. Выбор проектов, в которых будет применяться правило
Рис. 20.24. Выбор ресурсов, к сообщениям которых будет применяться правило
После нажатия кнопки Finish (Готово) создание правила завершается, и оно появляется в списке правил. Чтобы отредактировать или удалить правило, нужно щелкнуть на его названии, а затем нажать на соответствующую кнопку над таблицей со списком.
Можно запустить правило для обработки сообщений, поступивших к вам до того, как оно было создано. Для этого нужно щелкнуть на значке с крестом рядом с ярлыком Apply Rules (Применить правила) над таблицей. На появившейся вкладке (рис. 20.25) нужно выбрать проект из раскрывающегося списка и нажать кнопку Run Rules Now (Обработать правила). По умолчанию правило применяется к сообщениям проектов, определенных в правиле, но если в раскрывающемся списке выбрать название другого проекта, то правило будет применено для него.
Рис. 20.25. Просмотр списка правил и запуск правила
Делегирование задач
При совместной работе с помощью сервера MS Project Server член проектной команды может передавать (делегировать) свои задачи другим членам команды, например, если он не успевает выполнить их в срок. Эта операция требует одобрения со стороны руководителя проекта, но если настроить соответствующее правило, она может осуществляться автоматически.
ВНИМАНИЕ Ресурсы могут делегировать задачи только в том случае, если установлен соответствующий флажок в диалоговом окне настройки параметров совместной работы (см. раздел «Настройка MS Project для работы с сервером» урока 20).
Выбор задачи для делегирования осуществляется в разделе Tasks (Задачи). В таблице со списком задач нужно установить курсор на нужную задачу и щелкнуть
на ярлыке Delegation (Делегирование) над таблицей. После этого появится вкладка (рис. 20.26), на которой нужно нажать кнопку Delegate Task (Делегировать задачу). В нашем случае задачу Тестирование документации делегирует Тестировщик.
8#ш Це^ретуе Cyew |/омм8#ш Це^ретуе Cyew |/оммi1i1aaяяММ ММ|j8ieH<t|<] hup /^ew*k>gon/p*wdeeivei/T etki/T *> *P«gt w>| £<».«. у*г«и»мдм» e)FuMI«C«w tiuoeeMevewwlvr wnyММ ММ|j8ieH<t|<] hup /^ew*k>gon/p*wdeeivei/T etki/T *> *P«gt w>| £<».«. у*г«и»мдм» e)FuMI«C«w tiuoeeMevewwlvr wnyз I Из I И||II3 ^Пеоеж»3 ^Пеоеж»..Избранны АмоИзбранны Амоft Microsoft ProjectView my tasksft Microsoft ProjectView my tasks
8#ш Це^ретуе Cyew |/омм
8#ш Це^ретуе Cyew |/омм
i1
i1
a
a
я
я
ММ ММ
|j8ieH<t|<] hup /^ew*k>gon/p*wdeeivei/T etki/T *> *P«gt w>
| £<».«. у*г«и»мдм» e)FuMI«C«w tiuoeeMevewwlvr wny
ММ ММ
|j8ieH<t|<] hup /^ew*k>gon/p*wdeeivei/T etki/T *> *P«gt w>
| £<».«. у*г«и»мдм» e)FuMI«C«w tiuoeeMevewwlvr wny
з I И
з I И
|
|
I
I
3 ^Пеоеж»
3 ^Пеоеж»
.
.
Избранны Амо
Избранны Амо
ft Microsoft Project
View my tasks
ft Microsoft Project
View my tasks
[|[Insert Notes jDocuments |Issues || j[|[Insert Notes jDocuments |Issues || jin Tasks:in Tasks:Create г new t»$kDele-iate tasksTie- trer r<irw<-rktn^ t-rr^ Wem you' OvOeok ClenderNotrfy yeu» mer-ege* ef eCreate г new t»$kDele-iate tasksTie- trer r<irw<-rktn^ t-rr^ Wem you' OvOeok ClenderNotrfy yeu» mer-ege* ef eJ31J31
[|[Insert Notes jDocuments |Issues || j
[|[Insert Notes jDocuments |Issues || j
in Tasks:
in Tasks:
Create г new t»$k
Dele-iate tasks
Tie- trer r<irw<-rktn^ t-rr^ Wem you' OvOeok Clender
Notrfy yeu» mer-ege* ef e
Create г new t»$k
Dele-iate tasks
Tie- trer r<irw<-rktn^ t-rr^ Wem you' OvOeok Clender
Notrfy yeu» mer-ege* ef e
J31
J31
Showusing;
Timesheet view
displayed:
• •'««rwntt-MH
Рис. 20.26. Выбор задачи для делегирования
После нажатия этой кнопки открывается диалоговое окно, предназначенное для настройки параметров делегирования задачи (рис. 20.27). В нем нужно определить, кому будет делегирована задача, выбрав нужного сотрудника из раскрывающегося Например, в нашем случае задача делегируется Тестировщику 1. Кроме того, в этом диалоговом окне настраиваются параметры отслеживания задачи. Тот, кто делегирует задачу, может стать лидером задачи (lead): получить право утверждать фактические данные, приходящие от ресурса, и отслеживать задачу, то есть выполнять функции руководителя проекта для этой задачи. Для этого во втором пункте нужно выбрать переключатель Yes (Да).
Если вы стали лидером задачи, то автоматически устанавливается переключатель Yes (Да) в третьем пункте (см. рис. 20.27), означающий, что делегирующий задачу будет отслеживать ее сам. Этот переключатель можно выбрать и не будучи лидером задачи. Кроме того, делегирование можно сопроводить заметкой.
На следующем шаге делегирования сервер отобразит введенные вами параметры в табличной форме и после подтверждения отошлет запрос на делегирование. Он передается для утверждения ресурсу, которому делегирована задача, и руководителю проекта. После того как они подтвердят запрос, данные в файле проекта на диске обновятся (файл
Можно делегировать задачу и новомусоздав его учетную запись на сервере
в момент делегирования, если это разрешено администратором.
EXEXИХ53ИИХ53И£м (кием Bn и *4***^ Cff*< Cw^t£м (кием Bn и *4***^ Cff*< Cw^t-J-J.^Mj.^MjЯ <^Ай**цЯ <^Ай**цActivities in Tasks:Activities in Tasks:1) who do you want to delegate thisto?1) who do you want to delegate thisto?131311resource.resource...NONO‘ ! OIW-.W‘ ! OIW-.W3) Do you want to continue totfs«on yourYesNo3) Do you want to continue totfs«on yourYesNoof 2 Delegate tasksof 2 Delegate taskstie sb? T4,f.wdtking tone ftvm scut -3ud<i»» <4ten4wN«|.-f» »out meneget of stie sb? T4,f.wdtking tone ftvm scut -3ud<i»» <4ten4wN«|.-f» »out meneget of sРис. 20.27. Настройка параметров делегирования задачиРис. 20.27. Настройка параметров делегирования задачи! http Meitp*yvVt*oecit«vw/T aiki^O «regatePoge aw^unAtoiD*g»0 C.^MKH ^JAvriMOH»слоем» £j<*»*<*#<,тае*>.! http Meitp*yvVt*oecit«vw/T aiki^O «regatePoge aw^unAtoiD*g»0 C.^MKH ^JAvriMOH»слоем» £j<*»*<*#<,тае*>.(anipletr the settlor»» below. or click Next below to go directly to the next «top
EX
EX
ИХ53И
ИХ53И
£м (кием Bn и *4***^ Cff*< Cw^t
£м (кием Bn и *4***^ Cff*< Cw^t
-J
-J
.^Mj
.^Mj
Я <^Ай**ц
Я <^Ай**ц
Activities in Tasks:
Activities in Tasks:
1) who do you want to delegate thisto?
1) who do you want to delegate thisto?
13
13
1
1
resource.
resource.
.
.
NO
NO
‘ ! OIW-.W
‘ ! OIW-.W
3) Do you want to continue totfs«on your
YesNo
3) Do you want to continue totfs«on your
YesNo
of 2 Delegate tasks
of 2 Delegate tasks
tie sb? T4,f.wdtking tone ftvm scut -3ud<i»» <4ten4w
N«|.-f» »out meneget of s
tie sb? T4,f.wdtking tone ftvm scut -3ud<i»» <4ten4w
N«|.-f» »out meneget of s
Рис. 20.27. Настройка параметров делегирования задачи
Рис. 20.27. Настройка параметров делегирования задачи
! http Meitp*yvVt*oecit«vw/T aiki^O «regatePoge aw^unAtoiD*g»0 C.^MKH ^JAvriMOH»слоем» £j<*»*<*#<,тае*>.
! http Meitp*yvVt*oecit«vw/T aiki^O «regatePoge aw^unAtoiD*g»0 C.^MKH ^JAvriMOH»слоем» £j<*»*<*#<,тае*>.
For each task you've selected toyou must indicate:
who you want tothe task to,
whether you wsht to 65>:):"'::' th» >е.-, yf0r for the task, and
whether you want to continue tointimesheet.
When you sendthe delegationitgoestheapprovingmanager foreach you've chosen toandtoeach person
you delegate tasksto.You maywrite notesabout each taskin the Notes field. Youmay also choose towriteathat allthe
recipients see.
:tei№e«f Tl»"* ^iVr^jii.Het »«<>«««•< ...... . . ^»<A:?t^^HKB®R6№
youtofor thisBytheleadrole,you trackandapproveactualssubmittedby the
Прошу выполнитьможноПрошу выполнитьможноСОВЕТСОВЕТИспользовать делегирование задач удобно не только для передачи задач в случае необходимости от сотрудника сотруднику, но и для организации работы над проектом командами. Руководитель проекта распределяет работу блоками между руководителями команд и устанавливает правило автоматического одобрения запросов на делегирование задач от них. Они же раздают задачи своим подчиненным и отслеживают ход их исполнения.
Прошу выполнитьможно
Прошу выполнитьможно
СОВЕТ
СОВЕТ
Отчеты о состоянии
Помимо сбора фактических данных о ходе работы MS Project Server позволяет руководителю запрашивать у сотрудников статусные отчеты, то есть отчеты о проделанной работе. В отличие от запроса хода выполнения, отчет не содержит численных данных — с его помощью сотрудники сообщают руководителю подробности работы над проектом: какие цели были достигнуты, какие проблемы возникли, какие цели поставлены на ближайшее время и т. д. Руководитель определяет структуру этих отчетов и периодичность, с которой сотрудники должны их подавать.
Создание запроса на подачу отчета
Для работы с отчетами о состоянии предназначен раздел сервера Status Reports (Отчеты о состоянии), перейти в который можно с помощью одноименной ссылки в меню в верхней части страниц сервера. В разделе доступны две операции:
отправка и запрос отчета о выполнении. Для запроса отчетов у сотрудников нужно щелкнуть на ссылке Request a status report (Запрос отчета о состоянии). После этого откроется страница работы с запросами статусного отчета (рис. 20.28).
Рис. 20.28. Первый шаг мастера запроса статусного отчета
На этой странице нужно, выбрав соответствующий переключатель, определить выполняемые действия: вы можете создать новый запрос отчета (первый переключатель) или изменить существующий запрос (второй переключатель), или удалить (третий переключатель). Поскольку текущий пользователь сервера еще не создавал запросов на статусные отчеты, два последних переключателя недоступны. После выбора первого переключателя и нажатия кнопки загружается первая страница мастера создания запросов статусных отчетов (рис. 20.29).
Нашаге мастера нужно определить название отчета, регулярность отправ
ки запроса на подачу отчета и дату отправки первого запроса. Название отчета указывается в поле Name (Название). В примере на рис. 20.29 мы ввели название отчета Отчет о статусе работ по проекту «6», так как мы собираемся рассылать запрос на подачу отчета только задействованным в нем сотрудникам.
Регулярность подачи запроса определяется переключателем, выбранным в группе Recurrence (Частота). MS Project Server предлагает три варианта: отправлять запрос на создание отчета еженедельно (weekly), ежемесячно (monthly) и ежегодно (yearly). На рис. 20.29 мы выбрали первый переключатель.
В зависимости от выбранного переключателя перестраивается раздел для бора дня в выбранном интервале. Например, в нашем случае отображается список для выбора недели и дней недели, в которые будут отправляться запросы на подачу отчетов, и мы установили режим отправки запроса в пятницу каждой недели.
Рис. 20.29. Определение названия отчета о состоянии и времени его подачи
При выборе ежемесячной или ежегодной отправки день отправки выбирается либо по конкретной дате, либо по номеру недели и дню (и по месяцу при ежегодной отправке запроса). Например, можно установить дату подачи отчетов в каждое 23 число месяца или в каждую последнюю пятницу месяца.
Дата отправки первого запроса на подачу отчета определяется значением параметра Start (Начало). Например, для нашего отчета в качестве первой даты отправки запроса мы указали 05.07.2002. После заполнения полей и нажатия кнопки Next (Далее) открывается вторая страница мастера (рис. 20.30).
На втором шаге мастера запроса статусного отчета определяются сотрудники, которые должны подать отчет по запросу. Для этого в левом списке нужно выбрать новых сотрудников и перенести их в правый список с помощью кнопки Add (Добавить). Если сотрудника нет в списке доступных (то есть он еще не зарегистрирован на сервере), его можно создать, нажав кнопку Click here to create a new resource and add it to list (Создать ресурс и добавить его в список).
Отчеты о состоянии, поступившие от ресурсов, можно объединять в общий отчет. Это можно делать вручную после прочтения отдельных отчетов, но можно настроить сервер так, чтобы отчеты объединялись автоматически. Для этого в списке ресурсов, подающих отчет, нужно установить флажки рядом с теми ресурсами, отчеты от которых должны объединяться. В нашем запросе отчета о состоянии (см. рис. 20.30) будут объединяться отчеты от Тестировщика и Тестировщика 1.
После присоединения отчета к общему его данные нельзя удалить из общего отчета. Поэтому в автоматическом режиме можно объединять в общий отчет лишь отчеты опытных сотрудников, когда вы уверены, что их сообщение соответствует
требованиям к отчету, предъявляемым в вашей организации. А отчеты неопытных сотрудников стоит просматривать, прежде чем включать в общий отчет, — возможно, потребуется запросить у них дополнение к отчетам или подать отчет заново.
Рис. 20.30. Выбор сотрудников, которые должны будут подавать отчет
На третьем шаге мастера (рис. 20.31) настраивается структура отчета. Страница настройки структуры состоит из таблицы, в первой колонке которой находятся названия разделов, а во второй колонке можно указать, какую информацию сотрудник должен поместить в разделе. Строки таблицы перемещаются с помощью кнопок Up (Вверх) и Down (Вниз). Добавить или удалить строку можно с помощью кнопок Insert Row (Добавить строку) и Delete Row (Удалить строку).
На четвертом шаге мастер сообщает об успешном завершении подготовки отчета и предлагает либо отправить его сразу с помощью кнопки Send (Отправить), либо сохранить для дальнейшей отправки с помощью кнопки Save (Сохранить). Мы сразу же разослали запрос на подачу отчета.
Подготовка отчета сотрудником
Теперь все сотрудники, которым направлен запрос, увидят сообщение о необходимости подготовить отчет на первой странице сервера (то есть той, на которую они попадают после ввода имени пользователя и пароля). Это сообщение отображается в виде ссылки, щелкнув на которой сотрудник попадает на страницу создания отчета. Например, на рис. 20.32 представлена страница подготовки отчета, на которой готовит свой отчет Проектировщик.
Web•-Web•-.101 X|.101 X|Ей £Л x*w p^ortes loob 0*^e«* • -♦ ■ э \Й <2 9l**dx j^Pevatw ^jHwory - -d* j ks • .d, iЕй £Л x*w p^ortes loob 0*^e«* • -♦ ■ э \Й <2 9l**dx j^Pevatw ^jHwory - -d* j ks • .d, iJ ^ь»J ^ь»imto; 4JK^Tto <ялад :^*№и<Д^*ау»6*х««1<»>0 умгн^'йспомееimto; 4JK^Tto <ялад :^*№и<Д^*ау»6*х««1<»>0 умгн^'йспомееProject4Request a status reportProject4Request a status reportRequest areportedit, IRequest areportedit, ISpecify the statue report eertmns.Specify the statue report eertmns.Indicatetopics you wantyour resourcesto reportonbyenteringл titleanda briefdescription for each section of the report.Indicatetopics you wantyour resourcesto reportonbyenteringл titleanda briefdescription for each section of the report.f Осяоемы» pej,neraTw! Ближайшиеиепи Проблемыf Осяоемы» pej,neraTw! Ближайшиеиепи ПроблемыЧто было сделано за неделю?Задачи следующую|что мешает работать^Что было сделано за неделю?Задачи следующую|что мешает работать^Activities in Status Reports:Sum горечи ^vei vipwActivities in Status Reports:Sum горечи ^vei vipwDown] I >-T»0't во» 1Down] I >-T»0't во» 1SubfrJt» suf-SubfrJt» suf-Рис. 20.31. Структура отчетаРис. 20.31. Структура отчета5Microsoft Pro feel Web Artes* id nwlwAni Mkrotatt tntm*t t цэкигт5Microsoft Pro feel Web Artes* id nwlwAni Mkrotatt tntm*t t цэкигт. —=, — —— — .,—______ 7„_. ”о :^-„щ^^^_: Address [«J httpi//«2-m<ykwk-01/proNKtserver/9tatu<Repo<ts/ern*Hot^wortato’-^D-olOieiJU^tomeiD-- le^Sac&xfocus-O. —=, — —— — .,—______ 7„_. ”о :^-„щ^^^_: Address [«J httpi//«2-m<ykwk-01/proNKtserver/9tatu<Repo<ts/ern*Hot^wortato’-^D-olOieiJU^tomeiD-- le^Sac&xfocus-O3 C^3 C^j --- ■-■-- -^’MicrosoftProjecta status reportj --- ■-■-- -^’MicrosoftProjecta status report220 Submit a status report0 Submit a status report''sr: uhrefMiestedsr: uhrefMiestedActivitiesinStatusReports:ActivitiesinStatusReports:**aaTfi:Tfi:iiCoversfrom;Coversfrom;Г|г.н^пк^<” Pn.»n»t*t*l что было сделано за неделю?Г|г.н^пк^<” Pn.»n»t*t*l что было сделано за неделю?dyereportdyereportCc:To:Cc:To:IIIIНа этой неделе удалось справиться с проблемойсистемы. Была найденаархитектура длябольшой нагрузки.На этой неделе удалось справиться с проблемойсистемы. Была найденаархитектура длябольшой нагрузки.33JJБлиигайтро иепн
Web•-
Web•-
.101 X|
.101 X|
Ей £Л x*w p^ortes loob 0*
^e«* • -♦ ■ э \Й <2 9l**dx j^Pevatw ^jHwory - -d* j ks • .d, i
Ей £Л x*w p^ortes loob 0*
^e«* • -♦ ■ э \Й <2 9l**dx j^Pevatw ^jHwory - -d* j ks • .d, i
J ^ь»
J ^ь»
imto; 4JK^Tto <ялад :^*№и<Д^*ау»6*х««1<»>0 умгн^'йспомее
imto; 4JK^Tto <ялад :^*№и<Д^*ау»6*х««1<»>0 умгн^'йспомее
Project4
Request a status report
Project4
Request a status report
Request areport
edit, I
Request areport
edit, I
Specify the statue report eertmns.
Specify the statue report eertmns.
Indicatetopics you wantyour resourcesto reportonbyenteringл titleanda brief
description for each section of the report.
Indicatetopics you wantyour resourcesto reportonbyenteringл titleanda brief
description for each section of the report.
f Осяоемы» pej,neraTw
! Ближайшиеиепи Проблемы
f Осяоемы» pej,neraTw
! Ближайшиеиепи Проблемы
Что было сделано за неделю?
Задачи следующую
|что мешает работать^
Что было сделано за неделю?
Задачи следующую
|что мешает работать^
Activities in Status Reports:
Sum горечи ^vei vipw
Activities in Status Reports:
Sum горечи ^vei vipw
Down
] I >-T»0't во» 1
Down
] I >-T»0't во» 1
SubfrJt» suf-
SubfrJt» suf-
Рис. 20.31. Структура отчета
Рис. 20.31. Структура отчета
5Microsoft Pro feel Web Artes* id nwlwAni Mkrotatt tntm*t t цэкигт
5Microsoft Pro feel Web Artes* id nwlwAni Mkrotatt tntm*t t цэкигт
. —=, — —— — .,—______ 7„_. ”о :^-„щ^^^_
: Address [«J httpi//«2-m<ykwk-01/proNKtserver/9tatu<Repo<ts/ern*Hot^wortato’-^D-olOieiJU^tomeiD-- le^Sac&xfocus-O
. —=, — —— — .,—______ 7„_. ”о :^-„щ^^^_
: Address [«J httpi//«2-m<ykwk-01/proNKtserver/9tatu<Repo<ts/ern*Hot^wortato’-^D-olOieiJU^tomeiD-- le^Sac&xfocus-O
3 C^
3 C^
j --- ■-■-- -
^’MicrosoftProject
a status report
j --- ■-■-- -
^’MicrosoftProject
a status report
2
2
0 Submit a status report
0 Submit a status report
'
'
sr: uhrefMiested
sr: uhrefMiested
ActivitiesinStatusReports:
ActivitiesinStatusReports:
*
*
a
a
Tfi:
Tfi:
i
i
Coversfrom;
Coversfrom;
Г|г.н^пк^<” Pn.»n»t*t*l что было сделано за неделю?
Г|г.н^пк^<” Pn.»n»t*t*l что было сделано за неделю?
dyereport
dyereport
Cc:
To:
Cc:
To:
II
II
На этой неделе удалось справиться с проблемойсистемы. Была найдена
архитектура длябольшой нагрузки.
На этой неделе удалось справиться с проблемойсистемы. Была найдена
архитектура длябольшой нагрузки.
3
3
J
J
на следующую неделю.
Будем пытатьсяархитектуру
rlpoSjripeiM
Что мешает работать?
|||Ц 1tasks from
• Проблем
221le^».'"1le^».'"Рис. 20.32. Подача отчета сотрудником
2
2
1le^».'"
1le^».'"
В верхней части отчета выбираются его получатели. Отчет всегда направляется отправившему запрос на него сотруднику (например, на рис. 20.32 получатель отчета — Vadim Bogdanov), но создатель отчета может направить копию любым другим зарегистрированным на сервере пользователям. Для этого в раскрывающемся списке рядом с полем СС (Копия) нужно выбрать этих пользователей (для выбора нескольких получателей следует удерживать клавишу Ctrl).
Даты, введенные в поля Covers period from: (За период с) То: (По), определяют интервал, за который подается отчет. Они заполняются автоматически в соответствии с настройками отчета, например в нашем случае дата в первом поле соответствует дате отправки запроса, а дата во втором поле отстоит на неделю от первой, поскольку отчет подается за неделю.
Ниже на странице расположены разделы отчета в порядке, определенном пользователем, создававшим запрос на отчет. Рядом с названиями разделов отчета расположены комментарии. Когда в раздел отчета помещается курсор, над разделом отображается панель форматирования текста, позволяющая настраивать параметры шрифта, создавать маркированные списки и пр. Например, на рис. 20.32 эта панель расположена над разделом Проблемы, поскольку именно в нем находится курсор.
Пользователь может добавить в отчет собственный раздел, для чего предназначена кнопка Click here to add section (Добавить раздел) внизу страницы. После этого пользователю предлагается ввести название раздела, добавляемого в отчет. Над разделами, добавленными в отчет самостоятельно, отображается кнопка Delete this section (Удалить раздел) для удаления раздела.
Созданный отчет можно сохранить и отправить позже, нажав кнопку Save (Сохранить), или отправить сразу, нажав кнопку Send (Отправить). После выполнения любой из этих операций отчет помещается в персональный архив, ссылка на который, Status Reports Archive (Архив отчетов о состоянии), появляется в меню раздела Status Reports (Отчеты о состоянии). Неотправленные отчеты помечены в архиве особым значком, и их можно открывать для редактирования и отправлять. Открыв уже отправленный отчет, можно создать дополнение к нему, нажав кнопку Update (Обновить), и отправить обновленную версию руководителю.
Просмотр поданных отчетов
После того как сотрудники отправили отчеты, на первой странице сервера руководитель проекта видит ссылку для просмотра полученных отчетов. Щелкнув на ней, он попадает на страницу просмотра отчетов о состоянии, полученных по запросу (рис. 20.33). В левой колонке этой страницы расположено меню, в котором перечислены все созданные запросы на отчеты. Название запроса является ссылкой на страницу для просмотра отчетов, поступивших в ответ на этот запрос.
В центре страницы расположена таблица с именами сотрудников и значками, обозначающими текущее состояние отчета. Значок в первой строке таблицы служит для просмотра объединенного отчета команды (Team Status Report, Отчет группы о состоянии), который образуется после объединения индивидуальных отчетов.
Серый значок с вопросительным знаком говорит о том, что отчет не поступил, черный значок с восклицательным знаком — что отчет поступил, но не включен
в общий отчет, а черный значок без восклицательного знака — что отчет поступил и включен в общий. Если сотрудник прислал помимо отчета обновления к нему, то рядом со значком отобразится многоточие. Как в почтовых программах, значки с утолщенными границами обозначают непрочитанные отчеты, а с тонкими — прочитанные.
-г,-г,*e«t • -• J J j Д-Х«* ^Р«<»«« sj-*tor, ^- _> й ■ J*e«t • -• J J j Д-Х«* ^Р«<»«« sj-*tor, ^- _> й ■ J»»lro[y)rkwork-01/proiectservei/StatusPryT''.'Te*’ 11;«ч OR^rtiof C.f>»ctxi £]>to0^Ртам web litre < ■.«» yw».. .., »»,»»lro[y)rkwork-01/proiectservei/StatusPryT''.'Te*’ 11;«ч OR^rtiof C.f>»ctxi £]>to0^Ртам web litre < ■.«» yw».. .., »»,> r.v.-hlltiiw; looinmcnt» 1[tag Off • «fHot> r.v.-hlltiiw; looinmcnt» 1[tag Off • «fHot
-г,
-г,
*e«t • -• J J j Д-Х«* ^Р«<»«« sj-*tor, ^- _> й ■ J
*e«t • -• J J j Д-Х«* ^Р«<»«« sj-*tor, ^- _> й ■ J
»»lro[y)rkwork-01/proiectservei/StatusPryT''.'Te*’ 11
;«ч OR^rtiof C.f>»ctxi £]>to0^Ртам web litre < ■.«» yw».. .., »»,
»»lro[y)rkwork-01/proiectservei/StatusPryT''.'Te*’ 11
;«ч OR^rtiof C.f>»ctxi £]>to0^Ртам web litre < ■.«» yw».. .., »»,
> r.v.-hlltiiw; looinmcnt» 1[tag Off • «fHot
> r.v.-hlltiiw; looinmcnt» 1[tag Off • «fHot
® Microsoft Project.
View status report responses from your team members
В GroupreportsВ GroupreportsОгчм о tiavyrn pat>oi no поом»гу "6"*Огчм о tiavyrn pat>oi no поом»гу "6"*"6""6"Reports:Reports:3<jbmit i Stat*3<jbmit i Stat*r^,rt I *»|№f.?r^,rt I *»|№f.?kecjues* a <t»tu$ мрог»kecjues* a <t»tu$ мрог»View status reportsView status reports
В Groupreports
В Groupreports
Огчм о tiavyrn pat>oi no поом»гу "6"*
Огчм о tiavyrn pat>oi no поом»гу "6"*
"6"
"6"
Reports:
Reports:
3<jbmit i Stat*
3<jbmit i Stat*
r^,rt I *»|№f.?
r^,rt I *»|№f.?
kecjues* a <t»tu$ мрог»
kecjues* a <t»tu$ мрог»
View status reports
View status reports
Рис. 20.33. Просмотрподанных по запросу
Над таблицей расположены поля для выбора диапазона дат, за которые были поданы отчеты. После ввода нужных дат в таблице будут оставлены только те отчеты, что были поданы за указанный период. Этот способ отображения отчетов удобно использовать, когда сотрудники прислали несколько отчетов, а вам нужно отобрать лишь отчеты за определенный период.
Щелчок на значке открывает окно для просмотра отчета. Отчет можно удалить, нажав кнопку (Удалить), или включить в общий отчет, нажав кнопку Merge (Объединить). Если отчет уже включен в общий, эта кнопка не отображается. Для возвращения из режима просмотра отчета в таблицу предназначена кнопка Go back to the list view (Возврат к списку).
Чтобы просмотреть объединенный отчет команды, нужно щелкнуть на значке в первой строке таблицы со списком отчетов (см. рис. 20.33). Объединенный отчет состоит из разделов, созданных отправителем отчета, и разделов, добавленных сотрудниками (если отчеты с добавленными разделами объединялись в общий). В каждом разделе объединены сообщения всех сотрудников из одноименных разделов их персональных отчетов. Например, на рис. 20.34 в первом разделе объединены сообщения Тестировщика и Тестировщика 1. Поскольку сводные отчеты больших команд довольно велики, для удобного просмотра их можно воспользоваться кнопкой Zoom (Открыть в отдельном при щелчке на которой отчет откроется в новом окне без меню и графического оформления.
Рис. 20.34. Просмотр объединенного отчета
Панель инструментов для совместной работы
В MS Project имеется специальная панель инструментов Collaborate (Совместная работа), вывести которую на экран можно с помощью команды меню View Toolbars (Вид Панели инструментов). Эта панель 20.35) содержит кнопки, дублирую- щиекомандыменюCollaborate(Совместнаяработа).Использоватьпанельинстру- ментов удобно для быстрого вызова команд совместной работы.
Опубликовать назначенияДокументыОпубликовать план проектаВопросыЦентр проектовОпубликовать назначенияДокументыОпубликовать план проектаВопросыЦентр проектовОпубликовать все данныеОпубликовать все данныеОпубликовать новые Обновить ходЗапроситьи измененные назначенияпроектаход выполненияОпубликовать новые Обновить ходЗапроситьи измененные назначенияпроектаход выполненияРис. 20.35. Панель инструментов совместной работыРис. 20.35. Панель инструментов совместной работы
Опубликовать назначенияДокументы
Опубликовать план проектаВопросыЦентр проектов
Опубликовать назначенияДокументы
Опубликовать план проектаВопросыЦентр проектов
Опубликовать все данные
Опубликовать все данные
Опубликовать новые Обновить ходЗапросить
и измененные назначенияпроектаход выполнения
Опубликовать новые Обновить ходЗапросить
и измененные назначенияпроектаход выполнения
Рис. 20.35. Панель инструментов совместной работы
Рис. 20.35. Панель инструментов совместной работы
Панель разделена на три блока, в первом из которых расположены кнопки для публикации проектной информации (всех данных, новых и измененных назначений и проектного плана). Кнопки второго блока предназначены для повторной публикации назначений и обновления плана на основе присланных актуальных данных. Наконец, в третьем блоке размещены кнопки запроса о ходе выполнения, перехода в центр проектов, просмотра документов и вопросов.
Диспетчерочереди
При публикации информации любым из способов (с помощью почтовой системы или сервера MS Project Server) и при проверке адреса сервера автоматически запускается Microsoft Project Server Spooler (Диспетчер очереди сервера MS Project Server). Эта программа помещает свой значок в системную область панели задач рядом с часами, как показано на следующем рисунке.
Значок диспетчера очереди MS Project Server
Значок изображен в виде компьютера с логотипом MS Project. Когда программа неактивна, логотип MS Project черного цвета. Когда начинается передача данных через программу (например, рассылка писем), то над логотипом появляется зеленая стрелка. А если в процессе передачи данных возникла ошибка, то вместо логотипа появляется мигающий восклицательный знак. Информацию о состоянии диспетчера можно получить с помощью подсказки, «всплывающей» при наведении мыши на значок программы.
Чтобы открыть программу, нужно дважды щелкнуть на ее значке. Если в процессе работы возникли ошибки и вы не заметили этого, то при закрытии MS Project диспетчер отобразит сообщение, предлагающее просмотреть сообщения об ошибках. Если в процессе публикации данных ошибки не возникали, то диспетчер автоматически выгрузится при закрытии MS Project.
Окно диспетчера очереди MS Project Server (рис. 20.36) содержит таблицу, в строках которой отображаются данные об ошибках. В первом столбце таблицы, Message Туре (Типсообщения), указывается тип ошибки. Например, в нашем случае первой возникла ошибка TeamAssign (Публикация новых или измененных назначений1), а второй Request Progress Information (Запрос сведений о проекте). Второй столбец, Error (Ошибка), содержит сведения об ошибке, а в следующем столбце, Time (Время), указывается время, когда она произошла.
Ele '^w fictions QelpEle '^w fictions QelpI Project File | Serv-П Mar,yei__I Project File | Serv-П Mar,yei__Message Type I ErioiMessage Type I ErioiЯ Microsoft Project Server Spooler■ "': ■< -v. r^:;
Ele '^w fictions Qelp
Ele '^w fictions Qelp
I Project File | Serv-П Mar,yei__
I Project File | Serv-П Mar,yei__
Message Type I Erioi
Message Type I Erioi
ф TeamAssignSYSTEM ERROR (0x80020009) Fri Jul 0510:52:102002 pbl_errof.mppVadim Bogdanov
^. Request Progress Information SYSTEM ERROR (0x80020009) Fri Jul 0510:52:162002 pbl_error.mppVadim Bogdanov
Рис. 20.36. Окно диспетчера очереди MS Project Server
В четвертом столбце, Project File (Файл проекта), отображается имя файла проекта, данные которого публиковались. Например, в нашем случае ошибку вызвала
' Команда публикации новых или измененных назначений с помощьюэлектронной почты по-английски называется TeamAssign, а с помощью MS Project Server — Publish New and Changed Assignments. В локализованной версии оба названия переводятся как Публикация новых или измененных назначений.
публикация назначений файла pbl_error.mpp. В столбце Server (Сервер) указывается адрес сервера MS Project Server, если ошибка произошла при публикации данных с его помощью. В нашем примере данные публиковались с помощью электронной почты, поэтому это поле таблицы в строке с ошибкой не заполнено. Наконец, последний столбец, Manager (Руководитель), содержит имя руководителя, осуществившего публикацию. Эти данные необходимо знать в том случае, когда назначения одного файла публикуют несколько руководителей (см. раздел «Способы публикации информации» урока 20).
Ошибки можно сортировать по времени возникновения. Для этого в меню View (Вид) нужно выбрать команду Newest first (Сначала самые новые) или Oldest first (Сначала самые старые). Если вы устранили причину ошибки, то можно попробовать заново выполнить операцию, вызвавшую ошибку. Для этого в меню Actions (Действия) нужно выбрать команду Retry (Повторить). При этом будут заново отправлены все сообщения, хранящиеся в диспетчере очереди.
Для отмены отправки сообщений, вызвавших ошибки, следует в этом же меню выбрать команду Undo (Отменить). При этом все изменения сохранятся в файле проекта, но все сообщения диспетчера будут удалены.
Если закрыть диспетчер с помощью креста в правом углу окна программы, то программа минимизируется и ее значок по-прежнему будет отображаться в системной области на панели задач, а все сообщения об ошибках сохранятся. Чтобы закрыть программу с удалением всех сообщений об ошибках, нужно воспользоваться командой меню File Exit (Файл Выход).
Что нового вы узнали?
О Какими средствами для организации совместной работы располагает MS Project.
О Как определить, какими средствами совместной работы будет пользоваться сотрудник.
О Как настроить MS Project для совместной работы с помощью почтовой системы.
О Как согласовывать план проекта с помощью почтовой системы.
О Как учитывать данные о фактических трудозатратах с помощью почтовой системы.
О Как согласовывать план проекта с помощью сервера MS Project Server.
О Как учитывать фактические трудозатраты с помощью сервера MS Project Server.
О Как делегировать задачи.
О Как запрашивать отчеты о состоянии.
О Как формировать групповой отчет о состоянии.
О Как работать с диспетчером очереди сервера MS Project Server.
ЩГурок Анализ хода работ
Анализ хода проектных работ
по методу освоенного объема
О Использование метода освоенного объема при отслеживании проекта
Инструменты MS Project, применяемые для реализации этого метода
О Анализ хода проектных работ на сервере MS Project Server
Во время отслеживания проекта руководителю нужно уметь определять, укладывается ли проект в запланированный бюджет и будет ли он завершен в запланированные сроки. Для этого мало собирать фактические данные о ходе работ - нужно еще и правильно их анализировать.
В этом уроке вы познакомитесь с методикой анализа хода проектных работ и научитесь использовать ее при отслеживании проекта. Вы узнаете, какие инструменты для применения этой методики предлагает MS Project и освоите их применение на практике. Самое интересное в этой методике и инструментах то, что с их помощью вы сможете понять перспективы вашего проекта и принять меры для достижения нужных результатов и избежания неблагоприятного развития событий.
Метод освоенного объема
Проект характеризуется ограниченностью во времени и ресурсах и в процессе выполнения должен уложиться в запланированный бюджет и сроки. Поэтому во время его отслеживания руководителю нужно уметь определять динамику хода работ. Однако невозможно определить, укладывается ли проект в бюджетные и временные рамки, на основе простых данных о фактических затратах и трудозатратах.
Представим два проекта с бюджетом 10 000 р. и длительностью 10месяцев. После двух месяцев работы руководитель первого проекта сообщает о том, что проект укладывается в бюджет: израсходовано всего 1500 р. Руководитель же другого проекта сообщает о превышении бюджета: после двух месяцев работы потрачено 2500 р.
Предположим, что затраты должны распределяться равномерно по мере выполнения проекта, и мы ожидали, что после двух месяцев работы будет потрачено 2000 р. Другими словами, два месяца составляют 20% длительности проекта, и 2000 р. составляет 20% его бюджета.
Затраты в обоих проектах отличаются от запланированных, но на основании этих данных нельзя оценить состояние проекта. На первый проект затрачено на 500 р. меньше запланированного, но выполнено ли хотя бы 20% запланированных трудозатрат? На второй проект затрачено на 500 р. больше, чем планировалось, но выполнено ли больше 20% запланированных работ?
Чтобы ответить на эти вопросы, нужно проанализировать проектные данные, принимая во внимание данные как о затратах, так и о трудозатратах. Для этого предназначен анализ по методике освоенного объема (earned value analysis). Поскольку анализ измеряет скорость расходования средств и выполнения работы, он всегда выполняется к определенному моменту времени (дате отчета MS Project).
Методика использует для определения состояния проекта три величины:
О Базовая стоимость запланированных работ (BCWS, БСЗР) обозначает сводную стоимость работ, которые должны были быть осуществлены к текущему моменту. Другими словами, параметр обозначает, каковы должны быть затраты на проект на текущий момент по базовому плану.
О Фактическая стоимость выполненных работ (ACWP, ФСВР) обозначает сводную фактическую стоимость трудозатрат на текущий момент, то есть сколько фактически потрачено на проект к текущему моменту.
О Базовая стоимость выполненных работ (BCWP, БСВР) обозначает запланированную по базовому плану стоимость фактически выполненных работ, то есть сколько планировалось потратить на осуществление тех трудозатрат, что были фактически осуществлены. Этот параметр часто называется освоенным объемом.
Каждая из величин определяется в денежных единицах, и благодаря этому методика позволяет анализировать одновременно данные о затратах и трудозатратах. Название методики часто переводится как «приобретенная стоимость», и этот перевод помогает понять ее суть. Трудозатраты рассматриваются как средство, благодаря которому проект «приобретает» стоимость (осваивает объем). Соответственно, в каждый момент известно, какую стоимость проект должен был приобрести (BCWS, БСЗР), какую стоимость он приобрел (BCWP, БСВР) и сколько было затрачено на ее приобретение (ACWP, ФСВР). Именно поэтому BCWP (БСВР) часто называется освоенным объемом (или приобретенной стоимостью, earned value).
Чтобы определить, насколько ход работ соответствует календарному плану, сравнивается BCWP (БСВР) и BCWS (БСЗР). Если базовая стоимость выполненных работ меньше базовой стоимости запланированных работ, то ход работ отстает от расписания. Если же стоимость выполненных работ превышает стоимость запланированных работ, то ход работ опережает расписание.
Чтобы определить, укладывается ли проект в бюджет, сравнивается BCWP (БСВР) и ACWP (ФСВР). Если фактическая стоимость выполненных работ больше запланированной в базовом плане, то проект превышает бюджет. Если же фактическая стоимость ниже запланированной, то это значит, что средства расходуются экономно.
Пример анализа методом освоенного объема
Рассмотрим использование методики освоенного объема на примере. В файле мы создали задачу длительностью 100 дней, на каждый из которых запланирован 1 час работы. На задачу мы назначили Сотрудника 1 со ставкой 1 р./час. Затем мы сохранили базовый план проекта и установили дату отчета на два дня позже даты начала проекта.
) ВНИМАНИЕ При анализе с помощью методики освоенного объема нужно включить ото- бражениедесятичных долей, иначеданныеанализабудутокругляться и могут не соответствовать действительности. Выбрать число знаков, отображаемых после запятой, можно в диалоговом окне общих настроек программы (выбрав команду меню Tools Options (Сервисна вкладке
View (Вид). Число знаков после запятой определяется с помощью счетчика Decimal digits (Цифр после запятой).
Для просмотра этого файла мы использовали комбинированное представление, в верхней части которого открыта диаграмма Ганта, а в нижней — представление
TaskUsage (Использованиезадач). С помощью диалогового окна стилей подробных данных мы включили в диаграмму в нижнем представлении поля Baseline Work (Базовые трудозатраты), Baseline Cost (Базовые затраты), Actual Work (Фактические трудозатраты), Actual Cost (Фактические затраты), BCWP (БСВР), BCWS (БСЗР) и ACWP (ФСВР). В верхнем представлении отображается линия, обозначающая дату отчета (рис. файл
Рис. 21.1. Просматриваем сведения об освоенном объемезадачиРис. 21.1. Просматриваем сведения об освоенном объемезадачи
Рис. 21.1. Просматриваем сведения об освоенном объемезадачи
Рис. 21.1. Просматриваем сведения об освоенном объемезадачи
В MS Project есть повременные и сводные поля для определения освоенного объема. Повременные поля содержат данные за промежуток и отображаются диаграммах использования задач или ресурсов, а сводные отображаются в таблицах задач или ресурсов и содержат данные на текущий момент. При этом повременные данные освоенного объема за каждый период содержат совокупные сведения, то есть включают в себя данные предыдущих периодов.
Например, за первый день выполнения задачи BCWS (БСЗР) равна 1 р., поскольку запланирован 1 час работы при ставке 1 р./час. Стоимость работы, запланированной на второй день, такая же, но данные в поле BCWS (БСЗР) на рис. содержат уже не 1 р., а 2 р., потому что данные за этот день суммируются с данными за предыдущие.
ПРИМЕЧАНИЕПРИМЕЧАНИЕПочему данные освоенного объема в повременных полях суммируются с предыдущими? Это связано с сутью этих данных. Например, параметр BCWS (БСЗР) обозначает базовую стоимость запланированных работ к текущему моменту, а не за последний день или неделю. Поэтому чем дальше текущий момент даты начала работ, тем больше значение этого параметра.
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ
При определении для задачи сводного значения поля BCWS (БСЗР) или любого другого из полей, используемых для определения освоенного объема, MS Project
заполнит его значением соответствующего повременного поля на дату отчета. На рис. 21.1 в верхнем представлении отображается столбец BCWS (БСЗР), и его значение соответствует значению одноименной строки с повременными данными на дату отчета (то есть той ячейке в повременной строке, которая отображается в столбце с датой отчета, помеченной линией на диаграмме в верхнем представлении).
В файле мы начали отслеживать проект, и ресурс сообщил нам первые фактические данные о ходе работ: в первый день трудозатраты составили 1 час, а во второй день — 2 часа. Сразу после ввода этих данных параметры освоенного объема были пересчитаны (рис.
Рис. 21.2. Вводим фактические данные о выполнении задачи
Как мы видим, базовая стоимость запланированных работ (BCWS, БСЗР) осталась неизменной. (Этот параметр меняется только с изменением базового плана.) Но изменились параметры, связанные с фактическими данными. Фактическая стоимость выполненных работ (ACWP, составила 3 поскольку трудозатраты по задаче составили 3 часа, а ставка ресурса — Что же касается базовой стоимости выполненных работ (BCWP, то она равна 2 р.
Определим, выполняется ли задача в соответствии с календарным планом. Планировалось, что к дате отчета задача приобретет стоимость в 2 p. (BCWS, БСЗР), и действительно, так и случилось: приобретенная стоимость БСВР) равна 2 р. Значит, задача выполняется по календарному плану. В то же время для того, чтобы приобрести стоимость в 2 р., было затрачено 3 p. (ACWP, ФСВР). Это значит, что при выполнении задачи превышен бюджет.
Предположим, что в следующие два дня выполнение задачи продолжилось, причем в каждый из дней сотрудник работал только полчаса (рис. 21.3, файл
Поскольку повременные данные освоенного объема совпадают со сводными, мы добавили в таблицу в верхнем представлении сводные поля, убрав иханалоги.
и соответствующая повременная информация была введена в план проекта. Но несмотря на то что он работал меньше, чем планировалось, он выполнил всю запланированную работу, поэтому значение сводного поля % Complete завершения) мы установили равным 4% (каждый день выполнения задачи длительностью в 100 дней приближает нас к ее завершению на
Рис. 21.3. Вводим фактические данные о выполнении задачи с меньшими трудозатратами
Мы передвинули дату отчета на два дня вперед, и теперь данные о приобретенной стоимости задачи изменились. Базовая стоимость, которую задача должна была приобрести к концу четвертого дня (BCWS, БСЗР), равна 4 р. Фактические затраты на приобретение текущей стоимости задачи (ACWP, ФСВР) также составили 4 р. (4 часа по 1 р./час).
Сама же приобретенная стоимость определяется на основе данных поля % Complete завершения). Для завершения задачи на 4% нужно отработать 4 дня, поэтому приобретенная стоимость задачи (BCWP, БСВР) равна стоимости, запланированной по базовому плану на первые четыре дня задачи (4 р.). Соответственно, приобретенная стоимость в нашем проекте равна базовой и фактической. Значит, ход выполнения задачи снова соответствует календарному плану и бюджету.
Иногда данные поля % Complete завершения) не соответствуют реальным данным о проценте завершения задачи (пример такой ситуации мы рассматривали в конце раздела «Ввод процента завершения» урока 19). В таком случае для определения приобретенной стоимости можно использовать поле Physical Complete (Физический % завершения), значение которого не рассчитывается автоматически программой, а вводится вручную.
Чтобы использовать это поле, следует добавить его в таблицу и ввести нужное значение (файл а затем в диалоговом окне сведений о задаче на вкладке Advanced (Дополнительно) в раскрывающемся списке Earned value method (Способ расчета освоенного объема) выбрать пункт Physical Complete (Физический % завершения). После этого значение поля (BCWP, БСВР) рассчитывается в соответствии
со значением поляComplete (Физический % завершения), как показано на
рис. 21.4 (файл 4.трр).
Рис. 21.4. Расчет приобретенной стоимости по полюComplete (Физический % завершения)
В файле мы установили значение поля Complete (Физический % завершения) равным 5%, и значение поля BCWP (БСВР) автоматически заменилось на 5 р., поскольку в базовом плане для завершения задачи на 5% были запланированы именно такие затраты.
Индикаторы
Чтобы избавить руководителя проекта от необходимости сравнивать между собой параметры, вычитая из одного другой, при анализе освоенного объема используются производные от основных параметров индикаторы, позволяющие легко определить, как ход работ соотносится с планом.
Индикаторов методики освоенного объема довольно много, поэтому они распределены в MS Project по трем таблицам: Earned Value (Освоенный объем), Earned Value Cost Indicators (Показатели затрат (освоенный и EarnedValue Schedule Indicators (Показатели плана (освоенный В первой таблице собраны индикаторы, используемые при общем анализе хода работ, а в двух других — индикаторы, необходимые только при анализе соответствия плану затрат проекта и скорости выполнения работ. Начнем знакомство с индикаторами с первой таблицы (рис. 21.5), используя данные из предыдущего примера (мы скопировали их в файл и работаем с ним).
Рис. 21.5. Индикаторы в таблице Earned Value (Освоенный объем)
Разница между текущим и запланированным ходом выполнения задачи называется отклонением от календарного плана (SV, ОКП) и рассчитывается путем вычитания из приобретенной стоимости (BCWP, БСВР) той стоимости, которую проект (или задача) должен был приобрести на текущий момент (BCWS, БСЗР). Если SV (ОКП) равен нулю, значит, проект выполняется точно по расписанию. Если значение индикатора больше нуля (как в нашем примере), то проект выполняется с опережением, а если меньше нуля — то опаздывает. В нашем случае проект опережает календарный план.
Отклонение по стоимости (CV, О ПС) — это разность между запланированными (BCWP, БСВР) и фактическими затратами (ACWP, ФСВР) на выполнение текущего объема работ. Если значение индикатора равно нулю, значит, динамика расходования бюджета соответствует плану. Если значение больше нуля, значит, потрачено меньше, чем запланировано, и проект экономит средства. Отрицательное значение индикатора сообщает о том, что средства расходуются быстрее, чем предусмотрено планом. В нашем проекте отклонение положительное (1 р.), значит, затраты по проекту к дате отчета составили на 1 р. меньше, чем предполагалось.
Чтобы вы могли понять, как определяются значения следующих трех индикаторов, нужно познакомиться с индикаторами, включенными в две другие таблицы. На рис. 21.6 (файл 5,трр) представлена таблица Earned Value Cost Indicators (Показатели затрат (освоенный объем)), в которую включены столбцы с нужными нам индикаторами.
Рис. 21.6. Индикаторы в таблице Earned Value Cost Indicators (Показатели затрат (освоенный объем))
Чтобы определить, насколько значительно отклонение по стоимости, нужно знать, какой процент от запланированных затрат (BCWP, БСВР) составляет отклонение (CV, ОПС). Это определяет индикатор относительного отклонения по стоимости (CV%, ООПС). Например, в нашем случае отклонение по стоимости равно 1 р., что составляет 20% от 5 р., которые было запланировано потратить на осуществление текущей работы. Как и отклонение по стоимости, относительное отклонение по стоимости может принимать положительное, отрицательное и нулевое значения. Нулевое значение свидетельствует о полном соответствии текущих затрат на проект плану, положительное — об экономии средств, а отрицательное — о перерасходе.
Еще один индикатор для определения соотношения текущих проектных затрат с запланированными — индекс отклонения стоимости (CPI, ИОС). Значение этого индикатора определяется путем деления базовой стоимости выполненных работ (BCWP, БСВР) на их фактическую стоимость (ACWP, ФСВР). Если значение индекса равно единице, значит, бюджет проекта расходуется по плану. Если индекс меньше единицы, значит, фактические затраты превышают запланированные, а если
больше единицы — значит, бюджет расходуется медленнее, чем предусмотрено планом. В нашем проекте бюджет экономится, и поэтому CPI (ИОС) равен 1,25.
Аналогичные индикаторы используются и для определения отклонения проекта от календарного плана. Столбцы, содержащие значения этих индикаторов, включены в таблицу Earned Value Schedule Indicators (Показатели календ. плана (освоенный объем)), представленную на рис. 21.7 (файл 5.трр).
|Г«*ГКийШ® <** 6CWS .Igj 6CW I SV 9<s^* I $Я
Ир! Задача 14p I 5p. I " 1pJ 25%-1,25
::::
Рис. 21.7. Индикаторы в таблице Earned Value Schedule Indicators(Показатели календ. плана (освоенный объем))
Относительное отклонение от календарного плана (SV%, ООКП) служит для определения соотношения между отклонением от календарного плана (SV, ОКП) и собственно календарным планом (BCWS, БСЗР). Фактически этот индикатор определяет, какой процент от базовой стоимости запланированных работ (BCWS, БСЗР) составляет отклонение от календарного плана (SV, ОКП). В нашем случае отклонение от календарного плана равно 1 р., что составляет 25% от 4 р. запланированных по календарному плану трудозатрат. Соответственно, значение поля SV% (ООКП) равно 25%. Аналогично относительному отклонению по стоимости, индикатор может принимать положительное, отрицательное и нулевое значения. Нулевое отклонение означает полное соответствие календарному плану, положительное — опережение плана, а отрицательное — отставание.
Для определения соотношения между выполненными работами (BCWP, БСВР) и запланированными на текущий момент (BCWS, БСЗР) служит индекс отклонения от календарного плана (SPI, ИОКП). Его значение определяется путем деления базовой стоимости выполненных работ BCWP (БСВР) на базовую стоимость запланированных работ BCWS (БСЗР). Если значение индекса равно единице, значит, работы выполняются точно по календарному плану. Если значение превышает единицу, значит, ход работ опережает календарный план, а если оно меньше единицы — значит, работы выполняются с отставанием.
Теперь вернемся к индикаторам, используемым в таблицах Earned Value (Освоенный объем) и Earned Value Cost Indicators (Показатели затрат (освоенный объем)). Они служат для определения перспектив проекта при сохранении текущего хода работ.
Плановые сводные затраты на проект (или задачу) обозначаются индикатором бюджет по завершении (ВАС, БПЗ). Его значение соответствует затратам, запланированным на проект (задачу) в базовом плане (поле Baseline Cost, Базовые затраты). В нашем проекте (см. рис. 21.6) бюджет задачи равен 100 р. (100 часов работы стоимостью 1 р./час).
Когда фактический ход работ по проекту отклоняется от запланированного, сводные затраты по проекту также отклоняются от плановых. Для определения сводных затрат на проект при сохранении текущего темпа работ служит индикатор предварительной оценки по завершении (ЕАС, ПОПЗ). Значение этого индикатора
определяется сложением фактической стоимости выполненных работ (ACWP, ФСВР) и стоимости оставшихся работ. Эта стоимость определяется вычитанием запланированной стоимости выполненных работ (BCWP, БСВР) из бюджета по завершении (ВАС, БПЗ) и делением результата на индекс отклонения стоимости (CPI, ИОС). Например, в нашем проекте при сохранении темпов экономии бюджета на 20% мы затратим на выполнение задачи не 100 р., а только 80 р.
Разность между бюджетом по завершении (ВАС, БПЗ) и предварительной оценкой по завершении (ЕАС, ПОЛЗ) обозначается индикатором отклонения по завершении (VAC, ОПЗ). Например, в нашем случае отклонение составляет 20 р., поскольку при сохранении текущих темпов работ мы потратим на 20 р. меньше, чем планировалось. Нулевое значение этого индикатора означает соответствие бюджета плану при сохранении текущего темпа работ. Если же индикатор принимает отрицательное значение, значит, затраты на проект могут превысить запланированные.
С помощью последнего индикатора, показателя эффективности выполнения (TCPI, ПЭВ), можно определить соотношение между оставшимся объемом работ и оставшимся бюджетом. Индикатор вычисляется путем деления результата вычитания приобретенной стоимости (BCWP, БСВР) из бюджета по завершении (ВАС, БПЗ) на результат вычитания фактической стоимости выполненных работ (ACWP, ФСВР) из бюджета по завершении (ВАС, БПЗ).
Если значение индикатора равно единице, значит, проект выполняется точно по плану и оставшаяся работа будет выполнена в рамках бюджета. Если значение индикатора больше единицы, значит, объем оставшейся работы превышает бюджет и нужно либо увеличить его, либо работать с большей эффективностью. Если же значение индикатора меньше единицы, значит, у проекта есть запас бюджета и можно увеличить качество работы, реализовать дополнительные задачи и т. п. В нашем проекте значение индикатора равно 0,99, то есть у проекта есть небольшой запас бюджета.
Для вашего удобства все сведения об индикаторах, включая формулы расчета и трактовку значений, собраны в табл. 21.1.
Таблица 21.1. Индикаторы методики освоенного объема
Название
Формула вычисления
Значение
Трактовка
Отклонение от
SV = BCWP - BCWS
<0
Отставание от плана
календарного плана
SV, ОКП
ОКП = БСВР-БСЗР
= 0
>0
Выполнение в срок Опережениеплана
Отклонение
CV= BCWP-ACWP
<0
Превышение затрат
постоимости
CV, ОПС
ОПС =БСВР-ФСВР
= 0
>0
Затраты по плану
Экономия средств
Относительное
CV% = [ (BCWP - ACWP) / BCWP ] x 100
<0
Превышение затрат
отклонение по стоимости
cv%, ООПС
ООПС = [ (БСВР - ФСВР) / БСВР ] x 100
= 0
>0
Затраты по плану
Экономия средств
Продолжение г£
Таблица 21.1 (продолжение)
Название
Формула вычисления
Значение
Трактовка
Индекс
CPI = BCWP / ACWP
<1
Превышение затрат
отклонения
ИОС = БСВР/ФСВР
=1
Затраты по плану
стоимости
CPI,ИОС
>1
Экономия средств
Относительное
SV% = (SV/BCWS)xlOO
<0
Отставание от плана
отклонение от
ООКП = (ОКП / БСЗР) х 100
= 0
Выполнение в срок
календарного плана
>0
Опережение плана
sv%, ООКП
Индекс
SPI = BCWP/BCWS
<1
Отставание от плана
отклонения от
ИОКП = БСВР /БСЗР
= 1
Выполнение в срок
календарного плана
> 1
Опережение плана
SPI, ИОКП Предварительная
ЕАС = ACWP + (ВАС - BCWP) / CPI
<
Экономия средств
оценка по
ПОПЗ = ФСВР + (БПЗ - БСВР) / ИОС
ВАС (БПЗ)
завершении ЕАС, ПОПЗ
Отклонение по
VAC = ВАС - ЕАС
ВАС (БПЗ)
<ВАС(БПЗ)
<0
Затраты по плану
Превышение затрат
Превышение затрат
завершении
ОПЗ =БПЗ- ПОПЗ
= 0
Затраты по плану
VAC, ОПЗ
>0
Экономия средств
Показатель
TCPI е (ВАС - BCWP) / (ВАС - ACWP)
<1
Средства экономятся,
эффективности
TCPI = (ВАС - BCWP) / (ВАС - ACWP)
можно повысить
выполнения
TCPI, ПЭВ
=1
>1
качество работ
Ход работ соответствует плану
Возможно превышение затрат, нужно повысить эффективность
Пример проведения анализа проекта
В файле б.трр мы создали простой проект из трех задач, на которые были назначены три сотрудника (Сотрудник 1, Сотрудник 2, Сотрудник 3), и сохранили базовый план. Первая задача была выполнена по плану, а в выполнении второй задачи Сотрудник 3 не смог участвовать, и его пришлось заменить Сотрудником 4. У вышедшего на замену сотрудника выше ставка (2 р./час вместо 1 р./час, как у всех остальных ресурсов проекта), но выше и производительность. Поэтому
вторую задачу удалось выполнить с меньшими трудозатратами, чем было запланировано. Теперь нам нужно понять, удастся ли закончить работу в срок, не превысив бюджет.
Для этого будем использовать метод освоенного объема. В файле мы создали комбинированное представление (рис. 21.8, файл в верхней части которого отображается диаграмма Ганта и таблица Earned Value Schedule Indicators (Показатели плана (освоенный В нижнем представлении, Task Sheet (Лист задач), отображается таблица Earned Value Cost Indicators (Показатели затрат (освоенный
Рис. 21.8. Анализ проекта методом освоенного объемаРис. 21.8. Анализ проекта методом освоенного объема
Рис. 21.8. Анализ проекта методом освоенного объема
Рис. 21.8. Анализ проекта методом освоенного объема
Как видно на рис. 21.8, на дату отчета SPI (ИОКП) превышает единицу, значит, проект опережает календарный план. Это видно и на диаграмме — Задача 2 закончилась намного раньше запланированного в базовом плане. Значение индикатора CPI (ИОС) также больше единицы, значит, пока средства экономятся. Как следствие, значение индикатора TCPI (ПЭВ) меньше единицы, то есть бюджет позволяет проделать дополнительные работы для повышения качества проектного результата.
СОВЕТ Обычно регламенты организаций допускают отклонение индексов SPI (ИОКП) и CPI (ИОС) до определенного предела. Чтобы заметить, что индекс перешел допустимые границы,следуетвоспользоваться настраиваемымполем MS Project с графическим индикатором.
Например, на рис. 21.9 (файл создано два настраиваемых поля типа Number (Число). Значение первого поля, равно значению поля CPI (ИОС), а второго, — SPI (ИОКП). При добавлении значений полей CPI (ИОС) и SPI (ИОКП) в настраиваемые поля необходимо иметь в виду, что они отнесены к группе полей Cost (Затраты).
Для полей мы настроили отображение графических индикаторов: при нулевом значении индикатора освоенного объема (выполнение не началось) в настраи-
поле отображаются вопросительные знаки. Если значение индикатора равно единице, то в настраиваемом поле отображается зеленый шар, а если значение меньше 0,8, — то красный. Если же значение превышает единицу, то в настраиваемом поле отображается лампочка.
Рис. 21.9. Настройка графических индикаторов для анализа освоенного объема
Вы можете настроить этот файл в соответствии со стандартами вашей организации. Например, если в вашей компании критическим считается значение SPI 0,5, то следует отображать красный шар, когда индикатор становится меньше этого значения. С помощью индикаторов вы легко сможете определить задачи, ход работ по которым нужно корректировать.
Использование нескольких базовых планов
Расчет освоенного объема происходит на основании базового плана проекта. MS Project позволяет сохранять для проекта 11 базовых планов, и при анализе состояния проекта можно определить, какой из них использовать. Рассмотрим использование нескольких базовых планов на примере файлав который
мы предварительно скопировали данные предыдущего примера.
Предположим, что вы обсудили с руководством замену сотрудника в проекте, и оно одобрило изменения. После этого нужно сохранить новую версию базового плана и отслеживать проект уже в соответствии с ней. Для этого воспользуемся диалоговым окном сохранения базового плана (см. разделпланов»
урока 19), которое вызывается с помощью команды меню Tools Tracking Save Baseline (Сервис ► Отслеживание > Сохранить базовый план). Сохраним базовый план (рис. 21.10) как Baseline 1 (Базовый план 1).
После сохранения базового плана нужно указать программе, что теперь расчеты освоенного объема должны осуществляться в соответствии с ним. Для этого откроем с помощью команды меню Tools Options (Сервис Параметры) диалоговое окно настройки MS Project и перейдем на вкладку Calculation (Расчет). Диалоговое окно настройки анализа освоенного объема, представленное на рис.откры
вается после нажатия кнопки Earned Value (Освоенный объем).
Рис. 21.10. Сохранение нового базового плана
Рис. 21.11. Выбор базового плана для анализа освоенного объема
В верхнем раскрывающемся списке диалогового окна можно определить, на основании какого поля будет рассчитываться освоенный объем — % Complete (% завершения) или Physical % Complete (Физический % завершения), а в нижнем — выбрать базовый план для анализа. В файле 7.mpp, как показано на рис. 21.11, мы выбрали план Baseline 1 (Базовый план 1). После этого данные анализа освоенного объема изменились (рис. 21.12).
Рис. 21.12. Анализ освоенного объема по новому базовому плану
При анализе освоенного объема по новому базовому плану значения основных коэффициентов - CPI (ИОС), SPI (ИОКП)' TCPI (ПЭВ) - стали равны единице, то есть теперь ход работ полностью соответствует плану. Почему это произошло? Как вы помните, при вводе фактических данных данные текущего плана приводятся в соответствии с ними, а при сохранении базового плана в него копируются данные текущего плана. Таким образом, при сохранении базового плана для задач, работа по которым завершена, введенные фактические данные становятся «запланированными», и соответственно все завершенные задачи полностью соответствуют базовому плану.
В файле б.гпрр (см. рис. 21.8) фактические данные отличались от базового плана, и поэтому анализ освоенного объема показывал, что работы выполняются с опережением календарного плана. В файле 7.трр (см. рис. 21.12) фактические данные полностью совпадают с запланированными на текущий момент, поскольку при сохранении базового плана они были внесены в него из текущего плана.
В нашем примере мы сохранили базовый план как новый, что дает возможность изменить настройки и сохранить ход работ, связанный с первым базовым планом. Но такой возможности бы не было, если бы данные первого исходного плана были изменены. Поэтому при отслеживании стоит сохранять первый базовый план проекта и не изменять его. Кроме того, стоит активно пользоваться сохранением базового плана отдельных задач вместо сохранения базового плана всего проекта.
Сравнение базовых планов
В MS Project 2002 появилось представление для анализа нескольких базовых планов — Multiple Baselines Gantt (Диаграмма Ганта с несколькими планами). Эта версия диаграммы Ганта, в которой отображаются отрезки, соответствующие плану выполнения задачи по каждому из существующих базовых планов. Например, на рис. 21.13 отображается это представление с данными файла mlt.mpp.
При наведении мыши на отрезок всплывает подсказка, информирующая о том, к какому базовому плану относится отрезок. Диаграмма помогает анализировать изменения в базовых планах, например в нашем случае видно, что план был изменен в сторону уменьшения длительности проекта. Используя уже известные
вам приемы по работе со стилями отрезков, можно добавить на диаграмму данные текущего плана или удалить отрезки, относящиеся к определенному базовому плану.
: к*statusft.*''О'^ЯШ»^ 1W - * .?»^в ^-c.- ^ «0.showTasksV. -KI': к*statusft.*''О'^ЯШ»^ 1W - * .?»^в ^-c.- ^ «0.showTasksV. -KI'Рис. 21.13. Диаграммас несколькими базовымиРис. 21.13. Диаграммас несколькими базовыми•
: к*statusft.*''
О'^ЯШ»^ 1W - * .?»^в ^-c.- ^ «0.
showTasksV. -KI'
: к*statusft.*''
О'^ЯШ»^ 1W - * .?»^в ^-c.- ^ «0.
showTasksV. -KI'
Рис. 21.13. Диаграммас несколькими базовыми
Рис. 21.13. Диаграммас несколькими базовыми
Линии хода выполнения
Для быстрого анализа хода работ по проекту можно воспользоваться удобным индикатором — линией хода выполнения (ProgressЛиния проводится за
определенной датой, и при ее построении программана отрезках задач
точки, соответствующие степени выполнения задач. Если задача выполняется то точка будет находиться слева от линии хода выполнения, а если быстрее — то справа. Если задача выполняется точно в соответствии с планом, то точка находится на линии хода выполнения.
Пример линии хода выполнения приведен на рис.(файлБыли соз
даны три задачи длительностью 100 дней с объемом трудозатрат 100 часов, по часу в день. Линия начинается спустя три дня после начала работ. Первая задача выполнена на 3%, поэтому точка на отрезке задачи находится на линии хода выполнения. Вторая задача выполнена на 4%, и линия отклоняется вправо. Третья задача выполнена только на 2%, поэтому линия хода выполнения откло- влево.
Рис. 21.14. Линия хода выполненияРис. 21.14. Линия хода выполнения
Рис. 21.14. Линия хода выполнения
Рис. 21.14. Линия хода выполнения
Важно, что точки линии хода выполнения используют значение поля % Complete завершения),как вы помните, рассчитывается на основе данных о длитель
ности задачи, а не трудозатрат (см. раздел «Ввод процента завершения» урока 19). Поэтому первая задача, работа по которой завершена на 24% (как видно в таблице, отработано 24 часа из 100), на линии хода выполнения считается выполняемой в соответствии с планом. Таким образом, с помощью линии хода выполнения можно анализировать только соответствие выполнения задач календарному плану.
Линия хода выполнения может отображаться только на диаграмме Ганта. Для ее добавления нужно воспользоваться диалоговым окном Progress Lines (Линии хода выполнения),вызываемымспомощьюодноименнойкомандывконтекстномменю диаграммы Ганта или в подменю Tools Tracking (Сервис Отслеживание).
Настройка линии хода выполнения
Диалоговое окно Progress Lines (Линии хода выполнения) (рис. 21.15, файл состоит из двух вкладок, на первой из которых, Dates and Intervals (Даты и интервалы), определяются даты, за которые будут отображаться линии хода выполнения. С помощью флажка Always display current progress line (Всегда показывать текущую линию хода выполнения) можно включить постоянное отображение линии. Линия может постоянно отображаться либо на дату отчета, либо на текущую дату, в зависимости от выбранного переключателя. Для установки первого режима следует выбрать переключатель At project status date (На дату отчета опроекта),
а для установки второго режима — переключатель At current date (На текущую дату). Если при этом дата отчета не задана, линия отобразится на текущую дату.
Рис. 21.15. Диалоговое окно для настройки линий хода выполнения
Установив флажок Display progress lines at recurring intervals (Показывать линии хода выполнения через равные интервалы), можно включить режим отображения линий хода выполнения с определенными интервалами. Для определения интервала нужно выбрать один из переключателей: Daily (Ежедневно), Weekly (Еженедельно)
или Monthly (Ежемесячно). После этого вдиалоговом окне появятся параметры, определяющие те дни внутри выбранного интервала, для которых будет отображаться линия хода выполнения. Например, в нашем случае выбрано еженедельное отображение линии по пятницам.
Для повторяющихся линий нужно определить дату, начиная с которой они будут отображаться на диаграмме. Для этого следует определить значение параметра Begin at (Начиная с) либо выбрав переключатель Project start (Начала проекта), либо выбрав переключатель рядом с полем ввода даты и указав нужную дату. В нашем примере повторяющиеся линии будут отображаться с начала проекта.
ВНИМАНИЕ Повторяющиеся линии хода выполнения отображаются за период от выбранной даты до даты отчета или текущей даты, если дата отчета не указана.
На диаграмме можно отображать линии хода выполнения за выбранные даты. Для этого нужно установить флажок Display selected progress lines (Показывать указанные линии хода выполнения) и в таблице под ним ввести даты, для которых будут отображаться линии хода выполнения. Для ввода даты можно воспользоваться календарем, который открывается при щелчке на значке раскрывающегося списка в строке таблицы. Например, в файле 9.mpp мы включили отображение линии хода выполнения за 4 июня 2002 года. Для удаления даты из таблицы нужно установить курсор на строку с датой и нажать кнопку Delete (Удалить) в диалоговом окне или клавишу Delete.
СОВЕТ Для быстрого добавления линий хода выполнения за определенную дату можно воспользоваться кнопкой на панели Tracking (Отслеживание), которую мы рассматривали в разделе «Панель инструментов Tracking (Отслежи- вание)»урока 19. После нажатия кнопки Add Progress Line (Добавить линию хода выполнения) этой панели курсор изменит форму, и в таком виде его следует перетащить на нужную датупанеливремени. После этоголиния хода выполнения за выбранную дату автоматически добавляется в список.
Ход выполнения может измеряться в отношении как текущего плана, так и базового. Если, например, текущий план опережает базовый, а работы выполняются в соответствии с текущим планом, то при сравнении с базовым планом линия хода выполнения будет показывать выполнение с опережением.
Для определения плана, по отношению к которому будет измеряться ход выполнения, нужно выбрать соответствующий переключатель в разделе Display progress lines in relation to (Показывать линии хода выполнения на основе). Если выбрать переключатель Actual plan (Фактического плана), как на рис. 21.15, то все линии будут строиться относительно текущего плана, а если переключатель Baseline plan (Базового плана), то ход выполнения будет измеряться относительно базового плана. В файле 9.трр мы выбрали первый вариант.
Форматирование линий хода выполнения
На второй вкладке диалогового окна Progress Lines (Линии хода выполнения), Line Styles (Стили линий), определяется формат линий хода выполнения (рис. 21.16, файл 9.mpp). В разделе Progress line type (Тип линии хода выполнения) можно выбрать один из четырех вариантов отображения линий. В соседнем разделе, Line style (Стиль линии хода выполнения), определяется формат отображения линии и ее точек, а также их цвет.
Рис. 21.16. Диалоговое окно настройки формата линий
Формат линии выбирается щелчком на одном из четырех образцов линии в левом разделе вкладки. Например, на рис. 21.16 выбран верхний левый образец, по умолчанию используемый в MS Project для отображения линии хода выполнения.
MS Project позволяет настроить два разных стиля, один из которых используется при отображении текущей линии хода выполнения (отображающейся на дату отчета или текущую дату), а второй — для всех остальных линий. Первый стиль настраивается в левой колонке параметров раздела, а второй — в правой.
В раскрывающемся списке Line type (Тип линии) выбирается тип линии: сплошная, пунктирная и т. д. Для определения цвета линии служит другой раскрывающийся список — Line color (Цвет линии). В раскрывающемся списке Progress point shape (Форма точки соединения) указывается форма используемых точек, а их цвет определяется в списке Progress point color (Цвет точки соединения). Например, в файле 9.mpp мы используем одинаковые типы линий и формы точек, но текущая линия и ее точки закрашиваются красным цветом, а все остальные линии и их точки — черным.
В раскрывающихся списках определения типа линии и формы точки соединения есть возможность выбрать пустой пункт (без точки или линии). В таком случае на линии хода выполнения не будут использоваться соответствующие элементы,
и можно настроить линию хода выполнения так, чтобы она отображалась не в виде линии, а состояла из одних точек, или наоборот.
Когда на диаграмме отображаются несколько линий хода выполнения, может быть не понятно, к какой дате относится каждая из них, особенно когда даты не указываются на шкале времени. Чтобы избежать путаницы, можно включить режим отображения даты рядом с линиями хода выполнения. Для этого следует установить флажок Show date for each progress line (Показывать дату для всех линий хода выполнения). Затем в раскрывающемся списке Format (Формат) нужно выбрать формат отображаемой даты. Изменить шрифт отображаемой даты можно с помощью стандартного диалогового окна настройки шрифта, которое открывается нажатием кнопки Change Font (Изменить шрифт).
После завершения настроек на диаграмме Ганта отображаются добавленные линии. На рис. 21.17 видно, как выглядят линии в файле 9.mpp после осуществленных нами настроек. На диаграмме не показываются повторяющиеся линии, поскольку они могут отображаться только до даты отчета, а от даты начала проекта и до даты отчета не было ни одной пятницы1. Красным цветом отображается линия на дату отчета (на рисунке она справа), а черным — линия на указанную дату.
JSJXJJSJXJ3»T”3»T”Comwfai* •Comwfai* •ID*M22СВ*Г< Ф 'Oxx Jt.ID*M22СВ*Г< Ф 'Oxx Jt.у ><. I» 9.» (mW i»«e »* sw ель»#. w*. M> ■ n » e <u элу * “' e < ■*<» nr e ^у ><. I» 9.» (mW i»«e »* sw ель»#. w*. M> ■ n » e <u элу * “' e < ■*<» nr e ^Рис. 21.17.Линии отображаются в соответствии с настройкамиРис. 21.17.Линии отображаются в соответствии с настройками
JSJXJ
JSJXJ
3»T”
3»T”
Comwfai* •
Comwfai* •
ID*M22
СВ*Г< Ф 'Oxx Jt.
ID*M22
СВ*Г< Ф 'Oxx Jt.
у ><. I» 9.» (mW i»«e »* sw ель»#. w*. M> ■ n » e <u элу * “' e < ■*<» nr e ^
у ><. I» 9.» (mW i»«e »* sw ель»#. w*. M> ■ n » e <u элу * “' e < ■*<» nr e ^
Рис. 21.17.Линии отображаются в соответствии с настройками
Рис. 21.17.Линии отображаются в соответствии с настройками
Обе линии показывают, что ход выполнения Задачи 2 опережает план. Чтобы вы поняли логику их работы, мы разделили окно и в нижней его части отобразили представление Task Usage (Использование задач). В него мы добавили строку
В файле lO.mpp мы перенесли дату отчета на неделю вперед, и на диаграмме сразу появилась еженедельная линия хода выполнения.
Percent (Процент завершения), в которой отображаются повременные данные о проценте завершения задачи.
По плану ежедневно значение этого поля должно было равняться 1%, поскольку ежедневно расходуется 1 час трудозатрат из 100 часов. Однако во второй день выполнения задачи значение этого поля 2%, и поэтому линия хода выполнения на этот день показывает опережение хода работ. В следующий день был выполнен 1% работ по задаче, значит, опережение сохранилось, и это демонстрирует линия хода выполнения на следующий день.
Немного иная ситуация с Задачей 3. Ко второму дню ее выполнения было завершено 2% работ, поэтому линия на этот день пересекает отрезок задачи без отклонений, демонстрируя соответствие плану. А на следующий день работы не проводились, и линия хода выполнения за следующий день демонстрирует отставание от плана на один день.
Анализ хода работ на сервере
MS Project Server
Анализировать ход работ по проекту можно как в программе MS Project, так и на сервере MS Project Server. Для этого сначала нужно открыть страницу центра проектов с помощью команды меню Collaborate Project Center (Совместная работа Центр проектов), а затем открыть нужный проект, щелкнув на его названии в списке.
Просмотр проектных данных на сервере осуществляется также с помощью представлений, между которыми можно переключаться, выбирая их в раскрывающемся списке, расположенном справа над представлением. При стандартной конфигурации сервера в этом списке есть три представления для анализа освоенного объема: Tasks Earned Value (Задачи — освоенный объем), Resources Earned Value (Ресурсы — освоенный объем) и Assignments Earned Value (Назначения — освоенный объем).
На рис. 21.18 открыта страница с представлением для анализа освоенного объема по задачам проекта Представления для анализа освоенного объема содержат один и тот же набор уже знакомых вам полей и отличаются только типами объектов, к которым эти данные относятся.
На рис. 21.19 отображается представление с данными освоенного объема для назначений (Assignments Earned Value, Назначения — освоенный объем). На рисунке продемонстрированы возможности по упорядочиванию данных в таблице, предлагаемые MS Project Server.
Для сортировки данных по одному из полей достаточно щелкнуть на заголовке таблицы, а для сортировки в обратном порядке — щелкнуть еще раз. Если раскрыть один из списков, расположенных над представлением, то вы увидите набор полей, по которым можно группировать и сортировать данные представления. Так, на рисунке мы сгруппировали данные по ресурсам, указав значение поля Resource Name (Имя ресурса) в раскрывающемся списке Group by (Группировать по).
Рис. 21.18. Анализ освоенного объема на сервере MS Project Server
Рис. 21.19. Просмотр освоенного объема для ресурсов
Что нового вы узнали?
О Что такое метод освоенного объема.
О Какие индикаторы использует этот метод.
О Как анализ по методике освоенного объема связан с базовым планом.
О Как определять, какой базовый план используется при анализе освоенного объема.
О Как сравнивать базовые планы на диаграмме Ганта.
О Как включать отображение линии хода выполнения.
О Как настраивать формат линии хода выполнения.
О Как анализировать ход проектных работ на сервере MS Project Server.
I УРОКI УРОКПодготовка отчетовПодготовка отчетов
I УРОК
I УРОК
Подготовка отчетов
Подготовка отчетов
Просмотр статистики по проекту
О Стандартные отчеты, входящие
состав MS Project
Создание отчетов о задачах
и о ресурсах
ОСоздание отчета по месячному
календарю и перекрестного отчета
О Редактирование и настройка отчетов
После того как проект начал выполняться, руководитель должен с определенной частотой предоставлять руководству и заказчику отчеты о ходе проекта. MS Project содержит набор готовых отчетов, которые можно использовать в этих случаях, и предлагает возможности по созданию собственных отчетов.
Отчеты удобно использовать и самому руководителю проекта, поскольку с помощью некоторых из них можно получить данные, которые невозможно просмотреть в представлениях. Например, с помощью одного из отчетов мы можете получить таблицу с описанием календаря проекта и всеми днями с особым режимом работы.
В этом уроке вы узнаете, какие отчеты входят в MS Project, и научитесь создавать собственные отчеты «с нуля» и на основе существующих. Вы узнаете, как изменять состав данных, отображаемых в отчетах, и формат их представления.
Статистика проекта
Самый простой статистический отчет, Project Statistics (Статистика проекта), вызывается с помощью кнопки Statistics (Статистика) из диалогового окна сведений о проекте (см. раздел «Способ планирования и основные даты» урока 10) или с панели инструментов Tracking (Отслеживание), которую мы рассматривали в уроке 19.
Окно статистики проекта (рис. 22.1, файл разделено на две части. В верхней части отображается таблица с данными о датах начала и окончания проекта. В первой строке отображаются даты по текущему плану, во второй строке — по базовому плану, в третьей — фактические даты. В последней строке отображается отклонение фактических данных от данных базового плана. В нашем примере данные базового и текущего плана совпадают, а поскольку проект не завершен, то фактические данные о его окончании не указаны.
Рис. 22.1. Окно статистики проекта для файла l.mpp
В нижней части окна находится таблица со сводными данными по длительности, трудозатратам и затратам на проект, сгруппированными по колонкам. В верхней
строке таблицы отображаются данные текущего плана, во второй строке — данные базового плана, в третьей — фактические, а в четвертой — оставшиеся. Под таблицей выводятся сведения о проценте завершения проекта по длительности и по трудозатратам.
Стандартные отчеты
Отчет — это формат представления проектных данных, предназначенный для распечатки. В MS Project входит набор предопределенных отчетов, которые можно использовать в готовом виде или настроить. Диалоговое окно выбора отчета (рис. 22.2) вызывается с помощью команды меню View ► Reports (Вид ► Отчеты).
Рис. 22.2. Диалоговоеокновыборагруппыотчетов
Это диалоговое окно содержит значки групп отчетов, двойной щелчок по которым переводит к просмотру отчетов выбранной группы. В диалоговом окне просмотра отчетов группы (рис. 22.3) для перехода к просмотру отчета нужно дважды щелкнуть на его значке, а для его настройки — нажать кнопку Edit (Изменить). Нажатие кнопки Close (Закрыть) вернет нас к диалоговому окну со списком групп отчетов.
Рис. 22.3. Список отчетов группы Overview (Обзорные)
Рассмотрим подробнее отчеты каждой из групп, а затем перейдем к созданию собственных отчетов и в процессе создания новых отчетов научимся настраивать существующие.
В отчете отображаются сведения, соответствующие текущей дате, а не дате его составления.
Обзорные отчеты
Для просмотра списка обзорных отчетов нужно щелкнуть на значке Overview (Обзорные). Перечень и краткое описание отчетов представлены в табл. 22.1.
Большинство отчетов этой группы, как и все отчеты других групп, повторяют одно из представлений с включенным фильтром. Но в этой группе есть два уникальных отчета — Project Summary (Сводка по проекту) и Working Days (Рабочие дни), на которых стоит задержать внимание.
Таблица 22.1. Обзорные отчеты
Используйте отчет
Чтобы распечатать
ProjectSummary(Сводкапо проекту)
Общее число задач и ресурсов, затраты на проект, даты начала и окончания проекта и общие трудозатраты.
Можно изменить только формат шрифта отчета
Top-Level Tasks (Задачи верхнего уровня)
Список задач верхнего уровня в структуре плана и суммарных задач, даты запланированного начала и окончания, длительность, процент завершения, затраты и трудозатраты
Critical Tasks (Критические задачи)
Список критических задач с датами запланированного начала и окончания, предшественниками и последователями каждой задачи
Milestones (Вехи)
Список завершающих задач (вех) с датами запланированного начала
Working Days (Рабочие дни)
Расписание рабочего времени для каждого дня базового календаря.
Можно изменить только формат шрифта отчета
Сводка по проекту
Одним из самых полезных для отслеживания проекта является отчет Project Summary (Сводка по проекту). Удобство отчета заключается в том, что все основные сводные показатели удобно сгруппированы, причем в отчете отображаются данные и о задачах, и о ресурсах (рис. 22.4, файл l.mpp).
В верхней части отчета выводится имя проекта (значение соответствующего свойства файла, см. раздел «Суммарная задача проекта» урока 11), под ним - текущая дата. В первом разделе отчета содержатся данные о сроках его начала
(левая половина раздела) и окончания (правая половина раздела). В первой строке раздела отображаются данные текущего плана, затем базового, затем фактические данные, а в последней строке — расхождение текущего плана и базового. Например, в нашем случае отчет показывает, что работы начались в срок, а вот завершение проекта ожидается на 16 дней позже, чем было запланировано.
'^ Microsoft Project- I,mpp J—\ ;;/?;7^1J~
Сопроводительныйфайл
a*of08fl?02
Dates
Baseline Star
Actual Stan:
0.01.0210.01.0210.0 1.020 days0.01.0210.01.0210.0 1.020 daysBaseline FiniActual Finish Finish VarianceBaseline FiniActual Finish Finish Variance23.04.0201.04.0223.04.0201.04.02DurationScheduled:Baseline:DurationScheduled:Baseline:7? days58 days7? days58 daysR«тапирPercent CompleteR«тапирPercent Complete56.26 days56.26 days15.74 days22115.74 days221Scheduled:Baseline:VarianceScheduled:Baseline:Variance1 528.75 hrs1 492.2 hrs36 .55 hrt1 528.75 hrs1 492.2 hrs36 .55 hrtRemaining:Actual:PercentComplete:Remaining:Actual:PercentComplete:t 306.4 hrs222,35151t 306.4 hrs222,35151Scheduled9 661$Baseline:9 444$Variance217$Scheduled9 661$Baseline:9 444$Variance217$Remaini7 218$Actual:2 443$Remaini7 218$Actual:2 443$ask Status asks not wt started21"asks in progress3asks complete otal Tasks:Vask Status asks not wt started21"asks in progress3asks complete otal Tasks:Ve Status Resources:Overallocated Work Resources;0MaterialResources:Total Resources:e Status Resources:Overallocated Work Resources;0MaterialResources:Total Resources:Рис. 22.4. Сводка по проектуРис. 22.4. Сводка по проектуStan Variance
0.01.02
10.01.02
10.0 1.02
0 days
0.01.02
10.01.02
10.0 1.02
0 days
Baseline Fini
Actual Finish Finish Variance
Baseline Fini
Actual Finish Finish Variance
23.04.02
01.04.02
23.04.02
01.04.02
Duration
Scheduled:
Baseline:
Duration
Scheduled:
Baseline:
7? days
58 days
7? days
58 days
R«тапир
Percent Complete
R«тапир
Percent Complete
56.26 days
56.26 days
15.74 days
221
15.74 days
221
Scheduled:
Baseline:
Variance
Scheduled:
Baseline:
Variance
1 528.75 hrs
1 492.2 hrs
36 .55 hrt
1 528.75 hrs
1 492.2 hrs
36 .55 hrt
Remaining:
Actual:
PercentComplete:
Remaining:
Actual:
PercentComplete:
t 306.4 hrs
222,35
151
t 306.4 hrs
222,35
151
Scheduled9 661$
Baseline:9 444$
Variance217$
Scheduled9 661$
Baseline:9 444$
Variance217$
Remaini7 218$
Actual:2 443$
Remaini7 218$
Actual:2 443$
ask Status asks not wt started21
"asks in progress3
asks complete otal Tasks:V
ask Status asks not wt started21
"asks in progress3
asks complete otal Tasks:V
e Status
Resources:
Overallocated Work Resources;0
MaterialResources:
Total Resources:
e Status
Resources:
Overallocated Work Resources;0
MaterialResources:
Total Resources:
Рис. 22.4. Сводка по проекту
Рис. 22.4. Сводка по проекту
Во втором разделе отчета отображаются данные о длительности проекта. Первая строка левой колонки раздела содержит длительность проекта по текущему плану. Во второй строке отображается длительность по базовому плану, а в третьей — расхождение между текущим и базовым планами. В первой строке правой колонки отображаются данные об оставшейся длительности, во второй строке — о фактической длительности, и в третьей — процент завершения по длительности.
Третий и четвертый разделы отчета имеют ту же структуру, но в них отображаются данные о трудозатратах и затратах. В третьей строке правой колонки третьего раздела отображаются данные о проценте завершения по трудозатратам, а в четвертом разделе эта строка не отображается.
Если в свойствах проекта заполнено поле Comments (Заметки), то его содержимое отображается в последнем разделе отчета.
Рабочие дни
В отчете Working Days (Рабочие дни) отображаются данные всех базовых (то есть не ресурсных) календарей проекта. Информация о каждом календаре отображается на отдельном листе отчета. Для перехода от календаря к календарю нужно использовать кнопки со стрелками вверх и вниз на панели инструментов над отчетом (рис. 22.5).
Рис. 22.5. Рабочие дни проекта
Данные каждого из календарей объединены в таблицу, в первой строке которой указывается название календаря. Во второй строке указаны стандартные рабочие часы в каждый из дней недели. Даты с нестандартным расписанием и часы работы в эти дни указаны в четвертой строке таблицы.
Этот отчет удобно использовать, чтобы контролировать правильность ввода данных о выходных и праздничных днях.
Отчеты о текущей деятельности
Отчеты о текущей деятельности предназначены для получения информации о задачах проекта: задачах, которые не начались, скоро начнутся, должны начаться, выполняются, завершились или запаздывают относительно базового плана. Для просмотра списка отчетов в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) нужно щелкнуть на значке Current Activities (Текущая деятельность). Описание отчетов представлено в табл. 22.2.
Таблица 22.2. Отчеты о текущей деятельности
Используйте отчет
Чтобы распечатать
Unstarted Tasks (Неначатые задачи)
Список еще не начавшихся задач, их длительность, предшественники, даты начала и окончания, ресурсы и назначения, отсортированные по дате начала
Tasks Starting Soon (Задачи, которые
Список задач, которые должны начаться
скоро начнутся)
в указанном вами диапазоне дат
Tasks In Progress (Выполняющиеся задачи)
Список задач, находящихся в процессе выполнения, с указанием месяцев, в течение которых задачи выполняются
Completed Tasks (Завершенные задачи)
Список завершенных задач с указанием месяцев, в течение которых задачи выполнялись
Should Have Started Tasks (Задачи, которые
Список невыполненных задач, которые должны
должны были начаться)
начаться до указанной даты
Slipping Tasks (Запаздывающие задачи)
Список задач, план которых был изменен и текущее окончание которых запланировано позже окончания в базовом плане
Отчеты о затратах
Отчеты о затратах предназначены для анализа финансовой стороны проектного треугольника. С их помощью можно просмотреть график движения средств по проекту, информацию о бюджете проекта, список ресурсов и задач с превышением бюджета и определить освоенный объем проекта.
Для просмотра списка отчетов в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) нужно щелкнуть на значке Costs (Затраты). Описание отчетов представлено в табл. 22.3.
Таблица 22.3. Отчеты о затратах
Используйте отчет
Чтобы распечатать
Cash Flow (Движение денежных средств)
Таблицу, отображающую затраты на задачи или ресурсы в течение времени, с разбивкой на временные периоды
Budget (Бюджет)
Список задач, отображающий запланированные исходные затраты на каждую задачу и разность между запланированной и фактической стоимостью
OverbudgetTasks (Задачи с превышением бюджета)
Список задач, фактические затраты на которые превышают запланированные в исходном плане
Overbudget Resources (Ресурсы с превышением бюджета)
Список ресурсов, фактические затраты на которые превышают запланированные в исходном плане
Earned Value (Освоенный объем)
Список задач с данными об освоенном объеме
Отчеты о назначениях
Отчеты о назначениях позволяют анализировать назначения проекта. С их помощью можно просмотреть назначения ресурсов, в том числе сохраняя связь назначений с календарным планом, распечатать список задач для ресурса и определить ресурсы с превышением доступности.
Для просмотра списка отчетов в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис.22.2)нужнощелкнутьназначкеAssignments(Назначения).Описаниеотчетов представлено в табл. 22.4.
Таблица 22.4. Отчеты о назначениях
Используйте отчет
Чтобы распечатать
Who Does What (Дела по исполнителям)
Список ресурсов с назначенными задачами, запланированными трудозатратами на каждую из задач, дату начала и окончания назначений
Who Does What When (Дела по исполнителям и времени)
Список ресурсов с назначенными задачами
и запланированными повременными трудозатратами на каждую из задач
То Do List (Список дел)
Список задач с длительностями, датами начала
и окончания, длительностями и данными о проценте завершения. Задачи сгруппированы по неделям, когда они выполняются, а отчет отображается для выбранного ресурса
Overallocated Resources (Ресурсы с превышением доступности)
Список ресурсов с превышением доступности и задачи, на которые они назначены
Отчеты по загрузке
Отчетов по загрузке всего два, и они являются аналогами одноименных диаграмм — Task Usage (Использование задач) и Resource Usage (Использование ресурсов). С их помощью можно определить, какие задачи выполняет ресурс в определенный день и сколько часов запланировано на выполнение задачи.
Для просмотра списка отчетов в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) нужно щелкнуть на значке Workload (Загрузка).
Создание новых отчетов
Для создания отчета в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) нужно щелкнуть на значке Custom (Настраиваемые). В открывшемся диалоговом окне выводится список всех отчетов, входящих в предыдущие группы* (рис. 22.6). Создать новый отчет можно как на основе одного из существующих отчетов (кроме двух уникальных), так и «с нуля». Для этого нужно нажать кнопку New
Отчет Working Days (Рабочие дни) в этом диалоговом окне называется Base Calendar (Базовый календарь).
(Создать) справа от списка отчетов. После этого откроетсяопределения но
вого отчета, в котором следует выбрать его тип (рис. 22.7).
Рис. 22.6. Список отчетов MS Project
Рис. 22.7. Определение нового отчета
После выбора типа отчета нужно нажать кнопку К для перехода к его настройке. Состав параметров в диалоговом окне настройки нового отчета зависит от выбранного типа отчета. В файле мы создаем отчет для печати информации об освоенном объеме по задачам, и поэтому попробуем воспользоваться отчетом первого типа.
Отчет о задачах
Выбрав первый пункт в списке отчетов, мы переходим в диалоговое окно создания отчета о задачах. Это диалоговое окно состоит из трех вкладок, на первой из которых, Definition (Определение), определяются основные параметры отчета (рис. 22.8).
В поле Name (Название) вводится название отчета, в раскрывающемся списке Table (Таблица) выбирается таблица, столбцы которой будут включены в отчет, а в раскрывающемся списке Filter(Фильтр) — фильтр, применяемый к этой таблице. Если установить флажок Highlight (Выделяющий фильтр), то в отчете будут отображаться все задачи, но соответствующие условию фильтра будут выделены фоном.
Наш отчет должен содержать о задачах, затраты которые, исходя из данных об освоенном объеме, могут превысить запланированные. Чтобы именно эти задачи попали в отчет, мы предварительно создали простой фильтр Отбор задач с CPI (ИОС) меньше 0,8, отбирающий задачи с CPI (ИОС) больше 0 и меньше 0,8. При настройке отчета мы выбрали в списке фильтров. А чтобы в отчете
отображались столбцы с данными об освоенном объеме задачи, мы выбрали из списка таблицу Earned Value (Освоенный объем).
Рис. 22.8. Определение основных параметров отчета
Задачи в отчете могут отображаться общим списком или могут быть сгруппированы по временным периодам, к которым они относятся. Группировку задач по времени в отчете определяет значение параметра Period (Период). Если выбрать в этом раскрывающемся списке пункт Entire Project (Весь проект), то задачи в отчете будут представлены единым списком. А если выбрать любой другой пункт с указанием временного периода (например, Weeks (Недели)), то задачи будут сгруппированы по выбранным временным интервалам (например, неделям), во время которых они выполняются.
При выборе в раскрывающемся списке Period (Период) пункта с указанием временного периода становится доступен счетчик Count (Число единиц времени), в котором можно определить, какое число выбранных периодов будет использоваться как единица группировки. Например, если в качестве периода указать недели и установить в счетчике Count (Число единиц времени) значение 2, то задачи будут группироваться по периодам длительностью в две недели.
Чтобы в отчете отображались суммарные задачи, нужно установить флажок Show summary tasks (Показывать суммарные задачи). А установив флажок Gray bands (Полосы-разделители дат), можно добавить в отчет полосы для разделения данных, отображаемых в отчете на разные даты (либо данные, относящиеся к разным ресурсам в отчете о ресурсах).
Для настройки используемого в отчете шрифта следует нажать кнопку Text (Текст), после чего загрузится стандартное диалоговое окно настройки стилей текста. Например, в нашем отчете мы настроили отображение данных о суммарных задачах жирным и более крупным по сравнению с остальными задачами шрифтом.
Прежде чем мы перейдем к дальнейшим настройкам, посмотрим, что представляет собой отчет на нынешнем этапе. Для этого нажмем кнопку о К, после чего отчет будет сохранен и мы вернемся в диалоговое окно просмотра списка отче-
тов (рис. 22.6), где курсор будет установлен на созданном отчете. Для предварительного просмотра отчета нажмем кнопку Preview (Просмотр), расположенную под списком отчетов.
ACWPACWPSVSVEACEAC766$766$620$ 80$620$ 80$620162017321 282$7321 282$766$33%30$26159 3$14 8$D $766$33%30$26159 3$14 8$D $Плаинромнее номераПлаинромнее номера-59$13$0$13$-503$-59$13$0$13$-503$Подготовка материаловПодго товка обложкиDiCop подоиПодготовка материаловПодго товка обложкиDiCop подои^^ОойII^^ОойII-146$-146$Рис. 22.9. Просмотр созданного отчетаРис. 22.9. Просмотр созданного отчетаОтчет по ос военному об ъемуas Of1 007.02Сопроводительный файлОтчет по ос военному об ъемуas Of1 007.02Сопроводительный файлПодго говка текстовПодго говка текстовЮ6$ 1 6 9$ 1 mt0$Ю6$ 1 6 9$ 1 mt0$135$11в$1 678$1 175$ «00$503$75$ 130$135$11в$1 678$1 175$ «00$503$75$ 130$0$0$0$0$0$888$•94$OS0$0$0$0$0$0$888$•94$OS0$4 495$27 $7 $$ $4 495$27 $7 $$ $
ACWP
ACWP
SV
SV
EAC
EAC
766$
766$
620$ 80$
620$ 80$
6201
6201
732
1 282$
732
1 282$
766$
33%
30$
261
59 3$
14 8$
D $
766$
33%
30$
261
59 3$
14 8$
D $
Плаинромнее номера
Плаинромнее номера
-59$
13$
0$
13$
-503$
-59$
13$
0$
13$
-503$
Подготовка материалов
Подго товка обложки
DiCop подои
Подготовка материалов
Подго товка обложки
DiCop подои
^^Оой
II
^^Оой
II
-146$
-146$
Рис. 22.9. Просмотр созданного отчета
Рис. 22.9. Просмотр созданного отчета
Отчет по ос военному об ъемуas Of1 007.02Сопроводительный файл
Отчет по ос военному об ъемуas Of1 007.02Сопроводительный файл
Подго говка текстов
Подго говка текстов
Ю6$ 1 6 9$ 1 mt
0$
Ю6$ 1 6 9$ 1 mt
0$
135$
11в$
1 678$
1 175$ «00$
503$
75$ 130$
135$
11в$
1 678$
1 175$ «00$
503$
75$ 130$
0$0$0$
0$
0$
888$
•94$
OS
0$
0$0$0$
0$
0$
888$
•94$
OS
0$
4 495$
27 $
7 $
$ $
4 495$
27 $
7 $
$ $
Как видно на рис. 22.9, созданный отчет повторяет структуру соответствующего представления. Поскольку столбцов в представлении больше, чем может уместиться на листе, отчет состоит из двух листов, и кнопка на панели инструментов со стрелкой для прокрутки отчета вправо активна.
Продолжим настройку отчета в файле З.трр, выбрав отчет в списке, нажав кнопку Edit (Изменить) и перейдя на вкладку Details (Подробности) в открывшемся диалоговом окне. С помощью параметров, расположенных на этой вкладке, в отчет можно добавить отображение дополнительных сведений о задачах (рис. 22.10).
Рис. 22.10. Настройка отображения в отчете дополнительных сведенийРис. 22.10. Настройка отображения в отчете дополнительных сведений
Рис. 22.10. Настройка отображения в отчете дополнительных сведений
Рис. 22.10. Настройка отображения в отчете дополнительных сведений
Дополнительные сведения, представляемые в отчете, могут быть связаны либо с задачами, либо с назначениями. В левом разделе, Task (Задача), находятся пара-
метры для добавления в отчет сведений о задаче. Если установить флажок Notes (Заметки), то под строкой задачи будут отображаться заметки к ней. Установка флажка Objects (Объекты) приведет к отображению в отчете связанных с задачей объектов. А если установить флажок Predecessors (Предшественники) или Successors (Последователи), то под строкой с данными задачи будет отображаться список ее последователей или предшественников или оба списка, если установлены оба флажка.
Для включения в отчет информации о назначениях следует установить один из флажков в правом разделе диалогового окна, Assignment (Назначение). При установке любого из флажков в отчете под задачами списка будут отображаться назначенные ресурсы. В зависимости от выбранных флажков рядом с названием ресурса будет приведена некоторая дополнительная информация.
Установка флажка Notes (Заметки) добавит в отчет заметки к ресурсам. Флажок Schedule (Календарный план) позволяет отобразить рядом с ресурсом столбцы с информацией календарного плана. Установка флажка Cost (Затраты) приведет к отображению рядом с назначениями данных о затратах, а установка флажка Work (Трудозатраты) — данных о трудозатратах. В настройках отчета файла З.шрр мы установили последний флажок.
Дополнительная информация о задачах может быть обведена рамкой, чтобы ее можно было отличить от основных данных отчета. Для этого нужно установить флажок Border around details (Границы вокруг сведений).
Когда в отчет включено много дополнительных сведений, удобно отделять их друг от друга с помощью сетки. Если установить флажок Gridlines between details (Линии сетки между сведениями), то между основными строками отчета будут отображаться разделительные горизонтальные линии, причем даже тогда, когда дополнительные сведения не отображаются.
Данные столбцов отчета могут суммироваться. Для этого следует установить флажок Show totals (Показывать итоги), в результате чего в отчет будет добавлена строка с суммарными данными.
В файле З.шрр мы установили три последних флажка, и теперь посмотрим, как выглядит отчет, когда в него включены дополнительные данные. Сохраним отчет, нажав кнопку ОК, и загрузим его щелчком на кнопке Preview (Просмотр).
Как видно на рис. 22.11, под каждой задачей появился список задействованных в ее исполнении ресурсов. Этот список обведен рамкой, потому что мы установили флажок Border around details (Границы вокруг сведений). Кроме того, над строкой каждой задачи отображается разделительная линия.
Рассмотрим последнюю вкладку в диалоговом окне создания отчета о задачах. Для этого выберем наш отчет в списке и нажмем кнопку Edit (Изменить), а затем в открывшемся диалоговом окне перейдем на вкладку Sort (Сортировка).
Эта вкладка (рис. 22.12, файл 4.шрр) повторяет диалоговое окно сортировки проекта (см. раздел «Сортировка» урока 4). Здесь следует выбрать поля сортировки и указать ее порядок (по убыванию или по возрастанию). При этом данные в отчете можно сортировать по тем полям, которые в отчете не отображаются.
1Планирование620$620$766$о!
у 2D$
Поагоюма леем! номереПоагоюма леем! номере126$126$126$126$135$135$100$100$Раде. г of 4 5йе: 2 rows by 2 columnsРаде. г of 4 5йе: 2 rows by 2 columnsРис. 22.11. Отчет с отображением дополнительных сведенийРис. 22.11. Отчет с отображением дополнительных сведенийЛеки.-се Метей«*э «♦ We М• жже*т We*del pro" •* WanМ в ж ri о вг *4. Р hr л• hl4 8 hr t4 8 hr0 hiПет ров5 hrsо *vs4,0 hrsS0сиОо р о в*4,0 hrs04,0 hrsа о hr s0 hl4• ■е ж ее*3 WS2, 4hTS> hr*• hriЛеки.-се Метей«*э «♦ We М• жже*т We*del pro" •* WanМ в ж ri о вг *4. Р hr л• hl4 8 hr t4 8 hr0 hiПет ров5 hrsо *vs4,0 hrsS0сиОо р о в*4,0 hrs04,0 hrsа о hr s0 hl4• ■е ж ее*3 WS2, 4hTS> hr*• hriПрелэрюеаьнзя ред|сллегияПрелэрюеаьнзя ред|сллегияlb• жж>их» N eerи*нои *»*8»irm« Wenec< we*и в ж н о вв *4 Pvt0 tvsi 62 hrs4 tvsПетров3 *re mri• rv>0с иР#евIt Л*Ж• hrsfr Arg• h'l0 hrsГ ж Л«ин вс *в hrs0 tvsj 62 hrs44 hrsV вжро в7 *С• hrsi ei hrsВ tvs0 rvslb• жж>их» N eerи*нои *»*8»irm« Wenec< we*и в ж н о вв *4 Pvt0 tvsi 62 hrs4 tvsПетров3 *re mri• rv>0с иР#евIt Л*Ж• hrsfr Arg• h'l0 hrsГ ж Л«ин вс *в hrs0 tvsj 62 hrs44 hrsV вжро в7 *С• hrsi ei hrsВ tvs0 rvsWewuree *e*eРпввWenЪ* We*■eserm Wo*•c« wozi■»■ We*'и в * ее4(0 h'S4 б hrs• b'S6 hgtП е * ров*> 4 hr в0в hrsС«вор 04э *6 hrsа т4.4 ZVI• hrse rreWewuree *e*eРпввWenЪ* We*■eserm Wo*•c« wozi■»■ We*'и в * ее4(0 h'S4 б hrs• b'S6 hgtП е * ров*> 4 hr в0в hrsС«вор 04э *6 hrsа т4.4 ZVI• hrse rreДорабока newoe с мюмДорабока newoe с мюмРис. 22.12. Настройка сортировки данных в отчетеРис. 22.12. Настройка сортировки данных в отчете
Поагоюма леем! номере
Поагоюма леем! номере
126$
126$
126$
126$
135$
135$
100$
100$
Раде. г of 4 5йе: 2 rows by 2 columns
Раде. г of 4 5йе: 2 rows by 2 columns
Рис. 22.11. Отчет с отображением дополнительных сведений
Рис. 22.11. Отчет с отображением дополнительных сведений
Леки.-се Мете
й«*
э «♦ We М
• жже*т We*
del pro
" •* Wan
М в ж ri о в
г *
4. Р hr л
• hl
4 8 hr t
4 8 hr
0 hi
Пет ров
5 hrs
о *vs
4,0 hrs
S
0
сиОо р о в
*
4,0 hrs
0
4,0 hrs
а о hr s
0 hl
4
• ■е ж ее
*
3 WS
2, 4hTS
> hr*
• hri
Леки.-се Мете
й«*
э «♦ We М
• жже*т We*
del pro
" •* Wan
М в ж ri о в
г *
4. Р hr л
• hl
4 8 hr t
4 8 hr
0 hi
Пет ров
5 hrs
о *vs
4,0 hrs
S
0
сиОо р о в
*
4,0 hrs
0
4,0 hrs
а о hr s
0 hl
4
• ■е ж ее
*
3 WS
2, 4hTS
> hr*
• hri
Прелэрюеаьнзя ред|сллегия
Прелэрюеаьнзя ред|сллегия
lb
• жж>их» N eer
и*н
ои *»*
8»irm« Wen
ec< we*
и в ж н о в
в *
4 Pvt
0 tvs
i 62 hrs
4 tvs
Петров
3 *
re mri
• rv>
0
с иР#ев
It Л*Ж
• hrs
fr Arg
• h'l
0 hrs
Г ж Л«ин в
с *
в hrs
0 tvs
j 62 hrs
4
4 hrs
V вжро в
7 *
С
• hrs
i ei hrs
В tvs
0 rvs
lb
• жж>их» N eer
и*н
ои *»*
8»irm« Wen
ec< we*
и в ж н о в
в *
4 Pvt
0 tvs
i 62 hrs
4 tvs
Петров
3 *
re mri
• rv>
0
с иР#ев
It Л*Ж
• hrs
fr Arg
• h'l
0 hrs
Г ж Л«ин в
с *
в hrs
0 tvs
j 62 hrs
4
4 hrs
V вжро в
7 *
С
• hrs
i ei hrs
В tvs
0 rvs
Wewuree *e*e
Рпвв
Wen
Ъ* We*
■eserm Wo*
•c« wozi
■»■ We*
'
и в * ее
4
(
0 h'S
4 б hrs
• b'S
6 hg
t
П е * ров
*
> 4 hr в
0
в hrs
С«вор 04
э *
6 hrs
а т
4.4 ZVI
• hrs
e rre
Wewuree *e*e
Рпвв
Wen
Ъ* We*
■eserm Wo*
•c« wozi
■»■ We*
'
и в * ее
4
(
0 h'S
4 б hrs
• b'S
6 hg
t
П е * ров
*
> 4 hr в
0
в hrs
С«вор 04
э *
6 hrs
а т
4.4 ZVI
• hrs
e rre
Дорабока newoe с мюм
Дорабока newoe с мюм
Рис. 22.12. Настройка сортировки данных в отчете
Рис. 22.12. Настройка сортировки данных в отчете
•ь
Weeuree мете
1/0*1
б и Wo к
*r* Wen
•
го
0 е
0
0 П-t
Поскольку мы отбираем задачи по полю CPI (ИОС), то отсортируем их по этому полю. Для удобства анализа данных мы скрыли дополнительную информацию о задачах и строки суммарных задач, и теперь отчет стал занимать меньше места. На рис. 22.13 в отчете видна и строка итоговых данных с суммами по каждому из столбцов.
Рис. 22.13. Отчет, в котором настроена сортировка данных
Отчет о ресурсах
Для создания отчета о ресурсах в диалоговом окне выбора типа отчета (см. рис. 22.7) нужно выбрать пункт Resource (Ресурс). Открывающееся затем диалоговое окно создания отчета о ресурсах повторяет по структуре и набору параметров диалоговое окно для создания отчета о задачах.
Отличия между этими диалоговыми окнами заключаются в наборе таблиц и фильтров, на основе которых можно создать отчет. Кроме того, раздел отображения сведений о ресурсах на вкладке Details (Подробности) содержит параметры, которых не было в разделе отображения дополнительных сведений для задач (см. рис. 22.10, файл
Флажок Calendar (Календарь) предназначен для включения в отчет информации о персональных календарях ресурсов. А если установить флажок Cost Rates (Нормы затрат), то в отчет будут добавлены данные о нормах затрат для каждого из ресурсов.
В файле мы настроили отчет, как показано на рис. 22.14, предварительно включив на первой вкладке отображение разделительных линий с помощью флажка Gray bands (Полосы-разделители дат). Это привело к тому, что в полученном отчете (рис. 22.15) данные, относящиеся к разным ресурсам, разделены серыми полосами.
Сведения о персональных календарях ресурсов отображаются в виде двух таблиц, в первой из которых содержатся данные о расписании по дням недели. В заголовке этой таблицы указывается название базового календаря, на основании которого составлен календарь ресурса. Во второй таблице представлены данные об исключениях из персонального календаря. Этот отчет удобно использовать для проверки персональных календарей ресурсов, особенно когда ресурсы вносят изменения в свои календари автоматически с помощью сервера MS Project Server.
Аналогично строится отчет о нормах затрат. С его помощью можно быстро просмотреть нормы затрат ресурсов и определить несоответствия в настройках, если они есть.
Рис. 22.14. Настройка отображения дополнительных данных в отчете о ресурсах
Рис. 22.15. Отчето ресурсахсданнымиперсональныхкалендарей
Отчет по месячному календарю
Отчет по месячному календарю предназначен для подготовки печатной версии календарного плана проекта, и с его помощью можно быстро создать печатную
версию диаграммы Calendar (Календарь). Отчет о каждом из месяцев, прошедших до текущей даты, печатается на отдельной странице отчета.
Из-за того что данные о месяце отображаются на довольно ограниченном пространстве листа формата А4, многие задачи в него не помещаются, например, если в течение дня одновременно выполняется 5-6 задач. Информация о задачах, не поместившихся в календаре на отчете, отображается в виде набора таблиц в конце отчета.
Для создания отчета по месячному календарю в диалоговом окне определения типа отчета (см. рис. 22.7) нужно выбрать пункт Monthly Calendar (Месячный календарь). После этого появится диалоговое окно определения параметров нового отчета (рис. 22.16, файл б.гпрр).
Monthly Calendar Report Definition
У«»е:[Месячный отчетУ«»е:[Месячный отчетOKOK
У«»е:[Месячный отчет
У«»е:[Месячный отчет
OK
OK
label tasks with ГЮ P Namelabel tasks with ГЮ P NameCancel |Cancel |Te^t... ITe^t... I
label tasks with ГЮ P Name
label tasks with ГЮ P Name
Cancel |
Cancel |
Te^t... I
Te^t... I
Г HeightCalendar: [Standard■ 17|6г<!1г!<гм=гкпА<Ьу5P^b-txetis
I Show tasks as Pears rpnes
C Start/Frush dates
Рис. 22.16. Определение параметров отчета по месячному календарю
Первые два параметра настройки стандартны: в полеName (Имя) указывается название отчета, а выбрав нужный фильтр в раскрывающемся списке Filter (Фильтр), можно отобрать для отображения в отчете только некоторые задачи. Если установить флажок Highlight (Выделяющий фильтр), то шрифт задач, соответствующих условию фильтрации, будет изменен в соответствии с настройкой текстового стиля Highlighted Tasks (Выбранные задачи). Этот текстовый стиль можно отредактировать, нажав кнопку Text (Текст).
В раскрывающемся списке Calendar (Календарь) выбирается базовый или ресурсный календарь, в соответствии с которым в отчете выделяются нерабочие дни. Они выделяются только при установленном флажке Gray nonworking days (Отображать нерабочие дни серым цветом), а если этот флажок сбросить, то выбор календаря не повлияет на внешний вид отчета.
Часто задачи длятся больше одной недели, например суммарные задачи. Отрезки таких задач будут прерываться в конце каждой недели и продолжаться на следующей. Чтобы отличать окончания отрезков, обозначающих завершение задачи, от окончаний, обозначающих перенос выполнения задачи на следующую неделю, MS Project выделяет последние не сплошной линией, а пунктирной.
Чтобы разрывы при переносах задач отображались сплошной линией, нужно установить флажок Solid Bar Breaks (Отображать разрывы отрезков сплошными линиями).
Данные о задачах, не поместившихся в основную часть отчета, отображаются с разбивкой по к которым они относятся. Чтобы эти даты и, соответственно, сведения о «дополнительных» задачах были отделены друг от друга серыми полосами, следует установить флажок Print graybands (Печатать полосы-разделители дат).
В разделе Show tasks as (Отображать задачи) определяется способ отображения задач в отчете. Переключатель Bars (Отрезками) нужно выбрать, если вы хотите, чтобы задачи отображались в отчете стандартным способом. Если выбрать переключатель Lines (Линиями), то задачи будут представлены в виде линий. А выбор переключателя Start/Finish dates (Датами начала и окончания) приведет к формированию отчета, в котором названия задач будут указываться лишь в ячейках тех дней, где начинается и заканчивается их выполнение. Мы выбрали этот переключатель в отчете по месячному календарю в файле (рис. 22.17), и на рисунке вы видите, что в ячейках дней отображается название задачи с пометкой S (Н) или F (0), соответствующей началу или окончанию задачи. Неудобно, что название задачи не отображается в ячейке полностью.
Рис.Отчет по месячному календарю с режимом отображения дат начала и окончания
В разделе Label tasks with (Отображать для задач) определяется набор свойств задач, отображаемых в отчете. Рядом с задачей может выводиться ее идентификатор (переключатель IDназвание (переключатель Name (Наи длительность (переключатель DurationОтключить ото
бражение названий задач нельзя.
На рис. 22.18 показан отчет, отображаемый в соответствии со сделанными на рис. 22.16 настройками (файл Поскольку для отображения задач выбрана стандартная форма (отрезки), на рисунке мы просматриваем раздел с данными дополнительных то есть тех, которые не смогли быть отображены в основной части отчета. В соответствии с нашими настройками между данными, относящимися к разным датам, отображаются серые разделительные полосы.
ii15.03.0215.03.0217.03.0217.03.021119.03.0219.03.028by 18by 1--12252812252825282528Подготовка анонсов материалежурналаи иллюстрацийПодготовка анонсов материалежурналаи иллюстрацийlii!!illllil!i!l!-iIlllll18.03.02lii!!illllil!i!l!-iIlllll18.03.02НШШШМШ 16.03.02НШШШМШ 16.03.02StatusInIn ProgressIn ProgressStatusInIn ProgressIn ProgressStatusStart StartStartStatusStart StartStartNameПодготовка анонсов материал о в исмерадля об ложкиВерстка журналаОбработка текста и иллюстрацийNameПодготовка анонсов материал о в исмерадля об ложкиВерстка журналаОбработка текста и иллюстрацийРис. 22.18. Раздел дополнительных задач в отчетеРис. 22.18. Раздел дополнительных задач в отчетеAdditional TasksAdditional Tasks08.02.0208.02.02iiiiiBiwiniiniiinniimimiiiiiiiimifliyiHimiiiiinnwiiiiiBiwiniiniiinniimimiiiiiiiimifliyiHimiiiiinnwStatusStart. FinishStatusStart. FinishStatusin ProgressIn ProgressIn ProgressStatusin ProgressIn ProgressIn ProgressStatusIn Progress In Progress In ProgressStatusIn Progress In Progress In ProgressID19ID19ID122526ID122526IDIDID112526ID112526NameNamet работе yatTopott работе yatTopotтиптипПодготовка анонсов материалов номера для обложкиВерстка журналаОбработка текста и иллюстрацийПодготовка анонсов материалов номера для обложкиВерстка журналаОбработка текста и иллюстрацийNameNameобложкиВерстка журналаОбработка текста м иллюстрацийобложкиВерстка журналаОбработка текста м иллюстрацийIllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllIllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll
i
i
15.03.02
15.03.02
17.03.02
17.03.02
1
1
19.03.02
19.03.02
8by 1
8by 1
-
-
12
25
28
12
25
28
25
28
25
28
Подготовка анонсов материале
журнала
и иллюстраций
Подготовка анонсов материале
журнала
и иллюстраций
lii!!illllil!i!l!-iIlllll
18.03.02
lii!!illllil!i!l!-iIlllll
18.03.02
НШШШМШ 16.03.02
НШШШМШ 16.03.02
Status
In
In Progress
In Progress
Status
In
In Progress
In Progress
Status
Start Start
Start
Status
Start Start
Start
Name
Подготовка анонсов материал о в исмерадля об ложки
Верстка журнала
Обработка текста и иллюстраций
Name
Подготовка анонсов материал о в исмерадля об ложки
Верстка журнала
Обработка текста и иллюстраций
Рис. 22.18. Раздел дополнительных задач в отчете
Рис. 22.18. Раздел дополнительных задач в отчете
Additional Tasks
Additional Tasks
08.02.02
08.02.02
iiiiiBiwiniiniiinniimimiiiiiiiimifliyiHimiiiiinnw
iiiiiBiwiniiniiinniimimiiiiiiiimifliyiHimiiiiinnw
Status
Start. Finish
Status
Start. Finish
Status
in Progress
In Progress
In Progress
Status
in Progress
In Progress
In Progress
Status
In Progress In Progress In Progress
Status
In Progress In Progress In Progress
ID
19
ID
19
ID
12
25
26
ID
12
25
26
ID
ID
ID
11
25
26
ID
11
25
26
Name
Name
t работе yatTopot
t работе yatTopot
тип
тип
Подготовка анонсов материалов номера для обложки
Верстка журнала
Обработка текста и иллюстраций
Подготовка анонсов материалов номера для обложки
Верстка журнала
Обработка текста и иллюстраций
Name
Name
обложки
Верстка журнала
Обработка текста м иллюстраций
обложки
Верстка журнала
Обработка текста м иллюстраций
Illllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll
Illllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll
Перекрестный отчет
Перекрестный отчет позволяет распечатывать повременные данные о задачах и ресурсах, создавая отчеты, аналогичные по структуре диаграммам использования. Для создания перекрестного отчета в диалоговом окне определения типа отчета (см. рис. 22.7) нужно выбрать пункт Crosstab (Перекрестная таблица). После этого откроется диалоговое окно определения параметров нового отчета (рис. 22.19, файл
Первая вкладка диалогового окна содержит стандартные параметры Name (Название), Filter (Фильтр) и флажок Highlight (Выделяющий фильтр), а также раздел Crosstab (Перекрестная таблица), в котором определяется структура отчета.
Рис. 22.19. Определение параметров перекрестного отчета
В раскрывающемся списке Row (Строка) определяется, какие данные будут отображаться в строках таблицы: названия задач или ресурсов. Например, в файле S.mpp мы выбрали пункт меню Tasks (Задачи), поэтому в строках отчета будут отображаться названия задач.
Ниже находится флажок And resource assignments (И назначенные ресурсы), установив который можно добавить в отчет сведения о ресурсах, назначенных на задачи. Если же отчет настроен для отображения в строках названий ресурсов, то этот флажок изменяет название наAnd taskassignments(И назначенные задачи) и его установка приводит к отображению в отчете сведений о задачах, назначенных ресурсу.
В зависимости от значения параметра Row (Строка) изменяется содержимое раскрывающегося списка Column (Столбец), в котором определяется, какие сведения о задачах или ресурсах будут отображаться в таблице. В файле S.mpp мы выбрали пункт Cost (Затраты), чтобы просмотреть в отчете данные о стоимости задач.
Над раскрывающимся списком Column (Столбец) находятся два поля для определения временного периода, которому будет соответствовать один столбец. Например, в нашем случае один столбец будет содержать данные за 1 квартал.
Чтобы посмотреть, как выглядит отчет с текущими настройками, нажмем кнопку OK, а затем в списке отчетов нажмем кнопку Preview (Просмотр). Отчет (рис. 22.20) состоит из таблицы: в первом столбце отображаются названия задач, а затем следуют два столбца с данными за два квартала, во время которых запланировано выполнение проекта.
На второй вкладке диалогового окна создания отчета, как и в предыдущих случаях, определяется, какие дополнительные сведения будут отображены и как будут оформлены данные. На рис. 22.21 представлены эти настройки для файла 9.mpp, в котором мы продолжаем редактирование созданного ранее отчета.
IT
lie rot oft Project - Олфр
► 1 ■*1*1 ЙОПЗ| PageSotup... J
err*...
JO*" 11 ti*
П ерекрестный-- задачи as of
файл
4th Quarter
1st Quarter
Сбор предложении of авторов
193$
Подготовка плана иомора
135$
Предварительная редколлегия
130$
Дэрабопа планов с учетом тамошний
180$
Редколлегия
129$
План
Отбор модели
500$
модели
Подготовка анонсов материалов номера для обложки
675$
102$
—
Верстка обложки
Обложка готова
Подготовка редакционных заданий
278$
141$
Рассылка задании авторам
75$
рв задании
150$
с6
Статьи поступилиt редакцию
000$
Редактирование материалов
271$
764$
Техническое редактирование Тексты готовы
1
Подготовка материалов завершена 06 б
945$
В ы чи т к а
350$
Сверка
876$
Подготовка оглавления
12$
Окончательная сборка
12$
Номер сверстан
Коя сt
128$
Цветоделение
214$
Коррекция
179$
»од пленок
к передаме В типографию
266$
4
►
Г
■ Разе: 1 of 1
i!
iyJ^" |W3M’ Ьс>-.
Рис. 22.20. Перекрестный отчет после сохранения настроек
Рис. 22.21. Настройки отображения дополнительной информации
В разделе Show (Показать) определяется, какие дополнительные данные будут добавлены в отчет. Как видно на рис. 22.20, по умолчанию задачи отображаются без группировки по фазам, из-за чего пропадает их структура. Чтобы фазы отображались в отчете, нужно установить флажокSummarytasks(Суммарныезадачи).
В отчет может быть добавлен столбец с суммарными данными по каждой из строк отчета. Если такой столбец нужен в вашем отчете, то следует установить флажок Row totals (Итоги по строкам). А для включения в отчет строки с суммарными значениями в каждом из столбцов необходимо установить флажок Column totals (Итоги по столбцам).
В отчете может отображаться рамка для разделения задач или ресурсов. Для этого следует в разделе Gridlines (Линии сетки) установить флажок Between tasks (Между задачами) или Between resources (Между ресурсами). Если один из типов данных не выводится в отчете, то соответствующий флажок недоступен. Например, в нашем отчете используются задачи, но нет назначений, поэтому флажок отображения сетки для ресурсов недоступен.
Для большинства задач или ресурсов данные отображаются не в каждом столбце таблицы (если, конечно, временной интервал столбца не превышает длительности проекта), а значит, неизбежны нулевые значения. Обычно MS Project не показывает их в отчетах, и это видно на рис. 22.20, где для некоторых задач в столбцах не указаны значения, например для первой задачи во втором столбце. Более того, если целый столбец содержит нулевые значения, он не будет отображаться в отчете. Но иногда требуется отобразить нулевые значения, и в таком случае следует установить флажок Show zero values (Показать нулевые значения). При настройке файла 9.mpp мы установили этот флажок.
Если временной интервал, данные которого отображаются в столбце, достаточно мал (например, неделя или день), то отчет будет включать большое число столбцов и его ширина возрастет до нескольких страниц. В таком случае просматривать вторую и следующие страницы довольно неудобно, поскольку названия задач или ресурсов, к которым относятся данные, указаны только на первой странице. Чтобы эти названия повторялись, необходимо установить флажок Repeat first columns on every page (Повторять первый столбец на каждой странице). Поскольку наш отчет состоит лишь из одной страницы, мы не используем эту возможность.
В раскрывающемся списке Date format (Формат даты) определяется формат отображения даты в заголовках столбцов. В отчете на рис. 22.20 по заголовкам столбцов не понятно, к какому году относятся кварталы. Поэтому в раскрывающемся списке мы выбрали формат, включающий номер года.
На последней вкладке диалогового окна настройки отчета определяются параметры сортировки. Диалоговое окно настройки параметров сортировки не отличается от того, что используется при создании отчетов других типов (см. рис. 21.12) или при сортировке таблиц.
На рис. 22.22 представлен отчет после сохранения настроек, показанных на рис. 22.21. Задачи стали разделяться линиями сетки, внизу таблицы появилась строка с итоговыми значениями по каждому из столбцов, а в столбцах стали отображаться нулевые значения. Кроме того, в заголовках столбцов отчета стали
отображаться номера годов рядом с номерами кварталов (поскольку в календаре проекта используется финансовый год, в отчете указываются номера финансовых годов).
I Microsoft Project - 9.mpp
-LHAm l@№ ^^- 1
.j
а
Qtr 4. 2002
Иг 1,2003 '
1
Пявиирование кокера
0$
0$
Сбор пр<а*ожеми* or iiiopoi
193$
0$
Подготовка плана номера
136$
0$
Пред i ^ительная редколлегия
130$
0$
Доработка планов с учетом замечаний
180$
0$
|
Редколлегия
129$
0$
План номера утвержден
0$
0$
Подготовка материалов
0$
0$
Подготовка обложки
0$
0$
Отбор модели
500$
0$
Фотосъемка модел и
675$
0$
Подготовка анонсов материалов номера для обложки
0$
102$
Верстка обложки
0$
141$
Обложка готова
0$
0$
|
Подготовка текстов
0$
0$
|
Подготовка редакционных гаданий
278$
0$
|
Расс*яка ваданий авторам
75$
0$
Утверждение заданий
150$
0$
ii
Статьи в работе уавторов
0$
0$
Статьи поступили в редакцию
1 000$
0$
Редактирование материалов
271$
754$
Техническое редактирование
0$
1 967$
Тексты готовы
0$
0$
Подготовка материалов эамрш ена
0$
0$
Версткажурнала
0$
0$
Обработка текста и иллюстраций
0$
945$
ii
Вычитка
0$
350$
Сверка
0$
876$
Подготовка оглавления
0$
12$
Окончательная сборка
0$
12$
Номер сверстан
0$
0$
Предпечатная подготовка
0$
0$
3
Коквергциясверстанного номера t Ф ормат Маа
0$
128$
Цветоделение
0$
214$
ii
Коррекция
0$
179$
|
Вы вод пленок
0$
266$
Номер готов к передаче в типограф ИЮ
0$
0$
Total
3 714$
5 947$
-11 _ ■ P»ge
т
Рис. 22.22. Перекрестный отчет после настройки отображения дополнительных данных
Редактирование и настройка отчетов
После того как отчет создан, его можно изменить, нажав кнопку Edit (Изменить) в диалоговом окне просмотра списка отчетов (см. рис. 22.6). Нажав кнопку Copy (Копировать), можно отредактировать отчет и сохранить его с новым названием. При этом открывающееся диалоговое окно редактирования свойств отчета будет
повторять одно из тех, что мы рассматривали, в зависимости от типа редактируемого или изменяемого отчета.
Для удаления отчетов, их копирования или перемещения между файлами проектов предназначена вкладка Reports (Отчеты) диалогового окна Organizer (Организатор). Попасть на нее можно из диалогового окна просмотра списка отчетов (см. рис. 22.6), щелкнув на кнопке Organizer (Организатор), или с помощью команды меню Tools Organizer (Сервис Организатор). Там же можно и переименовать отчет. Работу с Организатором мы рассматривали в разделе «Удаление и перемещение представлений и их составляющих» урока 9.
На листе отчета отображаются как данные отчета, так и дополнительные сведения: название проекта, номер страницы, текущая дата и пр. Чтобы изменить содержимое колонтитулов документа, а также ориентацию бумаги и размер полей, нужно щелкнуть на кнопкеSetup(Настройка) в диалоговом окне со списком отчетов (см. рис. 22.6) или на кнопке Page Setup (Параметрына панели инст
рументов в диалоговом окне просмотра отчета. Открывающееся после нажатия на эти кнопки диалоговое окно настройки параметров страницы мы рассматривали в разделе «Настройка параметров страницы» урока 18.
Что нового вы узнали?
О Как просматривать статистику по проекту.
О Какие отчеты входят в состав MS Project и какую информацию с их помощью можно получить.
О Как создавать отчеты о задачах и о ресурсах.
О Как создавать отчет по месячному календарю.
О Как создавать перекрестный отчет.
О Как редактировать и настраивать отчеты.
Контрольные вопросы и задания
по части
Общие
Что такое базовый план и чем он отличается от текущего?
Чем базовый план отличается от промежуточного?
Для чего предназначена методика освоенного объема?
Какие три основных параметра использует эта методика?
Почему для анализа освоенного объема проекта нужно предварительно сохранить его базовый план?
Файлы контрольного задания расположены в папке TEST3.
Отслеживание проекта
Используя файл проекта, созданный в результате выполнения задания ко второй части книги, сохраните его базовый план.
Установите параметры расчета таким образом, чтобы при вводе фактических данных не выполненная до даты отчета работа переносилась на время после этой даты.
Подготовьте таблицы для ввода данных отслеживания с помощью панели Project Guide (Консультант). Настройте ее для ввода данных с помощью поля % Complete (% завершения).
Включите отображение панели инструментов для отслеживания.
Установите дату отчета па первый день начала работ по проекту. Начните отслеживание проекта, введя фактические данные за первый день.
Передвиньте дату отчета на день вперед и введите данные за следующий день. Аналогично передвигая дату, введите фактические данные о ходе работ до конца первой недели. При этом имитируйте возможный реальный ход работ: задачи прерываются из-за болезни сотрудников, исполнение задерживается из-за недостаточной квалификации или, наоборот, идет с опережением. Не вводите фактические данные для некоторых задач, как если бы информация об их отслеживании не поступала.
В конце первой недели, используя команду обновления проекта, перенесите всю невыполненную работу на следующую неделю.
Сохраните текущий план проекта как базовый, используя дополнительные базовые планы (от 1 до 10). После выполнения этого задания в вашем проекте должно быть два базовых плана: сохраненный в начале отслеживания проекта и сохраненный после первой недели его выполнения.
На второй неделе выполнения проекта используйте для отслеживания ввод повременных данных, причем попробуйте отслеживать задачи как с помощью повременного поля Actual Work (Фактические трудозатраты), так и с помощью повременногополя %Complete(%завершения).Опятьвводитеинформацию о выполнении с несоответствиями плану и вводите фактические данные не для всех задач. Не забывайте перемещать дату отчета при переходе к каждому следующему дню.
В конце этой недели с помощью команды обновления проекта пометьте не выполненную, но запланированную работу, то есть задачи, для которых не вводилисьданные, какзавершенную.
Анализ хода работ
Добавьте на диаграмму Ганта линию хода выполнения на даты отчета и на последний день первой недели выполнения проекта. Определите, ход выполнения каких задач отклонялся от плана в конце первой недели и ход выполнения каких задач отклоняется от плана в конце второй недели.
С помощью индикаторов CPI (ИОС) и SPI ( ИОКП) определите, как соотносится с планом скорость хода работ и темп расходования средств.
Если проект превышает бюджет, перепланируйте его, используя более дешевые ресурсы или уменьшив количество работ.
Если бюджет экономится, определите, как можно его использовать, и внесите соответствующие изменения в план.
Еслипроектотстаетот календарногоплана,определитемерыпоускорению
хода работ. Сократите объем работ или привлеките к работе более квалифицированных сотрудников, если это позволяет бюджет.
Если ход работ опережает календарный план, используйте преимущество по времени. Можно использовать менее квалифицированных сотрудников для выполнения части оставшихся работ, а на сэкономленные средства выполнить дополнительные работы.
Предположим, что заказчик проекта утвердил измененный план проекта в том виде, который он имел в конце первой недели. Настройте расчет освоенного объема с учетом этого базового плана и повторите пункты 17-21.
Сравните на диаграмме Ганта новый базовый план с тем, что был сохранен в начале исполнения проекта.
Подготовка отчетов
Просмотрите отчет статистики по проекту.
С помощью одного из стандартных отчетов определите, какие задачи находятся в процессе выполнения.
С помощью одного из стандартных отчетов определите, какие задачи запаздывают относительно расписания.
С помощью одного из стандартных отчетов определите, какие ресурсы перегружены.
Просмотрите отчет движения средств по проекту, сгруппировав данные по месяцам.
Создайте отчет для отображения затрат на основные фазы проекта.
Подготовьте список дел на ближайший месяц для одного из задействованных в проекте сотрудников.
Совместная работа
Установите на своем компьютере программу для совместной работы с помощью почтовой системы.
Настройте проект для совместной работы с использованием почтовой системы.
Для ресурсов, которые будут исполнять задачи на следующей неделе проекта, определите адреса электронной почты. Если вы работаете в группе, укажите адреса своих коллег, если нет — то собственный адрес.
Отправьте задачи на согласование. Полученные после согласования задачи внесите в план проекта и перенесите дату отчета на неделю вперед.
Запросите ход выполнения задач и внесите полученные фактические данные в план проекта.
Проанализируйте проект по пунктам 17-21.
Настройте проект для совместной работы с использованием сервера MS Project Server. При этом некоторые ресурсы должны по-прежнему взаимодействовать только по электронной почте.
Создайте себе учетную запись на сервере.
Опубликуйте назначения на следующую неделю проекта. Авторизуйтесь под именем ресурсов проекта и подтвердите или отклоните назначения, измените трудозатраты и добавьте свои задачи — одним словом, имитируйте реальное согласование плана.
Используя средства делегирования задач, передайте некоторые задачи одного сотрудника другому.
И. Перенесите дату отчета на неделю вперед и внесите в план поступающие фактические данные от ресурсов. Для некоторых сотрудников настройте правила автоматического приема фактических данных.
Запросите отчет о состоянии у задействованных в проекте сотрудников и сформируйте отчет группы о состоянии.
Ж? ЧАСТЬЖ? ЧАСТЬДополнительные возможности
Ж? ЧАСТЬ
Ж? ЧАСТЬ
УРОКУРОКВозможности
УРОК
УРОК
стандартной редакции
Использование пула ресурсов в проекте
Объединение нескольких проектовв общем файле
Сохранение рабочей области
Сохранение проектов в базе данных проектов
Настройка Консультанта (Project Guide)
Добавление и удаление надстроек СОМ
Глобальные шаблоны MS Project
Создание шаблонов файлов
Создание файлов на основесуществующих шаблонов
В этом уроке мы рассмотрим дополнительные возможности стандартной редакции MS Project 2002. Основная тема урока — управление несколькими проектами. Вы узнаете, как избежать конфликтов при распределении ресурсов между проектами и как планировать выполнение взаимосвязанных проектов. Кроме того, вы научитесь одновременно анализировать данные нескольких проектов, объединяя их в общем представлении или отчете.
Вы освоите удобные приемы работы с группами файлов проектов и узнаете, как сохранять рабочую область, создавать базы данных проектов и готовить шаблоны для создания новых планов проектов на их основе. Кроме того, вы узнаете, как настраивать Консультанта MS Project 2002 и как работать с программными надстройками.
Совместное использование ресурсов
Одновременное управление несколькими проектами в рамках организации осложняется тем, что сотрудники и материальные ресурсы должны назначаться на задачи так, чтобы назначения одних проектов не противоречили другим. Например, нельзя выделить сотрудника на задачу 1 июля, если в этот день он уже зав другом проекте.
От согласованности ресурсного планирования зависит успешное выполнение проектов в организации. Чтобы обеспечить эту согласованность, в MS Project включена возможность использовать при планировании нескольких проектов единый список ресурсов, хранящийся в отдельном файле, — так называемый Resource Pool (Пул ресурсов).
Настройка пула ресурсов
Чтобы согласовать ресурсное планирование, нужно создать обычный файл проекта в формате *.трр и поместить в него все данные о ресурсах. Затем создаются проекты с планами, и в них указывается, что при планировании будут использоваться ресурсы из первого файла, который в терминах MS Project называется пулам ресурсов (resource pool). В качестве примера мы создали файл пула pool.mpp и два файла с планами, где должны использоваться ресурсы пула — и
Чтобы определить пул ресурсов для использования в плане проекта, нужно открыть и файл с планом, и файл с пулом (в нашем случае — открыть файлы l.mpp и pool.mpp). Затем, находясь в окне файла с планом, следует выбрать команду меню Tools ► Resource Sharing ► Share Resources (Сервис Общие ресурсы > Доступ к ресурсам). После этого открывается диалоговое окно определения общего доступа к ресурсам, в котором настраиваются параметры работы с пулом (рис.
Чтобы включить режим использования пула ресурсов, в этом диалоговом окне необходимо выбрать переключатель Use resources (Использовать ресурсы), а затем выбрать название файла проекта в раскрывающемся списке. Например, для файла l.mpp мы указали файл pool.mpp как пул ресурсов.
ПРИМЕЧАНИЕПРИМЕЧАНИЕРис. 23.1. Настройка использования пула ресурсовРис. 23.1. Настройка использования пула ресурсовФайл, в котором используются ресурсы из пула, называется клиентом пула (sharer). Клиентпуланеможетбыть пуломресурсов длядругогоплана проекта.
ПРИМЕЧАНИЕ
ПРИМЕЧАНИЕ
Рис. 23.1. Настройка использования пула ресурсов
Рис. 23.1. Настройка использования пула ресурсов
Когда клиент подключается к пулу, начинается синхронизация данных: все ресурсы копируются в файл клиента, и с ними можно работать, как с обычными ресурсами проекта — редактировать их свойства, добавлять и удалять и т. д. При назначении ресурсов на задачи плана сведения о назначениях копируются в файл пула.
Может случиться так, что после редактирования данных в файле клиента состав и свойства ресурсов клиента будут отличаться от состава и свойств ресурсов пула. В таком случае при синхронизации клиента и пула программе нужно определять, какой файл имеет преимущество. Если преимущество имеет пул, то данные клиента приводятся в соответствии с данными пула, если же клиент имеет преимущество, то обновляется пул в соответствии с данными клиента.
\ § )ВНИМАНИЕДанные о назначениях ресурсов пула всегда переносятся из файла клиента в
файл пула, независимо от преимущества.
Чтобы определить, какой файл будет иметь преимущество при конфликтах, в диалоговом окне нужно выбрать либо переключатель Pool takes precedence (Преимущество имеет пул), либо переключатель Sharer takes precedence (Преимущество имеет клиент пула). Обычно выбирается первый переключатель, поскольку он исключает возможность внесения в пул несогласованных или случайных изменений. Часто пул размещается на сетевом диске и права на его изменение есть у ограниченного круга лиц. В таком случае, если у вас нет прав на изменение пула, вам подходит только первый вариант.
Чтобы в дальнейшем изменить настройки использования пула, нужно снова открыть это диалоговое окно. Выбрав перключатель Use own resources (Использовать собственные ресурсы), можно будет отказаться от использования пула. После этого в проекте останутся только те ресурсы, которые назначены на его задачи, а остальные будут удалены.
Можно изменить и настройки относительного преимущества файлов при конфликтах. Например, если вы отредактировали данные о ресурсе в файле клиента пула и хотите, чтобы они сохранились в пуле при синхронизации, следует от-
крыть диалоговое окно и выбрать переключатель Sharer takes precedence (Преимущество имеет клиент пула). После синхронизации, когда измененные данные сохранились в пуле, нужно вновь открыть диалоговое окно и выбрать переключатель Pool takes precedence (Преимущество имеет пул), чтобы в дальнейшем пул вновь имел приоритет.
Планирование с использованием пула
После того как списки ресурсов клиента и пула синхронизированы, выделение ресурсов на задачи в файле клиента осуществляется обычным способом. При этом MS Project учитывает данные о назначениях ресурсов в других проектах.
Рассмотрим работу с одним ресурсом в двух проектах на примере наших файлов l.mpp и 2.mpp, использующих ресурсы пула pool.mpp. В первом проекте мы создали задачу длительностью 5 дней, назвали ее 1_1 и выделили на ее исполнение Иванова A.A. Затем во втором проекте мы также создали задачу длительностью 5 дней и назвали ее 2_1. Оба проекта начинаются в один день, и поэтому эта задача запланирована на то же время, что и задача 1_1.
Теперь попробуем выделить ресурс на задачу 2_1. Для этого воспользуемся диалоговым окном назначения ресурсов (см. раздел «Замена ресурсов» урока 14), которое открывается с помощью одноименной кнопки стандартной панели инструментов или команды меню Toots ► Assign Resources (Сервис ► Назначить ресурсы). Чтобы отобрать только доступных в нужное нам время сотрудников, установим флажок Available to work (Доступные не менее) и в счетчике введем 40 часов, поскольку наша задача длится именно столько. Ресурс Иванов A.A., на это время уже назначенный на задачу в другом проекте, сразу пропадает из списка, и программа не предлагает назначить его на исполнение задачи (рис. 23.2).
Если в проекте включен режим автоматического выравнивания ресурсов (см. раздел «Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов» урока 14), то MS Project автоматически перенесет задачу на другое время, если назначенный на ее исполнение ресурс уже выделен в это время на исполнение другой задачи в другом проекте, подключенном к пулу.
Вы можете попробовать включить этот режим в файле 2.mpp и назначить Иванова А.А. на исполнение задачи 2_1. Задача автоматически будет перенесена на неделю вперед, то есть на время окончания задачи 1-1 в плане проекта l.mpp. Если же вы отключите автоматическое выравнивание ресурсов и затем откроете представление Resource Sheet (Лист ресурсов ), то увидите, что MS Project определил превышение доступности у Иванова А.А.
Как программа определяет, в какое время ресурс загружен в других проектах? Дело в том, что сводные данные о загрузке ресурсов во всех клиентах пула содержатся в пуле, и когда он открыт, эти сведения доступны.
Чтобы просмотреть информацию о загрузке ресурса и учесть ее при планировании, нужно открыть представление Resource Usage (Использование ресурсов) в файле клиента пула (при этом файл пула также должен быть открыт в MS Project). В нем для каждого ресурса указаны все задачи, в которых он задействован. Чтобы
определить, к какому проекту относится та или иная задача, в таблицу необходимо добавить столбец Project (Проект).
Рис. 23.2. Программа определяет, кого можно назначить на исполнение задачиРис. 23.2. Программа определяет, кого можно назначить на исполнение задачи
Рис. 23.2. Программа определяет, кого можно назначить на исполнение задачи
Рис. 23.2. Программа определяет, кого можно назначить на исполнение задачи
Этот столбец может относиться как к ресурсам, так и к задачам. В файле 2.mpp (рис. 23.3) мы добавили его в таблицу, и в нем видно, что ресурсы относятся к проекту pool.mpp, а задача в которой задействован Иванов А.А. — к проекту l.mpp. Мы просматриваем данные в файле 2.mpp, но на диаграмме видно, что в нем хранятся данные, относящиеся к загрузке ресурса в файле l.mpp. В списке отображаются и не назначенные задачи во всех клиентах пула, например не назначена задача 2_1 из файла 2.mpp.
©] pte tic Xwn insert f^jrm* took project O*bo*«e ypndow Ц* T) ^ Q ^ d & ^ X ^ © *3 ♦ *^- ->. 0 X,- 6©] pte tic Xwn insert f^jrm* took project O*bo*«e ypndow Ц* T) ^ Q ^ d & ^ X ^ © *3 ♦ *^- ->. 0 X,- 6No GroupAl Resources •No GroupAl Resources •^;'\ '\:.'e ^ ^$!¥Z"l Г;.г ‘;.':t.;ж/:^^:|<a. es, *r a 13.^;'\ '\:.'e ^ ^$!¥Z"l Г;.г ‘;.':t.;ж/:^^:|<a. es, *r a 13.Петров AAПетров AA_S^:_S^:Pr*dPr*d. Ohrs40 hrsJ 40 krs 0№, Ohrs,. Ohrs40 hrsJ 40 krs 0№, Ohrs,0«*.VVOrt n VVW.. VMork Worlr0«*.VVOrt n VVW.. VMork Worlr['^Mkrowfl Project - Zjupp['^Mkrowfl Project - ZjuppРис. 23.3. Данные о загрузке ресурса в других проектах — клиентах пула отображаются в каждом проекте, если загружен пулРис. 23.3. Данные о загрузке ресурса в других проектах — клиентах пула отображаются в каждом проекте, если загружен пул
©] pte tic Xwn insert f^jrm* took project O*bo*«e ypndow Ц* T) ^ Q ^ d & ^ X ^ © *3 ♦ *^- ->. 0 X,- 6
©] pte tic Xwn insert f^jrm* took project O*bo*«e ypndow Ц* T) ^ Q ^ d & ^ X ^ © *3 ♦ *^- ->. 0 X,- 6
No Group
Al Resources •
No Group
Al Resources •
^;'\ '\:.'e ^ ^$!¥Z"l Г;.г ‘;.':t.;ж/:^^:|
<a. es, *r a 13.
^;'\ '\:.'e ^ ^$!¥Z"l Г;.г ‘;.':t.;ж/:^^:|
<a. es, *r a 13.
Петров AA
Петров AA
_S^:
_S^:
Pr*d
Pr*d
. Ohrs
40 hrs
J 40 krs 0№, Ohrs,
. Ohrs
40 hrs
J 40 krs 0№, Ohrs,
0«*
.VVOrt n VVW.. VMork Worlr
0«*
.VVOrt n VVW.. VMork Worlr
['^Mkrowfl Project - Zjupp
['^Mkrowfl Project - Zjupp
Рис. 23.3. Данные о загрузке ресурса в других проектах — клиентах пула отображаются в каждом проекте, если загружен пул
Рис. 23.3. Данные о загрузке ресурса в других проектах — клиентах пула отображаются в каждом проекте, если загружен пул
Использование пула
При открытии файла плана проекта, использующего ресурсы из пула, появляется диалоговое окно, с помощью которого вместе с файлом можно открыть и файл пула (рис. 23.4).
Рис. 23.4. Диалоговое окно для открытия файла пула вместе с планом проекта
Диалоговое окно содержит два переключателя, и если выбрать верхний, то вместе с планом проекта MS Project загрузит файл пула. Если же выбрать нижний переключатель, то программа откроет только файл с планом проекта.
Если вы открываете файл проекта для планирования, лучше всегда выбирать верхний переключатель, ведь просматривать загрузку ресурса в других проектах можно лишь при открытом пуле. Кроме того, только при открытом файле пула в него можно вносить изменения.
При открытии пула с помощью верхнего переключателя, представленного на рис. 23.4, пул открывается в режиме для чтения.
Совместная работа с пулом
Если один файл будет одновременно редактироваться несколькими пользователями, это приведет к конфликту при его и данные одного из пользователей, скорее всего, пропадут. Поэтому MS Project не позволяет открывать пул ресурсов для записи одновременно двум пользователям.
При открытии файла пула программа запрашивает, в каком режиме открыть файл: записи или только чтения. Если вы выберете режим записи, то никто, кроме вас, не сможет вносить изменения в файл пула. Если же открыть файл пула для чтения, то вы сможете вносить в него изменения, только если он не открыт для записи другим пользователем.
Для открытия файла в режиме чтения предназначен верхний переключатель диалогового окна, представленного на рис. 23.5, а для открытия в режиме записи — средний.
Если пул открыт в режиме записи, то данные в нем можно редактировать обычным способом. Если же вы открыли пул для чтения, то его нужно обновить
после того, как вы изменили план проекта, иначе данные о новых назначениях ресурсов не попадут в пул и не будут доступны в других файлах — клиентах пула.
Для обновления пула с учетом проектных данных предназначена команда меню Tools > Resource Sharing Update Resource Pool (Сервис ► Общие ресурсы ► Обновить пул ресурсов). Эта команда доступна, только когда файл пула открыт для чтения. Если файл пула открыт на запись, то он обновляется автоматически и эта команда меню не используется.
Рис. 23.5. Загрузка файла пула
При выборе этой меню MS Project открывает файл пула на запись, обновляет данные пула, а затем снова открывает его на чтение. Такой режим позволяет вносить изменения в пул нескольким пользователям попеременно.
Чтобы обновить свойства ресурсов в пуле, когда тот открыт только на чтение, нужно обновить их в файле клиента пула, а затем в настройках использования пула (см. рис. 23.1) указать, что клиент имеет преимущество. В таком случае измененные сведения о ресурсах будут сохранены в пуле после его обновления. Если вы открыли пул только на чтение и работаете над планом, то помните, что кто-то другой может обновить пул описанным выше способом. Например, когда вы открыли файл плана, Петров был свободен в понедельник. Вы назначили ему на этот день задачу с полной загрузкой и продолжили работу над планом, не обновляя пул. В это время другой руководитель проекта тоже назначил Петрову задачу с полной загрузкой на понедельник, но обновил пул. В таком случае ваше назначение после того, как будет сохранено в пуле, приведет к превышению доступности Петрова.
Чтобы исключить потенциальные конфликты во время работы над планом проекта, по окончании планирования необходимо обновить пул (то есть сохранить в нем данные своего плана), а затем обновить экран пула (то есть перенести в ваш план самые свежие данные из пула).
Обновление экрана пула осуществляется с помощью команды меню Tools Resource Sharing Refresh Resource Pool (Сервис Общие ресурсы Обновить экран пула ресурсов).
При выборе этой команды меню MS Project заново открывает файл пула, и вам оказываются доступны изменения, внесенные в него другими пользователями. Обычно после обновления экрана пула в плане происходят изменения: некоторые ресурсы оказываются или изменяются затраты на проект. Чтобы найти изменения, можно перед обновлением экрана пула сохранить версию плана, а затем, используя автоматизированное сравнение (см. раздел «Файлы MS Pro- ject» урока 18), сравнить ее с той, что получилась после обновления экрана пула.
Работа с несколькими планами проектов
MS Project предоставляет возможности не только для автоматизированного распределения ресурсов между несколькими проектами, но и для управления несколькими проектами одновременно.
Руководитель проекта может управлять несколькими связанными между собой проектами, например, если следующий не может начаться, пока не закончен предыдущий. В такой ситуации планы проектов можно разрабатывать в отдельных файлах, а затем объединить в общем файле. В терминологии MS Project файл, в котором объединены несколько проектов, называется главным проектом (Master Project), а вставленный проект — подпроектом (Subproject).
На рис. 23.6 представлен главный проект в ходе работ по которому выполняются План 2 и Проект 3 и задачи, относящиеся к главному проекту. На диаграмме подпроекты отображаются как суммарные задачи, чтобы подпроект можно было отличить от суммарной задачи главного проекта, рядом с названием отображается индикатор — значок проекта.
Рис. 23.6. Совмещение нескольких планов проектов в одном файле
Вставка проекта в проект
Вставить один проект в другой можно с помощью команды меню Insert Project (Вставка Проект). При этом открывается стандартное диалоговое окно открытия файла, в котором присутствуют некоторые дополнительные параметры (рис. 23.7).
iSJpool.mppiSJpool.mppMy DocsxneotsMy Docsxneots: Favorites: FavoritesInsertInsert0.0.Read-OnlyRead-OnlyInsertInsertРис. 23.7. Вставка проекта осуществляется с помощью диалогового окна открытия файла сдополнительными параметрамиРис. 23.7. Вставка проекта осуществляется с помощью диалогового окна открытия файла сдополнительными параметрамиReset type: jnoosoft Project Files (*.mpp; *.mpd) ••Reset type: jnoosoft Project Files (*.mpp; *.mpd) ••ffil.mppSJz.mpp УзгпррУ4.тррffil.mppSJz.mpp УзгпррУ4.тррDesktopDesktop
iSJpool.mpp
iSJpool.mpp
My Docsxneots
My Docsxneots
: Favorites
: Favorites
Insert
Insert
0.
0.
Read-Only
Read-Only
Insert
Insert
Рис. 23.7. Вставка проекта осуществляется с помощью диалогового окна открытия файла сдополнительными параметрами
Рис. 23.7. Вставка проекта осуществляется с помощью диалогового окна открытия файла сдополнительными параметрами
Reset type: jnoosoft Project Files (*.mpp; *.mpd) ••
Reset type: jnoosoft Project Files (*.mpp; *.mpd) ••
ffil.mpp
SJz.mpp Узгпрр
У4.трр
ffil.mpp
SJz.mpp Узгпрр
У4.трр
Desktop
Desktop
Слева от раскрывающегося списка файлов находится флажок Link to project (Связать с проектом). При установке этого флажка данные подпроекта будут обновляться, если изменится план в исходном файле.
ВНИМАНИЕВНИМАНИЕПеред вставкой проекта убедитесь, что символы, используемые для отображения валют, в главном проекте и подпроектах совпадают. Символ отображения валюты определяется на вкладке View (Вид) в диалоговом окне общих настроек программы, которое открывается с помощью команды меню Options (Сервис Параметры).
ВНИМАНИЕ
ВНИМАНИЕ
Вставить проект можно в обычном режиме или только для чтения. Если ект вставлен в обычном режиме и вы измените данные его плана во время работы с главным проектом, изменения будут сохранены в файле подпроекта. Если же вставить подпроект в режиме только для чтения, то при обновлении его данных при работе с главным проектом они не сохранятся в исходном файле подпроекта. В таком случае, если установлен флажок Link to project (Связать с проектом), при следующем открытии главного плана данные плана подпроекта снова отобразятся в исходном виде. Открывать подпроект для чтения удобно в том случае, когда вы уверены, что не будете редактировать его, и хотите обезопасить себя от случайных изменений.
В дальнейшем настройки вставки подпроекта можно изменить, сделав двойной щелчок на строке с его названием в таблице. При этом открывается диалоговое окноProject Information (Данные вставленного проекта), напоминающее
диалоговое окно сведений о задачах. В этом диалоговом окне (рис. 23.8) можно определить предшественников подпроекта, тем самым указав его место в плане
работ главного проекта, создать заметки, изменить название подпроекта и присвоить значения настраиваемым полям.
Help |Project Info...J | OK | Cancel |
Рис. 23.8. Диалоговое окно данных вставленного проекта
Настройки вставки подпроекта определяются на вкладке Advanced (Дополнительно). На ней можно изменить параметры подключения с помощью уже знакомого флажка Link to project (Связать с проектом) и флажка Read only (Только для чтения), установка которого запретит перенос сделанных в подпроекте изменений в исходный файл подпроекта.
Внизу всех вкладок диалогового окна с данными подпроекта имеется кнопка Project Info (0 проекте), после щелчка на которой открывается стандартное диалоговое окно сведений о проекте (см. рис. 10.3) с данными подпроекта. В нем можно изменить дату начала или окончания проекта, настроить метод его планирования и просмотреть статистику.
Просмотр данных нескольких проектов
Данные подпроектов объединены с данными главного проекта и фигурируют во всех отчетах и представлениях. Например, в представлении Resource Sheet (Список ресурсов) главного проекта будет приведен список всех ресурсов, задействованных в главном проекте и всех подпроектах. В представлениях с данными о задачах будут отображаться задачи и главного проекта, и подпроектов.
Чтобы определять, к какому проекту относятся те или иные ресурсы и задачи, в таблицу нужно добавить столбец Project (Проект), содержащий имя файла проекта, к которому относится задача, ресурс или назначение (см. рис. 23.3). Чтобы отобрать в представлении данные определенного проекта, нужно отфильтровать задачи или ресурсы по этому полю.
При определении критического пути главного проекта MS Project может учитывать задачи подпроектов или не делать этого. От этого зависит, какие задачи будут считаться критическими и отображаться в соответствующих отчетах и в результатах фильтрации.
Чтобы задачи подпроектов учитывались при анализе критического пути главного проекта, в диалоговом окне общих настроек программы Options (Параметры) на вкладке Calculation (Расчет) нужно установить флажок Inserted projects are calculated like summary tasks (Рассчитывать вставленные проекты как суммарные задачи).
При просмотре совмещенных данных нескольких проектов можно получать сводную информацию по загрузке ресурсов или затратам. Это удобно, например, когда вам нужно сгруппировать всю информацию по проектам вашего отдела. Хотя такие проекты не всегда взаимосвязаны, их все равно можно объединить в общем файле для анализа.
)ПРИМЕЧАНИЕДля анализа данных всех проектов, использующих пул ресурсов, предназначен нижнийв диалоговом окне загрузки файла пула
(см. рис. 23.5). Если выбратьMS Project создаст сводный файл, в кото
рый будут включены все проекты, использующие пул.
Сохранение настроек проектов
Часто работа с планом проекта возможна только при определенных настройках интерфейса. Например, в некоторых случаях отрезки диаграммы Ганта должны быть отформатированы особым образом, а рядом с ними должно отображаться содержимое определенных полей.
При отображении вставленного проекта в главном проекте не учитываются настройки стилей отрезков и другое форматирование диаграмм. Поэтому иногда для удобства работы с несколькими проектами приходится открывать все файлы.
Если вам постоянно приходится работать с группой файлов MS Project, то вы можете сохранить их в рабочей области (Workspace). Рабочая область сохраняется с помощью команды меню File Save Workspace (Файл Сохранить рабочую область) в файле формата *.mpw, и в нее включаются все открытые в данный момент файлы.
При открытии файла рабочей области MS Project автоматически открывает все входящие в нее файлы. Например, при открытии файла рабочей области ResPool. откроются файлыи pool.mpp.
Работа с базами данных проектов
При постоянной работе с группой файлов (например, главный проект, его подпроекты, пул ресурсов) их удобно хранить в одном файле. Это облегчает пересылку данных и упрощает файловую структуру. Для хранения нескольких проектов внутри одного файлаформат базы данных проекта — *.mpd.
Чтобы поместить проект в базу данных проектов, нужно при сохранении проекта выбрать в раскрывающемся списке форматов формат базы данных проектов (*.mpd), а затем либо указать имя существующей базы данных проектов, либо ввести новое.
Например, на рис. 23.9 мы сохраняем проект в новую базу данных. В списке Save as type (Тип файла) мы выбрали формат Project Database (*.mpd) (База данных проекта (*.mpd)). Поскольку до этого мы не создали базу данных, то в поле названия файла мы ввели новое имя для базы — 6.
Рис. 23.9. Создание новой базы данных проектов
После этого MS Project создает файл базы данных проектов и открывает диалоговое окно добавления проекта в этот файл (рис. 23.10). В этом диалоговом окне нужно указать название проекта (например, в нашем случае Проект 1) и нажать кнопку Finish (Готово).
Чтобы открыть проект из базы данных проектов, следует с помощью диалогового окна открытия файлов выбрать на диске файл базы данных и нажать кнопку Open (Открыть). После этого откроется диалоговое окно для выбора проекта из базы данных (рис. 23.11).
Для открытия проекта из базы данных проектов нужно выбрать его имя в списке (или набрать в поле ввода внизу диалогового окна) и нажать кнопку Finish (Готово). Чтобы удалить или переименовать один из проектов базы данных, нужно щелкнуть на кнопке Tools (Сервис) и выбрать в раскрывающемся списке пункт Delete (Удаление) или Rename (Переименовать). Если при открытии проекта установить флажок Open project read-only (Открыть проект только для чтения), то файл будет открыт только для чтения.
Рис. 23.10. Сохранение проекта в базе данных проектов
Если вы часто пользуетесь каким-то проектом из базы, то можно создать ярлыкдля вызова его «напрямую», минуя диалоговое окно открытия проекта из базыданных. Для этого нужно воспользоваться пунктом раскрывающегося списка
Add To Favorites (Добавить в избранное), щелчок на котором создаст ярлык к активному проекту в папке Favorites (Избранное). В дальнейшем вы можете перенести этот ярлык в любое удобное вам место на диске.
После того как файл открыт из базы данных проекта, с ним можно работать, как с обычным файлом в формате *.трр. При сохранении файла все сделанные изменения автоматически сохраняются в базе данных проекта.
Настройка Консультанта MS Project 2002
Одно из основных нововведений в MS Project 2002 — это интерактивный Консультант (Project Guide). С одной стороны, это удобное средство подсказки при работе в MS Project, а с другой стороны — средство для гибкой настройки программы.
Например, вы можете разработать собственный вариант Консультанта для подготовки «рыбы» плана проекта. Пользователь отвечает на вопросы Консультанта, и в соответствии с его ответами Консультант создает базовый план проекта, который сотруднику останется только доработать.
Консультант может быть полезен для поддержки организационных стандартов при разработке плана проекта. Например, Консультант может вести пользователя по шагам разработки плана и подсказывать пользователю о его ошибках, например о незаполненных полях и т. п. Таким образом можно обеспечить соответствие работы руководителей проектов организационным регламентам и повысить качество управления проектами в организации.
Консультант может фиксировать выполнение пользователем определенных шагов при планировании и сообщать в службы контроля качества, все ли шаги пройдены. Например, если пользователь не выполнил анализ рисков плана проекта, Консультант сообщит об этом в службу качества, и план проекта не будет считаться завершенным. Это вынудит руководителя проекта провести анализ плана и обеспечит соответствие плана стандартам организации.
Появление Консультанта стало возможным благодаря существенной переработке архитектуры программы, незаметной на первый взгляд. Дело в том, что начиная с версии 2002 представления, которые вы открываете в MS Project, являются веб-страницей. А таблицы, диаграммы и формы, отображаемые в представлениях, — особым типом ActiveX-объектов, загружаемых на этой веб-странице.
Консультант MS Project представляет собой веб-страницу, в правом фрейме которой отображается стандартная страница с представлением MS Project, а в левом фрейме — страница с данными Консультанта. Когда в настройках интерфейса MS Project вы включаете использование Консультанта, то программа загружает его веб-страницу и отображает данные проекта в ее структуре. Если же отключить использование Консультанта, то MS Project загружает свою стандартную веб-страницу и отображает данные в ней.
Главное удобство заключается в том, что вы можете изменить как вид Консультанта, так и его содержимое. Вид изменяется путем редактирования фреймовой
структуры страницы, например можно добавить еще одну верхнюю горизонтальную панель или поменять местами левую и правую панель. Содержимое Консультанта изменяется путем редактирования файла в формате XML, что делает настройку быстрой и удобной.
Например, в индексном файле, который вы используете для работы с примерами, мы именно так и поступили, отредактировав XML-файл, определяющий работу Консультанта. Это позволило нам изменить панель Консультанта — она теперь содержит только пункт Интерактивный справочник — и определить, какая информация будет отображаться в панели Консультанта слева.
С помощью веб-страницы Консультанта можно вызывать команды MS Project или запускать макросы. Например, на рис. 23.12 нажатие кнопки на веб-странице запускает диалоговое окно фильтрации таблицы.
ест^лмикяив^^^ш
|» й 1- К— h^T*..^ сяякх*. *№« ti*.
0»а*1 .1ЙУ X Ибв<У 4 ~ “ ' ф. С д:нетгруппировки «' Щ|
М* * ♦ - ».*- *«Отбор фан ЛОВдп * Ч»'
Щ»МГфЖ1И*^ЛЙ1?Й#<НЙ|!^ММЬ« * . • :" :'■ ;.:::::::?:■ ;-•"'•'•'-.^V ■■-;;; : чч:ч,
; Л—"" ”:"’■'Virt”v’^ 'TzTMi.;№ '".—'b^J.s-f^'^SAw^f-yk^.S-rn^iV.i^^^^^^J^P^w.i■ -■ ,.-..-t-J.LS.c::>;,■,■.,,ч;
♦ ♦ Огловнемио всей примеров ас ениге «, описанием♦ ♦ Огловнемио всей примеров ас ениге «, описаниемОлиее«*Олиее«*Распред»зеине фееткгесеих хетует пр |р*мыз« при вышеРаспред»зеине фееткгесеих хетует пр |р*мыз« при выше. lOi. lOiЧтобы просмотреть файлов примеров кЧтобы просмотреть файлов примеров к| Распределение фактических затрат по времени при включенной опции ра| Распределение фактических затрат по времени при включенной опции раений доений донажмите кнопку и в открывшансе окне епед**вномер урокенажмите кнопку и в открывшансе окне епед**вномер урокеРаспределение фактических затрат по времени при включенной опции распределения до даты отче Распределение % завершения по времени при отключенной опции распределения % завершения до Распределение % завершения по времени при включенной опции распределения %завершения до дРаспределение фактических затрат по времени при включенной опции распределения до даты отче Распределение % завершения по времени при отключенной опции распределения % завершения до Распределение % завершения по времени при включенной опции распределения %завершения до дРабота исходными планами.Работа исходными планами. Увеличиваем актуальную длительность задачи 2_2Работа исходными планами.Работа исходными планами. Увеличиваем актуальную длительность задачи 2_2Б я омут... сБ я омут... сРаботаРаботаРаботаРаботаРаботаРаботаРаботаРаботаисходными планами. Сохраняем исходный план для задачи 2_2.исходными планами. Сохраняем исходный план для задачи 2_2 сосведением данных.:исходными планами. Изменяем фиксированную стоимость задачи 2_1исходными планами. Сохраняем исходный план у суммарной задачи проекта и Фазы2 с ра;исходными планами. Сохраняем исходный план для задачи 2_2.исходными планами. Сохраняем исходный план для задачи 2_2 сосведением данных.:исходными планами. Изменяем фиксированную стоимость задачи 2_1исходными планами. Сохраняем исходный план у суммарной задачи проекта и Фазы2 с ра;e в план актуальной информации.e в план актуальной информации.в план актуальнойинформации.в план актуальнойинформации.в план актуальной информации. И змен яем данные в прошломв план актуальной информации. И змен яем данные в прошлом-•^ 1 b-IX. Вводимповременную информа1в*о.ЛЫХ ВВОДИМ повременную информацию за больвий периодМетоды в вода факт*меских данных. Вводим фактические или оста в пиве я трудозатраты.Методы ввода фактических данных Особенности учета не-лов ременных данных.Дата отчета. Перенос фактических данных до датыДата отчета. Перенос фактических данных до даты отчета[ата отчета Перенос остав шихся данных после даты отчет*Ввод проирита выполнения.Обно в пение задачи по расписанию.-•^ 1 b-IX. Вводимповременную информа1в*о.ЛЫХ ВВОДИМ повременную информацию за больвий периодМетоды в вода факт*меских данных. Вводим фактические или оста в пиве я трудозатраты.Методы ввода фактических данных Особенности учета не-лов ременных данных.Дата отчета. Перенос фактических данных до датыДата отчета. Перенос фактических данных до даты отчета[ата отчета Перенос остав шихся данных после даты отчет*Ввод проирита выполнения.Обно в пение задачи по расписанию.хД5« Эа) G£^L££fiЖ9!».Л®*яу1лее\.nwi$ .спр.й-1Й.С)№хД5« Эа) G£^L££fiЖ9!».Л®*яу1лее\.nwi$ .спр.й-1Й.С)№LLQEp:liffloeLLQEp:liffloe"Распредел<^* ф»1*«с™к затрат по времени привыключенной опции распределения до даты отчета.
♦ ♦ Огловнемио всей примеров ас ениге «, описанием
♦ ♦ Огловнемио всей примеров ас ениге «, описанием
Олиее«*
Олиее«*
Распред»зеине фееткгесеих хетует пр |р*мыз« при выше
Распред»зеине фееткгесеих хетует пр |р*мыз« при выше
. lOi
. lOi
Чтобы просмотреть файлов примеров к
Чтобы просмотреть файлов примеров к
| Распределение фактических затрат по времени при включенной опции ра
| Распределение фактических затрат по времени при включенной опции ра
ений до
ений до
нажмите кнопку и в открывшансе окне епед**в
номер уроке
нажмите кнопку и в открывшансе окне епед**в
номер уроке
Распределение фактических затрат по времени при включенной опции распределения до даты отче Распределение % завершения по времени при отключенной опции распределения % завершения до Распределение % завершения по времени при включенной опции распределения %завершения до д
Распределение фактических затрат по времени при включенной опции распределения до даты отче Распределение % завершения по времени при отключенной опции распределения % завершения до Распределение % завершения по времени при включенной опции распределения %завершения до д
Работа исходными планами.
Работа исходными планами. Увеличиваем актуальную длительность задачи 2_2
Работа исходными планами.
Работа исходными планами. Увеличиваем актуальную длительность задачи 2_2
Б я омут... с
Б я омут... с
Работа
Работа
Работа
Работа
Работа
Работа
Работа
Работа
исходными планами. Сохраняем исходный план для задачи 2_2.
исходными планами. Сохраняем исходный план для задачи 2_2 сосведением данных.:
исходными планами. Изменяем фиксированную стоимость задачи 2_1
исходными планами. Сохраняем исходный план у суммарной задачи проекта и Фазы2 с ра;
исходными планами. Сохраняем исходный план для задачи 2_2.
исходными планами. Сохраняем исходный план для задачи 2_2 сосведением данных.:
исходными планами. Изменяем фиксированную стоимость задачи 2_1
исходными планами. Сохраняем исходный план у суммарной задачи проекта и Фазы2 с ра;
e в план актуальной информации.
e в план актуальной информации.
в план актуальнойинформации.
в план актуальнойинформации.
в план актуальной информации. И змен яем данные в прошлом
в план актуальной информации. И змен яем данные в прошлом
-•^ 1 b-IX. Вводимповременную информа1в*о.
ЛЫХ ВВОДИМ повременную информацию за больвий период
Методы в вода факт*меских данных. Вводим фактические или оста в пиве я трудозатраты.
Методы ввода фактических данных Особенности учета не-лов ременных данных.
Дата отчета. Перенос фактических данных до даты
Дата отчета. Перенос фактических данных до даты отчета
[ата отчета Перенос остав шихся данных после даты отчет*
Ввод проирита выполнения.
Обно в пение задачи по расписанию.
-•^ 1 b-IX. Вводимповременную информа1в*о.
ЛЫХ ВВОДИМ повременную информацию за больвий период
Методы в вода факт*меских данных. Вводим фактические или оста в пиве я трудозатраты.
Методы ввода фактических данных Особенности учета не-лов ременных данных.
Дата отчета. Перенос фактических данных до даты
Дата отчета. Перенос фактических данных до даты отчета
[ата отчета Перенос остав шихся данных после даты отчет*
Ввод проирита выполнения.
Обно в пение задачи по расписанию.
хД5« Эа) G£^L££fi
Ж9!».Л®
*яу1лее
\.nwi
$ .спр.й-
1Й.С)№
хД5« Эа) G£^L££fi
Ж9!».Л®
*яу1лее
\.nwi
$ .спр.й-
1Й.С)№
LLQEp:
liffloe
LLQEp:
liffloe
Автоматический перенос работ на более поздний срок
Рис. 23.12. С веб-страницы Консультанта можно вызывать командыMS Project, например команды фильтрации
Как настраивать Консультанта
Настройка Консультанта осуществляется на вкладке Interface (Интерфейс) в диалоговом окне общих настроек программы (рис. 23.13). Чтобы программа показывала панель Консультанта, нужно установить флажок Display Project Guide (Открывать консультант). В этом случае панель Консультанта будет отображаться во всех открытых файлах и тех, что будут открываться в дальнейшем.
Рис. 23.13. Настройка Консультанта
Если вы разработали собственную страницу со структурой Консультанта, то следует в разделе Project Guide Functionality and Layout Page (Страница функциональных возможностей и макета Консультанта) выбрать переключатель Use a custom page (Страница пользователя), а затем в открывшемся диалоговом окне выбрать на диске созданную страницу.
Если же вы хотите отобразить в панели Консультанта собственное содержимое, то нужно выбрать переключатель Use a custom page (Страница пользователя) в разделе Project Guide Content (Содержимое консультанта). Например, на рис. 23.10 представлены настройки Консультанта для файла index.mpp. В нем мы используем собственное содержимое, расположенное в файле C:\Bogdanov\PGuide\gbui.xml1.
Управление надстройками СОМ
Некоторые возможности программы реализованы с помощью внешних надстроек. Это модуль анализа по методике PERT, модуль сравнения версий проектов, модуль экспорта повременных данных в Excel и т. д. Помимо этих надстроек, входящих в комплект поставки MS Project, есть и другие модули независимых производителей, которые вы можете установить и использовать в MS Project.
Подробнее о формате xml-файлов для настройки Консультанта MS Project 2002 и о формате файлов со структурой страницы Консультанта вы можете прочитать на сайте «Профессионал управления проектами» по адресу http://www.pmprofy.ru/content/rus/ 21/219-article.asp.
Для работы с надстройками предназначено диалоговое окно COM Add-Ins (Надстройки для модели компонентных объектов (COM)), но чтобы им воспользоваться, вам необходимо предварительно добавить в меню команду для его вызова. Для этого нужно щелкнуть в любом месте на панели инструментов или меню правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Customize (Настройка).
В открывшемся диалоговом окне осуществляется настройка панелей инструментов и меню (рис. 23.14). Вам нужно перейти на вкладку Commands (Команды) и в левом списке выбрать пункт All Commands (Все команды). После этого в правом списке отобразятся все доступные команды, которые можно добавить на панель инструментов или в меню. В нем вам нужно выбрать пункт ComAddlnsDialog и затем перетащить его либо на одну из панелей инструментов, либо в меню. Мы рекомендуем добавить его последней командой в меню Tools (Сервис).
Рис. 23.14. Диалоговое окно настройки панелей инструментов и менюРис. 23.14. Диалоговое окно настройки панелей инструментов и меню
Рис. 23.14. Диалоговое окно настройки панелей инструментов и меню
Рис. 23.14. Диалоговое окно настройки панелей инструментов и меню
Используя диалоговое окно настройки (см. рис. 23.14), вы можете добавлять команды в меню или кнопки на панели инструментов. Если вы хотите досконально овладеть MS Project, мы рекомендуем вам ознакомиться со всеми доступными в этом диалоговом окне элементами. Среди них Bbl найдете кнопки для быстрого вызова определенных представлений и команд, использование которыхможетсущественноускоритьвашуработу.
После того как командаCOMAdd-Ins(Надстройки СОМ) добавлена в меню, при щелчке на ней будет открываться диалоговое окно для работы с надстройками (рис. 23.15). В центре этого диалогового окна представлен список надстроек, в котором можно включить или отключить использование надстройки, установив или сняв флажок рядом с ней. В нашем примере все надстройки включены.
Рис. 23.15. Работа с надстройками MS Project
Под списком надстроек расположена информационная область, содержащая сведения о выбранной надстройке: имя ее файла и тип загрузки. Тип загрузки определяется самой надстройкой: некоторые модули запускаются при запуске программы, а некоторые — только при необходимости, например после щелчка мыши на кнопке панели инструментов.
Снятие флажка рядом с названием надстройки приведет к ее временному отключению, а чтобы полностью удалить надстройку из списка используемых, необходимо щелкнуть на кнопке Remove (Удалить). При этом программа не отображает дополнительных запросов на подтверждение операции, поэтому при работе с этим диалоговым окном нужно быть аккуратным и не нажать случайно кнопку удаления надстройки. Для добавления надстройки нужно нажать кнопку Add (Добавить), а затем в открывшемся диалоговом окне выбрать на диске файл надстройки.
Работа с шаблонами
Шаблоны предназначены для стандартизации файлов проектов внутри проектной команды или организации. В MS Project есть два типа шаблонов: глобальный файл Globalmpt и шаблоны файлов. В глобальном файле хранятся основные настройки, применяемые к новым проектам. Шаблоны файлов — это типовые проекты, сохраняемые для дальнейшего использования в целях стандартизации.
Глобальный файл
Глобальный файл нельзя открыть для редактирования как обычный файл - изменения в него вносятся посредством Организатора. Изменения в общие настройки вносятся путем нажатия кнопки Set as Default (По умолчанию) на различных вкладках диалогового окна Options (Параметры).
На диске хранятся две копии глобального файла GlobaLmpt — одна в установочной папке MS Project, а вторая — в рабочей папке пользователя. (Вы можете определить расположение этих файлов с помощью команды поиска файлов в Windows.) В установочной папке находится исходный файл шаблона, поставляемый вместе с программой, а в рабочей — его копия, включающая в себя все сделанные во время работы с программой настройки. Именно этот файл использует программа при работе.
Если удалить глобальный файл из рабочей папки пользователя, то при запуске MS Project автоматически поместит в нее файл из установочной папки. Поэтому для возврата шаблона к начальным установкам вы можете просто удалить рабочий файл.
Создание шаблона файлов
Шаблоны файлов создаются пользователем путем сохранения планов проектов в формате *.mpt. В шаблоне может быть сохранена любая информация: данные о задачах, ресурсах и назначениях, настройки представлений, макросы и т. д. В то же время, при сохранении шаблона в него может попасть и ненужная информация из текущего плана (например, данные о фактических трудозатратах, которые точно не понадобятся при создании новых проектов). Поэтому при сохранении файла в формате шаблона появляется диалоговое окно (рис. 23.16), в котором определяется, какие данные из текущего плана не должны попасть в шаблон.
Рис. 23.16. Определение данных, которые будут сохранены в шаблоне
Диалоговое окно содержит флажки, устанавливая которые, вы определяете типы данных, не включаемые в шаблон. Флажок Values of all baselines (Значения всех базовых планов) удалит из будущего шаблона данные о базовых планах проекта. Установив флажок Actual Values (Фактические значения), вы удалите из шаблона текущие фактические значения из сохраняемого плана. Флажок Resource Rates (Ставки ресурсов) определяет, будут ли сохранены в шаблоне данные о ставках ресурсов. Данные о фиксированной стоимости задач можно удалить, установив флажок Fixed Costs (Фиксированные затраты), а установка флажка Whether tasks have been published to Microsoft Project Server (Данные о публикации задач на сервере
Microsoft ProjectServer) приведет к исключению из шаблона данных о публикации задач на сервере.
Обычно в шаблон включаются данные о ставках ресурсов, если в проектах, которые будут планироваться по шаблону, будут использоваться те же ресурсы. Кроме того, иногда полезно переносить данные о фиксированных затратах на выполнение задач, поскольку часто фиксированные затраты на одни и те же задачи в однотипных проектах совпадают. На рис. мы переносим в шаблон только данные о ставках ресурсов.
Создание файла на основе шаблона
Для создания файла на основе шаблона нужно воспользоваться командой меню File > New (Файл ► Создать), а затем в области задач на панели New Project (Создание проекта) в разделе New from template (Создание с помощью шаблона) выбрать шаблон, на основе которого будет создаваться план проекта (рис. 23.17).
Рис. 23.17. Панель создания проекта
В нашем случае в списке шаблонов присутствует файл BookProject.mpt, созданный нами для подготовки сопроводительных файлов к этой книге. Щелчок на названии шаблона приведет к созданию файла на его основе.
Кроме того, в списке шаблонов есть пункт General Templates (Общие шаблоны), щелкнув на котором, вы попадете в диалоговое окно с полным списком шаблонов, доступных для использования при создании нового файла (рис.
General Project TernfMи |General Project TernfMи |Prevew "Prevew "New BusinessNew BusinessTemplate*Template*Рис. 23.18. Полный список доступных шаблоновРис. 23.18. Полный список доступных шаблонов: Commercial .i: Commercial .iEngineeringEngineeringMoveMoveInfrastructure DeploymentInfrastructure DeploymentMicrosoft Di...Microsoft Di...MicrosoftExchang...MicrosoftExchang...MicrosoftOffice XP...MicrosoftOffice XP...MicrosoftProject 20...MicrosoftProject 20...Select an icon tosee a preview.Select an icon tosee a preview.MicrosoftSharePoin...MicrosoftSharePoin...MicrosoftWindows...MicrosoftWindows...M5rApplicatio..M5rApplicatio..В 1В 1
General Project TernfMи |
General Project TernfMи |
Prevew "
Prevew "
New Business
New Business
Template*
Template*
Рис. 23.18. Полный список доступных шаблонов
Рис. 23.18. Полный список доступных шаблонов
: Commercial .
i
: Commercial .
i
Engineering
Engineering
Move
Move
Infrastructure Deployment
Infrastructure Deployment
Microsoft Di...
Microsoft Di...
Microsoft
Exchang...
Microsoft
Exchang...
Microsoft
Office XP...
Microsoft
Office XP...
Microsoft
Project 20...
Microsoft
Project 20...
Select an icon tosee a preview.
Select an icon tosee a preview.
Microsoft
SharePoin...
Microsoft
SharePoin...
MicrosoftWindows...
MicrosoftWindows...
M5r
Applicatio..
M5r
Applicatio..
В 1
В 1
Диалоговое окно со списком шаблонов разделено на две группы: на первой вкладке, General (Общие), содержится список шаблонов, созданных пользователем, и шаблон пустого проекта. На второй вкладке, Project Templates (Шаблоны проектов), представлены шаблоны, входящие в комплект поставки MS Project. Выбрав любой из них и дважды щелкнув на его значке, вы создадите новый проект на его основе.
Что нового вы узнали?
О Как использовать в проекте ресурсы из пула ресурсов.
О Какие возможности предоставляет использование пула ресурсов.
О В каких режимах можно открыть пул ресурсов.
О Как обновлять пул ресурсов или его экран.
О Как вставлять один проект в другой.
О Как сохранять рабочую область.
О Как сохранять проекты в базе данных проектов.
О Как настраивать панель Project Guide (Консультант).
О Как добавлять и удалять надстройки СОМ, включать и отключать их.
О Где хранятся глобальные шаблоны MS Project.
О Как создавать шаблоны
О Как создавать файлы на основе существующих шаблонов.
О Как вернуться к исходной версии глобального шаблона.
УРОКУРОКУстановка
УРОК
УРОК
и конфигурированиесервераMSProjectServer
Подготовка к установке сервера MS Project Server
Установка сервера MS Project Server
Установка сервера SharePoint Team Services
Подключение сервера SharePoint к серверу MS Project Server для совместнойработы
Настройка параметров безопасности сервера MS Project Server
Определение состава функций, доступных пользователям сервера MS Project Server
О Настройка параметров работы с корпоративными функциями сервера MS Project Server
Настройка параметров работы с аналитическими функциями сервера MS Project Server
Этот урок мы посвящаем установке и конфигурированию сервера MS Project Server. Установка сервера MS Project Server даже в минимальной конфигурации не так проста, поскольку ее успешное завершение возможно лишь при определенных настройках других компонентов Windows. Чем сложнее конфигурация сервера MS Project Server, тем больше компонентов используется, тем сложнее его установка.
После установки сервера необходимо правильно сконфигурировать его, чтобы пользователи могли с ним работать. В этом уроке вы узнаете, как установить сервер MS Project Server и как сконфигурировать его для последующей работы с помощью профессиональной и стандартных редакций MS Project.
Установка сервера MS Project Server
Установка сервера MS Project Server может осуществляться только на сервере Windows 2000 Advanced Server с установленным сервером Internet Information Server (IIS). Для корректной работы инсталлятора необходимо, чтобы IIS был запущен и в нем был сконфигурирован хотя бы один узел. Если он не сконфигурирован или сконфигурирован некорректно (такое случается при переносе настроек из другой системы), установочная программа не сможет успешно завершить работу.
Сервер MS Project Server может использовать в качестве СУБД только MS SQL Server 2000 и выше. В установочный пакет входит функционально урезанная версия этого сервера (MSDE), и если вы устанавливаете сервер MS Project Server для работы с клиентами MS Project 2002 Standard или MS Project 2000, то она вам подходит.
Если же вы устанавливаете сервер MS Project Server для работы клиентов с MS Project Professional, то перед установкой MS Project Server необходимо установить MS SQL Server. Если вы хотите, чтобы пользователи имели доступ к аналитическим функциям MS Project Server (а именно они отличают профессиональную редакцию от стандартной), то нужно также установить сервер анализа MS Analysis Services.
Закончив приготовления, можно переходить к установке сервера MS Project Server. Для этого нужно запустить программу установки на установочном диске. При этом появится диалоговое окно, в котором нужно определить дальнейшие действия (рис. 24.1).
Щелчок на одном из первых двух пунктов списка, Readme (Файл последних сведений) или Installation Guide (Руководство по установке), приведет к открытию файла с документацией по установке программы. Если вам нужно вручную обновить свою базу данных или настроить ее для работы с MS Project Server, то воспользуйтесь последним пунктом списка — Upgrading and database configuration (Обновление и настройка базы данных).
Пункт списка SharePoint Configuration Wizard (Мастер настройки SharePoint) предназначен для установки сервера SharePoint Team Services, с помощью которого на сервере MS Project Server организована работа с документами и вопросами. Сервер SharePoint Team Services можно установить после установки сервера MS Project Server.
Before installing, read these important requirements.configuration options, installation instructions, best practices, and troubleshooting tips.Before installing, read these important requirements.configuration options, installation instructions, best practices, and troubleshooting tips.Installation GuideInstallation GuideSharePoint Configuration WizardSharePoint Configuration WizardSgiver installationSgiver installationUpgrading and database configurationUpgrading and database configuration
Before installing, read these important requirements.
configuration options, installation instructions, best practices, and troubleshooting tips.
Before installing, read these important requirements.
configuration options, installation instructions, best practices, and troubleshooting tips.
Installation Guide
Installation Guide
SharePoint Configuration Wizard
SharePoint Configuration Wizard
Sgiver installation
Sgiver installation
Upgrading and database configuration
Upgrading and database configuration
Exit
Рис. 24.1. Начинаем установку MS Project Server
Для запуска программы установки MS Project Server предназначен пункт списка Server Installation (Установка сервера). После щелчка на этой ссылке запускается программа установки MS Project Server, открывающая диалоговое окно для ввода серийного номера. Далее вы попадете в диалоговое окно с пользовательским соглашением, которое необходимо принять, чтобы продолжить установку программы. После этого открывается диалоговое окно, в котором определяется тип установки сервера и место размещения его файлов (рис. 24.2).
В поле ввода Install to (Установить в) нужно указать путь на диске, где будут размещены файлы сервера. Переключатели соответствуют двум типам установки: Custom (Выборочная) позволяет установить сервер для работы с профессиональной версией, а выбор переключателя or install now (установка без подключения к серверу баз данных) приведет к установке сервера для работы со стандартной редакцией MS Project.
Рассмотрим два варианта установки: на базе MSDE (для использования со стандартной редакцией MS Project) и на базе MS SQL Server (для использования с профессиональной редакцией).
^ Microsoft Project Server 2002 Setup^ Microsoft Project Server 2002 SetupMicrosoft Project Server 2002Choose the type of installation you needMicrosoft Project Server 2002Choose the type of installation you needCustom■ Reqtitec :onnecbng to an existing database server. This «the recommended retateoan, whch afcws ycci to take fui advent»^ of oritetpftee teat'xe$r>l*jotdt Project Server 2002.Custom■ Reqtitec :onnecbng to an existing database server. This «the recommended retateoan, whch afcws ycci to take fui advent»^ of oritetpftee teat'xe$r>l*jotdt Project Server 2002.r or install nowInstils the Mcoscft DesMtoo Engre iMSDt > «nd does net te»»e «n existing datebase server However, enterprise features In Mcraseh ■ Project $erser wj be irar >■ able. N-x rec xrrrxvided for etocWt ProfacrProfesstirnl 20QZ usees.r or install nowInstils the Mcoscft DesMtoo Engre iMSDt > «nd does net te»»e «n existing datebase server However, enterprise features In Mcraseh ■ Project $erser wj be irar >■ able. N-x rec xrrrxvided for etocWt ProfacrProfesstirnl 20QZ usees.lnrta|to: |C:\Program FiesWrosoft Project Server \lnrta|to: |C:\Program FiesWrosoft Project Server \8p*«»u.8p*«»u.<8«k[|№>»>| Carxei<8«k[|№>»>| Carxei
^ Microsoft Project Server 2002 Setup
^ Microsoft Project Server 2002 Setup
Microsoft Project Server 2002
Choose the type of installation you need
Microsoft Project Server 2002
Choose the type of installation you need
Custom
■ Reqtitec :onnecbng to an existing database server. This «the recommended retateoan, whch afcws ycci to take fui advent»^ of oritetpftee teat'xe$r>l*jotdt Project Server 2002.
Custom
■ Reqtitec :onnecbng to an existing database server. This «the recommended retateoan, whch afcws ycci to take fui advent»^ of oritetpftee teat'xe$r>l*jotdt Project Server 2002.
r or install now
Instils the Mcoscft DesMtoo Engre iMSDt > «nd does net te»»e «n existing datebase server However, enterprise features In Mcraseh ■ Project $erser wj be irar >■ able. N-x rec xrrrxvided for etocWt Profacr
Professtirnl 20QZ usees.
r or install now
Instils the Mcoscft DesMtoo Engre iMSDt > «nd does net te»»e «n existing datebase server However, enterprise features In Mcraseh ■ Project $erser wj be irar >■ able. N-x rec xrrrxvided for etocWt Profacr
Professtirnl 20QZ usees.
lnrta|to: |C:\Program FiesWrosoft Project Server \
lnrta|to: |C:\Program FiesWrosoft Project Server \
8p*«»u.
8p*«»u.
<8«k[|№>»>| Carxei
<8«k[|№>»>| Carxei
Рис. 24.2. Выбор варианта установки сервера MS Project Server
Установка MS Project Server со стандартными возможностями
Для установки сервера MS Project Server со стандартными возможностями в диалоговом окне, представленном на рис. 24.2, необходимо выбрать переключатель or install now (установка без подключения к серверу баз данных) и перейти к следующему шагу. Далее вам нужно определить логин и пароль администратора базы данных, которую программа установки создаст на основе MSDE. На следующем шаге диалога следует подтвердить параметры установки, после чего начнется процесс установки.
Установка MS Project Server с профессиональными возможностями
Для установки сервера MS Project Server с профессиональными возможностями вам придется пройти более долгий путь. После выбора в диалоговом окне, представленном на рис. 24.2, переключателя Custom (Выборочная), вы перейдете в диалоговое окно определения базы данных, которую MS Project Server будет использовать для хранения проектной информации (рис. 24.3).
Если вы уже создали базу данных (например, при предыдущей инсталляции MS Project Server), то нужно выбрать переключатель Connect to an existing database (Подключиться к существующей базе данных) и указать имена сервера и базы данных в полях Database server (Сервер базы данных) и Database name (Имя базы данных). Эту ситуацию иллюстрирует рис. 24.3.
Рис. 24.3. Настройка подключения сервера MS Project Server к существующей базе данных
Если база данных не создавалась, нужно выбрать переключатель Create a new database (Создать новую базуданных). После этого состав полей диалогового окна изменится (рис. 24.4), и в них вам нужно будет указать имя сервера баз данных и учетные данные администратора этого сервера.
Рис. 24.4. Создание новой базы данных для данных сервера MS Project Server
Имя сервера баз данных, в котором MS Project Server создаст свою базу данных, указывается в поле Database server (Сервер базы например в нашем случае сервер называется TESTPOLYGON.
В разделе Connect using (Подключаться с использованием) определяются параметры подключения к базе данных. Если выбрать переключатель Windows Authentication (Проверка подлинности средствами Windows), то программа установки будет подключаться к серверу с учетными данными пользователя, авторизованного в системе в данный момент. Если же выбрать переключатель SQL ServerAuthentication (Проверка подлинности средствами сервера SQL Server), то в диалоговом окне появятся поля для ввода логина и пароля пользователя, и программа установки будет использовать значения этих полей при подключении к серверу. В нашем примере выбран второй переключатель и введены учетные данные администратора сервера.
ВНИМАНИЕВНИМАНИЕПользователь, от имени которого программа установки будет создавать базу данных для MS Project Server, должен иметь права на создание баз данных (dbcreate) и администрирование уровня безопасности на сервере баз данных.
ВНИМАНИЕ
ВНИМАНИЕ
Как вы знаете, профессиональная редакция MS Project позволяет использовать аналитические возможности сервера MS Project Server. Эти возможности базируются на пакете Analysis Services, входящем в MS SQL Server и использующем OLAP. Параметры подключения к серверу анализа, то есть того сервера MS SQL Server, на котором установлен пакет Analysis Services, определяются на следующем программы установки (рис. 24.5).
Рис. 24.5. Настройка подключения к серверу анализаРис. 24.5. Настройка подключения к серверу анализа
Рис. 24.5. Настройка подключения к серверу анализа
Рис. 24.5. Настройка подключения к серверу анализа
Начиная с этого диалогового окна, вы указываете данные, которые можно будет ввести позже, через интерфейс администратора сервера MS Project Server. Поэтому в этом и следующих диалоговых окнах есть переключатель Enter this information now (Ввести эти сведения сейчас), который нужно выбрать, если вы хотите заполнить поля диалогового окна во время установки, и переключатель Enter this information later (Ввести эти сведения позже), позволяющий ввести данные позднее через интерфейс администратора.
В поле Analysis Server (Сервер анализа) нужно указать имя сервера MS SQL Server, а в полях Logon name (Имя для подключения) и Password (Пароль) — имя и пароль пользователя, входящего в группу OLAP Administrators на этом сервере.
Доступ к MS Project Server осуществляется через веб-интерфейс, и веб-страницы должны быть размещены на веб-узле, зарегистрированном на сервере Internet Information Server. На следующем шаге (рис. 24.6) программа установки предлагает выбрать узел из числа зарегистрированных в IIS узлов, в котором будет создана виртуальная папка для сервера.
Рис. 24.6. Выбор веб-сайта для создания виртуальной папки
Для выбора узла нужно установить на его название курсор и перейти к следующему шагу программы установки. Например, мы выбрали узел под названием TESTPOLYGON, являющийся узлом по умолчанию в IIS на нашем сервере.
Имя сайта для доступа из локальной сети или внешних сетей может отличаться от имени, под которым узел зарегистрирован в IIS. Серверу MS Project Server для корректной работы нужно знать, по какому адресу к сайту будут обращаться, и эти данные указываются на следующем шаге установки.
Рис. 24.7. Определение адреса сервера
Как видно на рис. 24.7, вам нужно ввести имя сервера для доступа из локальной сети (верхнее поле ввода) и для доступа из внешних сетей (нижнее поле). Второе поле заполнять не обязательно. Из раскрывающегося списка перед полем ввода выбирается протокол (http или https), а в поле ввода указывается имя сервера. Виртуальная папка сервера всегда называется ProjectServer. Например, в нашем случае адресом сервера будет h ttp ://te stpo lyg о n/P roj e ctSe rve г.
Сервер MS Project Server может рассылать пользователям сообщения по почте о новых назначениях и других изменениях в составе задач. Для этого нужно указать адрес SMTP-сервера, через который можно осуществлять такую рассылку.
Это можно сделать на следующем шаге (рис. 24.8). В полях SMTP mail server (Почтовый SMTP-сервер) и Port (Порт) указываются адрес сервера и порт для подключения. В поле From address (Адрес отправителя) указывается обратный адрес, который сервер будет подставлять в сообщения при отправке.
Для работы с документами и вопросами MS Project Server использует сервер SharePoint Team Services. Если вы установили его до установки MS Project Server, то заполните поля в диалоговом окне на следующем шаге программы установки (рис. 24.9).
В полях Server name (Имя сервера) и SharePoint administration port (Порт администрирования SharePoint) нужно ввести адрес сервера и порт для его администрирования. В поля Logon name (Имя для подключения) и Password (Пароль) нужно ввести учетные данные пользователя Windows, зарегистрированного в группе администраторов на сервере SharePoint.
Рис. 24.8. Настройка сервера SMTP
Рис. 24.9. Настройка подключения к серверу SharePointTeam Services
В качестве клиентских приложений к серверу MS Project Server могут обращаться MS Project 2002 стандартной или профессиональной редакции и MS Project 2000.
1-9 Зак. 875
В завершающем диалоговом окне установки программы (рис. 24.10) определяется, какие программы будут обращаться к серверу.
Рис. 24.10. Определение уровня безопасности
Если пользователи вашей организации используют исключительно профессиональную редакцию MS Project 2002, то вам следует выбрать верхний переключатель. Если же в организации используется стандартная редакция MS Project 2002 или MS Project 2000, то вам нужно выбрать нижний переключатель.
Выбранным переключателем определяется уровень безопасности сервера. Профессиональная редакция MS Project 2002 поддерживает возможность авторизации перед публикацией данных, поэтому выбор верхнего переключателя устанавливает режим, при котором перед публикацией данных необходимо пройти авторизацию. Стандартные версии MS Project 2002 и MS Project 2000 не могут обеспечить авторизацию перед публикацией данных на сервере, поэтому при выборе нижнего переключателя включается режим, позволяющий публиковать данные без предварительной авторизации.
На следующем шаге программа открывает диалоговое окно, в котором следует ввести пароль учетной записи администратора сервера MS Project Server. После ввода пароля вы перейдете к следующему шагу, где необходимо подтвердить настройки. После нажатия кнопки Finish (Установить) начнется установка сервера. После ее завершения можно переходить к конфигурированию сервера с помощью интерфейса администратора. Но прежде чем мы рассмотрим настройку сервера, установим сервер SharePoint Team Services.
Установка сервера SharePoint Team Services
Для установки сервера SharePoint в диалоговом окне, представленном на рис. 24.1, нужно выбрать пункт SharePoint Configuration Wizard (Мастер настройки SharePoint). Запустится программа установки. После подтверждения лицензионного соглашения в первом диалоговом окне вы перейдете к диалоговому окну выбора вебузла, в котором будет установлен сервер (рис. 24.11).
Установить сервер SharePoint и использовать его можно независимо от того, со стандартной или с профессиональной редакцией MS Project будут рабо-
тать пользователи.
Выбор происходит среди зарегистрированных на сервере IIS узлов, причем узел, на который устанавливается сервер, должен быть запущен. Например, в нашем случае мы устанавливаем сервер на узел Main.
Рис. 24.11. Даже если в IIS зарегистрирован только один сайт, программа установки отображает диалоговое окно для выбора сайта
После выбора сайта, на который будет установлен сервер SharePoint, вы переходите к диалоговому окну настройки соединения с базой данных (рис. 24.12). В нем нужно указать имя сервера баз данных, где будет создана база данных сервера SharePoint, и учетные данные администратора сервера. Имя сервера вводится в поле Database server (Сервер базы), а учетные данные администратора - в поля Logon name (Имя для подключения) и Password (Пароль).
Рис. 24.12. Настройка подключения сервера SharePoint к серверу баз данных
В некоторых случаях программа установки не может подключиться к серверу баз данных, если авторизация осуществляется с помощью учетных записей Windows. В таком случае нужно в настройках сервера баз данных разрешить авторизацию средствами сервера, создать пользователя сервера с правами администратора и ввести его данные в диалоговом окне, как показано на рис. 24.12.
Если подключение к серверу баз данных удалось, программа установки создает на нем базу данных, а затем устанавливает сервер SharePoint в выбранный ранее узел. После этого программа выводит диалоговое окно со сведениями о сервере (рис. 24.13). Сведения, указанные в этом диалоговом окне, понадобятся вам в дальнейшем, поэтому их нужно
После завершения установки в подменю Windows Start Programs Administrative Tools (Пуск Программы Средства администрирования) появится ярлык Microsoft SharePoint Administrator (Администратор Microsoft SharePoint), щелкнув на котором вы попадете на страницу администрирования сервера. На этой странице вам нужно выбрать созданный сайт (его название совпадает с названием узла, куда был установлен сервер SharePoint) и перейти на страницу его администрирования (рис. 24.14).
На странице администрирования сайта нужно щелкнуть на ссылке Manage Users (Управление пользователями) для перехода к странице администрирования пользователей (рис. 24.15). На этой странице необходимо выбрать администратора
Вы можете скопировать диалоговое окно в буфер обмена, нажав сочетание клавиш Screen, а затем вставить его из буфера в графический редактор и сохранить графический файл на диске.
сайта из числа пользователей, являющихся администраторами того сервера Windows, где установлен MS Project Server.
Use the information below to connect this Web server with Microsoft Project Server or install Microsoft Project Server with the Custom option.Use the information below to connect this Web server with Microsoft Project Server or install Microsoft Project Server with the Custom option.
Use the information below to connect this Web server with Microsoft Project Server or install Microsoft Project Server with the Custom option.
Use the information below to connect this Web server with Microsoft Project Server or install Microsoft Project Server with the Custom option.
You can connect to the Web server after Microsoft Project Server is installed. First set the correct administrator account by using the PSCOMPIus tool. Then log on to Microsoft Project Web Access. On the Administration page, click Manage SharePoint Team Services. Connect to servers, and Add servers, and enter the following information when prompted.
Server name: ZS2-MARKWORK-02
Web server port: 80
SharePoint Administration Port: 6305
Database server name: zs2-markwork-02
Database name: 2s2-markwork-02_LM_W3SVC_l_Collab
^~l«^~l«aaРис. 24.13. После завершения установки программа отображает сведения о сервереРис. 24.13. После завершения установки программа отображает сведения о сервере^ 08 £Л Sew F».-^ Z»4* »y* :^ 08 £Л Sew F».-^ Z»4* »y* :_edmf*»*i"dl_edmf*»*i"dlЙЗеегсЬЙЗеегсЬ••||Рис. 24.14. Администрирование сайта, созданного при установке SharePointРис. 24.14. Администрирование сайта, созданного при установке SharePoint
^~l«
^~l«
a
a
Рис. 24.13. После завершения установки программа отображает сведения о сервере
Рис. 24.13. После завершения установки программа отображает сведения о сервере
^ 08 £Л Sew F».-^ Z»4* »y* :
^ 08 £Л Sew F».-^ Z»4* »y* :
_edmf*»*i"dl
_edmf*»*i"dl
ЙЗеегсЬ
ЙЗеегсЬ
•
•
|
|
Рис. 24.14. Администрирование сайта, созданного при установке SharePoint
Рис. 24.14. Администрирование сайта, созданного при установке SharePoint
Рис. 24.15. Страницаадминистрирования пользователейсайтаSharePointРис. 24.15. Страницаадминистрирования пользователейсайтаSharePoint
Рис. 24.15. Страницаадминистрирования пользователейсайтаSharePoint
Рис. 24.15. Страницаадминистрирования пользователейсайтаSharePoint
Для этого выберемпереключательAdduserorgroupname(Добавитьимяпользовате- ля или группы) и в поле ввода под ним укажем имя пользователя, входящего в число администраторов на сервере, где установлен MS Project Server. В нашем случае это пользователь ZS2-MARKW0RK-02\Administrator’. В разделе User Role (Роль пользователя) выберем переключатель Administrator (Администратор) и сохраним пользователя, нажавкнопкуAddUser(Добавитьпользователя).
Для завершения настройки следует сконфигурировать пользователей, от имени которых MS Project Server будет запускать объекты СОМ+ для управления сервером SharePoint и для доступа к серверу анализа. Для этого нужно запустить программу PSCOMPlus.exe, расположенную в папке Bin\1033 той папки, куда вы установили сервер MS Project Server.
После запуска программы откроется диалоговое окно (рис. 24.16), в котором нужно указать учетные данные администратора сервера анализа, администратора сервера SharePoint и администратора того сервера баз данных, где установлена база данных сервера SharePoint. После ввода данных нужно нажать кнопку Create\Update COM+ Apps (Создать или обновить приложения COM+). Теперь мы можем
22На сервере ZS2-MARKWORK-02 у нас тоже установлен сервер MS Project Server.
2
2
подключить сервер SharePoint к серверу MS Project Server, поэтому перейдем к настройке последнего.
Рис. 24.16. Настройка объектов C0M+
Конфигурирование сервера MS Project Server
Для конфигурирования сервера MS Project Server нужно запустить Internet Explorer и обратиться по адресу сервера, который вы указали при его настройке. При первом подключении к серверу вам необходимо выполнить те же действия, что и обычным пользователям (см. раздел «Первое подключение к серверу» урока 20). На первой странице сервера в качестве имени пользователя вам нужно ввести Administrator (Администратор), а в качестве пароля — пароль администратора, введенный вами в процессе установки сервера. Если вы устанавливали сервер MS Project Server без подключения к серверу баз данных и программа установки не отображала диалоговое окно для ввода пароля администратора, то ваш пароль пустой.
После этого вы попадете на персональную страницу пользователя. В верхнем менюстраницывамнужнощелкнутьнассылкеAdmin(Администрирование),кото- рая приведет вас на страницу администрирования сервера. В левой колонке этой страницы содержится список основных областей администрирования, а в центре страницы их список дублируется и сопровожден комментариями. Рассмотрим основные области администрирования сервера.
Безопасность
Для настройки уровня безопасности сервера предназначен раздел Manage security (Управление безопасностью), причем он состоит из трех страниц, из которых для нас наиболее важна User authentication (Проверка подлинности пользователей).
..User authenticationUser authentication..На ней (рис. 24.17) определяются основные настройки авторизации пользователей на сервере MS Project Server.
.
.
User authentication
User authentication
.
.
3 Murotoft Project Web »£«*$ h* «**«1 Мму*#Н W*»Mti*e**er
1и*-«С1и*-«СProjectProject.■Sfiew ift] http !f\x*o«fbaF«5*v*l«<t*NeA^^ *p
1и*-«С
1и*-«С
Project
Project
Security option*CWepode*Seoxity UrnpbtM♦ Utifr -ji.-T'AinnwitwiActivities *i Adnun:Ммшде men a^J <jr»ye<b;*№t9» 5*mt*«*'<»-»p’> nfmbtet-epi OrjOMl&KMl^e-'-eit SteiePwitTew»чзмре wite»ome featuresCu>»o*M« M^rocuh nxijod •<eb Act*#»t<»*»ye tb*n*csf .’cpi) up M-*ro»pft # fOl*'t lorvt* dolAtMi»Security option*CWepode*Seoxity UrnpbtM♦ Utifr -ji.-T'AinnwitwiActivities *i Adnun:Ммшде men a^J <jr»ye<b;*№t9» 5*mt*«*'<»-»p’> nfmbtet-epi OrjOMl&KMl^e-'-eit SteiePwitTew»чзмре wite»ome featuresCu>»o*M« M^rocuh nxijod •<eb Act*#»t<»*»ye tb*n*csf .’cpi) up M-*ro»pft # fOl*'t lorvt* dolAtMi»^ne<l#v bow y«v* »hvuM be <rih»ent<« »t*d br tb«y Mkru«»ft 1‘ruject Server
Security option*
CWepode*
Seoxity UrnpbtM
♦ Utifr -ji.-T'Ainnwitwi
Activities *i Adnun:
Ммшде men a^J <jr»ye<
b;*№t9» 5*mt*«
*'<»-»p’> nfm
btet-epi OrjOMl&KMl
^e-'-eit SteiePwitTew»
чзмре wite»ome features
Cu>»o*M« M^rocuh nxijod •<eb Act*#»
t<»*»ye tb*n*cs
f .’cpi) up M-*ro»pft # fOl*'t lorvt* dolAtMi»
Security option*
CWepode*
Seoxity UrnpbtM
♦ Utifr -ji.-T'Ainnwitwi
Activities *i Adnun:
Ммшде men a^J <jr»ye<
b;*№t9» 5*mt*«
*'<»-»p’> nfm
btet-epi OrjOMl&KMl
^e-'-eit SteiePwitTew»
чзмре wite»ome features
Cu>»o*M« M^rocuh nxijod •<eb Act*#»
t<»*»ye tb*n*cs
f .’cpi) up M-*ro»pft # fOl*'t lorvt* dolAtMi»
Mixed.be authenticated with Windowsusing the ulogon ID, or with Microsoft Project
Servera logon ID and password enteredthe user.)
(Warning: All Microsoft Project Serauthentication accountsbeDisabled
Windowsremain disabled.)
MicrosoftServerо
Microsoft Project Server authentication
Heviw«ri| ien«)*h for MlrruweM. Prujntt betver Auihnnii'.Aliun
Minimum length that users mustpasswords
the minimumlengthwillnotaffectitonlyaffectpasswordcreation
: users change their passwordscreate new passwords.
: AwthRntu.atton reouirsd when pwMoftingfront Mtr.r6$«ft pryje^t
;Require Microsoft Project toto the Microsoft Project Server before
:MicrosoftProject2000clientscanonly publishto theMicrosoftProjectwhenthisis turnedoff.
••
Рис. 24.17. Настройка аутентификации пользователей
В верхнем разделе страницы определяется, какими средствами пользователи будут проходить авторизацию на сервере: с помощью учетных записей сервера MS Project Server, с помощью учетных записей Windows или совмещая оба способа. Некоторые способы авторизации позволяют пользователям создавать учетные записи на сервере (см. раздел «Настройка MS Project для работы с сервером» урока 20).
Первый переключатель, Mixed (Смешанная), позволяет использовать для авторизации или учетные данные Windows, или данные MS Project Server. Выбор второго переключателя, Windows Authentication only (Проверка подлинности только средствами Windows), приведет к блокировке всех учетных записей сервера MS Project Server и позволит авторизоваться только пользователям, зарегистрированным на сервере с учетными записями Windows.
Если выбрать второй переключатель на этой странице, когда на сервере зарегистрирована только одна учетная запись с правами администратора (созданная при установке программы и являющаяся учетной записью сервера MS Project Server), то эта запись будет заблокирована и вы не сможете администрировать сервер. Поэтому прежде чем выбрать этот переключатель, нужно добавить в число администраторов пользователя с учетной записью Windows.
Третий переключатель, Microsoft Project Server authentication only (Проверка подлинности только средствами сервера Microsoft Project Server), включает режим, при котором на сервере могут авторизоваться только пользователи с учетной записью на нем. В нашем примере на рис. 24.17 установлен режим совмещенной авторизации.
В разделе Password Length for Microsoft Project Server Authentication (Длина пароля для проверки подлинности средствами сервера Microsoft Project Server) определяется минимальная длина пароля пользователя сервера. Этот переключатель недоступен, если выбран режим проверки подлинности пользователей только средствами Windows. По умолчанию минимальная длина пароля равна восьми символам, и эту настройку можно изменить, установив соответствующее значение параметра Minimum length that users must set their passwords to (Минимальная длина паролей пользователей). В нашем примере минимальная длина пароля пользователя равна восьми символам.
В нижнем разделе страницы, Authentication required when publishing from Microsoft Project (Для публикации из Microsoft Project требуется проверка подлинности), определяется, должны ли пользователи авторизоваться на сервере для публикации данных. В этом разделе можно переопределить настройки, сделанные в процессе установки сервера (см. рис. 24.10). Если установить флажок Require Microsoft Project to authenticate to the Microsoft Project Server before publishing (Проверять подлинность пользователя Microsoft Project на сервере Microsoft Project Server перед публикацией), то публиковать данные на сервере смогут только пользователи профессиональной редакции MS Project 2002, а если сбросить его — пользователи обеих редакций, MS Project 2002 и MS Project 2000.
Организация
Для перехода в раздел управления организацией нужно воспользоваться ссылкой Manage organization (Управление организацией) в левом меню страницы. Этот раздел состоит из двух страниц, из которых для нас наиболее важна Features (Возможности). На эту страницу вы попадаете сразу после входа в раздел (рис. 24.18).
На странице Features (Возможности) определяется список доступных пользователям сервера функций. Список функций приведен в таблице в центре страницы, и для включения или выключения функции нужно установить флажок либо в столбце Allow (Разрешить), либо в столбце Deny (Запретить) рядом с ней. Например, на рис. 24.18 все функции, которые видны в таблице, включены.
На этой странице перечислены все важные функции. Например, именно на ней можно разрешить или запретить создавать учетные записи пользователей из MS Project, а также указать, будут ли автоматически создаваться новые учетные записи при делегировании задач, при публикации назначений или при запросе информации о ходе работ.
На странице Features (Возможности) также определяется, можно ли публиковать на сервере главные проекты (то есть проекты, включающие в себя подпроекты, см. раздел «Работа с несколькими планами проектов» урока 23). Чтобы разрешить их публикацию, необходимо установить расположенный под таблицей флажок Allow master projects to be published to Microsoft Project Server (Разрешить пуб-
ликацию главных проектов на сервере Microsoft Project Server). В нашем примере этот флажок установлен.
Рис. 24.18. Определение доступных функций
В нижнем разделе страницы определяются адреса сервера для доступа из локальной или внутренней сети, то есть в нем можно переопределить настройки, сделанные при установке сервера (см. рис. 24.7). В поле Server intranet address (Адрес сервера в интрасети) указывается адрес для доступа из внутренней сети, в поле Server extranet address (Адрес сервера в экстрасети) — адрес для доступа из внешних сетей.
Подключение сервера
Управление настройками подключения сервера SharePoint осуществляется в разделе Manage SharePoint Team Services (Управление SharePoint Team Services). На первой его странице, Connect to servers (Подключение к серверам), после нажатия кнопки Add server (Добавить сервер) настраивается подключение к серверам SharePoint.
На странице добавления сервера (рис. 24.19) нужно ввести данные, сообщенные вам программой установки (см. рис. 24.13), которые мы рекомендовали вам сохранить. Вам нужно указать адрес сервера SharePoint и порт для его администрирования, а также имя сервера баз данных, где установлена база данных сервера SharePoint, и название этой базы.
ВВ5^5^Server дате:Server дате:Option •:Option •:SharePoint £eb server port:SharePoint £eb server port:j-xtavea pi о «кинчо^j-xtavea pi о «кинчо^SharePoint Web server SSL port:SharePoint Web server SSL port:Manage wbwebsManage wbwebsSharePoint administration part:SharePoint administration part:•coounts•coountsГ The SharePoint Administration port is a SSL portГ The SharePoint Administration port is a SSL portActivities in AdmimActivities in Admim;z$2-markwork-02|;z$2-markwork-02|: SharePoint database server name;: SharePoint database server name;SharePoint database name:SharePoint database name:i2s2- markwork-02 LM W3SVC 1 Collabi2s2- markwork-02 LM W3SVC 1 Collab**b Ac'.*#!**b Ac'.*#!i MkroMifi Proiet t Weh Atrets locdihosl MkruSuf) toteti^Ek^^i MkroMifi Proiet t Weh Atrets locdihosl MkruSuf) toteti^Ek^^Important!Important!Рис. 24.19. Подключение сервера SharePoint к серверу MS Project ServerРис. 24.19. Подключение сервера SharePoint к серверу MS Project Server(><(#№* F4vo««et to* d*^Ra* • •*» ■ ^> J] ^ ^Soech ..jFerort* .^te^y ^ ^> '^ ' J . a4P*»« [ti http //Vxa»wC/Prowct$erve;A*irV$<«Ad**>d aip-'$vtl6^l(><(#№* F4vo««et to* d*^Ra* • •*» ■ ^> J] ^ ^Soech ..jFerort* .^te^y ^ ^> '^ ' J . a4P*»« [ti http //Vxa»wC/Prowct$erve;A*irV$<«Ad**>d aip-'$vtl6^l4 Microsoft Project\AfcbAcccibAdd a Web server running SharePoint Team Services4 Microsoft Project\AfcbAcccibAdd a Web server running SharePoint Team Services(HZ-mHcWQ* -oiXMfilwiftrMOf
В
В
5^
5^
Server дате:
Server дате:
Option •:
Option •:
SharePoint £eb server port:
SharePoint £eb server port:
j-xtavea pi о «кинчо^
j-xtavea pi о «кинчо^
SharePoint Web server SSL port:
SharePoint Web server SSL port:
Manage wbwebs
Manage wbwebs
SharePoint administration part:
SharePoint administration part:
•coounts
•coounts
Г The SharePoint Administration port is a SSL port
Г The SharePoint Administration port is a SSL port
Activities in Admim
Activities in Admim
;z$2-markwork-02|
;z$2-markwork-02|
: SharePoint database server name;
: SharePoint database server name;
SharePoint database name:
SharePoint database name:
i2s2- markwork-02 LM W3SVC 1 Collab
i2s2- markwork-02 LM W3SVC 1 Collab
**b Ac'.*#!
**b Ac'.*#!
i MkroMifi Proiet t Weh Atrets locdihosl MkruSuf) toteti^Ek^^
i MkroMifi Proiet t Weh Atrets locdihosl MkruSuf) toteti^Ek^^
Important!
Important!
Рис. 24.19. Подключение сервера SharePoint к серверу MS Project Server
Рис. 24.19. Подключение сервера SharePoint к серверу MS Project Server
(><(#№* F4vo««et to* d*
^Ra* • •*» ■ ^> J] ^ ^Soech ..jFerort* .^te^y ^ ^> '^ ' J . a4P*»« [ti http //Vxa»wC/Prowct$erve;A*irV$<«Ad**>d aip-'$vtl6^l
(><(#№* F4vo««et to* d*
^Ra* • •*» ■ ^> J] ^ ^Soech ..jFerort* .^te^y ^ ^> '^ ' J . a4P*»« [ti http //Vxa»wC/Prowct$erve;A*irV$<«Ad**>d aip-'$vtl6^l
4 Microsoft Project
\AfcbAcccibAdd a Web server running SharePoint Team Services
4 Microsoft Project
\AfcbAcccibAdd a Web server running SharePoint Team Services
I Always access Share£ointwebsites using SSL
(hole this is the database server for SharePoint Team Services)
(Note; this is the database created by SharePoint Team Services from Microsoft)
Microsoft Project Server remotely administers the Web server running SharePoint Team Services through ZS2-MARKWORK-02\Administrator. To change the account information, run the PSCOMPlus tool installed with
' Microsoft Project Server, and set the account for the MS Project Server STS Admin COM+ application.
Microsoft Project Server reads the specified SharePoint database throughZS2-MARKWORK-02\Admini$trator, To change the account information, run the PSCOMPlus tool installed with Microsoft Projectand set
the account for the MS Project Server STS DB AccessCOM+ application.
For more information, refer to the Microsoft Project Server Installation Guide on the Microsoft Project Server menu (Start menu, Programs submenu).
После того как подключение к серверу настроено, нужно определить настройки размещения на сервере SharePoint дочерних веб-узлов (subweb) для проектов. Это осуществляется на странице Subweb provisioning settings (Параметры подготовки дочерних веб-узлов), показанной на рис. 24.20.
В разделе Specify the SharePoint Team Services server (Укажите сервер SharePoint Team Services) определяется сервер SharePoint, на котором будут создаваться дочерние веб-узлы для новых проектов. Имя этого сервера выбирается из верхнего раскрывающегося списка, где приведен список серверов SharePoint, для которых на предыдущей странице было настроено подключение. Во втором раскрывающемся списке находится список этих же серверов, и, выбрав любой из них, можно перейти к его администрированию, щелкнув на ссылке Go to SharePoint Administration (Переход кадминистрированию узла SharePoint).
Во втором разделе страницы, Settings for subweb creation (Параметры создания дочернего веб-узла), определяется, будут ли дочерние узлы для проектов создаваться на сервере SharePoint автоматически, или их нужно будет создавать вручную. Для автоматического создания дочерних узлов следует выбрать переключатель Automatically create a subweb for the project when a project is published in Microsoft Project Web Access (Автоматическое создание дочернего веб-узла проекта при публикации проекта в Microsoft Project Web Access). Если же дочерние узлы нужны не для каждого проекта и их удобнее создавать вручную, нужно выбрать переключатель
Manuallycreate a subweb for each project in Microsoft Project Web Access (Созданиедочер- него веб-узла вручную для каждого проекта в Microsoft Project Web Access).
SharePoint Team Services subweb provisioning settingsSharePoint Team Services subweb provisioning settingsWeb AccessWeb AccessDD••Specify the •hdiyPwihl teem genniea serverSpecify the •hdiyPwihl teem genniea server' " %tK»*>««' " %tK»*>««3 Mir rotottPr №. r web Access tocathosi мкмноА internet Exoterey3 Mir rotottPr №. r web Access tocathosi мкмноА internet ExotereyНам»* ПОИМ»Clean no Ктом!» PmiedНам»* ПОИМ»Clean no Ктом!» PmiedOptions:•.\wie«hOptions:•.\wie«hCustomer hCustomer h#П*гПу.Nanay f-t!xeb#$yr.xt.nvt.*r *iMfi<#t8M0f#П*гПу.Nanay f-t!xeb#$yr.xt.nvt.*r *iMfi<#t8M0fFor new projects in Microsoft ProjectWeb Access, provision project|http://zs2-mark work-02 '.80subwebs onFor new projects in Microsoft ProjectWeb Access, provision project|http://zs2-mark work-02 '.80subwebs onFor more information on user permissions, see !llDAUtL5<.<l^tG±^^^For more information on user permissions, see !llDAUtL5<.<l^tG±^^^(Users in this role can create new document libraries, upload new documents to the libraries, edit documents, and delete documents)(Users in this role can create new document libraries, upload new documents to the libraries, edit documents, and delete documents)Рис. 24.20. Настройка параметров работы с сервером SharePointРис. 24.20. Настройка параметров работы с сервером SharePointMicrosoft. In this page, you can specify a SharePoint Team Services server for Microsoft Project Web Access, and change settings for provisioning subwebs.
SharePoint Team Services subweb provisioning settings
SharePoint Team Services subweb provisioning settings
Web Access
Web Access
D
D
•
•
Specify the •hdiyPwihl teem genniea server
Specify the •hdiyPwihl teem genniea server
' " %tK»*>««
' " %tK»*>««
3 Mir rotottPr №. r web Access tocathosi мкмноА internet Exoterey
3 Mir rotottPr №. r web Access tocathosi мкмноА internet Exoterey
Нам»* ПОИМ»
Clean no Ктом!» Pmied
Нам»* ПОИМ»
Clean no Ктом!» Pmied
Options:
•.\wie«h
Options:
•.\wie«h
Customer h
Customer h
#П*гПу.
Nanay f-t!xeb#
$yr.xt.nvt.*r *iMfi<#t8M0f
#П*гПу.
Nanay f-t!xeb#
$yr.xt.nvt.*r *iMfi<#t8M0f
For new projects in Microsoft Project
Web Access, provision project|http://zs2-mark work-02 '.80
subwebs on
For new projects in Microsoft Project
Web Access, provision project|http://zs2-mark work-02 '.80
subwebs on
For more information on user permissions, see !llDAUtL5<.<l^tG±^^^
For more information on user permissions, see !llDAUtL5<.<l^tG±^^^
(Users in this role can create new document libraries, upload new documents to the libraries, edit documents, and delete documents)
(Users in this role can create new document libraries, upload new documents to the libraries, edit documents, and delete documents)
Рис. 24.20. Настройка параметров работы с сервером SharePoint
Рис. 24.20. Настройка параметров работы с сервером SharePoint
Activities in Admin:Activities in Admin:Settings tur subweb urationSettings tur subweb urationft Automatically create a subweb for the project when a project is published in Microsoft Project Web Access.ft Automatically create a subweb for the project when a project is published in Microsoft Project Web Access.О Manually create a subweb for each project in Microsoft Project Web Access,О Manually create a subweb for each project in Microsoft Project Web Access,Documents public to the organization reside on the Public subwebjhttp://zs2-markwork02:80Documents public to the organization reside on the Public subwebjhttp://zs2-markwork02:80Automatically add Microsoft Project Web Access users to the project subweb when the subweb is created or when the project manager publishes the project information to Microsoft Project Server.
Activities in Admin:
Activities in Admin:
Settings tur subweb uration
Settings tur subweb uration
ft Automatically create a subweb for the project when a project is published in Microsoft Project Web Access.
ft Automatically create a subweb for the project when a project is published in Microsoft Project Web Access.
О Manually create a subweb for each project in Microsoft Project Web Access,
О Manually create a subweb for each project in Microsoft Project Web Access,
Documents public to the organization reside on the Public subwebjhttp://zs2-markwork02:80
Documents public to the organization reside on the Public subwebjhttp://zs2-markwork02:80
Prefect managers who have published this project or who have Save Project permission or ttns project are added into the Project Manager (Microsoft Project Server) role for this subweb.
Team members with assignments in this project are added into the Team Member(Microsoft Project Server) role for this subweb,
Other Microsoft Project Server users with View Project Document Issues permission on this project are added into the Browser (Microsoft Project Server) role for this subweb.
Automatically add a new Microsoft Project Web Access user into the Project Manager (Microsoft Project
I? Server) rote on the Public Documents subweb (http://z$2-markwork-OZ:8O/MS_ProjectServer_PubhcDocuments).
Когда для проекта создан дочерний узел на сервере SharePoint, пользователям нужно получить доступ к нему. Права доступа может настраивать администратор сервера SharePoint, но это может привести к задержкам, особенно если дочерние узлы создаются в автоматическом режиме. Поэтому в третьем разделе страницы, Grant user access to the project subwebs (Предоставление пользователям доступа к дочерним веб-узлам проекта), можно включить режим автоматического выделения пользователям сервера MS Project Server прав доступа к узлам SharePoint без участия администратора последнего сервера. Включение этого режима ускоряет работу пользователей и снижает нагрузку администратора сервера SharePoint.
Установка первого флажка этого раздела обеспечит автоматическое предоставление всем пользователям MS Project Server, участвующим в проекте, прав доступа к сайту SharePoint, созданному для этого проекта. При этом права пользователей на сервере SharePoint будут назначены в соответствии с их правами на сервере MS Project Server.
Второй флажок этого раздела предоставляет доступ всем пользователям MS Project Server к узлу SharePoint, созданному для пользователей MS Project Server.
Если установить его, то все новые пользователи сервера будут автоматически получать доступ к этому узлу. В отличие от дочерних узлов, создаваемых для проектных нужд, этот узел предназначен для хранения информации общего характера, не относящейся к конкретным проектам. На нем можно разместить корпоративные регламентирующие документы общего характера: описание процедур, шаблоны и пр.
Режим автоматического предоставления новым пользователям доступа к этому узлу имеет смысл запретить, если на сервере MS Project Server создаются учетные записи для представителей заказчика и других пользователей, не являющихся членами вашей организации.
Поскольку общие документы организации не имеют отношения к проектным документам, их можно хранить на отдельном сервере SharePoint. Адрес сервера на котором будут храниться общие документы, выбирается из списка, расположенного в последнем разделе страницы, Specify the Web serverrunning SharePoint Team Services for public documents (Укажите веб-сервер со службой SharePoint Team Services для общих документов).
Корпоративные функции
Настройка корпоративных функций осуществляется в разделе Manage enterprise features (Управление корпоративными возможностями) и производить ее имеет смысл только в том случае, если с сервером MS Project Server будут работать пользователи профессиональной редакции MS Project 2002.
Раздел корпоративных настроек состоит из пяти страниц, из которых для нас важны только две. На первую из них, Features (Возможности), вы попадаете при обращении к одноименному разделу (рис.
Рис. 24.21. Настройка профессиональных функций
На этой странице расположены флажки, с помощью которых включаются и выключаются корпоративные функции. Флажок Enable enterprise features (Включить корпоративныевозможности)управляеткорпоративнымивозможностями1.Если вы планируете публиковать на сервере главные проекты (включающие в себя подпроекты), то следует установить флажок Allow master projects in Microsoft Project Server (Разрешить главные проекты на сервере Microsoft Project Server)2.
Следующие два флажка связаны с использованием организационного глобального шаблона (аналога глобального шаблона Global.mpt, о котором мы говорили в предыдущем уроке, но хранящегося на сервере MS Project Server). В этом шаблоне можно указать настройки базовых календарей с учетом праздников и настроить символ используемой валюты. Чтобы запретить пользователю работать при планировании с собственными базовыми календарями, следует снять флажок Allow projects to use local base calendars (Разрешить проектам использовать локальные базовые календари). А чтобы руководители проектов для обозначения валюты использовали указанный в организационном глобальном шаблоне символ, нужно установить флажок Enforce single currency as specified in the enterprise global template (Использовать единую валюту, указанную в глобальном корпоративном шаблоне).
Наконец, с помощью последнего флажка можно ограничить круг пользователей сервера только теми, кто использует профессиональную редакцию MS Project. Для этого нужно установить флажок Allow only Microsoft Project Professional to publish to this server (Разрешить публикацию на этом сервере только из Microsoft Project Professional).
Аналитические функции
Вторая страница в разделе управления корпоративными функциями предназначена для настройки сбора сводных данных из СУБД. Дело в том, что для анализа доступности ресурсов должны быть проанализированы все проекты, опубликованные на сервере и исходя из этого определены данные о загрузке для каждого из ресурсов. Впоследствии эти данные должны регулярно обновляться.
Для анализа хода работ по проектам с помощью пакета Analysis Servicies в базе данных необходимо построить и регулярно обновлять куб OLAP, на основании которого этот анализ осуществляется.
Таким образом, для работы аналитических функций MS Project Server требуется периодически обрабатывать большие объемы информации. На странице Update resource tables and OLAP cube (Обновление таблиц ресурсов и куба OLAP) определяется, какие данные должны учитываться при обработке и как часто они должны обрабатываться.
Первые два раздела страницы посвящены кубу OLAP. В первом разделе, Current Cube Status (Текущее состояние куба), содержатся сведения о его состоянии (создан или нет, дата создания, обновления и т. п.), а во втором, Build the OLAP cube (Построение куба OLAP), определяется, будет он строиться или нет.
Если вы хотите построить куб и использовать его для анализа проектных данных, то выберите переключатель Yes, I want to update resource availability information
Если этот флажок сброшен, в меню раздела не отображаются ссылки па другие страницы для администрирования.
Этот флажок дублируется в настройках функций организации (см. рис. 24.18).
and build an OLAP cube (Да, обновить сведения о доступности ресурсов и построить куб OLAP). Если же вы не хотите строить куб, например, если у вас не установлен пакет Analysis Services, то выберите переключатель No, I only want to update resource availability information (Нет, только обновить сведения о доступности ресурсов).
Если вы выбрали первый переключатель, то на странице отображаются разделы для настройки параметров работы куба (рис. 24.22). В разделе OLAP cube name and description (Название и описание куба OLAP) нужно указать имя сервера анализа, название куба и его описание. Во втором разделе, Date Range (Диапазон дат), определяется диапазон дат, данные за которые будут копироваться в куб при его создании.
Рис.24.22. Настройкапараметровобработкиданных
Если выбрать переключатель Use the earliest project start date and the latest project finish date (Использовать самую раннюю дату начала проекта и самую позднюю дату окончания проекта), то в куб будут помещены данные от даты начала самого раннего проекта до даты окончания самого позднего проекта. Таким образом, в куб попадут все проектные данные, и этот вариант наиболее предпочтителен.
Анализ всех данных может занять очень много времени, а его результаты могут оказаться ненужными. Например, если в вашей компании осуществляется планирование проектов и ресурсов только на квартал вперед, то нет смысла анализировать данные за полгода или год вперед.
Ограничить диапазон дат, помещаемых в куб для анализа, можно с помощью переключателя Use the following date range at the time the cube is built (Использовать следующий диапазон дат во время построения куба). Выбрав его, следует определить в двух раскрывающихся списках под ним, данные за сколько дней, недель или месяцев до и после момента построения куба должны попасть в куб. Например, вы можете определить, что в куб будут попадать данные за полгода до момента построения куба и за три будущих месяца.
Если вы хотите поместить в куб данные за фиксированный диапазон дат, то вам необходимо выбрать переключатель Use the fixed date range specified below (Использовать указанный ниже фиксированный диапазон дат) и указать даты начала и окончания диапазона в полях ввода под ним.
В разделе Date range for resource availability (Диапазон дат доступности ресурсов) аналогично определяется диапазон дат для анализа доступности ресурсов. Отличие настроек этого раздела от предыдущего заключается в отсутствии первого переключателя.
Частота сбора информации определяется в разделе Update frequency (Частота обновления). Чтобы куб и данные о доступности ресурсов обновлялись автоматически, следует выбрать переключатель Update every (Обновление каждые) и указать интервал обновления. Затем в раскрывающемся списке Start update on (Обновление каждые) нужно указать дату и время первого обновления данных. Следует учитывать, что обновление — очень ресурсоемкая процедура, поэтому нужно выбирать дату и время, когда загрузка сервера базы данных минимальна.
Если вы хотите запускать обновления вручную, выберите переключатель Update only when specified (Обновление только по запросу). В дальнейшем вы сможете обновить данные о загрузке ресурсов и куба OLAP на этой странице, нажав кнопку Update Now (Обновить сейчас) рядом с этим переключателем.
Что нового вы узнали?
О Как подготовить сервер Windows к установке сервера MS Project Server.
О Как устанавливать сервер MS Project Server.
О Как устанавливать сервер SharePoint Team Services.
О Как подключать сервер SharePoint к серверу MS Project Server для совместного использования.
О Как настраивать параметры безопасности сервера MS Project Server.
О Как определять состав функций, доступных пользователям сервера MS Project Server.
О Как настраивать параметры работы с корпоративными функциями сервера MS Project Server, включать и отключать их использование.
О Как определять параметры работы аналитических функций сервера MS Project Server.
Возможностиt урок профессиональнойредакции
Подключение MS Project к серверу MS Project Server
Работа с планом проекта, расположенным на сервере
Создание, сохранение и использованиекорпоративных шаблонов файлов
Создание, удаление и редактирование корпоративных ресурсов
Добавление корпоративных ресурсов в проектную команду
Ролевые и локальные ресурсы
Средства автоматической замены ресурсов
Настройка корпоративных кодов
структуры и организационного кода структуры
Подбор ресурсов в проектную команду
Аналитические средства сервера MS Project Server
Этот урок мы посвятим возможностям профессиональной редакции MS Project. Поскольку эта тема является дополнением к учебному курсу по MS Project 2002, то мы рассмотрим наиболее важные возможности.
Вы узнаете, как настроить профессиональную редакцию MS Project для работы с сервером и как работать с файлами проектов и шаблонов в режиме подключения к серверу. Затем вы научитесь планировать проекты с использованием корпоративного пула ресурсов и пользоваться средствами автоматического подбора ресурсов, необходимых для проекта. В заключение урока мы рассмотрим анализ корпоративных проектов средствами сервера MS Project Server.
Начало работы
MS Project в профессиональной редакции может авторизоваться на сервере в начале работы. Это необходимо для использования профессиональных возможностей и обеспечения достаточного уровня безопасности. Чтобы MS Project мог работать с сервером, необходимо создать учетную запись, с помощью которой программа будет подключаться к
Создание учетных записей
Для настройки учетной записи нужно открыть специальное диалоговое окно. Это можно сделать до запуска программы с помощью команды Microsoft Project ServerAccounts (Учетные записи Microsoft Projectрасположенной в под
меню Windows Start Programs к Microsoft Office Tools (Пуск Программы Средства Microsoft Office). Если вы уже запустили MS Project, то для вызова диалогового окна настройки учетных записей нужно воспользоваться командой меню Tools Enterprise OptionsMicrosoft Project Server Accounts (Сервис Корпоративные настрой
ки Учетные записи Microsoft Project Server).
Для добавления учетной записи в открывшемся диалоговом окне следует нажать кнопку Add (Добавить), после чего откроется диалоговое окно для ввода параметров новой учетной записи (рис. 25.1).
В этом диалоговом окне нужно указать название учетной записи в поле Account Name (Название учетной записи) и ввести адрес сервера в поле Microsoft Project Server URL (URL сервера Microsoft Project Server). Правильность адреса сервера можно проверить с помощью кнопки Test Connection (Проверить подключение).
В разделе When connecting (При подключении) определяются параметры авторизации на сервере MS Project Server. Для авторизации с учетными данными пользователя Windows следует выбрать переключатель Use Windows user account (Использовать учетную записьWindows). Если же вы хотите про-
Поскольку профессиональная редакция не переведена на русский язык, перевод названий некоторых (пунктов меню, названий команд и т. д.) будет авторским.
ходить авторизацию с учетными данными пользователя сервера, выберите переключатель Use a Microsoft Project Server account (Использовать учетную запись сервера Microsoft Project Server), а затем введите имя пользователя в поле User name (Имя пользователя). Например, в нашем случае подключение к серверу будет осуществлятьсясучетнойзаписьюAdministrator.
Available accounts:Available accounts:Name _My ComputerName _My ComputerAccount PropertiesAccount Properties*’Wes \.^http://zs2-markwork-02/Project5erver/a TestConnection j *’Wes \.^http://zs2-markwork-02/Project5erver/a TestConnection j c Ike Wndow user accorxst^ Use a Mraosoft Pipjert Server account:c Ike Wndow user accorxst^ Use a Mraosoft Pipjert Server account:Рис. 25.1. Создание новой учетной записиРис. 25.1. Создание новой учетной записи
Available accounts:
Available accounts:
Name _
My Computer
Name _
My Computer
Account Properties
Account Properties
*’Wes \.
^http://zs2-markwork-02/Project5erver/a TestConnection j
*’Wes \.
^http://zs2-markwork-02/Project5erver/a TestConnection j
c Ike Wndow user accorxst
^ Use a Mraosoft Pipjert Server account:
c Ike Wndow user accorxst
^ Use a Mraosoft Pipjert Server account:
Рис. 25.1. Создание новой учетной записи
Рис. 25.1. Создание новой учетной записи
С помощью флажка Set as default account (Учетная запись по умолчанию) можно пометить введенную учетную запись как основную. В таком случае MS Project будет пытаться использовать ее для подключения к серверу в первую очередь.
Определение параметров подключения
После того как данные учетных записей введены, необходимо настроить общие параметры подключения к серверу. Настройка осуществляется в диалоговом окне со списком учетных записей (рис. 25.2).
В центре диалогового окна расположена таблица, в которой перечислены все BBC- денные учетные записи. Кроме того, в таблице отображается и запись для работы без подключения к серверу — My Computer (Мой компьютер). Например, в нашем диалоговом окне отображаются две созданные учетные записи —Administrator и Vadim Bogdanov.
В таблице рядом с названием учетной записи отображается адрес сервера, к которому MS Project будет обращаться при ее использовании. В третьем столбце таблицы напротив учетной записи по умолчанию отображается Yes (Да), например в нашем случае учетной записью по умолчанию является My Computer.
Под таблицей находятся кнопки для осуществления основных операций с учетными записями. Для добавления учетной записи нужно нажать кнопку Add
(Добавить), а для удаления записи — воспользоваться кнопкой Remove (Удалить). Удалить нельзя запись My Computer или ту запись, с помощью которой в данный момент программа подключена к серверу. Название этой записи отображается под кнопками в строке Current account: (Используется учетная запись:). Например, в нашем случае MS Project подключен к серверу с помощью учетной записи Vadim Bogdanov.
Рис. 25.2. Настройка параметров подключения к серверу
В разделе When starting (При загрузке) настраивается поведение MS Project при загрузке. Если выбрать переключатель Automatically detectconnection state (Подключаться автоматически), то при запуске программа будет автоматически пытаться подключиться к серверу, используя учетную запись по умолчанию. Если же выбрать переключатель Manually control connection state (Подключаться вручную), то при запуске программа будет выводить диалоговое окно, в котором пользователь сам определяет, какую учетную запись использовать для подключения в данном случае.
Принципы подключения к серверу
Когда настроены учетные записи и определены параметры подключения к серверу, при запуске MS Project будет открываться диалоговое окно для выбора учетной записи, с помощью которой должно осуществляться подключение к серверу (рис. 25.3). Это диалоговое окно отображается только в том случае, если в настройках подключения выбран переключатель Manually control connection state (Подключаться вручную).
Установив курсор на соответствующую учетную запись, следует нажать кнопку Connect (Подключиться) для соединения с сервером. Если же нажать кнопку
Work Offline (He подключаться к серверу), то вы будете работать без подключения к серверу, в обычном режиме. При выборе учетной записи My Computer доступна только последняя кнопка.
Рис. 25.3. Выбор учетной записи для подключения к серверу
После выбора учетной записи и нажатия кнопки Connect (Подключиться) открывается диалоговое окно подключения, в котором нужно указать пароль для используемого в учетной записи имени пользователя сервера MS Project Server (рис. 25.4). Если же в учетной записи используется учетная запись пользователя Windows, то вводить ничего не требуется.
Рис. 25.4. Ввод пароля пользователя сервера MS Project Server
Если в настройках подключения к серверу вы выбрали переключатель Automatically detect connection state (Подключаться автоматически), то это диалоговое окно будет открываться сразу при загрузке программы, и в поле для ввода имени пользователя будет подставлено имя пользователя сервера MS Project Server из учетной записи по умолчанию.
Чтобы отказаться от подключения к серверу с выбранной вручную или автоматически учетной записью, нужно нажать кнопку Cancel (Отмена). Это вернет вас в предыдущее диалоговое окно (см. рис. 25.3). Если же вы введете пароль, нажмете кнопку Go (Вход) и подключение к серверу пройдет успешно, то загрузится MS Project.
Подготовка подключения к серверу
При запуске MS Project всегда загружает глобальный шаблон, на основании которого строится весь интерфейс программы (например, определяются команды меню, доступные представления и т. п.) и создаются новые файлы. При работе без подключения к серверу программа загружает глобальный шаблон с диска (см. раздел «Работа с шаблонами» урока 23), а при подключении к серверу MS Project загружает глобальный шаблон с сервера.
ПРИМЕЧАНИЕ Расположенный на сервере глобальный шаблон называется Enterprise (Корпоративный глобальный шаблон).
Если на сервере нет глобального шаблона, то при подключении с помощью учетной записи возникает ошибка и работать в режиме подключения к серверу невозможно. Поэтому прежде чем подключаться к серверу для работы с ним, нужно разместить на нем глобальный шаблон.
Для размещения глобального шаблона на сервере нужно при загрузке MS Project выбрать либо учетную запись My Computer, либо учетную запись, подключающуюся к тому серверу MS Project Server, где глобальный шаблон уже размещен. Затем следует выбрать команду меню Tools Enterprise Options Restore Enterprise Global (Сервис Корпоративные настройки Восстановить корпоративный глобальный шаблон). После этого откроется диалоговое окно восстановления корпоративного глобального шаблона (рис. 25.5).
Рис. 25.5. Восстановление корпоративного глобального шаблона
В этом диалоговом окне нужно выбрать учетную запись, с помощью которой MS Project сможет подключиться к серверу и пометить на нем шаблон. Имя учетной записи выбирается в раскрывающемся списке Server Account (Учетная запись сервера). В поле Global Template (Корпоративный шаблон) нужно указать имя шаблона, который будет загружен на сервер, и для выбора файла шаблона на диске можно воспользоваться кнопкой Browse (Обзор).
При выборе шаблона нужно помнить, что MS Project не может загрузить на сервер файл используемого в данный момент шаблона. Поэтому, если вы выберете на диске файл глобального шаблона из рабочей папки или файл шаблона, который вы редактируете, он не будет загружен.
После того как вы загрузили на сервер глобальный шаблон, можно работать с MS Project в режиме подключения к серверу. Для этого нужно перезагрузить MS Project.
Работа с планами проектов
Работа с планами проектов при использовании сервера MS Project Server не сильно отличается от обычного режима работы. Основные отличия заключаются в процедурах сохранения и открытия файлов проектов, поскольку в этих случаях и задействуется сервер MS Project Server.
Создание и сохранение плана проекта
Создание плана проекта происходит так же, как и при работе без подключения к серверу. А вот при сохранении плана проекта программа отображает диалоговое окно для сохранения плана проекта на сервере (рис. 25.6).
Рис. 25.6. Диалоговое окно для сохранения проекта на сервере MS Project Server
В диалоговом окне указывается название проекта в поле Name (Название), а в раскрывающемся списке Туре (Тип) определяется тип файла (проект или шаблон). В раскрывающемся списке Version (Версия) выбирается название версии плана проекта, а в списке Calendar (Календарь) — базовый календарь проекта.
Каждый проект может быть сохранен в разных версиях, например Published (Опубликовано), Archived (Архивная) и т. д. Версия проекта — это как бы расширение его файла, например опубликованная версия Проекта! будет называться Проект!.Published (Проект!.Опубликовано). Список названий версий определяется администратором.
Поддержка версий служит в первую очередь для организации данных на сервере. Например, администратор может создать версии для хранения плана проекта с оптимистичным сценарием развития и пессимистичным, назвав их, например, Оптимистичный и Пессимистичный. Руководитель сохраняет план Проекта! в двух вариантах: Проект!.Оптимистичный и Проект!. Пессимистичный. При анализе всех проектов организации руководители будут использовать только оптимистичные версии проектов для оценки ситуации в случае благоприятного развития событий и пессимистичные — для анализа в случае неблагоприятного.
Часто при выполнении заказных проектов существует две версии плана — внешняя и внутренняя. Внешняя представляется заказчику проекта, и отчетность перед заказчиком происходит по ней. Внутренняя версия служит для планирования работ внутри организации. Для реализации такой модели вы можете создать
соответствующие версии на сервере и предоставлять заказчику доступ только на просмотр внешней версии плана проекта.
При первом сохранении проекта на сервер нужно обязательно выбрать версию под названием Published (Опубликовано).
Нажатие кнопки Save (Сохранить) приведет к сохранению файла на сервере MS Project Server. Если же вы хотите сохранить файл на диске, нужно щелкнуть на кнопке Save as File (Сохранить как файл). В таком случае откроется обычное диалоговое окно для сохранения файла на диске и проект не будет сохранен на сервере.
Поскольку проект создается на основе корпоративного глобального шаблона, при создании могут использоваться какие-то специфические элементы шаблона (таблицы, представления, настраиваемые поля, поля со списками значений и пр.). При дальнейшем изменении файла без подключения к серверу эти элементы будут недоступны, хотя они могут быть необходимы для работы с ним.
Поэтому, прежде чем отобразить диалоговое окно для сохранения файла на диске, MS Project выводит окно, в котором нужно определить, какие данные из корпоративного глобального шаблона должны быть помещены в сохраняемый файл (рис. 25.7). Для этого служат два переключателя. Выбрав первый, вы сохраните в файле все элементы корпоративного глобального шаблона за исключением корпоративных кодов структуры (мы еще поговорим о них в этом уроке). При выборе второго переключателя в файле будут сохранены только те элементы корпоративного глобального шаблона, которые использованы в файле.
all
tosameother
template Items as when the proleci ।rver.
Inducing al tempute terns ircreeses the see or your protect fie.
theкcan
only the terns used tn this session.
P Qobal terns except enterprise ogttne codes
Г Currently loaded global items .'
, Caned : |
Рис. 25.7. Сохранение файла надиске
Первый способ менее экономичен, так как размер файла может быть существенно увеличен за счет добавления элементов корпоративного глобального шаблона. С другой стороны, используя первый способ, вы обеспечите наличие всех элементов из шаблона при работе без подключения к серверу.
Открытие проектов и совместная работа над проектами
Для открытия файла проекта, хранящегося на сервере, следует щелкнуть на кнопке для открытия файла, расположенной на стандартной панели инструментов, либо воспользоваться командой меню File Open (Файл Открыть). После это-
го загружается диалоговое окно со списком файлов, хранящихся на сервере (рис. 25.8). Если вы хотите редактировать файл, хранящийся на диске, следует нажать кнопку Open from File (Открыть из файла), расположенную внизу этого диалогового окна.
Рис. 25.8. Открытие файла с сервера MS Project Server
Диалоговое окно содержит таблицу, в которой приведен список хранящихся на сервере файлов. В первом столбце таблицы, Name (Название), указывается название файла, а в последнем, Last Modified (Последнее изменение), — дата последнего внесения изменений в файл.
В столбце Version (Версия) находится информация о версии файла. Например, на нашем сервере хранятся две версии файла Проект! — опубликованная (Published) и архивная (Archived).
Файлы, хранящиеся на сервере, могут редактироваться только одним из пользователей. Если файл кем-то редактируется, то в столбце Checked-Out? (Извлечен?) содержится значение Yes (Да), а если не редактируется — то No (Нет). Имя пользователя, открывшего файл для редактирования, указывается в столбце Checked out by (Извлек).
ПРИМЕЧАНИЕ Файл, загруженный с сервера для редактирования, называется извлеченным (checked-out). Операция, обратная извлечению, при которой открытый для редактирования файл сохраняется на сервере, называется возвращением (check-in).
Для открытия файла предназначена кнопка Open (Открыть), а с помощью переключателей, расположенных рядом с ней, можно определить режим открытия файла. Если выбрать переключатель Read-only to view (Для просмотра), то файл будет открыт в режиме только для чтения и другой пользователь сможет открыть его для просмотра или редактирования. Если же выбрать переключатель Read/ write to check out (Для редактирования), то другой пользователь сможет открыть его только для просмотра.
Если вы выбрали второй переключатель, вы не сможете открыть файлы, извлеченные другими пользователями. Например, в нашем случае вы не сможете открыть для редактирования файлыи Программирование на
так как их редактирует пользователь Administrator.
Работа с проектом без подключения к серверу
Иногда требуется работать с планом проекта без подключения к серверу, например, если вы хотите редактировать план на домашнем компьютере. Чтобы другие пользователи в это время не могли внести в файл изменения, нужно, чтобы он считался извлеченным.
Сохранить файл на диске можно с помощью кнопки Save as File (Сохранить как файл) из диалогового окна сохранения файла, однако в этом случае он не будет считаться извлеченным и другие пользователи смогут вносить в него изменения. Поэтому чтобы сохранить файл для работы без подключения к серверу, нужно воспользоваться командой меню File Save Offline (Файл Сохранить локально).
После этого файл будет помечен на сервере как редактируемый и автоматически поместится в рабочую папку MS Project, в подпапку пользователя сервера. Например, в нашем случае файлбыл сохранен в папку
and Settings\Administrator\Application
98BO-708530E1A233}\. Название последней папки совпадает с идентификатором пользователя Administrator в базе данных MS Project Server.
локально проекты помечаются соответствующим образом в диалоговом окне со списком файлов сервера (см. рис. 25.8). При этом сведения о том, что файл сохранен локально (значение Offline (Локально) в поле
отображаются только у пользователя, редактирующего файл, а у других пользователей файл будет помечен просто как редактируемый (значение Yes (Да) в поле Checked-Out?
Для возвращения файла на сервер после работы без подключения нужно открыть его и выбрать команду меню File Save Online (Файл Сохранить на сервере).
Работа с шаблонами файлов
Так же как и при работе сосновные отличия при работе с шаблонами
файлов заключаются лишь в процедуре их сохранения и загрузки. Для сохранения шаблона на сервере нужно, как обычно, щелкнуть на кнопке сохранения файла стандартной панели инструментов или выбрать команду меню File Save (Файл Сохранить). После этого в диалоговом окне сохранения файла на сервер
(см. рис. 25.6) в раскрывающемся списке Туре (Тип) следует выбрать пункт Template (Шаблон) и нажать кнопку Save (Сохранить).
Для создания файла на основе сохраненного на сервере шаблона файла нужно поступить таким же образом, как и для создания файла на основе шаблона файла, расположенного на локальном диске (см. раздел «Создание файла на основе шаблона» урока 23). В диалоговом окне выбора шаблона (если на сервере естьхотябы один корпоративный шаблон)появитсявкладкаEnterpriseTemplates (Корпоративные шаблоны), на которой перечислены шаблоны файлов, хранящиеся на сервере (рис. 25.9). Для создания проекта на основе шаблона нужно, как обычно, дважды щелкнуть на его названии.
Рис. 25.9. Создание файла на основе корпоративного шаблона
Для редактирования шаблона нужно создать проект на его основе, изменить его, а затем сохранить на сервере с тем же именем, что у использованного шаблона. В таком случае MS Project выведет запрос подтверждения его перезаписи. После подтверждения старый шаблон будет заменен новым.
Удаление с сервера проектов и шаблонов файлов
Для удаления с сервера проектов и шаблонов предназначена страница Clean up Microsoft Project Server database (Очистка базы данных сервера Microsoft Project Server) в разделе Admin (Администрирование). В центре этой страницы расположена таблица со списком опубликованных на сервере проектов и шаблонов (рис. 25.10). Для удаления проекта или шаблона следует выбрать переключатель Projects and To-do Lists (Проекты и списки дел), выделить в таблице строку, содержащую название проекта или шаблона, и нажать кнопку Delete (Удалить) внизу страницы. Если для проекта был создан дочерний узел на сервере SharePoint, то для его удаления необходимо установить флажок Delete the SharePoint subweb forthe specified project (Удаление дочернего веб-узла SharePoint для указанного проекта).
Рис. 25.10. Удалениепроектови шаблоновс сервера
Работа с корпоративным пулом ресурсов
Одна из основных проблем организации, выполняющей проекты, — распределение ресурсов. Стандартная редакция MS Project для решения этой проблемы предлагает использование пула ресурсов, хранящегося в файле. Профессиональная редакция позволяет использовать корпоративный пул ресурсов, то есть файл пула, хранящийся на сервере.
Это решение снимает проблемы, возникающие при работе со стандартным пулом ресурсов. Поскольку при использовании стандартного пула ресурсов все сведения о назначениях ресурсов хранятся в нем, то для занесения новых сведений нужно открывать его на запись, что создает конфликты доступа. При использовании же корпоративного пула ресурсов сведения о назначениях ресурсов хранятся в базе данных на сервере, что практически исключает возможность подобных конфликтов.
Кроме того, использование базы данных более удобно при хранении больших объемов данных о назначениях. Если в организации одновременно выполняется хотя бы десяток проектов, то объем хранящихся в пуле данных будет значительным, что может привести к задержкам при открытии файла пула в MS Project. Задержек при анализе загрузки ресурсов на сервере не происходит потому, что для отображения и анализа данных сервер отбирает лишь необходимые (тогда
как файловый пул при открытии загружает в программу все хранящиеся данные о назначениях).
Среди других удобств при работе с корпоративным пулом ресурсов нужно отметить возможность извлекать для редактирования лишь отдельные ресурсы, тогда как при работе с файловым пулом для изменения свойств одного ресурса необходимо открывать для редактирования весь пул. Для добавления нового ресурса в корпоративный пул его также не требуется открывать для редактирования.
ВНИМАНИЕВНИМАНИЕРесурсы корпоративного пула следует отличать от проектных ресурсов, являющихся пользователями MS Project Server. Как вы помните, если вы создадите задачу и ресурс в MS Project и назначите ресурс на задачу, а потом опубликуете назначение на сервере, для ресурса будет создана учетная запись. Но этот ресурс не будет включен в корпоративный пул и будет считаться локальным ресурсом проекта. Чтобы использовать в проекте ресурсы корпоративного пула, необходимо сначала создать их в пуле, а потом добавить из него в проект.
ВНИМАНИЕ
ВНИМАНИЕ
Одной из важных новинок, появившихся в сервере MS Project Server и доступных при работе с профессиональной редакцией MS Project, является анализ загрузки корпоративных ресурсов и потребностей организации в ресурсах. В этом анализе участвуют только ресурсы корпоративного пула ресурсов.
Создание ресурсов
Для осуществления операций с ресурсами из корпоративного пула нужно открыть диалоговое окно работы с пулом. Для этого предназначена команда меню Tools > Enterprise Options ► Open Enterprise Resource Pool (Сервис ► Корпоративные настройки ► Открыть корпоративный пул ресурсов). При первой загрузке, когда на сервере еще нет корпоративных ресурсов, диалоговое окно для работы с ними выглядит, как на рис. 25.11.
Для перехода к добавлению ресурсов в корпоративный пул нужно нажать кнопку Open/Add (Открыть/Добавить). После этого в MS Project с сервера загружается файл с названием resglobal и названием проекта Checked-out Enterprise Resources (Извлеченные корпоративные ресурсы), в котором открывается представление Resource Sheet (Лист ресурсов). Находясь в этом представлении, вы можете создавать ресурсы, как и при обычной работе в MS Project. При сохранении файла добавленные ресурсы сохраняются в корпоративном пуле на сервере.
Создание ролевых ресурсов
На начальной стадии планирования проекта часто бывает не известно, какие именно сотрудники будут в нем участвовать, но известны потребности в определенных ролях, например программистах или тестировщиках. Поэтому на начальной стадии планирования проекта часто оперируют ролями, назначая на задачу не конкретного сотрудника (например, Иванова), а роль (Программист Visual Basic) и позднее заменяя ее соответствующим сотрудником.
Рис. 25.11.Диалоговое окно открытия корпоративного пула ресурсов
Для обеспечения ролевого планирования в профессиональной версии MS Project есть возможность определять, что ресурс является не настоящим ресурсом (сотрудником или оборудованием), а ролью. Для этого в диалоговом окне сведений о ресурсе (рис. 25.12) следует установить флажок Generic (Роль).
Рис. 25.12. Добавление в пул ролевого ресурса
Ролевых сотрудников можно создавать как в корпоративном пуле ресурсов, так и в планах проектов. В нашем примере мы создали роль Программист Visual Basic в корпоративном пуле ресурсов. Далее в этом уроке вы узнаете, зачем нужно создавать ролевые ресурсы в корпоративном пуле.
Редактирование ресурсов
Для изменения свойств существующих ресурсов или их удаления вам вновь понадобится открыть диалоговое окно для работы с корпоративным пулом ресурсов с помощью команды меню Toots Enterprise Options Open Enterprise Resource Pool (Сервис Корпоративные настройки Открыть корпоративный пул ресурсов). На рис. представлено это диалоговое окно, в котором содержатся ресурсы.
Рис. 25.13. Выбор ресурсов для редактирования
В центре диалогового окна содержится таблица со списком ресурсов, и ее структура аналогична структуре таблицы со списком проектов на рис. 25.8. Это не случайно — ведь принципы работы с ресурсами корпоративного пула аналогичны принципам работы с опубликованными на сервере проектами.
Для редактирования или удаления ресурса его нужно предварительно извлечь из пула. Если ресурс уже извлечен кем-то, вы сможете открыть его только для просмотра. Для извлечения ресурса нужно установить флажок рядом с его названием и нажать кнопку Open/Add (Открыть/Создать). Например, в диалоговом окне на рис. 25.13 выделен ресурс Программист Visual Basic. Для выделения или снятия выделения у всех ресурсов предназначена Select/Deselect (Выделить все/Снять выделение всех).
О)ПРИМЕЧАНИЕ Значком с изображением двух голов помечены ролевые (generic) ресурсы.
Этот значок используется для их обозначения и в колонке Indicators (Инди-
каторы) MS Project.
При выборе ресурсов можно определить, для редактирования или для просмотра вы их открываете. Для этого, так же как и в диалоговом окне открытия файлов (см. рис. 25.8), предназначены переключатели Read-only to view (Для просмотра) и Read/write to check out (Для редактирования).
В таблице диалогового окна работы с пулом может отображаться до тысячи ресурсов, но если их больше или если вам сложно найти нужный ресурс в списке, следует воспользоваться фильтром, расположенным над таблицей, указав условие и нажав кнопку Apply Filter (Применить фильтр). Составной частью фильтра является флажок Include inactive resources (Показывать неактивные ресурсы), при установке которого в диалоговом окне отображаются удаленные ресурсы.
После выбора ресурсов и нажатия кнопки Open/Add (Открыть/Создать) в MS Project загрузится файл, в котором выбранные ресурсы будут показаны в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), и где вы можете редактировать их свойства стандартным способом и добавлять новые ресурсы. При сохранении этого файла обновленные сведения о ресурсах будут сохраняться на сервере.
Удаление ресурсов
Поскольку сведения о корпоративных ресурсах хранятся в реляционной базе данных, удаление ресурса невозможно (ведь он может быть включен в прошлом в проект и удаление нарушит целостность базы данных). Поэтому для удаления ресурса необходимо в режиме редактирования пометить его как неактивный (Inactive). После этого ресурс останется в пуле, но не будет отображаться в диалоговых окнах для работы с пулом, если только вы не установите флажок для отображения неактивных ресурсов.
Пометить ресурс как неактивный можно в диалоговом окне сведений о ресурсе (см. рис. 25.12), установив флажок Inactive (Неактивный). На рис. 25.12 он недоступен, поскольку мы только создаем новый ресурс, а при редактировании существующего ресурса его можно установить или сбросить.
Для группового удаления ресурсов можно добавить в представление Resource Sheet (Листресурсов) столбец Inactive (Неактивный) и изменять его значение сразу для группы ресурсов. Если значение столбца равно Yes (Да), значит, ресурс неактивен, а если No (Нет) — активен.
Добавление ресурсов в проект
После того как вы добавили ресурсы в корпоративный пул, их нужно использовать в проектах. Чтобы назначить корпоративный ресурс на задачу проекта, следует предварительно добавить корпоративный ресурс в список проектных ресурсов. Для этого предназначено диалоговое окно построения команды Build Team (Построение команды), показанное на рис. 25.14. Оно открывается с помощью
команды меню Tools Build Team from Enterprise (Сервис Создать команду из
корпоративных ресурсов).
Рис. 25.14. Построение команды из корпоративных ресурсовРис. 25.14. Построение команды из корпоративных ресурсов
Рис. 25.14. Построение команды из корпоративных ресурсов
Рис. 25.14. Построение команды из корпоративных ресурсов
Внизу диалогового окна расположены две таблицы, в левой перечислены корпоративные ресурсы, а в правой — ресурсы, включенные в проектную команду. Например, в нашем случае мы включили в команду два ресурса — Разработчика БД MS SQL и Программиста Visual Basic. Включенные в команду ресурсы отображаются в списке корпоративных ресурсов серым цветом.
Список корпоративных ресурсов может содержать до тысячи записей, и если их больше, то для отображения в таблице нужного ресурса придется воспользоваться фильтром. Фильтр пригодится и для отбора ресурсов, если список корпоративных ресурсов слишком велик.
Для фильтрации можно воспользоваться раскрывающимся списком Existing filters (Существующие фильтры), содержащим имена всех доступных ресурсных фильтров. Можно и настроить собственный фильтр в разделе filters (Настроить фильтры), расположенном под списком фильтров. А если вы хотите сохранить созданный фильтр, нужно нажать кнопку Save Filter (Сохранить фильтр), и тогда созданный фильтр добавится в список фильтров. Раздел для настройки
20 Зак. 105
фильтра открывается с помощью кнопки со значком «+» рядом с его названием и закрывается с ее же помощью.
Отфильтровать корпоративные ресурсы можно и по их доступности, чтобы не включать в проект сотрудников, занятых в других проектах. Для этого необходимо установить флажок Available to work (Доступные не менее) и ввести в счетчике число часов, соответствующее трудозатратам, а также даты начала и окончания временного диапазона, когда ресурс должен быть доступен. Для фильтрации ресурсов в соответствии с заданными критериями нужно нажать кнопку Apply Filter (Применить фильтр).
Корпоративные ресурсы можно группировать по значениям любых полей. Для этого нужно выбрать соответствующее поле в раскрывающемся списке Group by (Группировка), расположенном над списком ресурсов.
Когда нужный ресурс найден в списке корпоративных ресурсов, для добавления его в проектную команду следует воспользоваться кнопкой Add> (Добавить>). Для удаления корпоративного ресурса из проектной команды нужно щелкнуть на кнопке <Remove (<Удалить). Для замены корпоративным ресурсом одного из членов проектной команды нужно выделить корпоративный ресурс в таблице, выделить заменяемый ресурс в команде и нажать кнопку Replace> (Заменить>). В этом случае все запланированные трудозатраты старого ресурса будут перепланированы на новый ресурс. Например, если Иванов был назначен на задачу X на 4 часа и вы заменили его Петровым, то он тоже будет назначен на задачу X на 4 часа.
При нажатии кнопки Details (Сведения) открывается диалоговое окно сведений о ресурсе, а нажатие кнопки Graphs (Графики) позволяет просмотреть графики загрузки для выбранного ресурса (подробнее о графиках см. в разделе «Замена ресурсов» урока 14). Использование кнопки <Match (<Подбор) мы рассмотрим далее в этом уроке.
Назначение ресурса на задачу
Когда ресурсы добавлены в проект из пула, их можно назначать на задачи стандартными способами: с помощью диалогового окна сведений о задаче и диалогового окна назначения ресурсов.
В диалоговом окне назначения ресурса на задачу в профессиональной редакции MSProjectпоявляетсядополнительныйстолбецRequest/Demand(Запрос/Потреб- ность). Если вы хотите использовать для выполнения задачи только выбранный ресурс, то в этом столбце для него должно быть выбрано значение Demand (Потребность). Если же для выполнения задачи можно использовать выбранный ресурс или другой с аналогичными навыками, то значением этого столбца должно быть Request (Запрос). Например, на рис. 25.15 для выполнения задачи обязательно требуется ресурс Петров и ресурс с такими же навыками, как у Богданова. Определение типа назначения невозможно для ролевых ресурсов, поскольку их назначение на задачу соответствует типу Request (Запрос) — ведь ролевой ресурс обозначает не конкретного сотрудника, а набор навыков и выделяется на задачу именно для последующей замены.
Рис. 25.15. Назначение ресурсов на задачу в диалоговом окне сведений о задаче
Если вы назначаете ресурсы на задачу с помощью диалогового окна Assign Resources (Назначение ресурсов) (см. раздел «Замена ресурсов» урока 14), то заметите изменения и в нем (рис. 25.16).
Рис. 25.16. Работа с ресурсами в диалоговом окненазначения ресурсов
В таблице со списком ресурсов также появился столбец для определения типа называемый R/D (3/П). Кроме того, прямо из диалогового окна вы можете добавить в проект необходимые ресурсы с сервера. Для этого нужно
нажать кнопку Add Resources (Добавить ресурсы) и в раскрывающемся списке выбрать пункт From Microsoft Project Server (С сервера Microsoft ProjectВ ре
зультате будет открыто диалоговое окно работы с проектной командой (см. рис. 25.14).
Замена и подбор ресурсов проектной команды
Как вы могли заметить в предыдущих разделах этого урока, в профессиональной редакции MS Project есть средства автоматической замены ресурсов — ролевых и выделенных на задачи с типом назначения Request (Запрос). Эти средства представляют собой одну из наиболее интересных корпоративных возможностей программы, поэтому остановимся на них подробнее.
Принципы замены ресурсов
Для замены одних ресурсов другими MS Project использует значения корпоративных кодов структуры. Корпоративные коды структуры ничем не отличаются от обычных настраиваемых кодов структуры (см. раздел «Настраиваемые коды структуры» урока 13), кроме того, что они хранятся в файле глобального корпоративного шаблона.
Чтобы программа могла автоматически подбирать ресурсы в проект, необходимо сначала настроить корпоративные коды структуры, далее определить их значения для ресурсов корпоративного пула ресурсов, а затем определить их значения для ресурсов проекта. После этого программа сможет заменять проектные ресурсы корпоративными на основании совпадающих значений корпоративных кодов структуры. Рассмотрим на примере, как работает эта схема в MS Project.
Настройка корпоративных кодов
Поскольку корпоративные коды структуры хранятся в корпоративном глобальном шаблоне, то для настройки кода нужнб открыть шаблон для редактирования. Для этого следует выбрать командуTools Enterprise Options Open
Enterprise Global (Сервис Корпоративные настройки Открыть корпоративный шаблон). После этого в MS Project откроется файл под названием EnterpriseGlobal (Извлеченный корпоративный шаблон).
Для редактирования корпоративных кодов структуры следует выбрать команду меню Tools Customize Enterprise Fields (Сервис Настройка Корпоративные поля) и в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Custom Outline Codes (Настраиваемые коды структуры), представленную на рис. 25.17.
Для настройки кодов структуры, относящихся к ресурсам, нужно выбрать переключатель Resource (Ресурс). Настройка кодов осуществляется стандартным способом (см. раздел «Настраиваемые кодыурока 13), и для опреде
ления использования кода в работе корпоративных средств нужно воспользоваться флажками раздела Enterprise attributes (Корпоративные свойства).
CustomtedsCustomteds--CustomCustomOutline Code-< C T^ Resource ■ C Erojact ■ .Outline Code-< C T^ Resource ■ C Erojact ■ .Resource Outline- sharedResource Outline- shared- 3 (Enterprise Resource Outline- linkedНавыки - 4 (Enterprise Resource Outline- linkedEnterprise Resource OutlineResour e Outline Code6Resour e OutlineResour e OutlineEnterprise Resour e Outline Code9Enterprise Resour e Outline CodelOEnterprise Resource Outline- 3 (Enterprise Resource Outline- linkedНавыки - 4 (Enterprise Resource Outline- linkedEnterprise Resource OutlineResour e Outline Code6Resour e OutlineResour e OutlineEnterprise Resour e Outline Code9Enterprise Resour e Outline CodelOEnterprise Resource OutlineRename../Rename../Enterprise attributesEnterprise attributesT-^T-^I1I1another аtable:Вanother аtable:В/1e/1ep Usecode forip Usecode fori||Рис. 25.17. Настройка корпоративных кодов структурыРис. 25.17. Настройка корпоративных кодов структуры
Customteds
Customteds
-
-
Custom
Custom
Outline Code-
< C T^ Resource ■ C Erojact ■ .
Outline Code-
< C T^ Resource ■ C Erojact ■ .
Resource Outline- shared
Resource Outline- shared
- 3 (Enterprise Resource Outline- linked
Навыки - 4 (Enterprise Resource Outline- linked
Enterprise Resource Outline
Resour e Outline Code6
Resour e Outline
Resour e Outline
Enterprise Resour e Outline Code9
Enterprise Resour e Outline CodelO
Enterprise Resource Outline
- 3 (Enterprise Resource Outline- linked
Навыки - 4 (Enterprise Resource Outline- linked
Enterprise Resource Outline
Resour e Outline Code6
Resour e Outline
Resour e Outline
Enterprise Resour e Outline Code9
Enterprise Resour e Outline CodelO
Enterprise Resource Outline
Rename../
Rename../
Enterprise attributes
Enterprise attributes
T-^
T-^
I
1
I
1
another аtable:В
another аtable:В
/1e
/1e
p Usecode fori
p Usecode fori
|
|
Рис. 25.17. Настройка корпоративных кодов структуры
Рис. 25.17. Настройка корпоративных кодов структуры
При выборе значения многоуровневого кода для ресурса пользователь может указывать значение как нижнего уровня, так и более высоких. Например, при трехуровневой маске кода можно выбрать значение третьего уровня (например, Программирование ► C++ > Эксперт), а можно и второго (например, Программирование C++). Вы можете ограничить пользователей и разрешить им при определении значения кода выбирать только те из них, которые не имеют вложенных значений. Для этого необходимо установить флажок Only allow selection of codes with no subordinate values (Разрешить выбор кода только без вложенных значений).
Если вы хотите, чтобы какой-то из настроенных корпоративных кодов структуры был обязательным для заполнения, нужно установить флажок Make this a required code (Обязательный для заполнения). Например, в нашем случае выбранный на рис. 25.17 код не является обязательным (обязателен только код Навыки-1, но он не выбран на рисунке).
И наконец, самое важное. Чтобы код структуры использовался при подборе ресурсов, необходимо установить флажок Use this code formatching generic resources (Использовать этот код для подбора ролевых ресурсов).
В нашем примере мы решили подбирать ресурсы на основе их навыков. Для этого мы настроили четыре кода структуры (от Навыки-1 до Навыки-4). Предполагается, что будет один список навыков и у каждого сотрудника может быть до 4 разных навыков из этого списка (минимум 1 навык, поэтому обязательно для заполнения только первое поле). Было бы крайне неудобно, если бы один список навыков пришлось бы вводить 4 раза, заполняя 4 таблицы подстановки (как если бы
мы настраивали коды структуры в стандартной редакции MS Project), и разработчики профессиональной редакции избавили нас от этого неудобства.
Когда вам требуется использовать одну таблицу подстановки кода структуры в нескольких кодах, сначала нужно создать исходный код со списком подстановки, а последующие поля «прикреплять» к ней. Для этого в настройках поля следует установить флажок Share another code's lookup table (Использовать таблицу подстановки другого кода) и нажать кнопку Choose Outline Code (Выбрать код структуры) для выбора этого кода.
На рис. 25.17 представлено диалоговое окно выбора кода структуры, таблица подстановки которого будет использоваться кодом структурыВ раскры
вающемся списке Field Type (Тип поля) выбирается тип поля, а в списке Field Name (Название поля) — его название. В нашем примере мы выбрали код типа Resource (Ресурс). После этого при попытке пользователя заполнить поле Навыки-2 список предлагаемых значений будет таким же, как у поля Навыки-1.
В таблице со списком настраиваемых корпоративных кодов структуры после названия кода указывается специальное обозначение, если его таблица подстановки используется другим кодом или если код использует чужую таблицу подстановки. Если таблица используется в другом коде, то после названия кода указано shared (совместное использование). Если же код использует таблицу другого кода, то рядом с его названием указано linked (подключен). В нашем примере коды Навыки-2,ииспользуют таблицу подстановки кода Навыки-1.
В таблице для этого кода мы создали трехуровневую структуру навыков, на первом уровне которой находится название типа навыка (Программирование, Разработка баз данных), на втором уровне — название технологии данного типа (C++, MSSQLServer),анатретьем—уровеньвладениятехнологией(Начинающий,Сред- ний уровень, Эксперт). Таким образом, для ресурса можно определить до четырех навыков типа Программирование C++ Эксперт или Разработка баз данных MS SQL Server Начинающий.
Организационный код структуры
В корпоративном глобальном шаблоне есть один предопределенный код структуры ресурсов — RBS (ОСР), который служит для определения места ресурса в структуре организации. Этот код нельзя переименовать, а в остальном он ничем не отличается от других корпоративных кодов структуры.
Этот код структуры введен по аналогии с кодом структурной декомпозиции работ WBS (СДР), традиционно используемым при планировании проектов (см. раздел «Код структуры задач» урока 13). Для него требуется обязательно определить таблицу постановки, и значения нужно обязательно определять для ресурсов. Хотя такого требования не ставит интерфейс программы, но по ее логике (вы убедитесь в этом чуть позже) без использования этого поля эффективная замена ресурсов невозможна.
Мы рекомендуем при определении этого кода создать верхний уровень, охватывающий все ресурсы, которые могут использоваться при подстановке. В нашем случае (рис. 25.18) это Сотрудники, верхняя строка таблицы подстановки.
Рис. 25.18. Таблица подстановки кода структуры RBS (ОСР) в нашем корпоративном глобальном шаблоне
Определение кодов для ресурсов
После того как корпоративные коды структуры определены, нужно сохранить корпоративный глобальный шаблон и перезагрузить MS Project. Далее следует открыть для редактирования пул ресурсов и определить для ресурсов значения кодов структуры.
Для определения значений корпоративных полей структуры для ресурсов нужно воспользоваться вкладкой Custom Fields (Настраиваемые поля) в диалоговом окне сведений о ресурсе (рис..25.19). Обязательные для заполнения поля помечены звездочкой.
После настройки значений корпоративных кодов структуры для ресурсов пула его нужно сохранить стандартным способом. При этом нужно иметь в виду, что если вы определили какие-то коды структуры как обязательные для заполнения, то сохранение корпоративных ресурсов, у которых эти коды не определены, будет невозможно. При сохранении ресурсов MS Project проверяет заполнение обязательных полей, и если среди ресурсов есть такие, у которых эти поля не заполнены, появляется диалоговое окно проверки ресурсов (рис. 25.20).
В центре диалогового окна расположена таблица. В первом столбце таблицы, Error (Ошибка), дается описание ошибки, из-за которой ресурс не может быть сохранен на сервере. В нашем примере у ресурса Уваров не определено значение обязательного для заполнения поля. В диалоговом окне отображается это поле (в нашем случае — Навыки-1), и с помощью раскрывающегося списка можно определить нужное значение этого поля для ресурса.
Рис. 25.19. Определение значений корпоративных полей структуры для ресурсов.
В качестве возможных значений поляпредлагаются значения
из таблицы подстановки кода структуры
Рис. 25.20. Диалоговое окно проверки корпоративных ресурсов
Подбор ресурсов в проектную команду
Для подбора ресурсов в команду сначала необходимо описать потребности в ресурсах с определенными навыками. Для этого нужно добавить в проект (или создать) ролевой ресурс и выбрать из корпоративных кодов структуры навыки,
которыми должен обладать сотрудник, выступающий в этой роли. Далее нужно назначить ролевой ресурс на задачи. Тогда программа будет обладать информацией не только о необходимых навыках ресурса, выступающего в этой роли, но и о временных рамках, когда он будет задействован в проекте, а также об объеме трудозатрат. Когда все эти ограничения известны, можно переходить к подбору ресурса.
СОВЕТ Если в вашей организации в проектах используются постоянные роли с определенным набором навыков, то удобно создать список ролевых ресурсов на сервере и добавлять их в команду проекта с помощью диалогового окна построения команды из корпоративных ресурсов (см. рис. 25.14). Это избавит вас от необходимости каждый раз создавать ролевые ресурсы вручную. После того как ресурс добавлен в проект, вы можете изменить его свойства, в том числе значения корпоративных кодов структуры.
Для подбора корпоративного ресурса на место ресурса команды можно воспользоваться диалоговым окном построения команды из корпоративных ресурсов (рис. 25.21). В таблице с ресурсами команды нужно выделить ресурс, который вы хотите заменить, и нажать кнопку <Match (<Подбор). После этого в списке корпоративных ресурсов останутся только те, у которых значения корпоративных кодов структуры, помеченных как используемые для подбора ролевых ресурсов, равны значениям этих же полей у выбранного ресурса команды.
Фактически в момент нажатия кнопки «Match (<Подбор) программа заполняет поля фильтра в диалоговом окне. Обычно это остается незаметным для пользователя, и на рисунке мы специально развернули блок с фильтром. Как вы видите, условие фильтра на рис. 25.21 отбирает ресурсы, у которых значения в полях Навыки равно значениям в этих же полях у выбранного ресурса (см. рис. 25.19).
В нашем примере подобраны два корпоративных ресурса, которыми можно заменить выбранный командный ресурс. Это сам заменяемый ресурс (поскольку он уже был добавлен в проектную команду, его название выделено серым и добавить его в команду нельзя) и ресурс Уваров. Однако в нашем пуле есть и второй ресурс, Коленцев, с тем же набором навыков, что и у Программиста Visual Basic, однако он не был отобран фильтром. В чем же дело?
Как видно из условий фильтра, отображающихся в диалоговом окне, отбираются корпоративные ресурсы, у которых значения корпоративных кодов полностью совпадают со значениями кодов для ресурсов команды. То есть если у Коленцева есть те же навыки, что у Программиста Visual Basic, но они перечислены в другом порядке, например в поле Навыки-1 указано, что он эксперт по VB6, а в поле Навыки-2 — что он эксперт по VB5, то он не будет отобран фильтром.
Алгоритм, используемый для подбора ресурсов в диалоговом окне построения команды, полностью эффективен только при подборе на основании одного поля. В остальных случаях высока вероятность, что подходящие ресурсы не будут подобраны. Поэтому для эффективного подбора ресурсов нужно пользоваться другим средством — мастером замены ресурсов, Resource Substitution Wizard (Мастер замены ресурсов).
Field NameField Named »p^№ I id »p^№ I iSo lent team resources:So lent team resources:4 Oh4 OhПрограммирование. VB6 .Экспер Программирование. VB А. Экспер :Программирование. VB6 .Экспер Программирование. VB А. Экспер :«source I Work :.«source I Work :.Team For«aШИШTeam For«aШИШF&w егде»ргya resourcet-Resources (No Filter)F&w егде»ргya resourcet-Resources (No Filter)«^ J«^ JНавыки -1Навыки -1And; Навыки - 2- 3And; Навыки - 2- 3equals equals equalsequals equals equalsiiПрограммирование. VB5. Экспер:Программирование. VB5. Экспер:ГГadd teemadd teemFiltered enterprise resources (2 found)Group to: | ‘‘Filtered enterprise resources (2 found)Group to: | ‘‘Det*- |Sraphs... |Det*- |Sraphs... |Enterprise Restate . Aval _д| Add >|м^лк г visual Ваус II|Enterprise Restate . Aval _д| Add >|м^лк г visual Ваус II|40h-..... -y^40h-..... -y^LL.JHHE2ELL.JHHE2EПрограммист Visual BaseПрограммист Visual Base——a-\<3W3a <a-\<3W3a <^3^3JJ
Field Name
Field Name
d »p^№ I i
d »p^№ I i
So lent team resources:
So lent team resources:
4 Oh
4 Oh
Программирование. VB6 .Экспер Программирование. VB А. Экспер :
Программирование. VB6 .Экспер Программирование. VB А. Экспер :
«source I Work :.
«source I Work :.
Team For«aШИШ
Team For«aШИШ
F&w егде»ргya resourcet-
Resources (No Filter)
F&w егде»ргya resourcet-
Resources (No Filter)
«^ J
«^ J
Навыки -1
Навыки -1
And; Навыки - 2
- 3
And; Навыки - 2
- 3
equals equals equals
equals equals equals
i
i
Программирование. VB5. Экспер:
Программирование. VB5. Экспер:
Г
Г
add teem
add teem
Filtered enterprise resources (2 found)
Group to: | ‘‘
Filtered enterprise resources (2 found)
Group to: | ‘‘
Det*- |
Sraphs... |
Det*- |
Sraphs... |
Enterprise Restate . Aval _д| Add >|
м^лк г visual Ваус II|
Enterprise Restate . Aval _д| Add >|
м^лк г visual Ваус II|
40h
-..... -y^
40h
-..... -y^
LL.JHHE2E
LL.JHHE2E
Программист Visual Base
Программист Visual Base
—
—
a-\<3W3a <
a-\<3W3a <
^3
^3
J
J
Рис. 25.21. Подбор ресурсов с помощью диалогового окна построения команды
Мастер замены ресурсов
Если бы мы заменяли ресурсы с помощью мастера только в одном проекте, то он снова предложил бы использовать Уварова вместо ролевого ресурса. Поэтому, чтобы продемонстрировать работу мастера, мы сохранили текущий проект Программирование на Visual Basic как Программирование на Visual Basic-2. Теперь у нас есть два проекта, в которых есть две идущие одновременно задачи, где требуется один и тот же ролевой ресурс — ПрограммистVisual Basic. Кстати, умение заменять ресурсы сразу в нескольких проектах — очень важная особенность мастера, поскольку позволяет в автоматическом режиме распределить ресурсы между несколькими командами.
Для запуска мастера предназначена команда меню Tools Substitute Resources (СервисЗамена ресурсов). После первого окна мастера с краткой информаци
ей о нем загружается диалоговое окно для выбора проектов, в которых будет осуществляться замена ресурсов (рис. 25.22). Проекты выбираются из числа открытых в MS Project, поэтому прежде чем запускать мастер, нужно открыть проект, в котором вы хотите заменить ресурсы. Например, в нашем случае в MS Project открыто два проекта — Projectl и Программирование на Visual и мы будем осуществлять замену ресурсов только во втором.
Рис. 25.22. Выбор проекта для замены ресурсов
На следующем шаге мастера (рис. 25.23) определяется, какие ресурсы будут использованы при подстановке. Вы можете использовать для замены ролевых ресурсов те ресурсы, которые уже добавлены в проект. Для этого нужно выбрать переключатель In the selected projects (В выбранных проектах). Можно использовать ресурсы корпоративного пула, для чего следует выбрать переключатель At or below the following level in the Resource Breakdown Structure (На следующем уровне организационной структуры ресурсов или ниже него). И наконец, из списка ресурсов пула вы можете сами выбрать один или несколько ресурсов, которые будут использоваться мастером для замены. В таком случае необходимо выбрать переключатель Specified below (Определенные ниже).
Именно в этом диалоговом окне и проявляется необходимость иметь высший уровень в RBS (ОСР). Например, в нашем случае мы хотим, чтобы мастер искал сотрудника с нужными навыками среди всех сотрудников организации, поэтому выбираем второй переключатель и в раскрывающемся списке организационной структуры (см. его формирование на рис. 25.18) выбираем уровень Сотрудники.
Если же вы захотите использовать при замене определенные ресурсы, то, выбрав третий переключатель, необходимо добавить их в таблицу с помощью кнопки Add (Добавить), расположенной справа от таблицы (ее не видно на рис. 25.23, потому что она находится под раскрытым списком). При щелчке на этой кнопке открывается диалоговое окно построения проектной команды, в котором выбираются необходимые ресурсы. Удаление ресурсов из таблицы осуществляется с помощью кнопки Remove (Удалить), которую также не видно из-за раскрытого списка.
В раскрывающемся списке Resource Freeze Horizon (Заменять назначения после) определяется дата, начиная с которой мастер будет отбирать назначения для
замены ресурсов. По умолчанию эта дата равна дате начала проекта или самой ранней дате начала одного из проектов, если выбрано несколько проектов. Этот параметр удобно использовать при поэтапном планировании длительных проектов. Например, проект длится год и ресурсы выделяются на работы раз в квартал. В таком случае раз в квартал запускается мастер, определяющий, какие сотрудники могут выполнять роли, требуемые для выполнения проектных работ в следующем квартале.
Рис. 25.23. Выбор ресурсов, которые будут подставляться в проект
При переходе к следующемумастер анализирует назначения проекта после
указанной в списке Resource Freeze Horizon (Заменять назначения после) даты и какие ресурсы в них задействованы. Далее он ищет другие корпоративные проекты, в которых задействованы эти же ресурсы, и на следующем шаге отображает их список (рис. 25.24).
На третьем шаге мастера нужно выбрать проекты, которые мастер должен также «иметь в виду» при анализе проекта, определенного на первом шаге. В окна мастера расположена таблица, содержащая название проекта, тип связи с другим проектом и название связанного проекта. Например, в нашем случае проект Программирование на Visualсвязан с проектом Программирование
на Visualи установлен тип связи — использование общих ресур
сов. Другие приведенные в таблице проекты связаны с проектом Resource Pool (Пул ресурсов) и имеют такой же тип связи.
Для отбора проектов, которые будут анализироваться совместно с выбранным на первом шаге проектом, необходимо установить флажки рядом с их названиями. В нашем примере для анализа вместе с проектом Программирование на Visual Basic- выбран проект Программирование на Visual
На следующем, четвертом шаге мастера (рис. 25.25) определяются параметры подбора ресурсов в выбранные проекты. В столбце Priority (Приоритет) указывается приоритет проекта — в проект с более высоким приоритетом ресурсы будут распределяться в первую очередь. В столбце Options (Параметры) определяется источник ресурсов для подстановки.
Рис. 25.24. Выбор проектовдля совместного анализа
Рис. 25.25. Настройка параметров подбора ресурсов в выбранные проекты
Если в столбце Options (Параметры) выбрать значение Use resources in pool (Использовать ресурсы пула), то для подбора ресурсов в проект будут использованы ресурсы пула в соответствии с настройками, осуществленными на втором шаге мастера (см. рис. 25.23). Если же выбрать вариант Use resources in project (Использовать ресурсы проекта), то при подборе ресурсов будут использоваться ресурсы, включенные в проект, для которого осуществлена такая настройка. В нашем примере для подбора ресурсов в оба проекта будет использоваться пул ресурсов.
На следующем шаге мастера отображается сводная информация по конфигурации подбора ресурсов, и для запуска расчета следует нажать кнопку Run (Выполнить). После завершения расчета нужно перейти к следующему шагу мастера, нажав кнопку Next> В центре этого диалогового окна расположена таблица, содержащая замены, предлагаемые мастером. Замены сгруппированы по проектам (рис. 25.26).
Рис. 25.26. Результаты работы мастера
В первом столбце таблицы, Task (Задача), перечислены задачи, к ресурсам которых найдены замены, и в этом же столбце отображаются названия проектов. В столбце Profile (Навыки) перечислены значения из корпоративных кодов структуры, используемых для подбора ролевых ресурсов. В столбце Assigned Resource (Назначенный ресурс) указано название ресурса, подобранного мастером для выполнения роли, а ролевой ресурс указан в столбце Requested Resource (Запрашиваемый ресурс).
Как видно в нашем примере, на замену ролевого ресурса в один из проектов мастер подстановки предложил Уварова, а во второй — Коленцева. Таким образом, мастер подстановки смог обнаружить ресурс с требуемым набором навыков, хотя они были расположены в полях не в таком порядке, как у группового ресурса.
ВНИМАНИЕС помощью мастера можно автоматически заменять не только ролевые ресур
сы, но и обычные (как загруженные из корпоративного пула, так и созданные в локальном файле). Для того чтобы мастер не предлагал замену ресурсу, в настройках назначения ресурса необходимо выбрать тип назначения Demand (Потребность). Во всех остальных случаях мастер будет пытаться найти замену ресурсу.
Рис. 25.27. Диалоговое окно обновления проекта по результатам работы мастераРис. 25.27. Диалоговое окно обновления проекта по результатам работы мастераНа следующем шаге мастера (рис. 25.27)" операция подбора ресурсов завершается. Для внесения обновлений в проекты необходимо установить флажок Update projects with the results of the wizard (Обновить проекты с учетом результатов работы мастера).
Рис. 25.27. Диалоговое окно обновления проекта по результатам работы мастера
Рис. 25.27. Диалоговое окно обновления проекта по результатам работы мастера
Можно и сохранить отчет с данными о настройках мастера, установив флажок Save results of the wizard (Сохранить результаты работы). Отчет представляет собой файл в формате HTML и содержит данные, аналогичные тем, что отображаются на пятом шаге мастера в диалоговом окне со сводной информацией о его конфигурации.
После нажатия кнопки Next> (Далее>) программа осуществляет действия в соответствии с установленными флажками.
Аналитические возможности сервера
Одним из наиболее важных отличий сервера MS Project Server от его предшественника Project Central является наличие средств анализа проектных данных. Они позволяют анализировать календарные планы проектов и загрузку ресурсов организации. Поскольку их настройка включает множество параметров, мы не можем
подробно их описать в рамках этого курса и рассмотрим их применение на кратких примерах, чтобы вы получили общее представление о возможностях сервера.
Моделированиепортфеля
Создадим простой проект, состоящий из четырех задач, и назначим на них два ролевых ресурса из корпоративного пула — Разработчик БД MS SQL и Программист Visual Basic. При этом вторую и третью задачи плана (рис. 25.28) планируется выполнять одновременно, что создаст превышение доступности ресурсаПрограммист Visual Basic. В нижнем представлении видно, что ресурс перегружен.
Рис. 25.28. Создание проекта для моделирования
После сохранения проекта на сервере MS Project Server создадим новую модель. Для этого на сервере нужно открыть страницу Model projects with Portfolio Modeler (Моделирование проектов с помощью средств моделирования портфеля) в разделе Projects (Проекты). Ее можно открыть непосредственно из профессиональной редакции MS Project с помощью команды меню Collaborate Portfolio Modeler (Совместная работа Моделирование портфеля).
На странице моделирования проектов создадим две модели. Первую назовем Тестовый проект — обычный, а вторую Тестовый проект — оптимизированный. Обе эти модели предназначены для анализа созданного нами проекта. В настройках первой модели мы определим, что она представляет нам исходный план проекта без изменений назначений. Вторую же модель настроим так, чтобы проектные назначения в ней оптимизировались, в частности перегруженные ресурсы по возможности заменялись.
MS Project Server позволяет сравнивать модели между собой, и мы воспользовались этим, объединив две модели для сравнения. На рис. 25.29 мы
риваем модель проекта без изменений, выбрав ее в списке моделей в середине диалогового окна. В списке ресурсов проекта мы выбрали Программист Visual Basic, и на графике темными отрезками отображаются дни, когда ресурс перегружен.
На рис. 25.30 мы выбрали для просмотра оптимизированную модель. В списке ресурсов видно, что сервер автоматически подобрал замену ролевым ресурсам и указал конкретных сотрудников, которые могут участвовать в проекте. При этом вместо ресурса с превышением доступности Программист Visual Basic сразу два ресурса — Уваров и Коленцев, что позволяет избавиться от доступности в плане проекта. При этом ресурсы подобраны с учетом их навыков, позволяющих задействовать их в проекте в нужной роли. На странице мы выбрали в списке ресурсов сразу два ресурса, и на графике отображаются их сводные данные о трудозатратах, соответствующие данным загрузки ролевого ресурса, который они будут заменять (см. рис. 25.29).
Project SchoduttnyProject Schoduttny' 6'v Anefyge | J Qodify | ^ Compere' 6'v Anefyge | J Qodify | ^ CompereRocourrr A*«iuiifYirnt«Rocourrr A*«iuiifYirnt«Mo*< NWMo*< NWMJB.2W2MJB.2W2□9QSX3S3ESSS3i 6k e» »*- 6«««« io* o*□9QSX3S3ESSS3i 6k e» »*- 6«««« io* o*К Microsoft ProjectModel projectsPortfolio ModelerК Microsoft ProjectModel projectsPortfolio Modelerin Projects;View (яо^'Я «a P'ojt ct CenterАпэ<»:е prO)»<t5 m <*o*t!o<ioAneh?«rin Projects;View (яо^'Я «a P'ojt ct CenterАпэ<»:е prO)»<t5 m <*o*t!o<ioAneh?«rя •л»* re rwta tw jя •л»* re rwta tw jcharts in monochromecharts in monochromeРис. 25.29. Анализ модели без оптимизацииРис. 25.29. Анализ модели без оптимизации
Project Schoduttny
Project Schoduttny
' 6'v Anefyge | J Qodify | ^ Compere
' 6'v Anefyge | J Qodify | ^ Compere
Rocourrr A*«iuiifYirnt«
Rocourrr A*«iuiifYirnt«
Mo*< NW
Mo*< NW
MJB.2W2
MJB.2W2
□9QSX3S3ESSS3
i 6k e» »*- 6«««« io* o*
□9QSX3S3ESSS3
i 6k e» »*- 6«««« io* o*
К Microsoft Project
Model projectsPortfolio Modeler
К Microsoft Project
Model projectsPortfolio Modeler
in Projects;
View (яо^'Я «a P'ojt ct Center
Апэ<»:е prO)»<t5 m <*o*t!o<io
Aneh?«r
in Projects;
View (яо^'Я «a P'ojt ct Center
Апэ<»:е prO)»<t5 m <*o*t!o<io
Aneh?«r
я •л»* re rwta tw j
я •л»* re rwta tw j
charts in monochrome
charts in monochrome
Рис. 25.29. Анализ модели без оптимизации
Рис. 25.29. Анализ модели без оптимизации
Анализируя модели проектов, можно изменять различные параметры и определять влияние изменения этих параметров на загрузку ресурсов. Например, если изменить дату начала проекта, то у ресурсов, которые должны быть задействованы в других проектах после окончания текущего, возникнет перегрузка из-за одновременного участия в нескольких проектах. Вы можете подключить в модель
несколько проектов и разрешить перераспределение их ресурсов с учетом изменений даты начала одного из них.
Рис. 25.30. Модель оптимизированного проекта
Анализ портфеля
Средства анализа портфеля предназначены для анализа проектных данных с помощью сводных диаграмм и таблиц (PivotTable и Аналогично тому, как при исследовании риска (см. раздел «Анализ распределения трудозатрат» урока 16) мы анализировали проектные данные в Excel, вы можете анализировать сводные данные по корпоративным проектам и ресурсам на сервере MS Project Server.
Одно из главных удобств просмотра данных в сводных таблицах и диаграммах заключается в том, что данные для просмотра можно отбирать прямо в процессе просмотра таблицы или диаграммы. Например, на рис. 25.31 отображается график трудозатрат по проектам, и в списке ресурсов можно выбрать ресурсы, трудозатраты которых будут включены в диаграмму.
На рис. 25.32 данные диаграммы с предыдущего рисунка представлены в табличной форме. В колонке отображаются названия проектов, а в столбцах — назва-
ния ресурсов. В ячейках отображаются трудозатраты определенных ресурсов в проектах, где они задействованы.
Проект разработки Базы Данных, Published
Проект 1 .Published
Проект разработки Базы Данныхдля послецуюцейэамены ресурса. Published
Программирование на Visual
Basic-2 Published
Rm««« - v22253 у:иванов ЙКоленцев
Петров
уПрограммист Vis»" беж у ПрограммистС
<уРазработчик V
У'. Разработчик 6AMS5QL Разработчик Б
у Сидоров
Программирование наVisual
Basic .Published
Рис. 25.31. Анализ портфеля в сводной диаграмме
^Microsoft
Portfolio Analyzer
£hooie a view ) Диализ портфеле • 2 ♦ J
BE 555^5ZZH
| * Save Link...l®|a|^PivotTable l-kl PivotTable and Chart | a Save Chartas GIF |
'feKikeii №S-*>iV<i№laf,M*S
All I ММ | Ав V.r*~
Программирование на С**inn
Рис. 25.32. Анализ портфеля в сводной таблице
Что нового вы узнали?
О Как подключать MS Project к серверу MS Project Server.
О Как разместить на сервере корпоративный глобальный шаблон.
О Как создавать и сохранять на сервере план проекта.
О Как открыть с сервера план проекта для редактирования и для чтения.
О Как создавать, сохранять и использовать корпоративные шаблоны файлов.
О Как создавать, удалять и редактировать корпоративные ресурсы.
О Как добавлять корпоративные ресурсы в проектную команду.
О Что такое ролевые и локальные ресурсы.
О Как работают средства автоматической замены ресурсов.
О Как настроить корпоративные коды структуры,
О Как использовать организационный код структуры.
О Как определить значения корпоративных кодов структуры для ресурсов корпоративного пула.
О Как подбирать ресурсы в проектную команду с помощью диалогового окна формирования проектной команды.
О Как работать с мастером замены ресурсов.
О Для чего предназначены аналитические возможности сервера MS Project Server и какую информацию с их помощью можно получить.
Алфавитный указатель
MS Project Server
анализ хода работ, 518
делегирование задач, 486
диспетчер очереди, 496
определение способа отчетности, 474
основные возможности, 470
отчеты о состоянии, 488
первое подключение, 473
согласование задач, 475
учет фактических трудозатрат, 482
WBS (СДР), 263
настройка, 264
А
активация программы, 28
анализ и оптимизация плана проекта
общие принципы, 301
анализ и оптимизация плана работ
анализ критического пути, 332
анализ по методу PERT, 328
общие принципы, 326
сокращение длительности проекта, 331
уточнение длительности задач, 326
анализ и оптимизация расписания
создание временного буфера, 367
анализ и оптимизация стоимости проекта
анализ затрат по типам работ, 337
анализ затрат по типам ресурсов, 341
анализ затрат по фазам проекта, 336
анализ сверхурочных затрат, 339
общие принципы, 336, 343
увеличение стоимости, 344
уменьшение стоимости, 344
анализ рисков
бюджетные риски, 361
временной буфер, 367
неопытные сотрудники, 356
общие принципы, 347
определение рисков, 347
план реакции на риски, 366
распределение трудозатрат, 370
ресурсные риски, 356
ресурсы с большим объемом работы, 358
ресурсы со сверхурочной работой, 360
риски в расписании проекта, 348
сдерживание рисков, 366
стратегия смягчения рисков, 365
уникальные навыки сотрудников, 360
Анализ хода работ
использование сервера MS Project
Server, 518
линииходавыполнения
настройка, 514
общие принципы, 513
форматирование, 516
метод освоенного объема
индикаторы, 504
общие принципы, 499
основные величины, 499
пример использования, 500
пример проведения анализа проекта, 508
учет нескольких базовых планов, 510
сравнение базовых планов, 512
Б
база данных проектов, 558
открытие проекта из базы, 559
база данных проектов (продолжение) сохранение проектов в базу, 559
базовый план проекта, 423
В
веха, 194
внесение дополнительной информации
вставка гиперссылок, 272
вставка файлов, 269
заметки, 268
заполнение настраиваемых полей, 276
использование индикаторов, 284
использование настраиваемых полей, 274
использование формул в полях, 280
настраиваемые коды структуры, 287
объединение ресурсов в группы, 267
определение кода структуры задач, 263
основные принципы, 263
приоритет задачи, 266
просмотрсодержимогонастраиваемых
полей, 277
размещение файла на диаграмме, 271
создание настраиваемых полей, 275
создание настраиваемых полей со списком
значений, 278
формат отображения вставленного
файла, 270
формирование маски кода, 264
Внесение изменений в план проекта
импорт данных, 408
временной буфер, 367
Выравнивание загрузки ресурсов
автоматическое выравнивание, 303
использование приоритетов, 304
общие принципы, 301
выравнивание загрузки ресурсов
выравнивание вручную, 307
замена ресурсов, 315
пример выравнивания, 308
г
глобальный шаблон
обмен данными с помощью
Организатора, 183
график доступности ресурсов, 318
график ресурсов
выбор типа отображаемой информации, 145
настройка отображения данных, 147
общие принципы, 143
описание отображаемых типов данных, 146
редактирование данных, 152
форматирование сетки, 150
график ресурсов (продолжение') форматирование стилей текста, 151 форматирование шкалы времени, 150
группа ресурсов, 267
группировка
использование интервалов, 82
настройка параметров, 80
общие принципы, 79
применение, 79
применение на диаграммах, 164
применение на Сетевом графике, 167
редактирование группы, 87
создание вложенных групп, 85
создание группы, 86
сочетание с фильтрацией и сортировкой, 87
д
диаграмма Ганта
Мастер диаграмм Ганта, ПО
Настройка формы и цвета отрезков, 95
Отображение двух отрезков для одной задачи, 98
версии диаграммы Ганта, 94
групповое форматирование отрезков, 97
диаграмма Ганта с несколькими
планами, 512
диаграмма Ганта с отслеживанием, 426
масштабирование, 104
настройка дополнительных параметров, 108
настройки финансового года на шкале
времени, 102
общие сведения, 92
Отображение сводных данных на отрезках фаз, 109
отображение нерабочего времени, 102
отображение текстовой информации рядом с отрезком, 96
прерывание задач, 112
применение группировки, 164
пример форматирования, 106
просмотр данных о временном резерве, 368
редактирование данных, 111
редактирование и удаление связей, 111
сетка, 104
форматирование текста, 100
форматирование шкалы времени, 100
диаграмма Ганта с выравниванием
общие принципы, 305
диаграмма использования задач
выбор типа отображаемых данных, 156
настройка отображения данных, 158
настройка шкалы времени, 160
общие принципы, 155
диаграмма использования задач (продолжение)
редактирование данных, 162
форматирование сетки, 160
форматирование текста, 161
диаграмма использования ресурсов
выбор типа отображаемых данных, 63
общие принципы, 163
применение фильтрации, 164
редактирование данных, 164
форматирование текста, 164
диаграммы
сохранение настроек, 184
диаграммы, 92
диалоговое окно назначения ресурсов, 315
длительность, 194
Ж
жизненный цикл проекта, 193
3
завершающая задача, или веха, 194
зависимости и связи, 195
задача, 193
К
календари
настройка, 200
создание, 201
календарь
выбор календаря для отображения, 139
выделение дней цветом, 139
настройка макета, 142
общие принципы, 133
переход к задаче, 143
просмотр списка задач за дату, 143
размещение задач вручную, 142
редактирование проектных данных, 142
форматирование вида дней, 137
форматирование сетки, 141
форматирование стилей отрезков, 134
форматирование шкалы времени, 137
Консультант, 561
принципы настройки, 562
корпоративные коды структуры, 612
крайние сроки, 231
м
мастер анализа повременных данных, 370
мастер экспорта, 382
методика PERT
определение весовых коэффициентов, 330
формула расчета, 329
методики планирования стоимости, 294
н
надстройки СОМ, 563
назначение, 196
настраиваемые коды структуры
настройка маски кода структуры, 264
настраиваемые поля
использование формул, 280
настраиваемые коды структуры
заполнение, 290
настройка маски кода, 288
общие принципы, 287
создание, 287
таблица подстановки, 289
заполнение, 276
настройка индикаторов, 284
основные принципы, 274
просмотр значений на диаграмме, 277
сведение суммарных задач, 282
создание, 275
типы полей, 275
настраиваемые поля
создание полей со списком значений, 278
настройки
помощь мастера планирования, 208
настройки программы
Настройки параметров расчетов, 444
автоматическое включение автофильтра, 33
включение панели представлений, 39
выбор формата файлов по умолчанию, 36
настройка панелей инструментов, 38
настройка формата отображения валюты, 38
настройка формата отображения дат, 38
настройки отображения временных
единиц, 35
настройки просмотра, 37
настройки редактирования, 34
настройки совместной работы, 459, 471
настройки сохранения, 35
общие настройки, 33
отключение Консультанта, 38
параметры календаря, 202
параметры планирования, 206
параметры расчета критического пути, 333
новые возможности
мастер экспорта, 382
настройка интерфейса, 38
печать сводных данных представления, 407
учет нескольких базовых планов, 510
Новые возможности
аналитические возможности сервера, 623
версии проектов на сервере, 599
группировка данных на Сетевом
графике, 167
Консультант, 31, 561
Новые возможности (продолжение)
корпоративные шаблоны, 602
корпоративный глобальный шаблон, 598
корпоративный пул ресурсов, 604
мастер отслеживания, 449
настройка способа отчетности на
сервере, 474
новые параметры расчетов при
отслеживании, 444
область задач, 31
окно назначения ресурсов (Assign
Resources), 315
подбор ресурсов в проект, 612
подключение к серверу из MS Project, 594
подсказка при удалении данных, 58
трехуровневая шкала времени, 100, 101
учет нескольких базовых планов, 423
хранение файлов на сервере, 599
Центр проектов, 518
экспорт повременных данных в Excel, 370
общие настройки
отображение и скрытие области задач, 33
Общиепонятия
фиксированный объем работ задачи, 250
общий подход, 198
ограничения, 227
окно, 173
использование контекстного меню, 175
определение назначений
даты начала и окончания назначения, 255
календарь задачи, 251
назначение материальных ресурсов, 257
настройка параметров, 244
отключение автоматического
выравнивания, 245
перерывы в исполнении работы, 257
профиль загрузки, 254
создание назначений, 245
создание ресурсов при назначении, 260
удаление назначений, 259
определение проекта
дата начала проекта, 226
настройки финансового года, 202
общие настройки календаря, 202
определение рабочего времени, 199
определение способа планирования, 199
пример настройки календаря, 204
определение проекта, 198
Определения понятий
программа, 192
организатор
использование, 182
Организатор
пример использования, 183
организационный код структуры (RBS), 614
основные объекты, 31
Основные термины
критический путь, 332
освоенный объем, 499
основные элементы, 40
представление, 42
рабочая область, 41
Отслеживание
базовый и промежуточный планы
обновление базового плана, 425
общие принципы, 423
сведение базового плана, 425
сохранение, 424
удаление, 425
дата отчета и ввод фактических данных, 438
использование панели инструментов, 451
методы отслеживания, 430
Ввод процента завершения, 442
Ввод фактических или оставшихся
трудозатрат, 437
ввод повременных данных, 435
настройка параметров расчетов, 444
обновление плана проекта, 455
организация процесса отслеживания, 456
подготовка к вводу данных
отслеживания, 444
подготовка таблиц и представлений, 449
поля для ввода данных, 431
принципы отслеживания, 429
текущая дата и дата отчета, 438
Отчеты
обзорные отчеты, 524
рабочие дни, 526
сводка по проекту, 524
общие принципы, 523
отчеты о затратах, 527
отчеты о текущей деятельности, 526
отчеты по загрузке, 528
редактирование и настройка, 542
создание новых отчетов, 528
отчет о задачах, 529
отчет о ресурсах, 534
отчет по месячному календарю, 535
перекрестный отчет, 538
статистика, 522
п
панели инструментов
Compare Project Versions (Сравнение
версий проекта), 411
Formatting (Форматирование), 66, 72
панели инструментов (продолжение)
Resource Management (Управление
ресурсами), 308
Standard (Стандартная), 301
Tracking (Отслеживание), 451
панель Network Diagram (Сетевой
график), 129
панель анализа по методу PERT, 328
планирование задач
определение длительности
по параметрам, 326
планирование проекта, 191
планирование работ
ввод крайних сроков, 231
ввод ограничений, 229, 233
влияние ограничений на расписание, 228
влияние связей задач на план работ, 218
дата начала проекта, 226
задержки и опережения, 220
определение длительностей задач, 216
определение связей, 216, 222
определение состава работ, 210
отображение суммарной задачи проекта, 237
предварительная оценка длительности
задач, 216
пример использования ограничений, 233
скелетный план, 210
создание завершающей задачи (вехи), 213
создание повторяющихся задач, 235
создание фазы, 211
планирование ресурсов
использование графика доступности
ресурсов, 318
использование сверхурочных
трудозатрат, 323
определение доступности, 241
определение рабочего времени, 240
персональное рабочее время, 243
создание ресурсов при назначении, 260
составление списка ресурсов, 240
планирование стоимости
методики планирования стоимости, 294
методы начисления затрат, 299
определение стоимости назначений, 297
определение стоимости проекта, 295
определение стоимости ресурсов, 295
фиксированные затраты на задачу, 298
повременные данные, 155
повременные поля, 156
повторяющиеся задачи, 235
Практические примеры
Анализ затрат по типам ресурсов, 341
Анализ сверхурочных затрат, 339
анализ освоенного объема проекта, 508
анализ плана по методике PERT, 329
Практические примеры (продолжение) анализ повременных данных в Excel, 370 выделение критических задач в таблице, 60 выравнивание загрузки ресурсов, 308 группировка данных диаграммы Ганта, 164 группировка критических задач, 80 даты начала и окончания фаз на диаграмме
Ганта, 106
два отрезка для одной задачи на диаграмме Ганта, 98
импорт данных из Microsoft Excel, 408 использование ограничений при планировании, 233
конвертирование плана проекта
в картинку, 379
копирование представлений, 183
настройка календаря, 204
настройка поля со списком значений, 278 нерабочее время поверх отрезков диаграммы
Ганта, 103
опеределение ресурсов с большим объемом работы, 358
определение затрат на отдельные фазы проекта, 336
определение затрат по типам работ, 337 отбор задач с большим числом
назначений, 350
отбор задач с внешними зависимостями, 355 отбор задач с ограничениями, 230
отбор фильтром критических задач, 72 отбор задач с большим числом
зависимостей, 353
отбор коротких задач, 349
прерывание задач на диаграмме Ганта, 112 применение автофильтра, 69
просмотр данных о временном резерве проекта, 368
просмотр затрат на проект по месяцам, 160 создание отчета о задачах, 529
создание отчета о ресурсах, 534
создание таблицы, 54
создание фильтра, 76
сравнение версий проекта, 411 фильтрация данных диаграммы
использования ресурсов, 164
фильтрация на календаре, 166 форматирование стилей отрезков
календаря, 134
форматирование шкалы времени календаря, 137
формулы в настраиваемых ПОЛЯХ, 280 экспорт плана в рабочую книгу Microsoft
Excel, 390
экспорт плана в сводную таблицу
Microsoft Excel, 390
экспорт проекта в HTML, 382
представления
настройка существующего представления, 177
общие принципы, 170
одиночные и комбинированные представления, 171
переключение между представлениями, 170
создание комбинированного представления, 176
создание одиночного представления, 175
создание представления на основе существующего, 177
сохранение настроек, 184
удаление и перемещение, 182
принципы отслеживания, 429
приоритет, 266
приоритеты
использование при выравнивании, 304
проверка правописания, 376
проект, 191
проектный треугольник, 196
промежуточный план проекта, 423
Профессиональная редакция MS Project
аналитические возможности сервера анализ портфеля, 626 моделирование портфеля, 624
аналитические возможности сервера MS
Project Server, 623
замена и подбор ресурсов
общие принципы, 612
корпоративные коды структуры настройка, 612
определение значений для ресурсов, 615 корпоративныйпулресурсов
добавление ресурсов из пула в проект, 608
назначение ресурса на задачу, 610
общие принципы, 604
редактирование ресурсов, 607
создание корпоративных ресурсов, 605
создание ролевых ресурсов, 605
удаление ресурсов, 608
организационный код структуры, 614
подбор ресурсов в команду, 616
мастер замены ресурсов, 618
работа с проектом без подключения к серверу, 602
работа с шаблонами файлов, 602
размещение на сервере корпоративного шаблона, 598
совместная работа над проектами, 600
создание и сохранение планов проектов, 599
создание учетных записей, 594
настройка параметров, 595
параметры подключения к серверу, 596
удаление шаблонов и проектов, 603
пул ресурсов
использование его другими файлами, 552
настройка, 549
общие принципы, 549
планирование с использованием пула, 551
совместная работа, 553
работа с несколькими планами проектов, 555
вставка проекта в проект, 555
просмотр данных нескольких проектов, 557
сохранение настроек, 558
рабочая область, 558
Распространение плана проекта
публикация на сервере Microsoft
Exchange, 379
распечатка
вставка разрывов страниц, 398
настройка верхнего и нижнего
колонтитула, 403
настройка параметров печати, 399
настройка параметров страницы, 401
печать заметок, 406
печать сводных данных, 407
предварительный просмотр, 400
распространение в составедругих
документов, 379
сохранение в графическом формате, 379
рассылкапоэлектроннойпочте
отправка в виде вложения, 376
отправка по маршруту, 376
экспорт в другие форматы
HTML, 381
XML, 389
базы данных, 394
использование существующей схемы
экспорта, 387
настройка схемы экспорта в HTML, 382
настройка шаблонов экспорта
в HTML, 388
рабочая книга Microsoft Excel, 390
сводная таблица (PivotTable) Microsoft
Excel, 390
текстовые форматы, 395
ресурс, 195
ролевые- ресурсы, 605
роль, 195
С
сверхурочные трудозатраты, 323
сводные поля, 156
Сервер MS Project Server
анализ портфеля, 626
Сервер MS Project Server (продолжение)
конфигурирование
аналитические функции, 590
корпоративные функции, 589
настройка уровня безопасности, 583
общие принципы, 583
подключение сервера SharePoint, 586
управление организацией, 585
моделирование портфеля, 624
удаление шаблонов и проектов, 603 установка
подготовка к установке, 570
подготовка с профессиональными возможностями, 572
установка без настройки, 572
установка сервера SharePoint Team
Services, 579
сетевые графики
Виды сетевых графиков, 115
выбор режима расположения блоков, 126
импортирование шаблона блока, 122
Копирование шаблона блока, 121
настройка макета, 125
настройка фильтра в режиме подсветки, 124
общие принципы, 115
отображение блоков суммарных задач, 127
пометка выполненных и исполняющихся
задач, 128
применение настроек форматирования, 128
применение настроек форматирования к
фрагменту, 128
редактирование данных, 129
редактирование шаблона блока, 121
ручное размещение блоков, 125
создание задач, 129
создание шаблона блока, 119
схема данных, 130
удаление задач, 129
форматирование блока, 117
форматирование групп блоков, 122
шаблоны блоков, 118
Совместная работа
диспетчер очереди, 496
использование панели инструментов, 495
организация совместной работы
настройка параметров совместной работы
для ресурсов, 462
настройка программы, 459, 471
совместная работа по электронной почте
Получение ресурсом запросов и создание ответов, 464
запрос на отправку фактических
данных, 466
обновление плана проекта, 465
обновление проекта, 469
общие принципы, 461
Совместная работа (продолжение)
отправка данных, 462
согласование назначений, 461
совместная работа с помощью MS Project
Server
автоматический прием фактических
данных, 483
ввод фактических данных ресурсами, 482
делегирование задач, 486
запрос на отчет о состоянии, 488
общие принципы, 470
общие принципы учета трудозатрат, 482
определение способа отчетности, 474
отчеты о состоянии, 488
первое подключение, 473
подготовка отчета о состоянии, 491
получение сообщений от ресурсов, 480
преимущества MS Project Server, 470
просмотрподанныхотчетов
о состоянии, 493
просмотр ресурсами назначений, 477
публикация плана проекта, 476
учетфактическихданныхруководителем проекта, 482
сортировка
настройка, 64
общие принципы, 63
применение, 63
применение на диаграммах, 164
сочетание с фильтрацией и группировкой, 87
стоимость ресурсов, 195
структура данных, 44
суммарная задача проекта, 237
таблицы
внутренние таблицы, 44
изменение структуры, 54
отображение в представлении, 46, 47
переключение между таблицами, 47
пример создания, 54
просмотр полного списка, 48
редактирование данных, 57
создание на основе существующей, 53
удаление данных, 58
форматирование данных, 58
форматирование стилей текста, 59
текущая дата 9и дата отчета, 438
типы задач, 248
типы связей задач, 217
трудозатраты, 194
У
установка Microsoft Project, 27
Ф
фаза, или суммарная задача, 193
фильтрация
автофильтр, 67
виды условий, 69
включение автофильтра, 67
выделение цветом результатов
фильтрации, 73
вызов фильтра, 71
использование панели инструментов, 66, 72
настройка автофильтра, 68
общие принципы, 65
применение на диаграммах, 164
применение на календаре, 166
пример создания фильтра, 76
просмотр списка фильтров, 73
создание фильтра, 73
создание фильтра на основе автофильтра, 79
создание фильтра на основе
существующего, 78
сочетание с группировкой и сортировкой, 87
структурная фильтрация, 65
фильтр, 71
форма
выбор отображаемой информации, 179
общие принципы, 178
ш
шаблоны, 565
глобальный шаблон, 565
создание файла на основе шаблона, 567
шаблон файла, 566
омом
ом
ом
П РСОО А Л
году по инициативе генерального директора Издательского дома «Питер» Валерия Степанова и при поддержке деловых кругов города в Санкт-Петербурге был основан «Книжный клубОн собрал под флагомпрофессионалов своегокоторых объединяет постоянная тяга к знаниям и любовь
к книгам. Членами клуба являются лучшие студенты и известные практики из разных сферкоторые хотят стать или уже стали профессионалами в той
илиобласти.
Как и все развивающиеся проекты, с течением времени книжный клуб вырос в «КлубИдею клуба сегодня формируют три основные «клубные»
функции:
неформальное общение и совместный досуг интересных людей;
участие в подготовке специалистов высокого
(семинары, пакеты книг по специальной литературе);
формирование и высказывание мнений современного профессионала
(при встречах и на страницах журнала).
КАК ВСТУПИТЬ В КЛУБ?
Для вступления в «Клуб Профессионал» вам необходимо:
ознакомиться с правилами вступления в «Клуб Профессионал»
на страницах журнала или на сайте
выразить свое желание вступить в «Клуб Профессионал» по электронной почте postbook@piter.com или по тел.
заказать книги на сумму не менее 500 рублей в течение любого времени или приобрести комплект «Библиотека профессионала».
«БИБЛИОТЕКА ПРОФЕССИОНАЛА»
Мы предлагаем вам получить все необходимые знания, подписавшись на «Библиотеку профессионала». Она для тех, кто экономит не только время, но и деньги.
комплект - книжную полку «Библиотека профессионала», вы получаете:
скидкуот розничной ценыбез учета почтовых расходов;
при покупке двух или более комплектов - дополнительную скидку 3%;
членство в «Клубе Профессионал»;
подарок - журнал «Клуб
Закажите бесплатный журнал «Клуб Профессионал».
СПЕЦИАЛИСТАМ
КНИЖНОГО БИЗНЕСА!
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА ИЗДАТЕЛЬСКОГОДОМА«ПИТЕР»предлагают эксклюзивный ассортимент компьютерной, медицинской,психологической, экономической и популярной литературы
РОССИЯ
Москва м. «Калужская», ул. Бутлерова, д. 176, офис 207, 240; тел./факс (095) 777-54-67;e-mail: sales@piter.msk.ru
Санкт-Петербург м. «Выборгская», Б. Сампсониевский пр., д. 29а;тел. (812) 103-73-73, факс (812) 103-73-82; e-mail: sales@piter.com
Воронеж ул. Ленинградская, д. 138; тел. (0732) 49 68 86; e-mail: piter-vrn@vmail.ru
Екатеринбург ул. 8 Марта, д. 2676; тел./факс (3432) 25-39-94; e-mail: piter-ural@r66.ru
Нижний Новгород ул. Премудрова, д. 31а; тел. (8312) 58-50-15, 58-50-25;
e-mail: piter@infonet.nnov.ru
Ростов-на-Дону ул. Калитвинская, д. 17в; тел. (8632) 95-36-31, (8632) 95-36-32;e-mail: jupiter@rost.ru
Самара ул. Новосадовая, д. 4; тел. (8462)37-06-07; e-mail: piter-volga@sama.ru
УКРАИНА
Харьков ул. Энгельса, д. 29а, офис610; тел. (0572) 23-75-63, (0572) 28-20-04, (0572) 28-20-05,-факс (0572) 14-96-09; e-mail: piter@tender.kharkov.ua
Киев пр. Красных Казаков, д. 6, корп. 1;тел./факс (044) 490-35-68, 490-35-69;
e-mail: office@piter-press.kiev.ua
БЕЛАРУСЬ
Минск ул. Бобруйская д., 21,офис 3; тел./факс (37517) 226-19-53; e-mail: piter@mail.by
МОЛДОВА
Кишинев «Ауратип-Питер»; ул. Митрополит Варлаам, 65, офис 345; тел. (3732) 22-69-52,факс (3732) 27-24-82; e-mail: lili@auratip.mldnet.com
Х^Г Ищем зарубежных партнеров или посредников, имеющих выход на зарубежный рынок.
Телефон для связи: (812) 103-73-73.
E-mail: grigorjan@piter.com
Издательский дом «Питер» приглашает к сотрудничеству авторов. Обращайтесь по телефонам: Санкт-Петербург —(812)103-73-72, Москва - (095) 777-54-67.
Заказ книг для вузов и библиотек:(812)103-73-73.
Специальное предложение - e-mail: kozin@piter.com
й^ППТЕРWWW.PITER.COMй^ППТЕРWWW.PITER.COM®®УВАЖАЕМЫЕ ГОСПОДА!
й^ППТЕР
WWW.PITER.COM
й^ППТЕР
WWW.PITER.COM
®
®
КНИГИ ИЗДАТЕЛЬСКОГО ДОМА «ПИТЕР»ВЫ МОЖЕТЕ ПРИОБРЕСТИОПТОМ И В РОЗНИЦУ
У НАШИХ РЕГИОНАЛЬНЫХ ПАРТНЕРОВ.
Иркутск, «Антей-книга», тел./факс (3952) 33-42-47.E-mail: antey@irk.ruКрасноярск, «Книжный мир», тел./факс (3912)E-mail: book-world@public.krasnet.ruНижневартовск, «Дом книги», тел. (3466) 23-27-14, факс 23-59-50.E-mail: book@nvartovsk.wsnet.ruНовосибирск, «Топ-книга», тел. (3832) 36-10-26,36-10-27.E-mail: office@top-kniga.ru http://www.top-kniga.ruТюмень, тел./факс (3452) E-mail: drug@tyumen.ruТюмень, «Фолиант», тел. (3452) 27-36-06, факсE-mail: foliant@tyumen.ruЧелябинск, ТД «Эврика», ул. Барбюса, д.тел./факс52-49-23.E-mail:evrika@chel.surnet.ruТатарстанКазань, «Таис», тел. (8432) 72-34-55, факс 72-27-82.E-mail: tais@bancorp.ruУралЕкатеринбург, магазин № 14, ул. Челюскинцев, д. 23, тел./факс (3432) 53-24-90.E-mail: gvardia@mail.ur.ruЕкатеринбург,ул. Ключевская, д. 5, тел./факс (3432) 42-56-00.E-mail: valeo@etel.ruИркутск, «Антей-книга», тел./факс (3952) 33-42-47.E-mail: antey@irk.ruКрасноярск, «Книжный мир», тел./факс (3912)E-mail: book-world@public.krasnet.ruНижневартовск, «Дом книги», тел. (3466) 23-27-14, факс 23-59-50.E-mail: book@nvartovsk.wsnet.ruНовосибирск, «Топ-книга», тел. (3832) 36-10-26,36-10-27.E-mail: office@top-kniga.ru http://www.top-kniga.ruТюмень, тел./факс (3452) E-mail: drug@tyumen.ruТюмень, «Фолиант», тел. (3452) 27-36-06, факсE-mail: foliant@tyumen.ruЧелябинск, ТД «Эврика», ул. Барбюса, д.тел./факс52-49-23.E-mail:evrika@chel.surnet.ruТатарстанКазань, «Таис», тел. (8432) 72-34-55, факс 72-27-82.E-mail: tais@bancorp.ruУралЕкатеринбург, магазин № 14, ул. Челюскинцев, д. 23, тел./факс (3432) 53-24-90.E-mail: gvardia@mail.ur.ruЕкатеринбург,ул. Ключевская, д. 5, тел./факс (3432) 42-56-00.E-mail: valeo@etel.ru
Иркутск, «Антей-книга», тел./факс (3952) 33-42-47.
E-mail: antey@irk.ru
Красноярск, «Книжный мир», тел./факс (3912)
E-mail: book-world@public.krasnet.ru
Нижневартовск, «Дом книги», тел. (3466) 23-27-14, факс 23-59-50.
E-mail: book@nvartovsk.wsnet.ru
Новосибирск, «Топ-книга», тел. (3832) 36-10-26,36-10-27.
E-mail: office@top-kniga.ru http://www.top-kniga.ru
Тюмень, тел./факс (3452) E-mail: drug@tyumen.ru
Тюмень, «Фолиант», тел. (3452) 27-36-06, факс
E-mail: foliant@tyumen.ru
Челябинск, ТД «Эврика», ул. Барбюса, д.
тел./факс52-49-23.
E-mail:evrika@chel.surnet.ru
Татарстан
Казань, «Таис», тел. (8432) 72-34-55, факс 72-27-82.
E-mail: tais@bancorp.ru
Урал
Екатеринбург, магазин № 14, ул. Челюскинцев, д. 23, тел./факс (3432) 53-24-90.
E-mail: gvardia@mail.ur.ru
Екатеринбург,
ул. Ключевская, д. 5, тел./факс (3432) 42-56-00.
E-mail: valeo@etel.ru
Иркутск, «Антей-книга», тел./факс (3952) 33-42-47.
E-mail: antey@irk.ru
Красноярск, «Книжный мир», тел./факс (3912)
E-mail: book-world@public.krasnet.ru
Нижневартовск, «Дом книги», тел. (3466) 23-27-14, факс 23-59-50.
E-mail: book@nvartovsk.wsnet.ru
Новосибирск, «Топ-книга», тел. (3832) 36-10-26,36-10-27.
E-mail: office@top-kniga.ru http://www.top-kniga.ru
Тюмень, тел./факс (3452) E-mail: drug@tyumen.ru
Тюмень, «Фолиант», тел. (3452) 27-36-06, факс
E-mail: foliant@tyumen.ru
Челябинск, ТД «Эврика», ул. Барбюса, д.
тел./факс52-49-23.
E-mail:evrika@chel.surnet.ru
Татарстан
Казань, «Таис», тел. (8432) 72-34-55, факс 72-27-82.
E-mail: tais@bancorp.ru
Урал
Екатеринбург, магазин № 14, ул. Челюскинцев, д. 23, тел./факс (3432) 53-24-90.
E-mail: gvardia@mail.ur.ru
Екатеринбург,
ул. Ключевская, д. 5, тел./факс (3432) 42-56-00.
E-mail: valeo@etel.ru
Башкортостан
Уфа, «Азия», ул. Зенцова, д. 70 (оптовая продажа), «Оазис», ул. Чернышевского, д. 88,
тел./факс (3472)
E-mail: asiaufa@ufanet.ru
Дальний Восток
Владивосток, «Приморский торговый дом тел./факс (4232)
E-mail: bookbase@mail.primorye.ru
Хабаровск, тел.30-54-47, факс 22-73-30.
E-mail:ru
Хабаровск, «Книжный мир», тел. (4212) 32-85-51, факс 32-82-50.
E-mail: postmaster@worldbooks.kht.ru
Европейские регионы России
Архангельск, «Дом
тел. (8182) 65-41-34, факс 65-41-34.
E-mail: book@atnet.ru
Калининград, «Вестер», тел./факс
E-mail: nshibkova@vester.ru http://www.vester.ru
Ростов-на-Дону,Остроменский,
пр. Соколова, д. 73, тел./факс (8632)
E-mail: ostrom@don.sitek.net
Северный Кавказ
Ессентуки, «Россы», ул. Октябрьская, 424, тел./факс(87934)6-93-09.
E-mail: rossy@kmw.ru
Сибирь
Иркутск,
тел. (3952) 59-13-70, факс
E-mail: prodalit@irk.ru http://www.prodalit.irk.ru
Учебное издание
Богданов Вадим Валерьевич
Управление проектами в Microsoft Project 2002
Учебный курс (+CD)
Главный редактор Заведующий редакцией Руководитель проекта ЛитературныйредакторХудожникКорректорыВерсткаГлавный редактор Заведующий редакцией Руководитель проекта ЛитературныйредакторХудожникКорректорыВерсткаЕ. СтрогановаИ. КорнеевА. ВасильевЕ. БочкареваН. БиржаковС. Беляева, Н. ПронинаР. ГришановЕ. СтрогановаИ. КорнеевА. ВасильевЕ. БочкареваН. БиржаковС. Беляева, Н. ПронинаР. Гришанов
Главный редактор Заведующий редакцией Руководитель проекта Литературныйредактор
Художник
Корректоры
Верстка
Главный редактор Заведующий редакцией Руководитель проекта Литературныйредактор
Художник
Корректоры
Верстка
Е. Строганова
И. Корнеев
А. Васильев
Е. Бочкарева
Н. Биржаков
С. Беляева, Н. Пронина
Р. Гришанов
Е. Строганова
И. Корнеев
А. Васильев
Е. Бочкарева
Н. Биржаков
С. Беляева, Н. Пронина
Р. Гришанов
ЛицензияЛР№066333от23.02.99.
Подписано к печати 05.03.03. Формат 70x100/16. Усл. п. л. 51,6.
Доп. тираж 4000. Заказ 105
ООО «Питер Принт», 196105, Санкт-Петербург, ул. Благодатная, д. 67в.
Налоговаяльгота — общероссийский классификатор продукции
ОК 005-93, том 2; 95 3005 — литература учебная.
Отпечатано с готовых диапозитивов
в ФГУП ордена Трудового Красного Знамени «Техническая книга»Министерства Российской Федерации по делам печати,телерадиовещания и средств массовых коммуникаций
198005, Санкт-Петербург, Измайловский пр., 29.
В. Богданов
Управление проектами в MiMosdlh 1-^^^^^^^^^^^^^^^^^ш
Пройди путьот ученикадо мастера
о
Рекомендуем книги:
Если вы хотите освоить новыйпрограммный продукт, серия
/Т учебный ' ~ курс
это ТО, что вам нужно для быстрого обучения и продуктивной работы!
Книга предназначена для обучения принципам работы с MS Project 2002 — программой для управления проектами, которая за несколько лет выросла из настольного приложения для менеджера в серверную программу для автоматизированного управления деятельностью целой команды проектировшиков и теперь впервые официально локализована для России.
Информация о теоретических основах управления проектами органично сочетается в книге с описанием принципов работы с MS Project и примерами из жизни, иллюстрирующими возможности использования программы на практике. Кроме того, описаны и другие программы, которые можно использовать как дополнительные инструменты при работе с MS Project 2002.
Создание отчетов
в продаже
в продаже
организации компьютерного делопроизводства
все аспекты
создания
и распространение отчетов
средства и приемы
• Access 2002
офисных
ПРИЛОЖЕНИЙ
в про/^аже
Кошпьютрриыг
сушеству|оши>
компьютерных о
На компакт-диске ВЫ найдете:
пробную версию MS Project 2002;
файлы к примерам из книги;
пробные версии дополнительных программ.
в продаже
УРОВЕНЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
НАЧИНАЮШИЙ/ОПЫТНЫЙ
С^ПИТЕР
WWW.PITER.COM
>®
КАТЕГОРИЯ КНИГИ
Интегрированные приложен
Посетите наш web-магазин: http://www.piter.<
CD-ROM прилагаетсяCD-ROM прилагаетсяВ. Богданов
CD-ROM прилагается
CD-ROM прилагается
Управление проектами
в Microsoft
Project 2002
СЕРИЯ
[^ПИТЕР
В. Богданов
Управление проектами
СОЛИТЕР
Москва • Санкт-Петербург • Нижний Новгород • ВоронежРостов-на-Дону • Екатеринбург • Самара
Киев • Харьков • Минск
2003
ББК 32.973.23-018я7
УДК 681.3.066(075)
Б73
Б73 Управление проектами в Microsoft Project 2002: Учебный курс (+ CD) /
В. В. Богданов. — СПб.: Питер, 2003. — 640ил.
ISBN 5-318-00539-Х
Книга предназначена для обучения принципам работы с MS Project 2002 — программой для управления проектами, впервые вышедшей в локализованном для России варианте и выросшей из настольного приложения для менеджера в серверную программу для автоматизированного управления деятельностью целой команды проектировщиков.
Информация о теоретических основах управления проектами органично сочетается в книге с описанием принципов работы с MS Project и примерами из жизни, иллюстрирующими возможности использования программы на практике. Кроме того, выделены нововведения, появившиеся в этой версии программы, и описаны другие программы, которые можно использовать как дополнительные инструменты при работе с MS Project 2002.
На прилагаемом компакт-диске содержатся: пробная версия MS Project 2002, файлы к примерам из книги и пробные версии дополнительных программ.
ББК
УДК 681.3.066(075)
Информация, содержащаяся в данной книге,из источников, рассматриваемых издательством как надежные. Тем не
менее, имея в виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не может гарантировать абсолютную точность и полноту приводимыхи не несет ответственности заошибки, связанные с использованием
книги.
ISBNISBNИздательский дом «Питер», 2003
ISBN
ISBN
Краткое содержание
Благодарности17
Урок 1. Введение в MS Project19
Часть I. Знакомство с MS Project
Урок 2. Установка, запуск и настройка26
Урок 3.Таблицы43
Урок 4. Сортировка, группировка и фильтрация данных в таблицах62
Урок 5. Диаграмма Ганта91
Урок 6. Сетевые графики114
Урок 7. Календарь и график ресурсов132
Урок 8. Диаграммы использования задач и ресурсов154
Урок 9. Представления и формы169
Часть П. Планирование
Урок 10. Основы планирования и подготовка к составлению плана190
Урок 11. Планирование работ209
Урок 12. Планирование ресурсов и создание назначений239
Урок 13. Дополнительная информация о задачах и ресурсах262
Урок 14. Планирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов . . 293
Урок 15. Анализ и оптимизация плана работ и стоимости проекта. . . 325
Урок 16. Анализ рисков346
Урок 17. Согласование плана проекта: экспорт данных375
Урок 18. Согласование плана проекта: распечатка и внесение изменений397
Часть III. Отслеживание
Урок 19. Отслеживание проекта422
Урок 20. Совместная работа458
Урок 21. Анализ хода работ498
Урок гг; Подготовка отчетов521
Часть IV. Дополнительные возможности
Урок 23. Возможности стандартной редакции548
Урок 24. Установка и конфигурирование сервера MS Project Server569
Урок 25. Возможности профессиональной редакции593
Алфавитный указатель629
Содержание
Благодарности17
От издательства18
Урок 1. Введение в MS Project19
Что вы будете изучать19
Отличия стандартной редакции от профессиональной20
Как выбрать редакцию и что нужно будет устанавливать20
Что нового в версии200221
Как вы будете изучать MS Project 200221
Файлы примеров22
Задания22
Индексный файл22
Основные термины. 23
Часть I. Знакомство с MS Project
Урок 2. Установка, запуск и настройка26
Установка27
Первый запуск28
Краткое знакомство с интерфейсом31
Настройка программы32
Общие настройки программы33
Настройки редактирования34
Настройки параметров сохранения35
Настройки просмотра37
Настройки панелей инструментов38
Основные элементы интерфейса40
Рабочая область MS Project41
Представления42
Что нового вы узнали?42
УрокЗ. Таблицы43
Типы таблиц MS Project44
Просмотр данных с помощью таблиц47
Добавление, удаление и форматирование колонок50
Создание новой таблицы52
Создание таблицы на основе существующей53
Редактирование таблиц54
I Пример создания собственной таблицы54
Редактирование данных в таблицах57
Форматирование данных в таблицах58
Что нового вы узнали?61
Урок 4. Сортировка, группировка и фильтрация
данных в таблицах62
Сортировка63
Фильтрация65
Структурная фильтрация65
Автофильтр67
Фильтры71
Создание фильтра73
Пример создания собственного фильтра76
Создание фильтра на основе существующего78
Создание фильтра на основе автофильтра79
Группировка79
Настройка параметров группировки80
Создание и редактирование групп86
Сочетание методов сортировки, группировки и фильтрации87
Что нового вы узнали?90
Урок 5. Диаграмма Ганта91
Диаграммы92
Диаграмма Ганта92
Форматирование диаграммы Ганта94
Редактирование проектных данных на диаграмме Ганта111
Что нового вы узнали?113
Урок 6. Сетевые графики114
Виды сетевых графиков в MS Project115
Сетевой график115
Форматирование сетевого графика116
Редактирование проектных данных на сетевом графике129
Панель инструментов сетевого графика129
Схемаданных130
Что нового вы узнали?131
Урок 7. Календарь и график ресурсов132
Календарь133
Форматирование календаря134
Редактирование проектных данных на календаре142
График ресурсов143
Форматирование ресурсного графика145
Редактирование проектных данных на ресурсном графике152
Что нового вы узнали?152
Урок 8. Диаграммы использования задач и ресурсов154
Диаграмма использования задач155
Выбор типа отображаемой на графике информации и ее форматирование 156
Шкала времени, сетка и стили текста160
Редактирование проектных данных на диаграмме использования задач162
Диаграмма использования ресурсов163
Форматирование диаграммы использования ресурсов и редактирование
данных на ней163
Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах . . . 164
Фильтрация данных на диаграммах без таблиц166
Сортировка данных на диаграммах без таблиц,166
Группировка данных на диаграммах без таблиц167
Что нового вы узнали?168
Урок 9. Представления и формы169
Принципы работы с представлениями170
IПросмотр информации с помощью представлений170
Использование окон173
Создание нового представления175
Создание представления на основе существующего177
Настройка существующего представления177
Формы178
Настройка отображаемой на форме информации179
Удаление и перемещение представлений и их составляющих182
Пример использования Организатора183
Сохранениенастроек диаграмм и представлений184
Что нового вы узнали?185
Контрольные вопросы и задания по части I185
Общие185
Таблицы185
Фильтрация, сортировка, группировкавтаблицах186
Диаграмма Ганта186
Сетевой график187
Календарь187
График ресурсов188
Диаграммы использования задачиресурсов188
Представления и формы188
Часть П. Планирование
Урок 10. Основы планирования и подготовка
к составлению плана190
Планирование проектов191
Что такое проект?191
Составляющие проектного плана192
Проектный треугольник196
Планирование проекта в MS Project198
Определение проекта198
Параметры календарного плана206
Помощь в планировании208
Что нового вы узнали?208
Урок 11. Планирование работ209
Определение состава работ210
Скелетный план работ210
Определение длительностей задач216
Определение связей между задачами216
Типы связей задач217
Влияние связей между задачами на план работ218
Использование задержек и опережений220
Способы редактирования связей222
Дата начала проекта226
Ограничения227
Как ограничения влияют на расписание228
Ввод ограничений229
Крайние сроки231
Что выбрать — ограничения или крайние сроки232
Когда вводить ограничения в план проекта233
Пример использования ограничений и крайних сроков233
Повторяющиеся задачи235
Суммарная задача проекта237
Что нового вы узнали?238
Урок 12. Планирование ресурсов и создание назначений239
Составление списка людей и оборудования240
Определение рабочего времени ресурсов240
Определение времени участия в проекте и максимальной загрузки241
Персональное время работы243
Определение назначений244
Настройка параметров244
Создание назначений245
Типы задач248
Фиксированный объем работ250
Календарь задачи251
Свойства назначения253
Удаление назначений259
Определение состава ресурсов во время создания назначений :260
Что нового вы узнали?261
Урок 13. Дополнительная информация о задачах и ресурсах . . . 262
Внесение в план проекта дополнительной информации263
Код структуры задач263
Приоритет задач и группы ресурсов266
Заметки и документы268
Гиперссылки272
Настраиваемые поля274
Создание настраиваемых полей275
Заполнение данными276
Просмотр содержимого наплане277
Создание настраиваемых полей со списком значений278
Использование формул280
Настраиваемые поля и суммарные задачи282
Использование индикаторов284
Настраиваемые коды структуры287
Создание настраиваемых кодов структуры287
Ввод значений настраиваемого кода структуры и его использование290
Что нового вы узнали?291
Урок 14. Планирование стоимости проекта, анализ
и оптимизация загрузки ресурсов293
Методы планирования стоимости проекта294
Планирование стоимости вMS Project295
Стоимость ресурсов295
Стоимость назначений297
Стоимость задач298
Методы начисления затрат299
Анализ и оптимизация плана проекта301
Анализ и выравнивание загрузки ресурсов301
Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов303
Ручное выравнивание ресурсов307
Что нового вы узнали?324
Урок 15. Анализ и оптимизация плана работ
и стоимости проекта325
Анализ и оптимизация плана работ326
Уточнение длительности задач с использованием параметров326
Уточнение длительности задач по методу PERT328
Оптимизация плана работ проекта331
Анализ критического пути проекта332
Анализ и оптимизация стоимости проекта335
Анализ стоимости проекта336
Оптимизация стоимости проекта343
Что нового вы узнали?345
Урок 16. Анализ рисков346
Анализ рисков347
Определение рисков347
Риски в расписании348
Ресурсные риски356
Бюджетные риски361
Разработка стратегии смягчения рисков365
План сдерживания рисков366
План реакции на риски366
Формирование временного буфера367
Анализ распределения трудозатрат370
Что нового вы узнали?374
Урок 17. Согласование плана проекта: экспорт данных375
Распространение плана проекта376
Рассылка плана по электронной почте376
Распространение плана в составе других документов379
Экспорт плана в файлы других форматов381
Что нового вы узнали?396
Урок 18. Согласование плана проекта: распечатка
и внесение изменений397
Распечатка398
Вставка разрывов страниц398
Настройки параметров печати399
Предварительный просмотр перед печатью400
Настройка параметров страницы401
Внесение изменений в план407
Файлы, подготовленные мастером экспорта408
Файлы MS Project411
Что нового вы узнали?416
Контрольные вопросы и задания части II416
Общие416
Определение проекта416
Планирование работ416
Планирование ресурсов и создание назначений417
Дополнительная информация о задачах и ресурсах418
Планирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов . . 418
Анализ и оптимизация плана работ и стоимости проекта418
Анализ рисков419
Согласование плана проекта419
Часть III. Отслеживание
Урок 19. Отслеживание проекта422
Работа с базовыми и промежуточными планами423
Сохранение планов424
Удаление и изменение планов425
Работа с базовым планом426
Принципы отслеживания429
Методы отслеживания430
Поля для ввода данных431
Использование полей431
Использование методов отслеживания434
Ввод повременных данных435
Ввод фактических или оставшихся трудозатрат437
Дата отчета и ввод фактических данных438
Ввод процента завершения442
Подготовка к вводу данных отслеживания444
Настройка параметров расчетов444
Подготовка таблиц и представлений449
Панель инструментов Tracking (Отслеживание)451
Диалоговое окно обновления проекта455
Процесс отслеживания проекта456
Что нового вы узнали?457
Урок 20. Совместная работа458
Настройки совместной работы459
Совместная работа с помощью электронной почты461
Согласование назначений461
Учет фактических трудозатрат466
Совместная работа с помощью сервера MS Project Server470
Преимущества MS Project Server470
Настройка MS Project для работы с сервером471
Первое подключение к серверу473
Определение способа отчетности ресурсов о ходе работ474
Согласование задач475
Учет фактических трудозатрат482
Делегирование задач486
Отчеты о состоянии488
Панель инструментов для совместной работы495
Диспетчер очереди496
Что нового вы узнали?497
Урок 21. Анализ хода работ498
Метод освоенного объема499
Пример анализа методом освоенного объема500
Индикаторы504
Пример проведения анализа проекта508
Использование нескольких базовых планов510
Линии хода выполнения513
Настройка линии хода выполнения514
Форматирование линий хода выполнения516
Анализ хода работ на сервере MS Project Server518
Что нового вы узнали?520
Урок 22. Подготовка отчетов521
Статистика проекта522
Стандартные отчеты523
Обзорные отчеты524
Отчеты о текущей деятельности526
Отчеты о затратах527
Отчеты о назначениях528
Отчеты по загрузке528
Создание новых отчетов528
Отчет о задачах529
Отчет о ресурсах534
Отчет по месячному календарю535
Перекрестный отчет538
Редактирование и настройка отчетов542
Что нового вы узнали?543
Контрольные вопросы и задания части III543
Общие543
Отслеживание проекта544
Анализ хода работ544
Подготовка отчетов545
Совместная работа545
Часть IV. Дополнительные возможности
Урок 23. Возможности стандартной редакции548
Совместное использование ресурсов549
Настройка пула ресурсов549
Планирование с использованием пула551
Использование пула553
Работа с несколькими планами проектов555
Вставка проекта в проект555
Просмотр данных нескольких проектов557
Сохранение настроек проектов558
Работа с базами данных проектов558
Настройка Консультанта MS Project 2002561
Как настраивать Консультанта562
Управление надстройками СОМ563
Работа с шаблонами565
Глобальный файл565
Создание шаблона файлов566
Создание файла на основе шаблона567
Что нового вы узнали?568
Урок 24. Установка и конфигурирование сервера MS Project Server569
Установка сервера MS Project Server570
Установка MS Project Server со стандартными возможностями572
Установка MS Project Server с профессиональными возможностями572
Установка сервера SharePointTeam Services579
Конфигурирование сервера MS Project Server583
Безопасность583
Организация585
Подключение сервера SharePoint586
Корпоративные функции589
Аналитические функции590
Что нового вы узнали?592
Урок 25. Возможности профессиональной редакции593
Начало работы594
Создание учетных записей594
Определение параметров подключения595
Принципы подключения к серверу596
Подготовка подключения к серверу598
Работа с планами проектов599
Создание и сохранение плана проекта599
Открытие проектов и совместная работа над проектами600
Работа с проектом без подключения к серверу602
I Работа с шаблонами файлов602
Удаление с сервера проектов и шаблонов файлов603
Работа с корпоративным пулом ресурсов604
Создание ресурсов605
Создание ролевых ресурсов605
Редактирование ресурсов607
Удаление ресурсов608
Добавление ресурсов в проект608
Назначение ресурса на задачу610
Замена и подбор ресурсов проектной команды612
Принципы замены ресурсов612
Настройка корпоративных кодов структуры612
Организационный код структуры614
Определение кодов для ресурсов615
Подбор ресурсов в проектную команду616
Аналитические возможности сервера623
Моделирование портфеля624
Анализ портфеля626
Что нового вы узнали?628
Алфавитный указатель629